system zarz ądzania jako ści ą pn-en iso 9001: … · system zarz ądzania jako ści ą pn-en...

System Zarządzania Jakością PN-EN ISO 9001: 2009

Procedura Systemowa NADZÓR NAD DOKUMENTAMI

INDEKS PS - 01

EDYCJA

A

STRONA

1/9

TYTUŁ PROCEDURY:

System Zarządzania Jakością PN-EN ISO 9001:2009

Procedura Systemowa

NADZÓR NAD DOKUMENTAMI

OPRACOWAŁ:

PEŁNOMOCNIK DS.SZJ

DANUTA GIERCZAK

IMIĘ i NAZWISKO PODPIS 12.11.2010 r.

DATA.

WYDAŁ:

DYREKTOR

MARZANNA KAMIŃSKA

IMIĘ i NAZWISKO

PODPIS

12.11.2010 r. DATA

PROCEDURA OBOWIĄZUJE OD DNIA: 12.11.2010 r.

Egzemplarz elektroniczny

ZMIANY WPROWADZANE W PROCEDURZE: Numer zmiany

Numer strony

Data Podpis Numer zmiany

Numer strony

Data Podpis

1 8 8.11.2011r. Danuta

Gierczak



INDEKS PS - 01

EDYCJA

A

STRONA

2/9

SPIS TREŚCI:

1 Cel procedury.

2 Przedmiot procedury.

3 Zakres stosowania.

4 Odpowiedzialność.

5 Definicje.

6 Dokumenty zidentyfikowane w ZSO w Bielawie.

7 Opis wydawania/aktualizacji dokumentacji systemowej

8 Przypadki szczególne

9 Dokumenty związane



INDEKS PS - 01

EDYCJA

A

STRONA

3/9

1. Cel procedury Celem procedury jest:

• zagwarantowanie skuteczności działania systemu zarządzania jakością poprzez ustalenie, wdrożenie i utrzymywanie odpowiednich zasad i trybu postępowania w trakcie procesu nadzorowania dokumentacji wymaganej dla systemu;

2. Przedmiot procedury Niniejsza procedura opisuje sposób postępowania podejmowany przez pracowników ZSO w

Bielawie w celu zapewnienia prawidłowego postępowania w zakresie dotyczącym dokumentacji wewnętrznej (dotyczącej systemu zarządzania jakością) oraz zewnętrznej (ustawy, rozporządzenia – związane ze specyfiką działania szkoły, uchwały i zarządzenia wewnętrzne, dokumenty Klientów, dostawców itd.).

Dotyczy to dokumentów i danych występujących w dowolnej formie, niezależnie od rodzaju nośnika, np.: zapis ręczny, wydruk lub nośniki elektroniczne.

Procedura dotyczy następujących punktów normy PN-EN ISO 9001: 2009: 4.2 Wymagania dotyczące dokumentacji, 4.2.3 Nadzór nad dokumentami

3. Zakres stosowania Niniejsza procedura dotyczy wszystkich pracowników, a w szczególności Pełnomocnika ds. SZJ,

osoby zarządzającej dokumentem (właściciela procesu) oraz pracowników Zespołu Szkół Ogólnokształcących w Bielawie, korzystających z dokumentacji.

Obejmuje wszystkie dokumenty, w których błąd lub nieodpowiednie traktowanie (identyfikowanie, gromadzenie, oznaczanie, porządkowanie, dostęp, przechowywanie) mogłyby spowodować problemy z wykazaniem zgodności i efektywności funkcjonowania systemu zarządzania jakości, poważną stratę finansową lub podważyć prestiż Zespołu Szkół Ogólnokształcących w Bielawie.

Nadzorem, określonym niniejszą procedurą, objęte są następujące dokumenty: • Polityka Jakości; • Księga Jakości; • udokumentowane procedury określające sposób postępowania - systemowe i operacyjne; • dokumenty ustanowione w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Bielawie w związku z

realizacją danej procedury, w tym instrukcje oraz formularze; • uregulowania prawne zewnętrzne dotyczące oświaty oraz zawierające wymagania dotyczące

realizacji usług świadczonych ZSO w Bielawie, a także normy dotyczące systemu zarządzania jakością;

• dokumenty przekazane przez Klienta, konieczne do wykonania zleconej usługi – w tym dokumenty uczniów (świadectwa, zaświadczenia o wynikach z egzaminów gimnazjalnych, akty urodzenia, karty zdrowia).

