presentatie slide report nacv2013 m_draijer

© 2013, Universiteit Twente | M.J. Draijer 1

Nieuwe genres, nieuwe competenties?

Het slidesrapport als genre in bedrijfscommunicatie en de betekenis

daarvan voor het vak Professionele communicatie in het hoger onderwijs.

NACV Expert meeting 18 januari 2013

UNIVERSITEIT TWENTE | M. DraijerVakgroep Communicatiewetenschap - Corporate en Marketingcommunicatie

Bedrijfsrapporten zijn veranderd

Professioneel Rapporteren

(in Word)

Professioneleadviesrapporten(in PowerPoint)

Verhouding in het jaar 2000

Professioneel Rapporteren

(in Word)

Professioneleadviesrapporten(in PowerPoint)

Verhouding in het jaar 2011


Wat is een ‘slidesrapport’?• ‘(...) in many consulting firms, the written report that

traditionally served as a final “deliverable” to the client (...) has been replaced with a PowerPoint “deck”, or stack of paper printouts of PowerPoint slides.’

• ‘the consultant leaves the deck (…) as the primary deliverable.’

• ‘(…) the deck of PowerPoint slides is expected to serve two different purposes: first, to function as a visual aid supporting an oral (…) presentation; and second, to perform as a stand-alone deliverable (…) reporting the results and conclusions of a project.’ (Yates & Orlikowski, 2007, p.

13)


Rapport in PowerPoint?!! Dat kan niet...

‘Slides are slides. Documents are documents. They aren’t the same thing. Attempts to merge them results in what I call the “slideument” (slide + document = slideument). (…) The slideument isn’t effective and it isn’t efficient…and it isn’t pretty.’ (blogpost op presentationzen.com, 5 april 2006)

“PowerPoint is making us stupid.”

(Tufte, aangehaald door Doumont, 2005)


‘Tufte overdrijft schromelijk.

• Verlies aan details/achtergrondinformatie• Verlies aan onderscheid hoofd- en bijzaken• Verlies aan onderlinge samenhang• Herhaling van informatie

“Indeed PowerPoint should

not replace reports.”(Farkas 2009, p.6)

“Tufte’s criticisms are valid where the

printed PowerPoint document is

submitted as a report.”

(Stark & Paravel, 2008)

Alhoewel...’


Maar toch wordt het gedaan...

• “All interviewees admit they use PowerPoint to write final reports. The slides sometimes get printed, and bundled in a small booklet, or are just sent as is.”(Poortema, 2007)

• “Powerpoint is the prevailing genre for representation and communication. In consulting, making strategy for clients ultimately leads to the production of “decks” of slides with strategic recommendations.”(Kaplan, 2011)

Waarom?


Redenen uit literatuur• Bondigheid wordt ook gezien als voordeel.• Het is een platform waarin bestanden van

verschillende aard kunnen worden samengebracht.

• Het is een middel om in een team samen te werken aan strategische documenten.“Empirical research is

scarce. (...) Much of the non-emperical work consists of casual

essays.”(Farkas 2006, p.162)


Onderzoeksopzet• Bedrijven geselecteerd:

– 2 bedrijven: medewerkers beslissen zelf over rapportagevorm

– 3 bedrijven: slidesrapport wordt als standaard gebruikt.

• Naar eerste twee bedrijven circa 120 mails verstuurd met verzoek om online vragenlijst in te vullen

• Respons: 25 ingevulde enquêtes• Daarnaast 3 enquêtes met beslissers binnen andere

drie bedrijven:– Marktonderzoeksbedrijf– Communicatieadviesbureau– IT-consultancybureau


Waarom slidesrapporten opstellen?Schrijvergerichte motieven

Makkelijker om met groep te schrijven

Makkelijker dan een tekstrapport

Efficiënter: rapport en presentatie tegelijk

Kost minder tijd dan tekstrapport

Dwingt om to-the-point te zijn

0 1 2 3 4 5 6 7 8

“Dat je het kort en bondig moet doen, dat is wel een heel groot voordeel van PowerPoint.”

“Het [tekstrapport] kost veel te veel tijd om te maken.”

“Het is ook wel een beetje efficiënter: als je eenmaal een PowerPoint-rapport hebt, dan

is er ook weer heel makkelijk een presentatie van te maken.”

“Is een ppt-rapport maken makkelijker? Nee. Omdat je uiteindelijk in minder ruimte de essentie moet zien over te brengen. Het is eigenlijk moeilijk: een Word-document is makkelijker te maken dan een PowerPoint.”


Waarom slidesrapporten opstellen?Lezergerichte motieven

Sluit beter aan op informatiebehoefte

Overtuigender dan tekstrapport

Visueel aansprekender

0 1 2 3 4 5 6 7 8

“[In] PowerPoint kun je iets heel visueel maken (...) dan blijft het ook hangen bij de mensen (...) en dat is wel heel erg de kracht van ppt ten opzichte van een

heleboel papier.”

“Ik krijg daardoor voor mijn gevoel de boodschap vaak krachtig, met

meer impact, [over het voetlicht].”

“Onze opdrachtgevers die willen niet anders dan op top level niveau acteren, de details geloven ze wel.”

“Ik merk dat iedereen het handig vindt om het in slidevorm (...) te rapporteren. Niet in uitgebreide vorm: (...) wordt vaak niet gelezen.”

