projektbeskrivning för Örebro kommuns klimatplan

Dokumenttyp Datum Version Sida Projektplan

090902 2 1 (16)

Upprättad av Dnr

Projektgruppen för Klimatplan Klimatkontoret Ange ev. diarienummer

Projektbeskrivning för Örebro kommuns

Innehållsförteckning

1 SAMMANFATTANDE PROJEKTBESKRIVNING.................. .................... 2

2 TIDSPLAN.......................................................................................................... 3

3 AKTIVITETER.................................................................................................. 5

4 PROJEKTRESURSER...................................................................................... 6

5 FRAMGÅNGSFAKTORER ............................................................................. 8

6 UTVÄRDERING AV ARBETSPROCESSEN ................................................ 9

7 PROJEKTBUDGET .........................................................................................10

BILAGA 1. TIDPLAN (”FLÖDESSCHEMAT”) ................ ......................................12

BILAGA 2. TIDSPLAN – MATRISEN......................................................................16

Klimatplan

2 (16)

1 Sammanfattande projektbeskrivning

Uppdrag Klimatkontoret har av Kommunstyrelsen fått i uppdrag att ta fram en Klimatplan för Örebro kommun.1

Syfte Syftet med projektet är att arbeta fram en Klimatplan med en handlingsprogram för Örebro kommun. Strategin ska styra arbetet med energi- och klimatfrågor inom kommunen så att uppställda klimatmål kan nås.

Viktiga förutsättningar I regeringens klimatproposition i mars 2009 föreslogs nya mål för Svensk energi- och klimatpolitik. De nationella målen till 2020 är:

• 40 % minskning av de klimatpåverkande utsläppen

• Minst 50 % förnybar energitillförsel

• 20 % effektivare energianvändning

• Minst 10 % förnybar energi i transportsektorn

Det 40 procentiga klimatmålet gäller jämfört med 1990 och avser den icke-handlande sektorn. Målet om effektivare energianvändning avser en minskning av energiintensiteten mellan 2008 och 2020.2

Örebro kommun har antagit målet att minska utsläppen av växthusgaser med 40 % till 2020 jämfört med år 2000.3 I februari 2009 skrev kommunen under det europeiska Borgmästaravtalet4 och har därmed förbundit sig att också effektivisera energianvändningen med minst 20 % till 2020, jämfört med år 1990. Målen gäller för Örebro kommun som geografiskt område. Örebro kommun har även ett inriktningsmål för 2050 som lyder: ”År 2050 baseras energitillförseln i Örebro kommun som geografiskt område på förnybara energikällor. Energianvändningen är effektiv i samhällets alla delar och användningen av fossila bränslen är minimal.”

För att nå målen 2020 och 2050 krävs stora omställningar. Här har kommunen en viktig roll, men det behövs även ett nära samarbete med externa aktörer.

1 Övergripande strategier och budget för år 2009 med flerårsplan 2010-2011, KS-ärende Nya Örebro miljömål mars 2009 2 Prop. 2008/09:163. En sammanhållen klimat- och energipolitik. 3 Övergripande strategier och budget för år 2009 med flerårsplan 2010-2011. 4 http://www.eumayors.eu/

3 (16)

Under 2009-2010 deltar Örebro kommun i Uthållig kommun som drivs av Energimyndigheten. Örebro deltar i ”Metodutveckling av Energi- och klimatstrategier för större kommuner” där kommunens arbete sker parallellt med flera andra större kommuner. De deltagande kommunerna ska att stödja varandra i arbetet och utbyta erfarenheter.

Målen för projektet • Ta fram en Klimatplan med handlingsprogram som visar hur

Örebro kommun ska kunna nå beslutade klimatmål.

• Planen ska ge en samlad bild av nuläget i Örebro kommun, ange delmål och åtgärder gör det möjligt att uppnå beslutade mål, samt innehålla en plan för genomförande och uppföljning.

• Planen ska fungera som ledning i det fortsatta energi- och klimatarbetet inom Örebro kommun.

Omfattning och avgränsning Strategin har tre fokusområden: Energi, Transporter och Konsumtion. Åtgärderna i planen ska i första hand röra kommunens egna verksamheter eller områden som kommunen har inflytande över. Det kommer dock inte vara möjligt att nå beslutade mål inom klimatområdet enbart genom åtgärder inom kommunala verksamheter. Samverkan med andra aktörer är därför viktigt.

