proceso de capacitación empresarial

7/26/2019 Proceso de Capacitacin Empresarial

1/13

PROCESO DE CAPACITACIN EMPRESARIAL.

Este proceso va desde la deteccin de necesidades hasta la evaluacin de

resultados.

Pasos para elaborar un programa de capacitacin:

Primer paso: deteccin de necesidades

Segundo paso: clasificacin y jerarquizacin de las necesidades de capacitacin

Tercer paso: definicin de objetivos

Cuarto paso: elaboracin del programa

Quinto paso: ejecucin

Sexto paso: evaluacin de resultados

1 Primer paso: deteccin de necesidades

La deteccin de necesidadesconsiste en encontrar las diferencias que

existen entre lo que se debera hacer en un puesto y lo que realmente se

est haciendo, as como las causas de estas diferencias. En otras

palabras una investigacin que se orienta a conocer las carencias quemanifiesta un trabajador y que le impiden desempear adecuadamente las

funciones de su puesto.

Algunas preguntas que puedes plantear en este momento son las siguientes:

Qu conocimientos, habilidades y actitudes requiere el puesto?

Qu se debe lograr?

Qu se debe hacer?

Qu conocimientos, habilidades y actitudes requiere la persona que ocupa el

puesto?

Qu est logrando?

Qu est haciendo?


2/13

Estas preguntas muy generales deben orientarse a investigar los siguientes

aspectos:

Conocimientos y habilidades tcnicos que se requieren para el puesto.

Habilidades administrativas acerca de cmo organizar el propio trabajo y el de losdems, utilizar los recursos, y lograr los objetivos.

Habilidades en relaciones humanas como liderazgo, capacidad de motivar, de

comunicacin, de trabajar en equipo, etctera.

Habilidades conceptuales como son el anlisis y solucin de problemas.

Habilidad para el logro de resultados.

Hay que acotar que la deteccin de necesidades de capacitacin puede

hacerse a nivel de una persona, de un puesto, de un grupoo de toda la

empresa.

Es muy importante establecer las necesidades de capacitacin en trminos

de productividad y de una manera objetiva y medible.

Por ejemplo, se puede establecerlas en aspectos comoreducir el margen de

error (calidad), incrementar el nmero de unidades de producto o de

prestaciones (cantidad), mejorar la puntualidad (tiempo), reducir los costos

de un producto o servicio (costo), etctera.

Con todo, algunas veces es difcil establecer las necesidades de una

manera medible, por ejemplo cuando se habla de comunicacin o de

liderazgo.

Para llevar a cabo la deteccin de dichas necesidades podemos aplicar:

Tcnicas e instrumentos para detectar las necesidades de capacitacin

La deteccin de los requerimientos de capacitacines el elemento ms

importante en la elaboracin de un programa de capacitacin. Hacer un buendiagnstico evita capacitar por capacitar. Entre las tcnicas ms usuales

para detectar las necesidades de capacitacin estn las siguientes:

Encuesta, que consiste en recoger la informacin aplicando un cuestionario

previamente diseado en el que las respuestas se dan por escrito.


3/13

Entrevista, que consiste en recabar la informacin a travs de un dilogo entre el

entrevistador y el empleado. Es comn entrevistar tambin al jefe directo del

empleado para preguntarle en qu considera que deben capacitarse sus

subordinados.

Observacin, que consiste en observar la conducta en el trabajo para compararlacon el patrn esperado y de esta manera, detectar las deficiencias que te indican

la necesidad de capacitar.

Consultores externos, que consiste en contratar personas externas y

especializadas en detectar necesidades de capacitacin.

Los instrumentos ms usuales son:

Cuestionario, que es una forma impresa que contiene una lista de preguntasespecficas dirigidas a reunir informacin sobre conocimientos, habilidades,

opiniones acerca de aspectos del trabajo que desempea la persona, o la

empresa

Descripcin y perfil del puesto, que consiste en analizar la descripcin y perfil

de puesto para conocer las funciones y los requisitos que debe satisfacer la

persona que lo desempea. De esta forma, se compara lo que requiere el puesto

con lo que la persona hace.

Evaluacin de desempeo, que consiste en comparar el desempeo de una

persona con los estndares establecidos para ese puesto. Esto permite conocer

las reas en las que se debe capacitar para incrementar el nivel de desempeo

del empleado.

2 Segundo paso: clasificacin y jerarquizacin de las necesidades de

capacitacin:Una vez detectadas las necesidades de capacitacin, el siguiente paso es

clasificarlas y jerarquizarlas. Esto permite determinar cules son las ms

urgentes o ms importantes.

