predmet: izmjena pravilnika o financijskom upravljanju i ... · namjera poduzeća je efikasno i...

MURVICA d.o.o. komunalno trgovačko društvo s ograničenom odgovornošću za obavljanje vodne djelatnosti, 51260 Crikvenica, Kralja Tomislava 85A ● Tel: +385 (0)51 440 880,

Fax: +385 (0)51 440 889 ● www.murvica.hr ● Upisan u Trgovačkom sudu Rijeka pod brojem MBS: 040076986 ● OIB: 68902357395 ● TEMELJNI KAPITAL: 3.916.800,00 Kuna uplaćen u

cjelosti ● ŽIRO RAČUN: Erste&Steiermärkische Bank d.d., IBAN: HR8224020061100058965 ● ŽIRO RAČUN: Zagrebačka banka d.d., IBAN: HR5223600001101894311 ● DEVIZNI

RAČUN: Erste&Steiermärkische Bank d.d., BIC/SWIFT CODE: ESBCHR22, IBAN: HR8224020061100058965 ● UPRAVA DRUŠTVA: Jevgenij Prpić, mag. ing. geod. et geoinf ., DIREKTOR

KLASA: 003-05/18-01/0001

URBROJ: 2107/01-10-01/01-18-1

Crikvenica, 02.03.2018.

PREDMET: Izmjena Pravilnika o financijskom upravljanju i kontroli

- Pravilnik o financijskom upravljanju i kontroli

Sadržaj .............................................................................................................................................................................................................. 1

1. Uvodne i opće odrednice ................................................................................................................................................................. 2

2. Osnovni podaci .................................................................................................................................................................................... 3

2.1 Podaci o poduzeću ................................................................................................................................................................... 3

2.2 Misija ............................................................................................................................................................................................ 3

2.3 Vizija ............................................................................................................................................................................................. 3

2.4 Izjava o ciljevima ........................................................................................................................................................................ 4

3. Struktura društva ................................................................................................................................................................................ 6

3.1 Unutarnja organizacija ............................................................................................................................................................. 6

Ured direktora ................................................................................................................................................................ 6

Odjel tehničkih poslova................................................................................................................................................. 6

Odjel općih poslova ....................................................................................................................................................... 6

Odjel financijsko računovodstvenih poslova ............................................................................................................ 6

a. Organizacijska struktura............................................................................................................................................................... 7

4. Mapa procesa ....................................................................................................................................................................................... 8

a. Definicije ........................................................................................................................................................................................... 8

b. Popis FMC procesa ........................................................................................................................................................................ 9

5. Popis rizika ......................................................................................................................................................................................... 56

a. Definicije ........................................................................................................................................................................................ 56

b. Popis rizika .................................................................................................................................................................................... 57

tel:+385(0)51

Pravilnik o financijskom upravljanju i kontroli 2 / 60

1 Uvodne i opće odrednice

1.1 Svrha i obuhvat

Svrha ovog dokumenta je osigurati temeljne informacije o sustavu unutarnjih financijskih kontrola kojeg uspostavlja

Društvo, a kojim se, upravljajući rizicima, osigurava razumna sigurnost da će se u ostvarivanju ciljeva sredstva Društva

koristiti pravilno, etično, ekonomično, djelotvorno i učinkovito. To znači u skladu sa zakonima i drugim propisima, štiteći

sredstva od gubitka, zlouporabe i štete.

Sustav unutarnje kontrole

Sustavi unutarnje kontrole su zakoni, politike i procedure koje utječu na svakodnevno poslovanje organizacije i upravljanje

organizacijom.

Unutarnja kontrola obuhvaća međusobno povezane aktivnosti, planove, stavove, politike, sustave, resurse i nastojanje ljudi

određene organizacije radi stvaranja razumne sigurnosti da će ta organizacija ostvariti svoje ciljeve i misiju.

Struktura predstavlja okvir u kojem se provode planovi organizacije. Strukturom se trebaju definirati sve funkcionalne

ustrojstvene jedinice i njihovi međusobni odnosi. Ustrojstvena shema treba davati jasnu sliku o odnosima ovlasti i

odgovornosti među različitim funkcijama. Unutarnju kontrolu provode zaposlenici na svim razinama u organizaciji i to kroz

načelo samokontrole.

Izjava o viziji pokazuje dugoročan smjer i opisuje što organizacija želi ostvariti u razdoblju od 15 do 20 godina. Izjava o

viziji istovremeno treba biti ambiciozna i realna. Ona nema vremenski okvir pa postoji onoliko dugo koliko postoji i

organizacija.

Misija jedne organizacije je glavni razlog postojanja i djelovanja korisnika proračuna, a sastoji se od područja djelovanja,

vrijednosti i ciljeva koji se žele ostvariti. Ona odgovara na pitanja "tko smo”, "što radimo”, "zašto postojimo” i "kome

služimo”.

Poslovni procesi mogu se opisati kao niz logički povezanih aktivnosti koje koriste resurse poduzeća, a čiji je glavni cilj

zadovoljenje potreba kupca za proizvodima ili uslugama odgovarajuće kvalitete u adekvatnom vremenskom roku, uz

istodobno ostvarivanje neke vrijednosti. Sa pragmatičnog stajališta, poslovni procesi (eng. business processes) opisuju

način na koji se nešto u organizaciji radi. Međutim, jedinstvena definicija poslovnog procesa ne postoji i ovisi o kontekstu

u kojem se koristi.


2 Osnovni podaci

2.1 Podaci o društvu

GKTD "MURVICA" d.o.o. sa sjedištem u Crikvenici, upisana u registru Trgovačkog suda u Rijeci MBS 040076986, OIB:

68902357395, provela je podjelu sa osnivanjem prijenosom više dijelova imovine GKTD "MURVICA" d.o.o. kao društva

koje se dijeli i koje ne prestaje, na novo društvo koje se osniva radi provođenja odvajanja s osnivanjem. Podjela društva je

realizirana dana 08. svibnja 2014. godine na način da su vodne djelatnosti sukladno Zakonu o vodama ostale glavna

djelatnost GKTD "MURVICA" koje je preimenovano u MURVICA d.o.o. kao društva koje se dijeli i ne prestaje, a sve

druge djelatnosti prenose se na novo društvo EKO – MURVICA d.o.o..

Podjela odvajanjem provedena je prijenosom dijela imovine GKTD "MURVICA" d.o.o. na novo društvo EKO – MURVICA

d.o.o. , a sastoji se iz nekretnina, opreme, inventara, sitnog inventara te ostalih imovinskih prava odnosno materijalne i

nematerijalne imovine. U GKTD "MURVICA" koje je preimenovano u MURVICA d.o.o. kao društva koje se dijeli i ne

prestaje ostala je imovina vezana za djelatnost odvodnje otpadnih voda s pripadajućim imovinskim pravima i obvezama,

odnosno materijalna i nematerijalna imovina.

2.2 Misija

Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih

voda i održavanje sustava oborinske odvodnje na području Grada Crikvenice te je prioritetno naša misija osiguranje

trajnog i kvalitetnog obavljanja navedenih usluga uz održavanje komunalnih vodnih građevina za javnu odvodnju u stanju

funkcionalne sposobnosti, sa maksimalnim poštivanjem zaštite okoliša i javnog interesa lokalnih zajednica u kojima

djelujemo, uz stalnu brigu o zadovoljstvu svojih radnika, kao i svih korisnika usluga što čini okosnicu sadašnjeg i budućeg

poslovanja upravljanja društva MURVICA d.o.o.

Poboljšanje kvalitete življenja kako sadašnjih, tako i budućih naraštaja našeg grada, stalnim i kvalitetnim održavanjem i

unapređenjem sustava javne odvodnje otpadnih te oborinskih voda i utjecanje na svijest korisnika o potrebi kontinuiranog

održavanja i izgradnje sustava odvodnje, ali i priključenja što većeg broja korisnika na sustav javne odvodnje.

Namjera poduzeća je efikasno i efektivno poslovanje u skladu sa važećim propisima i standardima.

Želja nam je sadašnjim i budućim korisnicima osigurati sigurni i kvalitetni sustav javne odvodnje otpadnih te oborinskih

voda uz stalni cilj očuvanja okoliša i zdravlja korisnika uz potporu šire društvene zajednice.

2.3 Vizija

Društvo želi postati moderno, suvremeno, tehnički opremljeno na zavidnom nivou, s kadrovskom strukturom obučenom

za obavljanje svih poslova i radnih zadataka. Naša budućnost će biti fokusirana na racionalizaciji troškova poslovanja u svim

fazama kako bi se omogućilo ulaganje u održavanje i rekonstrukciju postojećeg sustava.

Želimo doprinijeti stvaranju grada čistog i ugodnog življenja, na dobrobit i zadovoljstvo naših korisnika, zaposlenika i šire

društvene zajednice, poštujući pri tome načela ekonomičnosti, racionalnosti i svrsishodnosti. Dužnost i cilj kao savjesnog

pružatelja vodnih usluga je radnicima osigurati priliku za učenje, razvoj i stvaranje karijere, biti tvrtka koja zna prepoznati

i nagraditi uspjeh, kontinuirano unaprjeđivati tehnološku opremljenost te pratiti svjetske trendove u djelatnosti kako bi

iste primijenili u svome radu i time poboljšali kvalitetu usluge, postavljati ambiciozne i ostvarive ciljeve, brinuti o zaštiti i

zdravlju zaposlenika, kao i zaštiti okoliša i na taj način ispuniti svoju ulogu prema široj društvenoj zajednici.

Unapređenje kvalitete usluga u javnoj odvodnji otpadnih te oborinskih voda i time osiguranje zadovoljstva naših korisnika,

zaposlenika, poslovnih partnera i lokalne zajednice u kojoj djelujemo.

Prioritet nam je biti usmjeren na kontinuirano pružanje vodne usluge razvojem i stalnim unapređivanjem vlastitih tehničko-

tehnoloških i ljudskih resursa, zasnovano na principima zaštite okoliša.

Naše buduće djelovanje mora počivati na povećanju zadovoljstva svih korisnika naših usluga, izgradnjom odgovarajućeg

sustava javne odvodnje otpadnih voda i njegovog pročišćavanja kao i održavanje sustava oborinske odvodnje, kako bi

područje kojim upravljamo učinili ugodnijim i poželjnijim za život.

Želimo postati najkvalitetniji pružatelj vodnih usluga na našem području, prepoznatljiv u cijeloj Hrvatskoj po primjeni

najbolje dostupne svjetske prakse i tehnologije u uvažavanju načela zaštite okoliša te postati jedan od vodećih čimbenika

u djelatnostima javne odvodnje i pročišćavanja otpadnih voda područja županije čime ćemo doprinijeti podizanju kvalitete

življenja građana.


2.4 Izjava o ciljevima

Ciljevi Društva su:

- Ekološki ciljevi:

• Izgradnja uređaja za pročišćavanje otpadnih voda

• Zaštita morske sredine stavljanjem pod kontrolu stanja septičkih i sabirnih jama na području

upravljanja te daljnji razvoj i širenje sustava javne odvodnje

• Održavanje biološke raznolikosti

• Briga o sustavu javne odvodnje otpadnih i oborinskih voda te pročišćavanju otpadnih voda i ostalim

djelatnostima vezanim za zaštitu okoliša

- Socijalni ciljevi

• Poboljšati uvjete zaštite na radu

• Poboljšati kvalitetu stanovanja razvojem sustava javne odvodnje

• Poboljšavati mjere pročišćavanje otpadnih voda

• Sustavno raditi na promjeni svijesti građana o potrebi priključenja na sustav javne odvodnje

• Poboljšanje usluga i informiranost potrošača

• Približiti svoje poslovanje korisnicima usluga, zainteresiranoj javnosti i ukupnoj javnosti

• Povećati učinkovitost kroz dobro unutarnje ustrojstvo, upravljanje i razvoj ljudskih potencijala,

uključujući i stalno stručno usavršavanje, pravilnu i pravičnu preraspodjelu radnih zadataka

- Ekonomski ciljevi

• Korištenje sredstva Europske unije za unapređenje sustava javne odvodnje

• Poticanje razvoja sustava javne odvodnje

• Racionalno korištenje sustava javne odvodnje

• Aktivna suradnja s Gradom Crikvenica u pogledu investicija

• Smanjenje operativnih troškova

• Uvođenje nove sistematizacije

• Racionalizacija komercijalnih i tehničkih procedura

• Energetska efikasnost i modernizacija voznog parka

• Ostvariti zadovoljstvo kupca visokom kvalitetom usluga, uz prikladnu cijenu u djelatnosti Društva

MURVICA d.o.o.

• pratiti tehnološki razvitak struke i biti nositelj novih tehnologija na našem području

• nastaviti ostvarivati uravnoteženo, pravilno, svrhovito, učinkovito, ekonomično i transparentno

financijsko poslovanje

Opći ciljevi razvoja odvodnje temelje se na programima jedinica lokalne samouprave kao i programima

prihvaćenim od strane Hrvatskih voda. U opće ciljeve spada i trajno unapređenje organizacije poslovanja,

uvođenje sustava kvalitete poslovanja, dogradnja i unapređenje sustava upravljanja komunalnom infrastrukturom,

razvoj komunalnog informacijskog sustava te razvoj sustava daljinskog nadzora i upravljanja objektima. U posebne

ciljeve spada provođenje godišnjih aktivnosti dogovorenih s Gradom Crikvenica i Hrvatskim vodama. Trenutno

aktualni projekt je izrada studijske i projektne dokumentacije za izgradnju vodokomunalne infrastrukture

aglomeracija Novi Vinodolski, Crikvenica i Selce te apliciranje projekta za bespovratna sredstva za izgradnju. Ovaj

projekt sufinancira se iz fondova Europske unije – Kohezijskog fonda i sredstvima Korisnika i Partnera projekta.

U projektu se nalaze KTD Vodovod Žrnovnica d.o.o. kao Korisnik, te Grad Novi Vinodolski, Grad Crikvenica i

MURVICA d.o.o. kao Partneri;

- Generalni ciljevi za kraj planskog perioda – 5 godina:

• neprekidna opskrba projektiranom potrebnom uslugom odvodnje otpadnih voda,

• poboljšanje operativne efikasnosti objekata sustava javne odvodnje kroz programe rehabilitacije

sistema, upravljanja potražnjom, smanjenja propuštanja, optimizaciju mreže, unapređenje postrojenja,

kontrolu procesa, itd.