2 Tidsplan

Tidpunkt Aktivitet

Feb 2009 – april 2009 Fas 1: Projektplanering och omvärldsbevakning.

Maj 2009 – juli 2009 Fas 2: Nulägesanalys och framtagning av underlagsmaterial till arbetsgrupperna.

Aug 2009 – okt 2009 Fas 3: Formulering och diskussion av delmål, åtgärder och konsekvenser. Arbete inom arbetsgrupper. Avstämning med referensgrupper.

Okt 2009 Fas 4: Rapportskrivning

Nov 2009 – jan 2010 Fas 5: Remiss

Feb 2010 – apr 2010 Fas 6: Inarbetning av remissvar

Maj 2010 – juni 2010 Fas 7: Politisk behandling i KS och KF

Aug 2010 – sept 2010 Fas 8: Publicering, spridning, implementering

4 (16)

Under Fas 3 planeras följande möten för olika grupper under tre månader – augusti, september och oktober. Se mer detaljerad tidsplan, bilaga 1.

Politisk styrgrupp 8/9 kl. 9-12 Vita rummet, Rådhuset

9/10 kl. 9-12 Arken, Stadsbyggnadshus 1, extramöte

22/10 kl. 13-16 Vita rummet, Rådhuset

5/11 kl. 13-16 Conventum, Mältaren, gemensamt möte

Intern referensgrupp 9/9 kl. 13-16 Arken, Stadsbyggnadshus 1


Extern referensgrupp 16/9 kl. 13-16 Arken, Stadsbyggnadshus 1.


Gemensamma möten för arbetsgrupperna 18/8 kl. 13-16 Sessionssalen Stadsbyggnadshus 2

2/9 kl. 09-11 Sessionssalen Stadsbyggnadshus 2

30/9 kl. 09-12 Brunnerska huset (mellan stbh 1 och stbh 2)


Arbetsgrupp Energi 20/8 kl. 13-16 Arken, Stadsbyggnadshus 1.

10/9 kl. 13-16 Arken, Stadsbyggnadshus 1

17/9 kl. 13-16 Arken, Stadsbyggnadshus 1.

15/10 kl. 13-16 Arken, Stadsbyggnadshus 1.

Arbetsgrupp Transporter 21/8 kl. 08.15-10 Arken, Stadsbyggnadshus 1

10/9 kl. 10-12 Rondellen, Stadsbyggnadshus 1

18/9 kl. 10-12 Arken, Stadsbyggnadshus 1

13/10 kl. 13.15-15 Arken, Stadsbyggnadshus 1

Arbetsgrupp Konsumtion 25/8 kl. 13-15 Kärnan SBH I (1 vån)

22/9 kl. 13-15 Norrgården SBH I (4 vån)

6/10 kl. 13-15 Arken SBH I

Under Fas 6 våren 2010 förväntas en något mindre arbetsinsats av deltagarna för genomgång och inarbetning av remissvar.

5 (16)

3 Aktiviteter

Fas 1 – Projektplanering Planering för arbetet inom projektet. Beställning av nulägesbeskrivning med aktuell energi- och klimatstatistik för Örebro kommun från konsult (PROFU). Omvärldsanalys – information och goda exempel från andra kommuners energi- och klimatstrategier samt annat tillgängligt material som t.ex. handböcker och råd från Energimyndigheten samlas in. Nationella, regionala och lokala mål och målsättningar inom klimatområdet som har betydelse för strategin sammanställs.

Fas 2 – Nulägesanalys och framtagning av bakgrundsm aterial Utifrån nulägesbeskrivningen som levereras av PROFU görs en nulägesanalys. Goda exempel från andra kommuners strategier ska sammanställas, liksom inom kommunen pågående projekt och aktuella plan- och styrdokument med betydelse för klimatområdet. Allt detta material kan sedan användas som underlagsmaterial av arbetsgrupperna.

Nulägesanalys görs för de tre fokusområdena och ska skilja på läget inom Örebro som geografiskt område och kommunens interna verksamheter.

En analys av informationsbehoven för projektet görs i samband med att en kommunikationsplan upprättas.

