rancang bangun sistem pendukung keputusan perubahan

Volume 1

Maret

No 1

2021

1 https://jurnal.aikomternate.ac.id/index.php/jaminfokom

ISSN Online: 2746-1114

Rancang Bangun Sistem Pendukung

Keputusan Perubahan Jabatan

Kepegawaian Menggunakan Decision Table

Arizona Firdonsyah

Fakultas Sains & Teknologi

Universitas ‘Aisyiyah Yogyakarta

DIY, Indonesia

[email protected]

Ammar Fauzan

AMIK PGRI Kebumen

Kebumen, Indonesi

[email protected]

Abstrak - Pengolahan data karyawan dan proses pengambilan keputusan saat terjadi perubahan jabatan atau

jenjang karier di sebuah kantor cabang perusahaan rekrutmen konsultan swasta di Yogyakarta masih dikerjakan

dengan MS-Excel. Pengelola menghendaki satu sistem pendukung keputusan yang lebih efisien untuk membantu

pengontrolan, pengolahan data dan pengambilan keputusan agar menjadi lebih mudah dan cepat. Aplikasi Sistem

Pendukung Keputusan (SPK) yang dirancang membutuhkan masukan berupa: data diri karyawan, data absensi,

data kinerja, data gaji, data cuti, data masa kerja, dan data rekam jejak. Keluaran aplikasi ini akan menghasilkan

laporan yang berisi: biodata karyawan, presensi, gaji, masa kerja, cuti, rekam jejak, dan rekomendasi perubahan

jabatan. Perancangan sistem pendukung keputusan ini akan dideskripsikan dalam bentuk bagan alir. Proses

perhitungan rekomendasi perubahan jabatan pada sistem, akan menggunakan metode tabel keputusan atau

decision table.

Kata kunci – aplikasi, rancang bangun, sistem pendukung keputusan, tabel keputusan

Abstract - Employee data processing and decision-making processes when there is a change in position or career

path at a branch office of a private consultant recruitment company in Yogyakarta are still being done using

MS-Excel. The Manager and Stake holders want a more efficient decision support system to help them to control

and process the data to make decision making easier and faster. The designed Decision Support System

application requires input in the form of: employee personal data, attendance data, performance data, salary

data, leave data, work period data, and track record data. The output of this application will generate a report

containing: employee bio, attendance, salary, years of service, leave, track record, and recommendations for

changes in position. The design of this decision support system will be described in the form of a flowchart. The

process of calculating a position change recommendation in the system will use decision table method.

Keywords – application, decision table, design, decision support system.

DOI: xx.xxxx/jaminfokom.xxxx.xxxxx Jurnal Ilmiah Manajemen Informatika & Komputer



PENDAHULUAN

Kegiatan perusahaan menuntut kedinamisan dari segi kinerja dan peningkatan karir SDM di dalamnya. Divisi

HRD memiliki kriteria tertentu untuk menentukan kenaikan karir seorang karyawan di perusahaan. Perkembangan

suatu perusahaan dipengaruhi oleh kualitas sumber daya manusia, yaitu karyawan yang bekerja di perusahaan

tersebut [1]. Namun, jika suatu perusahaan memiliki jumlah karyawan yang sangat banyak proses penilaian

karyawan akan sangat menyulitkan dan mengurangi tingkat objektivitas. Maka dari itu diperlukan suatu sistem

pendukung keputusan yang akan memberikan rekomendasi kepada pihak perusahaan untuk mengambil keputusan

[2]. Sistem pendukung keputusan (SPK) perlu dirancang menyesuaikan kebutuhan masing-masing perusahaan.

Sistem Pendukung Keputusan atau Decision support system (DSS) adalah sebuah sistem yang mampu

memberikan kemampuan pemecahan masalah maupun kemampuan komunikasi untuk masalah dengan kondisi

semi terstruktur dan tak terstruktur. Sistem pendukung keputusan melakukan proses pengambilan keputusan untuk

membantu pembuat keputusan melakukan identifikasi hasil terbaik yang dapat diterima untuk suatu masalah [3].

Sistem ini digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam situasi semi terstruktur maupun situasi yang

tidak terstruktur. Proses untuk menyeleksi karyawan yang tepat pada posisi jabatan tertentu perlu dilakukan

perhitungan secara numerik berdasarkan nilai bobot kriteria yang telah ditentukan. Kriteria nilai inilah yang akan

dijadikan bahan perhitungan secara kuantitatif pada metode decision table.

