priručnik međunarodni model standardnih troškova - ria.baria.ba/wp-content/dokumenti/prirucnik...

International SCM Network to reduce administrative burdens

Priručnik Međunarodni model

standardnih troškova

Mjerenje i smanjivanje

administrativnih

opterećenja za firme


Predgovor

Bolja regulativa je ključna za postizanje rasta i poboljšanje konkurentske pozicije firmi.

Smanjenje administrativnih opterećenja za firme je centralni aspekt bolje regulative.

Međutim, prije nego što počnete sistematski raditi na smanjenju administrativnih opterećenja,

trebate znati odakle dolaze opterećenja i kako ih možete smanjiti. Zato, prije nego što

počnete ozbiljno raditi na smanjenju administrativnih opterećenja, trebate ih izmjeriti.

Mjerenje administrativnih opterećenja je ključ za njihovo smanjivanje. Drugim riječima, „ono

što se izmjeri i uradi se“.

Ovaj priručnik napisala je Mreža za model standardnih troškova (MST) - mreža čiji je

prvenstveni cilj smanjenje administrativnih opterećenja za firme. Mreža MST osnovana je

2003.g. a broj zemalja članica od tad neprekidno raste.

Model standardnih troškova (MST) je metod za određivanje administrativnih opterećenja za

firme koje nameće regulativa. To je kvantitativna metodologija koja se može primijeniti u svim

zemljama i na različitim nivoima. Ovaj metod može se koristiti za mjerenje samo jednog

zakona, odabranih oblasti legislative ili da se izvrši osnovno mjerenje cjelokupne legislative u

zemlji. Nadalje, MST je pogodan i za mjerenje prijedloga za pojednostavljenje kao i

administrativnih posljedica novog legislativnog prijedloga.

U augustu 2004. godine objavljena je brošura „Model standardnih troškova – okvir za

definiranje i kvantificiranje administrativnih opterećenja za firme“. Taj priručnik sadržavao je

detaljan opis metoda Modela standardnih troškova i načina njegove primjene.

Ovaj novi priručnik pored opisa metoda sadrži i praktične upute o tome kako vršiti mjerenja

MST, praktična iskustva iz Danske, Holandije, Norveške, Švedske i Velike Britanije, kao i

poglavlje o tome kako praviti poređenja između zemalja.

Ako imate bilo kakva pitanje i/ili komentare, molimo vas da kontaktirate članove Sekretarijata

SCM:

Daniël Charité, [email protected], +31 70 342 75 59, Ministar finansija, Nizozemska

Susanne Lauritsen, [email protected], +45 33 30 77 00, Danska agencija za trgovinu i preduzeća, Danska

Johanna Ahlin, [email protected], + 46 8 681 91 00, Nutek, Švedska agencija za ekonomski i regionalni rast, Švedska

Ørjan Stene, [email protected], +47 22 24 65 83, Ministar za trgovinu i industriju, Norveška

Matthew Barnes, [email protected], +44 (0)20 7276 5008, Izvršni direktor za Bolju regulativu (BRE), Kabinetska kancelarija, Ujedinjeno Kraljevstvo

Više informacija o administrativnim opterećenjima možete naći i na internet stranici Mreže

SCM: www.administrative-burdens.com.

http://www.administrative-burdens.com/


SADRŽAJ

1. UVOD ................................................................................................................................................. 5

1.1. Upute za čitanje .......................................................................................................... 5

2. KOJE TROŠKOVE MJERI MODEL STANDARDNIH TROŠKOVA ......................................... 6

2.1. Troškovi regulative – finansijski i administrativni ......................................................... 6

2.2. Administrativni troškovi naspram administrativnih opterećenja .................................... 6

3. PREGLED MODELA STANDARDNIH TROŠKOVA .................................................................. 8

3.1. Obaveze informiranja i njihove komponente (zahtjevi za podacima i administrativne

aktivnosti) .......................................................................................................................... 8

3.2. Različititipovi mjerenja Modela standardnih troškova – ex-ante i ex-post ...................10

3.3. Uobičajeno efikasna firma ..........................................................................................11

3.4. Jednokratni i ponavljajući troškovi ..............................................................................11

3.5. Mjerenje digitalnih rješenja .........................................................................................12

3.6. Porijeklo regulative .....................................................................................................12

3.7. Strane uključene u mjerenje Modela standardnih troškova ........................................13

4. IZBORI KOJE TREBA IZVRŠITI PRIJE POČETKA MJERENJA ........................................... 15

4.1. Privatne firme, dobrotvorne organizacije, volontersku sektor, itd. ...............................15

4.2. Da li mjeriti pravila koja se ne provode u nacionalnoj legislativi ..................................15

4.3. Da li mjeriti dobrovoljnuregulativu ili ne ......................................................................16

4.4. Obaveze informiranja javnog sektora i trećih strana ...................................................17

4.5. Potpuna ili stvarna usklađenost ..................................................................................17

4.6. Refundiranje administrativnih troškova .......................................................................18

4.7. Niži prag.....................................................................................................................18

4.8. Procenat režija ...........................................................................................................18

5. VRŠENJE ANALIZE STANDARDNIH TROŠKOVA KORAK PO KORAK ............................ 20

5.1. Faza 0 – Početak .......................................................................................................21

5.2. Faza 1 – Pripremna analiza .......................................................................................23

5.2.1. Korak 1: Identifikacija obaveza informiranja, zahtjeva za podacima i

administrativnih aktivnosti i klasifikacija prema porijeklu ...................................................... 23

5.2.2. Korak 2: Identifikacija i razgraničenje vezanih propisa .............................................. 27

5.2.3. Korak 3: Klasifikacija obaveza informiranja prema tipu (neobavezni korak) .......... 28

5.2.6. Korak 6: Intervjui s firmama naspram stručne ocjene ................................................ 31

5.2.7. Korak 7: Identifikacija parametara troškova ................................................................ 32

5.2.8. Korak 8: Priprema vodiča za intervjue .......................................................................... 35


5.2.9. Korak 9: Stručni pregled koraka 1-8 ............................................................................. 36

5.3. Faza 2 – Prikupljanje i standardizacija podataka o vremenu i troškovima ..................36

5.3.1. Korak 10: Izbor tipičnih firmi za intervjuisanje ............................................................. 36

5.3.2. Korak 11: Intervjui s firmama ......................................................................................... 38

5.3.3. Korak 12: Dovršavanje i standardizacija procjena vremena i resursa za svaki

segment prema aktivnosti ......................................................................................................... 39

5.3.4. Korak 13: Stručni pregled koraka 10-12....................................................................... 40

5.4. Faza 3 – Izračun, podnošenje podataka i izvještaji ....................................................41

5.4.1. Korak 14: Ekstrapolacija validiranih podataka na nacionalni nivo ........................... 41

5.4.2. Korak 15: Izvještavanje i prenošenje u bazu podataka ............................................. 41

6. REGISTROVANJE PROMJENA U MJERI POČETNOG STANJA POMOĆU MODELA

STANDARDNIH TROŠKOVA ........................................................................................................... 43

7. UPOTREBA MJERENJA MODELOM STANDARDNIH TROŠKOVA U PROCESU

POJEDNOSTAVLJIVANJA ............................................................................................................... 45

7.1. Proces pojednostavljivanja .........................................................................................45

7.2. Prednosti MST za pojednostavljivanje ........................................................................45

7.3. Šta obuhvata pojednostavljivanje? .............................................................................46

8. POREĐENJE MEĐU ZEMLJANA I STUDIJE POREĐENJA .................................................. 48

8.1. Uvod ..........................................................................................................................48

8.2. Izbori koje treba izvršiti prije početka poređenja .........................................................48

8.3. Proces poređenja provedbe regulative (EU) korak po korak.......................................49


1. Uvod

Biznis i industrija predmet su niza raznih zahtjeva i obaveze koje nameće regulativa. To se

radi da bi se reguliralo ponašanje firmi kako bi se poštovali interesi cijelog društva. Ali ako

firme zbog regulative imaju troškove koji su se mogli izbjeći, onda je to stvar socijetalnog

rasipanja. Zato je važno ponašanje firmi regulirati na optimalniji način i, za firme, na način

koji zahtijeva manje resursa, a da se pri tome ne zanemare sveukupni socijetalni ciljevi. U

Holandiji, administrativna opterećenja za firme iznose 16,4 milijarde eura godišnje, što

odgovara 3,6% holandskog GDP. U Danskoj, ukupan iznos administrativnih opterećenja

dostiže oko 4,5 milijarde eura, što je jednako 2,4% danskog GDP.

Zato se važno neprekidno truditi da bi se osiguralo da i postojeća i nova regulativa ne

nameću firmama nepotrebna administrativna opterećenja. Razne nacionalne vlade postavile

su smanjenje administrativnih opterećenja za firme kao prioritet i odredile ciljeve smanjenja.

Između ostalih, Danska, Holandija i Norveška postavile su cilj smanjenja od 25% ukupnih

administrativnih opterećenja firmi. Druge zemlje su odredile slične ciljeve smanjenja ili se

očekuje da to urade. Model standardnih troškova (MST) danas je veoma rasprostranjena

metodologija za mjerenje administrativnih troškova. Metodologija MST je mjerenje

administrativnih opterećenja firmi zasnovano na aktivnosti, koje omogućava da se prati

razvijanje administrativnih opterećenja. U isto vrijeme, rezultati MST mjerenja direktno se

mogu primijeniti u radu vlada na pojednostavljenju, jer rezultati pokazuju specifičnu

regulativu i njene pojedinosti koje naročito opterećuju firme.

1.1. Upute za čitanje

Ovaj priručnik sadrži sljedeća poglavlja:

U poglavlju 2 opisuju se i objašnjavaju troškovi vezani za administrativna opterećenja.

Poglavlje 3 sadrži pregled Modela standardnih troškova, uključujući definiciju središnjih

koncepata MST.

U poglavlju 4 prikazani su neki suštinski izbori koje treba napraviti prije nego što se počne

MST mjerenje. U svakom dijelu navedeni su izbori izvršeni uz Danskoj, Holandiji, Norveškoj,

Švedskoj i Velikoj Britaniji.

U poglavlju 5 nalazi se detaljan „vodič korak po korak“ za vršenje MST mjerenja. Ovo

poglavlje podijeljeno je u tri faze.

Poglavlje 6 opisuje kako registrirati promjene u osnovnom mjerenju Modela standardnih

troškova

Poglavlje 7 daje kratak prikaz načina na koji se MST mjerenja mogu primijeniti u procesu

pojednostavljivanja.

Konačno, poglavlje 8 sadrži opis važnih pitanja kojima se treba pozabaviti u studijama gdje

se porede MST raznih zemalja.


2. Koje troškove mjeri Model standardnih troškova

Prije nego što opišemo metod – Model standardnih troškova – važno je razjasniti šta se

podrazumijeva pod administrativnim troškovima.

2.1. Troškovi regulative – finansijski i administrativni

Regulativa ima niz posljedica za firme. Administrativni troškovi samo su jedan tip troškova

koje regulativa može podrazumijevati. Donja slika ilustruje različite tipove troškova koje

regulativa može nametnuti firmama.

Slika 1: Različiti troškovi regulative za firme

Troškovi regulative za firme

Direktni finansijski troškovi Troškovi usklađivanja Dugoročni strukturalni

troškovi

Indirektni finansijski troškovi (troškovi suštinskog usklađivanja)

Administrativni troškovi

Direktni finansijski troškovi rezultat su konkretne i direktne obaveze da se neki iznos novca

prebaci vladi ili nadležnom organu. Zato ti troškovi nisu vezani za informiranje sa strane

Vlade. U takve troškove spadaju administrativne pristojbe, porezi, itd. Na primjer, cijena

zahtjeva za neku dozvolu bio bi finansijski trošak regulative.

Troškovi usklađivanja su svi troškovi usklađivanja sa regulativom, izuzev direktnih

finansijskih troškova i drugoročnih strukturalnih posljedica. U kontekstu Modela standardnih

troškova, oni se mogu podijeliti na „troškove suštinskog usklađivanja“ i „administrativne

troškove“.

Primjeri troškova suštinskog usklađivanja su:

- filteri u skladu sa ekološkim zahtjevima

- fizički objekti u skladu sa propisima o uslovima rada

U primjere administrativnih troškova spadaju:

- dokumentacija o instaliranju filtera

- godišnji izvještaj o uslovima rada

2.2. Administrativni troškovi naspram administrativnih opterećenja

Administrativna opterećenja dio su administrativnih troškova koje firme imaju jednostavno

zato što je to regulatorni zahtjev.

Znači, administrativna opterećenja su podvrsta administrativnih troškova po tome što

administrativni troškovi obuhvataju i administrativne aktivnosti koje će firme vršiti i ako se

propisi ukinu.

Slika 2: Administrativna opterećenja naspram administrativnih troškova


Ukupni administrativni troškovi

Troškovi poslovnog upravljanja Administrativni troškovi proistekli iz centralne

vladine regulative

Administrativne aktivnosti koje firme

mogu nastaviti ako se propisi ukinu

Administrativne aktivnosti koje firme vrše jer to zahtijeva

regulativa – tj. administrativna

opterećenja

MST mjeri administrativne troškove proistekle iz centralne vladine regulative. Kao takve, biće

uključene i neke aktivnosti koje firme možda vrše u odsustvu regulative. Međutim,

administrativne aktivnosti koje nemaju veze sa regulativom naravno neće biti uključene, tj.

administrativni poslovi koje firma vrši vezano sa vođenjem poslovanja i koji nisu potrebni da

bi se uskladila sa regulatornim zahtjevima.

Možda je korisno razumjeti da li bi firma nastavila vršiti neku administrativnu aktivnosti ako

se ukine obaveza informiranja. To će vam dati predstavu o neposrednom „stvarnom“ efektu

pojednostavljenja. Međutim, treba mnogo resursa da se ocijeni tzv. procenat opterećenja i

zato je realnije to ocijeniti kvalitativno.


3. Pregled Modela standardnih troškova

Model standardnih troškova (MST) napravljen je za mjerenje administrativnih posljedica za

firme i danas je najčešće korišten metod u te svrhe.

MST je osmišljen da bi se dobio pojednostavljen, konzistentan metod za procjenu

administrativnih troškova koje centralna vlada nameće firmi. On ima pragmatičan pristup

mjerenju i daje procjene koje su konzistentne u raznim oblastima politike.

Metod MST je način raščlanjivanja regulative u niz praktičnih komponenti koje se mogu

mjeriti. MST se ne fokusira na političke ciljeve svakog propisa. Kao takvo, mjerenje se

fokusira samo na administrativne aktivnosti koje se moraju vršiti da bi se uskladilo sa

propisom, a ne na to da li je sam propis razuman ili nije.

MST je prvobitno razvijen u Holandiji, ali se danas ekstenzivno primjenjuje u mnogim

zemljama.

Ključna prednost Modela standardnih troškova je to što on koristi puno detalja u mjerenju

administrativnih troškova, naročito u tome što ide do nivoa pojedinačnih aktivnosti.

Ovo poglavlje daje pregled pristupa MST.

3.1. Obaveze informiranja i njihove komponente (zahtjevi za podacima i

administrativne aktivnosti)

Obaveze informiranja:

Obaveze informiranja (OI) su obaveze koje proističu iz regulative da se informacije i podaci

daju javnom sektoru ili trećim stranama. 1 OI nužno ne znače da se informacije moraju

prenositi javnim vlastima ili privatnim licima, ali mogu uključivati dužnost da informacije budu

dostupne radi inspekcije ili podnošenja na zahtjev. Jedan propis može sadržavati mnogo

obaveza informiranja.

Zahtjevi za podacima:

Svaka obaveza informiranja sastoji se od zahtjeva za jednim ili više podataka. Zahtjev za

podacima je svaki element informacije koji se mora dati prilikom usklađivanja se OI.

Administrativne aktivnosti:

Da bi se dale informacije za svaki zahtjev za podacima, mora se preduzeti niz specifičnih

administrativnih aktivnosti. MST procjenjuje troškove izvršavanja svake aktivnosti. Aktivnosti

se mogu vršiti interno ili se povjeravati vanjskim izvođačima – outsource (tj. vršiti se

eksterno). Možda je neophodno izvršiti neke kupovine da bi se izvršila specifična aktivnost, i

tako gdje se te kupovine koriste samo da bi se uskladilo sa zahtjevom, one se uključuju u

procjenu.

1 Vidi dio 2.3.4. za diskusiju o mogućnosti mjerenja samo obaveza informiranja javnog sektora ili mjerenja

obaveza informiranja i javnog sektora i trećih strana.


Parametri troškova:

Za svaku administrativnu aktivnost treba skupiti niz parametara troškova.

Cijena: Cijena se sastoji od tarife, troškova plata plus režija za administrativne

aktivnosti koje se vrše interno ili troška po satu ili vanjskog pružatelja usluga.

Vrijeme: količina vremena potrebna da se izvrši administrativna aktivnost.

Kvantitet: Kvantitet se sastoji od veličine populacije firmi na koje se regulativa odnosi i

učestalosti kojom se aktivnost mora izvršiti svake godine.

Kombinovanje ovih elemenata daje osnovnu formulu MST:

Trošak po administrativnoj aktivnosti (ili po zahtjevu za podacima) = Cijena x Vrijeme x

Kvantitet (populacija x učestalost)

Pored toga, neke kupovine mogu se uključiti kao prosječan trošak po godinama koliko se

očekuje da će kupovina trajati. Kupovina se mora izvršiti isključivo da bi se omogućilo da se

firma uskladi sa specifičnom obavezom informiranja/zahtjevom za podacima. Ta cijena zatim

se množi veličinom populacije na koju se regulativa odnosi jer je to već godišnji trošak.

Međutim, firmi isto tako može trebati internet da bi se uskladila sa dužnošću digitalnog

izvještavanja, ali budući da se internet koristi i u mnoge druge svrhe, njegovi troškovi nisu

direktno uključeni u mjerenje. Oni se uključuju indirektno, putem režija.

Na primjer, za neku administrativnu aktivnost treba 3 sata (vrijeme), a trošak na sat

uposlenika firme koji se izvršava jeste 10 eura (tarifa). Zato je cijena 3 x 10 = 30 eura. Ako taj

zahtjev važi za 100.000 firmi (populacija), a svaka ga mora poštovati dvaput godišnje

(učestalost), kvantitet bi bio 200.000. Tako bi ukupan trošak aktivnosti bio 200.000 x 30 =

6.000.000 eura.


