przewodnik do umowy dotacji programu „działaj lokalnie”...

Przewodnik do umowy dotacji Programu „Dzia ajł Lokalnie” VIII

Program „Dzia aj Lokalnie” Polsko-Ameryka skiej Fundacji Wolno ci jest realizowany przez Akademi Rozwojuł ń ś ę Filantropii w Polsce i O rodki Dzia aj Lokalnieś ł

Spis tre ciś

Słowo od organizatorów Programu...............................................................................................3

O Programie.................................................................................................................................4

„Działaj Lokalnie”– podstawowe pojęcia.......................................................................................5

Cel Programu „Działaj Lokalnie”...................................................................................................6

Podstawowe warunki umowy dotacji, czyli o czym trzeba pamiętać, realizując projekt ................7

Czas trwania projektu...................................................................................................................7

Budżet i wypłata dotacji ...............................................................................................................7

W budżecie koszty powinny zostać przedstawione według źródeł finansowania....................................................................8

Źródła finansowania – w budżecie projektu istnieją trzy rodzaje źródeł finansowania: dotacja ODL, wkład finansowy i niefinansowy grantobiorcy. Grantobiorca musi zagwarantować wkład w wysokości minimum 25% wartości wnioskowanej dotacji, z czego minimum 5% w postaci finansowej, a pozostałą część w postaci wkładu usługowego, rzeczowego lub pracy wolontariuszy (wkład niefinansowy)..................................8

Zmiany w budżecie i harmonogramie ..........................................................................................9

Koszty kwalifikowane, czyli na co można wydać otrzymaną dotację...........................................11

1.1Wkład organizacji...................................................................................................................16

Jak przygotować raport merytoryczny i finansowy?....................................................................18

Monitoring...................................................................................................................................19

Jak skutecznie prowadzić działania komunikacyjne o projekcie i działaniach organizacji...........19

Konkurs „Opowiedz...”................................................................................................................20

Przebieg konkursu......................................................................................................................20

Kategorie konkursowe................................................................................................................21

Forma prac.................................................................................................................................22

Załączniki ...................................................................................................................................24

2


S owo od organizatorów ł Programu

Szanowni Pa stwo,ń

cieszymy si , e znale li si Pa stwo w gronie laureatów tegorocznego Konkursu Grantowego „Dzia aj Lokalnie”ę ż ź ę ń ł VIII.

Konkurs Grantowy „Dzia aj Lokalnie” jest przedsi wzi ciem jedynym w swoim rodzaju. Daje Pa stwu mo liwoł ę ę ń ż ść rozwoju, odkrywania nowych p aszczyzn dzia ania i aktywizacji lokalnej spo eczno ci.ł ł ł ś

Zdajemy sobie spraw , e realizacja projektu i rozliczenie rodków otrzymanych w ramach dotacji mog nie zeę ż ś ą ść sob liczne pytania i w tpliwo ci. Dlatego oddajemy w Pa stwa r ce Przewodnik do umowy dotacji Programuą ą ś ń ę „Dzia aj Lokalnie” VIII. Zosta on przygotowany z my l o potrzebach grantobiorców konkursu. Naszym celem by oł ł ś ą ł stworzenie broszury, w której znajd Pa stwo praktyczne rady przydatne przy realizacji dzia a oraz rozliczaniuą ń ł ń dotacji otrzymanej w ramach konkursu.

Starali my si mo liwie przejrzy cie przedstawi kwestie, z którymi mog si Pa stwo spotka podczas realizacji iś ę ż ś ć ą ę ń ć rozliczania projektu. Przewodnik zawiera zagadnienia zwi zane z warunkami umowy, bie c realizacj projektu, wą żą ą ą tym kwestiami finansowymi i promocj , oraz sprawozdawczo ci i rozliczeniem dotacji. Dodatkowo na ko cuą ś ą ń broszury znajd Pa stwo wzory dokumentów pomocne przy rozliczaniu projektu. ą ń

yczymy powodzenia.Ż

Zespó Akademii Rozwoju Filantropii w Polsce i Partnerstwo Borów Niemodli skich (O rodek Dzia aj Lokalnie)ł ń ś ł

3


O Programie

„Dzia aj Lokalnie” jest programem ł Polsko-Ameryka skiej Fundacji Wolno ci prowadzonym przez Akademiń ś ę Rozwoju Filantropii w Polsce. Jego celem jest aktywizowanie lokalnych spo eczno ci poprzez wspieranie finansoweł ś projektów inicjuj cych wspó prac mieszka ców wokó wa nych dla nich spraw. ą ł ę ń ł ż

Jest on prowadzony od 2000 roku. Pocz tkowo mia on charakter ogólnopolskiego konkursu grantowego, co oznaczaą ł e wnioski od organizacji z ca ej Polski na wsparcie ró norodnych inicjatyw by y oceniane przez komisj wż ł ż ł ę

Warszawie. Wtedy dofinansowany by co czwarty najlepiej napisany projekt. Od 2004 roku program prowadzonył jest lokalnie, przez wy aniane w otwartych naborach organizacje pozarz dowe. ł ą Obecnie „Dzia aj Lokalnie” jestł jedynym ogólnopolskim programem, w którym dotacje przyznawane s na poziomie lokalnym.ą Za po rednictwemś sieci O rodków Dzia aj Lokalnie (partnerów Programu) dzia aj cych obecnie na terenie 595 gmin, w lokalnychś ł ł ą konkursach grantowych dofinansowywane s inicjatywy mieszka ców s u ce pobudzaniu aktywno ci spo ecznej.ą ń ł żą ś ł Obecnie mo emy wesprze co drugi projekt. W tej formule wspierane s projekty, które s naprawd potrzebneż ć ą ą ę danej, konkretnej spo eczno ci, bo projekty wy aniane s przez komisje lokalne, w których pracuj mieszka cył ś ł ą ą ń danych spo eczno ci i osoby znaj ce specyfik danej gminy, autorytety i lokalni darczy cy. ł ś ą ę ń

Obecnie Program „Dzia aj Lokalnie” realizowany jest przez sie 60 O rodków Dzia aj Lokalnie, wy anianych wł ć ś ł ł otwartych konkursach. Co roku rodki Polsko-Ameryka skiej Fundacji Wolno ci przekazywane s ka demuś ń ś ą ż partnerowi sieci. Ka dy ODL dodatkowo pozyskuje fundusze na sfinansowanie cz ci kosztów realizacji lokalnegoż ęś konkursu grantowego. Pochodz one od samorz dów, firm i innych instytucji lub od mieszka ców (m.in. z kampaniią ą ń 1%). ODL og aszaj na swoim terenie ł ą lokalne konkursy grantowe. W ramach ka dego z nich przyznawanych jestż oko o 10-20 grantów (w kwocie maksymalnie 6000 z ka dy) na realizacj projektów lokalnych.ł ł ż ę

W programie „Dzia aj Lokalnie” wa ne dla nas jest to, aby procedury konkursowe by y jak najbardziej przyjazne ił ż ł zrozumia e dla lokalnychł organizacji pozarz dowych ią grup nieformalnych. O rodki Dzia aj Lokalnieś ł nie pe ni wy cznie rolił ą łą lokalnego grantodawcy, ale wspieraj organizacje ią grupy w przygotowaniu projektu, a potem w jego rozliczeniu. To wsparcie jest niezwykle cenne, bo po zdobyciu do wiadczenia wś „Dzia aj Lokalnie” wieleł organizacji zaczyna si gaę ć po wi ksze i trudniejszeę dotacje, np. z Unii Europejskiej.

4


„Dzia aj ł Lokalnie”– podstawowe poj ciaę

Poni ej znajduj si wyja nienia podstawowych poj , z którymi mog si Pa stwo spotka w trakcie realizacjiż ą ę ś ęć ą ę ń ć projektu.

Dotacja/Grant – bezzwrotna pomoc finansowa udzielona przez O rodek Dzia aj Lokalnie organizacji i/lub grupieś ł nieformalnej (w imieniu której wyst puje okre lona w regulaminie konkursu „Dzia aj Lokalnie” organizacja lubę ś ł instytucja) lub Inicjatywie DL, przeznaczona na realizacj projektu zarekomendowanego do realizacji przez Komisję ę Grantow przy O rodku Dzia aj Lokalnie.ą ś ł

Dotowany/Grantobiorca – organizacja lub instytucja posiadaj ca osobowo prawn wyst puj ca w imieniu grupyą ść ą ę ą nieformalnej, z któr O rodek Dzia aj Lokalnie zawar umow dotacji na realizacj projektu zarekomendowanego doą ś ł ł ę ę realizacji przez Komisj Grantow przy O rodku Dzia aj Lokalnie.ę ą ś ł

Generator wniosków – system umo liwiaj cy tworzenie, edycj i wysy anie on-line wniosków o dofinansowanież ą ę ł realizacji projektów w ramach Konkursu Grantowego „Dzia aj Lokalnie”. System ten umo liwia tak e sk adanieł ż ż ł sprawozda z realizacji projektu.ń

Konkurs „Opowiedz...” – konkurs dla grantobiorców prowadzony przez ODL i Akademi Rozwoju Filantropii wę Polsce. Celem konkursu jest zach cenie do poszukiwania atrakcyjnych sposobów prezentowania w asnych dzia a ię ł ł ń promowania inicjatyw wspieranych w ramach Programu „Dzia aj Lokalnie”.ł

Monitoring projektu – ci g y proces zbierania informacji na temat przebiegu realizacji projektu, post pów wą ł ę osi ganiu zaplanowanych rezultatów, ewentualnych odst pstw czy modyfikacji (w kwestiach zarównoą ę merytorycznych, jak i finansowych). Jednym z elementów monitoringu jest spotkanie przedstawicieli ODL w siedzibie grantobiorcy lub siedzibie ODL. Monitoring pozwala zauwa y post py w realizacji projektu, wychwyciż ć ę ć zarówno dobre dzia ania, jak i ewentualne niedoci gni cia, problemy czy b dy w realizacji projektów i w por jeł ą ę łę ę naprawi . Jest to szczególnie wa ne dla grantobiorców, poniewa pozwala uzyska pomoc ze strony specjalistówć ż ż ć ODL i unikn b dów na kolejnych etapach realizacji dzia a . Dla ODL to tak e istotne ród o informacji oąć łę ł ń ż ź ł post pach w realizacji projektów, mo liwych trudno ciach i szansach na ich przezwyci enie. Od 2013 rokuę ż ś ęż monitoring grantobiorców zast puje raport okresowy i b dzie prowadzony w po owie realizacji projektu.ę ę ł

O rodek Dzia aj Lokalnie ś ł (ODL) – Partnerstwo Borów Niemodli skich, organizacja realizuj ca Program „Dzia ajń ą ł Lokalnie”, przyznaj ca dotacje na realizacj projektów w ramach programu i wspieraj ca grantobiorców wą ę ą dzia aniach.ł

Partner – osoba fizyczna lub podmiot posiadaj cy osobowo prawn , który zobowi zuje si do wspó pracy zą ść ą ą ę ł grantobiorc podczas realizacji projektu. W ród przyk adowych dzia a partnera znajduj si mi dzy innymi:ą ś ł ł ń ą ę ę udost pnienie pomieszczenia, wykonanie us ugi, u yczenie przedmiotu wykorzystanego w realizacji projektu.ę ł ż Partner wykonuje swoje zadania nieodp atnieł .

Podwykonawca – osoba fizyczna lub podmiot posiadaj cy osobowo prawn , wykonuj cy ą ść ą ą odp atnieł cz dzia aęść ł ń w projekcie zleconych przez grantobiorc .ę

Pozycja bud etowa ż – jest to ka dy wyodr bniony w bud ecie projektu typ kosztów, zawieraj cy opis, kosztż ę ż ą jednostkowy, liczb jednostek i sum . Pozycje bud etowe tworz kategorie bud etowe. ę ę ż ą ż

Projekt – plan dzia a zmierzaj cych do osi gni cia okre lonego celu w okre lonym terminie i przy okre lonymł ń ą ą ę ś ś ś bud ecie.ż

5


Raport ko cowy z realizacji umowy ń – sprawozdanie przygotowane przez organizacj wed ug wzoru za czonegoę ł łą do umowy, maj ce na celu merytoryczne i finansowe rozliczenie projektu zrealizowanego w ramach umowy dotacji.ą

Umowa dotacji – umowa zawarta mi dzy ODL a grantobiorc na realizacj projektu w ramach Konkursuę ą ę Grantowego „Dzia aj Lokalnie”, w której zapisane s zobowi zania obu stron. ł ą ą

Wk ad finansowy grantobiorcy ł – pieni dze pozyskane i wydane przez grantobiorc na realizacj dofinansowanegoą ę ę projektu. Musi on pochodzi ze rodków innych ni rodki z ODL i musi zosta ć ś ż ś ć wykazany w bud ecie projektu.ż Minimalny wk ad finansowy grantobiorcy wynosi 5% wysoko ci dotacji (nie dotyczy Inicjatywy DL)ł ś . Mo eż pochodzi ze rodków pozyskanych od firm czy samorz dów lub z w asnych rodków organizacji. rodkić ś ą ł ś Ś zgromadzone w ramach wk adu finansowego musz znajdowa si na koncie bankowym grantobiorcy lub został ą ć ę ć zarejestrowane w kasie.