4. Odpowiedzialność Ogólną odpowiedzialność za nadzór nad dokumentacją wewnętrzną Systemu Zarządzania

Jakością sprawuje Pełnomocnik ds. SZJ.



INDEKS PS - 01

EDYCJA

A

STRONA

4/9

Nadzór nad dokumentacją zewnętrzną (prawną - ustawy, rozporządzenia związane ze specyfiką

działania organizacji, uchwał organu prowadzącego i organu nadzoru pedagogicznego) sprawuje Dyrektor Szkoły we współpracy z Administratorem dokumentacji SZJ.

Odpowiedzialność w obszarze działania procedury jest następująca:

Pełnomocnik ds. SZJ odpowiada za:

• spójność dokumentacyjną systemu zarządzania jakością; • przegląd dokumentów; • przeprowadzanie aktualizacji dokumentacji; • przestrzeganie zasad dotyczących oznaczania dokumentów; • określenie zakresu danych, w ramach przedmiotowej procedury, które powinny być

utrzymywane jako zapisy dotyczące jakości w celu dostarczania dowodów zgodności z wymaganiami oraz dowodów efektywnego funkcjonowania systemu zarządzania jakością;

• przechowywanie dokumentów wzorcowych (egzemplarz nr 1) oraz za odpowiednie oznaczanie i przechowywanie dokumentów zdezaktualizowanych.

Pełnomocnik ds. SZJ nadzoruje:

• przestrzegania zasady, że w każdym miejscu w ZSO w Bielawie, w którym jest to konieczne ze względu na prawidłowe funkcjonowanie systemu, znajdują się aktualne

i tylko aktualne dokumenty systemowe; • sprawdzenie poprawności i czytelności dokumentów przed ich zatwierdzeniem; • założenie i właściwe prowadzenie metryczek dokumentów; • właściwe oznaczanie i sporządzanie zapisów jakościowych; • prawidłowe gromadzenie zapisów oraz ich analizę, przechowywanie, udostępnianie oraz

usuwanie. Pełnomocnika ds. SZJ we wszelkich działaniach techniczno – informatycznych wspomaga Administrator dokumentacji SZJ.

Dyrektor odpowiada za:

• zatwierdzanie wniosków o sporządzenie projektu dokumentu SZJ lub projektu zmian w dokumencie,

• zatwierdzanie dokumentów systemowych i wprowadzanych do nich zmian; • zatwierdzanie wzorów formularzy, • zatwierdzanie niniejszej procedury, wprowadzane do niej zmiany oraz sprawuje pieczę nad

jej przestrzeganiem, • odbiór dokumentów wykonawczych, • znajomość i przestrzeganie ich przez pracowników zatrudnionych w Zespole Szkół

Ogólnokształcących w Bielawie.

Wszyscy pracownicy:

• zobowiązani są do znajomości dokumentów Systemu Zarządzania Jakością oraz do rzetelnego przestrzegania ich postanowień związanych z ich pracą,

• odpowiadają, każdy zgodnie ze swoim zakresem obowiązków, za rzetelne sporządzanie, gromadzenie, analizę, przechowywanie oraz udostępnianie zapisów jakościowych,

• dbanie o dokumentację Klienta.



INDEKS PS - 01

EDYCJA

A

STRONA

5/9

5. Definicje

Dokumenty wewnętrzne: są to wszystkie dokumenty do użytku wewnętrznego związane z Systemem Zarządzania Jakością (Księga Jakości, opisy procesów, procedury, instrukcje, schemat organizacyjny, plany kontroli itd.) oraz dokumenty robocze i formularze.

Dokumenty zewnętrzne: są to wszelkie dokumenty pochodzące od dostawców, urzędów, instytucji używane przez ZSO w Bielawie w postaci dokumentów roboczych, wykonawczych, formularzy.

Inne – zgodne z normą PN-EN ISO 9000:2006 – Systemy zarządzania jakością Podstawy i terminologia.

6. Dokumenty zidentyfikowane w ZSO w Bielawie.

6.1 Dokumentacja finansowa.

Wszelkie dokumenty finansowe gromadzone są w budynku Zespołu Szkół Ogólnokształcących

w Bielawie w księgowości. 6.2. Dokumentacja kadrowa

Wszelkie, aktualne dokumenty dotyczące kadr z dokumentami związanymi z wynagrodzeniami przechowywane są w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Bielawie w sekretariacie. 6.3. Archiwum szkolne

W szkole prowadzi się archiwum, w którym przechowuje się dokumenty dotyczące zakończonych procesów realizowanych w ZSO oraz byłych pracowników szkoły, zgodnie z obowiązującymi, specyficznymi wymaganiami. 6.4. Akty prawne

Nadzór nad aktami prawnymi, zewnętrznymi i wewnętrznymi, sprawuje Dyrektor Szkoły. Administrator dokumentacji SZJ prowadzi we współpracy z Dyrektorem Szkoły „Rejestr zewnętrznych uregulowań prawnych” F01/PS - 01.

