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“Asegúrese de usar la versión vigente actualizada, la impresión de este documento se considera copia no controlada”.
Procedimiento de control de
documentos.
20/04/2016
VICERRECTORÍA DE CALIDAD Corporación Universitaria Del Caribe CECAR
Procedimiento de control de documentos
Código: P-AP-01
Versión: 03
Fecha: 20/ 04/2016
Elaboró Andrea Torres Meriño Revisó Javier Sierra Carrillo Aprobó Manuel Laureano Mestra
Cargo Coordinador de Calidad Cargo Vicerrector de calidad Cargo Rector
2 “Asegúrese de usar la versión vigente actualizada, la impresión de este documento se considera copia no controlada”.
Contenido
1. Objetivo ....................................................................................................................................... 3
2. Alcance ........................................................................................................................................ 3
3. Responsables ............................................................................................................................... 3
4. Definiciones ................................................................................................................................. 3
5. Normatividad interna .................................................................................................................. 5
6. Política/Condiciones Generales .................................................................................................. 6
7. Ejecución del procedimiento ....................................................................................................... 6
7.1. Identificar la necesidad de crear, modificar o retirar un documento ..................................... 6
7.2. Evaluar la necesidad ................................................................................................................ 6
7.3. Elaborar o modificar los documentos ..................................................................................... 7
7.4. Revisar y ajustar los documentos ............................................................................................ 8
7.5. Aprobar los documentos ....................................................................................................... 11
7.6. Difundir el documento aprobado en medios institucionales ................................................ 11
7.6.1. Aquiles ............................................................................................................................... 11
7.6.2. Página web institucional ................................................................................................... 11
7.7. Proteger la información ........................................................................................................ 11
7.8. Socializar los documentos ..................................................................................................... 12
7.9. Controlar las copias ............................................................................................................... 12
7.10. Archivar el documento ...................................................................................................... 12
7.11. Retirar el documento obsoleto ......................................................................................... 12
8. Documentos internos ................................................................................................................ 13
9. Procedimientos Asociados ........................................................................................................ 13
10. Documentos externos ........................................................................................................... 13
11. Control de cambios ............................................................................................................... 13
12. Flujograma ................................................................................ ¡Error! Marcador no definido.
Procedimiento de control de documentos
Código: P-AP-01
Versión: 03
Fecha: 20/ 04/2016
Elaboró Andrea Torres Meriño Revisó Javier Sierra Carrillo Aprobó Manuel Laureano Mestra
Cargo Coordinador de Calidad Cargo Vicerrector de calidad Cargo Rector
3 “Asegúrese de usar la versión vigente actualizada, la impresión de este documento se considera copia no controlada”.
1. Objetivo
Establecer los lineamientos para la elaboración, identificación, revisión, aprobación, divulgación,
actualización y retiro por obsoletos de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la
Calidad.
2. Alcance
Este procedimiento inicia desde Identificar la necesidad de crear, modificar o retirar un documento
hasta su divulgación y publicación.
3. Responsables
El Coordinador de Calidad es el responsable de garantizar el cumplimiento de este procedimiento.
4. Definiciones
Documento: Información y su medio de soporte (procedimientos, instructivos, formatos,
planes, programas, matrices, documentos de origen externo; entre otros).
Registro. Es todo documento que contiene evidencias de las actividades ejecutadas o datos
tomados durante el desarrollo de las diferentes actividades del SGC de CECAR. Por lo tanto,
pueden ser: los formatos una vez diligenciados, las bases de datos y software empleados, los
videos, las actas que provengan de formatos estandarizados y las fotografías, sea que se
mantengan en forma impresa o en medio digital.
Caracterización de procesos: Documento que indica las actividades de un proceso junto con sus
objetivos, responsables, entradas, salidas, proveedores y clientes. Además, define los recursos
necesarios (Infraestructura, equipos, personal, etc.) y la forma de medir su eficacia.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo.
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4 “Asegúrese de usar la versión vigente actualizada, la impresión de este documento se considera copia no controlada”.
Instructivo: Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de detalle
actividades u operaciones muy específicas.
Aprobación: Aceptación de un documento que garantiza su aplicación desde el punto de
vista de recursos y coherencia con el Sistema Integrado De Gestión.
Usuario: organización, entidad o persona que recibe un producto o un servicio.
Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un documento en forma particular.
Copia controlada: Es el documento copia del original, sobre el cual existe control y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.
Copia no controlada: Copia del documento original en medio físico o magnético entregado
a un tercero con fines de información. Estas copias están identificadas con la leyenda
“COPIA NO CONTROLADA”, sobre estas no hay responsabilidad de actualización.
Formato: documento diseñado para recolección de la información que proporcione evidencia
de una acción.
