1. 1. Master Your Todo - lIst 1 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden
2. 2. Master Your Todo - lIst 2 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Inhoudstafel Actie 4 Beter time management zal al je problemen oplossen. 6 Het nut van productiviteit 8 Lange Termijn en Korte termijn 12 Focus 16 Waarom To do lijstjes niet werken 20 Aandacht is het nieuwe goud. 23 En elegant betrouwbaar systeem buiten je hoofd 27 Kalender 30 Capaciteit 1% van je tijd 33 Wachten op lijst 37 Masterlijst 41 De grote boosdoener is onduidelijkheid 43 Omdat het einde je de weg toont 44 Actielijst voor deze week 47 Incubatielijsten 50 Lijsten Ajour houden 52 Verzamelen 53 Process 57 Process in batch - Watson en Holmes 61 Feedback en Feedback 65 Wekelijks planningsmoment 66 Doen 71
3. 3. Master Your Todo - lIst 3 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Verantwoordelijkheden 73 Implemenatie 75 Implementatie in 8 weken 76 Maximaal resultaat 82 Softwaretools 83 Gedragsverandering 84 Drie maal drie is tien 87 Appendixes 91 Master Your Mailbox - Outlook files
4. 4. Master Your Todo - lIst 4 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Actie Een kenniswerker heeft nooit tijd genoeg om alles te doen wat hij/zij graag zou doen. Als kenniswerker heb je kort lopende en langlopende projecten/taken op je bord liggen. De combinatie van die twee soorten maakt Het werk en het leven voelt voor je alsof je dagen te kort zijn een volle mailbox en je vol hoofd je weghoudt van wat je belangrijk vindt je overspoeld wordt door allerlei rompslomp die je nog dient te doen de tijd welke je hebt voor je passie minder wordt je teveel naar je zin je zelf weeral vergeten hoort zeggen je moeite hebt om de lange en korte termijn te verzoenen Je hebt nood aan een sterke concentratie n aan een open visie. Het lijkt alsof je een paradox dient te verzoenen. En dat is ook zo. Je wereld verandert zo snel. Wat heb je nodig om daar mee om te kunnen?Zeker voor de drukbezette professional is het belangrijk om een stressvrije productiviteit te combineren met een oog voor de steeds veranderende opportuniteiten. Nog meer uren maken is geen optie meer.
5. 5. Master Your Todo - lIst 5 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Vanuit onze eigen ervaring werden we enthousiast over persoonlijke efficientie en effectiviteit als sleutel om onze doelen te bereiken en daarnaast ook nog een leven te hebben. We zien je Todo-lijst niet alleen voor je zaken op het werk, maar ook voor de rest van je leven. Je vakantie plannen kan ook zorgen voor stress indien je dat niet goed beheert. Al onze aanpakken binnen ExtraTijd zijn gebasseerd op vijf vaardigheden Strategisch inzetten van je beperkte middelen Gedrag aanpassen zodat je tienmaal meer resultaat behaalt Systematiseren Systematisch verbeteren Een betere verkoper worden en dus meer impact behalen
6. 6. Master Your Todo - lIst 6 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Een beter time management zal al je problemen oplossen. Ken je het gevoel dat je geen pap meer kan zeggen, wanneer je s avonds thuiskomt? Je hebt nog tijd om iets te doen, maar je kan geen puf meer zeggen. Je kent het resultaat : je doet niks meer. Meester worden van je todo lijst gaat over het managen van je W.E.A.T. Wilskracht : de kracht om te kiezen voor de lange termijn winst in plaats van de korte termijn opbrengst. Je voorraad wilskracht wordt meestal uitgeput wanneer je dag vordert. Je wilskracht beheren geeft je nog extra mogelijkheden s avonds. En s avonds is meestal het moment voor je gezin of voor jezelf. Het is ook de kracht die je helpt om je energie en aandacht te optimaliseren. Energie : de lichamelijke energie nodig om je todo lijst onder controle te krijgen. Op de dagen dat je weinig lichamelijke energie hebt, kan je weinig realiseren. Je lichamelijke energie beheren is belangrijk omdat je alleen door fysieke acties te doen je realiteit kan veranderen. Aandacht : de mentale energie nodig om je kenniswerk te kunnen doen. Voor jou als kenniswerker is de kunst om je mentale energie te concentreren gelijk aan de kracht waarmee je je zaken naar de finishlijn brengt. Je hebt niet altijd je volledige concentratie nodig voor al je kenniswerk. Een beroep kunnen doen op je concentratie wanneer je deze nodig hebt, brengt je een stap dichter bij het meesterschap van je todo lijst. Tijd : de tijd waarover je kan beschikken maximaal gebruiken voor wat belangrijk is. Tijd valt niet te beheren. Je krijgt alle dagen 1440 minuten ter beschikking. Alles wat we doen neemt een deel van je dag. Een deel dat niet meer terugkomt.
7. 7. Master Your Todo - lIst 7 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Meester worden van je todo lijst is meer dan alleen je tijd managen. Manage je W.E.A.T en je zal maximaal de tijd die je krijgt kunnen gebruiken. Je kan je wils.kracht, energie en aandacht vergroten. De tijd die je krijgt is elke dag gelijk 1440 minuten.
8. 8. Master Your Todo - lIst 8 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Het nut van productiviteit Waarom wil je eigenlijk productiever worden? Merk je ook dat dagen waarbij je weinig in je agenda hebt, niet noodzakelijk je meest productieve dagen zijn? Vacuum Vacuum komt van het latijnse woord vacuus. Vacuus betekent leeg. Lege ruimte op je zolder of kelder wordt opgevuld. De kelder wordt opgevuld als je zelf geen actie neemt om die lege ruimte te bewaken. Hoe groter de kelder, hoe groter het volume dat je dreigt te verzamelen. Lege ruimte in je agenda wordt opgevuld door de acties die je neemt. Wanneer je de lege ruimte in je agenda niet bewaakt, wordt die opgevuld door Ja, door wat? Het nut van productiviteit Productief zijn betekent winnen van je todo's. Als je sneller wint van je todo's, wat doe je dan met je extra tijd? je uitgesteld werk wegwerken meer sporten bijlezen tijd voor jezelf meer cultuur opsnuiven
9. 9. Master Your Todo - lIst 9 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Spijt van stervende mensen Bronnie Wareis een Australische thuisverpleegster in palliatieve zorgen. Haar verhaal greep me nogal bij de keel. Bronnie begeleidt mensen in hun laatste weken. Vijf thema's komen naar boven wanneer ze hen vraagt naar waar de stervenden spijt over hebben. Zijn dat hun todo's waar ze niet van wonnen? 1. Moed om het leven te leiden dat ik wou Wanneer mensen terugkijken op hun leven zien ze dat ze een aantal van hun dromen niet gerealiseerd hebben. Door de keuzes die ze maakten of niet maakten. Schrijf die dromen ook op. Zet ze op je incubatielijst wanneer je nog geen acties kan doen. Een mooie film over hetzelfde thema is the Bucketlist. Door regelmatig naar je incubatielijst te kijken maak je de items op deze lijst sneller actief. Ook je dromen welke je hebt. Elke dag een kleine actie naar je dromen brengt je er dichter bij. Vul de vacuums in je agenda met deze kleine acties. 2. Dat ik niet zo hard had gewerkt Elke mannelijke patient van Bronnie benoemde dit. Ze hadden graag extra tijd doorgebracht met hun kinderen of hun geliefde. De vrouwelijke patinten haalden dit minder aan als een punt van spijt. Het waren meer oudere dames die thuis hadden gebleven om voor de kinderen te zorgen. Niet hard werken is hard werken. De lege ruimte in je agenda bewaken voor de personen die je belangrijk vindt is werken. Toen we nog van negen tot vijf werkten, was dit makkelijker. De uren bewaakten de tijd buiten het professionele. Nu is dat anders. Je dient dat zelf te bewaken. En ook
10. 10. Master Your Todo - lIst 10 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden dat is winnen van je todo's. Een manier om dit aan te pakken is bijna alles wat je doet te beschouwen als items op je Masterlijst. De items op deze lijst worden alleen afgewerkt door acties te doen. Acties die vacuums kunnen opvullen. Acties voor projecten die je belangrijk vindt. Het vacuum maakt het niets uit of het professionele of priv acties zijn. 3. Moed om mijn gevoelens uit te drukken De stervenden beklaagden zich dat ze zo veel van hun gevoelens hadden onderdrukt voor anderen. Angst voor de reacties van anderen. Met als gevolg dat ze hun volledig potentieel niet ontwikkelden. De volgende actie wordt niet uitgevoerd. Mooi voorbeeld hoe geen actie nemen, geen momentum creert. 4. Ik wou dat ik met mijn vrienden contact bleef houden Er is dikwijls grote spijt over het niet geven van voldoende aandacht en tijd aan vriendschappen. Door een drukke levensstijl kunnen vriendschappen door de vingers glippen. Vriend zijn is n van de rollen/verantwoordelijkheden die ondermanaged zijn. Wat betekent vriend zijn? Heeft dat een kwaliteitsniveau waar je naar streeft? Betekent dat dat je je vrienden elke maand wil horen, wil je ze allemaal zien of wil je elke week samen gaan sporten? Het jezelf makkelijk maken om rollen te vervullen is je kwaliteitsniveau's bepalen. Je weet dan of er delta is tussen waar je bent en je kwaliteitsniveau. De enige mogelijkheid om die kloof te overbruggen is acties ondernemen. Intenties zijn waardeloos als ze niet gevolgd worden door acties. 5. Ik wou dat ik mezelf toe had gelaten om gelukkiger te zijn
11. 11. Master Your Todo - lIst 11 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Een verrassend gemeenschappelijke thema voor alle personen die Bronnie begeleidde. Ze bleven vastzitten in oude gewoontes en oude patronen. De angst voor verandering maakte dat ze anderen en zichzelf wijsmaakten dat ze tevreden waren. Doelen hebben blijkt een goede zaak te zijn om gelukkig te zijn. Het doel om nog gelukkiger te zijn en een aantal van de dromen uit je bucket-list te realiseren. En dat kan alleen door bewust voor de acties te kiezen die deze dromen gaan realiseren. Het vacuum dat er af en toe ontstaat te vullen met bewust gekozen acties. Overloop je bucket-list en creer momentum rond n van je dromen. En bel n van je maatjes op.
12. 12. Master Your Todo - lIst 12 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Lange Termijn en Korte termijn Focus en concentratie Veel kenniswerkers worstelen met afleidingen. Je wil gedurende het volgend half uur dat tekstje helemaal uitgeschreven hebben. Na twee minuten vol goede moed ben je om onverklaarbare reden toch iets anders aan het doen. Je had je voorgenomen om de komende maanden meer aandacht, tijd en energie te besteden aan marketing. Op het einde van de tweede maand constateer je dat je plan anders uitdraaide. Voor de meeste deelnemers aan de ExtraTijd programma's is dit herkenbaar. Vervang tekstje of marketing door wat voor jou op dit ogenblijk speelt. Wordt dit herkenbaar? Worstel jij daar ook mee? En het lijkt er niet makkelijker op te worden. Focus en concentratie Herinner je je de eerste Star Wars film? In de Battle of Yavin maakt Luke deel uit van een squadron die een aanval inzet op Death Star. Zijn squadronleiders zijn net uit de lucht gevuurd. Luke neemt hun taak over. Op een exacte plaats, en daarvoor op het juiste moment, moet hij een protonbom droppen. In Star Wars wordt "Concentration" omschreven als een "Force-kracht". Door die kracht aan te boren kan de gebruiker zijn vaardigheid gedurende een beperkte tijd vergroten.
