MAKALAH

Pengembangan Sistem (System Development)Disusun untuk Memenuhi Tugas

Mata Kuliah: Statistik IIDosen Pembimbing:Prof. Dr. H. Suratno, M. Pd.

Oleh

Kelompok 2

Ayu Wardhani

A1A313101Dina Aulia

A1A313058

Siti Mudrikah

A1A313027Syifa Aulia

A1A313031PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS LAMBUNG MANGKURAT

BANJARMASIN

2015BAB IPENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG MASALAHUntuk mengembangkan suatu sistem informasi dalam perusahaan, para akuntan pada umumnya menerapkan pendekatan sistem. Banyak perusahaan yang menerapkan pendekatan sistem ini dalam suatu proses daur formal yang disebut daur pengembangan sistem. Akuntan harus memahami dan menguasai daur pengembangan sistem karena dua hal. Pertama adalah karena mereka pasti terlibat dalam tim pengembangan sistem. Kedua, apabila akuntan berperan sebagai auditor dalam suatu perusahaan, ia harus melakukan pengkajian atas sistem perusahaan yang diauditnya. Pengkajian itu mau tidak mau membutuhkan pengetahuan yang memadai dari akuntan mengenai sistem bersangkutan.Untuk itulah, kami memuat pembahasan tentang beberapa hal yang berkaitan dengan pengembangan sistem dengan maksud sebagai pengantar pembahasan mengenai tahap-tahap pengembangan sistem.B. RUMUSAN MASALAHAdapun beberapa masalah yang akan kami bahas adalah sebagai berikut.1. Apa tujuan dari pengembangan sistem?

2. Bagaimana keadaan sistem informasi dalam situasi yang cepat berubah?

3. Bagaimana daur pengembangan sistem?

4. Bagaimana pengembangan aplikasi secara cepat?

5. Bagaimana keterlibatan auditor dalam desain sistem?

C. TUJUANAdapun tujuan dari pembuatan makalah ini adalah sebagai berikut.1. Mengetahui tujuan dari pengembangan sistem.

2. Mengetahui keadaan sistem informasi dalam situasi yang cepat berubah.

3. Mengetahui bagaimana daur pengembangan sistem.

4. Mengetahui pengembangan aplikasi secara cepat.

5. Mengetahui bagaimana keterlibatan auditor dalam desain sistem.

BAB II

PEMBAHASAN

A. TUJUAN PENGEMBANGAN SISTEMSuatu sistem informasi akuntansi dianggap efektif jika bisa memenuhi berbagai kebutuhan yang menjadi tujuan pengembangan sistem itu sendiri. Dengan pertimbangan itu, maka yang perlu dibahas lebih lanjut adalah mengenai tujuan dari pengembangan sistem. Terdapat empat atribut yang harus diperhitungkan untuk menghasilkan informasi yang baik, yaitu kecermatan, penyajian yang tepat waktu (relevan), lengkap, dan ringkas. Tujuan dari pengembangan sistem sangat terkait dengan empat atribut tersebut, yaitu:1. Sistem yang dihasilkan harus dapat menghasilkan informasi yang cermat dan tepat waktu.

2. Pengembangan sistem harus dapat diselesaikan dalam jangka waktu yang layak.

3. Sistem harus memenuhi kebutuhan informasi organisasi.

4. Sistem harus dapat memberikan kepuasan kepada penggunanya.Informasi yang dihasilkan oleh suatu sistem informasi akuntansi dianggap tidak berkualitas apabila mengandung unsur kesalahan (error) atau kecurangan (fraud). Untuk menanggulangi kesalahan, dalam sistem akuntansi manual, digunakan sistem tata buku berpasangan (double entry). Karena alasan inilah maka dalam sistem pengolahan data elektronik, sistem tata buku berpasangan tetap digunakan. Akan tetapi, meskipun menjamin kecermatan, penggunaan komputer ternyata menimbulkan kemungkinan terjadinya kesalahan lain dan membuat karyawan yang tidak jujur lebih mudah untuk menyembunyikan kecurangannya.Akuntan pada umumnya dilibatkan dalam pengembangan sistem dengan pertimbangan bahwa mereka merupakan profesional yang menguasai mekanisme pengendalian intern, khususnya yang berkaitan dengan sistem pengolahan data elektronik. Untuk mengembangkan suatu sistem informasi akuntansi yang efektif, unsur pengendalian intern merupakan salah satu prasayarat.Informasi dikatakan dihasilkan tepat waktu apabila informasi itu diterima penggunanya tepat pada saat pengguna memerlukannya untuk mengambil keputusan. Apabila pengguna memerlukan informasi yang mutakhir setiap hari, maka sistem informasi harus dapat menyajikan informasi dengan rentang periode yang sama. Kebutuhan informasi harian tidak dapat dipenuhi dengan penyajian informasi mingguan.Pengembangan sistem informasi harus dapat diselesaikan dalam jangka waktu yang tidak terlalu lama. Untuk perusahaan-perusahaan yang sangat besar, jangka waktu pengembangan yang diperlukan biasanya mencapai dua hingga tiga tahun. Perusahaan-perusahaan yang telah lama menggunakan komputer banyak yang mengalami kegagalan dalam usaha mereka mengembangkan sistem yang tidak pernah selesai. Sebagai contoh adalah kasus pengembangan sistem yang terjadi di PT Kimia Farma. Perusahaan ini memiliki ratusan gerai (outlet) dalam bentuk apotek dan pedagang besar farmasi (PBF) di seluruh provinsi. Idealnya, perusahaan ini memiliki sistem informasi jaringan yang didesain sedemikian rupa sehingga setiap manajer daerah (yang mengendalikan beberapa gerai di satu provinsi atau lebih) dapat melakukan kontrol yang memadai. Namun sayangnya perusahaan ini memiliki banyak sekali jagoan lokal yang tidak pernah mencapai kata sepakat antara satu dengan lainnya. Selain itu, kecenderungan karyawan untuk melakukan penyimpangan di perusahaan ini juga tinggi. Upaya untuk menunjuk seorang manajer teknologi informasi juga sia-sia, karena hanya dapat menghabiskan dana pengadaan komputer dan biaya konsultan yang cukup tinggi.Bagaimana cara yang dapat ditempuh untuk menghindari hal demikian? Pertama, perancang sistem harus mempelajari batas-batas ruang lingkup sistem baru yang dapat dikembangkan dalam jangka waktu yang memadai. Dalam terminologi teori sistem, mereka harus menetapkan batas-batas sistem, dan membatasi usaha mereka sampai dengan komponen-komponen yang terdapat pada batas-batas itu. Apabila prosedur yang berada di luar batas lingkup tersebut perlu diubah, kebutuhan perubahan itu bisa dilakukan di belakang hari.Sebagai contoh, akuntan jarang mencoba untuk mengubah daur transaksi secara menyeluruh, akan tetapi biasanya ia melakukan perubahan pada lingkup bidang yang paling memerlukan perubahan terlebih dahulu. Kemudian ia menerapkan bidang yang telah diselesaikan perubahannya itu ke dalam sistem lama sebelum mengerjakan lingkup lainnya.Kedua, tim desai harus menggunakan teknik-teknik manajemen desain seperti anggaran, bagan Gantt, serta diagram PERT dan CPM. Dengan menggunakan metode ini, semua kegiatan yang akan dikerjakan dalam proyek sistem berikut jangka waktu dan biaya penyelesaian masing-masing kegiatan itu harus ditentukan terlebih dahulu. Pimpinan proyek, atau yang bertanggung jawab atas perancangan sistem, harus terus menerus memantau secara konsisten perkembangan pelaksanaan proyek, khususnya jangka waktu dan biaya proyek, untuk dibandingkan dengan rencana yang telah ditetapkan. Bilamana perlu, mereka bisa mengubah lingkup sistem atau sumber daya yang digunakan ke masing-masing kegiatan khususnya jika ternyata realisasi waktu atau biaya ternyata jauh menyimpang dari yang telah ditetapkan.Sistem yang efektif adalah sistem yang bisa memenuhi kebutuhan organisasi. Sistem tersebut harus bisa menyajikan informasi yang bermakna dan relevan bagi penggunanya. Karena penyusunan sistem informasi akuntansi banayk memerlukan dana dan waktu, sistem yang dihasilkan harus bisa memberikan manfaat tidak hanya dalam jangka pendek, melainkan juga harus dapat memenuhi berbagai kebutuhan jangka panjang. Oleh sebab itu, perancang sistem harus memperhatikan strategi jangka panjang perusahaan agar sistem yang didesainnya bisa mendukung strategi tersebut guna meraih tujuan jangka panjang perusahaan.Selain dari kriteria-kriteria yang telah disebutkan di atas, suatu sistem dianggap efektif apabila bisa memberikan kepuasan kepada para penggunanya. Banyak profesional sistem yang menjadikan kriteria kepuasan pengguna ini sebagai acuan utama penyusunan sistem. Yang disebut pengguna mungkin adalah petugas yang menginputkan data ke dalam komponen suatu sistem pengolahan data transaksi. Ia juga bisa merupakan manajer operasional yang akan meneliti berbagai laporan dari anak buahnya berdasarkan teknik akuntansi pertanggungjawaban.Baik petugas input ataupun manajer profesional, sebagai pengguna sistem, harus memperoleh kepuasan dari perancangan dan implementasi sistem yang baru, dalam arti bahwa informasi yang dihasilkan sistem tersebut benar-benar relevan, akurat, dan dapat diterima tepat waktu.Untuk menjaga agar sistem yang dihasilkan benar-benar teruji, pada umumnya perancang sistem akan mengevaluasi dan mengkaji ukang sistem hasil rancangannya secara periodik dalam rentang waktu tertentu. Tujuan dari revaluasi dan kaji ulang ini adalah untuk menentukan apakah sistem tersebut benar-benar dapat diandalkan oleh penggunanya dan apakah pengguna benar-benar puas atas informasi yang dihasilkan sistem tersebut.B. SISTEM INFORMASI DALAM SITUASI YANG CEPAT BERUBAHPerkembangan bisnis dalam milenium ketiga ini terjadi sangat pesat. Perkembangan teknologi, khususnya teknologi informasi, juga terjadi demikian cepat sehingga terjadi proses obsolensi (ketinggalan zaman) yang akhirnya juga sangat cepat. Resiko obsolensi itu semakin besar manakala persaingan berjalan semakin ketat, karena keunggulan daya saing (competitive advantage) dengan cepat akan menurun bilamana pesaing lebih cepat menguasai teknologi bersangkutan. Oleh sebab itu, perusahaan harus mempertimbangkan masak-masak apakah sistem informasi yang diterapkannya telah cukup memadai dipandang dari situasi lingkungan dan pesaing yang ada. Situasi yang pada umumnya memerlukan perubahan sistem anatara lain:1. Perubahan dalam kebutuhan pengguna informasi atau kebutuhan bisnis. Peningkatan persaingan, strategi penggabungan usaha, pemberlakuan berbagai kaidah bisnis yang baru, serta perubahan hubungan bisnis regional dan global, banyak mempengaruhi struktur dan tujuan organisasi perusahaan. Agar tetap selaras dan mampu menjawab setiap tantangan perusahaan, sistem informasi akuntansi juga harus ikut berubah seimbang dengan perubahan kebutuhan pengguna informasi.2. Perubahan teknologi. Kecenderungan yang terjadi dalam beberapa dasawarsa terkhir adalah adanya perkembangan teknologi yang demikian pesat sehingga biaya sistem menjadi lebih murah dan sistem itu sendiri menjadi lebih tanggap terhadap kebutuhan penggunanya.

