20. juni 2018

Side 1 af 2

SagTitel: FSA - 2018.06.27

Sagsbehandler: Stine Vestergaard, 141319

Sagsnummer: 2018-234-00040

Oprettet: 2018-01-02T00:00:00

Opdateret: 2018-06-20T00:00:00

Sagsparter

Dokumenter

Titel Tilstand Type Aktnr.

Dagsorden for møde i Fælles Samarbejds– og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fælles Service, onsdag den 27. juni 2018 kl. 13.00-14.40

UÅ, Udkast DAGSOR, Dagsorden 0

2. FORHÅNDSGODKENDT Referat FSA møde den 14.03.2018

UÅ, Udkast BILAG, Bilag 0

6. Første periodeopfølgning UÅ, Udkast BILAG, Bilag 0

6.1 Første periodeopfølgning UÅ, Udkast BILAG, Bilag 0

7. Evaluering af 2. kvartals lønforhandlinger i FS

UÅ, Udkast BILAG, Bilag 0

20. juni 2018

Side 2 af 2

8. Status på ligestilling og diverstitet

UÅ, Udkast BILAG, Bilag 0

8.1 Strategisk handleplan for ligestilling og diversitet på AAU

UÅ, Udkast BILAG, Bilag 0

Notat om udmøntning af midler fra kompetencefonden

UÅ, Udkast NO, Notat 0

Referater fra lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg under Fælles Service, afholdt i 2017, findes i workzone under sagsnr.: 2017-234-00020. Møder afholdt i 2018 findes under sagsnr. 2017-234-00022.

Til medlemmerne af FSAHR-afdelingenFredrik Bajers Vej 7F9220 Aalborg Ø

Sagsbehandler:Stine VestergaardTelefon: 9940 38 80E-mail: Sve@adm.aau.dk

Dato: 20-06-2018

Dagsorden for møde i Fælles Samarbejds– og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fælles Service, onsdag den 27. juni 2018 kl. 13.00-14.40, Fredrik Bajers Vej 5, lokale 207

1. Godkendelse af dagsorden/ Antonino Castrone, 13.00 (5 min)

2. Godkendelse af referat / Antonino Castrone, 13.05 (5 min)Bilag 2.1: Forhåndsgodkendt referat, FSA-møde 14.03.18

3. Orientering fra universitetsdirektøren/ Antonino Castrone, 13.10 (10 min)

4. Orientering fra medarbejdersiden / Louise Danielsen, 13.20 (10 min)

5. Status på organisationsændring / Antonino Castrone, 13.30 (15 min)

Pause, 13.45 (10 min)

6. 1. periodeopfølgning (januar-april) / Michael Sandersen, 13.55 (15 min)Bilag 6.1: Første periodeopfølgning 2018

7. Evaluering af principper for 2. kvartals lønforhandlinger for FS, Henrik H. Søndergaard, 14.10 (15 min)

8. Status på ligestilling og diversitet på AAU/ Helene Selmer Kristensen, 14.25 (10 min)Bilag 8.1: AAU’s strategiske handleplan for ligestilling og diversitet 2017-2021Bilag 8.2: Ligestillings og diversitetsindsatser på AAU – perspektiver, tilgange og tendenser

9. Eventuelt, 14.35 (5 min)

Kommende møder: Onsdag den 11. oktober 2018 kl. 13-15

Referater fra lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg under Fælles Service, afholdt i 2017, findes i workzone under sagsnr.: 2017-234-00020. Møder afholdt i 2018 findes under sagsnr. 2017-234-00022.

Til medlemmerne af FSAHR-afdelingenFredrik Bajers Vej 7F9220 Aalborg Ø

Sagsbehandler:Stine VestergaardTelefon: 9940 38 80E-mail: Sve@adm.aau.dk

Dato: 20-06-2018

Referat for møde i Fælles Samarbejds– og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fælles Service, onsdag den 14. marts 2018 kl. 13.00-15.00, Fredrik Bajers Vej 5, lokale 207

1. Godkendelse af dagsorden/ Antonino Castrone, 13.00 (5 min)

Udvalget godkendte dagsordenen.

2. Godkendelse af referat / Antonino Castrone, 13.05 (5 min)Bilag 2.1: Forhåndsgodkendt referat, FSA-møde 11.01.18

LD gjorde opmærksom på, at de links, der er indsat under pkt. 2, ikke længere er aktive. Dette skyldes, at den gamle AAU håndbog er lukket ned. Udvalgssekretæren opdaterer referat med links til den nye AAU håndbog.

