su - erp · pdf fileบญัชลีูกหนขี้องระบบ sap erp 3. ......

SU - ERP Implementation 4 - 10 October 2017 SAP GL Overview Training

4th October 2017

1. วตถประสงคของการอบรม

(Training Objectives)

1. เพอใหทราบแนวทางการท างาน (Function and Feature)

ของระบบบญชลกหน (Accounts Receivable)

2. เพอใหทราบค าศพทตางๆ (Terminology) ในระบบ

บญชลกหนของระบบ SAP ERP

3. เพอเปนการปพนฐานใหกบ User ทจะเขารวมการออกแบบ

ระบบ (Business Blueprint Design)

วตถประสงคของการอบรม

2. ภาพรวมระบบบญชแยกประเภทท วไป

(GL Overview)

ภาพรวมระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Overview)

SAP R/3ECC 6.0

SDMM

PP

QM

PM

HR

FI

COPS

WMWF

IS

ระบบขาย จดสง และกระจายสนคา (Sales & Distribution/Logistic)

ระบบจดซอจดหา และ บรหารสนคาคงคลง

(Material Management)

ระบบวางแผนการผลต(Production Planning)

ระบบบ ารงรกษา (Plant Maintenance)

ระบบบรหารทรพยากรบคคล (Human Resources)

ระบบควบคมคณภาพ(Quality Management)

ระบบบญชการเงน (Financial Accounting)

ระบบบญชบรหาร (Controlling)

ระบบบรหารโครงการ (Project System)

ระบบบรหารคลงสนคา(Warehouse Management)

ระบบจดการ Workflow(Workflow ManagementX

Industry Solution เชน ระบบจดการและบรหารธรกจน ามนส าหรบธรกจปโตรเลยม (Industry Solution-Oil & Gas)

ระบบงานตางๆ (Module) ในระบบงาน ERP ประกอบไปดวยระบบ ดงรปภาพ

ภาพรวมระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Overview )

Customer Delivery

ScheduleRM Forecast Sourcing

Production Planning

Production Execution

GR from Production

Procurement

DeliveryGoods Issue

Billing

Goods Receipt

AP Invoice

Incoming Payment

Outgoing Payment

Quality Inspection

General LedgerCost

Center

Product Costing

Fixed Asset

Profitability Analysis

Annual Planning

Sales & Operation Planning

MRP Run

การวางแผนการผลตประจ าป

Goods Issue

Sales & DistributionProductionProcurementInventory Management

Plant MaintenanceFinancial Accounting

Controlling

HR

ภาพการท างานโดยรวมและการเชอมตอระบบงาน

ภาพรวมระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Overview )

ระบบงาน Financial Accounting (FI Module) เปนระบบงานพนฐานของ SAP เปนระบบงานยอยท

รองรบงานดานการเงน การบญชทงหมด ตงแตการก าหนดรหสบญช การบนทกบญช รวมไปถง

การออกรายงานตางๆ

ภายใต FI Module ประกอบไปดวยระบบงานยอย (Sub-Module) ดงน

• ระบบบญชเจาหน – Accounts Payable (AP )

• ระบบบญชลกหน – Accounts Receivable (AR)

• ระบบสนทรพย (ระบบครภณฑ) – Fixed Asset (FA)

• ระบบบญชแยกประเภท - General Ledger Accounting (GL)


General Ledger

PurchasingBS. PL.

PO

Managerial

Report

FI-GL in SAP

IO

IM

APCCA PCA

ระบบบญชแยกประเภท (GL) ถอเปนพนฐานขอมลทส าคญทางระบบบญช ในระบบงาน SAP ขอมลจากระบบงานอนจะถกบนทกเขามายงระบบบญชแยกประเภทโดยอตโนมต

AM AR


หลกการพนฐานของระบบบญชแยกประเภท


1. โครงสรางระบบบญชแยกประเภท

2. รอบระยะเวลาบญช

3. การก าหนดอตราแลกเปลยนเงนตราตางประเทศ


1.โครงสรางระบบบญชแยกประเภท

COA

Company 2

Client

Company 1

โครงสรางหลกของระบบบญชแยกประเภท ประกอบดวย

• ผงบญช (Chart of Account)

• องคกร (Company)

โดยความสมพนธของผงบญชกบองคกรจะเปนแบบ 1:M ดงภาพ

COA COA

Company

1 องคกรไมสามารถมผงบญชไดมากกวา 1 ผงบญช


Client 000

Company

Code 1000

Business area 1000Business area 1000

Company

Code 2000

Company

Code 3000

Company

Code 4000

Business area 2000Business area 2000

Client 001

Client 400...