Distribución: es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se entrega a los
interesados para su aplicación.
Documento Externo: Es aquel elaborado por entes externos a la institución pero que
inciden en la ejecución de los procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión
de Calidad. Entre los documentos externos se pueden considerar normas, códigos, leyes,
decretos, resoluciones, manuales entre otros.
Documento obsoleto: es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.
Guía: Pautas de acción, esenciales ante un problema, establece recomendaciones, sugerencias
u orientaciones sobre un tema específico.
Manual: Conjunto de documentos del mismo tipo, ej. Manual de procedimientos, manual de
calidad, manual de funciones, entre otros.
Listado maestro de documento: Lista en la cual se relacionan los documentos controlados
de CECAR.
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5 “Asegúrese de usar la versión vigente actualizada, la impresión de este documento se considera copia no controlada”.
Manual Del Sistema De Gestión De Calidad: es el documento que describe en forma genérica
el Sistema Integrado de Gestión, incluye entre otros la política integrada del sistema y el
alcance del mismo.
Modificación: mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los
documentos. Pueden ser de forma o de fondo.
PHVA: Corresponde a las siglas de Planear, hacer, verificar y actuar
Pirámide documental: es la representación gráfica de los documentos definidos en el
Sistema Integrado de Gestión.
Política: Documento que define directrices
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar
valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Programa: Son documentos escritos que definen con claridad los objetivos de una organización y describe los métodos que se van a emplear para alcanzar dichos propósitos. Publicación: Es el proceso que permite dar a conocer un documento.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.
SIG: Sistema Integrado de Gestión. Plataforma común que unifica los sistemas de gestión del CECAR para orientar y fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los subsistemas que lo componen.
Versión: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al documento. La
primera versión corresponde al número uno (1.0), para la segunda versión correspondería
al número dos (2.0).
5. Normatividad interna
Acuerdo No 19 de 2015
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6. Política/Condiciones Generales
6.1. Si se requiere efectuar cambios de forma en los documentos del Sistema Integrado de
Gestión como: correcciones de ortografía o de redacción se podrán realizar sin que ello
implique el cambio de versión del documento como tampoco el trámite de la solicitud de
modificación, ni la recolección de firmas.
6.2. La producción documental estará organizada de acuerdo al procedimiento de gestión
documental y archivo de la institución.
6.3. Los documentos que se descarguen del sitio web son considerados NO CONTROLADOS
y la responsabilidad del uso de versiones desactualizadas será responsabilidad del
respectivo empleado.
6.4. Los responsables de las dependencias donde se utilizan formatos pre- impresos deben
asegurar la eliminación de todas las copias del formato desactualizado cuando se
actualicen o den de baja.
6.5. El responsable de cada proceso debe identificar los documentos de origen externo que
apliquen a los procesos de la entidad y decidir, si se trata de documentos legales y/o
documentos que ofrecen orientación para la aplicación de la normatividad, con el fin de
actualizar el Normograma.
7. Ejecución del procedimiento
7.1. Identificar la necesidad de crear, modificar o retirar un documento
Todos los empleados podrán manifestar a su jefe o responsable del proceso la necesidad de crear,
modificar o retirar un documento del SGC.
7.2. Evaluar la necesidad
El responsable del proceso evalúa la necesidad manifestada, si está de acuerdo procede hacer la
propuesta aplicando la actividad “7.3 Elaborar y modificar los documentos”.
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7 “Asegúrese de usar la versión vigente actualizada, la impresión de este documento se considera copia no controlada”.
7.3. Elaborar o modificar los documentos
El responsable de la elaboración o modificación del documento elabora o modifica según
corresponda, seguidamente lo envía a calidad teniendo en cuenta los formatos institucionales para
el mismo, relacionados a continuación:
F-AP-13 Formato de Caracterización
F-AP-09 Formato levantamiento de procedimientos
F-AP- 10 Plantilla Formato Excel
F-AP- 11 Plantilla Formato Word
F-AP-12 Plantilla formato para instructivo/guía
Los responsables de la elaboración, revisión y aprobación de los documentos son los relacionados
a continuación, de acuerdo al tipo de documento:
Tipo De Documento
Elaboración Revisión Aprobación
Plan estratégico institucional Objetivos del SGC Mapa de procesos Manual del SIG Mapa de procesos
Director de planeación/
Vicerrectores
Rector
Junta directiva
Políticas institucionales
Rector/ Vicerrectores Secretaría general Junta directiva
Procedimientos Instructivos Guías Fichas técnicas
Empleado responsable
De acuerdo al proceso de su
responsabilidad o liderazgo:
Vicerrector
administrativo y financiero
Vicerrector de
Calidad
Vicerrector de CTeI
Rector
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8 “Asegúrese de usar la versión vigente actualizada, la impresión de este documento se considera copia no controlada”.
