projenin yÜrÜtÜlmesi, İzlenmesi ve...

D R . Ö Ğ . Ü Y E S İ K E N A N G E N Ç O L

PROJENIN YÜRÜTÜLMESI, İZLENMESI VE KAPATıLMASı

EKIP OLUŞTURMA

• Ekip oluşturma, farklı ihtiyaçları, geçmişleri ve deneyimleri olan bireylerin bir araya getirilerek birbiriyle uyum içinde çalışan verimli bir ekibe dönüştürülmesi olarak tanımlanır.

EKIP OLUŞTURMA

• Etkin bir ekip aşağıdaki karakteristiklere sahip olmalıdır (Clenand, 2002):

• Bireysel gelişmeye açık olma

• Yaptığı işi sevme

• Risk alabilme

• Kalite odaklı olabilme

• Yüksek moral ve takım ruhu

• Kendini yönetebilme

• Değişikliğe açık olma

• Adanmışlık sergileme

• Hızlı reaksiyon verme

• Çatışma yönetiminde etkin olma

• İnovatif (yenilikçi) davranışlar sergileme

PROJE EKIBININ OLUŞTURULMASı

• Bir proje ekibinde üç farklı unsur bulunur:

• Proje yöneticisi: Projenin lideridir. Projenin istenilen hedeflere ulaşmış olarak tamamlanmasından sorumludur.

• Temel ekip elemanları: İlk aşamasından son aşamasına kadar projede bulunması gerekli elemanlardır.

• Sözleşmeli ekip elemanları: Belirli faaliyetler için belirli bir süreyle projede görev alan ve görevleri tamamlandığında projeden ayrılan elemanlardır. Böylesi elemanlar eleman yetersizliği, gerekli bilgi ve beceri eksikliği nedenleriyle ekibe alınır.

PROJE EKIBININ KURULMASı

• Ekibin başarıya ulaşması için dengeli kurulması önemlidir. Bu noktada öğrenme stilleri önem kazanır. Kolb (1981), dört farklı öğrenme stili olduğunu belirtmiştir.

• Somut yaşantı

• Yansıtıcı gözlem

• Soyut kavramsallaştırma

•Aktif yaşantı


• Somut Yaşantı: Bu öğrenme biçimine sahip bireyler yaşadıklarını hislerine dayalı olarak değerlendirirler. Bu bireyler sezgilere dayalı karar verilmesi gereken durumlarda başarılı olurlar ve keşfedereköğrenmekten hoşlanırlar, ancak sistematik yaklaşımlardan hoşlanmazlar.


• Yansıtıcı Gözlem: Bu öğrenme biçimine sahip bireyler yaşadıklarını dikkatle gözlemlerler ve gözlemlerine dayalı olarak karar verirler. İçedönüktürler ve karar vermeden önce dikkatle gözlem yaparlar. Sabırlı ve dikkatli davranırlar. Farklı bakış açılarını da değerlendirirler.


• Soyut Kavramsallaştırma: Bu öğrenme biçimine sahip bireyler kararlarını mantık, kavramlar ve düşünceler üzerine dayandırarak verirler. Duyguları ve gözlemleri mantıklarının yanında daha az önemlidir. Bu tür bireyler olayları sistematik olarak değerlendirip analiz eder ve bundan sonra harekete geçerler.


•Aktif Yaşantı: Bu öğrenme biçimine sahip bireyler yaşadıklarını pratik uygulamalarla, denemelerle çözümlemeye çalışırlar. Gerçeğin ne olduğundan çok neyin işe yaradığı ile ilgilenirler. Bu tür bireyler dışadönüktür, riske daha çok yatkındır ve yaptıklarının sonucunu görmek isterler.


• Proje ekibi içinde tüm öğrenme stilleri dengeli bir biçimde bulunmalıdır.

PROJE EKIBININ GELIŞTIRILMESI

• Tuckmann (1965) tarafından ekip geliştirilmesi ile ilgili bir model yayımlanmıştır. Dört aşamalı olan bu model halen proje ekiplerinin geliştirilmesinde sıklıkla kullanılmaktadır:

• 1. Proje ekibinin oluşturulması

• 2. Proje ekibinin göreve başlatılması

• 3. Kısmi entegrasyon

• 4. Tam entegrasyon


1. Proje ekibinin oluşturulması:

• Bu aşamada proje yöneticisinin yönlendirmesi ve liderliğine ihtiyaç vardır. Ekip amaçlar üzerinde kendi başına henüz tam bir uzlaşma sağlayamamıştır.Bireysel görev ve sorumluluklar belli değildir. Proje yöneticisi ekibin amacı, ilişkiler, görevler vb. konularında çok sayıda soruya cevap vermeye hazır olmalıdır. (İletişim, Güven oluşturma)