Business Areaเปนการก าหนดโครงสรางในการทจะดรายงานงบการเงนในมมมองทตางออกไปจาก Company Code

BA 2000

BA 1000


2. รอบระยะเวลาบญช

01

02

03

04

05

0607

12

11

10

09

08

1514 1613

ม.ค.ก.พ.

ม.ค.

เม.ย.

พ.ค.

รอบระยะเวลาโดยปกตจะเรมเปน 12 งวด เรมจาก เดอนมกราคม ถง ธนวาคม

และมระยะเวลาส าหรบปรบปรงบญชเพมเตมไดอก 4 งวด

01

02

03

04

05

0607

12

11

10

09

08

1514 1613

ต.ค.พ.ย.

ธ.ค.

ม.ค.

ก.พ.

อยางไรกตาม สามารถทจะก าหนดรอบระยะเวลาใหเปนไปตามความตองการ

ได เชน ใหรอบระยะเวลาบญชใหตรงกบรอบบญชงบประมาณ นนคอ เรมจาก

เดอนตลาคม ถง กนยายนในปถดไป

ส าหรบมระยะเวลาส าหรบปรบปรงบญชนน กสามารถทจะก าหนดไดวา

ตองการกงวด


3. การก าหนดอตราแลกเปลยนเงนตราตางประเทศ

USD JPYGBP

3.1 รหสสกลเงน

ไทยบาท THB

0

1

0,5

time

rate

3.2 ประเภทของอตราแลกเปลยนเงนตราตางประเทศตวอยางเชน

B : Buying Rate for Account Receivables

S : Selling Rate for Account Payables

M : Average Rate for General Transactions


3. การก าหนดอตราแลกเปลยนเงนตราตางประเทศ3.3 การก าหนดอตราแลกเปลยนเงนตราตางประเทศ

• การก าหนดอตราแลกเปลยนเงนตราตางประเทศ จะเปนการก าหนดระดบ Client

COA

Company 2

Client

Company 1

ก าหนด Exchange Rate

ใชอตราแลกเปลยนเดยวกน

**** จะตองมการก าหนดอตราแลกเปลยนเงนตราตางประเทศทกวน ****


ขอมลหลกของระบบบญชแยกประเภท(GL Master Data)

ขอมลหลกระบบบญชแยกประเภททวไป (GL Master Data)

ระบบบญชแยกประเภทของ SAP มหลกการโดยทวไปในการก าหนด และการสรางรหสบญช ซงถอเปนความเขาใจพนฐาน โดยมหวขอดงตอไปน

1.ผงบญช2.การออกแบบรหสบญช3.การสรางรหสบญช

•Account Group•Reconciliation Account•Auto Posting Account•หลกการของการก าหนดสกลเงนส าหรบแตละรหสบญช•การก าหนดขอมลเกยวกบ VAT ส าหรบแตละรหสบญช•การก าหนดคาตงตนอนๆส าหรบแตละรหสบญช

•Open Item Management•Line Item Display•Sort Key•Field Status Group


สงทจะตองค านงถงในการออกแบบและสรางผงบญช มดงตอไปน

1. ผงบญช

• จ านวนหลกของรหสบญช

➢ สามารถก าหนดจ านวนหลกไดสงสด 10 หลก

➢ ตวอยางเชน ก าหนดจ านวนหลก = 8 หลก

• รหสผงบญช

➢ มาตรฐาน SAP สามารถก าหนดไดสงสด 4 หลก

➢ ตวอยางเชน “SR01”


2. การออกแบบรหสบญช - การออกแบบโครงสรางรหสบญชในระบบงาน SAP มหลกการตอไปน

x x xx x x xx

หมวดบญช

หมวดยอยของหมวดบญช

ประเภทของบญชในหมวดบญช

ชนด หรอ บญชยอย

บญชยอย บญชยอย

2. ไมควรก าหนดรหสองคกร หรอ รหสหนวยงานฝงอยในรหสบญช

➢ เนองจาก SAP จะบนทกและจดเกบขอมลตางๆของหนวยงานใน CCA Module ตวอยางเชน เมอมการบนทกบญชคาใชจายของหนวยงานบญช