Slika 3: Struktura Modela standardnih troškova

Propis

Obaveza informiranja 1 Zahtjev za podacima 1

Aktivnost 1 Interni troškovi - Cijena sata

- Vrijeme - Režije

Eksterni troškovi - Cijena sata

- Vrijeme Kupovine (novčana

vrijednost)

Obaveza informiranja 2 Zahtjev za podacima 2

Aktivnost 2

Obaveza informiranja n Zahtjev za podacima n

Aktivnost n

3.2. Različiti tipovi mjerenja Modela standardnih troškova – ex-ante i ex-post

Model standardnih troškova može sa koristiti za mjerenje početnog stanja administrativnih

opterećenja – tzv. ex-post mjerenje, tj. mjerenje stvarnih administrativnih posljedica za firme

u pogledu nekog zakona koji se provodi, statutarnog instrumenta ili druge inicijative. Mjerenje

početnog stanja jeste izjava o ukupnim administrativnim troškovima koje firme imaju kad

prate postojeći niz propisa u datoj tački u vremenu. Mjerenje početnog stanja može se vršiti

za izabrane oblasti regulative ili za svu regulativu koja utiče na firme.

Suštinski element MST jeste to da jednom kad se izmjeri početno stanje njega treba ažurirati

da bi odražavao napredak u pojednostavljivanju i novim propisima koji su stupili na snagu.

Važno je da procjene administrativnih troškova za novi propis budu sličnog kvaliteta sa

mjerama početnog stanja.

Zato se MST mjerenje može sastojati i od mjerenja predviđenih administrativnih posljedica

nacrta zakona, nacrta izvršne odluke ili druge inicijative. Takvo mjerenje zamišljeno je kao

ex-ante mjerenje administrativnih posljedica jer se radi o mjerenju administrativnih posljedica

pravila ili inicijative prije nego što se oni provedu. Rezultati ex-ante mjerenja mogu biti dio

ukupne procjene učinka ekonomskih i administrativnih efekata nekog prijedloga zakona na

javni sektor, firme, građane, okoliš, itd.

Ex-post mjerenja vrše se i da bi se ažurirala mjera početnog stanja u pogledu posljedica

novih ili izmijenjenih pravila. Redovnim ažuriranjem mjere početnog stanja moguće je pratiti

razvoj ukupnih administrativnih troškova unutar jedne zemlje/sektora/ministarstva.

Vršenje MST mjerenja – bilo da se radi o ex-ante ili ex-post mjerenju – detaljnije se obrađuje

u poglavlju 4.


3.3. Uobičajeno efikasna firma

Temeljni koncept – i jedinica mjerenja – analize Modela standardnih troškova jeste

uobičajeno efikasna firma. On se odnosi na firme u ciljnoj grupi koje vrše svoje

administrativne poslove na uobičajen način. Drugim riječima, na firme koje ne vrše svoje

administrativne zadatke ni bolje ni gore nego što se može razumno očekivati. Tako je

namjera Modela standardnih troškova da identificira opće kontekste koji se direktno mogu

pratiti do propisa. Zato mjerenje Modela standardnih troškova ne obuhvata firme koje su, iz

raznih razloga, posebno efikasne ili neefikasne.2

Uobičajeno efikasna firma nalazi se putem intervjua sa mnogim tipičnim firmama u ciljnoj

grupi, možda uz vanjske savjetnike koji vrše neke poslove za firme i možda neke druge

eksperte. Cilj intervjua je otkriti koliko vremena firme troše na pojedinačnu aktivnost koja je

vezana za zahtjev za podacima. Vrši se provjera da bi se vidjelo da li su odgovori firmi

konzistentni. Ako to nije slučaj, vodi se još intervjua sa firmama sve dok ne postane moguće

utvrditi standardiziranu potrošnju vremena vezanu uz administrativne aktivnosti za

uobičajeno efikasnu firmu.

3.4. Jednokratni i ponavljajući troškovi

U analizi Modela standardnih troškova pravi se razlika između jednokratnih i ponavljajućih

troškova regulative.

Jednokratni troškovi su oni koji se plaćaju samo u vezi sa poslovima prilagođavanja novoj

ili izmijenjenoj legislativi/regulativi. Tu ne spadaju troškovi koje firma može imati radi

usklađivanja sa postojećim propisima prvi put, npr. kao posljedica većeg prometa ili

ekspanzije u nove oblasti poslovanja. Zbog toga, jednokratne troškove može izazvati samo

uvođenje novog ili izmijenjenig propisa.

Jednokratni troškovi ne uključuju se u mjerenje početnog stanja. Međutim, oni jesu dio ex-

ante mjerenja koje treba ubaciti i procjenu regulatornog učinka. Primjer toga jeste zahtjev da

firme čitaju upute kao rezultat jednokratne promjene propisa.

Ponavljajući troškovi su administrativni troškovi koje firme stalno imaju prilikom

usklađivanja sa obavezama informiranja proisteklim iz regulative. To mogu biti troškovi koji

nastaju u redovnim intervalima, npr. povratima PDV-a. To mogu biti i troškovi koji nastaju u

nepravilnim intervalima za pojedinačne firme, npr. ako se one trebaju prijaviti za izvoznu

subvenciju ili podnijeti zahtjev za planiranje. Slično tome, to može biti neki administrativni

posao koji pojedinačna firma ima samo jednom prilikom, npr. u vezi sa registracijom firme

kad se prijavljuje za PDV broj ili prijavom za ovlaštenje. Za ta dva tipa troška zajedničko je to

što proističu u vezi sa datom situacijom za firmu, i zato se nazivaju troškovima određenim

situacijom. U takve troškove spadaju oni vezani sa pokretanjem ili proširenjem poslovanja.

2 U procesu utvrđivanja šta je uobičajeno efikasno, mogu se uočiti neke vrlo efikasne ili neefikasne

firme. Iako se takve firme ne uključuju u mjerenje početnog stanja, one ministarstvima mogu dati saznanja o dobroj praksi koju treba podsticati ili lošoj praksi koju treba suzbijati.


Elementi ponavljajućih troškova znače da se troškovi ponavljaju na nivou cijele ekonomije.

Pojedinačna firma može imati neki određeni administrativni trošak samo jednom godišnje, ili

čak rjeđe. Međutim takvi troškovi ponavljaju se na nivou cijele ekonomije.

Ponavljajući administrativni troškovi mjere se i u ex-ante i u ex-post fazi.

3.5. Mjerenje digitalnih rješenja

Za sve veći broj obaveza informiranja, firmama su dostupna digitalna rješenja da bi im se

omogućilo da podnesu tražene informacije, prijave se za subvencije ili dozvole itd. putem

interneta. Pod digitalnim rješenjem podrazumijeva se mogućnost da firme šalje tražene

informacije putem digitalne komunikacije. Formular koji firme mogu skinuti sa neke stranice i

koji se zatim mora odštampati i podnijeti pismom ili faksom tako nije digitalno rješenje.

Efekat tih digitalnih rješenja također će se mjeriti i u slučajevima kad su firmama dostupna

digitalna rješenja, biće relevantno shodno tome segmentirati firme. Više detalja o tome vidite

u koraku 5.

Stvarno mjerenje digitalnog rješenja vrši se isto kao i mjerenje odgovarajućeg manuelnog

rješenja, tj. koliko vremena firme potroše na administrativne aktivnosti vezane za mogućnost

poštovanja obaveze informiranja. Tako se efekat neke digitalne inicijative može prikazati tako

što se uporedi vrijeme potrošeno za manuelno rješenje sa vremenom potrošenim na

digitalno.

3.6. Porijeklo regulative

Da bi se dao pregled izvora iz kog potiču administrativni troškovi za firme, svaki zahtjev za

podacima mora se klasificirati u neku od tri glavne kategorije – zavisno od njihovog porijekla:

A- regulativa: Zahtjevi za podacima koji su isključivo i u potpunosti posljedica pravila EU ili

drugih međunarodnih obaveza. Ova regulativa obuhvata međunarodna pravila o tome koje

informacije firme moraju imati.

Proces klasifikacije pravi razliku između tri različite kategorije zahtjeva za podacima za

regulativu tipa A:

- Kategorija A – Direktiva EU

- Kategorija A – Propis EU

- Kategorija A – Međunarodni

Za sva tri tipa A kategorije, zahtjev za podacima i njegova realizacija moraju biti zacrtani od

strane EU (Direktivom ili Propisom) ili u nekim drugim međunarodnim pravilima (A-

Međunarodni). To znači da pravila predviđaju koje informacije firme moraju davati i kako to

treba raditi.

U toj situaciji ministarstvo ima ograničen ili nikakav uticaj3 na administrativna opterećenja u

kratkoročnom periodu.

3 Ograničen uticaj treba shvatiti u odnosu na neposrednu sferu uticaja. Naravno, međunarodni kontekst nudi

šanse za smanjivanje administrativnih opterećenja, ali se to mora uraditi u konsultacijama sa međunarodnom zajednicom.


B-regulativa: Zahtjevi za podacima koji su posljedica pravila EU i drugih međunarodnih

obaveza. Svrha će biti formulirana u međunarodnim pravilima, dok će se provedba

(uključujući formulaciju zahtjeva za specifičnim podacima) prepustiti državama članicama.

Međunarodna pravila ne opisuju koje informacije firme moraju predočiti.

Proces klasifikacije također pravi razliku između tri kategorije u slučaju zahtjeva za podacima

tipa B:

- Kategorija B – Direktiva EU

- Kategorija B – Propis EU

- Kategorija B – Međunarodni

Za sva tri tipa u kategoriji B, zahtjev za podacima mora biti posljedica pravila EU (direktive ili

propisa) ili nekih drugih međunarodnih obaveza (B-međunarodni). U ovom slučaju,

međunarodna obaveza će samo formulirati svrhu koju države moraju provesti u vlastitoj

regulativi. Međunarodna pravila ne opisuju koje informacije firme moraju predočiti. Zato je na

samim državama da formuliraju sve zahtjeve za podacima koje firme moraju davati.

C-regulativa: Zahtjevi za podacima koji su isključivo posljedica pravila formuliranih na

nacionalnom nivou.

Regulativa tipa C obuhvata samo jedan tip regulative, tj. zahtjeve za podacima koji su

isključivo posljedica nacionalnih propisa. I obaveze informiranja i njena provedba određuju se

na nacionalnom nivou.

Klasifikacija u sedam A, B i C kategorija predstavlja osnovu za ispitivanje da li i u kojoj mjeri

administrativna opterećenja spadaju u sferu uticaja. Kad se donese regulativa iz kategorije A,

ta kategorija u principu nije u neposrednoj sferi uticaja neke zemlje, dok su administrativna

opterećenja u kategoriji C isključivo u sferi uticaja zemalja. Kategorija B nalazi se između ove

dvije kategorije, jer je provedba manje ili više u sferi uticaja.

Ova klasifikacija ima dvije svrhe. Prvo, ona daje uravnoteženu sliku sastava pravila

ministarstva vezana za firme i potencijala za pojednostavljenje pravila u kratkoročnom

periodu. Ministarstvu sa mnogo nacionalne legislative (regulativa tipa C) biće lakše smanjiti

administrativne troškove firmi u kratkoročnom periodu nego ministarstvu koji je uglavnom

odgovorno za regulativu formuliranu pod okriljem EU, na primjer (tj. regulativu tipa A).

3.7. Strane uključene u mjerenje Modela standardnih troškova

Mjerenje Modela standardnih troškova zasniva se na velikoj uključenosti niza raznih ljudi koji,

na različite načine, detaljno poznaju pravila kojima su podvrgnute firme i način na koji se u

firmama postiže usklađenost s tim pravilima. Na taj način osigurava se da se kvantitativni i

kvalitativni rezultati mjerenja konstantno ocjenjuju i provjeravaju.

Važno je uključiti sljedeće osobe:

Praktičare u firmama: Praktičari u raznim firmama koji su, u sklopu svakodnevnog posla,

razvili stručnu kompetentnost u vezi načina na koji se njihova firma bavi raznim


administrativnim dužnostima. Oni zato mogu dati ključne informacije o mjeri administrativnih

troškova u firmama. Ti ljudi predstavljaju ciljnu grupu za intervjue sa firmama koji se vrše u

vezi sa fazom 2.

Profesionalna tijela/industrijske organizacije: Pored uključivanja firmi, važno je u rad

uključiti i njihove profesionalne organizacije, jer i one imaju veliko znanje o tome kako se

firme – njihove članice bave administrativnim aktivnostima.

Profesionalni eksperti: Bilo bi važno uključiti profesionalne eksperte sa znatnim uvidom u

dotični sektor koji je predmet mjerenja Modela standardnih troškova. Na primjer, u slučaju

mjerenja Zakona o godišnjim računima, bilo bi relevantno uključiti računovođe. Ti eksperti

mogu pomoći i da se osigura da su definirani parametri troškova što tačniji i korektniji.

Ministarstva: Relevantna ministarstva važan su resurs u mjerenju Modela standardnih

troškova, jer upravo ona imaju detaljno znanje o strukturi pravila. Zato je važno uključiti

relevantna ministarstva u razne faze mjerenja, npr. u vezi sa provjerom legislative, njenim

raščlanjivanjem, iznošenju na vidjelo populacija i učestalosti, kao i u vezi sa identifikacijom

relevantnih varijabli segmentacije.

Posao na vršenju MST mjerenja obično vrše konsultanti, pri čemu imaju na raspolaganju

stručnjake u toj oblasti. Međutim, mjerenja se ne mogu vršiti bez velike uključenosti

relevantnih ministarstava, koja posjeduju profesionalnu ekspertizu u regulatornim oblastima.

Ta ministarstva također moraju klasificirati propis zavisno od toga da li je nacionalnog ili

međunarodnog porijekla.

Konačno, neophodno je imati centralnu koordinacionu jedinicu koja je odgovorna za

raspored, da bi se osiguralo da konsultanti konzistentno primjenjuju metod i da saradnja

između konsultanata i ministarstva ide po planu, itd. Nadalje, centralna koordinaciona

jedinica često je odgovorna i za odgovaranje na pitanja o metodološkim temama, ili za

svakodnevnu saradnju sa konsultantima i ministarstvima i za budžet.

Okvir 1: Centralne koordinacione jedinice u različitim zemljama

U Danskoj, centralna koordinaciona jedinica je Danska agencija za trgovinu i kompanije – odjeljenje za Regulaciju boljeg poslovanja. U Norveškoj, MST mjerenja koordinira Ministarstvo za trgovinu i industriju. U Holandiji, Ministarstvo finansija odgovorno je za koordiniranje mjerenja. U Švedskoj, mjerenja koordinira Švedska agencija za ekonomski i regionalni rast. U Velikoj Britaniji, Rukovodilac bolje regulative u Kabinetu odgovoran je za koordinaciju MST mjerenja.

Preporučuje se da se osnuje nadzorna grupa koja se sastoji od predstavnika relevantnog

ministarstva, poslovnih organizacija i firmi, konsultantske firme i centralne koordinacione

jedinice. Nadzorna grupa treba pratiti i kontinuirano validirati rezultate mjerenja.


4. Izbori koje treba izvršiti prije početka mjerenja

Iako je metod MST vrlo detaljan i ima fiksne definicije, ipak postoji mnogo opcija. Prije

početka MST mjerenja važno je donijeti neke odluke o mnogim važnim pitanjima. O tim

važnim odlukama govori se u sljedećim dijelovima, koji sadrže i opise onog što su razne

zemlje usvojile u svom radu na mjerenju.

4.1. Privatne firme, dobrotvorne organizacije, volontersku sektor, itd.

MST je sačinjen da mjeri administrativna opterećenja privatnih firmi. Prije početka MST

mjerenja bitno je imati jasnu i nedvosmislenu definiciju onoga što se podrazumijeva pod

privatnim firmama. Dakle, važno je odlučiti da li hoćete mjeriti privatne firme definirane

usko kao:

Jedinice koje proizvode i/ili dobavljaju robu i/li usluge pod tržišnim uslovima sa ciljem generiranja profita za vlasnike.

Ili da li želite da proširite definiciju i uključite i „poluprivatne“ firme kao što su dobrotvorne

ustanove, volonterski sektor i javne ili djelimično javne firme koje pokrivaju vlastite troškove.

Ta definicija važna je i kad utvrđujete cifru i veličinu populacije na koju će dato pravilo uticati.

Okvir 2. Primjeri definicija „privatnih firmi“

I Danska i Švedska koriste usku definiciju privatnih firmi. Norveška koristi proširenu definiciju privatnih firmi, koja uključuje javne i djelimično javne firme koje pokrivaju vlastite troškove. Velika Britanija koristi proširenu definiciju privatnih firmi koja obuhvata dobrotvorne ustanove i volonterski sektor. Holandija je, osim volonterskog sektora i dobrotvornih ustanova, mjerila i javne firme koje pokrivaju vlastite troškove.

4.2. Da li mjeriti pravila koja se ne provode u nacionalnoj legislativi

Druga važna odluka koju treba donijeti prije početka mjerenja jeste koje ćete tipove

regulative mjeriti. Mjerenje početnog stanja obično se sastoji od:

1) Mjerenja svih propisa s obavezama informiranja i zahtjevima za podacima za firme

2) Pravila EU kao i međunarodnih konvencija u mjeri u kojoj se provode u zemlji

3) Direktiva EU budući da se one moraju sprovoditi u nacionalnoj legislativi

U tom pogledu je važno utvrditi da li želite da uključite na primjer propise EU koji su formalno

direktno primjenjivi bez domaće provedbe. Međutim, propisi EU u mnogim slučajevima

zahtijevaju neku domaću provedbu i zato je važno odlučiti da li ćete mjeriti propise EU koji su

sprovedeni u domaćoj legislativi ili želite u potpunosti isključiti sve propise EU. Ako odlučite


da ne mjerite propise EU koji su sprovedeni u nacionalnoj legislativi, možete isključiti i

moguću prekomjernu regulaciju.Isto se odnosi i na druge tipove međunarodne

regulative/konvencija koje se općenito ne primjenjuju u državnoj legislativi.

Okvir 3. Primjeri da li mjeriti propise EU

Danska, Holandija, Norveška i Švedska mjere propise EU u mjeri u kojoj se oni sprovode u danskoj, norveškoj, švedskoj ili holandskoj legislativi. Prednost ovog razlikovanja je to što ga je lako primijeniti u mjerenjima i što zahtijeva manje resursa nego da mjerite sve propise EU. Nedostatak je to što to nužno nije najracionalnije razgraničenje jer podrazumijeva da će se neki propisi EU mjeriti a drugi neće. Velika Britanija izabrala je isti pristup kao i gore navedene zemlje. Međutim, u slučajevima gdje se ne traži domaća provedba, oni su naveli i označili te propise EU ali ih nisu mjerili.

