CÁC TẦNG TRONG TỔ CHỨC VÀ VAI TRÒ CỦA NÓ

Quản lý cơ bản và

toàn thể

Chức năng điều hành kinh

doanh

Quyết định mục đích và mục

tiêu ( mức độ phải đạt đến ).

Quản lý đơn vị

Chức năng quản lý

Quyết định mục tiêu và

phương châm của đơn vị, cụ

thể hóa kế hoạch của đơn vị,

chỉ đạo thực hiện.

Quản lý thực thi

Chức năng giám sát

Quyết định phương châm,

triển khai thực tế tiến hành

chỉ đạo đôn đốc nhân viên ở

tuyến đầu, chỉnh lý công

việc thực tế.

Chức năng thực thi

Tuân theo sự chỉ đạo của

cấp trên, hoàn thành nhiệm

vụ theo phương pháp tốt

nhất

Tầng

cao

nhất

Tầng

người

quản lý

Tầng những

người giám sát

Tầng những

người thực thi

NĂM CHỨC NĂNG QUẢN LÝ

I Chức năng

kế hoạch

Để đặt được mục tiêu, bộ phận phụ trách cần đưa ra một cách cụ thể

“ cần phải làm cái gì “

1. Chỉ ra mục tiêu, phương trâm

2. Nắm bắt thông tin chính xác liên quan đến mục tiêu

3. Chỉ ra phương hướng thực thi

II Chức năng

tổ chức

Chỉ rõ chức năng nghiệp vụ và quyền hạn trách nhiệm từng người.

Lập ra và duy trì hệ thống làm việc .

1. Phân tích mục đích và sứ mệnh ( vai trò cống hiến )

2. Quyết định nội dung, chức năng nghiệp vụ

3. Lập ra cơ cấu tổ chức, sơ đồ tổ chức

III Chức năng

mệnh lệnh

Làm cho cấp dưới hiểu và tán đồng với ý đồ hoạt động, thúc đẩy họ

hành động một cách nhiệt tình và tự chủ.

1. Phân chia chức năng nghiệp vụ cơ bản cho từng người

2. Căn cứ theo kế hoạch và phương châm, đưa ra chỉ thị và mệnh

lệnh cụ thể

IV Chức năng

điều chỉnh

Qua sự biến đổi của tình hình xã hội mà thay đổi phương châm kế

hoạch chung v v … Nhìn toàn thể chức năng và tiến độ triển khai

nghiệp vụ các phòng mà xem xét điều chỉnh.

1. Hỏi ý kiển, bàn bạc trao đổi, thương lượng với những người liên

quan.

2. Phối hợp đưa ra phương châm ( phương hướng ) nhất định

V Chức năng

thực thi

Xem xét lại kế hoạch, mục tiêu và những cái khác khác với kêt quả

thực tế. Truy tìm nguyên nhân và đưa ra cách sử trí điều chỉnh thích

hợp .

1. Điều chỉnh sai lệch giữa kế hoạch và thực tế ( chiến thuật thâu

tóm ).

2. Nghiên cứu và sửa kế hoạch tùy theo sự biến đổi ( chiến lược

thâu tóm ).

NĂM ĐẶC TÍNH CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ

I

Lãnh đạo tập thể

Để đạt được mục tiêu chung cần biết kết hợp ý nghĩ và năng lực của cấp dưới, và

làm lên thành quả cho tập thể.

II

Vững vàng trong điều hành

Phải hiểu chính xác mục đích và ý nghĩa của tâp thể, giàu tri thức chuyên môn và

kỹ năng cần thiết để hoàn thành những gì đề ra .

III

Hiểu biết rộng về chức năng và nghiệp vụ

Có tri thức rộng và nhiều kinh nghiệm về chức năng nghiệp vụ v v … giàu năng

lực phán đoán tổng hợp và có khả năng nâng cao hiệu suất công việc.

IV

Người xúc tiến và cải cách

Biết thích ứng và đáp ứng với mọi sự biến đổi của môi trường kinh doanh, biết tiến

hành cải tạo tổ chức, nghiệp vụ, chế độ, v v … ngoài ra, biết tính toán để cải tạo nề

nếp tổ chức.

V

Người điều chỉnh hệ thống

Tùy theo sự biến đổi môi trường kinh doanh, biết tiến hành điểu chỉnh tổ chức,

nghiệp vụ, chế độ v v … . Ngoài ra biết tính toán để cải tổ nề nếp tổ chức.