Decision table adalah representasi tabel yang digunakan untuk mendeskripsikan dan menganalisis situasi

keputusan prosedural di mana keadaan sejumlah kondisi menentukan pelaksanaan serangkaian tindakan [4].

Metode decision table dapat digunakan untuk menjelaskan dan menggambarkan aliran data secara logika yang

tersimpan yang menghasilkan solusi dari masalah yang akan diselesaikan [5]. Decision table mengolah data

numerik untuk mengurai perhitungan secara logis. Decision table dapat digunakan pada sistem pendukung

keputusan atau DSS (decision support system) dengan perhitungan terstruktur.

Komponen dasar dari sistem pendukung keputusan ada tiga, yaitu : database management, model base, dan user

interface. Masukan dari sistem ini adalah berupa data karyawan yang mempengaruhi keputusan pejabat yang

berwenang. Data atau aspek-aspek yang mempengaruhi penilaian yaitu : presensi, kinerja, gaji, cuti, masa kerja,

dan rekam jejak. Keluaran dari sistem pendukung keputusan adalah informasi tentang pilihan terbaik dari berbagai

alternatif yang ditawarkan [6]. SPK Perubahan Jabatan Kepegawaian ini diharapkan akan menghasilkan pilihan-

pilihan posisi jabatan yang sesuai dengan kriteria penilaian secara objektif.

METODE PENELITIAN

Perancangan sistem digambarkan dengan DAD (diagram arus data) dan skema basis data. Pada perancangan

sistem/aplikasi ini digunakan diagram arus data level 0 yang disebut Diagram Konteks (Gambar 1) dan Diagram

Arus Data Level 1 (Gambar 2) yang merupakan diagram konteks yang dipecah menjadi proses yang lebih detail.




Gambar.1. Diagram Alir Proses Perhitungan Decision table

Diagram Konteks (DAD level 0) menggambarkan dua entitas, yaitu entitas eksternal dan entitas internal, masing-

masing entitas memiliki hak akses yang berbeda. Diagram konteks dapat memberikan gambaran secara global

sistem yang dirancang, dimana lingkungan luar sistem saling berinteraksi satu sama lain sehingga menghasilkan

informasi yang utuh [10]. Pengguna dari sistem pendukung keputusan ini terdiri dari personalia, supervisor,

admin, dan pimpinan. Hak akses dari masing-masing entitas dapat dilihat pada Tabel 1

Tabel.1. Bobot Penilaian Aspek Cuti

Cuti Nilai

Personalia

- Update data karyawan

- Input bobot penilaian kriteria

decision table - Melihat laporan rekomendasi

perubahan jabatan

- Mengelola permohonan cuti

- Melihat laporan detil karyawan

Supervisor - Melihat Laporan target kerja - Update target kerja

Karyawan

- Melihat Profil Pribadi

- Melihat target kerja

- Melaporkan hasil kerja

- Mengajukan Cuti dan Izin

Entitas Internal Hak Akses

Admin - Mengelola hak akses

- Melihat hak akses

Pimpinan - Melihat laporan rekomendasi

perubahan jabatan

Diagram Alir Level 1 merupakan penjabaran dari Diagram Konteks menjadi proses-proses sebagai berikut:




• Proses Mengelola Hak Akses

• Proses Login

• Proses Pengolahan Data

• Proses Pengolahan Cuti

• Proses Presensi

• Proses Perhitungan Decision table

• Proses Menampilkan Output

Admin melakukan input dan update hak akses terhadap pengguna sistem pendukung keputusan. Akun pengguna

yaitu pimpinan, personalia, dan supervisor mendapat hak akses yang berbeda-beda. Personalia melakukan input,

update, dan hapus data karyawan. Supervisor dapat melihat laporan target kerja dan melakukan update target

kerja. Sedangkan karyawan dapat melihat profil pribadi, target kerja, melaporkan hasil kerja, dan mengajukan cuti

dan izin. Diagram alir data level 1 pada Gambar 2 menunjukan pengguna yang mengoperasikan SPK, perbedaan

hak akses setiap pengguna, dan proses perhitungan decision table hingga menjadi laporan.

Gambar.2. DAD Level 1




Fungsi Sistem Pendukung Keputusan (SPK) Perubahan Jabatan ini adalah untuk menentukan kelayakan promosi

seorang karyawan pada suatu jabatan. Proses penilaian kelayakan pada SPK dilakukan dengan

mempertimbangkan 6 (enam) kriteria, yaitu: absensi, gaji, kinerja, cuti, masa kerja, dan rekam jejak. Proses

perhitungan kelayakan perubahan jabatan pada sistem ini menggunakan metode Decision table. Decision table

terdiri dari kolom yang sesuai dengan masukan atau atribut keluaran, dan baris yang berhubungan dengan

peraturan [11]. Kolom pada decision table yang digunakan adalah nilai kriteria dan baris berisi bobot prosentase

kriteria.