Wk ad niefinansowy grantobiorcy ł – dodatkowy, zewn trzny wk ad w realizacj projektu, pozyskany przezę ł ę grantobiorc , niepoci gaj cy za sob konieczno ci zap aty (np. towar lub us uga przekazane przez darczy c naę ą ą ą ś ł ł ń ę rzecz projektu). Wk ad niefinansowy dzieli si na us ugowy i rzeczowy. Wk ad niefinansowy nie jestł ę ł ł zaewidencjonowany na koncie bankowym grantobiorcy, ale mo e by zarejestrowany w systemie ksi gowym.ż ć ę

Wolontariat – dobrowolna, bezp atna, wiadoma ł ś praca na rzecz innych, wykraczaj ca poza zwi zki rodzinno-ą ąkole e sko-przyjacielskie.ż ń

Wolontariusz – osoba pracuj ca na zasadzie wolontariatu. Wed ug ustawy o dzia alno ci po ytku publicznego i oą ł ł ś ż wolontariacie wolontariuszem jest ten, kto dobrowolnie i wiadomie oraz bez wynagrodzenia anga uje si w pracś ż ę ę na rzecz osób, organizacji pozarz dowych, a tak e rozmaitych instytucji dzia aj cych w ró nych obszarachą ż ł ą ż spo ecznych.ł

Cel Programu „Dzia aj Lokalnie”ł

Celem VIII edycji Programu „Dzia aj Lokalnie” jest wspieranie projektów, któreł inicjuj ąwspó pracł ę mieszka cówń na rzecz dobra wspólnego. Jest on prowadzony z my l o organizacjach pozarz dowych oraz grupachś ą ą nieformalnych podejmuj cych wspólny wysi ek, aby w ich spo eczno ciach y o si lepiej.ą ł ł ś ż ł ę

Dobro wspólne to warunki tworzone przez spo eczno , umo liwiaj ce pe ny rozwój jej cz onków. ł ść ż ą ł ł Po pierwsze, jak sama nazwa wskazuje, z dobra wspólnego korzystamy razem i wszyscy czerpiemy lub przynajmniej mamy mo liwoż ść czerpania z niego korzy ci. (...)ś Po drugie, za dobro wspólne jeste my wspó odpowiedzialni. I to od pocz tku doś ł ą ko ca. Najpierw trzeba je przecie zbudowa lub wypracowa .ń ż ć ć Dobro wspólne nie jest bowiem dane raz na zawsze i nie jest odporne na zniszczenie. Wr cz przeciwnie. To warto niezwykle delikatna i wra liwa.ę ść ż 1

W ramach konkursu wspierane s projekty, które:ą zak adaj wspó dzia anie mieszka ców, dzi ki któremu mo liwe jest osi ganie celów o charakterze dobrał ą ł ł ń ę ż ą wspólnego, wynikaj z konkretnych potrzeb danej spo eczno ci,ą ł ś maj jasno okre lony cel, dobrze zaplanowane dzia ania, mierzalne rezultaty i rozs dne koszty realizacji,ą ś ł ą przyczyniaj si do zmian spo ecznych,ą ę ł przewiduj takie dzia ania, które b d kierowane do okre lonej grupy odbiorców, a jednocze nie b dą ł ę ą ś ś ę ą s u y ca ej spo eczno ci,ł ż ć ł ł ś b d realizowane wspólnymi si ami mieszka ców i instytucji ycia lokalnego – samorz dów,ę ą ł ń ż ą przedsi biorców i organizacji spo ecznych,ę ł b d umiej tnie i w sposób przemy lany anga owa y zasoby lokalne - naturalne, spo eczne, ludzkie ię ą ę ś ż ł ł finansowe.

1 Fragment publikacji Dzia aj Lokalnie wokó dobra wspólnegoł ł .

6

http://pl.wikipedia.org/wiki/Praca_(dzia%C5%82alno%C5%9B%C4%87_cz%C5%82owieka)


Projekty realizowane w ramach „Dzia aj Lokalnie” maj prowadzi do zmiany spo ecznej (lub inicjowa kolejneł ą ć ł ć dzia ania s u ce osi gni ciu tej zmiany).ł ł żą ą ę

Organizacje oraz grupy nieformalne, które poszukuj inspiracji do dzia ania, mog skorzysta z do wiadczeą ł ą ć ś ń innych. Program „Dzia aj Lokalnie” to ju ponad 5340 zrealizowanych projektów oraz ponad 23 miliony z otychł ż ł przekazanych w postaci grantów. Wszystkie dofinansowane dotychczas inicjatywy opisane s na stronieą www.dzialajlokalnie.pl. Cz z nich to uniwersalne rozwi zania, które z powodzeniem mog by stosowane węść ą ą ć ka dej polskiej gminie, dlatego gor co zach camy do odwiedzenia strony i zapoznania si z dobrymi praktykamiż ą ę ę programu.

Podstawowe warunki umowy dotacji, czyli o czym trzeba pami ta , realizuj cę ć ą projekt

Umowa dotacji okre la wzajemne zobowi zania stron przy realizacji projektu, na który otrzymali Pa stwo wsparcie.ś ą ń Jedn stron umowy jest O rodek Dzia aj Lokalnie, wyst puj cy tu jako Darczy ca, drug za Pa stwa organizacjaą ą ś ł ę ą ń ą ś ń (lub w przypadku grupy nieformalnej – organizacja/instytucja udzielaj ca swojej osobowo ci prawnej doą ś zrealizowania i rozliczenia przedsi wzi cia). W umowie ta strona okre lona jest jako Dotowany. ę ę ś

W tej cz ci znajd Pa stwo odpowiedzi na pytania zwi zane z realizacj umowy dotacji, dotycz ce czasu trwaniaęś ą ń ą ą ą projektu, jego bud etu, kosztów kwalifikowanych i zasad dokonywania zmian w umowie. Warto do niej regularnież zagl da .ą ć

Czas trwania projektu

Okres realizacji projektu, okre lony w §2 umowy dotacji, musi by zgodny z dzia aniami przedstawionymi weś ć ł wniosku do Konkursu Grantowego i musi trwa od 3 do 6 miesi cy (max. do lutego 2014 r.)ć ę

Umowa ta jest zawarta na ci le okre lony czas, co oznacza, e koszty poniesione zarówno przed zako czeniemś ś ś ż ń trwania umowy, jak i po jego zako czeniu, nie b d honorowane przez ODL.ń ę ą

Czy czas trwania projektu mo na przed u y ?ż ł ż ć

Czas trwania realizowanych projektów mo e zosta przed u ony (za pisemn zgod ODL) jedynie w przypadku, gdyż ć ł ż ą ą Pa stwa projekt ko czy si przed up ywem ostatecznego terminu zako czenia wszystkich projektów. Dlań ń ę ł ń tegorocznych projektów ta data to 28 lutego 2014. Je eli we wniosku za o yli Pa stwo, e projekt zako czy siż ł ż ń ż ń ę wcze niej, a okoliczno ci zmuszaj Pa stwa do przed u enia projektu, to jest to mo liwe, ale projekt nie mo e trwaś ś ą ń ł ż ż ż ć d u ej ni do 28 lutego 2014. Je eli we wniosku zaplanowali Pa stwo zako czenie projektu na 28 lutego 2014, toł ż ż ż ń ń niestety nie ma mo liwo ci przed u enia projektu.ż ś ł ż

Pro ba o przed u enie czasu trwania projektu wraz z uzasadnieniem musi zosta przes ana do ODL oraz pisemnieś ł ż ć ł przez ni zaakceptowana. Pismo w tej sprawie nale y z o y jeszcze w trakcie trwania umowy. Ostateczny czasą ż ł ż ć realizacji projektu nie mo e przekracza 6 miesi cy. W przypadku przed u enia czasu trwania projektu kwota dotacjiż ć ę ł ż pozostaje bez zmian.

Bud et i wyp ata dotacji ż ł

Bud et jest podstaw wydatkowania rodków. ż ą ś Bud et nale y przygotowa wed ug okre lonego schematu,ż ż ć ł ś dost pnym w generatorze wniosków, do którego maj Pa stwo dost p w czasie trwania umowy. Koszty ca kowiteę ą ń ę ł podzielone s na koszty programowe oraz koszty zarz dzania i koszty administracyjne. ą ą

7


Koszty programowe s to koszty ci le zwi zane z realizacj projektu. Do kosztów programowych zaliczyą ś ś ą ą ć mo emy mi dzy innymi koszty druku materia ów informacyjnych, koszty podró y zwi zanych z projektem,ż ę ł ż ą honorarium szkoleniowców lub ekspertów, wysy k pocztow , koszty promocji projektu, koszty zakupu materia ówł ę ą ł na zaj cia itp.ę

Koszty zarz dzania i koszty administracyjneą s to koszty po rednio zwi zane z projektem. Do kosztówą ś ą administracyjnych zaliczamy mi dzy innymi obs ug finansow projektu, honorarium koordynatora, op atyę ł ę ą ł czynszowe i eksploatacyjne lokalu, koszty telefonów, materia ów biurowych, prowizji bankowych i wyposa enia.ł ż

W bud ecie koszty powinny zosta przedstawione wed ug róde finansowania.ż ć ł ź ł

ród a finansowaniaŹ ł – w bud ecie projektu istniej trzy rodzaje róde finansowania: dotacja ODL, wk adż ą ź ł ł finansowy i niefinansowy grantobiorcy. Grantobiorca musi zagwarantowa wk ad w wysoko cić ł ś minimum 25% warto ci wnioskowanej dotacji, ś z czego minimum 5% w postaci finansowej2, a pozosta cz łą ęść w postaci wk adu us ugowego, rzeczowego lub pracy wolontariuszy (wk adł ł ł niefinansowy).

W trakcie realizacji umowy mo na ponosi wy cznie te koszty, które zosta y wykazane w bud ecie projektuż ć łą ł ż (za cznik nr 1 do umowy dotacji). łą

Czy kwot dotacji mo na zwi kszy ?ę ż ę ć

Maksymalna kwota dotacji przyznawana przez ODL wynosi 6000 z otych. Kwota dotacji przyznawanej przez ODLł nie mo e zosta zwi kszona. ż ć ę

Co si dzieje w przypadku niewykorzystania wszystkich rodków przyznanych w ramach dotacji?ę ś

Zgodnie z §4 umowy w przypadku niewykorzystania przez grantobiorc cz ci rodków na dzia ania projektowe wę ęś ś ł trakcie trwania umowy grantobiorca jest zobowi zany do zwrotu niewykorzystanej cz ci dotacji. Zwrot musią ęś nast pi przelewem bankowym na konto ODL podane w umowie, w ci gu 14 dni od dnia, w którym wygas a umowaą ć ą ł dotacji.

Czym skutkuje wykorzystanie rodków na cele niezgodne z umow ?ś ą

Zgodnie z § 4 i 12 umowy je eli grantobiorca wykorzysta dotacj niezgodnie z warunkami umowy, ODL mo eż ę ż za da zwrotu cz ci lub ca o ci wyp aconych rodków.żą ć ęś ł ś ł ś

W jaki sposób wyp acana jest dotacja?ł

Dotacja wyp acana jest przelewem na konto bankowe, w ca o ci lub w transzach, zgodnie z §3 umowy zawartejł ł ś mi dzy ODL a grantobiorc . Dotacja w transzach jest wyp acana po wype nieniu przez grantobiorc wniosku oę ą ł ł ę wyp at transzy (za cznik 2 do umowy), natomiast je eli umowa przewiduje wyp at dotacji w ca o ci, to jest onał ę łą ż ł ę ł ś wyp acana na konto organizacji, z któr ODL zawar umow grantow w ci gu 28 dni od dnia z o enia do ODLł ą ł ę ą ą ł ż podpisanej Umowy wraz z za cznikami.łą

UWAGA: Podczas wype niania wniosku o wyp at transzy nale y si upewni , czy numer konta zawarty w umowieł ł ę ż ę ć dotacji oraz wniosku jest poprawny.

Jaka jest ró nica pomi dzy dotacj a wk adem?ż ę ą ł

Dotacja to kwota przyznana Pa stwa organizacji przez ODL na realizacj projektu.ń ę

2 rodków pozyskanych w ramach innych programów PAFW (ich pe na lista znajduje si na stronie www.pafw.pl) nie mo naŚ ł ę ż wykazywa jako wymaganego wk adu w asnego w Program „Dzia aj Lokalnie”. Wymagana warto wk adu finansowego nieć ł ł ł ść ł dotyczy Inicjatywy DL.

8


Wk ad ł to obowi zkowe rodki (finansowe lub niefinansowe) pozyskane przez organizacj na realizacj projektu,ą ś ę ę które zosta y przez Pa stwa zadeklarowane w momencie sk adania wniosku do Konkursu Grantowego „Dzia ajł ń ł ł Lokalnie” VIII. Stanowi on integraln cz bud etu przedsi wzi cia.ą ęść ż ę ę

Czy mo na zmieni wysoko wk adu?ż ć ść ł

Wysoko wk adu grantobiorcy nie mo e by mniejsza ni 25% kwoty dotacji (jest to próg okre lony w umowieść ł ż ć ż ś dotacji – §3), mo e jednak przekracza t warto . Je eli planuj Pa stwo, e uda si uzyska wk ad na poziomież ć ę ść ż ą ń ż ę ć ł wy szym ni wymagane 25%, jednak w trakcie realizacji projektu b d go Pa stwo chcieli zmniejszy , mo na toż ż ę ą ń ć ż zrobi , pod warunkiem e po dokonanej zmianie wk ad w asny ć ż ł ł nie b dzie mniejszy ni 25% warto cię ż ś otrzymanego grantu (w tym minimum 5% obowi zkowego wk adu finansowego)ą ł .