2. Proje ekibinin göreve başlatılması:

• Bu aşamada ekip içinde kararlar kolaylıkla alınamaz. Ekip üyeleri birbiriyle ve liderle çelişebilir. Proje amaçlarının açıkça ortaya konması ve belirsizliklerin giderilmesi önemlidir. Ekibin, ilişkiler ve duygusal nedenlerle hedeften sapmaması için amaçlara odaklanması gerekir. Proje yöneticisi bu aşamada daha çok arabuluculuk yapar. (Çatışma yönetimi)


3. Kısmi entegrasyon:

• Ekip içinde uzlaşma büyük ölçüde sağlanmıştır. Rol ve sorumluluklar açıktır ve ekip üyelerince kabul edilmiştir. Projenin gelişimi ve çalışma stilleri bir araya gelinerek değerlendirilir. Proje yöneticisine genel bir saygı vardır ve kısmi anlamda liderlik ekibin bazı üyeleriyle de paylaşılmıştır. Bu aşamada proje yöneticisi yardımcı olan ve destek veren bir tavır sergiler. (Koçluk)


4. Tam entegrasyon:

• Proje ekibi stratejik olarak neyi, neden yaptığının farkındadır. Ekip ortak bir vizyonla proje yöneticisinin desteği ve katılımı olmaksızın kendi ayakları üzerinde durabilir. Ekip proje yöneticisinin işleri delege etmesini bekler. Artık talimat alınmasına ve destek beklenmesine ihtiyaç kalmamıştır. Proje yöneticisi delege eder ve gelişmeleri izler.

DELEGE ETME

• Faaliyetlerin yerine getirilmesi görevinin bunları yürütecek kişilere doğru biçimde verilmediği projelerde istenilen sonuçlara ulaşmak ve işleri tamamlamak mümkün olmayacaktır. Kime, hangi işin ne zaman ve nasıl aktarılacağı delege etmenin konusudur.

•Delege etme; görevlendirme, yetki verme veya aktarma anlamındadır. Ancak basit bir görevlendirme değildir.

NE ZAMAN DELEGE ETMELIYIZ?

• Delege etmek için en uygun zamanı belirlerken beş temel soru sorulmalıdır:

• 1. Bu görevi yerine getirmek için gerekli bilgi ve deneyime sahip olan başka biri var mı? Bu görev başkasının yapabileceği bir görev mi yoksa kendiniz tarafından yapılması zorunlu mu?

• 2. Görev diğer kişinin yeteneklerini geliştirmek için bir fırsat sağlıyor mu?

• 3. Görevin gelecekte tekrar yapılması ihtimali var mı?

• 4. İşi etkili delege etmek için (gerekirse eğitim verme, soru cevaplama, gelişimi takip) yeterince zamanınız var mı?

• 5. Bu görev delege etmeye uygun bir görev mi?

KIME DELEGE ETMELIYIZ

• Bu konuda dikkate alınması gerekli faktörler şunlardır:

• 1. Delege edilecek işe göre delege edilecek kişinin deneyimi, bilgisi ve yetenekleri

• 2. Delege edilecek kişinin çalışma stili

• a. Bağımsız olarak mı yoksa talimat alarak mı çalışmayı tercih eder?

• b. İşinden ne bekler?

• c. Uzun vadedeki amaçları ve beklentileri nelerdir ve bunlar önerilecek iş ile uyumlu mudur?

• 3. Delege edilecek kişinin mevcut iş yükü nedir?

• a. Daha fazla iş yapmak için yeterince zamanı var mı?

• b. Bu işin ona delege edilmesi diğer görev ve sorumluluklarının yeniden düzenlenmesini gerektirecek midir?

NASıL DELEGE ETMELIYIZ

• 1. İstenen sonuçlar açıkça ortaya konur.

• 2. Yapılacak iş ile ilgili yetki ve sorumlulukları belirlenir (ne kadar bağımsız çalışacağı)

• 3. Yeterli ve gerekli destek sürekli sağlanır. Delege eden ve edilen arasında sürekli bir iletişim kurulur.

• 4. Sonuçlara odaklanılır. Neyin başarıldığını odaklanılır, nasıl yapıldığına değil. Kişiye kendi yaklaşımını tercih etme imkanı verilir.

• 5. Problem oluştuğunda kişinin görevi ve sorumluluğu üstüne aktarmasına izin verilmez. Delege eden kendi çözümlerini söylemez. Çözüm önerileri delege edilene sorulur.

NASıL DELEGE ETMELIYIZ

• 6. Motivasyon ve bağlılık sağlanır. Başarılı olması halinde katkının ne olacağı belirtilir, gelecekteki fırsatlar anlatılır ve yapılan başarılı işler takdir edilir.