Fas 3 – Formulering av delmål och åtgärder Inom arbetsgrupperna diskuteras och formuleras delmål och åtgärder inom de tre fokusområdena Energi, Transporter och Konsumtion. Delmålen och åtgärderna ska förankras inom berörda förvaltningar och bolag.

Åtgärder som föreslås av arbetsgrupperna ska utvärderas utifrån kostnadseffektivitet och potential att minska utsläpp av växthusgaser. Synergier och konflikter med andra kommunala mål ska identifieras och belysas.

Förslagen från arbetsgrupperna ska presenteras för och förankras med den politiska styrgruppen och den interna och externa referensgruppen.

Fas 4 - Rapportskrivning Projektgruppen sammanställer nulägesanalys, målbild, förslag på delmål och uppföljningsmetoder samt åtgärder till ett remissförslag.

Fas 5 – Remiss Remissförslaget stäms av med politisk styrgrupp och skickas sedan ut till berörda remissinstanser med en remisstid på tre månader.

Fas 6 – Inarbetning av remissvar Arbetsgrupperna återsamlas för arbetet med att behandla remissvar och göra eventuella justeringar i strategin. Avstämning med politisk styrgrupp och referensgrupper.

6 (16)

Fas 7 – Politisk behandling Strategin färdigställs och tas upp för politisk behandling i Kommunstyrelsen och sedan för beslut i Kommunfullmäktige.

Fas 8 – Publicering, spridning och implementering Energi- och klimatstrategin publiceras på webben och trycks upp för utskick till förvaltningar och bolag i Örebro. Eventuellt görs en lättillgänglig version av strategin för spridning till medborgarna.

4 Projektresurser Totalt för 2009 och 2010.

Personer som arbetar i projektet Projektledare 810 timmar

Biträdande projektledare 360 timmar

Delprojektledare (2 pers) 432 timmar

Informationsansvarig x timmar

Deltagare i arbetsgrupper X st x 60 timmar, mötestid

Deltagare i politisk styrgrupp X st x 18 timmar, mötestid

Deltagare i intern referensgrupp X st x 18 timmar, mötestid

(OBS de mötestidssiffrorna är per person, inte totalt…)

Projektorganisation

Politisk styrgrupp Beslutsgrupp för projektet som fungerar som uppdragsgivarens förlängda arm och består av politiska representanter från följande partier (mp, ordförande), (kd), (fp), (c), (s), (m) och (v).

Projektgrupp Samordnar och leder det övergripande arbetet. Leder arbetsgrupperna och sammanställer material från dessa. Tar fram underlagsmaterial och författar det slutgiltiga dokumentet. Stämmer av arbetet med politisk styrgrupp och presenterar material för referensgrupperna och vid informationsmöten. Följande roller finns i gruppen: -Projektledare (även arbetsgruppsledare tema Energi) -Biträdande projektledare -Arbetsgruppsledare tema Transporter -Arbetsgruppsledare tema Konsumtion -Informationsansvarig

Intern referensgrupp Referensgruppen har en rådgivande funktion som kan komma med idéer och lämna synpunkter på förslag och material som produceras i

7 (16)

arbetsprocessen. Projektledaren är sammankallande och håller i mötena. Följande enheter är representerade:

Samhällsbyggnad Tekniska förvaltningen Stadsbyggnadskontoret Kommunfastigheter Miljökontoret Ekonomienheten Näringslivskontoret Kommunledningskontoret BoU SoV Öbo Örebroporten

Extern referensgrupp Den externa referensgruppen kan fungera som ett bollplank och lämna synpunkter på förslag och material som produceras i arbetsprocessen. Projektledaren är sammankallande och håller i mötena. Följande aktörer representerades i gruppen:

E.on Landstinget Länsstyrelsen Örebro universitet LRF Fastighetsägarna Länstrafiken Åkeriföreningen Öst Regionförbundet Örebro Promotion Marieberg köpcentrum Naturskyddsföreningen Vägverket Region Mälardalen Cervera, reps svensk handel Nettoköp reps svensk handel Svenskt näringsliv som följer arbetet