W przypadku Inicjatywy DL, nie ma okre lonego procentowego minimalnego wk adu – wysoko wk adu okre lonaś ł ść ł ś jest we wniosku o dotacj , który jest za cznikiem do umowy. W tym przypadku grupa musi zaanga owa takę łą ż ć ą warto wk adu, jak zadeklarowa a we wniosku, lub wy sz .ść ł ą ł ż ą

Zmiany w bud ecie i harmonogramie ż

W tej cz ci znajd Pa stwo informacje na temat procedury dokonywania ewentualnych zmian w umowie dotacji.ęś ą ń

Wszystkie zmiany w umowie (tak e zmiany w za cznikach) wymagaj formy pisemnej (§10 umowy). Umoważ łą ą dopuszcza jednak mo liwo dokonywania przesuni rodków przez grantobiorc bez konieczno ciż ść ęć ś ę ś akceptacji ODL, je eli suma przesuni nie przekracza kwotowego limitu okre lonego w §4 pkt B- 500 z .ż ęć ś ł Przypadek ten omówiony zosta w dalszej cz ci niniejszego rozdzia u.ł ęś ł

ODL nale y pisemnie poinformowa o zmianach w Pa stwa bud ecie wtedy, kiedy skutkuj one powstaniem nowejż ć ń ż ą pozycji w bud ecie. Je eli w trakcie prowadzenia projektu nie b d Pa stwo tworzy nowych pozycji iż ż ę ą ń ć przeprowadzone zmiany w bud ecie nie spowoduj , e Pa stwa wk ad b dzie mniejszy ni 25% warto ci dotacji,ż ą ż ń ł ę ż ś zgoda ODL nie jest wymagana. Przeprowadzone zmiany nale y jednak opisa w raporcie.ż ć

Czy mo na dokonywa zmian w bud ecie projektu?ż ć ż

Je eli zaistnieje taka potrzeba, mog Pa stwo wprowadzi zmiany w bud ecie projektu. Zmiana taka mo e zak adaż ą ń ć ż ż ł ć przesuni cie rodków w ramach pozycji bud etowych ju istniej cych w bud ecie lub dodanie nowej pozycji (przyę ś ż ż ą ż jednoczesnym uszczupleniu innej pozycji bud etowej/ innych pozycji bud etowych). ż ż

Je eli suma dokonanych zmian nie przekracza ż kwotowego limitu okre lonego w §4 pkt B- 500 zś ł, nie potrzebują Pa stwo pisemnej zgody ODL, by dokona zmian. W przypadku gdy suma dokonanych zmian przekracza ww.ń ć kwotowy limit, konieczna jest pisemna zgoda ODL. Podobnie, je eli zmiana bud etu dotyczy utworzenia nowejż ż pozycji bud etowej. Aby to zrobi , nale y napisa do ODL list zawieraj cy pro b o stworzenie nowej pozycjiż ć ż ć ą ś ę bud etowej lub umo liwienie przesuni cia w bud ecie oraz ż ż ę ż uzasadnienie zmiany. Do pisma powinna zostać do czona nowa wersja bud etu. Pismo to powinno zosta przes ane do ODL przed dokonaniem zmian w bud ecie iłą ż ć ł ż w takim terminie, by mo liwe by o udzielenie zgody na zmiany jeszcze przed zako czeniem realizacji projektu.ż ł ń Uprzejmie prosimy o zwrócenie uwagi na to, e wyst powanie z pro b o zmiany w bud ecie na dwa dni przedż ę ś ą ż zako czeniem projektu wi e si z ryzykiem nieotrzymania przez ODL pisma w terminie. Pismo z o one poń ąż ę ł ż terminie nie b dzie honorowane. Nie b d równie honorowane pro by z dat wsteczn .ę ę ą ż ś ą ą

Po otrzymaniu pisma ODL pisemnie wyrazi zgod na zaproponowane zmiany w bud ecie, je eli b d oneę ż ż ę ą racjonalnie umotywowane. Nowy bud et obowi zywa b dzie od momentu udzielenia zgody przez ODL. Raport zż ą ć ę realizacji projektu powinien zosta przygotowany na podstawie nowej, zatwierdzonej wersji bud etu.ć ż

Dla u atwienia komunikacji oraz przyspieszenia procesu akceptacji rekomendujemy wcze niejsze przes anie pro był ś ł ś drog e-mailow , aby ODL móg si z ni zapozna i zasugerowa ewentualne poprawki. Ostatecznie jednaką ą ł ę ą ć ć orygina pro by powinien zosta przes any drog pocztow lub dostarczony osobi cie, aby w dokumentacjił ś ć ł ą ą ś projektowej w siedzibie ODL znajdowa y si orygina y korespondencji.ł ę ł

9


Tryb dokonywania zmian w bud ecie w ramach istniej cych pozycji bud etowych:ż ą ż

1. Przesuni cia pomi dzy pozycjami bud etowymi ę ę ż mniejsze ni okre lony w umowie limit kwotowyż ś (okre lony w §4 pkt. B)ś

Mog Pa stwo dokona zmian ą ń ć bez konieczno ci porozumienia z ODLś , je eli nie przekraczaj one limituż ą kwotowego okre lonego w umowie. ś

Przyk ad:ł

W bud ecie koszty koordynacji dzia a projektu finansowane ze rodków ODL wynosz 1000 z . Cz tejż ł ń ś ą ł ęść kwoty, w wysoko ci 150 z , organizacja chce przesun na materia y biurowe, na które pierwotnie przeznaczy aś ł ąć ł ł w bud ecie 50 z . W umowie limit przesuni bez zgody ODL ustalony jest na 300 z (Uwaga, w Pa stważ ł ęć ł ń umowie mo e to by inna kwota!).ż ć

W powy szym przypadku przesuni cie nie przekroczy o ż ę ł ustalonego w umowie limitu (tu: 300 z ).ł Nie ma wi cę obowi zku zg aszania zmiany do ODL. Nale y j jednak wykaza w raporcie finansowym.ą ł ż ą ć

2. Przesuni cia pomi dzy pozycjami bud etowymi ę ę ż przekraczaj ce ustanowiony w umowie limit kwotowyą (okre lony w §4 pkt. B)ś

Na zmiany wy ej wymienionegoż limitu ODL musi wyrazi pisemn zgodć ą ę. Pisemna zgoda na zmiany w bud ecież dotyczy wy cznie łą kosztów finansowanych ze rodków dotacji.ś

Przyk ad:ł

W bud ecie projektu koszty zakupu materia ów do zaj finansowane ze rodków ODL obliczono na 2500 z .ż ł ęć ś ł Cz tej kwoty, w wysoko ci 1200 z , organizacja chce przesun na koszty transportu, na które przeznaczy aęść ś ł ąć ł w bud ecie 200 z . W umowie limit przesuni bez zgody ODL ustalony jest na 1000 z (Uwaga, w Pa stważ ł ęć ł ń umowie mo e to by inna kwota!).ż ć

W powy szym przypadku przesuni cie ż ę przekroczy o dopuszczony w umowie limit (ł §4 pkt B umowy). Konieczne jest wi c uzyskanie pisemnej zgody od ODL przed dokonaniem zmian.ę

Czy w bud ecie projektu mo na tworzy nowe pozycje?ż ż ć

Je eli zajdzie taka potrzeba, w ka dym momencie realizacji projektu mog Pa stwo doda now pozycj do bud etu.ż ż ą ń ć ą ę ż Ka de dodanie nowej pozycji w bud ecie (niezale nie od ród a jej finansowania) wymaga pisemnej zgody ODL.ż ż ż ź ł

Ile razy mo na dokona zmian w bud ecie projektu?ż ć ż

Organizatorzy nie okre laj liczby dopuszczalnych zmian w bud ecie. Znaczy to, e mog Pa stwo dokonywaś ą ż ż ą ń ć zmian w zale no ci od potrzeb, pami taj c, e za ka dym razem, gdy suma dotychczas dokonanych zmian b dzież ś ę ą ż ż ę przekracza ustalony w umowie limit kwotowy (4 pkt B umowy), nale y zwróci si do ODL z pro b o pisemnć ż ć ę ś ą ą zgod (chodzi tu o wszystkie dotychczas dokonane zmiany bud etowe). ODL, podejmuj c decyzj zatwierdzaj cę ż ą ę ą ą proponowane zmiany w bud ecie, bierze pod uwag to, czy nie zaburz one osi gni cia celu wyznaczonego wż ę ą ą ę projekcie. Du a liczba zmian dokonanych w bud ecie projektu mo e mie wp yw na proponowane dzia ania, te zaż ż ż ć ł ł ś maj bezpo redni wp yw na mo liwo osi gni cia za o onego wcze niej celu, a wi c na to, czy uda sią ś ł ż ść ą ę ł ż ś ę ę odpowiedzie na potrzeby spo eczno ci lokalnej.ć ł ś

Czy mo na dokona zmian w harmonogramie projektu?ż ć

10


Mo na dokona zmiany terminów dzia a w harmonogramie, pod warunkiem jednak, e zmiany te nie zak ócż ć ł ń ż ł ą ci g o ci projektu. ą ł ś

Je li zaistnieje potrzeba rezygnacji z pewnego dzia ania albo chc Pa stwo doda nowe dzia anie do istniej cegoś ł ą ń ć ł ą harmonogramu, odpowiednio wcze niej mo na zaproponowa racjonaln zmian , która sprawi, e projekt stanie siś ż ć ą ę ż ę atrakcyjniejszy, nie straci na jako ci i nie zagrozi osi gni ciu celu za o onego we wniosku grantowym. Ka daś ą ę ł ż ż zmiana harmonogramu i dzia a projektu wymaga uzyskania pisemnej zgody ODL. ł ń

Co zrobi , je eli organizacja zmieni adres siedziby lub zmieni si osoba reprezentuj ca organizacj ?ć ż ę ą ę

Je li zmianie ulegn jakiekolwiek dane zawarte w umowie – adres, nazwa organizacji, nazwisko osobyś ą reprezentuj cej placówk , nazwisko koordynatora itp. – prosimy o poinformowanie o tym fakcie ODL drogą ę ą pisemn . Je eli zmiana ta dotyczy b dzie osób reprezentuj cych organizacj w umowie, prosimy o przes anieą ż ć ę ą ę ł odpowiedniego dokumentu potwierdzaj cego t zmian .ą ę ę

! Wysy aj c do ODL pismo z pro b o zmian harmonogramu lub bud etu, nale y do czy do niego ł ą ś ą ę ż ż łą ć now wersją ę harmonogramu/bud etuż .

Koszty kwalifikowane, czyli na co mo na wyda otrzyman dotacjż ć ą ę

Koszty kwalifikowane to takie koszty, które zgodnie z umow mog zosta pokryte ą ą ć ze rodków dotacjiś . Zgodnie z §6 umowy koszty zostan uznane za kwalifikowane tylko wtedy, gdy:ą

s bezpo rednio zwi zane z realizowanym projektem i niezb dne do jego realizacji,ą ś ą ę

s racjonalnie skalkulowane w oparciu o ceny rynkowe,ą

odzwierciedlaj koszty faktycznie poniesione.ą

W ramach dotacji nie mog by finansowane nast puj ce kategorie kosztów:ą ć ę ą

udzielanie po yczek,ż

przedsi wzi cia, które zosta y ju zrealizowane (dzia ania i koszty z nimi zwi zane, poniesione przedę ę ł ż ł ą zawarciem umowy z ODL, nie mog zosta sfinansowane z dotacji obj tej t umow ),ą ć ę ą ą

cele religijne i polityczne oraz uprawianie kultu religijnego,

dzia ania ci le sportowe, je li nie prowadz one do aktywizacji spo eczno ci i d ugotrwa ych rezultatów,ł ś ś ś ą ł ś ł ł

zakup rodków trwa ych i wyposa enia, który nie jest merytorycznie uzasadniony,ś ł ż

bezpo rednia pomoc finansowa dla osób fizycznych (np. stypendia i nagrody dla osób fizycznych),ś

inwestycje (np. zakup gruntów, budowa obiektów przemys owych, oczyszczalni cieków itp.), ł ś

podatek od towarów i us ug, je li istnieje mo liwo odzyskania lub odliczenia tego podatku (je eli Pa stwał ś ż ść ż ń organizacja odzyskuje VAT, to z tej dotacji nie mog Pa stwo pokrywa kosztów podatku VAT; wą ń ć wi kszo ci przypadków grantobiorcy DL nie odzyskuj podatku VAT, co oznacza, e rozliczaj otrzymanę ś ą ż ą ą dotacj brutto),ę

tworzenie kapita u elaznego organizacji,ł ż

zagraniczne wycieczki i wyjazdy,

podstawowa dzia alno instytucji publicznych wynikaj ca z w a ciwych im ustaw, ł ść ą ł ś

11


finansowanie podatku dochodowego od osób prawnych.

W ramach dotacji wspó finansowane (lub finansowane) mog by natomiast koszty administracyjne, czyli te koszty,ł ą ć które s zwi zane z obs ug administracyjn projektu. W szczególno ci s to:ą ą ł ą ą ś ą

obs uga finansowa projektu, ł

wynagrodzenie koordynatora,

op aty czynszowe i eksploatacyjne lokalu, ł

koszty telefonów,

koszty materia ów biurowych, ł

koszty prowizji bankowych,

koszty wyposa enia,ż

inne koszty niezb dne do realizacji przedsi wzi cia.ę ę ę

Nie ma mo liwo ci rozliczenia kosztów bez posiadania odpowiedniego do tego dokumentu.ż ś

Koszty us ug i towarów rozliczane s WY CZNIE na podstawie:ł ą ŁĄ

faktur,

rachunków,

umów sprzeda y,ż

umów cywilnoprawnych.