3. Penyempurnaan dalam proses bisnis. Perusahaan biasanya memerlukan perubahan sistem apabila sistem yang diterapkannya saat itu tidak efisien sehingga menurunkan daya saing.

4. Keunggulan kompetitif. Meningkatnya kualitas, kuantitas, dan kecepatan informasi akan dapat meningkatkan nilai produk dan jasa yang dihasilkan perusahaan dan bisa menurunkan biaya.

5. Keuntungan produktivitas. Dengan menggunakan sistem pengolahan data elektronik, perusahaan akan dapat mengotomatisasi berbagai kegiatan klerikal. Dengan menggunakan sistem pakar (expert system), manajemen dapat memperoleh kemampuan pakar dalam memecahkan berbagai persoalan manajemen. Semuanya itu akan meningkatkan produktivitas baik di tingat bawah (klerikal), maupun di tingkat olah-pikir (sistem pakar).6. Pertumbuhan usaha. Perusahaan yang tumbuh dengan pesat dengan sendirinya akan mengalami peningkatan kesibukan sehingga diperlukan perubahan sistem. Perusahaan yang meningkatkan usahanya dengan sendirinya akan memerlukan kemampuan sistem yang lebih besar dan seimbang dengan peningkatan usahanya itu.

7. Penciutan usaha. Untuk meningkatkan efisiensi, kadangkala perusahaan perlu menciutkan usahanya sehingga skala ekonominya cukup efisien. Untuk itu mereka perlu mengubah sistemnya, misalnya dri sistem dengan menggunakan mainframe ke sistem yang menggunakan personal computer (PC). Dengan melakukan perubahan sistem ke sistem PC, akan diperoleh fleksibilitas usaha yang lebih baik dan tenaga klerikal bisa dikurangi.

8. Peningkatan kualitas. Upaya untuk meningkatkan kualitas produk atau jasa yang dihasilkan seringkali sulit dilakukan tanpa menggunakan sistem yang dapat mengukur tingkat kualitas itu sendiri.Untuk mengukur kecepatan pelayanan dan ketepatan peracika obat, sebuah apotek harus memiliki sistem yang dapat mengukur jangka waktu saat penyerahan resep oleh pembeli sampai dengan penyerahan obat oleg petugas apotek ke pembeli. Tanpa sistem komputer, upaya peningkatan kualitas layanan itu akan sulit dilakukan.

C. DAUR PENGEMBANGAN SISTEMSumbangan sistem informasi kepada manajemen bisa meliputi berbagai tingkatan, mulai dari peringkat operasional yang dilaksanakan oleh jenjang manajemen terbawah (lower management), peringkat pengendalian yang banyak dilaksanakan oleh jenjang manajemen madya (middle management), maupun peringkat strategis yang dilaksanakan oleh manajemen puncak (top management). Apabila terjadi perubahan dalam organisasi perusahaan, para manajer di semua lini akan menghadapi bentuk-bentuk persoalan baru dan pola baru dalam pengambilan keputusan sesuai dengan perubahan tadi. Sistem akuntansi organisasi juga harus mengikuti perubahan-perubahan tersebut. Pola perkembangan sistem akuntansi pada umumnya memiliki suatu pola yang lazimnya disebut daur pengembangan sistem (system development life cycle).Daur pengembangan sistem adalah daur dari suatu perkembangan sistem informasi mulai dari konsepsi yang berwujud gagasan, proses pengembangannya, hingga implementasi dan pengoperasiannya. Pada dasarnya daur ini bermula dari adanya keinginan manajer untuk melakukan perubahan sistem, karena sistem yang ada tidak dapat memenuhi kebutuhannya. Manajer tersebut kemudian dapat menyampaikan persoalan-persoalan yang dihadapi yang timbul sebagai akibat dari kebutuhan sistem yang tidak terpenuhi kepada jenjang manajemen yang lebih tinggi. Manajemen yang berwenang selanjutnya akan membahas masalah ini dan, bilamana perlu, bisa mengusulkan untuk membentuk semacam tim untuk menelaah persoalan yang dihadapi. Tim, ataupun pejabat yang ditunjuk, dapat menyusun semacam studi untuk meningkatkan kemampuan sistem yang ada.Upaya peningkatan kemampuan sistem dapat dilakukan oleh tim atau pihak manajemen manapun dalam perusahaan. Namun, apabila sumber daya internal tidak memungkinkan, perusahaan dapat menunjuk akuntan publik untuk menangani pengembangan sistem tersebut. Tim atau pihak yang bertanggung jawab atas proyek pengembangan sistem tersebut dapat menyusun sistem baru, memperbaiki, ataupun memperluas sistem lama. Hasil pekerjaannya ini akan diimplementasikan ke dalam perusahaan dan akan berlaku untuk beberapa tahun mendatang. Bilamana setelah berjalan sekian tahun ternyata terjadi lagi berbagai perubahan di dalam maupun di luar organisasi, maka tentu sistem itu akan memerlukan perubahan lagi, dan daur yang sama akan berulang.Peraga 21-1. Daur Pengembangan Sistem

