Return‐on‐Investment (ROI)‐Analyse  

1. Übersicht über den finanziellen Nutzen einer Elektronischen Patientenakte (EPA)

 Nutzen von computerbasierten Patientenakten für Augenkliniken 

Die  EPA  trägt  in  großem Maße  zu  einer Reduzierung der  klinikinternen Archivierung und  Erstellung  der  Krankenakten  bei.  Mithilfe  einiger  Systeme  wird  eine  grafisch dargestellte,  automatische  Analyse  der  Sehschärfe  und  des  Augeninnendrucks durchgeführt,  die  die  Entscheidungsfindung  des  Arztes  beschleunigt  und  verbessert. Desweiteren  wird  der  Patientendurchsatz  durch  automatisierte  Geräteschnittstellen und schnelle Dateneingabeverfahren, wie zum Beispiel Vorlagen für die Erfassung von Arbeitsabläufen, gesteigert. Die Datenübermittlung erfolgt nur noch fast ausschließlich per  Computer  und  nicht  mehr  durch  Klinikmitarbeiter.  Durch  die  EPA  werden Übertragungsfehler  reduziert  und  Fehler  bei  der  Verschreibung  von Medikamenten oder  sogar  falsche  Entscheidungen  bei  der  Behandlung  können  vermieden werden. Selbst  die  traditionelle  Arzt‐Schreibkraft‐Beziehung  wird  durch  die  gründlichere computergesteuerte  Abschrift  der  diktierten  Befunde  verbessert.  Die  herkömmliche ophthalmologische  Fotografie wird  durch  sofort  verfügbare,  digitalisierte  Bilder  von Netzhautkameras  oder  videotauglichen  Spaltlampen  ersetzt. Dies wiederum  führt  zu Zeit‐  und  Geldeinsparungen.  Wenn  das  hochentwickelte  EPA‐System  in  Co‐Management‐Netzwerken  eingesetzt  wird,  können  zum  einen  Informationen  über einen  „elektronischen  Briefkasten“  ausgetauscht  und  zum  anderen  Video‐Telefonkonferenzen  in Echtzeit durchgeführt werden einschließlich der Abbildung von OCT‐Dateien, Gesichtsfeldern und Fundus‐Bildern. 

Professionelle  EPA‐Systeme  (wie  die  ifa‐Software)  sind  so  “benutzerfreundlich”,  dass die EDV‐Laien unter den Benutzern die medizinischen Einträge schnell und strukturiert erfassen können. Zudem wird der Zeit‐ und Kostenaufwand für manuell erstellte Briefe an  Kollegen  und  andere  benötigte  Korrespondenz  durch  einfache  Funktionen  der Datenzusammenführung  mit  teilweise  vorformulierten  Briefen  eliminiert.  Aufgrund ihrer  Benutzerfreundlichkeit  und  der  umfassenden  Datensammlung,  stellt  die 

     

 

  

 

computerbasierte  Patientenakte  im  Falle  eines  Rechtsstreits  eine  rechtssichere Grundlage dar.  Übergang zur computerbasierten Patientenakte 

Jeder, der die Einführung computerbasierter Patientenakten  in Erwägung zieht, sollte wissen,  dass  die  Einführung  mit  dem  richtigen  Produkt  und  der  professionellen Unterstützung eines erfahrenen Teams mühelos durchgeführt werden kann. Allerdings führt die Umstrukturierung auch einige unvorhergesehene Neuerungen mit  sich, wie z. B die Organisation der Änderungen  im Klinikablauf, Gespräche mit Mitarbeitern, die das neue System nicht annehmen wollen, Zeitplan  für umfassende Schulungen sowie Einplanung eines gewissen  Zeitraums,  in dem  sowohl der Papierbetrieb  als  auch das papierlose System gleichzeitig verwendet werden.  

Solange  Datensicherungsprogramme  zur  Erstellung  von  Softwarekopien  der Patientenbesuche durchgeführt werden, sollte nicht noch mehr als das bereits  in der Augenklinik vorhandene Papier erzeugt werden. 

