Rettesnoren Håndbok i dokumentbehandling, korrespondanseregler og korrespondanserutiner for Utenriksdepartementet

2

Versjon 1.0 11. november 2015

3

Innhold

Innhold ................................................................................................................ 3

Forord .................................................................................................................. 7

Godt og klart språk i Utenriksdepartementet (UD) ........................................ 9

Målform og målbruk i UD ............................................................................... 11

Arkiv og offentlighet ........................................................................................ 12

Del 1: Vi skriver klart og godt – ti retningslinjer........................................... 15

1 Ha klart for deg hvem leseren er, og hva teksten skal brukes til ............ 16

2 Ta leserens perspektiv .................................................................................. 17

3 Gjør teksten oversiktlig, slik at hovedbudskapet kommer tydelig fram 19

4 Gi teksten en presis overskrift ..................................................................... 21

5 Bruk informative mellomtitler ..................................................................... 22

6 Skriv setninger som ikke er mer kompliserte enn nødvendig ................. 23

7 Skriv i aktiv for å få fram roller og ansvar .................................................. 25

8 Velg verb når det er mulig ............................................................................ 28

9 Velg oppdaterte uttrykksmåter ................................................................... 30

10 Luk ut skrive- og redigeringsfeil ............................................................... 31

Del 2: Vi skriver korrekt .................................................................................. 33

Aktuelle skrive- og tegnsettingsregler .......................................................... 34

Bruk hjelpemidler ................................................................................................. 34

Vær konsekvent ..................................................................................................... 35

Vær oppmerksom på redigeringsfeil .................................................................. 35

Utvalgte skrive- og tegnsettingsregler ............................................................... 36

1. Regelhenvisninger ............................................................................................................. 36

2. Stor og liten forbokstav .................................................................................................... 37

3. Tall og beløp ...................................................................................................................... 40

4. Telefonnummer ................................................................................................................. 41

5. Datoer og klokkeslett ........................................................................................................ 41

6. Sammensatte ord og særskrivingsfeil ............................................................................ 42

7. Forkortelser ....................................................................................................................... 43

8. Korrekte punktlister .......................................................................................................... 47

9. Og eller å? .......................................................................................................................... 48

10. Mellomrom ...................................................................................................................... 49

11. Bindestrek eller tankestrek? .......................................................................................... 50

12. Apostrof ........................................................................................................................... 51

13. Sin-genitiv (garpegenitiv) ............................................................................................... 51

14. Kolon og semikolon ........................................................................................................ 52

15. Anførselstegn ................................................................................................................... 53

4

16. Komma ............................................................................................................................ 54

Ord og uttrykk som ofte skrives eller brukes feil ......................................... 57

Vær oppmerksom på anglisismer ...................................................................................... 57

Unngå moteord .................................................................................................................... 59

Bruk korrekt preposisjon ..................................................................................................... 61

På eller i ved geografiske navn?.......................................................................................... 62

Geografiske navn .............................................................................................. 63

Transkripsjon .................................................................................................... 64

Formatering ...................................................................................................... 65

Del 3: Vi bruker ulike sjangere ........................................................................ 67

Notater .............................................................................................................. 68

Beslutningsnotater ............................................................................................... 69

Formål .................................................................................................................................... 69

Saksgang ................................................................................................................................ 69

Innhold og form .................................................................................................................... 69

Mal for beslutningsnotater .................................................................................................. 71

Orienteringsnotater .............................................................................................. 72

Formål .................................................................................................................................... 72

Saksgang ................................................................................................................................ 72

Innhold og form .................................................................................................................... 72

Strateginotater ...................................................................................................... 73

Formål .................................................................................................................................... 73

Saksgang ................................................................................................................................ 73

Innhold og form .................................................................................................................... 73

R-notater og håndnotater .................................................................................... 75

Formål .................................................................................................................................... 75

Saksgang ................................................................................................................................ 75

Innhold og form .................................................................................................................... 76

Håndnotater .......................................................................................................................... 77

R-notater fra andre departementer ................................................................................... 77

Mal for r-notat ...................................................................................................................... 79

Mal for håndnotat ................................................................................................................ 80

Flak ..................................................................................................................... 81

Formål .................................................................................................................................... 81

Saksgang ................................................................................................................................ 81

Innhold og form .................................................................................................................... 81

Kjøreplaner ........................................................................................................ 82

Referater ............................................................................................................ 84

Formål .................................................................................................................................... 84

Saksgang ................................................................................................................................ 84

5

Innhold og form .................................................................................................................... 84

Mal for referat ....................................................................................................................... 86

Bestillinger ........................................................................................................ 88

Formål .................................................................................................................................... 88

Saksgang ................................................................................................................................ 88

Innhold og form .................................................................................................................... 88

Mal for bestilling ................................................................................................................... 89

Rapporter fra utestasjonene .......................................................................... 90

Formål .................................................................................................................................... 90

Saksgang ................................................................................................................................ 90

Innhold og form .................................................................................................................... 90

Mal for rapporter fra utestasjonene .................................................................................. 92

Taler .................................................................................................................. 93

Lange tekster (rapporter, veiledninger, strategier og handlingsplaner) .. 95

Formål .................................................................................................................................... 95

Innhold og form .................................................................................................................... 95

Mal for lange tekster ............................................................................................................. 96

Brev ................................................................................................................... 99

Formål .................................................................................................................................... 99

Saksgang ................................................................................................................................. 99

Innhold og form ................................................................................................................... 100

Pressemeldinger ............................................................................................ 101

Formål .................................................................................................................................. 101

Saksgang .............................................................................................................................. 101

Innhold og form .................................................................................................................. 102

Pressepunkter ................................................................................................ 103

Formål .................................................................................................................................. 103

Saksgang .............................................................................................................................. 103

Innhold og form .................................................................................................................. 103

Nettsaker ........................................................................................................ 104

Formål .................................................................................................................................. 104

Saksgang .............................................................................................................................. 104

Nettsak til UDintra .............................................................................................................. 104

Innhold og form .................................................................................................................. 104

Kronikker og innlegg ..................................................................................... 106

Formål .................................................................................................................................. 106

Saksgang .............................................................................................................................. 106

Innhold og form .................................................................................................................. 106

Tekster til Stortinget ..................................................................................... 107

6

Formål .................................................................................................................................. 107

Saksgang .............................................................................................................................. 107

Skriftlig spørsmål ................................................................................................................ 107

Spørretime ........................................................................................................................... 108

Interpellasjoner ................................................................................................................... 110

Redegjørelser ....................................................................................................................... 110

Andre arbeidsområder ...................................................................................................... 111

Bakgrunnsmateriale til Stortingets komiteer og enkeltrepresentanter ....................... 112

Diplomatisk korrespondanse .......................................................................113

Formål .................................................................................................................................. 113

Saksgang .............................................................................................................................. 114

Innhold og form .................................................................................................................. 114

Verbalnoter ......................................................................................................... 115

Formål .................................................................................................................................. 115

Saksgang .............................................................................................................................. 115

Innhold og form .................................................................................................................. 115

Eksempel på verbalnote på engelsk ................................................................................. 117

Eksempel på verbalnote på fransk ................................................................................... 118

Eksempel på verbalnote på norsk .................................................................................... 119

Sirkulærnoter ...................................................................................................... 120

Formål .................................................................................................................................. 120

Eksempel på sirkulærnote på engelsk ............................................................................. 121

Noter .................................................................................................................... 122

Formål .................................................................................................................................. 122

Saksgang .............................................................................................................................. 122

Innhold og form .................................................................................................................. 123

Personlige brev eller e-poster .......................................................................... 126

Formål .................................................................................................................................. 126

Innhold og form .................................................................................................................. 126

Promemoriaer .................................................................................................... 127

Formål .................................................................................................................................. 127

Saksgang .............................................................................................................................. 127

Eksempel på promemoria ................................................................................................. 127

Vedlegg: Samarbeid med Internasjonal avdeling ved Statsministerens

kontor ..............................................................................................................129

7

Forord

Kjære kollega

Du sitter nå med første utgave av Rettesnoren i hendene. Rettesnoren kan

best beskrives som en kombinasjon av den lenge savnede Morgenrøden og

Finn-Erik Vinjes Skriveregler.

Rettesnoren gir svar på alt en saksbehandler trenger å vite om hvilke

dokumenter vi skriver, hvordan de skrives og hvordan de håndteres i vår

organisasjon.

Profesjonell og tydelig kommunikasjon er et av de viktigste virkemidlene i

arbeidet for å nå utenrikstjenestens mål. Vi må ofte håndtere komplekse

saker, og det kan være mange grunner til at vi må ta forbehold og bruke

omtrentlige uttrykksmåter. Men i de aller fleste tilfeller vil et klart og

begripelig språk hjelpe oss å få budskapet frem, det være seg internt

overfor beslutningstakere eller eksternt overfor departementets brukere.

Å uttrykke seg klart betyr ikke å forenkle språket for enhver pris. Forenkling

skal ikke føre til et fattig og unyansert språk. Ikke alle tekster kan være

enkle, og ikke alle tekster kan være fri for fagspråk. Det er likevel mulig å

skrive kort, klart, nøyaktig og forståelig. Det skjerper tanken og øker

sannsynligheten for at det du skriver, blir lest av mottakeren.