AC orienterede om, at problemstillingen i pkt. 4 ang. konflikter mellem en medarbejder og medarbejderens leder var blevet drøftet mellem LD og HHS, som aftalt på sidste møde. Det er besluttet, at problemstillingen

Medlemmer Til stede Afbud X Suppleant fremmødt X

Suppleant

Antonino Castrone (AC) X

Louise Danielsen (LD) X

Bo Hovgaard Thomasen X

Kaj Zacho Nedergaard (KN) X

Helle Kjær (HK) X Bente Siggaard Andersen

Kim Kristensen (KK) X Per Knudsen

Repræsentant for PROSA - Vakant Birthe Riis Kennedy

Ole Garsdal Hansen (OH) X Morten Denaa

Anna Marie Svendstrup (AS) X Lotte Stehouwer Øgaard

Lone Vestergaard (LV) X

Henrik Søndergaard (HHS) X

Martin Vive Ivø (MVI) X (Video)

Administrativt personale: Stine Vestergaard (SVE) (ref.)Desuden deltog: Michael Sandersen (MS) under pkt. 5, og Charlotte S. Knudsen under pkt. 6.

Side 2 af 3

ikke er et FSA anliggende. Problemstillingen bør i stedet behandles i HAMiU i forbindelse med revideringen af retningslinjerne for håndtering af konflikter. Det blev besluttet, at FSA i forbindelse med revideringen skal holdes informeret og evt. have en drøftelse af håndtering af konflikter på FS niveau.

I forbindelse med pkt. 6 orienterede AC om, at Rum for nærvær nu er offentliggjort. Han opfordrer alle, der har kommentarer til materialet, til at henvende sig til Charlotte S. Knudsen og Nicoline G. Palmblad (barselsvikar for Tanja B. Sloth).

AMS spurgte ind til pkt. 9 ang. drøftelse vedr. årsager til svær rekruttering. LD og udvalgssekretæren arbejder videre med opgaven.

3. Orientering fra universitetsdirektøren/ Antonino Castrone, 13.10 (5 min)

AC orienterede kort om status på AT-sagen i Sydhavn.

AC orienterede ligeledes om den nye organisationsændring. Ændringen kan få betydning for FS, da flere at de berørte områder har direkte tilknytning til FS. Dette gælder økonomiafdelingen, AAU kommunikation og studieservice. På www.organisationsudvikling.aau.dk vil indhold, procesbeskrivelser, tidsplaner, referater osv. løbende blive opdateret.

Udvalget tog orienteringerne til efterretning og besluttede, at organisationsændringen fremover sættes på dagsordenen som et fast punkt. Dette giver udvalget mulighed for at tage en drøftelse af de påtænkte ændringer.

4. Orientering fra medarbejdersiden / Louise Danielsen, 13.15 (5 min)

LD orienterede om, at der fra alle niveauer har været mange tilbagemeldinger på de nye ferieregistreringsretningslinjer. Tilbagemeldingerne lyder på, at det er en stor administrativ byrde, og at det føles som en kollektiv afstraffelse.

Udvalget tog orienteringen til efterretning og kommenterede kort på tilbagemeldingerne.

5. Information om årsregnskab for FS og AAU/ Michael Sandersen, 13.20 (15 min)Bilag 5.1: FSA regnskab 2017

MS gennemgik vedlagte bilag for udvalget. Resultatet for 2017 viser et underskud på 20,4 mio. kr. mod et budgetteret underskud på 18,1 mio. kr. På trods af en negativ forskel på 2,3 mio. kr. ift. budgettet, er MS positiv over resultatet.

MS kommenterede på strategipuljen og digitaliseringspuljen, som på nuværende tidspunkt er placeret under FS. Dette kan give udsving i resultatet, såfremt midlerne ikke anvendes i det år, som de er budgetteret til. Regnskabet i FS vil blive mere gennemsigtigt, når de nye budgetprincipper træder i kraft fra 2019.

Udvalget blev ligeledes præsenteret for en oversigt over resultatet for de enkelte afdelinger. Der blev foretaget en uddybning af AUB og Campus Service, da disse afdelinger viser det største udsving fra budget til realiseret resultat.

CAS har et overskud på 3,6 mio., hvilket bl.a. skyldes en returnering af energiafgifter. Ligeledes har udlicitering af rengøringen skabt et fald i personaleomkostningerne, som kun modsvares af en mindre stigning i forbrugsomkostningerne.

AUB har et overskud på 2,7, hvilket skyldes, at aktiviteter til ESDH er udskudt fra 2017 til 2018. Ligeledes foretog AUB et indkøb i 2016, som først var budgetteret til 2017.

Side 3 af 3

Udvalget tog orienteringen til efterretning.

Pause, 13.35 (10 min)

6. Sygefravær og nærvær i Fælles Service 2017/ Henrik H. Søndergaard, 13.45 (15 min)Bilag 6.1: Sygefravær og nærvær for 2017Bilag 6.2: Hjælpetekst til sygefraværsstatistikken

CSK gav udvalget en kort orientering om sygefraværsstatistikken. Fælles Service havde i 2017 et gennemsnitligt fravær på 10,38 sygedage pr. medarbejder. Dette er et fald i forhold til 2016, hvor det samlede gennemsnitlige antal sygedage var på 11,88 pr. medarbejder. Tallene viser ligeledes, at langtidsfriskfrekvensen er steget fra 42,02% i 2016 til 44,15 % i 2017.