In  den  meisten  Augenkliniken  wird  zwar  bereits  ein  KIS‐System  (Krankenhaus Informations‐System)  angewandt,  allerdings  muss  noch  die  vom  EPA‐System angebotene  Funktion  zur  Erstellung  der  Krankenblätter  hinzugefügt  werden.  Beide Systeme  werden  standardmäßig  in  einer  Augenklinik  nebeneinander  über  eine Schnittstelle angewandt. Normalerweise sollte eine einzelne Schnittstelle basierend auf Standardvorgaben  wie  HL7,  DICOM  oder  auf  den  IHE‐EyeCare‐Konzepten  (siehe Glossar) entwickelt werden. Abhängig von den Anforderungen der Augenklinik, können zusätzliche  Informationen  basierend  auf  einzelnen  Softwaretechniken  von  den Systemen gemeinsam benutzt werden.  Produktivität der Augenklinik 

Ein  leichter  Rückgang  (ca.  5‐10  Prozent)  der  Produktivität  einer  Augenklinik  auf Untersuchungsebene  zwei  bis  drei Monate  nach  der  Installation  der  Elektronischen Patientenakte  (EPA) kann als normal angesehen werden. Dies  ist auf den Lernprozess des  Fachpersonals  sowie  der  Ärzte  für  die  neue  Datenerfassungsmethode zurückzuführen.  In  der  Regel  übersteigen  die  Produktivitätsniveaus  der  Ärzte  und Mitarbeiter die Niveaus des papierbasierten Systems zwischen dem dritten und vierten 

     

 

  

 

Monat  nach  Einführung.  Die  Zeitersparnis  durch  die  Automatisierung  von Arbeitsabläufen,    Integration  der  Geräte,  Aufnahme  der  Krankengeschichte,  das Schreiben  der  Korrespondenz  sowie  die  Aufzeichnung  der  Untersuchungsergebnisse führt normalerweise zu einer  Produktivitätssteigerung von insgesamt 15 ‐ 20 Prozent. In  sechs  bis  neun  Monaten  kann  die  Produktivität  gegenüber  papierbasierten Aufzeichnungen  um  insgesamt  35  ‐  40  Prozent  steigen.  Dies  ist  auf  die  verringerte Abhängigkeit von papierbasierten Aufzeichnungen zurückzuführen, verbunden mit dem Nutzen der digitalisierten Bildgebungsverfahren, der schnelleren Behandlungsplanung, der  automatischen  Generierung  von  Formbriefen  sowie  den  Schwierigkeiten  in Verbindung mit Übertragungsfehlern. 

 

**Tatsächliche Ergebnisse können variieren und hängen von der Fähigkeit der Augenklinikmitarbeiter ab, das System zu erlernen und zu übernehmen. 

 

 

     

 

  

 

Auswirkungen computerbasierter Krankenblätter auf die Produktivität   

Funktion  Geschätzte Erhöhung der Produktivität (schnellere Dateneingabe bzw. ‐abfrage oder Entscheidungsfindung) 

Patientenregistrierung  0%Zugriff auf Daten zur Verlaufskontrolle (Visus, IOP) 

100% (2,5‐5 Minuten im Vergleich zu sofortig)

Voruntersuchung (Lensmeter, Autorefraktometer, Tonometrie, Perimetrie, OCT, HRT usw.) 

10%‐15% ‐ Abhängig vom Gebrauch der Diagnosegeräte und der automatisierten Phoropter, die mit Werten von Autorefraktometern voreingestellt sind usw. 

Eingabe von Untersuchungsdaten in den Patientenbericht 

25‐50% ‐ dies hängt von der bisherigen Methode und der geplanten computergesteuerten Methode ab (Vorlagen zum Arbeitsablauf) 

Patientenschulung  0‐50% ‐ hängt von der bisherigen Methode ab. Der Gebrauch von Computergrafiken und digitalisierte Bildern hilft hier außerordentlich. 

Entscheidungsfindung des Arztes  

0‐50% ‐ hängt von den Methoden der Augenklinik ab. Am Computer erzeugte Trenddiagramme der Sehschärfe, IOPs, Gesichtsfelder usw. beschleunigen die Auswertung. Unmittelbar zugestellte digitalisierte Bilder erleichtern zudem die Entscheidungsfindung. 

Diktate & Briefe  mindestens 50% ‐ vorgeschriebene Standardbriefe, die klinikspezifisch erstellt werden unter automatischer Eingabe von speziellen Patienten‐, Mitarbeiter‐ und Untersuchungsdaten, können auf Wunsch erzeugt werden. 

Statistische Untersuchungen und Abfragen, Ergebnisse, Kosten pro Patient 

Diese Funktionalität ist nur unter Verwendung computergesteuerter Elektronischer Patientenakten (EPA) verfügbar. Der Versuch, diese Daten manuell zu erfassen, wäre nicht realistisch. 