La manera ms usual de clasificar las necesidades de capacitacines la

siguiente:


4/13

Las que tiene una persona.

Las que tiene un grupo.

Las que tiene un nivel.

Las de un puesto.

Las que requieren atencin inmediata.

Las que requieren solucin a futuro.

Las que exigen instruccin sobre la marcha.

Las que precisan instruccin fuera del trabajo.

Las que la empresa puede resolver por s misma.

Las que requieren contratar a capacitadores externos.

Al clasificar las necesidades de capacitacin, obtenemos indicadores sobre

quin, cundo y cmo capacitar. Ya clasificadas las podemos jerarquizar de

acuerdo con su importancia o urgencia.

Al hacer esta clasificacin, es importante empezar a determinar quin

necesita qu tipo de capacitacin.

3 Tercer paso: Definicin de objetivos

El tercer paso en un proceso de capacitacin es establecer los objetivos que

se pretende lograrcon el programa de capacitacin. Este es el momento de

fijar que tipo de comportamientos y caractersticasse quieren inculcar en los

participantes despus de que el programa haya sido impartido.

Lo que se quiere tambin es establecer qu conocimientos se les

proporcionar o qu actitudes se buscan. Es necesario establecer con

precisin la conducta deseaday las condiciones en que debe producirse de

la manera ms clara, alcanzable y medible. Esto sirve como norma que

permitir evaluar el rendimiento individual y el programa.Como dijimos anteriormente, se deben establecer los objetivos que se

pretende lograr con el programa de capacitacin de una manera especfica y

medible. Recuerda que los objetivos te sirven como gua para mantenerte en

el camino, no se trata nicamente de cubrir un expediente, sino de buscar un

resultado concreto que est lo ms relacionado posible con el trabajo.


5/13

Los objetivos deben especificar quin, qu, para cundo, bajo qu

condiciones, cmo medirlos, y a qu costo en tiempo y/o dinero.

Existen diferentes clases de objetivos, como se muestra en la siguiente lista.

1. Objetivos de productividad: que buscan lograr mejoras medibles en

calidad, cantidad, tiempo y costo de operacin.

2. Objetivos de desempeo: que buscan mejorar el desempeo individual de

los participantes.

3. Objetivos de habilidades o destrezas: que buscan desarrollar o mejorar las

habilidades o destrezas de los participantes.

4. Objetivos de conocimientos: que buscan incrementar la familiaridad, los

conocimientos o la comprensin de los participantes con respecto a un tema.

5. Objetivos del dominio afectivo: que buscan modificar actitudes, valores o

emociones de los participantes.

4 Cuarto paso: Elaboracin del programa

Para elaborar un programa de capacitacinse tienen que responder las

preguntas:

Qu? (Contenido).

Cmo? (Tcnicas y ayudas).Cundo? (Fechas y horarios).

A quin? (Destinatarios).

Quin? (Instructor).

Cunto? (Presupuesto).

4.1Qu? (Contenido).

Elaboracin del programa de capacitacin (qu?)

Elcontenidose refiere a los temas que se impartirn en el programa. Es el

momento de traducir los objetivos de desempeo buscados en puntos de

aprendizaje. Por ejemplo, el desempeo buscado es que la secretaria

aprenda a acentuar correctamente las palabras agudas; el punto de

aprendizaje es que la secretaria acente ortogrficamente las palabras

agudas que terminan en n, s o vocal.
http://www.emprendepyme.net/contenido-%C2%BFque.htmlhttp://www.emprendepyme.net/contenido-%C2%BFque.html


6/13

Los contenidos de un programa de capacitacin deben estar orientados a

satisfacer las necesidades detectadas en el primer pasoy al logro de los

objetivos planteados. Te puede ayudar a determinar los contenidos el

preguntarte, qu debe el participante hacer diferente?, dejar de hacer?,

empezar a hacer?

Algunas sugerencias con respecto a los contenidos son las siguientes:

Jerarquiza los puntos de aprendizaje de acuerdo con su importancia.

No trates de abarcar demasiado. Es mejor cubrir menos material y lograr que la

gente lo domine que cubrir mucho y darles una embarrada de las cosas.

S creativo e imaginativo al desarrollar tu programa.

S realista en cuanto al material que puedes cubrir en un tiempo determinado.

Antes de pasar a la ejecucin del programa, pregntate a ti mismo, Si los

participantes aprenden muy bien los contenidos del curso y todava fallan al

realizar el trabajo, cul puede ser la causa? Esto te permite revisar que no hayas

olvidado nada importante.