• poboljšanje kvaliteta i efikasnosti usluga odvodnje otpadnih voda za stanovništvo,

• pokrivenost troškova iz cijene, čija visina ne prelazi 3,5% prosječnog prihoda za domaćinstva,


• realizacija kapitalnih investicija koje će omogućiti pružanje usluga na području djelovanja društva

MURVICA d.o.o. zadovoljivši potrebe kupaca za uslugama odvodnje otpadnih voda,

• stabilan gotovinski tok, podizanje i održavanje potrebne razine naplate,

• poštovanje principa održivog razvoja i zaštite prirodne sredine, smanjenje zagađenja životne sredine

upotrebom svih raspoloživih mjera,

• potpuno elektronsko poslovanje u svim segmentima poslovanja Društva gdje je to moguće primijeniti.


3 Struktura društva

3.1 Unutarnja organizacija

Popisom radnih mjesta sa pripadajućim koeficijentima složenosti poslova MURVICA d.o.o. uređena je unutrašnja

organizacija MURVICA d.o.o. (u daljnjem tekstu: Društvo), sadržaj rada organizacijskih jedinica s razgraničenjem njihove

nadležnosti, odgovornosti, poslovodnih i funkcionalnih ovlaštenja unutar Društva, radnih mjesta, opisa poslova i uvjeta koji

radnici moraju ispunjavati za određeno radno mjesto, te druga pitanja koje se odnose na organizaciju i sistematizaciju

Društva

Poslodavac rad organizira kroz sljedeće organizacijske jedinice:

Oznaka Naziv organizacijske jedinice

2107/0I-I0 Uprava Društva

2107/0I-I0-01 Odjel financijsko-računovodstvenih poslova

2107/0I-I0-02 Odjel općih poslova

2107/0I-I0-03 Odjel tehničkih poslova

te Pravilnikom o uredskom poslovanju komunalnog trgovačkog društva MURVICA d.o.o. s Planom klasifikacijskih oznaka

i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja akata te šifrarnikom akata.

U ovom poglavlju su sažeto opisane nadležnosti tj. djelokrug poslova svake od temeljnih organizacijskih jedinica, priložene

su organizacijske sheme i shodno tome opisi radnih mjesta.

Ured direktora

Ured direktora ima ključnu odgovornost uspostave nesmetanog poslovanja i provođenja aktivnosti Uprave Društva putem

tajničko administrativnih poslova širokog spektra prema utvrđenim internim procedurama i zakonskim obavezama funkcije

Direktora Društva. Također, uprava Društva ima ulogu kontrole provođenja aktivnosti unutar Društva.

Odjel financijsko-računovodstvenih poslova

Odjel financijsko-računovodstvenih poslova poslova odgovorno je za pravovremeno i kvalitetno provođenje financijske

politike Društva u što ulazi organizacija poslova pribavljanja sredstava, praćenje troškova, izrada razvojnih planova Društva

te usklađivanje i analiza financijskih planova s planovima Društva i zakonskim odredbama.

Odjel općih poslova

Odjel općih poslova organizira i provodi, pravne poslove vezane uz prava i obveze radnika i Društva. pravne regulative,

općih i drugih akata Društva te kadrovske poslove organizacije provedbe zapošljavanja i korištenja kadrovskih resursa.

Također vrši i pružanje informacija korisnicima usluga te drugim interesnim stranama (mediji, državne i druge institucije,

Skupština, Nadzorni odbor…) odgovaranjem na postavljena pitanja i pritužbe pristigle bilo kojim komunikacijskim

sredstvima i kanalima u skladu sa zakonskim i internim odredbama o informiranju, odlukama vlasnika (Grada Crikvenice)

i nalozima uprave Društva

Odjel tehničkih poslova

Odjel tehničkih poslova ima ključnu odgovornost izgradnje i održavanja sustava odvodnje, otpadnih i oborinskih voda. To

se ostvaruje kroz realizaciju planova investicijskog i tekućeg održavanja te posebnu kontrolu i upravljanje nad UPOV-ima

(Uređajima za Pročišćavanje Otpadnih Voda). Odjel je također odgovoran za praćenje stanja kapaciteta te izrade prijedloga

o potrebama razvoja i proširenja postojećeg sustava odvodnje.


a. Organizacijska struktura


4 Mapa procesa

Svrha ovog poglavlja je osigurati temeljne informacije o procesima organizacije vezanih uz sustav financijskog upravljanja i

kontrole.

Sastavljanje popisa procesa i izrada mape (knjige) procesa osigurava jedinstvenost odvijanja poslovnih procesa, utvrđivanje

aktivnosti koje se provode, odgovornost za provođenje aktivnosti i rok u kojem se trebaju provesti te pregled kontrola

koje su utvrđene u pojedinom procesu, a koje osiguravaju ostvarenje ciljeva samog procesa.

a. Definicije

Naziv Opis

Naziv procesa Kratko i sažeto označava srž procesa

Vlasnik procesa Vlasnik procesa može biti samo jedna osoba, ona određuje kako se proces treba

provoditi te je odgovorna za provođenje procesa

Cilj procesa Opisuje ono što se želi ili mora postići odvijanjem aktivnosti ili radnji procesa

Glavni rizici Neželjeni događaji koji mogu spriječiti ostvarenje zadanog cilja

Opis procesa

Ulazi u proces su zahtjevi korisnika, podaci, ideje i sve što se u procesu mijenja kako bi

se postigao rezultat procesa.

Aktivnosti su radnje koje je potrebno provesti kako bi se od ulaza dobili izlazi odnosno

željeni rezultat procesa.

Izlazi iz procesa su rezultati koje je proces ostvario u odnosu na ulaze u proces.

Tablica odgovornosti

O – primarna odgovornost je odgovornost na nivou procesa, a odnosi se na svrhu

procesa, ciljeve, zadaće

S – sekundarna odgovornost ili suodgovornost. Suodgovornost podrazumijeva

formaliziranje (dijela) ovlasti i informiranost o aktivnostima i statusima u procesu rada

I – informiranost; osoba treba biti informirana (npr. dostavljenim dokumentom ili

zapisom)


b. Popis FMC procesa

U nastavku slijedi tablični prikaz relevantnih procesa.

SKUPINA

PROCESA NAZIV PROCESA ŠIFRA PROCESA

Izvr

šava

nje

Naplata i prisilna naplata 1-01

Plaćanje računa 1-02

Isplata sredstva udrugama građana 1-03

Zaprimanje robe 1-04

Zaprimanje radova 1-05

Zaprimanje usluga 1-06

Zaprimanje, otprema i arhiviranje dokumenata 1-07

Javn

a

nab

ava Provođenje javne nabave 2-01

Provođenje bagatelne nabave 2-02

Rač

unovo

dst

vo

Zaprimanje računa i provjera 3-01

Blagajničko poslovanje 3-02

Knjigovodstvo 3-03

Sastavljanje godišnjeg obračuna 3-04

Usklađivanje analitičke evidencije i glavne knjige 3-05

Knjigovodstveni postupci pri izradi financijskih izvješća 3-06


KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA

VLASNIK PROCESA Voditelj odjela općih poslova

NAZIV PROCESA

Proces naplate i prisilne naplate komunalnih i ostalih usluga

CILJ PROCESA

Pravovremeno naplaćene komunalne i ostale usluge

GLAVNI RIZICI

Nemogućnost naplate

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Izvod poslovnog računa

Račun obveznika plaćanja

AKTIVNOSTI:

Knjiženje uplata i zatvaranje po zaduženjima

Usklađenje zatvaranja uplata sa zaduženjima

Izrada mjesečnog izvještaja

Provjera naplaćenih potraživanja

Izrada prijedloga za ovrhu

Dostava prijedloga za ovrhu javnom bilježniku

Prosljeđivanje informacija o nenaplaćenim potraživanjima

Praćenje naplate utuženih potraživanja

Arhiviranje dokumentacije

IZLAZ:

Mjesečni izvještaj uplata

Izrađena opomena pred ovrhu

Dostavljena opomena stranici

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA

Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces, programska/informatička podrška

TABLICA ODGOVORNOSTI

Uključene osobe

Ključne aktivnosti

Vo

ditelj

odje

la

opći

h p

osl

ova

Refe

rent

za

raču

novo

dst

vo I

Refe

rent

za

raču

novo

dst

vo II

Dir

ekto

r

Viš

i re

fere

nt

za

raču

novo

dst

vo i

finan

cije

Adm

inis

trat

ivni

refe

rent

Knjiženje uplata i zatvaranje po

zaduženjima O O S

Usklađenje zatvaranja uplata sa

zaduženjima O O S

Izrada mjesečnog izvještaja I O O S

Provjera naplaćenih potraživanja I O

Izrada prijedloga za ovrhu S I O

Dostava prijedloga za ovrhu javnom

bilježniku I

O

Prosljeđivanje informacija o nenaplaćenim

potraživanjima O I

S

Praćenje naplate utuženih potraživanja O I O

Izrada mjesečnih izvještaja broja ovrha i

naplaćenog iznosa putem istih S I I O

Arhiviranje dokumentacije O S


Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje

Popratni

dokumenti Odgovornost Rok

Kontrolira se ispravnost i točnost

podataka na način da se

provjerava da li je ispravno

korisnik zadužen

Referent za

računovodstvo I

Prije

početka

obračuna

za

prethodni

mjesec

Zapisnik o

zaduženju

Svakodnevno knjiženje uplata

Komunalnih i ostalih usluga te

zatvaranje istih po zaduženjima.

Od banke se preuzimaju i

prebacuju izvodi u program.

Referent za

računovodstvo II

Tijekom

radnog

dana za

prethodni

radni dan

Knjiga računa,

račun

Kontrolira se jesu li su sve uplate

po izvodu proknjižene. One koje

nisu istražuje se o kojim osobama

se radi i upisuju šifre i uplata te

se knjiži ručno

Referent za

računovodstvo II

Tijekom

radnog

dana za

prethodni

radni dan

Knjiga računa

Kad je kontrola izvršena prelazi

se po uplatama te se iste

zatvaraju sa zaduženjima. Ispisuje

se proknjiženi izvadak i prilaže uz

originalni primjerak.

Referent za

računovodstvo II

Tijekom

radnog

dana za

prethodni

radni dan

Izvadak

Provjeravanje stanja naplate,

kontrola korisnika, prijedlozi za

otpis gdje je evidentna

nemogućnost naplate

Administrativni

referent Mjesečno

Evidencija

naplate

Kontrolira se sva potrebna

dokumentacija za postupak

prisilne naplate

Administrativni

referent/

Voditelj odjela

općih poslova

Mjesečno

Priprema cjelokupne

dokumentacije i provođenje

postupka prisline naplate

Administrativni

referent/

Voditelj odjela

općih poslova

Unutar

roka

zastare

Praćenje postupaka prisline

naplate. U slučaju prigovora

ovršenika, očitovanja na isto,

priprema dokaza u slučaju

parničnog postupka.

Administrativni

referent

/Voditelj odjela

općih poslova

Vođenje parničnog postupka Voditelj odjela

općih poslova



VLASNIK PROCESA Voditelj odjela financijsko-računovodstvenih poslova

NAZIV PROCESA

Proces plaćanja računa

SVRHA PROCESA

Točno i pravovremeno podmirivanje financijskih obaveza Društva

GLAVNI RIZICI

Nepravovremeno podmirene obveze

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Račun dobavljača

Knjiga ulaznih računa

AKTIVNOSTI:

Upis pristiglih računa u Knjigu ulazne pošte

Kontrola suštinske, formalne i matematičke ispravnosti

Raspoređivanje računa voditeljima odjela na likvidaciju

Likvidiranje (odobrenje) računa u Knjizi nabave

Odobrenje računa/odobrenje plaćanja

Unos u Knjigu ulaznih računa, izrada naloga za plaćanje

Odabir računa za plaćanje prema roku dospijeća i raspoloživim

financijskim resursima

IZLAZ: Izvršeno plaćanje računa


Prostor za rad, programska / informatička podrška, informatička oprema, radnici uključeni u proces,

raspoloživa financijska sredstva na žiro-računu


Uključene osobe

Ključne aktivnosti

Dir

ekto

r

Vo

diteljl

odje

la/N

aruči

telj

trošk

a

Vo

ditelj

odje

la

finan

cijs

ko

-

raču

novo

dst

venih

posl

ova

Refe

rent

za

raču

novo

dst

vo II

Adm

inis

trat

ivni

refe

rent

za p

osl

ove

pis

arnic

e

Viš

i re

fere

nt

za

raču

novo

dst

vo i

finan

cije

Upis pristiglih računa u Knjigu ulazne pošte i SPO O

Raspoređivanje računa voditeljima odjela na

likvidaciju I O

Kontrola suštinske ispravnosti O

Kontrola formalne i matematičke ispravnosti I O

Likvidiranje računa O

Odobrenje i odabir računa/naloga za plaćanje

prema roku dospijeća i raspoloživim financijskim

sredstvima

O

Unos u poreznu knjigu ulaznih/izlaznih računa,

knjiženje i plaćanje O S

Kontrola cjelokupnog procesa I O

Odlaganje računa I S O


Dijagram tijeka Opis aktivnosti

Izvršenje

Popratni

dokumenti

Odgovornost Rok

POČETAK

Zaprimanje nalogaza isplatu

Upis u knjigu ulaznih računa

Provjera računa

NE

Kontrola

Kontaktiranje s dobavljačem ili povrat računa

Likvidatura

Odabir računa za plaćanje

Kontrola

Pisanje naloga

Potpis naloga za plaćanje

NE

DA

NE

DA

Slanje naloga u banku na plaćanje

Odlaganje računa

KRAJ

Zaprimanje računa dobavljača u

Knjigu ulazne pošte te

upisivanje podataka računa u

istu, unos u SPO

Administrativni

referent za

poslove pisarnice

Dnevno Račun/virman

Prosljeđivanje računa Nositelju

troška na utvrđivanje suštinske

ispravnosti

Administrativni

referent za

poslove pisarnice

Dnevno

Ciklus

odobravanja u

SPO-u

Utvrđivanje suštinske

ispravnosti računa sukladno

narudžbenici/ugovoru,

zakonskoj obvezi ili odobrenju

Direktora

Voditelj

odjela/Naručitelj

troška

Dnevno

Ciklus

odobravanja u

SPO-u

Kontrola formalne ispravnosti i

matematičke točnosti te valute

plaćanja

Referent za

računovodstvo II Dnevno

Ciklus

odobravanja u

SPO-u

Likvidiranje računa uz opis

troška te naznaku na koje se

poslovne jedinice trošak

odnosi, navođenje imena i

prezimena radnika koji se

zadužuje za sitni inventar

Voditelj

odjela/Naručitelj

troška

Dnevno

Ciklus

odobravanja u

SPO-u

Provjera valute plaćanja.

