presentatie 2 symposium scb: cm partners
TRANSCRIPT
Kwaliteitsborging en Contractmanagement
30-1-2014, Gert-Jan Vlasveld
Even voorstellen ….
• Gert-Jan Vlasveld
• 20 jaar:
• 5 jaar:
• 7 jaar: 3 jaar:
• Mede ontwikkelaar methode
Even voorstellen …… de NBCM
o Nederlandse Beroepsvereniging voor Contractmanagement
o Doelstelling:
o Het bevorderen van professioneel contractmanagement en de behartiging van de belangen van professionals en organisaties op het gebied van contractmanagement
o Opgericht 6 mei 2010
o Momenteel +-140 leden
o Bestaande uit natuurlijke personen
o Uit diverse toepassingsgebieden (ICT, FM, bouw …)
o Met een lage drempel (€75/jaar)
3
De activiteiten van de NBCM
Doelstellingen bereiken door:
o Netwerkplatform te bieden voor leden onderling en met externe partijen.
o Uitwisselen van kennis en best practices.
o Stimuleren van aandacht voor contractmanagement in media en vakliteratuur
o Stimuleren en doen van marktonderzoek
o Stimuleren onderwijs/opleidingen
o Behartigen van belangen en de lobby voor contractmanagement
o Uitgeven van publicaties
o Op termijn stellen van normen en stimuleren/uitvoeren van certificering voor contractmanagers
4
Publicaties NBCM
o De Competente contractmanager
� Het werkveld van de contractmanager
� Het competentieprofiel van de contractmanager
o Handleiding beoordelingsraamwerk Organisatie Ontwikkel Modellen voor Contractmanagement
5
Kwaliteitsborging in contractmanagement
• Contractmanagement heeft tot doel het
realiseren van de beoogde
contractdoelstellingen zeker te stellen
• Welke elementen binnen
contractmanagement (of CM aanpak) bieden
daartoe zekerheid
Elementen
1. Heldere definitie van contract
2. Heldere definitie van contractmanagement
3. Eenduidige rollen bij een contract
4. Contract Essentials
5. Contract Risico Profiel
6. Contractmanagement: de stappen
7. Contract Assessment
8. Top 6 activiteiten van een contractmanager
1. Definitie van Contract (1/2)
• Wetboek: kent geen definitie van contract, wel van overeenkomst: “Meerzijdige rechtshandeling waarbij een of meer partijen jegens een of meerdere andere partijen een verbintenis aangaan”;
• Van Dale: 1) al dan niet schriftelijke overeenkomst, waarbij een of meer partijen jegens een of meer andere een verbintenis aangaan, 2) geschrift waarin het overeenkomst is vervat
1. Definitie van Contract (2/2)
• CM Partners: Een contract is een schriftelijke overeenkomst, het resultaat van een meerzijdige rechtshandeling waarbij een of meer partijen jegens een of meer andere partijen een verbintenis aangaan.
• Een contract is opgebouwd uit twee delen:
– Het te leveren werk, diensten etc
– De condities waaronder levering geschiedt
• Prestatie <> Tegenprestatie
2. Ontstaan: De contract Life Cycle
Opdrachtgeverskant
ContracteringContract
uitvoering
Afsluiting en
evaluatie
Leveranciersmanagement
Requirements
managementRFPRFI
Leverancierskant
2. Ontstaan: De contract Life Cycle
Marktverkenning en –profilering
Afsluiting en
evaluatie
Evaluatie
verloren offerte
Contract
uitvoering
Opdrachtgeverskant
ContracteringContract
uitvoering
Afsluiting en
evaluatie
Leveranciersmanagement
Requirements
managementRFPRFI
ContracteringOfferteKwalificatieOpportunity
management
Leverancierskant
De contract Life Cycle en CM
Marktverkenning en –profilering
Afsluiting en
evaluatie
Evaluatie
verloren offerte
Contract
uitvoering
Opdrachtgeverskant
ContracteringContract
uitvoering
Afsluiting en
evaluatie
Leveranciersmanagement
Requirements
managementRFPRFI
ContracteringOfferteKwalificatieOpportunity
management
Contractmanagement?Contractmanagement?
Contractmanagement?
