SUCCESS STORY

Innovativ und flexibel: Beschleunigung für Technik-Start-up

Kunde: stoba e-Systems GmbH

VEDA Software: VEDA HR Zeit & VEDA Horizon

Lösung: Zeitwirtschaft

ı Intuitive und mobile Personaldatenpflege im Selfservice

ı Abbildung verschiedener Arbeitszeitmodelle für die Dienst-, Schicht- und Personaleinsatzplanung (Fix-/Gleitzeit)

ı Mobile und sichere Zeiterfassung

ı Modulare Systemstruktur auf zentraler Plattform für den passgenauen Einsatz

ı Umfassendes Reporting und maximaler Datenschutz

Die stoba e-Systems GmbH in Weinstadt bei Stuttgart entwickelt innovative Elektroantriebs- und Energiespeichersysteme. Dynamisch und zukunftsorientiert ging das junge Unternehmen auch den Aufbau seines Personalmanagements an. In Zusammenarbeit mit VEDA führte es eine flexible Zeitwirtschaft ein, die den Mitarbeitern die Pflege ihrer eigenen Daten im Selfservice ermöglicht.

Gerade für kleinere Unternehmen liegt eine der Herausforderungen darin, die vielfältigen Tätigkeiten in einer HR-Abteilung entsprechend abbilden zu können. So stellte sich auch bei der Gründung der stoba e-Systems GmbH Anfang 2018 die Frage nach einer geeigneten Software für die Unterstützung des Personalmanagements. „Modern, flexibel und schlank“, benennt Mun Yee Cheung, Corporate Development stoba e-Systems, das Anforderungsprofil an das gesuchte System. Das Unternehmen ist geprägt von einem offenen, von großer Veränderungsbereitschaft geprägten Spirit, der sich unter anderem in der zeitgemäßen, teils unkonventionellen Art der Employee Journey ausdrückt. Dazu gehören klar formulierte Erwartungshaltungen, wert-schätzende und ehrliche Feedbacks sowie eine konstruktive Fehler- und Streitkultur. In diesem Sinne sollte die HR-Soft-ware ebenfalls den Aspekt des Selfservice abdecken. Wichtig war zudem, dass sie unterschiedliche Arbeitszeitmodelle berücksichtigt, da bei stoba e-Systems sowohl Schichtarbeit in der Fertigung als auch flexible Arbeitszeiten in Admi-nistration und Entwicklung gegeben sind.

„Wir haben moderne, flexible und schlanke Technik

von einem Partner auf Augenhöhe bekommen.“

Mun Yee Cheung, Corporate Development

stoba e-Systems

Success Story stoba e-Systems

Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Bei der Suche nach der passenden Lösung bot es sich an, VEDA in den Leistungsvergleich miteinzubeziehen, da die Schwestergesellschaft stoba Präzisionstechnik GmbH bereits seit Jahren mit VEDA HR Entgelt arbeitet und zudem die Gehaltsabrechnung für stoba e-Systems übernimmt. „Über die technischen Anforderungen hinaus war uns wichtig, einen Partner an unserer Seite zu wissen, mit dem wir auf Augenhöhe zusammenarbeiten können“, beschreibt Mun Yee Cheung. „Als junges Unternehmen wollten wir nicht nur eine kleine Nummer sein, sondern auch eigene Vorstellungen mit einbringen können. In den Gesprächen mit VEDA, die ebenso ein mittelständisches Unter-nehmen sind, fühlten wir dies bestätigt und sahen Möglichkeiten, angesichts unserer internationalen Aktivitäten gemeinsam zu wachsen.“

Auf Basis einer Ist-Soll-Analyse wurde beschlossen, mit VEDA HR Zeit eine Zeitwirtschaft in Verbindung mit der Portallösung VEDA Horizon einzu-führen. VEDA HR Zeit ermöglicht die Abbildung verschiedener Arbeits-zeitmodelle für die Dienst-, Schicht- und Personaleinsatzplanung in Fix- und Gleitzeit. Die Personalstammdaten lassen sich von den Mitarbeitern selbst pflegen, die Zeiterfassung kann intuitiv und mobil erfolgen, die Planungs- und Genehmigungsstruktur sind übersichtlich und teambasiert. VEDA HR Zeit dockt an VEDA Horizon an, der zentralen Plattform für Zusammenarbeit und Kommunikation. Modular einsetzbar und einfach zu handhaben, sorgt sie für die Vernetzung aller Beteiligten. Ganz im Sinne von New Work gewährt sie den Zugriff von jedem Endgerät zu jeder Zeit von jedem Ort. VEDA Horizon bildet den administrativen Unterbau, der bei Bedarf über das Zeit-Plug-in hinaus die Integration weiterer Modulbausteine ermöglicht.