GL

CCA

บนทกบญชคาเชาเครองถายเอกสารส าหรบหนวยงานบญช = 5,000บาท

ยอดคงเหลอของบญชคาเชาเครองถายเอกสาร52150301 = 5,000

คาเชาเครองถายเอกสารของหนวยงานบญช = 5,000 บาท

1. มการก าหนดโครงสรางรหสบญชอยางชดเจน และเปนหมวดหม

3. รหสบญชจะตองเปนตวเลขตดตอกนเทานน ไมมเครองหมายใดระหวางตวเลข

4. ชอบญชมความยาวได 20 หลก (short text) และ 50 หลก(long text)


การสรางรหสบญชจะมการสราง 2 ระดบ คอ

• COA Level

• Company Code Level

COA Levelขอมลใน COA Level• รหสบญช และ ชอบญช• ระบวาเปนบญชในงบดล หรอ งบก าไรขาดทน• ระบ Account Group

Company CodeLevel

ขอมลใน Company Code Level• สกลเงน• ขอมลเรองภาษ• ประเภทของรหสบญช• ขอก าหนดในการบนทกบญช (Field Status Group)• ขอมลทางดานการเงน

• การก าหนดขอมลท COA Level จะครอบคลม

ถงระดบ Company Code ดงนน Company

Code ทอยภายใต COA เดยวกน จะตองใช

รหสบญชและชอบญชเดยวกนเสมอ

• การก าหนดขอมลท Company Code Level

สามารถก าหนดแตกตางกนไดแตละ

Company

3. การสรางรหสบญช


รหสบญชในงบก าไรขาดทน

REV EXP

ใชส าหรบบญชรายได

ใชส าหรบบญชตนทนและคาใชจาย

Account Group คออะไรเปนการแบงกลมรหสบญชเพอเปนการก าหนดการเปด/ปด Field ในหนาจอการสรางรหสบญชท Company Code Levelนอกจากนยงสามารถทจะก าหนดคาเบองตนใหกบรหสบญชในขณะทสรางดวย

ตวอยางการก าหนด Account Group

รหสบญชในงบดล

GL CASH RCN

ใชส าหรบบญชทวๆไป

ใชส าหรบบญชเงนสด และ เงนฝากตางๆ

ใชส าหรบบญชคมวสด

ใชส าหรบบญชคมลกหนเจาหน และสนทรพยถาวร

INV


21410101 เจาหนภายในประเทศ รหสบญช

Balance Sheet Account

Income Statement Account

Account Group RCN

Chart of Account Level

11210201 เงนฝากสกลเงน ตปท. (USD)

รหสบญช

Balance Sheet Account

Income Statement Account

Account Group CASH

Chart of Account Level

ชอบญช

Company Level

CurrencyTax RelevanceItem ManagementField Status Group

USD

G005

ชอบญช

Company Level

CurrencyTax RelevanceRecon Acct TypeField Status Group

THB

G003


Reconciliation Accountเปนบญชคมส าหรบบญชเจาหน ลกหน และสนทรพยถาวร

ผใชงานไมสามารถบนทกรายการบญชผานรหสบญชนโดยตรง จะตองบนทกผาน AP, AR และ FA Module เทานน

บญชเจาหนในประเทศ 2121-01-00บรษท ดทแฮลม จ ากด

บรษท อมรนทรพรนตง จ ากด บญชเจาหนอน 2121-02-00

Reconciliation Account

5,000 5,000Online Real Time

10,000 10,000Online Real Time


Auto Posting Account

เปนบญชทมการบนทกรายการโดยผานจาก Module อน เขา FI Module เชน บญชวสดคงคลง ซงมการเชอมโยงขอมลจาก MM Module