Arbetsgrupp Energi Ansvarar för att formulera delmål och åtgärder inom sektorn. Representanter i arbetsgruppen ansvarar även för att förankra frågor och åtgärder som diskuteras inom respektive förvaltning. Följande enheter och aktörer fanns representerade: Klimatkontoret, Kommunfastigheter, Tekniska förvaltningen, Öbo, Energikontoret, Stadsbyggnadskontoret, Stadsbyggnadskontoret, Örebroporten och Landstingsfastigheter

8 (16)

Arbetsgrupp Transporter Ansvarar för att formulera delmål och åtgärder inom sektorn. Representanter i arbetsgruppen ansvarar även för att förankra frågor och åtgärder som diskuteras inom respektive förvaltning. Följande enheter och aktörer fanns representerade: Klimatkontoret, Stadsbyggnad, Näringslivskontoret, Klimatkontoret, Stadsbyggnad, Klimatkontoret, Tekniska Förvaltningen och Tekniska Förvaltningen

Arbetsgrupp Konsumtion Ansvarar för att formulera delmål och åtgärder inom sektorn. Representanter i arbetsgruppen ansvarar även för att förankra frågor och åtgärder som diskuteras inom respektive förvaltning. Följande enheter och aktörer fanns representerade: Klimatkontoret, Upphandlingsenheten, BoU, Vård och omsorg, (vid behov Ekonomiavdelningen) och (följer arbetet: Landstinget)

5 Framgångsfaktorer Energimyndigheten har inom ramen för projektet Uthållig kommun tagit fram råd och framgångsfaktorer för kommuners arbete med Klimatstrategier.5 Exempel på framgångsfaktorer är:

• Tydligt formulerade mål för vad man vill åstadkomma med strategin.

• Att det finns en klar bild av tids- och resursanspråk för arbetet.

• Att ge planeringsfasen tillräckligt med tid och att t.ex. ta fram ett bra underlagsmaterial för arbetsgrupperna.

• Att deltagare i arbetsgrupper och andra grupper kan avsätta den tid som behövs.

• Att arbetet är väl förankrat och att personer som deltar i arbetet är engagerade och känner sig delaktiga. Samt att politiker, chefer och tjänstemän är överens om ambitionsnivå och den egna nyttan inom kommunen med att strategin tas fram.

• Att mål och åtgärder väljs med omsorg och prioriteras sinsemellan.

• Att identifiera mervärden och drivkrafter, t.ex. ekonomiska fördelar av vissa åtgärder.

5 Hjälpreda till hållbar handlingskraft – handbok för Uthållig kommun.

9 (16)

6 Utvärdering av arbetsprocessen En utvärdering av arbetsprocessen och deltagarna uppfattning om denna görs vid två tillfällen under projektet, i början av november och vid projektets slut.

10 (16)

7 Projektbudget Kostnad 2009:

Kostnad 2010:

Total kostnad:

2009

Tryck och utskick remissupplaga

Möten, lokaler, fika m.m.

500xkaffe/smörgås + lokal 10 000

10 500

Totalt x

Intern arbetstidProjekledare 50 % heltid 900 360 000Biträdande projektledare

20 % heltid 360144 000

Delprojektledare (2 pers)

10 % heltid x 2 360144 000

Informations-ansvarig

3 % heltid 5421600

Deltagare i arbets-grupper (X pers)

mötestid: X x 30 h Xx

Deltagare i arbets-grupper (X pers)

övrig tid ej beräknat ej beräknat

Deltagare i styrgrupp (6 pers)

mötestid: 6 x 9 h 54

21 600Deltagare i referens-grupp (X pers)

mötestid: X x 9 h X

xTotalt x x

Totalt: utgifter och intern arbetskostnad x

En heltid har räknats som 1800 arbetstimmar på ett år. Kostnaden för en intern arbetstimme har satts till 400 kr.

11 (16)

2010

Timmar Kostnad, kronorUtgifterTryck, layout och utskick Klimatstrategin

Ytterligare informationskostnader?

Möten, lokaler, fika m.m. 10 500

Totalt x

Intern arbetstid

Projekledare 10 % heltid 180 72 000

Biträdande projektledare 0 0 0

Delprojektledare (2 pers) 4 % heltid x 2 144 58 000

Informationsansvarig 3 % av heltid 54 21 600

Deltagare i arbetsgrupper (X pers)

mötestid: X x 30 h x x

Deltagare i arbetsgrupper (X pers)

övrig tid ej beräknat ej beräknat

Deltagare i styrgrupp (6 pers) mötestid: 6 x 9 h 54 16 200

Deltagare i intern referensgrupp (X pers)

mötestid: X x 9 h x x

Totalt x x

Totalt: utgifter och intern arbetskostnad x

heltid har räknats som 1800 arbetstimmar på ett år. Kostnaden för en intern arbetstimme har satts till 400 kr.