Beregningen af langtidsfriskfrekvensen udregnes fra i år efter et nyt princip. Dette gør det fremadrettet muligt at sende sygefraværsstatistik inkl. langtidsfriskfrekvensen ud til lederne hvert kvartal.

Udvalget efterlyste et større sammenligningsgrundlag. Dette både i forhold til tal fra de forrige år, tal fra afdelingerne i FS samt tal fra staten og andre universiteter. HHS oplyste, at vi på AAU har valgt en mere præcis beregningsmetode, som også staten forventes at benytte fremover. Vores opgørelser kan derfor ikke pt. sammenlignes med statens og de øvrige universiteters. Hvis en sammenligning ønskes, må vi benytte de såkaldte ISOLA-tal. CSK oplyste, at behandlingen af sygefraværsstatistikken skal placeres senere i årshjulet, såfremt udvalget ønsker et større sammenligningsgrundlag. Det blev besluttet, at CSK til næste behandling af sygefraværsstatistikken finder ud af hvilken værdiskabende benchmarking, der er mulig.

CSK opfordrede udvalget til at drøfte, hvad de ønsker, at deres rolle skal være i forhold til behandling af sygefraværsstatistikken. Udvalget havde en drøftelse af spørgsmålet. Der blev lagt vægt på, at tallene skal behandles på rette niveau. FSA bør derfor ikke behandle tallene fra de enkelte afdelinger. Udvalget besluttede, at de skal drøfte, hvordan de lokale samarbejdsudvalg behandler sygefravær på den gode måde samt hvordan de laver relevant og systematisk opfølgning på deres arbejde.

7. Orientering om lockout / Henrik H. Søndergaard, 14.00 (15 min)

HHS orienterede om betydningen af den mulige konflikt, der kan komme i forbindelse med overenskomstforhandlingerne. Der er for nogle grupper varslet strejke fra den 4. april, og fra den 10. april har Moderniseringsstyrelsen varslet lockout.

Der er oprettet en FAQ i håndbogen, som giver svar på, hvordan en eventuel konflikt vil påvirke ansatte på AAU. Siden opdateres løbende.

Udvalget tog orienteringen til efterretning.

8. Eventuelt, 14.15 (5 min)

Udvalget havde ingen kommentarer under eventuelt.

Punkt: Drøftelse

Type: Kan frit distribueres

Sagsnr: 2018-234-00040

Dato: 27-06-2018

6. Første periodeopfølgning (januar – april)

Anledning: Som del af årshjulet behandles første periodeopfølgning for Fælles Service

Bilag: 6.1 Første periodeopfølgning

Sagsfremstilling: FSA præsenteres for perioderesultat (januar – april) og estimat for 2018.

Indstilling: Det indstilles, at FSA tager orienteringen til efterretning

Sagsbehandler: Michael Sandersen

20-06-2018

Sagsfremstilling til møde i FSA Fælles Service

AAU FÆLLES SERVICE

FSA 1. periode 2018

Dagsorden

• Perioderesultat og estimat– Samlet perioderesultat og samlet estimat– Resultat pr. afdeling efter april samt estimat for 2018

– Uddybning af estimat 2018 for FS

20-06-2018

Perioderesultat og estimat

20-06-2018

Fælles Service                                                1.000 kr.

 Periodens resultat 

 Periodens budget 

 Afvigelse til budget 

Periodensafvigelse i %

 Estimat 1. periodeårsresultat 

 Oprindelig budget.årsresultat 

 Afvigelse til budget 

Ordinære driftsindtægter  

Statstilskud          -6.281           -5.108         -1.173  23,0%                           -7.523                           -15.323          7.800 

Salg af varer og tjenesteydelser         16.524          18.559         -2.035  -11,0%                          49.761                             52.698        -2.937 

Tilskudsfinansierede aktiviteter            9.804             6.925           2.879  41,6%                          24.044                             21.184          2.859 

Ordinære driftsindtægter i alt         20.047          20.376             -329  -1,6%                          66.281                             58.559          7.722    Ordinære driftsomkostninger  

Forbrugsomkostninger     -219.389      -229.950         10.561  -4,6%                      -706.432                         -689.774      -16.659 

Personaleomkostninger     -114.491      -117.342           2.851  -2,4%                      -347.244                         -348.355          1.111 

Af- og nedskrivninger          -8.375         -11.956           3.582  -30,0%                         -34.568                           -37.976          3.408 

Ordinære driftsomkostninger i alt     -342.255      -359.249         16.994  -4,7%                   -1.088.243                     -1.076.104      -12.139    Interne overførsler, netto  

Interne handel og overhead              -922             3.707         -4.630  -124,9%                         -14.605                              -9.033        -5.572 

Interne bidrag       326.856        325.734           1.121  0,3%                        980.615                           979.676              939 

Interne overførsler, netto i alt       325.934        329.442         -3.508                       -1                         966.010                           970.643         -4.633    

Finansielle poster          -4.155             3.667         -7.822  -213,3%                             5.000                             11.000        -6.000    

Resultat              -429           -5.764           5.335  -92,6%                        -50.952                           -35.902       -15.050 

Resultat pr. afdeling for april samt estimat for 2018

20-06-2018

Nyt estimat for 2018

20-06-2018

i mio. kr.

