real estate 2.0 efm

SETTEMBRE 2012 FocusQI 19

PANORAMICA

La rivoluzione tecnologica e l’innovazione in generale, come in molti comparti industriali, si è imposta negli ultimi tempi prepotentemente nel mondo del Real Estate, modi-ficando e creando nuove esigenze da parte dei costruttori, gestori, fornitori di servizi e degli utenti finali. Pensiamo ad esempio come è cambiata l’organizzazione degli spazi all’interno degli uffici. Stiamo assistendo a nuovi modelli di realtà lavorative, non più semplicemente spazi fisici da compartimentare sulla base dell’organizzazione e delle ge-rarchie, ma una gestione degli ambienti flessibile, che tiene conto del loro reale utilizzo, che favorisce la collaborazione professionale attraverso la condivisione degli spazi e degli strumenti messi a disposizione dalle Aziende.

Il Real Estate nel tempo ha registrato una significativa evoluzione: dagli anni 70 in cui il Patrimonio Immobiliare era considerato un semplice investimento ed il sistema in-formativo censiva esclusivamente gli immobili ed i valori patrimoniali, si è passati agli anni 80 in cui la crisi del mer-cato ha spinto le imprese a concentrasi fortemente sulla riduzione dei costi di gestione. Sono gli anni in cui nasce l’IFMA (International Facility Management Association) per guidare e standardizzare il Facility Management, inizialmen-te definito come la professionalità che abbraccia le diverse discipline atte a garantire la funzionalità degli immobili at-traverso l’integrazione delle 3 P: People, Place e Processes (Figura 1A).

Nel 1982 vede la luce il primo CAFM (Computer Aided Facility Management) che recepisce la ripartizione e l’inte-

grazione tra Persone, Spazi e Processi. Il mercato delle piattaforme tecnologiche per il Real

Estate, si è evoluto nel tempo innovando l’offerta man mano che gli operatori prendevano coscienza delle nuove possibilità ed opportunità che la tecnologia rendeva pos-sibili per aumentare le capacità di gestione e la riduzione dei costi.

Negli anni 90 IFMA ingloba nella definizione di Facility un quarto elemento: la Tecnologia (Figura 1B), e coerente-

La gestione dei patrimoni immobiliari: il ruolo di eFM

Martinelli Nicola, Amministratore Unico eFM

Evoluzioni nel mondo

delle piattaforme

informatiche

20 FocusQI SETTEMBRE 2012

FIGURA 1

People

PlaceProcess

CAFM

Departmental

A

People

Technology

PlaceProcess

CIFM

Multi Departmental

B

People

Technology

PlaceStrategy

TIFM

Enterprise

C

mente con tale evoluzione, i principali operatori del mer-cato delle piattaforme tecnologiche lanciano la seconda generazione di sistemi informativi i CIFM (Computer In-tegrated Management System), strutturati per consentire interazioni e integrazione tra più dipartimenti.

Dopo il 2000 il Real Estate comincia ad assumere la con-notazione di elemento strategico dell’Azienda e lo spazio di lavoro diventa il fulcro del sistema informativo: nasce il TIFM (Total Infrastructure and Facilities Management).

LE BASI DELLA PROPOSTA EFM

Proseguendo in questa tendenza evolutiva del merca-to delle piattaforme, eFM propone agli operatori del RE e FM il primo mercato virtuale, riferimento del settore immobiliare, dove concentrare e far convergere tutte le informazioni sugli edifici al fine di ridurre i costi, i tempi e i rischi integrando tutti gli operatori: proprietari immobiliari, utilizzatori, fornitori e costruttori.

Stiamo entrando in un’era in cui il mondo fisico e quel-lo virtuale convergono, ed i principali cambiamenti sono la fusione degli ambienti interni ed esterni, l’accesso alle informazioni real time e l’abbattimento dei confini geogra-fici. Le trasformazioni in atto possono essere inquadrate principalmente sotto due categorie: quella tecnologica e quella relativa agli immobili.

Dal lato della tecnologia, i principali trend sono iden-tificabili nella convergenza tra lo spazio fisico e virtuale grazie ad una tecnologia sempre più pervasiva e nel pas-saggio dagli applicativi fissi (PC) a quelli mobili (tablet e smartphone). La tecnologia sempre più potente in volu-mi sempre più ridotti, diventa capillare e presente in ogni oggetto (vedi RFID-Radio Frequency IDentification). I vari apparecchi saranno tra di loro collegati in modo wireless

e saranno sempre più autonomi. I prodotti collegati gene-reranno dati facilmente accessibili via web. La tecnologia funzionerà in modo del tutto trasparente e autonoma.