Utvrđivanje mogućnosti

kompenziranja te provođenja

cesija kod neurednih platitelja.

U slučaju nemogućnosti

plaćanja u dogovoru s

Direktorom definirati

prioritetna plaćanja. Dostava

računa na knjiženje.

Voditelj odjela

financijsko-

računovodstvenih

poslova

Dnevno

Ciklus

odobravnja u

SPO-u

Unos u poreznu knjigu ulaznih i

izlaznih računa, knjiženje te

plaćanje, naznaka broja UR u

gornjem desnom kutu računa

Referent za

računovodstvo

II/Viši referent za

financije i

računovodstvo

Dnevno

Ciklus

odobravanja u

SPO-u

Kontrola cjelokupnog procesa

u računovodstvenom sustavu i

SPO-u, ovjera na poleđini

računa, odlaganje računa

Viši referent za

financije i

računovodstvo/

Referent za

računovodstvo II

Dnevno


KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA 02-2

Verzija 1.2.

VLASNIK PROCESA Voditelj odjela općih poslova

NAZIV PROCESA

Proces isplate sredstva udrugama građana

CILJ PROCESA

Svrsishodno zadovoljenje potreba za donacijama udruga građana uz sustavnu kontrolu namjenske primjene

isplaćenih sredstava

GLAVNI RIZICI

Nenamjenski utrošak doniranih sredstava

Nedovoljna sredstva za isplatu

Nedostavljanje izvješća o utrošku sredstava

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ:

Financijski plan

Natječaj

Zahtjev za donacijom

AKTIVNOSTI:

Zaprimanje i evidentiranje zahtjeva za donacijom

Predaja zahtjeva na obradu

Odobrenje zahtjeva

Izrada Ugovora o donaciji

Ovjeravanje ugovora o donaciji

Isplata sredstava prema Ugovoru o donaciji

Kontrola namjenskog korištenja isplaćenih sredstava


IZLAZ: Isplaćena donacija udruzi građana

Izvješće o obavljanim provjerama


Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces, programska/informatička podrška


Uključene osobe

Ključne aktivnosti

Vo

ditelj

odje

la

finan

cijs

ko

-

raču

novo

dst

venih

posl

ova

Vo

ditelj

odje

la o

pći

h

posl

ova

Dir

ekto

r

Adm

inis

trat

ivni

refe

rent

za p

osl

ove

pis

arnic

e

Viš

i re

fere

nt

za

raču

novo

dst

vo i

finan

cije

Natječaj S S O

Zaprimanje i evidentiranje zahtjeva za donacijom I O

Odobrenje zahtjeva i Izrada Odluke o donaciji O

Izrada Ugovora o donaciji sa obdarenikom O I

Ovjeravanje ugovora o donaciji O

Isplata sredstava prema Ugovoru o donaciji O S

Kontrola namjenskog korištenja isplaćenih sredstva I I I O


Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje Popratni


POČETAK

Zaprimanjezahtjeva

Kontrola

Zahtjev se odobrava

NE

DA

Izrada i ovjeravanje Ugovora o donacijiI

Kontrola utrošenih sredstava

Isplata sredstava po odobrenim zahtjevima

Povratna informacija tražitelju donacije

KRAJ

Ovisno o raspoloživim

sredstvima, prema nalogu

Direktora, izrada natječaja s

jasno definiranim kriterijima

za odabir, objava istog

Voditelj odjela

općih poslova

Prema

nalogu

Direktora

Natječaj

Zaprimanje zahtjeva

Administrativni

referent za poslove

pisarnice

sukladno

natječaju

Obrada zahtjeva Voditelj odjela

općih poslova

sukladno

natječaju

Odluka o dodjeli donacije

temeljem prijedloga Komisije Direktor

sukladno

natječaju Odluka

U slučaju ne odobravanja

zahtjeva prosljeđuje se

odgovor podnositelju zahtjeva

Voditelj odjela

općih poslova

sukladno

natječaju

Izrada Ugovora o donaciji Voditelj odjela

općih poslova

sukladno

natječaju Ugovor

Ovjeravanje ugovora o

donaciji Direktor Ugovor

Isplata sredstava prema

ugovoru o donaciji

Voditelj odjela

financijsko-

računovodstvenih

poslova

sukladno

natječaju

Kontrola namjenskog

korištenja isplaćenih sredstava

i arhiviranje dokumentacije. U

slučaju neispunjenja ugovornih

obveza Zahtjev za povrat

sredstava. U slučaju ne

izvršavanja povrata sredstava

dostava dokumentacije

Voditelju općih poslova na

pokretanje parničnog

postupka

Viši referent za

računovodstvo i

financije

sukladno

natječaju



VLASNIK PROCESA Voditelj odjela na koju se nabava odnosi/Naručitelj troška

NAZIV PROCESA

Proces zaprimanje roba

SVRHA PROCESA

Vjerodostojno, kvalitativno i kvantitativno zaprimanje roba prema uvjetima iz narudžbe (narudžbenice,

ugovora, ponude.)

GLAVNI RIZICI

Odstupanje od naručene količine, stanja i kvalitete robe

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Narudžbenica, ponuda, ugovor za količinu i kvalitetu robe

AKTIVNOSTI:

Prijem robe

Provjera količine, stanja i kvalitete preuzete robe sukladno

parametrima iz narudžbenice, ugovora, ponude

Likvidiranje ulaznog računa od strane voditelja odjela naručitelja

čime se potvrđuje količina, stanje i kvaliteta zaprimljene robe

sukladno parametrima iz narudžbenice, ugovora, ponude

Odobrenje i ovjera plaćanja ulaznog računa


IZLAZ: Plaćeni ulazni računi


Ljudski resursi, infrastrukturni resursi, informatički resursi


Uključene osobe

Ključne aktivnosti

Vo

ditelji

odje

la/N

aruči

telj

trošk

a

Upra

va

Viš

i re

fere

nt

za

raču

novo

dst

vo i

finan

cije

Adm

inis

trat

ivni

refe

rent

za

posl

ove

pis

arnic

e

Prijem robe O

Utvrđivanje količine, stanja i kvalitete zaprimljene

robe sukladno narudžbenici O

Likvidiranje ulaznog računa od strane voditelja

odjela čime se potvrđuje sukladnost količine, stanja

i kvaliteta zaprimljene robe naručenoj robi O

Odobrenje i ovjera plaćanja ulaznog računa O

Arhiviranje dokumentacije O S




POČETAK

Prijem robe

Provjera formalnih parametara pratećeg dokumenta uz robu

Provjera suštinskih parametara uz prateći

dokument

Provjera matematičkih parametara uz prateći

dokument

Likvidacija ulaznog računa

Kontrola

KRAJ

DA

NE

Ovjera plaćanja

Prijem robe

Voditelj

odjela/Naručitelj

troška

Dnevno

Ugovor,

otpremnica,

otpremnica –

račun,

narudžbenica,

račun

Kvalitativno i

kvantitativno

provjeravanje

parametara iz narudžbe

koju mora odobriti

Direktor (narudžbenice,

ugovora, ponude)

Voditelj

odjela/Naručitelj

troška

Dnevno

Ciklus

odobravanja u

SPO-u (Obrazac

provjera

prilikom

isporuke opreme

ili izvedenih

radova)

Suštinski se provjerava

prateći dokument uz

robu

Voditelj

odjela/Naručitelj

troška

Dnevno

Ciklus

odobravanja u

SPO-u (Obrazac

provjera

prilikom

isporuke opreme

ili izvedenih

radova)

Provjeravaju se

matematički parametri

Voditelj

odjela/Naručitelj

troška

Dnevno

Ciklus

odobravanja u

SPO-u (Obrazac

provjera

prilikom

isporuke opreme

ili izvedenih

radova)

Likvidiranje ulaznog

računa od strane

voditelja odjela čime se

potvrđuje kvantiteta i

kvaliteta zaprimljene

robe sukladno

narudžbenici odobrenoj

od strane Direktora.

Prilaganje potpisane sa

obije strane dostavnice,

izdatnice, otpremnice

itd. uz račun kojim se

potvrđuje da je roba

zaprimljena

Voditelj

odjela/Naručitelj

troška

Dnevno

Ciklus

odobravanja u

SPO-u

Arhiviranje

dokumentacije

Viši referent za

računovodstvo i

financije

Dnevno



VLASNIK PROCESA Voditelj odjela na koji se nabava odnosi/Naručitelj troška

NAZIV PROCESA

Proces zaprimanje radova

SVRHA PROCESA

Vjerodostojno, kvalitativno i kvantitativno zaprimanje radova prema uvjetima iz ugovora i troškovnika te

izvješća nadzornog tijela

GLAVNI RIZICI

Odstupanje od naručene kvalitete ili količine radova

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Situacija, račun

AKTIVNOSTI:

Zaprimanje dokumentacije o izvršenim radovima

Provjera matematičkih, kvantitativnih i kvalitativnih parametara

dokumentacije

Izrada zapisnika o izvedenim radovima

Potvrđivanje dokumentacije o izvršenim radovima

Prosljeđivanje dokumentacije na računovodstveno financijsko

postupanje


IZLAZ: Plaćeni račun




Uključene osobe

Ključne aktivnosti

Dir

ekto

r

Vo

ditelj

odje

la/N

aruči

telj

trošk

a

Adm

inis

trat

ivni

refe

rent

za p

osl

ove

pis

arnic

e

Vo

ditelj

odje

lla

finan

cijs

ko

-

raču

novo

dst

venih

posl

ova

Zaprimanje dokumentacije o izvršenim radovima O

Provjera matematičkih, kvantitativnih i kvalitativnih

parametara dokumentacije O

Zaprimanje zapisa o tehničkom pregledu onih radova

koji podliježu tehničkom pregledu O

Pregled zaprimljene dokumentacije O

Potvrđivanje dokumentacije o izvršenim radovima I O

Prosljeđivanje dokumentacije na računovodstveno

financijsko postupanje O I

Arhiviranje dokumentacije S O




A

Potvrđivanje dokumentacije o

izvršenim radovima

Proslijeđivanje dokumentacije na računovodstveno

financijsko postupanje

KRAJ


Zaprimanje dokumentacije o

izvršenim radovima naručenim

putem narudžbenice ili ugovora

ovjerenih od strane Direktora,

provjera matematičkih,

kvantitativnih i kvalitativnih

parametara dokumentacije.

Zaprimanje zapisa o tehničkom

pregledu onih radova koji

podliježu tehničkom pregledu te

pregled zaprimljene

dokumentacije.

Voditelj

odjela/Naručitelj

troška

8 dana

Obrazac

provjera

prilikom

isporuke

opreme ili

izvedenih

radova

Ovlaštena osoba potvrđuje

dokumentaciju o izvršenim

radovima.

Direktor Nakon

kontrole

Dokumentacija se prosljeđuje u

odjel financijsko-

računovodstvenih poslova na

računovodstveno i financijsko

postupanje (faze odobravanja

kao proces plaćanja računa)

Voditelj

odjela/Naručitelj

troška

Obrazac

provjera

prilikom

isporuke

opreme ili

izvedenih

radova

Nakon obrade dokumentacije

ista se prosljeđuje za postupak

arhiviranja.

Administrativni

referent za

poslove pisarnice

Sukladno

pravilniku o

čuvanju

arhivske

građe

Pravilnik o

čuvanju arhivske

građe



VLASNIK PROCESA Voditelj odjela na koju se nabava odnosi/Naručitelj troška

NAZIV PROCESA

Proces zaprimanje usluga

SVRHA PROCESA

Vjerodostojno, kvalitativno i kvantitativno zaprimanje usluga prema uvjetima iz ugovora

GLAVNI RIZICI

Odstupanje od naručene kvalitete ili količine usluga

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Narudžbenica, ponude, ugovor za količinu i kvalitetu

AKTIVNOSTI:

Zaprimanje usluga

Provjera kvantitativnih i kvalitativnih parametara iz narudžbenice,

ugovora, ponude

Potpisivanje

Likvidiranje ulaznog računa od strane voditelja odjela čime se

potvrđuje kvantiteta i kvaliteta zaprimljene robe

Odobrenje i ovjera plaćanja ulaznog računa


IZLAZ: Zapisnik o izvršenim uslugama




Uključene osobe

Ključne aktivnosti

Vo

ditelj

odje

la/N

aruči

telj

trošk

a

Dir

ekto

r

Viš

i re

fere

nt

za

raču

novo

dst

vo i

finan

cije

Adm

inis

trat

ivni

refe

rent

za

posl

ove

pis

arnic

e

Zaprimanje usluga O

Provjera matematičkih, kvantitativnih, kvalitativnih i

formalnih parametara iz narudžbenice, ugovora,

ponude O

Likvidiranje ulaznog računa od strane voditelja

odjela čime se potvrđuje kvantiteta i kvaliteta

zaprimljene robe O

Odobrenje i ovjera plaćanja ulaznog računa O

Arhiviranje dokumentacije O




POČETAK

Preuzimanje dokumentacije o izvršenoj usluzi

Usporedba izvršene usluge sa

narudžbenicom

Provjera matematičkih parametara

dokumentacije o izvršenoj usluzi

Provjera formalnih parametara


Kontrola

DA

NE

Likvidiranje ulaznog računa

Odobrenje i ovjera plaćanja

Provjera suštinskih parametara


Prosljeđivanje dokumentacije na rač-fin. postupanje

KRAJ

Preuzima se dokumentacija o

izvršenoj usluzi

Voditelj

odjela/Naručitelj

troška

Dnevno

Radni nalog,

zapisnik o

primopredaji,

ugovor, račun,

narudžbenica

Izvršenje usluge se uspoređuje

sa narudžbenicom odobrenom

od strane Direktora da bi se

dobio uvid da li je usluga

izvršena u skladu s naručenim

Voditelj

odjela/Naručitelj

troška

Dnevno

Ciklus

odobravanja u

SPO-u

Provjeravaju se matematički

parametri u izvršenoj usluzi

Voditelj

odjela/Naručitelj

troška

Dnevno

Ciklus

odobravanja u

SPO-u

Provjeravaju se suštinski


Voditelj

odjela/Naručitelj

troška

Dnevno

Ciklus

odobravanja u

SPO-u

Provjeravaju se formalni


Voditelj

odjela/Naručitelj

troška

Dnevno

Ciklus

odobravanja u

SPO-u

Obavlja se kontrola prema

svim provjerama

Voditelj

odjela/Naručitelj

troška

Dnevno

Ciklus

odobravanja u

SPO-u

Likvidiranje ulaznog računa

kojom se potvrđuje

dokumentacija o izvršenoj

usluzi

Voditelj

odjela/Naručitelj

troška

Dnevno

Ciklus

odobravanja u

SPO-u

Odobrenje i ovjera plaćanja

ulaznog računa

Voditelj

odjela/Naručitelj

troška

Dnevno

Ciklus

odobravanja u

SPO-u

Dokumentacija se prosljeđuje

na daljnje postupanje kroz

definiran ciklus u SPO-u

Voditelj

odjela/Naručitelj

troška

Dnevno

Ciklus

odobravanja u

SPO-u



VLASNIK PROCESA Administrativni referent za poslove pisarnice

NAZIV PROCESA

Proces zaprimanja, otpreme i arhiviranja dokumenata

SVRHA PROCESA

Točno i pravovremeno evidentiranje svih zaprimljenih dokumenata te njihova pravodobna obrada i otprema.

