rendezvényszervezési alapok - bgf kvik

8/18/2019 Rendezvényszervezési alapok - BGF KVIK

1/125

Tomecskó Erika

Konferencia típusúrendezvények szervezése

Budapest

2003.


2/125

2

Tomecskó ErikaRendezvényszervezés

Kiadja a BGF Kereskedelmi, Vendéglátóipari és Idegenforgalmi Főiskolai Kara

Felelős kiadó: Medvéné dr.Szabad Katalin, f őigazgató

Lektorálta: Happ Éva

Szerkesztette dr.Temesi Gábor

Műszaki szerkesztő dr.Temesi Gábor

Nyomdai munkák: ERICOM Kft.

Minden jog fenntartva!

Copyright © 2003 by BGF KVIFK

FI – 11 – 02 / 2003.

Budapest2003.


3/125

3

„Az alkotóképesség,az embernek az a szellemi képessége,

hogy valami újat hozzon létre”.

A kreativitás,a rendezvényszervez ő lételeme,képesség, tanulható képesség.


4/125

4


5/125

5

Tisztelt Hallgatók !

E jegyzet – a rendezvények szervezése során, több éves tapasztalat alapján összegyű j-tött – gyakorlati példákon alapuló ismeretanyagot szeretne Önöknek, jövendő rendez-

vényszervezőknek átadni.

A Főiskoláról kikerülve, a jövendő munkahelyükön már azt várják Önökt ől, hogy olyanalapismeretekkel rendelkezzenek, amik alkalmassá teszik Önöket arra, hogy minélelő bb, önállóan „bevethetők” legyenek.

A jegyzetben egy szervezési sémát mutatunk be, amit követve megszervezhető egy konfe-rencia típusú rendezvény. De ne felejtsék el, hogy ez csak az alap ! Minden rendezvénymás és más. A különbözőségük már az Önök kreativitásán, állandó megújulásán, újszer ű ötletein is múlik.

A szervezés gyakorlati lépéseinek leírásával (ami sok, fontos részegységb ől áll), arra sze-retnénk rávezetni Önöket, hogy a rendezvény sikere, azon az aprólékos, precíz háttér-munkán alapszik , amit az előkészítés folyamán kell elvégezni. Ha jól végzik a munkáju-kat, akkor az eredmény egy semmihez nem hasonlítható, csodálatos érzés lesz, amit akkoréreznek majd, amikor látják, hogy a létrehozott „mű”, a rendezvény, szépen, folyamato-san, zökkenők nélkül pereg, mint egy jó film, aminek a forgatókönyvét Önök készítették.Jusson majd eszükbe: ez lesz az a pillanat, amiért érdemes rendezvényt szervezni.

Kérjük, hogy a tananyag minden apró részletét, még a mellékleteket is – mint a tan-könyv szerves és kötelező részét – tanulják meg, sajátítsák el . A mellékletek aktuális

elméleti és gyakorlati ismeretanyagot, meghatározásokat, példákat tartalmaznak, ame-lyek nélkülözhetetlenek a rendezvényszervezés megismeréséhez.

Legyenek jó rendezvényszervezők, élvezzék, szeressék a szakmájukat és mindig tartsákszem előtt, hogy a vendég szemével kell látni, hogy ne csak magunknak, de még inkábba vendégeinknek is élmény legyen az esemény, amelynek részesei. A rendezvényszer-vező van a vendégért – és nem fordítva !

Engedjenek meg egy személyes megjegyzést a jegyzet szerző jétől.Minden évben legalább egyszer ott motoszkál a gondolat a fejemben, hogy feladom aszakmát, belefáradtam. Aztán ott találom magam egy rendezvényen, amit más szerve-

zett. Csak állok a vendégek között és szinte fáj, hogy nem látok a paraván mögé, nem énvagyok az, aki ezt létrehozta és vágyom arra, hogy ismét „ringbe” szálljak. Olyan ez,mint a szerelem. Gyűlölni és imádni lehet, de elhagyni nagyon nehéz. Hiszen ehhez ér-tek. Szerencsésnek mondhatom magam, hiszen a munkám a hobbim.

Sok szerencsét és jó munkát kívánok Önöknek is !

A Szerző.


6/125

6


7/125

7

TARTALOMJEGYZÉK

A rendezvények szerepe................................................................................................. 11

I. Az üzleti turizmus ................................................................................................... 15

II. A konferenciaturizmus ............................................................................................ 17

1) A konferencia és konferencia típusú rendezvények általános jellemzői, csoportjai ......................................................................................... 17

2) A konferencia „szereplői”................................................................................. 20

III. Konferenciák szervezésének menete, munkafázisok alapján.................................. 23

1. Tervezés ............................................................................................................ 24A konferencia, mint áru ............................................................................... 241.1. A saját, szakmai szervező bizottság feladatai a tervezés fázisában...... 25

a.) Az első lépések.............................................................................. 25 b.) Előterjesztés.................................................................................. 25c.) Támogatások megnyerése............................................................. 25d.) Elemzés......................................................................................... 25e.) Pályázat ......................................................................................... 25f.) Kockázatelemzés a várható jutalom arányában............................. 25g.) Konkurencia, termék, szolgáltatási piac, kereslet,

körülmények felmérése ................................................................ 25h.) Szakmai szervező bizottság létrehozása ....................................... 261.2. A külsős rendezvényszervező feladatai a tervezés fázisában............... 26

A rendezvényszervező irodák általános feladatai .............................. 26

2. Előkészítés ....................................................................................................... 272.1. A saját, szakmai szervező bizottság feladatai az el őkészítés fázisában 27

a.) Pályázat a konferencia elnyerésére ............................................... 27 b.) Fő célok, téma, alapkövetelmények meghatározása

(új konferencia esetén) ................................................................. 27c.) Bizottsági tagok kiválasztása ........................................................ 27

d.) A szervező bizottság felállítása .................................................... 27e.) Albizottságok létrehozása (a konferencia jellege,

mérete függvényében). ................................................................. 27f.) Funkciófelelősök kiválasztása (pl. pénzügy)................................. 27g.) További feladatok ......................................................................... 27

2.2. A Szakmai Titkárság feladatai az előkészítés során............................. 29A „házon belüli” szervezés buktatói ............................................. 30Az ajánlatkérés tartalmi elemei ..................................................... 30


8/125

8

2.3. A megbízott rendezvényszervező (pályázó, PCO) feladataiaz előkészítés fázisában........................................................................ 34

a.) Második körlevél (second announcement). .................................. 34 b.) Elemzés......................................................................................... 34c.) Ötletelés (brain-storming)............................................................. 34

d.) Konferencia „regisztrációs iroda”/tikárság felállítása .................. 34e.) Árajánlat kérése a szolgáltatóktól ................................................. 34f.) Szolgáltatások kiválasztása ........................................................... 35g.) Opciós foglalások ......................................................................... 35h.) Szponzor ....................................................................................... 36i.) Szerződéskötés............................................................................... 36 j.) A rendezvényszervező iroda feladata, a szerz ődés aláírása után... 37

3. Szervezés.......................................................................................................... 383.1. A saját, szakmai szervező bizottság feladatai a szervezés fázisában ... 38

A „házon belüli” szervezés buktatói ............................................. 393.2. A rendezvényszervező (PCO) feladatai a szervezés során................... 40

A megkötött szerződések fizetési, lemondási, változtatásifeltételeinek összehangolása..................................................... 40

A megbízott konferenciaszervező iroda feladata .......................... 40A vendégek folyamatos regisztrációja, előregisztráció................. 41A már előzetesen megrendelt szolgáltatások aktualizálása........... 42A programok: szervezése, személyi és tárgyi feltételeinek megte-

remtése, propagálása, eladása................................................... 42A programok típusai ...................................................................... 42A soron következő nyomdai munka el őkészítése.......................... 43

Folyamatos információáramlás biztosítása ................................... 43A konferencia alatti programokhoz kapcsolódóműsorok szervezése .................................................................. 43

Sajtó és médiakapcsolatok szervezése, bonyolítása...................... 43A szállítással, érkezéssel, távozással, határátlépéssel,

biztonsággal kapcsolatos feladatok .......................................... 44Technikai szolgáltatások végleges megrendelése ......................... 44A szolgáltatókkal többszöri egyeztetés ......................................... 44Forgatókönyvek elkészítése .......................................................... 44A szervezés folyamán felmerülő egyéb feladatok/gondok a gyakor-

latban, amelyre megoldást kínál a külső, profi rendezvényszer-

vező bevonása, tehát a PCO feladatai....................................... 453.3. A szervezés során felmerülő költségek elemzése................................. 46

Buktatók és feladatok, a költségvetés tételeinek részletes elemzése 46Állandó költségek ................................................................ 46Változó, létszámtól függő költségek.................................... 59

A részvételi díjak kalkulációja, kialakításának szempontjai......... 653.4. Külsős gazdálkodó szervezetek szerepvállalása

a konferenciák szervezésében ....................................................... 693.5. A konferenciák résztvevőinek motiváció ............................................. 693.6. Rendezvényszervezési feladatokat vállaló cégek csoportosítása ......... 69


9/125

9

4. Helyszíni lebonyolítás...................................................................................... 724.1. A szakmai szervező bizottság feladatai a helyszíni lebonyolítás során 724.2. A rendezvényszervező (PCO) feladatai a helyszíni lebonyolítás során 72

A regisztrációs pult működtetése................................................ 72Programok indítása, ellenőrzése ................................................. 73

A részvételi díjban lévő esti programokra .................................. 73Előre lebeszélt szolgáltatások ellenőrzése .................................. 73Üzenő-tábla működtetése (message board), felállítása ............... 73Hoszteszek eligazítása................................................................. 74Kapcsolattartás a szállodákkal (érkezés, távozás ellenőrzése) ... 74A szakmai titkárság helyszíni működésének biztosítása ............ 74Különterem biztosítása ún. „slide checking”.............................. 74VIP szoba biztosítása .................................................................. 74Kiállító standok, szponzorok betelepülése.................................. 74Folyamatos kapcsolattartás a szakmai szervezőkkel .................. 74Feladatok felosztása, felelősök, hatáskörök rögzítése ................ 74

5. Utómunkák....................................................................................................... 755.1. A szakmai szervező bizottság speciális feladatai ................................. 755.2. A rendezvényszervező (PCO) speciális feladatai................................. 755.3. Új tendenciák a konferenciák szervezésében ....................................... 75

A kreatív konferencia.................................................................. 75

IV. Kapcsolható rendezvénytípusok.............................................................................. 77

Egyre nagyobb jelentőséggel bíró, kapcsolható rendezvénytípusok........... 77

A szakmai szervező feladata........................................................................ 78A PCO feladata............................................................................................ 78

MELLÉKLETEK ........................................................................................................... 79

1. sz. Aktualitások az idegenforgalomban… 2003.................................................. 812. sz. Néhány fontosabb fogalom ............................................................................ 843. sz. PCO-ról bővebben.......................................................................................... 854. sz. A konferenciák világa .................................................................................... 89

5. sz. A rendezvényszervezés legfontosabb dokumentumai, nyomdai anyagai ...... 966. sz. Minta költségvetés.......................................................................................... 977. sz. Egy konferencia ütemterve..............................................................................100 8. sz. Registration Form............................................................................................102 9. sz. Exhibitor Registration Form............................................................................105

10. sz. Program-ötletek ............................................................................................... 108 11. sz. Házi dolgozat minta.........................................................................................110


10/125

10


11/125

11

A rendezvények szerepe

Rendezvényeket külföldi és belföldi célközönségnek szervezünk. A célközönség eléré-sének eszköze a marketing, az aktív és a passzív marketing elemeinek együttese.