Rettesnoren er utarbeidet av en prosjektgruppe bestående av

representanter fra utenriksministerens sekretariat, kommunikasjons-

enheten, (tidligere) seksjon for kompetanse og organisasjonsutvikling,

oversettelsesseksjonen, (tidligere) UKS og språkenheten. Samtlige

avdelinger har også gitt innspill til innholdet. Jeg vil gjerne benytte denne

anledningen til å takke alle bidragsytere for at vi nå har fått et viktig

hjelpemiddel i vår arbeidshverdag.

Desember 2015

Wegger Chr. Strømmen

8

9

Godt og klart språk i Utenriksdepartementet (UD)

De språklige retningslinjene i denne håndboken skal bidra til at tekstene

våre blir klare, oversiktlige og effektive.

Språket – et av våre viktigste verktøy

I UD er det kunnskap nok til å skrive side opp og side ned om de fleste

temaer, men det er sjelden det som er oppgaven vår. Vi skal strebe etter å

presentere akkurat det innholdet leserne trenger – ikke mer, ikke mindre. Vi

skal bruke et språk leserne forstår, og strukturere innholdet på en måte

som gjør lesingen effektiv. Det er avgjørende at vi uttrykker oss presist, og

at vi har et bevisst forhold til begrepsbruk og formuleringer.

Klarspråk – et oppdatert forvaltningsspråk

Kravene til profesjonell skriving endrer seg, og i UD skal vi skrive et

oppdatert forvaltningsspråk i tråd med føringene for klart språk i staten.

Klarspråk handler ikke først og fremst om å gjøre teksten så enkel som

mulig, men om å tilpasse teksten til den som skal lese den. Tekstene skal

være både oversiktlige og forståelige. I tillegg skal de være gode å bruke –

som arbeidsdokumenter i skriveprosesser, som møtedokumenter og

oppslagsverk.

Dette finner du i håndboken

Håndboken består av tre deler:

Del 1 inneholder ti overordnede skrivetips som gjelder for alt vi skriver.

Del 2 inneholder skrive- og tegnsettingsregler vi trenger for å skrive

godt og korrekt.

Del 3 tar for seg innhold, struktur og språk i noen av de sjangerne vi

bruker mest.

10

Engelsk i UD

I UD skriver vi britisk-engelsk. Her finner du nyttig informasjon, føringer og

språktips:

EUs English Style Guide:

http://ec.europa.eu/translation/english/guidelines/documents/stylegui

de_english_dgt_en.pdf

Oxford English Dictionary: http://ordnett.no/

Oversettelsesseksjonens side på UDintra: http://udintra/no/Admin-

istrativt/administrasjonogstotte/Oversettelser/

Ønsker du språkhjelp?

Oversettelsesseksjonen kan

svare på spørsmål om

språklige valg og bidra med

hjelp til å oversette og

kvalitetssikre dokumenter.

http://ec.europa.eu/translation/english/guidelines/documents/styleguide_english_dgt_en.pdfhttp://ec.europa.eu/translation/english/guidelines/documents/styleguide_english_dgt_en.pdfhttp://ordnett.no/http://udintra/no/Admin-istrativt/administrasjonogstotte/Oversettelser/http://udintra/no/Admin-istrativt/administrasjonogstotte/Oversettelser/

11

Målform og målbruk i UD

Når vi skal gi et skriftlig svar til en privatperson, må vi bruke samme

målform som den vi skriver til. Får vi en henvendelse på nynorsk, skal vi

svare på nynorsk – det samme gjelder bokmålstekster.

Vi bruker de vanligste formene på nynorsk

Når vi skriver på nynorsk, velger vi den formen som brukes av flest, og

unngår de mest spesielle og foreldede ordene og uttrykkene. Selv om en

gammeldags form kan føles som «den mest nynorske», kan slike ord gjøre

teksten mindre tilgjengelig. Vi velger derfor de ordene og uttrykkene som

gjør teksten mest mulig forståelig og klar.

12

Arkiv og offentlighet

Som en del av offentlig forvaltning må UD ha en sikker og ordentlig måte å

forvalte fellesskapets ressurser og verdier på, som gjør at allmennheten har

tillit til oss. Arkivet er vår felles hukommelse.

Vi er lovpålagt å ha arkiv

Et godt fungerende arkiv er et uvurderlig hjelpemiddel for å sikre kvalitet i

saksbehandlingen. Det elektroniske arkivet gjør det mulig å gjenfinne og

hurtig få oversikt over dokumenter samt forbedre delingen av kunnskap i hele

tjenesten.

Det sikrer også dokumentasjon av saksbehandling, vedtak, prosesser og

beslutninger. Arkivet har dokumentasjon med historisk verdi og kan være en

kilde for forskere.

Det er vårt felles ansvar å sørge for at arkivet blir et slikt hjelpemiddel, ikke

bare av hensyn til egen saksbehandling, men også av hensyn til de som måtte

overta våre arbeidsoppgaver, eller som på annen måte trenger eller vil ha

nytte av den arkiverte informasjonen. Arkiv- og saksbehandlingssystemet er

også et verktøy for å holde oversikt over og kontroll med intern og ekstern

korrespondanse og for å følge opp saksbehandling og andre

arbeidsprosesser.

Lovverket setter klare krav til offentlig saksbehandling og arkivering.

Offentlighetsloven med forskrifter, forvaltningsloven, arkivloven med

forskrifter, personopplysningsloven med forskrifter og sikkerhetsloven med

forskrifter setter krav til at saksgang og beslutninger skal dokumenteres og

sikres. Dette innebærer at all arkivverdig informasjon skal arkiveres, uansett i

hvilken form informasjonen er framkommet. Likeledes er det et krav at

beslutningsprosesser skal dokumenteres.

I forarbeidene til den nye offentlighetsloven står det imidlertid at

det må trekkes en nedre grense for hva som overhodet kan regnes som et

dokument. Løse uformelle kladder, skisser o.l. som er til hjelp for

vedkommende saksbehandler og som i praksis makuleres underveis i saken,

kan neppe anses som dokumenter.

Dette gir visse frihetsgrader for å vurdere hva som skal arkiveres og

dokumenteres, og når arkiveringen og dokumentasjonen skal foretas. Denne

skjønnsutøvelsen er imidlertid en frihet under ansvar – et ansvar som er

definert av de lovpålagte krav.

13

Hva som er arkivverdig informasjon, vil være en vurdering som saksbehandler

må foreta i det enkelte tilfelle. Vurderingen bør foretas ut fra den hensikt at

arkivet skal gjenspeile saksforløpet til den enkelte sak, og at dokumenter som

det kan være nødvendig å gjenfinne til senere bruk i saksbehandlingen, er

tilgjengelige. Således bør dokumenter som initierer en sak, dokumenter som

viser behandlingen av saken, og eventuelle beslutninger i saken lagres i arkiv.

Offentlig journal

UD publiserer offentlig journal på Offentlig elektronisk postjournal (OEP).

Publikum kan be om innsyn i den offentlige forvaltningen, jf. Offentlighets-

loven § 3, der hovedregelen lyder slik:

Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn

dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan

krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos

vedkommande organ.

Det betyr at alle registreringer og lagringer i arkiv- og saksbehandlings-

systemet skal gjøres tilgjengelige for allmennheten på internett. Unntakene

er den informasjonen og de dokumentene som skal skjermes eller unntas

fra offentlig innsyn med hjemmel i lov eller forskrift. Det er viktig å huske at

det kun er metadata om dokumenter (tittel, avsender og mottaker, dato o.l.)

som publiseres på OEP. Dokumenter og filer må allmennheten aktivt be om

innsyn i.

Arkivverdig eller ikke arkivverdig?

Ifølge arkivloven med forskrifter er vi pålagt å journalføre inngående og

utgående korrespondanse. Alle dokumenter skal kunne gjenfinnes og

gjenspeile saksbehandlingen og historikken. Den offentlige forvaltningen skal

være offentlig. Alle dokumenter som er gjenstand for saksbehandling eller har

verdi som dokumentasjon, skal journalføres. Dokumentbegrepet er

teknologinøytralt, det er innholdet som teller. Krav til journalføring er det

samme uansett medium – papir, e-post, faks, SMS, telefon og så videre.

Dokumenter som ikke er gjenstand for saksbehandling eller ikke har verdi

som dokumentasjon, holdes utenfor arkivet eller blir fjernet.

Trykksaker, rundskriv og annet mangfoldiggjort og allment tilgjengelig

materiale skal ikke inn i arkivet.

Unntak:

Et organ som har utviklet slikt materiale, skal arkivere ett eksemplar og

de nødvendige forarbeidene.

14

Dokumenter som fører til saksbehandling, eller som er nødvendige

vedlegg til en sak, skal arkiveres.

Overordnede prinsipper for UDs saksbehandlingsrutiner

De viktigste prinsippene for saksbehandlingsrutinene i det elektroniske

arkivet er som følger:

Den enkelte har ansvar for å vurdere om mottatt informasjon eller

dokument er arkivverdig.

Den enkelte har ansvar for at arkivverdig informasjon faktisk blir lagret

i arkiv- og saksbehandlingssystemet.

Avsender av et dokument har ansvar for at dokumentet blir lagret i

arkiv- og saksbehandlingssystemet før godkjenning.

Intern korrespondanse og dokumentflyt skal som en hovedregel

foregå elektronisk.