4.3. Da li mjeriti dobrovoljnu regulativu ili ne

Da bi se propisi izmjerili, važno je napraviti razliku između dva tipa propisa: obaveznih

propisa koje firme moraju poštovati i dobrovoljnih propisa koje firme mogu odlučiti da poštuju.

Svi troškovi koje firme imaju u usklađivanju sa obavezama informiranja u obaveznim

propisima treba mjeriti u MST modelu mjerenja.

Međutim, situacija je drugačija sa pravilima koja firme mogu odlučiti da poštuju. U

dobrovoljna pravila spadaju prijave za sheme podrške ili grantova ili neki tipovi statističkih

informacija za koje firme mogu izabrati da li žele da daju ili ne.

Moguće je napraviti razliku između dobrovoljnih pravila koja se smatraju neophodnim u vezi

prisustva na tržištu i, s druge strane, pravila koja firme poštuju a da ih ne smatraju

neophodnim. Smatra se da je neophodno poštovati neko dobrovoljno pravilo kad većina firmi

za koje je to pravilo relevantno izabere da ga poštuje, npr. zahtjevi vezani za prijave za

poljoprivredne subvencije.

Prije početka MST mjerenja vrlo je važno odlučiti da li želite mjeriti dobrovoljna pravila ili ne

ili, da li želite mjeriti neka od dobrovoljnih pravila, npr. dobrovoljna pravila za koja se smatra

da ih je neophodno poštovati.

Okvir 4. Primjeri da li mjeriti dobrovoljna pravila

Danska i Norveška mjere dobrovoljna pravila koja se smatraju neophodnim (tamo gdje većina firmi za koje je pravilo relevantno bira da ga poštuje). Holandija nije mjerila sheme podrške ili grantova itd. kad je vršila svoja mjerenja početnog stanja. Međutim, nakon toga Holandija je odlučila da mjeri sva dobrovoljna pravila. Švedska ne pravi razliku između dobrovoljnih i obaveznih pravila i mjeri sva dobrovoljna pravila. Velika Britanija također mjeri sva dobrovoljna pravila. Osim toga, Velika Britanija radi


sa 100-postotnim prihvatanjem ciljnih grupa da bi se fokusirala na potencijalno opterećenje tamo gdje velika opterećenja mogu biti barijera za potpuno prihvatanje. Tamo gdje se zna da postoji veoma drugačiji nivo prihvatanja, to treba napomenuti tokom navođenja propisa i/ili u procesu mjerenja.

4.4. Obaveze informiranja javnog sektora i trećih strana

Još jedna odluka koju treba donijeti prije početka mjerenja jeste da li hoćete da mjerite

obaveze informiranja samo javnog sektora ili želite da uključite i obaveze informiranja trećih

strana. Oba tipa obaveza informiranja su obaveze koje proističu iz propisa i uzrokuju

administrativna opterećenja za firme. Primjeri obaveza informiranja trećih strana su stavljanje

etiketa na proizvode, npr. etiketa o energiji za dućanske aparate i finansijske brošure za

kupce koje prate investicijske proizvode.

Okvir 5. Primjeri da li mjeriti obaveze informiranja trećih strana

Danska, Norveška, Holandija i Švedska mjerile su obaveze informiranja i javnog sektora i trećih strana. Velika Britanija mjeri obaveze informiranja javnog sektora ali ne i obaveze informiranja trećih strana.

4.5. Potpuna ili stvarna usklađenost

Da biste izmjerili administrativne troškove firmi prilikom poštovanja skupa propisa, važno je

napraviti jasne pretpostavke o usklađenosti. Mogu se mjeriti troškovi potpunog ili djelimičnog

usklađivanja sa nekim propisom. Ima mnogo različitih razloga iz kojih sve firme koje su

pokrivene nekim propisom njega ne provode potpuno. Jedna mogućnost je da firme

pogrešno shvataju legislativu, a druga da firme svjesno ne poštuju dijelove odredbi iz skupa

pravila.

Potpuna usklađenost: Mjerenje troškova koje imaju sve firme prilikom potpunog poštovanja

pravila. To dakle nije stvaran broj firmi koje poštuju pravilo koje se mjeri. Faktor koji se traži

jeste koliko ima firmi koje poštuju pravilo i kakve troškove te firme obično imaju (ili bi imale)

prilikom poštovanje onih dijelova skupa pravila koje trebaju poštovati.

Stvarna usklađenost: Mjerenje stvarnih troškova koje firme imaju prilikom poštovanja pravila.

Stoga je populacija sa kojom se računa samo broj firmi koje u stvarnosti poštuju pravilo (iako

se od većeg broja firmi traži da ga poštuju).

Okvir 6. Primjeri da li mjeriti potpunu ili stvarnu usklađenost

Danska, Holandija, Norveška, Švedska i Velika Britanija mjere potpunu usklađenost.


4.6. Refundiranje administrativnih troškova

U nekim slučajevima firme su podvrgnute obavezama informiranja ali dobijaju neki oblik

nadoknade da pokriju svoje administrativne troškove usklađivanja. Ako izaberete da mjerite

administrativna opterećenja u tim slučajevima, možete odlučiti i da registrujete te naknade da

biste takve propise uključili na neto osnovi.

Okvir 7. primjeri da li mjeriti obaveze informiranja s refundiranjem troškova

Danska, Holandija, Norveška i Švedska ne mjere obaveze informiranja sa refundiranjem troškova. Velika Britanija mjeri obaveze informiranja sa refundiranjem troškova ali i registruje nivo nadoknada da bi uključila takve propise na neto osnovi.

4.7. Niži prag

Prije početka mjerenja početnog stanja morate odlučiti da li hoćete da mjerite cijelu

regulativu ili hoćete da postavite niži prag. Razlog za postavljanje nižeg praga je činjenica da

troškovi vezani uz vršenje mjerenja zakona o kom se radi često neće biti u povoljnom

odnosu sa potencijalom za pojednostavljenje. Tako je moguće postaviti niži prag i na primjer

ne mjeriti zakone koji podrazumijevaju manje od x sati administrativnog rada godišnje za sve

obuhvaćene firme. Prag (broj sati) treba zavisiti od veličine zemlje.

Okvir 8. Primjeri nižeg praga

Danska je postavila niži prag u smislu da se ne mjere zakoni koji podrazumijevaju manje od 100 sati administrativnog rada godišnje za sve obuhvaćene firme. Holandija, Velika Britanija i Švedska nisu odredile formalni prag. Norveška nije odredila formalni prag ali ne mjeri propise koji važe za vrlo malo firmi zbog procjene stručnjaka.

4.8. Procenat režija

Režije se odnose na niz troškova vezanih za pojedinačnog uposlenika i predstavljaju

troškove osim direktnih troškova zaplate. Režijski troškovi podrazumijevaju troškove vezane

za fiksne administrativne troškove, kao što su izdaci za prostorije (kirija ili amortizacija

zgrade), telefon, grijanje, struja, IT oprema, itd. Režije obuhvataju i odsustva zbog bolesti, jer

satnica koja se koristi za izračun administrativnih troškova treba, koliko god je to moguće, biti

satnica po efektivnom satu.

Procenat režija računa se u svakoj zemlji a kalkulacija se često zasniva na detaljnim

informacijama. Budući da nema centralnog statističkog izvora koji bi mogao baciti svjetlo na


režije za sve industrije i firme svih veličina, teško je specificirati neki procenat režija koji bi bio

i opće primjenjiv i precizan.

Iako su komponente režija u biti iste u svakoj zemlji, procenat režija varira prvenstveno zbog

drugačijih troškova u zemljama okojima se radi.

Okvir 9. Primjeri različitih procenata režijskih troškova

Danska, Norveška i Švedska izračunale su da je procenat režija 25%. Holandija općenito primjenjuje procenat režija od 25% ali se u mjerenju regulative finansijskog sektora primijenio procenat od 50%. Velika Britanija ima početni procenat režija od 30%, koji se podvrgava ispitivanju tokom procesa mjerenja.


5. Vršenje analize standardnih troškova korak po korak

Vršenje analize standardnih troškova za određenu oblast regulative zahtijeva detaljno

poznavanje metoda standardnih troškova i okolnosti koje vladaju u proceduralnoj sferi kojoj

pripada oblast regulative.

Rad na vršenju analize standardnih troškova obično obavlja neka konsultantska firma koja

na raspolaganju ima eksperte u dotičnoj oblasti. Nadležno ministarstvo angažirano je na

validaciji tokom raznih koraka. Nadležno ministarstvo također pomaže ekspertnim

poznavanjem oblasti, uključujući osnovne podatke vezane za populaciju firmi na koje se

regulativa odnosi, proporciju (tj. stopu) firmi na koje utiče dati zahtjev i učestalost kojom

moraju podnositi izvještaje. Osim toga, obično je bolje prepustiti ministarstvu da izvrši

klasifikaciju regulative prema tome da li je nacionalnog ili međunarodnog porijekla.

Kao što je opisano u dijelu 3.6., način da se struktuira mjerenje i osigura da se MST

primjenjuje konzistentno jeste prepustiti centralnoj koordinacionoj jedinici da se brine za

svakodnevnu saradnju sa konsultantskom firmom i koordinaciju sa nadležnim ministarstvom.

Baza podataka

Važno je da se prikupljeni podaci unose u bazu podataka koja može raditi sa relativno

velikim količinama složenih podataka koji predstavljaju osnov za rezultate analize

standardnih troškova. Prikupljeni podaci moraju se pohranjivati na način naveden u strukturi

podataka.

Prije početka mjerenja, odgovorna koordinaciona jedinica treba specificirati strukturu

podataka. Drugim riječima, važno je razjasniti za šta biste htjeli koristiti podatke a time i koje

podatke morate skupiti. Odgovorna koordinaciona jedinica izrađuje detaljnu strukturu

podataka, koju treba dostaviti konsultantima. Podaci skupljeni tokom mjerenja trebaju se

pohranjivati u bazu podataka ili direktno od strane konsultanata ili u preliminarnu tablicu

podataka, koju konsultanti, kad se mjerenje završi, mogu prenijeti koordinacionoj jedinici

pomoću specificirane strukture podataka.

Vodič korak po korak

Ovaj dio izlaže proces uključen u vršenje mjerenja pomoću Modela standardnih troškova.

Proces se može podijeliti u četiri faze i 15 koraka. Oni su sumirani u Tabeli 1, a onda opisani

korak po korak.

Tabela 1: Faze i koraci u mjerenju

Faza 0: Početak

Regulativa vezana za firme koju treba uključiti u analizu identificira se prije nego što počne pripremna analiza. U slučaju velikih analiza, naročito mjerenja početnog stanja, ali i za neke ex-ante analize i ažuriranja, održavaju se početni sastanci ministarstva, centralne koordinacione jedinice, konsultanata i ključnih interesnih grupa.


Faza 1: Pripremna analiza

Korak 1 Identifikacija obaveza informiranja, zahtjeva za podacima i administrativnih aktivnosti i klasifikacija prema porijeklu

Korak 2 Identifikacija i razgraničavanje vezanih propisa

Korak 3 Klasifikacija obaveza informiranja prema tipu (neobavezni korak)

Korak 4 Identifikacija relevantnih poslovnih segmenata

Korak 5 Identifikacija populacije, stope i učestalosti

Korak 6 Intervjui sa firmama naspram stručne ocjene

Korak 7 Identifikacija relevantnih parametara troškova

Korak 8 Priprema vodiča za intervjue

Korak 9 Stručni pregled koraka 1-8

Faza 2: Skupljanje podataka o vremenu i troškovima i standardizacija

Korak 10 Izbor tipičnih firmi za intervjue

Korak 11 Intervjui sa firmama

Korak 12 Završavanje i standardizacija procjena o vremenu i resursima za svaki segment prema aktivnosti

Korak 13 Stručni pregled koraka 10-12

Faza 3: Izračun, podnošenje podataka i izvještaji

Korak 14 Ekstrapolacija validiranih podataka na nacionalni nivo

Korak 15 Izvještavanje i prenošenje u bazu podataka

5.1. Faza 0 – Početak

Prije nego što analiza može početi, nužno je razjasniti šta će se analizirati. To podrazumijeva

razjašnjenja da li svi dijelovi odabrane regulative spadaju u opseg analize standardnih

troškova. Između ostalog, to znači da treba razjasniti da li se regulativa odnosi na

poslovanje, da li je usklađenost obavezna/neophodna, da li se sve u svemu može očekivati

da će podrazumijevati više sati administrativnog rada od nižeg praga za firme na koje se

odnosi (ako ste postavili granicu), da li je uključeno refundiranje troškova, itd.

Često će biti niz graničnih slučajeva gdje je možda teško odlučiti da li neko pravilo spada u

opseg analize standardnih troškova ili ne - uporedite primjere u Okviru 10 niže u tekstu.

Važno je uvjeriti se da se o takvim graničnim slučajevima raspravi i da se oni ocijene u

svjetlu odluka donesenih u drugim sličnim oblastima kako bi se osigurala konzistentnost u

pogledu toga koja se pravila uključuju u analizu.

Okvir 10: Primjeri graničnih slučajeva vezanih za opseg analiza standardnih troškova

Primjer 1: Tretman žalbi u analizi standardnih troškova Pravo firmi da se žale na odluke nije administrativno opterećenje pa se zato ne mjeri u analizi standardnih troškova. Ono nije klasificirano kao administrativno opterećenje jer općenito obično neće biti efikasno žaliti se, a firmama se ne nameću nikakve obavezne obaveze informiranja vezane za žalbe. Međutim, u nekim slučajevima može biti relevantno


pitati za iskustvo firmi sa sistemom žalbi. To naročito važi za oblasti gdje se firme često žale. To može biti pokazatelj da je firmama općenito teško razumjeti pravila. Na primjer, kao dio analize standardnih troškova moguće je pitati firme koje im je dijelove legislative naročito teško razumjeti. To bi podrazumijevalo samo kvalitativno izvještavanje, bez ekstrapolacije opterećenja na nacionalni nivo. To znači da ne bi bilo moguće načiniti neku standardizaciju vremena koje uobičajeno efikasna firma potroši na žalbu. Rezultati te kvalitativne ankete mogu se iskoristiti da bi se pravila učinila lakšim za razumijevanje, što može pomoći da se smanji količina vremena koje firme troše na upoznavanje sa tim pravilima. Može se smanjti i broj žalbi, i time smanjiti pritisak na proces javnih žalbi. Primjer 2: Diferencijacija između domaćinstava i firmi Kada se privatnici prijavljuju za neke sheme kao uposlenici, to često dovodi do esktenzivnih administrativnih aktivnosti za njih. Između ostalog, oni moraju dokumentirati svoju zaposlenost i situaciju sa primanjima. Taj oblik administrativnog posla nije uključen u analizu standardnih troškova jer se smatra da u takvim situacijama privatnici postupaju kao uposlenici, a ne kao firme. Primjer 3: Mjerenje administrativnih troškova inspekcija Firme su predmet niza različitih inspekcija. Međutim, administrativni troškovi kako ih definira MST nastaju samo tamo gdje je inspekcija u potpunosti vezana za neku obavezu informiranja. Inspekcije sa širim fokusom se ne uključuju.

Početno ispitivanje dovodi do skupa pravila koja će se uključiti u analizu. Međutim, važno je

dokumentirati koja su pravila eliminirana tokom ispitivanja i zašto, uključujući i način na koji

se postupilo sa graničnim slučajevima.

Rezultati se podnose nadležnom ministarstvu radi validiranja.

Početni sastanci

Prije početka analize standardnih troškova preporučuje se održavanje jednog ili više početnih

sastanaka ključnih interesnih grupa uključujući ministarstva, konsultante i koordinacionu

jedinicu. To pruža priliku da se razjasne važna pitanja, uključujući i šta će se precizno

analizirati, kako će se vršiti analiza, raspored mjerenja i isporuka rezultata, kada nadležno

ministarstvo treba doprinijeti analizi, itd.

Završetak faze 0

Konsultanti pripremaju skup podataka o regulativi vezanoj za poslovanje koja će se uključiti u

analizu. Skupu podataka će se postepeno dodavati sve više informacija kako se budu

završavali naredni koraci. Precizan prikaz svih informacija koje trebaju biti sadržane u skupu

podataka po završetku analize može se naći u strukturi podataka koju priprema centralna

koordinaciona jedinica.

Konsultanti također prave listu pravila koja se odnose naposlovanje koja ne treba unijeti u

analizu, uključujući i razloge za njihovo izostavljanje.


Skup podataka mora se podnijeti nadležnom ministarstvu. To se radi zato da bi ministarstvo

moglo validirati da su u analizu unijeti svi propisi koji se odnose na poslovanje. O vremenu

dozvoljenom za taj proces treba se detaljno dogovoriti sa nadležnim ministarstvom.

5.2. Faza 1 – Pripremna analiza

Veliki dio posla na vršenju analize standardnih troškova vezan je uz pripremnu analizu, koja

prethodi konkretnom skupljanju podataka. Svrha pripremne analize jeste da se indentificiraju

obaveze informiranja koje se odnose na firme i rezultirajući zahtjevi za podacima u

relevantnoj legislativi. Onda treba identificirati administrativne aktivnosti koje firme trebaju

obavljati da bi davale potrebne informacije, na osnovu 16 standardnih administrativnih

aktivnosti (vidi Okvir 13). Naredni korak je identificiranje relevantnih osnovnih varijabli.

Konačno, identificiraju se segmenti poslovanja na koje se regulativa odnosi.

Taj proces podijeljen je u devet koraka. Međutim, proces je kontinuiran jer su razlozi i izbori u

raznim koracima uzajamno relevantni. Zato je bitno shvatiti taj proces kao cjelinu.

