reuniones efectivas

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www.in2.esV01 Marzo 2011

Reuniones Reuniones efectivasefectivas

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Índice

• Definiciones de reunión

• Tipos de reunión

• Fases de una reunión

• Preparación y convocatoria

• Ejecución

• Cierre y seguimiento

• Conclusiones

• Bibliografía

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Definiciones de reunión

Reunión

“Se entiende por reunión a la agrupación de varias personas en un momento y espacio dados voluntaria o accidentalmente. La reunión de diferentes individuos en un lugar y momento específico puede llevarse a cabo de manera planificada, con un objetivo delimitado y con un tiempo de duración planeado, pero también puede darse de manera espontánea, por razones casuales y sin mayores propósitos.”

“Grupo de dos o más personas que se reúnen con un mismo objetivo para hablar o aclarar algo de interés. Es la forma más rápida de dar y recibir información sobre asuntos que afectan a todos los participantes.”

Reunión efectiva

Una reunión es efectiva cuando se alcanzan los resultados y se llenan las expectativas de los participantes en el menor tiempo posible.

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• Ejecución


• Conclusiones

• Bibliografía

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Tipos de reunión

Las reuniones se clasifican en dos grandes categorías: • REUNIONES INFORMATIVAS

• Objetivo dar un mensaje o idea.• Énfasis centrado en contenido. • El facilitador habla la mayor parte del tiempo con turno de preguntas para el grupo.• Se invita a todos los que necesitan conocer la información.

• REUNIONES PARA TOMA DE DECISIONES • Clasificadas según sus objetivos.• Número de participantes limitado (12 ó menos). • Interacción de todos los participantes. • Énfasis centrado en establecer el ambiente adecuado y fomentar la participación.

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Tipos de reunión

Otros tipos de reunión

• REUNIÓN DE FORMACIÓN: Su finalidad es formar a los miembros del equipo y suministrarles la información que les capacitará para trabajar con mayores conocimientos.

• REUNIÓN CREATIVA: Su propósito es estimular a los miembros a descubrir nuevos métodos o soluciones.

• REUNIÓN DE CONSULTA: El sentido de esta reunión es que quien tiene la responsabilidad de una decisión pide consejo y sugerencia.

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Índice





• Ejecución


• Conclusiones

• Bibliografía

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FASE 1: PREPARACION Y CONVOCATORIA

FASE 2: EJECUCIÓN DE LA REUNIÓN

FASE 3: CIERRE Y SEGUIMIENTO

Fases de una reunión

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Índice




• Preparación y convocatoria ¿Cuándo es necesaria?

¿Cómo se prepara?

Disposición en la sala

Evitar improductividad

• Ejecución


• Conclusiones

• Bibliografía

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Preparación y convocatoria

¿Cuándo es necesaria una reunión?

Para determinar la necesidad de la reunión deberías hacerte las siguientes preguntas:

Se puede ELIMINAR LA REUNIÓN mediante el uso de… • Una llamada o conferencia telefónica. • Carta o correo electrónico. • Tomando la decisión y aceptando responsabilidades. • Consolidarla con otra reunión futura.

Puede ELIMINAR SU ASISTENCIA a la reunión mediante… • Solicitud de la agenda y las actas de la reunión. • Enviando a un representante, o un informe escrito.

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¿Cómo se prepara?

1. Enviar la Convocatoria : debe incluir• Fecha de la reunión.• Hora de inicio y hora de finalización.• Orden del día de la reunión (temas a tratar y reparto de tiempo)• Lugar en que se efectuará la reunión.• ¿Quiénes, además del convocado, participarán?• Documentación a revisar previamente.

2. Conocer el ambiente físico donde se va a realizar.

3. Hacer los preparativos adecuados (tareas de logística, documentación, medios audiovisuales, ubicación del local, etc.)

4. Designación de los lugares y distribución de las localidades.

5. Llegar varios minutos antes de la hora señalada para el inicio.

6. Tener estructurada la reunión y establecer los objetivos y las normas que la van a regir.

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¿Disposición en la sala?

• En U: Las mesas forman una U dejando abierta la parte frontal para el ponente/decisor. Informativas: (Toma de decisiones, Consulta).

• En O. Las mesas adoptan una configuración cerrada de modo que todos los asistentes quedan en el campo de visión del resto. (Toma de decisiones).

• En teatro. Las sillas se disponen en filas orientadas hacia el lugar donde se hará la exposición. (Informativas)

• En escuela. Los asistentes se colocan como en el caso anterior pero todos cuentan con una mesa. (Formación)

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Evitar improductividad

Una reunión no es productiva cuando no se alcanzan los resultados esperados.

