FUNGSI PENGISIAN JABATAN (STAFFING)A. PENGERTIANFungsi pengisian jabatan atau biasa disebut staffing adalah kegiatan untuk memperoleh karyawan efektif yang akan mengisi jabatan jabatan kosong di organisasi perusahaan. Pengisian jabatan ini bertujuan agar semua jabatan ada pejabatnya yang akan melaksanakan tugas-tugas pada setiap jabatannya, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.Pengisian jabatan dilakukan dengan cara penarikan, seleksi dan penempatan kaeryawan yang baik, agar bias bekerja efektif dalam menjalakannya. Seperti yang disebutkan dalam Asas pengisian jabatan the right man in the right place and the right man in the right job (penempatan orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat dan penempatan orang-orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat). Asas ini perlu diterapkan untuk menghindari terjadinya mismanagement dalam kepegawaian dan hendaknya berpedoman pada apa dan siapa.Dimana apa adalah uraian tugas-tugas dan tanggung jawab yang dilaksanakan pada jabatan tersebut (job description). Sedangkan siapa adalah syarat-syarat orang-orang yang dapat melakukan pekerjaan pada jabatannya (job specification)Apabila dilakukan dengan cara tersebut maka akan timbullah mismanagement dalam kepegawaian. Ada 5 langkah dalam pengadaan fungsi pengisian jabatan ialah:1. PENGADAAN (procurement)Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi penempatan, orientasi dan induksi untuk mendapatkan karyawan, baik kualitas maupun kuantitas yang dibutuhkan perusahaan. Untuk mendapatkannya harus dilakukan dengan cara analisis jabatan, uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Barulah bisa ditentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang dibutuhkan.Analisis jabatan yaitu menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dalakukan pada suatu jabatan, mengapa dilakukan dan bagaimana menjalankannya. Dan hasilnya adalah uraian dan spesifikasinya. Dimana di uaraiannya itu terdapat tugas-tugas dan tanggung jawab atau hak dan kewajiban seorang pejabat terhadap jabatannya. Sedangkan spesifikasinya adalah syarat-syarat untuk dapat memangku suatu jabatan tertentu agar seorang pejabat bisa bekerja secara efektif. Misalnya pendidikannya sampai mana, jenis kelaminya, usianya berapa dan lain-lain.Manfaat analisis ini akan memberikan informasi tentang aktivitas pekaerjaan, standar pekarjaan, konteks pekarjaan, syarat-syarat karyawan, perilaku dan alat-alat yang dpergunakan. Dengan adanya analisis ini bias diketahui:Tugas dan tanggung jawab seorang pejabat.Syarat-syarat tenaga kerja yang dapat mengisi lowongan pekarjaan yang kosong.Jumlah karyawan yang dibutuhkan perusahaan.Dasar dan prosedur seleksi yang dilakukan.Sumber-sumber tenaga karja dan cara-cara penarikannya.2. PENARIKAN (Recruiting)Penarikan adalah kegiatan mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong diperusahaan. Mencari yaitu menetapkan sumber-sumber tenaga karja yang akan ditarik. Mempengaruhi adalah menetapkan cara-cara penarikannya, seperti melalui iklan pada media massa atau melalui para karyawan yang telah ada.Adapun sumber-sumber penarikannya terbagi dua:Sumber InternalAdalah ditarik dari karyawan yang telah ada dalam perusahaan. Penarikan ini dilakukan dengan cara mutasi atau transfer baik sifatnya vertical (promosi-demosi) maupun horizontal.Dasar-dasar promosiPromosi diartikan peningkatan status (jabatan) seornag karyawan percobaan atau calon pegawai menjadi karyawan tetap. Dengan adanya promosi ini maka hak, kewajiban dan pendapatannya pun akan semakin besar.Dasar-dasarnya dikenal dengan Senioritas, Ability dan Kombinasi senioritas dan ability.Sumber