praktijkvoorbeeld stad geeraardsbergen

Organisatie-overschrijdend werken

Midoffice als onderdeel van lange termijn strategie

1

V-ICT-OR, kennisdag rond midoffice en zaakgericht werken, 16 juni 2016 Jan De Smet, ICT-manager Geraardsbergen, [email protected] Veerle Mertens, schepen ICT Geraardsbergen, [email protected]

Case Geraardsbergen ICT

Geraardsbergen

2 V-ICT-OR, kennisdag rond midoffice en zaakgericht werken, 16 juni 2016, case Geraardsbergen

Samenwerking stad en OCMW

• Verregaande samenwerking stad en OCMW

• Doel = samenwerking en efficiëntie, optimalisering van de diensten

• Doel = de burger zo goed mogelijk bedienen met een toegankelijke, moderne en vlotte dienstverlening


Strategie ICT - missie

Mission statement ICT Geraardsbergen:

“De missie van het ICT-departement bestaat uit het ter beschikking stellen, op de meest kost-effectieve manier, van op technologie gebaseerde diensten van de hoogste kwaliteit, die het mogelijk maken dat de interactie met en tussen interne en externe klanten optimaal kan verlopen.”

Betrouwbaar

Transparant en integer

Efficiënt

Tijd-, medium- en plaatsonafhankelijk ; maximale digitale dienstverlening

Duurzaam, structureel oplossend, lange termijn


Strategie ICT - visie

• Om de missie te kunnen realiseren, dient eerst de technische infrastructuur voor de centrale diensten geïmplementeerd te worden. Vanuit die basispositie zullen de overige diensten van stad en OCMW verder uitgebouwd worden.

• Het uiteindelijke doel is om een toekomstgerichte, stabiele en professionele informatievoorziening te realiseren en te voldoen aan de behoefteverandering qua ICT-eisen bij burgers, bedrijven, interne diensten en personeel.

Dit is een ingrijpende wijziging die technisch heel complex is, een andere manier van werken zal teweegbrengen, en heel wat tijd en energie vergt.


Nood aan verandering…

• Vroegere situatie: geen adequate ICT (hardware, netwerken, software, mensen en activiteiten) om de informaticanoden op een efficiënte, kosteneffectieve en gecontroleerde manier aan te bieden.

• Grote transformatie nodig van ICT-infrastructuur/hardware en ICT-toepassingen/software (aan stad en OCMW): • Afstemming hardware en software (zie ook samenvoeging ondersteunende diensten)

• Centraal beheer van ICT-management (beheer vanop afstand) en ticketsysteem; implementatie van Active Directory

• Vervanging verouderd netwerk, zwaardere capaciteit

• Vervanging pc-park

• Centraal e-mail-systeem voor alle medewerkers; implementatie van Exchange/Outlook

• Herziening licentiebeheer

• Digitalisering diensten &processen, automatisatie waar mogelijk

• Draadloze systemen (wifi)

• Grotere beveiliging


Aanpak

• Gezamenlijke strategie door beide besturen goedgekeurd

• ICT team fysiek op 1 locatie, onder 1 leiding (stad/OCMW/politie)

• Budgetten!

• Raamcontracten waar mogelijk

• Informatieveiligheid i.s.m. veiligheidsconsulenten

• Gefaseerde en projectmatige aanpak

◦ Grootste risico’s aanpakken (stabilisatie)

◦ Funderingen

◦ Meerjarenplan


Beveiliging, stabilisatie


Back-ups

UTM (unified threat management) ◦ UTM Firewall, NW intrusion prevention, anti-virus, anti-spam,

inhoud en url filter, load balancing, rapportering,….

Stabilisatie bestaande fysieke server omgeving ; geheugen, schijven, processors

Funderingen (1,5 jaar/laag)

• Geen IS zonder IcT


Funderingen


Professionalisering werking, implementatie management tools: ◦ Gecentraliseerde ICT-dienst ◦ ITIL processen (incident, problem, change, asset, availability

mgnt ….)