Mint tudjuk: – Az aktív marketing négy különféle marketing eszköz egyvelege, egy vállalat, egy

időszakra tervezett komplex marketing kampánya, amely állárpolitikából,termékpolitikából,termékértékesítési politikából, ésmarketing kommunikációból.

– A passzív marketing a tervezett termékértékesítéssel kapcsolatos folyamatos in-formációgyű jtés, elemzés, rendszerezés, amelynek célja az eladás (a végső döntés)előkészítésének optimális előkészítése, segítése.

A rendezvény célja

Az adott célközönség legnagyobb számban történő elérése, a legnagyobb hatékonyság-gal, amit a rendezvényszervezés eszköztárával érünk el.

Jó a rendezvény

– A megrendel ő szempontjából : ha elérte a kitűzött célját, legyen ez akár üzleti,akár tudományos. Ha a mondanivalója megérintette a résztvevőket és emlékezetesesemény volt, amelyre a meghívottak, mint a cég érdekes, nem hagyományos ren-dezvényére emlékeznek vissza, sok év múlva is.

– A rendezvényszervező szempontjából : ha elégedett a megrendelő, a vendég és avégzett munkával arányos a bevétel.

A rendezvényeket többféle szempont szerint csoportosíthatjuk:

Funkcionális tartalom szerint1. kongresszusok,2. konferenciák,3. incentive utaztatások – 1–3-at szokás gyű jtőnéven hivatásturizmusnak nevezni;4. szertartások,5. protokolláris események,6. fogadások,7. ünnepi megemlékezések,8. kiállítások és vásárok,9.

több funkciós, komplex rendezvények,


12/125

12

10. kvízjátékok, közösségi-, szabadidő programok, csapatépítés,11. látványfelvonulások, demonstrációk, nagygyűlések,12. színházi események, előadó-művészeti műsorok, koncertek, szórakoztató prog-

ramok,13. versenyek, sport és kulturális események.

A meghívottak köre szerint

1. A zártkör ű rendezvények, vagy az ún. esemény-marketing körébe tartozó rendezvé-nyek általában zártabb szakmai vendégkört céloznak meg.Üzleti érdekeket közvetve, vagy közvetlenül szolgáló célközönséget próbálunk elér-ni, a kívánt létszámot biztosítani, a rendezvény előre meghatározott célját mindeneszközzel elérni. Ide soroljuk:

– az üzleti, vállalati rendezvényeket (pl. bálok, családi napok), – a protokoll rendezvényeket (pl. fogadás, kitüntetés), –

a reprezentációs rendezvényeket (fogadások, partik, üzletember találkozók,ankétok stb.),

– a termékbemutatókat, – a kiállításokat, – a partner találkozókat, díjátadásokat, ösztönző utakat (incentive), – az aktív, csapatépítő rendezvényeket.

Speciális területekr ől, szakmai körökr ől, partnerekr ől lévén szó, a meghívottak körekorlátozott. A meghívás alapja: meghívottak listája.

2. A nyílt, bárki által látogatható, nagyközönség számára rendezett események esetén a

résztvevők száma korlátlan, általában a belépő jegyekből fedezik a költségeket, vagyszponzorok, támogatók útján (ekkor a belépés díjtalan). Ide soroljuk: – kulturális eseményeket, – sportrendezvényeket – közönségvásárokat, – nyílt napokat, eseménynapokat.

További csoportosítási lehetőségeka rendezvény célja,

témája,

helyszíne,időtartama,

a résztvevők létszáma,összetétele szerint.


13/125

13

A turizmus fajtái

Szabadidő turizmusÁllandó lakáson kívül, szabadidő ben végzett és szabadon választott tevékenysé-

gek összessége. Az ember rendelkezésére álló időkeret azon része, amelyben a te-vékenységét saját kedvére választja ki, minden kötöttség nélkül. Turista, aki aszabadidejének eltöltése céljából, szabadsága, szabadideje alatt, szórakozás céljá- ból utazik. A saját maga által választott szolgáltatásokat a diszkrecionális jöve-delméből fizeti.

HivatásturizmusA hivatásturizmus a turizmusnak, mint gyű jtőfogalomnak azon ága, amely amunkával, üzleti céllal összefüggő utazásokhoz kapcsolható. Ahivatásturizmusban résztvevők csoportja teljesen elkülöníthető a turistától, hiszennem a szabadidejükben, nem saját pénzből utaznak.Csoportosítása:

I. Üzleti turizmus, üzleti rendezvények.II. Konferenciaturizmus, konferencia típusú rendezvények.III. Incentive turizmus, ösztönző rendezvények.IV. Kapcsolható rendezvénytípusok (kiállítás, árubemutató, tréning, tanács-

kozás, képzés, fesztiválok, kulturális és sportrendezvények).

A következő kben a hivatásturizmussal foglalkozunk részletesebben.


14/125

14


15/125

15

I. Az üzleti turizmus

A mai értelemben vett üzleti konferenciák , vállalati rendezvények szervezésének gya-korlata Magyarországon megközelítőleg tizenöt évre, a világ gazdaságilag fejlettebbországaiban is csak húsz-harminc évre nyúlik vissza. Magyarországon már hagyományavan a nemzetközi konferenciák, kongresszusok szervezésének.

A rendszerváltás előtt a saját helyszínnel rendelkező rendezvényszervez ők (szállodák,éttermek) monopolhelyzetben voltak és ez természetesen kihatott a szolgáltatások álta-lános színvonalára. A helyzet egy csapásra megváltozott, amikor az átalakuló Magyar-országon egyre több multinacionális, nagy t ő keer ő vel rendelkező vállalat jelent meg ,amelyek komoly keresletet támasztottak a rendezvényszervezés piacán. Ezeket a speciá-lis, magas szintű, kreatív igényeket a már piacon lévő cégek csak úgy tudták kielégíteni,ha felépítésük, szervezeti struktúrájuk és vállalati kultúrájuk a megváltozott piaciigényekhez igazodott. Egyre többen ismerték fel a jövő útját a rendezvényszervezésben,cégeket, vállalkozásokat alapítottak, amelyek ezzel az üzletággal is foglalkoztak. Napja-inkban több száz rendezvényszervező cég m űködik, közülük viszont csak pár tucatmondhatja el magáról, hogy a konferenciaszervezés üzletág területén PROFI.

Az üzletirendezvény-szervezésnek a rendszerváltás óta egyre nagyobb jelent őséget tu-lajdoníthatunk hazánkban. Napjainkban egyre több vállalat ismeri fel annak a jelentősé-

gét, hogy egy rendezvényszervező

céget megbízva, kevesebb munkával, kreatívabbak arendezvényei, konferenciái. A rendezvényszervező a szervezési feladatokon túlmen ően – konferenciaszervezés, tréningek, képzések, tájékoztatók, partik, sajtótájékoztatók és ahétvégi csapatépítő rendezvények kavalkádjában – a megfelel ő alternatíva kiválasztásá- ban is segít. Akár külső, akár belső munkatárs végzi a rendezvényszervezést, a feladatvégrehajtása során az alábbi alapvető kritériumoknak kell megfelelni. Az ületi típusúrendezvény legyen:

egyedi, szokatlan, jellemző a házigazdára,a jelenlévő ben mély benyomást keltő.

A rendezvény egyfajta kommunikációs eszközként szolgál a vállalatok életében, egy pontosan meghatározott üzenetet közvetít a vendégek felé. A rendezvények egy előretervezett kommunikációs folyamat láncszemeként, sok esetben annak kiteljesedésekéntértelmezendők. A rendezvényszervezés mindinkább önálló szakmává válik, ami részbena piac letisztulását is magával hozza.Amíg a világban a globalizálódás folyamatai uralkodnak el, addig a rendezvények arrahivatottak, hogy biztosítsák az emberek közötti nélkülözhetetlen, személyes kontaktust.

A rendezvények nagysága mindig attól függ, hogy az adott cég kiket, és hány embertkíván elérni. A kommunikációs célok elérése érdekében nagy hozzáértéssel kell kivá-lasztani a legmegfelelő bb rendezvénytípust, azt, amelyik a legnagyobb hatékonyságottudja biztosítani.


16/125

16

Az üzleti turizmus a hivatásturizmus ága, a személyes kapcsolatteremtés leghatéko-nyabb módja. Üzletemberek, partnerek személyesen keresik fel egymást, kizárólag üzle-ti célból, kapcsolat ápolása, fenntartása, új kapcsolatok szerzése, javítása, fejlesztése, újtermék bevezetése, eladása, problémák kezelése céljából.

A világméretű globalizáció és a multinacionális cégek nemzetközi terjeszkedése miatt,egyre gyakoribb az utazás az üzleti életben. A költségvállaló általában a küldő cég, azutazás munkaidő ben történik, az utazó munkaköréhez szorosan kapcsolható, munkakör-ének része. Nagyobb vállalatoknál külön osztály foglalkozik a cégen belüli, szolgálaticélú ki- és beutaztatással. Szigorú szabályokhoz kötik a költségek e célra történő fel-használását.