Rejestr prowadzony jest w formie elektronicznej, w sposób zabezpieczający nadzorowanie zmian wprowadzanych w wyżej wymienionych dokumentach, tj. bez możliwości wprowadzania zmian przez osoby nieuprawnione.

Rejestr opatrzony jest datą ostatniej aktualizacji oraz nazwiskiem Administratora dokumentacji SZJ.

Nazwy własne dokumentów wycofanych usuwa się z Rejestru i zastępuje nowym, właściwym wpisem.

Każda aktualizacja (nowelizacja) aktu prawnego jest odnotowywana w „Rejestrze...” na bieżąco. Pełne wersje tekstów zewnętrznych aktów prawnych dostępne są na stronach internetowych właściwych instytucji, wydających te dokumenty np. MEN, Rady Powiatu Dzierżoniowskiego, Zarządu Powiatu Dzierżoniowskiego.



INDEKS PS - 01

EDYCJA

A

STRONA

6/9

Dyrektor Szkoły wydaje Zarządzenia Dyrektora, które przechowuje się w sekretariacie szkoły.

Nauczyciele lub inni pracownicy Szkoły, których zarządzenie dotyczy potwierdzają własnoręcznym podpisem fakt zapoznania się z zarządzeniem, co jest jednoznaczne z jego przyjęciem do stosowania.

Obowiązujące Zarządzenia Dyrektora dostępne są, w wersji elektronicznej, na stronie http://www.lo.um.bielawa.pl/dokumentacja/.

Dyrektor Szkoły odpowiada za aktualność obowiązujących w ZSO regulaminów, których pełne teksty są dostępne na stronie internetowej http://www.lo.um.bielawa.pl/dokumentacja/, a podpisane przez Dyrektora wersje papierowe, przechowuje się w sekretariacie szkoły. 6.4. Dokumentacja systemu zarządzania jakością

W skład dokumentacji systemu zarządzania jakością wchodzą: • Polityka Jakości, • Księga Jakości, • procedury systemu zarządzania jakości, • instrukcje systemu zarządzania jakością, • zapisy systemu zarządzania jakością.

Ustala się zasadę, że polecenia służbowe Dyrektora, mogące spowodować zmiany

w funkcjonowaniu systemu zarządzania jakością, muszą zostać skonsultowane z Pełnomocnikiem ds. SZJ w celu wyeliminowania sprzeczności w systemie organizacyjnym Zespołu Szkół Ogólnokształcących w Bielawie.

W przypadku, gdy polecenie służbowe zmienia zasady funkcjonowania systemu, Pełnomocnik ds. SZJ ma obowiązek przeprowadzenia aktualizacji dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością.

Dokumenty SZJ dystrybuowane są poprzez link „Dokumenty” na stronie internetowej szkoły (http://www.lo.um.bielawa.pl/dokumentacja/).

Dokumenty są numerowane zgodnie z punktem 7.6 niniejszej procedury. 6.4.1 Księga Jakości

Księga Jakości podlega akceptacji Dyrektora., który ustala datę jej wejścia w życie. Księgę Jakości oraz wszystkie części dokumentacji SZJ, a w szczególności procedury i instrukcje przygotowywane są według pkt. 7 niniejszej procedury.

Nadzór nad Księgą Jakości pełni Pełnomocnik ds. SZJ. Księga Jakości wydana jest w jednym egzemplarzu papierowym – egzemplarz nr 1. Jego prowadzenie, w tym bieżąca aktualizacja, znajduje się w gestii Pełnomocnika ds. SZJ.

Księga Jakości składa się z rozdziałów i podrozdziałów zgodnie z punktami normy. Zmiana w treści rozdziału lub podrozdziału nie powoduje konieczności wymiany całej księgi. W takim przypadku Pełnomocnik ds. SZJ wycofuje z Księgi Jakości dany rozdział, podrozdział lub stronę i zastępuje nowym rozdziałem, podrozdziałem lub stroną.

