quản trị sản xuất dịch vụ

http://phamloc120893.blogspot.com

PHẠM LỘC BLOG - BLOG CHIA SẺ TÀI LIỆU HỌC TẬP

Upload by Phạm Lộc Blog

QUẢN TRỊ

SẢN XUẤT DỊCH VỤ

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................. 1

1.1 Lý do chọn đề tài .......................................................................................... 1

1.2 Mục đích nghiên cứu .................................................................................... 2

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................ 2

1.4 Phương pháp nghiên cứu .............................................................................. 2

1.5 Bố cục nghiên cứu ........................................................................................ 2

PHẦN NỘI DUNG............................................................................................. 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ

HÀNG TỒN KHO ............................................................................................. 3

1.1 Khái niệm hàng tồn kho trong doanh nghiệp ............................................... 3

1.1.1 Hệ thống tồn kho .................................................................................... 3

1.1.2 Các quan điểm khác nhau về lượng tồn kho .......................................... 3

1.1.3 Phân loại hàng tồn kho ........................................................................... 4

1.1.4 Phân tích chi phí tồn kho ........................................................................ 7

1.1.5 Kỹ thuật phân tích ABC trong phân loại hàng tồn kho .......................... 9

1.2 Sự cần thiết và nguyên nhân của hàng tồn kho .......................................... 11

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho .................................................. 12

1.4 Quy trình quản trị hàng tồn kho .................................................................. 14

1.5 Các mô hình quản trị tồn kho ..................................................................... 14

1.5.1 Mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ – Economic Order Quantity) 14

1.5.2 Mô hình mức đặt hàng theo sản xuất (POQ – Production Order Quantity

Model) ........................................................................................................... 18

1.5.3 Mô hình tồn kho có sản lượng để lại nơi cung ứng (BOQ – Back Order

Quantity) ........................................................................................................ 20

1.5.4 Mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM – Quantity Discount Models) 21

1.5.5 Mô hình xác suất với thời gian không đổi ............................................ 22

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN LẠNH HOÀNG ĐẠT ........................ 23

2.1 Giới thiệu về công ty .................................................................................. 23

2.2 Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại công ty .............................................. 24

2.2.1 Nguyên tắc giao nhận hàng của công ty ............................................... 24

2.2.2 Phân loại hàng tồn kho của công ty ...................................................... 25

2.2.3 Yếu tố tác động đến quản lý tồn kho hàng hóa tại công ty .................. 28

2.2.4 Tình hình thực hiện công tác quản lý tồn kho tại công ty .................... 31

2.3 Đánh giá chất lượng công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần cơ

điện lạnh Hoàng Đạt ......................................................................................... 35

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC

QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN

LẠNH HOÀNG ĐẠT ...................................................................................... 38

3.1 Về khâu dự báo và dự trữ hàng tồn kho ..................................................... 38

3.2 Vai trò của nhà cung cấp ............................................................................ 39

3.3 Kiểm soát và quản lý kho ........................................................................... 40

3.4 Nâng cao trình độ và ý thức trách nhiệm đối với nhân viên quản lý kho ... 41

PHẦN KẾT LUẬN .......................................................................................... 42

TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................. 43

Phạm Lộc Blog – Blog Chia sẻ tài liệu học tập

Website: phamloc120893.blogspot.com | Facebook: facebook.com/phamloc120893


PHẦN MỞ ĐẦU

1.1 Lý do chọn đề tài

Đất nước ta đang trong quá trình phát triển kinh tế và hội nhập theo sự phát triển

của thế giới và xu hướng của thời đại. Hội nhập và phát triển kinh tế cũng là một cơ hội

đồng thời cũng là một thách thức lớn đối với nền kinh tế nước nhà nói chung và cụ thể

là các doanh nghiệp trong nước nói riêng. Nó phải chịu sức ép cạnh tranh quyết liệt từ

bên ngoài cũng như bên trong. Điều đó đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải nỗ lực không

ngừng, phát huy tối đa ưu thế của mình, cũng như khắc phục các mặt yếu kém còn tồn

tại để có thể hòa nhập với nền kinh tế thế giới. Chìa khóa nào có thể mở ra cánh của của

sự thành công đó? Câu hỏi đặt ra như một thách thức đối với các doanh nghiệp là phải

quản trị thật tốt và chặt chẽ vốn lưu động, trong đó hàng tồn kho được xem là tài sản lưu

động quan trọng. Vì vậy công tác quản trị hàng tồn kho là một vấn đề lớn cần được giải

quyết mà không phải chủ doanh nghiệp nào cũng quan tâm. Trong tình trạng hiện nay,

khi khoa học công nghệ phát triển không ngừng, Việt Nam lại đang trong tiến trình hội

nhập, làm thế nào để mang lại hiệu quả, lợi nhuận cao nhưng lại tối thiểu hóa được chi

phí thì đó là bài toán không dễ đối với các nhà quản trị. Bài toán về quản trị hàng tồn

kho cũng thế. Dự trữ bao nhiêu là vừa đủ để vừa tiết kiệm chi phí vừa đem lại hiệu quả

tối ưu? Một doanh nghiệp không quản trị tốt hàng tồn kho sẽ gặp khó khăn trong quá

trình sản xuất và lưu thông hàng hóa. Do đó, để tăng doanh thu đồng thời tiết kiệm chi

phí nhằm tăng lợi nhuận, doanh nghiệp phải có biện pháp quản trị tốt hàng tồn kho.

Công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt chuyên kinh doanh, bán buôn, bán lẻ các

vật tư ngành lạnh. Từ khi hoạt động đến nay, hoạt động quản trị hàng tồn kho của công

ty luôn giữ vai trò quan trọng và càng được chú trọng hơn. Quá trình quản trị hàng tồn

kho được thực hiện khá nghiêm ngặt tuy nhiên cũng có những hạn chế nhất định.

Lấy công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt làm đại diện, nhằm đi sâu tìm hiểu về

lý thuyết quản trị hàng tồn kho trong kinh tế, từ đó so sánh, đánh giá việc thực hiện công

tác quản trị hàng tồn kho tại các công ty Việt Nam, nhóm ECO đã quyết định chọn

“Phân tích thực trạng quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng

Đạt” làm đề tài học tập và nghiên cứu.




1.2 Mục đích nghiên cứu

- Tổng hợp, khái quát những vấn đề lý luận về công tác quản trị hàng tồn kho trong

Doanh nghiệp.

- Tìm hiểu tình hình quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt.

- Đánh giá, nhận xét và đưa ra các đề xuất để hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho

tại công ty.

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản trị hàng tồn kho

- Khách thể nghiên cứu: Công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Không gian: Công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt

+ Thời gian: Năm 2005 - 2012

1.4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: thu thập các thông tin liên quan đến đề tài trong giáo

trình, trên Internet…nhằm hệ thống hóa phần cơ sở lý luận về công tác quản trị hàng tồn

kho, cũng như tìm hiểu thực trạng và đề ra một số kiến nghị góp phần hoàn thiện công

tác quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt.

- Phương pháp hệ thống và phương pháp phân tích tổng hợp để nghiên cứu đầy đủ các

đối tượng khác nhau, có mối quan hệ với nhau cùng tác động đến thực tế doanh nghiệp.

1.5 Bố cục nghiên cứu

Bài tiểu luận gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về quản trị hàng tồn kho

Chương 2: Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng

Đạt

Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ

phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt




PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN

TRỊ HÀNG TỒN KHO

1.1 Khái niệm hàng tồn kho trong doanh nghiệp

1.1.1 Hệ thống tồn kho

Một hệ thống tồn kho là một tập hợp các thủ tục xác định lượng hàng hoá tồn kho

sẽ được bổ sung mỗi lần bao nhiêu, thời điểm nào, các máy móc thiết bị, nhân sự thực

hiện các thủ tục một cách có hiệu quả.

Mỗi hệ thống tồn kho bao giờ cũng yêu cầu những phí tổn để vận hành nó. Phí tổn

đó phụ thuộc vào:

Phương pháp kiểm soát hàng hoá tồn kho;

Quy mô của việc phục vụ khách hàng hay khả năng chống lại sự cạn lượng dự

trữ trong thời gian đặt hàng;

Số lượng hàng tồn kho bổ sung mỗi lần đặt;

Hệ thống tồn kho hiệu quả sẽ làm giảm tối thiểu các khoản chi phí thông qua việc

lựa chọn phương pháp kiểm soát tồn kho và tính toán hợp lý các thông số cơ bản của hệ

thống tồn kho.

1.1.2 Các quan điểm khác nhau về lượng tồn kho

Tồn kho là cần thiết trên các phương diện sau:

Tồn kho để giảm thời gian cần thiết đáp ứng nhu cầu;

Làm ổn định mức sản xuất của đơn vị trong khi nhu cầu biến đổi;

Bảo vệ đơn vị trước những dự báo thấp về nhu cầu.

Trên một khía cạnh khác, tồn kho bao giờ cũng được coi là nguồn nhàn rỗi, do đó

khi tồn kho càng cao thì càng gây ra sự lãng phí. Vậy bao nhiêu tồn kho là hợp lý?

Các nhà quản trị tài chính muốn giữ mức tồn kho thấp và sản xuất mềm dẻo để

doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu nhưng sẽ hạ thấp mức đầu tư vào hàng tồn

kho. Thực tế, tồn kho như một lớp đệm lót giữa nhu cầu và khả năng sản xuất.




Khi nhu cầu biến đổi mà hệ thống sản xuất có điều chỉnh khả năng sản xuất của

mình, hệ thống sản xuất sẽ không cần đến lớp đệm lót tồn kho. Với cách nhìn

nhận như vậy các nỗ lực đầu tư sẽ hướng vào một hệ thống sản xuất linh hoạt,

điều chỉnh sản xuất nhanh, thiết lập quan hệ rất tốt với nhà cung ứng để có thể

đặt hàng sản xuất và mua sắm thật nhanh với quy mô nhỏ.

Các nhà quản trị sản xuất muốn có thời gian vận hành sản xuất dài để sử dụng

hiệu quả máy móc thiết bị, lao động. Họ tin rằng hiệu quả sản xuất, đặt hàng quy

mô lớn có thể bù đắp những lãng phí mà tồn kho cao gây ra. Điều này dẫn đến

tồn kho cao.

Mặc dù cùng mục tiêu giảm thấp các phí tổn liên quan đến tồn kho, song cách nhìn

nhận về vấn đề có thể theo những chiều hướng khác nhau. Rõ ràng, trong những điều

kiện nhất định lượng tồn kho hợp lý cần được xét một cách toàn diện.

1.1.3 Phân loại hàng tồn kho

a. Phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho

Theo tiêu thức phân loại này, những hàng tồn kho có cùng mục đích sử dụng và

công dụng được xếp vào một nhóm, không phân biệt chúng được hình thành từ nguồn

nào, quy cách, phẩm chất ra sao,... Theo đó, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được chia

thành:

Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục

vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như nguyên vật liệu, bán thành

phẩm, công cụ dụng cụ, gồm cả giá trị sản phẩm dở dang.

Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ

phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hoá, thành phẩm,...

Cách phân loại này giúp cho việc sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích, đồng thời

tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán thu

mua, bảo quản và dự trữ hàng tồn kho, đảm bảo hàng tồn kho cung ứng kịp thời cho

sản xuất, tiêu thụ với chi phí thu mua, bảo quản thấp nhất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt

động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.




b. Phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành

Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành:

Hàng tồn kho được mua vào:

Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các

nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp.

Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà

cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng

giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty v.v...

Hàng tồn kho tự gia công: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp sản xuất, gia

công tạo thành.

Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: hàng tồn kho được nhập từ liên doanh,

liên kết, hàng tồn kho được biếu tặng v.v...

Cách phân loại này giúp cho việc xác định các yếu tố cấu thành trong giá gốc hàng

tồn kho, nhằm tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho theo từng nguồn hình thành. Qua

đó, giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ ổn định của nguồn hàng trong quá trình

xây dựng kế hoạch, dự toán về hàng tồn kho. Đồng thời, việc phân loại chi tiết hàng tồn

kho được mua từ bên ngoài và hàng mua nội bộ giúp cho việc xác định chính xác giá

trị hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính hợp nhất.

c. Phân loại kho theo yêu cầu sử dụng


Hàng tồn kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh: Phản ánh giá trị hàng tồn kho

được dự trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành

bình thường.

Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ cao

hơn mức dự trữ hợp lý.

Hàng tồn kho không cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất

phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất.

Cách phân loại này giúp đánh giá mức độ hợp lý của hàng tồn kho, xác định đối

tượng cần lập dự phòng và mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập.




d. Phân loại hàng tồn kho theo kế hoạch dự trữ, sản xuất và tiêu thụ


Hàng tồn trữ an toàn: Phản ánh hàng tồn trữ an toàn để kinh doanh được tiến

hành thường xuyên, liên tục.

Hàng tồn trữ thực tế

Cách phân loại này giúp nhà quản trị xác định được mức dự trữ an toàn phù hợp

đồng thời xác định thời điểm mua hàng hợp lý.

e. Phân loại hàng tồn kho theo phẩm chất

Theo tiêu thức phân loại này, tuỳ thuộc vào chất lượng của hàng tồn kho mà hàng tồn

kho được chia thành:

Hàng tồn kho chất lượng tốt

Hàng tồn kho kém phẩm chất

Hàng tồn kho mất phẩm chất

Cách phân loại này giúp cho việc xác định và đánh giá tình trạng hàng tồn kho trong

doanh nghiệp. Xác định giá trị tổn thất của hàng tồn kho, xác định số dự phòng giảm giá

hàng tồn kho cần lập, đồng thời giúp doanh nghiệp có kế hoạch mua vào, bán ra hợp lý.

f. Phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản


Hàng tồn kho trong doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo

quản tại doanh nghiệp như hàng trong kho, trong quầy, công cụ dụng cụ, nguyên

vật liệu trong kho và đang sử dụng, v.v...

Hàng tồn kho bên ngoài doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được

bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp như hàng gửi bán,

hàng đang đi đường, v.v...

Cách phân loại này giúp cho việc phân định trách nhiệm vật chất liên quan đến hàng tồn

kho, làm cơ sở để hạch toán giá trị hàng tồn kho hao hụt, mất mát trong quá trình bảo

quản.




Tóm lại: Mỗi cách phân loại hàng tồn kho đều có ý nghĩa nhất định đối với nhà

quản trị doanh nghiệp. Do đó, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của nhà quản trị

doanh nghiệp mà kế toán thực hiện tổ chức thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin

về hàng tồn kho theo những cách thức nhất định.

1.1.4 Phân tích chi phí tồn kho

Trong điều kiện nhất định, tồn kho quá cao sẽ làm tăng chi phí đầu tư vào tồn kho,

tồn kho thấp sẽ tốn kém chi phí trong việc đặt hàng, chuyển đổi lô sản xuất, bỏ lỡ cơ hội

thu lợi nhuận.

Khi gia tăng tồn kho sẽ có hai khuynh hướng chi phí trái ngược nhau: một số chi

phí này thì tăng, còn một số khoản chi phí khác thì giảm. Do đó cần phân tích kỹ lưỡng

chi phí trước khi đi đến một phương thức hợp lý nhằm cực tiểu chi phí liên quan đến

hàng tồn kho.

Các chi phí tăng lên khi tăng tồn kho

1. Chi phí tồn trữ

Là những chi phí phát sinh có liên quan đến việc tồn trữ như:

− Chi phí về vốn: đầu tư vào tồn kho phải được xét như tất cả cơ hội đầu tư ngắn hạn

khác. Trong điều kiện nguồn vốn có hạn, đầu tư vào hàng tồn kho phải chấp nhận phí

tổn cơ hội về vốn. Phí tổn cơ hội của vốn đầu tư vào tồn kho là tỷ suất sinh lợi của dự

án đầu tư có lợi nhất đã bị bỏ qua. Sự gia tăng tồn kho làm tăng vốn cho tồn kho, và

chấp nhận phí tổn cơ hội cao.

− Chi phí kho: bao gồm chi phí lưu giữ tồn kho như chi phí kho bãi, tiền lương nhân

viên quản lý kho, chi phí sử dụng các thiết bị phương tiện trong kho (giữ nóng, chống

ẩm, làm lạnh,...)

− Thuế và bảo hiểm: chi phí chống lại các rủi ro gắn với quản lý hàng tồn kho, đơn vị

có thể phải tốn chi phí bảo hiểm, chi phí này sẽ tăng khi tồn kho tăng. Tồn kho là một

tài sản, nó có thể bị đánh thuế, do đó tồn kho tăng chi phí thuế sẽ tăng.




− Hao hụt, hư hỏng: tồn kho càng tăng, thời gian giải toả tồn kho dài, nguy cơ hư hỏng,

hao hụt, mất mát hàng hoá càng lớn. Đây cũng là một khoản chi phí liên quan đến tất cả

các tồn kho ở mức độ khác nhau.

2. Chi phí cho việc đáp ứng khách hàng

Nếu lượng bán thành phẩm tồn kho quá lớn thì nó làm cản trở hệ thống sản xuất.

Thời gian cần để sản xuất, phân phối các đơn hàng của khách hàng gia tăng thì khả năng

đáp ứng những thay đổi các đơn hàng của khách hàng yếu đi.

3. Chi phí cho sự phối hợp sản xuất

Do lượng tồn kho quá lớn làm cản trở qui trình sản xuất nên nhiều lao động được

cần đến để giải toả sự tắc nghẽn, giải quyết những vấn đề tắc nghẽn liên quan đến sản

xuất và lịch trình phối hợp.

4. Chi phí về chất lượng của lô hàng lớn

Khi sản xuất những lô hàng có kích thước lớn sẽ tạo nên tồn kho lớn. Trong vài

trường hợp, một số sẽ bị hỏng và một số lượng chi tiết của lô sản xuất sẽ có nhược điểm.

Nếu kích thước lô hàng nhỏ hơn có thể giảm được lượng kém phẩm chất.

Các chi phí giảm xuống khi tồn kho tăng

1. Chi phí đặt hàng

Bao gồm những phí tổn trong việc tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu từ nhà cung cấp,

các hình thức đặt hàng. Khi chúng ta sản xuất một lô hàng sẽ phát sinh một chi phí cho

việc chuyển đổi qui trình do sự thay đổi sản phẩm từ giai đoạn trước sang giai đoạn tiếp

theo. Kích thước lô hàng càng lớn thì tồn kho vật tư càng lớn, nhưng chúng ta đặt hàng

ít lần trong năm thì chi phí đặt hàng hàng năm sẽ thấp hơn.

2. Chi phí thiếu hụt tồn kho

Mỗi khi chúng ta thiếu hàng tồn kho nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thành phẩm

cho khách hàng, có thể chịu một khoản chi phí như là sự giảm sút về doanh số bán hàng,

và gây mất lòng tin đối với khách hàng. Nếu thiếu hụt nguyên vật liệu cho sản xuất có

thể bao gồm những chi phí của sự phá vỡ qui trình sản xuất này và đôi khi dẫn đến mất




doanh thu, mất lòng tin khách hàng. Để khắc phục tình trạng này, người ta phải có dự

trữ bổ sung hay gọi là dự trữ an toàn.

3. Chi phí mua hàng

Khi mua nguyên vật liệu với kích thước lô hàng lớn sẽ làm tăng chi phí tồn trữ

nhưng chi phí mua hàng sẽ thấp hơn do chiết khấu theo số lượng và cước phí vận chuyển

cũng giảm.

4. Chi phí chất lượng khởi động

Khi chúng ta bắt đầu sản xuất một lô hàng thì sẽ có nhiều nhược điểm trong giai

đoạn đầu, như công nhân có thể đang học cách thức sản xuất, vật liệu không đạt đặc

tính, máy móc lắp đặt cần có sự điều chỉnh. Kích thước lô hàng càng lớn thì có ít thay

đổi trong năm và ít phế liệu hơn.

Tóm lại: Khi tồn kho tăng sẽ có các chi phí tăng lên và có các khoản chi phí khác

giảm đi, mức tồn kho hợp lý sẽ làm cực tiểu tổng chi phí liên quan đến tồn kho.

1.1.5 Kỹ thuật phân tích ABC trong phân loại hàng tồn kho

Kỹ thuật phân tích ABC thường được sử dụng trong phân loại hàng hóa tồn kho,

nhằm xác định mức độ quan trọng của hàng hóa tồn kho khác nhau. Từ đó xây dựng các

phương pháp dự báo, chuẩn bị nguồn lực và kiểm soát tồn kho cho từng nhóm hàng

khác nhau.

Trong kỹ thuật phân tích ABC phân loại toàn bộ hàng hóa dự trữ của đơn vị thành

3 nhóm hàng: nhóm A, nhóm B và nhóm C. Căn cứ vào mối quan hệ giá trị hàng năm

với số lượng chủng loại hàng.

Giá trị hàng hoá dự trữ hàng năm được xác định bằng tích số giữa giá bán một đơn

vị hàng hoá với lượng dự trữ hàng hoá đó trong năm. Số lượng chủng loại hàng là số

lượng từng loại hàng hoá dự trữ trong năm.

Nhóm A: Bao gồm những hàng hóa dự trữ có giá trị hàng năm cao nhất, chiếm

từ 70−80% so với tổng giá trị hàng hoá dự trữ; nhưng về mặt số lượng, chủng

loại thì chỉ chiếm khoảng 10−15% lượng hàng dự trữ.




Nhóm B: Bao gồm những loại hàng hoá dự trữ có giá trị hàng năm ở mức trung

bình, chiếm từ 15−25% so với tổng giá trị hàng dự trữ; nhưng về số lượng, chủng

loại chúng chỉ chiếm khoảng 30% tổng số hàng dự trữ.

Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị thấp, giá trị dự trữ chỉ chiếm khoảng

5% so với tổng giá trị hàng dự trữ; nhưng số lượng chiếm khoảng 50−55% tổng

số lượng hàng dự trữ.

Sơ đồ 1: Phân loại hàng dữ trữ theo kỹ thuật ABC

Trong điều kiện hiện nay việc sử dụng phương pháp phân tích ABC được thực hiện

thông qua hệ thống quản trị dự trữ tự động hoá bằng máy vi tính. Tuy nhiên, trong một

số doanh nghiệp chưa có điều kiện tự động hoá quản trị dự trữ, việc phân tích ABC được

thực hiện bằng thủ công mặc dù mất nhiều thời gian nhưng nó đem lại những lợi ích

nhất định. Kỹ thuật phân tích ABC trong công tác quản trị có những tác dụng sau:

Các nguồn vốn dùng để mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so với nhóm C,

do đó cần sự ưu tiên đầu tư thích đáng vào quản trị nhóm A.

Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểm soát hiện vật.

Việc thiết lập các báo cáo chính xác về nhóm A phải được thực hiện thường

xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất.




Trong dự báo nhu cầu dự trữ, chúng ta cần áp dụng các phương pháp dự báo khác

nhau cho nhóm mặt hàng khác nhau, nhóm A cần được dự báo cẩn thận hơn so

với các nhóm khác.

Nhờ có kỹ thuật phân tích ABC trình độ của nhân viên giữ kho tăng lên không

ngừng, do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm tra, kiểm soát từng nhóm

hàng.

Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ cho chúng ta những kết quả tốt hơn trong

dự báo, kiểm soát, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hoá lượng dự

trữ.

1.2 Sự cần thiết và nguyên nhân của hàng tồn kho

Trong các doanh nghiệp, hàng tồn kho là một bộ phận quan trọng nhất trong hoạt

động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, công tác quản trị hàng tồn kho

luôn là vấn đề cần thiết cho mỗi doanh nghiệp.

Thông thường, các doanh nghiệp sản xuất phải dự trữ một lượng hàng tồn kho phù

hợp với từng giai đoạn khác nhau trong quá trình sản xuất từ nguyên liệu thô cho đến

khi sản phẩm hoàn tất. Trong khi đó, các doanh nghiệp thương mại như nhà phân phối

sỉ hoặc lẻ chỉ dự trữ hàng tồn kho dưới một dạng duy nhất là sản phẩm. Tuy nhiên, mức

độ đầu tư vào lượng hàng tồn kho của các nhà sản xuất có khuynh hướng phụ thuộc vào

khả năng phân phối. Ngay cả khi đối với các nhà phân phối, mức độ đầu tư vào hàng dự

trữ cũng có nhiều khác biệt.

Vấn đề tồn kho có tính hai mặt trái ngược nhau. Đóng vai trò là nhà sản xuất, người

ta thường tìm cách giảm lượng tồn kho, còn với quan điểm của người tiêu thụ mong

muốn tồn kho nhiều để đáp ứng nhu cầu, không để thiếu hụt, v.v… Vì vậy, tính toán để

cân bằng giữa chi phí và rủi ro trong việc dự trữ hàng tồn kho rất quan trọng đối với

hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Dự trữ ít hoặc không có hàng dự

trữ cũng gây nhiều rủi ro không mong muốn cho doanh nghiệp: mất uy tín, sự tín nhiệm

của khách hàng, phá vỡ kế hoạch sản xuất… nên hàng tồn kho là yếu tố không thể thiếu

cho sự hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào.

Chúng ta có thể phân biệt bốn chức năng chính của hàng tồn kho:




Vai trò đầu tiên của hàng tồn kho là để đối phó với các yếu tố bất ngờ và sự rối

loạn có thể xảy đến từ đầu vào. Hàng tồn kho cho phép giải quyết tạm thời sự

gián đọan cung cấp đến từ các nhà cung ứng (sự chậm trễ, sự hư hỏng, sự bãi

công, v.v…) hoặc do sự gián đoạn về vận chuyển (đường xá bị chặn).

Vai trò thứ hai của kho là để bù trừ sự không nhất quán về thời gian và số lượng

giữa sản xuất và yêu cầu. Khoảng cách địa lí chia cách nhà cung ứng và khách

hàng (khoảng cách xa) là lý do đầu tiên. Một lý do khác là nhà cung ứng, dù ở

trong hay ngoài xí nghiệp, đều không có khả năng đáp ứng tức thì các yêu cầu

của khách hàng bởi họ có những ưu tiên riêng.

Chức năng kinh tế: Đối với lợi ích kinh tế của doanh nghiệp việc tích trữ một

lượng hàng tồn kho thích hợp có thể làm giảm chi phí trong việc mua hàng như

chi phí vận chuyển, chiết khấu mua hàng v.v…

Chức năng tiên đoán: Hàng tồn kho là không thể thiếu được khi sản xuất và tiêu

thụ mang tính thời vụ. Mặt khác, có những hàng tồn kho mang tính đầu cơ, từ

những dự đoán sẽ có sự tăng giá vật liệu hoặc do nguy cơ chính trị. Ví dụ như

đầu cơ tích trữ xi măng để cung ứng cho thị trường vào các thời điểm nhạy cảm

khi nhu cầu xây dựng tăng cao.

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho

Mức tồn kho dự trữ của doanh nghiệp nhiều hay ít thường phụ thuộc vào một số yếu tố

cơ bản sau:

Quy mô sản xuất và nhu cầu dự trữ nguyên vât liệu cho sản xuất kinh doanh của

doanh nghiệp. Việc lưu trữ hàng tồn kho giúp hoạt động sản xuất của công ty

không bị gián đoạn. Tuỳ thuộc vào quy mô sản xuất mà duy trì một mức sản

lượng tồn kho phù hợp.

Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trường: Khả năng sẵn sàng cung ứng của

thị trường là một yếu tố tác động trực tiếp đến sản lượng tồn kho của doanh

nghiệp. Đối với những sản phẩm, nguyên vật liệu phổ thông, dễ tìm mua hoặc

mua dễ dàng thì doanh nghiệp sẽ lưu trữ số lượng khác với những mặt hàng mua

khó hơn hoặc tình hình cung ứng sản phẩm gặp khó khăn.




Thời gian vân chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp: Thời gian

vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp cũng quyết định sản

lượng tồn kho của doanh nghiệp. Thời gian vận chuyển ngắn thì lưu trữ số lượng

thấp hơn, ngược lại nếu vận chuyển hàng hóa mất nhiều thời gian thì doanh

nghiệp lưu trữ với số lượng nhiều hơn để có thể đảm bảo hoạt động sản xuất được

diễn ra liên tục.

Xu hướng biến động giá cả hàng hóa, nguyên vât liệu: Tình hình thị trường có

xu hướng biến động liên tục bởi nhiều yếu tố; trong đó, điển hình là giá cả. Để

tránh sự biến động giá cũng như hạn chế rủi ro do biến động giá gây nên, doanh

nghiệp thường có quyết định dự trữ những hàng hóa có giá thường xuyên biến

động tuy nhiên với số lượng vừa phải nhằm hạn chế chi phí lưu kho.

Độ dài thời gian chu ky sản xuất sản phẩm: Chu kỳ sản xuất sản phẩm quyết định

số lượng nguyên vật liệu đầu vào cũng như lượng tồn kho nhất định. Đối với

những doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất sản phẩm ngắn, thì lượng nguyên liệu

cần đảm bảo cho việc sản xuất liên tục vì vậy cần một lượng hàng tồn kho nhất

định để có thể đảm bảo điều đó.

Ngoài ra, trình độ tổ chức sản xuất và khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp,

khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, v.v…cũng ảnh hưởng đến

vấn đề tồn kho của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, không phải lúc nào hàng tồn kho cũng cần phải ở trong kho của doanh

nghiệp là tốt. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp duy trì hàng tồn kho ở mức bằng

0. Đó được xem là một biện pháp tối ưu về quản trị hàng tồn kho cũng như chi phí phát

sinh cho vấn đề tồn kho. Quản trị hàng tồn kho phải trả lời được 2 câu hỏi:

Lượng đặt hàng là bao nhiêu để chi phí tồn kho nhỏ nhất?

Thời điểm nào đặt hàng là thích hợp nhất?

Khi hàng tồn kho được quản lý hiệu quả, doanh nghiệp sản xuất liên tục không đình

trệ, đầu ra ổn định, góp phần giúp doanh nghiệp phát triển cả về tốc độ tăng trưởng; cả

về doanh số, lợi nhuận do tiết kiệm được chi phí trong đó có chi phí rủi ro. Bên cạnh đó,

việc sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng hiệu quả, linh động hơn.




1.4 Quy trình quản trị hàng tồn kho

Quy trình quản trị hàng tồn kho gồm các bước sau:

Nhận hàng: Đo lường và kiểm tra tình trạng, số lượng, chất lượng, chủng loại

hàng hóa hoặc nguyên liệu trước khi nhập kho theo hóa đơn hay phiếu giao hàng.

Dự trữ hàng: Thực hiện việc lưu giữ hàng hóa hay nguyên vật liệu an toàn, đúng

phương pháp đảm bảo cả về số lượng và chất lượng.

Kiểm tra hàng: Kiểm tra hàng hóa hay nguyên liệu theo định kỳ hay đột xuất khi

cần thiết nhằm đảm bảo hàng hóa luôn ở trong tình trạng tốt, không bị thất thoát

và đồng thời đảm bảo các nguyên tắc và phương pháp khi kiểm tra theo Quy định

của công ty.

Ghi sổ: Tiến hành ghi chép và quản lý dữ liệu liên quan đến toàn bộ các hàng

hóa nhập hoặc xuất kho nhằm cập nhật thông tin để ra quyết định dự trữ hiệu quả.

Sắp xếp: Sắp xếp hàng hóa trong kho theo nguyên tắc và trật tự nhằm làm hấp

dẫn khách hàng đồng thời tạo thuận tiện cho việc quan sát, kiểm kê, lấy hàng khi

cần thiết.

Đặt mua hàng: Xác định được số lượng dự trữ cần thiết sao cho không thừa,

không thiếu và lập dự trù đặt mua hàng theo đúng thời điểm, đúng số lượng và

đúng chủng loại.

1.5 Các mô hình quản trị tồn kho

1.5.1 Mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ – Economic Order Quantity)

- Mô hình EOQ là một mô hình quản lý hàng tồn kho mang tính chất định lượng được

sử dụng để xác định mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp, trên cơ sở 2 loại chi phí: chi

phí đặt mua hàng và chi phí lưu kho.




Sơ đồ 2: Mô hình tồn kho EOQ với mức tồn kho không có dữ trữ an toàn

- Mục tiêu của mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ là nhằm làm tối thiểu hóa tổng chi

phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Hai chi phí này phản ứng ngược chiều nhau. Khi quy

mô đơn hàng tăng lên, ít đơn hàng hơn được yêu cầu làm cho chi phí đặt hàng giảm,

trong đó dự trữ bình quân sẽ tăng lên, đưa đến chi phí khi lưu kho. Do đó mà trên thực

tế số lượng đặt hàng tối ưu là kết quả của một sự dung hòa giữa 2 chi phí có liên hệ

nghịch nhau này.

- Mô hình này là một trong những kĩ thuật kiểm soát tồn kho phổ biến và lâu đời nhất,

nó được nghiên cứu và đề xuất từ năm 1915 do ông Ford. W. Harris đề xuất, nhưng đến

nay nó vẫn được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng. Mô hình EOQ chỉ áp dụng được

khi có các điều kiện sau:

Nhu cầu hàng hóa biết trước và ổn định (không đổi).

Thời gian thực hiện đơn hàng biết trước và không đổi.

Lượng hàng đặt mua nhận ngay trong một chuyến hàng

Chỉ tính chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho.

Sự thiếu hụt không xảy ra nếu đơn hàng thực hiện đúng lúc.

Không có chiết khấu theo số lượng.