De contract Life Cycle en CM volgens CATS
Marktverkenning en –profilering
Afsluiting en
evaluatie
Evaluatie
verloren offerte
Contract
uitvoering
Opdrachtgeverskant
ContracteringContract
uitvoering
Afsluiting en
evaluatie
Leveranciersmanagement
Requirements
managementRFPRFI
ContracteringOfferteKwalificatieOpportunity
management
Contractmanagement!!betrokkenheid
2. Definitie contractmanagement(CATS CM)
• Contractmanagement is het op operationeel
niveau managen van alle in het contract
vastgelegde verantwoordelijkheden,
verplichtingen, procedures, afspraken,
voorwaarden en tarieven plus het managen
van alle onduidelijkheden, hiaten en gewenste
wijzigingen in het contract met als doel de
met het contract beoogde doelstellingen te
realiseren.
3. Rollen bij een contract
• Contracteigenaar
• Contractmanager
• Servicesmanager
• Let op: Rollen, hoeven geen functies te zijn
(kan wel)!!
Contracteigenaar
• Ieder contract kent één contracteigenaar
• Een contracteigenaar kan eigenaar zijn van
meerdere contracten
• De contracteigenaar is initiatiefnemer van het
contract en accountable gedurende de
contract life cycle.
Contractmanager
• Wordt aangesteld door de contracteigenaar;
• Met gedelegeerde verantwoordelijkheid van de contracteigenaar;
• Om de dagelijkse zaken van het contract te managen en de contractdoelstellingen te realiseren;
• Is verantwoordelijk voor het héle contract;
• Met een focus op het ‘Voorwaarden’ deel;
• Gebaseerd op input van de service manager voor het deel ‘Werk’.
• Kan contractmanager van meerdere contracten zijn.
Servicemanager
• Betrokken bij levering/ontvangst van ‘Het werk’;
• In staat om een beoordeling te geven over:
– Het kwaliteitssysteem,
– De processen en
– De prestaties van de leverancier;
• Eerste gesprekspartners bij (dreigende) non-compliance;
• Informeert Contractmanager bij definitieve/voortdurende non-compliance.
4. Contract Essentials
1. Contractomgeving
2. Contractdossier
3. Doelstellingen en Resultaten
4. Belangrijkste contractartikelen (Facturatie, opleverdata, audits, reviews, inspecties acceptatieprocedure, IGS, kritische randvoorwaarden, beëindiging, what-if)
5. Proces- en kwaliteitsbewaking
6. Risicobeheersing(Contract Risico Profiel, aannames, beheersingsmaatregelen)
Contract omgeving
5. Contract Risico Profiel
• Het managen van risico’s is een belangrijke
taak van de contractmanager
• Instrument om de risico’s binnen een contract
te identificeren is het Contract Risico Profiel
• Subjectief hulpmiddel dat ook als
communicatiemiddel ingezet kan worden.
6. Contractmanagement: de stappen
• CM is een proces binnen de uitvoeringsfase en
de evaluatie & afsluitingsfase;
• Kent een eigen set aan stappen;
De processen binnen de uitvoeringsfase
Contract
Implementatie
Transfor-
matie
Gebruik Afbouw
Bestellen/
Afroepen
Transitie
Ontvangst/Gebruik
Verleng of
vernieuw
Contractmanagement
Contractmanagement stappen:basis is Deming Cyclus
Plan
Act
Do
Check
Uitgebreid met twee extra stappen
Plan
CloseAct
Do
Check
Initiate
10. Top 6 activiteiten van een contractmanager
1. Prestatiemonitoring/-management
2. Relatiemanagement
3. Financiën
4. Contractbeheer
5. Inkoop/onderhandelen/pricing
6. Issue-/risicomanagement
Bron: onderzoek naar de positie en werkzaamheden
van contractmanagers, CM Partners, feb 2013
Afsluiting
• Nog vragen?
• Stel ze gerust via mail of de telefoon.
• 06 44 35 15 29
• www.cmpartners.nl
• Kijk ook op www.nbcm.nl
• LinkedIn group: CATS CM, NBCM
• Laat visitekaartje achter voor een pdf versie van de competente contractmanager
Contractmanagement en contractwaarde
Contractwaarde
^
Contract ondertekening
^
Contracteinde
Ontbrekend of ineffectief
contractmanagement
Optimaal contractmanagement
Beoogde toegevoegde waarde
Tijd
Bron: Coen willems, Shell, presentatie 14-3-2013
Contract Assessment
Na verloop van tijd
Resultaten van een contract assessment