12 (16)

Bilaga 1. Tidplan (”flödesschemat”)

18 augusti: Gemensamt möte 1 Beskrivning av frågan så alla förstår syftet och storleken på utmaningen. (XXX ansvarig)

Presentation av planens innehåll, omfattning och avgränsning. Vad innebär 40%-målet (per capita etc.), vilka sektorer tittar vi på, vad lämnas tills vidare, hur sker värdering av el m.m. (XXX ansvarig)

Tidplanen – gör klart vad som ska vara färdigt när (XXX ansvarig)

Information & kommunikation, hur ser planen ut? Hur kan andra bidra? Hur har vi lagt upp det med intern och extern mapp etc. (XXX ansvarig)

Vilken är min roll som gruppmedlem. (XXX ansvarig)

Nulägesanalyserna presenteras (XXX ansvarig)

Augusti: Möte i arbetsgrupperna (en träff/grupp) • Repetera syftet/målet, diskutera gruppmedlemmens roll

• Diskussion och komplettering av resp. nulägesanalys (alla måste ha läst före mötet)

• Ta fram bruttolista på åtgärder (gärna utifrån blankt papper, men gruppledaren kan ha förberett om det skulle gå trögt)

Gruppledarna måste därefter omgående uppdatera sina nulägesanalyser. Per måste ta fram ett förslag till samlad nulägesbeskrivning/analys för utskick senast 27 aug.

2 september: Gemensamt möte 2 En reviderad och samlad nulägesanalys presenteras (utskickad i förväg). Skapa enighet kring denna.

Måldiskussion: 40% till 2020 och 90% (?) till 2050 gäller. Ytterligare några delmål finns. Behöver vi fler delmål och/eller detaljerade mål – eller kanske färre?

Bruttolista över åtgärder per område presenteras av resp. grupp. Övergripande diskussion om prioriteringar. Ev. presentation av Ream-modellen.

(XXX ansvarig) skriver minnesanteckningar från mötet.

September: Möte i arbetsgrupperna (två träffar/grup p) • Ta fram förslag på delmål/detaljerade mål och hur dessa ska

följas upp.

• Värdera och prioritera åtgärder utifrån bruttolistan (genomförbarhet, effekt på målet, kostnad), definiera ansvar.

13 (16)

Arbetsgruppledarna måste snarast möjligt leverera till (XXX ansvarig) för sammanställning. Utskick inför gemensamt möte nr 2 senast 24 sept.

8 september: Politisk styrgrupp Presentation av arbetsprocess och tidsplan. Beskrivning av mål/utmaningens storlek och nulägesanalys/åtgärdsbehov. Lite hur vi tänker kring delmål, åtgärder och kommunikation.

Delmål och åtgärdslista finns bara i bruttoformat! Gruppens medlemmar får ta del av förslag i början av oktober.

Utskick av underlagsmaterial till detta möte ca 1 september.

Projektledare deltar och skriver minnesanteckningar.

9 september: intern referensgrupp Presentation av arbetsprocess och tidsplan. Beskrivning av mål/utmaningens storlek och nulägesanalys/åtgärdsbehov. Lite hur vi tänker kring delmål och åtgärder.

Delmål och åtgärdslista finns bara i bruttoformat! Gruppens medlemmar får gärna bidra och sedan ta del av förslag i samband med att remissen presenteras 5 nov.



16 september: Extern referensgrupp Presentation av arbetsprocess och tidsplan. Beskrivning av mål/utmaningens storlek och nulägesanalys/åtgärdsbehov. Lite hur vi tänker kring delmål och åtgärder.

Delmål och åtgärdslista finns bara i bruttoformat! Gruppens medlemmar får gärna bidra och sedan ta del av förslag i samband med att remissen presenteras 5 nov.



30 september: Gemensamt möte 3 Vilka delmål/detaljerade mål behövs och hur ska de följas upp. Skapa enighet kring detta.