Daur pengembangan sistem terdiri dari beberapa tahap, yaitu:

1. perencanaan sistem,

2. analisis sistem,

3. desain sistem,

4. implementasi sistem,

5. operasionalisasi sistem.Tiga tahap, yaitu analisis, desain, dan implementasi, merupakan tahapan pengembangan sistem yang sesungguhnya dan memerlukan waktu bulanan hingga tahunan. Sedangkan tahap kelima, yaitu operasionalisasi sistem, bisa mencapai waktu puluhan tahun, tergantung pada sampai berapa lama sistem yang dihasilkan itu akan menjadi usang (obsolet) kembali. Peraga 21-1 memperlihatkan bagan daur pengembangan sistem dimaksud secara lebih nyata. Terlihat dari bagan tersebut posisi perencanaan sistem yang merupakan bagian dari perencanaan jangka panjang perusahaan.1. Perencanaan SistemIdealnya, pengembangan sistem dilaksanakan dalam suatu kerangka rencana induk sistem yang mengkoordinasikan proyek-proyek pengembangan sistem ke dalam rencana strategis perusahaan. Perusahaan-perusahaan yang maju pada umumnya menyusun rencana strategis mereka dengan memperhitungkan kebutuhan sistem. Dengan demikian, sasaran-sasaran strategis, baik di bidang pemasaran, produksi, pengembangan produk baru, atau pembukaan bisnis baru, semua harus didukung oleh sistem informasi yang andal.Manajer dan staf perencanaan strategis harus dapat bekerja sama dengan manajer dan staf akuntansi, dan menuangkan pokok-pokok pikiran mereka ke dalam suatu rencana strategis bisnis yang mendukung oleh rencana strategis sistem informasi akuntansi yang andal. Sebelum proyek pengembangan sistem dimulai, kedua belah pihak harus yakin bahwa proyek tersebut memang telah sesuai dengan rencana strategi perusahaan. Adanya perbedaan antara strategis perusahaan dan strategi sistem akanmenimbulkan hambatan bagi manajemen dan mewujudkan visi dan misinya.2. Analisis SistemAnalisis Sistem adalah proses untuk menguji sistem informasi yang ada berikut dengan lingkungannya dengan tujuan untuk memperoleh petunjuk mengenai berbagai kemungkinan perbaikan yang dapat dilakuakan untuk meningkatkan kemampuan sistem itu sendiri. Analisis sistem dilakukan karena beberapa hal. Hal pertama adalah karena sistem yang ada tidak dapat memenuhi kebutuhan informasi yang akan diperlukan dalam melaksanakan strategi perusahaan. Oleh sebab itu, tim yang bertanggung jawab atas pengembangan sistem harus meneliti dan mengusulkan berbagai alternatif untuk memecahkan masalah tersebut. Dari hasil penelitian tersebut akan diperoleh rekomendasi apakah sistem informasi yang ada perlu diubah, dikembangkan, dibuat sistem yang sama sekali baru, ataukah justru tidak perlu dilakukan perubahan apa pun.Sebagaimana telah dikemukakan di atas, analisis sistem acapkali muncul karena adanya permintaan manajer pengguna sistem yang berpendapat bahwa sistem yang ada tidak dapat memenuhi kebutuhannya. Manajer tersebut pada umumnya akan membuat sebuah usulan perubahan sistem dan menyampaikannya ke semacam komisi pengawas (steering committee). Komisi tersebut kemudian akan menelaah lebih lanjut mengenai keseriusan persoalan yang dihadapi, usulan perubahan sistem, beban kerja karyawan pengembangan sistem saat ini, dan perlu tidaknya usulan tersebut ditindaklanjuti. Komisi pengawas selanjutnya akan memutuskan untuk menunjuk suatu tim studi yang akan menelaah usulan tersebut secara lebih terinci. Anggota tim itu bisa terdiri dari satu atau beberapa analis dengan disertai oleh wakil-wakil dari unit organisasi pengguna sistem.Analisis sistem diperlukan karena tiga hal, yaitu:a. karena sistem yang ada sudah tidak memadai kebutuhan. Sebagai contoh, suatu perusahaan kecil mungkin hanya memerlukan sistem akuntansi yang sederhana. Namun seiring dengan perkembangan perusahaan, sistem akuntansi memerlukan perubahan-perubahan pula ke arah yang lebih canggih. Dalam hal ini, analisis sistem bisa dilakukan dengan sasaran memecahkan persoalan yang terdapat pada sistem yang ada.b. karena diperlukannya informasi yang baru. Bila terjadi perubahan peraturan ataupun tingkat persaingan di lingkungan perusahaan, maka besar kemungkinan manajemen akan memerlukan jenis-jenis informasi baru yang terkait dan selaras dengan perubahan itu. Sebagai contoh, perubahan-perubahan peraturan dalam penyusunan laporan, misalnya dalam sistem perpajakan, perbankan, ataupun peraturan pasar modal, banyak memuat perusahaan-perusahaan terpaksa mengubah sistem mereka karena peraturan-peraturan tersebut memerlukan tambahan informasi baru. Contoh lainnya adalah situasi persaingan ketat yang memaksa perusahaan harus membangun sistem yang dapat menyajikan laporan penjualan menurut jenis kelompok pelanggan lebih tepat waktu dan lebih komprehensif.c. karena munculnya teknologi baru. Kadangkala perusahaan melakukan analisis sistem dengan alasan untuk memanfaatkan teknologi yang baru muncul. Sistem yang ada masih berjalan dengan baik, tetapi karena teknologi baru itu menjanjikan kinerja sistem yang lebih efisien, maka perusahaan melakukan analisis sistem. Sebagai contoh, pasar swalayan mulai menggunakan alat pembaca label dengan kode bar yang didukung sistem komputer, sehingga penjualan dapat langsung terekam dan tingkat persediaan langsung dimutakhirkan.Dalam analisis sistem, tim harus mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk menentukan pilihan apakah sistem yang baru dapat diperoleh dengan membeli atau dikembangkan sendiri. Yang harus diperhatikan dalam hal ini adalah bahwa keputusan membeli atau mengembangkan sendiri harus didasarkan pada pertimbangan optimalisasi sumber daya perusahaan.Analisis sistem itu sendiri dapat dilaksanakan dalam dua tahap. Pertama adalah analisis pendahuluan terhadap sistem yang ada (existing system) dengan tujuan untuk menentukan ruang lingkup, keunggulan, dan kelemahan yang terdapat dalam sistem tersebut.Di sini dilakukan kegiatan survei sistem dan penelitian pendahuluan. Selanjutnya, dengan menggunakan hasil analisis pendahuluan, dilakukan analisis mendalam dengan tujuan untuk menyusun studi kelayakan (ffeasibility study). Jika dari hasil studi itu diperoleh kesimpulan bahwa pengembangan sistem dapat diterima (layak), maka informasi yang diperlukan oleh pengguna sistem dan manajer dapat dirumuskan dan diterapkan. Kebutuhan informasi ini kemudian digunakan sebagai dasar untuk menentukan persyaratan-persyaratan sistem yang harus dipenuhi. Persyaratan itu akan menjadi acuan untuk memilih sistem yang akan dibeli atau yang akan dikembangkan sendiri. Semuanya dituangkan ke dalam suatu laporan analisis sistem dan diserahkan kepada manajemen.Analisis SistemMenurut Mulyadi (2001: 41), dalam tahap ini, analisis sistem membantu pemakai informasi dalam mengidentifikasi informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya. Analisis sistem mewawancarai pemakai informasi, seperti mengajukan pertanyaan Informasi apa yang Saudara terima sekarang ? Jenis informasi apa yang Saudara perlukan untuk melaksanakan pekerjaan Saudara?. Masalah yang seringkali dihadapi oleh analis sistem pada tahap ini adalah membedakan apa yang diminta, dengan apa yang diinginkan, dan dengan apa yang diperlukan oleh pemakai informasi. Seringkali pemakai informasi tidak mampu mengemukakan informasi apa yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaannya, sehingga ia mengajukan permintaan jenis informasi kepada analis sistem, yang tidak sesuai dengan yang diinginkan, bahkan seringkali tidak sama dengan yang sebenarnya diperlukan. Analis sistem harus memperoleh informasi yang sebenarnya diperlukan oleh pemakai informasi dalam tahap analisis sistem ini, karena jenis informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi inilah yang menjadi dasar untuk melangkah ke tahap desain dan implementasi sistem. Tahap-tahap desain dan impementasi dalam pengembangan system akutansi sangat ditentukan oleh keberhasilan analis sistem dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai informasi. Kegagalan analisis sistem dalam mengidentifikasi jenis informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi akan mengakibatkan desain sistem yang tidak bermanfaat bagi pemakai informasi. Oleh karena itu, tahap analisis sistem merupakan tahap yang paling menentukan dalam keseluruhan tahap pengembangan sistem informasi.Analisis sistem dapat dibagi menjadi empat tahap :