Gli esperti del settore prevedono che entro il 2020 sa-ranno maggiori le informazioni presenti on the cloud piut-tosto che quelle presenti in locale (sul PC). Il Cloud sarà predominante rispetto al desktop entro i prossimi 10 anni. La possibilità di accedere alle informazioni anche al di fuori dei propri uffici sarà la norma.

La connessione WEB è l’elemento chiave dell’evoluzione del mercato delle piattaforme per la gestione del patrimo-nio immobiliare (fig.2): il web 1.0 ha consentito di connet-tere le informazioni, il 2.0 (social network) ha permesso la connessione delle persone, il 3.0 (web semantico) sta faci-litando la connessione della conoscenza, la prossima sfida è collegare l’intelligenza ovvero la trasformazione del dato in conoscenza distribuita (meta web).

Anche dal lato degli immobili si stanno verificando grandi cambiamenti, oltre alla domotica che ormai da tem-po consente l’automazione, il controllo e la supervisione degli elettrodomestici ed edifici, sta diventando realtà la convergenza tra smart building e green building. Questi due concetti perdono di significato singolarmente e vanno verso un’unica direzione: grande attenzione all’ambiente ed utilizzo nelle costruzioni di moduli con componenti elettronici affogati (tecnologia embedded). Ne sono esem-pi i componenti elettronici (sensori e RFID) inseriti nei moduli prefabbricati, per cui più che costruire un edificio si assemblano moduli a vantaggio della velocità di realizzazio-ne, mentre la presenza di tecnologia al loro interno facilita ed ottimizza la futura gestione e manutenzione. Altro ele-mento innovativo è rappresentato dal Building Information Modelling. La tecnologia 3D consente di avere in real time un modello di edificio a partire dai dati di progetto.


Una volta costruito l’edificio, i dispositivi affogati nei sin-goli moduli comunicano in tempo reale i dati dei processi di edifici, fabbriche, intere città e i dati relativi all’ambiente, consentendo monitoraggi e controlli, rappresentazioni in 3D, simulazioni.

Come il peer to peer ha sviluppato i social network nel mondo virtuale, così il building to building condurrà ad una nuova dimensione dell’universo degli edifici. Le comu-nicazioni wireless, radio, i satelliti e gli altri device intelli-genti creano microambienti dove è possibile avere sotto controllo informazioni di vario tipo: dall’inquinamento, alla security, al safety, all’attenzione per l’ambiente, ai consumi energetici, al riscaldamento e raffreddamento... Questo of-frirà la possibilità di aggregare i dati micro regionali, in dati globali su larga scala per avere un punto di vista olistico e perseguire uno sviluppo socio-economico sostenibile.

SOLUZIONI INNOVATIVE EFM PER LA GESTIONE DEL REAL ESTATE

Coerentemente con le tendenze precedentemente esa-minate e la tecnologia disponibile, eFM ha progettato nuo-ve soluzioni innovative che si fondano sulla ridefinizione delle modalità operative e dei processi organizzativi per la gestione delle variabili dell’immobile.

La proposta innovativa di eFM si basa sulla implemen-tazione di una piattaforma web dedicata all’universo del

Real Estate. La piattaforma immobiliare raccoglie tutte le informa-

zioni ed i dati relativi agli edifici, consentendo la gestio-ne integrata dell’intera filiera del Real Estate e del Facility Management. La disponibilità dei dati gestionali storici e in tempo reale, l’elaborazione di analisi multidimensionali che integrano fonti dati on the cloud, l’utilizzo di strumenti “mobile” che consentono di interagire con i sistemi ovun-que e minimizzare ritardi gestionali, sono solo alcuni degli elementi differenziali della soluzione innovativa di eFM.

La peculiarità di questa iniziativa è l’integrazione di dif-ferenti informazioni e l’utilizzo di nuova tecnologia che consente di raggiungere una serie di obiettivi e benefici concomitanti:• Prendere decisioni consapevoli e ponderate, suppor-

tate da disponibilità di tutti i dati coinvolti nei processi patrimoniali

• Ridurre l’impatto ambientale e massimizzare il rispar-mio energetico, adeguando i consumi energetici e mo-dulando gli impianti in base al profilo d’utenza degli immobili

• Mitigare i rischi per gli occupanti e operatori, monito-rando l’aderenza alle normative

• Massimizzare il valore del patrimonio, monitorando le criticità e progettando i relativi interventi straordinari

• Ridurre i costi operativi, massimizzando l’efficienza de-gli elementi tecnologici del patrimonio e progettando adeguate strategie di outsourcing dei servizi

• Incrementare l’efficienza della gestione, con conse-guente riduzione dei costi.