Az üzleti konferencia: vállalatcsoport, alapítvány, konferenciaszervező közösség meg- bízásából megvalósuló, információátadást és cserét célzó rendezvény.Létszáma, nagysága, célközönsége attól függ, hogy az adott témával mekkora rétegetkíván elérni. A tényleges résztvevői létszám elérésének eszköze: célzott elő- és folya-matos akvizíciós tevékenység, adatbázis alapján.A célcsoport elérésének feltétele:

a célközönség ismerete (mire kíváncsi, mit szeretne megtudni), saját célunk ismerete, érdekl ő désre számot tartó, célzott, hasznos információk átadása.

Fontos, hogy a meghívottak körének gondolkodását a saját célunk elérése érdekébentudatosan tudjuk alakítani.


17/125

17

II. A konferenciaturizmus

„Nemzetközi trendek: napjainkban a kongresszusi, az üzleti, az incentive és a kiállításiturizmus már megkülönböztetett szerepet játszik a fejlett országok turisztikai kínálatá- ban és keresletében. Ma világszerte, mintegy ötvenezer nemzetközi szervezet működik,amelyek több-kevesebb rendszerességgel tartanak különféle rendezvényeket. Ugyan-csak jelentős keresletet támasztanak a vállalatok is, amelyek rendezvényei – éves szin-ten becsült adatok alapján is – több tízezerre tehetők.Magyarország számára kedvező, hogy Európában található a nemzetközi szervezetek szék-helyének 72%-a, itt tartják a nagy nemzetközi rendezvények 57%-át. NATO tagságunk és belépésünk az Európai Unióba, fokozza a Magyarországra hozott rendezvények számát.A konferenciaturizmus nemcsak magas fajlagos bevételt adó, hanem egyúttal tőkeigé-nyes beruházásokat is igénylő ágazat. Támogatására jött létre a Széchenyi Terv Turiz-mus Alprogramja is.” (Forrás: Gazdasági és Közlekedési Minisztérium honlap)

A legkomplexebb rendezvénytípus a konferencia, amelynek szervezése során a legtöbbrendezvénytípus megjelenik, mint csatlakozó, vagy kiegészítő, esetleg önálló konferenciaelem.

1.) A konferencia és konferencia típusú rendezvények

általános jellemzői, csoportjai

A konferencia fogalma

Különböző szervezetek, testületek, egyesületek olyan nagyobb szabású összejövetele,amelyen azonos hivatású, közös érdeklődési kör ű résztvev ők jelennek meg, abból a cél- ból, hogy meghatározott témában bővítsék szakmai tudásukat, és kicseréljék tapasztala-taikat (tanácskozás, értekezlet, vitaülés). Általában záróokmányt készítenek. A minőségiturizmus legfontosabb ága. (dr.Jenkei L.: Idegenforgalmi értelmező kéziszótár felhaszn.)

Szervezése

Konferencia típusú rendezvényeket általábannemzetközi szervezetek,alapítványok,vállalatok, vállalati csoportok szerveznek.

Természetesen bárki szervezhet konferenciát, aki olyan információk birtokában van,amit saját céljai érdekében át akar adni a résztvevőknek és ez a szakmában, a tudomá-nyos élet területén, belföldön, illetve – jellegétől függően külföldön is – elismerést vált-hat ki. Csak a konferencia témáját mélységében ismer ő szervezetnek szabad konferenci-át szerveznie.


18/125

18

Egy professzortól megkérdezték egy nagyon magas szint ű új kutatási eredmé-nyeket publikáló el ő adása után:

– Professzor úr, nem fél kiadni azt, amit tud, nem fél, hogy elrabolják azötletet?

– Nem, mert az én tudásom már több a személyes érdeknél, át kell adnom

másnak is, hogy haladjon a világ.

Alaptípusai – tudományos, – üzleti konferenciák.

Tudományos konferenciák : nem nyereségorientált, tudományos célokat szolgálórendezvények. Az információáramlás gyorsítását, a kutatási eredmények publikálá-sát, megvitatását (további kutatásra bocsátásával) az emberiség, a világ haladása ér-dekében szolgálják. Kiemelt fontosságú rendezvények. Megtérülési idejük hosszú!

Üzleti konferenciák : gyors anyagi előnyöket várnak tőle, ami az állandóan válto-zó, óriási sebességgel fejlődő eredmények gazdasági élet vérkeringésébe juttatásátköveteli meg azért, hogy az adott vállalat talpon tudjon maradni a világgazdaság- ban.

Mindkettő lehet nemzetközi és belföldi részvétellel szervezett.

Általános jellemző k – Információközlő- és fogadó, – üzleti érdekből, vagy tudományos fejlődést szolgáló céllal rendezik,

– eredmények kicserélése, – érdeklődőre szabott információtömeg, – személyes motivációk, – kapcsolattartás a szakmával, – szakmai fejlődés, – a rohanó világ újdonságainak azonnali átvétele és beépítése cégek fejlesztésébe, – a kommunikáció „legemberközelibb” formája.

Közös jellemző k – információközlés, tájékoztatás, amely lehet üzleti és szakmai célú, – érdeklődőre szabott információt ad, vagy vesz át (mi érdekli a résztvevőt?),

– lehet nyílt- és zártkör ű (témától függ ően), – a szakterület elismert szakemberei az előadók, – a f ő szervezési, vendégtoborzási eszköze a direkt marketing, – jól kombinálható egyéb programokkal, könnyedebb, oldottabb eseményekkel, – a szakmai szövetségek, alapítványok, gazdálkodó szervezetek szerepvállalása a

szervezésben (szponzorálás, önálló workshop stb.).


19/125

19

Konferenciák csoportosítása

Jellegük szerint

1. Kongresszus

Nagy fontosságú tárgyban, nagy számú és magas rangú résztvevőkkel, küldöttekkeltartott országos, vagy nemzetközi értekezlet, tanácskozás. Fő célja többnyire tudomá-nyos, politikai, vagy kulturális eszmecsere.

(dr.Jenkei L.: Idegenforgalmi értelmező kéziszótár felhaszn.) „Különböző szervezetek, testületek, egyesületek, csoportok összejövetelek, meghatáro-zott témák megtárgyalása, nézetek kicserélése céljából. A résztvevők tájékozódása idő-szer ű kérdések megvitatása alapján, közösen megszövegezett záróokmány.Főként magasabb társadalmi pozícióban lévő, azonos érdekkör ű személyek informá-ciócseréjére szolgál. Összehívásának gyakoriságára nincs szabály.”

(Phare Program HU 94.05 Endr ő dy–Kozma) Témája felölelhet egymáshoz tartozó tárgysorozatot is. Nagyságrendje változó.

2. Konferencia

Ld.: 17.old. „Konferencia fogalma”, továbbá: „Egy, vagy többnapos, pontosan meg-határozott célú, nagyobb szabású és magas rangú résztvevőkkel, túlnyomórészt nemhelybeli személyek összejövetele, f őként tudományos, vagy szakmai információcserecéljából, előre kitűzött programmal. A résztvevők száma több száz, néha több ezer.”

(Phare Program HU 94.05 Endrody-Kozma)A részvételhez előzetes, vagy helyszíni regisztráció szükséges.

3. Vándorgyű lés

Hasonló a konferenciához, de ismétlődő id ő pontokban szervezik, más és más város- ban. Vállalati belföldi rendezvénynél a „road-show” nevet viseli.

4. Ankét

Egy bizonyos téma megvitatására hívják össze, létszáma általában kisebb, mint akonferenciáé (meghívásos).

5. Szű k kör ű rendezvények

Szimpózium, kerekasztal-beszélgetés, vitaülés, munkabizottsági ülés, work-shop,szeminárium, panel-vita, közgyűlés stb. A szervezés ideje 2 hónaptól, akár több évigis elhúzódhat. A résztvevők létszáma: 10-50 f ő. Időtartama: 1–4 (–10) napig. Típusaszerint: zárt kör ű, és nyílt.

A továbbiakban a konferenciákat és konferencia típusú rendezvényeket „konferencia”néven tárgyaljuk.


20/125

20

Típus szerint

– ismétlődő, visszatér ő konferenciasorozat (éves közgy űlések, beszámoló konfe-renciák, szakmai konferenciák, tudományos ülések, állami és protokoll ren-dezvények stb.),

– egyedi, egyszeri konferenciák, és konferencia típusú rendezvények (egy-egy ter-mék bemutatása, piacra vitele, tájékoztató, alkalmi, protokoll rendezvényekstb.).

A résztvevő k nemzetisége szerint

– nemzetközi – belföldi.

2.) A konferencia „szereplői”

A konferencia programja két f ő részb ől áll: – szakmai rész: szakmai szervező bizottság (megbízó) állítja össze, – egyéb rendezvény elemek: rendezvényszervező (megbízott/PCO) állítja össze.

1. Részvételi díjat fizet ő résztvevő (participant)Konferencia csomagárat fizet. A konferenciacsomag tartalmát a szervező bizottsághatározza meg. Leggyakoribb elemei:

részvétel a konferencia előadásain,szakmai, írásos anyagok, előadások szövegének rövidített kivonata (abstrakt),

vagy teljes leírása (proceedings)névre (esetleg cégre) szóló névkitűző (badge)ajándékok (táska, írótömb, mappa, egyéb)kávészünetek alatti üdítő, süteményfogyasztás (coffee break)ebéd (business lunch)társadalmi (social) programokon részvétel:

nyitófogadás (opening ceremony)záró fogadás (closing ceremony)egyéb: bármely egyéb szolgáltatás, amelyr ől a szakmai bizottság úgy ren-

delkezett, hogy – mert be van építve a részvételi díjba –, arésztvevő igénybe veheti (pl. shuttle a konferencia szálloda és hely-

szín között).

2. Vendég (meghívott), akinek nem kell részvételi díjat fizetnie, de minden olyan szol-gáltatást igénybe vehet, amit a részvételi díjat fizető résztvev ő igénybe vesz.A vendég személyér ől a szakmai szervező bizottság dönt. A vendégek névsorát ésadatait a szakmai szervező bizottság írásban átadja a rendezvény szervez ő jének.Vendég lehet: meghívott előadó (invited speaker)

szervező bizottság kiemelt tagjatámogatott résztvevők (pl. diákok), stb.