13. 13. Master Your Todo - lIst 13 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden En Luke dropt de bom op de juiste plaats. Door deze actie is de Battle of Yavin beslist. Skywalker krijgt daarvoor samen met Han Solo en Chewbacca de Medal of Bravery opgespeld. Zalig om beroep te kunnen doen op "Concentration" wanneer je het nodig hebt. Verwarring De verwarring tussen focus en concentratie maakt het moeilijk om een strategie te maken voor beide onderdelen. Kort door de bocht is concentratie korte termijn. Terwijl focus middellange termijn is. Je kan afgeleid worden van je taak. Maar je kan ook afgeleid worden van je doel. In deze ExtraTijdstips wil ik het hebben over strategien voor meer concentratie. Het andere, even belangrijke, deel focus is voor een volgende ExtraTijdstips. Concentratie strategie 1. Ken je gouden kwartieren. Op welke momenten van je dag ben je van nature het meest geconcentreerd? Is dat 's morgens of is dat op een ander moment? Hoeveel van deze gouden kwartieren heb je op een dag? Tackle in deze kwartieren de zaken waar je het meest concentratie voor nodig hebt. Verspil je gouden kwartieren niet aan taken waarbij minder concentratie nog voor een goed genoeg resultaat zorgt. Doe wat nodig is om die te bewaken.
14. 14. Master Your Todo - lIst 14 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden 2. Gebruik de pomodore techniek. Wissel inspanning af met ontspanning. Werk twee kwartier heel geconcenteerd en geef jezelf dan vijf minuten rust. De ontspanning komt de volgende concentratieronde ten goede. 3.Zet afleidingen uit wanneer je je overgestimuleerd voelt. Lucy Paladino beschreef dit mooi in haar boek 'Focuszone'. Slechte titel overigens. Het boek had beter 'de kunst van het concentreren' genoemd. 4. Creer meer afleidingen indien je je verveeld voelt. Sommige taken die je dient te doen, zijn iets te saai om vol te houden. Dit betekent niet dat je onverwachte afleidingen gaat creren. Je gaat het belletje van nieuwe email niet opzetten om meer afleidingen te hebben. Afleiding en onverwachte en ongecontroleerde afleidingen zijn verschillend. Zet muziek op. Zet desnoods een filmpje op om een deel van je brein bezig te houden. 5. Zorg voor een omgeving die je stimuleert om maximale concentratie te hebben wanneer het nodig is. Zorg dat je geconcentreerd kan werken. 6. Weet dat je niet geconcentreerd kan zijn gedurende de ganse dag. Weten dat het normaal is om pieken en dalen te hebben in mijn concentratieniveau was zo'n bevrijding. Wat niet wil zeggen dat ik mijn concentratieniveau niet kan verbeteren.
15. 15. Master Your Todo - lIst 15 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden 7. Oefen je concentratie. Gebruik daarvoor de index van Einstein. Zie Appendix 8. Maak gebruik van een concentratielijstje = actielijst voor vandaag Wat zijn de tien acties/taken waar je vandaag voor kiest om te doen. Dat concentratielijstje is een deelverzameling van je eerstvolgende acties voor deze week. Deze die vandaag je aandacht verdienen.
16. 16. Master Your Todo - lIst 16 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Focus Heb je ook moeite om de lange termijn en de korte termijn met elkaar te verzoenen? De korte termijn is zo overweldigend duidelijk dat het lijkt alsof dat het enige is dat je kan doen. Het is soms zo lastig om uit de dagelijkse sleur te komen en aan die grote dromen, plannen te werken. Het lijkt alsof ondanks het harde werken je geen vooruitgang boekt. Je bent nochtans gemotiveerd en werkt hard. Je wordt om je productiviteit geroemd. Potentieel Zou het niet geweldig zijn om je volledige potentieel te kunnen benutten? Om de dingen te doen waar je altijd al van droomde? Dagelijks aan je lange termijn doelstellingen werken lijkt zo zalig. Productieve effectiviteit Beter georganiseerd zijn, betekent nog niet dat je alles gedaan krijgt. Dat is n van de grootste mythes van time-management. Door betere organisatie is je capaciteit groter. Je bord wordt groter. Je kan meer aannemen. En dat is het gevaar. Je zal meer doen omdat het kan. Je capaciteit is echter niet onbeperkt. Dat leidt tot het verschil tussen productiviteit en effectiviteit. Effectiviteit bekom je wanneer je met de juiste dingen bezig bent. Wanneer je met een grote productiviteit in je gewenste richting gaat, bekom je je productieve effectiviteit. Je gebruikt dan zowel je concentratie als je focus.
17. 17. Master Your Todo - lIst 17 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Focus = effectief Stephen Covey heeft een grote impact gehad met zijn werk. Zijn boek "Zeven Eigenschappen van Effectief Leiderschap" is een standaardwerk. In het Engels worden de eigenschappen habits genoemd. Habits kun je verwerven, daar ben je niet mee geboren. De tweede habit is 'Begin with the end in mind'. Het einde toont je de weg. Dank zij je bestemming kan je bijsturen onderweg. Je bestemming helpt je om effectief te zijn. De basis van wat je realiseert, wordt gelegd door de acties die je dagelijks doet. Zorg ervoor dat de acties die je doet, je projecten en taken vooruitbrengen. Ook hier speelt de bestemming een rol. Het einde van een project of taak is wanneer je succesvol resultaat gerealiseerd hebt. Het moment wanneer je geen acties meer dient te doen omdat je de finishlijn overschreden hebt. Je projecten en taken horen bij een verantwoordelijkheid die jij hebt. Wanneer je projecten en taken doet die niet bij je verantwoordelijkheid horen, ben je minder effectief dan je kan. Je verantwoordelijkheden zijn nooit af. Je verantwoordelijkheid heeft een tevredenheidsniveau, je zou het ook een kwaliteitsniveau kunnen noemen. Wanneer dat niveau bereikt is, dien je geen acties te doen of projecten te lanceren. Het is niet effectief om meer te doen dan je tevredenheidsniveau. Je doelen op korte termijn (binnen n jaar) behaal je via je verantwoordelijkheden. Het is niet zo dat je een bepaalde omzet alleen maar realiseert via je sales rol. Je hebt ook een uitvoerende rol. Op lange termijn (binnen drie jaar) zijn je doelen je richting waar je heen wil. Door ook doelen op korte termijn te maken, maak je het makkelijker om bij te sturen.
18. 18. Master Your Todo - lIst 18 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Toen we jaren geleden naar Roskilde (festival in Denemarken) reden hadden we nog geen GPS. We zorgden wel voor een lijst met steden waarlangs we dienden te rijden. Roskilde was ons doel op lange termijn, de steden onderweg onze korte termijn doelstelling. Je zal je doelen niet willen bereiken op om het even welke manier. Dat heeft met je waarden te maken. Nog hoger in de driehoek staat je visie. Waar wil je op richten om binnen vijf jaar te realiseren. Wat wil je bereiken in je professioneel en priv leven? Doelen op korte en lange termijn zullen je naar je visie brengen. Helemaal bovenaan staat je missie. Waarvoor ben je hier? Wat wil jij bijdragen. In een ideale wereld brengt elke actie je dichter naar je Missie, elk project of taak n of meerdere verantwoordelijkheden naar zijn tevredenheidsniveau,
19. 19. Master Your Todo - lIst 19 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden elk van je verantwoordelijkheden je dichter bij je korte termijn doelen, elk korte termijn doel je naar je lange termijn doelen, elk lange termijn doel je visie dichterbij. De ideale wereld is er niet. Laat dat geen rem zijn om kleine stappen in de richting van je missie te zetten.
20. 20. Master Your Todo - lIst 20 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Waarom To do lijstjes niet werken Heb jij ook een liefde haat verhouding met je todo-lijst? Dan ben je niet de enige. Je maakt lijstjes, maar je kan je er moeilijk aan houden. Op het einde van je dag lijkt het alsof je meer zaken hebt toegevoegd dan afgestreept. Je todo-lijst werkt niet zoals je het graag zou hebben. Dit is omdat ze n of meerdere onvolkomenheden bevatten. Er zijn een aantal redenen waarom je todo- lijsten niet werken. Fix deze en je maakt het je makkelijker 1.Verspreid over verschillende plaatsen Je todo's staan op te veel plaatsen. Je hebt todo's staan in je emailinbox. Je hebt nog een word-document met daarin een aantal zaken die je dient af te werken. Op de post-its rond je scherm staan nog mensen die je dient te bellen. Zorg voor n betrouwbaar systeem om al je todo's in onder te brengen. Wanneer je toto's op verschillende plaatsen staan, zie je nooit het geheel. Dat maakt het niet makkelijk voor je om te kiezen. En wanneer het niet makkelijk is om te kiezen, zal je niet kiezen. 2. Geen gesloten lijsten De meeste todo-lijsten zijn geen gesloten lijsten. Er staat geen grens op. Daardoor worden ze groter. Gesloten lijsten hebben het voordeel dat ze je feedback kunnen geven. Indien er geen grens is, is er ook geen feedback. Die feedback heb je nodig om te kunnen bijsturen. Elke week een actielijst maken voor die week is een onderdeel van werkende todo- lijsten.
21. 21. Master Your Todo - lIst 21 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden 3. Ze zijn een mix van projecten, taken en acties De meeste todo-lijsten zijn te moeilijk om te doen. Wanneer het te moeilijk is om te doen, doe je iets anders. De zaken op je todo-lijst zijn niet nduidig genoeg. Je brein heeft duidelijkheid nodig. Wanneer dat niet zo is kiest je brein iets anders. Je maakt het moeilijk voor je brein, door op je lijst een mix te maken van projecten, taken en acties. 4. Je todo-lijst is niet doe-baar Alle acties die op je lijst zijn dienen doe-baar te zijn. Dat kan alleen wanneer er enkel eerstvolgende acties op staan. Indien je items op je actielijst niet doe-baar zijn, horen die items daar niet thuis. Je maakt je actielijst doe-baar, door concrete fysieke acties op de lijst te zetten. Nadenken heeft daar geen plaats. Vijf ideen uitschrijven is veel actiegerichter en concreter. Je brein heeft die concreetheid nodig om te kunnen doen. 5. De lijsten zijn niet doenbaar De meeste todo-lijsten bevatten veel te veel items. Daardoor zijn ze niet doenbaar. Een lijst die niet doenbaar is, zal je niet motiveren om deze compleet af te werken. Je actielijst is een reflectie van de mogelijkheden die je deze week hebt om deze acties te doen. Wanneer je slechts tien uur lege ruimte hebt in je agenda, zet je geen acties die twintig uur in beslag nemen op deze lijst.
22. 22. Master Your Todo - lIst 22 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden 6. Geen ruimte voor verrassingen Geen ruimte voorzien voor verrassingen in je actielijst, maakt het je niet makkelijk. Door het gebrek aan ruimte is je actielijst niet echt je prioriteitlijst voor deze week. De gemiddelde tijd die je voor onverwachte zaken dient te voorzien hangt af van je functie. Lijst gedurende een aantal weken op hoeveel tijd je spendeert aan onverwachte zaken. Die tijd dien je te voorzien in je schema. Dus de lege ruimte in je agenda is de tijd om je actielijst voor deze week af te werken. Daarnaast is de lege ruimte ook een deel voor de verrassingen die je deze week zal hebben.