EksternalAdalah untuk mengisi lowongan jabatan yang kosong ditarik dari orang-orang diluar perusahaan, yaitu:Lembaga-lembaga pendidikanKantor penempatan tenaga kerjaPasar tenaga karjaNepotisme atau kawan-kawan karyawan.Penarikan tenaga kerja Eksternal ini biasa dilakukan melalui iklan pada media massa, seperti surat kabar, radio dan televisi ( bahkan bisa melalui internet atau website). Cara pemasangannya iklan di media massa harus menonjolkan hal-hal yang paling menarik bagi calon-calon pelamar.3. SELEKSISeleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau yang ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan. Dasar seleksi adalah spesifikasi pekerjaan dari perusahaan bersangkutan.Metode seleksi dikenal atas: metode non ilmiah dan metode ilmiah. Metode non ilmiah yaitu seleksi yang dilaksanakan tidak didasarkan pada kriteria/standar atau spesifikasi kebutuhan pekerjaan tetapi hanya didasarkan perkiraan dan pengalaman saja.Seleksi ini pun tidak berpedoman pada uraian dan spsifikasi pekarjaannya dari jabatan yang akan diisi karena seleksi ini kurang dapat dipertanggung jawabkan serta kualitas dan kuantitas karyawan yang diterima tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan bahkan sering menimbulkan mismanagement kepegawaian.Sedangkan Metode Ilmiah adalah seleksi yang didasarkan kepada ilmu pengetahuan dan kebutuhan nyata jabatan yang akan diisi serta berpedoman kepada kriteria spesifikasi dan standar-standar tertentu. Dengan ini bisa diharapkan akan diperoleh karyawan yang qualified dan penempatannya yang tepat, sehingga pembinaannya dan pengembangannya relatif lebih mudah.Kulifikasi-kualifikasi seleksi ilmiah ini yaitu umur, keahlian, kesehatan, pendidikan, jenis kelamin, tampang, bakat, temperamen, karakter, pengalaman kerja, kerja sama, kejujuran, kedisiplinan dan inisiatif. System seleksi ini dikenal dengan Successive-Hurdles dan Compensatory-Approach.Adapun Prosedur penyeleksian:Seleksi surat-surat lamaranPemeriksaan referensiWawancara pendahuluanSeleksi ilmu pengetahuanTes psikologiTes kesehatanWawancara akhir dengan atasan langsungMemutuskan diterima atau tidakDisamping itu tingkat-tingkat penyeleksian terbagi 3 tingkat:Seleksi tingkat pertamaSeleksi tingkat keduaSeleksi tingkat ketigaPenyeleksiAdalah orang-orang yang melaksanakan penyeleksian baik dilakuakn secara individu maupun kolektif. Penyeleksi harus jujur, objektif dan bebas dari pengaruh halo efek dan nepotisme. Keputusan harus berdasarkan nilai nyata yang dicapai peserta seleksi.Penyeleksi dapat dilakukan oleh:Bagian Urusan Sumber Daya Manusia (USDM = Bagian Personalia)Pihak ketiga yang professionalKombinasi USDM dan pihak ketiga4. PENEMPATANPenempatan (placement) adalah kegiatan untuk menempatkan orang-orang yang telah lulus seleksi pada jabatan-jabatan tertentu sesuai dengan uraian pekerjaan dan klasifikasi-klasifikasi pekerjanya (penulis). Penempatan ini sangat penting karena aktivitas-aktivitas perusahaan baru dapat dilakukan jika semua jabatan ada pejabatnya.Dalam penempatan karyawan baru ini harus dilakukan orientasi dan induksi. Orientasi artinya memberitahukan kepada karyawan baru tentang hak dan kewajibannya, tugas dan tanggung jawabnya, peraturan-peraturan perusahaan, sejarah dan struktur organisasi perusahaan serta memperkenalkannya kepada para karyawan lama.Induksi adalah kegiatan untuk mempengaruhi tingkah laku karyawan baru yang telah ditempatkan agar ia menaati peraturan perusahaan dan norma-norma social yang berlaku. Dengan induksi ini diharapkan karyawan baru dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan pekerjaan, sehingga ia dapat mengerjakan tugas-tugasnya