Datentransfer zwischen Arzt und Mitarbeitern 

50% ‐ internes Nachrichtensystem (Messenger), von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz, durch diese 

     

 

  

 

Kommunikationsart entfallen Notizen und Wegedurch die Augenklinik 

Kodierung (Diagnose, Abrechnung) 

Eine Verbesserung der Arbeitsleistung hängt hier von der Erfahrung und den Fähigkeiten des Personals ab. Die ifa‐Software bietet eine Übertragungsmöglichkeit der Abrechnungscodes in das KIS‐System. Ebenfalls kann eine Privatabrechnung für die Abrechnungscodes durchgeführt werden. 

 

   

     

 

  

 

Erforderliche Ausstattung und Einsatzbereiche 

Aufgrund  der  Tatsache,  dass  die  erforderlichen  Daten  für  eine  vollständige Elektronische  Patientenakte  an  vielen  Stellen  in  der  Augenklinik  gesammelt werden und  zugänglich  sein  sollten,  wird  eine  Art  „Computernetzwerk”  benötigt.  Dies bedeutet,  dass  an  der  Stelle,  an  der  Daten  gesammelt  oder  überprüft werden,  ein „Arbeitsplatzrechner“ vorhanden sein sollte. 

In  einem  voll  funktionstüchtigen  Netzwerk,  in  dem  computerbasierte  Elektronische Patientenakten verwendet werden, sind Arbeitsplatzrechner an der Rezeption,  in den Räume  für  die  Voruntersuchung,  den  OCT‐  und  HRT‐Räumen,  Räumen  für  die Untersuchung  des  Gesichtsfeldes,  Fotografieräumen,  Laserräumen,  Untersuchungs‐räumen,  OP‐Räumen,  auf  dem  Schreibtisch  des  Arztes  und  in  den Verwaltungsbereichen vorhanden. 

Der Netzwerktyp hängt von der erforderlichen Dateneingabe und  ‐ausgabe ab  (siehe Hardware‐Anforderungen).  

Zugriffsberechtigte Personen und Funktionsweisen 

Jeder  in  der  Augenklinik,  ob  Techniker,  Verwaltungsangestellte,  Sekretärinnen  oder Ärzte, kann Daten mit geringem Schulungsaufwand zum System hinzufügen. Dies wird heutzutage  durch  einige  hochentwickelte  Software‐Programme  zur  Erstellung  von Elektronischen  Patientenakten  ermöglicht.  Das  bedeutet,  dass  bei  einer  gut durchdachten  Anschaffung  von  Software,  die  eine  Vielzahl  von Datenerfassungsmethoden beinhaltet, völlig auf die Kommunikation zwischen Arzt und Schreibkraft  bzw.  zwischen  Arzt  und  Helferin  hinsichtlich  der  Berichterfassung verzichtet werden kann ‐ es sei denn, es wird ausdrücklich gewünscht.  

Während der Einführungsphase werden für die wichtigsten Prozesse Vorlagen für den Arbeitsablauf („SmartScreens”) entwickelt. Dazu werden Vorschläge bzw. Beispiele für die  Vorlagen  aller  Fachgebiete  angeboten  wie  zum  Beispiel  für  Retina‐,  Glaukom‐, Katarakt‐ und Refraktivchirurgie, Orthoptik usw.  

Die Produktivität der Datenerfassung hängt von der jeweiligen Anpassungsfähigkeit der bestehenden klinischen Pfade ab (intensive Analyse der Benutzerbedingungen). 

     

 

  

 

2. ROI‐Kalkulation  

Produktivitätsanalyse & Arbeitsblatt 

Terminverwaltung  1. Wie viele Patientenbesuche oder Termine pro Tag?  durchschnittl.

(5 Minuten, um einen Termin zu ermitteln, zu überbringen, aufzurufen und neu abzulegen) 

x   5 min.

(Gesamtsumme von Personalminuten, die durch das EPA‐System eingespart werden kann) 

=            min.

(Wandeln Sie Min. in Std. um  X  Anzahl von Tagen, die die Praxis pro Monat geöffnet hat) (Gesamtsumme von Personalstunden, die durch das EPA‐System eingespart werden kann) 

=               Std.

(Zur Berechnung der möglichen Einsparungen, multiplizieren Sie den durchschnittlichen Stundenlohn einer Klinik mit der Gesamtanzahl von Stunden) 

 €          Monat 

 Diktate & Korrekturen  2. Wie viele Briefe diktiert der Arzt pro Tag?  durchschnittl.

(Durchschnitt pro Krankenakte: 3 Min.)  x 3 min.(Gesamtsumme der „Arzt“‐Minuten, die durch die EPA eingespart werden kann) 

=            min.