23. 23. Master Your Todo - lIst 23 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Aandacht is het nieuwe goud. Het geheim van concentratie. Inspanning en ontspanning afwisselen in 4 domeinen: mentaal, fysiek, relationeel en spiritueel. Een energielek in n van deze gebieden houd je tegen om je aandacht te richten. Je energie beheren om je productiviteit op peil te houden. Heb je een klokje in de buurt? Doe je ogen dicht gedurende 2 minuten na start. Laat je aandacht gaan en volg waar hij je brengt. Start. Stop. Je aandacht ging naar n of meerdere van de volgende gebieden : Fysiek Relationeel Mentaal Spiritueel En je brein veranderde van thema met een verbluffende snelheid. Jim Loehr en Tony Schwartz beschreven in hun boek "The power of full engament" deze gebieden. Je krijgt in het boek een stappenplan om deze domeinen te beheren. Energie gebruiken en regenereren is de eenvoudige regel. En dit in vier domeinen. Zoals alle eenvoudige regels, niet altijd makkelijk toe te passen.
24. 24. Master Your Todo - lIst 24 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden 1. Fysiek. Fysieke energie is de brandstof om te leven. Fysiek moe maakt je minder alert, minder gefocust, minder creatief. Hoe verandert je gedrag wanneer je moe bent? Je twee belangrijkste middelen zijn zuurstof en glucose. Je regelmechanismes zijn eten en ademen. Jim en Tony geven een aantal suggesties om je fysieke energie op niveau te houden en te verbeteren. Ademen. Bewust dieper ademen verlengt je hernieuwing van energie. Eten. Je voedingspatroon aanpassen zodanig dat je een constante stroom van glucose en voedingstoffen hebt. Voldoende water drinken. Slapen. Er is een grote kans dat je zeven tot acht uur nodig hebt. Vroeg slapen en vroeg opstaan verhoogt je performantie. Voldoende pauzeren gedurende de dag. Een herstelpauze om de 90 minuten. 2. Emotioneel. Volgens de schrijvers is emotionele energie de capaciteit om emoties te managen. Emotionele en fysieke energie zijn verbonden. Het voeden van je emotionele energie kan door om het even wat je graag doet. Een gezonde vriendschap is een krachtige bron voor emotionele energie.
25. 25. Master Your Todo - lIst 25 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden 3. Mentaal. Ook je mentale energie is verbonden met je fysieke energie. Mentale energie is de energie die je nodig hebt om te kunnen focussen en je aandacht te kunnen richten. Om op je best te presteren, houdt je concentratie vast. Je beweegt tussen een brede en smalle, een interne en externe focus. De vaardigheden om je mentale energie te genereren zijn : mentale voorbereiding visualisatie positieve self talk effectief timemanagement creativiteit Je maximale mentale capaciteit bereik je door een evenwicht tussen gebruiken en hernieuwen van je mentale energie. 4. Spiritueel Je spirituele energie wordt afgeleid uit de verbinding tussen je waarden en je doel. Een doel dat verder gaat dan eigenbelang. Een aantal van je activiteiten geven veel spirituele energie zonder het verbruik van andere energie : Wandelen in de natuur Inspiratievol boek lezen Luisteren naar muziek Andere spirituele oefeningen kunnen je zowel energie geven als vragen : Meditatie Yoga Gebed
26. 26. Master Your Todo - lIst 26 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Positieve rituelen en hun kracht Volgens Jim en Tony zijn rituelen de sleutel om je energie te managen. De grootste performers gebruikten rituelen om hun energie te behouden. Je rituelen geven je een structuur waardoor je kan improviseren en risico's kan nemen. Twee gedragingen zullen je enorm helpen om nieuwe rituelen te verankeren. Je hebt tussen de 30 en de 60 dagen nodig om een ritueel toe te voegen aan je gewoontes. Bekijk elke dag je missie. Wat en hoe je die wilt bereiken. Geef jezelf elke dag feed-back. De afstand waar je nu bent en je gewenste resultaat geeft je bruikbare informatie. Met die informatie kan je bijsturen. Wat zijn je projecten die je zullen helpen om je energie te beheren in deze 4 domeinen? Zet ze op je Masterlijst. Welke ritueel ga je de komende periode installeren? Zet het ook op je Masterlijst. Geen energie = geen aandacht. Ik beschouw deze vier domeinen als vier van mijn verantwoordelijkheden. Typ hier om tekst in te voeren
27. 27. Master Your Todo - lIst 27 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden En elegant betrouwbaar systeem buiten je hoofd Heb je ook het gevoel dat je veel aan je hoofd hebt? Dat je hoofd vol zit met alles wat je nog moet doen. Veel deelnemers aan de workshops van ExtraTijd klagen dat ze zichzelf makkelijk onderbreken. Herken je dat ook? Je bent een mail aan het beantwoorden en bedenkt dat je nog dringend kippenvoer moet halen. Je staat bij de bakker en het schiet je te binnen dat je het nog over het budget dient te hebben met je baas. Hier en Nu Zou het niet geweldig zijn om in het hier en nu te kunnen zijn? Om, wanneer je vier op een rij aan het spelen bent met je zoontje, je dat ook cht speelt. Om een leeg hoofd te hebben zodat je je kan concentreren op wat zich op dat moment afspeelt. Zodat je het met de grootst mogelijke kracht vooruitkrijgt. Onbetrouwbaar brein Ons brein is niet goed uitgerust. Het stuurt ons constant reminders dat we nog zaken dienen te doen. Alleen heeft je brein geen gevoel voor ritme en timing. De reminders komen net te laat of op het verkeerde moment. Je verlaat het kantoor en in de lift bedenk je dat je beloofd had om Peter die documenten nog te sturen. Je staat in dubio. Ga je naar huis en stuur je die documenten nog na of doe je het morgen?
28. 28. Master Your Todo - lIst 28 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Maak en hou je hoofd leeg. Doe een mind dump. Een mind dump verloopt in twee stappen. Geef jezelf drie kwartier en ga op een rustige plaats zitten met schrijfpapier of post-its. Schrijf op wat je hoofd je aangeeft. Zonder te beoordelen of te organiseren. Deze eerste stap noemen we de purge. Wanneer de purge stopt, kan je je brein helpen. Gebruik dan een triggerlijst. Een lijst die je brein helpt om ondergesneeuwde items opnieuw naar boven te halen. Het brein werkt associatief. Het heeft af en toe wat hulp nodig. Je kan een triggerlijst vinden in de appendix. De output van de minddump is input die je daarna gaat processen. Het proces waarmee je die items op de juiste plaats zet, zie je verder in proces Schaf je een UVT aan. UVT staat voor universele verzameltool (UCT ubiquitous capture tool. Als je voorbeelden wil, ga dan UCT googlen). Je komt in de gang Filip tegen en die wil nog iets van je. Vraag hem om wat hij nodig heeft je via mail te herinneren. Op die manier hoef je het niet in je hoofd te stoppen. Je mentale RAM minder belasten geeft de processor in je hoofd meer ruimte. Indien dat niet kan, heb je iets nodig om die belofte uit je hoofd te houden. Daar komt die UVT van pas. Een tool die je toelaat om altijd en overal beloftes op te schrijven, in te spreken en uit je hoofd te houden. Populair zijn moleskine, smartphone, hipster pda. Elk met voordelen en nadelen. Zoek een tool die bij je past. Gebruik je universele verzameltool niet als je actiesysteem. Dat loopt elke keer fout. Je acties zitten in een elegant betrouwbaar systeem.
29. 29. Master Your Todo - lIst 29 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Bouw jezelf n elegant betrouwbaar systeem buiten je hoofd. Je hoofd is niet betrouwbaar om je reminders op het juiste moment te sturen. Als je wil betrouwbaar zijn, heb je dus een betrouwbaar systeem buiten je hoofd nodig. Je systeem bevat vijf soorten lijstjes : je kalender. actielijst voor de komende week de masterlijst je wachten op en je incubatielijst Regelmatig naar je lijstjes kijken, zal de betrouwbaarheid verhogen. Je brein zal leren om het los te laten. Het hoeft niet meer bang te zijn dat je het vergeet. Doe een weekly feedback en feedforward moment. Lijstjes die niet aan je realiteit beantwoorden zijn niet betrouwbaar. Enmaal in de week zorgen dat je lijstjes en je realiteit opnieuw compleet gesynchroniseerd zijn, helpt je brein om los te laten. Dat krijg je door nmaal per week je voorbije week te evalueren en je volgende week voor te bereiden. Dit is n van de sleutelgewoonten om te krijgen. Al je lijsten overlopen en jour zetten zodat je realiteit en je lijstjes opnieuw gelijk zijn.
30. 30. Master Your Todo - lIst 30 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Kalender Worstel jij ook met je agenda? Je zet zaken in je agenda om te doen en toch doe je andere zaken. Je wil donderdag om drie uur aan je presentatie werken en je hebt daar netjes een blok voor geprogrammeerd. Dat had je vorige week ook al gedaan. Toen deed je iets anders. Hoe gaat het nu wel gebeuren? Of heb je ook die deadline nodig om in gang te geraken? Je hebt het gevoel dat je agenda je niet helpt. Deze lijst helpt je niet echt. Lijst? Ja. Die agenda is ook een lijst, een lijst van de dingen die je op die datum zou willen doen. Flexible focus Droom je ook van een flexibele focus? Het gevoel controle te hebben over je tijd? Flexibel kunnen omgaan met je tijd en tegelijkertijd een innerlijke gerustheid hebben dat is onbetaalbaar. Wat moet vandaag Einstein zei ooit: De enige reden dat we tijd hebben, is omdat alles niet op hetzelfde moment zou gebeuren. Veel deelnemers maken het zichzelf moeilijk. Ze gebruiken een agenda voor waar het niet voor bedoeld is. Een agenda dient er voor te zorgen dat zaken niet op hetzelfde moment gebeuren. Heb jij een focus op wat moet vandaag? Wat zijn de zaken die, wanneer je ze vandaag niet doet, niet meer hoeven te gebeuren? Hoe makkelijker je het maakt om die focus van wat moet vandaag te hebben hoe makkelijker je het jezelf maakt om je er ook aan te houden.
31. 31. Master Your Todo - lIst 31 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Agenda = actielijst met de beperking tijdstip Overloop je agenda. Neem elk item vast en vraag jezelf af moet het op dat moment gebeuren? Ja, het moet op die dag. Dan hoort het thuis in je agenda. Het moet immers op die dag gebeuren. Ik moet naar Guido bellen op woensdag. Dat is de enige dag dat hij en ik beschikbaar zijn. Het tijdstip maakt niks uit. Nee. Waarom heb je het dan in je agenda gezet? Hoort het thuis in je wachten-op lijst, je masterlijst, je incubatielijst of je actielijst? Gebruik het workflowschema om deze items op een betere plaatst te zetten. Een constatatie is dat veel agendagebruikers deze soort items in hun agenda organiseren. Onder andere in hun agenda. Ze hebben nog andere plaatsen waar ze soortgelijke items als reminder bewaren. Hun agenda is geen focuslijst meer voor de items die op die dag dienen te gebeuren. Brein in de war Nadenken wanneer het niet nodig is, kost je mentale energie. Je mentale energie is n van je beperkte middelen. Mentale energie bewaken en besparen maakt je vasthoudender op het einde van je dag. En wanneer zou je graag wat extra mentale energie hebben? Juist, op het einde van je dag. Bij de start van je dag heb je nog voldoende energie. Stel dat je agenda een mix bevat van wat moet en wat zou kunnen die dag? Je zal steeds weer dienen te beslissen ga ik dat item nu doen of niet? Wanneer je agenda alleen zaken bevat die op die dag moeten gebeuren, krijgt je brein rust.