Gradering

Beskyttelsesinstruksen brukes på materiale som ikke kan graderes etter

sikkerhetsloven. Den brukes på informasjon som kan skade offentlige

interesser eller en bedrift, institusjon eller enkeltperson hvis informasjonen

blir kjent for uvedkommende. Graderinger som faller inn under

beskyttelsesinstruksen, er FORTROLIG og STRENGT FORTROLIG.

Lov om forebyggende sikkerhetstjeneste, også kalt sikkerhetsloven, regulerer

adgangen til opplysninger som kan skade Norges eller dets alliertes

sikkerhet, forholdet til fremmede makter eller andre vitale sikkerhets-

interesser. Graderinger i sikkerhetsloven er BEGRENSET, KONFIDENSIELT,

HEMMELIG og STRENGT HEMMELIG.

Graderingene brukes ut fra en vurdering av hvilket nivå informasjonen kan

skade. Her må en vurdere om informasjonen

i noen grad kan medføre skadefølger for Norges eller dets alliertes

sikkerhet, forholdet til fremmede makter eller andre vitale nasjonale

sikkerhetsinteresser

kan skade Norges eller dets alliertes sikkerhet, forholdet til fremmede

makter eller andre vitale nasjonale sikkerhetsinteresser

alvorlig kan skade Norges eller dets alliertes sikkerhet, forholdet til

fremmede makter eller andre vitale nasjonale sikkerhetsinteresser

kan medføre helt avgjørende skadefølger for Norges eller dets alliertes

sikkerhet, forholdet til fremmede makter eller andre vitale nasjonale

sikkerhetsinteresser

15

Del 1: Vi skriver klart og godt – ti retningslinjer Ti språklige retningslinjer skal bidra til at tekstene våre blir klare,

oversiktlige og effektive.

16

1 Ha klart for deg hvem leseren er, og hva

teksten skal brukes til

Spørsmålene nedenfor kan være til hjelp når vi skal skrive målrettet og

effektivt.

Hvem skal lese teksten?

For å kunne tilpasse teksten til leseren må vi alltid ha klart for oss hvem

leseren er:

Hvem skal lese og bruke teksten i sitt videre arbeid? Er det statsråden,

kolleger i UD, Stortinget, regjeringen, andre departementer og

underliggende etater, publikum eller medier? Hvis det er flere

målgrupper, må vi velge oss en hovedmålgruppe.

Hvilke ord og uttrykk er kjent for leseren?

Hvilke forkunnskaper har leseren? Hva bør vi forklare, og hva kan vi

forutsette er kjent? I tekster vi skriver til profesjonelle, skal vi tilpasse

bakgrunnskunnskap og forklaringer til hovedmålgruppen. I tekster

som går til privatpersoner, skal vi tilpasse språk og innhold til dem som

kan minst.

Skal dokumentet oversettes, slik at målgruppen endrer seg? Er det

aktuelt å skrive ulike versjoner av den samme teksten for å tilpasse

den til ulike målgrupper?

Hva skal teksten brukes til?

Alle tekster vi skriver i UD, skal utføre en oppgave – de skal få leseren til å

forstå noe, utføre en konkret handling eller avgjøre noe. Vi må alltid ha klart

for oss hva teksten skal brukes til, og hvordan teksten kan bli så nyttig som

mulig for dem som skal bruke den:

Skal teksten først og fremst leses grundig fra a til å, eller skal vi legge til

rette for skumlesing, slik at leserne eventuelt kan velge å fordype seg i

de delene som er spesielt relevante for dem?

Hva skal leserne vite eller gjøre etter å ha lest teksten?

Hvilken informasjon er den viktigste, og hvordan får vi denne

informasjonen tydelig fram?

Hvordan kan vi gjøre teksten nyttig og effektiv for dem som skal lese

den og bruke den i sitt videre arbeid?

17

2 Ta leserens perspektiv

Internt i UD har vi vår måte å skrive på. Den er preget av regelverket og

fagområdene, interne rutiner og den tradisjonen som har bygget seg opp

gjennom mange år – språket er systemorientert eller avsenderorientert. Skal vi

skrive klart, må vi sørge for at teksten er leserorientert – den må være

tilpasset leserens ståsted og bruke leserens språk for å kommunisere

effektivt. Det gjelder alle tekster vi skriver, også de som går til kolleger og

samarbeidspartnere, statsråden, Stortinget og regjeringen. Spesielt viktig er

det at tekster til publikum, næringsliv og mediene ikke er preget av

regelverksspråk, fagbegreper og systemorienterte formuleringer.

Eksempler på systemorienterte

formuleringer

Forslag til omskriving

Tap av pass skal straks meldes til

stedets politimyndighet.

Mister du passet, skal du melde fra

til politiet på stedet med én gang.

Det er stedets lover som kommer

til anvendelse i slike saker.

Det er stedets lover som gjelder i

slike saker.

Vedkommende lands ambassade,

turoperatøren eller reisebyrået kan

gi nærmere informasjon.

Du kan få nærmere informasjon av

turoperatøren, reisebyrået eller

ambassaden i det landet du skal

reise til.

Du må framvise pass. Du må vise pass.

Bruk forkortelser med omhu

Forkortelser kan være effektive for lesere som kjenner til hva forkortelsen

står for, men de skaper fort problemer hvis de ikke er kjent for leserne eller

har flere betydninger. Derfor skal vi være bevisste på hvordan vi bruker

forkortelser i mange av tekstene våre. På nettsidene og i talepunkter bruker

vi for eksempel ikke forkortelser, og i løpende tekst bør vi generelt være

forsiktige med å bruke forkortelser.

18

Når det gjelder navn på virksomheter og organisasjoner, bruker vi

forkortelser (OECD, ELN, FN). Hvis forkortelsene ikke er allment kjent,

introduserer vi dem første gang vi bruker dem. Les mer om dette på side 43

i del 2.

Eksempel på hvordan vi introduserer forkortelser

Utenriksdepartementet (UD) arbeider for Norges interesser

internasjonalt, for å sikre vår frihet, trygghet og velstand.

19

3 Gjør teksten oversiktlig, slik at

hovedbudskapet kommer tydelig fram

Leseren skal ikke være i tvil om hva som er hovedbudskapet i teksten. Vi må

derfor få tydelig fram hva vi vil med teksten vår, og hva vi forventer av leseren.

Vi kan løfte viktige beskjeder opp i overskrifter og mellomtitler. I tillegg bør vi

alltid vurdere om vi kan skrive det viktigste først eller tidlig i teksten.

Eksempler der hovedbudskapet kommer fram tidlig i teksten

Frakter syriske kjemikalier til destruering

Det norske lastefartøyet Taiko har begynt fase to av operasjonen med å

uttransportere Syrias kjemiske stridsmidler. I dag satte Taiko kursen mot

Finland og deretter USA, hvor kjemikaliene skal destrueres.

Utfordringer i Sahel

Det internasjonale samfunnet må bidra til å avhjelpe matvarekrisen og de

politiske krisene i Sahel, inkludert i Mali. Det er behov for legitimt sivilt styre

i Bamako og myndighetskontroll i Nord-Mali.

Med henvisning til deres søknad meddeles det at Utenriksdepartementet

har besluttet å innvilge inntil 75 000 kroner til prosjektet «Nasjonal

identitets- og demokratiutvikling». Vi ber om at dere benytter

avtalenummeret ved alle henvendelser om tilskuddet.

Bruk sammendraget godt

I noen tekster er det aktuelt med et sammendrag. I lengre tekster, for

eksempel rapporter og veiledninger, kan det være hensiktsmessig å starte

hvert kapittel med et innledende sammendrag.

20

Husk innholdsfortegnelsen

En annen del av teksten som på mange måter fungerer som et slags

sammendrag av innholdet, er innholdsfortegnelsen. Den skal gi leserne

mulighet til å finne fram til nyttig informasjon og til å velge bort det som ikke

er så viktig for dem. En god innholdsfortegnelse gir også et godt inntrykk av

tekstens hovedpoeng og eventuelle funn og konklusjoner. Både en for knapp

og en for massiv innholdsfortegnelse gir dårlig lesehjelp. Husk at det er

mellomtitlene i teksten vi må jobbe med for at innholdsfortegnelsen skal bli

god.

21

4 Gi teksten en presis overskrift

En informativ overskrift eller tittel setter leseren på riktig spor og bidrar til å

få fram poenget med teksten. En god overskrift sier noe om hva akkurat

denne teksten handler om. En overskrift eller tittel bør i mange tilfeller gi

informasjon om hva slags dokument det er snakk om, slik at leseren

umiddelbart oppfatter om teksten for eksempel er en handlingsplan, en

veileder eller en retningslinje.

Eksempler på gode overskrifter og titler

Statsbudsjettet – svar på spørsmål fra utenriks- og forsvarskomiteen

Veileder: Norsk innsats mot dødsstraff

[Navn på organisasjon] – avslag på søknaden om prosjektavtale 2014

Tysklands statsbesøk til Norge – frist for akkreditering

Reiseklar? Råd og hjelp til nordmenn som reiser til utlandet

Tommelfingerregelen er at en overskrift skal være så presis at den bare

passer til akkurat denne teksten.

Eksempler på for generelle

overskrifter

Forslag til omskriving

Ny avtale om norsk støtte til FNs

menneskerettighetsarbeid

Norge gir 250 millioner kroner til

FNs menneskerettighetsarbeid

Norges internasjonale

pressekontor. Nye lokaler

Norges internasjonale pressekontor

i nye lokaler

Dokumentenes titler vil være synlige i den elektroniske postjournalen.