Jak rozlicza koszty wynagrodze ?ć ń

W ramach projektu mo liwe jest finansowanie wszystkich obowi zkowych sk adek ubezpieczeniowych w przypadkuż ą ł zawarcia przez Pa stwa umowy zlecenia. ń

Je eli chc Pa stwo zatrudni do realizacji projektu osob fizyczn , która nie prowadzi dzia alno ci gospodarczej,ż ą ń ć ę ą ł ś nale yż podpisa z ni umow cywilnoprawn (umowa zlecenia, umowa o dzie o). Umow o dzie o jest czynnoć ą ę ą ł ą ł ść pozostawiaj ca dzie o odebrane na podstawie protoko u odbioru. Umowa zlecenia wskazuje za na czynnoą ł ł ś ść wykonan na zlecenie zleceniodawcy w celu osi gni cia przez niego efektów zaplanowanych dzia a . ą ą ę ł ń

UWAGA: Cz stym b dem jest podpisywanie umów o dzie o z osobami prowadz cymi zaj cia, wiadcz cymię łę ł ą ę ś ą us ugi ksi gowe, prawne czy IT. Odpowiedzialno za sporz dzenie niew a ciwej umowy spoczywa na stronieł ę ść ą ł ś zamawiaj cej dzie o/czynno .ą ł ść

W przypadku zawierania umów z podwykonawcami w tre ci umowy ś nale yż umie ci nast puj ce zdanie:ś ć ę ą

Program „Dzia aj Lokalnie” finansowany przez Polsko-Ameryka sk Fundacj Wolno ci realizowany jestł ń ą ę ś przez Akademi Rozwoju Filantropii w Polsce i O rodek Dzia aj Lokalnie.ę ś ł

! Uprzejmie prosimy o nieprzysy anieł do Partnerstwa Borów Niemodli skich kopii podpisywanych umów i/lubń zestawienia poniesionych kosztów. Wysy ka taka powinna mie miejsce wy cznie na wyra n pro b ODL.ł ć łą ź ą ś ę

Komu przys uguje zwrot kosztów podró y?ł ż

Zwrot kosztów podró y przys uguje tylko:ż ł

12


osobom zatrudnionym w formie umowy o prac , ę

osobom zatrudnionym na umowy cywilnoprawne (umowa zlecenie, umowa o dzie o), pod warunkiem e ichł ż umowa dopuszcza zwrot kosztów podró y,ż

wolontariuszom, je eli umowa dopuszcza zwrot kosztów podró y,ż ż

cz onkom zarz du.ł ą

Jak rozlicza ć zwrot kosztów podró yż ?

Koszty podró y realizowane w ramach projektu musz by prawid owo rozliczone. ODL nie b dzie wymaga odż ą ć ł ę ć Pa stwa potwierdzenia przybycia na miejsce podró y. W dokumentacji projektu wymagane jest jednak uzasadnienień ż jej odbycia.

Prawid owa dokumentacja dotycz ca podró y s u bowej sk ada si z:ł ą ż ł ż ł ę

polecenia podró y ż podpisanego przez osob upowa nion , ę ż ą

rozliczenia odbytej podró y. ż

Rozliczenie takie mo e by przygotowane na 2 sposoby:ż ć

poprzez sporz dzenie ewidencji przejechanych kilometrów ą – tzw. kilometrówk , ę

poprzez do czenie do dokumentacji biletów za poci g (wy cznie II klasy), biletów PKS lub biletówłą ą łą komunikacji niepublicznej lub faktur/rachunków za wy ej wymienione bilety.ż

Do dokumentu potwierdzaj cego odbycie podró y s u bowej powinny by do czone odpowiednio opisane bilety,ą ż ł ż ć łą faktury albo rozliczenie przejechanych kilometrów.

! O rodki Dzia aj Lokalnie nie honoruj rozlicze podró y w formie dowolnego o wiadczenia wype nionego przezś ł ą ń ż ś ł osob , która t podró odby a. Rozliczenie mo e zosta sporz dzone na druku standardowym lub innymę ę ż ł ż ć ą honorowanym przez ODL.

Je eli wyp aty na wyjazdy s u bowe s realizowane poprzez tak zwan kas (obrót gotówkowy), wymagamyż ł ł ż ą ą ę prowadzenia raportu kasowego oraz odpowiednich dokumentów.

W kosztach transportu nie s honorowane faktury na zakup paliwa. Wyj tkiem jest sytuacja, w której grantobiorcaą ą jest w posiadaniu samochodu s u bowego organizacji b d samochodu z wypo yczalni. ł ż ą ź ż

Faktury za zakup paliwa mog by tak e honorowane, gdy w ramach projektu grantobiorca korzysta z agregatów,ą ć ż maszyn (np. koparki, adowarki, kosiarki) czy innych urz dze , pod warunkiem posiadania prawa do u ytkowaniał ą ń ż danego sprz tu (w asno , umowa u yczenia lub wypo yczenie). Wtedy taka faktura powinna by wystawiona naę ł ść ż ż ć grantobiorc i szczegó owo opisana do jakich celów zosta o zakupione paliwo. Nie jest to jednak koszt transportu.ę ł ł

Koszty Pa stwa podró y powinny by rozliczane zgodnie z obowi zuj cymi stawkami:ń ż ć ą ą

wysoko ci diet,ś

wysoko ci rycza tu za nocleg,ś ł

stawki za kilometr przejechany prywatnym samochodem lub s u bowym.ł ż

Stawki obowi zuj ce znajduj si mi dzy innymi na stronie: http://poradnik.ngo.pl (przed rozliczeniem Pa stwaą ą ą ę ę ń kosztów podró y prosimy sprawdzi , czy nie uleg y one zmianie).ż ć ł

Jak rozlicza koszty sta e (takie jak np. czynsz, telefon, energia) dotycz ce realizacji projektu?ć ł ą

13


W ramach otrzymanej dotacji mo liwe jest sfinansowanie cz ci kosztów zwi zanych ż ęś ąz funkcjonowaniem biura grantobiorcy – tych, które bezpo rednio dotycz realizowanego projektu. S nimi równieś ą ą ż karty telefoniczne telefonów b d cych w posiadaniu wolontariuszy b d podwykonawców realizuj cych dzia ania wę ą ą ź ą ł ramach grantu.

Przyk ad:ł

Miesi czne koszty eksploatacji biura wynosz 300 z . W kwocie tej mie ci si zarówno realizacja dzia aę ą ł ś ę ł ń statutowych Pa stwa organizacji, jak i realizacja projektu w ramach konkursu grantowego. ń

W przypadku op at sta ych mog Pa stwo rozlicza koszty realizacji projektu na dwa sposoby:ł ł ą ń ć

Na podstawie kalkulacji procentowej prowadzonych dzia a w stosunku do ca kowitych kosztówł ń ł ponoszonych przez Pa stwa organizacj , na przyk ad na ka de 8 godzin pracy organizacji 1 godzinań ę ł ż przypada na realizacj projektu, tak wi c 1/8 kosztów eksploatacyjnych mo e zosta sfinansowana zeę ę ż ć rodków dotacji.ś

Na postawie szczegó owych rozlicze (np. w przypadku rozliczenia rachunku telefonicznego b dzie toł ń ę zestawienie po cze dotycz cych projektu).łą ń ą

W przypadku wi kszych organizacji prowadz cych kilka dzia a projektowych w tym samym czasie zach camy, byę ą ł ń ę ju na pocz tku prowadzenia projektu przyj li Pa stwo wewn trzne ustalenia dotycz ce podzia u kosztówż ą ę ń ę ą ł wspólnych z uwzgl dnieniem dzia a prowadzonych na rzecz projektu. Mog one mie form dokumentuę ł ń ą ć ę do czonego do dokumentacji projektu i podpisanego przez osob upowa nion (np. zarz d). Wskazane jest, aby nałą ę ż ą ą rewersie faktury pojawi si opis, jak obliczono koszt eksploatacyjny.ł ę

Jakie dokumenty s wymagane podczas realizacji projektu?ą

Organizacja musi posiada wszystkie oryginalne dokumenty ród owe, to jest orygina y faktur, umów i rachunków.ć ź ł ł Musz by one odpowiednio opisane, podpisane oraz zatwierdzone pod wzgl dem merytorycznym i formalno-ą ć ęrachunkowym. Dok adny opis znajd Pa stwo w umowie dotacji §5 pkt B.ł ą ń

Przyk ad: ł

Na rewersie faktury za papier do drukarki powinno zosta napisane: Faktura/rachunek nr………………………. –ć sfinansowano ze rodków Programu „Dzia aj Lokalnie” VIII Polsko-Ameryka skiej Fundacji Wolno ciś ł ń ś realizowanego przez Akademi Filantropii w Polsce oraz Partnerstwo Borów Niemodli skich, dotyczy zakupuę ń ……………………………………. (pozycja z bud etu)ż dla………………………………………………………………………… (nazwa grantobiorcy) na realizację projektu pt. ……………………………………………………… (nazwa projektu).

Faktury i rachunki zwi zane z poniesionymi kosztami realizacji projektu musz dotyczy dzia a realizowanych wą ą ć ł ń trakcie trwania umowy i powinny by wystawione w czasie jej trwania. W szczególnych przypadkach mog by oneć ą ć dokumentowane z inn dat ni okres realizacji projektu, na przyk ad dla projektu ko cz cego si ą ą ż ł ń ą ę w lipcu mo eż obowi zywa ą ć równie sierpniowa faktura za us ugi telekomunikacyjne zrealizowane w lipcu.ż ł

Z jednej pozycji bud etowej mo na finansowa kilka ró nych faktur lub rachunków. Je eli ż ż ć ż ż w bud ecie przewidzianyż jest na przyk ad zakup artyku ów spo ywczych na spotkania, to ta pozycja mo e by rozliczana na podstawie kilkuł ł ż ż ć lub kilkunastu dokumentów (faktur, rachunków itd.). Mo liwa i akceptowana w rozliczeniach jest równie odwrotnaż ż sytuacja, kiedy jedna faktura lub rachunek b d pokrywa koszty przedstawione w kilku pozycjach bud etowychę ą ć ż przewidzianych w projekcie.

14


! Uprzejmie prosimy o nieprzysy anieł do Partnerstwa Borów Niemodli skich kopii ani orygina ów podpisywanychń ł umów, rachunków, faktur i/lub zestawienia poniesionych kosztów. Wysy ka taka powinna mie miejsce wy cznieł ć łą na wyra n pro b ODL przekazuj cego dotacjź ą ś ę ą ę.

Jak rozlicza faktury, w których znajduj si nie tylko pozycje rozliczane ć ą ęw ramach umowy dotacji?

Jedna (lub wi cej) faktura mo e dokumentowa ró ne koszty, w ród których tylko cz pozycji mo e dotyczyę ż ć ż ś ęść ż ć projektu realizowanego w ramach konkursu „Dzia aj Lokalnie”. W tym przypadku w opisie faktury nale ył ż zaznaczy , ć które pozycje zosta y sfinansowane ze rodków dotacji, natomiast pozosta e pozycje opisa zgodnie zeł ś ł ć ród em ich finansowania (innym ni dotacja otrzymana od ODL). ź ł ż

Przyk ad: ł

Na fakturze znajduj si trzy pozycje: papier, ta ma klej ca i farby. Na potrzeby projektu wykorzystuj Pa stwoą ę ś ą ą ń jedynie farby. Na rewersie faktury nale y wi c napisa : „Pozycja 3 – farby, rachunek nr………………………–ż ę ć sfinansowano ze rodków Programu „Dzia aj Lokalnie” VIII Polsko-Ameryka skiej Fundacji Wolno ciś ł ń ś realizowanego przez Akademi Filantropii w Polsce oraz Partnerstwo Borów Niemodli skich, dotyczy zakupuę ń …………………………………… (pozycja z bud etu) dlaż ………………………………………………………………… (nazwa grantobiorcy) na realizacj projektu pt.ę ……………………………………………………… (nazwa projektu). Pozosta e pozycje na fakturze nale ył ż opisa zgodnie ze ród ami ich finansowania czyli np. „Pozycja 1 – papier i pozycja 2 – ta ma klej ca zosta yć ź ł ś ą ł sfinansowane ze rodków otrzymanych od Domu Kultury w Brze ciu, numer umowy…”.ś ś

W poprzednich edycjach konkursu grantowego zdarza o si , e niektórzy grantobiorcy zwracali do ODL drobneł ę ż kwoty (np. 1,20 z ), których nie wykorzystali w trakcie trwania umowy. By unikn takiej sytuacji, proponujemy,ł ąć aby na bie co obserwowa wydatki w projekcie, a ewentualne ma e kwoty pozosta e na koncie przeznaczy nażą ć ł ł ć materia y lub ostatnie dzia ania realizowane w ramach projektu, a przewidziane w bud ecie. Je eli kwoty pozosta e zł ł ż ż ł dotacji oka si zbyt ma e, by sfinansowa z nich wy ej wspomniane materia y, mog Pa stwo brakuj c czżą ę ł ć ż ł ą ń ą ą ęść pokry ze rodków w asnych. ć ś ł

TRZY Z OTE ZASADY DOKUMENTACJI PROJEKTU:Ł

1. Ka dy dokument musi zosta zatwierdzony pod wzgl dem merytorycznym ż ć ęi formalno-rachunkowym. Powinien zawiera na rewersie nast puj ce formu y:ć ę ą ł

Sprawdzono pod wzgl dem merytorycznym i zatwierdzono do wyp aty (wraz z dat i podpisemę ł ą osoby upowa nionej). Zgodno pod wzgl dem merytorycznym oznacza, e osobaż ść ę ż odpowiedzialna za podejmowanie decyzji w organizacji potwierdza zgodno wydatku zść bud etem projektu, a tak e potwierdza poprawno wystawienia dokumentu.ż ż ść

Sprawdzono pod wzgl dem formalno-rachunkowym (wraz z podpisem osoby upowa nionej, tj.ę ż odpowiedzialnej za finanse w organizacji – ksi gowej/ksi gowego, skarbnika). Formu a taę ę ł oznacza sprawdzenie dokumentu pod wzgl dem finansowym.ę

2. Ka dy dokument finansowy musi zawiera trwa y opis na oryginale (nie mo e byż ć ł ż ć za czony na osobnej kartce ani sporz dzony o ówkiem) oraz informacje, jakie koszty zosta yłą ą ł ł poniesione, w jakim celu i z jakiej pozycji bud etowej s finansowane. ż ą

3. Ka dy oryginalny dokument finansowy musi równie zawiera pod opisem informacj :ż ż ć ę Sfinansowano w ramach Programu „Dzia aj Lokalnie” VIIIł .