11

Wat bepaalt keuze slidesrapport boven tekstrapport?

Hangt af van projectfase

Te weinig tijd voor tekstrapport

Het betreft een advies

De lezers zijn beslissers

De opdrachtgever wil het

0 1 2 3 4 5 6 7

Initiatief Definitie Ontwerp Voorbereiding Realisatie Evaluatie

“Ze zijn op zoek naar een antwoord om vervolgens weer een volgende stap te kunnen maken.”

“Als ik bij mijn Producenten met een Word-rapport kom, nou, not done! Dus ik bedoel: ik heb niet zo veel keus.”

klanten

“Hun management, die lezen geen rapporten. Ze

zijn wel gek. Die zijn gebaat bij twee, drie

slides key conclusions.”

De eerste stap (...) heeft te maken met voorbereidingen en ontwerpen, (...) dat is wel heel erg PowerPoint-gericht. (...) Als je dan vervolgens een volgende fase in wil en je wil weer opnieuw budget ophalen, dan wordt

er wel weer vaak gewoon een PowerPoint gebruikt.

12

Waarom nog een tekstrapport?

Past niet binnen cultuur

Beter om proces te volgen

Veel details te rapporteren

Opdrachtgever wil het

0 2 4 6 8 10 12

“Het is ook bij de overheid en de non-profit vaak een

verantwoording, een rapport, dat gaat om publieksgeld.”

“Het is toch wat serieuzer, er zitten geen plaatjes in, het is gewoon een hoop

tekst.”

“Als mensen echt details willen, dan moet je wel naar Word of iets anders gaan uitwijken.”

“En de verhaallijn heb je iets makkelijker in Word, vind ik, omdat je hem leest als doorlopende tekst.”

“Ik heb het nog niet aangedurfd, omdat ik verwacht dat zowel

klanten als collega's er niet aan gewend zijn.”

© 2013, Universiteit Twente | M.J. Draijer


Beperkingen en valkuilen worden herkend

• Bondigheid kan doorslaan in verlies van noodzakelijke informatie.

• Kans op misinterpretatie door gebrek aan achtergrondinformatie.

• De ‘verhaallijn’ is moeilijker aan te brengen.


Meer slidesrapporten in de toekomst?

Gebruikers Niet-gebruikers0

2

4

6

8

10

12

JaWeet nietNee

“(...) as people explore technology’s

potentials, they realize that it allows or even

encourages alterations (...) in tasks”

(Reinsch & Turner, 2006)


De toekomst start nu

• Eerstejaars IBA-studenten leren hoe een slides report op te stellen.

• Initiatief van hoogleraar, vanwege eigen ervaring en ‘toezegging’ aan internationaal consultancybureau.

• “Students, particularly business students, who do not know how to use it are at a serious disadvantage in the workplace (...).”(Barret, 2004, p.128)


Wat moeten studenten dan kunnen?

“Meer met minder, dat is PowerPoint echt.”

“...om een complex iets in een bepaalde vorm weer te

geven.”

“Essenties overnemen en zodanig dat die snel begrepen worden”

“...hoofdzaken van bijzaken durven scheiden,

te durven clusteren.”

“... het is continu logica.”

“... het is een heel andere manier van communiceren. Dus alleen

analytisch werkt niet.”

“... je moet ook creatief zijn

bijvoorbeeld.”

“Nou, en wat ik vind, formuleren is heel

kritisch.”


IBA-cursus Communication SkillsOpzet• Intensieve dagdeelsessies, kleine groepen.• Methode Minto als ordeningsmethode.• Leren door doen.• Cases als toets: ongestructureerde informatie in Word-

document omzetten in adviesrapport in PowerPoint.Resultaten• 1e case: 80-90% onvoldoende.• Foutenanalyse, extra uitleg, voorbeeldrapporten.• 2e case: nog steeds 60% onvoldoende.• “They really hate it.”


Terugblik op de cursusFoutcategorieën• Gelaagdheid van informatie niet doorzien.• Onlogische en onvolledige redeneringen.• Voorbijgaan aan klantperspectief• Presentatie in plaats van slidesrapport.

‘Valse start’• ‘Een bedrijfsrapport, wat is dat?!’• Matig niveau van Engels


Wat maakt het zo lastig?

Knowledge telling Knowledge transforming1

“Voor een onderzoeker die niet echt ervaren is in rapporteren is dit dan

moeilijker.”

“Ik weet zeker dat er mensen zijn die voor

zichzelf wel een rapport helemaal uitschrijven om er vervolgens een ppt van

te maken.”

“In je hoofd moet je je verhaal al wel hebben.”

1) Bereiter & Scardamalia, 1987


Slidesrapport in het curriculum?“In sum, the major challenges we face as teachers of business communication include first:• the need to integrate new knowledge and

technology into our teaching;• while showing how this knowledge and use of

technology is related to and is consistent with the fundamental principles and proces of business communication.”

(Du-Babcock, 2006)


Eerst de ‘fundamental principles’, daarna de ‘new knowledge’

Basisvaardigheden• Informatie ordenen• Redeneren/argumenteren• Conclusies formuleren• Relaties leggen & zichtbaar

maken

Aanvullende vaardigheden• Story boarding• Grafisch denken• Retorica• Bondig formuleren (!)


“Those of us who study business communication, and who seek to help

future practitioners prepare for business careers,

must adapt or become irrelevant.”(Barret, 2004, p.128)