repositorio digital: página de inicio - universidad central del … · 2015. 6. 29. ·...

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE INGENIERÍA, CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICA

CARRERA DE INGENIERÍA INFORMÁTICA

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN Y GESTIÓN

DOCUMENTAL (DMS) PARA LA EMPRESA TEXTIL “VICUNHA S.A.” -

ECUADOR

Trabajo de Graduación Previo a la Obtención del Título de Ingeniero

Informático

AUTOR: Morillo Cadena Diego Iván

TUTOR: Ing. Suárez Cruz Freddy Eduardo

QUITO ECUADOR

2015

Sistema Gestor de Documentos

ii

DEDICATORIA

Existen tres personas muy especiales en mi vida a quienes les dedico el

desarrollo de la elaboración de este proyecto de titulación. A mi padre quien es

la persona que cada día me enseña a superar cada obstáculo que se me presenta

con serenidad y con mente calculadora, a mi madre quien es la persona que con

su cariño y ternura me ha enseñado a ver lo bueno y malo de las personas y

juntamente con mi padre han cuidado de mí en cada paso de mi vida, me han

ayudado a levantarme de los errores que he cometido y siempre me han brindado

su apoyo incondicional. Por último, también dedico este proyecto a mi hermano,

quien ha sido para mí el mejor de los amigos y un excelente mentor, lo considero

como un muy buen ejemplo a seguir. Gracias a ellos intento ser la mejor persona

que pueda llegar a ser, manteniendo los principios y valores que los tres me han

inculcado. Por todo esto les dedico este proyecto, los amo con todo mi corazón.

DIEGO IVÁN MORILLO CADENA


iii

AGRADECIMIENTO

Para que todo esto sea posible agradezco primeramente a Dios por permitirme

vivir cada día y pese a la adversidad de mi salud, poder desarrollar con toda

normalidad mi capacidad.

Agradezco a mis padres ya que con su esfuerzo pudieron darme desde mi punto

de vista el tesoro más valioso que una persona puede otorgar, la educación. Al

resto de mi familia que indistintamente siempre estuvieron cuando los necesité.

A mis maestros quienes me transmitieron sus enseñanzas y conocimientos que

ahora los puedo poner en práctica y poder enfrentar a cualquier reto laboral que

se me presente.

A la empresa Vicunha Ecuador S.A. donde el M.C. Oswaldo Parra, Jefe del

departamento de TI, confió en mis capacidades y así pudo tomarme en cuenta

como uno más dentro de su grupo de trabajo.

Agradezco a mis compañeros con quienes cursamos una parte de nuestras vidas

brindándonos nuestra ayuda en las situaciones más difíciles y compartiendo

momentos de alegría.

Agradezco a la prestigiosa Universidad Central del Ecuador que abre sus puertas

para que jóvenes puedan realizar el sueño de poder tener una carrera y formando

personas competitivas para el mundo laboral.

DIEGO IVÁN MORILLO CADENA


iv

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL


v

CERTIFICADO DEL TUTOR


vi

INFORME FINAL DEL TUTOR


vii

APROBACIÓN DEL TRIBUNAL


viii

CALIFICACIONES DEL TRABAJO DE GRADUACIÓN


ix

CONTENIDO

DEDICATORIA ................................................................................................... ii

AGRADECIMIENTO .......................................................................................... iii

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ........................................... iv

CERTIFICADO DEL TUTOR .............................................................................. v

INFORME FINAL DEL TUTOR .......................................................................... vi

APROBACIÓN DEL TRIBUNAL ....................................................................... vii

CALIFICACIONES DEL TRABAJO DE GRADUACIÓN ................................... viii

CONTENIDO ..................................................................................................... ix

LISTA DE FIGURAS ........................................................................................ xiii

LISTA DE TABLAS .......................................................................................... xvi

RESUMEN...................................................................................................... xviii

ABSTRACT ..................................................................................................... xix

CERTIFICADO DE TRADUCCIÓN DEL RESUMEN ........................................ xx

TÍTULO DE LA PERSONA QUE REALIZÓ LA TRADUCCIÓN ........................ xxi

Capítulo I Estado Preliminar ............................................................................. 1

1.1 Marco Referencial .............................................................................. 2

1.1.1 Antecedentes .................................................................................. 2

1.1.2 Análisis ............................................................................................ 3

1.1.3 La Empresa: Vicunha Texitl ............................................................. 4

1.2 Interrogantes de la Investigación ........................................................ 6

Capítulo II El Problema ..................................................................................... 7

2.1. Planteamiento del Problema ............................................................... 7

2.2 Entorno ......................................................................................................... 9

2.3 Justificación .................................................................................................. 9

2.4. Alcance ............................................................................................ 10


x

2.4.1. Investigación ................................................................................. 10

2.4.2. Implementación ............................................................................. 11

2.4.3. Beneficios ..................................................................................... 12

2.5 Objetivos De La Investigación ..................................................................... 12

2.5.1. Objetivo General ........................................................................... 12

2.5.2. Objetivos Específicos .................................................................... 13

Capítulo III Marco Teórico ............................................................................... 14

3.1 Gestión Documental ......................................................................... 14

3.2 Sistema De Gestión Documental ...................................................... 14

3.2.1 Digitalización de Documentos ....................................................... 16

3.2.2 Herramientas para Aplicar DMS............................................................... 17

3.2.3 Elementos de un DMS ............................................................................. 18

3.2.4 Funcionamiento Del DMS ........................................................................ 21

3.2.5 Implementación Del DMS ........................................................................ 21

3.3 Metodología para El Tratamiento De La Documentación .................. 22

3.3.1 Requerimiento Preliminar .............................................................. 22

3.3.2 Flujo De La Información ................................................................ 22

3.4 Herramientas DMS ........................................................................... 24

3.5 Características En Común En Un Sistema DMS .............................. 25

3.5.1 Metadatos ..................................................................................... 25

3.5.2 Indexación ..................................................................................... 26

3.5.3 Control de Versiones ..................................................................... 26

3.5.4 Motor de Búsqueda ....................................................................... 27

3.5.5 Repositorio .................................................................................... 27

3.5.6 Programas Ofimáticos ................................................................... 28


xi

3.5.7 Ciclo de Vida de los Documentos .................................................. 28

3.5.8 Búsqueda y Previsualización de Documentos ............................... 28

Capítulo IV Análisis comparativo de las herramientas DMS ............................ 29

4.1. Situación Anterior para el Almacenamiento de Documentos ............ 29

4.2. Medidas De Evaluación .................................................................... 30

4.3. Indicadores ....................................................................................... 33

4.4. Puntajes de Evaluación .................................................................... 37

4.5. Comparación Entre Las Herramientas DMS ..................................... 38

4.5.1 Medida para la Administración de Usuarios .................................. 38

4.5.2 Medida para la Gestión de Contenido ........................................... 39

4.5.3 Medida para el Flujo del Documento ............................................. 39

4.5.4 Medida para la Búsqueda del Documento ..................................... 39

4.5.5 Medida para el Almacenamiento del Documento .......................... 40

4.5.6 Medida para el Manejo del Sistema .............................................. 40

4.5.7 Medida para la Escalabilidad del Sistema ..................................... 40

4.5.8 Medida para la Portabilidad ........................................................... 41

4.5.9 Medida para la Licencia ................................................................ 41

4.5.1 Medida para el Soporte ................................................................. 41

4.6. Valorización de los Resultados por Cada Medida de Evaluación...... 42

4.7. Resumen De Los Resultados ........................................................... 46

Capítulo V Implementación del Sistema DMS En Vicunha Ecuador S.A. ........ 48

5.1. Instalación y Configuración del Sistema M-FILES ............................ 48

5.1.1 Recursos Utilizados ....................................................................... 48

5.1.2 Instalación ..................................................................................... 51

5.1.3 Configuraciones ............................................................................ 64

5.2. Demostración De La Hipótesis ......................................................... 65


xii

5.2.1 Población ...................................................................................... 65

5.2.2 Muestra ......................................................................................... 66

5.2.3 Formulación De La Hipótesis ........................................................ 66

5.2.4 Grados De Libertad ....................................................................... 67

5.2.5 Criterio De Decisión ...................................................................... 67

5.2.6 Cálculos ........................................................................................ 68

5.2.7 Nivel De Significancia .................................................................... 70

5.2.8 Decisión ........................................................................................ 70

CONCLUSIONES ............................................................................................. 71

RECOMENDACIONES ..................................................................................... 72

ANEXOS .......................................................................................................... 73

ANEXO I. Instalación Sql Server 2012 Express ................................................ 73

ANEXO II. Manual de Usuario Administrador.................................................... 82

ANEXO III. Manual de Usuario Cliente ........................................................... 100

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................... 104


xiii

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Sistema de Gestión Documental ......................................................... 15

Figura 2. Ciclo de Digitalización ........................................................................ 16

Figura 3. Sistemas DMS para Analizar ............................................................. 18

Figura 4. Tipos de Archivo para la Base de Datos Documental ........................ 19

Figura 5. Flujo de Información en Vicunha Ecuador S.A. Departamento de

Cobranzas ........................................................................................................ 23

Figura 6. Análisis Gráfico de las Comparación de DMS .................................... 47

Figura 7. Vmware Vsphere Client ..................................................................... 49

Figura 8. Windows 2008 Server – Administración Del Servidor ........................ 51

Figura 9. Requisitos de Servicios para el Servidor ............................................ 52

Figura 10. Instalación del .Net Framework ........................................................ 53

Figura 11. Avance de Instalación del .Net Framework ...................................... 54

Figura 12. Pantalla Inicial de la Instalación M-FILES ........................................ 55

Figura 13. Acuerdo de Licencia M-FILES ......................................................... 56

Figura 14. Personalización de los Productos M-FILES ..................................... 56

Figura 15. Directorio para la Instalación M-FILES ............................................. 57

Figura 16. Comienzo de la Instalación M-FILES ............................................... 58

Figura 17. Avance Instalación M-FILES ............................................................ 58

Figura 18. Finalización Instalación M-FILES ..................................................... 59

Figura 19. Pantalla del Servidor Después de la Instalación .............................. 59

Figura 20. Administrador De M-FILES .............................................................. 60

Figura 21. Menú para Agregar Licencias .......................................................... 60

Figura 22. Administrador de Licencias .............................................................. 61


xiv

Figura 23. Licencia M-FILES ............................................................................ 62

Figura 24. Instalación M-FILES Cliente ............................................................. 64

Figura 25. Tabla De Distribución Chi-Cuadrado ................................................ 67

Figura 26. Instalación Sql Server 2012 Express ............................................... 73

Figura 27. Acuerdo de Licencia Sql Server 2012 Express ................................ 74

Figura 28. Copia de Archivos Sql Server 2012 Express .................................... 75

Figura 29. Personalización Sql Server 2012 Express ....................................... 76

Figura 30. Instancia Sql Server 2012 Express .................................................. 77

Figura 31. Autoridades Sql Server 2012 Express ............................................. 78

Figura 32. Autenticación Sql Server 2012 Express ........................................... 79

Figura 33. Avance De Instalación Sql Server 2012 Express ............................. 80

Figura 34. Finalización De La Instalación Sql Server 2012 Express ................. 81

Figura 35. Pantalla Inicio del Servidor............................................................... 82

Figura 36. Pantalla Inicio del Administrador ...................................................... 83

Figura 37. Pantalla del Equipo Local ................................................................ 83

Figura 38. Pantalla del Equipo Local ................................................................ 84

Figura 39. Creación del Usuario ....................................................................... 84

Figura 40. Creación del Usuario ....................................................................... 86

Figura 41. Bóvedas de Documentos ................................................................. 87

Figura 42. Creación de Bóveda ........................................................................ 88

Figura 43. Creación de Bóveda Avanzada ........................................................ 89

Figura 44. Parámetros y prueba de conexión ................................................... 90

Figura 45. Acceso a los Usuarios a las Bóvedas .............................................. 91

Figura 46. Esquematización para la Creación de Directorio con su Metadata .. 92

Figura 47. Creación de un Objeto ..................................................................... 92


xv

Figura 48. Nombre del Objeto ........................................................................... 93

Figura 49. Conexión a la Base de Datos Externa ............................................. 94

Figura 50. Conexión OLE DB ........................................................................... 94

Figura 51. Conexión con la Base de Datos ....................................................... 95

Figura 50. Relación de Columna Origen y Propiedad Destino .......................... 96

Figura 51. Creación de Nueva Clase de Grupo ................................................ 97

Figura 52. Nombre del Grupo de Clases ........................................................... 97

Figura 53. Agregar Clases a un Grupo ............................................................. 98

Figura 54. Crear una Nueva Clase ................................................................... 98

Figura 55. Clases de un Grupo ......................................................................... 99