Por otra parte, la capacitacin resultar ms efectiva si se toman en cuenta

los siguientes aspectos:

El aprendizaje es ms rpido y de efectos ms duraderos cuando quien aprende

participa en forma activa.

Si el material que se va a estudiar tiene sentido e importancia para el que lo

recibe, el proceso de aprendizaje se acelera.

Aunque no sea muy entretenido, entre ms se repita el contenido, ms fcil es

memorizarlo.

Si se retroalimenta a los participantes sobre su progreso, las personas pueden

ajustar su conducta y aprender con mayor rapidez.

4.2 Cmo? (Tcnicas y ayudas).Existe una amplia variedad de mtodos o tcnicas para capacitar al personal deuna empresa. Ninguna tcnica es siempre la mejor, el mejor mtodo depende de:

La efectividad respecto al costo El contenido deseado del programa


7/13

La idoneidad de las instalaciones con que se cuenta Las preferencias y la capacidad de las personas Las preferencias y la capacidad del capacitador Los principios de aprendizaje a emplear.

Las tcnicas de capacitacin ms comunes son las siguientes:

Capacitacin en el puesto: En este mtodo la persona aprende una tarea o unadestreza mediante su desempeo real. Consiste en asignar a nuevos empleados alos trabajadores o a los supervisores experimentados que se encargan de lacapacitacin real. Existe varios tipos de capacitacin en el puesto los msconocidos son:A. Instruccin directa en el puesto: En la que el trabajador recibe lacapacitacin en el puesto de parte de un trabajador experimentado o el supervisormismo. Se busca que los nuevos trabajadores adquieran la experiencia paramanejar la maquina o a ejecutar varias tareas observando al supervisor. Estemtodo se aplica mas para capacitar maquinistas y operarios.B. Rotacin de puesto: En la que el empleado pasa de un puesto a otro enperiodos programados para conocer las diferentes actividades que se desarrollanen el proceso general, ya sea productivo o administrativo. Este mtodo es msaplicable para capacitar supervisores y administrativos.Las principales ventajas de la capacitacin en el puesto son:

Relativamente econmica, los trabajadores en capacitacin aprenden al tiempoque producen, hay una retroalimentacin inmediata y no hay necesidad deinstalaciones costosas fuera del trabajo como salones de clases o dispositivos deaprendizaje programado.

C. Conferencias: Las conferencias o exposiciones constituyen mtodos prcticosy fciles de ejecutar, es una manera rpida y sencilla de proporcionarconocimientos a grupos grandes de personas, se puede acompaar de materialesimpresos para facilitar el aprendizaje asimismo se pueden usar proyectores parapresentar imgenes, grficos, fotografas, grabaciones de videos o pelculas parafacilitar el aprendizaje.

D. Juego de roles: Se utiliza esta tcnica en la capacitacin para enseartcnicas de venta, de entrevista, para dirigirse a grupos, resolver conflictos y lograr

negociaciones o desempear cargos de ms responsabilidad como jefes osupervisores. Consiste en hacer que los profesionales desarrollen roles deacuerdo al cargo o tareas que desempearan.

E. Tcnicas audiovisuales: La presentacin de informacin a los empleadosmediante tcnicas audiovisuales como pelculas, circuito cerrado de televisin,cintas de audio o de video puede resultar eficaz, en la actualidad estas tcnicas se


8/13

utilizan con mucha frecuencia. Los audiovisuales son ms costosos que lasconferencias convencionales.

F. Aprendizaje programado: Es un mtodo sistemtico para ensear habilidadespara el puesto, consiste en presentar un conjunto de preguntas o hechos para que

el alumno responda luego revisa y compara con las respuestas y retoma aaquellas en las que se ha equivocado, hasta responder correctamente todas.Este mtodo es efectivo porque permite al empleado una retroalimentacininmediata sobre la precisin de sus respuestas y sobre el aprendizaje que valogrando. Su ventaja principal es que reduce el tiempo de capacitacinconsiderablemente y permite que las personas en capacitacin aprendan a supropio ritmo, proporciona retroalimentacin inmediata y reduce el riesgo deerrores.

G. Simulaciones: Es una tcnica en la que los empleados aprenden en el equiporeal o en equipos de simulacin la ejecucin de sus tareas por ejemplo simulacin

de manejo de maquinas, vehculos, aviones, etc que utilizaran en su puesto peroen realidad son instrumentos fuera del mismo. Esta capacitacin busca obtener lasventajas de una simulacin y corregir los errores sin colocar realmente en elpuesto a la persona en capacitacin ni arriesgar el deterioro o accidentes con lasmaquinas. Esta tcnica es casi una necesidad en los puestos donde resultademasiado costoso o peligros capacitar a los empleados directamente en elpuesto.

