New Jersey Insurance Company (NJIC)

Pendahuluan

John W.Montogomery, seorang anggota komite anggaran NJIC, membaca

laporan anggaran bagi divisi hukum dalam rangka mempersiapkan sebuah

konferensi . Divisi hukum bertanggung jawab atas seluruh urusan hukum

yang berkaitan dengan operasionalisasi perusahaan. Divisi tersebut mewakili

perusahaan dalam hal litigasi, berkonsultasi dengan departemen-departemen

yang berkaitan dengan implikasi hukum. Dalam struktur organisasi

perusahaan kepala divisi hukum, dikepalai oleh Wiliam Somersby serta

terbagi dalam lima bagian yang ada, salah duanya adalah bagian pinjaman

individu dan bagian utang perusahaan.

Bagian Pinjaman individu

Bagian pinjaman individu bertanggung jawab atas proses peminjaman utang

secara legal yang dibuat untuk individu dengan jaminan properti riil.

Perusahaan tidak berpiutang langsung ke peminjam individual, yang paling

sering terjadi adalah utang utang yang diajukan oleh perusahaan independen.

Fungsi utama bagian ini adalah untuk menjalankan kerja hukum yang

dibutuhkan dalam kaitannya dengan seluruh utang yang diberikan dan

mengenai seluruh utang yang ada. Fungsi lainnya adalah memeriksa seluruh

instrumen utang yang ada untuk memastikan bahwa semuanya bisa

melindungi kepentingan NJIC.

Meskipun pengendalian yang menyeluruh dapat dilakukan atas output yang

dihasilkan oleh masing masing peserta uji, pengendalian terhadap seluruh

bagian/seksi jauh lebih sulit. Tujuan dasar dari proses anggaran adalah

mendorong kepala divisi untuk menyusun perencanaan dan segera membuat

laporan mengenai jangkauan operasionalisasi divisi mereka selama tahun

berikutnya

Bagian Pinjaman Perusahaan

Bagian pinjaman perusahaan mempunyai cara operasional yang berbeda,

karena secara umum nominal utang perusahaan lebih besar dibandingkan

utang kepada individu. Dalam utang ini pengambilan keputusan dilakukan

oleh divisi investasi. Karena ukuran kompleksitas utang yang besar, bagian ini

bekerja saling keterkaitan dengan orang-orang dari investasi. Bagian

subtansial dalam mengurus utang perusahaan terdiri dari aktivitas merancang

dokumen dokumen legal. Prosedur-prosedur pengendalian dalam seksi ini

berbeda secara substansial dari utang individu.

Pertanyaan:

1) Dalam cara bagaimanakah Somersby mengendalikan operasi dari seksi

di divisinya? Dalam cara bagaimana manajemen puncak mengendalikan

operasi dari divisi hukum?

2) Apakah ada cara lain yang mungkin dilakukan untuk meningkatkan

pengendalian

3) Sebagai Montgomery, komentar apa yang akan anda buat dan

pertanyaan apa yang akan anda ajukan pada Somersby mengenai kinejra

dari dua bagian divisi hukum selama enam bulan pertama pada tahun

1987?

Pembahasan

1) Cara Somersby mengendalikan operasi dari seksi di divisinya

Divisi hukum yang dipimpin oleh Somersby masuk dalam kategori Pusat

Beban Kebijakan yang merupakan unit administratif pendukung dalam

perusahaan. Output dari pusat beban kebijakan ini tidak dapat diukur

secara moneter. Cara yang dilakukan Sommersby untuk mengendalikan

seksi di divisinya adalah dengan melakukan pengukuran kinerja,

sebagai seorang manajer pusat kebijakan, tugas utama Sommersby

adalah mencapai output yang diinginkan. Output yang ditetapkan oleh

Sommersby pada Seksi Utang Individu ialah jumlah transaksi peninjauan

utang individu oleh tiap staf gadai yang terlatih awalnya adalah 12 surat

utang/staf/hari yang kemudian meningkat menjadi 15 surat utang/staf/hari,

Sommersby tidak menetapkan standar yang sama terhadap output ini,

untuk seksi yang membawahi daerah yang surat utangnya cenderung

homogen seperti Atlantic Coast maka dapat ditetapkan output sebesar 15

surat utang/staf/hari tersebut, namun untuk seksi yang membawahi

daerah dengan transaksi surat utang yang beragam maka terget

outputnya ditetapkan beragam.

Untuk bagian utang perusahaan, Somersby melakukan pengendalian

dengan menyewa pengacara terkenal dari luar, bergantung dari

kompleksitas transaksi (para pengacara internal perusahaan cenderung

mengerjakan bagian yang lebih rumit dari transaksi) dan kesibukan dari

pengacara internal, dalam banyak kasus, rancangan surat/perjanjian

hukum dibuat oleh pengacara internal kemudian diteruskan oleh

pengacara dari luar kemudian hasil pekerjaan yang telah dilaksanakan

oleh pengacara luar direviu lagi oleh pengacara internal, pengendalian

lain yang dilakukan oleh Somersby melalui Carlisle selaku Supervisor

Bagian Peminjaman Perusahaan ialah dengan melakukan pertemuan

staf mingguan. Pada pertemuan ini, para pengacara menjelaskan

permasalahan yang dihadapi. Selain memberikan informasi kepada

Carlisle mengenai apa yang sesungguhnya terjadi secara terperinci,

pertemuan ini juga memberikan kesempatan sharing ilmu dan

pengalaman antar sesama pengacara perusahaan dan menjadi tempat

untuk menentukan pembagian tugas pengacara semisal ada pengacara

yang berhalangan karena sebab tertentu.