(Wandeln Sie Minuten in Stunden um) (Multiplizieren Sie die Anzahl der Std. mit der Anzahl der Tage pro Woche, an denen der Arzt Patienten empfängt) 

=               Std.

(Multiplizieren Sie die Anzahl von Stunden mit Euro zur Berechnung der möglichen Einsparungen) 

           

(Euro x pro Stunde = Euro Gehalt / x verfügbare Stunden)  €          Monat Abschrift  3. Wie viele Briefe werden pro Woche abgeschrieben?  durchschnittl.

(Durchschnitt Euro X pro Brief zur Abschrift)  x  € X(Multiplizieren Sie die Anzahl von Briefen um x Euro zur Berechnung der die EPA erhaltenen Einsparungen) 

€          Monat

 

     

 

  

 

Papierlose Perimetrie  

4. Wie viele Gesichtsfelduntersuchungen werden pro Monat durchgeführt und gedruckt? 

durchschnittl.

(Gesamtzeit, um jedes Untersuchungsergebnis zu bearbeiten und auszudrucken) 

x 6 min.

(Gesamtzeit, die beim Perimetrievorgang durch das EPA‐System eingespart wurde) 

=            min.

(Teilen Sie die obige Anzahl durch 40 Min. Durchschnittszeit Gesichtsfeld pro Patient) (Gesamtanzahl der zusätzlichen Gesichtsfelder pro Woche)  # Gesichtsfelder

(Zusätzliche Gesichtsfelder, die pro Woche durchgeführt werden X Euro pro Gesichtsfeld) 

€          Monat

 

Produktivitätsarbeitsblatt & Analyse  

Digitalfotografie  

5. Wie viele Bilder werden pro Woche aufgenommen und entwickelt? 

durchschnittl.

(berücksichtigen Sie Fundus‐Kameras, B‐Scan, Spaltlampenkamera) (Durchschnittl. Materialaufwand und Kosten pro Bild betragen 1,50 Euro) 

x € 1,50

(Gesamteinsparungen pro Monat durch digitale Bilder in der EPA)  €          Monat 

Zusätzliche Patienten  

Geringere Verweildauer & schnelle Datenerfassung 

6. Verwendet man in Ihrer Praxis automatisierte LM ‐ AR ‐ NCT – Keratometer? 

Ja

(Verweildauer der Patienten kann mithilfe dieser automatisierten Geräte, die direkt mit der EPA verbunden sind, um 15% reduziert werden) (Durchschnittl. Zeit für die Voruntersuchung pro Patient)  7‐9 min.(Durchschnittl. Zeit , die mithilfe der EPA pro Patient eingespart werden kann) 

1‐1,4 min.

(Multiplizieren Sie die Anzahl der Patienten pro Tag X mit der durchschnittl. Zeitersparnis) (Gesamtzeitersparnis bei der Voruntersuchung mit der EPA ) =            min.

 

     

 

  

 

 7. Eine schnelle Datenerfassung der Krankenblätter kann die 

Dokumentierungszeit um bis zu 40% reduzieren. Dies führt zu einer Zeitersparnis für den Arzt oder die Helferin (Schwester).  (Durchschnittl. Zeit für die vollständige Erfassung eines Berichts)  2 ‐ 3 min.(Multiplizieren Sie die durchschnittl. Zeit mit 40% Ersparnis durch die EPA) 

0,8 – 1,2 min.

(Multiplizieren Sie die Zahl der empfangenen Patienten mit der durchschnittl. Zeitersparnis) (Gesamte Zeitersparnis bei der Dokumentierung der Untersuchung mit der EPA) 

=            min.

 8. Gestiegener Patientendurchlauf, Auswirkungen von Punkt 6 in 

Kombination mit Punkt 7.  (Gesamtzeitersparnis in den Voruntersuchungsbereichen von Punkt 6) 

=   min.

(Gesamtzeitersparnis bei der Dokumentierung unter Punkt 7)  +   min.

(Gesamtzeitersparnis)  =   min.

(Teilen Sie “Gesamtzeitersparnis” durch 15 Min. durchschnittl. Zeitaufwand pro Untersuchung) (Gesamtanzahl der neuen Patienten, die pro Tag dank der EPA untersucht werden können) 

=   #Pat.