-35,9

-50,9-6,0

-10,0

4,8

2,0

-4,5

0,7

Budge

t 201

8

Forskn

ingsb

evilli

ng

Digital

iserin

gspu

ljen

Nedjus

tering

af fin

ansie

lle po

ster

GDPRBes

parel

se di

rektør

ens r

ådigh

edss

um

Bespa

relse

r afde

linge

r

Teknis

k jus

tering

af in

tern h

ande

l på A

AU

Bespa

relse

vaka

ncer,

overe

nsko

mst

Nyt es

timat

for 20

18

-60,0

-50,0

-40,0

-30,0

-20,0

-10,0

0,0

-2,90,9

Noter til estimat

• Forskningsbevilling: AAU fik 10 mio. kr. mindre end forventet i forskningsbevilling. Den manglende indtægt blev påført FS i budgettet, dvs. budgettet blev reduceret fra -45,9 mio. til -35,9 mio. kr. De manglende 10 mio. kr. skal nu realiseres, og FS bidrag er 2 mio. kr.

• Digitaliseringspuljen: Et yderligere mindreforbrug på 2,9 mio. kr. i 2017 blev overført til 2018, dvs. der trækkes 2,9 mio. kr. af FS’ egenkapital

• Finansielle poster: Generel uro på aktiemarkedet medfører en forventning om 6 mio. kr. mindre i indtægt til AAU.

• GDPR: Direktionen besluttede organiseringen omkring GDPR, finansieringen sker som et træk på FS’ egenkapital.

• Direktørens rådighedssum: FS’ bidrag til dækning af de manglende forskningsmidler findes ved reduktion af rådighedssummen på 2 mio. kr.

• Intern handel: Ifm. estimatet efter 1. periode var der en ubalance på intern handel. Der er sat en proces i gang for at sikre, at det ikke sker igen. FS’ estimat blev af ØA reduceret med 4,8 mio. kr.

20-06-2018

Punkt: Drøftelse

Type: Kan frit distribueres

Sagsnr: 2018-234-00040

Dato: 19-06-2018

7. Evaluering efter 2. kvartals lønforhandling i FS

Anledning: Punktet indgår i FSA’s årshjul.

Bilag: Ingen yderligere bilag

Sagsfremstilling: Der ønskes en drøftelse af processen for årets TAP-lønforhandling, herunder eventuelle forbedringsmuligheder i den kommende. En opgørelse over udmøntningen i 2018 vil blive lavet efter sommerferien.

Indstilling: Der indstilles til at FSA har en fælles drøftelse af processerne knyttet til årets TAP-lønforhandling.

Sagsbehandler: HR-afdelingen, Stine Vestergaard

27-06-2018

Sagsfremstilling til møde i FSA

Side 1 af 3

Punkt: Orientering

Type: Kan frit distribueres

Sagsnr: 2018-234-00040

Dato: 27-06-2018

8. Status på ligestilling og diversitet på AAU.

Anledning: Orientering om arbejdet for ligestilling og diversitet

Bilag: 8.1: Den strategiske handleplan for Ligestilling og Diversitet

Sagsfremstilling: I 2016 nedsatte direktionen Udvalget for Ligestilling og Diversitet (ULD) med direkte reference til direktionen. ULD har til formål at følge og skabe rammen for ligestillingsarbejdet på AAU med henblik på at skabe lige muligheder for alle, herunder at udarbejde den lovpligtige ligestillingsredegørelse ’Statslige institutioners indberetning af ligestillingsredegørelser 2017’, indsendt til Ligestillingsafdelingen i Udenrigsministeriet den 30. august 2017 og ligeledes at udarbejde en strategisk handleplan for 2017-2021.

I forbindelse med udarbejdelse af den strategisk handleplan for Ligestilling og Diversitet har Center for Ligestilling og Diversitet udarbejdet en rapport med henblik på at understøtte ULD i dets arbejde med formuleringen af en ny femårig handleplan for området. Rapporten: ”Ligestillings- og diversitetsindsatser på AAU – Perspektiver, tilgange og tendenser” repræsenterer og opsummerer resultaterne af et længerevarende strategiforarbejde (maj-september 2017).

Rapporten bygger på både kvantitative data, primært på baggrund af Qlikview samt opgørelser fra AAUs statistikkontor, og kvalitative data i form af en besøgsrunde hos de fem akademiske råd på campus Aalborg samt campusrådene i hhv. København og Esbjerg; en rundspørge via AAU Inside, hvilket afstedkom i alt 186 henvendelser fra medarbejdere på tværs af organisationen samt fem fokusgruppeinterview på tværs af medarbejdergrupper (Ph.D.’ere, post doc/adjunkter, lektorer, professorer samt internationale medarbejdere).