32. 32. Master Your Todo - lIst 32 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Drie zaken horen thuis in je agenda. 1. Acties die op een bepaald moment moeten gebeuren. Je meeting van 10 uur tot 10.30 hoort in je agenda. Je moet daar zijn. 2. Acties die op een bepaalde dag dienen te gebeuren. Je moet op donderdag naar Martine bellen. Zet deze actie als een item in je agenda. Agenda's op papier hebben daar een plaats voor. De digitale versie laat toe om een item in je agenda te plaatsen welke een ganse dag duurt. Daardoor komt het item bovenaan je agenda van die dag te staan. Zet er je vermoedelijke tijdsduur bij. Bellen Martine Budget 15'. Dat laat je toe om in te schatten hoeveel ruimte je de rest van de dag hebt om te werken vanuit je actielijsten. 3. Keuzes of informatie die alleen die dag relevant zijn. Opening winkel van een collega. Je hebt nog niet beslist of je zal gaan, je wil het wel als een optie openhouden. Wanneer je het item pas de volgende dag zou zien heeft het geen nut meer. Indien je al op voorhand had beslist dat je naar de opening zou gaan, staat het ook in je agenda; als een item dat op een bepaald moment dient te gebeuren. Ikzelf ben geen voorstander van dit laatste item. Het kost me te veel energie om me telkens af te vragen, ga of doe ik dat nu of niet. Start je dag met het bekijken van je agenda. Indien je een digitale agenda gebruikt, laat je computer dan starten met het tonen van je agenda. Werk de actie's uit je actielijst af wannneer je lege ruimte hebt in je agenda. Blokkeer doe-tijd in je agenda wannneer anderen tijd in je agenda kunnen claimen. Indien je geen doe-tijd hebt, kun je niet werken uit je actielijsten.
33. 33. Master Your Todo - lIst 33 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Capaciteit 1% van je tijd Veel deelnemers aan de workshop of presentaties van extratijd hebben te weinig tijd om te doen wat ze belangrijk vinden. Ze hebben een lange lijst van zaken die ze allemaal willen afwerken. En daar komen ze meestal niet aan toe. Teveel deelnemers werken vanuit hun todo-lijst(en) en merken dat dit niet meer werkt. Doe-tijd Hun grote probleem is dat ze geen inzicht hebben in hun doe-tijd per week. Is dat ook jouw probleem? Onderstaande aanpak helpt je om een perfect zicht te hebben over je capaciteit die week. Het maakt een groot verschil voor je indien je weet of je tien uren hebt of twintig uren om acties te doen deze week. Te grote lijsten En van de gevolgen van een slechte of geen inschatting van je capaciteit is dat je lijsten niet doenbaar zijn. Er staan teveel items op je lijst om deze week af te werken. Daardoor is het voor je brein niet makkelijk om de echte prioriteiten te weten. Ofwel creert dit overwerk en/of stress. Beiden zijn niet aan te raden. En percent Elke dag heeft 1440 minuten. De meeste deelnemers van de verschillende workshops extra tijd hebben moeite om minuten te gebruiken als eenheid voor tijd. Wat zijn duizend minuten? Hoe voelt dat? Wanneer weet je dat dit gedaan is? Een tijdseenheid die beter aansluit bij ons is een kwartier. Een voetbalwedstrijd duurt twee keer drie kwartier. De ochtendbreak in de meeste bedrijven is een
34. 34. Master Your Todo - lIst 34 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden kwartier. Het nam me een kwartier om van mijn opa aan moederskant naar mijn oma langs vaderskant te wandelen. Ze woonden op anderhalve kilometer van mekaar. Je hebt zelf ook zo'n voorbeeld welke je als intern referentiepunt kan gebruiken. Er zijn 96 kwartieren in een dag. Een kwartier is ongeveer n percent van je dag. Je kan je afvragen of je volgende meeting wel vier of zes procent van je dag waard is. Wit-ruimte Wanneer je naar je agenda voor deze week kijkt, staan daar al een aantal zaken ingevuld. Je hebt een aantal meetings gepland staan. Op woensdag staat er een telefoongesprek van drie kwartier gepland met je collega uit Duitsland. Daarnaast heb je nog wit-ruimte in je agenda. Dat hoop ik tenminste voor je. Indien je geen wit-ruimte meer hebt, hoef je niks op je actielijst voor deze week te zetten. Je hebt geen doe-tijd deze week. Druk je wit-ruimte uit in het aantal kwartieren welke je deze week nog leeg hebt om te besteden aan je werk. Je totale week heeft 700 kwartieren. Je werkweek heeft heel wat minder kwartieren. Capaciteit deze week Bepaal voor elke week hoeveel kwartieren je agenda wit-ruimte heeft. In deze kwartieren heb je nog niks gepland staan. Je gaat deze wit-ruimte gebruiken om acties uit je actielijsten af te werken. Je houdt rekening met de verschillende soorten tijden die nodig zijn.
35. 35. Master Your Todo - lIst 35 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden 1. Verheldertijd - Items aan je lijsten toe te voegen Je hebt een bepaalde tijd nodig om al je input te verhelderen. Indien je daar geen rekening mee houdt, worden je inputverzamelplaatsen nooit helemaal leeggemaakt. De magnetische kracht van je verzamelplaatsen wordt dan nooit nul. Je ondervindt dit mechanisme heel sterk bij je mailbox. Verhelderen betekent niet dat al je werk gedaan is. Het betekent wel dat al het denkwerk over je input af is. En je hebt het denkwerk georganiseerd buiten je inbox. 2. Doetijd Je hebt doetijd nodig om de items op je actielijst(en) te kunnen doen en af te strepen. Wanneer je weinig doetijd hebt deze week, heb je ook weinig items op je actielijst. Weinig doetijd is ook een aanduiding dat je heel secuur je actielijst zal aanvullen. Je zal enkel de meest belangrijke zaken kunnen doen. Het zijn die belangrijke acties die op je actie lijst zullen komen. 3. Ad-hoc tijd Hoe veel adhoc werk heb jij gemiddeld per week? Veel is nogal vaak het antwoord. Wanneer je geen idee hebt, kan je er ook geen rekening mee houden. Je beschouwt al de lege ruimte in je agenda als doetijd. Dat is jezelf iets wijsmaken. Je actielijsten zullen te veel acties hebben voor deze week. Onbewust weet je dat, en de drive om je actielijsten goed te gebruiken wordt dan minder. Je vecht immers een verloren strijd. Je kan die actielijst niet leeg krijgen, je hebt te weinig doetijd. 4. Reflectietijd - naar je lijstjes kijken Reflecteren betekent een stap achteruit zetten. Reflecteren helpt je om een flexibele focus te behouden. Elke morgen heb je wat reflectietijd nodig om de prioritaire acties voor vandaag te vinden. Je overloopt dan je agenda en je actielijsten. Je bepaalt je focus voor vandaag. Beperk die acties voor vandaag tot maximaal tien. Anders ga je niet meer
36. 36. Master Your Todo - lIst 36 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden kiezen op het moment dat je gaat doen. Wanneer dat focuslijstje leeg is, ga je opnieuw in je reflectiemode. s Avonds reflecteren hoe je dag was, is goed om je dag af te sluiten. Een wekelijks reflectiemoment is de hefboom om de komende zeven dagen productief te kunnen werken. In n uur helpt je daarbij. 5. Speeltijd Je hebt momenten nodig in je week om mentale energie op te doen. Geplande ongeplande blokken van tijd helpen je daarbij. Hou daar ook rekening mee. 6. Reistijd Wanneer je een nomadische werkstijl hebt, hou je best rekening met reistijd. Reistijd niet inplannen geeft je een vertekend beeld van je vrije ruimte in je agenda. Het is mogelijk om delen van je reistijd te gaan gebruiken als doetijd. Indien je met de trein reist, kan je een deel van die tijd gebruiken om te verhelderen, te reflecteren of te doen. Met de wagen is dat wat moeilijker. Het enige wat je in de wagen kan doen is handsfree telefoontjes plegen. Zorg dat je telefoonlijst groot afgedrukt bij de hand hebt. 7. Alleentijd Alleentijd is een concept waarbij je helemaal alleen bent. Alleen met je gedachten. Daarna kan je die gedachten gaan ordenen en de nodige beslissingen nemen. Dat kan perfect tijdens het wandelen, zelfs tijdens het joggen.
37. 37. Master Your Todo - lIst 37 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Wachten op lijst Wachten is ook een actie. Hoe dikwijls gebeurt het je dat je iemand ziet en dat het je te binnen schiet dat die persoon je nog info moet? Een moment van frustratie en geruststelling tegelijkertijd. Het was beter voor je project indien je deze reminder twee weken vroeger had gehad. Je hebt Filip in ieder geval opnieuw gevraagd om de nodige info te sturen. Filip was het ook vergeten en verontschuldigde zich uitgebreid. Met die verontschuldiging ben je natuurlijk niks. Beloftes opleveren, daar gaat het om. Iedereen 100% betrouwbaar Zou het niet fijn zijn wanneer iedereen honderd percent betrouwbaar is? Negenennegentig percent is al een grote stap in de goede richting, hoor ik je zeggen. Maar hoe ga je dat weten/meten? In een perfecte wereld zou je met alle plezier dingen uit handen geven. Je kan immers op je beide oren slapen dat je krijgt wat je nodig hebt. Genoeg gewacht Je collega's zijn ook overspoeld door alles wat hun tijd en aandacht vraagt. Sommige zaken verdwijnen van hun radar en jij bent de klos. Het is helemaal geen slechte wil van hun kant. Maar, uit het oog, uit het hart. Het Engelse spreekwoord is wat mij betreft accurater: Out of sight, out of mind.
38. 38. Master Your Todo - lIst 38 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Draai het om Wat je nodig hebt is een overzicht van alles waar je op aan het wachten bent. Het handige aan een wachten-op lijst is dat je die lijst niet steeds onder ogen dient te zien. Je moet niet alle momenten van de dag zien dat Filip je nog informatie dient te leveren. De frequentie voor dit soort reminders kan gevoelig lager zijn. De frequentie voor het consulteren van je wachten-op lijst hangt af van jouw situatie. Op wat wacht je? Je wachten-op lijst is een verzameling van alles wat anderen je beloofden en wat je zelf nodig hebt om terug aan de slag te kunnen. beslissingen die iemand gaat nemen bestellingen die je deed antwoorden op mailtjes informatie die je beloofd werd personen die gaan terugbellen ... Op wat wacht je niet? Je wacht niet op een bepaald tijdstip om in actie te schieten. Heb je al een wachten-op lijst? Nee. Neem dan n blad papier waarop je je alles opschrijft waarop je aan het wachten bent. Beperk je tot n blad. Vul het aan gedurende de komende dagen. Elke verstuurde email kan een wachten-op zijn. Vul telkens je wachten-op aan.