Factores y situaciones que provocan improductividad:

1. No enviar agenda o cambiarla sin previo aviso: no hay un objetivo concreto comunicado.

2. Impuntualidad de los asistentes puede derivar en que se desvíe la concentración del resto de asistentes.

3. Colocación de los asistentes: para evitar perder su atención, colocarlos de espaldas a la puerta o paredes de cristal.

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4. No indicar hora de finalización implica desmotivación de los asistentes. Hay que indicarla en la agenda

5. Tareas arrastradas de reunión en reunión.

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• Ejecución ¿Cómo se dirige?

Roles de asistentes y cómo actuar ante sus actitudes


• Conclusiones

• Bibliografía

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Ejecución

¿Cómo se dirige?Introducción de los asistentes y resumen de la agenda y puntos a tratar. A tener en cuenta:

1. Mantener la reunión centrada en el objetivo.

2. Eliminar toda tensión que pueda darse.

3. Tomar notas.

4. Regular participación.

5. Obtener compromisos.

6.Reaccionar ante imprevistos: Si se deriva hacia otro asunto y no deja avanzar, convocar otra reunión para tratar el tema y si es necesario, suspender la actual.

7.Evitar Interrupciones

8. Cerrar la reunión con un resumen de todos los puntos.

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Ejecución

En resumen, dirigir realmente la reunión: ejercer de moderador, ser imparcial, formular preguntas para asegurarse de que se ha comprendido el mensaje…

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Ejecución

Consejos útiles:

1. Mostrar seguridad: no transmitir nerviosismo.

• gestos y posturas• mirar a los ojos

2. Perder el temor a moverse en su espacio.

3. Seguir como si nada si notas enrojecer, tartamudeas o hablas flojo.

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Ejecución

Roles de asistentes y cómo actuar

Docente: Quiere comentar todo y no tiene realmente una pregunta pero tampoco muestra una actitud negativa.

Conducirle hacia algo concreto.

Fanático: interesado por el tema y monopoliza la atención y el tiempo. Apoyar entusiasmo y sugerir hablar con él al término de la reunión.

Cómico: busca divertir y ser el centro de atención. Demostrarle que no es el momento, sin reacción negativa.

Líder: no necesariamente jerárquico, hace preguntas inteligentes, a veces para poner a prueba.

Responder claramente a las preguntas pidiendo confirmación.

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Ejecución

Anti: no escucha y habla en voz alta para distraer al grupo. Asertivamente, preguntarle si tiene algún tema que podamos compartir.

Competidor: quiere que los demás sepan que es experto e interviene cada vez que puede, sobre algo ya dicho.

Confirmar su opinión e intentar posicionar como aliado.

Pasivo: sigue la corriente y no participa activamente en la reunión. hacerle preguntas con frecuencia, pedir su opinión.

Silencioso: no participa, sólo escucha. hacerle preguntas dirigidas, felicitarlo por participar.

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Tabla de contenido





• Ejecución


• Conclusiones

• Bibliografía

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Cierre y seguimiento

El coordinador de una reunión tiene que conseguir que la sesión de trabajo no acabe sin:

• Haberse fijado con toda claridad los acuerdos y decisiones.

• Ser clarificadas las tareas y actividades que harán posible la puesta en práctica de los acuerdos y decisiones tomadas.

• Ser designadas las personas responsables del seguimiento y ejecución de cada tarea o actividad.

• Ser asignados los recursos para cada tarea o actividad.

• Una cronoprogramación de tareas y actividades.

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Cierre y seguimiento

Hay que realizar una serie de actuaciones que permitan comprobar la consecución de los objetivos, la realización de tareas y actividades y la introducción de posibles modificaciones:

• Enviar el acta a los asistentes.

• El acta se debe aprobar por todos los implicados.

• Seguimiento de compromisos adquiridos.

• Brindar acompañamiento a quien lo necesite.

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Tabla de contenido





• Ejecución


• Conclusiones

• Bibliografía

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Conclusiones

Las reuniones tienen 3 etapas : un antes, un durante y un después : todas tienen su importancia

Cada etapa tiene sus objetivos a realizar, como destacados:

• En la preparación : enviar orden del día, hacer la convocatoria con la gente necesaria, envío de documentación necesaria

• En la ejecución: que la reunión se desenvuelva para cubrir las expectativas de sus objetivos en el menor tiempo posible.

• En el cierre y seguimiento: que las acciones a realizar una vez ejecutada la reunión se lleven a cabo.

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Tabla de contenido





• Ejecución


• Conclusiones

• Bibliografía

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Bibliografía

• Rojas R, Demóstenes. "Técnicas de comunicación ejecutiva". McGraw-Hill. 1995

• Anderson, Carol. “Organizar Reuniones Efectivas”. Prentice Hall. 2002

• http://www.presionblogosferica.com/2007/04/21/reuniones-efectivas/. Ángel Medinilla

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Gracias

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