ผใชงานไมสามารถบนทกรายการบญชผานรหสบญชนโดยตรง จะตองบนทกผาน MM Module เทานน

PO IM GL

MM Module FI Module

Goods Received

วสด A = 2,000วสด 115101002,000

Online Real Time

Purchase Order


หลกการของการก าหนดสกลเงนส าหรบแตละรหสบญช

Foreign Currency ก าหนดสกลเงนเปนเงนตางประเทศ

• การบนทกรายการผานบญชน จะสามารถท าไดเฉพาะสกล

เงนตางประเทศทก าหนดส าหรบรหสบญชนนๆเทานน

• ถาหากมการบนทกรายการเปนสกลเงนตางประเทศ ระบบ

จะท าการแปลงเปนเงนไทยบาทตามอตราแลกเปลยนท

ก าหนดไวในระบบ

• ยอดคงเหลอในบญชจะถกจดเกบในระบบทงเงนตางประเทศ

และเงนไทยบาทเสมอ

• จะตองมการก าหนด ‘Different Key’ เพอใชส าหรบการรบร

ผลตางของการเปลยนแปลงเงนตราตางประเทศ

Currency

Exchange Rate Difference Key

USD

XXX

Local Currencyก าหนดสกลเงนเปนไทยบาท

• การบนทกรายการผานบญชน จะสามารถท าไดทงสกลเงน

ไทยบาท และสกลเงนตางประเทศใดๆกได

• ถาหากมการบนทกรายการเปนสกลเงนตางประเทศ ระบบ

จะท าการแปลงเปนเงนไทยบาทตามอตราแลกเปลยนท

ก าหนดไวในระบบ

• ยอดคงเหลอในบญชจะถกจดเกบในระบบเปนเงนไทยบาท

เสมอ

Currency THB

Only Bal. in local curr.


การก าหนดขอมลเกยวกบภาษส าหรบแตละรหสบญช

ส าหรบ VAT ขาย

ส าหรบ VATซอ

ใชไดทงสองประเภท

-

+

*

การก าหนดประเภทของ VAT

Posting w/o Tax Allowed

อยางไรกตามยงสามารถทจะผานรายการบญชโดยไมตองบนทกภาษโดยระบ “Posting w/o Tax Allowed”


100021 01/8/98……….

100023 15/8/98……….

บญชซอรอน าสง

Cleared items

100000 11/7/98……... 001

100001 04/8/98……... 001

100022 04/8/98………. 025

100025 30/8/98………. 025

การก าหนดคาตงตนอนๆส าหรบแตละรหสบญช

Open Item Management: เปนการก าหนดวาบญชนตองการมการควบคมรายการคงคางทจะตองมการ clear รายการนออกภายหลง

ยกตวอยางบญชทควรจะมการก าหนดเปน Open Item

• บญชภาษซอ ภาษขาย

• บญชภาษซอ ภาษขายรอน าสง

• บญชพกตางๆ

ส าหรบบญชคมเจาหนและลกหนจะถกก าหนดใหเปน Open Item โดยอตโนมตเนองจากเปน Reconciliation Account

เมอก าหนดบญชวาเปน

Open Item Management

แลว จะไมสามารถเปลยนแปลงได


Line Item DisplaySalary31 Jan…..…xx

31 Feb….…xx

31 Mar….…xx

Line Item Display: เปนการก าหนดวาตองการจะแสดงรายการบญชแยกประเภทเปนรายการแตละรายการ On-Line หรอไม ในกรณทไมก าหนดจะสามารถดไดเฉพาะยอดรวม (Balance) แตละบญช โดยปกตแตละบญชควรจะถกก าหนดเปน Line Item Display

Sort Key

Sort Key: เปนการก าหนดคาในการ Sort ขอมลบญชเมอท าการคนหา หรอ เรยกดรายการ เชน ตองการ sort ขอมลตามวนทบนทกบญช ตามหมายเลขใบสงซอ ตามหมายเลขหนวยงาน


Field Status Group: เปนการก าหนด Field ทจะตองกรอกเวลาบนทกบญช วา Field ใดบางเปน

• Field บงคบ (Required Field)

• Fieldไมบงคบ (Optional Field)

• ไมตองการใหกรอกขอมล (Suppress Field)

ยกตวอยาง เชน

• การก าหนด Field Status Group ใหบญชทเปนประเภทคาใชจาย จะตองก าหนดให Field ทกรอกรหสหนวยงานเปน Field บงคบ ฉะนนเวลาทมการบนทกบญชประเภทคาใชจาย จะตองมการปอนรหสหนวยงานดวย

