STRATEGIES DE COLLECTE, DE CONTROLE ET DE VERIFICATION DES DONNEES

MODULE 8

Objectifs d’apprentissage

• Objectif général du module: Guider les participants dans leur méthodologie de collecte, de

contrôle et de vérification des données sanitaires fournies par les prestataires des soins dans un contexte de financement basé sur la performance

• Objectifs spécifiques : A la fin de la présentation les participants pourront:

– Mesurer les résultats quantitatifs et qualitatifs au sein des structures de santé contractantes

– Organiser des enquêtes de vérification communautaire ou des contre-vérification avec des organisations à base communautaire dans les aires de santé du projet

– Prendre les mesures conséquentes à l’endroit des prestataires en cas de fraudes ou de fausses déclarations

Considérations générales• Dans la mise en œuvre du FBR, il est impératif que les

résultats atteints par les prestataires soient vérifiés et validés.

• Les prestataires en transmettant la preuve des performances atteintes peuvent sur-déclarer ou tricher en alignant des cas fictifs; désir de gagner plus (effets pervers).

• Le FBR implique donc des enjeux financiers importants.

QUANTITATIFSRESULTATS

QUALITATIFS

Chaque centre de santé envoie au SG Du rapport sur sa production quantitative

A la fin de la 1ère semaine après M+3

Une équipe composée de l’EEZS et du “contrôleur RBF de Zone” inspecteles registres des centres de santé pour vérifier la cohérence entre les données et la production reportée.

A la fin de la 3ème semaine après M+3

Les données sur la qualité sont collectées à travers des check-lists détaillées (observations des registres, des locaux, examen des dossiers médicaux, disponibilité des médicaments et équipements…): - par les EEZS et contrôleurs de zone pour les FS - par les contrôleurs de zone et les pairs (autres hôpitaux et DH) pour les hôpitaux. -

Pendant M+3

Le SG determine et Décaisse les paiements FBR en fonction

A la fin de M+4

MESURE DESRESULTATS

CONTRÔLE DESRESULTATS

Les organisations communautaires (sous-contractées par l’agence tierce) recherchent les patients à domicile (ils sont aléatoirement sélectionnés des registres des centres de santé)

A la fin de la 3ème semaine après M+3

RESULTATS

Contre-vérification de la qualité par les contrôleurs de zone et OCB par enquêtes surprise sur un échantillon aléatoire de FS : interrogations des patients sortants et analyse des registres et stocks

Pendant M+6

CONTRE-VERIFICATION QUALITE

Mesure des résultats quantitatifs

• Elle se fait par chaque structure de santé à partir de rapports mensuels

• Elle se fait durant tout un trimestre

• A la fin du trimestre, la structure transmet son rapport trimestriel à l’UCP avec copie à l’EEZS

Contrôle des résultats quantitatifs • Contrôle de la cohérence des résultats

rapportés avec les registres des établissements sanitaires– Réalisé mensuellement par: l’EEZS et les contrôleurs de

zone– Transmission du rapport à l’UCP

• Contre vérification des résultats par les organisations communautaires– Enquêtes trimestrielles à domicile des patients– Transmission du rapport à l’UCP

Mesure des résultats qualitatifs

• A l’aide d’une check list (grille d’évaluation)

• Elle est trimestrielle

• Pour les CS : EEZS et « contrôleurs de zone » et pour les hôpitaux : revue par les pairs et « contrôleurs de zone »

• Transmission du rapport à l’UCP

Mesure des indicateurs quantitatifs Modèle de bordereau de prestations d’un CDS au Benin

Indicateur/Service PMAQuantité réalisée

Coût unitaire(en FCFA)

Coût total (en FCFA)

SERVICES DE SANTE MATERNELLE  

1. Consultation prénatale quatrième visite standard3000

2. Consultation prénatale quatrième visite standard femme indigente (prime additionnelle)

3000

3. Accouchement eutocique assisté7500

4. Accouchement eutocique assisté femme indigente (prime additionnelle)

6000

5. Consultation postnatale1500

6. PF: Tot. Nouveaux + Anciennes Acceptantes à la fin du mois

1500

7. Femmes enceintes VAT complètement vaccinées (VAT 2-5)3000

9. Accouchement: référence d'urgence pour accouchement3600

Mesure des indicateurs quantitatifs Modèle de bordereau de prestations d’un CDS au Benin