Concretamente tutto questo determina nuovi modi e nuovi scenari di gestione 1) del patrimonio immobi-liare e 2) degli Asset.

1. Consideriamo come esempio la gestione innovativa di un caso semplice: la temperatura degli ambienti di lavoro di un edificio in inverno è troppo bassa. Al verificarsi di questo episodio anomalo si innescano automaticamente alert che vengono indirizzati al fa-cility manager dell’immobile. Quest’ultimo è in grado di attivare il fornitore del servizio di manutenzione, semplicemente con l’ausilio di un applicativo “mobile” (tablet o smartphone) e nello stesso tempo avvisare dell’intervento in corso il personale occupante gli im-mobili attraverso un post inserito nel social network aziendale che genera l’invio automatico di un sms. Il fornitore del servizio riceve la richiesta e grazie alla piattaforma integrata ed alla georeferenziazione, ha la possibilità di affidare l’incarico al personale tecnico di-sponibile e più vicino al luogo di intervento con l’invio di un’email o sms. L’addetto alla manutenzione attiva-

FIGURA 2

Web 3.0Semantic Web Web X.0

Meta W

eb

Web 1.0The Web

Web 2.0Social Web

Degree of Social Connectivity

Degr

ee o

f Inf

orm

atio

n Co

nnec

tivity

FONTE: Blog Steve Wheeler, University of Plymouth, 2010


to accetta l’incarico rispondendo al messaggio. Entra-to nell’edificio, il tecnico potrà trovare agevolmente l’apparecchiatura su cui intervenire grazie alla Realtà Aumentata disponibile nel suo device mobile che gli mostrerà esattamente il luogo in cui si trova l’apparec-chiatura dal funzionamento anomalo e gli fornirà tutte le informazioni di dettaglio per risolvere il problema. Terminata l’operazione, l’addetto chiude il ticket attra-verso l’applicativo mobile, aggiorna il sistema informa-tivo centrale ed attraverso il social network avvisa gli utenti dell’edificio che il problema è stato risolto.

2. Nel caso degli Asset vediamo come si facilita la ge-stione. Gli asset legati all’immobile hanno una storia, questa storia, fatta di produzione, acquisto, interven-ti manutentivi, assegnazione, uso, etc., è presente in diversi database disponibili via internet, sulla nuvola come si dice oggi. Pensiamo ad esempio al manua-le di uso e manutenzione della casa produttrice, o la storia degli interventi eseguiti dalle diverse ditte che si sono susseguite negli appalti, o le diverse assegnazioni che nel tempo si sono succedute. Questa storia può essere assegnata a quell’asset semplicemente con un tag (etichette varie con codice a barre o qrcode, tag rfid attivi o passivi). Interrogando i tag posso rileggere la storia, associando al tag l’evento posso archiviare la storia. Oggi la collocazione dell’oggetto su planimetria georeferenziata consente di identificarlo senza dover attaccare nessuna targhetta. Inquadrando un apparec-chiatura con un qualsiasi smartphone, vedo sovrappo-sto alla realtà una serie di link ai siti dove è archivia-ta la storia. Aggiorno i siti e quindi aggiorno la storia, senza alcun applicativo sul mio smartphone e senza alcun tag sull’oggetto. Con la soluzione innovativa di eFM ogni asset è posizionato nella planimetria ed è georeferenziato. Quindi ogni oggetto è rintracciabile solo attraverso l’inquadramento ottico dello stesso: un semplicissimo gesto mi consente di vedere la storia dell’oggetto. Grazie alla Realtà Aumentata è possibi-le inoltre il riconoscimento degli oggetti. Ogni asset è identificabile agevolmente con l’inquadramento otti-co di un tablet o smartphone. Ulteriori informazioni possono essere gestite attraverso tag posizionati sugli Asset.

ELEMENTI DISTINTIVI E FATTORI ABILITANTI

Gli esempi sopra descritti si concretizzano grazie all’in-tegrazione delle informazioni relative agli Immobili (pla-

nimetrie, coordinate geografiche, stato conservativo,...); agli Impianti (tipologie, caratteristiche, ...); agli Spazi (efficienze costruttive, progettuali, utilizzo, ...); all’Energia (consumi, impatti ambientali, ...); alle Variabili ambien-tali interne (temperatura, umidità, ...); ai Servizi (inter-venti, costi, ...); ai Fornitori (performance, SLA,...) e ad una serie di componenti tecnologiche innovative integrate nella piattaforma immobiliare eFM.