GLAVNI RIZICI

Gubitak ili oštećenje dokumenata.

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Zaprimljeni dokumenti

AKTIVNOSTI:

Zaprimanje i evidentiranje dokumenata

Raspoređivanje i otpremanje dokumenata voditeljima odjela

Arhiviranje i čuvanje dokumenata

IZLAZ: Arhivirana dokumentacija


Zaposlenici potrebni za odvijanje procesa. Programska i informatička podrška.


Uključene osobe

Ključne aktivnosti

Adm

inis

trat

ivni

refe

rent

za

posl

ove

pis

arnic

e

Vo

ditelji

odje

la

Zaprimanje i evidentiranje dokumenata O

Raspoređivanje i otpremanje dokumenata voditeljima radnih jedinica O I

Arhiviranje dokumenata O




POČETAK

Zaprimanje dokumenata

Kontrola

Obrada dokumenata

Otpremanje dokumenata

Arhiviranjei čuvanje

KRAJ

DA

NE

Izlučivanje registraturnog gradiva

Zaprimanje i evidentiranje

dokumenata

Administrativni

referent za

poslove

pisarnice

Dnevno

Interna

dostava kroz

SPO/Ciklus

odobravanja

kroz SPO

Raspoređivanje i otpremanje

dokumenata voditeljima

odjela

Administrativni

referent

Administrativni

referent za

poslove

pisarnice

Dnevno

Interna

dostava kroz

SPO/Ciklus

odobravanja

kroz SPO

Arhiviranje i čuvanje

dokumenata

Administrativni

referent za

poslove

pisarnice

Dnevno

Workflow u

SPO-u/karton

predmeta


KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA 02-1.3.

Verzija 1.2.


NAZIV PROCESA

Provođenje postupka javne nabave

CILJ PROCESA

Nabava roba, radova i usluga putem javno objavljenog poziva za nadmetanje u cilju ekonomičnog i pravodobnog

zadovoljenja stvarnih potreba, provođenja postupka u skladu sa zakonskim odredbama i učinkovitog korištenja

raspoloživih sredstava.

GLAVNI RIZICI

Predmet nabave nije dobro utvrđen

Procijenjena vrijednost nije dobro utvrđena

Dokumentacija za provođenje nabave sadrži propuste i nedostatke

Nemogućnost realizacije planirane nabave

Rizik krive procjene količine

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ:

Zahtjev za nabavu

Financijski plan

Plan nabave

Dokumentacija za nadmetanje (tehničke specifikacije itd.)

AKTIVNOSTI:

Zaprimanje zahtjeva za nabavom

Provjera zahtjeva s financijskim planom i planom nabave za tekuću

godinu

Osnivanje stručnog povjerenstva

Izrada nabavne dokumentacije (tehničke specifikacije, ponudbeni

troškovnici i ostalih uvjeti)

Izrada dokumentacije za nadmetanje

Objava poziva za nadmetanje

Zaprimanje i otvaranje pristiglih ponuda

Sastavljanje zapisnika o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda

Rangiranje ponuda sukladno kriteriju za odabir i uvjetima

propisanim dokumentacijom/uputama za prikupljanje ponuda

Odabir najpovoljnije ponude/ekonomski najpovoljnije ponude

Slanje obavijesti o odabiru ponude

Pregled prigovora i žalbi

Zaključenje ugovora s odabranim ponuditeljem

Prikupljanje, distribucija i arhiviranje kompletne dokumentacije

postupka prikupljanja ponuda

IZLAZ:

Zapisnik o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda

Odluka o odabiru ponude

Ugovor

Realizacija planirane nabave

Praćenje realizacije nabave

Ocjena dobavljača


Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces nabave, programska/informatička podrška



Uključene osobe

Ključne aktivnosti

Vo

ditelj

odje

la/N

aruči

telj

trošk

a

Vo

ditelj

odje

la

finan

cijs

ko

-

raču

novo

dst

venih

posl

ova

Dir

ekto

r

Vo

ditelj

odje

la

opći

h p

osl

ova

Adm

inis

trat

ivni

refe

rent

za p

osl

ove

pis

arnic

e

Stru

čno

povj

ere

nst

vo

Pisanje zahtjeva za nabavu O

Provjera zahtjeva s financijskim planom i planom

nabave za tekuću godinu O

Osnivanje stručnog povjerenstva O

Izrada nabavne dokumentacije (tehničke

specifikacije, ponudbeni troškovnici i ostalih

uvjeti)

O

Priprema i objava poziva za nadmetanje S O O

Zaprimanje i otvaranje pristiglih ponuda O

Sastavljanje zapisnika o otvaranju, pregledu i

ocjeni ponuda O

Rangiranje ponuda sukladno kriteriju za odabir i

uvjetima propisanim dokumentacijom/uputama

za prikupljanje ponuda O

Odabir najpovoljnije ponude O

Slanje obavijesti o odabiru ponude O

Pregled prigovora i žalbi O

Zaključenje ugovora s odabranim ponuditeljem O

Prikupljanje, distribucija i arhiviranje kompletne

dokumentacije postupka prikupljanja ponuda O O




POČETAK

Planiranje nabave

Odobrenje zahtjeva za nabavu

Odluka o početku postupka JN

Izrada dokumentacije za

nadmetanje i poziva

Kontrola

A

DA

DA

NE

NE

Zahtjev za nabavu

Slanje poziva i objava javne

nabave

Ispravak objave ili dokumentacije po

zahtjevu nadmetanja

Planirati sredstva za nabavu u

financijskom planu. Plan nabave

mora se objaviti na

internetskim stranicama EOJN-

a. Plan nabave i sve njegove

izmjene objavljuju se u roku od

60 dana od dana prihvaćanja

Plana

Direktor/voditelji

odjela

U roku 60

dana od

dana

donošenja

proračuna,

odnosno

financijskog

plana

ZJN Čl.28

Sukladno planu nabave zahtjev

za nabavu podnosi Voditelj

odjela na koji se odnosi nabava

Voditelj odjela na

koju se odnosi

nabava

Bez

odgode

(odmah)

Zahtjev za nabavu odobrava

direktor na temelju osiguranih

sredstava

Direktor

Pripremu i provedbu postupka

javne nabave obavlja stručno

povjerenstvo naručitelja.

Donošenje odluke o početku

postupka otvorene javne

nabave te osnivanje stručnog

povjerenstva. Odluku potpisuje

direktor.

Direktor Podaci u odluci


nadmetanje sukladno zahtjevima

za pripremu dokumentacije,

ZJN i Uredbe o načinu izrade i

postupanju s dokumentacijom

za nadmetanje i ponudama.

Voditelj odjela na

koju se odnosi

nabava, Stručno

povjerenstvo

2-4 tjedna

Pravilnik o

dokumentaciji o

nabavi te ponudi

u postupcima

javne nabave

(NN 65/17)

ZJN čl.200

Kontrola dokumentacije za

nadmetanje.

Stručno

povjerenstvo

Slanje poziva za nadmetanje u

EOJN. Objava poziva u EOJN

Pozivaju se svi potencijalni

ponuditelji da ako ispunjavaju

sve tražene uvjete dostave

ponudu do krajnjeg roka za

dostavu ponude.

Voditelj odjela

financijsko-

računovodstvenih

poslova/Voditelj

odjela općih

poslova/

Stručno

povjerenstvo

1 tjedan

Obrazac EOJN,

Izjava o

postojanju ili

nepostojanju

sukoba interesa,

Izjava o

odgovornoj

osobi naručit.

U slučaju prispijeća pisanih

zahtjeva za izmjenom ili

ispravkom objave i/ili

dokumentacije za nadmetanje,

naručitelj po potrebi mijenja ili

ispravlja objavu, odnosno

dokumentaciju. Naručitelj

osigurava dostupnost…

Stručno

povjerenstvo


Javna nabava II Opis aktivnosti Izvršenje Popratni


A

Ispravak objave ili dokumentacije po

zahtjevu nadmetanja

Preuzimanje dokumentacije i

vođenje evidencije

Dostava i prijem ponuda za

sudjelovanje u nadmetanju

Dokaz o preuzetoj dokumentaciji potencijalnog ponuditelja

Zahtjev za povrat ponude ili izmjena

B

DA

NE

…izmjena ili ispravaka svim

gospodarskim subjektima. Rok za

dostavu ponude produžuje se ako

ispravak/izmjena ima značajan

utjecaj na izradu ponuda. O

produženju rokova za dostavu

ponuda dokazivo se obavještavaju

svi gospodarski subjekti.

Stručno

povjerenstvo

10-15 dana prije

isteka roka

dostave ponuda-za

izmjenu

dokumentacije u

4-6 dana prije

isteka roka

dostave ponuda-za

dodatne

informacije

zatražene od

ponuditelja

Čl.202. ZJN

Naručitelj stavlja na raspolaganje

dokumentaciju za nadmetanje

gospodarskim subjektima (u

papirnatom obliku ili elektroničkom

na Internet stranici NN ili

naručitelja). Naručitelj vodi

evidenciju o gospodarskim

subjektima koji su zatražili uvid u

dokumentaciju, koji su otkupili

dokumentaciju ili izradili preslike

dokumentacije za nadmetanje (tajni

podaci do otvaranja ponuda)

Stručno

povjerenstvo

ZJN Čl.,31,

78.

Naručitelju se predaju ponude do

isteka roka za dostavu ponuda. U

Upisnik o zaprimanju ponuda

upisuju se sve ponude po

redoslijedu zaprimanja, a na

omotnici ponude bilježi se datum i

vrijeme zaprimanja

Stručno

povjerenstvo

20/40 dana, ovisno

o procijenjenoj

vrijednosti nabave

od dana slanja

poziva za

nadmetanje

Putem Elektroničkog oglasnika

javne nabave dobivamo na našu

mail adresu koju dostavljamo u

postupku objave dokaz o preuzetoj

dokumentaciji sa nazivom tvrtke

koja je preuzela dokumentaciju za

nadmetanje, te je iste naručitelj

obvezan evidentirati.

Stručno

povjerenstvo

Upisnik o

zaprimanju

ponuda

U roku za dostavu ponuda,

ponuditelj može potpisanom

izjavom izmijeniti svoju ponudu,

nadopuniti je ili odustati od

ponude. U slučaju odustajanja,

ponuditelj zahtijeva povrat svoje

neotvorene ponude.

Stručno

povjerenstvo


Javna nabava III Opis aktivnosti Izvršenje Popratni


B

Javno otvaranje poziva

Vođenje zapisnika o otvaranju ponude

Pregled i ocjena ponuda


C

PONIŠTENJEODABIR

Javno otvaranje ponuda održava

se na naznačenome mjestu i u

naznačeno vrijeme od strane

najmanje 2 ovlaštena predstavnika

naručitelja. Ponude se otvaraju

prema redoslijedu zaprimanja iz

upisnika o zaprimanju ponuda.

Ponude se označavaju rednim

brojevima sukladno redoslijedu

upisa u Upisnik o zaprimanju

ponuda. (Ponuda pristigla nakon

roka se ne otvara. Zakašnjela

ponuda se vraća gospodarskom

subjektu.)

Stručno

povjerenstvo

Pravilnik o

dokumentaciji

o nabavi te

ponudi u

postupcima

javne nabave

(NN 65/17)

Vodi se zapisnik o otvaranju

ponuda. Utvrđuje se jesu li

ponude potpisane, od koliko se

dijelova sastoje, postoje li traženi

prilozi. Zapisnik potpisuju

ovlašteni predstavnici naručitelja,

ovlašteni predstavnici ponuditelja.

Preslika zapisnika se uručuje svim

nazočnim predstavnicima

ponuditelja. Ostalim ponuditeljima

se dostavlja na njihov pisani

zahtjev. Provjerava se ispravnost

ponuda, te se vodi zapisnik u

kojem se navode analitički

ponude, njihova prihvatljivost,

odnosno razlozi isključenja

ponuda

Stručno

povjerenstvo

Pravilnik o

dokumentaciji

o nabavi te

ponudi u

postupcima

javne nabave

(NN 65/17)

Zapisnik o

otvaranju

Ponuda

Postupak pregleda i ocjene

ponuda obavljaju stručne osobe

naručitelja, te ako je potrebno

neovisne stručne osobe, na

temelju uvjeta i zahtjeva iz

dokumentacije za nadmetanje.

Pregled ponuda obuhvaća:

usporedbu cijena ponuda,

provjera računske ispravnosti

ponuda. O pregledu i ocjeni

ponuda izrađuje se zapisnik.

Stručno

povjerenstvo

Pravilnik o

dokumentaciji

o nabavi te

ponudi u

postupcima

javne nabave

(NN 65/17)

Zapisnik o

otvaranju

Ponuda

Nakon pregleda i ocjene ponuda

javni naručitelj donosi odluku o

odabiru ili odluku o poništenju.

Ako su pristigle dvije ili više

prihvatljivih ponuda s istom

najnižom cijenom kada je kriterij

odabira najniža cijena javni

naručitelj će odabrati ponudu koja

je zaprimljena ranije.

Direktor

Ako rok nije

određen u

dokumentaciji

za nadmetanje,

onda rok iznosi

30 dana od

dana isteka

roka za dostavu

ponude

Pravilnik o

dokumentaciji

o nabavi te

ponudi u

postupcima

javne nabave

(NN 65/17)

Odluka o

odabiru

ZJN čl.302.