(Multiplizieren Sie die Anzahl der neuen Patienten mit den durschnittl. Gebühren pro Untersuchung) (Gesamtsumme der zusätzl. Erträge mit mehr Produktivität pro Tag) 

 =   €   

(Multiplizieren Sie den zusätzlichen Euro‐Betrag für die neuen Patienten mit der Anzahl der Tage pro Monat) 

€   Monat

    

     

 

  

 

 

 

   

Kostenstruktur  1. Erwartete Investitionskosten  €   2. Monatliche Durchschnittskosten für Laufzeitlizenzen und 

Support €   

** (Berechnen Sie 1,5% der Software‐Kosten pro Monat für den Support) 

   

     Voraussichtliche Ersparnisse durch die Produktivitätsanalyse     

⋅ Terminverwaltung  €   ⋅ Diktat und Korrekturen  €   ⋅ Abschrift  €   ⋅ Zusätzliche Sehfelder  €   ⋅ Digitale Fotografie  €   ⋅ Gestiegene Anzahl an Patienten  €   ⋅ Andere Bereiche  €   

     Gesamtersparnis pro Monat  €   Gesamtsumme Monate Euro X Anzahl 12 Monate pro Jahr  €   Gesamtersparnis pro Jahr  €   Monate der Amortisation der Investition     

     

 

  

 

3. Anwenderbericht über die Kapitalerträge der EPA   Vorteile computerbasierter Krankenblätter 

Von James Bolling, M.D. Jacksonville, Florida, USA 

Artikel veröffentlicht in der Zeitschrift „Ophthalmology Management“ im September 1997 

Vor drei Jahren entschied die Leitung unseres 200 Ärzte umfassenden Klinikums, eine Elektronische Patientenakte (EPA) einzuführen. Für 24 Millionen Dollar stellten wir eine stabile  Stromversorgung  her,  installierten  1.200 Arbeitsplätze  und  ein  faseroptisches Kabelnetz. Wir kauften Software von fünf verschiedenen Anbietern. Außerdem stellten wir  zusätzliche  Mitarbeiter  für  die  Informationssysteme  ein  und  vergaben  einige technische Arbeiten nach außen. Ob  sich das gelohnt hat? Die Antwort  von unseren Mitarbeitern und unserer Verwaltung  lautet einstimmig „Ja!“. Was nun  folgt  sind die Gründe aus einer Perspektive, die Sie und Ihre Mitarbeiter eventuell begrüßen werden.  

Geringere Kosten 

Warum  sollte  man  sich  die  Mühe  machen  und  eine  elektronische  Patientenakte anschaffen?  Weil  wir  uns  inmitten  einer  Technologierevolution  befinden!  Die Lohnkosten steigen stetig an, die Kosten für Technologie fallen  jedoch. Wenn Sie zum Beispiel zum Lebensmittelgeschäft gehen, registriert der Verkäufer Ihre Waren mithilfe eines  Laserlesegerätes. An  vielen Tankstellen können Sie direkt an der Zapfsäule per Kreditkarte  zahlen, ohne mit  jemandem ein Wort  zu wechseln. Unternehmen haben diese  Neuerungen  übernommen,  um  Geld  zu  sparen.  Der  Computer  verrichtet  die Arbeit,  die  zuvor  von  einem  Menschen  erledigt  wurde.  Was  hat  das  mit Augenheilkunde  zu  tun?  Die  Medizin  wird,  wie  jedes  Unternehmen, wettbewerbsfähiger  und  von  uns werden mehr  Leistungsfähigkeit  und  Produktivität gefordert.  Mit  der  derzeitigen  Technologie  können  Computer  zwar  keine  Ärzte  ersetzen,  aber  sie  können  die Büroarbeit  ersetzen,  auf  die wir  angewiesen  sind,  um unsere Patientenakten übertragen und pflegen  zu können. Zum Beispiel dauert es  in einer durchschnittlichen Praxis fünf Minuten, um einen Termin aufzurufen, diesen  für den Arzt zu bearbeiten und dann erneut abzulegen. Wenn nun 12 Patienten pro Stunde in die Praxis kommen, wird das Archivieren von Terminen zur Vollzeitbeschäftigung für 

     

 

  

 

eine einzelne Person. In unserer Praxis haben wir eine Vollzeitstelle gestrichen, die für den  Postversand  und  ‐empfang  zuständig  war,  sowie  für  das  Etikettieren  und Archivieren von Farbdias und für die Floureszenzangiografie. Diese ersetzten wir durch ein  digitales  Abbildungssystem.  All  unsere  Abbildungen  werden    nun  in  einem Computernetzwerk gelagert, das sich auf alle Untersuchungsräume erstreckt. Anhand dieses  Systems  kann  man  die  Abbildungen  jederzeit  von  jedem  Arbeitsplatz  aus überprüfen. Wie viel mit einer elektronischen Patientenakte eingespart werden kann, hängt davon ab, wie teuer es für Sie ist, diese Daten momentan zu protokollieren. 