Có 2 loại chi phí biến đổi: chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ.

Xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ:

Chi phí đặt hàng = Số lần đặt hàng trong năm * Chi phí đặt 1 đơn hàng

Số lần đặt hàng trong năm = Nhu cầu hằng năm

Sản lượng của 1 đơn hàng

Cđh = D

Q . S

Trong đó:

Cđh: Chi phí đặt hàng hàng năm

D: Nhu cầu hàng năm về hàng tồn kho

Q: Sản lượng của một đơn hàng

S: Chi phí đặt 1 đơn hàng.

Chi phí tồn trữ = Lượng tồn kho bình quân * Chi phí tồn trữ 1 đơn vị hàng tồn

kho trong 1 năm

Clk = Q

2 . H

Trong đó:

Clk: Chi phí tồn trữ

Q: Sản lượng hàng của một đơn hàng

H: Chi phí tồn trữ một đơn vị hàng tồn kho/ năm




Để chi phí tồn kho là thâp nhât Cđh = Clk

D

Q∗ . S =

Q∗

2 . H

Q∗2

= 2SD

H

Lượng đặt hàng tối ưu sẽ bằng Q∗ = √ 2SD

H

Tổng chi phí về tồn kho = Chi phí đặt hàng trong năm + Chi phí tồn trữ hàng

tồn kho trong năm

Hay: TC = Cđh + Clk

TC = D

Q∗ . S +

Q∗

2 . H

Sơ đồ 3: Mô hình chi phí theo EOQ

Số lần đặt hàng N = Nhu cầu

Lương đăt hàng =

DQ

Khoảng cách thơi gian giữa 2 lần đặt hàng T = sô ngày làm viêc năm

N




Xác định điểm đặt hàng lại

Điểm đặt hàng lại (ROP) = Nhu cầu hàng ngày x Thơi gian vận chuyển 1 đơn hàng

ROP = d x L

Trong đó:

L: Thời gian vận chuyển 1 đơn hàng

d: Nhu cầu hàng ngày d = D

n

D: Nhu cầu hàng năm

n: Số ngày làm việc trong năm

Sơ đồ 4: Mô hình điểm đặt hàng lại ROP

Ưu điểm, nhược điểm của mô hình EOQ

- Ưu điểm: công cụ giúp xác định mức đặt hàng tối ưu khoảng cách đặt hàng tối ưu

và mức dự trữ bình quân tối ưu.

- Nhược điểm: mang tính lý thuyết và chỉ áp dụng khi có các điều kiện nêu trên.

1.5.2 Mô hình mức đặt hàng theo sản xuât (POQ – Production Order Quantity Model)

- Trong mô hình EOQ chúng ta đã giả định toàn bộ lượng hàng của một đơn hàng được

nhận ngay trong một chuyến hàng. Tuy nhiên, có những trường hợp doanh nghiệp nhận




hàng dần dần trong một thời gian nhất định. Trong trường hợp như thế chúng ta phải

tìm kiếm mô hình đặt hàng khác với EOQ.

- Mô hình biến thể của mô hình EOQ cơ bản là mô hình lượng đặt hàng theo sản xuất

(POQ). Mô hình này được áp dụng trong trường hợp lượng hàng được đưa đến một cách

liên tục, hàng được tích lũy cho đến khi lượng hàng được tập kết hết. Mô hình này cũng

được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp vừa sản xuất vừa bán hoặc doanh nghiệp

tự sản xuất để dùng.

- Trong mô hình POQ, cơ bản giống như mô hình EOQ, điểm khác biệt duy nhất là hàng

được đưa đến nhiều chuyến. Bằng phương pháp giống như EOQ có thể tính được mức

tồn kho tối đa.

Mức tồn kho tối đa = Tổng số đơn vị hàng được – Tổng số hàng được sử dụng

cung ứng trong thơi gian t trong thơi gian t

Qmax

= P.t - d.t = P.Q

P- d

Q

P = Q (1-

d

P)

Trong đó:

Q: Sản lượng của đơn hàng.

P: Mức độ sản xuất hàng ngày

t: Thời gian sản xuất đủ số lượng 1 ngày.

d: Nhu cầu sử dụng hàng ngày

Lượng cung ứng trong mỗi ngày: Q = P.t

Chi phí tồn trữ Cllk = Q2

(1 - dP

) . H

Hàm tổng chi phí trong trương hợp này đươc viết lại TC = DQ

S + Q2

H (1 - dp

)

Lượng đơn hàng tối ưu Q* = √2DS

H(1 - dP

)




Sơ đồ 5: Mô hình lượng đặt hàng sản xuất POQ

1.5.3 Mô hình tồn kho có sản lượng để lại nơi cung ứng (BOQ – Back Order Quantity)

- Mô hình này được xây dựng trên cơ sở giả định rằng tình trạng dự trữ thiếu hụt có chủ

định trước nhưng không làm giảm doanh thu và do đó ta xác định được chi phí thiếu hụt

do việc để lại một đơn vị dự trữ tại nơi cung ứng hàng năm.

- Điều kiện áp dụng mô hình BOQ: doanh nghiệp mua hàng không đem về hết mà gửi

lại một phần ở kho của nhà cung cấp.

- Mục tiêu của mô hình này tìm lượng đặt hàng tối ưu sao cho tổng chi phí (chi phí đặt

hàng, chi phí tồn trữ, chi phí cho lượng hàng để lại ở nơi cung ứng là nhỏ nhất).

Ta có:

- Sản lượng tối ưu: * 2SD H+B

Q = ×H B

- Sản lượng đem về tối ưu: * 2SD B

b = ×H H+B

- Sản lượng để lại nơi cung ứng = Sản lượng 1 đơn hàng – Sản lượng hàng đem về




1

* * * BQ b Q

B H

Trong đó:

Q: Sản lượng của một đơn hàng


S: Chi phí lập đơn hàng

B: Chi phí cho 1 đơn hàng để lại nơi cung ứng hàng năm

b: Sản lượng hàng đem về

1.5.4 Mô hình khâu trừ theo số lượng (QDM – Quantity Discount Models)

- Giả định của mô hình này là khi mua hàng với số lượng lớn.

- Mục tiêu: Chọn lựa mức sản lượng tối ưu để tổng chi phí hàng tồn kho hàng năm (chi

phí đặt hàng, chi phí phí lưu kho, chi phí mua hàng) là nhỏ nhất.

- Để xác định được lượng hàng tối ưu trong 1 đơn hàng, ta tiến hành 4 bước sau đây:

Bước 1: Xác định lượng hàng tối ưu Q* ở từng mức khấu trừ theo công thức sau:

2

SD*Q

IP

Trong đó:

S: Chi phí lập đơn hàng


I: Tỷ lệ phần trăm chi phí tồn trữ tính theo giá mua 1 đơn vị

P: Giá mua 1 đơn vị hàng

H = I.P: Chi phí tồn trữ cho mỗi đơn vị tồn kho 1 năm




Bước 2: Điều chỉnh Q*

- Nếu sản lượng đơn hàng đã tính ở bước 1 thấp không đủ điều kiện để hưởng mức giá

khấu trừ, ta điều chỉnh sản lượng của đơn hàng lên đến mức sản lượng tối thiểu để được

hưởng giá khấu trừ.

- Ngược lại, nếu lượng hàng cao hơn thì điều chỉnh xuống mức tối đa.

Bước 3: Tính tổng chi phí

2

đh tt mhTC C C C

D QTC S H P.D

Q

Trong đó:

Cđh : Chi phí đặt hàng

Clk: Chi phí tồn trữ

Cmh: Chi phí mua hàng

Bước 4: Chọn Q* nào có tổng chi phí về hàng tồn kho là thấp nhất. Đó chính là

lượng hàng tối ưu của đơn hàng.

1.5.5 Mô hình xác suât với thời gian không đổi

- Điều kiện áp dụng mô hình: Nhu cầu hàng tồn kho không biết trước nhưng có thể nhận

dạng thông qua công cụ phân phối xác suất.

- Nhà quản trị nên tính toán để có lượng hàng dự trữ trong kho sao cho đảm bảo không

bị thiếu hụt hàng, mà chi phí tồn kho là thấp nhất. Lượng dự trữ này được gọi là dự trữ

an toàn hay dự trữ bảo hiểm (ký hiệu B)

- Việc tăng thêm lượng tồn kho an toàn là thay đổi điểm đặt hàng lại:

ROPb = L.d + B




CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN LẠNH HOÀNG ĐẠT

2.1 Giới thiệu về công ty

- Công Ty cổ phần Cơ Điện Lạnh Hoàng Đạt (HoangDat Refrigeration Engineering

Joint Stock Company) là doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực phân phối vật tư, thiết bị

cho ngành công nghiệp điện lạnh.

Tên Cty: Công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt

Địa chỉ: 75 Tôn Đức Thắng- Đống Đa- Hà Nội

Tel: 04.32.38.38.38

Fax: 04.37.323.784

Website: www.hoangdat.vn

Mã số thuế: 0101610932

Ngày thành lập: 23/03/2005

Số đăng kí kinh doanh: 0103006548

- Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh: Công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt kinh doanh

trong lĩnh vực thương mại, cung cấp ống đồng, gas lạnh, vật liệu, vật tư, phụ kiện điện

lạnh phục vụ cho việc thi công, lắp đặt, sửa chữa, sản xuất, hệ thống máy lạnh thông

dụng, hệ thống điều hòa công nghiệp, thông gió. Các sản phẩm do công ty cung cấp đã

có mặt tại rất nhiều nhà máy sản xuất và các công trình lớn trên toàn quốc.

- Năm 1993: Khởi đầu là Cửa hàng cơ điện lạnh Hồng Phúc chuyên cung cấp các mặt

hàng điện lạnh dân dụng và công nghiệp tại địa chỉ: 63 Nguyễn Thái Học, Ba Đình, Hà

Nội.

- Năm 1998: Do nhu cầu phát triển của ngành điện lạnh nói chung và sự lớn mạnh của

cửa hàng cơ điện lạnh Hồng Phúc. Công ty trách nhiệm hữu hạn cơ điện lạnh Hồng Phúc

ra đời. Trụ sở đặt tại: 205 Tôn Đức Thắng, Đống Đa, Hà Nội.




- Năm 2000: Công ty trách nhiệm hữu hạn cơ điện lạnh Hồng Phúc đã chuyển đổi cơ

cấu và trở thành công ty cổ phần cơ điện lạnh Hồng Phúc. Trụ sở chính đặt tại 205 Tôn

Đức Thắng, Đống Đa, Hà Nội.

- Năm 2005: Đánh dấu một bước ngoặt của công ty với một loạt thay đổi quan trọng.

Công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt ra đời kinh doanh trong lĩnh vực cung cấp ống

đồng, vật liệu bảo ôn, vật tư và phụ kiện điện lạnh phục vụ cho việc thi công, lắp đặt,

sửa chữa, sản xuất, hệ thống máy lạnh thông dụng, hệ thống điều hòa công nghiệp, thông

gió. Trụ sở chính đặt tại 75 Tôn Đức Thắng, Đống Đa, Hà Nội.

2.2 Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại công ty

2.2.1 Nguyên tắc giao nhận hàng của công ty

- Nhân viên giao hàng bốc xếp hàng hóa trong phạm vi 15 mét tính từ điểm xe đổ hàng.