Figura 56. Clases Añadida a un Grupo ............................................................. 99

Figura 57. Estructura Jerárquica de los Metadatos ......................................... 100

Figura 57. Agregar Archivo M-Files ................................................................ 100

Figura 58. Agregar Archivo M-Files con Propiedades ..................................... 101

Figura 59. M-Files en el PC ............................................................................ 102

Figura 60. Portal M-Files Cliente ..................................................................... 103


xvi

LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Ejemplo Base de Datos Documental ................................................... 19

Tabla 2. Ejemplo Base de Datos Relacional ..................................................... 20

Tabla 3. Características de los Programas DMS .............................................. 25

Tabla 4. Medidas de Evaluación ....................................................................... 33

Tabla 5. Indicadores para la Administración de Usuarios ................................. 34

Tabla 6. Indicadores para la Gestión de Contenido .......................................... 34

Tabla 7. Indicadores para el Flujo del Documento ............................................ 34

Tabla 8. Indicadores para la Búsqueda del Documento .................................... 35

Tabla 9. Indicadores para el Almacenamiento del Documento ......................... 35

Tabla 10. Indicadores para el Manejo del Sistema............................................ 36

Tabla 11. Indicadores para la Escalabilidad ...................................................... 36

Tabla 12. Indicadores para la Portabilidad ........................................................ 36

Tabla 13. Indicadores para la Licencia.............................................................. 37

Tabla 14. Indicadores para la Licencia.............................................................. 37

Tabla 15. Puntajes de Evaluación ..................................................................... 38

Tabla 16. Medida para la Administración de Usuarios ...................................... 38

Tabla 17. Medida para la Administración de Usuarios ...................................... 39

Tabla 18. Medida para el Flujo del Documento ................................................. 39

Tabla 19. Medida para la Búsqueda del Documento......................................... 39

Tabla 20. Medida para el Almacenamiento del Documento .............................. 40

Tabla 21. Medida para el Manejo del Sistema .................................................. 40

Tabla 22. Medida para la Escalabilidad del Sistema ......................................... 40

Tabla 23. Medida para la Portabilidad............................................................... 41


xvii

Tabla 24. Medida para la Licencia .................................................................... 41

Tabla 25. Medida para el Soporte ..................................................................... 41

Tabla 26. Valorización para Administración de Usuarios .................................. 42

Tabla 27. Valorización para la Gestión de Contenido ....................................... 43

Tabla 28. Valorización para el Flujo del Documento ......................................... 43

Tabla 29. Valorización para la Búsqueda del Documento ................................. 43

Tabla 30. Valorización para el Almacenamiento del Documento ...................... 44

Tabla 31. Valorización para el Manejo del Sistema........................................... 44

Tabla 32. Valorización para la Escalabilidad del Sistema ................................. 44

Tabla 33. Valorización para la Portabilidad ....................................................... 45

Tabla 34. Valorización para el Uso de Licencia ................................................ 45

Tabla 35. Valorización para el Soporte ............................................................. 45

Tabla 36. Resumen de Resultados ................................................................... 46

Tabla 37. Características del Servidor .............................................................. 49

Tabla 38. Tiempos en el Día Uno ..................................................................... 68

Tabla 39. Tiempos en el Día Dos ...................................................................... 68

Tabla 40. Tiempos en el Día Tres ..................................................................... 68

Tabla 41. Tiempos en el Día Cuatro ................................................................. 68

Tabla 42. Tiempos en el Día Cinco ................................................................... 69

Tabla 43. Tiempos Observados de los Cinco Días ........................................... 69

Tabla 44. Tiempos Esperados de los Cinco Días ............................................. 69

Tabla 45. Matriz para Chi Cuadrado de los Cinco Días .................................... 70


xviii

RESUMEN

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN Y GESTIÓN

DOCUMENTAL (DMS) PARA LA EMPRESA TEXTIL “VICUNHA S.A.” -

ECUADOR

El proyecto nace en la empresa Vicunha Ecuador S.A., surge necesidad en llevar

un mejor control y organización de los documentos que se maneja en el área de

Crédito y Cobranzas. Como antecedentes se tiene que los archivos son

almacenados dentro de un File Server, debido a las diversas autorizaciones que

se tienen dentro del servidor, específicamente en el área mencionada, se

desconoce la estructura organizacional que mantiene en el almacenamiento de

los archivos ocasionando que se pueda crear duplicidad en los mismos, adicional

esta búsqueda se vuelve una tarea que toma mucho tiempo en proceder en

buscar. Esto tiene como limitante principal el espacio físico y además el

documento al ser manipulado tiene a deteriorarse y perder su calidad. Es por este

motivo que se ha implementado el concepto de un programa gestor de

documentos el cual maneja información adicional para tener una búsqueda

mucho más fina y eficiente, maneja las diversas versiones sobre las cuales se ha

realizado modificaciones en el documento. Otra característica principal que

ofrece el programa es la digitalización en la que se puede personalizar campos

que mediante el reconocimiento de texto también se sirve de información para

realizar la búsqueda del documento. Con esto el administrador puede tener un

control de los documentos que se generan, modifican o eliminan. Se tomará en

cuenta la elección de tres programas que cumpla con las características

mencionadas anteriormente. Una vez elegido el programa se procederá a realizar

un cálculo estadístico para comprobar si la implementación del programa mejora

la eficiencia de la gestión de documentos, ya sean físicos o digitales.

DESCRIPTORES:

BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS / SISTEMA GESTOR DOCUMENTAL /

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS / ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL

DOCUMENTAL / M-FILES / RECONOCIMIENTO DE TEXTO


xix

ABSTRACT

IMPLEMENTATION OF A SYSTEM OF SCANNING AND DOCUMENT

MANAGEMENT (DMS) FOR THE TEXTILE COMPANY "VICUNHA S.A." -

ECUADOR

This project was created in Vicunha Ecuador Ltda., it rises from the need to keep

a better control and organization of documents handled in the credit and

collections areas. As a background, the files are stored in a File Server, due to

the different permissions within the server, specifically in the above-mentioned

area, it is not known the organizational structure that keeps in the storage of the

files causing that it can be created duplication of them; furthermore, this research

becomes a task that takes long time to search. It has as a main limiting the

physical space and besides the document being manipulated tend to deteriorate

and lose their quality. For this, it has implemented a management program of

documents which handles additional information to have an efficient and relevant

search as much as various versions to carry out some modifications in the

document. Another main feature that offers the program is the digitization to have

a control of the documents that are generated, modified, or deleted. It will take

into account the choice of three programs that comply with the features mentioned

above. Once the program is chosen, it will make a statistical calculation to check

if the implementation of the program improves the efficiency of the physical or

digital documents management.

DESCRIPTORS:

DOCUMENTS SEARCH / DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM /

DOCUMENTS DIGITALIZATION / DOCUMENTARY STRUCTURAL

ORGANIZATION / M-FILES / TEXT RECOGNITION


xx

CERTIFICADO DE TRADUCCIÓN DEL RESUMEN


xxi

TÍTULO DE LA PERSONA QUE REALIZÓ LA TRADUCCIÓN


1

Capítulo I Estado Preliminar

El manejo de grandes cantidades de documentación debido a las diversas

actividades que se manejan diariamente en los diferentes departamentos de una

empresa, genera una preocupación que consiste en mantener estos documentos

en un buen estado, ya que se presenta la manipulación de los mismos,

conllevando a deteriorar y habilitando la posible pérdida de información.

La documentación que se almacena diariamente en los equipos informáticos

necesita estar ligados a un seguimiento para conservar propiedades que son

ajenas a los usuarios como lo son la integridad, confidencialidad y seguridad. Es

primordial tener una organización estable con lo que respecta a los árboles de

directorio y mantener la información centralizada.

Vicunha Ecuador S.A. posee un recurso, el cual es un servidor de archivos (File

Server) en el cual se almacena la información de cada usuario, con ciertas

restricciones propias del sistema operativo que son rudimentarias, la información

almacenada no posee una lógica para su almacenamiento debido a la gran

libertad de ciertos permisos que los usuarios pueden realizar en los directorios

asignados. Por este motivo se considera que no se dispone de una organización

en las estructura del almacenamiento de archivos, y resulta conflictivo la

navegación dentro del File Server.

En la actualidad se cuenta con programas que ayudan a la digitalización

documental, es decir, permite mantener documentos físicos (papel) y

transformarlos en archivos digitalizados. Así también se puede contar con

programas para la gestión de documentos (DMS) que permiten una mejor

administración y aplicación de técnicas de archivo dentro de una organización.

Con el estudio a realizarse se debe enfocar en minimizar el uso de documentos

físicos, manteniéndolos seguros y legibles ya sean documentos que se

encuentren en un estado activo (documentos con los que son parte del uso diario


2

para el usuario) o pasivo (documentos que sirven de consulta pero que son

utilizados de forma esporádica). También se busca crear una reestructuración

apropiada de los directorios de almacenamiento, centralizar la información y

llevar una mejor administración dentro del File Server para facilitar el uso

cotidiano de los archivos.

1.1 Marco Referencial

1.1.1 Antecedentes

Día tras día las empresas generan una gran cantidad de documentos, no solo

físicos sino también digitales, por tal motivo esto produce a que los documentos

no se puedan localizar en el momento deseado, tras la búsqueda del documento

se asocia la pérdida innecesaria de tiempo y recursos.

En toda empresa se requiere mantener una organización de sus documentos, por

lo que a un nivel tecnológico nos ayudamos del concepto DMS, los cuales están

revolucionando la manera de almacenamiento de documentos. En una empresa

que se encuentra en sus inicios tal vez no sienta la necesidad de mantener una

estructura organizativa para sus documentos, a diferencia que en empresas que

tienen una larga trayectoria surge la necesidad de tener un conocimiento

adicional de cómo almacenar sus documentos, con la ayuda de aplicaciones que

facilitan la gestión de ello.

Para un mejor manejo de documentos físicos lo que se está realizando es

digitalizar estos documentos, este proceso es muy básico por lo que no está

seguido por una automatización al momento de digitalizar el documento, al

momento de realizar este proceso conlleva a generar más documentación digital

y por consecuencia a la creación de un mayor volumen de archivos: y se

mantiene la controversia de donde se debe almacenar el archivo, las pérdidas de

tiempo que estas generan al momento de buscar. Por lo que la idea de cero

papeles en la empresa no resulta efectiva.


3

Los documentos deben ser disponibles para todo aquel que los necesite, pero se

ha presenciado información que no se encuentra a disponibilidad de los demás

por lo que se ha constatado encontrar el documento en el equipo local del

usuario, con este concepto perjudica al almacenamiento centralizado y dejando

la documentación vulnerable a pérdidas, sustracciones, maneja inadecuado,

entre otras.

1.1.2 Análisis

La mayoría de documentos físicos que se manejan dentro de la empresa son

papeles que hacen referencia a documentos históricos, facturas, contratos que

necesariamente necesitan ser archivados, no solo en un archivador sino también

de manera digital, ya que esta documentación puede servir de consulta para

futuras actividades. Esta administración de documentos no es de manera intuitiva

ya que son los mismos usuarios quienes deciden el mejor lugar de

almacenamiento.

El concepto de DMS no es muy conocido, el cimiento de este concepto consiste

en la administración de los documentos empresariales, haciendo uso de la

captura, almacenamiento, clasificación, custodia, distribución, control de

versiones y destrucción de documentos. Con el DMS podemos mejorar la calidad

del contenido empresarial, clarificando todos los procesos del negocio.

El principal uso que se pretende dar a esta estrategia tecnológica es la de

plantear una solución, ayudada de políticas de almacenamiento que permiten

reducir los tiempos muertos en la ubicación de un documento. Además se desea

mantener un almacenamiento centralizado con un esquema organizado de los

directorios de con el fin de ayudar a una toma de decisión con respecto al

contenido empresarial. (Herramientas Empresariales, 2015)

Entre los programas que como mínimo se analizarán son:


4

M-Files: es una gestión de la información empresarial solución, desarrollado

por M-Files Corporation, que proporciona a los usuarios con el sistema

basado en metadatos para la organización y gestión de documentos y otra

información. (M-Files Inc, 2014)

Alfresco: Alfresco es la plataforma de código abierto para la colaboración y

gestión de documentos críticos para la empresa. Al automatizar los procesos

empresariales que utilizan muchos documentos y permitir la colaboración a

gran escala, Alfresco ayuda a las empresas a mejorar la prestación de

servicio a los clientes y a adaptarse con mayor rapidez a los cambios del

mercado. (Alfresco, 2015)

Nuxeo: Nuxeo es una potente herramienta de ECM y gestión documental

open source desarrollado por la empresa del mismo nombre. Nuxeo tiene

una arquitectura ágil y flexible de última generación, además de unos precios

realmente competitivos. Nuxeo permite gestionar documentos de forma

cómoda, realizando versiones, flujos de trabajo asociados a documentos,

publicación remota o búsqueda avanzada (y full text), integración con

Microsoft Office y Open Office. (Athento, 2015)

1.1.3 La Empresa: Vicunha Texitl

La empresa Internacional Vicunha Textil, se constituye el 21 de junio de 1921 con

sesenta socios y 1.000.000,00 de sucres como capital y bajo la nominación de

Sociedad de Crédito “LA INTERNACIONAL” inicialmente dedicada a actividades

bancarias.