22

5 Bruk informative mellomtitler

Mellomtitler gjør lesingen mer effektiv. Mellomtitlene tilrettelegger for

skumlesing av teksten og hjelper leseren med å finne fram til de mest

relevante avsnittene. Siden tekstene våre ofte brukes som møte- og

arbeidsdokumenter både av oss selv og andre, bør vi bruke menings-

bærende mellomtitler til å gjøre dokumentene enkle å orientere seg i både

første og andre gang man leser dem. Vi bør bruke meningsbærende

mellomtitler i de aller fleste tekstene vi skriver, for eksempel notater,

veiledninger, brev, nettsaker, stortingsmeldinger og e-poster. En

mellomtittel bør imidlertid ikke gå over mer enn én linje.

Eksempler på gode mellomtitler

UD vil legge til rette for god dialog med ESA

UD har ansvaret for oversettelse av EØS-rettsakter til norsk

Korrupsjon skaper større ulikhet

Hva er kontinentalsokkelen?

Mellomtitlene blir først ordentlig gode når de formidler nok informasjon.

Det kan derfor være en god idé å bruke flere ord eller hele setninger i

stedet for stikkord. En mellomtittel kan gjerne være en fullstendig setning,

for eksempel et spørsmål.

Eksempler på for generelle

mellomtitler

Forslag til omskriving

Utbetaling Når blir pengene utbetalt?

Vil ha bindende regler Norge er pådriver for bindende regler

Lite kunnskap Halvparten har lite kunnskap om norsk

bistand

Vigsel i utlandet Kontakt utenriksstasjonen i god tid før

vielsen

23

6 Skriv setninger som ikke er mer kompliserte

enn nødvendig

Prøver vi å si for mye i én og samme setning, blir det vanskelig for leseren å

henge med. Kompliserte setninger har tidligere vært typiske for

forvaltningen. I dag forventer vi at profesjonelle tekster inneholder både

punktum og komma nok til å gi leseren pustepauser og god oversikt over

innholdet. Likevel finner vi fortsatt eksempler på at folk som skriver, tyr til

lange og kompliserte formuleringer som står i veien for effektiv lesing.

Eksempel på en lang setning

Artikkel 14 omtaler tverrgående aspekter ved Horisont 2020, og fastslår

at særskilt oppmerksomhet skal gis til muliggjørende og industrielle

teknologier, brobygging fra idé til marked, tverrfaglig forskning og

innovasjon, samfunnsfag og humaniora, klimaendringer og bærekraftig

utvikling, utviklingen av ERA og Innovasjonsunionen, rammebetingelser

som støtter opp under Innovasjonsunionen, bidrag til alle relevante

flaggskipinitiativer under Europa 2020, utvidelse av deltakelsen i EUs

forsknings- og innovasjonssamarbeid, internasjonale nettverk for

fremragende forskere og innovatører slik som COST, samarbeid med

tredjeland, ansvarlig forskning og innovasjon, inkludert likestilling,

deltakelse fra SMB-er og privat sektor, og til å øke forskerkarrierens

attraktivitet og gjøre mobilitet på tvers av landegrenser og sektorer

enklere for forskeren.

Skriv klare setninger

Det er ikke nødvendigvis antall ord som gjør setningen vanskelig. Også

mengden av ny informasjon, ordene vi velger, og måten vi setter ordene

sammen på, avgjør hvor lettlest setningen blir. Likevel er det en grei

tommelfingerregel at en setning ikke bør inneholde stort mer enn 30 ord.

Best leseflyt får vi hvis vi varierer mellom korte og litt lengre setninger.

Slik kan vi gjøre setningene klare:

Sett punktum. Presenter ett hovedpoeng per setning og vent med

forbehold, eksempler og presiseringer til neste setning.

Unngå å starte setningen med en regelhenvisning.

La subjektet (regjeringen, UD, vi, utenriksstasjonen) og verbalet

(handlingsordet) komme tidlig i setningen.

24

Skriv aktive setninger som gjør det enklere for leseren å få tak i

innholdet raskt.

Vurder å sette oppramsinger i en punktliste.

Eksempler på unødvendig

kompliserte setninger

Forslag til omskriving

Ved overhengende fare for

folkerettsstridige henrettelser, eller

der slike nylig er gjennomført, skal

som hovedregel politisk ledelse

eller høyeste nivå i embetsverket

møte stedlig ambassadør.

Som hovedregel skal politisk ledelse

eller høyeste nivå i embetsverket

møte landets ambassadør hvis det

er overhengende fare for

folkerettsstridige henrettelser, eller

hvis slike henrettelser nylig er

gjennomført.

Økt verdiskaping fra de polare

områdene og akselererende

klimaendringer øker behovet for

mer og bedre kunnskap om disse

områdene for å bedre

beslutningsgrunnlaget innenfor

ressursforvaltning, miljøpolitikk og

verdiskaping.

Verdiskapingen økes i de polare

områdene, og klimaendringene

akselererer. Skal vi forvalte

ressursene, miljøet og verdiene i

disse områdene på en god måte

framover, trenger vi mer og bedre

kunnskap.

Norge vil i denne sammenheng

arbeide for å fremme et regionalt

samvirke, blant annet innenfor

rammene av Arktisk råd, om

redningssamarbeid i disse

farvannene.

Norge vil i denne sammenhengen

arbeide for å fremme et regionalt

samvirke om redningssamarbeid i

disse farvannene. Dette bør blant

annet skje innenfor rammene av

Arktisk råd.

Med EU-utvidelsen i 2004 kom nye

land inn i det europeiske

reisefrihetsområdet som også vi er

en del av, som betyr at vi kan

krysse grenser fritt i det meste av

Europa.

Med EU-utvidelsen i 2004 kom nye

land inn i det europeiske

reisefrihetsområdet, som også vi er

en del av. Det betyr at vi kan krysse

grensene fritt i det meste av

Europa.

25

7 Skriv i aktiv for å få fram roller og ansvar

Et aktivt språk bidrar til å synliggjøre regjeringens politikk og UD som et

handlekraftig departement. Det er en av grunnene til at vi bør skrive i aktiv

form i mange av tekstene våre. Når vi skriver i aktiv, bruker vi for eksempel

UD, regjeringen eller seksjonen, slik at det blir tydelig hvem som handler,

påstår eller mener noe.

I noen tilfeller passer det å skrive vi og dere, i andre tekster er det ikke et

godt alternativ. Det skal alltid være tydelig hvem som snakker i teksten. I

tekster med vi skal det aldri være tvil om hvem vi er. Det er også ofte mulig

å finne mer presise ord enn man og en.

Mens aktivformuleringer klargjør rollene og gjør kommunikasjonen

tydeligere, skjuler passivformuleringer ofte den handlende aktøren. Vi

danner passiv ved å bruke s-formen av verbet som i Det forventes at … og

Det skal satses på …

Passive formuleringer kan få teksten til å virke tyngre og mindre tilgjengelig

enn den trenger å være. Passive formuleringer er ofte kompakte og

overlater mye av tolkningen til leseren. Derfor blir en tekst med mye passiv

også tung å lese. Passivformuleringer er typisk skriftlige, og vi bruker få

passive formuleringer når vi snakker. Det gjør i tillegg at passivt språk kan

virke mer fremmed og stivt enn aktive formuleringer.

Det er likevel ikke slik at vi alltid skal unngå passiv. Vi bruker passiv hvis vi vil

framheve noe annet enn hvem som handler, eller hvis det er ukjent eller

uinteressant hvem som gjør noe.

Eksempler på passive

formuleringer som skjuler

avsenderen

Forslag til omskriving

Handlingsplanen baseres på

følgende prinsipper:

Regjeringen baserer

handlingsplanen på følgende

prinsipper:

Det vises til at høringsfristen for

vannforvaltningsplanene er tre

måneder senere i Finland enn i

Norge.

Vi viser til at høringsfristen for

vannforvaltningsplanene er tre

måneder senere i Finland enn i

Norge.

26

I noen av tekstene våre bør vi henvende oss direkte til leseren ved å bruke

du eller dere.

Eksempler på tekst som ikke

henvender seg til leseren

Forslag til omskriving

Tilskuddet forutsettes benyttet i

henhold til søknaden.

Vi forutsetter at dere benytter

tilskuddet i henhold til søknaden.

Ny anmodning må sendes / må

være sendt inn innen

16. september.

Dere må sende inn en ny

anmodning innen 16. september.

Tilskuddet gis under forutsetning

av at tilskuddsmottaker aksepterer

de vilkår og prosedyrer som følger

av avtalen mellom

Utenriksdepartementet og

tilskuddsmottaker.

Dere får tilskuddet under

forutsetning av at dere aksepterer

de vilkårene og prosedyrene som

følger av avtalen mellom

Utenriksdepartementet og dere.

Det kan være nyttig å ringe på

forhånd før man møter opp.

Vi anbefaler at du ringer på forhånd

når du skal besøke

utenriksstasjonen.