Required Field

Optional Field

DisplayChangeCreateCreate with ReferenceBlock/UnblockMark/Unmark for Deletion

Account group –ก าหนดการเปด/ปด fields ในการสรางรหส GL และควบคมรหส GLประเภทบญช Balance

Sheet หรอ P&L Account

การสราง/แกไข/แสดงรหสบญช : FS00


สกลเงนส าหรบ GL ซงก าหนดสกลเงนทสามารถใชในการบนทกรายการ

ประเภทของบญชคมยอด(ลกหน/เจาหน/สนทรพยถาวร)

Key การจดเรยงขอมลในการแสดงรายงาน

OI – การบรหารจดการ GL แบบรายการคงคางLine item display - จดเกบรายละเอยดบรรทดรายการทมการบนทก


ก าหนดการเปด/ปด Field ส าหรบการบนทกรายการ


การแกไขเปลยนแปลงสามารถกระท าไดกบขอมลบางสวน ในกรณทมการแกไขขอมลทอาจกอใหเกดผลกระทบ SAP อนญาตใหท าการแกไขขอมลไดพรอมทงแสดงขอความแจงผลกระทบของการแกไข เปลยนแปลง (Warning Message) เชน A/C Group, Planning Level, Sorting Key, Account Name เปนตน

คณลกษณะการเปนรหสบญชในงบดล/งบก าไรขาดทน

สกลเงน Open item management

ตวอยางขอมลทไมสามารถแกไข เปลยนแปลงได


• Block for Creation -> เปนการระงบการสรางรหสบญชใหแกบรษทใหมทใชผงบญช

• Block for Posting -> เปนการระงบการผานรายการโดยอางถงรหสบญชน โดยสามารถระงบได2 ระดบ

ระดบผงบญช -> จะมผลกบทกบรษททอยในผงบญชเดยวกน

ระดบบรษท -> จะมผลเฉพาะบรษททมการระงบ

หมายเหต เมอมการระงบการใชรหสบญช แลว จะไมสามารถบนทกรายการได ยกเวนในการบนทกรายการสงซอยงคงสามารถอางองถงรหสบญชนได

• Block for Planning -> เปนการระงบการ Planning ในระดบผงบญช


การท าเครองหมายลบ

• Mark for Deletion -> เปนการท าเครองหมายลบส าหรบรหสบญชทไมตองการใชโดยสามารถท าเครองหมายลบได 2 ระดบ

ระดบผงบญช -> จะมผลกบทกบรษททใชผงบญชเดยวกน

ระดบบรษท -> จะมผลเฉพาะบรษททมการท าเครองหมายลบ


ผใชสามารถแสดงประวตการแกไข/เปลยนแปลงขอมลหลกรหสบญช โดยอาจจะระบผทท าการแกไข/เปลยนแปลง และ/หรอเวลาทท าการแกไขเปลยนแปลง ได 2 ระดบดวยกน➢ ระดบผงบญช➢ ระดบบรษท

ระบบจะแสดง Field ทมการเปลยนแปลง พรอมทงคากอนและหลงการเปลยนแปลง โดยทสามารถท าการเรยกดไดวา Field ทท าการเรยกดนน ถกแกไข/เปลยนแปลงโดยผใด

การแสดงประวตการแกไข/เปลยนแปลง


แสดงการเปลยนแปลงขอมล

กดเพอแสดงการเปลยนแปลง


สงทควรค านงถงในการออกแบบระบบงาน

ทบทวนผงบญชและรหสบญชปจจบนวามโครงสรางทเปนหมวดหมอยางชดเจนหรอไม จ านวนหลกของรหสบญชและชอบญชจะตองมการเปลยนแปลงเพอใหสามารถใชงานในระบบ SAP หรอไม

มความตองการทจะตองเพมหรอลดรหสบญชเพอใหตอบสนองกบการใชระบบงาน SAP หรอไม

ทบทวนรหสบญชวารหสบญชใดควรจะเปน Reconciliation Account หรอ Auto Posting Account

ควรจะม Account Group กประเภท ควรจะก าหนดคณลกษณะของรหสบญชอยางไรในเรอง VAT,

Currency และ การก าหนด Field Status Group และ Open Item Management


การบนทกรายการบญช

(GL Transactions)