5

Largo es el camino recorrido y fue tan solo desde el año 1922 que se proyectó,

gracias a la brillante visión de Don Luis Napoleón Dillon, hacia la elaboración de

productos textiles, contratándose la fabricación de maquinaria en las mejores

fábricas de Inglaterra. Iniciaron las actividades con 150 telares y una pequeña

hilatura, ampliándose gradualmente hasta situarnos como la mayor Empresa

Textil del Ecuador y, según revistas especializadas, entre las cinco más

importantes de Latinoamérica.

Logrando situar a “LA INTERNACIONAL” en un destacado e importante sitial en

la Industria Nacional. En 1979 logra una exitosa iniciación de calificadas

exportaciones de sus productos a mercados europeos, estadounidenses y

latinoamericanos.

En 1980 se implementó y montó el proceso de producción de tela Índigo, y en

1981 esta producción empezaba a incursionar mercados internacionales.

Con el paso de los años LA INTERNACIONAL continua su expansión con la

producción de la tela denominada “índigo” calificada y reconocida

internacionalmente por su alta calidad que garantiza el que permanentemente

podamos satisfacer las necesidades cada vez más exigentes del mercado

consumidor.

Y es así que el 1 de junio del 2007 VICUNHA TEXTIL, una empresa brasilera

muestra gran interés en formar parte del reto de la Internacional, decidiendo

comprar parte de sus acciones, la empresa LA INTERNACIONAL S.A,

actualmente se dedica a la producción de la tela denominada “Índigo” que es la

conocida tela Jean, calificada y reconocida internacionalmente.

Actualmente cuenta con un promedio de 200 computadores que son usados por

usuarios finales los cuales día tras día generan documentación que necesita ser

administrada de una mejor manera, es decir, el servidor de file server sirve de

almacenamiento con ciertos permisos, los cuales no está acompañado por una

administración documental, esto genera a pérdida de tiempo a los que llamamos

tiempos muertos.


6

1.2 Interrogantes de la Investigación

¿De qué sirve la digitalización inteligente?

¿Qué es y para qué sirve un DMS?

¿Cuál es el funcionamiento de un DMS?

¿Cuáles son los beneficios de usar un sistema de gestión documental en Vicunha

Ecuador S.A.?

¿De qué manera se agilita la navegación de los documentos en el almacén de

datos y entre usuarios?


7

Capítulo II El Problema

En este capítulo se enfoca en comprender los inconvenientes que se producen

al no tener un esquema de organizado en los documentos que se generan día

tras día, lo complicado que se vuelve una búsqueda de archivos cuando se

generan varias versiones de archivos, los problemas que se puede llegar a tener

cuando un documento en papel que tiene que ser manipulado no se le realiza

una digitalización para conservar el original en un buen estado, el no tener toda

la documentación almacenada de forma centralizada y le no relacionar los

archivos que tienen conceptos en común.

2.1. Planteamiento del Problema

Este proyecto nace de la necesidad de mantener respaldada la información que

se genera en de los diferentes procesos de la cadena de valor de la empresa.

Inicialmente se mantiene un esquema de respaldos mediante el software HP

Data Protector, el cual es un software que trabaja de manera cliente servidor, por

lo que este software es el encargado de realizar los respaldos del File Server.

A pesar de la definición actual de la estructura del File Server no se ha logrado

que las diferentes áreas almacenen la información en este servidor, se conoce

que en la gran mayoría de computadores se mantiene información que debería

estar almacenada en el File Server.

Al realizar una auditoría a las sub-carpetas de la estructura del File Server se

observa un caos total, no responde a ninguna lógica de almacenamiento, por lo

que la búsqueda de información se hace una tarea de titanes lo cual ha dificultado

responder de una manera eficiente a los requerimientos de esta información. Esta

tarea de búsqueda se vuelve una acción en la que cada usuario se vuelve

responsable de su documento generando a su vez varias versiones del

documento por lo que se puede llegar a una confusión entre los usuarios que


8

debería manipular el documento. Por no poseer un flujo correcto de los

documentos tienden a reimprimirse o en su defecto a perderse si son físicos. No

se pude llevar un control de quien fue la persona que modificó el documento, lo

borró o a su vez añadió un documento dentro del File Server.

Otra situación problemática dentro del File Server son las autorizaciones que se

manejan, pero a continuación de ello, no se mantiene restricciones por lo que

cada usuario autorizado a cada una de las subcarpetas ha podido añadir,

modificar o eliminar tanto archivos como carpetas, es decir, dentro de cada nivel

de carpeta poseen información dispersa que es conocida tan solo para la persona

quien hizo uso del archivo en mención.

Pese a tener una infraestructura en la que los computadores de cada usuario se

encuentra protegido contra daños físicos que se pueden generar por ejemplo;

puede presentarse variaciones de voltaje, contaminación en los equipos, golpes

a los equipos (de manera que no sea intencionalmente); corren el riesgo de sufrir

alguna avería que incurra precisamente en su disco duro. Al estar la información

en los computadores de cada usuario el riesgo de pérdidas de información es

altísimo ya que es prácticamente imposible hacer un respaldo de cada uno de los

computadores de la compañía diariamente por lo que se debería usar recursos

de red y provocaría inconvenientes de latencia por la infraestructura que

mantiene la empresa.

En síntesis la pregunta del problema debe ser: ¿Cuál es la mejor manera de llevar

una mejor estructura y administración de los documentos que demuestre un fácil

acceso a los mismos y como optimizar el uso de papel en la empresa?


9

2.2 Entorno

Actualmente en la empresa Vicunha Ecuador cuenta con un alrededor de 200

computadores para los usuarios, donde cada computador se encuentra habilitado

el almacenamiento local.

En cada departamento se genera gran cantidad de documentos, siendo el área

administrativa quienes manipulan estos documentos. Cuenta con una habitación

para el almacenamiento de estos documentos que antes de ser almacenados,

son gestionados de forma que pasan de usuario a usuario para llevar a cabo su

proceso.

Cuenta con un servidor IBM X365 configurado con el rol de File Server el cual se

encuentra encendido todo el tiempo para que la información se encuentre

disponible para los usuarios a cualquier hora. Esta aclaración se la realiza ya que

en Vicunha Ecuador se trabaja las 24 horas.

2.3 Justificación

El DMS es usado en muchas empresas en la actualidad, dado que este sistema

de gestión ayuda en el proceso organizacional y, como tal, aumenta la

rentabilidad de la empresa, mediante el mejoramiento de los aspectos

relacionados con la organización y manejo de documentación. (Herramientas

Empresariales, 2015)

La empresa Vicunha Ecuador S.A. desea implementar un sistema gestor

documental con el propósito de optimizar recursos y tiempo de los empleados al

momento de trabajar con documentos, estos documentos deben ser digitales,

pero sin olvidar la seguridad de los mismo, ya que se requiere que estos

documentos sean almacenados con privilegios para cada usuario o grupo de

usuarios, gracias a la investigación se espera conectar el DMS con el directorio


10

activo de la empresa, con la finalidad de mantener una estructura de usuarios

estándar.

En la actualidad se maneja grandes cantidades de documentos y entre ellos se

considera varios tipos de documentos como los son imágenes, hojas

electrónicas, hojas de texto, video, entre otros. Y las herramientas DMS

existentes son la mejor opción para esta administración.

Por tal motivo se necesita implementar un sistema gestor de documentos que

permita un mejor control de los documentos digitales y físicos, con esta

investigación se puede dar una pauta para tener una cultura acerca del

almacenamiento y organización de la información.

Hoy en día el almacenamiento de información es muy limitado a las opciones que

ofrece el sistema operativo Windows, por lo que se ha decidido implementar esta

herramienta DMS los cuales se enfocan en brindar un mejor servicio y

satisfacción mejorando sus tiempos de búsqueda, tiempos de acceso, conocer el

lugar donde se almacena el documento y asegurando la información.

Al digitalizar los documentos queda asegurada por el transcurso del tiempo, es

decir, podemos visualizar información antigua con la misma calidad que cuando

se generó el archivo digital.

2.4. Alcance

2.4.1. Investigación

Plantear las diferentes soluciones, ventajas y desventajas entre las aplicaciones

a investigar.

Analizar la mejor solución que permita cumplir con los requerimientos que mejor

se desarrolle de acuerdo a lo establecido con la digitalización y aplicar el sistema

DMS.


11

2.4.2. Implementación

Para poder llevar a cabo la implementación se analizará la cantidad de

documentación que se genera a diario con el departamento piloto que es

Contraloría, en el área de Crédito y Cobranza y hacer una comparación con la

documentación que posee actualmente, de este estudio se podrá tener una idea

de la cantidad de documentos y cuál es su crecimiento.

Lo propio se debe realizar con el resto de departamentos con el fin de tener esa

idea, calcular su crecimiento, plantear cual es la necesidad del servidor para que

pueda ejecutar sin colisiones y siempre con disponibilidad.

Una vez que se tenga un servidor que cumpla con las condiciones del estudio

anteriormente mencionado, se procederá a mantener conversaciones con los

usuarios de cada departamento para realizar una reestructuración para el

almacenamiento de sus documentos. Se llegará a un consenso entre el jefe del

departamento y con el desarrollador del proyecto para establecer una estructura

para el almacenamiento de la información y también asignar la seguridad en cada

una de sus carpetas contenedoras de documentos.

Se dará una capacitación a los usuarios del uso del nuevo sistema DMS para sus

documentos; tanto en el funcionamiento, beneficios y estandarizaciones de

políticas de empresa.

Se procederá a la creación del árbol de directorio con sus respectivas

seguridades dentro del servidor, se notificará al usuario para que pueda pasar

sus documentos a la nueva estructura. Se dará de baja al anterior sistema de

almacenamiento de archivos y se procederá a funcionar con el DMS.


12

2.4.3. Beneficios

Disminuir en forma importante los costos operativos (impresión, reproducción y

fotocopiado) y se pueden realizar respaldos o cuantas copias se necesiten para

evitar la pérdida de documentos.

Resolver los problemas de gestión, búsqueda y seguimiento de documentos en

las organizaciones intensivas en información.

Crear políticas para el almacenamiento de la información para la autorización del

uso de documentos y para la generación de respaldos.

Mejorar la estructura del File Server, controlando que no se guarde información

innecesaria en el servidor.

Generar un procedimiento de la implementación del programa aplicada a un

departamento que será tomado como el modelo piloto para los demás

departamentos.

2.5 Objetivos De La Investigación

2.5.1. Objetivo General

Comparar, analizar e implementar un sistema que permita la replicación de

información de física a digital y que sirva para rastrear y almacenar documentos

electrónicos, imágenes, también realizar el seguimiento de las diferentes

versiones modificadas por distintos usuarios en los diferentes tipos de

documentos.


13

2.5.2. Objetivos Específicos

Elaborar de una estructura de las sub-carpetas de cada área que responda

a la aplicación de técnicas de archivo y a necesidades de los procesos de la

cadena de valor.

Mantener toda la información de la compañía actualizada y centralizada

en el File Server.

Responder con una nueva estructura a las necesidades de información de

los diferentes stakeholders de la compañía (Accionistas, Clientes internos y

externos, Auditores, Financieras, Empresas del Estado, etc.).

Desarrollar políticas y procedimientos de actualización y respaldo de la

información del File Server.


14

Capítulo III Marco Teórico

Para el mayor entendimiento de los conceptos de los cuales se hace referencia

se dará una explicación de cada uno de ellos y así llagar a tener una mejor

comprensión.

En este capítulo se hablará de los conceptos principales de los cuales conllevan

a la investigación, es decir la gestión de documentos (DMS) y la digitalización

inteligente de los mismos.

A parte de ello se realizará un análisis de los requerimientos tanto de hardware

como software necesario para que el sistema implantado pueda ejecutarse en

forma eficiente.

3.1 Gestión Documental

Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de

documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de

información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben

guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de

los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y

economía. (Wikipedia, 2015)

3.2 Sistema De Gestión Documental

La tarea principal del sistema de gestión documental es la búsqueda,

almacenamiento y organización de los archivos que fueron almacenados en su

base de datos. Dado que se almacena en una base de datos estos archivos son

seguros, se obtiene respaldo de la base por lo que se puede recuperar versiones


15

de archivos anteriores, son almacenados con una indexación por lo que hace

más rápido su búsqueda y se encuentran disponibles para cuando el usuario los

requiera.