15


Dopuszczalne jest dokonywanie zmian w opisie dokumentu. W tym celu nale y przekre li treż ś ć ść pierwotn , zachowuj c jej czytelno , i opisa dokument po raz drugi, w sposób prawid owy,ą ą ść ć ł oraz podpisa si pod nowym opisem. ć ę

16


1.1 Wk ad organizacjił

Poni ej znajd Pa stwo informacje na temat pozyskiwania i rozliczania obowi zkowegoż ą ń ą wk adu w realizacjł ę projektu.

Czym jest wk ad grantobiorcy?ł

Wk ademł nazywane s rodki finansowe, zasoby, rzeczy i wiadczone us ugi, które zgodnie z umow powinnyą ś ś ł ą zosta zaanga owane do realizacji projektu (tj. przeznaczone na sfinansowanie cz ci kosztów projektu). ć ż ęś Wk adł mo e mie charakter finansowy lub niefinansowy. Wk ad niefinansowy mo e przyjmowa trzy formy: rzeczow ,ż ć ł ż ć ą us ugow lub w postaci pracy wolontariuszy. ł ą

Zgodnie z regulaminem konkursu Pa stwa ń wk ad ł musi wynosi co najmniej 25% warto ci dotacji, z czegoć ś minimum 5% w postaci finansowej, a pozosta a cz w postaci wk adu us ugowego, rzeczowego lub pracył ęść ł ł wolontariuszy. W przypadku Inicjatywy DL nie ma minimalnych warto ci wk adu.ś ł

A. Wk ad finansowył

Wk ad finansowy to wydatek ze rodków finansowych organizacji na poczet realizacji projektu potwierdzonył ś oryginalnym dokumentem ksi gowym. Mo e on by poniesiony gotówk (i wtedy zarejestrowany w raporcieę ż ć ą kasowym) lub za po rednictwem konta bankowego organizacji.ś

B. Wk ad niefinansowył

rzeczowy – dobra materialne przekazane bezp atnie na rzecz projektu przez osob fizyczn lub prawn (np.ł ę ą ą krzewy czy ziemia na zagospodarowanie placu zabaw). Osoba taka mo e by partnerem Pa stważ ć ń przedsi wzi cia. Przekazanie wk adu rzeczowego musi zosta potwierdzone stosownym o wiadczeniem,ę ę ł ć ś które b dzie stanowi o cz dokumentacji Pa stwa projektu. Wzór o wiadczenia znajduje si na ko cuę ł ęść ń ś ę ń niniejszego Przewodnika (Patrz: O wiadczenie darczy cy/partnera). Warto wk adu rzeczowego powinnaś ń ść ł zosta oszacowana na podstawie cen rynkowych obowi zuj cych na terenie realizacji projektu (np. ryzać ą ą papieru, komputer, drukarka).

us ugowył – us uga wykonana bezp atnie na rzecz projektu przez osob prawn lub osob fizycznł ł ę ą ę ą prowadz c dzia alno gospodarcz . Wykonanie takiej us ugi musi zosta potwierdzone stosownymą ą ł ść ą ł ć o wiadczeniem, które b dzie stanowi o cz dokumentacji Pa stwa projektu. Wykonanie us ugi mo eś ę ł ęść ń ł ż wi za si z konieczno ci zap aty podatku VAT (szczegó y znajduj si w punkcie ą ć ę ś ą ł ł ą ę W jaki sposób dokumentowa wk ad us ugowy i rzeczowyć ł ł ). Wzór o wiadczenia znajduje si na ko cu niniejszegoś ę ń Przewodnika (patrz: O wiadczenie darczy cy/partnera).ś ń

w postaci pracy wolontariuszy – nieodp atna praca osoby fizycznej na rzecz projektu. W zale no ci odł ż ś d ugo ci wspó pracy wolontariusza z Pa stwa organizacj czas pracy mo na rozlicza na dwa sposoby:ł ś ł ń ą ż ć poprzez prowadzenie karty czasu pracy wolontariusza (dzia ania jednorazowe lub kilkukrotne, wspó pracał ł nieprzekraczaj ca 30 dni) lub poprzez podpisanie umowy wraz z prowadzeniem karty czasu pracyą (dzia ania d ugofalowe przekraczaj ce 30 dni). Wolontariusz wspó pracuj cy przy realizacji projektuł ł ą ł ą poni ej 30 dni (a wi c bez umowy) powinien mie wykupione przez Pa stwa ubezpieczenie NNW. Wartoż ę ć ń zach ca wolontariuszy do podpisywania umów – s one bowiem korzystne zarówno dla nich, jak i dlaę ć ą grantobiorcy realizuj cego projekt. Wolontariuszami mog by równie koordynator projektu i cz onkowieą ą ć ż ł stowarzyszenia. Ich czas pracy, podobnie jak w przypadku innych wolontariuszy wspó pracuj cych przył ą realizacji projektu, powinien by ewidencjonowany na podstawie karty czasu pracy wolontariusza.ć Aktualny wzór umowy z wolontariuszem znajd Pa stwo na stronie Centrum Wolontariatuą ń (http://www.wolontariat.org.pl). Karta ewidencji czasu pracy wolontariusza stanowi cze dokumentacjiść Pa stwa projektu. Wzór karty znajduje si na ko cu niniejszego ń ę ń Przewodnika.

17


Wysoko deklarowanego przez Pa stwa ść ń wk adu ł mo e ulec zmianie. W zale no ci od zaistnia ych okoliczno ciż ż ś ł ś mog go Pa stwo zwi ksza lub zmniejsza . W przypadku zmniejszania nale y pami ta , by zawsze wynosi oną ń ę ć ć ż ę ć ł minimum 25% otrzymanej dotacji (w tym minimum 5% wk adu finansowego).ł

Przyk ad: ł

Wysoko dotacji wynios a 6000 z , za deklarowany wk ad organizacji kszta towa si na poziomie 2000 z .ść ł ł ś ł ł ł ę ł Je eli zajdzie taka konieczno , mo na go zmniejszy maksymalnie do kwoty 1500 z , poniewa tyle wynosiż ść ż ć ł ż wymagany w umowie wk ad grantobiorcy (25% od kwoty dotacji), z czego minimum 300 z otych (5% kwotył ł dotacji) powinien stanowi wk ad finansowy.ć ł

! Zmniejszenie lub zwi kszenie wk adu musi by odzwierciedlone i opisane w raporcie finansowym.ę ł ć

W jaki sposób dokumentowa ćwk adł us ugowy i rzeczowy?ł

Zarówno w przypadku darczy ców b d cych przedsi biorcami, jak i darczy ców b d cych jednostkamiń ę ą ę ń ę ą bud etowymi, ż wk adł us ugowy i rzeczowy powinien zosta udokumentowany na podstawie o wiadczenia darczy cył ć ś ń lub partnera w projekcie (wzór przeznaczony do kopiowania znajduje si na ko cu niniejszego ę ń Przewodnika, patrz: O wiadczenie partnera/darczy cy). ś ń

W przypadku przedsi biorców, którzy obci eni s dodatkowymi obowi zkami zap aty podatku od towarów i us ug,ę ąż ą ą ł ł konieczne jest udokumentowanie otrzymanej darowizny w postaci:

faktury VAT (je li darczy ca jest podatnikiem),ś ń

rachunku (je li darczy ca nie jest podatnikiem).ś ń

! Podana w o wiadczeniu warto towaru/us ugi powinna by wyliczona na podstawie obowi zuj cych stawekś ść ł ć ą ą rynkowych.

W jaki sposób przedstawia czas pracy wolontariuszy?ć

Prac wolontariuszy na rzecz projektu mo na dokumentowa na podstawie ewidencji czasu pracy lub o wiadczeniaę ż ć ś wolontariusza. Ewidencja czasu pracy wolontariusza powinna zawiera nast puj ce dane: imi i nazwiskoć ę ą ę wolontariusza, dat wykonywanej pracy, liczb przepracowanych godzin, zakres wykonywanych czynno ci, podpisę ę ś wolontariusza oraz podpis koordynatora wiadcz cy o potwierdzeniu przez niego wykonanej pracy. ś ą

W przypadku gdy kilku wolontariuszy wykonuje to samo zadanie, wystarczy jedna karta ewidencji czasu pracy dla wszystkich. Natomiast je eli ka dy wolontariusz wykonuje jedno lub kilka zada samodzielnie, nale y wype niż ż ń ż ł ć kart pracy dla ka dego wolontariusza osobno.ę ż

Je li wolontariusz wspó pracuje z organizacj krócej ni 30 dni, nale y pami ta o dwóch kwestiach: konieczne jestś ł ą ż ż ę ć zawarcie ustnego porozumienia o wspó pracy, chyba e wolontariusz poprosi, by zosta o ono sporz dzone na pi mie,ł ż ł ą ś oraz pokrycie przez organizacj ubezpieczenia od nast pstw nieszcz liwych wypadków. Organizacja w takieję ę ęś sytuacji zobowi zana jest wykupi dla wolontariusza ubezpieczenie NNW w dowolnej firmie ubezpieczeniowej. ą ć

Z ka dym wolontariuszem pracuj cym przy Pa stwa projekcie d u ej ni 30 dni powinna zosta podpisana umowa.ż ą ń ł ż ż ć Jej wzór mog Pa stwa otrzyma od dowolnego oddzia u Centrum Wolontariatu (adres mo na znale na stronie:ą ń ć ł ż źć http://www.wolontariat.org.pl/).

Prosimy pami ta , e zarówno karta pracy wolontariusza, jak i ewentualne porozumienie s sprawdzane w trakcieę ć ż ą monitoringu finansowego. Je li wolontariusz ma mniej ni 18 lat, konieczna jest zgoda rodziców lub opiekunówś ż prawnych na wykonywanie przez niego wiadcze o charakterze wolontariackim. Zgoda wyra ana jest wś ń ż porozumieniu zawartym z organizacj przyjmuj c wolontariusza. Schemat takiego porozumienia znajduje si naą ą ą ę ko cu ń Przewodnika. O wiadczenie to b dzie honorowane jedynie w przypadku, gdy wolontariusz jest osobś ę ą fizyczn niewnosz c do projektu materia ów i towarów ą ą ą ł (czyli na przyk ad wykonuje na rzecz projektu awk ,ł ł ę

18

http://www.wolontariat.org.pl/


ale nie dostarcza farb ani drewna potrzebnych do jej wykonania). Je eli tak jest, obowi zuj zasady opisaneż ą ą szczegó owo w punkcie ł W jaki sposób dokumentowa wk ad us ugowy i rzeczowyć ł ł .

! Jedynie na podstawie wype nionej karty ewidencji czasu pracy wolontariusza (lub o wiadczenia) i oszacowanejł ś stawki za godzin pracy wolontariusza (w zale no ci od wykonywanych czynno ci) mo na obliczy wk ad w formieę ż ś ś ż ć ł pracy wolontariusza.

Jak przygotowa raport merytoryczny i finansowy?ć

Raport merytoryczny i finansowy jest wa n cz ci rozliczenia otrzymanej dotacji. W ramach konkursu DL VIIIż ą ęś ą 2013 zobowi zani s Pa stwo do z o enia ą ą ń ł ż raportu ko cowego, sk adaj cego si z cz ci merytorycznej iń ł ą ę ęś finansowej. Nie ma obowi zku przygotowania raportu okresowego, którego zast puje monitoring O rodka Dzia ają ę ś ł Lokalnie, z którym podpisali Pa stwo umow dotacji. Wi cej informacji na temat monitoringu ODL znajd Pa stwoń ę ę ą ń w pkt. 7.

Raport ko cowy sk adaj cy si z cz ci merytorycznej i finansowej nale y z o y do 21 dni po zako czeniuń ł ą ę ęś ż ł ż ć ń realizacji umowy dotacji. Raport powinien zosta przygotowany wed ug specjalnego formularza zamieszczonego wć ł systemie on-line (www.system.dzialajlokalnie.pl), którego wzór stanowi za cznik do umowy dotacji. łą

Grantobiorcy, którzy wniosek na realizacj projektu z o yli w generatorze wniosków, loguj si w systemieę ł ż ą ę u ywaj c tego samego loginu i has a, którego u ywali do tej pory (tj. podczas konkursu DL VIII 2013). Poż ą ł ż zalogowaniu pojawi si widok listy wniosków i w wierszu dot. zrealizowanego projektu - aktywny link: „z óę ł ż raport”.