a. Analisis pendahuluan

b. Penyusunan Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem

c. Pelaksanaan analisis sistem

d. Penyusunan Laporan Hasil Analisis SistemDalam analisis pendahuluan, analisis sistem mengumpulkan berbagai informasi umum untuk menyusun dokumen tertulis yang disebut Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem. Tahap pelaksanaan analisis sistem dilakukan oleh analis sistem setelah tahap analis pendahuluan dilakukan dan didasarkan pada Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem. Hasil analisis sistem dituangkan dalam dokumen tertulis yang disebut Laporan Hasil Analisis Sistem.3. Desain SistemDalam tahap desain, tim penyususn harus dapat menerjemahkan saran-saran yang dihasilkan dari analisis sistem ke dalam bentuk yang dapat diimplementasikan. Berdasarkan arahan dari komisi pengawas, manajer sistem informasi akan menunjuk suatu timyang akan melaksanakan desain sistem. Anggota tim desain mencakup anggota-anggota tim yang terdahulu ditambah dengan tambahan beberapa personel dari analisis sistem dan pengguna sistem. Tim ini akan mengkaji hasil kerja tim terdahulu, menguji ulang saran yang diusulkan, dan merumuskan sistem baru dengan lebih rinci.Desain sistem dapat dilakukan dalam dua tahap. Pada tahap pertama, desain dilakukan secara konseptual yang bertujuan untuk menentukan berbagai alternatif pemenuhan kebutuhan pengguna sistem. Tahap ini, jika alternatif desain telah ditentukan, maka dirumuskan spesifikasi yang harus dipenuhi oleh sistem agar kebutuhan pengguna sistem dapat dipenuhi. Tahap ini dianggap selesai jika desain konseptual sistem itu telah disetujui oleh manajemen.Tahap berikutnya adalah menyusun desain fisik. Pada tahap ini tim harus menerjemahkan kebutuhan-kebutuhan pengguna sistem yang tertuang dalam desain konseptual ke dalam rumusan terinci yang akan digunakan untuk menyusun dan menguji program komputer. Di sini dilakukan desain input dan output dokumen, penentuan berbagai program komputer, pembuatan desain berbagai file, perancangan berbagai prosedur, serta desain pengendalian intern sistem yang baru.Desain Sistem Secara Garis BesarMenurut Mulyadi (2001: 51), seperti halnya dengan yang ditempuh oleh seorang arsitek dalam pembangunan gedung sekolah, dalam pembangunan sebuah sistem informasi, analis sistem telah memperoleh informasi berikut ini dari tahap analis sistem yang dilakukan:a. Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai beserta pesyaratan-persyaratan yang melekat dalam informasi tersebutb. Luas sistem

c. Sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan (orang, mesin, uang, material, dan metode)Berdasarkan Informasi yang diperolehnya dalam tahap analisis tersebut , analis sistem kemudian menawarkan berbagai alternatif desain secara garis besar sistem informasi untuk menghasilkan informasi yang diperlukan oleh pemakai. Berbagai alternartif desain secara garis besar sistem informasi tersebut terdiri dari desain masing-masing unsure blok bangunan sistem informasi, yang meliputi desain keluaran, masukan, model, teknologi, basis data, dan pengendalian.Analisis sistem adalah seorang yang ahli yang mampu menyajikan berbagai alternatif desain sistem informasi yang memungkinkan pemakai informasi memilih di antara berbagai desain yang ditawarkan oleh analis sistem. Penyajian desain sistem informasi secara garis besar memberi kesempatan kepada pemakai informasi melihat dengan berbagai macam cara untuk memenuhi kebutuhan informasi mereka, sehingga desain yang baiklah yang nantinya akan diimplementasikan. Umumnya pemakai informasi tidak mengetahui informasi apa yang diperlukan sampai saat informasi tersebut ditunjukkan kepada mereka.Penyususnan Usulan Desain Sistem Secara Garis BesarUsulan Desain Sistem Secara Garis Besar disusun untuk mengkomunikasikan secara tertulis kepada pemakai informasi bagaimana sistem informasi yang dirancang secara garis besar memenuhi kebutuhan mereka akan informasi. Isi Usulan Desain Sistem Secara Garis Besar sebagai berikut :

a. Pernyataan kembali alasan dilakukannya pekerjaan pengembangan sistem informasi. Dalam bagian ini analis sistem menghubungkan persyaratan-persyaratan dan berbagai tujuan yang diettapkan oleh pemakai informasi dengan ususlan desain yang diajukan oleh analis sistem.

b. Berbagai alternatif sistem informasi yang dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi. Penyajian lebih dari satu alernatif desain dimaksudkan untuk :1) Memungkinkan pemakai informasi melakukan pilihan di antara alternatif desain yang disajikan oleh analis sistem.

2) Menunjukan kepada pemakai informasi bahwa setiap alternatif desain sistem memiliki dampak signifikan yang berbeda terhadap organisasi. Sebagai contoh desain sistem informasi A memenuhi 90% persyaratan yang ditentukan oleh pemakai informasi, namun biaya pengembangan sistem informasi tersebut lebih mahal 40% dibandingkan dengan desain sistem informasi B.