Figura 1 Sistema de Gestión Documental

Fuente: Internet1

Otro beneficio de la utilización de sistema gestor documental es la eliminación de

papel, lo cual implica una ayuda a la unidad verde, es decir, es una buena manera

de salvar al planeta a que no se consuma gran cantidad de árboles para la

elaboración del papel. Adicional incurre en menorar costos tanto en la compra de

papel o impresiones (tóner, cartuchos o cinta) que se realizan para obtener el

documento.

1 Sistema Gestor de Documentos, obtenida 1 marzo del 2015 desde http://www.bil-lander.com/products-

services/backup-solution/electronic-document-management-system-edms/

http://www.bil-lander.com/products-services/backup-solution/electronic-document-management-system-edms/

http://www.bil-lander.com/products-services/backup-solution/electronic-document-management-system-edms/


16

Por otro lado el sistema gestor de documentos garantiza la protección de los

documentos si ocurren desastres naturales (inundaciones, incendios, terremotos,

etc) donde los documentos pueden destruirse fácilmente. A diferencia que si se

encuentran de manera electrónica se pueden respaldar de manera que los

archivos no se encuentren localmente en la empresa.

3.2.1 Digitalización de Documentos

La digitalización de documentos consiste en convertir los documentos físicos a

digitales, adicional un valor agregado para esta conversión es el de digitalizar con

la propiedad de reconocimiento de caracteres OCR. Es decir, se puede tener una

indexación en los documentos para que al momento de la búsqueda sea más

eficiente y no tome mucho tiempo, claro que dependerá de la cantidad de

documentos en existencia y de la capacidad de procesamiento del hardware.

Figura 2. Ciclo de Digitalización

Fuente: Investigador


17

El proceso de digitalización es el siguiente:

1.- Se captura el documento físico mediante el uso de un escáner.

2.- Se realiza el procedimiento de reconocimiento caracteres para indexar el

documento.

3.- Se almacena el medio digital m un almacén de datos para realizar búsquedas

en adelante sobre este almacén.

3.2.2 Herramientas para Aplicar DMS

Las herramientas DMS permiten gestionar grandes cantidades de archivos y que

se encuentren centralizados en una sola base de datos, la cual permite mantener

la información indexada para realizar búsqueda rápida de documentos y también

tener un almacén respaldado en caso de cualquier eventualidad de siniestro en

los documentos almacenados. Mediante los metadatos se puede agregar

información a los documentos que ayudan a que la búsqueda se procese con

mayor velocidad.


18

Entre las herramientas DMS tenemos las siguientes:

Figura 3. Sistemas DMS para Analizar


3.2.3 Elementos de un DMS

- Base De Datos

Estas bases de datos son de tipo documental, que a diferencia de las bases de

datos relacionales estas bases se centran en la gestión y recuperación de la

información de un documento estructurado a la cual los datos hacen referencia,

esta información se conoce como los Metadatos.

Los tipos de documentos que se pueden almacenar son de diferentes tipos como

por ejemplo: archivos de texto, hojas de cálculo, elementos de correo electrónico,

archivos CAD, archivos de audio, archivos de imagen, archivos de video, entre

otros.

DM

SNUXEO

M-FILES

ALFRESCO


19

Figura 4. Tipos de Archivo para la Base de Datos Documental


Existen ventajas al utilizar bases de datos documentales (también llamadas

bases de datos NoSQL):

- Las BDD NoSQL no poseen una estructura fija.

- Tienen un lenguaje de consulta encaminado al lenguaje natural.

- Son mucho más fáciles de escalar un campo más para su registro.

A continuación se presenta un ejemplo de la diferencias entre las bases de datos

relacional y documental.

Base de Datos Documental

CLAVE DOCUMENTO

10 Nombre: Diego; Apellido: Morillo; Nacionalidad: Ecuatoriano

11 Nombre: Teobaldo; Apellido: Carvalhio; Nacionalidad: Brasileño; Edad:34

12 Nombre: Charly; Nacionalidad: Estadounidense

Tabla 1. Ejemplo Base de Datos Documental



20

Base de Datos Relacional

CLAVE NOMBRE APELLIDO NACIONALIDAD EDAD

10 Diego Morillo Ecuatoriano

11 Teobaldo Carvalhio Brasileño 34

12 Charly Estadounidense

Tabla 2. Ejemplo Base de Datos Relacional


Como se puede observar en el ejemplo, la base de datos relacional no precisa

dejar campos en blanco como si lo hace la base de datos relacional. Además de

que para agregar un campo nuevo es necesario cambiar la estructura de la base

de datos relacional y esto no sucede en la documental.

- Hardware

para poder obtener los documentos digitalizados es necesario disponer de un

escáner. Por motivos de eficiencia se recomienda tener un escáner dúplex.

El servidor es otro hardware indispensable con el cual se debe contar además se

debe realizar un análisis de la capacidad de este hardware y tener en cuenta de

la cantidad de usuarios que van a ingresar a el. Esta comunicación se debe

realizar ya que se trata de una estructura cliente-servidor.

- Software

Se debe contar con un sistema que permita la administración de estos

documentos (nuxeo, m-files, alfresco).

- Redes

Es necesario utilizar redes de área local para poder comunicar a los usuarios que

utilizarán el software para almacenar los archivos con el equipo que se utilizará

como servidor.


21

- Usuarios

Se debe tener presente los usuarios que harán uso del sistema, los roles que

cumple cada usuario para la digitalización y almacenamiento de los documentos

para lo cual cada usuario contará con permisos para hacer sus respectivas

tareas.

En este grupo de usuarios también constan los que son los administradores

quienes se encargarán de conceder los permisos a los usuarios según

corresponda, también definirá el esquema del almacenamiento de los

documentos.

3.2.4 Funcionamiento Del DMS

El sistema DMS reemplaza la rutinaria forma de almacenar la documentación por

parte del usuario, utilizando una metodología en la que detalla información que

es agregada al documento para conocer más a detalle la procedencia del

documento. En el sistema se puede llevar un control acerca de la persona quien

lo almacenó, la fecha, los cambios que se ha realizado y las versiones que existen

en los documentos.

3.2.5 Implementación Del DMS

- Análisis del requerimiento de la empresa.

- Identificar el flujo para el almacenamiento de la documentación actual.

- Elección del sistema que se adapte a la necesidad de la empresa.

- Planificación para la instalación y pruebas del sistema.

- Sistema en producción.


22

3.3 Metodología para El Tratamiento De La Documentación

3.3.1 Requerimiento Preliminar

Es necesario tener muy claro las intenciones que busca la empresa con el

almacenamiento de la documentación, adicional de conocer el proceso del

manejo de la información para poder llevarlo a un esquema automatizado que

facilite la búsqueda y el almacenamiento. En este proceso se conoce quienes son

las personas que intervienen para llevar a cabo este almacenamiento, por lo que

se vuelve necesario conocer el papel que desempeña cada persona para poder

realizar la gestión de la documentación.

3.3.2 Flujo De La Información

Después de realizar un levantamiento de información acerca del proceso del

almacenamiento de la documentación, es importante entender como trabaja el

flujo de la información dentro de las actividades que se desempeña en la

empresa. A continuación se presenta un gráfico donde se puede visualizar el

proceso actual para el almacenamiento dentro de la empresa en el área de

crédito y cobranzas.


23

CLIENTE

VENDEDOR

Documentación

COORDINADORCOBRANZAS

ASISTENTECOBRANZAS

CONSULTOR

CONSULTOR

CONSULTOR

Correo

DocumentaciónCorreo

APROBACION

IMPRESORA

Figura 5. Flujo de Información en Vicunha Ecuador S.A. Departamento de

Cobranzas


En este diagrama se puede visualizar el proceso de almacenamiento desde que

inicia hasta que termina para que los usuarios puedan consultar. Adicional

también se puede conocer a la persona encargada de realizar la gestión para que

el proceso siga su flujo.


24

3.4 Herramientas DMS

CARACTERÍSTICA NUXEO M-FILES ALFRESCO

Sofware Libre Licenciado Libre

Costo Soporte Anualmente Viene con la

Licencia

Anualmente

Sistema

Multiusuario

Si Si Si

Escalabilidad Si Si Si

Sistema Operativo Multiplataforma Multiplataforma Multiplataforma

Base de datos Relacional

Documental

Relacional

Documental

Relacional

Publicación

Externa

Si Si Si

Escalabilidad

horizontal

SI SI SI

Control de

versiones

SI SI SI

Númeroi de

version

6.0 11.0 4.2

Fecha de

lanzamiento

Noviembre 2014 Diciembre 2014

Protocolos de

correo electrónico

SMTP

POP3

SMTP

POP3

IMAP

EAS

SMTP

POP3

IMAP

Menú Jerárquico SI SI SI

Wizard SI SI NO

Consultas

Personalizadas

SI SI SI


25

API SI SI SI

Soporta

Navegador

SI SI SI

Directorio Activo SI SI SI

Fácil de usar SI SI SI

Migración de base

de datos

SI SI SI

Cliente - Servidor SI SI SI

Soporta PDF SI SI SI

ACL SI SI SI

Usuarios y grupos SI SI SI

SSO SI SI SI

Workflow SI (muy básico) SI SI

Integración con

otros sistemas

SI SI SI

Tabla 3. Características de los Programas DMS


3.5 Características En Común En Un Sistema DMS

A continuación se presenta las características que tienen los sistemas DMS:

3.5.1 Metadatos

Los metadatos son datos que describen otros datos. En general, un grupo de

metadatos se refiere a un grupo de datos, llamado recurso. El concepto de

metadatos es análogo al uso de índices para localizar objetos en vez de datos.

(Real Academia Española, 2015)


26

La finalidad de utilizar metadatos en los documentos es realizar una búsqueda

más rápida proporcionando información adicional que permita llegar a ello.

El conjunto de estos metadatos se conoce como reseña, esta reseña se adjunta

al documento por medio de un formulario.

3.5.2 Indexación

3.5.2.1 Manual

La indexación manual se presenta como primer punto donde el usuario es la

persona quien se encarga de llenar el formulario de la reseña para anexar los

metadatos al documento que se dispone para almacenar.

3.5.2.2 Automática

Cada documento tiene información que puede ser utilizado como metadato,

adicional se puede realizar un reconocimiento en el contenido del documento que

se puede utilizar también como parte de la reseña del metadato.

3.5.3 Control de Versiones

El control de versiones en los documentos dentro de un sistema DMS es

importante para conocer la evolución de un documento y las modificaciones que

se ha realizado.

3.5.3.1 Reserva De Utilización De Documentos

Se debe garantizar el uso exclusivo de un documento por un usuario y bloquearlo

para que otros usuarios no realicen alguna modificación sobre este documento,


27

de la misma manera se puede programar para que este documento tenga un

tiempo en el que se puede desbloquear y otros usuarios puedan hacer uso del

mismo.

3.5.3.2 Versiones De Los Documentos

Cada documento tiene un contador el cual se va incrementando de acuerdo a las

modificaciones guardadas sobre el documento por parte del usuario. Estas

versiones deben estar disponibles para que el usuario pueda visualizar la

evolución del documento.

3.5.4 Motor de Búsqueda

En los sistemas DMS el motor de búsqueda es una herramienta principal que

define una de las características por el cual un DMS se destaca sobre los demás,

al usar un motor de búsqueda potente aumenta la eficacia del DMS en utilización.

3.5.5 Repositorio

Se debe disponer de un repositorio para el almacenamiento de acuerdo a las

necesidades de la empresa, este repositorio debe estar disponible para el

usuario, teniendo en cuenta las autorizaciones que cada usuario tiene para

guardar los documentos. El servidor debe configurarse para que cualquier

tecnología de almacenamiento pueda implementar como por ejemplo si se lo

hace a través desde una página web, utilizando protocolos FTP, o alguna

aplicación que relaciones con una base de datos documental.


28

3.5.6 Programas Ofimáticos

Todo sistema DMS debe tener la facilidad de relacionar sus funciones con los

programas relacionados con ofimática, por ejemplo, programas de office, open

office, CAD, adobe, etc.

Se debe incluir las opciones de edición de los documentos, permitiendo la opción

de crear, modificar, actualizar, eliminar, observar los flujos de trabajo o navegar

en dentro del repositorio de los documentos.

3.5.7 Ciclo de Vida de los Documentos

Los documentos almacenados pueden tener un ciclo de vida, es decir, pasado

cierto tiempo este archivo puede ser destruido. Esta decisión se la debe tomar

de acuerdo a la política que se maneje en cada empresa.

