HAZIRLAYAN: TUĞBA ÖKTEN

2013

SAP , ERPSATIN ALMA PROGRAMLARI

İncelenecek Alt Başlıklar

Satın Alma FonksiyonlarıSatın Alma Amaç ve HedefleriERP(Kurumsal Kaynak Planlaması)ERP Satın alma modülüERP Satın Alma AdımlarıSAP Satın Alma programıSRM SüreçleriSAP SRM AvantajlarıFarklı sektörlerde satın alma programlarının

kullanımıBankacılıkta satın alma programlarının sağladığı

avantajlarÖrnek satın alma uygulaması

Satın Alma Fonksiyonu

Satın alma fonksiyonu üretim için gerekli olan her çeşit malzeme, ürün ve hizmetlerin temin edilmesi ile ilgili faaliyetleri gerçekleştiren fonksiyonlar dizisi seklinde tanımlanabilir.

İsletmelerde satın alınan malzeme ve/ve hizmetlerin sahip olduğunu işletme içi payı düşünüldüğünde, söz konusu fonksiyon, isletmeler için finansal performans ve operasyonel performans açısından önemli bir yere sahiptir.

Satın Alma Amaç ve Hedefleri

Malzeme ve hizmet akısının sürekliliğini en iyi şekilde sağlamak

Minimum stok seviyesine ulaşılmasını sağlamak ve katkıda bulunmak

Kaliteyi artırmakOrganizasyonun özelliklerine ve

beklentilerine en uygun olan kaynakları bulmak ve geliştirmek

En düşük toplam maliyet hedeflerinin ulaşılmasına katkıda bulunmak

Rekabetçi konumuna katkıda bulunmak

ERP(Kurumsal Kaynak Planlaması)

Kurumsal olarak farklı bölgelerde bulunan fabrika, tedarikçi firma ve dağıtım merkezlerinin eş güdümlü olarak planlanması yüksek düzeyde bir bilgi entegrasyonu gerektirmektedir.

Farklı birimler arasında yatay elektronik bilgi değişim hızının yüksekliği ERP’ nin temel taşlarından biridir.

ERP’nin Kronolojik Gelişimi

ERP Satın Alma ModülüKurumsal Kaynak

Planlama (ERP) sistemleri bünyesindeki satın alma fonksiyonu ile MRP ilişkili satın alma ile diğer tüm satın alma faaliyetleri (üretim dışı malzeme satın alma ve hizmet alımı) sipariş, teslimat ve fatura takibi anlık olarak takip edilebilmektedir.

ERP Satın Alma Adımları

1. Satın alma talebinin oluşturulması (MRP ilişkili veya manuel)

2. Satın alma talebine uygun tedarik kaynağının tayin edilmesi

3. Satın alma talebinin satın alma siparişine dönüştürülmesi

4. Malzemelerin depoya girişlerinin yapılması (Hizmet alımları için hizmetin alındığının teyit edilmesi)

5. Fatura girişinin gerçekleştirilmesi6. Ödemenin yapılması

Talep

Kaynağın tayini

Sipariş

Depoya giriş

Fatura girişi

Ödeme

SAP SRM(Supplier Relationship Management)

Satın alma yönetimi yazılımlarından bir tanesi de Almanya’da faaliyet gösteren ve ERP sektöründe oldukça bilinen bir yazılım şirketi olan SAP şirketinin SRM çözümüdür.

SAP SRM küçük ve orta ölçekli işletmelerden global şirketlere kadar her büyülükteki işletmelerin taleplerini karşılamak üzere dizayn edilmiş olup her gün daha da zorlaşan rekabet ortamında, isletmeler için büyük avantaj taşımaktadır.

Türkiye’de yaklaşık 20 bin kullanıcısı bulunan SAP , ERP pazarında dünyada olduğu gibi Türkiye'de de lider konumdadır.

SRM Süreçleri

SAP SRM’ in Avantajları

SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM) çok çeşitli işletimsel alanlarda ölçülebilir avantajlar sağlar:

1. Süreç Maliyetlerini Azaltır.2. Birim Fiyatlarını Düşürür.3. Süreçleri Kısaltır.4. Kaynak Yaratma Stratejilerini

Geliştirir.

Avantajları

SAP SRM çözümü, temel olarak satın alma sipariş isleme sürecini otomasyona tabi tuttuğu için malzeme maliyetlerinde %5 – 10 düzeyinde bir avantaj sağlarken işlem sürelerinde de %40 – 90 oranında bir düşüş sağlayabilmektedir.

Sipariş çevrim süresi ise yaklaşık %30 – 65 arasında azalabilmektedir.

Avantajları

Farklı Sektörlerdeki Uygulamaları

SAP SRM kullanan Ericsson şirketi satın alma sipariş çevrim süresini 10 günden 24 saat düzeyine düşürerek yaklaşık %80 oranında bir iyileştirme yapmayı başarmıştır.

Yine aynı şirket satın alma sipariş takip maliyetini 88 €’den 22 €’ye indirmiş,%75’lik bir maliyet tasarrufu elde etmiştir.