Grantobiorcy, którzy wniosek w konkursie z o yli e-mailowo równie wype niaj raport w systemie on-line. W tymł ż ż ł ą przypadku ODL, z którym zosta a podpisana umowa dotacji, tworzy dla Pa stwa w systemie on-line konto ił ń przypisuje has o. Te dane umo liwiaj Pa stwu zalogowanie si w systemie i rozpocz cie prac nad raportem. Poł ż ą ń ę ę pierwszym zalogowaniu w systemie mog Pa stwo tak e zmieni has o.ą ń ż ć ł

Raport merytoryczny powinien zawiera wyczerpuj ce odpowiedzi na pytania zawarte w formularzu orazć ą mo liwie jak najbardziej szczegó owe informacje o przebiegu realizacji projektu. S to mi dzy innymi informacje oż ł ą ę tym, jak przebiega dotychczasowa realizacja przedsi wzi cia, czy zrealizowane zosta y wszystkie przewidzianeę ę ł dzia ania, czy wyst pi y jakie trudno ci, z jakich rezultatów projektu s Pa stwo najbardziej zadowoleni, a tak eł ą ł ś ś ą ń ż jakie dzia ania uda o si Pa stwu zrealizowa , ile osób uczestniczy o w organizowanych przedsi wzi ciachł ł ę ń ć ł ę ę (festynach, szkoleniach, warsztatach), czego si one nauczy y, na czym te przedsi wzi cia polega y, z jakę ł ę ę ł ą cz stotliwo ci si odbywa y, jakie korzy ci dla spo eczno ci lokalnej przyniós projekt, co si zmieni o wę ś ą ę ł ś ł ś ł ę ł kontek cie dobra wspólnego.ś

Raport finansowy stanowi ostatni cz formularza raportu ko cowego. Raport finansowy powinien zawieraą ęść ń ć informacje na temat wydatkowania otrzymanych rodków dotacji oraz wk adu grantobiorcy. ś ł

! Rozliczenie projektu dotyczy rodków z otrzymanej dotacji oraz wymaganego 25% wk adu grantobiorcy wś ł projekt (w tym minimum 5% wk adu finansowego).ł

Dokumenty finansowe (faktury, rachunki, umowy) powinny by opisane zgodnie z zasadami przedstawionymi wć punkcie 5. niniejszego Przewodnika i przechowywane przez Dotowanego przez okres 5 lat od daty zako czeniań realizacji projektu w ramach Programu „Dzia aj Lokalnie” VIII (§5 umowy).ł

! Uprzejmie prosimy o nieprzysy anieł do ODL kopii podpisywanych umów, rachunków i faktur i/lub zestawienia poniesionych kosztów. Wysy ka taka powinna mie miejsce wy cznie na wyra n pro b ODL.ł ć łą ź ą ś ę

Prosz pami ta , e aby z o y raport w systemie on-line, ę ę ć ż ł ż ć wszystkie pola musz by wype nioneą ć ł . Je eli jakież ś pytania Pa stwa nie dotycz , nale y wpisa „nie dotyczy”, „brak” „-„ itp.ń ą ż ć

19

http://www.system.dzialajlokalnie.pl/


Po z o eniu raportu w systemie on-line czekaj Pa stwo na jego akceptacj przez ODL, z którym podpisali Pa stwoł ż ą ń ę ń umow dotacji. Je eli w raporcie zosta y pope nione b dy, ODL zwraca Pa stwu raport do poprawy wraz zę ż ł ł łę ń informacj , w których polach znajduj si b dne dane. Raport nale y poprawi i ponownie przes a w systemie.ą ą ę łę ż ć ł ć

Je eli raport zosta wype niony poprawnie, ODL akceptuje go w systemie on-line. Zaakceptowany raport nale yż ł ł ż wydrukowa , podpisa przez osoby reprezentuj ce Pa stwa organizacj /instytucj udzielaj c osobowo ci prawnej ić ć ą ń ę ę ą ą ś przes a poczt do siedziby ODL. ł ć ą

Monitoring

Monitoring to ci g y proces zbierania informacji na temat przebiegu realizacji projektu, post pów w osi ganiuą ł ę ą zaplanowanych rezultatów, ewentualnie odst pstw czy modyfikacji. Jednym z elementów monitoringu jest wizytaę przedstawicieli ODL w siedzibie organizacji, która otrzyma a grant w ramach Programu „Dzia aj Lokalnie”, lub wł ł biurze ODL. Celem monitoringu jest sprawdzenie, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z zaplanowanym harmonogramem. Monitoring z regu y odbywa si w miejscu realizacji projektu. Pe ni on nie tylko funkcjł ę ł ę kontroln , lecz tak e edukacyjn i konsultacyjn . Daje szans na zadanie pyta zwi zanych z bie c realizacją ż ą ą ę ń ą żą ą ą projektu, skonsultowanie zmian w harmonogramie czy te bud ecie. Pozwala na dostrze enie mocnych stronż ż ż realizowanego przedsi wzi cia, a tak e na dostrze enie ewentualnych trudno ci i pomoc w ich przezwyci eniu.ę ę ż ż ś ęż

Monitoring merytoryczny polega na odbyciu rozmowy s u cej sprawdzeniu post pów w realizacji projektu. Post pył żą ę ę te opisywane s w wype nianej na miejscu ankiecie.ą ł

Monitoring finansowy polega na weryfikacji poprawno ci dokumentacji projektu, w tym na sprawdzeniu, na ileś poniesione koszty s adekwatne do zrealizowanych dzia a , oraz czy dokumenty s odpowiednio opisane,ą ł ń ą zadekretowane i zawieraj oznaczenie róde finansowania. ą ź ł

Zgodnie z umow (§5) ODL ma prawo przeprowadzi u Pa stwa monitoring (zarówno finansowy jak ią ć ń merytoryczny) w ka dym momencie realizacji projektu we wcze niej uzgodnionym, dogodnym zarówno dlaż ś grantobiorcy, jak i ODL terminie. Spotkanie po wi cone monitoringowi odb dzie si w po owie realizacji projektu. ś ę ę ę ł

Monitoring zostanie przeprowadzony w ka dej organizacji, która otrzyma a grant na realizacj projektu w ramachż ł ę Programu „Dzia aj Lokalnie” VIII.ł

Jak skutecznie prowadzi dzia ania komunikacyjne o projekcie i dzia aniachć ł ł organizacji

Dokumentuj c swoje projekty, grantobiorcy najcz ciej si gaj po zdj cia. By móc je dalej wykorzystywa , naą ęś ę ą ę ć przyk ad zamieszcza na stronie www, grantobiorcy musz mie zgod autorów na ich publikacj oraz (w przypadkuł ć ą ć ę ę zdj , na których znajduje si mniej ni 5 osób) zgod na wykorzystanie wizerunku fotografowanych. Jest toęć ę ż ę sprawdzane na etapie monitoringu. Obowi zuj cy formularz o wiadczenia znajd Pa stwo na ko cu niniejszeją ą ś ą ń ń publikacji. T sam zgod wraz ze zdj ciami i innymi materia ami dokumentuj cymi projekt grantobiorcyę ą ę ę ł ą przekazuj Partnerstwu Borów Niemodli skich. Wykorzystujemy je mi dzy innym na potrzeby publikacjią ń ę wydawanych w ramach ka dej edycji Programu „Dzia aj Lokalnie”, w których prezentujemy dofinansowaneż ł projekty. Umowa dotacji (§ 9) nak ada na grantobiorców obowi zek zamieszczania na wszystkich materia achł ą ł informacyjnych i publikacjach wydanych w ramach projektu nast puj cej informacjię ą : Dofinansowano ze rodkówś Programu „Dzia aj Lokalnie” VIII Polsko-Ameryka skiej Fundacji Wolno ci realizowanego przez Akademił ń ś ę Rozwoju Filantropii w Polsce oraz Partnerstwo Borów Niemodli skich.ń Materia y te powinny by równieł ć ż opatrzone logotypami Programu „Dzia aj Lokalnie” oraz ODL przyznaj cego grant. Na poni szej li cie znajdł ą ż ś ą Pa stwo przyk ady pozosta ych materia ów, które nale y oznakowa (zamie ci informacj o dofinansowaniu +ń ł ł ł ż ć ś ć ę logotypy). Nie jest to lista zamkni ta. Oznakowaniu podlegaj wszystkie materia y powsta e w ramachę ą ł ł

20


dofinansowanego projektu. Co to b dzie, zale y tylko od pomys owo ci samych grantobiorców. Oznakowa nale yę ż ł ś ć ż wszystko to, na tre czego grantobiorcy maj wp yw, czyli: ść ą ł

wszystkie materia y przesy ane do mediów,ł ł plakaty, ulotki, banery reklamowe, roll-upy, wszystkie materia y drukowane: publikacje, ksi ki, broszury, biuletyny, gazetki, kalendarze, mapy,ł ąż

dyplomy, listy obecno ci, identyfikatory, zaproszenia,ś publikacje elektroniczne (np. w formacie PDF, doc.) zamieszczane na stronie www, wszystkie gad ety promocyjne, np. smycze, d ugopisy (ma e gad ety mog by oznakowane tylkoż ł ł ż ą ć

logotypem Programu „Dzia aj Lokalnie”),ł wszystkie przedmioty zwi zane z realizacj projektu lub powsta e w ramach projektu.ą ą ł

O dofinansowaniu nale y informowa w trakcie udzielania wywiadów, w trakcie imprez/ wydarze organizowanychż ć ń w ramach dofinansowanego projektu.

Zalecane jest, aby wsz dzie tam, gdzie to mo liwe, stosowa pe ne oznakowanie (logo „Dzia aj Lokalnie”,ę ż ć ł ł informacja o wspó finansowaniu + logotypy ARFP, PAFW i ODL). W zale no ci od wielko ci materia uł ż ś ś ł promocyjnego dopuszczalne jest u ycie wariantu minimum. Oznacza to, e ka dy materia promocyjny musiż ż ż ł zawiera co najmniej logo „Dzia aj Lokalnie”. Przy materia ach drukowanych obowi zkowa jest te informacja oć ł ł ą ż dofinansowaniu + pozosta e logotypy. Logotypy Programu „Dzia aj Lokalnie” znajduj si na stronie:ł ł ą ę http://www.dzialajlokalnie.pl w zak adce „Niezb dnik”. ł ę

Wi cej informacji o skutecznych, oryginalnych sposobach promocji i komunikacji mo na znale w na stronieę ż źć http://www.dzialajlokalnie.pl w zak adce „Mediateka”, „Promocja” oraz w za cznikach 1 i 2 niniejszegoł łą Przewodnika.

Konkurs „Opowiedz...”

Konkurs „Opowiedz…” przeznaczony jest dla grantobiorców Programu „Dzia aj Lokalnie” i bezpo rednichł ś beneficjentów realizowanych projektów. Chcemy zach ci do udzia u, by poprzez prace konkursowe przedstawilię ć ł Pa stwo efekty przeprowadzonych projektów, czyli pokazali, co da y one spo eczno ci lokalnej. W konkursie mogń ł ł ś ą wzi udzia wszystkie ch tne organizacje, które otrzyma y w danym roku rodki na przeprowadzenie projektu wąć ł ę ł ś ramach Programu „Dzia aj Lokalnie” VIII.ł

Prace powsta e w ramach konkursu „Opowiedz…” powinny spe nia funkcje komunikacyjno-promocyjne,ł ł ć wykorzystuj c przy tym nowoczesne technologie i nieograniczone zasoby ludzkiej pomys owo ci. Chcemy, abyą ł ś autorzy prac skupili si zarówno na formie, jak i na tre ci prac.ę ś

Konkurs adresowany jest do wszystkich grantobiorców 60 ODL (które organizuj konkursy lokalne)ą uczestnicz cych w Programie „Dzia aj Lokalnie” VIII, realizuj cych lokalne konkursy grantowe w 2013 roku.ą ł ą

Przebieg konkursu

21


I etap (lokalny)

Na tym etapie konkurs organizowany jest przez ch tne ODL dla grantobiorców realizuj cych projektyę ą . ODL zach caę organizacje do wzi cia udzia u w konkursie, wspiera je te podczas tworzenia prac. ę ł ż

Z nades anych ł prac O rodek Dzia aj Lokalnie wy oni po ś ł ł jednej najlepszej w ka dej kategoriiż . Nast pnie prace teę przes ane zostan do Akademii do oceny na etapie ogólnopolskim konkursu.ł ą

Na stronie internetowej programu, w zak adce konkurs „Opowiedz…”, znajd Pa stwo materia y, które mog był ą ń ł ą ć pomocne w przygotowaniu oryginalnej pracy konkursowej:

broszura „Twórcze opowiadanie o projektach spo ecznych”, ł krótki film zawieraj cy uniwersalne uwagi jurorów, ą prezentacj zawieraj c prace nagrodzone w poprzedniej edycji konkursu,ę ą ą wskazówki dotycz ce wykorzystania muzyki w pracach konkursowych,ą

Inspiracje do dzia a znajd Pa stwo na stronie: http://www.dzialajlokalnie.pl/ł ń ą ń w zak adce konkurs „Opowiedz…”.ł

W pierwszym etapie konkursu ODL mo e równie ustanowi dodatkowe, w asne kategorie konkursowe, jednakż ż ć ł prace z o one w tych kategoriach nie zostan zg oszone do etapu ogólnopolskiego.ł ż ą ł

II etap (ogólnopolski)

Z prac nagrodzonych na etapie lokalnym, ODL mo e zg osi maksymalnie 3 prace do etapu ogólnopolskiego: poż ł ć jednej pracy z ka dej kategorii konkursowej. O rodek Dzia aj Lokalnie nie ma obowi zku sk adania prac weż ś ł ą ł wszystkich kategoriach.