Važno je i neprestano validirati informacije koje daje preliminarna analiza. To znači da:

- Centralna koordinaciona jedinica mora neprekidno biti uključena kako bi vršila

metodološke i tehničke izbore

- Nadležno ministarstvo mora neprekidno biti uključeno kako bi osiguravalo tehnički

kvalitet

- Relevantni eksperti uključeni su da bi ocjenjivali i validirali klasifikacije i specifikacije

generirane u koracima 1-8

5.2.1. Korak 1: Identifikacija obaveza informiranja, zahtjeva za podacima i administrativnih aktivnosti i klasifikacija prema porijeklu

Zadaci u koraku 1 su:

a) Raščlaniti listu propisa iz faze 0 na obaveze informiranja:

Na osnovu liste zakona i izvršnih odluka što se odnose na poslovanje napravljene u fazi 0,

konsultanti (ili nadležni odjeli) raščlanjuju pravila na izvjestan broj obaveza informiranja. Taj

posao zasniva se na detaljnom proučavanju konkretnog teksta pojedinačnog pravila,

njegovih pojašnjenja, relevantnih cirkularnih dopisa i svih uputstava vezanih za reguliranu

oblast. Obaveze informiranja (jedna ili više njih) koji dovode do administracije u firmama

identificiraju se tokom tog proučavanja.

Okvir 11 sadrži primjere niza različitih obaveza informiranja.

Okvir 11: Primjeri obaveza informiranja

Povrati i izvještaji: Ovo se odnosi na vraćanje i davanje informacija, npr. porez odbijen od prihoda na izvoru.

Zahtjevi za dozvole ili oslobađanje od ...: Ovo se odnosi na sve tipove zahtjeva za dozvole ili oslobađanje od raznih aktivnosti, npr. zahtjev za dozvolu za prodaju alkoholnih pića.


Zahtjevi za ovlaštenje: Odnosi se na zahtjev za ovlaštenje da se vrše neke aktivnosti, npr. ovlaštenje za kanalizacione radove.

Obavještenje o aktivnostima: Odnosi se na obavezu firmi da obavještavaju vlasti o specifičnim aktivnostima, npr. o prijevozu opasnog tereta.

Uvođenje u registar: Odnosi se na obavezu firmi da budu registrirane u nekom registru ili na nekoj listi, npr. registru firmi.

Prijava za subvencije ili grantove za ...: Odnosi se na firme koje se prijavljuju za neku subvenciju i slično, npr. subvenciju za obuku za posao.

Ažuriranje planova i programa za urgentne situacije itd.:. Odnosi se na obavezu firmi da održavaju te dokumente koje traže vlasti ažurnim. Tu bi na primjer spadali priručnici i planovi za hitne slučajeve.

Saradnja sa revizijama/inspekcijama ...: Odnosi se na informiranje i pomaganje inspektorima koji vrše inspekcije i reviziju firme, ili koji dolaze u firmu u vezi provedbe nekog propisa.

Zakonom propisano označavanje radi trećih strana: To između ostalog uključuje stavljanje etiketa na proizvode ili instalacije sa informacijama za potrošače, npr. etikete o potrošnji energije za kućanske aparate.

Davanje zakonom propisanih informacija trećim stranama: Odnosi se na davanje informacija trećim stranama (za razliku od etiketa), npr. finansijske brošure uz investicijske proizvode.

Sastavljanje pritužbi i žalbi: Odnosi se na podnošenje pritužbi na i (možda kasnije) žalbi protiv neke odluke koju su donijele vlasti. Te obaveze informiranja treba analizirati samo ako je karakteristika uobičajeno efikasne firme da se žali u oblasti o kojoj se radi.

b) Raščlaniti obaveze informiranja u zahtjeve za podacima

Kad se neki propis raščlani na jednu ili više obaveza informiranja, te obaveze onda se

raščlanjuju na zahtjeve za podacima. U praksi, konsultanti će često identificirati zahtjeve za

podacima u samom procesu identifikacije obaveza informiranja u nekom zakonu. Moraju se

identificirati svi zahtjevi za podacima u regulativi koji sačinjavaju pojedinačnu obavezu

informiranja. Ima mnogo različitih zahtjeva za podacima – neki će biti vrlo specifični u

pogledu konkretnih obaveza informiranja, dok će se drugi nekoliko puta javljati u različitim

obavezama informiranja u raznim propisima u nekoliko ministarstava.

Okvir 12 ilustruje nekoliko zahtjeva za podacima vezanih za razne obaveze informiranja.

Okvir 12: Primjeri tipičnih zahtjeva za podacima

Obaveza informiranja može navoditi zahtjeve u pogledu sljedećih informacija:

Identitet firme – ime i identifikacioni broj, itd.

Promet/izjava o prometu firme

Izjava o kapitalu firme

c) Identificirati administrativne aktivnosti

Kad se tačno odrede zahtjevi za podacima, naredni korak je identifikacija administrativnih

aktivnosti koje firme moraju obavljati da bi ispoštovale pojedinačni zahtjev za podacima. One

će se konačno validirati tokom intervjua sa firmama u koraku 11. Identifikacija


administrativnih aktivnosti zasniva se na 16 standardnih administrativnih aktivnosti, koje su

opisane u okviru 13 niže u tekstu.

Namjera identifikacije administrativnih aktivnosti jeste da pomogne u sticanju predstave o

procesu kroz koji firme moraju proći u vezi sa svakim pravilom. U situaciji samog intervjua,

firmama je lakše govoriti o specifičnim administrativnim aktivnostima kad moraju specificirati

resurse koje koriste.

U pogledu prve administrativne aktivnosti, resursa koji firme koriste da se upoznaju sa

obavezom informiranja, ona je povezana sa konkretnom obavezom informiranja dok su

ostale aktivnosti vezane za pojedinačne zahtjeve za podacima.

Okvir 13: Standardne administrativne aktivnosti

1. Upoznavanje s obavezom informiranja. Potrošnja resursa firme vezana za upoznavanje sa pravilima za datu obavezu informiranja.

2. Pronalaženje informacija. Pronalaženje relevantnih cifri i informacija potrebnih za poštovanje date obaveze informiranja.

3. Ocjena. Ocjenjivanje koje su cifre i informacije potrebne da bi javne vlasti prihvatile izvještaj.

4. Izračun. Vršenje relevantnih izračuna potrebnih za prihvatanje izvještaja u javnim vlastima.

5. Predstavljanje cifri. Prikazivanje izračunatih cifri u tabelama ili slično. 6. Provjera. Provjeravanje izračunatih cifri, npr. usklađivanjem sa drugim podacima. 7. Ispravka. Ako provjere u samoj firmi otkriju greške u izračunu, poslije toga se vrše

ispravke. 8. Opis. Priprema opisa, npr. direktorovog izvještaja u danskom Zakonu o finansijskim

izvještajima. 9. Izmirivanje/plaćanje. Plaćanje poreza, pristojbi i slično. 10. Interni sastanci. Sastanci što se održavaju interno između raznih grupa osoblja

angažiranog na usklađivanju sa obavezom informiranja. 11. Eksterni sastanci. Sastanci što se drže u slučajevima gdje usklađivanje s obavezom

informiranja zahtijeva sastanke sa revizorom, advokatom i slično. 12. Inspekcija od strane javnih vlasti. Firme moraju pomagati vanjskim inspektorima

kad vrše inspekciju firmi. 13. Ispravak rezultata inspekcije od strane javnih vlasti. Ako vanjska inspekcija otkrije

greške/nedostatke, nakon toga se vrše ispravke. 14. Obuka, informiranje o novim zakonom propisanim zahtjevima. Relevantni

uposlenici moraju se upoznavati sa novim pravilima koja se često mijenjaju (barem jednom godišnje).

15. Kopiranje, distribucija, arhiviranje, itd. U nekim slučajevima izvještaj se kopira, distribuira i/ili arhivira da bi se poštovala obaveza informiranja. Možda je potrebno i pohraniti obavezu informiranja radi kasnijeg prikazivanja u vezi neke inspekcije.

16. Izvještavanje/podnošenje informacija. U slučajevima gdje usklađenost s obavezom informiranja zahtijeva podnošenje informacija o firmi, te informacije moraju se slati nadležnim vlastima.

Moguće je da bude potrebno još standardnih aktivnosti. Međutim, prijedlozi za nove

standardne aktivnosti moraju biti čvrsto utemeljeni i zahtijevaju odobrenje centralne

koordinacione jedinice.


d) Početi klasifikaciju regulative prema porijeklu – klasifikacija ABC

Da bi se dao pregled odakle potiču administrativni troškovi firmi, zahtjevi za podacima moraju

se klasificirati u tri glavne kategorije zavisno od porijekla (vidi dio 3.6). Za vršenje klasifikacije

obično su najkompetentnija ministarstva jer ona najbolje poznaju porijeklo svoje regulative.

Međutim, zbog drugačijih okolnosti neke zemlje su izabrale da daju konsultantima da izvrše

klasifikaciju.

Klasifikacija se može izvršiti kad se dovrši raščlanjivanje legislativnog materijala a mora se

dovršiti kad počne faza izvještavanja (faza 3). Slika 4 dolje prikazuje stablo odlučivanja za

utvrđivanje koja klasifikacija važi, tj. A, B ili C.

Slika 4: Stablo odlučivanja za klasifikaciju porijekla

1. Da li je zahtjev za podacima isključivo rezultat nacionalne politike?

Ne Da Kategorija C

1. Da li zahtjev za podacima nametnut u europskom ili međunarodnom kontekstu specifično

navodi način da koji se mora izvršavati ta obaveza?

Ne Da Kategorija A

2. Da li zahtjev za podacima nametnut u europskom ili međunarodnom kontekstu sadrži

nacionalne obaveze informiranja (koje nisu obavezne na međunarodnom nivou)? Kao što

je nametanje dodatnih zahtjeva za informacijama

Ili

3. Da li je nacionalna vlada proširila zahtjev za podacima nametnut u europskom ili

međunarodnom kontekstu? Na primjer povećala učestalost obaveza informiranja ili

nametnula obavezu informiranja dodatnim ciljnim grupama

Da 5a. Svrstati „nacionalni“ dio zahtjeva za podacima u Kategoriju C Kategorija C

5b. Da li su u „međunarodnom“ dijelu zahtjeva predviđeni i načini provedbe?

Da Kategorija A

Ne Kategorija B

Ne

6. Zahtjev za podacima proističe iz europskih ili međunarodnih direktiva ali njegova provedba

nije predviđena međunarodno

Ili

7. Zahtjev za podacima nameće nacionalna vlada radi primjene/provedbe europske ili

međunarodne legislative/regulative

Kategorija B


Završavanje Koraka 1

Konsultanti (ili ministarstvo) raščlanjuju svaki propis koji se odnosi na poslovanje u obaveze

informiranja i zahtjeve za podacima i pokušavaju identificirati vezane administrativne

aktivnosti za svaki zahtjev za podacima. Mora biti moguće identificirati veze između propisa,

npr. koja primarna legislativa dovodi do sekundarne. Za zahtjeve za podacima mora se

navesti referenca na odjeljak i pododjeljak (ili član i stav) da bi se oni lako našli u pravilu o

kom se radi. U vezi sa korakom 1 važno je i da ministarstvo pomaže konsultantima kod

identificiranja rješenja za digitalno izvještavanje koja mogu biti vezana za obaveze

informiranja (vidi dio 3.5).

Skup podataka koji sadrži specifikaciju legislative u obaveze informiranja, zahtjeve za

podacima i administrativne aktivnosti mora se predati nadležnom ministarstvu. To je zato da

bi ministarstvo moglo potvrditi da su identificirane sve relevantne obaveze informiranja i

zahtjevi za podacima. O roku za završetak ovog procesa treba se detaljno dogovoriti sa

nadležnim ministarstvom.

5.2.2. Korak 2: Identifikacija i razgraničenje vezanih propisa

U svakoj analizi standardnih troškova važno je razjasniti da li se administrativni troškovi

obaveze informiranja ili zahtjevaza podacima mogu pripisati jednom ili nekolicini pravila. Ako

se administrativni troškovi mogu pripisati dva ili više pravila, bitno je uvjeriti se da se izbroje

samo jednom. Ovaj problem ilustruju dva donja primjera.

Okvir 14: Primjeri razgraničenja u pogledu vezane regulative

Primjer 1: Zakon o finansijskom izvještavanju sadrži zahtjev koji kaže da godišnji izvještaji trebaju sadržavati informacije o prometu kompanije. Ta informacija mora se uključiti i u poresku prijavu firmi, što je dužnost koja proističe iz finansijskih zahtjeva za izvještaje navedene u Zakonu o porezima. Taj isti trošak ne treba mjeriti dvaput. Primjer 2: Zakon o knjigovodstvu regulira dužnost komercijalnih preduzeća da registruju svoje finansijske transakcije. Međutim, Zakon ne zahtijeva da se registrirane informacije negdje predaju ili slično, samo mora biti moguće dokumentirati da su transakcije registrirane. Tako registriranje transakcije nema neku direktnu svrhu vezanu za Zakon o knjigovodstvu, ali su registrirane informacije potrebne u raznim drugim kontekstima. Na primjer, registrirane finansijske transakcije koriste se u prerađenom obliku za pripremu godišnjih izvještaja, poreskim prijavama, itd. Iako ti zakoni eksplicitno ne kažu da firme moraju registrirati svoje finansijske transakcije, poštovanje takvih pravila zavisi od poštivanja zahtjeva Zakona o knjigovodstvu.

Kako pokazuju ova dva primjera, moguće je da se zahtjevi propisa preklapaju. To se može

desiti unutar jednog ministarstva ili između dva ili više ministarstava. U slučajevima kad dva

propisa zahtijevaju iste informacije, trošak predočavanja tih informacija mora se ili pripisati

jednom od pravila ili podjednako podijeliti između pravila.


Ako se ne može postići dogovor, u odlučivanje treba uključiti centralnu koordinacionu

jedinicu.

Završetak koraka 2

Konsultanti iznose jasno razgraničavanje i definiciju oblasti regulative gdje treba mjeriti

administrativne troškove. Razgraničenje vezano za legislativu koja spada u sfere drugih

ministarstava mora se koordinirati sa nadležnim ministarstvima. Povezana regulativa se

identificira i jasno navode „vlasnik/vlasnici“ troškova kako se identične obaveze informiranja

ne bi brojale više od jednom. Konsultanti integriraju informacije o povezanoj regulativi u skup

podataka za propise vezane za poslovanje iz koraka 1. Kao dio izvještaja koji se mora

pripremiti na završetku faze 1, konsultanti moraju opisati i koji su propisi vezani sa drugim,

uključujući i da li su identificirane obaveze izvještavanja i zahtjevi za podacima identični

onima u drugim pravilima i/ili u kojoj mjeri postoje veze između propisa. Konačno

razgraničenje mora odobriti centralna koordinaciona jedinica.

5.2.3. Korak 3: Klasifikacija obaveza informiranja prema tipu (neobavezni korak)

Da bi se dobio bolji pregled porijekla troškova, obaveze informiranja mogu se klasificirati

prema tome da li predstavljaju dužnost koju firme moraju izvršavati – obavezne obaveze

informiranja – ili sheme koje firme mogu izabrati da koriste – dobrovoljne obaveze

informiranja.

Klasifikacija identificiranih obaveza informiranja prema tome da li su obavezne ili dobrovoljne

je neobavezna (Velika Britanija ne koristi tu klasifikaciju) i vrše je konsultantske firme u

saradnji sa ministarstvom.

Obaveze informiranja moraju se klasificirati prema tome da li su:

Obaveze informiranja vezane za subvencije

Obaveze informiranja vezane za uvjerenja

Obaveze informiranja vezane za regulatorne zahtjeve, koji u tom kontekstu uključuju

obaveze informiranja koje nisu iste kao gornje (većina obaveza informiranja spada u

ovu kategoriju)

Između ostalog, ova klasifikacija se može iskoristiti za analiziranje kojim se tipovima obaveza

informiranja odlikuje legislativa pojedinačnih ministarstava.

Završetak koraka 3

Konsultanti moraju integrirati informacije o tome u koju kategoriju spada svaka obaveza

informiranja u skup podataka o propisima koji se odnose na poslovanje. Centralna

koordinaciona jedinica i nadležno ministarstvo odobravaju klasifikaciju.

5.2.4. Korak 4: Identifikacija segmenata

U koraku 4 konsultanti moraju klasificirati firme u relevantne segmente. Drugim riječima,

firme se moraju segmentirati prema kriterijima koji utiču na opseg resursa koji se koriste za

usklađivanje sa obavezama informiranja i zahtjevima za podacima.


Relevantnost kriterija u velikoj mjeri zavisi od pravila. Ako pravilo utiče na sve vrste firmi, ono

može biti relevantno za segmentiranje prema industriji ili veličini ako se prosudi da su ti

kriteriji značajne varijable. Međutim, veliki dio legislative je specifičan za industriju, u kom

slučaju se segment specificira unaprijed. U drugoj legislativi promet ili broj uposlenika firme,

na primjer, određuju da li je ta firma predmet zakona ili nije, i sa kojim pravilima se mora

uskladiti. Ako je za izvještavanje o obavezi informiranja dostupno digitalno rješenje, ono će

uvijek biti relevantno za segmentaciju prema tome da li firme šalju izvještaje digitalno ili

manuelno.

Slično tome, biće relevantno napraviti razliku između firmi koje su izabrale da zadatak

povjere vanjskim izvršiteljima (outsource), tj. da u velikoj mjeri koriste vanjsku pomoć u

izvršavanju zadatka i firmi koje taj posao obavljaju same.

Ako se prosudi da veličina firme (broj uposlenika) nije značajna varijabla, segmentiranje se

ne mora izvršiti prema veličini. Međutim, Velika Britanija je na primjer odlučila da uvijek

segmentira firme prema veličini kako bi se omogućilo da se rezultati prikazuju prema veličini

firme da bi odrazili fokus politike na mala i srednja preduzeća. Čak i ako se segmentiranje ne

vrši prema veličini firme, konsultanti se što bolje trebaju uvjeriti prilikom biranja firmi za

intervjue da u analizu uključe firme raznih veličina.

Možda je „primamljivo“ segmentirati na osnovu nekoliko različitih varijabli. Međutim, svaki

pokušaj da se u potpunosti obuhvati kompleksnost brzo će dovesti do sloma metoda jer se

on temelji na slučajevima. Budući da se kompleksnost povećava kako se u analizu uključuje

sve više faktora, takav pokušaj bi vrlo brzo doveo do toga da se mjerenja moraju vršiti u

previše poslovnih segmenata. Zato je bitno postići razumnu ravnotežu između stepena

segmentacije, optimizacije koristi i potrošnje resursa u projektu. Potrebno se fokusirati na

faktore koji se smatraju najvažnijim kad se radi o identificiranju razlika u administrativnim

troškovima firmi. Broj segmenata će s vremena na vrijeme varirati i zavisiće od konkretne

ocjene vezane za specifičnu obavezu informiranja. Odluka o tome šta uključiti a šta ne u

mjerenje mora biti dobro utemeljena, a treba biti i dokumentirana kako bi bilo moguće

reproducirati rezultate analize u nekoj kasnijoj fazi.

