QUY TẮC 20/80

Biên tập: Cao Cự Chức

Nguồn:

- Internet

- Kiến thức nhân loại

Ứng dụng trong kiểm soát & phân tích

Quá nhiều thứ phải giải quyết và kiểm soát. Không biết bắt đầu từ đâu

Doanh chủ thường rơi vào 2 thái cực:

- Cố gắng kiểm soát mọi thứ dẫn đến tình huống con kiến chui không lọt nhưng con voi chui lọt.

- Buông lỏng quản lý quá mức -> Một thời gian là mất kiểm soát, kết quả thường bi đát.

Cân bằng

Gia đình Công việc

Sức khỏe Bạn bè

Kiểm soát là tốt, tuy nhiên thời gian và sức lực con người có hạn,

cần cân bằng

20

Có một phương pháp giải quyết vấn đề này

Quy tắc 20/80 là gì?

Vào năm 1897, Vilfredo Pareto, một nhà kinh tế học người Italia, trong khi đang

học về sự phân bố của cải và thu nhập tại nước Anh trong thế kỷ 19, đã phát hiện ra,

phần lớn diện tích đất đai và thu nhập được kiểm soát bởi một lượng nhỏ số người

trong xã hội. Trên thực tế, 20% dân số kiểm soát đến 80% của cải và thu nhập.

Trong những phân tích và nghiên cứu tiếp theo, nhà kinh tế học huyền thoại này đã

phát hiện ra rằng, nguyên tắc này không chỉ đúng trong nhiều quốc gia, giai đoạn

lịch sử mà còn đúng với những gì xảy ra ngay trong khu vườn ông ta. Ở đây, ông ta

thấy được, chỉ 20% cây đậu Hà Lan ông trồng đã cho ra đến 80% hạt đậu mà ông

thu hoạch được.

Từ khi quy luật này ra đời, nhiều nhà nghiên cứu khác đã phát biểu tương tự như:

20% tội phạm là nguyên nhân của 80% các vụ phạm tội. 20% số người lưu thông

trên được tạo ra 80% các vụ tai nạn. 20% tuyền đường chiếm 80% lưu lượng xe cộ

hàng ngày. 20% những lỗi hàng hoá làm nảy sinh 80% các vấn đề rắc rối.

Thường gặp nhất là chúng ta vẫn nghe nói rằng, 20% khách hàng tạo ra 80% lợi

nhuận cho một doanh nghiệp.

Vilfredo Pareto (1848-1923)

Hướng dẫn chung:

• Với nguồn lực có hạn, chúng ta không thể kiểm soát mọi thứ

• Áp dụng quy tắc 20/80 cho tất cả các hoạt động của công ty

• Nhắm đến các đối tượng chiếm 20% nhưng mang đến 80% kết quả

Stt Tiêu chí 20% 80%

1 Bán hàng Khách hàng Doanh thu

Mặt hàng Doanh thu

2 Mua hàng Nhà cung cấp Giá trị mua

Mặt hàng Giá trị mua

3 Chi phí Loại chi phí Tổng chi phí

Ví dụ

20%

80%

80%

20%

Hành động Kết quả

Nguyên tắc 20/80

BƯỚC 1: Thống kê lỗi BƯỚC 2: Sắp xếp theo thứ tự, tính tần suất và tần suất tích lũy

Stt Nguyên nhân Số lần Stt Nguyên nhân Số lần Tần suất Tích lũy

1 Lỗi chính tả tên người nhận 15 1 Số danh mục sai 105 42% 42%

2 Sai số tiền 7 2 Đổi giá không thông báo 90 36% 78%

3 Sai số lượng 9 3 Lỗi chính tả tên người nhận 15 6% 84%

4 Sai địa chỉ 4 4 Chữ viết không rõ 11 4% 88%

5 Chữ viết không rõ 11 5 Sai số lượng 9 4% 92%

6 Đánh số nhầm 3 6 Sai số tiền 7 3% 95%

7 Số danh mục sai 105 7 Khách điền tên hàng không rõ 6 2% 97%

8 Đổi giá không thông báo 90 8 Sai địa chỉ 4 2% 99%

9 Khách điền tên hàng không rõ 6 9 Đánh số nhầm 3 1% 100%

Tổng cộng 250 Tổng cộng 250 100%

Biểu đồ Pareto

Là một cách sử dụng quy tắc 20/80 một cách

trực quanVí dụ

Biểu đồ ParetoTập trung xử lý khu

vực này

BƯỚC 3: Vẽ biểu đồ

Định kỳ phân tích lỗi, khiếunại, bồi thường (số lần và giátrị) để tìm cách khắc phục

Chi phí Chất lượng

Hiệu quả

Sử dụng 20/80 trong việc kiểm soát 3 nhóm chính

Định kỳ rà soát danh mục sản phẩm, xem xét 20% mặt hàng mang lại doanh thu, lợi nhuận tốt nhất, những mặt hàng kém hiệu quả nên xem xét loại bỏ

1

2Định kỳ rà soát sự biến động giá của các yếu tố đầu vào chiếm 80% giá trị mua

3Hàng tồn kho nên kiểm soát liên tục, vẫn tập trung 20% mặt hàng chiếm 80% giá trị

Vốn lưu động bị kẹt trong tồn kho

Thử tưởng tượng làm sao có thể kiểm soát hơn 2

ngàn mặt hàng nếu cái nào cũng kiểm soát chặt ?

Đây là dữ liệu thật của 1 công ty sản xuất, chỉ mới một

nhóm hàng tồn kho

Lưu ý cách sắp xếp theo giá trị từ lớn tới nhỏ

Ví dụ thực tế

Phân loại, kiểm soát hàng tồn kho theo phương pháp ABC cũng chỉ là một biến thể của phương pháp 20/80