Reingeniera y prototipo de software de apoyo para al proceso de cobro de las facturas por servicios en una empresaAlumno :Fernando Rodrguez HerreraIng. Civil en Informtica

Profesor Gua:Alcides Quispe

ndiceSituacin actualEstado del arteDescripcin de la solucin propuestaCaractersticas de la solucinFuncionalidades de la solucinAlcances y limitaciones de la solucinConclusin

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Situacin Actual3/12

El proceso de cobro de facturas por servicios se realiza de forma completamente manual, utilizando planillas (Excel) para registrar solo el inicio de este, el cual se produce al recepcionarse las Facturas y Notas de Crdito que dejan los proveedores en la empresa, el resto del procedimiento por el que pasan estos documentos no queda registrado de ninguna forma.

Esto hace difcil y lento saber en qu parte del proceso se encuentra un documento dado, ya que como mencionamos no se cuenta con toda la informacin y la que existe no es accesible de manera rpida y oportuna.

Adems el proceso no cuenta con los controles y ni las alertas necesarias para realizar el procedimiento de forma correcta, lo cual produce errores que acarrean costos para la empresa.

Estado del Arte I

Utilizar facturacin digital

Aproximadamente el 70% de los proveedores que prestan servicios a la empresa, no disponen an de este medio de facturacin y tienen por ley como plazo mximo para incorporarse a esta normativa el da 1 de febrero del 20112.

Es poco realista cambiar a corto plazo de proveedores (alrededor de 3.000) por carecer de esta forma de facturacin, ya que los proveedores son seleccionados y contratados por su historial de trabajo en las obras.

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Estado del Arte II

Software Seguimiento de Documentos

Carecen de los controles necesarios propios del proceso de cobro de servicios a obra.

No se disponen del personal en el departamento, para escanear cada documento que se recepcione (recordemos que el proceso de cobro es solo una de las tarea que se debe llevar a cabo).5/12

Descripcin de la Solucin Propuesta

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Caractersticas de la Solucin

Se propone un Software de apoyo al nuevo proceso de cobro de facturas por servicios, en el cual se incorporaran las reglas de negocio y alertas requeridas por el proceso.

Para esto la aplicacin propuesta permitir:

Registrar y relacionar los documentos que se recepcionen. Registrar y monitorear cada etapa de proceso por la que pasa el documento.Realizar validaciones segn las reglas de negocio de la empresa.Generar alertas preventivas en caso de extensin del plazos del proceso.

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Funcionalidades de la Solucin I8/12Aplicacin Escritorio

Sistema de roles de usuarios.

Registrar, relacionar y administrar las facturas, notas de crditos y cartas de Factoring recepcionadas.

Administrar y realizar seguimiento a los documentos enviados a obra.

Alertas automatizas va correo electrnico de envos, devoluciones y retrasos en el plazo de aprobacin de los documentos enviados a obra.Maestro de empresas, centros de costos y Factoring.Generacin de reportes (Excel). Registro de acciones de sistema y usuarios.

Funcionalidades de la Solucin II9/12Aplicacin Web

Control acceso usuarios. Administracin de documentos enviados desde el Depto. de Contabilidad. Registro de acciones de sistema y usuarios.

Alcances y Limitaciones de la Solucin I

Al realizar la reingeniera del proceso de cobro, se utiliza Business Process Model and Notation (BPMN), ya que es la notacin grfica estandarizada que para el modelado de procesos de negocio.

El mayora del desarrollo se realizara en arquitectura clientes-servidor y solo un pequeo modulo WEB para el acceso externo, ya que la empresa quiere limitar los posibles accesos externos a los datos generados por la aplicacin.

Por limitaciones de tiempo (semestre), solo se entregara una versin reducida de la aplicacin de escritorio, quedando pendiente la interfaz Web y las alertas de correo automatizas.

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Alcances y Limitaciones de la Solucin II

Se utilizara como lenguaje de desarrollo C# para la aplicacin de escritorio, debido a que el lenguaje cumple con los requerimientos del Software y adems la empresa cuenta con las licencias para su uso.

Se usa como motor de base de datos SQL Server 2012, ya que es el estndar de almacenamiento de datos usados por las aplicaciones que ya utiliza la empresa, las cuales ya se encuentran licenciadas.

Para el desarrollo del mdulo Web y notificaciones de automatizas, se utilizaran tecnologas libres como son HTML, PHP, JQUERY y Ubuntu, para as no incurrir en gastos adicionales en conceptos de licencias de Software.

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Conclusin12/12

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