3.5.8 Búsqueda y Previsualización de Documentos

Para la realización de búsqueda de documento en el sistema DMS, este debe

proveer de un motor de búsqueda que extraiga la información del documento no

sólo por su título sino también por su contenido.

La previsualización permite observar el documento sin la necesidad de ejecutarlo,

esto dependerá de los formatos compatibles que tenga el sistema DMS, por lo

general los formatos de ofimática, pdf y CAD son los más comunes para

previsualizar.


29

Capítulo IV Análisis comparativo de las herramientas DMS

En la empresa Vicunha Ecuador S.A. para el área de Crédito y Cobranzas surge

la necesidad de almacenar documentos como lo son las solicitudes de crédito,

buró de crédito, estados financieros, etc. Pero acontece un problema al momento

de buscar cada uno de estos documentos, por lo que conlleva a utilizar una

herramienta que da solución a estos problemas. Un programa de gestión

documental es el ideal para almacenar y buscar este tipo de documentos.

para ello se necesita realizar un análisis comparativo entre las herramientas que

se puede llegar a implementar, determinar indicadores que permitan lograr una

puntuación entre las herramientas y presentar los resultados e interpretarlos en

forma fácil que permitan tomar una decisión para su elección.

Entre las herramientas que se va analizar son: Nuxeo, M-Files y Alfresco.

4.1. Situación Anterior para el Almacenamiento de Documentos

Existe un proceso por el cual deben pasar los documentos físicos al área de

crédito y cobranzas provenientes de los clientes que deben ser necesariamente

almacenados y posterior las personas autorizadas tener acceso a ellos. Este

proceso inicia con la entrega de los documentos que se solicita al cliente, estos

documentos (pueden ser en papel o correo) se entregan directamente al

vendedor o puede omitirse este paso y se entrega a la coordinadora del área, ella

revisa que toda la documentación se encuentre en orden y aprueba para que esta

documentación la almacene el asistente del área (si es necesario se debe

imprimir la documentación). Una vez llegada la documentación al asistente él lo

etiqueta para poder llevar una clasificación por cliente. Esta documentación se

encuentra disponible para el área de Gerencia, Jefatura y Crédito y Cobranza.

Ver figura 5.


30

Al estar la documentación con este esquema, tiende a ser perceptible al desgaste

físico debido a la manipulación. Hace más lento la búsqueda de la información y

ocasiona pérdida de recursos al momento de requerir algún documento. Al

extraer la información requerida, es propensa a sufrir pérdidas si por un olvido no

se devuelve la documentación a su respectivo sitio.

Por estos motivos se ve la necesidad de implementar una herramienta como lo

son los Sistemas Gestores Documentales (DMS), para facilitar a los usuarios la

manipulación de documentos. Se procederá a realizar un análisis comparativo

entre las herramientas: Nuxeo, M-Files y Alfresco.

4.2. Medidas De Evaluación

Las medidas de evaluación que se tomaron para realizar una elección entre las

herramientas DMS están basadas en características similares que como este tipo

de software poseen.

Las tres herramientas Nuxeo, M-Files y Alfresco tienen la misma funcionalidad,

en esta evaluación se determinará una calificación para cada una de estas

características y se analizará el por qué de su elección.

A continuación presentaremos las medidas que se tomaron en cuenta para

evaluar a las herramientas DMS:

- Administración de Usuarios: Dentro de las empresas en necesario tener

identificado a la persona quien realizó alguna modificación en los documentos

por lo que se gestiona el uso de usuarios y a su vez grupos para otorgar los

permisos o roles. Además en la mayoría de empresa se manejan los llamados

directorios activos que son de mucha ayuda para obtener la información de cada

usuario.


31

- Gestión de contenido: En la empresa se pretende digitalizar los

documentos para disponer en forma digital y así tener un seguimiento,

almacenamiento, modificaciones y eliminación de los mismos.

- Flujo del documento: Esta es la manera versátil que tiene el programa

para poder transferir el documento a cada una de las personas que intervienen

en el uso del mismo, además de disminuir los tiempos de espera para la

obtención del documento.

- Búsqueda: Este parámetro es de gran importancia para la evaluación ya

que se necesita que el buscador del programa sea lo más acertado posible, por

lo que se torna mucho más eficiente el tiempo de la persona que depende de un

documento para realizar su trabajo.

- Almacenamiento: El repositorio de los documentos es otro los

parámetros que se evaluará, el almacenamiento debe estar centralizado en un

servidor y no de manera local donde se expone a pérdidas de la documentación.

- Manejo: Las sistemas DMS deben presentar un manejo muy intuitivo para

los usuarios, tanto administradores como finales.

- Escalabilidad: La necesidad de integrar nuevas funciones al sistema será

tomado en cuenta para la evaluación de este parámetro.

- Portabilidad: Los sistemas DMS deben presentar una mayor

compatibilidad con la plataforma donde se está ejecutando. Como por ejemplo,

que pueda ejecutar bajo sistema operativo Windows, Linux, IOS, Android, etc.

- Licencia: Este parámetro se evalúa dependiendo si el software cumple

con la necesidad de la empresa, de ser el caso, se analiza el costo/beneficio para

la adquisición de la licencia del software.


32

- Soporte: El soporte es necesario para la ayuda al usuario tanto al de TI

como al usuario final, el tipo de soporte para ello debe contar con documentos

como manuales técnicos y de usuario, blogs, foros, proveedor, etc.

A cada uno de estas medidas se le asigna un valor porcentual, este valor se da

bajo un criterio, este criterio es dar mayor importancia a los pilares por los cuales

se forma el sistema DMS, es decir, a la Gestión de Contenido, al Flujo del

Documento y Búsqueda del Documento son los tres parámetros a los cuales se

les asignará un mayor valor porcentual.

A continuación se presenta un cuadro de resumen con los valores porcentuales

asignados a cada una de las medidas que se van a considerar dentro de la

evaluación del sistema DMS.

Medida de

Evaluación Concepto

Valor Porcentual

(%)

Administración

de Usuarios

Consiste en el fácil manejo de los

usuarios o grupo de usuarios que

manipularán el sistema, además de

administrar las interfaces, permisos o

roles para cada usuario.

10%

Gestión de

contenido

Es la forma que tiene el sistema para

llevar una administración sobre los

documentos que son subidos al

sistema.

20%

Flujo del

documento

Es el seguimiento que tiene el

documento que pasa por las personas

que lo utilizan.

20%

Búsqueda del

documento

Consiste en la rápida obtención del

documento y visualización, 20%


33

considerando las compatibilidades de

otros programas con el sistema.

Almacenamiento

del documento

Consiste en la herramienta de base de

datos que utiliza para el

almacenamiento de los documentos y

sus metadatos.

10%

Manejo Consiste en el fácil manejo y rápido

ajuste para la utilización del sistema. 5%

Escalabilidad Consiste en la integración de nuevas

funcionalidades al sistema DMS. 4%

Portabilidad Consiste en la ejecución del sistema en

cualquier plataforma. 5%

Licencia Consiste en el uso de una licencia con

sus respectivos beneficios por la

adquisición.

3%

Soporte Consiste en obtener ayuda con

respecto al mantenimiento y

funcionamientos del sistema.

3%

TOTAL 100%

Tabla 4. Medidas de Evaluación


4.3. Indicadores

Para cada uno de estas medidas de evaluación se han considerado los siguientes

indicadores que servirán para detallar con una mayor profundidad las

características de cada medida.


34

Indicadores para la Administración de Usuarios

Indicador Detalle

Gestión de Usuarios

y Grupos

Administración para crear, modificar, actualizar o

eliminar usuarios o grupo de usuarios dentro del

sistema DMS.

Gestión de

Autorizaciones

Administración para conceder privilegios de lectura,

escritura o negación sobre un los directorios u objetos.

Tabla 5. Indicadores para la Administración de Usuarios


Indicadores para la Gestión de Contenido

Indicador Detalle

Nuevo Contenido Forma en que se puede agregar contenido al sistema

Control del

Contenido

Capacidad de llevar el historial de los cambios

realizados en un documento.

Actualización del

contenido

Forma de modificación del documento que se

encuentra en línea o fuera de línea.

Tabla 6. Indicadores para la Gestión de Contenido


Indicadores para el Flujo del Documento

Indicador Detalle

Flujo Simple Creación de flujos de trabajo con dependencia de un

único usuario.

Flujo Avanzado Creación de flujos de trabajo en el que intervienen

varios usuarios para el desenvolvimiento del flujo.

Tabla 7. Indicadores para el Flujo del Documento



35

Indicadores para la Búsqueda del Documento

Indicador Detalle

Por navegación Permite utilizar una herramienta como un explorador

para realizar la búsqueda del documento.

Por contenido Permite realizar la búsqueda no solo por el título del

documento sino también dentro del contenido.

Por metadatos Permite realizar búsqueda a través de la información

adicional que se ingresa a los documentos.

Tabla 8. Indicadores para la Búsqueda del Documento


Indicadores para el Almacenamiento del Documento

Indicador Detalle

Tipos de

almacenamiento

Bases de datos que permitan la interacción con bases

de datos relacionales con base de datos

documentales.

Configuración Permite personalizar los ajustes necesarios para la

configuración de la base de datos relacional con la

documental,

Tabla 9. Indicadores para el Almacenamiento del Documento



36

Indicadores para la el Manejo del Sistema

Indicador Detalle

Front End Consiste en el entendimiento rápido de la interfaz que

se presenta al usuario final para su manejo

Manejo del sistema El manejo del sistema debe ser lo más intuitivo para

poder utilizarlo con mayor eficiencia.

Tabla 10. Indicadores para el Manejo del Sistema


Indicadores para la Escalabilidad

Indicador Detalle

Plugins Agrega funciones que se integran al sistema.

Versiones Actualiza el sistema DMS sin que se vea afectado las

configuraciones preestablecidas.

Tabla 11. Indicadores para la Escalabilidad


Indicadores para la Portabilidad

Indicador Detalle

Plataforma Utilizar el sistema DMS sin importar la plataforma

sobre la que se esté ejecutando.

Tabla 12. Indicadores para la Portabilidad



37

Indicadores para la Licencia

Indicador Detalle

Obtención Consiste en la forma de adquirir la licencia para el

funcionamiento del sistema.

Distribución Consiste en la manera de asignar las propiedades de

la licencia adquirida.

Tabla 13. Indicadores para la Licencia


Indicadores para el Soporte

Indicador Detalle

Documentación Consiste en tener medios ya sean físicos o digitales

correspondientes a las ayudas con respecto al

sistema.

Proveedor Consiste en soporte otorgado por el proveedor.

Tabla 14. Indicadores para la Licencia


4.4. Puntajes de Evaluación

A continuación se presenta un cuadro con una calificación cuantitativa, es decir,

a cada uno de los indicadores serán puestos a evaluación con cada uno de los

programas y se les asignará un peso desde 0 hasta 4 siendo 0 la menor

calificación y 4 la más alta. A continuación se presenta un detalle de la tabla con

respecto a los pesos y a los porcentajes:


38

Calificación

Cuantitativa

Porcentaje

0 ≥ 0 y ˂ 20

1 ≥ 20 y ˂ 40

2 ≥ 40 y ˂ 60

3 ≥ 60 y ˂ 80

4 ≥ 80 y ≤ 100

Tabla 15. Puntajes de Evaluación


4.5. Comparación Entre Las Herramientas DMS

4.5.1 Medida para la Administración de Usuarios

Indicador NUXEO M-FILES ALFRESCO

Gestión de Usuarios

y Grupos 4 4 3

Gestión de

Autorizaciones 4 4 2

TOTAL 8 8 5

Tabla 16. Medida para la Administración de Usuarios



39

4.5.2 Medida para la Gestión de Contenido


Nuevo Contenido 3 4 3

Control del

Contenido 4 4 3

Actualización del

contenido 4 4 3

TOTAL 11 12 9

Tabla 17. Medida para la Administración de Usuarios


4.5.3 Medida para el Flujo del Documento


Flujo Simple 3 4 3

Flujo Avanzado 3 4 3

TOTAL 6 8 6

Tabla 18. Medida para el Flujo del Documento


4.5.4 Medida para la Búsqueda del Documento


Por navegación 4 4 4

Por contenido 4 4 4

Por metadatos 4 4 4

TOTAL 12 12 12

Tabla 19. Medida para la Búsqueda del Documento



40

4.5.5 Medida para el Almacenamiento del Documento


Tipos de

almacenamiento 3 3 3

Configuración 2 4 3

TOTAL 5 7 6

Tabla 20. Medida para el Almacenamiento del Documento


4.5.6 Medida para el Manejo del Sistema


Front End 3 4 3

Manejo del sistema 3 4 3

TOTAL 6 8 6

Tabla 21. Medida para el Manejo del Sistema


4.5.7 Medida para la Escalabilidad del Sistema


Plugins 4 4 3

Versiones 3 3 3

TOTAL 7 8 6

Tabla 22. Medida para la Escalabilidad del Sistema



41

4.5.8 Medida para la Portabilidad


Plataforma 4 4 4

TOTAL 4 4 4

Tabla 23. Medida para la Portabilidad


4.5.9 Medida para la Licencia


Obtención 4 2 4

Distribución 4 2 4

TOTAL 8 4 8

Tabla 24. Medida para la Licencia


4.5.1 Medida para el Soporte


Documentación 4 3 3

Proveedor 4 3 3

TOTAL 8 6 6

Tabla 25. Medida para el Soporte



42

4.6. Valorización de los Resultados por Cada Medida de Evaluación

Ahora para poder obtener el total del valor obtenido se procede a realizar una

regla de tres para obtener el resultado. A continuación presentaremos los valores

necesarios para realizar esta operación:

- Valor Total: Se refiere al valor que se obtuvo de la valorización de los

indicadores.