Det kan også fungere godt å bruke såkalte imperativer (les, se, gjennomfør)

når vi gir en oppskrift eller en beskjed:

Gode eksempler på aktive imperativformuleringer

Reisevettregler

1. Legg ikke ut på utenlandstur uten gyldig pass og reiseforsikring.

2. Meld fra hvor du skal reise.

3. Vis respekt for lokale forhold.

4. Lytt til erfarne reisende.

5. Vær rustet til å håndtere en krise.

6. Husk visum og vaksiner.

7. Oppsøk ikke truende situasjoner.

8. Vend i tide.

9. Spar penger og skaff nye midler om nødvendig.

10. En vel forberedt reise kan gi de beste opplevelsene i livet. God tur!

27

Hva bør utenriksstasjonene gjøre som ledd i sitt arbeid med

lesbiske, homofile, bifile og transpersoner (LHBT-personer)?

1. Kartlegg situasjonen lokalt for seksuelle minoriteter:

Hvordan er den rettslige og politiske situasjonen, omfanget av

diskriminering, sikkerheten for LHBT-personer og -aktivister samt

medienes omtale av LHBT?

Hvem er potensielle samarbeidspartnere, både blant andre lands

representanter, i sivilsamfunnet, i mediene og blant politiske,

tradisjonelle og religiøse ledere?

28

8 Velg verb når det er mulig

Vi skal være forsiktige med substantivuttrykk som gjør språket tungt,

kompakt og abstrakt. I formelle tekster har det vært tradisjon for å bruke

substantivuttrykk (foreta en vurdering) i stedet for den enklere verbale

varianten (vurdere). I det muntlige språket foretrekker vi verb, mens

substantiveringer er typisk skriftlige. Velger vi flere verb også når vi skriver,

blir tekstene tydeligere og klarere. Vær spesielt på vakt mot

substantiveringer som skjuler roller og ansvar.

Eksempler på substantivuttrykk

(substantiveringer)

Forslag til omskriving med verb

foreta en vurdering vurdere

ved vurdering av dokumentet når UD vurderer dokumentet

eller

når Forsvarsdepartementet vurderer

dokumentet

29

Velger vi verb, blir uttrykksmåten mer konkret, og det blir i mange tilfeller

enklere for leseren å følge tankegangen.

Eksempler på substantivuttrykk

(substantiveringer)

Forslag til omskriving

Norge og Sverige gjør

gjennomgang av

sikkerhetssektorreformen.

Norge og Sverige gjennomgår

sikkerhetssektorreformen.

Bortfall av søylestrukturen som

følge av Lisboatraktatens

ikrafttredelse vil kunne medføre

nye utfordringer i denne

sammenheng.

Når søylestrukturen faller bort fordi

Lisboatraktaten trer i kraft, vil det

kunne medføre nye utfordringer i

denne sammenheng.

Stortingets samtykke til tiltredelse

av overenskomsten er dermed

nødvendig etter Grunnloven § 26

annet ledd.

Etter Grunnloven § 26 annet ledd er

det dermed nødvendig at Stortinget

samtykker i at Norge tiltrer

overenskomsten.

(…) forutsatt at Den blandede

komité godtar statens tiltredelse.

(…) forutsatt at Den blandede

komité godtar at staten tiltrer.

30

9 Velg oppdaterte uttrykksmåter

Mens ulike fagområder og bransjer har sine forskjellige skrivekulturer, er

talespråket vårt på mange måter en fellesnevner alle norske lesere er kjent

med. Skal vi skrive klart og forståelig for mange lesere, er det derfor et

poeng at vi støtter oss til talespråket i måten vi formulerer oss på. Det betyr

selvfølgelig ikke at vi skal skrive akkurat som vi snakker, men at vi skal

unngå språklige konstruksjoner, setningsbygning og bøyningsformer vi først

og fremst kjenner fra den byråkratiske skrivetradisjonen.

Bruk etterhengt artikkel (heller denne instruksen enn denne instruks)

Bruk av substantiv uten etterhengt artikkel (-en, -a, -et, -ene) i flerordsuttrykk

som innledes med den, det og de, er et språktrekk som kan gi teksten et litt

høytidelig og stivt preg. Mens dette er vanlig i dansk, er det vanlige på norsk

å ha med den etterhengte artikkelen. Selv om den kan sløyfes også på

norsk, skal vi som hovedregel bruke etterhengt artikkel i tekstene våre.

I moderne norsk sløyfes etterhengt artikkel stort sett i forbindelse med

navn og faste uttrykk – for å poengtere at vi snakker om ett spesielt

eksemplar eller tilfelle, for eksempel Det hvite hus i motsetning til det hvite

huset (blant flere hus, som også er for eksempel røde og gule).

Eksempler uten etterhengt

artikkel

Eksempler hvor det er bedre med

etterhengt artikkel

Denne instruks trer i kraft 1.

januar 2014.

Denne instruksen trer i kraft 1.

januar 2014.

den utløsende faktor den utløsende faktoren

det internasjonale samfunn det internasjonale samfunnet

Det hvite hus

31

10 Luk ut skrive- og redigeringsfeil

Et korrekt språk gir et profesjonelt inntrykk, mens feil kan være forstyrrende

for den som leser. I UD skriver vi korrekt og luker ut skrive- og redigerings-

feil som kan forstyrre leseren. (Husk å bruke «spelling & grammar»-kontroll

i Word samt britisk-engelsk som redigeringsspråk når du skriver på

engelsk.) Men ikke stol på stavekontrollen alene. Les korrektur! Viktige

tekster bør leses av flere medarbeidere.

I del 2 av håndboken har vi samlet skrive- og tegnsettingsregler som er

spesielt nyttige for oss i UD.

32

33

Del 2: Vi skriver korrekt

34

Aktuelle skrive- og tegnsettingsregler

En tekst med mange skrive- og tegnsettingsfeil gir et dårlig inntrykk og

skaper unødig kommunikasjonsstøy, noe som i verste fall kan stå i veien for

forståelsen av selve innholdet.

Mange i UD skriver og leser ofte tekster på andre språk enn norsk og er

dyktige til det. Men det er lett å blande rettskrivingsreglene.

I denne delen av håndboken har vi samlet et utvalg av de viktigste reglene

som gjelder for norsk – først og fremst tegnsetting og rettskriving. I UD skal

vi følge offisiell norsk rettskriving når vi skriver. Noen av retningslinjene er

for øvrig valg UD har gjort ut fra egne behov innenfor et mer omfattende

regelverk.

Bruk hjelpemidler

For at teksten skal bli korrekt, bør vi benytte oss av noen enkle hjelpemidler

underveis i skrivearbeidet:

Bruk stavekontrollen i Word eller andre tekstbehandlingsprogram.

Velg riktig språkversjon i forkant, for eksempel britisk-engelsk for UDs

engelskspråklige dokumenter. Stavekontrollen er god til å luke ut enkle

tastefeil, men vær oppmerksom på at også korrekte ord kan bli

markert med en rød strek under, for eksempel sammensatte ord. Det

er fordi Word ikke har lagt inn alle de sammensatte ordene som finnes

på norsk. For å slippe å få røde streker under korrekte ord kan vi etter

hvert som vi bruker dem, lagre disse ordene selv i ordlisten til Word.

Vær også oppmerksom på at stavekontrollen ikke fanger opp tilfeller

der ordet er skrevet korrekt, men er feil ord ut fra sammenhengen.

Den reagerer også på for eksempel passive konstruksjoner i engelsk.

Bruk ordbøker for å sjekke hvordan ord brukes, bøyes eller staves. I

UD har vi tilgang til Kunnskapsforlagets blå ordbøker på

www.ordnett.no via UDintra.

Bokmålsordboka og Nynorskordboka er gratis og ligger også ute på

nettet: www.bokmålsordboka.uio.no og www.nynorskordboka.uio.no.

Finner du ikke svar på spørsmål om skriveregler på de neste sidene,

kan du sjekke www.korrekturavdelingen.no eller Finn-Eriks Vinjes bok

Skriveregler (2013).

Språkrådets nettsider, www.sprakradet.no, inneholder en del

språktips. Det er også mulig å stille språkspørsmål direkte til

http://www.ordnett.no/http://www.nynorskordboka.uio.no.xx/http://www.sprakradet.no/

35

Språkrådet, enten på e-post via sporsmal@sprakradet.no eller på

telefon 22 54 19 50.

Også UDs seksjon for oversettelsestjenester kan svare på

språkspørsmål og bidra med språkvask av tekster på norsk. De kan

kontaktes på e-post Oversettelsestjenesten@mfa.no eller på telefon 23

95 13 45. Se også seksjonens språktips på UDintra.

Vær konsekvent

Det er stor valgfrihet innenfor rettskrivingen på både bokmål og nynorsk.

Mange ord kan skrives på ulike måter, for eksempel fram/frem, sto/stod og

klokka/klokken. Denne håndboken regulerer ikke i detalj hva slags ord og

ordformer vi skal bruke i UD. Det er likevel viktig at vi har et bevisst forhold

til ordene vi velger, og at vi tar konsekvente valg og bruker én variant i hver

enkelt tekst. I tekster som er skrevet av flere forfattere, er det redaktøren

som har ansvaret for å velge den språklige formen og sørge for at den blir

fulgt gjennom hele teksten.

Vær oppmerksom på redigeringsfeil

Noen av feilene i en tekst er ofte det vi kaller redigeringsfeil. Redigeringsfeil

vil si at det står et ord for mye eller for lite i en setning – feil som vanligvis

oppstår fordi vi omformulerer setninger og flytter rundt på ord og avsnitt.

Denne typen feil blir ikke oppdaget av en stavekontroll, siden feilen ikke er

at ordet er skrevet feil, men at det står på feil sted eller eventuelt mangler.