3. VIP vendég minden olyan kiemelt fontosságú személy, szervezet, szponzor stb., akimegtiszteli a konferenciát részvételével, ezzel kifejezi a konferencia fontosságát,


21/125

21

emeli a rendezvény színvonalát, értékét. A VIP meghívottak részvétele elsősorban arendezvényhez kapcsolódó központi programokra korlátozódik. Nem feltétlen szak-mabeli. A VIP meghívottak listáját a szakmai szervező bizottság állítja össze, és adjaát a rendezvényszervezőnek.

4. Kísér ő , aki a konferencia résztvevő jével együtt érkezik. Házastárs, családtag, barát,ismer ős. A kísér ő a szakmai programokon, el őadásokon nem vesz részt. A kísér őirészvételi díjat a szakmai szervező bizottság és a rendezvényszervez ők közösen ala-kítják ki. Díj fizetés szempontjából, lehet, aki:

– kísér ői részvételi díjat fizeta részvételi díj általában a következőket tartalmazza:

a nevét mutató kitűzőt (badge)kísér ői ajándékot (welcome present)társadalmi (social) programokon részvételt:

nyitófogadás (opening ceremony)záró fogadás (closing ceremnony)hölgyprogramok (ladies program): az előadások idejealatt a kísér ők számára tartalmas elfoglaltságot biztosí-tó programok.

A program időtartam szerint lehet: – félnapos program – egész napos program

– kísér ői részvételi díjat nem fizet Csak a díj megfizetése ellenében jogosult a konferencia alatti programo-kon, társadalmi eseményeken való részvételre, és veheti igénybe a konfe-

rencia résztvevői számára nyújtott szolgáltatásokat.

5. Szakmai szervez ő kFelelősek a konferencia, a rendezvény szakmai tartalmáért. Döntenek

– az előadások tartalmáról, – az előadók személyér ől, – a szervező bizottság személyi összetételér ől, – a szakmai titkárság felállításáról, – minden, a szakmai tartalom színvonalát elősegítő, kapcsolódó kérdésr ől.

Alapvető tevékenységi körük megegyezik nemzetközi, akár hazai konferencia szer-vezése esetén is. A nemzetközi konferenciák alapnyelve az angol, a résztvevők több-sége külföldi.

6. Rendezvényszervez ő k és külső s szervez ő k PCO = Professional Conference Organizer (Hivatásos Rendezvényszervez ő).Felelősek a rendezvény megvalósításáért, a szakmai szervezők felügyelete alatt.A PCO munkájáról, tevékenységér ől bővebben a mellékletben.


22/125

22

7. Szolgáltatók, közremű köd ő kBiztosítják a rendezvény lebonyolításához szükséges tárgyi és személyi feltételekösszességét, a résztvevők ellátását, szórakoztatását (helyszínek, szolgáltatók, alvál-lalkozók, beszállítók, közreműködők, produkciók stb.) Megbízási szerződés alapjándolgoznak. Megrendelő jük a rendezvényszervező.

A konferencia „szervezői” tehát

Nemzetközi konferenciák esetében Belföldi konferenciák esetébenSzakmai szervező bizottság

(Scientifical Committe)

A szakmai szervező bizottság szerepét elláthatják: -a vállalaton belül alkalmilag szerveződött bizottság

-társadalmi szervezetek funkcionáriusai-állami és kormány szervezetek rendezvényszervezői-alapítványok, bizottságok, közhasznú társaságok, iskolák,

kamarák, kórházak stb. szakmai szervezőiSzakmai szervező titkárság

(Scientifical Secretariat)

M

E

G

B

I

Z

Ó

A szakmai titkárság szerepét elláthatják:- vállalaton belül: a marketing-, humán er őforrás-, kommuniká-

ciós-, protokoll osztály (általában egyedi rendezvényekr ől vanszó, amelynek jellegétől függ, hogy kinek a feladatkörébeutalják)

- társadalmi szervezetek esetében a titkárságmunkatársai (általá- ban ismétlődő rendezvények lebonyolításáról van szó, általá-

nos séma alapján)- állami és kormányszervek, hivatalok esetén a titkárságok, bi-

zottságok munkatársai (egyedi és ismétlődő rendezvény is le-het, amely képzett szervezőket igényel, alapvetően a feladat-körük részét képezi)

- alapítványok, bizottságok, kht-k, iskolák, kamarák stb. szerve-zői, általában társadalmi munkában vállalják a szervezést

Rendezvényszervező k = PCO(Professional Conference

Organizer)

MEGBI

ZOTT

- utazási irodák rendezvény/konferencia részlege- rendezvényszervező irodák- ügynökségek- PR és média ügynökségek


23/125

23

III. Konferenciák szervezésénekmenete, munkafázisok alapján

Mást jelentenek a különböz ő fázisok a szakmai szervez ő bizottság szempontjából ésmást a megbízott rendezvényszervező (PCO/regisztrációs iroda) szempontjából. A to-vábbiakban a szakmai szervező bizottság feladatait és a rendezvényszervező feladataitkülön-külön elemezzük. Mindkét oldal számára fontos:

– közös cél : a kitűzött célt megvalósító, sikeres konferencia létrehozása; – eszmei haszon: szakmai körökben elismerést kiváltó rendezvény; – gyakorlati haszon: a rendezvény a tudományos haladást szolgálta, vagy bármi-

lyen, előre meghatározott célra fordítható nyereséget termelt.

Szervezés munkafázisai

1. Tervezés.

2. Előkészítés.

3. Szervezés.

4. Helyszíni lebonyolítás.

5. Utómunkák.


24/125

24

1. TERVEZÉS

A konferencia, mint áruAz áru – eladásra szánt termék.A konferencia is eladásra szánt termék!A konferencia eladható, ha érdekl ődőre szabott, új információt ad át, szakmai köröketmozgásra, részvételre csábít, és ha a szervező, megrendelő elérte a kit űzött célját. Ah-hoz, hogy ezt elérjük eladhatósági tervet kell készíteni, ami nagy hasonlóságot mutat avállalatoknál használt marketing terv fázisaival. Alapfeltétele: a termék, vagyis a feldol-gozandó téma, szolgáltatás, teljes kör ű ismerete.

Az eladhatósági (marketing) terv fázisai:

–

ötlet, elgondolás, előtervezés, előterjesztés; – a vállalat döntéshozóinak megnyerése; – célok, koncepciók meghatározása, – előnyök, hátrányok, kockázatok felmérése, elemzése vállalati szinten; – környezettanulmány (konkurencia, potenciális érdeklődők, hasonló rendezvények); – szakmai szervező bizottság felállítása; – konferencia finanszírozása; – személyi és tárgyi feltételek kialakítása, operatív lebonyolítás; – elszámolás.

Ha már eldöntöttük, hogy belefogunk, és konferenciát szervezünk, érdemes feltenni

magunknak a következő kérdéseket: (Eladhatósági teszt: igen/nem válaszok adhatók).Ha mindenre igen a válasz, akkor nyitva áll az út a konferencia szervezése előtt.

Vajon, Igen/nem – meg tudom-e pontosan fogalmazni a konferencia célját? – Ismerem-e annyira a terméket, a konferencia célját, hogy úgy tudjam eladni,

hogy ez szakmai körökben is elismerést vált ki? – Képes vagyok-e olyan tematikát összeállítani, ami érdeklődőre szabott? – Van-e akkora vonzereje a konferencia témáinak, hogy az általam megcélzott

csoportot részvételre késztesse?

–

Tudok-e olyan előadókat megnyerni, akik vonzzák a résztvevőket? – Tudok-e magam köré olyan szakmai és lebonyolító stábot toborozni, akik

szívvel-lélekkel szolgálják a konferencia sikerét? – Arányban vannak-e a befektetett költségek a haszonnal? – Miből akarom fedezni a költségeket, tudok-e szponzorokat megnyerni, vagy

a részvételi díjból akarom fedezni a költségeket? – Átgondoltam-e az operatív megvalósítás során a rám és a szervezői stábra vá-

ró feladatokat és megvalósításának reális esélyeit? – Biztos vagyok-e abban, hogy a vállalatomat nem döntöm anyagi csődbe, ha-

nem hasznot hozok (megtérül-e a befektetett pénz)?

…..

…..…..

…..

…..

…..…..

…..

…..

…..


25/125

25

1.1. A saját, szakmai szervező bizottság feladatai a tervezés fázisában

a.) Az első lépések Kell egy egyedi ötlet , és valaki, aki felismeri annak hasznát. Egy tudós (tudóscso- port) felerjeszti az elképzeléseit a vállalat menedzsmentjének, vagy egy nemzet-

közi szervezetnek. Egyedi tervezést igényel!Egy iparág, tudományág stb. nemzetközi szövetsége az alapszabályban lefektetett – általában – szabályos időközönként tart rendezvényeket, amelyek így, hosszútávra tervezhetőek, pályázat útján nyerhet őek el.

b.) El ő terjesztés Az ötletgazda megfogalmazza a feladat – általa lehetségesnek tartott – megoldá- sát/sait és ezeket el ő terjeszti a nemzetközi szervezet/ vállalat/ alapítvány elnöké-nek, vezet ő ségének, döntéshozó szervének. A vezetőségi ülésen folyik az érvek üt-köztetése, a meggyőzés.

c.) Támogatások megnyerése A vezet ő ség beleegyezését elnyerve, már közösen lépnek fel azel ő tt a testület el ő tt,amelynek támogatását a konferencia szervezéséhez meg akarják nyerni.Itt döntenek arról, hogy beilleszthető-e a vállalat éves, vagy hosszú távú terveiközé, megfelelő-e a felajánlkozó ország (tárgyi, személyi felteltelek vizsgálata),van-e rá támogató, állami fedezet, alapítványi pénz, nemzetközi háttér stb.

d.) Elemzés Együttesen elemzik a konferencia el ő nyeit, hátrányait, kockázatait (egyedi, vagyelső szervezés esetén igen nagy körültekintést igényel – marketing).