Nagrody za najlepsze prace zostan wr czone laureatom latem 2014 roku podczas gali podsumowuj cej lokalneą ę ą konkursy grantowe realizowane w ramach VIII edycji Programu „Dzia aj Lokalnie” w 2013 roku.ł

Kategorie konkursowe

Projekty realizowane w ramach Programu „Dzia aj Lokalnie” nakierowane s na budowanie dobra wspólnego przezł ą mieszka ców ma ych miejscowo ci. adna z tysi cy inicjatyw realizowanych w ca ej Polsce nie odby aby si , gdybyń ł ś Ż ę ł ł ę

22


nie zaanga owanie, pomys owo , aktywno ludzi bior cych udzia w Programie. W ka dym z projektów chodzi oż ł ść ść ą ł ż ł o zmian ludzkich zachowa , przeobra enie wygl du miejscowo ci lub te stworzenie nowej marki w regionie, wę ń ż ą ś ż postaci ciekawego wydarzenia, produktu regionalnego, wokó którego b d jednoczy si dzia ania mieszka ców ił ę ą ć ę ł ń który przyci gnie go ci z bliska i z daleka.ą ś

Kategorie Konkursu „Opowiedz…” wychodz naprzeciw tym zmianom, dlatego Akademia zaprasza doą skoncentrowania si na osobistych historiach ludzi, liderów lokalnych, na pokazaniu konkretnych przeobra e wę ż ń danej miejscowo ci, a tak e na wypromowaniu inicjatyw, które s ciekaw propozycj dla ca ego regionu.ś ż ą ą ą ł

Zale y nam na zachowaniu perspektywy sukcesu. Za pomoc twórczych rodków wyrazu realizatorzy projektówż ą ś „Dzia aj Lokalnie” powinni pokaza swoje fantastyczne inicjatywy i ich wspania e rezultaty oraz pozytywne zmiany,ł ć ł które zasz y w spo eczno ciach w wyniku ich aktywno ci. ł ł ś ś

Kategoria 1: CZ OWIEKŁ

W tej kategorii oczekujemy prac, które opowiedz o konkretnych osobach zaanga owanych w realizacj projektu lubą ż ę jego inspiratorów. Prace, przez pryzmat tych osób, zilustruj zmian , jaka dokona a si w ca ej spo eczno ci, wą ę ł ę ł ł ś której realizowane by y dzia ania. Mog to by lokalni liderzy, ale te zwykli uczestnicy projektu, doro li i dzieci –ł ł ą ć ż ś ka dy, kto mo e by bohaterem historii zwi zanej z projektem. ż ż ć ą

Kategoria 2: MIEJSCE

Kategoria ta pozwala na pokazanie konkretnych zmian, jakie zasz y w miejscowo ciach – wsiach i miasteczkach, wł ś których realizowane by y projekty. Wa ne jest, aby pokaza stan sprzed zmiany, a nast pnie pokaza wspóln pracł ż ć ę ć ą ę i oczywi cie - efekt. Zale y nam, aby prace w tej kategorii pokazywa y miejsce, które czy ludzi. ś ż ł łą

Kategoria 3: MOTYW

Kategoria „Motyw” daje mo liwo podzielenia si sukcesem skoncentrowanym wokó pewnego konkretnegoż ść ę ł produktu czy efektu projektu, jak np. ciekawego lokalnego wydarzenia (festyn, przegl d, konkurs, happening,ą warsztat etc.), które przyci gn o zarówno mieszka ców, jak i turystów. W tej kategorii mieszcz si równieą ęł ń ą ę ż regionalne wytwory zwi zane z dziedzictwem kulturowym, czy inne konkretne przedmioty stanowi ce motywą ą przewodni zrealizowanego projektu. Wa ne, aby ogniskowa y zainteresowanie mieszka ców i pozwala y na ichż ł ń ł rozwój, odpowiadaj c jednocze nie na konkretne potrzeby. Zale y nam, aby prace w tej kategorii pokaza y takią ś ż ł motyw, który po czy ludzi.łą ł

Forma prac

Reporta multimedialnyż : nie d u szy ni 2,5 minutył ż ż ; nale y przes a ż ł ć link do nagrania na otwartym serwisie internetowym umo liwiaj cym prezentacj ż ą ę filmów, wideoklipów lub w asnych mini produkcji w ł Internecie (np. youtube, vimeo).

Krótki film: nie d u szy ni 2,5 minutył ż ż ; nale y przes a ż ł ć link do nagrania na otwartym serwisie internetowym umo liwiaj cym prezentacj ż ą ę filmów, wideoklipów lub w asnych mini produkcji w ł Internecie (np. youtube, vimeo).

Nie przyjmujemy prac na p ytach CD i innych no nikach, jak równie w postaci za czników do e-maili.ł ś ż łą Przyjmujemy jedynie linki do stron internetowych. Prace, które nie spe niaj wymienionych parametrów mogł ą ą zosta odrzucone z przyczyn formalnych.ć

Do ka dej pracy (niezale nie od formy) musi by do czony ż ż ć łą krótki opis (do 1000 znaków ze spacjami), oddaj cyą najwa niejsze za o enia projektu. ż ł ż Opis nale y zamie ci w karcie zg oszenia do konkursuż ś ć ł , jak równie wż serwisie, w którym zosta a zamieszczona praca.ł

Prace konkursowe powinny by opatrzone o wiadczeniem:ć ś

[Tytu lub opis utworu] jest dost pny na licencji Creative Commons Uznanie autorstwa 3.0 Polska.ł ę

23

http://pl.wikipedia.org/wiki/Internet

http://pl.wikipedia.org/wiki/Wideoklip

http://pl.wikipedia.org/wiki/Film

http://pl.wikipedia.org/wiki/Serwis_internetowy

http://pl.wikipedia.org/wiki/Internet

http://pl.wikipedia.org/wiki/Wideoklip

http://pl.wikipedia.org/wiki/Film




Przedstawiony projekt dofinansowano ze rodków Programu „Dzia aj Lokalnie VIII” Polsko-ś łAmeryka skiej Fundacji Wolno ci.ń ś

oraz zawiera logo Programu „Dzia aj Lokalnie” na planszy ko cowej.ć ł ń

Zale y nam na tym, by z o one prace by y krótkie, ale w tej w a nie formie opowiada y o najwa niejszychż ł ż ł ł ś ł ż zdarzeniach, które mia y miejsce podczas projektu, i zmianach, jakie wprowadzi on w lokalnej spo eczno ci. Praceł ł ł ś powinny zosta przygotowane w sposób interesuj cy, atrakcyjny i nowatorski.ć ą

Szczegó owy opis wymaga stawianych pracom konkursowym znajduje si na stronie http://www.dzialajlokalnie.plł ń ę w zak adce: konkurs „Opowiedz...”.ł

24


Za czniki łą

Poni ej znajd Pa stwo dokumenty, które b d przydatne w prowadzeniu projektu. Za czniki zosta y przygotowaneż ą ń ę ą łą ł tak, by mo na je by o swobodnie kopiowa oraz wype nia na komputerze.ż ł ć ł ć

Lista dost pnych wzorów dokumentów:ę

1. Karta ewidencji czasu pracy wolontariusza,

2. O wiadczenie wolontariusza pe noletniego,ś ł

3. O wiadczenie wolontariusza niepe noletniego,ś ł

4. O wiadczenie partnera/darczy cy,ś ń

5. Pro ba o zmian w harmonogramie/bud ecie projektu,ś ę ż

6. Zgoda autora na wykorzystanie zdj ,ęć

7. Zgoda na wykorzystanie wizerunku,

8. Zestawienie faktur/ dokumentów ksi gowych.ę

Za czniki:łą

1. Komunikacja w pigu ce,ł

2. Dlaczego warto opowiada twórczo o projektach spo ecznych.ć ł

Przez ca y czas trwania projektu pozostajemy do Pa stwa dyspozycji. W miar mo liwo ci b dziemy odpowiada nał ń ę ż ś ę ć Pa stwa pytania pisemnie, e-mailowo i telefonicznie. Zawsze znajdziemy konstruktywne rozwi zanie Pa stwań ą ń problemu. yczymy sukcesów w realizacji projektu i rado ci z cudownej przygody z Programem „Dzia aj Lokalnie”.Ż ś ł

Kontakt: Partnerstwo Borów Niemodli skichńul. Bohaterów Powsta l skich 34 (II pi tro, nad bibliotek )ń Ś ą ę ą49-100 Niemodlin

www.boryniemodlinskie.pl

25


Przewodnik do umowy dotacji

Programu „Dzia aj Lokalnie” VIIIł

WZORY DOKUMENTÓW

26


Karta ewidencji czasu pracy wolontariusza w projekcie

(nazwa)……………………………………………………………………………………………………realizowanym w ramach Programu „Dzia aj Lokalnie”ł

Imi i nazwisko wolontariusza:…………………………………………………………………….ę

……………………… (podpis osoby zatwierdzaj cej kart wraz z piecz tk )ą ę ą ą

27

DataLiczba godzin

Zakres wykonywanych czynno ciś Podpis

SUMA:


O wiadczenie pe noletniego wolontariuszaś ł

Ja, ni ej podpisany, o wiadczam, e w dniu………………………… wykona em na rzecz projektuż ś ż ł (nazwa) ….................................................................................. realizowanego przez.............................. (nazwa grantobiorcy) w ramach Programu „Dzia aj Lokalnie” nieodp atnie nast puj ce dzia ania:ł ł ę ą ł

-

-

-

-

Szacowana warto wykonanej pracy wynosi ……........................ z , zgodnie z za czon kart ewidencjiść ł łą ą ą czasu pracy.

Podpis odbieraj cego us ugą ł ę Podpis wolontariusza (imi i nazwisko)ę…………………………………………………………………

…………………………………………………………………

28


O wiadczenie niepe noletniego wolontariuszaś ł

Ja, ni ej podpisany, o wiadczam, e w dniu………………………… wykona em na przecz projektuż ś ż ł (nazwa) …................................................................ .......................................... realizowanego przez.............................. (nazwa grantobiorcy) w ramach Programu „Dzia aj Lokalnie” nieodp atnieł ł nast puj ce dzia ania:ę ą ł

-

-

-

-

Szacowana warto wykonanej pracy wynosi ……........................ z , zgodnie z za czon kart ewidencjiść ł łą ą ą czasu pracy.

Podpis odbieraj cego us ugą ł ę Podpis wolontariusza (imi i nazwisko)ę…………………………………………………………………

…………………………………………………………………

Po wiadczam prawdziwo o wiadczenia syna/córki (niepotrzebne skre li )ś ść ś ś ć

Podpis opiekuna prawnego

…………………………………………………………………

29


O wiadczenie partnera/darczy cyś ń

Ja, ni ej podpisany, o wiadczam, e w dniu………………………… u yczy em/ przekaza em bezp atnież ś ż ż ł ł ł towar/ wykona em us ug ........................................... o warto ci ...................... z na rzecz projektuł ł ę ś ł (nazwa) …......................... ..............................................realizowanego przez (nazwa grantobiorcy) ……..................................................................... w ramach Programu „Dzia aj Lokalnie”.ł

30

Podpis przyjmuj cegoą Podpis partnera/darczy cy ń(imi i nazwisko)ę

…………………………………………………………………

…………………………………………………………………


DANE ODL

Dotyczy umowy nr: ………...

Pro ba o dokonanie zmiany w harmonogramie/bud ecie*ś ż

Zwracam si z pro b o wyra enie zgody na zmiany w harmonogramie/bud ecie projektu realizowanego w ramachę ś ą ż ż otrzymanej dotacji.

Zmiana dotyczy b dzie………………………………………….....................................................ć ę

............................................................................................................................

............................................................................................................................

Zmiana w harmonogramie/bud ecie wynika z (prosimy poda przyczynż ć ę zmiany) ............................................................................................................................

............................................................................................................................

............................................................................................................................

W za czniku łą przesy am propozycj nowego harmonogramu/bud etu projektuł ę ż

Osoba/-y upowa niona/-eż

………………………………………………

(imi i nazwisko) ę

*Niepotrzebne skre li ś ć

31


ZGODA AUTORA NA WYKORZYSTANIE ZDJĘĆ

Udzielam Partnerstwu Borów Niemodli skich i Akademii Rozwoju Filantropii w Polsce (na mocy umowy dotacjiń zawartej pomi dzy Partnerstwem Borów Niemodli skich i Akademi Rozwoju Filantropii w ramach Programuę ń ą „Dzia aj Lokalnie”), nieodwo alnego i nieodp atnego prawa wielokrotnego wykorzystywania wykonanych przezeł ł ł mnie zdj bez konieczno ci ka dorazowego ich zatwierdzania. Zgoda obejmuje wykorzystanie, utrwalanie, obróbkęć ś ż ę i powielanie wykonanych zdj za po rednictwem dowolnego medium wy cznie w celu zgodnym z prowadzonęć ś łą ą przez (nazwa ODL) .................................................. dzia alno ci .ł ś ą

O wiadczam, e jestem pe noletni/a i nieograniczony/a w zdolno ci do czynno ci prawnych, oraz e zapozna em siś ż ł ś ś ż ł ę z powy sz tre ci i w pe ni j rozumiem. ż ą ś ą ł ą

.............................

Miejscowo , dataść

32

........................... .................................. ................................