“ BẢY CỬA SỔ “

DẪN ĐẾN CẢI CÁCH

Giáo sư P.F.DRUCKER đã chỉ ra những nguyên nhân dẫn đến cơ hội cải cách và tóm lại

thành “ Bẩy cửa sổ “ cần phải chú ý.

I Biến đổi tình hình nội bộ công ty

Cửa sổ 1 Thành công hoặc thất bại không dự đoán được.

Cửa số 2 Không còn điều chỉnh được (sự chênh lệch giữa thực trạng công ty và nhu

cầu thực tế).

Cửa sổ 3 Yêu cầu đòi hỏi phát sinh trong diễn biến quá trình.

Cửa sổ 4 Thay đổi cơ cấu mà ta không ngờ đến trong thị trường và sản xuất.

II Biến đổi ngoài công ty và các ngành sản xuất

Cửa sổ 5 Biến đổi cơ cấu dân số.

Cửa số 6 Thay đổi về sở thích, giác quan, thú vui v v …

Cửa sổ 7 Tri thức mới về khoa học và những lĩnh vực khác.

SÁU BƯỚC ĐỂ QUẢN LÝ HỢP LÝ

Bước 1 Quyết định mục tiêu và tiêu chuẩn

Bước 2 Đưa ra tiêu chuẩn công việc

Bước 3 Thực thi công việc đúng theo tiêu chuẩn

Bước 4 Xem xét lại quá trình và thành quả của công việc

Bước 5 Khi mà không thực hiện được công việc đúng như tiêu chuẩn đề ra, thì phải

nghĩ biện pháp để sửa đổi

Bước 6 Kiểm tra lại biện pháp sưa đổi đã đúng chưa

PHƯƠNG PHÁP TIẾN HÀNH PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CỦA TỪNG LOẠI

NGƯỜI QUẢN LÝ

Loại chức

năng Loại coi trọng quyền lực Loại coi trọng chỉ đạo

Kế hoạch

1) Hãy làm theo tôi.

( Không dạy, không hướng dẫn, mà

chỉ bắt làm theo).

2) Chi phối bằng mệnh lệnh. (Quyền

lực).

1) Cung cấp thông tin và kế hoạch

(dạy hướng dẫn, nhưng không bắt

làm theo).

2) Tiến hành với sự tham gia bàn bạc

kế hoạch và hợp tác của cấp dưới

Thực thi

1) Thúc dục cấp dưới

2) Chủ nghĩa mãnh liệt (đòi hỏi kiên

nhẫn và tinh thần chịu đựng).

3) Cấp dưới là công cụ trong công

việc (Bánh răng trong cỗ máy).

1) Làm rõ quyền hạn và trách nhiệm,

tôn trọng tính tự chủ.

2) Giúp đỡ chỉ đạo.

3) Đạt được mục tiêu chung thông qua

việc hợp tác và thấu hiểu lẫn nhau

Kiểm tra

thảo luận

1) Tìm khuyết điểm (chủ nghĩa đa

điểm).

2) Đánh giá bằng thưởng phạt.

3) Giáo huấn.

1) Phát hiện sở trường (Chủ nghĩa tăng

điểm).

2) Đánh giá với ý nghĩa giáo dục.

3) Với tư cách là người cộng tác trong

công việc, cùng nhau xem xét lại và

cải cách.

HÃY LẬP KẾ HOẠCH THEO CÔNG THỨC “5W + 1H”

(1) Làm cái gì

What

Mục đích của công việc, chủng loại, tính chất, nội dung, đặc trưng, số

lượng.

(2) Tại sao làm

Why

Mục đích làm gì, nhằm vào cái gì, tính cần thiết trong bối cảnh đó.

(3) Bao giờ

When

Thời gian bắt tay vào công việc, thời gian hoàn thành, thời vụ, định kỳ hay

tùy lúc.

(4) Địa điểm

Where

Địa điểm, vị trí, trong phòng, ngoài phòng, trong nước, ngoài nước.

(5) Với ai

Where

Ai phụ trách, 1 người hay nhiều người, người trong công ty hay ngoài

công ty, khách hàng quen hay cấp dưới, đồng nghiệp, người vào trước,

người vào sau, người hợp tác.

(6) Làm như

thế nào

How

Phương pháp thực hiện, kỹ thuật số lượng, tiêu chuẩn cần đạt, giá trị mục

tiêu, mức độ mong đợi.

SÁU NGUYÊN TẮC LẬP RA PHƯƠNG ÁN KẾ HOẠCH

(1) Nguyên tắc tư duy mới

Không bị bó buộc vào cách nghĩ về sự vật, hình thức, tập quán và kiến thức phổ thông cũ, cần lập

kế hoạch với cách suy nghĩ mới về thời đại mới.