c. Sumber daya yang diperlukan untuk mengimplementasikan dan mempertahankan masing-masing alternatif desain sistem.d. Asumsi-asumsi kritis atau masalah-masalah yang belum terpecahkan yang mungkin berdampak terhadap desain final sistem informasi.Usulan Desain Sistem Secara Garis Besar disajikan oleh analis sistem kepada pemakai informasi. Pemakai informasi mengajukan kritik dan saran atas desain sistem informasi secara garis besar yang disajikan oleh analis sistem. Pembetulan dan penyempurnaan dilakukan oleh analis sistem terhadap desain sistem secara garis besar.Evaluasi SistemDalam tahap desain sistem secara garis besar, analis sistem merancang secara garis besar masing-masing blok bangunan sistem informasi, kecuali blok teknologi. Blok teknologi dirancang oleh ahli sistem setelah pemakai informasi menyetujui isi Laporan Desain Sistem Secara Garis Besar.Dalam tahap evaluasi sistem analis sistem menentukan persyaratan yang harus dipenuhi oleh blok teknologi dalam menjalankan sistem informasi yang dirancang dan memilih penjual teknologi yang memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang dituntut oleh sistem informasi.Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Garis BesarBerdasarkan hasil diskusi antara pemakai informasi dengan analis sistem dalam penyajian usulan desain secara garis besar dan evaluasi sistem, analis sistem kemudian membuat Laporan Final Desain Sistem Secara Garis Besar.Desain Sistem Secara RinciDalam tahap ini, analis sistem melakukan desain rinci masing-masing blok bangunan sistem informasi menjadi bangunan sistem informasi yang mampu memenuhi kebutuhan informasi para pemakai. Jika misalnya dalam tahap desain secara garis besar sistem informasi dirancang untuk menghasilkan laporan umur piutang dalam tahap desain rinci, analis sistem merancang format laporan, isi laporan, distribusi laporan, pisah batas data yang dipakai sebagai bahan laporan, pengendalian atas laporan, dan sebagainya.Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara RinciHasil desain rinci sistem informasi ini disajikan oleh analis sistem dalam dokumen tertulis yang disebut: Laporan Final Desain Sistem Secara Rinci.Implementasi SistemJika komisi pengawas telah menyetujui spesifikasi sistem yang baru, selanjutnya dapat dilakukan implementasi. Selama proses implementasi, tim pelaksana dapat ditambah dengan tenaga programmer dan petugas administrasi dari departemen pengguna sistem. Untuk menerjemahkan desain ke dalam sistem informasi yang bekerja aktif diperlukan berbagai kegiatan yang dilaksanakan secara simultan.Kegiatan yang paling banyak menyita waktu dalam tahap implementasi adalah kegiatan pengujian programming komputer. Seringkali program yang satu berhubungan dengan program lainnya. Misalnya, suatu program menghasilkan output yang akan digunakan sebagai input bagi program lainnya.Dalam hal demikian, kedua program tersebut hendaknya melalui proses pengujian secara bersama, untuk memastikan bahwa interface dan kompatibilitasnya benar-benar terjaga. Pendesain sistem menyebut proses ini sebagai proses pengujian persetujuan (acceptance testing) sedangkan pengujian program yang dilakukan bersama-sama dengan prosedur manual disebut pengujian sistem (system testing).Kadangkala perusahaan enggan untuk membuat sendiri program komputernya, dan lebih suka membeli program paket. Program-program tersebut banyak tersedia dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Selain itu, karyawan-karyawan yang terkait dengan operasionalisasi komputer juga harus dilatih dengan baik. Jika perlu, perusahaan dapat menarik karyawan baru yang benar-benar menguasai teknologi dan sistem yang baru. Demikian pula perangkat keras serta berbagai peralatan lainnya harus dipesan dan dipasang sesuai dengan kerangka desain yang baru.Proses akhir tahap implementasi adalah konversi sistem. Di sini semua anggota tim, termasuk pengguna sistem, harus ikut berperan serta. Semua data yang disimpan pada file sistem lama harus dipindahkan ke file dengan format sesuai sistem baru. Setelah itu, sistem baru dapat mulai dioperasikan.Menurut Mulyadi (2001: 53), implementasi adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi, pelatihan dan koordinasi teknisi yang akan menjalankan sistem, pengujian sistem yang baru, dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi yang telah dirancang menjadi dan dapat dilaksanakan secara operasional. Puncak segala kegiatan pengembangan dan perancangan sistem informasi adalah terletak pada tahap implementasi. Dalam tahap implementasi ini, analis sistem menyusun Laporan Final Implementasi Sistem yang terdiri dari dua bagian: Rencana Implementasi dan Hasil Pelaksanaan Implementasi. Rencana Implementasi disusun sebelum tahap pelaksaan system dilaksanakan. Bagian ini berisi rencana pengujian berbagai blok bangunan sistem informasi, seperti blok keluaran, masukan, model, teknologi, basis data,dan pengendalian. Di samping itu, dalam bagian ini dicantumkan pula rencana konversi sistem lama ke sistem baru. Selama pelaksanaan sistem berlangsung, analis sistem melakukan dokumentasi perubahan-perubahan yang dilakukan untuk menyempurnakan sistem, hasil-hasil yang dicapai dalam pelaksanaan sistem, dan penerimaan sistem oleh para pemakai informasi. Hasil pelaksanaan sistem ini merupakan bagian dalam Laporan Final Implementasi Sistem.Persiapan Implementasi SIstem Implementasi sistem sangat ditentukan oleh perencanaan yang dibuat untuk pelaksanaan implementasi sistem. Meskipun suatu sistem akuntansi telah dirancang dengan baik, namun sebagian besar sukses pengembangan sistem ditentukan oleh bagaimana baiknya perencanaan implementasi sistem disusun dan dilaksanakan. Suatu sistem akutansi yang tidak mampu memenuhi kebutuhan pemakai dan penuh dengan kesalahan akan berdampak lama bagi pemakai, meskipun kekurangan-kekurangan tersebut dapat diatasi. Oleh karena itu, bagian yang penting dari Laporan Final Implementasi Sistem adalah perencanaan implementasi sistem.Pendidikan dan Pelatihan Karyawan Jika sistem akuntansi baru dikembangkan dalam perusahaan dan diharapkan dapat dimanfaatkan dengan berhasil, setiap orang yang terkait dengan sistem tersebut harus dibuat sadar tentang tanggung jawabnya masing-masing terhadap pelaksanaan bagian sistem yang menjadi tanggung jawabnya dan tentang apa yang dimanfaatkan dari sistem tersebut bagi pelaksanaan tugasnya.Oleh karena itu, dalam tahap implementasi perlu dilakukan pendidikan dan pelatihan karyawan yang akan terkait dalam pelaksanaan sistem akuntansi. Karyawan yang akan mengikuti pendidikan dan pelatihan dibagi menjadi dua golongan: karyawan pemakai informasi dan karyawan pelaksana sistem. Karyawan pemakai informasi terdiri dari manajemen, staf, di berbagai daerah fungsional seperti pemasaran, personalia, hubungan masyarakat. Istilah pendidikan digunakan untuk menyadarkan pemakai informasi tentang informasi yang dapat dihasilkan oleh sistem dan berbagai persyaratan yang ditetapkan oleh pemakai yang dapat dipenuhi oleh sistem akuntansi yang dirancang.Pelatih karyawan ditujukan kepada karyawan yang akan mengoperasikan sistem akuntansi. Karyawan yang mengoperasikan sistem terdiri dari karyawan yang bertugas untuk menyiapakan masukan, mengolah data, den mengoperasikan dan menjaga komponen fisik dan logis sistem akuntansi. Pelatih ditujukan kepada karyawan yang mengoperasikan dan menyiapkan mereka mengahadapi awal pengoperasian sistem. Namun, pelatihan tidak hanya berhenti sampai di sini saja. Perusahaan harus menyusun program pelatihan yang bersinambung untuk mengantisipasi masuknya karyawan baru dan kemungkinkan terjadinya perubahan terhadap sistem akuntansi yang digunakan oleh perusahaan.Konversi SistemPerubahan dari sistem lama ke sistem baru memerlukan pendekatan konversi tertentu. Terdapat empat pilihan utama pendekatan yang digunakan untuk mengubah sistem lama ke sistem baru: (1) langsung, (2) parallel, (3) pendekatan modular, (4) phase-in.Konversi Langsung. Konversi langsung adalah implementasi sistem baru secara langsung dan menghentikan segera pemakaian sistem yang lama. Pendekatan ini cocok digunakan dalam situasi (1) sistem baru tidak menggantikan sistem manapun yang sekarang digunakan oleh perusahaan, (2) sistem lama diputuskan sama sekali tidak memiliki manfaat atau nilai, (3) sistem baru sangat kecil dan sangat sederhana, (4) desain sistem baru sangat berbeda dengan desain sistem lama dan perbandingan di antara keduanya tidak bermanfaat. Gambar 2.4 berikut ini melukiskan pendekatan konversi langsung.Gambar Pendekatan Konversi LangsungKonversi Paralel. Konversi paralel adalah implementasi sistem baru secara bersamaan dengan pemakaian sistem yang lama selama jangka waktu tertentu. Dalam pendekatan ini, keluaran sistem baru, selama jangka waktu tertentu dibandingkan dengan keluaran sistem lama dan perbedaan yang timbul direkonsiliasi. Pendekatan ini memberikan perlindungan bagi organisasi dari kemungkinan kegagalan sistem yang baru dalam menghasilkan keluaran yang diperlukan. Pendekatan konversi paralel tentu saja memerlukan biaya yang bersangkutan dengan dilaksanakan dua sistem

Gambar Pendekatan Konvesi ParalelKonversi Modular. Konversi modular seringkali disebut dengan pendekatan pilot project adalah implementasi sistem baru ke dalam organisasi secara sebagian-sebagian. Sebagai contoh, sistem akuntansi piutang yang baru diterapkan di Cabang A, dan jika berhasil, diimplementasikan di Cabang B, dan akhirnya jika di kedua Cabang tersebut berhasil, kemudian diimplementasikan ke seluruh perusahaan. Keuntungan penggunaan pendekatan konversi modular adalah (1) resiko kegagalan sistem dapat dibatasi ditempat yang terbatas, (2) masalah yang timbul dalam sistem yang baru dapat segera dibetulkan sebelum diimplementasikan ke penerapan yang lebih luas, (3) karyawan dari tempat lain yang akan mengoperasikan sistem dapat dilatih di tempat yang dijadikan pilot project sebelum mengoperasikan sistem di tempat mereka sendiri. Kelemahan yang melekat dalam pendekatan ini adalah (1) diperlukan periode yang lebih lama untuk menerapkan sistem baru dalam perusahaan secara keseluruhan, (2) tidak semua sistem dapat diimplementasikan dengan pendekatan ini, (3) tidak semua organisasi dapat menerapkan pendekatan ini. Gambar 2.6 berikut ini melukiskan pendekatan konversi modular.Sistem