Elemezni kell az érdeklődés nagyságát is, a preferált régiót, célországot, nemzetközirendezvénynél az esetlegesen támogatást nyújtό fórumot, ha már volt hasonló ren-dezvény (pl. visszatér ő közgy űlés, éves meeting, részvénytársaságok éves beszámo-lói stb.) azt értékelni, hibáiból okulni, folyamatában a szokásokat megtartani stb.

e.) PályázatPályázni kell a rendezés jogára, tehát el kell készíteni a pályázati anyagot, s azt amegfelelő fórum részére be kell adni.

f.) Kockázatelemzés a várható jutalom arányábanElőzetes költségek megállapításával kell vizsgálni a konkrét, gyakorlati pénzügyi

hátteret. Gyors megtérülés, vagy hosszú távú befektetés. Vizsgáljuk mennyire sta- bilak a pénzügyi körülmények a biztonságos pénzbefektetéshez: kizárólag a rész-vételi díjakból kell-e megszervezni a konferenciát, vagy van potenciális gazdál-kodó szervezet, amellyel együttműködve, érdekeket egyeztetve olyan segítségetkaphatunk, ami a szakmai színvonalat emeli és néhány esetben még a költségeketis csökkentheti (szponzor, kiállító).

g.) Konkurencia, termék, szolgáltatási piac, kereslet, körülmények felméréseCsak akkor érdemes kilépni a nyílt színre, előadással, konferencia típusú rendez-vénnyel, ha egyedi mondanivalónk van. Csak a tökéletesen kidolgozott téma, a


26/125

26

minőség és siker az, ami emeli a szervező presztízsét. Bíznunk kell abban, hogyrendezvényünk szakmai és szervezési téren is megállja a versenyt.

h.) Szakmai szervező bizottság létrehozásaElső rendezvénynél új szakmai szervez ő bizottságot kell felállítani, hagyomá-

nyokkal rendelkező rendezvénynél pedig csak frissítésre van szükség. A bizottságelemzi a külső és bels ő forráskövetelményeket és dönt a saját szervezésr ől, vagykülső szervez ő bevonásáról.

Ezzel a folyamattal megszületett a döntés egy konkrét rendezvény megszervezésér ől.

1.2. A külsős (megbízott) rendezvényszervező feladataia tervezés fázisában

Mást értünk egy „saját” szakmai megbízó tervezésén, és mást egy rendezvényszervez ő,

PCO, ügynökség tervezési folyamatán.Míg az el ő bbi esetben a cél egy saját szakmai rendezvény létrehozása és lebonyolítása,addig az erre szakosodott iroda célja, hogy megtalálja a potenciális megbízókat, rátaláljonazokra a rendezvényekre, amelyeket már valaki megálmodott. Amikor a megbízó dönt arendezvény megszervezésér ől akkor van esélye a rendezvényszervező irodának arra, hogy be tudjon lépni – mint külsős megbízott szervező – az esemény lebonyolításába.

A rendezvényszervező irodák általános feladatai

A tervezés során1. környezettanulmányok készítése, potenciális rendezvények- és megrendel ők felkutatá-

sa;2. promóciós és marketing tevékenység, pályázatok, konkurencia figyelés, szakmai fej-

lődés biztosítása, tervezések;3. saját ismertet ő elkészítése, marketing anyag kialakítása, megjelenés fórumokon; a

potenciális megbízó megtalálása (kapcsolatok, szervezetek, évkönyvek stb. útján);4. szolgáltatók, szolgáltatások ismerete, jó kapcsolat kialakítása olyan beszállítói, szol-

gáltatói körrel, akiért garanciát vállal; velük keretszerződések, hosszú távú megálla- podások kötése;

5. profi pályázat beadása, elkészítése költségvetéssel és ütemtervvel (id ő pontok vissza-számlálással, feladatok a felelősök nevével);

6. nemzetközi konferenciák során gyakran már a tervezés során utazási irodát, konfe-renciaszervezőt kell bekapcsolni a szervezésbe. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy pl.: magának a szakmai szervezetnek is pályáznia kell az esetleg csak több év múlvaesedékes konferenciára. Ehhez előzetes promóciós anyagot kell összeállítani, pre-zentálni, amihez kiutazások, site-inspection (helyszínbejárások) stb. kapcsolódnak,amelynek fedezetét a majdan megrendezésre kerülő rendezvény bevétele fogja adni. Non-profit szervezetek esetén ezt előfinanszírozással lehet megoldani;

7. korrekt pénzügyi háttér, rugalmas könyvel ők, tiszta, gördülékeny munkafolyamatkialakítása.

Cél: olyan prezentációs anyag, egységes fellépés, bels ő koncepció, szakmai háttér kialakí-

tása, amely alkalmassá teszi a szervezőt arra, hogy rendezvények elnyerésére pályázhasson.


27/125

27

2. ELŐKÉSZÍTÉS

2.1. A saját, szakmai szervező bizottság feladataiaz el ő készítés fázisában

a.) Pályázat a konferencia elnyerésére pályázat elkészítése, tartalmi elemek, tárgyi, személyi feltételek, körülmények fi-gyelembevételével – érdemes a nagyobb, szerteágazóbb szolgáltatásokat igénylő konferenciákra úgy pályázni, hogy a jövendő PCO-t is bevonjuk a feltételek ki-alakításába.

b.) F ő célok, téma, alapkövetelmények meghatározása (új konferencia esetén)

c.) Bizottsági tagok kiválasztásaszakmailag hozzáértő, lelkes kollégák kiválasztása vállalaton belül, vagy külsős,akár konkurens is lehet (!!), akik értenek a szakmájukhoz, kreatívak, gyakorlottaka szervezésben, nemzetközi vagy belföldi konferencia esetében is.. Nemzetköziszaktekintélyek, nemzetközi szervezetek jeles képviselőinek a felkérése bizottságitagságra.Ha a megbízó egy külföldi vállalat, nemzetközi székhelyű alapítvány, szervezetstb., akkor Magyarországon első lépésként a kapcsolódó szervezetekkel, leányvál-lalattal kell a kapcsolatot felvenni. Nagy nevek (!) kellenek – vállalniuk kell a sza- badidejük feláldozását a közös célért.

d.) A szervező bizottság felállításaA rendezvényszervező munkája: felkérés, levelezés, értekezletek, teremigény,kapcsolattartás, vacsorák, kiutazások. Nem fontos cégen belüli munkatárs, az el-hivatottság, a hozzáértés, a munkabírás a lényeges. A levelezés magyarul zajlik,nemzetközi konferenciánál a hivatalos nyelv az angol. A szervezőnek ismerniekell a hivatalos levelezés formátumait.

e.) Albizottságok létrehozása (a konferencia jellege, mérete függvényében).

f.) Funkciófelel ő sök kiválasztása (pl. pénzügy).

g.) További feladatok – Javaslatot tesz a konferencia id ő pontjára, id ő tartamára

Figyelnie kell arra, hogy a tervezett idő pontban, vagy közvetlen közelében ne le-gyen olyan, hasonló célközönséget érintő rendezvény, amely veszélyezteti a kon-ferencián résztvevők létszámát. Azt, hogy egy cég, hány résztvevőt tud befizetni,és melyik konferenciára delegálja, azt negyedéves/éves pénzügyi terv keretébendönti el. Ha több, egymáshoz közeli, hasonló témában tervezett rendezvény kö-zött kell dönteni, általában csak az egyiken vesz részt.

– Pontos, teljes kör ű „brief”-et készít , azaz feladattervet határoz meg a saját maga,továbbá a rendezvényszervező részére, ami az eseménnyel kapcsolatos célok éselvárások összefoglalása. Ezzel informálja a jövő beni rendezvényszervezőket az


28/125

28

elvárásairól. Arról szól, hogy milyen információkat szeretne a rendezvény sorána résztvevők felé közvetíteni, milyen célokat szeretne elérni, és hogyan lehet azelérendő célokat megvalósítani. (Tehát a rendezvény – egy kommunikációs esz-köz.) Ez alapján dönt arról, hogy el tudja-e vállalni a szervezését, vagy sem.Miután a brief alapján a rendezvényszervező eldönti, hogy elvállalja a megbíza-

tást, kidolgozza a konkrét ajánlatát a brief-et kibocsátó részére.Amennyiben ismétlődő eseményr ől van szó, úgy a célmeghatározás, feladatoktervezése, pénzügyi keret meghatározásában stb. az előző konferencia dokumen-tumai segítségére vannak.

– Kidolgozza a szakmai program tematikájátMegállapodik az előadások alaptémáiban, és egy ún. vezető szálra felf űzi a f ő-témák mellé a csatlakozó, kapcsolódó előadásokat. A szakmai anyagok bekéré-sének lehetséges módjai:

a.) Abstrakt bekérése, amely a leend ő el őadó által elkészített előadás, írásosdokumentuma. Témáját a szakmai bizottság elemzi és dönti el, hogykívánja-e az előadások körébe felvenni, s hogy melyik f őtémába il-leszthető be. Több szerz ő je is lehet egy abstraktnak, de az előadó csakegy f ő lehet. A konferencia írásos, szakmai anyagai között (amit arésztvevők a helyszínen kapnak kézhez) szerepelhet, ún. abstraktgyű jtemény, amelyben természetesen az összes szerzőtárs neve szere- pel. A beérkezés végső id ő pontját, terjedelmét, betűtípusát a szerve-zők határozzák meg. Ennek célja, hogy scanner használatával meg-könnyítsék az előadások anyagának számítógépbe történő bevitelét, ésa nyomdai előkészítést.(Az elfogadott abstrakt lesz a konferencia előadása, prezentációja(orális prezentáció).

b.) Poster bemutatása, amelynek során egy-egy kutatási eredmény bemuta-tására kerül sor, ún. poster szekció keretein belül. Az elkészítendő poster méretét, a rendelkezésre álló poster/bemutató állvány méretehatározza meg. Ezt a résztvevőknek kiküldendő körlevélben tudatják.A konferencia szüneteiben, esetleg egy külön meghatározott idő pontban, a konferencia helyszínén külön erre a célra kialakított szabad te-remben/területen felállított poster-szekció szolgál a téma bemutatásá-ra. A postereket a szakmai bizottság sorszámmal látja el. Ezt asorszámot függesztik ki az üres poster állványokra. A megfelelő sor-számú állványra kell az elkészített postert kitenni. A poster készítő jeodaáll a saját munkája mellé és az érdeklődőknek személyesen ad in-

formációt. – Az el ő adók biztosítása, koordinálása során a szakmai szervez ő véglegesen el-

dönti az előadók személyét. Időrendbe sorolja az előadásokat, szekciókat,workshopokat. Ez az ún. Time-table, amely a konferencia körlevélébe, majd avégleges programfüzetbe kerül, így a konferencia menetének pontos leírása.Ettől eltérni nem lehet. Egyéb, kapcsolódó program szervezése során, ezenidő pontokhoz kell alkalmazkodni (pl. esti fogadás idő pontja, shuttle buszokindítása stb.).