(2) Nguyên tắc tính kinh tế

Cần chỉ ra tính định hướng trong kế hoạch, đặc biệt là chú ý tới giá thành, chi phí và hạch toán v

v..

(3) Nguyên tắc tính kỳ hạn

Cầm làm rõ khoảng thời gian thực thi và thời cơ thực thi dự án

(4) Nguyên tắc tính linh hoạt

Kiểm tra thảo luận nhiều phương án để làm kế hoạch, và chọn phương án thích hợp có thể đáp ứng

được với sự biến đổi của môi trường.

(5) Nguyên tắc tính hiệu quả

Chọn phương án thích hợp nhất với thời kỳ thực hiện và có thể mang lại hiệu quả thực tế

(6) Nguyên tắc tham gia kế hoạch

Thúc đẩy cấp dưới và những người có liên quan, tham gia bàn bạc kế hoạch, thu thập ý kiến để có

thể đưa ra phương án thực hiện một cách tích cực.

BỐN NGUYÊN TẮC PHÂN CHIA CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ

1. Nguyên tắc ấn định điều kiện cho

chức năng nghiệp vụ

(1). Làm rõ các bằng chuyên môn, các điều kiện cần hội đủ của chức năng nhiệm vụ đảm nhiệm

(2). Không dựa vào chủ quan, tình cảm, mà chiếu theo tiêu chuẩn để cân nhắc sắp đặt nhân viên

4. Nguyên tắc “ dụng nhân như dụng

mộc”

(1). Ứng theo năng lực và kinh nghiệm của từng người mà sắp đặt họ vào nhiệm vụ thích hợp.

(2). Cân nhắc, nghĩ đến cá tính và lòng hăng say, nhiệt tình của nhân viên rồi sắp đặt.

3. Nguyên tắc phân chia chức năng

nghiệp vụ có tính đồng chất

(1). Công việc cùng chủng loại được tập trung giao cho 1 đơn vị cấp dưới hay 1 đơn vị trong tổ

chức.

(2) Phân chia một cách cụ thể cho cá nhân được chỉ định đặc biệt.

2. Nguyên tắc cân bằng về chức năng

nghiệp vụ

(1). Chất và lượng của công việc được phân phối một cách chính đáng, thích hợp.

(2). Công việc của các nhân viên cấp dưới và các đơn vị trong tổ chức được phân chia sao cho

không chồng chéo lẫn nhau.

(3). Các công việc cần thiết được phân phối đến mọi nhân viên.

(4). Đối với công việc cần có sự hợp tác của nhiều người, cần làm rõ người có trách nhiệm chính

rồi phân chia công việc.

NĂM HẠNG MỤC VỀ QUYỀN

1. Quyền quyết

định

Trong chức năng nghiệp vụ, đây là quyền triển khai hoàn thành chức

năng nghiệp vụ theo quyết định của chính mình.

2. Quyền đưa ra

mệnh lệnh

Là quyền hạn đưa ra chỉ thị mệnh lệnh cho nhân viên triển khai hoàn

thành nghiệp vụ nhất định.

3. Quyền được

hành động

Là quyền hạn được hành động ở một mức độ nhất định trong phạm vi

được giao phó.

4. Quyền thừa

nhận Là quyền hạn đưa ra sự đồng ý hoặc cho phép đối với sự việc nào đó.

5. Quyền kiểm tra Là quyền hạn kiểm tra thảo luận xem có đúng với tiêu chuẩn đề ra hay

không.

BẨY ĐIỀU CẦN GHI NHỚ ĐỂ LÀM TRÒN TRÁCH NHIỆM CHỨC VỤ

1. Lý giải chính xác phương châm đã được đưa ra và cố gắng thực hiện

một cách hăng say nhiệt tình.

2. Trách nhiệm chức vụ của mình là hoàn thành tốt hơn sự mong đợi của

cấp trên.

3.

Đối với những công việc thuộc quyền hạn của mình, phải có trách

nhiệm xử lý một cách thích hợp, không để gây phiền phức cho cấp trên

và những người khác.

4. Những vấn đề liên quan đến chức vụ mà mình đảm nhiệm, phải tự mình

giải quyết, khi vượt quá giới hạn, thì xin chỉ thị của cấp trên.

5. Trong việc triển khai hoàn thành nhiệm vụ, cần phát huy trí tuệ tập thể

và đi đầu trong việc thực hiện .

6. Coi trọng tinh thần bản hợp đồng đã ký, có ý chí vượt mọi khó khăn

trong triển khai để hoàn thành.