39. 39. Master Your Todo - lIst 39 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden De eerste weken heb je genoeg aan deze eenvoudige wachten-op lijst. Ja. Je gebruikt al een tijdje een wachten-op lijst. Haal je lijst boven en overloop de verschillende items. Schrap wat je ontving. Een upgedate lijst is efficinter in gebruik. Wanneer je helemaal tevreden bent met je wachten-op lijst hoef je niks te veranderen. Wanneer je wachten-op lijst te groot wordt (hoeveel items is te groot? Bij mij is dat 50 items), kun je je lijst gaan opdelen. Elk item op je wachten op kan je onderverdelen in drie soorten. 1. Je wacht op een actie van n iemand. Wanneer je geen retour krijgt, kan jij niet verder. Jouw volgende actie is wachten op. Indeling op persoon kan je helpen wanneer je aantal wachten-op items te groot wordt. De 80/20 regel geldt hier. 80% van je wachten op items worden veroorzaakt door 20 % van je contacten. 2. Je wacht op acties/info van meerdere personen op dezelfde vraag. Je hebt de verschillende antwoorden nodig om zelf terug in actie te komen. Je hebt een overzicht nodig van wie wat al leverde. Maak in dit geval een blad met alle namen van degenen die dienen te antwoorden. Wanneer je een antwoord ontvangt, kopieer je het antwoord onder de desbetreffende naam. Op die manier heb je een overzicht op de antwoorden en een overzicht wie nog niet antwoordde.
40. 40. Master Your Todo - lIst 40 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden 3. Je dient geen actie te nemen, je wil wel op de hoogte gehouden worden. Als manager, projectmanager of ondernemer heb je baat bij deze onderverdeling. Je delegeerde geen actie maar een complete taak of project. Je dient alleen op de hoogte gehouden te worden van dit item. Je gaat zelf geen actie doen om dit project of taak naar het gewenste resultaat te brengen. Je wil af en toe overlopen om je de vraag te kunnen stellen of je genoeg op de hoogte bent van dit project. Je zou het als een gedelegeerde masterlijst kunnen omschrijven. Wanneer dien je de reminder te zien? Elk onderdeel van je wachten-op kan je nog op een andere manier bekijken. Je kan je afvragen op welk moment je de reminder voor je wachten-op wil zien. 1. Bepaalde datum Je stuurde een voorstel naar een klant. Je hebt nog geen antwoord. "Klant Zoo voorstel aanpassing server" hoort op je wachten-op. Indien je klant uiterlijk binnen de x dagen niet geantwoord heeft, wil jij de mogelijkheid hebben om te gaan bellen. Je kan dit op je kalender of in je tickler zetten. Het item wordt naar bovengebracht op de datum welke jij kiest. 2. Onbepaalde datum Je wil regelmatig zien dat je op het item nog aan het wachten bent. Je overloopt je wachten-op lijst(en) dan ook met een bepaalde frequentie. Genoeg gewacht Wanneer je je wachten-op lijst overloopt en je wil een item terug onder de aandacht brengen, zet je een actie op je actielijst.
41. 41. Master Your Todo - lIst 41 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Masterlijst Als kenniswerken kan je niet zonder een complete masterlijst van alles wat op je bord ligt. Je kan natuurlijk altijd zonder. Indien je slechts n project had zou dat niet zo moeilijk zijn. Dat is echter niet onze wereld. Deze soort lijst laat je toe om gerust te zijn. Een gerustheid die er komt doordat je minstens n maal per week door je Masterlijst loopt. Daardoor kan je je prioriteiten snel verplaatsen. Op je Masterlijst zet je niet alleen de projecten die op korte termijn dienen te gebeuren. Ook projecten die nu investeringen zijn voor je langere termijn komen op deze lijst. Deze manier laat je toe om de lange termijn en de korte termijn te verzoenen. De Masterlijst is een overzicht van alles dat nog meer dan n actie nodig heeft om afgewerkt te worden. Afhankelijk van de soort onderneming die je hebt zullen er tussen de 50 en 150 projecten en taken op de lijst staan. En het is goed om dit ook een gesloten lijst te maken. En extra nieuw project is eerst n afwerken. Deze gesloten lijst kan je hard beschermen wanneer je een goede starter bent en iets nodig hebt om je te helpen finishen. Je start de projectenlijst door een blad papier te nemen en neer te schrijven wat nu je aandacht heeft. Grote kans dat er een aantal problemen op staan die je graag zou opgelost zien. Het succesvolle resultaat van deze lijst is een compleet overzicht over de zaken waarvoor jij je engageerde. Een overzicht dat je kan helpen om de brug te maken tussen uitvoering en visie.
42. 42. Master Your Todo - lIst 42 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Wanneer zal je overzicht zal werken ? Als je projecten- en takenlijst : Compleet is A jour is De deadlines aanduidt Je goesting geeft om in actie te gaan De grote hefboomkracht van deze lijst ligt niet zozeer in dat je tijd gaat winnen. Je gaat dat zeker ook doen. De kracht ligt in het feedback- en feedforward principe die deze lijsten toelaten. Er verdwijnt niks meer van je radar. Het is ook de lijst die je toelaat om met jezelf prioriteiten te onderhandelen. Wanneer je volgende week te weinig tijd - capaciteit hebt om alle projecten of taken op je Masterlijst te volbrengen, geeft deze lijst je overzicht. Je kan deze lijst gebruiken als voorbereiding voor een n op n met je baas.
43. 43. Master Your Todo - lIst 43 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden De grote boosdoener is onduidelijkheid Stel dat je een nieuwe collega krijgt. Die jongedame weet niks van het bedrijf en van haar nieuwe job. Wanneer je haar echt wil helpen geef je de eerste maanden heel duidelijke en concrete instructies. Indien je dat niet doet, leidt dat alleen tot frustratie bij jullie beiden. Nieuwe brein Je brein is zoals je nieuwe collega. Alleen je brein blijft steeds een nieuweling, omdat je vele zaken nog nooit deed. Je kan je brein helpen door na te denken over de concrete acties die je gaat doen. Die acties bewaar je niet in je hoofd. Je zet ze op een actielijst voor de komende week. Een dame vertelde tijdens een workshop dat ze al zes weken de tandarts diende te bellen. Toen ze vijf minuten kreeg om te bellen, belde ze niet. En nochtans had ze twee minuten geleden gezegd dat ze dringend de tandarts diende te bellen. Toen ik haar vroeg waarom ze niet belde, zei ze dat ze het nummer niet bij had. Het nummer hing thuis op de koelkast. Zes weken al dacht de dame te pas en te onpas over een afspraak met de tandarts. Behalve op de plaats waar ze echt de actie kon doen. Duidelijkheid We vertellen ons brein dat we de tandarts dienen te bellen. Terwijl we in realiteit het nummer dienen te vinden. Onduidelijke acties blijven op je lijstjes staan. Wanneer n van de kinderen van die dame tandpijn had gehad, was de afspraak maken geen moeilijke actie. Wanneer er geen deadline bleek te zijn, bleef de actie door haar hoofd spoken. De deadline dwingt je om dieper na te denken. En dan wordt het in actie schieten veel makkelijker. Je brein heeft duidelijkheid nodig over wat dient te gebeuren. Indien je dat niet geeft, doe je iets anders en stel je uit.
44. 44. Master Your Todo - lIst 44 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Omdat het einde je de weg toont Projecten die niet meer vooruitgaan, helpen je niet in het winnen van je todo's. Acties die niet gebeuren, zorgen voor stilstand. Als ondernemer wil je dit niet. Een onduidelijk eindpunt is n van je productiviteitskillers. Afgewerkt is gewonnen. Wanneer mag je een project uit je lijst schrappen? Als het gedaan is natuurlijk. Wat betekent gedaan? Wanneer is goed, goed genoeg? Wat is je finishlijn voor dit poject? Wat heb je bereikt wanneer je geen acties meer dient te doen? Wanneer mag je de champagnefles openen omdat je project afgewerkt is? Je bent blij als je wat bereikt hebt? Resultaat = Richting Een duidelijk eindpunt geeft je richting. Daardoor krijg je meer goesting om acties te doen. Je wil dat je acties bijdragen om te winnen van je todo's. Het is nogal zinloos om acties te doen die je weghalen van het einde. En dat weet je brein ook. Einde niet gekend betekent geen acties. Magneet
45. 45. Master Your Todo - lIst 45 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Tussen waar je nu bent en de finishlijn van je project is een afstand. Je kan die alleen overbruggen door acties te doen. Het einddoel helpt je om die afstand te kennen. Omdat het einde een magnetische kracht heeft. Afbakening geeft je extra vrijheid. Een eindpunt geeft je project vleugels. Dezelfde dynamiek kan je ook gebruiken doorheen je dag. Je hebt 2 soorten eindpunten doorheen je dag. Je maakt een afbakening, ofwel rond tijd ofwel rond taak. Je maakt een tijdsafbakening. Je werkt 20 minuten aan deze taak. Daarna kan je stoppen met die taak. Dit laat je toe om inspanning af te wisselen met ontspanning. (link naar artikel 4 domeinen) Je maakt een taakafbakening. Je doet taak "5 ideen verzamelen design website". Je eerste actie is bekijk website Matthew. Wanneer je die taak afgewerkt hebt, is er ruimte voor iets anders. Combinatie van tijds- en taakafbakening zijn ook mogelijk. Je geeft jezelf 20 minuten om vijf ideen te verzamelen. Je stopt wanneer je vijf ideen hebt of wanneer de 20 minuten voorbij zijn.
46. 46. Master Your Todo - lIst 46 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Je brein houdt van eindpunten. Zoek de komende weken naar eindpunten die je helpen. Verdeel je voormiddag in een aantal tijdsblokken. Vraag aan de klant wat zijn gewenst resultaat is voor jullie meeting. Wat is je resultaat voor de mail die je gaat sturen. Ga twee dagen om 16u00 naar huis. Vraag op de volgende meeting : Wat willen we bereiken met dit punt? Je brein houdt van succesvolle ondernemingen.
47. 47. Master Your Todo - lIst 47 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Actielijst voor deze week Heb je ook de indruk dat een aantal items reeds weken op je todo-lijst staan of in je hoofd zitten? Je krijgt die items telkens voor ogen zonder dat ze vooruit gaan. Dit frustreert je enorm. Je denkt al weken dat je voor jou en de kinderen een afspraak dient te maken bij de tandarts. Afstrepen creert goesting Het zou fijn zijn wanneer je de items op je lijst gewoon kon doen. Items op je actielijsten afstrepen geeft je een gevoel van controle. Je lijsten zijn dan een scorebord voor je realisaties van die dag. Vooruitgang zien voelt heerlijk. Dat geeft 'goesting' en voedt je motivatie. Zout in je wonde Het drama is dat de meeste todo-lijsten niet helpen. Integendeel, ze zijn zout op je wonde. Een todo-lijst dateert nog uit de vorige eeuw. Ze tonen je 's avonds de zaken die niet uitgevoerd werden. Todo-lijsten zijn niet aangepast aan je kenniswerk. Ze werkten goed wanneer je werk geen grote flexibiliteit vroeg. Je todo-lijsten omvormen naar de extratijdsmethode is een stap vooruit. Daarnaast zijn de items op een todo-lijst te abstract, te groot of onduidelijk. Ze dwingen je tot nadenken. En over je werk nadenken doe je niet wanneer je naar je todo-lijst kijkt. Je brein zoekt een makkelijke actie die het kan afwerken. En die staat niet op todo-lijsten en dus ga je iets anders doen. Maak succes makkelijk Je actielijst voor deze week is n van de onderdelen van de extratijdsmethode. Maak je actielijst succesvol door een enkele kleine aanpassingen.