IMIĘ NAZWISKO PODPIS


ZGODA NA WYKORZYSTANIE WIZERUNKU

Udzielam Partnerstwu Borów Niemodli skich i Akademii Rozwoju Filantropii w Polsce (na mocy umowy dotacjiń zawartej pomi dzy Partnerstwem Borów Niemodli skich i Akademi Rozwoju Filantropii w ramach programuę ń ą „Dzia aj Lokalnie”), nieodwo alnego i nieodp atnego prawa wielokrotnego wykorzystywania zdj z moimł ł ł ęć wizerunkiem bez konieczno ci ka dorazowego ich zatwierdzania. Zgoda obejmuje wykorzystanie, utrwalanie,ś ż obróbk i powielanie wykonanych zdj za po rednictwem dowolnego medium wy cznie w celu zgodnym zę ęć ś łą prowadzon przez (nazwa ODL) .................................................. dzia alno ci .ą ł ś ą

O wiadczam, e jestem pe noletni/a i nieograniczony/a w zdolno ci do czynno ci prawnych oraz e zapozna em si zś ż ł ś ś ż ł ę powy sz tre ci i w pe ni j rozumiem. ż ą ś ą ł ą

.............................

Miejscowo , dataść

33

........................... .................................. ................................

IMIĘ NAZWISKO PODPIS

Program „Dzia aj Lokalnie” Polsko-Ameryka skiej Fundacji Wolno ci jest realizowany przez Akademi Rozwoju Filantropii w Polsce i O rodki Dzia ajł ń ś ę ś ł Lokalnie

Zestawienie dokumentów do projektu ………………………………………… realizowanego przez ……………………………………….

Lp.

Numer dokumentu

(nr rachunku, faktury, umowy)

Pozycja w bud ecież Data

wystawienia dokumentu

Opis kosztu Kwota (z )łZ tego ze rodkówś pochodz cych zą dotacji (z )ł

Z tego ze rodkówś pochodz cych zą wk aduł finansowego (z )ł

Z tego ze rodkówś pochodz cych zą wk aduł niefinansowego (z )ł

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

…

R A Z E M

Program „Dzia aj Lokalnie” Polsko-Ameryka skiej Fundacji Wolno ci jest realizowany przez Akademił ń ś ę Rozwoju Filantropii w Polsce i O rodki Dzia aj Lokalnieś ł

ZA CZNIK 1ŁĄ

Komunikacja w pigu ceł

tekst: Katarzyna Karpa- widerekŚ

Przekonanie firm, które z zasady nastawione s na maksymalizacj zysku, eby odda y Wam cz swojego dorobkuą ę ż ł ęść w nadziei na to, e wykorzystacie go dla dobra wspólnego, to retoryczny Mount Everest. Ale przecie bez wiary iż ż ch ci zmieniania wiata nie by oby Pa stwa tutaj!ę ś ł ń

Poniewa mo e tak si zdarzy , e b dziecie mieli tylko jedn szans , aby przekona do siebie przedsi biorc , zanimż ż ę ć ż ę ą ę ć ę ę napiszecie list, wyst picie na zebraniu, spotkacie si z przysz ym donatorem twarz w twarz, warto si do tegoą ę ł ą ę przygotowa . Poni ej kilka wskazówek.ć ż

1. E-mail

Najtrudniej jest zacz – nie lekcewa tytu u. ąć ż ł Na nasz skrzynk przychodzi codziennie od kilkudziesi ciu doą ę ę kilkuset wiadomo ci z zaproszeniami na spotkania, z pro b o wsparcie itd. Z braku czasu selekcja jest cz sto bardzoś ś ą ę szybka: liczy si nadawca i... tytu . Je eli nadawca jest nieznany, a tytu nieciekawy, w wi kszo ci przypadkówę ł ż ł ę ś wiadomo l duje w koszu. Tytu to znak tekstu, symbol, wizytówka, to informacja, któr si zapami tuje. Takaść ą ł ą ę ę forma zaproszenia: „Zaproszenie na spotkanie w sprawie wsparcia O rodka Dzia aj Lokalnie z D bek”ś ł ą mo e ujż ść uwadze, ale taka: „D bki na starcie – zapraszamy za tydzie ”ą ń ma wi ksze szanse na to, e adresat przeczyta list.ę ż

2. Pierwszy akapit

O czytelnika trzeba jednak powalczy – po tym, jak zdecydowa si otworzy list, ju pierwszy akapit musi goć ł ę ć ż zainteresowa . Piszmy lub mówmy o efektach: D bki atrakcj turystyczn ? Nie mamy w tpliwo ci, e to mo liwe,ć ą ą ą ą ś ż ż nowe k pielisko, cie ki rowerowe s w zasi gu r ki. Jeste my tu po to, by razem j wyci gn ...ą ś ż ą ę ę ś ą ą ąć

3. Piramida na g owie: mówmy do ludzi tak, jakby my chcieli, eby mówiono do nasł ś ż

Odbiorca otrzymuje od nas informacje zwi zane z najwa niejszymi pytaniami: kto? co? kiedy? gdzie? dlaczego?ą ż jak? Najwa niejsza informacja umieszczana jest zatem na pocz tkuż ą tekstu. Ta podstawowa dziennikarska zasada wyklucza trójdzielny schemat konstruowania wypowiedzi, który zak ada, e najpierw powinien by wst p, a nał ż ć ę ko cu wnioski czy podsumowanie. Rezygnuj c z niego, mamy wi ksz szans , e stawiaj c na spotkaniu lub w e-ń ą ę ą ę ż ąmailu kropk nad „i”, b dziemy j stawia przy komplecie s uchaczy.ę ę ą ć ł

4. Aby j zyk gi tki powiedzia wszystko, co pomy li g owa...ę ę ł ś ł

Starajmy si u ywa krótkich zda i prostych s ów i b d my naturalni. Fachowe s ownictwo („fundraising”,ę ż ć ń ł ą ź ł „beneficjenci”, „grantobiorcy”) nas uwiarygodnia, ale nie w nadmiarze, bo nasz odbiorca pomy li, e siś ż ę wywy szamy albo pozujemy, a to podwa y nasz wiarygodno .ż ż ą ść

5. Kim jest odbiorca

Je eli mówimy do ka dego, to mówimy do nikogo. wiadomo tego, kim jest odbiorca, sprawi, e nasz komunikatż ż Ś ść ż ma wi ksz szans do niego dotrze i odpowiedzie na jego potrzeby (inaczej mówimy do odbiorcy, który ju nasę ą ę ć ć ż zna, a inaczej do osoby obcej).

6. Me-Retoryczni

Retoryka to sztuka mówienia. Jest wi c czym , co ka dy z nas posiada i wykorzystuje po to, by by skutecznym.ę ś ż ć Skuteczno zale y od wiadomo ci mowy:ść ż ś ś

– Miej wiadomo intencji – jasne i i klarowne intencje wp ywaj na uporz dkowanie i spójno wypowiedzi.ś ść ł ą ą ść

Program „Dzia aj Lokalnie” Polsko-Ameryka skiej Fundacji Wolno ci jest realizowany przez Akademił ń ś ę Rozwoju Filantropii w Polsce i O rodki Dzia aj Lokalnieś ł

– Mów z sensem – w tki musz si najpierw czy w twoim umy le, a dopiero potem w wypowiedzi. Je elią ą ę łą ć ś ż wcze niej nie b dziesz mia w g owie uporz dkowanego tego, co chcesz powiedzie , masz marne szanse, e uda ciś ę ł ł ą ć ż si to uporz dkowa w trakcie mówieniaę ą ć . cz w tki i zmierzaj do celu. Jeste przewodnikiem wycieczki, na którŁą ą ś ą zapraszasz odbiorców. Oprowadzaj c ich po ciekawych miejscach (swoich w tkach my lowych), musisz najpierwą ą ś wiedzie , po co to robisz, i jaki cel osi gniesz, wybieraj c tak a nie inn trasć ą ą ą ą ę. Nawi zuj do wspólnych do wiadczeą ś ń i bazuj na wspólnej wiedzy twojej i twoich odbiorców. W przeciwnym razie to, co dla ciebie ma sens, nie b dzie goę mia o dla s uchacza.ł ł

– Tekst mówiony to nie tekst pisany – wbrew pozorom tekst mówiony musi by bardziej uporz dkowany. Pami taj,ć ą ę e s uchacz nie mo e wróci do wcze niejszego akapitu, wi c mo e nie zrozumie w tku, je li od razu go jasno nież ł ż ć ś ę ż ć ą ś

wyt umaczysz. (Nie zaszkodzi przed wyst pieniem publicznym spisa najwa niejsze punkty, tak by pouk ada sobieł ą ć ż ł ć wszystko w g owie).ł

Podsumowuj c, by nasz komunikat by przyswajalny, musi spe nia cztery kryteria: prostota, logiczna struktura,ą ł ł ć zwi z o ( redni czas koncentracji to oko o trzech minut), dodatkowa stymulacja ( eby s uchano nas nieco d u eję ł ść ś ł ż ł ł ż ni przez trzy minuty) – przydaj si anegdoty, przyk ady z ycia, zwroty do audytorium, a tak e pytania retoryczne.ż ą ę ł ż ż


ZA CZNIK 2ŁĄ

Dlaczego warto twórczo opowiada o projektach spo ecznychć ł 3

Tekst: zespó Programu „Dzia aj Lokalnie”ł ł

Dzia ania spo eczne stwarzaj wyj tkow okazj do spotkania. Ludzie bezinteresownie wymieniaj si czasem,ł ł ą ą ą ę ą ę wiedz , do wiadczeniem, m dro ci yciow , energi i entuzjazmem. Donios o takich chwil a prosi si oą ś ą ś ą ż ą ą ł ść ż ę uwiecznienie – mo na je potem wspomina , szukaj c si i inspiracji do dalszego zmieniania siebie samych i wiata.ż ć ą ł ś Nie mo na jednak zapomina , e dokumentacja projektu s u y tak e innym, równie wa nym celom.ż ć ż ł ż ż ż

Najwa niejszym z nich jest utrwalenie zmiany istotnej dla spo eczno ci. Cz sto dzi ki naszym dzia aniom zmieniaż ł ś ę ę ł si oblicze naszej miejscowo ci, zmieniaj si ludzie, którzy ucz si wspó pracowa . Bywa, e koncentruj c si naę ś ą ę ą ę ł ć ż ą ę procesie, na samych dzia aniach, tracimy z oczu t przemian . Zabieramy aparat czy kamer dopiero, gdy co sił ę ę ę ś ę dzieje, a tymczasem warto pokaza tak e stan sprzed rozpocz cia realizacji projektu. Nie jest to atwe, zw aszczać ż ę ł ł gdy nasz projekt zmienia co w ludziach, a nie w otoczeniu materialnym. Tym wi kszej czujno ci wymaga toś ę ś zadanie od twórcy. Niezb dne jest równie pokazanie rezultatu, czyli efektu, który uda o si wspólnie wypracowa .ę ż ł ę ć Na wszystkich tych etapach (przed, po i w trakcie) warto koncentrowa si na ludziach.ć ę

Fotografia, film czy multimedia bardzo przemawiaj do wyobra ni, a tym samym umo liwiaj stworzenieą ź ż ą materia ów informacyjnych i promocyjnych komunikuj cych o naszych dzia aniach – folderów, ulotek, plakatów,ł ą ł publikacji, prezentacji, artyku ów w prasie, stron internetowych, blogów. Przecie chcemy pokaza , e nie tylkoł ż ć ż mi o sp dzili my wspólnie czas, lecz tak e (przede wszystkim!) nasza miejscowo jest ju inna, lepsza, adniejsza,ł ę ś ż ść ż ł bardziej funkcjonalna, podobnie my sami – umiemy wspó pracowa , czego si nauczyli my, wzi li my sprawy wł ć ś ę ś ę ś swoje r ce. Tak pokazane dzia ania na pewno zjednaj nam partnerów – zarówno media, jak i gminy czy inneę ł ą instytucje ch tnie w cz si w skuteczne dzia anie. Efekty za najlepiej wida wtedy, gdy mamy je z czymę łą ą ę ł ś ć porówna .ć

Dobra i zarazem twórcza prezentacja projektu stwarza równie mo liwo ci komunikacji wizualnej z darczy cami –ż ż ś ń zdj cia, filmy czy multimedia mog lepiej przekaza osi gni cia ni zwyk e przemówienie. Potencjalny darczy caę ą ć ą ę ż ł ń mo e wtedy na w asne oczy zobaczy , do czego jeste my zdolni, jak dzia amy. Dla niego licz si konkretne efekty,ż ł ć ś ł ą ę wi c trzeba je pokaza . Skuteczno jest w biznesie cenion warto ci , dlatego szczególnie warto powo ywa si naę ć ść ą ś ą ł ć ę ewidentn , widoczn zmian , której dokonali my.ą ą ę ś

3 Rozdzia stanowi fragment publikacji ł Dlaczego warto w twórczy sposób opowiada o projektach spo ecznychć ł , stworzonej przez Akademi Rozwoju Filantropii w Polsce na potrzeby konkursu „Opowiedz...”, ARFP, 2010.ę

37


Prawa autorskie: Akademia Rozwoju Filantropii w Polsce

Akademia udziela zgody O rodkom Dzia aj Lokalnie i innym partnerom Akademii na wykorzystywanie niniejszegoś ł opracowania wy cznie na potrzeby realizacji programu „Dzia aj Lokalnie”. łą ł

Wykorzystanie fragmentów lub ca o ci niniejszego opracowania do celów innych ni realizacja Programu „Dzia ajł ś ż ł Lokalnie” wymaga pisemnej zgody ARFP.

Publikacj przygotowa i konsultowa zespó Akademii i przedstawicieli O rodków Dzia aj Lokalnie:ę ł ł ł ś ł

38

przewodnik do umowy dotacji programu „działaj lokalnie”...

Documents