Không khuân vác hàng hóa lên lầu cao quá 2 tầng nhà. Trường hợp hàng phải đặt lên

lầu cao của nhà, hoặc phải khuân vác hàng đi xa khỏi điểm đỗ hàng, quý khách vui lòng

thỏa thuận với bộ phận giao hàng về phí khuân vác bốc xếp hàng hóa. Quý khách nên

báo trước vị trí, đặc điểm của khu vực giao nhận hàng để công ty tiện sắp xếp việc giao

nhận hàng được thuận tiện.

- Bên nhân hàng phải cử người có trách nhiệm trong việc mua bán hàng này ký xác

nhân vào phiếu giao hàng, xác nhận đã nhận đúng số lượng, chủng loại, mã số, qui cách,

hàng nguyên vẹn không bị sức mẻ, không bể vỡ. Quý khách nên cho kiểm tra hàng chi

tiết trong thùng, kiểm tra kỹ hàng có bị lỗi hay không... rồi xác nhận trực tiếp vào phiếu.

Khi đã giao hàng đúng quy cách, mọi vấn đề sức mẻ, gãy vỡ, móp méo hư hại của hàng

hóa, công ty không hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Công ty nhận hàng trả về theo đúng giá đã bán với điều kiện sau:

Hàng còn nguyên vẹn, nguyên bao bì, không bể vỡ, sức mẻ, móp méo, trầy xước,

không dính bẩn (như hồ, sơn, dầu...), không bị ướt, mất bao bì.

Nếu công ty chấp nhận việc nhận lại hàng, quý khách hàng vui lòng mang hàng

đến trả tại công ty, không nhận chuyên chở hàng trả về.

Thời hạn trả hàng không quá 20 ngày kể từ ngày nhận hàng.




Số lượng hàng trả lại không vượt quá 10% hàng đã mua. Trường hợp lớn hơn

10%, công ty chỉ nhận hàng trả khi khách hàng đã thống nhất mua đổi hàng tương

tự với công ty.

- Khi quý khách hàng ký vào phiếu giao hàng, được xem như đã đồng ý với nguyên tắc

giao hàng của công ty.

- Tâp thể nhân viên công ty phục vụ khách hàng hết mình với tinh thần trách nhiệm,

nhiệt tình, thái độ hòa nhã. Công ty sẵn sàng tiếp thu ý kiến đóng góp chân thành từ phía

khách hàng.

2.2.2 Phân loại hàng tồn kho của công ty

a. Danh mục hàng tồn kho của công ty

Công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt chuyên kinh doanh, bán buôn, bán lẻ các

vật tư ngành lạnh. Vì thế hàng hóa dự trữ của công ty hầu hết là các thành phẩm đã mua

của nhà cung cấp, được giữ lại trong kho của công ty chờ tiêu thụ ra ngoài thị trường.

Hàng hóa của công ty là đa dạng, nhiều chủng loại, nhiều nhóm hàng, được trình bày

dưới bảng sau:

Bảng 1: Danh mục các sản phẩm của công ty

STT Nhóm Mặt hàng thuộc các nhóm

1 Sản phẩm

ống đồng

- Ống đồng ủ mềm (Cuộn PC) dùng trong hệ thống lạnh dân dụng

và công nghiệp.

- Ống đồng cây dùng trong hệ thống lạnh, ống nước, tiếp địa.

- Ống đồng LWC, sử dụng cho các nhà máy sản xuất.

- Ống đồng nhập khẩu nhãn hiệu như: Ống đồng HuaHong, Golden

Dragon, Amour (Trung Quốc); ống đồng Luvata Hitachi (Thái

Lan); Ống đồng Mettube.

2 SP xốp bảo

ôn

- Xốp bảo ôn Superlon (Malaysia) NBR standard.

- Xốp dạng ống, xốp tấm, xốp có keo dán sẵn

-Xốp bảo ôn Amaflex (Thái Lan, Trung Quốc)

- EPDM Standarrd.




- Xốp bảo ôn ORD ( Trung Quốc), xốp phun

3 SP gas lạnh

- Gas lạnh Duppont Suva( Mỹ); gas lạnh Honey.

- Gas lạnh Forance(Pháp), gas lạnh Klea (Nhật), gas lạnh Snowice

(Malaysia), gas lạnh Gujarat hoặc SRF (Ấn độ) với các nhãn hiệu

R22, R134a, R410a, R404c, R407.

4 SP dầu lạnh - Suniso (Nhật)

- Total (Pháp)

5 Phụ kiện ống

đồng

- Măng xông, co, cút bằng đồng, Haliang, Hengsen.

- Phụ kiện đồng vàng Hengsen, que hàn vẩy bạc Harris.

6

SP ống gió

mềm

- Ống gió mềm không bảo ôn.

- Ống gió mềm có bảo ôn bằng bông thuỷ tinh. Đường kính ống

gió mềm (cm) : 100, 150, 200, 250, 300.

7 Máy nén khí Copeland (Thái Lan), Danfoss (Pháp), Matsushita (Malaysia),

Wanbao (Trung Quốc).

8 Vật tư ngành

lạnh khác

- Keo+ Băng dính+ Silicone, đinh ghim tƣ 4cm-7cm; keo dán đặc

chủng dùng trong ngành lạnh, chịu nhiệt, chịu ẩm cao, keo dán

đinh, Silicon.

- Vải thuỷ tinh, Zoăng dán bích ống gió, xốp tấm các loại.

b. Lý do phân loại

Hàng dự trữ của công ty là đa dạng (như đã liệt kê ở bảng trên), nếu không phân

loại thì sẽ khiến công ty gặp khó khăn trong công tác quản lý, kiểm tra, kiểm soát và vận

chuyển bốc dỡ hàng. Khi không đưa ra được quyết định dự trữ đúng thì vừa không đáp

ứng được nhu cầu khách hàng, vừa tốn chi phí lưu kho bảo quản, giảm giá hàng tồn lỗi

thời lạc hậu.

c. Cách thức phân loại

Công ty đã áp dụng mô hình ABC để phân loại hàng dự trữ dựa vào hai tiêu thức là

% về giá trị và % về chủng loại.




Bảng 2: Bảng phân loại hàng dự trữ theo kỹ thuật ABC tại công ty cổ phần cơ

điện lạnh Hoàng Đạt

Hàng dự trữ

% so với

tổng số

loại

hàng

Giá trị

hàng

năm(Tr.d)

% về giá

trị so với

tổng giá trị

hàng năm

Xếp

loại

1. Nhóm ống đồng 6.04 76.424,44 32,08 A

2. Nhóm vật liệu

bảo ôn 4.76 40.582,01 16,99 A

3. Nhóm gas lạnh 5.06 66.307,05 27,76 A

4. Nhóm dầu lạnh 10.08 19.290,19 8,08 B

5. Nhóm phụ kiện 15.05 14.462,86 6,06 B

6. Nhóm ống gió

mềm 4.05 9.618,82 4,03 B

7. Nhóm máy nén

khí, linh kiện điện

lạnh

20.07 4.963,47 2,08 C

8. Nhóm vật tư

khác 34.89 6.991,38 2,92 C

Tổng 100 238.858,25 100

d. Kết quả phân loại

Việc phân loại hàng dự trữ theo nguyên tắc ABC tại công ty là rất khó khăn vì chủng

loại sản phẩm của công ty là đa dạng. Nhưng qua cách phân loại hàng dự trữ của công

ty ta có thể thấy hàng hóa của công ty được chia thành ba nhóm chính:




Nhóm A: Gồm nhóm sản phẩm: ống đồng, vật liệu bảo ôn, gas lạnh.

Nhóm B: Gồm các sản phẩm dầu lạnh, phụ kiện ống đồng và các sản phẩm ống

gió mềm.

Nhóm C: Gồm các sản phẩm còn lại của công ty như máy nén khí, linh kiện điện

lạnh và các vật tư ngành lạnh khác: băng keo, vải thủy tinh, v.v...

2.2.3 Yếu tố tác động đến quản lý tồn kho hàng hóa tại công ty

- Nhà cung cấp: Số lượng, quan hệ và vị thế của công ty với nhà cung cấp là yếu tố quan

trọng giúp Doanh nghiệp đưa ra được mô hình quản trị hàng tồn kho tốt nhất. Khi nhà

cung cấp là đa dạng, quan hệ làm ăn lâu dài thì có thể giúp Doanh nghiệp tối thiểu chi

phí bằng cách hưởng mức chiết khấu thương mại, Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhà

cung ứng kịp thời sản phẩm theo tình hình tiêu thụ của Doanh nghiệp để hạn chế việc

lưu trữ quá nhiều hàng trong kho

- Khách hàng và thị trường tiêu thụ: Thị hiếu của người tiêu dùng và mức tiêu thụ của

thị trường theo từng giai đoạn là yếu tố quyết định tới số lượng đặt hàng đặt mua, hàng

tích trữ trong kho của Doanh nghiệp.

- Đối thủ cạnh tranh: giá cả chủng loại và chất lượng sản phẩm của đối thủ là nhân tố

ảnh hưởng tới các khía cạnh của sản phẩm dự trữ trong Doanh nghiệp. Trong công tác

quản trị hàng tồn kho, Doanh nghiệp phải luôn đi trước đối thủ, mua bán những sản

phẩm mới nhất và tồn kho ít nhất với giá cả cạnh tranh nhất.

- Mua hàng: Khi có nhu cầu mua linh phụ kiện thì các bộ phận mua hàng sẽ lập phiếu

đề nghị mua hàng cho Ban Giám Đốc công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt. Sau khi

phiếu đề nghị mua hàng được phê chuẩn bộ phận cung ứng sẽ lập đơn đặt hàng và gửi

cho nhà cung cấp đã lựa chọn. Phiếu yêu cầu mua hàng do bộ phận có trách nhiệm lập.

Phiếu được lập theo kế hoạch sản xuất hoặc lập đột xuất.

- Đơn đặt hàng: Căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng đã được phê chuẩn của Giám đốc

(hoặc người phụ trách) bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng để gửi cho nhà cung cấp.

Mẫu của đơn đặt hàng được thiết kế sẵn có đầy đủ các cột cần thiết nhằm hạn chế tối đa

các sai sót.




- Nhân hàng: Khi bên nhà cung cấp giao hàng, bộ phận nhận hàng của công ty cổ phần

cơ điện lạnh Hoàng Đạt sẽ dựa trên đơn đặt hàng để kiểm tra về mẫu mã, số lượng,

chủng loại, quy cách, phẩm chất và thời gian gia hàng, cuối cùng trưởng nhóm vật tư

công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt phải lập biên bản kiểm nhận hàng. Bộ phận

nhận hàng của công ty độc lập với bộ phận kho và bộ phận kế toán công ty cổ phần cơ

điện lạnh Hoàng Đạt.

- Lưu kho: Hàng đặt được chuyển tới kho và hàng sẽ được chuyên gia của công ty kiểm

tra về chất lượng, số lượng và sau đó cho nhập kho. Mỗi khi nhập đủ kho thủ kho lập

phiếu nhập kho và sau đó bộ phận kho phải thông báo cho phòng kế toán về số lượng

hàng nhận và cho nhập kho.

- Xuất kho vât tư hàng hoá: Tại công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt xuất kho có 2

lý do cơ bản là xuất cho nội bộ (cho sản xuất lắp ráp, cho quản lý Doanh nghiệp ) và

xuất bán.