- Porcentaje Máximo: Mayor valor porcentual del indicador para analizar.

- Valor Máximo: Es el resultado de la multiplicación de la cantidad de

número de indicadores correspondientes a una medida de evaluación por 4 que

es el peso máximo para una valorización.

- Total: El total se da por la siguiente regla de tres:

𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍 =𝑽𝒂𝒍𝒐𝒓 𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍 × 𝑷𝒐𝒓𝒄𝒆𝒏𝒕𝒂𝒋𝒆 𝑴á𝒙𝒊𝒎𝒐

𝑽𝒂𝒍𝒐𝒓 𝑴á𝒙𝒊𝒎𝒐

- Administración de Usuarios

DMS VALOR

TOTAL

PORCENTAJE

MÁXIMO

VALOR

MÁXIMO

TOTAL

NUXEO 8 10% 8 10%

M-FILES 8 10% 8 10%

ALFRESCO 5 10% 8 6,25%

Tabla 26. Valorización para Administración de Usuarios



43

- Gestión de Contenido

DMS VALOR

TOTAL

PORCENTAJE

MÁXIMO

VALOR

MÁXIMO

TOTAL

NUXEO 11 20% 12 18,3%

M-FILES 12 20% 12 20%

ALFRESCO 9 20% 12 15%

Tabla 27. Valorización para la Gestión de Contenido


- Flujo del Documento

DMS VALOR

TOTAL

PORCENTAJE

MÁXIMO

VALOR

MÁXIMO

TOTAL

NUXEO 6 20% 8 15%

M-FILES 5 20% 8 12.5%

ALFRESCO 6 20% 8 15%

Tabla 28. Valorización para el Flujo del Documento


- Búsqueda del Documento

DMS VALOR

TOTAL

PORCENTAJE

MÁXIMO

VALOR

MÁXIMO

TOTAL

NUXEO 12 20% 12 20%

M-FILES 12 20% 12 20%

ALFRESCO 12 20% 12 20%

Tabla 29. Valorización para la Búsqueda del Documento



44

- Almacenamiento del Documento

DMS VALOR

TOTAL

PORCENTAJE

MÁXIMO

VALOR

MÁXIMO

TOTAL

NUXEO 5 10% 8 6,25%

M-FILES 7 10% 8 8,75%

ALFRESCO 6 10% 8 7,5%

Tabla 30. Valorización para el Almacenamiento del Documento


- Manejo del Sistema

DMS VALOR

TOTAL

PORCENTAJE

MÁXIMO

VALOR

MÁXIMO

TOTAL

NUXEO 6 5% 8 3,75%

M-FILES 8 5% 8 5%

ALFRESCO 6 5% 8 3,75%

Tabla 31. Valorización para el Manejo del Sistema


- Escalabilidad del Sistema

DMS VALOR

TOTAL

PORCENTAJE

MÁXIMO

VALOR

MÁXIMO

TOTAL

NUXEO 7 4% 8 3,75%

M-FILES 8 4% 8 4%

ALFRESCO 6 4% 8 3%

Tabla 32. Valorización para la Escalabilidad del Sistema



45

- Portabilidad

DMS VALOR

TOTAL

PORCENTAJE

MÁXIMO

VALOR

MÁXIMO

TOTAL

NUXEO 4 5% 4 5%

M-FILES 4 5% 4 5%

ALFRESCO 4 5% 4 5%

Tabla 33. Valorización para la Portabilidad


- Licencia

DMS VALOR

TOTAL

PORCENTAJE

MÁXIMO

VALOR

MÁXIMO

TOTAL

NUXEO 8 3% 8 3%

M-FILES 4 3% 8 1,5%

ALFRESCO 8 3% 8 3%

Tabla 34. Valorización para el Uso de Licencia


- Soporte

DMS VALOR

TOTAL

PORCENTAJE

MÁXIMO

VALOR

MÁXIMO

TOTAL

NUXEO 8 3% 8 3%

M-FILES 6 3% 8 2,25%

ALFRESCO 6 3% 8 2,25%

Tabla 35. Valorización para el Soporte



46

4.7. Resumen De Los Resultados

La tabla que se presenta a continuación muestra las comparaciones entre los

programas DMS que se realizó las comparaciones:

Medida de

Evaluación

NUXEO M-FILES ALFRESCO PORCENTAJE

MÁXIMO

Administración

de Usuarios 10% 10% 6,25% 10%

Gestión de

contenido 18,3% 20% 15% 20%

Flujo del

documento 15% 12.5% 15% 20%

Búsqueda del

documento 20% 20% 20% 20%

Almacenamiento

del documento 6,25% 8,75% 7,5% 10%

Manejo 3,75% 5% 3,75% 5%

Escalabilidad 3,75% 4% 3% 4%

Portabilidad 5% 5% 5% 5%

Licencia 3% 1,5% 3% 3%

Soporte 3% 2,25% 2,25% 3%

TOTAL 88,05% 89,00% 80,75% 100%

Tabla 36. Resumen de Resultados



47

Figura 6. Análisis Gráfico de las Comparación de DMS


76.00%

78.00%

80.00%

82.00%

84.00%

86.00%

88.00%

90.00%

NUXEO M-FILES ALFRESCO

88.05%89.00%

80.75%

RESULTADO GRÁFICO DEL ANÁLISIS

NUXEO M-FILES ALFRESCO


48

Capítulo V Implementación del Sistema DMS En Vicunha Ecuador S.A.

En este capítulo se detalla los requerimientos de hardware y software que

permitirán llevar a cabo el funcionamiento del sistema DMS para implementarse

en la empresa Vicunha Ecuador S.A. para el sistema DMS se lo realizará

mediante la herramienta M-Files.

Este capítulo muestra también las configuraciones necesarias para poner la

herramienta en producción y las personalizaciones necesarias para que se

ajusten a las necesidades de la empresa.

En este capítulo se demostrará la hipótesis que resulta la mejora a partir de la

utilización de la herramienta.

5.1. Instalación y Configuración del Sistema M-FILES

5.1.1 Recursos Utilizados

Como es de conocimiento general para la implementación de un sistema se

procede analizar los requerimientos tanto de hardware como de software.

5.1.1.1 Hardware

De acuerdo a las políticas que se manejan dentro de la corporación para la

creación de servidores, se debe crear un servidor virtual con los requerimientos

necesarios para que el sistema no tenga ningún problema.

A continuación se muestra las características con las que se configuró el servidor

virtual:


49

Se utilizó una plataforma VMWare para la creación del Servidor Virtual con

el estándar que maneja la matriz.

Figura 7. Vmware Vsphere Client


Estas configuraciones se resumen en el siguiente cuadro

PROCESADOR Intel Xeon 2.60 GHz 8

Core

MEMORIA 4 GB

DISCOS DISCO 1: 80 GB

DISCO 2: 200GB

SISTEMA

OPERATIVO

Microsoft Windows 2008

Server R2

Tabla 37. Características del Servidor


Además del servidor, también se debe considerar la herramienta con la que el

usuario trasforma los documentos físicos en digitales, por lo que también es

necesario el uso de un escáner para llevar a cabo esta acción.


50

5.1.1.2 Software

Para la parte de programas a ser utilizados es necesario contar con lo siguiente:

Roles de IIS, File Server: para activar las configuraciones de poder

publicar el aplicativo en una página web, aunque también se puede llevar a cabo

mediante la instalación del cliente. El rol de File Server sirve para activar las

características de seguridad, cuotas y asignaciones de permisos.

NetFramework 4.0: Aplicativo para que la plataforma pueda correr el

programa M-Files Server.

Microsoft SQL Server 2012 Express: Es el programa que sirve como base

de datos relacional para el almacenamiento de la información de los documentos

y sus respectivos metadatos.

M-Files Server y Manager: Es la herramienta que sirve como el servidor

que gestiona el almacenamiento, control y flujo de los documentos. Adicional en

esta herramienta se encuentra el motor de búsqueda que caracteriza la eficiencia

del sistema DMS.

M-Files Client(Opcional): Es el programa que se instala en el cliente para

poder permitir el acceso a crear, modificar o eliminar los documentos que ha

almacenado el usuario en su repositorio.

Software de escaneo: Programa que permite al usuario digitalizar los

documentos físicos que desea subir al sistema DMS. Este programa es para el

cliente.


51

5.1.2 Instalación

Como el software es un aplicativo tipo cliente-servidor vamos a dividir la

explicación primero en la instalación del servidor y después la instalación de los

clientes.

5.1.2.1 Servidor

Requerimientos

Antes de proceder con la instalación del software M-Files es necesario levantar

ciertos servicios en el servidor que no vienen instalados por defecto:

Para ello se debe ir hacia el Server Manager, primero hacer click en Start, luego

Administrative Tools como lo muestra la imagen.

Figura 8. Windows 2008 Server – Administración Del Servidor


CLICK


52

Los roles que se debe activar son los siguientes como se ve en la imagen:

Figura 9. Requisitos de Servicios para el Servidor


Application Server: Es necesario por la compatibilidad de la plataforma

.Net y mejor distribución de aplicaciones en el servidor.

File Sever: Administración de almacenamiento a varios clientes

independientes del sistema operativo.

Remote Desktop Service: Este servicio es para el acceso remoto que se

ejecuta para la comunicación entre el cliente y el servidor.

Web Server (IIS): El servidor web basado en Internet Information Server

es opcional, ya que sirve para poder ejecutar el aplicativo desde un browser, de

no ser así se puede utilizar el aplicativo de escritorio.

Los roles se deben agregar por defecto, a excepción del Web Server que se debe

escoger un programa adicional llamado ASP.net.

Como siguiente paso es necesario instalar la versión NetFramework 4.0 o

superior, el cual se lo debe descargar e instalar del siguiente link

http://www.microsoft.com/es-es/download/details.aspx?id=17851, para la

http://www.microsoft.com/es-es/download/details.aspx?id=17851


53

instalación es necesario contar con internet. A su vez también se puede

descargar el instalador y proceder a instalar de forma offline desde el siguiente

link http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=42642.

A continuación las pantallas para la instalación del NetFramework 4.5.2 offline:

Figura 10. Instalación del .Net Framework


CLICK

http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=42642


54

Empieza el proceso de instalación y se tiene que esperar:

Figura 11. Avance de Instalación del .Net Framework


Al finalizar se solicitará reiniciar el servidor por lo que se aconseja que se reinicie

en ese instante para que surjan los efectos de la instalación.

Instalación Sistema M-Files

Ahora se procede con la instalación del software M-Files, para ello es necesario

descargar la aplicación del sitio oficial, el instalador contiene tres paquetes:

o Servidor M-Files

o Cliente M-Files

o Herramientas del servidor M-Files


55

Para la instalación del servidor es necesario instalar la primera y tercera opción,

si se desea también se puede instalar el cliente ya que no es restrictivo la

instalación en cualquier cantidad de equipos, es decir, el cliente puede ser

instalado en n equipos, la instalación del cliente se explica más adelante.

Al ejecutar el archivo instalador despliega la siguiente pantalla:

Figura 12. Pantalla Inicial de la Instalación M-FILES


CLICK


56

A continuación se muestra el acuerdo de licencia para la utilización del producto:

Figura 13. Acuerdo de Licencia M-FILES


En la siguiente pantalla presenta las opciones a instalar, en este caso

seleccionaremos como lo muestra la imagen.

Figura 14. Personalización de los Productos M-FILES


CLICK

CLICK


57

En la siguiente pantalla nos permite escoger el directorio donde se instalará el

software, se recomienda dejar el mismo directorio por defecto.