Kemudian yang dilakukan manajemen puncak dalam mengendalikan

operasi dari divisi hukum ialah melalui proses anggaran, setiap bulan

September, Komite Anggaran perusahaan akan mengeluarkan sebuah

memorandum kepada seluruh Kepala Divisi , untuk meminta tiap Kepala

Divisi menyiapkan anggaran untuk operasionalisasi divisi mereka pada

tahun berikutnya. Dengan adanya proses anggaran maka akan

mendorong divisi-divisi seperti divisi hukum untuk menyusun

perencanaan dan membuat laporan mengenai jangkauan operasionalisasi

mereka. Anggaran merupakan alat kendali efektif bagi manajemen

puncak untuk menilai kemampuan kepala divisi untuk menyusun

perencanaan dan menjalankan kinerjanya yang outputnya akan

dipertanggungjawabkan.

2) Cara lain yang mungkin dilakukan untuk meningkatkan pengendalian

Pengendalian keuangan

Yaitu dengan mengikutsertakan manager dalam proses perencanaan

biaya, bersama-sama menentukan langkah-langkah apa yang akan

diambil dalam suatu divisi agar tujuan dari divisi pusat kebijakan

dapat tercapai. Paket langkah strategi yang kemudian ditetapkan

bersama ini yang kemudian menjadi acuan kerja divisi tersebut dan

kemudian dikonversikan menjadi biaya yang akan dibutuhkan untuk

menjalankan paket kegiatan strategis tersebut. Biaya ini yang

nantinya akan menjadi anggaran dalam satu tahun anggaran. Dalam

sistem pengendalian ini, pengendalian lebih mengarah ke tahap

perencanaan sebelum biaya/kegiatan tersebut terjadi.

Jika dinilai dapat mengurangi biaya, divisi sebaiknya ahli secara tetap

dan menghindari outsourcing sehingga memudahkan dalam

pengendaliannya.

3) Komentar dan pertanyaan yang akan kami diajukan

Sebagai Pusat Beban Kebijakan, selisih antara anggaran dan biaya yang

sesungguhnya bukanlah ukuran efisiensi, pada hakikatnya, hal tersebut

hanya merupakan selisih antara input yang dianggarkan dan input yang

sesungguhnya serta tidak mencakup nilai output. Anggaran tidak

dimaksudkan untuk meramalkan jumlah pengeluaran yang optimal,

sehingga dapat dikatakan bahwa pengendalian keuangan berupa

penggunaan anggaran tidak dimaksudkan untuk mengukur efisiensi dan

efektivitas. Karakteristik kedua seksi dibawah Divisi Hukum yaitu Seksi

Pinjaman Individu dan Seksi Pinjaman Perusahaan memiliki perbedaan

yang berujung pada penggunaan anggaran yang berbeda, pada Seksi

Pinjaman Individu, seluruh pekerjaan dikerjakan oleh pegawai internal

perusahaan yang gajinya dapat ditentukan secara pasti namun dengan

adanya output kinerja yang jelas berupa penilaian 15 surat utang/staf/hari

maka amat dimungkinkan adanya pekerjaan yang melewati jam kerja,

sehingga perusahaan mengalokasikan tambahan biaya gaji lembur yang

berkontribusi besar terhadap realisasi aktual yang melebihi anggaran

yaitu sebesar $29.110 atau 53,65% dari total pengeluaran diatas

anggaran sebesar $54.261, sedangkan pada Seksi Pinjaman

Perusahaan, transaksi utang yang dilaksanakan bisa memakan waktu

yang lama namun sebagian pekerjaannya dikerjakan oleh pihak luar yaitu

pengacara yang fee nya tidak ditanggung oleh NJIC melainkan oleh

peminjam.

Pertanyaan yang dapat diajukan mengenai kinerja dari dua bagian divisi

hukum tersebut selama 6 bulan pertama tahun 1987 adalah

Apakah Indikator kinerja terukur yang dapat ditetapkan untuk menilai

kinerja dari Seksi Pinjaman Perusahaan?

Kenapa dengan anggaran biaya untuk 26 pegawai, hanya ada 24

pegawai yang bekerja full time?

Bagaimana pengaruh terhadap biaya jika divisi hukum merekrut ahli

secara permanen dibandingkan melakukan outsourcing pekerjaan

pada Seksi Pinjaman Perusahaan?

Kesimpulan

Divisi hukum dari New Jersey Insurance Company (NJIC) merupakan

sebuah pusat beban kebijakan. Dalam pusat beban kebijakan outputnya

tidak dapat diukur secara moneter. Istilah kebijakan disini tidak berarti

bahwa penilaian manajemen mengenai biaya optimum bersifat mendadak

dan sembarangan, melainkan mencerminkan keputusan pihak

manajemen berkaitan dengan kebijakan tertentu. Dalam kasus ini, divisi

hukum didalam NJIC ini bertanggung jawab atas seluruh urusan hukum

yang berkaitan dengan operasional perusahaan serta memberi nasihat

kepada manajemen perusahaan mengenai perkembangan yang ada dan

dimasa mendatang yang berkaitan dengan perpajakan dan peraturan

lainnya serta terkait dengan keputusan keputusan pengadilan yang

berpengaruh dalam hal litigasi perusahaan.

Divisi hukum membawahi lima bagian/seksi, yaitu dua diantaranya adalah

bagian pinjaman perusahaan dan pinjaman individu. Pengendalian

merupakan hal kunci yang berfungsi untuk mengontrol dan mengarahkan

perusahaan agar sesuai dengan tujuannya. Dalam kasus ini pengendalian

terhadap dua divisi tersebut menjadi hal yang krusial. Pimpinan divisi

hukum (Somersby) mengambil beberapa langkah dalam pengendalian

divisinya, yaitu diantaranya:

Pengukuran kinerja

Proses Anggaran

Menyewa staf profesional dari luar