LamaSistem

LamaSistem

LamaSistem

Lama

Sistem

LamaSistem

LamaSistem

BaruSistem

Baru

Gambar Pendekatan Konversi Modular

Konversi Phase-in. Konversi Phase-in adalah mirip dengan konversi modular. Beda yang ada di antara keduanya dalah terletak pada konversi modular membagi organisasi untuk implementasi sistem baru, sedangkan pada konversi Phase-in, yang diabagi adalah sistemnya sendiri. Sebagai contoh, misalnya pengumpulan data dengan sistem baru diimplementasikan dengan cara membuat mekanisme hubungan (interface mechanism) dengan sistem lama. Interface tersebut memungkinkan sistem lama menggunakan masukan yang berasal dari sistem pengumpulan data yang baru. Setiap kali bagian sistem yang baru diimplementasikan, analis sistem merancang mekanisme hubungan antara sistem baru dengan sistem lama. Gambar 2.7 berikut ini melukiskan implementasi dengan pendekatan phase-in.

Gambar Pendekatan Konversi Phase-inOperasionalisasi SistemSetelah berjalan dengan baik, sistem baru perlu dipelihara dan terus dievaluasi untuk mengetahui adanya kelemahan-kelemahan tertentu yang mungkin belum terlihat pada tahap-tahap sebelumnya. Selama masa operasionalisasinya, sistem harus dikaji ulang secara periodik. Dalam pengkajian ini, para anggota tim desain, yang pada umumnya dibantu oleh satuan pengawas intern, akan menguji operasi sistem yang baru. Tujuan pengkajian itu adalah untuk menentukan apakah sistem tersebut telah memenuhi kebutuhan penggunanya.Dalam operasionalisasi sistem juga harus dilakukan pemeliharaan. Kegiatan pemeliharaan diperlukan untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan yang ditemukan dalam desain sistem atau untuk melakukan perubahan-perubahan kecil dalam sistem karena adanya perubahan lingkungan sistem. Pemeliharaan sistem terdiri dari kegiatan perubahan-perubahan kecil peralatan (pemeliharaan peralatan) ataupun perubahan-perubahan kecil program (pemeliharaan perangkat lunak). Meskipun bukan bagian dari proses pengembangan sistem, pemeliharaan sistem tetap diperlukan dalam operasionalisasi suatu sistem. Bilamana dalam pemeliharaan sistem diperoleh kesimpulan bahwa sistem ternyata sudah tidak dapat memenuhi kebutuhan pengguna, maka proses pengembangan sistem akan dimulai lagi dari awal. Artinya, akan dilakukan lagi analisis sistem untuk menentukan berbagai alternatif perbaikan dengan mendesain sistem baru yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna.D. PENGEMBANGAN APLIKASI SECARA CEPATPengembangan sistem yang besar biasanya memerlukan waktu panjang dan biaya yang besar. Namun, apabila kebutuhan informasi berubah sangat cepat, maka sistem yang baru didesain dan diterapkan itu akan cepat usang. Untuk menghindari hal ini, banyak perusahaan yang melakukan pendekatan baru agar pengembangan sistem dapat dilaksanakan dengan lebih cepat dengan menggunakan metode Rapid Application Development (RAD).Dengan menggunakan RAD, sistem dapat disusun dengan cepat dan dengan biaya rendah. Tim yang ditugasi adalah sebuah tim kecil dan mereka bekerja dengan menggunakan perangkat Computer Aided Software Engineering (CASE). Paket program ini dapat mengotomatisasi berbagai proses yang diperlukan selama pengembangan sistem. Setiap proses diselesaikan oleh perangkat CASE yang berbeda. Perangkat-perangkat itu ada yang digunakan khusus untuk membuat data flow diagram, untuk membantu manajemen proyek, untuk merancang dan mengelola file, input, dan output data, untuk membuat kode komputer, serta mengelola dokumentasi sistem. Peraga 21-2 memperlihatkan berbagai kegiatan yang dapat dilaksanakan CASE.Perangkat-perangkat yang dipergunakan dalam CASE dapat meningkatkan produktivitas karyawan yang ditugasi untuk tim proyek dan sekaligus bisa meningkatkan kualitas sistem baru berikut dokumentasinya. Jika terlibat dalam pengembangan sistem, para akuntan manajemen yang bertugas di perusahaan bisa memanfaatkan CASE.Proyek RAD biasanya terdiri dari empat tahap. Pada tahap awal, yang disebut tahap perencanaan kebutuhan sistem, tim akan melakukan suatu kajian terhadap fungsi bisnis dan data yang sangat dipengaruhi oleh sistem yang diusulkan. Kajian ini akan menghasilkan suatu kerangka fungsi sistem berikut uraian mengenai biaya dan manfaatnya. Pada tahap kedua, yang disebut tahap desain pengguna, para pengguna akan merumuskan rincian fungsi bisnis dan data yang terkait dengan sistem yang baru. Mereka menentukan input dan output sistem serta prosedur-prosedur yang dianggap perlu. Mereka jua mempersiapkan suatu rencana implementasi sistem.

Peraga 21-2. Daftar Berbagai Kegiatan yang Dapat Diselesaikan dengan Menggunakan CASE

Tahapan Pengembangan

Kegiatan yang Dapat Diotomatiskan

Perencanaan

estimasi biaya, perencanaan proyek, serta alokasi sumber daya.

Analisis pengembangan spesifikasi dari suatu aplikasi.

Desainpenyusunan diagram logika dari spesifikasi yang telah dikembangkan.

Implementasipenyusunan kode komputer dari spesifikasi yang telah dikembangkan.

Operasionalisasimengelola catatan (record) atas perubahan-perubahan yang dilaksanakan terhadap program dan sistem.Pada tahap ketiga, yang disebut tahap konstruksi, tim akan melengkapi sistem, mendemonstrasikannya ke pengguna, dan jika perlu akan mengubah sistem sesuai kebutuhan. Tahap terakhir, yaitu tahap penyerahan, tim menyerahkan sistem kepada pengguna dan memberikan pelatihan kepada mereka.Struktur proyek RAD sama dengan proyek pengembangan sistem dengan pendekatan tradisional. Namun demikian, tim proyek mempergunakan beberapa teknik sedemikian rupa sehingga RAD bisa dilaksanakan lebih cepat. Teknik-teknik tersebut adalah:

1. user workshop,

2. prototyping,

3. timeboxes,

4. reusable components,

5. development tools.User Workshop Pendekatan pengembangan sistem secara tradisional pada umumnya banyak mengandalkan wawancara dengan pengguna sistem. Meskipun cukup efektif dalam mengumpulkan informasi yang tepat, cara ini sangat memakan waktu. Sebagai alternatif, RAD menggunakan user workshop.Workshop adalah suatu pertemuan yang dihadiri oleh semua pihak yang terlibat dalam proyek sistem, baik pengguna maupun para profesional sistem. Profesional sistem harus berperan sebagai fasilitator pertemuan yang memberikan peluang seluas-luasnya kepada semua pihak yang hadir untuk mendiskusikan sistem dan menyampaikan pemikiran dengan bebas. Fasilitator akan membantu kelompok diskusi tersebut guna mencapai tujuan yang diharapkan dan menyepakati hasil-hasil yang dicapai. Pertemuan ini bisa dilakukan berkali-kali hingga peserta dapat menyepakati tujuan yang diharapkan.PrototypingPrototyping adalah proses yang bisa dilaksanakan secara berulang dengan tujuan untuk menghindarkan proses persetujuan formal secara periodik yang diperlukan dalam pendekatan pengembangan sistem secara tradisional. Prosesnya tergantung pada pengembangan prototype atau working model dari sistem yang baru.Tim proyek dengan cepat akan membuat model sistem high level dan bersifat umum. Kemudian pengguna diberi kesempatan untuk mengoreksi sistem high level tersebut berulang-ulang sampai tujuan mereka terpenuhi. Koreksi itu bisa dilakukan tidak hanya pada sistem, melainkan juga pada input ataupun outputnya. Jika pengguna telah cukup puas dengan sistem high level tersebut, tim akan menyusun sistem yang sesungguhnya. Peraga 21-3 memperlihatkan sebuah tabel yang menjelaskan beberapa langkah yang disarankan untuk dilakukan dalam prototyping.Prototyping diperlukan jika kebutuhan pengolahan data tidak dapat ditentukan dengan mudah. Teknik ini cocok digunakan untuk sistem pendukung keputusan (decision support system), karena prototyping bisa disesuaikan dengan preferensi dan sifat keputusan manajemen.Peraga 21-3. Langkah-Langkah Prototyping

LangkahUraian Langkah

AnalisisMembuat model sistem yang sederhana dan belum lengkap yang dituangkan ke dalam suatu makalah. Model ini disusun berdasarkan wawancara pendahuluan (user workshop) dengan para pengguna.