การบนทกรายการบญช (GL Transactions)

การบนทกรายการโดยตรงทระบบบญชแยกประเภท (Direct G/L Posting)

หมายถง การบนทกรายการบญชในระบบบญชแยกประเภทโดยตรง และอางองรหสบญชแยกประเภทท

เกยวของของระบบบญชแยกประเภทเอง

เมอบนทกรายการแลว ระบบจะปรบยอดคงเหลอในรหสบญชนน ๆ ทนท

กรณทมการบนทกขอมลทเกยวของกบระบบงานอน ขอมลจะถกเชอมโยงไปยงระบบงานนนทนท เชน

ขอมลกองทนจะถกเชอมโยงไปยงระบบงบประมาณ หรอการบนทกคาใชจาย/รายไดจะถกเชอมโยงไปยง

ศนยตนทน (Cost Center)


หลกการพนฐานทควรรเกยวกบการบนทกบญชของระบบงาน SAP

1. ลกษณะหนาจอในการกรอกเอกสาร

2. ประเภทของเอกสาร (Document Type)

3. เลขทของเอกสาร (Document Number)

4. Posting Key

5. Local Currency และ Transaction Currency


1. ลกษณะหนาจอในการกรอกเอกสาร

Document Header

Line Items

Posting KeyControls: debit/credit, account type (D, K, S,)**Debits = Credits*** สงสด 999 Line item


Company Codeเปนการก าหนดเจาของขอมลทระบบจะน าจ านวนเงนไปปรบปรง โดยระบบจะท าการแสดงคาเรมตนเปนรหสบรษททมการเรยกใชลาสด


CURRENCY1) เปนการก าหนดสกลเงนของรายการบญชทบนทก โดยผใชระบบงานสามารถท าการก าหนดสกลเงนใหสอดคลองกบรายการบญช2) กรณทเปนสกลตางประเทศ สามารถก าหนดอตราแลกเปลยนเพอใหระบบแปลงจ านวนเงนเปนไทยบาท3) ระบบ SAP จะแสดง “THB” ซงเปนสกลเงนในงบการเงนของบรษท (Company Code Local Currency) เปนคาเรมตน

POSTING DATEPosting date เปนวนทผานรายการบญช โดยระบบจะค านวณงวดบญช (Posting Period) จากวนทผานรายการ ระบบจะแสดงคาเรมตนเปนวนทปจจบน (System Date) จากการออกแบบระบบงานปกตจะท าการผานรายการไดเพยง 1 งวดบญช คอ งวดปจจบนเทานน ส าหรบชวงปดบญชผใชระบบงานจงจะสามารถท าการผานรายการได 2 งวดบญช


POSTING KEY

Posting Key เปนการก าหนด เดบต (Debit, S) และ เครดต (Credit, H) โดยจะแสดงตวเลขทแตกตางกนไปขนอยกบระบบทท าการผานรายการ

40 = เดบต บญชแยกประเภท

50 = เครดต บญชแยกประเภท


2. ประเภทของเอกสาร (Document Type)

ในการบนทกบญชในระบบงาน SAP จะตองมการระบประเภทของเอกสาร วารายการทตองการผานรายการทางบญช เปนเอกสารประเภทใด

SA = GL Document

DA = Customer Document

KA = Vendor Document

AA = Asset Posting

WA = Goods Issue

WE = Goods Received

….

….


3. เลขทของเอกสาร (Document Number)

• เอกสารทกฉบบจะตองมเลขทก ากบ โดยระบบจะออกเลขทใหโดยอตโนมตเมอมการบนทกรายการ

• ประเภทของเอกสารจะเปนตวก าหนดวาเลขทเอกสารในระบบ

SA = GL Document 0100000000 – 0199999999

DA = Customer Document 0200000000 - 0299999999

KA = Vendor Document 0300000000 - 0399999999

AA = Asset Posting 0400000000 - 0499999999

WA = Goods Issue 0500000000 - 059999999

WE – Goods Received 1200000000 - 1299999999

Document Type Document Number


Posting Key ทใชส าหรบ Module อน

01 Debit Customer Invoice11 Credit Customer Credit Memo31 Credit Vendor Invoice21 Debit Vendor Credit Memo70 Debit Debit Asset75 Credit Credit Asset