Javna nabava IV Opis aktivnosti Izvršenje Popratni


C

Izrada odluke o poništenju

nadmetanja

Objava odluke o poništenju javnog

nadmetanja

Poziv za dostavu izvornika traženih

dokumenata

Odabir ponude

D

Razlozi za poništenje postupka

javne nabave mogu biti prije

isteka roka za dostavu ponuda i

nakon isteka roka za dostavu

ponuda. Odluku o poništenju s

preslikom zapisnika o pregledu i

ocjeni ponuda javni naručitelj je

obvezan dostaviti svakom

ponuditelju.

Stručno

povjerenstvo

Bez

odgode, na

dokaziv

način

Pravilnik o

dokumentaciji o

nabavi te ponudi

u postupcima

javne nabave

(NN 65/17)

Odluka o

poništenju

Zapisnik o

pregledu i ocjeni

čl.303 ZJN

Odluka o poništenju postupka

javne nabave naručitelj objavljuje

u Elektroničkom oglasniku

javne nabave u »Narodnim

novinama«

Stručno

povjerenstvo

Bez

odgode

Odluka o

poništenju

postupka ZJN čl.

303

Nakon pregleda i ocjene ponuda

valjane ponude rangiraju se

prema kriteriju za odabir

ponude. Nakon rangiranja

ponuda, a prije donošenja

odluke o odabiru, javni naručitelj

obvezan je od najpovoljnijeg

ponuditelja s kojim namjerava

sklopiti ugovor o javnoj nabavi,

zatražiti dostavu izvornika ili

ovjerenih preslika svih onih

dokumenata (potvrde, isprave,

izvodi, ovlaštenja i sl.) koji su bili

traženi, a koje izdaju nadležna

tijela. Ako ih ranije nije dostavio

Stručno

povjerenstvo

Naručitelj pregledava i ocjenjuje

zaprimljene ponude i donosi

odluku o odabiru prema

kriteriju za odabir ponude koji

je određen u pozivu na

nadmetanje ili dokumentaciji za

nadmetanje. Za odabir je

dovoljna jedna prihvatljiva

ponuda. O pregledu i ocjeni te o

rezultatu pregleda i ocjene

ponuda sastavlja se zapisnik o

pregledu i ocjeni ponuda. U

zapisniku o pregledu i ocjeni

ponuda javni naručitelj obvezno

navodi analitički prikaz traženih i

danih dokaza o sposobnosti,

prihvatljivost ponuda te razloge

isključenja ponuda. Ako su dvije

ili više valjanih ponuda jednako

rangirane prema kriteriju za

odabir ponude, javni naručitelj

odabrat će ponudu koja je

zaprimljena ranije

Stručno

povjerenstvo

30 dana od

dana isteka

roka za

dostavu

ponude.

čl.302. ZJN


Javna nabava V Opis aktivnosti Izvršenje Popratni


D

Izrada odluke o odabiru ponude

Dostava odluke

Zahtjev za uvid u ponude

Provođenje uvida ponude

Istek rokamirovanja

Izjava žalbe

E

DA

DA

Dostava žalbe i dokumentacije za

javnu nabavu državnoj komisiji

NE

NE

Izrađuje se odluka o odabiru

najpovoljnije ponude. Odluku

potpisuje odgovorna osoba

naručitelja –Direktor

Stručno

povjerenstvo

30 dana od dana

isteka roka za

dostavu ponude

Odluka o odabiru ponude dostavlja

se svakom ponuditelju

preporučenom poštom s

povratnicom ili na drugi dokaziv

način, zajedno sa preslikom

zapisnika o pregledu i ocjeni

ponuda.

Stručno

povjerenstvo

Ponuditelju je dopušten uvid u

njegovu ponudu i u izračun cijene

iz njegove ponude ako je javni

naručitelj ispravljao računske

pogreške u ponudi.

Ponuditelj

Nakon dostave odluke o odabiru

ili odluke o poništenju do isteka

roka za izjavljivanje žalbe , javni

naručitelj je obvezan ponuditelju

na njegov zahtjev omogućiti uvid u

bilo koju ponudu uključujući i

naknadno dostavljene dokumente

osim u one podatke koji su

označeni tajnima

Stručno

povjerenstvo

Javni naručitelj obvezan je

primijeniti rok mirovanja. Početak

roka mirovanja računa se od

prvoga sljedećeg dana nakon dana

dostave odluke o odabiru.

Naručitelj ne smije potpisati

ugovor o javnoj nabavi prije isteka

roka mirovanja

Stručno

povjerenstvo

15 dana kod

nabave velike

vrijednosti, deset

dana kod nabave

male vrijednosti

od dana dostave

odluke o

odabiru

Nezadovoljni ponuditelj može

tražiti zaštitu svojih prava pred

Državnom komisijom za kontrolu

postupaka javne nabave protiv

odluke, radnje, propuštanja radnje

naručitelja i sl.

Nezadovoljni

ponuditelj

Rok kod nabava

velike vrijednosti

je 10 dana, a kod

nabava male

vrijednosti 5

dana.

Naručitelj je obvezan odmah, a

najkasnije u roku pet dana od dana

primitka žalbe dostaviti Državnoj

komisiji:

1. žalbu s podatkom i dokazom o

načinu i vremenu dostave,

2. odgovor na žalbu s

očitovanjem o žalbenom navodu i

o žalbenom zahtjevu,

3. dokumentaciju koja se odnosi na

postupak javne nabave s popisom

priloga

Stručno

povjerenstvo

U roku pet dana

od dana primitka

žalbe


Javna nabava VI Opis aktivnosti Izvršenje Popratni


E

Objava informacije o zaustavljanju postupka javne

nabave

Postupak pravne zaštite

Pravomoćna odluka pravne zaštite

Potpisivanje ugovora

Obavijest o sklopljenom

ugovoru

F

Pohrana dokumentacije

Dostava jamstva za ispunjavanje

ugovora

Po primitku primjerka žalbe,

naručitelj je obvezan bez

odgađanja na isti način i na istim

internetskim stranicama na

kojima je objavljena osnovna

dokumentacija za nadmetanje

objaviti informaciju da je

izjavljena žalba i da se zaustavlja

postupak javne nabave.

Stručno

povjerenstvo

Provođenje postupka pravne

zaštite do konačne odluke

Državne komisije ili Upravnog

suda

Direktor

Po pravomoćnosti rješenja za

pravnu zaštitu može se nastaviti

sa zaključivanjem ugovora ili sa

ponavljanjem cjelokupnog

postupka ako Državna komisija

poništi postupak ili ga vrati u

određenu fazu postupka koja se

mora ponoviti.

Stručno

povjerenstvo

Jamstvo za uredno izvršenje

ugovora dostavlja odabrani

natjecatelj, ako je isto bilo

traženo u dokumentaciji za

nadmetanje

Stručno

povjerenstvo

Naručitelj potpisuje ugovor s

odabranim ponuditeljem U

ugovoru moraju biti ugovoreni

instrumenti osiguranja plaćanja,

odredbe o ugovornoj kazni,

instrumenti kvalitete izvođenja

radova i otklanjanja nedostataka

u jamstvenom roku.

Direktor

U roku 15

dana kod

nabave velike

vrijednosti

odnosno 10

dana kod

nabave male

vrijednosti

Obavijest o svakom

sklopljenom ugovoru u

Elektroničkom oglasniku javne

nabave »Narodnim novinama«.

Stručno

povjerenstvo

48 dana od

dana sklapanja

ugovora o

javnoj nabavi

Naručitelj je obvezan svu

dokumentaciju o svakom

postupku javne nabave čuvati

najmanje četiri godine od

završetka postupka javne

nabave. Za čuvanje

dokumentacije odgovoran je

arhivar

Administrativni

referent za

poslove

pisarnice


Javna nabava VII Opis aktivnosti Izvršenje Popratni


F

Povrat jamstva za ponudu

Izvršenje ugovora o javnoj nabavi

Izvršenje ugovora o javnoj nabavi

Vođenje registra javne nabave

KRAJ

Dostava izvješća o javnoj nabavi

Neposredno nakon završetka

postupka javne nabave javni

naručitelj će svim natjecateljima

ili ponuditeljima vratiti jamstva

za urednost ponude

natjecateljima čije ponude nisu

odabrane, uratke/dokumente za

koje je u dokumentaciji za

nadmetanje predvidio povrat.

Stručno

povjerenstvo

U roku od

30 dana od

konačnosti

odluke o

odabiru

Ugovorne strane izvršavaju

ugovor o javnoj nabavi u skladu

s uvjetima određenima u

dokumentaciji za nadmetanje i

odabranom ponudom. Stručni

savjetnik za poslove javne

nabave obvezan je kontrolirati

je li izvršenje ugovora o javnoj

nabavi u skladu s uvjetima

određenima u dokumentaciji za

nadmetanje i odabranom

ponudom.

Ugovorne strane

Izmjene ugovora o javnoj nabavi

za vrijeme njegova trajanja

smatraju se novim ugovorom za

koji je javni naručitelj obvezan

provesti novi postupak javne

nabave ako su te izmjene bitne u

odnosu na sadržaj osnovnog

ugovora i predstavljaju namjeru

ugovornih strana da ponovo

određuju osnovne elemente

toga ugovora.

Stručno

povjerenstvo

Naručitelj je obvezan voditi

registar ugovora o javnoj nabavi

i okvirnih sporazuma te podatke

iz registra ažurirati najmanje

svakih šest mjeseci (Voditelj

općih poslova). Naručitelj je

obvezan objaviti registar

ugovora o javnoj nabavi i

okvirnih sporazuma na

internetskim stranicama

(Voditelj odjela financijsko-

računovodstvenih poslova).

Voditelj odjela

općih

poslova/Voditelj

odjela financijsko-

računovodstvenih

poslova

Naručitelj je obvezan izraditi

izvješće o javnoj nabavi za

prethodnu godinu i dostaviti ga

Središnjem tijelu državne

uprave.

Voditelj odjela

financijsko-

računovodstvenih

poslova

do 31.

ožujka

svake

godine



Verzija 1.2.

VLASNIK PROCESA Naručitelj troška

NAZIV PROCESA

Provođenje postupka jednostavne nabave

SVRHA PROCESA

Nabava roba, radova i usluga u cilju ekonomičnog i pravodobnog zadovoljenja stvarnih potreba i učinkovitog

korištenja raspoloživih sredstva na ekonomičan i transparentan način.

GLAVNI RIZICI

Predmet nabave nije dobro utvrđen

Procijenjena vrijednost nije dobro utvrđena

Dokumentacija za provođenje nabave sadrži propuste i nedostatke

Nemogućnost realizacije planirane nabave

Rizik krive procjene količine

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ:

Zahtjev za nabavu

Financijski plan

Plan nabave

Nabavna dokumentacija (tehničke specifikacije itd.)

AKTIVNOSTI:

Zahtjev za nabavom

Provjera zahtjeva s financijskim planom i planom nabave za tekuću

godinu

Izrada nabavne dokumentacije (tehničke specifikacije, ponudbeni

troškovnici i ostalih uvjeti)

Slanje poziva na dostavu ponuda na dokaziv način

Zaprimanje ponuda i otvaranje pristiglih ponuda

Sastavljanje zapisnika o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda


propisanim dokumentacijom/uputama za prikupljanje ponuda

Odabir najpovoljnije ponude

Slanje obavijesti o odabiru ponude

Zaključenje ugovora/narudžbenice s odabranim ponuditeljem

Prikupljanje, distribucija i arhiviranje kompletne dokumentacije

postupka prikupljanja ponuda

IZLAZ:

Zapisnik o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda


Realizacija planirane nabave

Praćenje realizacije nabave

Ocjena dobavljača


Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces nabave, programska/informatička podrška



Uključene osobe

Ključne aktivnosti

Dir

ekto

r

Vo

ditelj

odje

la

/Nar

uči

telj

tro

ška

Adm

inis

trat

ivni re

fere

nt

za p

osl

ove

pis

arnic

e

Vo

ditelj

odje

la o

pći

h

posl

ova

Stru

čno p

ovj

ere

nst

vo

Zahtjev za nabavom O

Provjera zahtjeva s financijskim planom i planom nabave za

tekuću godinu O

Odobrenje zahtjeva za nabavom O O

Izrada nabave dokumentacije (tehničke specifikacije,

ponudbeni troškovnici i ostali uvjeti) O

Slanje pozivna na dostavu ponuda na dokaziv način O S

Zaprimanje i otvaranje pristiglih ponude O S O

Sastavljanje zapisnika o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda O


propisanim dokumentacijom/uputama za prikupljanje

ponuda

O

Odabir najpovoljnije ponude O S

Slanje obavijesti o odabiru ponude O

Zaključenje ugovora s odabranim ponuditeljem O

Prikupljanje, distribucija i arhiviranje kompletne

dokumentacije postupka prikupljanja ponuda S O


PROVOĐENJE POSTUPKA JEDNOSTAVNE NABAVE



POČETAK

Prikupljanje zahtjeva za nabavu

Kontrola

Određivanje postupka nabave

Kontrola

Zaključivanje ugovora

Pregled dobivene robe i usluge

KRAJ

DA

NE

DA

Zaprimanje ponuda

Provedba postupka nabave

Ispitivanje, ocjenjivanje i

usporedba ponuda

NE

Odobrenje zahtjeva za nabavu

od pojedinih organizacijskih

jedinica

Direktor

Kontrola točnosti i potpunosti

podataka

Voditelj

odjela

Odabir odgovarajuće procedure

i donošenje odluke o

provođenju postupka sukaldno

Pravilniku o jednostavnoj

nabavi. Definiranje rokova

sukladno predmetnom

Pravilniku.

Stručno

povjerenstvo


nadmetanje, osnivanje stručnog

povjerenstva, poziv na

nadmetanje

Stručno

povjerenstvo

Zaprimanje i evidentiranje

ponuda

Stručno

povjerenstvo

Sukladno

Pravilniku o

jednostavnoj

nabavi

Pregled i ocjena ponuda,

isključivanje iz nadmetanja

nevažećih ponuda, odabir

najpovoljnije ponude, obavijest

o izboru

Stručno

povjerenstvo

Zaključivanje

ugovora/narudžbenice s

dobavljačem

Direktor

Praćenje izvršenja ugovora i

ocjena naručenih roba i usluga

Voditelj

odjela



Verzija 1.2.