Części wycofane przechowywane są 5 lat w segregatorze Dokumenty Wycofane, w którym prowadzony jest „Rejestr dokumentów wycofanych” F02/PS - 01, natomiast Pełnomocnik ds. SZJ ma obowiązek umieścić stosowną informację w karcie zmian dokumentu na początku Księgi Jakości.

Zmiany w egzemplarzu elektronicznym podświetlane są kolorem błękitnym.



INDEKS PS - 01

EDYCJA

A

STRONA

7/9

6.4.2 Procedury i instrukcje

Pełnomocnik ds. SZJ, we współpracy z Administratorem dokumentacji SZJ, jest odpowiedzialny

za umieszczanie na stronie internetowej aktualnego kompletu procedur i instrukcji Systemu Zarządzania Jakością wraz z załącznikami - adekwatnie do potrzeb.

Pełnomocnik ds. SZJ dokonuje również przeszkolenia z zakresu wymagań zawartych w procedurach. 6.4.3 Egzemplarze nadzorowane dokumentacji systemowej

Dokumenty systemowe podlegające nadzorowi i trybowi aktualizacji posiadają oznaczenie - Egzemplarz nr 1 oraz oryginalne podpisy osób biorących udział przy tworzeniu i zatwierdzaniu Księgi Jakości lub procedur SZJ lub instrukcji SZJ.

Dokumenty umieszczone na stronie internetowej http://www.lo.um.bielawa.pl, w zakładce „Dokumenty” - są oznaczone jako Egzemplarz elektroniczny i zawierają komputerowo wpisane nazwiska osób biorących udział przy tworzeniu i zatwierdzaniu Księgi Jakości lub procedur SZJ lub instrukcji SZJ.

Zmiany dokonywane w Egzemplarzu nr 1 nanosi się bezzwłocznie w Egzemplarzu elektronicznym i podświetla kolorem błękitnym.

7. Opis wydawania/aktualizacji dokumentacji systemowej 7.1 Analiza zasadności wprowadzania zmian w dokumencie obowiązującym lub wprowadzenia nowego dokumentu systemowego Analizę dokumentów pod kątem konieczności wprowadzenia nowego dokumentu systemowego, ewentualnie wprowadzenia zmian w dokumentach obowiązujących, w tym w Księdze Jakości, przeprowadza Pełnomocnik ds. SZJ na podstawie:

• Raportu z auditu zewnętrznego; • Raportu z auditu wewnętrznego; • wniosku pracownika; • „Protokołu z przeglądu systemu zarządzania” dokonanego przez Dyrektora, podjętych

działań korygujących lub zapobiegawczych; • zewnętrznych uregulowań prawnych dotyczących świadczonych usług i systemu

zarządzania jakością. 7.2 Przygotowanie wniosku o sporządzenie projektu dokumentu systemowego lub wprowadzenia zmian ze wskazaniem osób opracowujących i współpracujących.

Efektem analizy jest „Wniosek o sporządzenie projektu dokumentu lub projektu zmian w dokumentach obowiązujących” na formularzu F03/PS - 01.

We wniosku Pełnomocnik ds. SZJ wpisuje główne założenia proponowanego dokumentu lub zmian w dokumencie obowiązującym, jeżeli to konieczne, przedstawia kandydaturę pracownika, który jego zdaniem jest najbardziej kompetentny dla opracowania projektu, przedstawia również



INDEKS PS - 01

EDYCJA

A

STRONA

8/9

kandydatury pracowników, którzy jego zdaniem, winni brać udział przy uzgodnieniach projektu oraz proponuje termin zakończenia prac nad projektem.

Wniosek zatwierdza Dyrektor Szkoły. 7.3 Opracowanie projektu dokumentu systemowego lub zmian w dokumencie systemowym.

Projekt dokumentu systemowego lub zmian w dokumencie obowiązującym wykonuje Pełnomocnik ds. SZJ lub pracownik, wskazany we „Wniosku o sporządzenie...” F03/PS-01. 7.4 Uzgodnienia i analiza spójności dokumentu z SZJ.

Pracownicy wskazani we „Wniosku o sporządzenie...” F03/PS-01 jako współpracujący, dokonują koniecznych uzgodnień.

Powyższe uzgodnienia dotyczą poszczególnych sfer działalności tak, aby opracowany projekt był zgodny z innymi elementami systemu zarządzania jakością. Ewentualne uwagi wpisywane są w odpowiednich rubrykach „Wniosku o sporządzenie....” F03/PS-01.