7. Cần có trách nhiệm đối với kết quả trong việc chấp hành.

BỐN PHƯƠNG PHÁP TRUYỀN ĐẠT Ý NGHĨ XUỐNG CẤP DƯỚI

1. Mệnh lệnh

a) Đây là cách làm có tính cưỡng chế bằng cách sử dụng quyện hạn

chức vụ của mình, đưa ra mệnh lệnh như “hãy làm như vậy đi”.

b) Khi cấp dưới vi phạm, áp dụng hình thức kỷ luật theo quy chế lao

động

2. Chỉ thị

a) Chỉ ra tiến hành và phương hướng trong nội dung nghiệp vụ đó

(những điểm chính, cơ bản để đạt được mục tiêu).

b) Khi cấp dưới có những ý kiến khác về nội dung chỉ thị đó, thì có thể

nêu ra hay thảo luận

3. Thông báo

a) Thông báo việc thực hiện nghiệp vụ cho cấp dưới bằng văn bản để

họ truyền tay nhau xem hay công bố trên bảng v v…

b) Trong trường hợp này, vì là thông báo có tình một chiều, nên không

được lý giải đầy đủ, không kích thích lòng hăng say nhiệt tình

4. Tham gia

a) Khi cấp dưới được tham gia như là một thành viên. Nếu ta có sẵn kế

hoạch hành động và tiêu chuẩn hành động, thì họ dễ phấn khởi hành

động.

b) Đối với quyết định của chính mình, họ sẽ có trách nhiệm đến cùng.

NĂM NGUYÊN TẮC CỦA NGƯỜI ĐIỀU CHỈNH

1. Nguyên tắc nắm vững mục đính

Nắm chính xác mục đích điều chỉnh thường nói chuyện với nhau để xác nhận mục đích

2. Nguyên tắc của tính khách quan

Không bị lệ thuộc vào tiểu tiết, phán đoán trên đại cục tổng thể

3. Nguyên tắc của tính bình tĩnh

Người điều chỉnh mà hành động theo cảm tính thì việc điều chỉnh sẽ thất bại. Trước sau như một,

hành động một cách bình tĩnh, lý trí.

4. Nguyên tắc điều tra rõ nguyên

nhân

Nắm bắt nhanh, chính xác vấn đề, trở ngại, nguyên nhân tranh giành, điều chỉnh từ quan điểm dạt

được mục đích tổ chức.

5. Nguyên tắc của sự công bằng

chính trực

Không để thiên lệch bởi địa vị, quyền lực, áp lực, tình cảm riêng tư, mà phải có thái độ công

bằng, chính trực.

BẨY ĐIỀU NĂNG CAO NĂNG LỰC GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ CỦA TỔ CHỨC

1. Mẫn cảm với sự thay đổi của môi trường và có khả năng phân tích

thông tin đã thu thập được

2. Không phải chỉ một số người hạn chế, mà người ở tầng dưới cùng cũng

cần phải biết vấn đề của toàn thể tổ chức.

3. Không chi làm đều dặn mỗi ngày công việc nhất định, mà cần thường

xuyên có ý thức về vấn đề và làm việc để cải thiện một cách chủ động.

4. Trách nhiệm – Quyền hạn trong công việc được giao lại để có thể tiến

hành nghiệp vụ một cách sáng tạo, chủ động.

5. Thông tin về vấn đề được phản hồi chính xác, nhanh chóng và có sự

ứng phó phù hợp, đúng đắn.

6.

Không nắm bắt cái trước mắt, mà nắm bắt bản chất bên trong vấn đề,

đưa ra thứ tự ưu tiên trong đó và dồn sức trước tiên vào cái quan trọng

nhất để giải quyết.

7. Trình tự đạt được mục tiêu – kết quả được phản hồi chính xác và được

kiểm tra lại thường xuyên.

DANH MỤC KIẾM TRA (CHECK) Ý THỨC VẤN ĐỀ

Số Hạng mục Check

1 Mục tiêu và phương châm xí nghiệp như vậy đã tốt chưa ?

2 Kế hoạch kinh doanh ( sự nghiệp) như vậy đã tốt chưa ?

3 Kế hoạch của các bộ phận và thành tích như vậy đã tốt chưa ?

4 Phương pháp và cách thức triển khai công việc như vậy đã tốt chưa ?

5 Phân công công việc – cách chuân bị - cách tiến hành như vậy đã tốt

chưa ?