VLASNIK PROCESA Referent za računovodstvo II

NAZIV PROCESA

Proces zaprimanja računa, njihove provjere i plaćanja

SVRHA PROCESA

Zaprimljeni računi su formalno ispravni i provjereni te pravodobno plaćeni

GLAVNI RIZICI

Računi su formalno neispravni

Prolongirani vremenski rokovi plaćanja računa

Obrada računa nije izvršena u utvrđenim rokovima

Nemogućnost realizacije računovodstvenih aktivnosti

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ:

Ulazni račun

Financijski plan

Plan nabave

AKTIVNOSTI:

Zaprimanje računa

Suštinska kontrola računa

Računovodstvena i matematička kontrola računa

Odobrenje računa za plaćanje i evidentiranje

Obrada računa, kontiranje i knjiženje računa

Priprema računa za plaćanje

Plaćanje računa

Pohrana računa

IZLAZ:

Zaprimljeni račun zapisan u knjigu ulazne pošte i SPO

Zaprimljeni račun zapisan u knjigu ulaznih/izlaznih računa

Plaćeni račun


Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces zaprimanja, provjere, knjiženja i plaćanja računa

programska/informatička podrška



Uključene osobe

Ključne

Aktivnosti

Adm

inis

trat

ivni

refe

rent

za p

osl

ove

pis

arnic

e

Refe

rent

za

raču

novo

dst

vo II

Vo

ditelj

odje

la/

Nar

uči

telj

trošk

a

Dir

ekto

r

Viš

i re

fere

nt

za

raču

novo

dst

vo i

finan

cije

Vo

ditelj

odje

la

finan

cijs

ko

-

raču

novo

dst

venih

posl

ova

Zaprimanje računa O I

Suštinska kontrola računa O

Računovodstvena i matematička kontrola

računa O

Likvidiranje računa O

Odobrenje računa za plaćanje sukladno

roku plaćanja

O

Obrada računa, unos u poreznu knjigu,

kontiranje i knjiženje računa O

S I

Priprema računa za plaćanje O S

Plaćanje računa O S

Pohrana računa S S O


PROCES ZAPRIMANJA RAČUNA, NJIHOVE PROVJERE I PLAĆANJA


dokument Odgovornost Rok

POČETAK

Zaprimanje računa

Provjera računa

DA

Kontaktiranje s dobavljačem ili povrat računa

Predaja u likvidaturu i kompletiranje

Obrada računa

Kontiranje računa

Knjiženje računa

NE

A

Zaprimanje računa,

upis u knjigu pošte,

a zatim upis u

urudžbenu knjigu,

dodjela urudžbenog

broja, unos u SPO u

modul ulazni računi

u odgovarajuću

košuljicu koju je

formirao Voditelj

odjela/naručioc

troška

Administrativni

referent za

poslove pisarnice

Dnevno

Elektronički

zapis u SPO-

u

Zaprimljeni računi

sadrže referencu na

broj narudžbenice

/ugovora na temelju

kojeg su

roba/usluge/radovi

isporučeni. Kontrola

suštinske

ispravnosti.

Voditelj odjela/

naručioc troška Dnevno

Ciklus

odobravanja

u SPO-u

Provjera postojanja

potpisa, žiga ili

druge oznake

(elektronske=

kojom se može

potvrditi da je račun

odobren za

evidentiranje. Na

zaprimljenim

računima navedeni

su svi zakonski

elementi računa:

mjesto izdavanja,

broj i nadnevak, ime

(naziv), adresu i

osobni

identifikacijski broj

poduzetnika, koji je

isporučio dobra ili

obavio usluge

(prodavatelja), ime

(naziv), adresu i

osobni

identifikacijski broj

obveznika kome su

isporučena dobra ili

obavljene usluge

(kupca), količinu i

uobičajeni trgovački

naziv isporučenih

dobara te vrstu i

količinu obavljenih

usluga, nadnevak

isporuke dobara ili

obavljenih usluga,

Referent za


Ciklus

odobravanja

u SPO-u


iznos naknade

(cijene) isporučenih

dobara ili obavljenih

usluga, razvrstane

po poreznoj stopi,

iznos poreza

razvrstan po

poreznoj stopi i

zbrojni iznos

naknade i poreza.

Računska kontrola

ispravnosti iznosa za

plaćanje, kontrola

priložene

dokumentacije

(narudžbenica,

ugovor, otpremnica,

potvrda o izvršenoj

usluzi i radu, putne

karte, hotelski

računi, primke,

izdatnice i sl.)

Ukoliko račun nema

sve elemente

formalne ispravnosti

ili je računski

neispravan proces

ide na početak te

administrativni

referent za poslove

pisarnice kontaktira

dobavljača.

Likvidiranje na

poziciji Plana

nabave. Upis u SPO

vrste troška te

postotak terećenja

troškovima po

poslovnim

jedinicama (ili po

ključu raspodjele

troškova)

Voditelj odjela/

naručioc troška

Dnevno

Ciklus

odobravanja

u SPO-u

Odobrenje računa

za plaćanje (i ostalih

zahtjeva za plaćanje)

sukladno rokovima

dospjeća ili

raspoloživim

sredstvima te

naznaka konta ako

se radi o kapitalnim

investicijama i

ostalim osnovnim

sredstvima.

Pregledati da li

postoje dugovanja

od strane dobavljača

kako bi se mogao

Voditelj odjela

financijsko-

računovodstvenih

poslova

Dnevno

Ciklus

odobravanja

u SPO-u


Knjiženje računa

Odabir računa za plaćanje

Kontrola

Pisanje naloga

DA

NE

Evidentiranje plaćanja u knjizi ulaznih računa

Odlaganje računa

KRAJ

B

izvršiti prijeboj

istog.

Upis u knjigu ulaznih

računa (Poreznu

knjigu) te

dodjeljivanje broja

ulazne fakture.

Izrada netbanking

naloga za plaćanje,

ovjera istog te

knjiženje računa.

Knjiženje računa na

kontima glavne

knjige te

raspoređivanje

troška po radnim

jedinicama kako je

upisao naručioc

troška.

Ukoliko se radi o

sitnom inventaru

upisivanje inventara

po karticama

djelatnika.

Rashodovanje sitnog

inventara temeljem

računovodstvenih

politika.

Izlistavanje

temeljnice i

odlaganje računa sa

temeljnicom u

registrator.

Referent za


Ciklus

odobravanja

u SPO-u

Kontrola postupanja

u

računovodstvenom

programu i SPO-u

te ovjera na poleđini

računa

Viši referent za

računovodstvo i

financije

Prije mjesečnog

obračuna PDV-a

za račune koji

ulaze u obračun

Ovjera na

poleđini

računa



Verzija 1.2.

VLASNIK PROCESA Blagajnik/ca

NAZIV PROCESA

Proces blagajničkog poslovanja

SVRHA PROCESA

Zaprimljeni računi su formalno ispravni i provjereni te pravodobno plaćeni

GLAVNI RIZICI

Propusti u vođenju blagajničkog dnevnika

Neispravan obračun isplata/uplata

Rizik netočnog prikaza stanja blagajne -krađa

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ:

Računi

Uplatnice

Putni nalozi

AKTIVNOSTI:

Vršenje gotovinskih uplata i isplata

Knjiženje uplata i isplata

Vođenje blagajničkog dnevnika

Dnevni obračun blagajne

Izdavanje naloga za knjiženje

Polog gotovine

IZLAZ:

Blagajnički dnevnik

Uplatnice/isplatnice gotovine

Nalog za knjiženje

Potvrde o pologu gotovine


Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces blagajničkog poslovanja, programska/informatička

podrška


Uključene osobe

Ključne aktivnosti

Bla

gajn

ik/c

a

Vršenje gotovinskih uplata i isplata O

Knjiženje uplata i isplata O

Vođenje blagajničkog dnevnika O

Dnevni obračun blagajne O

Izdavanje naloga za knjiženje O

Polog gotovine O


POSTUPAK ZAPRIMANJA GOTOVINSKIH UPLATA I POLOG GOTOVINE



POČETAK

Zaprimanje nalogaza isplatu

Kontrola

Uplata

Izrada i ispis uplate i naloga knjiženja

Kontrola

Polog gotovine

Zaključavanje blagajničkog

dnevnika

Kontrola

KRAJ

DA

DA

NE

DA

NE

NE

Zaprimanje gotovine i pratećih

dokumenata od fizičkih ili

pravnih osoba.

Blagajnik Povremeno

Izlazni računi,

Uplatnice,

Isplatnice

Skeniranje bar koda sa računa,

kontrola točnosti iznosa na

dokumentu/ izrada uplatnice po

šifri komitenta, izrada uplatnice

po kontu (prihoda) u program/

Kontrola unosa podataka.

Blagajnik Odmah po

zaprimanju

Kompjuterska tisak uplate na

račun/izrada uplatnice i ispis,

knjiženje uplate u blagajnički

dnevnik i na nalog za knjiženje

prometa blagajne.

Blagajnik

Kontrola i brojenje novca. Blagajnik

Uplatnica

glavne blagajne,

Blagajnički

dnevnik, Nalog

za knjiženje

Blagajnik potpisuju uplatnicu i

zadržava jedan primjerak

uplatnice za arhivu (blagajnički

dnevnik)/odreska od računa, a

jedan primjerak ispostavlja

uplatitelju.

Blagajnik

Uplatnica

glavne

blagajne

Kontrola, izrada specifikacije

novca, brojanje novca te

pakiranje u posebne vrećice za

DNT.

Polog gotovine Blagajnik predaje

u FINU kao gotovinsku uplatu na

žiro račun Društva u DNT.

Blagajnik

Dana 30.11. 2017. godine raskinut je ugovor o obavljanju blagajničkih poslova s društvom EKO-MURVICA d.o.o. te je

sklopljen ugovor s FINANCIJSKOM AGENCIJOM. Blagajničku aktivnost provode vozači kamiona koji vrše gotovinsku

naplatu izvršenih usluga sa specijalnim vozilom uz obvezu da se polozi od radnog dana polažu u poslovnici FINA-e na žiro

račun Društva isti ili najkasnije sljedeći radni dan uz obvezu dostave dnevnog izvješća s mobilne blagajne u sjedište Društva

na daljnje računovodstveno postupanje.



Verzija 1.2.

VLASNIK PROCESA Viši referent za računovodstvo i financije

NAZIV PROCESA

Proces knjigovodstva

CILJ PROCESA

Pravodobno i točno evidentiranje poslovnih događaja

GLAVNI RIZICI

Propusti u vođenju poslovnih knjiga

Nepravovremeno zaprimanje ulaze dokumentacije

Nepravovremeno izdavanje izlaznih računa

Neispravna pohrana dokumentacije

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Knjigovodstvene isprave

Poslovne knjige

AKTIVNOSTI:

Zaprimanje dokumentacije

Kontiranje poslovnih događaja

Knjiženje u poslovnim knjigama

Usklađivanje knjigovodstvenih stanja

Odlaganje dokumentacije

Knjiženje poslovnih promjena

Provjera knjigovodstvenog stanja

IZLAZ: Knjigovodstvene evidencije s financijskim podacima o poslovanju

Društva


Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces knjigovodstva, programska/informatička podrška


Uključene osobe

Ključne

Aktivnosti

Refe

rent

za

raču

novo

dst

vo I

Refe

rent

za

raču

novo

dst

vo

Viš

i re

fere

nt

za

raču

novo

dst

vo i

finan

cije

Vo

ditelj

odje

la

finan

ciijs

ko

-

raču

novo

dst

venih

posl

ova

Zaprimanje dokumentacije O O

Kontiranje poslovnih događaja O O O S

Knjiženje u poslovnim knjigama O O

Usklađivanje knjigovodstvenog stanja O O O I

Odlaganje dokumentacije O O S

Knjiženje poslovnih promjena O O

Provjera knjigovodstvenog stanja O O O S


POSTUPAK KNJIŽENJA IZLAZNIH RAČUNA

Knjiženje IRA Opis aktivnosti Izvršenje Popratni


POČETAK

Zaprimanje podataka

Kontrola

Kontrola

KRAJ

DA

DA

NE

Knjiženje

Kontrola

DA

NE

Usklađivanje stanja

NE

Povlačenje i preuzimanje podataka

Zaprimanje podataka za

fakturiranje – modul

Komunalno. Zaprimanje

radnih naloga, Ugovora itd.

fakturiranje u modulu

Robno. Dospijeće mjesečnih

računa zadnji radni dan u

mjesecu, kod ostalih

transakcijskih računa ako rok

plaćanja pada na neradni dan

prvi sljedeći radni dan.

Referent za

računovodstvo

I

Unutar obračunskog

perioda za

Komunalno/3 dana

robno

Elektronički

ispis

podataka

od

Vodovoda,

Radni nalog

Ugovor

Kontrola potpunosti i

točnosti podataka i naziva

temeljem Zakona, unutarnjih

odluka, Cjenika itd.

Referent za

računovodstvo

I

Nakon zaprimanja

podataka

Povlačenje podataka iz

posebnog programa za

fakturiranje u posebnu

evidenciju za PDV. Poreznu

knjigu. Povlačenje podataka

iz robnog u Poreznu knjigu

Referent za

računovodstvo

I

Isti dan nakon

fakturiranja

Preuzimanje podataka iz

Komunalnog i Robnog na

temeljnicu i knjiženje na

konta glavne knjige.

Referent za

računovodstvo

I

Tjedno

Kontrola preuzetih podataka

i listanje temeljnice,

odlaganje dokumenta (glavne

rekapitulacije za sustav

komunalno i arhiviranje

računa u elektroničkom

obliku)

Referent za

računovodstvo

I

Do 15-og za

prethodni mjesec

Knjiženja storna računa

Referent za

računovodstvo

I

Dnevno

Knjiženje uplata primljenih na

žiro račun ili kroz blagajnu

Referent za

računovodstvo

I i Referent za

računovodstvo

II

Dnevno za

prethodni radni dan

Usklađivanje stanja

potraživanja sa kupcima

Referent za

računovodstvo

I i Referent za

računovodstvo

II

Jednom godišnje po

završnom

računu/polugodišnje/

povremeno

Kontrola knjigovodstvene

evidencije potraživanja od

kupaca i davanje uputa za

potrebne ispravke.

Referent za

računovodstvo

I i Referent za

računovodstvo

II

Polugodišnje


POSTUPAK KNJIŽENJA ULAZNIH RAČUNA

Knjiženje URA Opis aktivnosti Izvršenje Popratni


POČETAK

Zaprimanje podataka

Kontrola

Kontiranje

Kontrola

KRAJ

DA

DA

NE

Knjiženje

Dokumentacija za otpis

Kontrola

DA

NE

NE

Knjiženje

Ispravak vrijednosti

Zaprimanje podataka o

dugotrajnoj imovini

Referent za


Kontrola potpunosti

podataka prema zakonu i

PDV-u.