48. 48. Master Your Todo - lIst 48 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Maak de items op je actielijst eenvoudig. De acties worden doenbaar. Onderzoeken sprekersmogelijkheden wordt Google drie referenties sprekersbureau's. (Simple) Zorg er voor dat de items op je lijst je tot actie brengen. Deze acties zorgen voor beweging. Bijvoorbeeld een afspraak maken met de tandarts. Je belt de tandarts niet wanneer je het nummer niet hebt. Wat zie je jezelf doen? Je gaat naar de koelkast want het nummer van de tandarts vind je er terug op een post-it. Vinden nummer tandarts i.p.v. Afspraak tandarts zal je tot actie brengen (unstuck) Verklein de acties op je actielijst. (Concise). Te grote acties lijken een berg waarover je heen moet. Uitgevoerde kleine stapjes creeren vooruitgang. Ook wanneer ze klein zijn. Maak je actie kleiner dan n kwartier. Schrijven artikel uitstelgedrag wordt Vind drie oorzaken uitstelgedrag. Concretiseer (Concrete) je actie. Tandarts op je lijst is helder op het moment dat je het opschrijft. Vier uur later leidt dat niet meer tot acties. Items die bestaan uit n woord voegen geen waarde toe. Je dient nog na te denken, en dat doe je niet wanneer je daarvoor geen tijd en/of aandacht hebt. Maak je acties emotie vrij.(Emotion free). De weerstand steekt dan zijn lelijke kop niet op. Een artikel schrijven roept opnieuw het beeld naar boven van meester Ronny; je leraar uit het derde leerjaar die extra punten aftrok voor dt fouten. Zie ook hoofdstuk actiekillers Volg de de volgende structuur : VSO. (Structured). Een duidelijk stappenplan helpt je vooruit. Je eerst volgende actie is makkelijk te doen wanneer ze deze structuur : verb - subject - object volgt. Bevragen Marleen checklist artikel toont heel duidelijk wat je gaat doen. Zoek naar jouw standaardactiewerkwoorden.(Standardised). Tachtig percent van al je acties kan je duiden met tien standaardwerkwoorden. Met jouw tien werkwoorden vul je je actielijst makkelijker aan. Googlen, bespreken, vinden, mindmap starten/ aanvullen, doorsturen zijn een aantal van mijn standaardwerkwoorden.
49. 49. Master Your Todo - lIst 49 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Extra. De hulplijn. Wanneer je de volgende actie niet weet, vraag je hulp aan een collega. Het uitspreken van het probleem geeft het nodige inzicht voor de volgende actie. En wanneer bij uitzondering het inzicht niet komt, doe je wat je collega zegt. Uit die actie komt dan wel inzicht. Maak je actielijst succesvol door de items Simple Unstuck Concise Concrete Emotion free Structured Standarized te maken. Grote van je actielijst bij de start van je week is gelijk aan je berekende capaciteit.
50. 50. Master Your Todo - lIst 50 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Incubatielijsten Heb je ook het gevoel dat je activiteiten onderneemt welke je beter niet was gestart? Je start iets wat na een week van je radar verdwijnt en onafgewerkt blijft. En je voelt je daar niet zo fijn over. Constateer je ook dat het aantal ideen welke je ziet vermindert is in vergelijking met vroeger? Je hebt daar geen tijd meer voor of je hebt je ervoor afgesloten. Ofwel ben je overspoeld door ideen ofwel zie je nieuwe ideen niet meer. Ideenverzamelaar Het kan anders. Ideen zijn een manier om te verbeteren. Goede ideen zal je zeggen. En je hebt gelijk. Maar om goede ideen te hebben, heb je veel ideen nodig. En als er iets is wat je wil is het vooruitgang, verbetering. Anders had je niet tot hier doorgelezen. Een mooie verzameling ideen hebben is een lifesaver. Je dient niet te gaan zoeken naar ideen wanneer je ze nodig hebt. Je hebt ze klaar. Ideensysteem Er zijn drie redenen waarom het hebben van een ideensysteem verkeerd loopt. 1. Geen manier hebben om ideen te verzamelen. 2. Geen manier hebben om je ideen te organiseren. 3. Niet weten hoelang iets dient te incuberen op je incubatielijst. Actie-ideen Kijk na hoe je je hobby organiseert. Misschien ben je een verzamelaar van Yoda- figuurtjes. Of je hebt een uitgebreide cd-verzameling. Wat zijn de cd's die je nog wil kopen? Je hebt ze op een lijstje staan. Dat is een incubatielijst.
51. 51. Master Your Todo - lIst 51 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Ik heb dat met boeken. Mijn whishlist bij Amazon is behoorlijk groot. Dat is mijn incubatielijst voor boeken. Misschien heb jij dat met steden die je nog wil bezoeken. Of heb je dat met de sterrenrestaurants die je nog wil bezoeken? Verzamel al de ideen die op je bord belanden. Je hebt een goed verzamelsysteem nodig. Je hebt dus altijd iets op zak om te noteren. Je neemt foto's van de ideen. Process je ideenverzameling. Gebruik daarvoor het schema uit dit artikel. Veel ideen zullen georganiseerd worden op n of andere incubatielijst. Segmenteer je incubatielijst. Daarvoor zijn er twee criteria. 1. Naar incubatiemoment. Wanneer zie je deze incubatielijst? Elke week of elke maand? Elke zes maand of op een bepaalde datum? 2. Naar topic. Ideen voor producten voor ExtraTijd. Marketingideen. Ideen om de workshops aan te passen. Geef jezelf de nodige incubatietijd. Je kent dat gevoel wel dat je enthousiast wordt over iets. Dat kan over een boek zijn of een project welke gelanceerd wordt op een meeting. De goesting om in actie te schieten wordt dan groter. Je brein draait op volle toeren en je wil gaan bellen. Geef jezelf de nodige tijd om dat enthousiasme te laten incuberen. Zet dat boek op je whishlist bij Amazon. Vertel je collega's dat je enthousiast bent en dat je overmorgen laat weten of je meedoet of niet. Wanneer je dat project toch gaat doen, zet het dan op je masterlijst. Wanneer je het niet gaat doen, delete het project van je incubatielijst. Beschouw het plan van een item op je Masterlijst als een incubatielijst. Items voor dat project welke nog niet actief zijn. Die items die op een bepaald moment op je actielijsten zullen komen.
52. 52. Master Your Todo - lIst 52 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Lijsten Ajour houden De oplossing voor een leeg hoofd en het nakomen van je beloftes is een eenvoudige methodiek. De methodiek valt uiteen in vier stappen. Verzamelen Aan lijsten toevoegen - processen Naar je lijsten kijken - Feedback en Feedforward Doen Deze methodiek zal je toelaten om je concentreren op de acties die nodig zijn om je beloftes na te komen. Dit is een proces bestaande uit vier stappen. Je kan beter en beter worden in elke stap.Je kan je energie richten op de bottleneck en daardoor de throughput vergroten.
53. 53. Master Your Todo - lIst 53 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Verzamelen Ben je het ook beu om te vergeten? Peter komt je vragen hoe het staat met de excel file van het vakantieoverzicht. Je valt uit de lucht. Je bent compleet verbaasd. Je hebt immers geen weet van een file. Peter beweert nochtans dat hij je dat vorige week aan het koffiemachine vroeg. Bart je collega bevestigt dat hij dat ook gehoord heeft, wanneer jullie samen koffie gingen halen. Blijkbaar ben je het compleet vergeten. Peter is niet goed gezind. Hij zegt dat het niet de eerste keer is dat je iets vergeet. Je geeft het niet graag toe, zeker niet waar Peter bij is, maar hij heeft wel gelijk. Maar ja er wordt ook zoveel aan jou gevraagd, op alle mogelijke plaatsen. Je kan dat toch onmogelijk allemaal onthouden. Betrouwbaar Het zou zo zalig zijn wanneer Peter zou zeggen: Als ik iets aan jou vraag, dann kan ik op beide oren slapen, dat komt altijd in orde. Peter heeft nogal wat impact in de organisatie en bij hem op een goed blaadje staan belangrijk voor je carrire. Het voelt geweldig wanneer je al je beloftes kan nakomen. Je wil anderen echt helpen, wanneer je hulp hebt aangeboden. Hoe zou het voelen wanneer je honderd percent van je beloftes nakomt? En daarbij wil je ook nog een leeg hoofd hebben. Het is zalig wanneer je vier op een rij aan het spelen bent, je alleen met het spelletje bezig bent en niet met je werk. Of omgekeerd.
54. 54. Master Your Todo - lIst 54 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Verzamelplaatsen Het zou makkelijker zijn, wanneer alles wat we dienen te doen, via n kanaal naar ons toekwam. Nu dat was vroeger misschien zo. In de huidige omgeving kan er werk op ons bord komente liggen via een massa verschillende kanalen. Er is mail, gesprekken aan de koffiemachine, twitter, telefoon, n op n gesprekken en We gebruiken veelal ons hoofd om de beloftes die we maken te onthouden. En we hopen dat ons hoofd ons reminders geeft, wanneer we er iets mee kunnen doen. We hebben nochtans de ervaring dat dit niet klopt. Ons hoofd geeft ons meestal reminders wanneer we er niets mee kunnen doen. Teveel of te weinig verzamelplaatsen voor beloftes maken het ons niet makkelijk, om onze beloftes later daadwerkelijk te houden. Verzamelen = to collect. 1. Wat te verzamelen? Verzamel je beloftes. Dat is de sleutel in deze stap. Je belooft om een document na te sturen. In een meeting word je een opdracht gegeven. Klinkt misschien niet als een belofte, maar wanneer je niet duidelijk nee hebt gezegd en die nee begrepen werd heb je een belofte op je bord liggen. Tijdens je lunchbreak hoor je je collega enthousiast vertellen over IFTTT. Je denkt dat zou ik eens dienen te bekijken. Dat is een belofte aan jezelf. Je collega vertelt je dat hij daar reeds een onderzoek deed en dat hij je de info gaat bezorgen. Een belofte van iemand anders aan jou. De trigger voor het verzamelgedrag is wanneer je jezelf ja hoort zeggen op een taak. Beloftes aan jezelf Beloftes aan anderen Beloftes van anderen aan jou.
55. 55. Master Your Todo - lIst 55 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden 2. Wanneer te verzamelen? Verzamel op het moment dat een belofte op je bord landt. Je weet echter niet wanneer je een belofte zal maken. Het gevolg is dat je niet op voorhand weet wanneer je zal verzamelen. Bereid je dus voor om altijd te kunnen verzamelen. Gedurende de ganse dag kunnen beloftes op je bord belanden. Weet dat er altijd uitzonderingen zullen zijn. Misschien zeg je Tijdens het joggen krijg ik wel ideen maar die verzamel ik niet. Je wil tijdens het joggen alleen genieten van het lopen. 3. Hoe te verzamelen? Neem je beloftes vast om ze daarna los te kunnen laten. Het trukje is om beloftes niet in je hoofd te stoppen en om ze ook niet kwijt te raken. Je kan je beloftes dan opschrijven of tegen iemand vertellen. Je belooft op een beurs iemand een document op te sturen. Je gebruikt als verzamelmateriaal haar businesskaartje. Je collega Peter vraagt je aan het koffiemachine om een document in te vullen. Je haalt je notitieboekje boven en schrijft zijn vraag op. Of je vraagt hem om dat even naar je te mailen. Je notitieboekje of de mail zijn het verzamelmateriaal. Tijdens de meetings die je bijwoont gebruik je een schrift om je beloftes of todos op te schrijven. Vindt de tools die bij je passen om te verzamelen. Er is keuze genoeg om te verzamelen : digitaal of op papier. Je kan een fototoestel gebruiken, apps op je smartphone, de notes gebruiken in je telefoontoestel, je kan een schriftje gebruiken, een papieren placemat in het restaurant, enz
56. 56. Master Your Todo - lIst 56 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden 4. Waarin verzamelen? Je hebt de belofte om documenten op te sturen naar je nieuw contact van de beurs opgeschreven op het businesskaartje. Waar stop je dat businesskaartje tot het moment dat je het gaat processen? Dat kan in je portefeuille, je handtas of een speciaal verzamel mapje in je tas. Je hebt verzamelmateriaal nodig en plaatsen waar je verzameld te processen materiaal wordt bewaard tot wanneer je het effectief gaat processen. Verzamelmateriaal en verzamelplaats kunnen hetzelfde zijn, maar dat hoeft niet altijd zo te zijn. En van die verzamelplaatsen is je mail inbox. Dat is een duidelijke plaats waarin je nog te processen input komt. Zelfs zonder dat je daar veel moeite voor dient te doen. Die verzamelplaatsen, je to proces boxen dien je regelmatig te processen. Maak jezelf een overzicht van je verzamelplaatsen. 5. Waarin NIET verzamelen? En schrap n van je vroegere verzamelplaatsen namelijk je hoofd. Je hoofd heeft een vreemd gevoel voor timing wat reminders betreft.