29/125

29

– A nyomdai anyagok szakmai tartalmának kialakításaAlapjául a fent említett előadások, posterek szolgálnak. Nemzetközi konferen-ciák nyomdai körlevelei a következők:

a.) Első körlevél (first announcement).Értesíti a potenciális résztvevőt a tervezett konferenciáról, idő pontjá-

ról és figyelemfelkeltés céljából a f ő bb, ún. „húzó” előadások témáirólés előadóiról. Célja: felmérni az érdeklődők létszámát. A hozzá mel-lékelt jelentkezési lapok visszaküldésével az érdeklődés nagyságárólkapunk visszajelzést.

b.) Második körlevél (second announcement)Bővebb tájékoztatást adunk az előadásokról, ezek tervezett időtartamá-ról, idő pontjáról, előadójáról. A jelentkezési lapon közöljük a részvételidíj összegét, a jelentkezési határidőt, a fizetés és a lemondás módját. Ál-talános információt adunk a külföldi résztvevőknek az országunkról(valuta, üzletek nyitva tartása, utazás stb.), a tervezett társadalmi(social) és szabadon választott, fizetős (opcional) programokról, vala-mint ezek áráról. A programokon való részvételr ől a jelentkezési laponvisszajelzést kérünk, a késő bbi létszám-kalkuláció miatt.(Megjegyezzük, hogy a második körlevél szerkesztése, az általánosinformációk, programismertetők tartalmának összeállítása elsősorbana konferencia szervezésével megbízott iroda >PCO< feladata, devégezheti a szakmai szervező bizottság is.A jelentkezési lapok nyilvántartása, visszaigazolása >előregisztráció<szintén a PCO feladatköréhez tartozik.)

– Amennyiben a konferencia lebonyolításával a szakmai szervező PCO-t bíz meg,

úgy feladata lesz még a beérkezett ajánlatok értékelése és a legjobb ajánlatot beadó pályázó kiválasztása. Az ajánlatok értékelése során pótlásokat kérhet be aszervező bizottság, személyes meghallgatásra hívhatja be a pályázókat.

– Ütemtervet (feladattervet) állít össze, rögzíti a feladatok elkészítésének határidőit,név szerint kijelöli a felelősöket.

2.2. A Szakmai Titkárság feladatai az előkészítés során

A Szervező Bizottság munkáját a Szakmai Titkárság segíti. Vezető je: a rendezvény-szervezéssel, operatív lebonyolítással, gyakorlati megvalósítással megbízott szakmai

szervező. A szervező bizottság az elméleti, a szakmai titkárság a gyakorlati feladatok oldaláról irányítja a konferencia szervezését. A két testület között nagyon szoros napikapcsolatnak kell lennie !

Elsősorban üzleti konferenciák esetében, de kisebb nemzetközi konferenciák szervezésesorán is gyakori, hogy a teljes kör ű szervezést az alkalmilag összeállt szakmai titkárságvégzi. Sajnos gyakran csak az első tényleges, ún. „házon belüli” munka után gondol-koznak el a szakmai szervezők, a szervezési munka, külső, professzionális konferencia-szervező irodának való átadásáról.


30/125

30

A „házon belüli” szervezés buktatói

A vállalaton belüli rendezvényszervezéshez szükséges ismeretek, a szakmai titkárság általelvállalt feladatok alapján. pl. a pénzügy terén (pénztári kifizetések nyomtatványainak is-merete; kifizetések engedélyezése; készpénzes fizetés nagysága; számla nélküli fizetés

lehetőségei, vonzatai (TB, adók, stb.); hatáskörök, jogkör, aláírási jogok tisztázása, stb.).A vállalati pénzügyi osztály szerepe: finanszírozás, pénzügyi terv, könyvelési technikák,elemzések, számlázás, számlák kifizetése, könyvelés, ezek ellenőrzése, nyilvántartása,végső elszámolása, befizetések visszaigazolása, számlaküldések, változások kezelése stb.A munkát végző pénzügyi munkatársnak ismernie kell a pénzügyi-, adó-, járulék-,könyvelési technikákat, a kiskapukat, a lehetőségeket. Speciális szaktudás, rutin szük-séges ehhez a munkához.Tudományos titkárság esetén, amely alkalmi jelleggel kovácsolódik össze egy-egy kon-ferenciára –biztosan nem található meg a vállalaton belül ez a kolléga.

A konferenciaszervezőnek ismernie kell a szervezet felépítését, működését, tudnia kell,hogy pl.: kihez forduljon, ha el őleget kell felvenni a vacsorához, ki engedélyezheti azt,mi a maximum összegű készpénz felvét, ha átutalással fizetnek mi a számlázási cím,más-e a postacím, ki írhat megrendelőt, mi legyen benne, mire kell rákérdezni a meg-rendelő leadása el őtt, ki finanszírozza a konferencia előtti kiadásokat, ki lesz az, aki azelőzetesen felmerülő költségeket nyilvántartja ?Innen kezdve felmerül a kérdés: a szakmai szervező bizottság képes-e maga ellátni a

feladatokat , vagy célszer ű bb megbízást adni egy külsős, profi konferenciaszervezőnek ?

A konferencia-iparág speciális, minőségi és professzionális szükségletei miatt tehátmérlegelni kell, hogy mikor érdemes kiadni a szervezést egy PCO-nak, és csak ellenőr-

zési, irányítói funkciót betölteni. Át kell gondolni, hogy a munkaidő, a munkabér jelen-tős része nem pénzkidobás-e a munkaadó részér ől, miután sokkal lassabban, több tele-fonnal stb. bonyolítja le a rendezvényt egy NEM profi szervező, mint az a PCO, aki akapcsolódó feladatok zömét rutinból látja el.Ha a megrendelő küls ős szervezőt kér fel, először írásos dokumentáció készíttetése kell.

Az ajánlatkérés tartalmi elemei

– A szakmai bizottság az ajánlatkérésben a PCO részére az alábbi információkat adja meg (többek között magáról is):

cég neve, címe, rövid cég- és tevékenység ismertet ő , ajánlatot bekér ő neve, elér-hetősége, pótlólagos információk ügyében kit keressenek az ajánlattevők. Eset-leges ide vonatkozó törvények (közbeszerzés, biztonság). Mire kérünk ajánlatot(teljes kör ű szervezés, csak program, csak vendéglátás, csak helyszínjavaslat,csak szállásszervezés stb.).

– Az ajánlat leadási határideje, módja (postán, személyesen, e-mail-en stb.). – A konferenciával, rendezvénnyel kapcsolatos információk:

a.) mi a konferencia témája, célja,előzetes írásos dokumentációk – ha van ilyen,a megcélozni kívánt potenciális résztvevők köre, és azok jellemzői,külföldiek-magyarok aránya, autóval érkezők aránya stb.;

b.) a konferencia fontos információi,


31/125

31

a rendezvény tervezett idő pontja, időtartama, tervezett létszáma,a helyszín iránti követelmények, árkategória,technika és teremigény,szekciók száma,tolmácsolás;

c.) kiadások fedezése, bevételi források a résztvevők részvételi díjából fedezik-e a kiadásokat,az összes költséget a szakmai szervezők fizetik-e,mit vállalnak a szponzorok,lesz-e kiállítás és a kiállításból származó bevétel;

d.) kísér ő k várhatóak-e, ha igen, kb. hány f ő,a meghívott előadók száma, és a részükre biztosítandó ingyenes szolgáltatá-sok,a VIP vendégek száma;

e.) programok minden résztvevő számára: kirándulások, esti m űsorelemek,szakmai programok,szervezett reptéri transzfer,speciális koncepciók, kívánságok stb.;

f.) egyéb kiadások : előzetes kampány, kiutazások, bejárások költségei, előzetesnyomdai munkák stb.;

g.) sajtótájékoztató, média kampány szükséges-e, kérnek-e rá árajánlatot vagysaját ügynökségük végzi?

h.) vendéglátás (kötelezően beépítendő költségelemek): fogadás, bankett, gála-vacsora, kávészünetek, ebédek stb.

i.) ajánlattevő vállalása: szakmai előadók és előadások szervezése;

j.) szállás: mindenki egyénileg fizeti-e vagy a szervez ők vállalják a költsége-ket? Ha a szervezők vállalják: hány éjszakára, milyen kategóriában? Van-eolyan előadó, meghívott, akinek szállásköltségét a szervezők fizetik, haigen hány éjszakára ?

A briefhez, ajánlatkéréshez csatolandó dokumentumok: – előzetes költségvetés, – ütemterv, – referenciák, – ajánlattevő iroda bemutatása, – pénzügyi garanciák (mérleg),

–

ajánlattevő által vállalt feladatok a lebonyolítás során.

Ajánlat készítése során a következő dokumentumok kötelez ő en csatolandók:

1. Költségvetésa.) költség oldal

fix költségek – helyszín – technika – tolmács –

nyomda


32/125

32

– posta, telefon, internet – bank – program és műsor – szállítás, transzfer és kapcsolódó szolgáltatások – szállítás, fuvarozás, biztonsági intézkedések

–

dekoráció, berendezés, látványelemek – szakmai szervezők költségei – meghívott vendégek, előadók költségei (szállás, útiköltség stb.) – sajtó, VIP – rendezvényszervező iroda költségei – technikai és szolgáltatói személyzet költségei – helyszíni személyzet költségei (regisztrációs személyzet, idegenvezetők,

hordár, hosszteszek, biztonsági őrök stb.) – kiállítás – egyéb

változó vagy létszámtól függ ő költségek –

vendéglátás – szállás – konferencia anyagok – ajándékok

szervezési díj

b.) bevételi vagy költségfedezeti oldalnincs részvételi díj, így a teljes költséget a megbízó fedezi

vannak olyan megbízók, szakmai szervezők, pályáztatók (pl. alapítványok, bankok stb.), akik úgy döntenek, hogy saját maguk fogják fizetni a vendége-

iknek a konferencián való részvétel teljes költségét. Ilyenkor a megbízótólelőleget kérünk az előzetes költségek fedezetére. A rendezvény lezárásaután, az előleg összegével csökkentett költségeket továbbszámlázzuk amegbízónak;

részvételi díjakból származó bevételamennyiben a megbízó úgy dönt, hogy a konferencia anyagi fedezetét rész-vételi díjakból kívánja fedezni, akkor a költségvetés készítésekor figyelnünkkell arra, hogy a részvételi díjak összegére javaslatot tegyünk. A részvételidíjaknak fedezniük kell a kiadásokat !Előfordul, hogy a megbízó nem az általunk javasolt részvételi díjat adja ki arésztvevők felé. Az ajánlattételünk során számolt részvételi díj, csak javas-

lat . A szervező bizottság hatásköre, hogy a végleges díjakról, kedvezmé-nyekr ől döntsön, hiszen lehetnek egyéb forrásaik is, amelyek felhasználásá-ról, fedezetként történő bevonásáról a várható költségek elemzése utándöntenek;

szponzoroktól, támogatóktól származó bevételkiállítóktól beszedett bevételek.