- Hoá đơn bán hàng: Được bộ phận tiêu thụ lập thành nhiều liên để lưu ở cuốn và giao

cho khách hàng, giao cho bộ phận kế toán để thanh toán và ghi sổ. Trong hoá đơn khi

mua hàng ghi rõ các nội dung như ngày tháng giao hàng, loại hàng giao, mã số, chủng

loại quy cách, phẩm chất, số lượng, đơn giá và thành tiền.

- Phiếu xuất kho: Được bộ phận vật tư hoặc bộ phận bán hàng tại công ty cổ phần cơ

điện lạnh Hoàng Đạt lập thành nhiều liên để lưu cuốn, xuất kho và ghi sổ kế toán. Phiếu

xuất ghi rõ các nội dung như loại vật tư, hàng hoá chủng loại quy cách, phẩm chất, số

lượng và ngày xuất.

- Chứng từ vân chuyển (vân đơn): Do bộ phận vận chuyển lập hoặc công ty cung cấp

dịch vụ vận chuyển lập (thuê dịch vụ vận chuyển, ví dụ như công ty cổ phần cơ điện

lạnh Hoàng Đạt đã từng có những đối tác vận chuyển thân tín taxi tải Thành Hưng, công

ty cổ phần Vận tải Biển VINASHIP, công ty Vận chuyển Quốc tế Marilink, v.v…). Đây

là tài liệu minh chứng cho việc hàng đã được xuất kho giao cho khách, chứng từ vận

chuyển được đính kèm với phiếu xuất kho hoặc hoá đơn bán hàng làm minh chứng cho

nghiệp vụ bán hàng tại công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt.




- Sản xuất: Kế hoạch và lịch trình sản xuất tại công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt

được xây dựng dựa vào các ước toán về nhu cầu đối với sản phẩm của công ty cũng như

dựa vào tình hình thực tế hàng tồn kho hiện có. Do vậy nó có thể bảo đảm rằng công ty

sẽ sản xuất những hàng hoá đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng ứ đọng

hàng hoá hoặc khó tiêu thụ đối với một số hàng hoá cụ thể. Việc sản xuất theo kế hoạch

và lịch trình có thể giúp công ty bảo đảm về việc chuẩn bị đầy đủ các yếu tố như nguyên

vật liệu và nhân công cho yêu cầu sản xuất trong kỳ.

- Trách nhiệm với hàng hoá trong giai đoạn sản xuất thuộc về những người giám sát

sản xuất. Nguyên vật liệu được chuyển tới phân xưởng cho tới khi các sản phẩm được

hoàn thành và được chuyển vào kho sản phẩm thì người giám sát sản xuất được phân

công theo dõi phải có trách nhiệm kiểm soát và nắm chắc tất cả tình hình trong quá trình

sản xuất.

- Lưu kho thành phẩm: Đây là chức năng nhằm bảo quản và quản lý tài sản của công ty

khi vật tư, hàng hoá, thành phẩm được nhập kho. Công việc này bộ phận công ty cổ

phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt cũng như thủ kho phải tổ chức canh phòng bảo vệ tránh

mất mát, tránh bị lạm dụng tài sản, đồng thời sử dụng các trang thiết bị bảo quản nhằm

đảm bảo điều kiện bảo quản vật chất. Khi nhập kho hay xuất kho các bên phải có đầy

đủ các giấy tờ hợp lệ thủ kho mới được nhập, xuất kho

- Xuất thành phẩm đi tiêu thụ: Xuất thành phẩm chỉ được thực hiện khi đã nhận được

sự phê chuẩn, thường là đơn đặt mua hàng của khách hàng. Khi xuất kho thành phẩm

phải lập phiếu xuất kho. Bộ phận vận chuyển phải lập phiếu vận chuyển hàng có đánh

số thứ tự từ trước và chỉ rõ hàng hoá được vận chuyển. Phiếu vận chuyển hàng được lập

thành ba liên, liên thứ nhất được lập tại phòng tiếp vận để làm chứng từ minh chứng về

việc vận chuyển, liên thứ hai được sẽ được gửi tới phòng tiêu thụ hoặc bộ phận tính tiền

kèm theo. Đơn đặt mua của khách hàng để làm căn cứ ghi hoá đơn cho khách hàng và

liên thứ ba sẽ được đính kèm bên ngoài bao kiện của hàng hoá trong quá trình vận

chuyển.

- Chứng từ và sổ sách có liên quan đến chu trình hàng tồn kho: Chứng từ Kiểm toán là

nguồn tư liệu sẵn có cung cấp cho Kiểm toán viên. Chứng từ Kiểm toán có thể là các tài




liệu kế toán hoặc cũng có thể là tài liệu khác. Trong chu trình hàng tồn kho các loại

chứng từ Kiểm toán thường bao gồm:

Hệ thống sổ kế toán chi tiết cho hàng tồn kho.

Sự ảnh hưởng của phương pháp kế toán hàng tồn kho.

Hệ thống kế toán chi phí và tình giá thành sản phẩm.

Hệ thống các báo cáo và sổ sách liên quan tới chi phí tính giá thành sản phẩm

bao gồm các báo cáo sản xuất, báo cáo sản phẩm hỏng kể cả báo cáo thiệt

hại do ngừng sản xuất.

Hệ thống sổ sách kế toán chi phí: sổ cái, bảng phân bổ, báo cáo tổng hợp,

nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, v.v…

2.2.4 Tình hình thực hiện công tác quản lý tồn kho tại công ty

a. Quyết định về mô hình quản trị hàng tồn kho

Công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt sử dụng mô hình EOQ để xác định lượng

đặt hàng tối ưu đối với các mặt hàng. Cán bộ phòng nhập sẽ làm việc với thủ kho, xác

định lượng đặt hàng trên giả thiết là:

Nhu cầu vật tư được biết trước và ổn định (thông qua cơ sở là các dự báo nhu cầu

tiêu thụ hàng hóa của công ty những năm gần đây liên tục tăng).

Vì công ty khi ký kết hợp đồng luôn có thỏa thuận rõ về thời gian kể từ khi đặt

hàng cho tới khi nhận hàng, nên thời gian chờ hàng không thay đổi.

Sự thiếu hụt dự trữ không xảy ra nếu đơn hàng được thực hiện đúng.

Toàn bộ số lượng đặt mua hàng được nhận cùng một lúc.

Không có chiết khấu theo số lượng.

Chỉ tính đến 2 loại chi phí là chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng.

Vì trên thực tế, không phải lúc nào đặt hàng cũng có luôn, nên để đảm bảo an toàn,

không để bị động về lượng hàng cung cấp thì công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt

đã luôn chủ động tính toán điểm đặt hàng lại, xác định khi lượng hàng trong kho còn

bao nhiêu thì sẽ tiến hành phát đơn hàng theo công thức tính điểm đặt hàng lại ROP.

Theo mô hình EOQ thì lượng đặt hàng tối ưu của công ty trong năm 2011 được thống

kê trong bảng số liệu sau:




Bảng 3: Lượng đặt hàng tối ưu của một số sản phẩm năm 2011

Tên mặt

hàng ĐVT

Dự báo

lượng

tiêu

thụ (D)

Chi phí

đặt

hàng

(S)

Chi phí

lưu

kho/năm

(H) (tr.đ)

Sản

lượng

tối ưu

Điểm đặt

hàng lại

TC

(tr.đ)

1. Nhóm

ống đồng tấn 620 1.5 0.85 46.78 4.09 20.24

2. Nhóm

vật liệu

bảo ôn

nghìn

cuộn 500 1.75 0.5 59.16 6.6 14.92

3. Nhóm

gas lạnh bình 10600 1.2 0.25 319.00 104.95 39.91

4. Nhóm

dầu lạnh can 7800 1.75 0.12 476.97 77.22 28.63

5. Nhóm

phụ kiện chiếc 2500 0.85 0.08 230.49 16.5 9.22

6. Nhóm

ống gió

mềm

nghìn

cuộn 85 1.05 0.45 19.92 0.84 4.58

7. Nhóm

máy nén

khí

chiếc 1850 1.35 0.23 147.37 18.31 16.97

8. Nhóm

vật tư

khác

chiếc 2800 0.85 0.06 281.66 18.48 8.45

b. Quy định về sắp xếp và kiểm tra, kiểm soát hàng tồn kho

- Mặt hàng nhóm A: Có giá trị kinh tế cao, giữ một vai trò quan trọng trong việc tạo ra

doanh thu của công ty, chiếm tới 76,83% trong tổng doanh thu. Công ty đã có sự đầu tư

vốn lớn cho các mặt hàng này, ưu tiên về bố trí, kiểm tra, kiểm soát về hiện vật, thiết lập




một chế độ báo cáo chính xác. Hàng nhóm A có mức tiêu thụ khá mạnh và thường

xuyên, công ty có những dự báo nhu cầu tiêu thụ theo tuần, tháng. Hầu hết sản phẩm

nhóm A đều được sắp xếp vào các kho riêng theo từng loại, phục vụ công tác kiểm tra,

kiểm soát.

- Mặt hàng nhóm B: Chiếm tỉ trọng doanh thu nhỏ hơn (18,15%), công ty có chế độ

kiểm tra định kỳ với chu kỳ dài hơn. Công tác nhập hàng đối với các mặt hàng nhóm B

tại công ty có thể theo tháng hay quý.

- Mặt hàng nhóm C: Có % chủng loại lớn, nhưng đem lại tỉ trọng doanh thu nhỏ nhất

(5.01%). Để đáp ứng đầy đủ nhu cầu đa dạng của khách hàng thì hiện tại công ty vẫn

duy trì nhập mua, duy trì dự trữ các mặt hàng nhóm C. Lượng hàng dự trữ các sản phẩm

nhóm này được tính toán theo quý, hay nửa năm, một năm tùy từng loại sản phẩm. Sản

phẩm thuộc nhóm B và C tuy không có kho riêng cho từng loại sản phẩm, nhưng được

sắp xếp vào các kho theo đúng nguyên tắc, trật tự, đảm bảo sản phẩm nhóm B sẽ được

kiểm tra, theo dõi thường xuyên, định kỳ, dễ quản lý hơn các mặt hàng nhóm C.

c. Các chi phí dự trữ

Chi phí đặt hàng

Qua số liệu bảng 3 ta thấy công ty đã quản lý các khoản mục chi phí dự trữ như sau:

Biểu đồ 1: Chi phí đặt hàng các sản phẩm năm 2011

1,5

1,21,1

0,0

0,2

0,4

0,6

0,8

1,0

1,2

1,4

1,6

Nhóm A Nhóm B Nhóm C

Chi phí đặt hàng (Triệu đồng)





Với các sản phẩm nhóm A như ống đồng, vật liệu bảo ôn, hay gas lạnh có chi phí

đặt hàng cao hơn so với các sản phẩm nhóm B, C. Điều này xuất phát từ việc gia tăng

các khoản khi giao dịch với khối lượng lớn, chi phí bố trí thiết bị, chi phí kiểm kê về số

lượng và chất lượng hàng hóa. Chi phí thư tín và tiền đi lại, tiền lương của nhân viên

thu mua các sản phẩm nhóm A cũng cao hơn so với nhóm B, C do hàng nhóm A nhập

từ nước ngoài về kho phải trải qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn.