Završetak koraka 4

Koordinaciona jedinica odobrava segmentaciju a informacije se integriraju u skup podataka o

propisima koji se odnose na poslovanje iz koraka 1.

U izvještaj o statusu koji se mora sačiniti na završetku faze 1 treba unijeti i opis načina na

koji je završena segmentacija.

5.2.5. Korak 5: Identifikacija populacije, stope i učestalosti


- Identificirati populaciju za svaku obavezu informiranja

- Utvrditi stopu za svaki zahtjev za podacima

- Odrediti učestalost za svaki zahtjev za podacima/obavezu informiranja


Populacija

Svaki propis/obaveza informiranja ima populaciju. Populacija pokazuje na koliko firmi utiče

propis o kojem se radi.

Budući da neki propis može uticati na nekoliko različitih poslovnih segmenata – kako je to

uvtrđeno u koraku 4 – populacije se moraju identificirati za svaki segment. Imajte na umu da

različiti propisi utiču na različite nivoe u firmi. Neki utiču na pojedinačne lokacije, neki na

određene izvještajne jedinice (kao što su statističke ankete i porez), neki se temelje na

registracijama kompanije, itd.

Populacija je općenito broj firmi na koje utiče dati propis. Međutim, važno je znati da

populacija može biti i događaj: npr. broj prijava ili izvještaja godišnje. Za svaku obavezu

informiranja mora se naći odgovarajući nivo populacije.

Ako se obaveza informiranja može podnositi i manuelno i digitalno, mora se specificirati

populacija za svaku od te dvije opcije.

Budući da se cifre iz specifikacija populacije koriste u koraku 14, da se ekstrapolira

standardizirana potrošnja resursa po firmi kad se usklađuje s nekim pravilom, važno je da

populacija bude što preciznija. Međutim, nekad može biti vrlo teško odrediti populaciju. U

takvim slučajevima možda je potrebno da eksperti procijene populaciju.

Naročito kad se računa populacija za sheme subvencija, moguće je napraviti razliku

između dva tipa. Prvi su sheme gdje se subvencija daje ako se zadovoljava izvjestan broj

objektivnih kriterija. To na primjer važi za subvencije za hektare. U tom slučaju populacija su

samo one firme koje dobijaju subvenciju, dok one koje ne zadovoljavaju kriterije i ne primaju

subvenciju treba izostaviti iz populacije. Drugi su sheme gdje se subvencija daje na osnovu

ocjenjivanja svih primljenih zahtjeva. Zato podnositelj zahtjeva ne može unaprijed biti siguran

da će dobiti subvenciju. Takav primjer bile bi sheme grantova za inovacije, gdje firme

podnose prijedloge projekata, nakon čega izborna komisija odlučuje koji će prijedlozi dobiti

grant. U tom slučaju populacija je broj podnesenih prijedloga projekata.

Stopa

Svaka obaveza informiranja sadrži izvjestan broj zahtjeva za podacima. Zahtjevi za

podacima možda nemaju specifikaciju populacije nego stopu. Stopa pokazuje omjer firmi

koje su usklađene s obavezom informiranja i poštuju dati zahtjev za podacima. Međutim, nije

potrebno koristiti „stopu“ ako zahtjevi za podacima imaju populaciju.

Učestalost

Učestalost pokazuje koliko se puta godišnje mora ispoštovati zahtjev za podacima/obaveza

informiranja. U nekim slučajevima učestalost se može izvesti direktno iz propisa. Drugi se

mogu odnositi na obaveze informiranja/zahtjeve za podacima koje sve firme moraju podnositi

ali u različitoj mjeri. Takve su, na primjer, razne statistike kao što su Intrastat i statistički

podaci o prodaji robe. Važno je znati i da se neke obaveze informiranja ne traže svake

godine – to se na primjer odnosi na niz statističkih informacija. Zato će učestalost za takve


obaveze biti 0,5 ako se statistički podatak mora podnositi svake dvije godine ili 0,33 ako se

prijavljuje svake 3 godine, itd.

Izvori za populaciju, stopu i učestalost

Postoji nekoliko različith izvora koji se mogu koristiti za određivanje populacije, stope i

učestalosti:

Ministarstva imaju informacije o broju izvršenih inspekcija, primljenih zahtjeva, broju firmi koje su se registrirale za izvjesnu okolnost, itd. Osim toga, ministarstva često znaju koliko firmi reguliraju.

Informacije se mogu naći u statističkim materijalima. Na primjer, administrativne troškove porodiljskog odsustva moguće je izračunati samo na osnovu statistike o broju odsustava u privatnom sektoru. Ukupni brojevi standardne populacije mogu se dobiti na osnovu statističkim izvora specificiranih prema industriji i veličini. Oni će biti na nivou preduzeća.

U nekim slučajevima možda je potrebno izvršiti anketu da bi se identificirao broj firmi na koje utiče neki propis, ili omjer firmi koje koriste neku opciju u propisu. Ako se radi o tome da neke firme izvršavaju neku obavezu informiranja same a druge je povjeravaju vanjskim izvršiteljima, možda je potrebno i izvršiti anketu da bi se utvrdio taj omjer.

Ako nije moguće dobiti potrebne informacije, rješenje može biti znalačka procjena informacija o kojim se radi.

Koji god metod da se koristi, važno je dokumentirati izvor informacija kako bi se one na isti

način reproducirale kasnije. Posebno u situacijama gdje je napravljena procjena, bitno je

dokumentirati kriterije za tu procjenu.

Završetak koraka 5

Iz gore navedenih izvora konsultanti dobijaju što više informacija o populaciji, stopi i

učestalosti i ugrađuju ih u skup podataka. Te informacije provjerava nadležno ministarstvo,

koje ponovo pokušava pomoći u identifikaciji informacija koje možda još nedostaju.

Centralna koordinaciona jedinica uključena je da bi tačno utvrdila informacije koje ni

konsultanti ni nadležno ministarstvo nisu mogli identificirati.

Za proces identificiranja populacije, stope i učestalosti može trebati mnogo vremena. Zato se

on ne mora završiti tokom faze 1, jer se informacije zapravo neće koristiti dok se ne izvrši

ekstrapolacija u fazi 3. Međutim, bitno je identificirati koje obaveze informiranja utiču na

većinu firmi kako bi se te informacije mogle uključiti u razmatranja toga na šta bi se intervjui s

firmama trebali fokusirati, kako se to razmatra u koraku 6 u vezi razjašnjenja šta bi se trebalo

izračunavati na osnovu intervjua sa firmama odnosno stručne ocjene.

5.2.6. Korak 6: Intervjui s firmama naspram stručne ocjene

Zadaci u koraku 6:

Moraju se specificirati kriteriji za odluku da li intervjuirati ili koristiti stručnu ocjenu Identificirati koje će se obaveze informiranja ocjenjivati pomoću intervjua s firmama a

koje ne, te to unijeti u bazu podataka Popisati obaveze informiranja koje će se procjenjivati putem stručne ocjene sa

razlozima za tu odluku


Osnovna pretpostavka u analizi standardnih troškova jeste da se trebaju evaluirati svi

relevantni propisi koji podrazumijevaju administrativna opterećenja za firme.4 To važi i za

obaveze informiranja koje su možda relevantne samo za mali broj firmi ili koje

podrazumijevaju samo minorne administrativne aktivnosti za pojedinačne firme.

Međutim, ne moraju se nužno sve obaveze informiranja evaluirati pomoću intervjua s

firmama. Obaveze informiranja koje podrazumijevaju vrlo malen broj firmi i minimalne

administrativne troškove mogu se, na primjer, kvantificirati drugim metodima. Tu spada

stručna ocjena, gdje se angažuju specijalisti sa dobrim poznavanjem neke oblasti da bi

kvantificirali administrativne troškove za uobičajeno efikasnu firmu. Alternativa bi bila

korištenje ekstenzivnih podataka prikupljenih u već izvršenim anketama s firmama. Na

osnovu podataka iz drugih intervjua, često će biti moguće kvantificirati manje tegobne

obaveze informiranja tako da se one uporede sa sličnim obavezama informiranja

analiziranim pomoću intervjua s firmama. To se radi u koraku 12 u fazi 2.

Teško je napraviti nedvosmislene kriterije za to kada se manje tegobna obaveza informiranja

može evaluirati pomoću stručne ocjena a kad pomoću postojećih podataka. Procjenu treba

izvršiti za svaki konkretni slučaj, ali je važno naglasiti da se mora jasno navesti koje se

obaveze informiranja i zahtjevi za podacima biraju za kasniju evaluaciju. Struktura podataka

treba predvidjeti da konsultanti u bazu podataka trebaju unijeti napomenu koja pokazuje koje

obaveze informiranja nisu analizirane pomoću intervjua nego na osnovu sličnih postojećih

podataka ili stručne procjene.

Završetak koraka 6

Konsultanti ugrađuju informacije o tome koje će se obaveze informiranja mjeriti pomoću

intervjua a koje će se evaluirati kasnije u skupu podataka o propisima koji se odnose na

poslovanje iz koraka 1. Kriteriji na kojima se temelji podjela između intervjua i stručne ocjene

moraju biti što jasniji da bi se olakšala validacija koju vrši nadležno ministarstvo. Ti kriteriji

moraju se unijeti i u izvještaj o statusu koji treba napisati na kraju faze 1. Materijali se šalju

koordinacionoj jedinici i nadležnom ministarstvu na odobrenje.

5.2.7. Korak 7: Identifikacija parametara troškova

Moraju se identificirati relevantni parametri troškova firmi za posao koji se obavlja da bi se

ispoštovali pojedinačni zahtjevi za podacima. To važi i za parametre troškova unutar firme i

za one koji se odnose na posao koji obavljaju vanjski savjetnici, itd. Posao u ovom koraku

uglavnom se sastoji od osiguravanja da se relevantni parametri troškova firmi identificiraju

prije nego što se izvrše ankete u koraku 11. Upravo ti intervjui konačno utvrđuju koje grupe

zanimanja obavljaju datu administrativnu aktivnost.

Parametri troškova koji se koriste navedeni su u tabeli 2.

4 Međutim, imajući u vidu niži prag.


Tabela 2: Parametri troškova za administrativne aktivnosti

Oblasti troškova Parametri troškova u izračunu

Interni - Broj sati/minuta potrošenih na administrativnu aktivnost - Satnica za razne grupe zanimanja koje vrše administrativne

aktivnosti - Režije

Eksterni - Broj sati/minuta potrošenih na administrativnu aktivnost - Satnica za razne vanjske pružatelje usluga koji vrše

administrativne aktivnosti

Kupovine - Izdaci za neophodne kupovine potrebne da bi se ispoštovale specifične obaveze informiranja i/ili zahtjevi za podacima

Interne grupe zanimanja

Interne grupe zanimanja su grupe uposlenika unutar firmi koje vrše administrativne

aktivnosti. Satnica tih grupa zasniva se na statistici o platama iz Nacionalnih statističkih

biroa. Satnicu treba specificirati u cijenama za date godine i ona treba predstavljati medijan

za cijelu zemlju bez obzira na spol.

Koordinaciona jedinica treba napraviti listu najčešćih grupa zanimanja i njihove satnice i

predati je konsultantskih firmama. Konsultanti su obavezni da koriste grupe zanimanja sa

njihovim satnicama sa liste kad identificiraju grupe zanimanja koje vrše administrativne

aktivnosti. Ako konsultanti ne mogu na listi naći grupu zanimanja koja odgovara grupi

zanimanja koja vrši administrativnu aktivnost(i) na kojoj oni rade, moraju predložiti novu

kategoriju zanimanja sa satnicom. Tu kategoriju zanimanja mora odobriti koordinaciona

jedinica.

Režije

Centralna koordinaciona jedinica mora odrediti procenat režija. Da bi se kompleksnost

mjerenja svela na minimum, preporučuje se da se primjenjuje samo jedan procenat režija

osim ako specifične okolnosti ne sugeriraju nešto drugo. Kao što je rečeno u dijelu 4.8., u

većini dosadašnjih mjerenja primjenjivao se procenat režija od 25%. Režije za pojedinačnog

uposlenika predstavljaju troškove osim diretnih troškova plate. Režije obuhvataju troškove

vezane za fiksne administrativne troškove, kao što su izdaci za prostorije (kirija ili

amortizacija zgrade), telefon, grijanje, struja, IT oprema, itd. U režije spadaju i odsustva zbog

bolesti, budući da satnica što se koristi za izračunavanje administrativnih troškova treba

koliko god je moguće biti satnica po efektivnom satu.

Budući da nema centralnog statističkog izvora koji može baciti svjetlo na režije za sve

industrije i veličine firmi, teško je specificirati procenat režija koji je i općenito primjenjiv i

precizan. U slučajevima gdje konsultanti kažu da preporučene režije nisu ni blizu režijskih

troškova na koje oni nailaze za grupe osoblja koje obavljaju administrativne aktivnosti, oni

sami moraju izračunati procenat režija. Konsultanti moraju navesti zašto se procenat režija

razlikuje od preporučenog a koordinaciona jedinica mora taj procenat odobriti.

Eksterni pružatelji usluga


U nekim slučajevima firme za administrativne aktivnosti koriste usluge subjekata van te

firme. Te grupe se nazivaju eksternim pružateljima usluga.

Centralna koordinaciona jedinica treba napraviti listu koja specificira najčešće eksterne

pružatelje usluga sa njihovim satnicama. Konsultanti moraju koristiti pružatelje usluga sa

njihovim satnicama sa liste kad identificiraju grupe osoblja koje vrši administrativne

aktivnosti. Ako konsultanti ne mogu na listi naći eksternog pružatelja usluga koji odgovara

grupi osoblja koja vrši administrativnu aktivnost na kojoj rade, moraju sugerirati novu

kategoriju osoblja sa satnicom. Tu kategoriju osoblja mora odobriti koordinaciona jedinica.

Režije ne treba dodavati satnici za eksterne pružatelje usluga.

Kupovine

Kupovine se definiraju kao kupovine koje su neophodne da bi se ispoštovala neka obaveza

informiranja ili zahtjev za podacima i koje se koriste samo u tu svrhu. Troškovi takve

kupovine uključuju se kao parametar troškova u administrativna opterećenja pored troškova

za interne ili eksterne plate.

Primjeri kupovina mogla bi biti poštarina za pisma koja se šalju da bi se poštovala obaveza

informiranja ili zahtjev za podacima, npr. troškovi uključeni u slanje godišnjih finansijskih

izvještaja. Drugi primjer mogla bi biti kupovina i instaliranje mjerača koji firmama

omogućavaju da vrše očitanja za kasnije izvještavanje. Treći primjer mogao bi biti trošak

kupovine eksternih administrativnih usluga koje se ne mogu direktno pretvoriti u sate. Takvi

primjeri su troškovi vezani sa vanjskom administracijom koja radi plate i kojoj se plaća fiksni

godišnji honorar. Taj trošak ne može se specificirati prema određenom broju sati koji je

potrošio vanjski dobavljač.

Troškovi se računaju godišnje. Kad kupovina ima vijek trajanja od nekoliko godina – npr.

mjerač – za nju se specificira fiksni godišnji trošak jednak ukupnom trošku podijeljenom

očekivanim vijekom trajanja. Pretpostavlja se da će se poslije izvjesnog broja godina kupiti

novi mjerač – ako se radi o takvoj kupovini – pod istim uslovima. Državni zavod za statistiku

često može dati informacije o vijeku trajanja koje se koriste u Nacionalnim računima.

Kao što ilustruju ovi primjeri, troškovi moraju nastati isključivo da bi se firmi omogućilo da se

uskladi sa specifičnom obavezom informiranja/zahtjevom za podacima. Firmi može trebati

internet da bi ispoštovala dužnost digitalnog izvještavanja, ali budući da se internet koristi i u

mnoge druge svrhe, ti troškovi se direktno ne uključuju u mjerenje. Međutim, oni su uključeni

indirektno preko režija.

Što se tiče poštarine, koristi se relevantna poštanska cijena plus x eura po pismu da bi se

obuhvatili troškovi papira, štampanja i kovertiranja. Svi indirektni troškovi proizvodnje kao što

su relevantne mašine, kompjuterska oprema, itd. već su uključeni u režije pa se zato ne

računaju. Što se tiče primjera sa mjeračima, biće moguće dobiti informacije o troškovima

kupovine i instraliranja „uobičajenog“ mjerača. Oni će se uporediti sa troškovima koje navode

firme da bi se osiguralo da je procjena odgovarajuća. Onda se isti trošak može primijeniti na

sve firme.


Završetak koraka 7

Administrativne aktivnosti dijele se u izvjestan broj parametara troškova koji se mogu

evaluirati tokom intervjua.

5.2.8. Korak 8: Priprema vodiča za intervjue

Zadaci u koraku 8:

- Napraviti i testirati vodič za intervjue

- Demonstrirati vodič za intervjue i tako osigurati prikupljanje jednoobraznih,

konzistentnih i preciznih podataka

Svrha vodiča za intervjue jeste osigurati prikupljanje jednoobraznih, konzistentnih i preciznih

podataka, što pak osigurava da se informacije koje se koriste za kalkulacije u bazi podataka

skupljanju sa najvećom mogućom preciznošću. Vodič treba testirati, na primjer putem pilot

intervjua da bi se uvjerilo da se dobijaju prikladni podaci.

Važno je i da vodič za intervjue bude struktuiran tako da intervjuirani mogu odgovarati na

pitanja što preciznije, što omogućava da se intervju vrši efikasno.

Pored skupljanja kvantitativnih podataka na nivou aktivnosti, važno je i da intervjui bace

svjetlo na kvalitativne aspekte kako bi se takve informacije mogle unijeti u kasnije izvještaje.

Važno je, na primjer, skupiti saznanja o:

- Prijedlozima za pojednostavljenje pravila

- Iritantnim opterećenjima

- Najboljim praksama u firmama

- Tome da li firme koriste informacije u drugim kontekstima (vidi razgraničenje u

odnosu na drugu legislativu)

- Tome da li firme samo pripremaju informacije za vladu ili ih koriste i same

Važno je da vodič za intervjue pruži firmama šansu da iznose sugestije u pogledu

pojednostavljivanja pravila i inicijativa za digitalizaciju unutar obaveze informiranja o kojoj se

radi. Važno je zabilježiti i kako firme percipiraju dati propis, naročito da li se smatra da je

neka obaveza informiranja naročito iritantna/tegobna.