Metode untuk menentukan kelayakan kandidat untuk kenaikan jabatan adalah dengan menghitung akumulasi dari

bobot prosentase jabatan dikalikan dengan nilai tiap kriteria yang telah ditentukan menggunakan rumus (1)

sebagai berikut :

𝑋𝑖 = (𝑋1 ∗ 𝐵1) + (𝑋2 ∗ 𝐵2) + (𝑋3 ∗ 𝐵3) + (𝑋4 ∗ 𝐵4) + (𝑋5 ∗ 𝐵5) + (𝑋6 ∗ 𝐵6)

Keterangan:

• X1 = Nilai Kriteria Presensi

• B1 = Bobot Prosentase Presensi

• X2 = Nilai Kriteria Masa Kerja

• B2 = Bobot Prosentase Masa Kerja

• X3 = Nilai Kriteria Cuti

• B3 = Bobot Prosentase Cuti

• X4 = Nilai Kriteria Kinerja

• B4 = Bobot Prosentase Kinerja

• X5 = Nilai Kriteria Rekam Jejak

• B5 = Bobot Prosentase Rekam Jejak

• X6 = Nilai Kriteria Gaji

• B6 = Bobot Prosentase Gaji.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Berdasarkan rancangan DAD level 0 dan level 1 dan metode penentuan kelayakan kandidat, dihasilkanlah alur

perhitungan decision table yang sesuai. Diagram alir proses perhitungan rekomendasi jabatan dengan decision

table dibuat dengan mempertimbangkan proses-proses yang terjadi pada DAD level 1 seperti yang ditunjukan

pada Gambar 3. Diagram alir ini berguna untuk menjelaskan proses input dan proses hitung yang terjadi di dalam

sistem pendukung keputusan perubahan jabatan kepegawaian.




Gambar.3. Diagram Alir Proses Perhitungan Decision table

Perhitungan decision table dipengaruhi oleh bobot dari aspek-aspek berikut: presensi, gaji, cuti, rekam jejak,

kinerja, dan masa kerja. Decision table terdiri dari beberapa kondisi yang terdiri dari data teks berupa aspek

penilaian dan numerik berupa nilai angka [12]. Bobot tiap aspek dihitung berdasarkan kriteria yang ditentukan

oleh perusahaan.

Penentuan bobot kriteria berbeda-beda, sehingga diperlukan penjelasan menggunakan tabel dan diagram alir

proses perhitungan. Proses perhitungan bobot pada aspek presensi dipengaruhi oleh jumlah kehadiran masing-

masing karyawan. Bobot nilai presensi pada penelitian ini menyesuaikan Tabel 2 dan proses perhitungan bobot

presensi ditunjukan pada Gambar 4. Apabila jumlah kehadiran karyawan mencapai 100% maka bobot nilai 5,




kehadiran 80% – 99% nilai 4, kehadiran 60% - 79% nilai 3, kehadiran 40% - 59% nilai 2, kehadiran di bawah

40% nilai 1. Pada aspek presensi kondisi cuti tahunan tidak dihitung.

Tabel.2. Bobot Penilaian Aspek Presensi

Presensi (%) Nilai 100 5

80 – 99 4

60 – 79 3

40 – 59 2

< 40 1

Gambar.4. Diagram Alir Proses Perhitungan Bobot Presensi

Proses perhitungan bobot pada aspek gaji dipengaruhi oleh besarnya gaji pokok masing-masing karyawan setiap

bulan. Bobot nilai gaji pada penelitian ini menyesuaikan Tabel 3 dan proses perhitungan bobot gaji ditunjukan

pada Gambar 5. Gaji pokok karyawan tidak dipengaruhi dengan tunjangan dan bonus lainnya.

Tabel.3. Bobot Penilaian Aspek Gaji

Gaji Nilai > 3 juta 5

2000.0001 – 3.000.000 4

1.800.001 – 2.000.000 3

1.200.001 – 1.800.000 2

< 1.200.000 1




Gambar.5. Diagram Alir Proses Perhitungan Bobot Gaji

Hak hari libur/meninggalkan pekerjaan yang dapat diajukan karyawan karena keperluan tertentu. Proses

perhitungan bobot pada aspek cuti dipengaruhi oleh jumlah cuti tahunan. Bobot nilai cuti pada penelitian ini

menyesuaikan Tabel 4 dan proses perhitungan bobot cuti ditunjukan pada Gambar 6.