Chi phí lưu kho (Tính trên một đơn vị hàng hóa trong một năm)

Biểu đồ 2: Chi phí lưu kho các sản phẩm năm 2011

Các sản phẩm nhóm A đặc biệt cồng kềnh (ống đồng, vật liệu bảo ôn, v.v...), hay

đòi hỏi điều kiện bảo quản khắt khe (gas lạnh) sẽ có chi phí lưu kho cao hơn so với các

hàng hóa nhóm B, C trong kho. Những sản phẩm này đòi hỏi diện tích nhà cửa, kho bãi

lớn, các thiết bị bảo quản hiện đại, tốn thêm chi phí năng lượng, chi vận hành thiết bị

trong công ty.

Chi phí mua hàng

Lượng tiêu thụ của công ty là tăng qua các năm, dẫn tới chi phí mua hàng cũng tăng.

Giá mua hàng hóa sản phẩm tuân theo mức giá chung của thị trường, việc lựa chọn mô

hình dự trữ tại công ty lại không tính đến khấu trừ theo số lượng. Vì thế chi phí mua

hàng không ảnh hưởng tới mức sản lượng tối ưu và điểm đặt hàng lại tại công ty.

1,6

0,65

0,29

0

0,5

1

1,5

2


Chi phí lưu kho (triệu đồng)





số lượng

thiếu

2.3 Đánh giá chất lượng công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần cơ điện

lạnh Hoàng Đạt

Đánh giá công tác quản trị hàng tồn kho qua một số chỉ tiêu

- Tỉ lệ % các đơn hàng khả thi = 100 - số đơn hàng không thực hiện được

tổng số đơn hàng*100

Tại công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt thì con số này luôn duy trì ở mức trên 90%.

Hầu hết các đơn đặt hàng của khách hàng đều được công ty đáp ứng đầy đủ, kịp thời.

- Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng = số ngày thiếu hàng

số ngày làm việc trong tháng *

Tại công ty thì chỉ tiêu này ở mức khả quan, vì nhu cầu khách hàng luôn được đáp ứng

đầy đủ, nên số ngày thiếu hàng được hạn chế ở mức tối đa.

- Chỉ tiêu vòng quay hàng tồn kho = giá vốn hàng bán

hàng tồn kho bình quân

Năm 2007 2008 2009 2010 2011

VQ HTK 3,44 3,56 3,75 4,015 4,197

Bảng 4: Vòng quay hàng tồn kho qua các năm

Chỉ tiêu vòng quay hàng tồn kho của công ty có xu hướng tăng nhẹ qua các năm,

chứng tỏ lượng hàng tồn kho trong công ty đang có xu hướng duy trì ở mức thấp hơn.

Việc giảm vòng quay hàng tồn kho giúp công ty giảm thiểu chi phí bảo quản, lưu trữ

hàng tồn kho, công ty đã tận dụng tốt hơn các chi phí cơ hội trong việc quản lý hàng tồn

kho. Công ty có hệ số vòng quay hàng tồn kho hợp lý đảm bảo hàng hóa, thành phẩm

đáp ứng nhu cầu thị trường, vừa đảm bảo hàng hóa mua về được tiêu thụ kịp thời, nhanh

chóng.




Đánh giá kết quả đạt được và hạn chế về công tác quản trị hàng tồn kho tại công

ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt

a. Kết quả đạt được

- Về phía nhà cung cấp: Với sản phẩm chính của công ty là ống đồng các loại thì công

ty tìm được nhà cung cấp giá rẻ, cung cấp sản phẩm chất lượng cao. Năng lực sản xuất

của nhà máy là rất lớn, có thể đáp ứng nhu cầu tiêu thụ của công ty.

- Đội ngũ cán bộ, nhân viên: Có năng lực trách nhiệm, kinh nghiệm trong công tác quản

trị hàng tồn kho. Cán bộ trong các phòng ban phối hợp với nhau, luôn đưa ra các quyết

định quản trị đem lợi ích cho công ty.

- Việc công ty lựa chọn mô hình quản trị hàng tồn kho: việc xác định lượng đặt hàng tối

ưu dựa trên mô hình EOQ đã giúp công ty giảm bớt một phần chi phí, thời gian đặt hàng

được tiến hành kịp thời. Luôn tính toán thời gian đặt hàng lại, không để xảy ra việc thiếu

hàng, góp phần nâng cao công tác quản trị hàng tồn kho.

- Thực hiện quy trình quản trị hàng tồn kho: Công ty đã quan tâm đến công tác dự báo

nhu cầu tiêu thụ để xác định được lượng đặt hàng, số lượng hàng mua, thời gian mua.

Bên cạnh đó, cơ sở vật chất của công ty trong việc quản lý hàng tồn kho cũng khá tốt,

đảm bảo an toàn kho bãi với các hệ thống bảo vệ, camera giám sát, có nội quy ra vào

kho nghiêm ngặt.

- Về sắp xếp và phân loại hàng hóa tồn kho: Công ty phân loại hàng hóa theo quy tắc

phân loại hàng ABC, nhờ đó hàng hóa được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, dễ quản lý.

- Về phía đầu ra tiêu thụ: Hàng hóa luôn được cập nhật các loại mẫu mã mới, đáp ứng

nhu cầu khách hàng dựa trên đầu ra tiêu thụ tương đối ổn định và dựa trên dự báo lượng

nhu cầu từ khách hàng. Từ đó duy trì được lượng tồn kho một cách hợp lý và chính xác

nhất và tối thiểu hóa chi phí dự trữ hàng tồn kho.

b. Mặt hạn chế và nguyên nhân hạn chế

- Công tác dự báo: Công tác dự báo nhu cầu tiêu thụ hiện nay công ty sử dụng vẫn chưa

thực sự hiệu quả, các bộ phận của công ty chưa hợp tác ăn ý nên hàng hóa dự báo tiêu

thụ và hàng hóa thực tế tiêu thụ vẫn còn chênh lệch nhau. Một số mặt hàng tiêu thụ ít

như băng keo, bộ chia ga, băng dính, v.v…thì công ty vẫn chưa có kế hoạch dự báo chỉ




tiêu cụ thể. Trong những tháng nhu cầu khách hàng cao điểm thì vẫn chưa đáp ứng kịp

nhu cầu khách hàng do công ty phụ thuộc quá lớn vào các nhà cung cấp. Vì vậy cần đa

dạng hóa nhà cung cấp để tránh bị động về nguồn hàng trong những tháng cao điểm.

- Mô hình quản trị hàng tồn kho: Công ty chưa thực sự đa dạng, linh hoạt trong việc sử

dụng mô hình tồn kho. EOQ tuy có mặt tốt, nhưng với số lượng hàng hóa quá lớn sẽ gây

ra tình trạng lãng phí, không tính đến chiết khấu thương mại khi mua hàng với số lượng

lớn. Mô hình này cũng không tính đến trường hợp xấu xảy ra khi hàng không đến đúng

thời gian như đã quy định (do số lượng nhà cung cấp là hạn chế, nên rủi ro thời điểm

giao nhận là có thể xảy ra).

- Kiểm tra, kiểm soát hàng tồn kho: Công ty tuy có nội quy cụ thể về việc ra vào kho,

nhưng vì lượng hàng quá lớn trong khi thủ kho quá ít 2 người nên việc chấp hành các

quy định đôi khi chưa được nghiêm túc. Trong quá trình phân loại, sắp xếp hàng tồn kho

đôi khi nhân viên bốc dỡ vẫn tự ý làm nếu không có sự giám sát của thủ kho. Kiểm kê

hàng hóa chủ yếu do thủ kho đảm nhận, việc đánh giá chất lượng hàng vẫn chưa có sự

tham gia nhiệt tình từ bộ phận kĩ thuật. Công ty chưa có chế độ thưởng phạt rõ ràng nên

người quản lý cũng như nhân viên kho chưa có ý thức được trách nhiệm của mình. Với

các mặt hàng chậm luân chuyển của công ty như các mặt hàng nhóm C thì công ty chưa

quan tâm và kiểm tra sát sao việc thực thi phương án thanh lý.

- Phương pháp quản lý hàng tồn kho thủ công: Trang thiết bị cho công tác lưu kho vẫn

chưa được nâng cấp, chủ yếu là phương pháp thủ công, hệ thống phần mềm, máy móc

được trang bị từ lâu, nên hiệu quả làm việc không cao. Các hoạt động kiểm kê do con

người thực hiện nên sai sót trong khâu này là không tránh khỏi khi số lượng hàng hóa

nhập là rất lớn.

- Phân công, bố trí nhân lực: Quy mô hàng hóa rất lớn trong khi thủ kho thì ít nên hiệu

quả làm việc chưa cao, nhân viên công ty đảm nhiệm nhiều vị trí dẫn đến quá tải trong

khâu xử lý công việc. Vì vậy cần bố trí nhân lực hiệu quả hơn, cũng như nâng cấp máy

móc, trang thiết bị để công việc được tiện lợi cũng như nhân viên sẽ tập trung chuyên

môn tốt hơn cho công việc.




CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC

QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ

ĐIỆN LẠNH HOÀNG ĐẠT

Hoạt động kinh doanh của công ty chủ yếu là nhập thành phẩm và phân phối bán

hàng lại cho người tiêu dùng, thêm vào đó là mặt hàng cơ điện lạnh, yêu cầu kho có sức

chứa cũng như cần có kế hoạch dự trữ tồn kho hiệu quả. Từ kết quả mà công ty đạt được

trong việc dự trữ tồn kho và những khó khăn đang gặp có thể đánh giá và đưa ra một số

giải pháp như sau:

3.1 Về khâu dự báo và dự trữ hàng tồn kho

Việc dự báo luôn có một độ chính xác nhất định, muốn dự trữ hiệu quả thì cần có

kết quả dự báo chính xác. Công ty có thể áp dụng nhiều cách dự báo khác nhau cho từng

nhóm sản phẩm hoặc kết hợp nhiều phương pháp cho một nhóm có giá trị cao. Dự báo

định tính thì cần khách quan hơn nữa, giao trách nhiệm cụ thể cho cán bộ chuyên trách

từng mặt hàng để có con số cụ thể và chính xác hơn. Về định lượng thì cần dự báo

thường xuyên đối với mặt hàng nhóm A, áp dụng dự báo theo mùa đối với các nhóm

nói chung và không nên bỏ qua phần dự báo cho nhóm C dù lượng hàng ít. Có thể dự

báo theo năm, hoặc theo lượng xuất, nhập hoặc yêu cầu kho chứa của từng sản phẩm.

Như đã trình bày, việc dự trữ có rất nhiều phương pháp khác nhau, mỗi cách có ưu

và nhược điểm riêng, nhưng công ty hiện tại chỉ sử dụng đồng bộ một phương pháp duy

nhất đó là xác định lượng dự trữ tối ưu EOQ, nhưng lại kém hiệu quả và tốn nhiều chi

phí cũng như dự báo không chính xác đối với các mặt hàng có giá trị nhỏ và nhiều chủng

loại của nhóm C, v.v… Do đó, công ty cần xem xét sử dụng phối hợp các phương pháp

dự báo để có kết quả tốt nhất.