Važan element intervjua jeste i sticanje saznanja o efikasnim načinima obavljanja

administrativnog posla, tj. najboljim praksama. Takva saznanja kasnije se mogu iskoristiti da

se daju savjeti drugim firmama o tome šta one same mogu uraditi da smanje troškove

administrativnog posla.

U pogledu intervjua, važno je i utvrditi da li se informacije koje firme daju koriste samo da bi

se poštovala data obaveza informiranja ili se one koriste i u drugim kontekstima. Tu bi

spadalo izvještavanje drugim ministarstvima. Ovako dobijene informacije moraće se

koordinirati sa razgraničenjem legislative koje se izvršilo u koraku 2.

Pored toga, zanimljivo je razjasniti, tokom intervjua, da li bi firme nastavile da u potpunosti ili

djelimično proizvode te informacije čak i ako obaveza prestane. Osnovna pretpostavka je da

firma poštuje datu obavezu informiranja i s njom vezane zahtjeve za podacima samo zbog

zakonom propisanog zahtjeva. Ako bilo šta ukazuje da bi firma nastavila potpuno ili

djelimično poštovati obavezu informiranja i bez zakonom propisanog zahtjeva, to treba


navesti za svaku obavezu informiranja. Na toj osnovi mogu se objasniti oblasti gdje je

administrativno opterećenje možda samo mali dio ukupnih troškova koji se mjere (vidi sliku 2

u dijelu 2.2).

Na primjer, mnoge firme bi vodile knjigovodstvo čak i da vlada to od njih ne traži.

Knjigovodstvo pomaže firmama da dobiju adekvatnu osnovu informacija o vlastitim

finansijskim aktivnostima. Međutim, one možda ne bi tako detaljno bilježile svoje finansijske

transakcije da za to nema specifičnog zakonom propisanog zahtjeva.

Završetak koraka 8

Konsultantska firma priprema vodič za intervjue, koji odobrava koordinaciona jedinica.

5.2.9. Korak 9: Stručni pregled koraka 1-8

Zadaci u koraku 9:

- Pripremiti završni izvještaj za fazu koji sumira sav posao urađen u fazi 1, uključujući

specifične informacije navedene u koracima 1-8, kako bi ga pregledala relevantna

nadzorna grupa (koja se sastoji od predstavnika relevantnog ministarstva

(ministarstava), koordinacione jedinice, poslovnih organizacija i firmi i drugih

eksperta/ključnih interesnih grupa)

- Nadzorna grupa pregleda kvalitet posla urađenog u fazi 1 i odobrava početak faze 2

Završetak koraka 9 i kraj faze 1

Na osnovu materijala koji se kontinuirano priprema u vezi sa fazom 1, konsultanti moraju

izraditi završni izvještaj za fazu 1, koji opisuje provođenje koraka 1-8, uključujući kako je

obavljen posao identificiranja komponenti propisa koji se odnose na poslovanje, koje su

obaveze informiranja i zahtjevi za podacima važne, kakvo je razgraničenje napravljeno u

odnosu na druge legislativne oblasti i integrirane procese, koje su administrativne aktivnosti

relevantne, segmentaciju firmi, itd.

Izvještaj se mora podnijeti nadležnom ministarstvu i predstaviti nadzornoj grupi na odobrenje.

U konsultacijama sa koordinacionom jedinicom i nadležnim ministarstvom, konsultanti

odlučuju da li će napomene nadzorne grupe dovesti do nekih promjena. Kad se takve

promjene naprave, faza 1 je završena.

5.3. Faza 2 – Prikupljanje i standardizacija podataka o vremenu i troškovima

Na osnovu pripremne analize u fazi 1, zadatak u fazi 2 jeste da se skupe empirijski podaci iz

intervjua sa izborom tipičnih firmi na koje utiče dati dio legislative. Tako je opći zadatak da se

sve „kolone“ u strukturi podataka za pojedinačne segmente ispune standardiziranim ciframa

za svaku obavezu informiranja, zahtjev za podacima, administrativnu aktivnost i parametar

troškova. U većini slučajeva, to se radi na osnovu najmanje tri dubinska intervjua sa tipičnim

firmama u svakom od identificiranih segmenata.

5.3.1. Korak 10: Izbor tipičnih firmi za intervjuiranje



- Napraviti plan kako identificirati firme koje će se intervjuirati uključujući i procjenu o

ukupnom broju intervjua

- Izabrati firme za intervjue da bi se pokrili svi segmenti i obaveze informiranja koje

treba procijeniti pomoću intervjua. Sastaviti intervjue tako da se osigura najefektivnije

korištenje poslovnog vremena i da se sve pokrije

- Naći informacije koje treba dati firmama, u saradnji sa nadležnim ministarstvom i

koordinacionom jedinicom

- Izabrati dalje firme/preformulirati intervjue na osnovu napretka s intervjuima u koraku

11.

Firme za intervjuiranje mogu se izabrati na nekoliko načina. U slučaju obaveze informiranja

gdje je lako definirati ciljnu grupu i gdje se unaprijed smatra da uticaj legislative osjeća veliki

dio ciljne grupe, jedna opcija je da se uzme nasumični uzorak i počnu kontaktirati firme da bi

se ugovorili intervjui. Kada dodje do ispitivanja firmi za intervjuiranje, firmama se može

postaviti nekoliko pitanja da bi se dobili pokazatelji da li je ona tipična za ciljnu grupu. Taj

početni kontakt može se iskoristiti i za stvarnu anketu, tako da se firma pita za

eksternaliziranje, korištenje IT i druge teme koje se smatraju značajnim u pogledu potrošnje

resursa u firmi prilikom usklađivanja sa obavezom informiranja.

U nekim slučajevima, biće teško naći dovoljno firmi na koje regulativa utiče ovim metodom.

Tad može biti korisno iskoristiti često veoma konkretne informacije koje ima nadležno

ministarstvo o pojedinačnim firmama koje su predmet date obaveze informiranja. U takvim

situacijama, biće moguće da nadležno ministarstvo u saradnji sa koordinacionom jedinicom

piše tim firmama i ponudi im priliku da učestvuju.

Izbor firmi treba dovesti do mogućnosti da se intervjuiraju najmanje tri tipične firme u svakom

poslovnom segmentu. To će dati saznanja o potrošnji resursa u uobičajeno efikasnoj firmi u

pogledu obaveze informiranja o kojoj se radi.

Iako jedna firma logično može pokriti samo jedan segment vezan za datu obavezu

informiranja, ta ista firma može se intervjuirati i o drugim obavezama informiranja unutar

legislativne oblasti koja na nju utiče.

Treba razmisliti i o tome da li se mogu uključiti vanjski eksperti za procjenjivanje

administrativnih troškova za uobičajenoo efikasnu firmu. Sa vanjskim ekspertom, moguće je

pokriti nekoliko poslovnih segmenata u pogledu date obaveze informiranja odjednom. Na

primjer, računovođa će često moći procijeniti administrativne troškove za niz poslovnih

segmenata. Međutim, procjene koje izvrše vanjski eksperti nikad se ne smiju koristiti

izolirano.

Završetak koraka 10

Konsultanti prave plan kako identificirati firme za intervjue i o ukupnom broju planiranih

intervjua. Oba dijela plana treba odobriti koordinaciona jedinica. Taj postupak se mora i

opisati u izvještaju o statusu koji treba pripremiti na kraju faze 2.


Skupiće se informacije o procesu, o tome zašto se mjere administrativni troškovi, itd. da bi se

dale firmama. Firme se kontaktiraju prije intervjuiranja. Firme obično kontaktira konsultantska

firma. Međutim, u rijetkim slučajevima biće prikladnije da početni kontakt s firmama napravi

nadležno ministarstvo ili koordinaciona jedinica.

5.3.2. Korak 11: Intervjui s firmama

Zadaci u koraku 11:

- Intervjuirati firme kako je to utvrđeno u koraku 10 pomoću vodiča za intervjue

napravljenog u koraku 8

- Ocijeniti odgovore da bi se utvrdilo da li se identificirao stabilan rezultat za uobičajeno

efikasnu firmu

- Po potrebi intervjuirati još firmi da bi se identificirao uobičajeno efikasan odgovor

Pomoću intervjua sa firmama na koje legislativa utiče moguće je identificirati koje od 16

standardnih administrativnih aktivnosti firma mora izvršiti da bi ispoštovala neki zahtjev za

podacima i koliko se vremena troši na svaku aktivnost. To omogućava da se evaluiraju

pojedinačni zahtjevi za podacima koji sačinjavaju neku obavezu informiranja. U nekim

slučajevima firma neće moći reći koliko vremena troši na svaku administrativnu aktivnost. U

takvim slučajevima možda je treba pitati koliko vremena troši na poštovanje konkretnog

zahtjeva za podacima i kako je to vrijeme podijeljeno između administrativnih aktivnosti koje

se vrše u tom cilju.

Intervjui će omogućiti i validaciju dobijenih informacija o vremenu, platama, eksternaliziranju,

itd.

Vođenje intervjua sa firmama zadatak je koji zahtijeva iskusne ispitivače sa temeljnim

poznavanjem metoda i oblasti regulative. Ispitivači moraju koristiti vodič za intervjue

napravljen u koraku 8, a sam intervju treba imati oblik znalačkog dijaloga između firme i

ispitivača.

Postoje tri načina da se intervjuiraju firme:

- Lični intervjui sa firmama su najbolji metod za identificiranje administrativnih troškova

regulative. Ti intervjui obično traju 1-2 sata za svaku firmu, ali to može varirati zavisno

od oblasti legislative o kojoj se radi. U slučaju kompleksnih oblasti legislative možda

je bolje imati dva ispitivača.

- Telefonski intervui sa firmama mogu se koristiti u slučajevima gdje se moraju

identificirati samo troškovi izoliranih obaveza informiranja i kada se može očekivati da

će intervju trajati manje od pola sata.

- Intervjui sa fokus grupama sa malim brojem firmi i relevantnim eksperata mogu biti

opcija u slučaju veoma kompleksne legislative. Diskusija fokus grupe može, na

primjer, pomoći da se tačno analiziraju kompleksne obaveze informiranja, uključujući

administrativne aktivnosti koje uobičajeno efikasna firma mora izvršiti i koliko one

traju.

Specifično u pogledu ličnih intervjua i telefonskih intervjua, važno je da ispitivači i tokom i

nakon intervjua budu sigurni da se firme koje intervjuiraju još mogu opisati kao tipične u

pogledu potrošnje resursa. Teško je postaviti jasne kriterije za to kad neka firma nije

uobičajeno efikasna, ali se mora smatrati da potrošnja resursa koja se bitno razlikuje od one


što su je specificirale druge firme bez dobrog objašnjenja za taj nesklad ne zadovoljava

kriterije za uobičajeno efikasnu firmu (vidi sliku 5). Ako se neka firma isključi iz materijala sa

podacima, mora se zamijeniti novom, koja će se morati intervjuirati.


Konsultanti moraju opisati postupak vođenja intervjua za upotrebu u izvještaju o statusu koji

će napraviti na kraju faze 2.

5.3.3. Korak 12: Dovršavanje i standardizacija procjena vremena i resursa za svaki segment prema aktivnosti

Zadaci u koraku 12:

- Standardizirati rezultate za svaki segment da bi se dobila jedinstvena procjena za

uobičajeno efikasnu firmu o obavljanju svake administrativne aktivnosti

- Iskoristiti eksperte da procijene rezultate tamo gdje ima praznina u rezultatima

intervjua ili tamo gdje se to odredilo u koraku 6.

Identificiranje uobičajeno efikasne firme

Kad se završe svi intervjui, rezultate treba sumirati za pojedinačne poslovne segmente. Na

osnovu materijala iz intervjua, mora se napraviti ocjena koliko uobičajeno efikasnoj firmi

treba da završi razne administrativne aktivnosti potrebne da ispoštuje neki zahtjev za

podacima za datu obavezu informiranja. Onda se računaju interni troškovi firme i troškovi za

eksternu pomoć.

Drugim riječima, na osnovu informacija koje su dale firme u intervjuima, konsultanti moraju

napraviti kvalitativnu pricjenu vremena koje firme troše na svaku pojedinačnu administrativnu

aktivnost vezanu za poštivanje nekog zahtjeva za podacima. To treba omogućiti da se u

šablon za podatke unese standardizirana cifra. U tom kontekstu važno je napraviti kritičku

procjenu pojedinačnih rezultata i odlučiti koji su rezultati najpouzdaniji. Ne treba ni govoriti da

je to dugotrajan proces i da je važno dokumentirati pojedinačne razloge na kojima se zasniva

svaki izbor.

Ovaj pristup ne podrazumijeva nekritično računanje srednjeg prosjeka na osnovu skupljenih

podataka. Umjesto toga, standardiziranu cifru treba odrediti na osnovu prikupljenih podataka

i stručnih procjena.

Slika 5 pokazuje kako se može izračunati potrošnja vremena za uobičajenu efikasnu firmu i

ilustruje kada se neka firma može opisati kao uobičajeno efikasna a kad ne.

Slika 5: Identificiranje uobičajenoo efikasne firme

U pogledu aktivnosti A, firma 5 jasno je drugačija od drugih i zato se ne treba ubrajati u

uobičajeno efikasne firme. No, nema potrebe vršiti još intervjua. U slučaju aktivnosti B,

konsultanti su procijenili koji treba biti nivo za uobičajeno efikasnu firmu. Više intervjua

trebaće se voditi o aktivnosti C jer odgovori koje su dale firme previše variraju da bi bilo

moguće procijeniti nivo za uobičajeno efikasnu firmu. U tom slučaju treba razmisliti i o tome


da li izabrane firme možda nisu tipične ili da li je to jednostavno zato što specifične okolnosti

znače da firme imaju različitu potrošnju resursa. U tom slučaju treba preispitati segmentaciju

izvršenu kao dio pripremne analize i, ako je to potrebno, izvršiti dalju segmentaciju, što će

dovesti do više intervjua sa firmama. U slučaju aktivnosti D treba napraviti stručnu procjenu

nivoa za uobičajeno efikasnu firmu.

Prije nego što se mogu izračunati agregatni podaci, potrebno je osigurati da svaka kolona za

svaki zahtjev za podacima/aktivnost/segment ima procjenu za uobičajeno efikasnu firmu za

sve relevantne parametre.

Nakon identifikacije takvih procjena pomoću rezultata intervjua, sve praznine se moraju

popuniti pomoću procjena. Takve praznine mogu nastati zbog problema koji iskrsavaju u

procesu intervjuiranja ili može biti oblasti koje se ostavljaju stručnoj procjeni.

Procjene se mogu izvesti pomoću ekspertnih grupa, koje uključuju predstavnike

ministarstava i firmi. Koristan izvor informacija mogu biti mjerenja za druge slične kolone (kao

što je opisano u koraku 6).


Sve kolone u strukturi podataka ispunjene su relevantnim standardiziranim unoscima.

5.3.4. Korak 13: Stručni pregled koraka 10-12

Zadaci u koraku 13:

- Napraviti završni izvještaj za fazu koji sumira sav posao urađen u fazi 2, uključujući

specifične informacije navedene u koracima 10-12, da bi ga pregledala relevantna

nadzorna grupa (koja se sastoji od ministarstava, predstavnika firmi, koordinacione

jedinice i drugih eksperata/ključnih interesnih grupa)

- Nadzorna grupa provjerava kvalitet posla urađenog u fazi 2 i odobrava početak faze

3.


Na osnovu materijala koji se kontinuirano pripremao u vezi sa fazom 2, konsultanti moraju

napraviti završni izvještaj o fazi 2 koji opisuje provođenje koraka 10-12, uključujući

objašnjenje izbora i napravljenih procjena.

Završni izvještaj o fazi moraju odobriti koordinaciona jedinica i nadležno ministarstvo i mora

se predočiti nadzornoj grupi radi odobrenja. U konsultacijama s koordinacionom jedinicom i

nadležnim ministarstvom konsultanti odlučuju da li napomene nadzorne grupe dovode do

dodatnog posla. Kad se taj posao uradi, faza 2 je završena.


5.4. Faza 3 – Izračun, podnošenje podataka i izvještaji

5.4.1. Korak 14: Ekstrapolacija validiranih podataka na nacionalni nivo

Zadaci u koraku 14:

- Proporcionalno povećanje odobrenih, standardiziranih podataka iz faze 3 na

nacionalni nivo za svaku administrativnu aktivnost i segment

- Izrada zbrojeva potrebnih za izvještaj u koraku 15, uključujući ukupne troškove po

segmentu i obavezi informiranja, samo po obavezi informiranja, po propisu, po

organizacionoj jedinici ministarstva i po ministarstvu

Kad se odobre standardizirani podaci iz faze 2, validirani materijal sa podacima treba

postepeno uvećati na nacionalni nivo za svaki pojedinačni segment u analizi. To se općenito

radi množenjem standardiziranog vremena i potrošnje resursa (vrijeme x troškovi plata

(uključujući režije)) za uobičajeno efikasnu firmu u segmentu populacijom segmenta i

učestalošću. Rezultati se onda kombinuju.


Konsultanti vrše relevantne izračune, koji onda čine osnov za pisanje izvještaja u koraku 15

5.4.2. Korak 15: Izvještavanje i prenošenje u bazu podataka

Pored davanja administrativnih troškova za oblast regulative koja se analizira, izvještaj o

rezultatima analize standardnih troškova mora objasniti i kako se izvršila analiza, na koje se

probleme naišlo tokom analize i kako su se riješili ti problemi. Detaljne zahtjeve za izvještaje

o ex-ante i ex-post analize standardnih troškova treba specificirati koordinaciona jedinica u

standardnom šablonu za izvještavanje.

Glavne odlike šablona za izvještavanje za svaki dio mjerenja (npr. ministarstvo) mogu biti:

- Fokus na propise koji najviše opterećuju i objašnjenje zašto su takvi, uključujući i koji

dio regulative (obaveze informiranja/zahtjeva za podacima) naročito dovodi do

administrativnih opterećenja za firme

- Analiza izvora regulative ministarstva (EU, domaći itd.) i opterećenje iz svakog izvora

- Dokumentiranje ispravne primjene metodologije i svih pitanja za ministarstvo. Tu

treba uključiti sažetak procesa mjerenja uključujući njegovo vrijeme, broj intervjua,

probleme na koje se naišlo, pokazivanje sporazuma tamo gdje ministarstva imaju

propise koji se preklapaju – tj. ko preuzima nadležnost, itd. Tu se može pozivati na

ranije izvještaje ali se to treba predstaviti tako da se glavna pitanja sumiraju bez

potrebe na vraćanje.