Wie man mit dem Computer bei Diagnosen sparen kann Papierlose Perimetrie   Wie viele Gesichtsfelder werden pro Woche durchgeführt und gedruckt? 

Durchschnittl. 35 

Gesamtzeit, um ein Untersuchungsergebnis aufzubereiten und auszudrucken 

X 6 min. 

Gesamtzeitersparnis durch einen Computer  = 210 min. Teilen Sie durch 40 Min., die Durchschnittszeit für ein Gesichtsfeld pro Patient 

÷ 40 min. 

Gesamtanzahl der zusätzlichen Gesichtsfelder pro Woche  = 5 Gesichtsfelder 

Zusätzliche Gesichtsfelder, die pro Woche durchgeführt werden  = $35/Gesichtsfeld

Eventuelle Ersparnis  = $175    Digitale Fotografie   Wie viele Fotos werden pro Woche geschossen und entwickelt? (beziehen Sie Fundus‐Kameras, B‐Scan, Spaltlampenkameras mit ein) 

Durchschnittl. 30 

Durchschnittl. Materialkosten und Aufwand pro Bild betragen 1,25 Dollar 

X $1.25 

Eventuelle wöchentliche Ersparnis  = $37.50  

 

 

 

     

 

  

 

Verbesserte Dokumentation 

Da der Druck  auf  eine  viel  beschäftigte Praxis  steigt,  finden  es  viele  von  uns  immer schwieriger,  jedes Detail einer Augenuntersuchung aufzuschreiben. Viele Ärzte  lassen vor allem negative Befunde ganz weg, da die positiven Befunde unsere Behandlungen bestimmen.  Diese schlechten Angewohnheiten vermindern die Qualität und können zu einem  erhöhten Haftungsrisiko  bei  Kunstfehlern  führen.  So  kann  z.  B.  die  Tatsache, dass ein Patient  leugnet Kopfschmerzen  zu haben, entscheidend  sein, wenn er einen Schlaganfall  nach  Verlassen  unserer  Praxis  erleidet.  Die  Leserlichkeit  stellt  einen weiteren entscheidenden Aspekt bei der Dokumentierung dar. Wie wir alle wissen,  ist die Kontinuität der Betreuung nicht mehr das, was sie einmal war. Heutzutage ist z. B. das  Lesen  von  Patientenakten    überweisender  Ärzte  weit  verbreitet.  Durch  das Diktieren der Notizen  kann die  Leserlichkeit  z. B.  verbessert werde. Auf diese Weise können  Sie eine Menge  Informationen  schnell und  leserlich übermitteln.  Sie  können diesen  Prozess  noch  optimieren,  in  dem  Sie  ein  vorbelegtes Word‐Dokument,  eine sogenannte Dokumentenvorlage, erstellen.  Falls die  komplette Untersuchung normal ist,  können  Sie  „Normale  Untersuchung,  pro  Dokumentenvorlage”  diktieren  und  so durch  die  Verwendung  von  voreingestellten  Textblöcken  ‐  genannt  „Makros“  ‐  Zeit sparen.  Jedoch  entstehen  beim  Diktieren  erhebliche  Probleme.  Als  erstes  ist  es schwierig, eine fehlerfreie diktierte ärztliche Notiz zu gewährleisten. Zweitens können diktierte  Zahlen  sehr  schwierig  sein.  Zum  Beispiel  kann  bei  einem  Diktat  so  etwas Einfaches, wie die Eingabe eines Brillen‐Rezepts, zum Albtraum werden. Zuerst liest die Helferin die Linsen mit einem Lensmeter und schreibt das Rezept auf ein Stück Papier, danach  lesen Sie das Rezept vor, während ein Tonbandgerät  läuft, nehmen es  in ein digitales Erfassungssystem  auf und  schließlich hört  sich die  Schreibkraft  Ihre Notizen mit  der  Vielzahl  von  Zahlen  an.  Eine  Aufgabe,  die  bislang  eine  Person  in  Anspruch nahm, müssen  nun  drei  Personen  absolvieren.  In  unserer  Praxis  haben wird  dieses Problem  gelöst,  in  dem  wir  einen  teilweise  automatisierten  Lensmeter  mit  einem Computerprogramm  gekoppelt  haben.  Dies  ermöglicht  es  einem  Mitarbeiter, Messungen des Lensmeters direkt in die Patientenakte einzutragen, ohne irgendetwas aufzuschreiben. 