„Die VEDA-Lösungen bieten letztlich Synergieeffekte

für die gesamte stoba Unternehmensgruppe.“

René Fabigan, VEDA Key Account

Success Story Privatbrauerei GaffelSuccess Story stoba e-Systems

Success Story Privatbrauerei Gaffel

Dynamische Umsetzung„Mit zehn Wochen war die Zeitvorgabe für die Umsetzung durchaus sportlich“, so René Fabigan, Key Account Manager bei VEDA. „Denn unabhängig von der Größe eines Unternehmens müssen vielfältige Anforderungen erfüllt und Vorgaben umgesetzt werden, damit alle Abläufe wie bei einem Organismus ineinandergreifen.“ Hinzu kam, dass es neben der Anbindung der Zeitwirt-schaft von stoba e-Systems auch eine kurz zuvor von ihr gekaufte Firma für CNC-Fräsen zu integrieren galt. Da das System im laufenden Betrieb imple-mentiert werden musste, wurden im Vorfeld beim Projektieren entsprechende Schritte ergriffen, damit die Mitarbeiter ganz normal arbeiten und stempeln konnten und gleichzeitig sichergestellt war, dass keine Daten verloren gingen.

„Die Einführung war im Grunde wie eine Operation am offenen Herzen. Doch dank der guten Zusammenarbeit mit VEDA konnte das alte System nach einem Monat, in dem es zur Sicherheit noch parallel lief, abgeschaltet werden“, berichtet Mun Yee Cheung.

„Die vertrauensvolle und offene Art der Zusammenarbeit war es letztlich, die den Ausschlag für die erfolgreiche Einführung gab. Ein reibungsloser Ablauf kann nur Hand in Hand, im gegenseitigen Austausch und offenen Miteinander gelingen“, weiß René Fabigan aus Erfahrung. So war dem VEDA-Projektteam von Anfang an ein Team von stoba e-Systems zugeordnet, das die unter-nehmensseitigen Informationen, wie etwa Schichtmodelle oder Zuschläge, zusammentrug. René Fabigan: „Erst damit konnten unsere Kollegen das Tool beim Einrichten vor Ort nicht nur bereitstellen, sondern auch optimal para-metrieren.“ Ergebnis: Die Einführung wurde in der gewünschten Zeit erfolg-reich umgesetzt. Mun Yee Cheung: „Auch nach dem Launch fühlen wir uns gut betreut. Bei unvorhergesehenen Sonderfällen wurden Anpassungen unkompli-ziert umgesetzt, beispielsweise die Präzisierung der automatischen Genehmi-gung bei mehreren gleichzeitig gestellten Urlaubsanträgen. Und auftretende Fragen können wir jederzeit mit unserem Ansprechpartner klären.“

Success Story stoba e-Systems

stoba Unternehmensgruppe

stoba e-Systems

GmbH

stoba Präzisionstechnik

GmbH

stoba Sondermaschinenbau

GmbH

Erfolgreiche Einführung

Um die reibungslose Anwendung im Tagesgeschäft von stoba e-Systems sicherzustellen, machte VEDA das Corporate Development Team, das admi-nistrativ mit dem neuen System arbeitet, vor der Einführung im Rahmen einer Schulung mit den Features und der Funktionsweise vertraut. Für den Start der Bedienung durch die eigenen Mitarbeiter im Selfservice ließ sich stoba e-Systems etwas Besonderes einfallen. „Bei einem Kick-off-Event haben wir den Kollegen in unterhaltsamen Videos den Umgang mit dem neuen System vorgeführt und ihnen die Zugangsdaten bereitgestellt“, sagt Mun Yee Cheung und ergänzt: „Das neue Tool wurde sehr gut angenommen – einerseits dank der intuitiven Bedienbarkeit, andererseits aber auch, weil die Kollegen ihren Vorteil darin erkennen.“ Sie können so jederzeit online ihre persönlichen Daten auf dem aktuellen Stand halten, ihre Gehaltsabrechnung abrufen, Krankmeldungen einreichen oder Urlaubsanträge stellen – maximal flexibel und von jedem mobilen Endgerät aus. Die Einführung des Selfservice für die Mitarbeiter spart zudem Kapazitäten in der Personalabteilung, die dadurch ihre Zeit – statt für administrative Tätigkeiten – mehr für Personal- und Unter-nehmensentwicklung einsetzen kann.