4. Posting Key

เปนรหสทใชในระบถง Debit หรอ Credit ในการบนทกรายการใดๆ โดย Posting Key ของแตละ Module จะมรหสทแตกตางกน

ส าหรบระบบบญชแยกประเภท โดยปกตจะใช

Posting Key 40 = Debit

Posting Key 50 = Credit

Posting Key D/C Description


ใบแจงหน คาสนคา $1,000

5. Local Currency และ Transaction Currency

Local Currency : สกลเงนพนฐานทก าหนดไวขององคกร เชน เงนบาท

Transaction Currency : สกลเงนตามเอกสาร

Transaction Currency

= 1,000 USD

Local Currency

= 40,200 THB


สงทควรค านงถงในการออกแบบระบบงาน

➢ ควรจะตองมประเภทเอกสารกประเภท อะไรบาง

➢ เลขทเอกสารแตละประเภทควรจะเปนอยางไร


การปดบญชส นงวด(Period-End Closing)

การปดบญชสนงวด (Period-End Closing)

Financial Closing (Month-End)

• เปดงวดบญชใหม• บนทกก าไร / ขาดทนจากการปรบมลคาบญช ณ วนสน

งวดบญชทเปนสกลเงนตางประเทศ (Foreign Currency Valuation)

• บนทกหกลางบญชพกรอการตงหน (GR/IR Clearing)

• ปดงวดบญชเดม

การปดบญช ณ วนสนงวด (Period Closing)

• การเคลยรรายการบญช

• ยกยอดบญช กรณการปดป


การปฏบตงาน ณ วนสนงวดบญช

1. ภาพรวมขนตอนการปดบญช

2. การปรบปรงมลคาคงเหลอเงนตราตางประทศ (Foreign Currency Valuation)

3. การปดบญชสนงวด (Close and Open Period)

4. การปดบญชสนป – การยกยอดบญช (Balance Carried Forward)


GL Accounts After Revaluation

วตถประสงคในการปรบปรงอตราแลกเปลยนเงนตรา เพอใหยอดคงเหลอของบญชแสดงยอดบญชทใกลเคยงความจรงมากทสดโดยท าการปรบปรงสวนตางระหวางยอดทตงหนกบยอดทค านวณจากอตราแลกเปลยน ณ สนเดอนผลตางอตราแลกเปลยน = จ านวนเงนตราตางประเทศ x (อตราแลกเปลยน ณ สนเดอน – อตราแลกเปลยน ณ วนตงหนลาสด)

ในระบบ SAP มฟงกชนรองรบคอ Revaluation เปนฟงกชนในการค านวณผลตางของอตราแลกเปลยนซงรองรบทง Open Item และ Non-Open Item Account


การปรบปรงมลคาคงเหลอเงนตราตางประเทศ(Foreign Currency Valuation)


อตราแลกเปลยน ณ สนงวด


Valuation Areaเปนการก าหนดวาจะใช Exchange Rate Type ใดในการปรบปรงมลคาคงเหลอเงนตราตางประเทศ

การประเมนรายการลกหนคงคางจากสกลเงนตางประเทศเปนสกลเงนตามรหสบรษท (THB)

การประเมนรายการเจาหนคงคางจากสกลเงนตางประเทศเปนสกลเงนตามรหสบรษท (THB)

การประเมนรายการรายการ G/L คงคางจากสกลเงนตางประเทศเปนสกลเงนตามรหสบรษท (THB)

ZAR: AR Revalue Group Curr-ExRate TTB

ZAP: AP Revalue Group Curr-ExRate TTS

ZGL: Revalue Group Curr-ExRate TTM

ตวอยางการก าหนด Valuation Area


แสดงสถานะในการประมวลผล


การปดงวดบญชเปนขนตอนการท างานสนงวด โดยจะท าการปดงวดบญชปจจบนและเปดงวดบญชถดไป เนองจากกระบวนการปดบญชสนงวดนน จะมการบนทกรายการในงวดปจจบนและบนทกกลบรายการในงวดบญชถดไปดวย