secara efektif dan efisien. Kegiatan untuk menginduksi ini dilakukan oleh atasan langsung dan para karyawan senior dalam unit kerjanya.PelatihanPelatihan adalah proses peningkatan kemampuan teknis dan moral kerja karyawan operasional sesuai dengan kebutuhan tugas-tugasnya (Drs.H.Malayu S.P.Hasibuan). Pelatihan (training) karyawan perlu dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerjanya. Pelatihan ini memerlukan biaya, tetapi biayabiaya ini menjadi investasi jangka panjang di bidang sumber daya manusia bagi perusahaan bersangkutan.Training is the short term education process utilizing a systematic and organized procedure by whichnonmanagerial personnel learn technical knowledge and skills for a definite purpose( Andrew F.Sikula) artinya:Pelatihan adalah suatu proses pendidikan jangka pendek yang menggunakan prosedur yang sistematis dan terorganisasi yang dalam kesempatan itu karyawan operasional belajar pengetahuan teknik pekerjaan dan keahlian untuk tujuan tertentu.Metode-metode pelatihan menurut Andrew F.Sikula:On the job trainingVestibule schoolDemonstration and exampleApparenticeship trainingSimulation trainingClassroom methods5. PEMBERHENTIANPemberhentian (separation) adalah putusnya hubungan kerja seorang karyawan dengan suatu perusahaan. Pemberhentian (PHK) ini disebabkan oleh keinginan perusahaan, keinginan karyawan, kontrak kerja habis, peraturan perburuhan, pensiun, dan atau meninggal dunia.Pemberhentian ini diatur berdasarkan Undang-undang No.12 Tahun 1964, P4 D, P4 P, keputusan pengadilan atau Pasal 1603 ayat (1) KUHP. Pemberhentian ini berhubungan erat dengan status karyawan bersangkutan. Status karyawan dikenal atas karyawan tetap, karyawan kontrak, karyawan harian lepas, karyawan honorer, dan karyawan percobaan. Pemberhentian atas keinginan perusahaan terhadap karyawan tetap dan karyawan kontrak harus sesuai dengan Undang-undang No.12 Tahun 1964, P4 D, P4 P, keputusan pengadilan dan pasal 1603 ayat (1) KUHP, khususnya besar pesangon yang harus diberikan perusahaan bersangkutan. Karyawan tetap dan karyawan kontrak dapat diberhentikan perusahaan tanpa memberikan pesangon, jika pemberhentian itu didasarkan karena memukul atasan atau asusila di perusahaan. Jika karyawan berhenti atas keinginan sendiri, pesangon tidak diberikan kecuali atas kebijaksanaan perusahaan saja. Bagi karyawan harian lepas, honorer dan percobaan jika diberhentikan tidak mendapat pesangon.Setiap karyawan yang berhenti selalu membawa biaya-biaya seperti biaya penarikkan, seleksi, dan pelatihan yang merugikan perusahaan. Jika turn-over karyawan suatu perusahaan sering terjadi, ini menunjukkan bahwa manajemen perusahaan itu kurang baik.Labour turn-over (perputaran karyawan) adalah perbandingan antara masuk dan berhentinya karyawan suatu perusahaan.Rumus perhitungan turn-over (T.O.) adalah sebagai berikut:Contoh:Karyawan per 1-1-1994=120 orang, sedang 31-12-1994=130 orang. Selama tahun 1994,masuk 20 orang berhenti 10 orang.T.O.=(( 20-10 ))/(1/2 ( 120+130 )) X 100% = 8 %Jadi, kestabilan karyawan harus mendapat perhatian serius dari pimpinan suatu perusahaan.http://ahmedjamilirangkuti.wordpress.com/2013/06/21/manajemen-fungsi-staffing/

Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga petugas memberikan daya guna maksimal kepada organisasi. Organizing dan staffing merupakan dua fungsi manajemen yang sangat erat hubungannya. Organizing yaitu berupa penyusunan wadah legal untuk menampung berbagai kegiatan yang harus dilaksanakan pada suatu organisasi, sedangkan staffing berhubungan dengan penerapan orang orang yang akan memangku masing-masing jabatan yang ada di dalam organisasi tersebut.