A költségvetés kiadási tételeinek és a bevétel lehetséges forrásainak részletestárgyalása, elemzése a „költségvetés buktatói” részben található.A költségvetés azonnal elárulja a megbízott konferenciaszervező szakmai hozzá-értését.


33/125

33

A költségvetés a szponzorok keresése során is kiemelt jelentőséggel bír. Rend-szerint látni szeretnék az előzetes költségvetést, aminek alapján eldöntik a támo-gatás mértékét. A támogatást kér ő levelet általában a szervez ő bizottság írja, en-nek hivatalos melléklete a költségvetés tervezete.

A szervező bizottság, a vállalat vezet ő sége, a vállalat érdekeit figyelembe véve

dönt a részvételi díj végleges összegér ő l , az esetleges támogatás kérésr ől, a fel-használásáról. Csökkentett részvételi díj megadása mellett támogathat, pl. ma-gyar résztvevőket, a támogatást fordíthatja fiatal dolgozók ingyenes részvétel-ének fedezésére, adhat kedvezményes diák részvételi díjat stb. Ilyen esetekben arészvételi díjból adott kedvezmények összegét a támogatásokból egészíti ki.

2. ÜtemtervA feladatok azon listája, amely a rendezvény tervezésétől az utómunkálatokig idő-rendi sorrendben tartalmazza a feladatokat, amelyeket kötelező jelleggel el kellvégezni mind a megbízónak, mind a szervezőnek ahhoz, hogy a rendezvény meg-valósuljon. Az ütemterv tiszta, áttekinthető, megvalósítható legyen.Tartalmazza a feladatért felelős személyt is. Különüljön el a szakmai megbízó és arendezvényszervező feladata.Az ütemterv célja: a rendezvény átláthatóságának, a szakmai és rendezvényszer-vezői feladatok összehangolásának biztosítása. Egy jól elkészített ütemterv garan-tálja a rendezvény gördülékenységét. Elfogadása a megbízó és megbízott szervező egyetértésével történik. Problémák, viták esetén eldöntheti, hogy ki volt az, akinem tartotta be a határidőt, ezáltal a rendezvény esetleges hibájáért ki a felelős.Az ütemterv, a majdan megkötendő végleges szerző dés melléklete.

3. Szöveges ajánlati rész

A brief szempontjait szem előtt tartva, az „ajánlatkér őre szabott ajánlat” a nyer ő!Kövessük a költségvetés alapkategóriáit, rávezetve a megrendelőt arra, hogyszakmailag profi ajánlattevővel van dolga. Érdemes a költségvetésben felépítettelemeket egy-egy sorban részletezni. A legfontosabb és legelső szempont: eldön-teni a helyszínt ! A helyszín-javaslatban alternatívákat adjunk meg , hogy a partnerdönthessen. Figyeljünk a rendezvény árszínvonalára, ezáltal az ajánlott helyszínekkategóriáira (helyszínek leírása, előnyeik, hátrányaik kifejtése a rendezvény szem- pontjából).

Ismertessük vállalatunk , irodánk felépítését , működését és személyi állományát,technikai felszereltségét, kiemelve előnyeinket, vállalt feladatainkat.

Gondoljuk magunkat a megrendelő helyébe, és az Ő szempontjából fontosnak tar-tott előnyökre hívjuk fel a figyelmét, amelynek célja, hogy a „kezünkben” teljes biztonságban érezze a rendezvényét.Keltsük fel a figyelmét! Legyünk kreatívak, bátrak, ötletesek, figyelembe véve a jövendő résztvev ők körét, jellemzőit, aktivitását, korát, nemzetiségét stb.Referenciák csatolása elengedhetetlen.


34/125

34

2.3. A megbízott rendezvényszervező (pályázó, PCO) feladataiaz el ő készítés fázisában

a.) Második körlevél (second announcement) Lásd bő vebben a 29.oldalon.

(Tehát közreműködik a konferencia körlevelek elkészítésében; a vendégekszámára szükséges, nem szakmai információk közlésével.)

b.) ElemzésA Brief alapján el kell dönteni, hogy érdemes-e pályázni ? Ha igen, alaposanátnézi az ajánlatbekérést és kielemzi. A brief minden pontját értelmezni kell,mert minden egyes tétel költséget jelenthet. Ha nem ismerjük, nem kérdezünkrá, rossz eredményre juthatunk.

Pontos információk szükségesek az ajánlat elkészítéséhez, például: – a helyszínválasztást a meghívottak köre és a szervező anyagi helyzete

befolyásolja (5* vagy 2*-os szálloda), – a rendezvényszervező által (az ajánlatot bekér őnek) leadott ajánlat nem

mindig felel meg az alaki, formai követelményeknek, – ha a tolmácsolásra nem kérdezünk rá, a tolmácskabin, tolmácsköltség

nem kerül beépítésre, – az előadóknak mennyit fizetünk a költségvetésből – nem mindegy, hogy

csak a tiszteletdíjat, vagy pl. a repülő jegy költségét is be kell építeni, – szakmai programot terveznek-e, amit ugyan nem az ajánlattevő szervez,

de a költségeit fedezni kell a költségvetésből, – egyéb költség: pl. előzetes külföldi utazási költség,

– sajtótájékoztató: lesz-e, kell-e sajtóanyag, vendéglátási elemek, – ha részvételi díjat szedünk, mi legyen benne: pl. nyitófogadás és gála va-csora is, vagy csak az egyik és a másikért külön fizet, aki részt vesz,

– szállás: egyénileg fizetik-e a résztvevők vagy a konferencia csomagárralszámoljunk, amiben 2 kötelező éjszaka van beépítve, stb.

c.) Ötletelés (brain-storming) során az ajánlat f ő irányát, elemeit az ajánlattev ő szervező csapat megbeszéli.

d.) Konferencia „regisztrációs iroda/tikárság” felállítása = a pályázatot elnyertiroda kiválasztja a rendezvényért felelős f őszervezőt, felállítja a stábot és el-

kezdi tevékenységét az ún. regisztrációs iroda, aki ettől kezdve szakmai tudásátadja a szervezésbe (know-how). A jövendő költségvetésben ennek az irodánaka költségeivel (adminisztráció, posta, telefon, stb.) már kalkulálni kell.

e.) Árajánlat kérése a szolgáltatóktól A rendezvény szervező je, írásban is bekéri az esetleg szóban már megbeszéltajánlatokat a konferencia alapszolgáltatásaira, a költségvetési tételekben sze-replő szolgáltatások áraira vonatkozóan. Az árajánlat bekérés még nem minő-sül végleges foglalásnak, anyagi kihatása nincs. Az árajánlatokat faxon, e-mailben, levélben kérik be a szervezők.

Árajánlatok bekérése, opciós foglalások , formai elemei (helyszínekt ől, szolgál-tatóktól, alvállalkozóktól stb., ami alapján a költségvetést elkészítjük):


35/125

35

– ajánlatot kér ő szervez ő adatai, elérhet ősége (fejléces papírra írva); – ajánlatkérés idő pontja, címzettje (mikor, kinek írtuk az ajánlatkérést); – szolgáltatás részletezése, amire az ajánlatot bekértük (egyértelműsíteni

kell, hogy milyen szolgáltatást kérünk, hiszen biztosíthat, pl. egyszálloda is technikát, hosszteszt – amit a szervező más alvállalkozó-

tól olcsóbban is megrendelhet); – amennyiben programot, műsorajánlatot kérünk úgy az esemény idő pontja,

helyszíne a kért produkció időtartama, jellege, a költségkeret nagysá-ga;

– opciós id ő pont kérése: az az idő pont, ameddig lehetőség van a megrendelthelyszín, szolgáltatás díjmentes lemondására. Az opciós határidőt, amegbízó számára történt ajánlat adásakor a szervezőnek szintén megkell adnia, hiszen be kell határolnunk a Megbízó számára is azt a pe-riódust, ami alatt lehetősége van a rendezvényszervező által kiaján-lott lehetőségek közül választani. (Pl. ha 3-4 rendezvény helyszíntajánlottunk alternatívaként, az opciós határidő lejárta után, a helyszínnem köteles tovább tartani az előzetes foglalásunkat, ezért választanikell közülük. Az opció fogalmát ld. még a „g” pontban;

– a kapott árak lehetséges módozatai:• bruttó ár, amely az áfát tartalmazza, de megrendelői/utazási iro-

dai, szervezői jutalékot nem,• bruttó ár, amely az áfát és a jutalékot is tartalmazza (a jutalékot a

nettó árból adja a szolgáltató),• ha az ajánlattevő nem jelzi, hogy az ár nettó vagy bruttó, kérdez-

zünk rá! Igen gyakran ad félreértésre okot, ha nincs leírva (akár25%-al is elszámolhatjuk a költségvetésünket, amit utólag már

nem tudunk érvényesíteni).

f.) Szolgáltatások kiválasztása Amennyiben ( szállást és helyszínt is tartalmazó) komplex ajánlatot kelladnunk, úgy első lépésben ezek kerüljenek kiválasztásr a. A válasz-tott/javasolt szálloda, rendezvény helyszín (terem) a további ajánlati ele-meknél, kapcsolódó szolgáltatásoknál, programoknál meghatározó.

g.) Opciós foglalások Szolgáltatásokra ajánlatok bekérése, opciós foglalásokkal (az opció els ő-

sorban helyszínekre, de programra, személyekre, műsorokra is vonat-

kozhat). Az opció: az árajánlat megadásától számított olyan idő pont, amelyen be-

lül a döntésünket meg kell hoznunk (pl. melyik helyszínt választjukaz ajánlattevők közül).