Indicateur/Service PMAQuantité réalisée

Coût unitaire(en FCFA)

Coût total (en FCFA)

AUTRES SERVICES DE SANTE

10. Nouvelle Consultation Curative300

11. Enfants complètement vaccinés 3000

12. Suivi de la croissance: enfants de 11 à 59 mois consultés150

13. Dépistage des cas TBC positifs 15000

14. Nombre de cas TBC traités et guéris27000

15. Distribution des MII (femme enceinte)300

16. Référence et patient arrivé à l'hôpital4500

Vérification administrative des FS Facture mensuelle pour les indicateurs du PMA

REPUBLIQUE DU BURUNDIMINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUEPROVINCE DE ………………………………………… DISTRICT DE ………………………………………….. TYPE DE FS …………………………………… NOM DE LA FS ……………………………………

FACTURE MENSUELLE FBP du ……. / au………/20….

Indicateur Quantité vérifiée

Barème Provincial

Bonus d’équité(en%)

Barème du CDS

Montant total

1. Nouvelle Consultation Curative (> 5 ans)

2. Nouvelle Consultation Curative (≤ 5 ans)

3. Nouvelle consultation curat. ♀ enceinte

4. Une journée d'observation (> 5 ans)

5. Enfants complètement vaccinés

6. Petite chirurgie

7. Référence et patient arrivé à l’Hôpital

22. FP: Implants et DIU

23. Consultation postnatale

24. Consultation prénatale et standard

TOTAL

Le Titulaire du CDS………………………………………. Pour ApprobationNom et Prénom Le vérificateur du CPVVSignature Nom et Prénom Signature

17. Cas d’IST traités

18. Dépistage des cas TBC positifs

19. Nombre de cas TBC traités et guéris

20. Accouchement eutocique

21. FP: Tot. Nouvelles + Anciennes Acceptantes

Facture mensuelle pour les indicateurs du PCA

REPUBLIQUE DU BURUNDIMINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUEPROVINCE DE ………………………………………… DISTRICT DE ………………………………………….. TYPE DE FS …………………………………… NOM DE LA FS ……………………………………

FACTURE MENSUELLE FBP du ……. / au………/20….

Indicateur Quantité vérifiée (a)

Barème Provincial

Bonus d’équité

Barème Hôpital

Montant total(b+c+d)xa

1. Nouvelle Consultation Curative par le médecin (> 5 ans)

2. Nouvelle Consultation Curative par le médecin (≤ 5 ans)

3. Nouvelle consultation curative d’une femme enceinte par le médecin

4. Contre référence arrivée au CDS

5. Chirurgie majeure

17. Cas d’IST traitées

18. Dépistage des cas TBC positifs

19. Nombre de cas TBC traités et guéris

20. FP: Implants et DIU

21. FP: Tot. Nouveaux + Anciennes Acceptantes

22. PF : méthode définitive

23. Consultation prénatale et standard

24. Consultation post natale

TOTAL

Le Directeur de l’Hôpital ………………………………………. Pour ApprobationNom et Prénom Le vérificateur du CPVVSignature Nom et Prénom Signature

Contrôle des résultats qualitatifs

• Il est semestriel

• réalisé sur base d’une enquête surprise avec un échantillonnage aléatoire

• Contre-vérification par les organisations à base communautaire et les contrôleurs de zone

• Transmission du rapport à l’UCP

Vérification communautaire Ou encore contre-vérification

• Permet de s’assurer que les données reprises dans les registres d’utilisation des services de la FS sont réelles et n’ont pas été falsifiées délibérément par les prestataires;

• Permet de recueillir les appréciations des usagers des services de santé sur la qualité des soins de santé offerts par la FS et la tarification des actes réalisés.

• Part d’un échantillonnage aléatoire des patients figurants dans les registres d’utilisation des services. Des enquêteurs sont ensuite envoyés directement au domicile de ces patients (après recueil de leur adresse) afin de vérifier leur existence et recueillir leur satisfaction sur les services rendus.