Netwerk: ◦ LAN: vernieuwen van verouderde netwerk switchen en

bekabeling

◦ WAN: upgraden, uitbreiden draadloos netwerk Encryptie, prioriteren dataverkeer (VOIP)

Eén groot netwerk


AD en Exchange

Active Directory (AD) invoeren over alle organisaties heen (Stad, AGB, OCMW, Politie)

◦ Één centrale management tool

◦ Technisch:

Fysiek: Single Forest, Single Domain AD over één fysiek netwerk geïmplementeerd via VLAN’s en Firewall’s

Logisch: Organisational Units (OU’s): Stad, AGB, OCMW, Politie

MS Exchange, één communicatieplatform over alle organisaties heen (Stad, AGB, OCMW, Politie)

◦ Quick wins: agenda’s, mailgroepen, vergaderingen plannen, zalen en auto’s reserveren, gezamenlijke contact/telefoonlijst.


ICT Meerjarenplan I(c)T

Voortdurend afstemmen met informatieveiligheidsconsulenten van de organisaties.

Cloud was nog niet vlot realiseerbaar/mogelijkheden in latere fases herbekijken.

Beperkt aantal serverlokalen (stad,ocmw)

◦ Backup/restore (veeam), high availability en disaster recovery (Vmotion,…)

Virtualiseren fysieke servers op VMWare esx,EMC²,Brocade switchen, gezamenlijk gebruikt door alle organisaties (rechtenbeheer).

Van 5 fysieke servers per organisatie naar tweemaal 30 VM servers.

Verdere uitbreidingen/vernieuwingen:

◦ Aanpassing organisatie-overschrijdende communicatie (Upgrade, consolidatie 7 telefooncentrales)

◦ Wifi: voor bezoekers/medewerkers in administratieve gebouwen; publieke (free) wifi in stadscentrum, sportlocaties, woon-en zorgcentra en buurthuizen

◦ Politie beveiligingsnetwerk in stad/camera’s

◦ Politie mobiele politie pc’s (ISLP)

◦ VPN mobiel werken

◦ BYOD implementatie, aparte VLAN’s


ICT Meerjarenplan

IS

Definieer voor alle organisaties

◦ Frontoffice, Midoffice, Backoffice

◦ Frontoffice: e-loket, mail, telefoon, brief, balie (zichtbaar voor de klant, contact met klant)

◦ Backoffice: apps georganiseerd rond vakkennis en regelgeving van bestaande diensten zoals burgerzaken, sociale zaken (onzichtbaar voor de klant)


Midoffice

Géén software programma, eerder een architectuur

Was eerst verzamelnaam voor allerlei koppelingen tussen Frontoffice en Backoffice

◦ Interface ts front- Backoffice, Enterprise Service Bus, ODS operational datastore

Dun Midoffice

Evolueren van Dun naar Dik Midoffice

◦ Uitbreiden met klantenrelaties, Document management, workflow management en proces-automatisatie, algemene business functionaliteiten


Frontoffice-Midoffice-Backoffice en CRM

Adressenbeheer Klantenrelaties Document management Workflow management …

Postregistratie

Notulenbeheer

Grafzerkenbeheer

Evenementenbeheer

Backoffice Midoffice Frontoffice

Gespecialiseerde functionele app (vb. bevolking)

Gespecialiseerde functionele app (vb. BBC boekh.)

gewone functionele app


Email Website E-loket Brieven Telefoon Balie

MS-Dynamics CRM MS-Sharepoint Functionele

app/module

In huis ontwikkelde schermen, workflows, modules, …

implementatie Eigen ICT dienst

Implementatie Infront

Functionele apps/module

Links/interfaces ts. Front- Mid- Backoffice

Ent. Service bus en Oper. datastore en andere systemen

Frontoffice-Midoffice-Backoffice en CRM

Links/interfaces ts. Front- Mid- Backoffice

Adressenbeheer Klantenrelaties Document management Workflow management …

Postregistratie

Notulenbeheer

Grafzerkenbeheer

Evenementenbeheer

Backoffice Midoffice Frontoffice

Gespecialiseerde functionele app (vb. bevolking)

Gespecialiseerde functionele app (vb. BBC boekh.)



Email Website E-loket Brieven Telefoon Balie

MS-Dynamics CRM MS-Sharepoint Functionele

app/module

Zelf/3de partij ontwikkelde schermen, workflows, modules, …

implementatie Eigen ICT dienst

Implementatie Infront

Functionele apps/module

Ent. Service bus en Oper. datastore en andere systemen

Standardiseren Integreren Vereenvoudigen CCSP OSLO

18 18

Q&A

Bedankt voor uw aandacht!

Jan De Smet, ICT-manager Geraardsbergen, [email protected] Veerle Mertens, schepen ICT Geraardsbergen, [email protected]

praktijkvoorbeeld stad geeraardsbergen

Documents