På baggrund af den kvantitative analyse konstaterer rapporten, at der er mange steder, hvor organisationen kan sætte ind. Dette handler blandt andet om at monitorere kønsfordelingen blandt ansatte (VIP og TAP), statsborgerskabs-fordelingen blandt ansatte (VIP og TAP), sammensætningen af den øvre ledelse, opmærksomhed omkring frafald af ansatte efter midlertidige ansættelser, rekrutteringsmønstre, hvem der udpeges til at sidde i ansættelsesudvalg samt andre typer af råd, nævn og udvalg, osv. Noget, der især springer i øjnene er de store forskelle, der er fakulteterne imellem (og på nogle fakulteter også store forskelle institutterne imellem), hvilket peger i retning af, at der fremadrettet bør arbejdes med ligestilling og diversitet i organisationen ud fra en mere differentieret tilgang, end det har været tilfældet i AAU’s tidligere handleplaner. Det er m.a.o. vigtigt, at de strategiske indsatser i den nye handleplan formuleres på baggrund af de konkrete udfordringer, som kan identificeres på de enkelte fakulteter/institutter/i de enkelte fagmiljøer.

På baggrund af den kvalitative analyse konstaterer rapporten, at medarbejderne oplever en lang række udfordringer vedr. emner såsom rekruttering, barsel, midlertidige ansættelser, aldersdiskrimination, sprogbrug, omgangstone, manglende rummelighed generel samt direkte og indirekte bias. De kvalitative udtalelser er systematiseret og sammenholdt med fund og anbefalinger fra forskningslitteraturen og med erfaringer fra andre universiteter. Den kvalitative analyse udgør et væsentligt fundament for forslag til rapportens 11 indsatsområder

Sagsfremstilling til møde i FSA Fælles Service

2

og tilhørende anbefalinger til hvilke typer af mulige ligestillings- og diversitetsindsatser, der foreslås inddrages i den strategiske handleplan.

Med baggrund i rapporten har ULD afholdt et arbejdsseminar i oktober 2017 og efterfølgende møder med henblik på udarbejdelse af den strategiske handleplan. ULD har sammenfattet rapportens indhold, og ULD’s forslag til den strategiske handleplan indeholder nedenstående fem indsatsområder med tilhørende anbefalinger. Den strategiske handleplan gælder for AAUs ansatte:

1. Organisationsudvikling, kapacitetsopbygning og mainstreaming2. ”Work-life balance”3. Rekruttering, ansættelse og karriereudvikling4. Flere kvinder i ledelse5. Internationalisering af medarbejderstaben

1. Organisationsudvikling, kapacitetsopbygning og mainstreaming

Anbefalinger:• Ligestilling og diversitet skal være en central værdi, som skal indlejres i alle gøremål. • Organisatorisk ophæng sikres og fokus, som muliggør dette. • Ligestilling og diversitet skal være forankret på alle ledelsesniveau, i samtlige

samarbejdsudvalg og i alle øvrige råd og udvalg. • Arbejdet med området skal være bredt ud, alment anerkendt og gøres til et permanent

fokus i hele organisationen med henblik på at skabe en permanent forandring. • Ligestilling og diversitet skal internaliseres, systematiseres og professionaliseres i alle

relevante processer, via et TAP-personale, der besidder de relevante og nødvendige kompetencer indenfor området, herunder mainstreaming i både HR og på Fakultets- og Institutniveau.

2. ”Work-life balance”

Anbefalinger:• AAU skal være en fleksibel, inkluderende og familievenlig arbejdsplads, hvor det er

muligt at kombinere karriere og familieliv. • På AAU skal vi forbedre ”work-life balance” for alle ansatte i alle livsfaser og dermed

bidrage til, at AAU bliver en mere attraktiv og rummelig arbejdsplads.

3. Rekruttering, ansættelse og karriereudvikling

Anbefalinger:• På AAU tænkes ligestilling og diversitet ind i forbindelse med både rekruttering,

ansættelse og planlægning af karriereveje.• Processer og procedurer er præget af gennemsigtighed, så det tydeligt fremgår, at AAU i sine

ansættelser tilstræber fuld ligestilling og diversitet.

4. Flere kvinder i ledelse

Anbefalinger:• På AAU tilstræber vi at forbedre kønsbalancen og fremme lige karrieremuligheder for

mænd og kvinder på alle niveauer.• På AAU benytter vi åbne rekrutteringer, så konkurrencen om stillinger sker på en

gennemskuelig måde og på lige vilkår, hvoraf det fremgår, at vi ønsker at tiltrække begge køn.

• På AAU profilerer vi både vores mandlige og kvindelige ledere og topforskere. Vi ønsker dermed at øge opmærksomheden på begge køns karrieremuligheder.