VEDA HR Zeit(Plug-in-Lösung Zeitwirtschaft)

VEDA Horizon Basis(Zentrale Plattform für Zusammenarbeit und

Kommunikation)

VEDA Horizon Performance

(Personalentwicklung)

VEDA HR Entgelt(Plug-in-Lösung

Entgeltabrechnung)

d.vinci (Recruiting)

Der modulartige Aufbau bietet für die stoba Unter-nehmens gruppe wertvolle Synergie effekte – sowohl in der Durch gängigkeit der ver wendeten Lösungen als auch beim Aufbau neuer Projekte als Bestandskunden und nicht zuletzt in der internen Weitergabe von Anwenderwissen.

bestehende Nutzung

Verwendung vorgesehen

Success Story stoba e-Systems

Mobile und sichere

Zeiterfassung

Umfassendes Reporting und maximaler Datenschutz

Intuitive und mobile Personal-daten pflege im Selfservice

Arbeits zeit modelle für die Dienst-, Schicht- und Personal einsatz-planung

Modulare Systemstruktur auf zentraler

Plattform

www.veda.net/

software/veda-horizon

www.veda.net/

software/zeit-zutritt

Die Plug-in-Lösungen auf der Plattform VEDA Horizon bieten noch einen weiteren Vorteil: Je nach Bedarf ist das System in Zukunft flexibel ausbaubar. Mun Yee Cheung: „Mit Fokus auf unsere Personalentwicklung wird für uns künftig das Modul VEDA Horizon Performance interessant sein.“ Ebenso ist eine Recruiting-Anwendung des VEDA-Partners d.vinci angedacht. Und auch innerhalb der stoba Unternehmensgruppe ergeben sich Synergie effekte – national wie international. René Fabigan führt aus: „Auf der Basis von VEDA Horizon können in Schwesterunternehmen wie der stoba Sondermaschi-nenbau GmbH oder auch in der stoba Holding als übergeordneter Dachge-sellschaft weitere oder neue Plug-ins ausgerollt werden. Die Gespräche und Planungen dazu laufen.“ ı

VEDA HR Zeit

Success Story stoba e-Systems

Die VEDA GmbH mit Sitz in Alsdorf, Offenburg und Leipzig bietet effiziente Software-Lösungen für Recrui-ting, Personalmanagement und -entwicklung sowie für Entgeltabrechnung und Zeiterfassung. Zudem ergänzen weitere Services wie Consulting, Training, Outsourcing oder IT-Infrastruktur das Gesamtportfolio um passgenaue Lösungen für die Herausforderungen im HR-Management. Als mittelständisches Unter-nehmen mit über 160 Mitarbeitern setzt VEDA die Dynamik der Arbeitswelt nicht nur in Software und Services um, sondern nutzt sie auch in einem perma-nenten Entwicklungsprozess, in dem sich Kultur, Orga-nisation und Technologie gegenseitig antreiben für den eigenen Fortschritt. 1977 gegründet, steht VEDA für über 40 Jahre Erfahrungswissen und beweist, dass Tradition und Innovation sich nicht ausschließen. Mehr

Infos unter www.veda.net

Die stoba e-Systems GmbH ist Technologiepartner für alternative Elektroantriebs- und Energiespeicher-systeme und seit Anfang 2018 jüngstes Mitglied der stoba Unternehmensgruppe. Mit aktuell 56 Mitarbei-tern entwickelt stoba e-Systems in Weinstadt bei Stuttgart ein ultrakompaktes System für Fahr- und Arbeitsantriebe. Die modulare Antriebsplattform von stoba e-Systems erschließt im Bereich der sogenannten 48-Volt-Systeme eine neue Leistungs klasse in derElektri fizierung von Fahrzeugen über Pkw und Lkwhinaus, in den Bereichen Urban Mobility, Motorrad undMotorroller, Off-Highway, Last Mile und Logistik. Startder Serienproduktion für das Antriebssystem ist fürEnde 2021 / Anfang 2022 geplant.Mehr Infos unter www.stoba-esystems.com

Ihre Ansprechpartner:

René Fabigan

VEDA GmbH

Carl-Zeiss-Straße 14

52477 Alsdorf

+49 2404 5507-1400

fragenkostetnix@veda.net

www.veda.net

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