Le principali componenti che caratterizzano la proposta di eFM sono: • Ubiquità dei dati, le informazioni sono on the

cloud e disponibili in modalità diffusa su pc, tablet, smarthphone, dai quali è possibile monitorare e ge-stire tutti gli immobili con la certezza di avere l’unicità del dato, costantemente aggiornato e privo di errore.

• Infrastruttura tecnologica, che permette lo scambio via web dei dati e delle informazioni tra gli oggetti ca-ratteristici dell’immobile (impianti, arredi, componenti infrastrutturali)

• Sistema di Integrated Workplace Management System (IWMS), che raccoglie, cataloga, e gestisce i dati relativi ai processi tipici del Facility e Property Management.

• Le componenti integrate nativamente nella piattafor-ma:

- Sistema di georefenziazione, per conoscere l’esatta posizione degli immobili sul territorio, dei manufatti costituenti un complesso immobiliare fino ai beni all’interno degli immobili civili e di ag-giornarne la posizione in caso di spostamenti, in maniera semplice.

- Sistema CAD, che mappa graficamente i dati dimensionali e le caratteristiche degli spazi dei vani presenti nelle planimetrie e di ogni oggetto (arredo, apparecchiatura,...) collocato negli spazi.

- Sistema di gestione documentale, che con-sente di raccogliere, gestire e storicizzare docu-menti e versioni.

- Sistema di Augmented Reality, che sovrap-pone, all’esperienza reale, ulteriori livelli informa-tivi (elementi virtuali e multimediali, dati geoloca-lizzati, etc.) tramite dispositivi mobili (smartphone, tablet, occhiali VR, ...).

• Sistema di Building Automation, che permette la gestione coordinata, integrata e computerizzata de-gli impianti tecnologici (climatizzazione, distribuzione acqua, gas ed energia, impianti di sicurezza), e delle reti allo scopo di migliorare la flessibilità di gestione, il comfort, la sicurezza, il risparmio energetico degli immobili.


• Sistema di Business Intelligence, per avere una reportistica avanzata in grado di rappresentare i fe-nomeni che riguardano l’immobile e che interessano congiuntamente dati numerici di differente natura (ad es. tecnici, economici, finanziari, contrattuali).

• Sistema di Enterprise Resource Planning, per ef-ficientare la gestione amministrativo-contabile dell’a-zienda tramite la gestione integrata di contratti di ser-vizio, ordini d’acquisto, entrate merce.

• Sistema di Project Management, per gestire i lavori complessi monitorando requisiti, risorse, tempi e costi.

• Public Internet Web Site, disponibilità di siti e por-tali della pubblica amministrazione o di enti governativi dove sono disponibili dati necessari per la gestione del patrimonio. L’integrazione di questi elementi con il sistema IWMS consente di aumentare l’accuratezza delle informazioni e di prendere decisioni supportate da dati in real time.

Grazie all’integrazione delle informazioni e agli elementi innovativi è possibile ridurre i costi di gestione non solo nel breve periodo, ma anche nel medio e lungo, tramite l’iden-tificazione dei momenti più opportuni in cui effettuare in-vestimenti a valenza pluriennale (ad esempio: sostituzione di caldaie caratterizzate da uno stato conservativo non più accettabile, con modelli a basso consumo). La disponibilità di informazioni e di dati immediatamente fruibili permette, in caso di pianificazione di investimenti immobiliari connes-si con la realizzazione di nuove strutture, di stimare in ma-niera precisa ed accurata anche le spese di gestione plu-riennali connesse al funzionamento dell’immobile stesso.

È possibile, infine, dall’analisi integrata dei dati disponi-bili, ottenere utili informazioni relative alle caratteristiche ottimali degli elementi infrastrutturali ed impiantistici da adottare nell’immobile al fine di minimizzare le spese di gestione conseguenti all’utilizzo nel tempo e prendere de-cisioni che siano più attente e rispettose dell’ambiente.

LA VERTICALIZZAZIONE PER I SERVICE PROVIDER

Per eFM innovare significa anche rendere economico ed alla portata di tutte le aziende anche ciò che altrimenti non lo sarebbe. Innovazione è quindi progettare e mettere a disposizione delle Piccole e Medie Imprese fornitrici di servizi di facility una piattaforma informatica verticale de-dicata, in cui si ritrovano gli elementi utili per lo sviluppo commerciale e per la gestione operativa delle commesse.