3

5. Internationalisering af medarbejderstaben

Anbefalinger:• På AAU skal vi sikre en internationalisering af medarbejderstaben.• AAU skal være en konkurrencedygtig, attraktiv og inkluderende arbejdsplads for

både udefrakommende medarbejdere men også for danske medarbejdere. • AAU skal være blandt de danske universiteter med størst internationalt samarbejde

både i form af udenlandsophold og international mobilitet.

Udkast til den strategiske handleplan for ligestilling og diversitet har været forelagt HSU, Direktionen og Bestyrelsen. Bestyrelsen godkendte handleplanen på deres møde i marts 2018.

På baggrund heraf har ULD været på endnu et arbejdsseminar med henblik på at udarbejde en overordnet implementeringsplan, så de ovenstående handlinger kan understøttes af konkrete indsatser med tilhørende operativt ansvar. ULD forventer at færdiggøre implementeringsplanen inden sommerferien.

Indstilling: Det indstilles, at FSA tager orienteringen til efterretning

Sagsbehandler: Helene Selmer Kristensen

18-06-2018

1

AAU’s strategiske handleplan for ligestilling og diversitet 2017-2021

Forord

AAU’s strategiske handleplan for ligestilling og diversitet tager afsæt i AAU’s strategi Viden for verden og understøtter

således universitetets værdier, målsætninger og øvrige strategier.

Handleplanens fokus er på universitetets ansatte, herunder VIP og TAP. Handleplanen nævner begrebet

mainstreaming, som her omfatter både køns- og diversitets-mainstreaming. Mainstreaming betyder, at man som

princip altid skal overveje, om en beslutning, et tiltag eller en procedure i organisationen kan få køns- og/eller

diversitetskonsekvenser. Mainstreaming skal forstås som en metode, der fokuserer på at integrere såvel ligestilling

som diversitet på alle niveauer på hele universitetet og gøre disse til en permanent del af universitetets samlede

struktur og virke.

Handleplanen skal forankres på både ledelsesniveau og i de kollegiale organer, herunder i samarbejdsudvalgene, de

akademiske råd og i institutrådene. Der betyder også, at handleplanens anbefalinger giver mulighed for lokale

tilpasninger og løsninger på tværs af universitetet, idet der er vidt forskellige interne forhold på universitet hvad angår

fx kønsfordeling.

Indledning

Igennem årene har AAU på forskellig vis haft fokus på både køn og ligestilling, men trods tidligere indsatser på

området har det vist sig vanskeligt at skabe vedvarende forandringer i organisationen. I 2016 blev det besluttet at

intensivere indsatsen og hæve ambitionsniveauet ved at nedsætte et nyt Udvalg for Ligestilling og Diversitet (ULD)

med direkte reference til direktionen på AAU, som fik til opgave at udarbejde en konkret strategisk handleplan for

perioden 2017-2021.

Ligestilling og diversitet er højt prioriteret og skaber værdi for både organisationen og det omkringliggende samfund.

På AAU ønsker vi at være en attraktiv, rummelig, konkurrencedygtig og familievenlig arbejdsplads, og vi vægter derfor

ligestilling og diversitet i bred forstand højt. På AAU omfatter ligestillings- og diversitetsområdet køn, alder, etnicitet,

nationalitet, seksuel orientering, religiøs observans samt medarbejdere med fysisk og/eller psykisk

funktionsnedsættelse mv. 1

Det er AAU’s ambition at opnå ligestilling og fremme diversitet mest muligt. Derfor skal ligestilling og diversitet også

tænkes ind som en integreret del af universitets samlede organisation og virke, herunder i alle fremtidige strategier,

processer og handleplaner.

Denne handleplan indeholder fem prioriterede indsatsområder med en række konkrete anbefalinger og forslag til

handlinger til at sikre ligestilling og diversitet på AAU. De fem indsatsområder skal rulles ud i løbet af perioden 2018-

2021.

1 På Aalborg Universitet har vi stort fokus på forebyggelse og håndtering af chikane, herunder sexchikane. Arbejdsmiljøorganisationen varetager dette, men udvalget for ligestilling og diversitet følger området tæt.

2

Beskrivelse af processen

Forud for udarbejdelsen af handleplanen igangsatte ULD i samarbejde med Center for Ligestilling og Diversitet på AAU

et længerevarende strategiforarbejde, hvor fokus har været at facilitere vidensakkumulering og erfaringsudveksling

bredt i organisationen, bl.a. via inddragelse af centrale kollegiale organer samt ved at sikre input fra medarbejdere og

ledelse. Dette resulterede i en rapport ”Ligestillings- og diversitetsindsatser på AAU – Perspektiver, tilgange og

tendenser2”, som bl.a. indeholder en række konkrete forslag til mulige ligestillings- og diversitetsindsatser og

tilhørende anbefalinger, som kan inddrages på AAU i den kommende strategiperiode.