Pengembangan databaseMembuat suatu databese percobaan untuk prototyping. Dengan menggunakan sistem manajemen database relasional, prototype akan mudah dikoreksi.

Pengembangan menuMenguraikan menu yang akan dijadikan pedoman bagi pengguna sistem. Menu merupakan petunjuk mengenai fungsi-fungsi yang harus dilaksanakan.

Pengembangan fungsiMenguraikan modul-modul fungsional yang akan melaksanakan proses dalam sistem. Modul-modul ini antara lain meliputi modul untuk entry data dan penyusunan laporan.

Merancang prototypePrototype setiap modul dirancang dengan menggunakan alat pengembangan perangkat lunak sehingga diperoleh suatu model sistem kasar. Pengguna dapat mengoreksi model tersebut dengan mudah, dan pengguna diminta untuk mengoreksi berulang-ulang sampai kebutuhannya terpenuhi.

Spesifikasi rinciMemoles sistem kasar sesuai dengan kebutuhan sehingga cukup efisien dalam operasionalisasinya. Dalam tahap ini dokumentasi juga dilengkapi.

TimeboxesTimeboxes adalah suatu periode tertentu yang ditetapkan sehingga pada akhir periode itu tim harus menyerahkan sistem kasar. Jika perlu, tim dapat mempersempit lingkup kerja atau mengurangi fungsi yang dilaksanakan oleh sistem sedemikian rupa sehingga sistem dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Dengan demikian, kesalahan dalam prototyping karena spesifikasi yang terlalu rumit akan dapat dihindarkan. Prinsip yang harus dipegang dalam hal ini adalah lebih baik menyusun sistem kasar terlebih dahulu baru kemudian dipoles di sana-sini, daripada menyusun sistem rampung dalam waktu yang panjang dan bertele-tele.Pekerjaan sistem yang sederhana dapat diselesaikan dalam jangka waktu dua sampai empat bulan. Namun, untuk pekerjaan yang besar diperlukan beberapa timeboxes, yang bisa mencakup dua-tiga timeboxes atau lebih. Sedangkan untuk pekerjaan yang jauh lebih besar lagi akan diperlukan beberapa proyek RAD.Reusable ComponentsSuatu sistem memiliki beberapa komponen, anatara lain perangkat keras komputer, program komputer, formulir-formulir, dokumentasi, ataupun laporan-laporan. RAD akan efektif jika didukung oleh suatu catatan yang lengkap mengenai komponen-komponen sistem lama. Dengan menggunakan catataan itu, tim penyusun sistem akan dapat memilih komponen-komponen sistem yang masih dapat dimaanfaatkan untuk sistem yang baru.Menggunakan komponen sistem lama akan dapat mempercepat penyusunan sistem, karena tim tidak memerlukkan waktu lagi untuk merancang program atau memilih perangkat keras yang baru. Karena komponen-komponen yang digunakan kembali (reusable) itu merupakan barang bekas pakai, maka keandalannya tentu harus diuji ulang secara ketat sehingga tidak mengandung kesalahan-kesalahan. Selain itu, komponen reusable juga sudah akrab dengan pengguna, sehingga pengguna akan lebih mudah menyerap mekanisme sistem baru.Development ToolsRAD memerlukan peralatan pengembangan sistem yang high level. Peralatan seperti CASE akan sangat bermanfaat jika digunakan dalam RAD. Perangkat-perangkat lainnya adalah perangkat penyusun laporan, bahasa-bahasa program generasi keempat, serta sistem manajemen database relasional.Peralatan-peralatan tersebut pada umumnya dapat digunakan baik pada mainframe ataupun komputer desktop. Jika tim penyusun sistem dapat merancang prototype secara cepat dengan menggunakan peralatan pengembangan sistem yang high level, pengguanaan bahasa prosedural (seperti COBOL misalnya) akan terasa tidak efisien.

E. PERAN AUDITOR DALAM PENGEMBANGAN SISTEMSebagai seorang auditor, akuntan dalam banyak hal harus terlibat dalam pengembangan sistem informasi akuntansi. Karena keahlian serta pengalamannya, auditor memiliki keterampilan khusus yang dapat disumbangkan bagi proses pengembangan sistem informasi akuntansi. Biasanya tim pengembangan sistem menunjuk satu atau dua auditor yang berasal dari satuan pengawas intern (auditor intern) perusahaan. Tugas satuan pengawas intern antara lain mengkaji kegiatan perusahaan dan memberikan saran kepada manajemen. Sebagai anggota tim, auditor dapat memberikan saran-saran selama desain sistem.Kadangkala tim pengembangan sistem juga memerlukan jasa auditor independen. Auditor independen, bagi perusahaan swasta, adalah akuntan publik. Pada badan usaha milik negara, yang bertindak sebagai auditor independen pada umumnya adalah Badan Pengawas Keuangan dan Pembangunan atau BPKP (meskipun dengan alasan-alasan tertentu sesuai dengan situasi ekonomi terakhir dituntut adanya pengalihan tugas dari BPKP kepada akuntan publik). Auditor independen bisa membebankan tugas ini kepada salah seorang anggotanya yang berasal dari divisi konsultasi sistem informasi.Idealnya memang auditor harus terlibat dalam proses pengembangan sistem. Auditor mengkaji spesifikasi rinci sistem yang diusulkan oleh tim proyek. Mereka juga sangat terlibat dalam tahap implementasi, dalam tahap pengujian sistem, serta proses konversi sistem. Setelah proses pengembangan selesai, dan selama tahap operasionalisasi, auditor akan berperan serta dalam pengkajian ulang sistem. Peraga 21-4, sebagian besar kegiatan auditor dalam proses pengembangan sistem terkait dengan auditability (kemampuan untuk diaudit dengan baik) dan kontrol sistem. Agar suatu sistem memiliki auditability, sistem itu harus memiliki jejak audit (audit trail) yang jelas. Sedangkan kontrol atau pengendalian adalah ukuran-ukuran yang diterapkan dalam sistem tersebut untuk mengamankan aktiva dan untuk menjaga agar data dalam sistem tersebut benar-benar andal dan akurat.Peraga 21-4. Peran Auditor dalam Pengembangan SistemAnalisis Sistem

Menyajikan laporan audit atas sistem yang tengah dianalisis oleh tim pengembangan sistem.

Tahap Desain Sistem

Mengkaji ulang sistem yang diusulkan:

Desain laporan: Merumuskan informasi yang perlu dimuat dalam laporan dengan tujuan untuk pengendalian dan kelancaran proses audit.

Desain sistem pengolahan: Memberikan saran-saran untuk prosedur pengendalian.

Pemilihan peralatan: Mengupayakan agar peralatan yang dipilih benar-benar sesuai dengan kebijakan perusahaan yang berlaku.

Desain file data: Menentukan bahwa data benar-benar akurat dan lengkap sehingga mendukung kelancaran proses audit sistem.

Implementasi Sistem

Pengujian sistem: Mengkaji proses pengujian data dan hasil pengujian.

Konversi: Mengkaji proses konversi untuk memastikan bahwa data yang dipindahkan ke sistem baru banar-benar merupakan data yang akurat.

Operasionalisasi Sistem

Menilai kewajaran sistem pengendalian intern sistem yang telah dioperasikan.

