records management. records manager
Upload: information-and-records-management-society-czech-republic-group
Post on 13-Nov-2014
558 views
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Records Management.Records Manager.
Information and Records Management Society Czech Republic Group, o.s.
Tomáš Bezouška
Agenda Scéna a rekvizity
Information governance Records Management vulgo Správa dokumentů,
a.k.a. Spisová služba Papír, data a jiné artefakty
Hlavní účinkující – Records Manager Kdo to je a co tu chce? Kde se tu vzal a kam půjde dál?
Information Governance Information governance je celostní přístup k řízení
podnikových informací prostřednictvím zavádění procesů, rolí, kontrolních prvků a metrik, který zachází s informací jako s cenným obchodním aktivem.
Balancování mezi informační nedostatečností a informačním zahlcením.
Kritická součást Corporate Governance.
Records Management
Definice pojmuOblast managementu odpovědná za účinné a systematické řízení tvorby, přijímání, vedení, používání a vyřazování dokumentů, včetně procesů získávání a vedení důkazů o pracovních činnostech a transakcích ve formě dokumentů.
Správa dokumentů zahrnuje:a) stanovení standardů,b) stanovení odpovědností a pravomocí,c) stanovení a vyhlášení postupů a
směrnic,d) poskytování řady služeb týkajících se
správy a používání dokumentů,e) navrhování, zavádění a správa
speciálních systémů pro RMf) integrování systému RM do
agendových systémů a procesů.
Record čili dokument
Klíčové aspekty
Autenticita dokumentu Integrita dokumentu Metadata (data o dokumentu)
Dlouhodobé ukládání a schopnost získání informací ze záznamů … použitelnost
Zdroj nároků
Právní spory a dokazování Zákonné požadavky a regulace Provozní a praktické potřeby
organizace …
V hlavní roli … Profesionál, když dojde na správu dokumentů …
… není IT specialista … není pracovník spisovny … není archivář … není manažer procesu
... kombinuje vše výše uvedené a ještě mnohem více. Je to Records Manager.
… Records Manager Udržuje Politiku správy
dokumentů Udržuje Program správy
dokumentů Udržuje a prosazuje Spisový řád,
Spisový a skartační plán a další závazné předpisy
Zajišťuje odbornou a metodickou činnost a pomoc uživatelům, včetně zajišťování vhodných komunikačních kanálů
Informuje vedení organizace
Zajišťuje součinnost s vlastníky pracovních procesů, ICT a pracovníky příslušných archivů
Zajišťuje havarijní plánování, příprava na mimořádné situace
Zajišťuje systematickou a plánovitou kontrolní činnost
Organizuje vyřazování dokumentů a skartační řízení
A kde se bere?
Ideální program vzdělávání Records Managera je ve své podstatě interdisciplinární, a kombinuje jak teoretické, tak i praktické stránky
Klíčové oblasti znalostí zahrnují: Počítačové vědy, zpracování a analýzu informací Strategické řízení a ekonomii Právo a základy psychologii Dějiny správy i její současné trendy Nauky o autenticitě a pravosti dokumentů
IRMS Certified … Vzdělávací systém jak pro
uživatele, tak profesionály Certifikace dle
akreditovaného schématu Od základů pro
specializované otázky a problémy audit a kontrola řízení a konsultace a další …
DĚKUJI ZA POZORNOST.
„Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek, MV ČR)