6 Năng lực và kỹ thuật về nghiệp cụ của cấp dưới như vậy đã tốt chưa ?

7 Nhiệt tình và hành động của cấp dưới đã tốt chưa ?

8 Quyền hạn – trách nhiệm – thành tích trong công việc như vậy đã tốt

chưa ?

9 Cải thiện – cải cách trong công việc, nơi làm việc như vậy đã tốt chưa ?

10 Với tư cách người quản lý, đối với nơi làm việc – công việc – nhân viên,

để như vậy có tốt không ?

11 Đối với những cái sẵn có như thông lệ, tập quán, chế độ, khung tổ chức

v v .. để như vậy có tốt không ?

12 Đối với những thay đổi nhanh chóng về chính trị, kinh tế, văn hóa v v …

liên quan đến trong nội bộ công ty, để yên thế này có tốt không?

NĂM TẦNG NHU CẦU THEO THUYẾT MAYO

Nhu cầu bản thân trưởng thành, đạt

được, nguyện vọng, hoàn thành công

việc v.v…

Nhu cầu được đánh giá đúng sự tồn tại,

giá trị của mình, được tán thưởng, kính

trọng.

Nhu cầu tham gia vào đoàn thể, có được

tình bạn, tình thương đồng cảm, hợp tác.

Nhu cầu an toàn ổn định vể thể xác lẫn

tinh thần. Nhu cầu tránh được nguy

hiểm, uy hiếp, tai nạn, nguy hại.

Nhu cầu bản năng như ăn uống, ngủ

nghỉ, giao hợp v.v…

(5).

Nhu

cầu tự

khẳng

định

mình

(3). Nhu cầu

có tính xã hội

(2).Nhu cầu an

toàn, ổn định

(1).Nhu cầu

sinh lý

(4).Nhu cầu

về giá trị tồn

tại

MÔ HÌNH HỆ THỐNG LƯƠNG BỔNG

Hệ thống

lương bổng

Lương định kỳ

Lương không định kỳ - tiền Bonus, tiền thưởng

Lương trong

tiêu chuẩn

Lương cơ bản

Phụ cấp làm việc

Phụ cấp sinh hoạt

Phụ cấp biến động

Phụ cấp khác

Phụ cấp chức vụ

Phụ cấp làm việc

đặt biệt

Phụ cấp kỹ năng

Phụ cấp giao thông

Phụ cấp gia đình

Phụ cấp nhà ở

Phụ cấp thành tích

Phụ cấp thành tích

Phụ cấp khích lệ

Lương ngoài

tiêu chuẩn

Phụ cấp làm ngoài giờ

Phụ cấp làm ngày nghỉ

Phụ cấp đi làm phải nghỉ lại

BA LUẬT VỀ LAO ĐỘNG

Ba luật về lao

động

Luật tiêu chuẩn

lao động

Những điều lệ cở bản mà người sử dụng

lao động phải tuân thủ. Luật ấn định

lương tối thiểu

Luật nghiệp đoàn

lao động

Người lao động tổ chức thành nghiệp

đoàn. Về luật, nghiệp đoàn bình đẳng với

phía sử dụng lao động

Luật điều chỉnh

quan hệ lao sử

Đây là luật để điều chỉnh một cách công

bằng quan hệ lao sử nhằm tránh và giải

quyết tranh chấp giữa hai bên

CƠ SỞ HÌNH THÀNH VĂN HÓA XÍ NGHIỆP

VỊ TRÍ VÀ NHIỆM VỤ CÁC THÀNH VIÊN CỦA CÔNG TY

Cấp bậc Chủng loại quyết định Nội dung quyết định

Tầng điều hành Giám đốc

HĐQT

QĐ ý kiến, suy nghĩ có

tính chiếm lược của XN

QĐ phương châm KD, mục

tiêu KD.QĐ lãnh vực triển

khai sự nghiệp. QĐ những

vấn đề trọng yếu lâu dài.

Tầng quản lý

(Manager)

Trường phòng

Trưởng ban

Suy nghĩ về chiến lược

lập phương án để QĐ.

Suy nghĩ về quản lý.

Đưa ra kế hoạch triển khai

cụ thể QĐ tất yếu để quản lý

bộ phận, phân phối tài

nguyên ( tiền,người v v…)

giải quyết vấn đề, nâng cao

thành tích.

Tầng thực hiện

(Operator)

Tổ trưởng

Nhóm trưởng

Nhân viên

Quyết định ý kiến suy

nghĩ về nghiệp vụ

Đưa ra QĐ để nâng cao hiệu

suất công việc hàng ngày.

CANH TÂN

HỆ THỐNG XỬ LÝ THÔNG TIN

CÁCH LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH