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Solução de Gerenciamento Eletrônico de Processos e Documentos
II Seminário de Capacitação em Gestão Pública
ÓRGÃO
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Roteiro
Definições
Vantagens
Histórico
Decreto 26.510 de 01 de outubro de 2009
Infraestrutura Necessária
Estrutura do e-DOC
Solução e-DOC
Desafios à mudança de cultura
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Roteiro
Definições
Vantagens
Histórico
Decreto 26.510 de 01 de outubro de 2009
Infraestrutura Necessária
Estrutura do e-DOC
Solução e-DOC
Desafios à mudança de cultura
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Definições
Documento Eletrônico – Documento em meio eletrônico, em formato digital.
Assinatura Digital - Assinatura eletrônica é todo métodoeletrônico que permita evidenciar a autoria e integridade doconteúdo de um documento eletrônico, sendo caracterizada peloemprego de criptografia com sistema de chaves assimétricas.
(do mesmo jeito que reconhecemos nossa assinatura no cartório,isso acontece com a assinatura digital. É gerado um códigoarmazenado num token e o cartório é a certificadora que no casodo nosso estado é a certisign)
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Definições
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Processo - um conjunto de um ou mais documentosrelacionados, os quais coletivamente atingem umobjetivo dentro de uma estrutura organizacional quedefine papéis funcionais e tem uma tramitação jádefinida.
Definições
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Definições
Gerenciamento eletrônico de documentos ou Gestãoeletrônica de documentos (GED) - é uma tecnologiaque provê um meio de facilmente gerar, controlar,armazenar, compartilhar e recuperar informaçõesexistentes em documentos. Os sistemas GEDpermitem aos usuários acessar os documentos deforma ágil e segura, normalmente via navegadorWeb por meio de uma intranet corporativa.
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Roteiro
Definições
Vantagens
Histórico
Decreto 26.510 de 01 de outubro de 2009
Infraestrutura Necessária
Estrutura do e-DOC
Solução e-DOC
Desafios à mudança de cultura
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Vantagens
Todos os órgãos
são integrados
ao sistema
através da
intranet
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Roteiro
Definições
Vantagens
Histórico
Decreto 26.510 de 01 de outubro de 2009
Infraestrutura Necessária
Estrutura do e-DOC
Expansão e-DOC
Desafios à mudança de cultura
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Histórico
SPI – Sistema de Protocolo Integrado
O governo percebeu que os documentos se perdiam ounão eram encontrados rapidamente
Criação do grupo de modernização
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Roteiro
Definições
Vantagens
Histórico
Decreto 26.510 de 01 de outubro de 2009
Infraestrutura Necessária
Estrutura do e-DOC
Solução e-DOC
Desafios à mudança de cultura
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Decreto 26.510
Em 1 de outubro de 2009 foi assinado o decreto 26.510
(Institui o e-DOC como sistema de gestão eletrônica de
processos e documentos no Governo de Sergipe).
Em 23 de novembro de 2009 foi implantado o e-DOC no
estado de Sergipe.
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Decreto 26.510 - Objetivos
• Transformar a atual realidade do estado, baseada na
tramitação física dos documentos, numa sistemática
digital, mais ágil, segura e menos dispendiosa;
• Criar uma padronização na criação desses
documentos/processos;
• Redução de custos em combustível, papel e tempo do
servidor público;
•Transparência no trâmite do documento;
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Decreto 26.510 - Objetivos
• Facilidade na busca pela informação;
• Eliminar o trâmite do papel;
• Aumentar a velocidade na tramitação do
processo/documento;
• Atender aos critérios definidos pela A3P - Agenda
Ambiental na Administração Pública;
• Modernização administrativa.
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Roteiro
Definições
Vantagens
Histórico
Decreto 26.510 de 01 de outubro de 2009
Infraestrutura Necessária
Estrutura do e-DOC
Expansão e-DOC
Desafios à mudança de cultura
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Infraestrutura Necessária
Computador ligado a rede Governo
Scanner
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Roteiro
Definições
Vantagens
Histórico
Decreto 26.510 de 01 de outubro de 2009
Infraestrutura Necessária
Estrutura do e-DOC
Solução e-DOC
Desafios à mudança de cultura
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Estrutura do e-DOC
Órgão Gestor – Casa Civil
Órgão Executivo – SEAD
Órgão Técnico – EMGETIS
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• Órgãos Setoriais – Órgãos e Entidades do PoderExecutivo
– Administrador Local
- Gerenciar os usuários do seu órgão;
- Treinamento e disseminação da cultura do e-doc;
- Disponibilizar manual ao usuário;
- Em casos de dúvidas e problemas entra em contatocom o help desk da Emgetis.
Estrutura do e-DOC
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• Usuário e-DOC
• Acessar o e-DOC diariamente;
• Não repassar senha de acesso;
• Incluir documentos/processos;
• Receber documentos/processos que estão na sua caixa;
• Tomar providências para execução dodocumentos/processos;
• Tramitar o documento e quando finalizado, arquivar;
• Informar ao Administrador Local qualquer anormalidadedo sistema.
Estrutura do e-DOC
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– Gestor de Processos
• Fazer levantamento dos processos do seu órgão emapear no EasyFlow;
• Solicitar ao Órgão Gestor atualização da EstruturaOrganizacional do seu órgão;
• Emgetis
Estrutura do e-DOC
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Roteiro
Definições
Vantagens
Histórico
Decreto 26.510 de 01 de outubro de 2009
Infraestrutura Necessária
Estrutura do e-DOC
Solução e-DOC
Desafios à mudança de cultura
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Pesquisar
Informações Digitais
EasySearch
ArquivarDocumentos
Digitalmente
SGA
Mapear Processos
EasyFlow
Solução e-DOC
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Solução e-DOC – EasySearch
EasySearch – Solução que permite consolidar toda a busca deinformações digitais na organização, realizando a indexação epesquisa em processos, documentos produzidos, conteúdoem imagens digitalizadas e encaminhamentos.
Implantado na SEGOV com os decretos publicados dogoverno.Acesse através de http://www.acervo.se.gov.br
Em implantação na PGE com os pareceres jurídicos.
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Solução e-DOC – SGA
SGA - Módulo que congrega as funções de arquivamento digital, garantindo a integridade, disponibilidade e segurança dos objetos arquivados.
Implantado na EMGETIS.
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• EasyFlow – proporciona o desenho de fluxos detrabalho, de maneira gráfica, prática e intuitiva.Processos e documentos passam a obedecer umtrâmite pré-determinado.
– Processo Parecer Técnico – Emgetis
– Processo Nomeação e Exoneração – Segov/Casa Civil
– Processo Administrativo - PGE
Solução e-DOC – EasyFlow
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Implantado no Estado
• Protocolar Documentos – a partir de 23/09/2009
• Comunicação Interna – a partir de 05/04/2010
• Ofícios – a partir de 10/05/2010
• Acervo Legislativo da SEGOV – a partir de 28/07/2010
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Roteiro
Definições
Vantagens
Histórico
Decreto 26.510 de 01 de outubro de 2009
Infraestrutura Necessária
Estrutura do e-DOC – Gestores e Administradores
Expansão e-DOC – SGA e EasySearch
Desafios à mudança de cultura
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Desafios à mudança de cultura
1. Criar documentos no e-DOC;
2. Utilizar o scanner, quando necessário;
3. Receber e tramitar documentos eletronicamente;
4. Despachar no próprio documento;
5. Arquivar os documentos;
6. Reduzir custos.
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Pesquisa no e-DOC
• Documentos recebidos
• Documentos arquivados
• Documentos concluídos
• Documentos à Receber
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A3P