Bunların dışında, Ericsson, otomasyona tabi olan satın alma faaliyetleri sonucunda harcama analizlerini daha etkin bir şekilde yapabilmiş, gerçek veriler ile istatistikleri kullanmak suretiyle satın alma stratejisi ile ilgili yorum yapabilmektedir.

Farklı Sektörlerdeki Uygulamaları

Pemex Gas isimli isletme ise SAP SRM sayesinde tedarik kaynağı belirleme süresini %72 oranında, tedarikçilerinin satış süreçlerindeki çevrim süresini de %70 oranında azaltmıştır.

Söz konusu şirket, aynı yaklaşımla satın alınan malzemelerin stok seviyelerinde %25, bakım malzemelerinin

stok maliyetlerinde ise %9 tasarruf sağlamıştır. Ayrıca satın alma işlemlerini merkezileştirdiği

için yıllık sözleşmelerinde yaklaşık %6 oranında fiyat düşüşüne sahip olmuştur.

Bankacılık Sektöründe Örnek Uygulamaları

Bankacılık sektörüne bakıldığında, söz konusu sistemin aynı şekilde birçok faydasının olduğu görülmektedir.

Bankacılık sektöründe en önemli konulardan biri olan harcamaların analiz edilmesi ve geri dönüş oranlarının hesaplanması SAP SRM ile daha doğru ve sistematik bir şekilde yapılabilmektedir.

Avantajları

1. Geri Dönüş Oranlarının daha doğru hesaplanması

2. Harcama Analizlerinin daha doğru ve istenilen zamanda yapılabilmesi

3. Satın alma sipariş çevrim sürelerinin ve maliyetlerinin azaltılabilmesi

4. Bilgi akışının daha doğru, daha kolay ve daha hızlı olarak yapılabilmesi

Örnek Uygulama

Arkas holding 1902 yılında ithalatçı bir işletme olarak kurulmuştur.

1944 yılında taşımacılık alanındaki faaliyetine başlamıştır.

1978 yılında Türkiye’den Avrupa’ya ilk konteynır yüklemesini yaparak ülkemizde bu taşımacılık sisteminin yerleşmesine öncülük eden şirket olarak değerlendirilmektedir.

Holding’de Satın Alma İşlemi

Holding bünyesindeki tüm satın alma işlemlerinin yaklaşık %30’luk bir payı SRM sistemi üzerinden gerçekleştirilmekte ve ERP sistemine veri akışı sağlanmaktadır.

Satın alma işlemlerinin %70’lik oranı ise SAP ERP R/3 sisteminde yapılmaktadır. Bu işlemlerin SAP SRM sistemine veri akışı olmamaktadır.

Görüldüğü gibi, SAP SRM sistemi web tabanlı bir sistem olarak çalışmakta ve Microsoft Internet Explorer ürünü ara yüzü ile çalışabilmektedir.

Satın Alma Süreci

Satın alma sürecinde ilk olarak Satın Alma Talebi (SAT) yaratılmaktadır.

Söz konusu talep onaylandıktan sonra satın alma sorumlularının önüne düşmekte ve satın alma çalışanları söz konusu talep için en uygun tedarik kaynağını tayin etmektedir.

Onaylanan talepler Satın Alma Siparişi (SAS)’ne dönüştürülmektedir. Söz konusu siparişler de onay mekanizması gereğince onaya gitmekte ve onaylandıktan sonra Sipariş işlemi tamamlanmaktadır.

Satın Alma Süreci

Satın Alma Siparişi bu noktada anlık olarak ERP R/3 sistemine gitmektedir.

Daha sonra siparişe istinaden Mal Giriş işlemi yapılmakta ve anlık olarak ERP R/3 sistemine gönderilmektedir. Fatura girişleri ise direkt olarak ERP R/3 tarafında Muhasebe Bölümü tarafından gerçekleştirilmekte ve SRM sistemine gönderilmektedir.

Sonuçlar ve Tartışma

Dünyanın küreselleşmesi, maliyetlerin ön plana çıkması neticesinde gelişmiş olan ülkeler, yani sermaye ve teknoloji sahibi olan ülkeler, üretimlerini daha ucuz malzeme, is gücü, enerji, sermaye,...vb. gibi girdiler sağlayan üçüncü dünya ülkelerine kaydırmaktadır.

Bu noktada da söz konusu satılan ürünlerin ve/veya hizmetlerin maliyetleri ön plana çıkmaktadır. Bu maliyetlerin büyük bir oranının satın alınan mal ve/veya hizmetlerden oluştuğu düşünüldüğünde satın alma ve tedarik fonksiyonunun önemi açıkça ortaya çıkmaktadır.

Sonuçlar ve Tartışma

Tüm bunlar düşünüldüğünde ; işletme için böyle önemli olan satın alma işlemini gerçekleştiren bu satın alma programlarının önemi gözler önüne serilmektedir.

Beni dinlediğiniz için teşekkür ederim…