Det beste tipset for å unngå redigeringsfeil er å la en annen lese gjennom

teksten til slutt. Et friskt blikk på teksten oppdager de feilene vi selv har sett

oss blinde på i skriveprosessen.

mailto:sporsmal@sprakradet.nomailto:Oversettelsestjenesten@mfa.no

36

Utvalgte skrive- og tegnsettingsregler

1. Regelhenvisninger

Når vi henviser til lover og forskrifter, er det flere korrekturregler å ta

hensyn til. Nedenfor har vi samlet noen av de viktigste.

Stor eller liten forbokstav i regelhenvisninger?

Lover og forskrifter skrives med små forbokstaver, bare Grunnloven har

stor forbokstav:

folketrygdloven

barnebortføringsloven

lov om utenrikstjenesten

Det fullstendige navnet på loven eller kortformen?

Noen lover har offisielle kortformer, som for eksempel forvaltningsloven.

Disse kortformene har både bokmåls- og nynorsknavn, forvaltningsloven og

forvaltningslova, mens det fullstendige navnet følger målformen i selve

loven.

Hvis vi bruker kortformen, skal vi omtale loven i samme målform som vi

bruker i teksten ellers, uavhengig av om selve loven er på bokmål eller

nynorsk. Bruker vi langformen av lovnavnet, altså det fulle navnet, skal vi

bruke den målformen som selve loven er skrevet på.

I alle tekstene vi skriver, bortsett fra lovtekster, er det helt greit å bruke

innarbeidede kortformer, som forvaltningsloven eller arbeidsmiljøloven, uten

å introdusere det fullstendige navnet på loven først.

Bruke forkortelser av lovnavn eller ikke?

Det finnes ingen offisiell liste over lovforkortelser, men en del lover har

innarbeidede forkortelser. Noen av leserne våre vil kjenne disse

forkortelsene godt, mens de for andre er helt ukjente. Vi må derfor vurdere

om vi bør bruke dem i en tekst eller ikke. Hvis vi ønsker å bruke en slik

lovforkortelse, er det viktig at vi først henviser til lovens fulle tittel eller

kortform og deretter setter forkortelsen i parentes. Lovforkortelser skal

skrives med punktum.

Her er to eksempler på forkortelser av lovnavn:

lov om Norges territorialfarvann og tilstøtende sone –

territorialfarvannsloven – terfl.

lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker – forvaltningsloven – fvl.

37

Andre regler for henvisninger

Vi kan skrive ordet paragraf eller bruke tegnet §. Dette tegnet får vi fram ved

å holde inne Shift-tasten og trykke på §-tasten øverst i venstre hjørne på

tastaturet (nedenfor Esc-tasten). Paragraftegnet står alltid foran tallet, og

det skal være mellomrom mellom tegnet og tallet:

§ 13

Hvis vi bruker fast mellomrom (Ctrl + Shift + mellomromstasten), er vi sikret

at paragraftegnet og tallet alltid kommer på samme linje, slik de skal.

Når vi henviser til flere paragrafer, bruker vi vanligvis to paragraftegn:

jf. §§ 2 og 11

se §§ 11 til 23

Det er mest vanlig å bruke bokstaver, ikke siffer, når vi refererer til nummer

på ledd og punktum. Det skal ikke være komma mellom paragraf og siffer

eller mellom ledd og punktum:

§ 8 første ledd

§ 24 tredje ledd bokstav c første punktum

Setninger skal ikke starte med paragraftegn (§). Hvis vi må starte en setning

med å henvise til en paragraf, må vi skrive paragraf med bokstaver.

2. Stor og liten forbokstav

En vanlig feil på norsk er at vi bruker stor forbokstav for ofte. Hovedregelen

er at det bare er ord med status som egennavn som skal ha stor forbokstav

(Utenriksdepartementet, Oslo, Kari). Fellesnavn skal alltid ha liten forbokstav

(departementet). Til forskjell fra på både tysk og engelsk skriver vi på norsk

blant annet navn på måneder og nasjonalitets- og språkbetegnelser med

liten forbokstav. Stillingstitler er heller ikke egennavn og skal derfor skrives

med liten forbokstav, også på visittkort, i e-postsignaturer og når vi

undertegner brev.

Hvis vi er i tvil om vi skal bruke stor eller liten forbokstav, bør vi bruke liten.

Det er ofte det riktige.

38

Feil bruk av stor forbokstav Korrekt skrivemåte

Vi viser til referatet fra møtet 19.

Mai.

Vi viser til referatet fra møtet 19.

mai.

Statsråden ønsker talepunkter på

både Norsk, Engelsk og Fransk.

Statsråden ønsker talepunkter på

både norsk, engelsk og fransk.

Avdelingen har fått ny

Ekspedisjonssjef.

Avdelingen har fått ny

ekspedisjonssjef.

Nedenfor følger noen mer spesifiserte regler for bruken av stor og liten

forbokstav som kan være nyttige:

Lover skal ha liten forbokstav, bare Grunnloven har stor:

o forvaltningsloven, straffeloven

Også forskrifter, traktater, konvensjoner, avtaler og lignende skal ha

liten forbokstav:

o barnekonvensjonen, hovedavtalen

Unntak fra denne regelen gjelder når forleddet er et egennavn, da slår

regelen om stor bokstav i egennavn igjennom:

o Wienkonvensjonen, Svalbardtraktaten, Warszawapakten

Fellesnavn skal ha liten forbokstav:

o departementet, mannen, venstre (retningen), avisen, registeret

Fellesnavn med et egennavn som forledd kan skrives på to måter:

o europapolitikk eller Europa-politikk, norgesprofilering eller Norges-

profilering

Stat, stell og styre: Det meste skal ha liten forbokstav:

o staten, statsministeren, regjeringen, departementet,

fylkeskommunen, kommunen, nasjonalbudsjettet, ordføreren,

politiet, rådmannen, skifteretten

Men i noen tilfeller må vi skille mellom fellesnavnet/personen og

egennavnet/institusjonen:

o fylkesmannen (= personen)

o Fylkesmannen (= institusjonen)

39

o riksadvokaten (= personen)

o Riksadvokaten (= institusjonen)

Avdelinger, etater, komiteer, nemnder, seksjoner, utvalg, prosjekter og

lignende skal i regelen ha liten forbokstav:

o avdelingen, ambassaden, bystyret, etaten, folketrygden, komiteen, kommunestyret, rådet, styret

Betegnelser på administrative enheter innenfor statsorganer og andre

institusjoner skal som hovedregel ha liten forbokstav. Denne regelen er

fulgt i håndboken. I praksis viser det seg imidlertid at sentralforvaltningen

og andre statlige organ i all hovedsak ikke følger regelen, men betrakter

betegnelsene på sine organisasjonsenheter som egennavn og skriver dem

med stor forbokstav – Avdeling for kompetanse og ressurser,

Rettsavdelingen, Kulturseksjonen, Språkenheten.

Titler og stillinger skal ha liten forbokstav, også ved underskrifter og på

visittkort:

o statsråd, ambassadør, førstekonsulent, rådgiver

Institusjoner, organisasjoner og lignende med navn som består av

flere ledd, skal ha stor forbokstav i det første leddet i navnet, resten

skal som regel bare ha små bokstaver:

o Statistisk sentralbyrå, Helse- og omsorgsdepartementet, Verdens

helseorganisasjon

Områdebetegnelser der forleddet angir himmelretning eller lignende,

skrives slik:

o Nordvest-Russland, Sør-Italia, Vest-Afrika

Også sammensatte betegnelser av følgende type har stor bokstav i

begge ledd:

o Fastlands-Norge, Helse-Norge, Etterkrigs-Europa

Alle dager, måneder og høytider skrives med liten forbokstav:

o tirsdag, julaften, halloween, desember

Etter kolon skal det være stor bokstav bare når det kommer en

helsetning etter:

o Alle var enige: Ferie er bra.

o Neste punkt på programmet er: kaffe, te og kaker.

40

3. Tall og beløp

Tall til og med tolv skrives som hovedregel med bokstaver i løpende tekst,

men hvis vi ønsker å framheve tallet, kan vi skrive det med siffer. Det

samme kan vi gjøre hvis både store og små tall står i samme setning eller

avsnitt.

Større tall, det vil si tall større enn tolv, skrives med siffer. Tall med fire eller

flere siffer inndeles i grupper på tre fra høyre atskilt av fast mellomrom (Ctrl

+ Shift + mellomromstasten).

Brøktall kan skrives både med bokstaver og siffer. I UD har vi valgt å angi

brøktall opp til tideler med bokstaver: en tredel (ikke 1/3 eller en tredjedel).

Ifølge norske skriveregler kan kroner både forkortes med kr og skrives fullt

ut, og så vel det fullskrevne ordet som forkortelsen kan stå både foran og

etter beløpet. I UD bruker vi forkortelsen kr i tabeller og oversikter og setter

den foran beløpet.

I tilfeller der vi henviser til flere myntenheter i samme setning, kan det være

hensiktsmessig å benytte den internasjonale valutakoden (NOK). Denne skal

vi da sette foran beløpet.

Vær oppmerksom på at det gjelder andre regler for skriving av tall på for

eksempel engelsk (jf. klokkeslett, desimaltall).

Eksempler på bruk av tall og beløp

Barna som ble bortført, var henholdsvis 8, 13 og 15 år gamle.