ULD har efterfølgende gennemarbejdet disse handlingsforslag og anbefalinger, og vi foreslår følgende nedenstående

fem indsatsområder med tilhørende anbefalinger og handling.

Anbefalinger til strategisk handleplan

Indsatsområde 1: Organisationsudvikling, kapacitetsopbygning, køns- og diversitets-mainstreaming

Anbefaling Handling

PÅ AAU skal ligestilling og diversitet være en central værdi, som skal indlejres i alle gøremål. Derfor skal vi sikre et organisatorisk ophæng og fokus, som muliggør dette. Ligestilling og diversitet skal være forankret på alle ledelsesniveau, i samtlige samarbejdsudvalg og i alle øvrige råd og udvalg. Arbejdet med området skal være bredt ud, alment anerkendt og gøres til et permanent fokus i hele organisationen med henblik på at skabe en vedvarende forandring. Dette gør vi via en systematiseret indsats, hvor ligestilling og diversitet internaliseres, systematiseres og professionaliseres i alle relevante processer, via et TAP-personale, der besidder de relevante og nødvendige kompetencer inden for området, herunder mainstreaming i både HR og på fakultets- og institutniveau.

* Fakulteter og institutter skal i fremtidige strategiske handleplaner og eventuelle midtvejsevalueringer eksplicit forholde sig til ligestilling og diversitet, herunder AAU’s strategiske handleplan for ligestilling og diversitet. * I samarbejdsudvalgs- samt i råd og udvalgsstrukturen skal ligestilling og diversitet indbygges i de organisatoriske årshjul mindst en gang om året. * der skal gennemføres dialog i relevante fora på universitetet med henblik på at sikre ejerskab og engagement af AAU’s strategiske handleplan for ligestilling og diversitet. * AAU’s strategiske handleplan for ligestilling og diversitet skal være en obligatorisk del af introduktionen for alle nye medarbejdere og ledere. * AAU’s strategiske handleplan for ligestilling og diversitet skal indbygges i grundlæggende lederkurser og kurser for TR. * der skal udarbejdes en kommunikationsplan, som skal sikre, at alle ansatte ved universitetet får kendskab til og føler ejerskab for AAU’s strategiske handleplan for ligestilling og diversitet.

2 Skrevet af: Stine Thidemann Faber, Anna Stegger Gemzøe og Helene Pristed Nielsen

3

* den eksisterende hjemmeside for Udvalget for Ligestilling og Diversitet skal være central for al fremtidig kommunikation og information inden for området og skal indeholde et fyldestgørende informationsmateriale om emnet, herunder en video, der viser ahaoplevelser og erkendelser fra dem, der har arbejdet med emnet. * AAU’s strategiske handleplan for ligestilling og diversitet skal indlejres i alle processer, som HR har ansvaret for, herunder rekruttering, bedømmelse og ansættelse. * der skal ske en faglig efteruddannelse inden for ligestilling og diversitet af både VIP og TAP personale, som har med rekruttering og ansættelse at gøre, således at dette personale kan medvirke til at sikre, at universitetets mål og handleplaner efterleves i forbindelse med rekruttering og ansættelse. * der skal sikres tilstrækkelige HR-resurser til at løfte strategiens indsatser.

Indsatsområde 2: Work-life balance

Anbefaling Handling

AAU skal være en fleksibel, inkluderende og familievenlig arbejdsplads, hvor det er muligt at kombinere karriere og familieliv. På AAU skal vi forbedre work-life balance for alle ansatte i alle livsfaser og dermed bidrage til, at AAU bliver en mere attraktiv og rummelig arbejdsplads.

* der skal etableres en fælles barselsfond på AAU * der skal udarbejdes et inspirationskatalog til brug i universitetets råd og udvalg over tiltag, som har en positiv indvirkning på ligestilling, diversitet og work-life balance. Eksempler på sådanne tiltag er:

• modeller for fleksibel tilbagevenden til arbejdet efter barsel (både mænd og kvinder), fx undervisningsfrit semester eller fuld undervisningsbelastning.

• fleksible modeller for miljøskifte i ph.d.-uddannelsen, fx flere, men kortere ophold.

• forskellige eksempler på ansættelsesformer herunder tenure track (adjunkt til lektor);

• alternative karrieremuligheder /udvidet stillingsstruktur fx bundet op på undervisning eller vidensamarbejde.

* der skal sikres en aktiv profilering af work-life balance ambitionen på AAU, internt såvel som ekstern, (fx vha. video etc., som kan bruges i forbindelse med eksempelvis rekruttering).

4

Indsatsområde 3: Rekruttering, ansættelse og karriereudvikling

Anbefaling Handling

På AAU tænkes ligestilling og diversitet ind i forbindelse med både rekruttering, ansættelse og planlægning af karriereveje. AAU tilstræber, at processer og procedurer er præget af gennemsigtighed, så det tydeligt fremgår, at AAU i sine ansættelser tilstræber fuld ligestilling og diversitet.