H. Talleres:Podemos definir el Taller como el tiempo-espacio para la vivencia, la reflexin y la

conceptualizacin.

El taller requiere de una decisin personal ms que de normas impuestas. No

debe ser una imposicin, como tampoco puede improvisarse. Se constituye en

una experiencia social en la medida que los participantes interactan entre s en

torno a una tarea especfica. Dicha experiencia modifica el rol pasivo a un rol

protagnico en el aprendizaje.

En relacin a los pasos previos al desarrollo del taller, es fundamental tener

presente:

1- Conocimiento de las personas que formarn parte del taller. Si es un grupo

conocido; si algunos integrantes se conocen y otros no; qu caractersticas tienen

esas personas; son miembros de una comunidad barrial, de una escuela, son

profesionales, tcnicos, docentes, padres, adolescentes, embarazadas, etc.


9/13

2- Conocer cul es la demanda del grupo, en otras palabras, cul es la necesidad.

Diferenciar entre necesidades personales, grupales, comunitarias o institucionales.

Esclarecer concretamente tal necesidad para enfocar la tarea profesionalmente.

Descubrir si esa demanda tiene relacin con algn programa nacional, provincial,

zonal o local, para mantener la coherencia.

3- A partir de especificar bien la demanda, elaborar objetivos de alcance concreto,

si es posible, factibles de lograr en el taller o disparadores para analizar en un

corto plazo.

4- En coherencia con la demanda y los objetivos, planificar el nmero de

encuentros que sern necesarios para cumplimentar la tarea. Muchas veces se

solicita un taller, pensando errneamente que de esa manera se producirn losgrandes cambios y naturalmente que esto no ocurre, lo que deja una cuota de

frustracin importante como para rever la situacin.

5- Quin va a oficiar de Coordinador; aqu es importante analizar cul es su

capacidad, su experiencia, su grado de compromiso, su habilidad para tomar

decisiones en relacin a la necesidad del grupo o la Institucin.

6- A veces, teniendo en cuenta los puntos anteriores, se pierde de vista la

relevancia del tiempo y el espacio fsico, y entonces, la tarea se suspende por no

haber previsto este tema. Es otra de las cosas que puede generar sensacin de

fracaso. No lo olvide.

7- Algo muy importante. No dejar librado al azar el tema de los recursos, y los

materiales. Es parte de la infraestructura educativa. Muchas veces, en pleno taller,

nos damos cuenta que nos olvidamos de algunas herramientas imprescindibles ytenemos que modificar toda una planificacin sobre la marcha. Esto no es serio y

responde a una falta de responsabilidad con toda la tarea.


10/13

8- Por ltimo, para muchos talleres es fundamental contar con material

bibliogrfico adicional ya que los participantes, a travs del taller, descubren otros

conocimientos y sienten avidez por este tipo de material.

4.3Cundo? (Fechas y horarios). Elaboracin del programa de capacitacin (cundo?)

En este momento se determinan la fecha, horario y duracin del curso. El

horario deber especificar las horas en que se va a impartir el curso, la

duracin de cada sesin y la duracin del curso.

La fecha y horario depender de tres factores:

Disponibilidad del instructor, del lugar y de los asistentes.

Es muy importante no programar los cursos de capacitacincuando la carga

de trabajo es muy alta o cuando el grupo est desempeando un trabajo

especial que le pueda impedir asistir. Lo mismo con respecto al horario. En

cuanto a la duracin del curso, es necesario considerar adems los

contenidos por cubrir y el nivel de profundidad deseado.

4.4A quin? (Destinatarios).

Elaboracin del programa de capacitacin (a quin?)

Ahora es necesario determinar el conjunto de personas que recibirn la

capacitacin. Luego de clasificar y jerarquizar las necesidades de

capacitacin que tiene una persona, un grupo, un nivel, un puesto, etc, en

este momento hay que decidir quines tomarn el programa.

Necesario es cubrir el costode un programa de capacitacin impartindolo a

tantas personas como sea posible haciendo tambin que el curso cubra sus

necesidades de entrenamiento. Sin embargo, hay que evitar cometer el error

frecuente que representa capacitar a todo el mundo, independientemente de

si lo necesitan o no.