• 7. Kontrol mekanizması kurulur ve kontrolün sürekliliği sağlanır. Bunun için:

• a. Son tarihler belirlenir.

• b. Ekip ile projenin hangi aralıklarla gözden geçirileceği ile ilgili bir takvim hazırlanır.

• c. Delege edilen faaliyetlerin değerlendirilesi için zaman ayrılır.

MIKROYÖNETIM

• Birçok yönetici delege etme yaklaşımını kullanmaktan çekinir ve her işi kendisi yapmaya ve astlarını işlerinde çok yakından kontrole yönelir. Buna mikroyönetim adı verilir.

• Tamamlama tarihleri belli, önemli bir görev verilen çalışanın, işin gidişatı konusunda işi veren yönetici tarafından önce e-postalarla sık sık taciz edilmesi ve sonra iyi gitmediği gerekçesiyle işi çalışandan geri alıp kendisinin yapması bir mikroyönetim örneğidir.

MIKROYÖNETIM

• Mikroyöneticilerin en önemli özelliği aşırı ayrıntıcı olmalarıdır. Mikroyöneticilerin aşırı kontrolcü olmaları ve etrafındakileri başarı için sürekli zorlamaları iş arkadaşlarının etkisizleşmesineyol açar. Bu tip davranışlar iş arkadaşlarının özgüvenlerini zedeler, performanslarını azaltır ve sonunda işten kopmalarına yol açabilir.

• Mikroyönetimin belirtileri aşağıda sıralanmıştır:

• Yöneticilerin delege etmeye direnmesi

• Başkalarının projelerine sürekli karışılması

• Büyük resme bakmaktansa küçük ayrıntılarla ilgilenilmesi

• Bir hata görürlerse delege edilen işin geri alınması

• Yöneticinin kendisine danışılmadan karar verilmesine hiçbir zaman izin vermemesi

PROJENIN İZLENMESI

• Projenin izlenmesi, temel olarak proje yöneticisi veya paydaşlarını ilgilendiren proje performansına ilişkin bilgilerin derlenmesi, kaydedilmesi ve raporlanması işlemlerini içerir.

• Proje kontrolü ise planlanan performans ile gerçekleşen performansarasındaki farkların belirlenmesi işlemlerini içerir.

• Bunun için şu üç proje kısıtı ön plana çıkmaktadır:

• Zaman (takvime uyulması)

• Maliyet(bütçe harcamalar vb…)

• Performans (test sonuçları, kalite standartları vb…)

PROJENIN İZLENMESI

• İzleme ve kontrol sürecinde proje yöneticisinin karşılaşabileceği 12 farklı süreç üzerinde yoğunlaşılır:

• Proje işinin izlenmesi ve kontrolü (performans bilgisinin derlenmesi, ölçülmesi, paydaşlara iletilmesi)

• Entegre değişim kontrolü (gerçekleştirilecek değişikliklerin ne kadar faydalı olduğunun saptanması)

• Kapsam doğrulaması (tamamlanan proje alt çıktılarının kontrol edilmesi)

• Kapsam kontrolü (değişikliklerin kontrol edilmesi)

• Planın kontrolü (proje planındaki değişikliklerin kontrol edilmesi)

• Maliyetin kontrolü (Proje bütçesinde ortaya çıkan öngörülen ve öngörülmeyen değişikliklerin maliyet üzerine etkilerinin araştırılması)

PROJENIN İZLENMESI

• Kalitenin kontrolü (Proje sonuçlarının kalite standartlarını sağlayıp sağlamadığının kontrolü)

• Performans raporu hazırlama (durum tespit raporu ve ilerleme raporlarının hazırlanması)

• Risklerin izlenmesi ve kontrolü (risklerin tespiti ve risk planlarının hazırlanması)

• Tedarik izleme (Dış kaynak kullanımına ihtiyaç duyulduğunda tedarikçilerin işlerini istenen kalite ve maliyetle üretip üretmediğinin kontrolü)

• Paydaş katılımın izlenmesi (proje paydaşlarının proje ilişkin görüşlerinin izlenmesi ve bilgilendirilmeleri)

• Proje iletişiminin izlenmesi (Projenin hangi özelliklerinin kimler tarafından bilinmesi gerektiği bilgisiyle hangi bilginin kime ne zaman nasıl iletileceğinin belirlenmesi ve izlenmesi)

PROJENIN İZLENMESI

• İyi bir proje yöneticisi, proje kontrolünün ne olduğunu tam olarak kavrayabilmek için üç unsur üzerinde durmalıdır:

• Önleme; projenin istenildiği biçimde ilerleyebilmesini sağlamak için proje planından olası sapmaların ortaya çıkmasının engellenmesi

• Tespit etme; Herhangi bir plan sapmasında erkenden tespit edebilme

• Eylem; Önleme işlemi için veya sapma tespit edildiğinde için çözüme yönelik tepkiyi zamanında ortaya koyabilmesi