Referent za


Kontiranje dokumenata

na konta dugotrajne

imovine

Voditelj odjela

financijsko-

računovodstvenih

poslova

Dnevno

Unošenje računa u Knjigu

OS, definiranje

amortizacije sukladno

Zakonu o porezu na

dobit

Voditelj odjela

financijsko-

računovodstvenih

poslova

1. u mjesecu

od aktiviranja

OS

Ručno knjiženje Referent za

računovodstvo II

Dnevno

nakon

unošenja u

Knjigu OS


evidencije dugotrajne

imovine i davanje uputa za

potrebne ispravke.

Voditelj odjela

financijsko-

računovodstvenih

poslova

Pojedinačno

tijekom

godine kod

rashodovanja

ili prijenosa,

te za sve u

1.mjesecu

Zapisnici o

inventuri

Ispis i dostava inventurnih

lista povjerenstvima za

inventuru. Izrada

dokumenata za otpis po

zapisnicima o inventuri

Viši referent za

računovodstvo i

financije

Jednom

godišnje i

prema nalogu

Nalog za

knjiženje

Knjiženje po zapisnicima

o inventuri

Referent za

računovodstvo

I/Viši referent za

računovodstvo i

financije

Jednom

godišnje i

prema nalogu

Obračun ispravka

vrijednosti DI, i državnih

potpora

Voditelj odjela

financijsko-

računovodstvenih

poslova/Viši

referent za

računovodstvo i

financije

Jednom

godišnje i

prema nalogu

Knjiženje ispravka

vrijednosti dugotrajne

imovine

Referent za

računovodstvo

I/Viši referent za

računovodstvo i

financije

Unutar

obračunskog

perioda

Nalog za

knjiženje

Usklađenje Knjige OS s

Financijskom knjigom

Voditelj odjela

financijsko-

računovodstvenih

poslova

Polugodišnje


POSTUPAK KNJIŽENJA KRATKOTRAJNE IMOVINE-SITNOG INVENTARA



POČETAK

Zaprimanje podataka

Kontrola

Kontiranje

Kontrola

KRAJ

DA

DA

NE

Knjiženje

Upis u evidenciju

Kontrola

DA

NE

NE

Knjiženje

Ispravak vrijednosti

Dokumentacija za otpis

Zaprimanje podataka o

sitnom inventaru

Referent za

računovodstvo

II

Dnevno

Račun

dobavljača sa

izdatnicom na

Odjel -Odluke

o rashodu -

Obavijesti o

prijenosu

Kontrola potpunosti

podataka prema

zakonu i PDV-u.

Referent za

računovodstvo

II

Dnevno

Kontiranje

dokumenata sitnog

inventara

Referent za

računovodstvo

II

Dnevno Nalog za

knjiženje

Knjiženje po

dokumentu sitnog

inventara

Referent za

računovodstvo

II

Dnevno

Knjiženje ispravka

vrijednosti sitnog

inventara

Referent za

računovodstvo

II

Dnevno

Upis u evidenciju

sitnog inventara po

karticama djelatnika te

dostava primke na

ovjeru radniku

Referent za

računovodstvo

II

Dnevno

Po

računu/Zapisnici

o inventuri

Ispis i dostava

inventurnih lista

povjerenstvima za

inventuru. Izrada

dokumenata za otpis

po zapisnicima o

inventuri

Referent za

računovodstvo

II

Tijekom 1.

mjeseca

Nalog za

knjiženje

Knjiženje po

zapisnicima o inventuri

Referent za

računovodstvo

II

Pojedinačno

tijekom

godine kod

rashodovanja

ili prijenosa,

te u roku

tjedan dana

od dostave

ovjerenog

zapisnika

Zapisnici o

inventuri


POSTUPAK KNJIŽENJE OSTALIH POSLOVNIH DOGAĐAJA I IZRADA BILANCE STANJA



POČETAK

Zaprimanje podataka

Kontrola

Kontiranje

Kontrola

Usklađivanje stanja konta

Kontrola

KRAJ

DA

DA

NE

DA

NE

NE

Knjiženje

Zaprimanje dokumenata s

podacima: ulaznih računa,

obavijesti o knjiženju,

obračun kamata

Referent za


Račun

dobavljača

Obavijest o

knjiženju

Obračun

kamata

Kontrola potpunosti

podataka prema zakonu i

PDV-u.

Referent za


Kontiranje ulaznih računa na

konta obveza i troškova

Referent za


Nalog za

knjiženje

ulaznih računa

Knjiženje dokumenta (po

kontima u glavnoj

knjizi/provjera, listanje

temeljnice/ knjiženje

plaćanja prema dobavljačima

preko žiro računa

Referent za

računovodstvo II

Unutar

obračunskog

razdoblja


evidencije ostalih poslovnih

događaja i davanje uputa za

potrebne ispravke.

Voditelj odjela

financijsko-

računovodstvenih

poslova

Mjesečno

Usklađivanje stanja konta

glavne knjige i analitičkih

evidencija.

Referent za

računovodstvo


računovodstvo i

financije

Na dan

31.12. i 30.6.

i prema

potrebi


evidencije dugovanja prema

dobavljačima i davanje uputa

za potrebne ispravke.

Voditelj odjela

financijsko-

računovodstvenih

poslova



Verzija 1.2.


NAZIV PROCESA

Proces sastavljanja godišnjeg obračuna

SVRHA PROCESA

Uspješno obaviti godišnji obračun kako bi se utvrdilo poslovanje tijekom godine.

GLAVNI RIZICI


Neusklađena stanja po kontima

Neusklađena stanja porezne knjige i glavne knjige

Pogreške pri obračunu amortizacije, državnih potpora, doprinosa, poreza na dobit

Neispravna inventura, netočan prikaz stanja, krađa

Donos krivog salda u sljedeću godinu

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ:

Izvod otvorenih stavki

Popis inventurnih komisija, odluka o prihvaćanju rezultata

inventura

Knjigovodstvene isprave

Poslovne knjige

AKTIVNOSTI:

Knjiženje poslovnih promjena potrebnih za zatvaranje poslovne

godine (tečajne razlike, kamate, glavnice kredita)

Provjera knjigovodstvenog stanja

Obračun zateznih kamata

Otpisi potraživanja

Izrada godišnjeg popisa inventure

Knjiženje viškova i manjkova

Rashodovanje dugotrajne imovine (materijalne nematerijalne),

izrada temeljnica

Usklađenje dugotrajne imovine

Obračun državnih potpora, izrada temeljnica

Zatvaranje klase troškova i prihoda

Obračun doprinosa (hrvatske šume, turistička zajednica,

spomenička renta), uplata akontacija

Obračun PDV-a

Obračun poreza na dobit

Izrada GFI-pod

Izrada najniže cijene vodnih usluga

Izrada izvješća po HSFI i Zakona o računovodstvu

IZLAZ:

Bilanca, RDG, NT, Promjene kapitala, GFI-pod, obračuni doprinosa

Revizorsko izvješće

Odluka o prihvaćanju financijskih izvješća


Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces godišnjeg obračuna, programska/informatička podrška



Uključene osobe

Ključne aktivnosti

Refe

rent

za

raču

novo

dst

vo I

Refe

rent

za

raču

novo

dst

vo II

Viš

i re

fere

nt

za

raču

novo

dst

vo i

finan

cije

Vo

ditelj

odje

la

finan

cijs

ko

-

raču

novo

dst

venih

posl

ova

Knjiženje poslovnih promjena-zatvaranje

posl.godine O O S I

Provjera knjigovodstvenog stanja O O S I

Obračun zateznih kamata O O I

Otpisi potraživanja S S O I

Izrada godišnjeg popisa-inventura O I

Knjiženje viškova i manjkova S O I

Rashodovanje dugotrajne imovine, izrada temeljnica I S O

Usklađenje dugotrajne imovine S O

Rashodovanje sitnog inventara S O I

Usklađenje sitnog inventara O I I

Obračun državnih potpora, izrada temeljnica S O

Zatvaranje klase prihoda i rashoda O S I

Obračun doprinosa (HGK, TZ, Spomenička renta,

Hr.šume) O I

Obračun PDV-a O O S I

Obračun porez na dobit O I

GFI-POD O I

Analiza najniže cijene vodne usluge O

Izrada godišnjih izvješća prema ZOR i HSFI O


Usklađivanje anal. evidencije i gl.

knjige Opis aktivnosti

Izvršenje Popratni


POČETAK

Knjiženje

Kontrola

Obračun kamata

KRAJ

DA

NE

Otpis potraživanja

Izrada godišnjeg popisa

Zatvaranje prihoda i rashoda

Obrada doprinosa

Knjiženje

Obrada dugotrajne imovine

Obrada sitnog inventara

Obrada PDV-a

Obrada poreza na dobit

Obrada GFI POD

Analiza cijene vode

Izrada god. izvješća

Knjiženje poslovnih promjena

zatvaranje posl. godine

Referent za

računovodstvo

I/Referent za

računovodstvo II

Provjeravaju se podaci u

razdoblju usklađenja sa glavnom

knjigom

Referent za

računovodstvo

I/Referent za

računovodstvo II

Obračun zateznih kamata

Referent za

računovodstvo I /Viši

referent za

računovodstvo i

financije

Otpisi potraživanja

Viši referent za

računovodstvo i

financije

Izrada godišnjeg popisa-

inventura

Viši referent za

računovodstvo i

financije

Knjiženje viškova-manjkova

Viši referent za

računovodstvo i

financije

Rashodovanje dugotrajne

imovine, izrada temeljnice

Voditelj odjela

financijsko-

računovodstvenih

poslova

Usklađenje dugotrajne imovine

Voditelj odjela

financijsko-

računovodstvenih

poslova

Rashodovanje sitnog inventara

Viši referent za

računovodstvo i

financije

Usklađenje sitnog inventara Referent za

računovodstvo II

Obračun državnih potpora,

izrada temeljnica

Voditelj odjela

financijsko-

računovodstvenih

poslova

Zatvaranje klase prihoda i

rashoda

Referent za

računovodstvo

I/Referent za

računovodstvo II

Obračun doprinosa (HGK; TZ;

Spomenička renta, HR. šume)

Viši referent za

računovodstvo i

financije

Konačni obračun PDV-a

Referent za

računovodstvo

I/Referent za

računovodstvo II/ Viši

referent za

računovodstvo i

financije

Obračun poreza na dobit

Viši referent za

računovodstvo i

financije


Izrada GFI –POD

Viši referent za

računovodstvo i

financije

Analiza najniže cijene vodne

usluge

Voditelj odjela

financijsko-

računovodstvenih

poslova

Izrada godišnjih izvješća prema

ZOR i HSFI

Voditelj odjela

financijsko-

računovodstvenih

poslova


Verzija 1.2.

VLASNIK PROCESA Viši referent za računovodstvo i financije

NAZIV PROCESA

Proces usklađivanja analitičke evidencije i glavne knjige

CILJ PROCESA

Pravovremeno obavljeno usklađivanje analitičke evidencije i glavne knjige

GLAVNI RIZICI


Nepravovremeno zaprimanje ulazne dokumentacije


KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Knjigovodstveni podaci

Poslovne knjige

AKTIVNOSTI:

Provjera podataka o kupcima

Provjera analitičke evidencije dugotrajne imovine

Provjera evidencije blagajne

Provjera evidencije sitnog inventara

Provjera evidencije potraživanja

Provjera stanja glavne knjige

Usklađivanje analitičke evidencije i glavne knjige

IZLAZ: Izvještaj o obavljenom usklađivanju


Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces usklađivanje analitičke evidencije i glavne knjige

programska/informatička podrška


Uključene osobe

Ključne aktivnosti

Refe

rent

za

raču

novo

dst

vo I

Refe

rent

za

raču

novo

dst

vo II

Viš

i re

fere

nt

za

raču

novo

dsv

o i

finan

cije

Vo

ditelj

odje

la

finan

cijs

ko

-

raču

novo

dst

venih

posl

ova

Provjera podataka o kupcima O O

Provjera analitičke evidencije dugotrajne imovine S O

Provjera evidencije blagajne O I

Provjera evidencije sitnog inventara O I

Provjera evidencije potraživanja O O I

Provjera stanja glavne knjige S S O I

Usklađivanje analitičke evidencije i glavne knjige S S O I


Usklađivanje anal. evidencije i gl.

knjige Opis aktivnosti

Izvršenje Popratni


POČETAK

Prikupljanje podataka o pojedinim kupcima/

dobavljačima

Kontrola

Pregled analitičke evidencije dugotrajne

imovine

Pregled analitičke evidencije blagajne

DA

DA

NE

Pregled analitičke evidencije sitnog

inventara

Pregled analitičke evidencije potraživanja

Kontrola

Provjera stanja glavne knjige

Usklađivanje stanja glavne knjige

Kontrola

KRAJ

DA

DA

NE

NE

Provjeravaju se podaci o

pojedinim kupcima (prikaz

otvorenih stavki, dugovno i

potražno stanje na računima

kupaca).

Referent za

računovodstvo I

/Referent za

računovodstvo II

Jednom

mjesečno

Provjeravaju se podaci u

razdoblju usklađenja sa glavnom

knjigom

Referent za

računovodstvo I

/Referent za

računovodstvo II

Jednom

mjesečno

Glavna

knjiga,

pomoćne

knjige

Pregledava se analitička

evidencija dugotrajne imovine

Voditelj odjela

financijsko-

računovodstvenih

poslova

Jednom

mjesečno

Analitičke

evidencije


evidencija blagajne

Referent za

računovodstvo I

Jednom

mjesečno

Analitičke

evidencije


evidencija sitnog inventara

Referent za

računovodstvo II

Jednom

mjesečno

Analitičke

evidencije


evidencija potraživanja

Referent za

računovodstvo I

/Referent za

računovodstvo

II/Administrativni

referent

Jednom

mjesečno

Analitičke

evidencije

Provjerava se stanje u glavnoj

knjizi

Viši referent za

računovodstvo i

financije

Jednom

mjesečno

Analitičke

evidencije ,

Glavna knjiga

Vrši se usklađivanje stanja

glavne knjige sa analitičkim

evidencijama usporedbom

stanja

Viši referent za

računovodstvo i

financije

Jednom

mjesečno

Kontrolira se usklađivanje

Voditelj odjela

financijsko-

računovodstvenih

poslova/Viši

referent za

računovodstvo i

financije

Jednom

mjesečno



Verzija 1.2.