Con questa soluzione i Service Provider possono tro-vare un valido supporto alle loro attività tipiche con un investimento modesto. Le PMI vengono aiutate nel loro processo di crescita commerciale, nell’acquisizione e ge-stione dei servizi di facility management attraverso un mo-dello di servizio standard e l’implementazione di processi stabili frutto dell’analisi delle esigenze del mercato target.

Grazie all’erogazione via web ed ai costi più contenu-ti rispetto a quelli necessari per acquistare una soluzione personalizzata per il proprio contesto, anche gli operatori di dimensioni inferiori potranno godere di un sistema in-formativo per la gestione delle proprie commesse. Infatti, la soluzione si configura come PaaS (Platform as a Service) eliminando così i costi relativi all’infrastruttura tecnologica, al personale tecnico a presidio dell’Hardware e del Sof-tware, ed all’acquisto delle licenze applicative.

Con il web 2.0 è inoltre possibile concretizzare il concet-to di social networking, ovvero facilitare l’aggregazione di PMI operanti nello stesso settore in modo da poter offrire servizi completi ed incrementare la competitività del sin-golo. Infatti la creazione di network di aziende di dimensio-ni medio piccole permette a queste ultime di acquisire il vantaggio concorrenziale di quelle di maggiori dimensioni.

Concretamente il fornitore di facility attiva il servizio con il semplice caricamento dei dati (con il livello di dettaglio desiderato) ed inizia ad amministrare e gestire il proprio patrimonio immobiliare in maniera intuitiva e veloce.

Con l’ausilio della piattaforma i fornitori dei servizi possono offrire prestazioni qualitativamente superiori ai propri clienti e migliorare il benessere e la soddisfazione degli occupanti gli immobili, grazie all’ottimizzazione delle scelte strategiche (come ad esempio la sostituzione degli impianti in base allo stato conservativo) e gestio-nali (esempio ottimizzare le frequenze di intervento nella manutenzione preventiva o le frequenze ed i percorsi nelle pulizie, anche con l’impiego di macchinari specifici - lava-sciuga, aspirapolveri).

I servizi offerti dalla piattaforma supportano i Global Service Provider in tutta la catena del valore facilitando il raggiungimento degli obiettivi di business. I servizi possono essere raggruppati in 4 cluster che rappresentano le attivi-tà tipiche di un Global Service Provider :

• FASE 1: Da Contatto a Contratto - È l’attività finalizzata alla ricerca e selezione di possibili bandi di gara e nella produzione di offerte vincenti

- Monitoraggio Gare


- Verifica dei requisiti - Redazione offerte - Preparazione documentazione - Esito

• FASE 2: Da Contratto a Programma - Una vol-ta acquisito un appalto è necessario dimensionare le risorse dedicate alle attività e procedere all’attività di start-up

- Dimensionamento e definizione delle risorse - Caricamento a sistema delle informazioni (piani di manutenzione, anagrafiche immobili, SLA, risorse, modalità di fatturazione, ...)

• FASE 3: Da Programma a Esecuzione - Questa è la fase vera e propria di Operation nella quale si concentra l’erogazione dei servizi

- Esigenza attività (manutenzioni a richiesta e pro-grammate)

- Assegnazione attività - Esecuzione - Chiusura - Rendicontazione attività

• FASE 4: Rendicontazione - È la fase a valle dell’e-secuzione delle attività, che operativamente si concre-tizza con la fatturazione di quanto maturato nella Fase 3

- Fatturazione - Customer Satisfaction - Reporting

Fornire servizi di Facility Management è qualcosa in più che la mera erogazione di una prestazione. Nella configu-razione più evoluta di esternalizzazione dei servizi si deve introdurre il concetto di servizi di governo, che han-no l’obiettivo di gestire in forma integrata tutti i servizi operativi erogati nell’ambito di un appalto. Per ottenere la gestione integrata dei servizi è necessario datarsi di un sistema informativo e di un insieme di procedure e strumenti operativi comuni a tutti i servizi.

La piattaforma di eFM dedicata alle PMI fornisce un si-stema in grado di coprire tali esigenze proponendo uno standard di riferimento di qualità per l’erogazione dei ser-vizi senza dover sostenere costi di installazione e gestione di sistemi informativi complessi e da personalizzare.

FIGURA 3

Lead to Contract (L2C)

Contract to Program (C2P)

Program to Deliver (P2D)

Deliver to Cash (D2C)

PLANMARKET

DELIVERCASH