Jejak AuditDalam melakukan penelaahan auditability sistem yang dikembangkan, auditor harus mengacu pada kejelasan audit trail (jejak audit) sistem bersangkutan. Artinya, dalam melakukan pengkajian, auditor harus menentukan apakah sistem yang dikembangkan tersebut bisa memberikan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan audit.Hasil akhir suatu sistem adalah laporan, dalam bentuk laporan keuangan ataupun laporan lainnya. Input dari sistem adalah data transaksi yang diolah dalam arti dikelompokkan dan diikhtisarkan guna menghasilkan laporan-laporan tersebut. Audit trail memudahkan seorang auditor untuk menelusuri kembali proses penyusunan laporan-laporan sebagai output suatu sistem ke arah belakang sampai ke data transaksi. Selain ke arah belakang, dengan audit trail auditor juga dapat menelusuri ke arah depan, yaitu dari data transaksi sampai ke angka-angka ikhtisar yang tersaji di laporan.Audit trail dibentuk dengan menggunakan kode-kode pencatatan yang digunakan sebagai penghubung antara satu alat pencatatan ke alat pencatatan lainnya. Kode dokumen, kode akun, kode jenis barang, kode referensi pembukuan, serta kode jenis aktiva tetap merupakan beberapa contoh kode penghubung yang dapat menciptakan audit trail yang baik. Dengan menggunakan kode-kode penghubung tersebut, auditor juga akan dapat mengevaluasi kecermatan angka-angka yang tercantum pada laporan keuangan serta dapat menentukan sumber-sumber kesalahan (jika ditemukan) dalam laporan-laporan hasil sistem.KontrolDalam menguji laporan keuangan, auditor independen juga harus mengandalkan kontrol atau pengendalian intern yang terjalin dalam sistem yang menghasilkan laporan keuangan tersebut. Sedangkan satuan pengawas intern, yang merupakan auditor intern, juga harus menganalisis keandalan pengendalian intern sebagai suatu bentuk layanan kepada manajemen. Dengan demikian, auditor lebih banyak tahu masalah kontrol dibandingkan dengan para anggota tim pengembangan lainnya.Suatu sistem yang memiliki kaidah-kaidah pengendalian atau kontrol yang baik akan menghasilkan laporan yang akurat dan andal. Catatan-catatan akuntansi yang disimpan dalam sistem tersebut akan terjaga dari kerusakan dan pencurian. Pengendalian intern yang baik akan banyak memberikan manfaat kepada pengguna dalam bentuk informasi yang andal. Oleh karena itu, dalam pengembangan sistem, auditor harus melakukan pengkajian yang saksama terhadap sistem pengendalian intern sehingga sistem yang dikembangkan itu banar-benar akan efektif, di samping proses pengembangannya yang dilaksanakan secara efisien.

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN Tujuan pengembangan sistem adalah: (1) menciptakan sistem yang dapat menghasilkan informasi yang cermat dan tepat waktu, (2) diselesaikan dalam jangka waktu yang layak, (3) memenuhi kebutuhan informasi organisasi, dan (4) memberikan kepuasan kepada para penggunanya.

Dalam situasi yang cepat berubah, resiko obsolensi sistem menjadi semakin besar dan keunggulan daya saing dengan cepat akan menurun karena pesaing bisa memperoleh sistem yang lebih andal.

Situasi yang memerlukan perubahan sistem antara lain: (1) perubahan kebutuhan pengguna, (2) perubahan teknologi, (3) penyempurnaan proses bisnis, (4) keunggulan kompetitif, (5) manfaat produktivitas, (6) peertumbuhan usaha, (7) penciutan usaha, dan (8) peningkatan kualitas.

Daur pengembangan sistem adalah daur mulai dari konsepsi yang berwujud gagasan, proses pengembangan, hingga implementasi dan pengoperasiannya.

Tahapan dalam daur pengembangan sistem adalah: (1) perencanaan sistem, (2) analisis sistem, (3) desain sistem, (4) implementasi sistem, dan (5) operasionalisasi sistem.

Tiga tahap, yaitu analisis, desain, dan implementasi merupakan tahap pengembangan sistem yang sesungguhnya dan memerlukan waktu bulanan hingga tahunan. Sedangkan operasionalisasi sistem bisa mencapai waktu puluhan tahun tergantung pada obsolensi sistem tersebut.

Pengembangan sistem dilaksanakan dalam suatu kerangka rencana induk sistem yang megkoordinasikan proyek-proyek pengembangan sistem ke dalam rencana strategis perusahaan.

Analisis sistem adalah proses untuk menguji sistem informasi yang ada berikut lingkungannya dengan tujuan untuk memperoleh petunjuk mengenai berbagai kemungkinan perbaikan yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kemampuan sistem itu sendiri.

Analisis sistem diperlukan karena: (1) sistem yang ada sudah tidak memadai kebutuhan, (2) diperlukan informasi yang baru, dan (3) munculnya teknologi baru.

Analisis sistem dapat dilakukan dua tahap, yaitu: (1) analisis pendahuluan terhadap sistem yang ada, (2) analisis mendalam dengan tujuan untuk menyusun studi kelayakan. Hasil analisis sistem dituangkan ke dalam suatu laporan analisis dan diserahkan kepada manajemen.

Desain sistem mencakup kegiatan menerjemahkan saran-saran yang dihasilkan dari analisis sistem ke dalam bentuk yang dapat diimplementasikan. Desain sistem dapat dilakukan dalam dua tahap, yaitu: (1) desain konseptual atau desain pendahuluan, (2) desain fisik.

Kegiatan yang paling banyak menyita waktu dalam tahap implementasi adalah proses pengujian program komputer yang disebut proses pengujian persetujuan. Sedangkan proses akhir dalam tahap implementasi adalah proses konversi, di mana semua data yang disimpan dalam file sistem lama harus dipindahkan ke file dengan format sesuai sistem baru.

Dalam operasioanalisasi sistem harus dilakukan pemeliharaan dengan tujuan untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ditemukan dalam desain sistem atau untuk melakukan perubahan-perubahan kecil dalam sistem karena adanya perubahan lingkungan yang baru terjadi.

Aplikasi dapat dilakukan lebih cepat dengan menggunakan metode RAD. Tahapan yang tercakup dalam metode RAD sama dengan tahapan yang dilakukan dalam pengembangan sistem, tetapi pada umumnya dilaksanakan dengan melibatkan pengguna dengan lebih intensif dan memanfaatkan teknik prototype secara berulang-ulang sampai kebutuhan pengguna terpenuhi.

Teknik-teknik yang digunakan dalam RAD adalah: (1) user workshop, (2) prototyping, (3) timeboxes, (4) reusable components, dan (5) development tools.

Workshop adalah pertemuan yang dihadiri oleh semua pihak yang terlibat dalam proyek sistem dan profesional sistem berperan sebagai fasilitator. Pertemuan bisa dilakukan berkali-kali sampai pengguna sistem dapat menyepakati tujuan yang diharapkan.

Prototyping adalah proses yang bisa dilaksanakan secara berulang kali dengan tujuan untuk mennghindarkan proses persetujuan formal secara periodik yang diperlukan seperti pada pendekatan pengembangan sistem tradisional. Teknik ini cocok digunakan untuk sistem pendukung keputusan.

Timeboxes adalah periode yang ditetapkan di mana pada akhir periode itu tim harus menyerahkan sistem kasar.

Reusable components adalah komponen-komponen sistem lama yang masih dapat digunakan kembali pada sistem baru. Komponen-komponen ini harus diuji dulu kualitasnya agar dapat sesuai dengan karakteristik sistem baru.

Development tools adalah peralatan pengembangan sistem agar sistem tersebut auditable dan memiliki pengendalian intern yang memadai. Auditor yang dilibatkan bisa auditor ekstern, satuan pengawas intern, ataupun keduanya. Auditor mengkaji setiap tahap pengembangan sistem yang diusulkan tim.

Dua hal yang perlu diperhatikan oleh auditor dalam pengembangan sistem adalah audit trail dan pengendalian intern. Bilamana sistem memliki audit trail yang baik, berarti sistem itu auditable.

DAFTAR PUSTAKA

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat

Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: ErlanggaRencana Strategi Perusahaan

Desain Fisik

Desain Konseptual

Analisis Mendalam

Analisis Pendahuluan

Implementasi Sistem

Desain Sistem

Analisis Sistem

Operasionalisasi Sistem

Rencana Induk Sistem

Sistem Lama

Sistem Baru

Sistem Lama

Sistem Baru

Sistem Lama

Sistem Baru

2