NAZIV PROCESA

Proces knjigovodstveni postupci pri izradi financijskih izvješća

SVRHA PROCESA

Ispravni financijski izvještaji – ispravno iskazane vrijednosti imovine, obveza, rashoda i izdataka, prihoda i

primitaka, te uredno izvršavanje proračuna. Ispravno utvrđen rezultat poslovanja u obračunskom razdoblju.

GLAVNI RIZICI


Greške u knjiženjima


KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ:

Knjigovodstveni podaci

Poslovne knjige

Zakon

AKTIVNOSTI:

Izrada probne bilance

Provođenje završnih knjiženja

Izrada konačne bilance

Preuzimanje obrazaca za financijske izvještaje

Izrada bilance poreza na dobit

Izrada financijskih izvještaja

Usvajanje izvještaja

Dostava financijskih izvještaja

IZLAZ:

Financijski izvještaji

Godišnje izvješće o stanju i poslovanju društva

Bilješke uz financijske izvještaje


Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces knjigovodstvenih postupaka pri izradi financijskih

izvještaja programska/informatička podrška



Uključene osobe

Ključne aktivnosti

Refe

rent

raču

novo

đa

I

Refe

rent

raču

novo

đa

II

Vo

ditelj

odje

la

finan

cijs

ko

-

raču

novo

dst

venih

posl

ova

Viš

i re

fere

nt

za

raču

novo

dst

vo i

finan

cije

Nad

zorn

i o

dbor

i

Skupšt

ina

Dir

ekto

r

Izrada probne bilance I O

Provođenje završnih ispravaka i knjiženja O O I S

Izrada konačne bilance I O

Preuzimanje i popunjavanje obrazaca za

financijske izvještaje O S

Izrada bilance poreza na dobit I O

Izrada financijskih izvještaja O

Usvajanje izvještaja I O O

Dostava financijskih izvještaja O I


Postupci pri izradi financijs. izvješća Opis aktivnosti Izvršenje Popratni


POČETAK

Provjerapodataka

Izrada probne bilance

A

DA

NE

Kontrola


DA

NE

Zatvaranje prometa

Prije izrade financijskih

izvještaja provode se postupci

provjere prometa odnosno

stanja osnovnih računa, i to

kako slijedi:

-da li su pravilno otvorena

početna stanja

-da li su proknjiženi svi

knjigovodstveni dokumenti

koji se odnose na poslovne

događaje obračunskog

razdoblja za koje je potrebno

sačiniti financijski izvještaj

-odgovaraju li knjigovodstvena

stanja na računima novčanih

sredstava odgovarajućim

izvodima-provjeriti da li su

usklađene kartice prometno

značajnijih kupaca i dobavljača

-odgovaraju li podaci o stanju

danih i/ili primljenih zajmova s

izvodima primatelja i/ili

davatelja zajma

- da li se istovrsni poslovni

događaji knjiže na ujednačen

način odnosno na istim

osnovnim računima

- da li stanje u pomoćnim

evidencijama odgovara stanju

iskazanom u poslovnim

knjigama

Referent

računovodstva

I/Referent

računovodstva


računovodstvo i

financije

Prije

izrade

izvješća

Saldo liste

kupaca,

dobavljača,

imovine,

financijske

kartice izvod

žiro računa

Izrada probne bilance koja u

pravilu može ukazati na grube

greške.

Viši referent za

računovodstvo i

financije

Prije

izrade

izvješća

Fin.kartice

računa

rashoda i

prihoda i

Bilanca stanja

Kontrolira se probna bilanca

Voditelj odjela

financijsko-

računovodstvenih

poslova/ Viši

referent za

računovodstvo i

financije


Referent za

računovodstvo

I/Referent za

računovodstvo II

Prije

izrade

izvješća

Zatvoriti promete na

osnovnim računima

poslovanja. Prijenos na novu

godinu. Izvršiti prijenose na

račune obračuna prihoda i

rashoda

Referent za

računovodstvo

I/Referent za

računovodstvo II

Prije

izrade

izvješća


Postupci pri izradi financijs.

izvješća Opis aktivnosti

Izvršenje Popratni


Kontrola

KRAJ

DA

Izrada bilance

B

Izrada izvješća

Usvajanje izvješća

Usvajanje izvješća

Izraditi konačnu bilancu s

utvrđenim ISPRAVNIM

rezultatom poslovanja, odnosno

ispravno utvrđenim viškom

/manjkom prihoda, a u cilju

izrade financijskih izvještaja.

Viši referent za

računovodstvo i

financije

Uz izradu

izviješća

Kontrolira se konačna bilanca.

Voditelj odjela

financijsko-

računovodstvenih

poslova/ Viši

referent za

računovodstvo i

financije

Popunjavanje obrazaca GFI-POD

Viši referent za

računovodstvo i

financije

Izrada godišnjeg izvješća o

poslovanju i popratnih bilješki.

Voditelj odjela

financijsko-

računovodstvenih

poslova

Usvajanje izvješća Direktor

Usvajanje izvješća Nadzorni odbor i

Skupština

Dostava izvješća Vlasniku,

Poreznoj i FINA-i

Voditelj odjela

financijsko-

računovodstvenih

poslova

sukladno

Zakonu


5 Popis rizika

a. Definicije

Naziv Opis

Rizik Mogućnost nastanka događaja koji mogu nepovoljno utjecati na ostvarenje ciljeva

Upravljanje rizicima Cjelokupan proces utvrđivanja, procjenjivanja i praćenja rizika te poduzimanja potrebnih

radnji u svrhu smanjenja rizika

Vrednovanje rizika

a. razina utjecaja – predstavlja utjecaj koji bi neki nepovoljni događaj imao po

organizaciju u slučaju ostvarivanja takvog događaja. Taj utjecaj može biti nekakva šteta

ili izgubljena prilika. Obzirom da je utjecaj potrebno kvantificirati predviđena je

dodjela ocjene u rasponu od 1 do 3 na način da je 1 nizak utjecaju a 3 visok utjecaj

b. vjerojatnost pojavljivanja – pokazuje koliko je vjerojatno da će se neki neželjeni

događaj zaista dogoditi. Vjerojatnost događaja treba procijeniti za svaku utvrđeni rizik

te je predviđena dodjela ocjene u rasponu od 1 do 3 na način da je 1 niska

vjerojatnost pojavljivanja a 3 visoka razina pojavljivanja

Raspon procjene

Raspon ukupnog rizika procesa Rizik procesa Otklanjanje rizika

0-9 NIZAK korektivna

10-19 UMJEREN preventivna

20-27 VISOK direktivna

Otklanjanje rizika

a. direktivna kontrola (oblikovane su u svrhu poticanja radnji i događaja potrebnih za

ostvarenje ciljeva. npr. jasna definicija ciljeva, pravilnika, procesa )

b. preventivna kontrola (oblikovane su u svrhu sprječavanja javljanja nepravilnosti,

pogrešaka i nedostataka. radi se naime o proaktivnim mehanizmima koji djeluju u

trenutku odvijanja neke aktivnosti. Troškovno su najpovoljniji jer provode pervenciju

i smanjenje nastupa određenih rizika. npr. ovlaštenja )

c. korektivna kontrola (oblikovane su na način da ispravljaju okolnosti nepoželjnih

događaja koji su se ostvarili. planiraju postupanje u nepredviđenim okolnostima

predstavljajući sredstvo kojom organizacije planiraju trajnost svog poslovanja nakon

događaja na koje nisu mogli utjecati)


b. Popis rizika

Proces Prepoznati rizik procesa ili područja

djelovanja

V R E D N O V A NJ E R I Z I K A

Razina

utjecaja

Vjerojatnost

pojavljivanja Ukupno

Najviši

rizik

procesa

Relativan

rizik

procesa

Ukupan

rizik

procesa

Otklanjanje Odgovorna

osoba

1 2 (1*2) 4 5 6 7 8

IZV

RŠA

VA

NJE

Proces naplate i prisilne

naplate komunalnih i

ostalih usluga

Nemogućnost naplate 3 2 6

6 3,67 11 preventivna kontrola vlasnik procesa Nepravovremeno reagiranje na

potraživanja 3 1 3

Neadekvatni instumenti naplate 2 1 2

Proces plaćanja računa

Nepravovremeno podmirene obveze 1 1 1

6 3,33 10 preventivna kontrola vlasnik procesa Nedostatak sredstava 3 1 3

Dugotrajna dostava računa unutar

organizacije 3 2 6

Proces isplate sredstva

udrugama građana

Nenamjenski utrošak doniranih

sredstava 1 1 1

1 1,00 3 korektivna kontrola vlasnik procesa Nedovoljna sredstva za isplatu 1 1 1

Nedostavljanje izvješća o utrošku

sredstava 1 1 1

Proces zaprimanje roba

Odstupanje od naručene kvalitete ili

količine robe 2 1 2

3 2,00 6 korektivna kontrola vlasnik procesa Odstupanje od dogovorenog roka 3 1 3

Komunikacija s dostavljačima 1 1 1

Proces zaprimanje

radova


količine radova 2 1 2

3 2,33 7 korektivna kontrola vlasnik procesa Odstupanje od dogovorenog roka 3 1 3

Komunikacija s izvođačima radova 2 1 2

Proces tehničkog

pregleda

Nepravodobno i nekvalitetno

izvedeni radova 3 2 6

6 4,00 12 preventivna kontrola vlasnik procesa Nastanak većih kvarova 3 1 3

Nesukladno sa specifikacijama radova

iz ugovora 3 1 3

Proces zaprimanje

usluga


količine usluga 3 1 3

6 3,33 10 preventivna kontrola vlasnik procesa Odstupanje od dogovorenog roka 3 2 6

Komunikacija s dobavljačima 1 1 1


Proces zaprimanja,

otpreme i arhiviranja

dokumenata

Gubitak ili oštećenje dokumenata 3 1 3

3 1,50 6 korektivna kontrola vlasnik procesa Neadekvatno arhiviranje 2 1 2

Neadekvatno provođenje procesa

zaprimanja 1 1 1

JAV

NA

NA

BA

VA

Provođenje postupka

javne nabave

Predmet nabave nije dobro utvrđen 3 1 3

3 2,67 8 korektivna kontrola vlasnik procesa Dokumentacija za provođenje

nabave sadrži propuste i nedostatke 3 1 3

Rizik krive procjene količine 2 1 2

Provođenje postupka

jednostavne nabave

Predmet nabave nije dobro utvrđen 3 1 3

3 2,67 8 korektivna kontrola vlasnik procesa Dokumentacija za provođenje

nabave sadrži propuste i nedostatke 3 1 3

Rizik jednog ponuđača 2 1 2

RA

ČU

NO

VO

DST

VO

Proces blagajničkog

poslovanja

Propusti u vođenju blagajničkog

dnevnika 2 1 2

9 7,00 14 preventivna kontrola vlasnik procesa Neispravan obračun isplata/uplata 3 1 3

Rizik netočnog prikaza stanja blagajne

-krađa 3 3 9

Proces knjigovodstva

Propusti u vođenju poslovnih knjiga 3 1 3

9 4,33 13 preventivna kontrola vlasnik procesa Nepravovremeno zaprimanje ulazne

dokumentacije 3 3 9

Neispravna pohrana dokumentacije 1 1 1

Proces zaprimanja

računa, njihove provjere

i plaćanja

Računi su formalno neispravni 2 2 4

6 3,50 14 preventivna kontrola vlasnik procesa Obrada računa nije izvršena u

utvrđenim rokovima 3 2 6

Nemogućnost realizacije

računovodstvenih aktivnosti 2 2 4

Proces sastavljanja

godišnjeg obračuna


3 3,00 9 korektivna kontrola vlasnik procesa Neispravan obračun inventura 3 1 3

Rizik netočnog prikaza stanja -krađa 3 1 3

Proces usklađivanja

analitičke evidencije i

glavne knjige


3 1,50 6 korektivna kontrola vlasnik procesa Nepravovremeno zaprimanje ulaze

dokumentacije 2 1 2


Proces knjigovodstveni

postupci pri izradi

financijskih izvješća


3 1,50 6 korektivna kontrola vlasnik procesa Greške u knjiženjima 2 1 2



Evidentiranje i odobravanje iznimaka

Iznimke od definiranog postupanja su obrazložene, dokumentirane i evidentirane prije njihova podnošenja na odobrenje.

Iznimke od definiranog postupanja su odobrene od strane Direktora prije izvršenja postupanja.

Iznimke od definiranog postupanja se analiziraju kako bi se utvrdile okolnosti zbog kojih je došlo do odstupanja i mjera

koje su poduzete radi njihova rješavanja kako bi se izveli zaključci o načinu postupanja, planirale buduće aktivnosti ili

doradile procedure.

Tumačenje i izmjene Pravilnika

Tumačenje ovog Pravilnika daje direktor Društva.

Izmjene i dopune ovog Pravilnika vrše se na način na koji je i donesen.

Stupanje na snagu Pravilnika

Ovaj Pravilnik stupa na snagu i primjenjuje se od dana dana 7. ožujka 2018. godine.

Stupanjem na snagu ovog Pravilnika prestaje važiti Pravilnik o financijskom upravljanju i kontroli KLASA: 003-05/17-

01/0010, URBROJ: 2107/01-10-01/01-18-2 od dana 4. siječnja 2018. godine.

Izradio:

Sanjin Šopić, dipl. oec., v.r.

Direktor MURVICA d.o.o.:

Jevgenij Prpić, mag. ing. geod. et geoinf., v. r.

DOSTAVITI:

1. URED DIREKTORA, Kralja Tomislava 85A, 51260 Crikvenica

2. ODJEL FINANCIJSKO-RAČUNOVODSTVENIH POSLOVA, Kralja Tomislava 85A, 51260 Crikvenica

3. ODJEL OPĆIH POSLOVA, Kralja Tomislava 85A, 51260 Crikvenica

4. ODJEL TEHNIČKIH POSLOVA, Kralja Tomislava 85A, 51260 Crikvenica

5. ODSJEK USLUGA, Kralja Tomislava 85A, 51260 Crikvenica

6. ODSJEK ODRŽAVANJA, Kralja Tomislava 85A, 51260 Crikvenica

7. PISMOHRANA – OVDJE.

predmet: izmjena pravilnika o financijskom upravljanju i ... · namjera poduzeća je efikasno i...

Documents