- Uključivanje poglavlja koja opisuju sugestije firmi u pogledu pojednostavljivanja

pravila i inicijativa za digitalizaciju. Opis propisa/obaveza informiranja koje se

smatraju naročito iritantnim/tegobnim i slučajevi najbolje prakse

- Aneksi sa potpunim listama obaveza, opterećenja itd.

Prije nego što konsultanti napišu završni izvještaj, moraju se i sa ministarstvom i sa

koordinacionom jedinicom dogovoriti o sadržaju izvještaja i nivou detalja. To je važno da bi

se osiguralo da primatelji izvještaja dobiju ono što očekuju.



Konsultanti pišu izvještaj u kojem predstavljaju glavne rezultate i koji daje detaljan prikaz

korištenog metoda i razmišljanja.

Koordinaciona jedinica i nadležno ministarstvo odobravaju izvještaj prije nego što se on

pošalje nadzornoj grupi na razmatranje.

Kad se izvještaj u potpunosti odobri, konsultanti dostavljaju skup podataka koordinacionoj

jedinici na osnovu strukture podataka.


6. Registracija promjena u mjeri početnog stanja pomoću modela standardnih

troškova

Ključni element u MST je to što kad se izmjeri početno stanje njega treba ažurirati da bi se

odrazio napredak na pojednostavljivanju i novi propisi koji su stupili na snagu. Važno je da

procjene administrativnih troškova za novu regulativu budu sličnog kvaliteta kao one u

mjerenju početnog stanja. Kao što je opisano u poglavlju 3.2., ažuriranje mjere početnog

stanja u biti je pitanje analiziranja posljedica novih/izmijenjenih pravila na isti način kao i u

mjeri početnog stanja (koraci 1-15). Međutim, postoje različiti načini ažuriranja baze

podataka jer promjene u administrativnom opterećenju mogu biti rezultat novih obaveza

informiranja u postojećem ili izmijenjenom propisu ili rezultat ukinutih obaveza informiranja.

Također, nova inteligentna ICT rješenja ili porast upotrebe postojećih može dovesti do

promjena u administrativnim opterećenjima i zato ih treba izmjeriti. Te promjene trebaju se

redovno (npr. godišnje) unositi u bazu podataka.

Ex-ante ili ex-post

Mjera početnog stanja može se ažurirati novim propisima/inicijativama pomoću ex-ante

mjerenja. Ex-ante mjerenja često su važan dio procjene učinka novih regulatornih prijedloga i

to su mjere predviđanih administrativnih opterećenja. Ex-ante mjerenje vrši se isto kao i ex-

post mjerenje (koraci 1-15), a jedina razlika je to što firme nemaju nikakvih iskustava u

usklađivanju se regulativom pa se zato njihovi odgovori moraju smatrati više aproksimacijom

nego što je to slučaj u ex-post mjerenju. Međutim, zbog detaljnosti MST rezultati ex-ante

mjerenja veoma su pouzdani. Kod upotrebe ex-ante mjerenja radi ažuriranja baze podataka

važno je to da će se troškovi dodati inventaru propisa tek kad se finaliziraju. Na primjer,

legislativa se mora usvojiti i moraju se ispravno uzeti u obzir svi amandmani.

Da bi se dobila preciznija slika stvarnih administrativnih opterećenja u nekom novom

propisu/inicijativi, ažuriranje mjere početnog stanja mora se zasnivati na ex-post mjerenjima

– što znači da se novi propisi/inicijative mjere kad firme steknu iskustvo u usklađivanju sa tim

propisom pa zato mogu dati precizniju procjenu vremena koje se troši na to.

Razni metodi ažuriranja

Pristup ažuriranju promjena u administrativnim opterećenjima u bazi podataka zavisi od

karaktera izmjena regulative/digitalne inicijative. Međutim, uvijek je važno ugraditi novu ili

izmijenjenu regulativu u obaveze informiranja i zahtjeve za podacima.

Kad se postojeća obaveza informiranja/zahtjev za podacima ukida ili mijenja:

U takvim slučajevima može biti potpuno jednostavno ažurirati bazu podataka. Ako se

obaveza informiranja/zahtjev za podacima potpuno ukida, ta obaveza se može ukloniti i iz

baze podataka. Ako se mijenja učestalost ili populacija obaveze informiranja/zahtjeva za

podacima, to je također jednostavno pitanje promjene učestalosti/populacije u bazi podataka.

Međutim, kada je izmjena kompleksnija možda je potrebno vršiti nove intervjue sa firmama i

pratiti vodič korak po korak da bi se dobila validna procjena te promjene.


Kada se dodaje novi zakon/obaveza informiranja/zahtjev za podacima:

U tim slučajevima općenito postoje dvije mogućnosti. Ako je nova obaveza informiranja itd.

slična onoj koje se izmjerila, možda je moguće koristiti podatke iz već izmjerene obaveze

informiranja. Naravno, u tim slučajevima važno je biti svjestan razlika u stopama,

učestalostima i populacijama. Međutim, ako nova obaveza informiranja ne liči na već

izmjerenu, neophodno je izvršiti novo mjerenje i proći korake 1-15.

Strukturalne promjene

Da bi se osiguralo da nivo administrativnih opterećenja u bazi podataka varira samo zbog

promjena u politikama, preporučuje se da se broj strukturalnih pokazatelja održava

konstantnim. Tako ekonomske pokazatelje kao što su inflacija i nivo plata, kao i pokazatelje

strukture firmi kao što su populacija firmi u raznim industrijskim sektorima i broj uposlenika

treba zamrznuti.


7. Upotreba mjerenja Modelom standardnih troškova u procesu

pojednostavljivanja

MST mjerenja osvjetljavaju gdje postoje oblasti regulative zrele za smanjenje

administrativnih opterećenja. Budući da je priroda njegovih rezultata orijentirana na

djelovanje, prirodni produžetak MST mjerenja jeste pojedinostavljivanje.

Ključna prednost upotrebe MST mjerenja za pojednostavljenje jeste da se „ono što se izmjeri

i uradi“. MST pruža ključnu osnovicu i izvor ideja za prilike za pojednostavljenje.

7.1. Proces pojednostavljivanja

Rad na pojednostavljivanju treba se sastojati od nekoliko ključnih faza:

0) Fokusiranje, planiranje, organiziranje i povezivanje posla;

1) Rad sa ulaznim podacima iz MST mjerenja, preduzećima i vlastima (potencijalno

mješovitim komisijama); korisno je dobiti sugestije interesnih grupa za

pojednostavljenje da bi se otkrilo koje regulatorne oblasti oni smatraju najtegobnijim i

najiritantnijim;

2) Ocjenjivanje svih potencijalnih prijedloga koji bi mogli smanjiti administrativna

opterećenja i njihov učinak (uključujući kako će se oni isporučivati i na koga bi mogli

uticati);

3) Analiza posljedica provedbe identificiranih prijedloga za pojednostavljenje;

4) Sumiranje inicijative i preporučivanje rješenja za smanjenje opterećenja;

5) Realizacija projekata pojednostavljenja.

Danska je razvila Digitalni instrumentarij da bi sistematski pregledala legislativu radi

pojednostavljenja, koji sadrži gore navedene faze (ukupno 6 faza). Digitalni instrumentarij je

detaljni vodič za ljude u ministarstvima koji rade na pojednostavljivanju. On se može

sistematski koristitti u radu na pojednostavljivanju ili kao „mjesto gdje treba otići“ kada vam

trebaju upute i inspiracija za pojednostavljivanje legislative.

7.2. Prednosti MST za pojednostavljivanje

Prednosti prihvatanja MST u procesu pojednostavljivanja su mnogobrojne:

Upotrebom ovog metoda može se ukazati na neke specifične dijelove legislative koje

je naročito teško poštovati;

Mjerenje početnog stanja otkriva gdje u poslovnom procesu nastaju troškovi i gdje se

pojednostavljenje može postići s najvećim efektom;

ABC klasifikacija porijekla administrativnih opterećenja pokazuje gdje treba fokusirati

rad na pojednostavljivanju;

Sakupljeni podaci mogu se iskoristiti za analizu načina na koji će izmjene u obavezi

informiranja uticati na administrativne troškove: pomoću baze podataka moguće je

simulirati promjene u regulativi da bi se ispitale posljedice za interesne grupe;

MST može dati inspiraciju za nove digitalne inicijative, ili veće dijeljenje podataka

između vladinih agencija;

MST pomaže ministarstvima da identificiraju ukupne troškove administrativnih

opterećenja;


Osim toga, kvalitativni rezultati iz mjerenja početnog stanja veoma su relevantni. Oni

mogu pomoći da se identificira koja su opterećenja najveći faktor „iritacije“ za firme ili

oblasti koje firme smatraju neprikladnim ili teškim za usklađivanje.

7.3. Šta obuhvata pojednostavljivanje?

Rad na pojednostavljivanju obuhvata:

Deregulaciju –izbacivanje propisa iz zbirke zakona, što dovodi do veće liberalizacije

ranije reguliranih režima;

Konsolidaciju – sastavljanje različitih propisa u praktičniji oblik i jasnije formuliranje

zakona;

Racionalizaciju – korištenje „horizontalne“ legislative da zamijeni niz „vertikalnih“

propisa specifičnih za neki sektor i rješavanje preklapajućih ili nekonzistentnih

propisa;

Smanjenje administrativnih opterećenja (pojednostavljenje) – skraćivanje formulara,

produžavanje intervala između zahtjeva za informacijama, dijeljenje podataka, itd.

Da bi pomogla ministarstvima u identificiranju potencijalnih smanjenja administrativnih

opterećenja za planove pojednostavljivanja, Velika Britanija je napravila kontrolnu listu koja

ministarstva mogu koristiti.

Primjer kontrolne liste za pojednostavljivanje administrativnih opterećenja:

Trebate tražiti potencijal za smanjenje opterećenja tako da razmotrite da li se:

obaveza informiranja može potpuno ukinuti ili ne, da li se može smanjiti broj preduzeća na koje propis utiče tako što se cilja na preduzeća izvjesne veličine ili u nekom određenom sektoru. To se može postići ukidanjem potrebe za formularom ili smanjivanjem veličine formulara (trebate vidjeti zahtjeve za ispunjavanje formulara koje trenutno namećete tako što ćete izračunati ukupan broj formulara i pokušati da racionalizirate zahtjeve);

intervali između zahtjeva za informacijama mogu povećati, ili da li se informacije mogu davati izuzetno umjesto redovno;

da li su sve potrebne informacije neophodne, ili da li se mogu dobiti od nekog drugog ministarstva ili nadzornog tijela kao dio inicijative dijeljenja podataka;

da li ima boljih načina na koji firme mogu dostavljati informacije, npr. tako da se popravi dizajn formulara, da ih bude jednostavnije popuniti i lakše razumjeti, formulare ispune unaprijed, i da budu lakši za korištenje, npr. omogućiti da se informacije dostavljaju kao što bi ih firme skupljale u vlastite svrhe;

da li se više resursa može usmjeriti na davanje savjeta ili uputa kako bi se smanjilo vrijeme potrebno da se razumiju propisi i svi s njima vezani zahtjevi za podacima;

da li se može smanjiti potreba za angažiranjem višeg osoblja ili konsultanata-specijalista za zahtjeve u obavezama informiranja. Najveća prednost ovog tipa smanjenja administrativnih opterećenja osjetila bi se tamo gdje firma nije više prisiljena da dovodi nekog stručnog izvođača ili konsultanta (na primjer stručnjaka za pravo ili računovođu) da bi ispoštovala obavezu informiranja.

Iako su MST mjerenja ključ za rad na pojednostavljivanju, pojednostavljenje obuhvata i širu

sliku, na primjer podsticanje promjene kulture.


Ovaj dokument ne pokriva temeljito sve elemente pojednostavljenja; međutim, u SCM Mreži

trenutno se radi i na tome.


8. Poređenje među zemljana i studije poređenja

8.1. Uvod

MST daje transparentne mjere, koje su idealne kad pokušavate pojednostaviti legislativu i

smanjiti administrativna opterećenja. MST omogućava i da se prave poređenja među

zemljama. Takva poređenja zemljama mogu dati svježe ideje za smanjivanje opterećenja.

Ona se mogu koristiti i kao instrument da se rasvijetle učinci međunarodne legislative,

naročito propisa EU. Općenito, mogu se vršiti dva tipa poređenja:

1) Poređenje identičnih oblasti regulative (npr. PDV-a ili specifičnih sektora –

saobraćajnog sektora, finansijskog sektora, itd.)

2) Poređenje provedbe direktiva/propisa EU u državama članicama.

U ovom poglavlju opisaćemo okvir za poređenje provedbe regulative EU ili druge

međunarodne regulative (opcija 2 u gore navedenom).

Vršenje poređenja donosi niz specifičnih izazova. Važno je da se razumiju sve razlike u

mjerenjima u svakoj zemlji i da se što više svedu na minimum.

U sljedećim odlomcima opisuje se proces poređenja provedbe zajedničkih pravila metodom

MST. Prvo se iznose neki važni preduslovi za dobro poređenje. U dijelu 8.3. daje se vodič

korak po korak.

8.2. Izbori koje treba izvršiti prije početka poređenja

Poređenje između zemalja je kompleksno. Postoji niz preduslova za dobro poređenje:

Preduslovi:

1. Mora se definirati jasan cilj

2. Zemlje moraju biti uporedive

3. Predmeti poređenja trebaju biti uporedivi ili identični

4. Konzistentna metodologija uključujući i jasan skup pokazatelja

1. Mora se definirati jasan cilj

Kada se počinje poređenje, vrlo je važno imati jasan cilj (šta trebaju biti rezultati poređenja,

za šta hoćemo da iskoristimo poređenje, itd.). Cilj utiče na izbor zemalja koje se mogu

porediti i na skup propisa koji se mogu porediti.

Na primjer, ako zemlje hoće da saznaju kako se u različitim zemljama provodi međunarodna

regulativa, i ako ih zanima poboljšanje djelotvornosti bez razmatranja promjena politike,

može se tvrditi da poređenje sa zemljom koja je izabrala potpuno drugačiju politiku pri

provedbi (npr. 1 a ne 3 stope PDV-a) može biti manje korisno nego poređenje sa sličnijom

zemljom. Zato je važno imati na umu cilj kada se bira skup propisa i zemalja koje će se

porediti. Najbolje je analizirati i opisati cijeli kontekst prije početka poređenja.


2. Uporediv kontekst

Zemlje se međusobno razlikuju u društvenom, historijskom i ekonomskom pogledu. To utiče

na način na koji neka zemlja provodi regulativu, uključujući i međunarodne propise, koji

mogu biti zanimljivi za poređenje. Da bi se osiguralo da su lekcije koje će se naučiti iz

poređenja najbolje, treba razumjeti osnovne razlike između zemalja.

Zemlje ne moraju biti identične da bi se poredile ali moraju biti razumno uporedive. Na

primjer, poređenje dvije države članice EU daće korisne informacije zbog velikog broja

osnovnih zajedničkih propisa. Poređenje između neke države članice EU i afričke ekonomije

u razvoju možda je manje korisno jer su razlike vjerovatno velike i odražavaju veoma različite

ekonomske okolnosti.

Da bi se osiguralo da se može izvršiti korisno poređenje, treba razumjeti društvene,

historijske i ekonomske razlike između zemalja. Tu se treba fokusirati na one razlike koje

vjerovatno utiču na regulativu koja se poredi. Dokumentiranje poznatih razlika ključni je

element u izvještavanju o poređenju.

3. Predmeti poređenja trebaju biti uporedivi ili identični

Za dobro poređenje važno je da su predmeti koji se porede uporedivi ili identični. To je

prirodno slučaj kad poredite zajednička pravila (npr. legislativa EU).

4. Konzistentna metodologija

Najvažniji preduslov za poređenje administrativnih opterećenja jeste da se mjerenja vrše na

potpuno isti način. To je ključno da bi se osiguralo da su uočene razlike rezultat razlika u

propisima a ne jednostavno različitih pristupa mjerenju. U ovom priručniku opisuje se

metodologija za mjerenje administrativnih opterećenja. Međutim, budući da je to okvir, on

omogućava izbore i važno je biti ih svjestan ako želite da poredite. Da bi se izvršilo

poređenje, treba se sporazumjeti o sljedećim stavkama:

Definicijama; ista definicija obaveze informiranja, vladine regulative, firmi, itd;

Nivou detalja u mjerenju

Skupljenim podacima; sporazumjeti se koji će se podaci skupljati i kako će se oni

prikazivati. Na primjer: da li se firme segmentiraju po veličini (male, srednje i velike) ili

ne?

Kako se računaju režije?

Kako se pristupa aktivnostima koje neka firma može izabrati da nastavi i ako ne bude

propisa (uobičajeni poslovni troškovi)?

Kako se rješavaju jednokratni troškovi?

O tim preduslovima treba razmisliti i sporazumjeti se prije početka konkretnog poređenja.

Budući da su mnoge zemlje već izmjerile veliki dio nacionalnih kao i međunarodnih pravila,

naravno da je moguće koristiti ta mjerenja. U tom slučaju treba razjasniti definicije itd. koje su

u njima primijenjene.

8.3. Proces poređenja provedbe regulative (EU) korak po korak


Proces poređenja sastoji se od devet koraka. Oni su prikazani na Slici 1.

Slika 1: Proces poređenja

Lista zemalja Lista tema

Korak 1

Istraživanje konteksta uključenih zemalja

Dalje/Ne Dalje/Ne

Korak 2

Izbor regulative

Korak 3

Odrediti preduslove procesa i metodologije

Korak 4

Popisati obaveze informiranja u izabranoj regulativi

Korak 5

Popisati nacionalne obaveze informiranja koje proističu iz izabrane regulative

Korak 6

Izabrati obaveze informiranja koje su zanimljive za poređenje

Korak 7

Mjerenje izabranih obaveza informiranja i detaljne analize

Korak 8

Sastanak s ekspertima radi rasprave o rezultatima koraka 7

Korak 9

Završni izvještaj o poređenju uključujući preporuke za poboljšanje efikasnosti

Korak 1: Istraživanje konteksta uključenih zemalja

Kao što je rečeno u dijelu 8.2., zemlje se međusobno razlikuju u društvenom, historijskom i

ekonomskom pogledu. To utiče na način na koji neka zemlja provodi regulativu. Ako zemlje

žele da nauče jedna od druge o tome kako se propisi provode, trebaju biti (razumno)

uporedive. Prije početka poređenja važno je ispitati uporedivost raznih izabranih zemalja.