57. 57. Master Your Todo - lIst 57 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Process Only handle it once Een van de mythes van timemanagement is, neem alles slechts n keer vast. Indien je alles maar n keer zou vastnemen, kan je slechts met n project of taak tegelijk bezig zijn. Elke architect zou n huis tegelijkertijd zetten. Dat is niet de wereld waar jij je in beweegt. Multiprojecting Je bent als kenniswerker genoodzaakt om aan multiprojecting te doen. Scott Belsky gaf in zijn boek Making Ideas Happen een mooi inzicht. Beschouw alles als een project behalve een alleenstaande actie. Mooie omdraaiing. Dat maakt lekker duidelijk dat je Masterlijst grote en kleine projecten bevat. Volgens David Allen is de gemiddelde professional bezig met tussen de veertig en de honderddertig projecten. Een bewijs dat n keer vastpakken niet (meer) kan werken. Nooit vastnemen Je kan op je brievenbus een sticker plakken 'Nee gratis pers/ Nee Reclamedrukwerk'. Je moet daardoor minder oud papier versjouwen.
58. 58. Master Your Todo - lIst 58 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Je kan betere filters installeren op je mailbox. Automatisch een leeslijst laten vullen met je favoriete nieuwsbrieven. Je hoeft ze dan niet te verslepen naar een andere map. Alleen nog lezen. Sommige zaken hoef je zelfs niet vast te nemen. Je kan je assistent deze zaken laten oplossen. Inboxen processen = inboxen leegmaken Inbox zero is een buzz-woord op het net. Het is echter ook een voorwaarde om met de juiste prioriteiten bezig te zijn. Alle input n keer door je handen laten gaan. Als je niet alles gezien hebt, weet je de prioriteiten niet zeker. Bij het leegmaken geldt het n keer vastpakken zeker. Je wil een mail echt geen acht keer herlezen en opnieuw op ongelezen zetten. Een reeks vragen helpen je om een item slechts n keer vast te pakken. Denkproces om alles n keer vast te pakken Het denkproces heb je ook in een schema. Elke vraag heeft slechts twee mogelijke antwoorden. Ja en nee. Duw elk item door het denkproces. Het denkproces in woorden Start Wil je daar ooit iets mee doen? Nee : Ofwel zal je het item deleten/weggooien of archiveren. Dit is n van de weinige plaatsen in het denkschema waarbij het item volledig is afgewerkt. OHIO.
59. 59. Master Your Todo - lIst 59 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Ja : Wil je daar deze week iets mee doen? Nee : Je plaatst het item in je incubatielijst. Je hebt deze week niet de tijd, de energie of andere middelen om acties te doen voor dit item. Of het item is nog niet klaar om acties te krijgen. Het betekent dat de beslissing die je nu nam opnieuw zal geevalueerd worden. Ofwel wordt item actief, ofwel gedelete ofwel blijft het in de incubatielijst. Ja : Is het een enkelvoudige actie? Nee : Meer dan n actie alvorens het item compleet afgewerkt is. Zet het item op je Masterlijst. Wanneer is het item compleet afgewerkt? Het gaat niet over het moment. Hoe merk je dat je geen acties meer dient te doen? Zet dat bij het item op je Masterlijst. Meer over je Masterlijst op de blog. Wat is de volgende actie die je gaat doen om dit item naar het einde te brengen? Ga dan verder naar Ja. (Ga niet naar start - je ontvangt nog geen geld) Ja: Neemt je volgende actie meer dan twee minuten? Nee : Doen. Het kost meer tijd om het op een lijst te zetten dan het te doen. Ja: Ben jij het best geschikt om deze actie te doen? Nee: Dan ga je delegeren. Nadat je het gedelegeerd hebt, zet je het item op je wachten op. Delegeren mag je ruim zien. Als je klant nog dient te beslissen op een voorstel heb je ook een wachten op. Ja: Dient je volgende actie op een bepaald moment te gebeuren? Nee : De actie gaat op je volgende actielijst voor de komende week. Ja: Je volgende actie gaat in je kalender. Ga terug naar start voor je volgende item. Neem dat item vast en duw het door het schema. Herhaal dit proces tot al je inboxen leeg zijn.
60. 60. Master Your Todo - lIst 60 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden
61. 61. Master Your Todo - lIst 61 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Process in batch - Watson en Holmes Scan jij ook je emails in je inbox? Je delete een aantal mails die spam waren, een aantal waar je eenvoudig een datum kon doorgeven, beantwoordde je en op een aantal kon je een ja of nee doorsturen. Alle andere mails waren voor later. En die methodiek herhaalde je een aantal keren per dag. Ja, en een aantal dringende mails werden ook beantwoord. De mails die je bestempelde als later, worden in een volgende screeningsronde opnieuw op later gezet. Tot ze dringend worden. Je hebt het gevoel dat emails exemplarisch zijn. Items op je todo-lijstje worden ook pas afgewerkt wanneer ze dringend worden. Je sleept je van deadline naar deadline. En dat kost je ook mentale energie. Elementary my dear Watson Hoe zou het voor je zijn wanneer je veel minder zou uitstellen? Hoe zou het zijn wanneer je de deadline niet meer nodig had om in gang te schieten? Het fijne gevoel van je werk vooruit te zien gaan en niet afhankelijk te zijn van een deadline, is geen wishful thinking. Meester zijn van je deadlines in plaats van slaaf te zijn van je deadlines geeft je een rush. Gevoel van controle is iets waar we als mens naar trachten. Watson en Holmes Iedereen maakt gebruik van twee denkmodes. Daniel Kahneman heeft uitgebreid onderzoek gedaan naar deze twee denkmodes. (Zijn boek Thinking Fast en Thinking Slow is een aanrader). Kahneman noemt deze denkmodes system I en system II
62. 62. Master Your Todo - lIst 62 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Ik vind het makkelijker om te onthouden wanneer ik de analogie gebruik van de bekende detective Sherlock Holmes en Dokter Watson. Watson is het snelle denken, automatisch, intutieve, onbewust, emotioneel en kost minder mentale energie. Holmes is het tragere, het logischere, bewuste denken en kost meer mentale energie. Wanneer we onze inbox scannen gebruiken we ons Watson systeem. Wanneer je de items in je inbox processt heb je het Holmes systeem nodig. Watson Holmes Onbewust denken Bewust denken Beoordeling gebaseerd op intutie Gebaseerd op diep nadenken Veel capaciteit Weinig capaciteit Zonder moeite Kost mentale energie Gebaseerd op ervaring, emoties Gebaseerd op feiten, logica Wanneer je nadenkt over je werk heb je Holmes nodig. Watson vindt de meest elementaire stap niet. Het is niet dat we Watson niet nodig hebben. Wanneer we eenmaal gestart zijn, is Watson best geschikt om ons verder te helpen. Mentale vermoeidheid zorgt ervoor dat je niet meer gaat processen maar gaat scannen. En dat komt je mentale energie niet ten goede. Onze mentale energie is niet onuitputtelijk. Spaar je mentale energie Watson en Holmes horen samen. Je hebt beide denksystemen nodig. Gebruik volgende strategien om minder mentale energie te verbruiken.
63. 63. Master Your Todo - lIst 63 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden 1. Batch je denkwerk. Bepaal een aantal momenten waarin je voldoende mentale energie hebt om over je werk na te denken. De verzameling te processen materiaal verwerk je in deze in beperkt aantal momenten. Je komt dan in Holmes mode. In die Holmes mode geraken kost je wat meer energie dan in die Holmes mode te blijven. Vergelijk het met starten van een auto. Bij de start verbruikt je wagen ook meer energie dan wanneer je rustig aan het cruisen bent. Inertie overwinnen kost altijd meer energie dan in beweging blijven. 2. Bepaal voor elk item dat je in beweging wil krijgen je volgende actie. Dat is elementair en daarvoor heb je Holmes nodig. Zorg ervoor dat elke actie succesvol is. (Zie ook actielijst van deze week) S imple U nstuck C oncrete C oncise E motion Free S tructure 3. Zorg voor je set van actiewerkwoorden. Tachtig percent van je werk kan je doen door een tiental actiewerkwoorden. Bepaal jouw standaardwerkwoorden. Het zal minder mentale energie van je vergen wanneer je deze werkwoorden kent. Je dient Holmes minder aan het werk te zetten.
64. 64. Master Your Todo - lIst 64 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Bellen, bespreken, vinden, googlen, afprinten, smsn , draften, nakijken link, toevoegen, omvormen, maken format, berekenen, bedanken, doorsturen. Maak jouw lijstje en je vindt je elementaire volgende actie sneller. 4. Spaar mentale energie. En van mijn experimenten was een jaar vegetarisch eten. Dat was behoorlijk makkelijk wanneer ik op restaurant ging. Er was meestal maar n schotel voor de vegetarir. Limiteer het aantal keuzes waaruit je kan kiezen. Bepaal op de dag voordien waar je de volgende dag gaat mee starten. Beperk het aantal keuzes. 5. Outsource triviale beslissingen Elke beslissing neemt wat mentale energie. Beslissingen die anderen voor je nemen kosten je geen mentale energie. Zo verkom je dat je mentaal helemaal leeg bent. Ga je met Marleen eten, laat Marleen dan de keuze maken voor de lunch. President Obama heeft een groot aantal triviale beslissingen overgedragen aan anderen. 6. Voorzie een lijstje wat je nog kan doen, wanneer je weinig mentale energie over hebt. Het lijstje met de mooiste naam @braindeath. Wat kan je nog doen als je braindeath bent? Ik durf er om te wedden dat daar enkel fysieke zaken op staan. 7. Zorg voor voldoende tijd om je mentale energie opnieuw op te laden. Ga op vakantie. Zorg voor meer vakantie. Zet je scherm uit om acht uur.
65. 65. Master Your Todo - lIst 65 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Feedback en feedforward Dagelijkse Lijsten Elke moment dat je kan en wil doen,kijk je in kalender. Indien er niets in je kalender staat dat je moet doen, kijk je naar je actielijst om daaruit te kunnen doen. Dagelijks vul je lijsten een paar keer aan om je flexibele concentratie te voeden. Het maakt het makkelijk als je kalender en je actielijst samenziet. Einde dag Selecteer de acties uit je actielijst waarmee je de volgende dag gaat beginnen. De gekozen acties - een deel van je actielijst - vormen de acties waar jij je gaat op concentreren. . Beperk je deze ijst en zorg voor onmiddellijk succes. Concentratielijst is leeg Selecteer in je actielijst opnieuw een aantal acties.