Figura 15. Directorio para la Instalación M-FILES


CLICK


58

A continuación se presenta una pantalla de confirmación para empezar el

proceso de instalación:

Figura 16. Comienzo de la Instalación M-FILES

FUENTE: Investigador

En este paso empieza el proceso de instalación

Figura 17. Avance Instalación M-FILES


CLICK


59

Una vez culminada la instalación aparece la siguiente pantalla.

Figura 18. Finalización Instalación M-FILES


En el escritorio del servidor aparecen dos íconos del cual uno de ellos es el

administrador del software y el otro es una guía para el uso.

Figura 19. Pantalla del Servidor Después de la Instalación


CLICK


60

Ahora se procede activar el producto con la licencia adquirida, para ello es

necesario ejecutar el Administrador de servicios de M-Files.

Figura 20. Administrador De M-FILES


Se debe escoger la opción Action del Menú y la opción Administrador de

Licencias como lo muestra la imagen:

Figura 21. Menú para Agregar Licencias



61

A continuación aparece un botón para agregar la licencia, se debe hacer click

sobre el mismo y aparecerá la siguiente pantalla para ingresar la licencia.

Figura 22. Administrador de Licencias


CLICK


62

Una vez ingresada la licencia deberá aparecer el tipo de licencia adquirido, como

a continuación se muestra la licencia adquirida por Vicunha Ecuador S.A. para

su funcionamiento.

Figura 23. Licencia M-FILES


Con esto contamos que el software M-Files se encuentra licenciado para su uso.

Instalación De La Base De Datos

Por defecto M-Files trae consigo una base de datos no muy robusta llamada

Firebird, por lo que por confiabilidad en el motor de base de datos la pasamos a

Microsoft SQL Server 2012 Express.

El motivo por usar Microsoft SQL Server 2012 Express fue por el uso compatible

que tiene el sistema operativo que es un estándar dentro de la corporación y el

motor de base de datos, los cuales ambos son propietarios de Microsoft.

Adicional al realizar una pequeña comparación entre las dos bases de datos se

concluye que Microsoft tiene mayor tiempo con este paquete de base de datos,

maneja mayor tipos de variables, mayor funcionalidad de operaciones entre


63

tablas y registros, MSSQL tiene APIs en la web, mayor capacidad para los tipos

de datos, entre otros. La desventaja de utilizar MSSQL es que solo sirve para

sistemas operativos Microsoft, pero en nuestro caso no se toma en cuenta esta

desventaja por lo explicado anteriormente.

Debido a que la instalación de la base de datos es opcional, se agrega la

instalación de Microsoft SQL Server 2012 Express como un anexo.

5.1.2.2 Cliente

Esta instalación es opcional, debido a que el aplicativo trae una configuración

para ser ejecutada mediante un Web Server. De ser así tan solo es necesario

disponer de un browser e ingresar al link configurado para su acceso.

El otro caso de instalación es tener un aplicativo de escritorio, por lo que tiene

que ser instalado localmente en el equipo que va ser de cliente. El instalador a

utilizar es el mismo que se consiguió al descargar del sitio oficial del software M-

Files.

Una vez ejecutado se procede de la misma manera que se instaló el servidor con

una pequeña diferencia, al momento de escoger las opciones de instalación se

debe elegir Cliente M-Files como lo muestra la imagen:


64

Figura 24. Instalación M-FILES Cliente


Terminada la instalación deberá aparecer un ícono con el logo de M-files en la

barra de tareas, esto indica que el cliente se encuentra en ejecución.

5.1.3 Configuraciones

Para las configuraciones del sistema depende de las necesidades del usuario, en

este caso se ha adjuntado documentos en la sección de Anexos para que pueda

tener una idea de cómo configurar básicamente para el funcionamiento del

sistema M-Files, a continuación se muestra lo que se indicará en cada uno de los

anexos:

- Instalación Sql Server 2012 Express (Anexo i)

- Manual de Usuario Administrador (Anexo ii)

- Manual de Usuario Cliente (Anexo iii)

CLICK


65

5.2. Demostración De La Hipótesis

Para la demostración de la hipótesis nos ayudaremos de la prueba estadística

conocida como Chi Cuadrado (𝜒2 se pronuncia ji cuadrado). La cual consiste en

la medir diferencia entre una distribución observada y una teórica, a partir de ello

se determina si dos variables están relacionadas o no.

La fórmula para el cálculo en mención es la siguiente:

𝜒𝑐𝑎𝑙𝑐2 = ∑

(𝑓𝑜𝑖 − 𝑓𝑒𝑖)2

𝑓𝑒𝑖𝑖

𝑓 =𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑓𝑖𝑙𝑎𝑠 × 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑙𝑢𝑚𝑛𝑎𝑠

𝑠𝑢𝑚𝑎 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙

Donde:

𝑓𝑜𝑖 Es el valor de la frecuencia observada.

𝑓𝑒𝑖 Es el valor de la frecuencia esperada.

Es decir cuanto mayor sea el valor de 𝜒2 se considera que las variables no tienen

relación por lo que no es creíble que la hipótesis sea correcta, lo contrario sucede

cuando 𝜒2 tiende a cero, es decir que las frecuencias están más ajustadas entre

ambas.

5.2.1 Población

El sistema DMS contiene varias características en la que los usuarios

desenvuelven sus actividades como la gestión de documentos entre los que

destaca la búsqueda, modificación, creación, entre otras. En lo que corresponde


66

al gerenciamiento del sistema como el manejo de usuarios, permisos, esquemas,

entre otras.

Se ha realizado la medición del tiempo para estos procedimientos, los cuales

representarán la población para el respectivo análisis.

5.2.2 Muestra

La elección de la muestra se realiza con la ayuda de dos usuarios del área de

Crédito y Cobranzas por un período de una semana, en esta semana por día se

tomará la medida del tiempo en diferentes horarios.

Para llevar a cabo esta acción de medir el tiempo nos servimos de una

herramienta de cronómetro online.

5.2.3 Formulación De La Hipótesis

Hipótesis Nula (𝑯𝟎)

Un Sistema de Gestión Documental implementado en Vicunha Ecuador S.A. no

optimizará la productividad de los usuarios con respecto a los tiempos de acceso

a la documentación.

Alternativa (𝑯𝟏)

Un Sistema de Gestión Documental implementado en Vicunha Ecuador S.A.

optimizará la productividad de los usuarios con respecto a los tiempos de acceso

a la documentación.


67

5.2.4 Grados De Libertad

Para realizar el cálculo de los grados de libertad se realiza con:

𝑔𝑙 = ( 𝑛ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑓𝑖𝑙𝑎𝑠 − 1) × (𝑛ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑙𝑢𝑚𝑛𝑎𝑠 − 1)

5.2.5 Criterio De Decisión

Para el análisis del criterio de decisión es necesario conocer la tabla de Pruebas

de Chi Cuadrado.

Figura 25. Tabla De Distribución Chi-Cuadrado

Fuente: Internet2

Si 𝝌𝒄𝒂𝒍𝒄𝟐 < 𝒗𝒂𝒍𝒐𝒓 𝒄𝒓í𝒕𝒊𝒄𝒐 entonces se acepta 𝑯𝟎, caso contrario se rechaza.

2 Tabla de Distribución Chi-Cuadrado, obtenida el 28 de abril del 2015, obtenida desde http://es.slideshare.net/GilJGH/simulacin-apli

http://es.slideshare.net/GilJGH/simulacin-apli


68

5.2.6 Cálculos

Los datos obtenidos fueron los siguientes:

Tiempos Usuario1 Usuario2 Promedio

t1 66 62 64

t2 58 59 58.5

t3 62 61 61.5

Tabla 38. Tiempos en el Día Uno



t1 69 57 63

t2 56 74 65

t3 70 77 73.5

Tabla 39. Tiempos en el Día Dos



t1 59 55 57

t2 78 62 70

t3 79 74 76.5

Tabla 40. Tiempos en el Día Tres



t1 69 76 72.5

t2 62 71 66.5

t3 67 50 58.5

Tabla 41. Tiempos en el Día Cuatro



69


t1 59 52 55.5

t2 68 77 72.5

t3 62 76 69

Tabla 42. Tiempos en el Día Cinco


La matriz de los tiempos durante los cinco días queda de la siguiente forma:

Días t1 t2 t3 Total

1 64 58.5 61.5 184

2 63 65 73.5 201.5

3 57 70 76.5 203.5

4 72.5 66.5 58.5 197.5

5 55.5 72.5 69 197

Total 312 332.5 339 983.5

Tabla 43. Tiempos Observados de los Cinco Días


Las frecuencias esperadas son:


1 58.371 62.206 63.422 184.000

2 63.923 68.123 69.454 201.500

3 64.557 64.557 70.144 199.258

4 62.654 66.770 68.076 197.500

5 62.495 66.601 67.903 197.000

Total 312.000 328.258 339.000 979.258

Tabla 44. Tiempos Esperados de los Cinco Días



70

La matriz para Chi Cuadrado es:


1 0.543 0.221 0.058 0.822

2 0.013 0.143 0.236 0.392

3 0.885 0.459 0.576 1.920

4 1.547 0.001 1.347 2.895

5 0.783 0.522 0.018 1.323

Total 3.771 1.346 2.235 7.352

Tabla 45. Matriz para Chi Cuadrado de los Cinco Días


5.2.7 Nivel De Significancia

El nivel significancia utilizaremos 𝛼 = 0,05. Esto se debe a que es más probable

de que no todos los usuarios puedan llegar a utilizar el sistema DMS.

5.2.8 Decisión

Como 𝜒𝑐𝑎𝑙𝑐2 = 7.352 y 𝑣𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑐𝑟í𝑡𝑖𝑐𝑜(2𝑔𝑙,0.05) = 0.5991

Entonces 𝜒𝑐𝑎𝑙𝑐2 > 𝑣𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑐𝑟í𝑡𝑖𝑐𝑜(2𝑔𝑙,0.05)

Por lo que se rechaza la hipótesis nula y se acepta la hipótesis alternativa, es

decir:

“Un Sistema de Gestión Documental implementado en Vicunha Ecuador

S.A. optimizará la productividad de los usuarios con respecto a los tiempos

de acceso a la documentación.”


71

CONCLUSIONES

1. para la elección del sistema de gestión documental se escogieron tres

programas para someterles a una comparación entre las características con las

que debe cumplir el sistema DMS. De este análisis se pudo concretar que con un

89% M-Files se ajusta más a ñas necesidades que la empresa Vicunha Ecuador

S.A.

2. El sistema Nuxeo, también cuenta con buenas características para una

implementación de este sistema, en lo que corresponde al flujo de los

documentos este sistema es muy superior a M-Files. Adicional la búsqueda que

tiene de los documentos es muy eficiente, por tal motivo es que llegó a una

comparación en la que no es muy diferente de M-Files.

3. La digitalización de los documentos minimizó el uso de los documentos

por lo que se utilizan una vez para la digitalización y se procede al

almacenamiento tanto físico como digital, pero en adelante el uso de los

documentos ya se los trabaja solo en digital, evitando pérdidas, modificaciones

incorrectas y creación de versiones de los mismos.

4. Se creó un procedimiento para los usuarios que utilizarán el sistema donde

el personal de TI serán quienes asignarán los permisos de uso del sistema. Estos

permisos son un acuerdo entre la jefatura del área interesada y la jefatura de TI.

5. Se procedió a la implementación del sistema M-Files, donde se capacitó a

los usuarios para que puedan utilizar dependiendo el tipo de usuario que se ha

generado para su función.


72

RECOMENDACIONES

1. Se recomienda al administrador del sistema manejar los roles en forma de

grupo, facilitará su administración en cuanto a los usuarios ya que con el grupo

se pueden definir los mismo permisos a los usuarios que pertenezcan a ese

grupo. Adicional siempre acoplarla información del usuario con la del directorio

activo para así no tener redundancia al momento de visualizar los usuarios del

sistema M-Files.

2. Se recomienda mantener comunicación entre el administrador con los

usuarios que manipulan el sistema, ya que con si esto existe se puede llegar a

definir nueva base de matadatos, con un base mejorada se puede llegar a tener

una búsqueda del documento más fina.

3. Se recomienda al usuario no agregar documentos que no tengan que ver

con la estructura del almacenamiento, ya que puede causar confusión con sus

similares.

4. Se recomienda al administrador tener una tarea programada que respalde

la base de datos del sistema M-Files ya que este es el corazón del sistema. Con

una recuperación de la base se puede volver a regenera el sistema en caso de

algún siniestro.


73

ANEXOS

ANEXO I. Instalación Sql Server 2012 Express

A continuación se presenta los pasos para la instalación de la base de datos:

- Se ejecuta el instalador el cual nos presentará la siguiente pantalla:

Figura 26. Instalación Sql Server 2012 Express


CLICK


74

- A continuación nos presenta los acuerdos de uso y licencia del programa,

se acepta las condiciones, el envío de informes de configuración para Microsoft

es opcional.