Korak 2: Izbor regulative

Za dobro poređenje važno je da predmeti poređenja budu slični ili čak identični. Zato je

racionalno porediti zajednička međunarodna pravila.

U ovom koraku zemlje učesnice trebaju sastaviti listu međunarodne regulative koju bi voljele

da porede. O listi se trebaju sporazumjeti sve zemlje učesnice prije prelaska na korak 3.


Primjer pravila za poređenje:

Lista pravila za poređenje:

1. EU Direktiva 98/76 (koja mijenja Direktivu 96/26)

2. EU Direktiva 76/914

3. EU Direktiva 2003/59 (koja mijenja Propis 3820/85 i Direktivu 91/439/EEC i opoziva

Direktivu 76/914)



6. Itd.

Korak 3: Odrediti preduslove procesa i metodologije

Kad se zemlje sporazumiju o listi trebaju se dogovoriti o rasporedu i odrediti metodološke

preduslove. Naročito je važno razgovarati i dogovoriti se o definicijama koje će se koristiti,

nivou detalja u analizama, o tome kako će se računati režije i kako će se rješavati uobičajeni

poslovni troškovi5 i jednokratni troškovi.

Korak 4: Popisati obaveze informiranja koje proističu iz izabrane legislative

Prije nego što može početi konkretno mjerenje, neophodno je popisati sve obaveze

informiranja koje proističu iz izabrane regulative. Treba napraviti listu sa:

a) Svim obavezama iz izabranih propisa koje kod provedbe dovode do obaveza

informiranja (na primjer obaveza kao što je „organizirati dobru inspekciju“) i

b) Obaveze informiranja koje direktno propisuje izabrana regulativa

Slika 2 pokazuje primjer kako može izgledati ta lista.

Važno je da se sve zemlje učesnice slože sa listom, jer su izabrane obaveze (informiranja)

predmet poređenja.

Slika 2: Obrazac za izvještaje o obavezama informiranja što proističu iz legislative EU

(primjeri su iz poređenja saobraćajnog sektora Danske i Poljske)

Zakon Direktiva 96/26 Direktiva o dozvoli za obavljanje djelatnosti cestovnog putničkog

prijevoza

Obaveze informiranja EU

EU br. Zakon i član Obaveza Opis obaveze Napomene

1. 3.1

Predočavanje, izvještavanje i pokazivanje

informacija/izvještaja

Uslovi cestovnih prevoznika. Kompanije koje hoće da se bave

tim zanimanjem moraju biti pouzdane,

posjedovati dovoljno vlastitih finansijskih

5 Uobičajeni poslovni troškovi su oni koje firme mogu izabrati da imaju bez obzira na postojanje regulative.


resursa i zadovoljavati uslove profesionalnih

vještina.

2. 3.2


informacija/izvještaja

MS određuje uslove koji su na snazi na njihovoj

teritoriji i koje kompanije u MS moraju

zadovoljavati da bi zadovoljile zahtjev za

pouzdanošću.

Korak 5: Popisivanje svih nacionalnih obaveza informiranja

Kada se sve zemlje slože sa listom obaveza informiranja što proističu iz izabrane regulative,

može se poduzeti sljedeći korak.

Sve zemlje moraju popisati provedene obaveze informiranja koje proističu iz izabrane

međunarodne legislative. Zemlje moraju ispuniti format koji sadrži sljedeće informacije:

Međunarodna obaveza (informiranja)

Nacionalne obaveze informiranja koje proističu iz međunarodne legislative

Opis nacionalne obaveze informiranja

Dolje je dat primjer kako bi taj format mogao izgledati. Ovaj format povezan je sa formatom

Koraka 4 (Slika 2)

Slika 3: Formular izvještaja o nacionalnim obavezama informiranja što proističu iz

izabrane legislative EU

Nacionalne obaveze

EU br.

Nac.br. Zakon i

član Obaveza Opis Napomene

Holandija

1 1 Zakon o

putničkom prijevozu

Zahtjev za licencu/dozvolu...

Samo kompanija koja zadovoljava

uslove pouzdanosti, kreditne

sposobnosti i profesionalnih

vještina može dobiti dozvolu.

2 2

Odluka o putničkom prijevozu

2000, čl. 22


informacija/izvještaja...

Kolektivni prijevoz putnika ili taksi

prijevoz. Prevoznici ovdje zadovoljavaju uslove pouzdanosti ako predoči izjavu o dobrom ponašanju (koja ne smije biti

starija od 2 mjeseca)

Korak 6: Izabrati obaveze informiranja koje su zanimljive za poređenje


Za konkretno poređenje, obaveze informiranja treba detaljnije izmjeriti i analizirati. Za to

treba dosta vremena pa može biti korisno izabrati uzorak (10 na primjer) obaveza

informiranja koje su od naročitog interesa za poređenje. Eksperti u oblasti ili eksperti u

oblasti administrativnih opterećenja zajedno biraju najzanimljivije obaveze informiranja.

Korak 7: Elaboriranje izabranih obaveza informiranja na detaljnijem nivou

Kada su se sve zemlje sporazumjele o listi obaveza informiranja izabranih za poređenje, te

obaveze treba detaljnije izmjeriti i analizirati.6Za poređenje obaveza informiranja potrebne su

sljedeće informacije:

Broj međunarodnog zakona

Kratak opis međunarodne obaveze informiranja

Detaljan popis zahtjeva za podacima i administrativnih aktivnosti u međunarodnoj

obavezi informiranja koja se proučava

Detaljan popis zahtjeva za podacima i administrativnih aktivnosti i vizualizacija

nacionalne provedbe međunarodne obaveze informiranja

Mjere administrativnih opterećenja obaveza informiranja:

o Opis i veličina ciljne grupe

o Pragovi i izuzimanja za ciljne grupe

o Učestalost

o Administrativni troškovi obaveze informiranja (P)

o Vrijeme potrebno da se ispuni obaveza informiranja (T)

Mnogo informacija već se zna iz koraka 1-6. Sve te informacije treba staviti u format, koji je

identičan za sve zemlje učesnice. U Aneksu 3 daje se primjer kako takav format može

izgledati.

Korak 8: Sastanak s ekspertima radi rasprave o rezultatima koraka 7

U ovom koraku odvija se stvarno poređenje. Grupa eksperata zemalja učesnica raspravlja o

ishodima koraka 7 i gleda koje se lekcije mogu naučiti od drugih zemalja učesnica.

Veoma je važno da se u koracima 7 i 8 angažiraju eksperti odgovorni za regulativu. Oni se

moraju uvjeriti da su sve informacije tačne i oni su odgovorni za pojednostavljenje legislative

(ako je to potrebno).

Korak 9: Konačno poređenje

Nakon sastanka mora se pripremiti završni izvještaj o poređenju. On bi trebao sadržavati

preporuke za svaku zemlju kako da pojednostavi i/ili poboljša efikasnost svoje regulative.

6 Obaveze informiranja možda su izmjerene ranije. U tom slučaju, naravno, mogu se koristiti već završena MST

mjerenja.


Aneks 1: Česta pitanja o „stablu odlučivanja“ za utvrđivanje porijekla administrativnih

opterećenja

U dijelovima 3.6. i 5.2.1. opisano je kako se može odrediti porijeklo administrativnih

opterećenja. Slijedi par čestih pitanja o klasifikaciji u sedam A, B i C kategorija

Da li su obaveze informiranja u kategoriji B uvijek uključene u europske direktive? I da li su obaveze informiranja u kategoriji A uvijek uključene u europske propise? Nisu. Svrstavanje u kategorije odvojeno je od direktnog (ili drugog) funkcioniranja legislative EU. Administrativna opterećenja u kategoriji A proističu iz obaveza informiranja koje direktno predviđa europsko pravo. To znači da je opisana obaveza informiranja i način na koji je treba provoditi. Takve odredbe nalaze se i u propisima, direktivama i drugoj međunarodnoj legislativi. Slično važi i za obaveze informiranja u kategoriji B. Što se tiče propisa, države članice mogu imati izvjestan stepen slobode u svojoj provedbi.

Zakon pruža mogućnost ispunjavanja obaveza informiranja sa nacionalnim ili međunarodnim pečatom odobrenja. U koju bi se kategoriju svrstale te obaveze informiranja? Zadovoljavanje zahtjeva za međunarodnim pečatom odobrenja često je relevantno samo za kompanije koje posluju u inostranstvu. Pečat odobrenja stipuliran u međunarodnom kontekstu svrstava se u kategoriju A ili B. Nacionalni pečat odobrenja predviđa se zakonom i važi za sve kompanije koje posluju u nacionalnoj vladi. Tako se administrativna opterećenja tih obaveza informiranja svrstavaju u kategoriju C.

Neke obaveze informiranja usklađene su između država članica u zasebnim ugovorima i bez opće legislative EU. U koju kategoriju treba svrstati takve obaveze informiranja? Svrstavanje u kategorije usmjereno je na svu međunarodnu legislativu, što znači da se, pored legislative EU, u obzir uzimaju i drugi međunarodni sporazumi. Takvi primjeri su Konvencija iz Rijnvaarta, Montrealski protokol, Aarhus ugovor i Konvencija IATA, IMO Konvencija, itd. Zavisno od načina na koji ti ugovori nameću obaveze informiranja i njihovu provedbu, one se svrstavaju u kategoriju A ili B.

Neka obaveza informiranja spada dijelom u A ili B a dijelom u C. Međutim, ne zna se tačan omjer podjele između tih kategoroija. Kako se to može klasificirati? U nekim slučajevima, političkim dužnosnicima i pravnicima teško je pokazati precizan omjer između kategorija. Na primjer, ima europskih direktiva za odobravanje nekih mjernih instrumenata ali ne i drugih, a ne zna se odnos između te dvije grupe instrumenata. U tim slučajevima, distribucija se određuje u konsultacijama sa uključenim izvršnim organima. Ovdje je, na primjer, način distribucije broj instrumenata koji se odobrava jer zadovoljavaju međunarodne zahtjeve, i broj instrumenata koji se odobrava jer zadovoljavaju nacionalne zahtjeve.


Neke obaveze informiranja provode se na osnovu planirane legislative EU. Da li se te obaveze svrstavaju u kategoriju A ili B? Ne. Klasifikacija u kategorije ima za cilj da pruži saznanja o rangiranju kategorija tekuće legislative i propisa. To znači da se predviđane i očekivane obaveze vide kao nacionalna politika. Zato se te obaveze informiranja svrstavaju u kategoriju C. Međutim, budući da se rangiranje u kategorije mora održavati godišnje, to može značiti da će se vremenom te obaveze premjestiti iz kategorije C u kategoriju B ili A, kad legislativa EU stupi na snagu.

ANEKS 2 JE PREVEDEN KAO POSEBAN DOKUMENT


Aneks 3: Primjer formata poređenja

(izvor: Holandija)

Predmet Licenca Zajednice za prijevoz putnika

Obaveza informiranja EU

Zahtjev za licencu za međunarodni prijevoz otvorenim automobilima i autobusima

Legislativa EU 98/76 i 96/26 i 11/98 i 684/92

1. Objašnjenje europske obaveze informiranja prema aktivnostima

Slijedi detaljan opis aktivnosti od kojih se sastoji europska obaveza informiranja koja se ovdje razmatra

Da bi se vršio međunarodni cestovni prijevoz putnika potrebna je licenca Zajednice. Da bi tražio licencu Zajednice, podnositelj zahtjeva mora: Ispuniti ponudbene uslove (zahtjev) Pokazati da posjeduje poduzetničku dozvolu za grupni prijevoz putnika ili autobuske usluge. Za ovo, poduzetnik mora:

Imati dobar ugled

Imati odgovarajući finansijski položaj

Zadovoljavati uslove profesionalne osposobljenosti Da bi se zadržala licenca Zajednice, dokazi dobrog ugleda, odgovarajućeg finansijskog položaja i stručne osposobljenosti moraju se podnositi najmanje jednom u pet godina

2. Nacionalna provedba

Slijedi detaljan opis aktivnosti i vizualizacija nacionalne provedbe obaveze informiranja EU

Da bi se vršio međunarodni cestovni prijevoz putnika, potrebna je licenca Zajednice. Da bi se dobila licenca zajednice, mora se dobiti nacionalna dozvola (koja vrijedi samo za nacionalni prijevoz) za koju važe isti zahtjevi kao oni opisani gore. Obje dozvole (nacionalna i licenca Zajednice) mogu se tražiti u isto vrijeme i na osnovu istog zahtjevnog formulara. Slijedi detaljan opis svakog koraka u procesu, a zatim vizualizacija procesa na grafikonu. Ad.1. Ispuniti zahtjev Zahtjevni formular može se tražiti od Inspektorata za saobraćaj i upravljanje vodama. Da bi se dobila licenca mora se ispuniti formular i moraju se zadovoljavati uslovi koji će biti opisani u sljedećim odjeljcima. Uslovi se temelje na legislativi EU. Međutim, dodaje se još jedan uslov: podnosilac zahtjeva mora podnijeti listu sa saobraćajnim dozvolama za sve autobuse kompanije. Kada se prevoze putnici autobusom na redovnoj liniji u Europi, mora se tražiti dodatna licenca. Dokumentacija koja se mora dostaviti je:

- Red vožnje - Tarife - Zvanična opečaćena kopija Licence Zajednice - Sve specijalnosti - Mapa sa zvaničnom linijom i stanicama - Raspored putovanja, koji pruža mogućnost da se provjere vrijeme vožnje i pauza.


Ad 2a. Dobiti dokaz o dobrom ugledu Da bi se dobio dokaz o dobrom ugledu, mora se podnijeti izjava o dobrom ugledu. Da bi se dobila ta izjava, zahtjev za izjavom mora se poslati općini gdje se nalazi sjedište kompanije zajedno sa pismom od NIWO koje kaže da je izjava zbilja potrebna. Općina će tada zahtjev poslati Centralnoj organizaciji za izjave o ugledu (COVOG), koja će ocijeniti zahtjev i dati (ili odbiti) izjavu. Kada se traži licenca Zajednice, izjava ne smije biti starija od 3 mjeseca. Ad 2b. Dobiti dokaz o dobrom finansijskom stanju Da bi se dobio dokaz o odgovarajućem finansijskom stanju, kompanija mora podnijeti (1) finansijski izvještaj sa detaljnim završnim računom koji je potpisao računovođa ili (2) detaljni izvještaj u formatu koji je propisala računovodstvena organizacija Nacionalni institut za ovlaštene računovođe (NIVRA) i Holandska organizacija za računovođe – administrativne konsultante (NOvAA). Minimalni kapital kompanije za pokrivanje rizika treba biti 36,302 eura plus 4,992 eura po vozilu, uz najmanje 45,378 eura za dozvolu za jedno vozilo. Ad 2c. Stručna osposobljenost Da bi se zadovoljio uslov vezan za stručnu osposobljenost, poduzetnik treba imati diplomu od Ispitnog ureda za profesionlani prijevoz (SEB). Ispit se sastoji od sljedećih modula: Upravljanje kompanijom, finansijsko upravljanje, upravljanje kamionom, upravljanje osobljem, kalkulacija i specifičan kurs (taksi, autobus, cestovni prijevoz tereta i međunarodni cestovni prijevoz tereta. Ukupni troškovi ispita iznose oko 300 eura. Obuka za ispite traje 8 dana. Osoba koja je svakodnevno nadležna mora zadovoljavati uslov stručne osposobljenosti. Ako je nadležno više osoba, barem jedna mora zadovoljavati taj uslov. Drugi načini dokazivanja stručne osposobljenosti su:

- Izjava ovlaštene institucije da je uslov iz 96/26 zadovoljen - Dokaz da je kompanija imala dozvolu za grupni prijevoz dana 1. januara 1982.

Da bi se zadržala Licenca Zajednice, uslov o dobrom ugledu, odgovarajućem finansijskom stanju i stručnoj osposobljenosti treba se dokazivati najmanje jednom u pet godina.

(Grafikon)

Početak podnošenja zahtjeva Tražiti zahtjevni formular Ispuniti formular Dobiti dozvolu za grupni prijevoz putnika Dobiti dokaz o dobrom ugledu

Objašnjenje Ime, adresa, grad prebivališta, registarske tablice i potpis Zahtjev gradskoj upravi. Dobar ugled provjeriće

Organ vlasti Inspektorat za saobraćaj i upravljanje vodama Inspektorat za saobraćaj i upravljanje vodama Općina


Dobiti dokaz o dobrom finansijskom stanju Dobiti dokaz o stručnoj osposobljenosti Podnijeti formular i dokumentaciju Licenca

COVOG Dokaz: godišnji račun sa certifikatom o reviziji ili izvještaj o konkretnim vezama o minimalnom kapitalu za pokrivanje rizika Dokaz: kopija diplome Ispitnog ureda za profesionalni prijevoz/SEB) ili EC izjava koju daje Ministarstvo za saobraćaj, javne radove i upravljanje vodama (V&W)

SEB/V&W Inspektorat za upravljanje prijevozom i vodom

3. Administrativna opterećenja i ključne karakteristike (nacionalne)

Slijedi opis relevantnih nacionalnih administrativnih opterećenja i drugih ključnih karakteristika nacionalne provedbe obaveze informiranja EU koja se ispituje (npr. učestalost, pragovi i izuzeća ciljnih grupa)

Opis i veličina ciljne grupe:

Kompanije za međunarodni autobuski prijevoz; 220 u Holandiji

Pragovi i izuzeća ciljnih gurpa

Učestalost

Jednom u pet godina

Administrativni troškovi obaveze informiranja (P)

Neredovni prijevoz 59 eura Redovni prijevoz 272 eura Šatl prijevoz 545 eura

Vrijeme potrebno za ispunjavanje obaveze informiranja (T)

Neredovni prijevoz 1 sat i 18 minuta Redovni prijevoz 4 sata Šatl prijevoz 12 sati

5. Druge relevantne napomene

Troškovi: Nacionalna dozvola (CPV) 663 eura Licenca Zajednice 322 eura Produženje dozvole 17 eura (plus cijena svake ovjerene kopije dozvole)

priručnik međunarodni model standardnih troškova - ria.baria.ba/wp-content/dokumenti/prirucnik...

Documents