Kostnader for utviklingsprogrammet: kr 9 250 000.

Stiftelsen har søkt om støtte på 3 200 000 kroner.

Innen tre uker må organisasjonen betale tilbake USD 2 000 eller

NOK 11 930.

I løpet av fire måneder skal den nye skolebygningen i Malawi stå ferdig.

Ambassaden har ni ansatte.

Dere må sende inn rapporten innen 14 dager.

Så mye som en firedel har ikke rapportert om negative følger.

41

4. Telefonnummer

Dette er den offisielle skrivemåten for telefonnummer, fastsatt av Nasjonal

kommunikasjonsmyndighet (tidligere Post- og teletilsynet):

mobilnummer: 901 00 222

fasttelefon: 23 95 00 00

med landkode: + 47 23 95 00 00

femsifret nummer: 04545

800-nummer: 800 80 000

faksnummer: 23 95 00 99

5. Datoer og klokkeslett

Den offisielle norske skrivemåten for datoer har rekkefølgen dag–måned–

år. I UD skriver vi datoer på disse måtene:

04.06.2014

4. juni 2014

Hvis det er selvsagt hvilket år det er snakk om, kan vi sløyfe årstallet. Vi skal

ikke bruke skrivemåten der vi kutter ut 20 i årstallet, slik: 04.06.14. Denne

varianten kan lett skape misforståelser fordi datoer i de fleste andre land

skrives i rekkefølgen år–måned–dag.

Klokkeslett kan også skrives på forskjellige måter. I UD har vi valgt å skrive

klokkeslett med punktum mellom timer og minutter, og med to siffer i

angivelsen av både timer og minutter, på denne måten:

Klokken 08.30

Klokken 14.45

Eksempler på bruk av datoer og klokkeslett

Fristen for å gi tilbakemelding er 01.09.2014 klokken 08.00.

Bussen kjører presis klokken 17.45.

Han har permisjon fra 17.11.2014 til 02.03.2015.

Neste møte blir 12. august klokken 14.00.

42

6. Sammensatte ord og særskrivingsfeil

Når to eller flere ord settes sammen til ett, får vi et sammensatt ord. På

norsk skal sammensatte ord skrives som ett ord, slik: postkontor. En god

huskeregel er at dersom ordet uttales som ett ord, skal det også skrives

som ett ord. Blir det sammensatte ordet svært langt, kan vi sette inn en

bindestrek for å lette lesingen: postgiro-innbetalingskort.

Dette kan virke selvsagt, men særskrivingsfeil er likevel svært vanlige, og det

er fort gjort å gjøre feil når vi skriver. Vi blir også påvirket av blant annet

engelsk, som særskriver disse ordene slik: post office.

Eksempler på feil skrivemåte av

sammensatte ord (særskriving)

Korrekt skrivemåte

Vedtaket om tilskudd er et enkelt

vedtak.

Vedtaket om tilskudd er et

enkeltvedtak.

Norge og mottaker landene har

gjensidig interesse av dette.

Norge og mottakerlandene har

gjensidig interesse av dette.

Gjennom EØS-midlene er Norge

en viktig samarbeids partner for

de mindre velstående landene.

Gjennom EØS-midlene er Norge en

viktig samarbeidspartner for de

mindre velstående landene.

Vær oppmerksom på en del faste, vanlige uttrykk som ofte blir skrevet feil.

Her er rett skrivemåte av noen slike uttrykk:

Korrekt skrivemåte

tvert imot

i dag, i morgen

ifølge (i betydningen i overensstemmelse med)

til stede

til dels

på egen hånd

for øvrig

etter hvert som

43

7. Forkortelser

Vi må være bevisste på bruken av forkortelser og tilpasse den ut fra hvem

som skal lese teksten vår, og hvordan den skal brukes. Selv ganske vanlige

forkortelser kan gjøre en tekst mindre tilgjengelig, særlig dersom vi bruker

flere i samme setning. I løpende tekst bruker vi derfor som regel ikke

forkortelser for norske ord i UD. Vi skriver for eksempel prosent og ikke %

eller pst. Det er imidlertid noen forkortelser som er svært vanlige og

innarbeidede i skriftspråket, og dem kan vi bruke, blant annet ca.

I enkelte sammenhenger, for eksempel i tabeller, figurtekster og oversikter,

kan det være hensiktsmessig å bruke forkortelser. Da er det viktig at vi

skriver forkortelsene riktig. De fleste forkortelsene skal ha punktum, mens

forkortelser for mål, vekt og myntenhet skrives uten punktum.

Forkortelser med punktum Forkortelser uten punktum

blant annet – bl.a. kroner – kr

cirka – ca. centimeter – cm

det vil si – dvs. meter – m

diverse – div. kilometer – km

eller lignende – e.l. (ikke el.l.) minutt – min

eventuelt – ev. sekund – s eller sek

for eksempel – f.eks. gram – g

i henhold til – iht. (ikke ihht.) kilogram – kg

jamfør – jf.

klokken – kl.

med mer – m.m.

måned – md.

og så videre – osv.

på grunn av – pga.

44

Forkortelser som gjelder regjeringens og Stortingets publikasjoner

Lovbehandlingen ble endret fra 1. oktober 2009, og vi fikk nye betegnelser

for Stortingets og regjeringens publikasjoner fra denne datoen. De nye

betegnelsene gjelder bare for publikasjoner etter 1. oktober 2009. De

publikasjonene som er eldre enn dette, beholder sine opprinnelige

betegnelser.

Engelske betegnelser på disse publikasjonene kan en finne via

oversettelsesseksjonens oversikt over nyttige lenker på UDintra.

Gammel betegnelse og

forkortelse

Ny betegnelse og forkortelse

Stortingsproposisjon

St.prp. nr. X (sesjon)

Eksempel: St.prp. nr. 97 (2008–

2009)

Proposisjon til Stortinget

(stortingsvedtak)

Prop. X S (sesjon)

Eksempel: Prop. 114 S (2011–2012)

Odelstingsproposisjon

Ot.prp. nr. X (sesjon)

Eksempel: Ot.prp. nr. 86 (2008–

2009)

Proposisjon til Stortinget

(lovvedtak)

Prop. X L (sesjon)

Eksempel: Prop. 128 L (2013–2014)

(Fantes ikke) Proposisjon til Stortinget

(lovvedtak og stortingsvedtak)

Prop. X LS (sesjon)

Eksempel: Prop. 94 LS (2013–2014)

Stortingsmelding

St.meld. nr. X (sesjon)

Eksempel: St.meld. nr. 25 (2004–

2005)

Melding til Stortinget

Meld. St. X (sesjon)

Eksempel: Meld. St. 19 (2012–2013)

Odelstingsmelding

Ot.meld. nr. X (sesjon)

Eksempel: Ot.meld. nr. 2 (2001–

2002)

Melding til Stortinget

Meld. St. X (sesjon)

45

Innstilling til Stortinget

Innst. S. nr. X (sesjon)

Eksempel: Innst. S. nr. 240 (2005–

2006)

Innstilling til Stortinget

Innst. X S (sesjon)

Eksempel: Innst. 119 S (2013–2014)

Budsjettinnstilling til Stortinget

Budsjett-innst. S. nr. X (sesjon)

Innstilling til Stortinget

Innst. X S (sesjon)

Eksempel: Innst. 11 S (2011–2012)

Innstilling til Odelstinget

Innst. O. nr. X (sesjon)

Eksempel: Innst. O. 75 (2005–2006)

Innstilling til Stortinget

(lovvedtak)

Innst. X L (sesjon)

Eksempel: Innst. 116 L (2013–2014)

Vi bruker små bokstaver i forkortelsen for stortingsmelding og

stortingsproposisjon så lenge det ikke er snakk om én bestemt melding eller

proposisjon, slik: st.meld. og st.prp. Det samme gjelder de nye betegnelsene.

Forkortelser av kongelige titler

H.M. – Hans Majestet (Kongen)

H.M. – Hennes Majestet (Dronningen)

DD.KK.HH. – De Kongelige Høyheter

H.K.H. – Hans Kongelige Høyhet (Kronprinsen)

H.K.H. – Hennes Kongelige Høyhet (Kronprinsessen)

H.K.H. – Hennes Kongelige Høyhet (Prinsessen)

Forkortelsene av de kongelige titlene skal alltid ha store bokstaver. Når vi

skriver kongen, dronningen og så videre, skal det være stor forbokstav når vi

sikter til de kongelige som institusjon, og liten når vi omtaler dem som

personer.

46

Eksempler på bruk av kongelige titler og omtale av de kongelige

Hans Majestet Kongen har vært utenlands siden mandag.

Hans Majestet Kong Harald har vært utenlands siden mandag.

Den dømmende makt forvaltes av Høyesterett, som er uavhengig av

Kongen og Stortinget.

Det var dronningen som åpnet utstillingen.

Bildet er fra da prinsesse Ingrid Alexandra begynte på skolen.

Det er ikke avklart hvor kongen og dronningen skal feriere i år.

Forkortelser av egennavn

I UD bruker vi ofte kortformer eller forkortelser av navn på virksomheter og

ulike begreper, for eksempel EU, OECD. I noen tilfeller er disse forkortelsene

så kjent at det er helt uproblematisk å bruke dem. Andre ganger er

forkortelsene mindre kjent. For at leseren skal skjønne hva vi mener, bør vi

oppgi det fulle navnet eller begrepet første gang vi omtaler det i en tekst.

Da kan vi sette forkortelsen i parentes for å introdusere den for leseren,

som her: Europeisk Patent Attorney (EPA). Neste gang navnet eller begrepet

dukker opp i teksten, kan vi bruke forkortelsen. Den er da kjent for leseren.

Eksempel der forkortelser blir introdusert ved første gangs bruk

Tidligere har ministerier, Community Based Organisations (CBO-er) og

Civil Society Organisations (CSO-er) blitt godkjent som nasjonale

partnere, og dette var også intensjonen da rammeverket for inngåelse av

tekniske avtaler ble godkjent i Tripartite Joint Technical Committee (TJTC).

Det er lett å bli i tvil om en forkortelse skal ha store eller små bokstaver.

Som regel skrives forkortelsene av egennavn med bare store bokstaver.

Ellers er det en grei huskeregel at forkortelser som uttales som vanlige

norske ord, skal skrives med små bokstaver, for eksempel ufo, mens

forkortelser som uttales bokstav for bokstav, skal eller kan skrives med

store bokstaver, for eksempel PC/pc. De initialforkortede egennavnene som

ikke leses bokstav for bokstav, men som vanlige ord, kan ofte skrives på

begge disse måtene: med bare store bokstaver eller med stor forbokstav og

ellers små bokstaver, for eksempel Norad/NORAD.

47

Eksempler på forkortelser av egennavn

FN – De forente nasjoner

ISIL – Den islamske staten i Irak og Levanten

NATO/Nato – North Atlantic Treaty Organization

OECD – Organisation for Economic Co-operation and Development

(Organisasjonen for økonomisk samarbeid og utvikling)

OPEC/Opec – Organization of the Petroleum Exporting Countries

OSSE – Organisasjonen for sikkerhet og samarbeid i Europa

UNESCO/Unesco – United Nations Educational, Scientific and Cultural

Organization (FNs organisasjon for utdanning, vitenskap og kultur)

8. Korrekte punktlister

Punktlister er en god måte å gjøre tekstene mer leservennlige på. Korrekte

punktlister følger disse rettskrivingsreglene:

Hvis punktene ikke er fullstendige setninger, eller hvis punktene er en

direkte videreføring av innledningssetningen, skal de ha liten

forbokstav og ikke punktum til slutt.

Hvis punktene er fullstendige setninger, skal de ha både stor

forbokstav og punktum (eller spørsmålstegn).

Det skal bare være kolon etter innledningsordene dersom det ville

vært kolon der i vanlig, løpende tekst.

Det er dessuten viktig at punktene har samme form (stikkord, ufullstendig

setning, fullstendig setning), og at de innledes konsekvent med samme

ordform, for eksempel et verb i infinitiv eller presens eller et substantiv.

48

Eksempler på gode og korrekte punktlister

Regjeringen har som mål å

stimulere til russisk planlegging av dekommisjonering, med vekt på

erfaringer fra dekommisjoneringsarbeid i andre kjernekraftnasjoner

videreføre samarbeidet om sikkerhetsforbedringer, med vekt på

vedlikehold av tidligere gjennomførte tiltak

videreutvikle det faglige samarbeidet med russiske kjernekraftverk

og nasjonale myndigheter vedrørende sikkerhetssituasjonen ved

kjernekraftverkene

bidra til god sikkerhetskultur ved kjernekraftverkene

bidra til bevisstgjøring rundt alternativer til kjernekraft,

energiøkonomisering og effektivisering av energisektoren i

Nordvest-Russland

Det må stilles krav til etiske retningslinjer for bruk av de bevilgede

midlene av flere grunner:

Ved å stille krav kan en motvirke maktmisbruk og spesielt forhindre

at mennesker i sårbare situasjoner blir utnyttet av personer med

tilknytning til norsk bistand.

På grunnlag av kravene kan departementet sikre nødvendig

oppfølging når maktmisbruk skjer, sørge for rettferdighet for

krenkede og gjenopprette tilliten til organisasjonen.

Kravene gjør det mulig å skape tillit til forvaltningen av norske

bistandsmidler og støtte opp om integriteten og troverdigheten i

bistandsarbeid generelt.

Dere må sende oss

dokumentasjon på avtalen

informasjon om hvor mange uker prosjektet skal foregå

kontaktopplysninger til lokalkontoret i Mali

9. Og eller å?

Slik bruker vi og og å:

Og er et bindeord og brukes dermed for å binde sammen setninger og

ord av samme type og med samme funksjon.

Å er infinitivsmerke og forteller at det som følger etterpå, er et verb i

infinitiv (som i å være eller å bli).

49

Hvis vi er i tvil om det skal være og eller å, kan vi bruke fortidsprøven. Da gjør

vi om alle verbene i setningen til fortid (preteritum). Hvis vi ikke kan gjøre et

av verbene om til fortid, skal dette verbet stå i infinitiv og dermed ha

infinitivsmerke.

Tvilstilfelle: Mange nordmenn forsøker å/og slutte å/og røyke.

Fortidsprøven: Mange nordmenn forsøkte å slutte å røyke.

Fasit: Mange nordmenn forsøker å slutte å røyke.

Legg for øvrig merke til skrivemåten av disse to faste uttrykkene: vel å

merke, så å si.

10. Mellomrom

Det skal være mellomrom mellom et tegn eller en forkortelse (for eksempel

tegnene § og % eller forkortelsen kr) og et etterfølgende siffer.

Eksempler på riktig bruk av mellomrom

Økningen fra fjoråret var på 1,8 %.

Når det gjelder retten til å klage på vedtaket, se forvaltningsloven § 28.

Avgiften er på 350 kr.

I sammenhengende tekst skriver vi vanligvis prosent helt ut og bruker ikke

tegnet (%). I tabeller, skjematiske oppstillinger, figurer, bildetekster og

lignende er det greit å bruke tegnet.

Ved tegnet skråstrek gjelder det spesielle regler:

I regelen skal det ikke være mellomrom mellom skråstreken og

alternativene på hver side: jeg/vi, du/dere, kopi/utskrift.

Men dersom minst ett av alternativene består av to eller flere ord, skal

det være mellomrom på hver side av skråstreken: foreldrene / de

foresatte, vil / vil ikke.

50

11. Bindestrek eller tankestrek?

Tankestreken (–) er lengre enn bindestreken (-). De to har dessuten

forskjellige bruksområder.

Bindestrek

Når to ord har samme for- eller etterledd, bruker vi bindestrek for å vise

hvor leddet skulle ha stått. Bindestreken kan erstatte både etterledd og

forledd. Det skal ikke være mellomrom mellom bindestreken og ordet den

hører til.

Det skal dessuten være bindestrek i forbindelse med forkortelser og siffer

og ved såkalte gruppesammensetninger.

Det skal også være bindestrek når forleddet i et navn bestemmer

etterleddet ved å angi himmelretning og beliggenhet, for eksempel Sør-

Italia. Legg merke til forskjellen på Vest-India (det vil si vest i landet India) og

Vestindia (øygruppe).

Eksempler på bruk av bindestrek

barne- og ungdomstrinnet

postnummer og -adresse

NATO-land

EØS-midlene

IT-løsning

25-årsjubileum

Sør-Afrika

Nord-Korea

Tankestrek

Tankestrek brukes til å markere en tilføyelse eller et innskudd (husk

mellomrom på hver side av tankestreken). Brukt på denne måten kan

tankestreken gjerne byttes ut med komma eller parentes.

Vi bruker også tankestrek mellom ytterpunkter i tid og rom og mellom

andre motpoler (merk: ikke mellomrom før og etter tankestreken i slike

sammenhenger).

51

Eksempler på bruk av tankestrek med mellomrom før og etter

tankestreken

Fra 2010 – da endringen ble gjennomført – har antallet økt med 14

prosent.

Eksempler på bruk av tankestrek uten mellomrom

Den viktigste informasjonen står på side 22–28 i handlingsplanen.

Tildelingen gjelder i hele perioden 2013–2017.

Åpningstidene er 08.00–15.45.

12. Apostrof

En av de vanligste tegnsettingsfeilene i norske tekster i dag er feil bruk av

apostrof. På norsk bruker vi ikke apostrof ved eieform (genitiv). Dette er en

skrivemåte som har sneket seg inn fra engelsk.

Eksempler på feil bruk av

apostrof

Riktig skrivemåte

UD’s kontorer UDs kontorer

Polen’s integrering Polens integrering

På norsk brukes apostrof

når et ord ender på en s-lyd (s, z, x) og skal ha genitivsmarkering

Andreas’ bøker

SAS’ flyruter

i «muntlig» språk for å markere at en bokstav er utelatt

seier’n er vår

på’n igjen

13. Sin-genitiv (garpegenitiv)

Sin-genitiv, eller garpegenitiv, er omskrivinger med sin for å uttrykke

eiendomsforhold. Sin-genitiven er mest vanlig i vestnorske dialekter og på

nynorsk, men på både bokmål og nynorsk bør vi begrense bruken av sin-

genitiv.

52

Eksempler på sin-genitiv Eksempler på bedre

genitivsformer på bokmål

Utenriksdepartementet sine

nettsider

Utenriksdepartementets nettsider

Ambassadøren sin private bolig Ambassadørens private bolig

14. Kolon og semikolon

Semikolon og kolon har forskjellige bruksområder og kan ikke brukes