ระบบ SAP สามารถท าการก าหนดการปด-เปดชวงเวลาการบนทกบญชตามประเภทของบญชยอย (ระบบบญชสนทรพย, ระบบบญชลกหน, ระบบบญชเจาหน, ระบบสนคาคงคลง และระบบบญชแยกประเภททวไป) โดยผใชยงสามารถก าหนดรายละเอยดของรหสลกคา/รหสเจาหน/รหสสนทรพย/รหสบญชทตองการได

การเปด/ปดงวดการบนทกบญช

+: All account typesA: AssetsD: ARK: APM: MMS: GL

“+” เปนตวควบคมการเปด/ปดงวดบญชของทก Account Type ทม Priority มากทสด

เปด period 2/2012

Variant control all Ledgers

Variant control Ledger “1L: Thai Tax”


ท าขนตอนปดงวดปกต ตรวจนบสนคาคงคลง

และการท าปรบปรงบญช

ท ารายการยอดยกไปของยอดเจาหน

ท ารายการยอดยกไปของยอดลกหน

ปดบญชสนทรพย

ท ารายการยอดยกไปของงบประมาณ

ท ารายการยอดยกไปของยอดบญชแยกประเภท

ขนตอนการปดบญชส นป


ยกยอดบญช BS balance

ยกยอดบญช P&L


Amount

Quantity

2012

Amount

Quantity

2013

Balance Sheet Accounts

การยกยอดบญชงบดล (Balance Sheet)


Profit & Loss Statement Accounts

Amount

Quantity

2012

Retained Earnings Account39050100

2013 Amount: 0 Quantity: 0

การยกยอดบญชงบก าไร/ขาดทน (P&L)


รายงาน(Reports)

รายงาน (Reports)

รายงานงบดลและงบก าไรขาดทน (Financial Statement Version)

☺ เปนการจดท ารปแบบรายงานการเงนใหมการจดกลมบญชตามทตองการ โดยการสรางในรปกงของตนไม มการแตกยอยของกลมขอมลเปนล าดบ

☺ ทกรหสบญชจะถกน าเสนอในงบการเงนโดยปรากฏในกลมบญชทจดให รหสบญชใดไมมการก าหนดในกลมจะถกน าเสนอในทายของรายงาน

Create Financial Statement Version

Execute Financial Statement Version


Create Version

✓ เปนการสรางชอของเวอรชนงบการเงน ซงจะตองมการแจงขออนมตตามสายงานสงใหICT ในการสรางชอเวอรชนให

Edit Financial statement layout

✓ เปนการก าหนดบรรทดในงบการเงนและรหสบญชทอยในแตละบรรทด

รายงานงบดลและงบก าไรขาดทน (Financial Statement Version)


รายงานงบการเงน - Financial Statement


Line Items : จะเปนกลมรายงานทแสดงรายการเคลอนไหวของแตละบญชแยกประเภท (T Account) เชน• รายงานแสดงรายการเคลอนไหวทงหมด• รายงานแสดงรายการเคลอนไหวแยกตามงวดบญชเปนตน

รายงานอนๆ ทนาสนใจ


Document : จะเปนกลมรายงานทแสดงเอกสารและรายการบญชทบนทกเขาระบบบญชแยกประเภทเชน• รายงานการบนทกรายการบญช• รายงานการเรยกดการเปลยนแปลงรายเอกสาร• รายงานเอกสาร Recurring ในระบบงานเปนตน

รายงานอนๆ ทนาสนใจ


รายงานอนๆ ทนาสนใจรายงานทางดานภาษ : จะเปนกลมรายงานทมการจดรปแบบตามทกรมสรรพากรก าหนด เชน• รายงานภาษมลคาเพม• รายงานการเคลอนไหวของสนคาคงคลงเปนตน

การประชมเพอเกบความตองการ

GL – ระบบบญชแยกประเภททวไป

วนท : 30 ตลาคม 2560

เวลา : 9:00 น. – 12:00 น.

สงทตองจดเตรยม

➢ ผงบญชทใชในปจจบน

➢ ตวอยางแบบฟอรม รายงาน ทใชในปจจบน

➢ Workflow ส าหรบการท างานในปจจบน (ถาม)

➢ ระเบยบทเกยวของ

su - erp · pdf fileบญัชลีูกหนขี้องระบบ sap erp 3. ......

Documents