Vicerrector académico
Vicerrector de posgrados
Hojas de vida de indicadores Formatos
Empleado responsable
De acuerdo al proceso de su
responsabilidad o liderazgo:
Vicerrector
administrativo y financiero
Vicerrector de
Calidad
Vicerrector de CTeI
Vicerrector académico
Vicerrector de posgrados
Coordinador de calidad
7.4. Revisar y ajustar los documentos
La Coordinación de Calidad recibe las solicitud y evalúa si hay otras dependencias involucradas con
la actividades o si afecta otros procesos, a fin de garantizar la participación de los responsables en
la elaboración y/o ajuste del documento y hace un levantamiento de la información, si es una
modificación se realiza en la sección de control de cambios las modificaciones significativas.
El Coordinador de Calidad deberá garantizar que se tenga los documentos en los formatos
establecidos y que el contenido sea adecuado a los propósitos del sistema, evalúa la solicitud de
acuerdo al cumplimiento de los requisitos legales, de las normas soportes del SIGC de CECAR, de los
requisitos de los usuarios y de todas las partes interesadas.
Los documentos serán identificados, codificados y estandarizados por la oficina de calidad de
acuerdo a la siguiente información:
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9 “Asegúrese de usar la versión vigente actualizada, la impresión de este documento se considera copia no controlada”.
Los encabezados estarán estandarizados como se muestra a continuación:
a. Nombre del procedimiento: Es la denominación o título del procedimiento ubicado en la parte central del encabezado
b. Elaboró : Nombre de la persona que elaboró el documento
c. Revisó: Nombre de la persona responsable de revisar el procedimiento
d. Aprobó: nombre de la persona responsable de aprobar el procedimiento
e. Cargo: nombre del cargo de la persona que elaboró, revisó y aprobó.
f. Fecha: Identifica la fecha de creación o modificación del documento (Día- Mes - Año).
g. Versión: Identifica el consecutivo de modificaciones que afecta el documento
h. Código: Se hace referencia a la identidad del documento del sistema de gestión en el cual se utiliza así:
Tipo de documento: Este se indicará con la primera letra del tupo de documento, descrito como se
muestra en la siguiente tabla:
Nombre del documento
Código:
Versión:
Fecha:
Elaboró Revisó Aprobó
Cargo Cargo Cargo
F – FI - 01
Proceso Tipo de Documento Número
C
A
B E
G
F
H
E
D
E
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10 “Asegúrese de usar la versión vigente actualizada, la impresión de este documento se considera copia no controlada”.
Procedimientos P Formatos F Manual de Calidad M Documentos externos E Instructivo I
Códigos del Proceso: Los procesos se indicaran con las dos primeras letras de sus nombres, de
acuerdo al mapa de procesos vigente:
Ejemplo:
Direccionamiento Estratégico DE
Formación Integral FI
Desarrollo del Talento Humano TH
Tecnología de la Información TI
Gestión Financiera GF
Gestión de Riesgos, Continuidad de las operaciones y HSE
GR
Gestión Administrativa GA
Relacionamiento Institucional RI Autoevaluación y Gestión de Procesos AP
Número consecutivo al que corresponde el documento según el listado maestro de documento.
El encabezado para los formatos deberá tener la siguiente forma:
Se deberá tener en cuenta para los documentos adicional las siguientes disposiciones:
Fuente: Calabri Tamaño: 11 para todos los documentos y 9 para los formatos Logo de SIGC y Logo de CECAR Bloquear todas las celdas que no modificaran los usuarios como: Encabezados etc. Parar la codificación la hacemos antes de subir al servidor
Seguidamente se debe actualizar el listado maestro de documentos.
Nombre del formato
Código:
Versión:
Nombre del Procedimiento Fecha:
A
B C
E
D
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11 “Asegúrese de usar la versión vigente actualizada, la impresión de este documento se considera copia no controlada”.
7.5. Aprobar los documentos
El documento es revisado por el Vicerrector responsable, y se pasa seguidamente al ente o persona
que a prueba, de acuerdo el tipo de documento.
El documento debe ser firmado por quien elabora, revisa y aprueba.
7.6. Difundir el documento aprobado en medios institucionales
El coordinador de calidad actualizara los documentos aprobados a través de las siguientes
herramientas:
7.6.1. Aquiles
En una carpeta denominada “SIGC CECAR” protegida con clave de acceso bajo de responsabilidad
del coordinador de calidad, se deberán mantener todos los documentos de Word, Excel o ppt
protegidos para evitar que sean modificados. Existirán en una copia en pdf con acceso a todo el
personal para su consulta e impresión en cualquier momento.