Về các mặt hàng nhóm A, hàng có giá trị lớn và lượng tiêu thụ nhiều nên công ty có

thể sử dụng phương pháp khấu trừ theo số lượng QDM để hưởng khoản chiết khấu hàng

bán do mua số lượng lớn. Tuy nhiên với mặt hàng ống đồng nhà cung cấp chính của

công ty là công ty cổ phần Toàn Phát là nằm trong tam giác kinh tế: Hà Nội – Hải Phòng

– Quảng Ninh, có quy mô lớn, có hệ thống giao thông thuận lợi, khoảng cách địa lý lại

gần kho hàng của công ty nên có thể đảm bảo lượng hàng công ty yêu cầu cũng như việc




giao hàng đúng thời điểm nên có thể dùng phương pháp JIT để đặt hàng, giúp giảm

lượng dự trữ trong kho nhưng vẫn đảm bảo có hàng theo nhu cầu, tiết kiệm được một

khoảng chi phí cho khâu dữ trữ và vận chuyển.

Đối với nhóm B: lượng nhà cung cấp cho các sản phẩm nhóm này là khá lớn nên có

thể đảm bảo nguồn cung cho công ty. Thêm vào đó, các sản phẩm nhóm này thường có

nhu cầu được biết trước, lượng thời gian chờ để cung ứng là không đổi nên thuận lợi

cho công ty dự trữ theo phương pháp EOQ. Vì vậy, công ty cần tạo điều kiện tốt hơn

nữa để việc áp dụng mô hình EOQ đạt hiệu quả cao hơn

Nhưng đối với nhóm C, dù giá trị thấp và lượng nhu cầu khá ít nhưng công ty cũng

cần có kế hoạch dự báo theo thời gian dài, theo quý, theo năm…để đảm bảo nguồn cung

cũng như kho chứa. Bên cạnh đó, một số mặt hàng như máy nén khí, linh kiện điện lạnh,

v.v…là các mặt hàng có tốc độ phát triển nhanh và thường xuyên đổi mới để thỏa mãn

nhu cầu của người tiêu dùng nên công ty cần đảm bảo cập nhật thông tin thường xuyên,

có dự trù việc giảm lượng hàng bán, tránh tình trạng ứ đọng và tốn nhiều chi phí lưu kho

cũng như thanh lí hàng tồn. Do đó với nhóm hàng này, công ty có thể sử dụng phương

pháp dự trữ thiếu BOQ thay vì EOQ vừa kém hiệu quả vừa tốn nhiều chi phí.

Ngoài ra, công ty cần kết hợp quản lý hàng tồn kho theo các mô hình đã đề ra với

mô hình chiết khấu giảm giá nếu công ty đặt hàng chiết khấu với số lượng lớn, mô hình

EOQ cơ bản sẽ có những thay đổi đôi chút để quyết định có nên yêu cầu lô hàng với số

lượng lớn để được chiết khấu hay không, đồng thời tối thiểu hóa được tổng chi phí mua

hàng, chi phí đặt hàng và lưu kho.

3.2 Vai trò của nhà cung cấp

Việc thiết lập mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp là cần thiết, để đảm bảo lượng

hàng khi cần thiết. Song song đó, công ty cần lập nên bảng yêu cầu đối với việc lựa chọn

nhà cung cấp cho từng nhóm sản phẩm cụ thể để có thể có nhà cung cấp đạt chất lượng

và đúng giờ. Công ty cần đầu tư kinh phí để tổ chức nghiên cứu thị trường đầu vào; tìm

hiểu, thu thập các kênh thông tin về nhà cung cấp. Tìm kiếm nhà cung cấp hiện nay có

rất nhiều cách, từ internet, từ khách hàng giới thiệu hoặc tùy việc xây dựng mối quan hệ

của công ty, lựa chọn từ nhiều nhà cung cấp những nơi có lợi nhất cho công ty là điều

cần thiết. Tuy vậy, dù đã chọn được nhà cung cấp chính nhưng cũng cần tiếp tục xây




dựng và duy trì mối quan hệ với những nhà cung cấp khác, điều này có lợi cho công ty

khi gặp phải đơn hàng số lượng lớn và thời gian giao hàng ngắn nằm ngoài dự báo của

công ty. Cũng không nên chỉ hợp tác với một nhà cung cấp duy nhất đối với từng sản

phẩm đặc biệt là sản phẩm có giá trị cao để tránh tình trạng bị ép giá, v.v…đe dọa việc

kinh doanh của công ty.

3.3 Kiểm soát và quản lý kho

Lượng hàng của công ty nhập về là khá lớn, và nhiều chủng loại, tuy nhiên khi xuất,

nhập hàng lại có ít nhân sự quản kho và nhân viên kĩ thuật chưa nhiệt tình cho khâu

kiểm tra lại chất lượng hàng hóa nhằm đảm bảo đạt yêu cầu nhập hàng. Do đó, công ty

cần bổ sung nhân sự và kiểm soát chặt chẽ khâu xuất và nhập hàng, đảm bảo nghiêm túc

và đúng qui trình. Cũng cần đảm bảo tính an toàn trong kho cho nhân viên ra vào kho

như độ an toàn của các giá đỡ, cách sắp xếp có đảm bảo không ngã nghiêng hay có chiều

hướng đổ vỡ. Hàng hóa trong kho có nhiều loại, mỗi loại cần có một điều kiện bảo quản

khác nhau nên công ty cũng cần chú ý điều này và đưa ra cách sắp xếp vị trí và điều kiện

bảo quản hợp lý.

Khâu quản lý kho của công ty vẫn còn khá thủ công, hệ thống máy móc, công nghệ

trong kho đã cũ và lạc hậu nên công ty cần lắp đặt hệ thống quản lý mới, áp dụng công

nghệ thông tin trong quản lý, nâng cấp phần mềm quản lý nhằm nâng cao hiệu quả quản

lý kho. Khi sử dụng các phần mềm như phần mềm quản lý nhân sự, quản lý tài chính,

quản lý tiền lương và thu nhập người lao động,…hoạt động tại Doanh nghiệp thực hiện

khoa học, nhanh chóng, chính xác hơn rất nhiều. Khi ứng dụng phần mềm quản lý trong

Doanh nghiệp, công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt có thể chọn mua toàn bộ giải

pháp tổng thể quản lý Doanh nghiệp gồm nhiều phân hệ quản lý để quản lý nhiều hoạt

động trong công ty hoặc chỉ chọn mua một phân hệ quản lý (một module), ví dụ công ty

cũng có thể chỉ mua phần quản lý về kho hàng. Phần mềm quản lý kho bằng Excel của

công ty hiện đang dùng có thể được nâng cấp bằng các phần mềm quản lý hàng dự trữ

tiên tiến hơn như phần mềm Smart - kho. Đây là phần mềm được xây dựng với những

công nghệ mới nhất của Microsoft dựa trên tiêu chí đơn giản, thân thiện nên người dùng

không cần thành thạo máy vi tính. Phần mềm có đầy đủ tính năng áp dụng phương pháp

quản lý tiên tiến, quy trình tự động, giao diện đơn giản rất dễ sử dụng, tích hợp công




nghệ mã vạch… sẽ giúp công ty thuận tiện hơn trong việc quản lý hàng hoá với chi phí

thấp nhất và hiệu quả cao nhất.

3.4 Nâng cao trình độ và ý thức trách nhiệm đối với nhân viên quản lý kho

Con người là nhân tố quan trọng trong sự thành công của tổ chức và nhân viên kho

lại đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo uy tín của doanh nghiệp, tuy nhiên việc

làm việc tại kho cũng có nhiều áp lực và đòi hỏi nhiều yêu cầu đối với nhân viên. Công

ty cần thường xuyên đào tạo và bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cũng như đạo đức

nghề nghiệp cho nhân viên. Có chính sách lương, thưởng và chế độ đãi ngộ nhằm khuyến

khích nhân viên làm việc nhiệt tình và có trách nhiệm với công việc của mình.




PHẦN KẾT LUẬN

Trong bối cảnh nền kinh tế thế giới đang chuyển biến theo xu hướng toàn cầu hóa,

tự do hóa thương mại như hiện nay thì quản trị sản xuất dịch vụ nói chung và quản trị

hàng tồn kho nói riêng đóng vai trò chủ chốt đối với mọi doanh nghiệp trong đó bao

gồm cả công ty cổ phần cơ điện lạnh Hoàng Đạt. Mặc dù đã xác định được quản trị hàng

tồn kho là một công cụ đắc lực giúp công ty tồn tại, phát triển và đứng vững trên thị

trường thông qua việc nắm bắt các hoạt động thu mua, dự trữ và tiêu thụ, đồng thời công

ty cũng đã có những chú trọng nhất định trong việc đầu tư cơ sở hạ tầng, máy móc thiết

bị và con người thế nhưng hoạt động quản trị hàng tồn kho của công ty cổ phần cơ điện

lạnh Hoàng Đạt vẫn tồn tại nhiều hạn chế và việc khắc phục những hạn chế này sẽ đóng

góp rất nhiều vào thành công của công ty.

Vì vậy, nhiệm vụ đặt ra hiện nay của công ty là phải tìm ra các biện pháp hữu hiệu

để giải quyết những khó khăn còn đang tồn tại trong công ty và phát huy được các thế

mạnh của mình. Đó là bài toán nan giải đòi hỏi Ban lãnh đạo công ty cần phải đề ra

phương hướng giải quyết phù hợp.

Công tác quản trị hàng tồn kho là một vấn đề khá phức tạp, đòi hỏi khả năng chuyên

môn và thực tế cao. Nhưng vì thời gian nghiên cứu có hạn và kiến thức của nhóm còn

hạn chế nên bài tiểu luận của nhóm ECO sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Nhóm

ECO rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ Cô để bài tiểu luận được hoàn thiện

hơn và giúp chúng em có cái nhìn cụ thể hơn về quản trị sản xuất dịch vụ nói chung

cũng như quản tri hàng tồn kho nói riêng.




TÀI LIỆU THAM KHẢO

GS.TS. Đồng Thị Thanh Phương, Quản trị sản xuất & Dịch vụ, Nhà xuất bản

Lao động - Xã hội. Tái bản lần thứ 7.

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Hoa, Quản trị sản xuất & Dịch vụ, Slide bài giảng, 2014.

Phương Thảo, Hoàn thiện công tác hàng dự trữ tại công ty cổ phần cơ điện lạnh

Hoàng Đạt, 2012, www.thuvienluanvan.org/download/tailieu/167.pdf

Thuan Tong, Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp, 02/09/2012,

https://sites.google.com/site/duythuanketoantaichinh/home/tai-lieu/ke-

toan/ketoanhangtonkhotrongdoanhnghiep

Nguyễn Văn Sinh, Kho và Quản lý tồn kho, 15/04/2010,

http://violet.vn/cokhichebien/present/same/entry_id/3795209

ThS. Trương Chí Tiến, Một số khái niệm liên quan đến tồn kho, 24/07/2009,

http://cnx.org/content/m30483/latest/?collection=col10881/latest

http://www.thuvienluanvan.org/download/tailieu/167.pdf

https://sites.google.com/site/duythuanketoantaichinh/home/tai-lieu/ke-toan/ketoanhangtonkhotrongdoanhnghiep

https://sites.google.com/site/duythuanketoantaichinh/home/tai-lieu/ke-toan/ketoanhangtonkhotrongdoanhnghiep

http://violet.vn/cokhichebien/present/same/entry_id/3795209

http://cnx.org/content/m30483/latest/?collection=col10881/latest

quản trị sản xuất dịch vụ

Education