66. 66. Master Your Todo - lIst 66 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Wekelijks planningsmoment Feedback en Feedforward moment Weet je nog wat je motivatie was om ExtraTijd te willen? Waarom lees je elke week de ExtraTijdstips of volg je deze workshop? Wat wil je bereiken door effectiever te worden? Volledig potentieel Stel je voor dat je volledig potentieel kan gebruiken. Dat je echt uit die verdomde vicieuze cirkel geraakt van reactief werk. Kun je je inbeelden dat je op het einde van de week zegt : "Ik heb bereikt wat ik wou bereiken en volgende week zal het nog beter zijn". En dat je daarna een goed glas drinkt of een lekkere koffie met een taartje eet om dat te vieren. King of queen of your world zou je je dan voelen. Gevuld vacum In de natuur wordt een vacum altijd opgevuld. Een lege ruimte wordt altijd gevuld. Negenennegentig percent van de mensen starten hun week zonder plan. En dan wordt hun week, hun vacum opgevuld door allerlei zaken die anderen op hun bord leggen. Ze raken in de vicieuze cirkel van reactief werk. Tegelijkertijd hebben ze geen manier om hun week te evalueren. En nog minder hebben ze een manier om het volgende week beter te doen. Wanneer het wat rustiger wordt, komt dat allemaal in orde. Zeggen ze dan.
67. 67. Master Your Todo - lIst 67 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden I Said that before, in the past - Jeff Waters- Road To Ruin Wekelijks Feedback en Feedforward moment Script je week. Bepaal wat je volgende week gaat doen. Vul zelf het vacum in je kalender. Niet door alles in je kalender te schrijven, je hebt ook nog wat lucht nodig om met de wisselende omstandigheden om te gaan. Er komen ook wat zaken te staan op je actielijst voor de komende week. Gebruik daarvoor het Weekly Feedback en Feedforward moment. (WFF) Feedback gaat over het verleden. En hoe je daar iets kan van leren. Hoe completer je lijsten hoe beter je feedback. De spiegel (= je lijsten) waar je inkijkt is completer. En een completere spiegel geeft je betere feedback. Feedforward gaat over de toekomst. In het geval van het wekelijkse feedforward moment betreft het de komende week. Wat ga je met het inzicht van vorige week de volgende week beter doen. Misschien zeg je wel WTF. Realiseer je dat de eerste doelstelling van de WFF 'gerust zijn' is dat je met het juiste bezig bent tijdens je volgende week. Wat de juiste dingen ook voor je mogen zijn. De tweede doelstelling is je productiviteit fixen of verbeteren tot het moment dat je tevreden bent over je productiviteit.
68. 68. Master Your Todo - lIst 68 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden De omstandigheden, waar en wanneer je de WFF doet is een onderdeel van een ander artikel. Elk onderdeel van de WFF heeft te maken met feedback (FB) en feedforward (FF). Maak je verzamelplaatsen leeg? Je fysieke verzamelplaatsen Je hoofd FB: Hoe komt het dat ze niet leeg zijn? Heb je meer process tijd nodig gedurende de week? FF: Hoe ga je 'verzamelen' anders doen de volgende week? Process de stukken uit 1 Kalender FB: Wat staat nog in je kalender dat toekomstige acties triggert? Process die acties. FF: Wat is je capaciteit voor de komende week? Hoeveel eenheden tijd heb je volgende week die je kan gebruiken? Staan er items op je kalender voor volgende periode die acties triggeren? Wachten Op FB : Wat heb je gekregen? FF : Wie ga je porren de komende week die nog op je wachten op staat?
69. 69. Master Your Todo - lIst 69 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Actielijst FB: Wat is op je actielijst blijven staan? Wat kan je daar van leren? Moet je die actie successvoller maken? Heb je de nodige tijd verkeerd ingeschat? Is er meer dringende ad-hoc op je bord komen te liggen? Incubatielijst - Bekijk de relevante incubatielijst. FB : Wat ga je deleten van je incubatielijst? Wat kan dit je leren? FF : Wat verhuist van je incubatielijst naar je actielijst of naar je masterlijst? Masterlijst FB: Wat is afgewerkt? Welke zaken dien je up te daten? Dien je nog bepaalde taak- of projectplannen up te daten? FF: Welke projecten geef je acties de komende week? Welke taken, projecten of subprojecten dienen deze week klaar te zijn? Actielijst FF: Heb je genoeg capaciteit deze week om al wat je op je actielijst gezet hebt te doen? Feedback en Feedforward op de WFF FB : Wat was ok? Wat leert je dit? Welke omstandigheden had je? FF : Wat doe je volgende week anders? Heb je daarvoor een reminder? Heb je je wff-checklist aangepast?
70. 70. Master Your Todo - lIst 70 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Beloon jezelf omdat je de WFF gedaan hebt.
71. 71. Master Your Todo - lIst 71 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Doen Heb jj meer dan drie soorten werk? Je vindt focus houden belangrijk. Maar die hoeveelheid werk maakt het je niet gemakkelijk. Je hebt slechts 3 soorten werk. Ze hebben een verschillende aanpak nodig om efficint te gebeuren. Deze eenvoudige indeling helpt je om je gedrag aan te passen. lijstjes maken, vanuit je lijstjes werken, andere dingen doen. Werk indelen = focus houden Ik beken. Ik laat me gemakkelijk afleiden. Ondervind jij ook hinder van dit fenomeen? Je aandachtsboog wordt korter en korter. Bloody annoying. Indien je 10 minuten concentratietijd hebt, is die klus geklaard. Het lijkt wel of je nooit meer 10 minuten ononderbroken tijd hebt. Batchen = tijd winnen Trek dit door naar al je werk. Ja, ook naar de grote indeling van je dag. Lijstjes maken = opties maken in snelvaart Je wordt overspoeld door nieuwe input. Nu komen er echt wel e-mails binnen. Je hebt nog 5 folders van je klant meegekregen. In je tas zitten nog papieren voor de accountant. Op je voicemail staan nog 4 berichten.
72. 72. Master Your Todo - lIst 72 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Je nieuwe input n na n verwerken geeft je voordelen : het gaat sneller. het haalt onrust weg. Je hebt alles (samen) gezien. het geeft opties waar jij uit kan kiezen wanneer je in actie gaat. je kan makkelijker de belangrijke van de onbelangrijke zaken scheiden. Je past je verschillende lijstjes (zie het gratis e-book) aan. Een vernieuwd overzicht over je gewijzigde realiteit is je resultaat. Dagelijks voeg je tijdens een aantal momenten batchgewijs je nieuwe input toe aan je ene betrouwbare systeem. Je bepaalt het aantal momenten uiteraard zelf. Of heeft je mailbox jou onder controle? Wekelijks geef je je lijstjes een grote opkuisbeurt. Je maakt daardoor opties waaruit je gedurende de rest van de week kan kiezen. Van uit je lijstjes werken = in snelvaart in actie Tijd om het denkwerk dat je deed te hergebruiken. Tijdens het maken van je lijstjes dacht je na over de volgende stappen die je gaat zetten om zaken af te werken. Door actie te kiezen uit je lijstjes bewaar je focus. Dit is actiefocus. Niet te verwarren met inhoudsfocus. Inhoudsfocus is uitstekend wanneer je minstens 1 uur tijd hebt om te focussen. Uit je lijsten werken is kiezen uit op voorhand gedefinieerde acties. Je kiest zaken die je kan doen. Je maakt het jezelf gemakkelijk als je je actielijst sorteert volgens context. Om vinden beeld da vinci af te kunnen strepen, dien je online te zijn. Ben je niet in die context, dan hoef je die optie ook niet te zien. De zaligheid om te kunnen doen omdat je al voordenken deed.
73. 73. Master Your Todo - lIst 73 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Verantwoordelijkheden Je speelt verschillende rollen in je eigen levensfilm professioneel en priv. Bepaal voor elke rol de juiste projecten. Dat vergroot je geloofwaardigheid n je succes. Een moderne kenniswerker heeft veel aan zijn hoofd: zijn bedrijf doen groeien, (meer) sporten, familie en vrienden bezoeken, voortdurend bijleren, beter luisteren Een behoorlijke takenlijst met vl aandachtspunten. Verschillende hoeden David Allennoemt dat de Areas of focus, Stephen Covey spreekt over rollen. Voor elke rol draag je een andere hoed om een doel te bereiken. En je blijft net zolang in die rol tot de 'omstandigheden' veranderen. Dan wissel je van hoed en werk je aan een ander doel. Herken je levensrollen Ze: zijn eindeloos; voldoen aan jouw standaard; clusteren specifieke projecten uit je takenlijst; vragen aandacht en onderhoud. Mogelijke rollen Je bent (tegelijk): partner ouder familie vriend Je draagt zorg voor je eigen: gezondheid spiritualiteit financin ontwikkeling
74. 74. Master Your Todo - lIst 74 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Masterlijst mt rolvermelding Vermeldnaast elk project een specifieke rol en overloop jouw lijst wekelijks. Dat helpt om de takenlast binnen je rollen onder controle te houden. Tegelijk bewaar je het evenwicht tussen je rollen. Zo geef je elk project de juiste prioriteit. En zeg je terecht neen tegen niet-rendabele projecten. Haalbare takenlast Je projectenlijst inventariseert je benodigde capaciteit: je ziet waar je wat extra gas kunt geven, zonder het evenwicht te verbreken. Ga bijvoorbeeld achter nieuwe leads aan, als je nog maar vier projecten hebt lopen. Zo voorkom je dat je ooit zonder opdrachten zit. Problemen aanpakken VolgensEinstein kun je een probleem niet oplossen op het niveau waarop het ontstaat. Als je jouw projectenlijst overloopt, moet je daarom een niveau hoger kijken. Zoek je rol die het minst onder controle is. Maak er prioritair werk van om die tijdens de komende week opnieuw in het gareel te krijgen. Neen zeggen= gemakkelijk Heb je binnen een bepaalde rol ruimte voor een nieuw project? Zet het dan gerust op je projectenlijst. Past het niet? Weiger dan vastberaden om het evenwicht te bewaren. Maak je prioriteiten mt rollen-lijst tot jouw CheckpointCharlievoor nieuwe projecten. Aan de slag Neem je projectenlijst en voeg concrete rollen toe. Groepeer daaronder alle relevante projecten. Stel voor elke rol jouw prioriteiten: schrap niet-rendabele projecten of vul je lijst aan als je capaciteit overhebt.
75. 75. Master Your Todo - lIst 75 2014 DHaeseleer Johan www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Implemenatie De methode MYT krijgen is gestoeld op reminders voor acties in een extern systeem buiten je hoofd. Ben je iemand die meestal op papier zal werken? Dan is het misschien een goed idee om het schriftje te gaan gebruiken. Een andere lijstmaker op papier kan ook. Moleskine Atoma Ringmap Alles werkt zolang je je lijsten op een snelle manier kan jour zetten en consulteren op de plaats waar je ze nodig hebt. Het is immers goed om op te schrijven dat je Johan moet bellen. Nog beter is die reminder te zien wanneer je beschikt over een telefoontoestel. Zoek naar de tool die jou zal helpen om Extra Tijd te behalen. Indien het niet gemakkelijk is om te gebruiken zal je het niet blijven gebruiken. Ben je iemand die graag digitaal werkt en zich tot de laatste snufjes aangetrokken voelt? Je kan kiezen voor een softwarepakket (er zijn mogelijkheden genoeg zowel online als offline). Je kan ook je Outlook (met andere mailsystemen heb ik geen ervaring) gebruiken als basis voor je elegant betrouwba