7.6.2. Página web institucional
Una vez los documentos han sido subidos a la carpeta del servidor, se envía a través del
procedimiento institucional de mercadeo y comunicación para que sea cargado en el siguiente
enlace https://calidad.cecar.edu.co/ , https://calidad.cecar.edu.co/sgc/mapa-de-procesos.html y
los usuarios puedan acceder a la consulta.
7.7. Proteger la información
El director de sistemas diariamente realizara backup a la carpeta “SICG CECAR” ubicada en Aquiles,
manteniendo dos copias, unas dentro de las instalaciones de la institución y otra fuera de ella, según
el instructivo para realizar “Back-up”.
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7.8. Socializar los documentos
El Vicerrector o jefe responsable del procedimiento realizara el entrenamiento al personal
involucrado en la aplicación del documento. De esta actividad se deberá mantener registro de
listados de asistencia y la evaluación de la eficacia de la formación
7.9. Controlar las copias
Los documentos en el pie de página tendrán la siguiente información “Asegúrese de usar la versión
vigente actualizada, la impresión de este documento se considera copia no controlada”.
Cualquier parte interesada externa que requiera una copia, debe solicitarlo al coordinador de
calidad quien decide si emite la copia en medio digital o física, la cual debe contener una marca de
agua impresa con una leyenda de “copia no controlada”; lo cual significa que la institución no se
hace responsable por enviarle copia actualizada si el documento es modificado.
7.10. Archivar el documento
El original del documento estará bajo la custodia del Coordinador de Calidad, no se mantendrán
otras copias físicas del documento. Se debe archivar en medio electrónico los archivos fuentes del
documento y archivo original escaneado.
7.11. Retirar el documento obsoleto
Se hace la actualización en el listado maestro de documentos, se descargan los documentos
anulados u obsoletos del sitio web del SGC y de Aquiles de la institución, y al documento físico se le
coloca un sello de obsoleto.
Se debe informar al personal para evitar el uso no intencionado del documento.
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13 “Asegúrese de usar la versión vigente actualizada, la impresión de este documento se considera copia no controlada”.
8. Documentos internos
CÓDIGO NOMBRE RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO
CRITERIO DE ARCHIVO TIEMPO DE RETENCIÓN
F-AP-13 Formato de caracterización Vicerrector responsable
Archivo digital Página web SGC
De acuerdo al listado de registro
F-AP-09 Formato Levantamiento de Procedimientos
Empleado responsable
Archivo digital página web SGC
De acuerdo al listado de registro
F-AP- 10 Plantilla Formato Excel Empleado
responsable Archivo digital
página web SGC De acuerdo al listado
de registro
F-AP- 11 Plantilla Formato Word Empleado
responsable Archivo digital
página web SGC De acuerdo al listado
de registro
F-AP-12 Plantilla formato para instructivo/guía
Empleado responsable
Archivo digital página web SGC
De acuerdo al listado de registro
9. Procedimientos Asociados
NA
10. Documentos externos
IDENTIFICACIÓN NOMBRE RESPONSABLE DE USO Y CONTROL
2015-09-23 NTC ISO 9001:2015 sistemas de gestión de calidad requisitos
Coordinador de Calidad
11. Control de cambios
VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
V1
05-03-2013
Numeral 3 / 7 / 8: Se ajustaron las denominaciones de cargos según las modificaciones realizadas en la estructura organizacional.
Numeral 7.2: Se aclara de quien es la responsabilidad de aprobar los documentos.
Numeral 7.3: Se establece que la difusión de la información del SGC también se realice a través de la página web institucional.
Procedimiento de control de documentos
Código: P-AP-01
Versión: 03
Fecha: 20/ 04/2016
Elaboró Andrea Torres Meriño Revisó Javier Sierra Carrillo Aprobó Manuel Laureano Mestra
Cargo Coordinador de Calidad Cargo Vicerrector de calidad Cargo Rector
14 “Asegúrese de usar la versión vigente actualizada, la impresión de este documento se considera copia no controlada”.
Numeral 7.4/ 7.5 Se incluyen las actividades de Control de copias y socialización de documentos.
V2 05-03-2014 Se incluye en el procedimiento la actividad de difusión a través del correo institucional.
V3
11/04/2016
Cambio de formato para registrar procedimientos de gestión de Calidad.
Cambia numerales de las actividades.
Cambia la descripción del objetivo, alcance, definiciones, nombre y secuencia de actividades.
12. Flujograma
“Asegúrese de usar la versión vigente actualizada, la impresión de este documento se considera copia no controlada”.