PROJENIN İZLENMESI

• Temel bazı değişiklik ve eylem seçenekleri aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Projenin yeniden tahmin edilmesi (Proje paydaşlarının zaman, maliyet ve kalite konusundaki isteklerini karşılamak ve projeyi temel amacına ulaştırmak için alternatif yolların araştırılması)

• Projeye yeni bireyler eklenmesi (işin gerçekten daha hızlı tamamlanmasına destek olacak verimli bireylerin eklenmesi)

• Görevlerin kapsamının daraltılması (Tamamlanması imkansız düzeye ulaşan iş parçacıklarının proje hedeflerinde bir sapma meydana getirmeden kaldırılması veya küçültülmesi)

• Dış kaynak kullanımı (Tamamlanması çok zorlaşan veya imkansızlaşan bir iş parçacığını daha verimli ve kalite standartlarına uygun yapabilecek bir dış kaynak bulunduğunda verilmesi)

PROJENIN İZLENMESI

• Fazla mesai kullanımı (Proje yöneticisi ölçülü ve ihtiyatlı davranmayı ihmal etmeden fazla mesai seçeneğine başvurabilir. Proje ekibinin verimliliğinde bir düşmeye yol açmayacak şekilde ölçülü kullanıldığında projeye katkı yapacak bir eylem biçimidir.)

• Bazı işlerin müşteriye aktarılması (Proje yüksek maliyetli hale geldiğinde veya insan kaynakları bakımından çok kısıtlandığında bazı işler müşterinin kabul etmesi durumunda müşterinin kendisine bırakılabilir. Bu eylem işletme nezdinde kötü imaj doğurabilir.)

• Proje amaçlarının yeniden düzenlenmesi (en tehlikeli eylem türüdür. Projenin beklenen sonuçları sağlaması için kapsam daraltması ilk bakışta iyi bir yaklaşım gibi gözükmekle beraber proje kalitesinden ödün verme yönünde atılacak bir adım çok kötü sonuçlar doğurabilir. Kalite standartlarını yakalamadan tamamlanan bir proje, projeyi yürüten ekip veya işletme için kötü bir reklam haline gelebilir.)

PROJENIN İZLENMESI

• Projedeki ilerlemenin kontrol altında tutulması ve hangi aşamaların geçilip hangi aşamalarının geçilmediğinin tespit edilmesi için proje durum toplantıları yapılmalıdır.

• Toplantılar projenin büyüklüğüne ve zaman kısıtlarına bağlı olarak uygun aralıklarla yapılmalıdır.

• Başlangıçta haftalık olarak yapılan toplantılar daha sonra iki haftada bir ve sonrasında ayda bire uzatılabilir.

PROJENIN İZLENMESI

• Katılımcıların belirlenen gündemi ve toplantı sürelerini önceden bilmeleri ve mümkün olduğunca konu ve süreye bağlı kalınması toplantıların verimini artıracaktır.

• İşler beklenildiği gibi gittiğinde ve projenin amaçlarında bir sapma meydana gelmediğinde durum toplantıları yerine durum raporları ile projenin izlenmesine devam edilebilir.

PROJENIN KAPATıLMASı

• Proje kapatma süreci kapsamında ;

• Projenin genel bir değerlendirmesini yapılır.

• Müşteri/müşterilerin ortaya çıkan ürüne ilişkin görüşleri derlenir.

• Projenin ne kadar başarılı olduğunu belirlenmeye çalışılır (amaçlara ne kadar ulaşıldı?)

• Bu aşamada paydaşlar ve sponsorlardan elde edilecek bildiriler önem kazanır.

• Tüm sözleşmeler kapatılır.

• Tüm sonuçlar belgelenir.

• Nihai proje raporu hazırlanır.

PROJENIN KAPATıLMASı

•Nihai proje raporu, proje yaşam çevrimi sürecinde sürecinde ortaya çıkan tüm gelişmeleri içeren bir belgedir.

• Bu raporda, projenin özet bilgisi (planlanan ve gerçek bitiş tarihleri, onaylanmış ve tamamlanma bütçeleri ) ile birlikte projenin genel başarısı (tamamlanan faaliyetler ve sonuca ulaştırılamamış durumlar ile bunların etkisi, neler yapılabileceği) değerlendirilir.

FINAL SINAVI HAKKINDA

•Final sınavı hakkındaki duyuruya web adresimde dersin ismi yanındaki DERS MATERYALLERİ / ÖDEVLER linkinden ulaşabilirsiniz:

•http://web.hitit.edu.tr/kenangencol/dersmateryalleri/20631/odevler

projenin yÜrÜtÜlmesi, İzlenmesi ve...

Documents