* der skal sikres brede, internationale opslag med inkluderende sprogbrug. * der bør sikres et bredt ansøgerfelt, hvilket fx kan ske via etableringen af systematiske søgekomitéer med henblik på scouting. * der skal sikres klare og gennemsigtige kriterier for bedømmelsesarbejdet. * kriterier for bedømmelses- og ansættelsesudvalg ift. kønsmainstreaming skal beskrives og efterleves. * der skal indgå aktiv karrierevejledning og –planlægning for de ansatte, og der skal overvejes tenure track – lignende ordninger.

Indsatsområde 4: Flere kvinder i ledelse

Anbefaling Handling

På AAU tilstræber vi at forbedre kønsbalancen og fremme lige karrieremuligheder for mænd og kvinder på alle niveauer. På AAU benytter vi åbne rekrutteringer, således at konkurrencen om stillinger sker på en gennemskuelig måde og på lige vilkår, hvoraf det fremgår, at vi ønsker at tiltrække begge køn. På AAU profilerer vi både vores mandlige og kvindelige ledere og topforskere. Vi ønsker dermed at øge opmærksomheden på begge køns karrieremuligheder.

* udviklingen i AAU’s personalesammensætning, skal monitoreres via en årlig, systematisk opfølgning på både universitetsledelses-, fakultets- og institutniveau. * der skal udarbejdes lokale handleplaner på både fakultets- og institutniveau for at fremme en bedre kønsmæssig balance. De lokale handleplaner skal indeholde måltal for kvinder i ledelsen på det givne tidspunkt. * der skal sikres tydelige og gennemsigtige beskrivelser til de enkelte stillingskategorier for at undgå kønsbias. * karrieremuligheder og gennemsigtighed i kriterier for forfremmelser skal være tydelige. * kvindelige rollemodeller skal opfordres til at melde sig som mentorer for fx unge forskere og lederaspiranter. * der skal sikres en øget opmærksomhed ift. at indstille kvalificerede kvindelige forskere til fx poster, priser og bevillinger.

Indsatsområde 5: Internationalisering af medarbejderstaben

Anbefaling Handling

På AAU skal vi sikre en internationalisering af medarbejderstaben, idet vi skal være en konkurrencedygtig, attraktiv og inkluderende

* der skal udarbejdes retningslinjer for udlandsophold og internationaliseringsprincipper, som skal omfatte såvel studerende, ph.d.-studerende, post docs/ adjunkter som senior VIP.

5

arbejdsplads for både udefrakommende medarbejdere og for danske medarbejdere. AAU skal være blandt de danske universiteter med størst internationalt samarbejde både i form af udenlandsophold og international mobilitet.

* når det gælder udenlandske medarbejdere skal vi sikre, at der ikke sker en diskriminering ift. samtlige af AAU’s diversitetsparametre. * krav om udenlandsophold skal tage højde for, at der skal ske en individuel tilpasning ved fx at udarbejde fleksible modeller, som tilgodeser den enkelte medarbejders livsfase.

Opfølgning på handleplan

ULD refererer direkte til direktionen på AAU, og en af måderne til at sikre permanente forandringer i organisationen

inden for ligestilling og diversitet er bl.a. at sikre tilstrækkelig ledelsesmæssig forankring. Derudover er det

ambitionen, at såvel fakulteter som institutter skal udarbejde konkrete lokale handleplaner og formulere konkrete

indsatser med tilhørende operativt ansvar for fremadrettet at sikre opmærksomhed, medansvar og at sætte ord bag

handlingerne.

Denne handleplan tager afsæt i hhv.:

* AAU’s Personalepolitik

* Kommissoriet for Udvalget for Ligestilling og Diversitet

* Rapporten ”Ligestillings- og diversitetsindsatser på AAU. Perspektiver, tilgange og tendenser3”.

3 Udarbejdet af Center for Ligestilling og Diversitet, AAU, 2017

1

Til medlemmer af FSA i Fælles Service Aalborg UniversitetPostboks 1599220 Aalborg

Sagsbehandler:Stine Vestergaard Telefon: +4599403880Email: sve@adm.aau.dk

Dato: 20-06-2018Sagsnr.: 2018-234-00040

Notat om udmøntning af midler fra kompetencefonden

Ved ansøgningsrunden d. 1. april 2018 blev der modtaget 12 ansøgninger fordelt på 6 afdelinger (ØA, ITS, Stu-dieservice, AAU kommunikation, HR og Rektorsekretariatet). Der blev i alt søgt midler for 321.083.

Alle ansøgningerne opfyldte kriterierne, men på grund af en begrænset mængde af midler var det ikke muligt at imødekomme alle ansøgninger. 5 ansøgere, fra 5 forskellige afdelinger fik tilsagn og der blev i alt udmøntet midler for 78.131 kr.

Midlerne gik til generel projektledelse, forandring og projektledelse, facilitering og CO-creation, diplomuddan-nelse i offentlig forvaltning samt Management of Portfolios.