Tabel.4. Bobot Penilaian Aspek Cuti

Cuti Nilai ≤ 2 hari 5

3 – 5 hari 4

6 – 8 hari 3

9 – 11 hari 2

≥ 12 hari 1




Gambar.6. Diagram Alir Proses Perhitungan Bobot Cuti

Proses perhitungan bobot pada aspek rekam jejak dipengaruhi oleh penialan beberapa tes. Nilai/skor tes berkala

yang dilakukan perusahaan pada karyawan, pada aplikasi ini parameter yang digunakan adalah:

• Tes Pauli, sering disebut "hitungan koran" adalah tes kemampuan dasar menghitung cepat untuk

mengukur konsistensi, produktivitas kerja, sikap terhadap tekanan, daya tahan kerja, ketelitian, dan

kecepatan dalam mengerjakan suatu pekerjaan.

• IST (Intelligence Structure Test) adalah serangkaian tes psikologi yang digunakan untuk mengukur

tingkat intelegensi karyawan

• Performance Appraisal (Attitude) adalah penilaian secara berkala yang dilakukan oleh seorang

karyawan terhadap karyawan yang lain.

Pada aplikasi yang dibangun, parameter rekam jejak yang digunakan sebagai perhitungan adalah nilai rata-rata

dari penjumlahan 3 jenis tes di atas. Bobot nilai rekam jejak pada penelitian ini menyesuaikan Tabel 5 dan proses

perhitungan bobot rekam jejak ditunjukan pada Gambar 7.

Tabel.5. Penilaian Bobot Rekam Jejak

Rekam Jejak Nilai 100 5

80 – 99 4

60 – 79 3

40 – 59 2

< 40 1




Gambar.7. Diagram Alir Proses Perhitungan Bobot Rekam Jejak

Penilaian aspek kinerja diambil dari prestasi karyawan berdasarkan target kerja pada rentang waktu tertentu.

Bobot nilai kinerja pada penelitian ini menyesuaikan Tabel 5 dan proses perhitungan bobot kinerja ditunjukan

pada Gambar 8.

Tabel.6. Penilaian Bobot Kinerja

Kinerja Nilai 100 5

80 – 99 4

60 – 79 3

40 – 59 2

< 40 1




Gambar.8. Diagram Alir Proses Perhitungan Bobot Kinerja

Durasi waktu/lama bekerja seorang karyawan dihitung sejak perjanjian kerja ditandatangani. Bobot nilai kinerja

pada penelitian ini menyesuaikan Tabel 7 dan proses perhitungan bobot kinerja ditunjukan pada Gambar 9.

Tabel.7. Penilaian Bobot Masa Kerja

Masa Kerja Nilai > 5 tahun 5

3 – 4 tahun 4

2 – 3 tahun 3

0 – 1 tahun 2

< 1 tahun 1

Masa kerja karyawan dengan waktu yang lebih lama memungkinkan seseorang karyawan lebih cepat

mendapatkan promosi jabatan. Hal tersebut secara natural terjadi di perusahaan manapun agar karyawan senior

tidak merasa dilangkahi oleh juniornya. Maka dari itu, aspek masa kerja karyawan perlu dijadikan pertimbangan

dalam rekomendasi promosi jabatan.




Gambar.9. Diagram Alir Proses Perhitungan Bobot Masa Kerja

Proses perancangan alir data dan perhitungan yang telah dijabarkan di atas kemudian diolah menjadi tabel

perhitungan dan laporan. Data di dalam tabel perhitungan dapat dihapus maupun disunting oleh pihak personalia.

Gambar.10. Rancangan Input Bobot Kriteria Decision Table

Rancangan input data bobot kriteria dengan decision table ditunjukan pada Gambar 10. Pada tampilan input data

personalia dapat melakukan input, sunting, dan hapus data.

Gambar.11. Rancangan Laporan Rekomendasi Perubahan Jabatan

Tampilan hasil perhitungan decision table dari data yang diinput dapat dilihat pada Gambar 11. Pengguna yang

dapat melihat tabel ini adalah personalia, supervisor, dan pimpinan. User dapat melihat rekomendasi karyawan

yang layak dipromosikan sebagai general manager, misalnya, adalah karyawan dengan nilai yang paling tinggi

dari aspek-aspek yang telah dipertimbangkan.