• Les enquêteurs seront regroupés au sein d’une agence ou ONG indépendante ou encore d’une association locale ayant contracté avec le payeur.

Vérification communautaire • La structure de vérification doit jouir d’une reconnaissance

officielle au niveau des autorités politico-administratives et ne devra pas avoir de liens directs avec la FS et ses responsables; et disposer d’une assise dans son aire d’intervention serait un atout majeur

• Elle disposera d’assez d’enquêteurs à déployer dans l’aire d’intervention, et possédant toutes les qualifications pour leur tâche

• Ces enquêteurs devront bénéficier d’une petite formation sur les techniques de communication

Vérification communautaire • Avant le déploiement des enquêteurs, les vérificateurs fourniront aux

enquêteurs des détails sur l’identification du patient (noms, coordonnées du lieu d’habitation, etc.) mais ils garderont certaines informations que les enquêteurs ne pourront pas connaitre sans ce rendre au domicile du patient (services fournis, analyses réalisées, durée d’hospitalisation, etc.). Ceci permet de détecter les enquêteurs qui remplissent leur fiche d’enquête sans rencontrer le patient ou un membre de son ménage.

• Les enquêteurs bénéficieront d’une prime en fonction de la qualité des données fournies

Pénalités • Avec le FBR, les risques de fraudes sont très grands:

tendance des prestataires à gonfler leurs résultats afin de maximiser le montant à recevoir.

• Le contrôle et la vérification indépendants + la contre-vérification qualitative permettent de prévenir ce risque et de mesurer les écarts entre déclarations et réalité.

• D’où l’attention particulière pour les détecter: -trimestriellement (avant versement du crédit FBR) : lors du

contrôle des résultats quantitatifs par les contrôleurs de zone, EEZS et OBC.

-semestriellement (après versement des crédits) : lors des contre-vérifications qualitatives par les contrôleurs de zone et OBC.

Pénalités • Catégories de fraudes possibles :

– déclarer des résultats qui ne correspondent pas aux registres de la formation sanitaire;

– réaliser des prestations partielles et donc non-conformes aux indicateurs du FBR;

– inscrire dans les registres des patients ou actes « fictifs » ;– entraver les contrôles ou tenter de corrompre les contrôleurs.

• NB: on parlera de fraude si:– Taux d’erreur >2% entre les résultats déclarés et les registres de la FS.

– Dès le 1er cas de patient ou acte médical « fictif »,

Pénalités • Les sanctions à appliquer (après soustraction des

sommes qui auraient pu ou ont été perçue de façon frauduleuse) :

– 1ère fois qu’une fraude est constatée : 25% du crédit FBR retenu. – 2ème cas de fraude pour une FS : 50% du crédit FBR soustrait. – 3ème cas de fraude pour une FS : la totalité du crédit FBR est

retenue et la FS peut être définitivement exclue de l’expérience FBR

• Chaque cas de FS ayant fraudé 3 fois est soumis au Comité de Pilotage du FBR pour examen et décision d’exclusion

Pénalités Les Modalités d’application des pénalités varieront en fonction du moment dans le cycle du FBR (avant ou après le paiement du crédit) où la fraude est détectée:

– Avant le versement du crédit (contrôle quantitatif trimestriel) : pénalité sur le crédit à verser et le montant est donc soustrait.

– Après le versement du crédit (contre-vérification qualitative semestrielle) : les crédits FBR ont déjà été versés, la pénalité (ainsi que le remboursement du trop perçu) sera prélevée du prochain versement de crédit FBR.

Pénalités• Les cas (patients) non identifiés ne peuvent pas permettre

aux vérificateurs de conclure à une fraude; car des patients peuvent aussi donner de fausses adresses, voyager ou encore, dans certains villages sans règle d’urbanisation, les avenues peuvent ne pas exister.les EEZS, les OBC et les contrôleurs de zone seront donc très attentifs

• L’EEZS devra informer la population des motifs ayant conduit à la résiliation du contrat de leur FS

• Tous les cas de fraudes et de sanctions prises devront être bien notifiés et ensuite transmises à l’autorité hiérarchique, en l’occurrence l’UCP.