 

 

     

 

  

 

Mehr Leistungsfähigkeit 

Elektronische Krankenblätter haben meine Leistungsfähigkeit zweifellos erhöht. Ob sie Ihre  Leistungsfähigkeit  erhöhen  werden  oder  nicht,  wird  davon  abhängen,  welche Arbeit Sie momentan verrichten. Lassen Sie uns ein paar Beispiele betrachten. Wie Sie wissen,  müssen  Sie  das  Ausstellen  eines  Rezeptes  protokollieren,  sowohl  in  Ihren Aufzeichnungen als auch auf  Ihrem Rezeptblock. Falls Sie die Daten  in elektronischer Form  vorliegend  haben,  wird  es  Ihnen  anhand  vieler  Software‐Programme möglich sein, das Rezept ganz einfach aus diesen Daten heraus, die sich in den Aufzeichnungen befinden, zu drucken. Sollten Sie viel Zeit darauf verwenden, Patientenakten zu suchen oder geordnete Daten darin zu finden, werden Sie bemerken, dass das Speichern dieser Aufzeichnungen  in  einer  elektronischen  Patientenakte  zu  einer  erheblichen Zeitersparnis  führt.    Stellen  Sie  sich  Folgendes  vor:  Wenn  in  Ihrer  Praxis  viele Patientenanrufe  entgegengenommen  werden,  werden  Sie  die  entsprechenden Patientenakten  direkt  zur  Hand  haben.  Darüber  hinaus  können  Sie mit  Hilfe  einer Textverarbeitungsfunktion  in  der  elektronischen  Patientenakte  Briefe  erstellen  und dadurch Zeit sparen. Sind die Daten  in Ihrer Patientenakte  in einem Datenbankformat vorhanden, können die benötigten Felder  in eine Textvorlage eingefügt werden, diese werden automatisch mit den entsprechenden Daten gefüllt, so dass  der Brief dann an den überweisenden Arzt  gesendet werden  kann. Auch die Kommunikation mit  Ihren Mitarbeitern  kann  vereinfacht  werden:  Gehört  z.  B.  Frau  Schmidt  zu  Ihrem Patientenstamm und Sie möchten, dass die Sekretärin die Patientin anruft, um einen Operationstermin  zu  vereinbaren,  können  Sie  diese  Anfrage  von  Ihrem Arbeitsplatzrechner  aus  machen,  ohne  das  Telefon  zu  benutzen  oder  das  Büro  zu verlassen. 

 

 

 

 

 

 

     

 

  

 

Wie man mit dem Computer auf Verwaltungsebene Einsparungen erzielen kann Terminverwaltung   Wie viele Patientenbesuche oder Termine pro Tag?  Durchschnittl. 

50 (5  Minuten,  um  einen  Termin  zu  ermitteln,  zu  überbringen, aufzurufen und neu abzulegen) 

x 5 min. 

(Gesamtsumme  von  Personalminuten,  die  durch  das  EPA‐System eingespart werden kann) 

= 250 min. 

X Anzahl der Tage, an denen die Praxis pro Woche geöffnet ist (5) x 5 Gesamtsumme  von  Personalstunden,  die  durch  das  EPA‐System eingespart werden kann 

= 21 Std. 

x Durchschnittsstundenlohn von $17.50 x $17,50 Eventuelle wöchentliche Ersparnisse  = 367,50    Diktate und Korrekturen   Wie viele Briefe diktiert der Arzt pro Tag? Durchschnittl. 

15 (Durchschnitt pro Krankenakte: 3 Min.)  x 3 min. Gesamtsumme  der  „Arzt“‐Minuten,  die  durch  die  EPA  eingespart werden kann 

= 45 min. 

x Anzahl der Tage, an denen der Arzt pro Woche Patienten empfängt (4) 

x 4 Tage 

Gesamtsumme der Stunden, die eingespart werden können  = 3 Std. x Stundenlohn des Arztes  ($93.00/Std. = $200K Gehalt) 

x $93,00 

Eventuelle wöchentliche Ersparnisse = $279    Abschrift   Wie viele Briefe werden pro Woche abgeschrieben?  Durchschnittl. 

40 (nationaler Durchschnitt liegt bei $4,00 pro Brief)  x $4,00 Eventuelle wöchentliche Ersparnisse = $160,00  

Wie man mit dem Computer die Leistungsfähigkeit erhöht Automatisierte Geräte   Durchschnittszeit  pro  Patient,  um  die  Voruntersuchung durchzuführen 

7‐9 min. 