Uwagi wniesione przez poszczególnych współpracujących, analizuje Pełnomocnik ds. SZJ i na ich podstawie wnosi poprawki do ostatecznej wersji projektu dokumentu systemowego / projektu zmian w dokumencie obowiązującym.

Wiersze na stronach, w których naniesione zmiany oznaczone są kreską pionową na prawym marginesie.

Projekt zmian wraz z załączonymi stronami, na których naniesione są zmiany i z kompletem tych samych stron w wersji przed zmianami przekreślonymi w całości, Pełnomocnik ds. SZJ przedstawia Dyrektorowi do zatwierdzenia. 7.5 Zabezpieczenie dokumentu w wersji elektronicznej.

Pełnomocnik ds. SZJ nadzoruje i zabezpiecza sporządzoną i zatwierdzoną dokumentację w wersji elektronicznej. Dostęp do oryginału dokumentacji w wersji elektronicznej posiada tylko Administrator dokumentacji SZJ - umieszczona jest ona na komputerze w gabinecie administratora oraz chroniona przed niepowołanym dostępem. Przechowywana jest w oddzielnym katalogu oraz kopiowana dla celów bezpieczeństwa po każdej zmianie w dokumentacji.

Sporządza się kopię elektroniczną dokumentacji systemowej, która jest przechowywana na zaszyfrowanym dysku zewnętrznym w zabezpieczonym miejscu, w sekretariacie szkoły. 7.6 Przyporządkowanie oznaczenia dokumentu. Pełnomocnik ds. SZJ oznacza dokument wewnętrzny przed jego udostępnieniem. Obowiązują następujące zasady oznaczania dokumentów:

1. Procedury Systemu Zarządzania Jakością: PS –(01,02,03,04,05) – gdzie 01... oznacza numer procedury zgodnie z wymaganiem normy PN-EN ISO 9001:2009. PO–(01,02,03,04,05) – gdzie 01... oznacza numer procedury operacyjnej zgodnej z numerem z wykazu procedur obowiązujących w ZSO w Bielawie. Każda procedura zawiera także – w nagłówku - oznaczenie kolejnej edycji procedury.

(1)



INDEKS PS - 01

EDYCJA

A

STRONA

9/9

2. Instrukcje Systemu Zarządzania Jakością:

I01-PX(A) - gdzie 01 oznacza numer instrukcji, przypisanej do podprocesu nr X,

natomiast A oznacza kolejną edycję wydania instrukcji.

3. Formularze Systemu Zarządzania Jakością:

F01-PX(A) - gdzie 01 oznacza numer formularza, przypisanego do procedury lub podprocesu nr X, natomiast A oznacza kolejną edycję wydania formularza.

Wszystkie zmiany muszą być sprawdzone i zatwierdzone w takim samym trybie jak pierwotny

zapis (na tym samym poziomie autoryzacji). Jeżeli liczba zmian w dokumencie jest duża lub zmiany są bardzo istotne, należy opracować nowe wydanie dokumentu. O takim trybie decyduje Pełnomocnik ds. SZJ w porozumieniu z Dyrektorem Szkoły. Kolejne edycje dokumentów systemowych oznacza się wielkimi literami. W przypadku zmiany strony oznacza się ją nr danej edycji / nr zmiany na tej stronie. Jeśli istnieje konieczność dodania kolejnej strony w środku dokumentu oznacza się ją nr strony poprzedzającej z kolejną małą literą alfabetu. 7.7 Wprowadzenie i dystrybucja dokumentu.

Dokumenty SZJ wydawane są przez Pełnomocnika ds. SZJ, udostępniane poprzez stronę

internetową i opatrzone hasłem dostępu. Nauczyciele i inni pracownicy szkoły maja obowiązek bieżącego zapoznawania się z dokumentami umieszczonymi na ww. stronie.

7.8 Zastosowanie dokumentu

Do obowiązków Pełnomocnika ds. SZJ należy przedstawianie pracownikom i wdrażanie aktualnych oraz nowych dokumentów.

Data wprowadzenia odpowiada dacie zatwierdzenia. 8. Przypadki szczególne Nie przewiduje się.

9. Dokumenty związane Formularz F01/PS–01 – Rejestr zewnętrznych uregulowań prawnych Formularz F02/PS–01 – Rejestr dokumentów wycofanych Formularz F03/PS–01 – Wniosek o sporządzenie projektu dokumentu lub projektu zmian

w dokumentach obowiązujących

system zarz ądzania jako ści ą pn-en iso 9001: … · system zarz ądzania jako ści ą pn-en...

Documents