Figura 27. Acuerdo de Licencia Sql Server 2012 Express


CLICK


75

- Automáticamente el instalador empieza la descompresión de los archivos

necesarios para proceder con la instalación.

Figura 28. Copia de Archivos Sql Server 2012 Express


- A continuación se presenta una pantalla donde se escoge las

características que se desea instalar, como por ejemplo las herramientas de

servidor, herramientas de administración, el motor de base de datos,

comunicaciones SDK, directorio de instalación, entre otros. Lo recomendable es

dejar la configuración por defecto.

CLICK


76

Figura 29. Personalización Sql Server 2012 Express


CLICK


77

- Como siguiente paso se debe escoger el nombre de la instancia que se

desea instalar para el motor de la base.

Figura 30. Instancia Sql Server 2012 Express


CLICK


78

- Se debe otorgar las contraseñas para la administración de los servicios de

la base de datos, se recomienda dejar por defecto.

Figura 31. Autoridades Sql Server 2012 Express


CLICK


79

- Se debe escoger el tipo de autenticación, es decir, si desea tener

autenticación de acuerdo a los usuarios del servidor o realizar una autenticación

mixta con usuarios del servidor y usuarios propios de la base de datos.

Figura 32. Autenticación Sql Server 2012 Express


CLICK


80

- Los siguientes pasos para la instalación se las debe continuar por defecto

hasta llegar al punto en que empieza la instalación del programa.

Figura 33. Avance De Instalación Sql Server 2012 Express


CLICK


81

- Una vez finalizada la instalación, el instalador presenta un resumen de los

productos instalados como se muestra en la siguiente pantalla.

Figura 34. Finalización De La Instalación Sql Server 2012 Express



82

ANEXO II. Manual de Usuario Administrador

Para la configuración de un repositorio se debe tener en cuenta primeramente el

control de accesos que se va a manejar, es decir se debe crear los usuarios que

deberán tener acceso al sistema, a continuación se muestra en las imágenes el

procedimiento.

Debemos ingresar al administrador del servidor M-Files haciendo doble click

sobre su ícono.

Figura 35. Pantalla Inicio del Servidor



83

A continuación muestra la pantalla del administrador

Figura 36. Pantalla Inicio del Administrador


Se debe hacer click en el “+” donde dice equipo local, y se mostrará las bóvedas

(repositorios de documentos), réplicas de las bóvedas en caché, cuentas de

acceso y tareas programadas.

Figura 37. Pantalla del Equipo Local



84

Se hace click en las cuentas de usuarios y mostrará la lista de usuarios o grupos

de usuarios creados para el sistema.

Figura 38. Pantalla del Equipo Local


Para la creación de un usuario se debe hacer click derecho sobre cuenta de

usuario y escoger “Nueva cuenta de usuario” o a su vez en el ícono donde dice

“Nueva cuenta de usuario” y aparecerá la siguiente pantalla.

Figura 39. Creación del Usuario



85

Se debe llenar los campos como se indica, a continuación la explicación de cada

uno de los campos:

Nombre de usuario: Este nombre debe ser el nombre de usuario del Directorio

Activo o si va ser un usuario local del M-Files.

Autenticación: Puede ser de dos formas si es por Windows o por M-Files, si es

por Windows esta hace referencia al usuarios del dominio y si es por M-Files se

deberá ingresar una contraseña y confirmarla.

Información Personal: Esta información se ingresa mediante de dos maneras,

al igual que anteriormente si es por Directorio Activo solo basta con hacer click

en el botón “Actualizar Información desde el Dominio” caso contrario se deberá

ingresar manualmente.

Tipo de Licencia: Existen tres tipos de licencia, Usuario Nombrado, el cual tiene

acceso de lectura y escritura en todo momento en que ingresa al sistema y son

limitadas. El “Usuario concurrente” es un usuario de lectura que puede ingresar

en cualquier momento en que desee al sistema. Por último el “Usuario sólo de

lectura”, este usuario tiene un ingreso limitado de acceso pero pueden ser

asignados a cualquier cantidad de usuarios.


86

Figura 40. Creación del Usuario


Para la culminar la creación del usuario se debe hacer click en “OK”.


87

Una vez creado el usuario se debe crear una bóveda, para ello se debe ingresar

desde la pantalla del administrador a: Equipo Local, luego a Bóvedas de

documentos.

Figura 41. Bóvedas de Documentos



88

Donde se debe hacer click derecho en “Bóvedas de Documentos” y hacer click

en “Nueva Bóveda de Documentos” o a su vez en el ícono de “Nueva Bóveda de

Documentos”. A continuación muestra la siguiente pantalla.

Figura 42. Creación de Bóveda



89

Después de ingresar un nombre a la Bóveda se debe ingresar a la pestaña

“Avanzada” para la configuración de la base de datos en el motor MSSQL Server.

Nota: para ello se asume que el usuario dispone de un servidor MSSQL Server y

conoce sus respectivas autorizaciones.

Figura 43. Creación de Bóveda Avanzada



90

Una vez escogida la base de datos de MSSQL Server se debe configurar los

parámetros necesarios para su conexión. A continuación se muestra un ejemplo

para ello.

Figura 44. Parámetros y prueba de conexión


Por último se debe hacer click en “Apply” y luego en “OK”. Esta acción lo que

realizará es generar de manera automática la base de datos dentro del servidor

MSSQL Server.


91

Una vez transferida la base de datos a MSSQL se debe asignar los usuarios que

estarán permitidos el acceso a la bóveda, a continuación se muestra como

importar los usuarios.

Dentro de cada bóveda, al desplegar su contenido vamos a encontrar un ícono

de Usuarios, correspondiente a los que tendrán acceso a la bóveda. Para

importarlos se debe hacer click en Nuevo Usuario.

Figura 45. Acceso a los Usuarios a las Bóvedas


En el campo Cuentas de Acceso se debe seleccionar el usuario que fue creado

previamente en las Cuentas de Acceso.

A continuación se despliegan las opciones de permisos y derechos

administrativos sobre el control de la bóveda. Para este manual lo que haremos

es dar el control total al usuario, por lo que activaremos el visto en Control Total

sobre la Bóveda. Y a continuación haremos click en Apply y OK.


92

Para la creación de directorios se debe tener en cuenta la metadata que se

utilizará, a continuación se presenta un esquema en el orden que se debe crear.

Figura 46. Esquematización para la Creación de Directorio con su Metadata


Para crear un objeto se debe realizar los siguientes pasos:

Se debe hacer click derecho en Estructura de Metadato (Vista Jerárquica) como

muestra la imagen.

Figura 47. Creación de un Objeto



93

A continuación se debe hacer click en Nuevo Tipo de Objeto, muestra la pantalla

el nombre que se le dará al objeto en singular y plural. También se debe

desactivar el casillero Los usuarios pueden crear objetos de este tipo, esto se lo

hace con el fin de que el administrador mantenga el orden en sus directorios.

Figura 48. Nombre del Objeto


La siguiente opción se la realizará si se dispone de una fuente externa como la

base de MSSQL donde se puede importar los datos de alguna tabla, para ello es

necesario tener conocimientos de sentencias SQL. A continuación se muestra un

ejemplo de la importación de estos campos para la metadata.

En la misma ventana anterior se debe hacer click en la pestaña de Conexión

hacia Base de Datos Externa, se debe activar el casillero de Utilice una conexión

hacia una base de datos externa como lo muestra la figura.


94

Figura 49. Conexión a la Base de Datos Externa


A continuación se debe crear una conexión OLE DB con los parámetros que se

ha configurado la base de datos. Para ello se debe hacer click en Definir.

Figura 50. Conexión OLE DB


Se debe escoger el conector a utilizarse, en nuestro caso debe ser el de la base

de SQL Server Native Client 11.0. Hacemos click en Next. En la siguiente pantalla


95

se debe llenar del servidor MSSQL. Adicional para comparar la conexión con la

base se puede realizar una prueba de conexión haciendo click en Test

Connection. Para terminar con la conexión se deberá hacer click en OK, en

ocasiones es necesario ingresar estos parámetros en forma manual.

Figura 51. Conexión con la Base de Datos


Para ingresar de forma manual se deja la cadena de conexión:

Provider=SQLOLEDB.1;Password=”ingrese la contraseña”;Persist Security

Info=True;User ID=”Ingrese el usuario”;Init Catalog=”ingrese el nombre de la

base”;Data Source=”ingrese el nombre del servidor MSSQL”

A continuación se debe ingresar la sentencia SQL de acuerdo a la necesidad de

la metadata que se desee manejar, en este caso haremos un ejemplo con una

consulta a toda la tabla:

Select * from dbo.clientes


96

Se debe hacer un click en Actualizar Columnas y se actualizará el nombre de la

columna origen y se escoge la Propiedad de Destino como se muestra en la

imagen.

Figura 50. Relación de Columna Origen y Propiedad Destino


Finalmente se debe hacer click en OK hasta regresar al menú principal.


97

Ahora se procede a crear la Clase de Grupos dentro del objeto Documentos, para

ello se hace click derecho en Documentos y click en Nueva Clase de Grupo.

Figura 51. Creación de Nueva Clase de Grupo


En la siguiente pantalla muestra las clases que podemos ir agregando su ya

fueron creadas o a su vez crear nuevas para el grupo creado. En el ejemplo

crearemos una nueva clase y la agregaremos.

Primeramente se debe asignar un nombre al grupo de clase.

Figura 52. Nombre del Grupo de Clases



98

Ahora para añadir una clase se debe hacer click en en Agregar.

Figura 53. Agregar Clases a un Grupo


Luego hacer click en Nueva Clase, donde despliega la pantalla para configurar

de acuerdo a las necesidades de los metadatos que se necesita ingresar al

documento. Es necesario ingresar el nombre de la clase, el tipo de objeto y los

tipos de metadatos que contendrá.

Figura 54. Crear una Nueva Clase



99

Finalmente se dará click en OK y se visualizará la clase en el grupo, para añadir

solo se selecciona la clase y se hace click en agregar.

Figura 55. Clases de un Grupo


Para aceptar los cambios se debe hacer click en OK.

Figura 56. Clases Añadida a un Grupo


De esa manera se puede ir creando nuevos directorios de almacenamientos con

sus respectivos metadatos.

A continuación se presenta una imagen con mayor número de metadatos para

los documentos que se va a digitalizar.


100

Figura 57. Estructura Jerárquica de los Metadatos


ANEXO III. Manual de Usuario Cliente

Una vez configurado el acceso al cliente a la bóveda, sólo necesita subir sus

documentos a través del explorador del M-Files y utilizar el portal de acuerdo a

su necesidad, es decir si desea modificar, eliminar o buscar archivos dentro del

servidor.

Para agregar un documento tan solo se debe hacer click derecho agregar a M-

Files y escoger a la bóveda deseada.

Figura 57. Agregar Archivo M-Files



101

A continuación se pedirá ingresar la información configurada en el servidor y el

lugar donde se desea almacenar, también el usuario puede crear nuevas

propiedades si lo desea. Finalmente se debe hacer click en crear

Figura 58. Agregar Archivo M-Files con Propiedades



102

El uso de la búsqueda de documentos se la realiza desde el portal de acceso del

cliente, esto se lo puede ver desde el ícono de MI PC, donde M-Files crea una

unidad de red con la letra M para la conexión con el servidor donde en su interior

muestra las bóvedas ligadas al cliente.

Figura 59. M-Files en el PC



103

Al ingresar a la bóveda tenemos la presentación del portal de M-Files como lo

muestra la imagen siguiente.

Figura 60. Portal M-Files Cliente


Donde:

1.- Navegación de documentos.

2.- Explorador de documentos.

3.- Documentos recientes.

4.- Creación de documentos.

5.- Previsualización de documentos.

6.- Búsqueda de documentos.


104

BIBLIOGRAFÍA

[1]. Alfresco. (10 de Febrero de 2015). Alfresco Software. Obtenido de

https://www.alfresco.com/es

[2]. Athento. (10 de Febrero de 2015). Nuxeo Open Source ECM. Obtenido de

http://www.athento.com/nuxeo/

[3]. Herramientas Empresariales. (15 de Enero de 2015). Recuperado el

Octubre de 2012, de

http://herramientasempresariales.com.mx/2011/08/enterprise-content-

management-%C2%BFque-es/

[4]. M-Files Inc. (12 de Diciembre de 2014). M-Files . Obtenido de

https://www.m-files.com/en

[5]. Real Academia Española. (10 de Marzo de 2015). Wikipedia. Obtenido de

http://es.wikipedia.org/wiki/Metadato#Referencias

[6]. Wikipedia. (15 de Enero de 2015). Obtenido de

http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental

repositorio digital: página de inicio - universidad central del … · 2015. 6. 29. ·...

Documents