Esto hacemuy costososlos programas de capacitacin, adems de que los

participantes se pueden desmoralizar porque el curso no satisfizo sus

necesidades reales.
http://www.emprendepyme.net/fechas-y-horarios-%C2%BF-cuando.htmlhttp://www.emprendepyme.net/determinacion-de-los-destinatarios-%C2%BFa-quien.htmlhttp://www.emprendepyme.net/determinacion-de-los-destinatarios-%C2%BFa-quien.htmlhttp://www.emprendepyme.net/fechas-y-horarios-%C2%BF-cuando.html


11/13

4.5Quin? (Instructor).

Elaboracin del programa de capacitacin (quin?)

El xito de un curso de capacitacindepende en gran medida del buen papel

que desempee el instructor, de su experiencia, conocimientos y habilidades

para conducir el aprendizaje del grupo.

Un buen instructordebe poseer ciertas caractersticas como son:

Ser puntual.

Capacidad para comunicarse con claridad.

Conocer el tema y los objetivos a alcanzar. Estar al da en su especialidad.

Conocer y utilizar diferentes mtodos didcticos.

Planear con anticipacin las actividades que llevar a cabo para impartir el curso.

Capacidad para motivar al grupo y mantener su inters durante el curso.

Los instructorespueden ser internos cuando la empresa cuenta con

personas que conozcan lo suficiente el tema del curso, o bien, se pueden

contratar consultores externos.

4.6Cunto? (Presupuesto).

Elaboracin del programa de capacitacin (cunto?)

Finalmente, para elaborar el presupuesto debes tomar en cuenta

los gastos en que incurrirs como son:

El salario del instructor.

La renta del local, en su caso.

La renta o compra de auxiliares didcticos.

El servicio de cafetera.

Los materiales para los participantes, etctera.

Recuerda que es muy importante que existacongruenciaentre las

necesidades de capacitacin, el contenido del programa y los objetivos

planteados.

5 Quinto paso: Ejecucin

Luego de disear y elaborar el programa de capacitacindebemos llevar a

la prctica la ejecucin es decir, ha llegado el momento en el que el
http://www.emprendepyme.net/determinacion-del-instructor-%C2%BFquien.htmlhttp://www.emprendepyme.net/presupuesto-%C2%BFcuanto.htmlhttp://www.emprendepyme.net/presupuesto-%C2%BFcuanto.htmlhttp://www.emprendepyme.net/determinacion-del-instructor-%C2%BFquien.html


12/13

instructor, utilizando cierta metodologa y apoyndose en auxiliares

didcticos, imparte los contenidos a los destinatarios en el lugar, horario y

fechas programadas, a un cierto costo.

En este paso es importante cuidar los siguientes aspectos:

Organizar en una secuencia lgica y didctica los contenidos.

Organizar las sesiones de aprendizaje y los materiales que se utilizarn.

Sensibilizar a los participantes con respecto a los objetivos, contenidos, etctera.

Motivar e involucrar a los participantes.

Establecer una buena comunicacin con los participantes.

Entender y mantener el control del grupo.

Vigilar el desarrollo del programa para hacer los ajustes necesarios.

6 Sexto paso: Evaluacin de resultados

Para saber si los objetivosque se plantearon fueron alcanzados es

necesario realizar una evaluacinque permitir medir los resultados

del programa de capacitacin. La evaluacin debe informar sobre cuatro

aspectos bsicos:

La reaccin del grupo y de cada participante en cuanto a actitudes.

El conocimiento adquirido, es decir, qu aprendi y en qu grado. La conducta, es decir, qu comportamientos se modificaron.

Los resultados especficos posteriores al curso.

La evaluacin puede hacerse en tres etapas:

a) Al inicio del curso, para diagnosticar y medir el nivel de conocimientos de

los participantes antes del curso en relacin con los temas que se van a

tratar durante el mismo.

b) Durante el curso, para conocer los progresos de los participantes a lo

largo del programa y hacer los ajustes necesarios.

c) Al final del curso, para medir el grado en que se cumplieron los objetivos.

Por otra parte, tambin debe evaluarse el curso de capacitacin en los

siguientes aspectos: actuacin del instructor, instalaciones, tcnicas y


13/13

auxiliares didcticos, duracin del curso, contenido, servicio de cafetera, el

lugar en el que se imparti, etc. Esta retroalimentacin servir para la

elaboracin de nuevos programas.

Recuerda que lo ms importante es que los participantes apliquen en sutrabajo cotidiano los conocimientos y habilidades adquiridos en el curso. Esa

es la verdadera evaluacin. Por esto, podemos pensar en el seguimiento

como una ltima etapa del proceso de capacitacin.

proceso de capacitación empresarial

Documents