14 (16)

Prioriterade åtgärder. Skapa enighet kring dessa.


I början av oktober: utskick av förslag till delmål och åtgärdspaket till politisk styrgrupp (kanske också intern och extern referensgrupp?). Extrainsatt möte med politisk styrgrupp kring 8-9 oktober.

8 el 9 oktober: Extramöte med politisk styrgrupp Förslag till delmål och åtgärder presenteras. (Härifrån ca 2 veckor till datum då beslut om remiss måste fattas.)

Oktober: Möte i arbetsgrupperna (en träff/grupp) Vi har sedan tidigare lagt in två träffar per grupp. Det kommer att räcka med en träff och den bör hamna mellan 9 och 15 oktober. På agendan: Återkoppling från politisk styrgrupp kring delmål och åtgärder.

Kring 15 oktober måste politisk styrgrupp ha en nästan helt färdig version om remissbeslut ska kunna fattas 22 oktober.

22 oktober: Politisk styrgrupp Beslut om remissen fattas här! Vidare till KS.

Petter deltar och skriver minnesanteckningar.

Remisshandlingen färdigställs (inkl. klarspråksgranskning), skickas till KS senast xxx..

5 november: Gemensamt möte inför remissen Till detta möte är alla inbjudna! Presentation av remissmaterialet, som ännu är preliminärt, fastställs av KS 17 nov.

17 november: Kommunstyrelsen Formellt remissbeslut, pressinfo etc.

Därefter får vi försöka boka in oss i partigrupperna, vid nämndmöten etc. under remisstiden.

5 februari 2010: remisstiden slut (3 månader) Februari: Remissvaren sammanställs och skickas ut till berörda.

Mars Presentation i styr-, arbets- och referensgrupper (boka datum!). Justering av planen.

April Ev. knutar måste lösas. Politisk styrgrupp behöver komma till beslut.

15 (16)

Tidtabell för SAK? Kollas med personalenheten.

Maj KS-handling ska vara klar ca 15 maj???

Juni Kolla med politisk styrgrupp att detta är rimligt!

1:a veckan = KS-beredning, 2:a veckan = KS-beslut, 3:e veckan = KF-beslut

Dok

um

entt

yp

Dat

um

V

ersi

on

Sid

a

Pro

jekt

plan

0909

02

2 16

(16

)

Upp

rätt

ad a

v D

nr

Pro

jekt

gru

ppen

för

Klim

atpl

an K

limat

kont

oret A

nge

ev.

dia

rienu

mm

er

Bila

ga 2

. Tid

spla

n –

mat

risen

Aug

usti

Sep

tem

ber

Okt

ober

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

18/

8

13-

16

2

/9

9-1

2

3

0/9

9-1

2

Gem

ensa

mt a

rbet

sgru

ppsm

öte

Nul

äges

anal

ys

Mal

l för

pla

nen

Arb

etsp

rinci

per

Bru

ttolis

ta å

tgär

der

Upp

drag

till

arbe

tsgr

uppe

rna

Gem

ensa

mt a

rbet

sgru

ppsm

öte

Sam

man

stäl

lnin

g av

ar

bets

grup

pern

as

mat

eria

l

Åtg

ärde

r

Mål

Upp

drag

till

arbe

tsgr

uppe

rna

Gem

ensa

mt a

rbet

sgru

ppsm

öte

Sam

man

stäl

lnin

g av

arb

etsg

rupp

erna

s m

ater

ial

Åtg

ärde

r

Mål

Upp

följn

ing

Upp

drag

till

arbe

tsgr

uppe

rna

Kic

k O

ut

Arb

etsg

rupp

erna

s up

pdra

g

Kom

plet

tera

nul

äges

anal

ys

Se

över

bru

ttolis

ta p

å åt

gärd

er

Syn

punk

ter

på a

rbet

sprin

cipe

r

Arb

etsg

rupp

erna

s up

pdra

g

Vär

dera

åtg

ärde

r

For

mul

era

deta

ljera

de m

ål

Arb

etsg

rupp

erna

s up

pdra

g

Spi

ka å

tgär

der

Rev

ider

a de

talje

rade

mål

Ans

var

och

met

od fö

r up

pföl

jnin

g

projektbeskrivning för Örebro kommuns klimatplan

Technology