     

 

  

 

Durchschnittszeit  pro  Patient,  die mit  dem  Computer  eingespart werden kann 

1‐1,4 min. 

x Anzahl der Patienten pro Tag (50) x 50 Gesamtzeit, die bei der Voruntersuchung eingespart werden kann  = 70 min.    Dokumentation und Datenerfassung   Durchschnittszeit, um einen Bericht zu dokumentieren  2‐3 min. x 40% Ersparnis mit dem Computer x 40% Durchschnittszeitersparnis mit dem Computer  = 0,8‐1,2 min.  x Anzahl der Patienten pro Tag (50)  x 50 Gesamtzeitersparnis  bei  der  Untersuchung  mit  digitaler Dokumentation 

= 60 min.  

   Patientendurchlauf   Gesamtzeitersparnis bei der Voruntersuchung 70 min. Gesamtzeitersparnis bei der Dokumentation  + 60 min. Gesamtzeitersparnis  = 130 min. Teilen Sie das durch 15 Min. (Durchschnittszeit pro Untersuchung)  ÷ 15 min. Gesamtanzahl  der  neuen  Patienten,  die  mithilfe  des  Computers untersucht werden können 

= 8 

x $30.00 Durchschnittskosten pro Untersuchung  x 30 Gesamtsumme  der  zusätzlichen  Einnahmen  durch  mehr Leistungsfähigkeit pro Tag 

= $240 

x Tage, an denen die Praxis pro Woche geöffnet ist (5)  x 5 Gesamtsumme der zusätzlichen wöchentlichen Einnahmen = $1.200   

In die Tat umsetzen 

Der  Vorgang  des  Errichtens  von  elektronischen  Krankenblättern  in  Ihrer  Praxis  kann kurzfristig mühsam  sein,  aber  langfristig  Gewinn  bringen.  So  kann  zum  Beispiel  die Wahl der richtigen Hardware und Software abschreckend und teuer sein. Was in einer Praxis gut läuft, muss nicht zwangsläufig in jeder Praxis zum Erfolg führen. Die Produkte müssen den derzeitigen Anforderungen Ihrer Praxis entsprechend angeschafft werden. Das Muster  „Arbeitsblatt  zur  Analyse  der  Leistungsfähigkeit”  kann  Ihnen  eine  Idee davon  vermitteln, wie  viel  Zeit und Geld  Sie  in  Ihrer Praxis durch eine elektronische Patientenakte einsparen können. Darüber hinaus müssen sie darüber nachdenken, wie 

     

 

  

 

Sie  Ihre Mitarbeiter  für die Anwendung einer elektronischen Patientenakte  trainieren können und wen Sie für den technischen Support benötigen. Sie werden sich außerdem mit  den  gesetzlichen  Bestimmungen  für  den  Einsatz  einer  EPA  in  Ihrem  Bundesland auseinandersetzen müssen. Diese variieren und sie sollten  jemanden kennen, der sich damit  auskennt.  Ein  weiterer  wichtiger  Gesichtspunkt  ist  die  Sicherheit  und Datensicherung ihres Systems.  

Der Übergang von schriftlichen Aufzeichnungen zu einer elektronischen Patientenakte kann  manchmal  anstrengend  sein  aber  durch  einen  Wechsel  werden  Sie  auch  in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben. Die Wahl liegt ganz bei Ihnen.  

   

     

 

  

 

Wie sich die EPA bezahlt machtGeschätzte Kosten, die man in eine EPA investiert  $51.280 Monatlicher Durchschnittspreis für den Support (basierend auf 1% der Software‐Kosten pro Monat) 

$250 

Voraussichtliche wöchentliche Ersparnisse durch die Analyse der Leistungsfähigkeit (Gesamtersparnis durch Terminverwaltung, Diktate und Korrekturen, Abschriften, zusätzliche Gesichtsfelder, digitale Fotografie, steigende Patientenzahl) 

= $2.219 

x 48 Arbeitszeit in Wochen pro Jahr  x 48 Gesamtjahresersparnis  = $106.512    Ungefähre Anzahl Monate, bis sich die Investition bezahlt macht  6   

(Dr. Bolling ist Augenarzt an der Mayo Klinik Jacksonville. Er ist ein Retinaspezialist und benutzte das System der  computergesteuerten Krankenblätter bereits 2  Jahre, als er diesen Artikel schrieb.)