Kesimpulan

Sistem pendukung keputusan merupakan sistem cerdas yang dapat menghasilkan solusi yang tepat dari data-data

yang telah diinput. Metode yang digunakan pada sistem pendukung keputusan untuk perubahan jabatan dapat




menggunakan decision table. Rancang bangun sistem pendukung keputusan dapat dilakukan dengan

menggunakan diagram alir data (DAD). Pengembangan dari DAD konteks menjadi DAD level 1 memperhatikan

aspek inputan dan siapa yang menggunakan.

Decision table membutuhkan data numerik sebagai variabel perhitungan di dalam sistem. Bobot prosentase dan

nilai kriteria semua aspek diolah menjadi suatu kesimpulan rekomendasi jabatan. Diagram alir pada perhitungan

tiap aspek dapat menjelaskan proses perhitungan secara lengkap agar proses perancangan menjadi jelas dan

terstruktur. Hasil dari perancangan sistem pendukung keputusan ini dapat menjadi acuan desain pemrograman

dan user interface.

DAFTAR PUSTAKA

[1] D. A. Mairinaldy, Lukman, and A. N. Arfa,

“Geosciences Indonesia Servis Dengan

Metode Simple Additive Weighting ( Saw

),” STRING (satuan Tulisan Ris. dan Inov.

Teknol., vol. 4, no. 2, pp. 220–226, 2019.

[2] M. N. H. Alvianto and S. Saifullah, “Sistem

Pendukung Keputusan Pemilihan Cafe di

Yogyakarta dengan Menggunakan Metode

Simple Additive Weighting (SAW),” J.

Innov. Inf. Technol. Appl., vol. 2, no. 01, pp.

47–55, 2020, [Online]. Available:

https://ejournal.pnc.ac.id/index.php/jinita/ar

ticle/view/187.

[3] T. Limbong, Muttaqin, and A. Iskandar,

Sistem Pendukung Keputusan: Metode &

Implementasi. Medan: Yayasan Kita

Menulis, 2020.

[4] G. Wets, F. Witlox, H. Timmermans, and J.

Vanthienen, “Fuzzy decision table approach

for business site selection,” IEEE Int. Conf.

Fuzzy Syst., vol. 3, no. February 2016, pp.

1605–1610, 1996, doi:

10.1109/fuzzy.1996.552572.

[5] S. Dana, P. Budi, and D. J. Djoko, “Decision

Table dan Algoritma Genetika,” EECCIS,

vol. 6, no. 1, pp. 17–22, 2012.

[6] Diana, Metode Dan Aplikasi Sistem

Pendukung Keputusan. Sleman:

Deepublish, 2018.

[7] N. A. A. Pratamaputra, N. A. Hidayah, and

B. Waspodo, “Sistem Pendukung

Keputusan Kenaikan Jabatan dengan Model

AHP pada Biro Kepegawaian di Sekretariat

Negara Republik Indonesia,” Sist.

Pendukung Keputusan Kenaikan Jab.

dengan Model AHP pada Biro Kepegawai.

di Sekr. Negara Republik Indones., vol. 3,

no. 1, pp. 1–10, 2010.

[8] P. Ananta and S. Winiarti, “Menggunakan

Metode Gap Kompetensi,” J. Sarj. Tek.

Inform., vol. 1, no. 2, pp. 574–583, 2013.

[9] L. M. Yulyantari and S. Mulyana, “Sistem

Pendukung Keputusan Perencanaan

Promosi Jabatan Head of Department

(HOD),” SemnasIF, vol. 1, no. 3, pp. 1–16,

2008.

[10] Ismael, “Rancang bangun sistem informasi

penyaluran semen padang untuk daerah

bengkulu selatan di CV. Mutia Bersaudara,”

J. EdikInformatika, vol. 2, no. 2, pp. 147–

156, 2017.

[11] D. Calvanese, M. Dumas, Ü. Laurson, F. M.

Maggi, M. Montali, and I. Teinemaa,

“Semantics, Analysis and Simplification of

DMN Decision Tables,” Inf. Syst., vol. 78,

pp. 112–125, 2018, doi:

10.1016/j.is.2018.01.010.

[12] K. Stecuła and M. Chikhradze, “Use of the

Decision Table for Supporting Management

Process in Mining Companies,” Multidiscip.

Asp. Prod. Eng., vol. 1, no. 1, pp. 587–593,

2018, doi: 10.2478/mape-2018-0074.

rancang bangun sistem pendukung keputusan perubahan

Documents