Az opciós ajánlat, az opciós határid ő lejárta után az ajánlattevőre nézve nem kötelező érvényű . Emiatt, ha a megadott opciós határidő lejártá-ig nem jelzünk vissza az ajánlattevőnek (akár pozitív, akár negatívválaszt, akár hosszabbítást kérve), akkor jogában áll a szolgáltatást,helyszínt, stb. másnak értékesíteni. Az opció az opciót adó (szálloda,helyszín, stb.) anyagi érdekeit védi és az értékesítést tervezhető bbé,átláthatóbbá teszi, így a gazdálkodás biztonságosabbá válik.


36/125

36

A második, harmadik stb. opciós foglalás: ha az általunk kért helyszínt,ugyanarra az idő pontra előttünk már másnak kiajánlották (akiknekszintén van opciós határidejük), akkor várólistára kerülünk. Ameny-nyiben az első opciós kéri a helyszínt, úgy az ő t illeti meg , amennyiben él az opciós lemondásával, úgy automatikusan a második opciós

foglalás lép az első helyre.Vannak kiemelt időszakok, amikor „sokadik” opciós helyet is kiadnak

(pl. Forma 1), vagy ha egy olyan rendezvényr ől, konferenciáról vanszó, amit több szervezőirodával is pályáztatnak.

Az ajánlatunk elkészültekor, az ajánlatot bekér ő nek is adunk opciót , va-gyis egy olyan, a mi opciós foglalásunkat legalább 2–3 nappal meg-előző id ő pontot, ameddig el kell döntenie, él-e az általunk kiajánlottopciós helyszínnel, eseménnyel stb.

h.) Szponzor ill. kiállítás promóció, szponzorálási javaslatok keresése, amiket azajánlatunkban szerepeltethetünk. Az előkészítés fázisában még csak elvi beleegyezést, elvi megállapodást kötünk.

i.) Szerző déskötésA beadott pályázat eredményeként, valamelyik rendezvényszervező elnye-ri a konferencia teljes kör ű szervezését. Fel kell készülni arra mind a meg- bízónak, mind pedig a pályázatot elnyert külsős szervező irodának, hogyakár 3-4 éven át is együtt fognak dolgozni a konferencia szervezésében.Ennek érdekében szerződést kell kötni egymással.A szerződő felek megbízási szerz ődés, vagy együttműködési megbízás ke-retében rögzítik mindazokat a feltételeket, pénzügyi szabályokat, megálla-

podásokat, lemondási feltételeket, feladatköröket, amelyekben előzetesenszóban megegyeztek. Ezzel egy szabályzatot állítanak össze, amely a meg-állapodás pillanatától a konferencia elszámolásáig kötelező erej ű a szerz ő-dő felekre nézve.

A szerződés legfontosabb tartalmi elemei: – a szerződő felek neve, címe, adószáma, – a szerződés tárgya és alapadatai (konferencia idő pontja, neve, helye), – a megbízó által vállalt feladatok (szakmai vállalások), – a megbízott által vállalt feladatok (konferencia szervezése során vál-

lalt feladatok),

–

a pénzügyi megállapodások rögzítése• szervezési díj mértéke (költségvetési tétel)• szponzorok után fizetendő jutalék százaléka (támogatás összegé-

nek x százaléka, amit a szakmai szervező felajánl és fizet a szpon-zort szerzőnek)

• kiállítók szerzése után fizetendő jutalék (megegyezik a szponzoriszázalékkal)

– a lemondási feltételek, visszamondási határidők (meddig és milyenfeltételekkel mondhatja le bármely fél a rendezvény szervezését),

– a lemondásból származó költségterhek fedezetének elosztása (melyikfélnek kötelessége vállalni a lemondásig már felmerült előzetes kiadáso-kat),


37/125

37

– a rendezvény elszámolásának határideje (konferenciák esetében azutolsó konferencia naptól számított minimum 1, maximum 3 hónap),

– megállapodás egy esetleges veszteség vállalásának arányairól (és a fe-lelős megállapításáról),

– szerződés megszegése és szankciók, vitás kérdések megoldásának

módjai (közös megegyezés, bíróság stb.), – a szerződés megkötésének dátuma, – a szerződő felek részér ől az aláírásra jogosult személy eredeti aláírása,

cégbélyegző mellékletek csatolása (költségvetés, ütemterv).

j.) A rendezvényszervező iroda feladata, a szerző dés aláírása után – Konferencia titkárság, regisztrációs titkárság felállítása, a f őszervező

kijelölése, aki a továbbiakban a szervezési feladatokat koordinálja aregisztrációs irodán belül, és egyszemélyes felelősként tartja a kapcso-latot a szakmai szervező bizottsággal és titkársággal.Megtalálja és kialakítja azon szolgáltatók, szolgáltatások körét, , akik-nek a munkájáért garanciát vállal és akikkel jó kapcsolatot tud kialakí-tani. Ők lesznek a rendezvényszervező iroda alvállalkozói, beszállítói,szerződéses partnerei.

– A véglegesített szolgáltatások, és költségvetésben elfogadott árakalapján megrendeli a szolgáltatásokat, és írásban rögzíti is.

– A rendezvényszervező által a szolgáltatók felé irt megrendel ők tartal-mi elemei:

• a rendezvény alapadatok: idő pont, létszám, helyszín stb.• kért szolgáltatások• az árak rögzítése, amelyeket szerződéskötés után kizárólag közös

megegyezéssel módosíthat a rendezvényszervező és a szolgálta-tó,• jutalékok, vagy engedmény mértéke, melyet a szolgáltató bizto-

sít a rendezvényszervező részére, az általa megrendelt szolgálta-tások után. (Általában a kiajánlott ár 10%-a, amit a szervező iro-da a megrendelt szolgáltatás kifizetése után, visszaszámláz aszolgáltatónak.)

• fizetési, lemondási határidők, lemondási feltételek, amelyben afelek rögzítik, pénzügyi szankciókat, (kötbérfizetési kötelezett-ség), teljes lemondás, eredeti létszámokhoz képest történő mó-dosítás esetén. A rendezvény idő pontjának közeledtével, szigo-

rodnak a kötbérfizetés feltételei).• a deposit fizetés idő pontja és összege: szállás és helyszín, terem-

foglalás esetében, előleget fizet a rendezvényszervező a szolgál-tató részére. Pl. terembérlet 50%-át, vagy egy éjszakai szállás-költséget. Ez biztosítékot jelent a szolgáltatónak.

– Korrekt pénzügyi háttér, tiszta, gördülékeny munkafolyamat biztosítá-sa az elszámolások terén, alszámla nyitás, amely átláthatóvá teszi a ki-fizetett számlákat és a bevételeket.

– Kapcsolatrendszer elindítása a kiállítás és szponzorkeresés területénis, amelyből extra jutaléka származhat a rendezvényszervezőnek.


38/125

38

3. SZERVEZÉS

A szervező bizottság és a szakmai titkárság már megalakult, várja a bekért ajánlatokat.Amennyiben a szakmai titkárság saját maga vállalta a szervezést, követi és végrehajtja a

rendezvényszervező iroda el őkészítés során végzendő, fentebb részletezett feladatait.

3.1. A saját, szakmai szervező bizottság feladatai a szervezés fázisában

– Az előadókkal való kapcsolattartás a szervező bizottság feladata, de a lebonyolításfolyamatát már fokozatosan átadják a szervező titkárságnak . A szervező titkárságfeladata a kapcsolattartás során az, hogy megbeszélje az előadók technikai igényeit,egyeztesse az érkezési idő pontjukat, szállásigényüket. Ez alapján előadói regisztrá-ciós listát állítanak össze, amelyet a szakmai titkárság a rendezvényszervező iroda

rendelkezésére bocsát. Ezen a listán tünteti fel a szervező bizottság a jogosultságo-kat is. Ezzel elkerülhető a majdani el őregisztráció folyamán az, hogy a rendezvény-szervező, pl. részvételi díj fizetésére szólítsa fel azt az előadót, akinek díját a szer-vezők fizetik, de az előadó a jelentkezési lapján ezt nem tüntette fel.

– Az előadók felkérése, folyamatosan bővítve, összeállítva a majdani konferenciaszakmai programját. Ebben a szakaszban dől el véglegesen a második körlevél

szakmai tartalma. Kiválasztják, mely előadók lesznek a meghívott vendégek,akiknek költségeit a konferencia bevételeiből fedezik. Tisztázzák, hogy a költsé-gek közül mit vállal a szakmai szervező bizottság. A szakmai bizottság jogosulteldönteni, hogy melyik előadó, milyen költségtérítésben részesülhet: szállás, rész-vételi díj, repülő jegy, munkadíj stb.

– A beérkezett előadások, absztrakt anyagok ellenőrzése, elfogadásának vissza-igazolása. Az előadókkal történt egyeztetés után, időrendi, ún. Time-table készítéseszükséges. Az előadások szakmai bizottságnak megküldött, absztraktban (meghatá-rozott formában) kért szövegét, számítógépen rögzíteni kell. Ennek összeállítása fo-lyamatos szakmai egyeztető és adatrögzít ő tevékenység. Végeredménye a kés ő bbi-ekben kinyomtatásra kerülő konferencia-absztrakt gy ű jtemény, vagy proceedingskötet , amely egy konferencia szakmai dokumentációjának lehet része. Általában,speciális számítógépes konferencia-program szolgálja a könnyebb áttekinthetőséget.

– A körlevelek szakmai részének összeállítása, amelyben az előadásokon kívülminden egyéb olyan közérdek ű információ is belekerül, ami a résztvev őt érintheti.Itt tájékoztatjuk a résztvevőket, pl. kiállítási lehetőségekr ől, standméretekr ől, dí- jakról esetleges szakmai kirándulások lehetőségér ől, arról, hogy lesz-e tolmácso-lás a konferencián stb.

– A meghívottak vízumainak intézése, meghívólevél küldése. Egyes országok ál-lampolgárai (pl. Oroszország) csak hivatalos vízummal léphetnek be Magyaror-szágra. Ahhoz, hogy vízumot kapjanak, hivatalos meghívólevélre van szükségük.Ezt a konferencia fejléces papírján, a szakmai szervező bizottság elnökének erede-

ti aláírásával ellátva kell kiállítani. Tartalmaznia kell a konferencia idő pontját,


39/125

39

időtartamát, a meghívás jellegét és a garanciavállalást a szakmai szervező bizott-ság részér ől a meghívott személyért. Eredeti

rendezvényszervezési alapok - bgf kvik

Documents