szoma képzési központ szerzői kollektívája munkavégzési ... · hogy a körülmények...

SZOMA Képzési Központ szerzői kollektívája

Munkavégzési technikák,

irodaszervezés

EKF LÍCEUM KIADÓ, EGER

2008

Készült a Phare Program támogatásával a SE-0201-L020-004-CS sz. projekt keretében

Munkavégzési technikák,

irodaszervezés

SZOMA Képzési Központ szerzői kollektívája

Lektorálta: Kis-Tóth Lajos

Phare Program HU-94.05

A kiadásért felelős

az Eszterházy Károly Főiskola rektora

Megjelent az EKF Líceum Kiadó gondozásában

Igazgató: Kis-Tóth Lajos

Felelős szerkesztő: Zimányi Árpád

Műszaki szerkesztő: Nagy Sándorné

Megjelent: 2008. június Példányszám: 100

Készítette: az Eszterházy Károly Főiskola nyomdája

Vezető: Kérészy László

© Phare Program HU-94.05. 3

TARTALOM

I. AZ IRODAI MUNKAHELYEK KIALAKÍTÁSA, MUNKAHELYI

ERGONÓMIA ............................................................................................................. 7 Személyi és tárgyi feltételek az irodában ..................................................................... 7 Tárgyi feltételek az irodában ....................................................................................... 9 Vezetési technikák és eszközök ................................................................................. 13

II. ÜGYVITELTECHNIKAI GÉPEK ÉS BERENDEZÉSEK HASZNÁLATA ........... 16 Irodatechnikai és telekommunikációs eszközök csoportosítása ................................. 16

Írógépek ................................................................................................................ 16 Számítógépek ........................................................................................................ 17 A diktafon .............................................................................................................. 18 A telefonrendszerek és az alközpontok szolgáltatásai ........................................... 19

Irodai másoló- és sokszorosítógépek ......................................................................... 24 Számológép, menedzserkalkulátor ........................................................................ 28 Egyéb irodában használt eszközök ........................................................................ 29 Információs kiadványok használata ....................................................................... 29

III. ÍRÁSBELI KOMMUNIKÁCIÓ – LEVELEZÉS ...................................................... 31 A leggyakrabban előforduló levélfajták ..................................................................... 33

Közéleti levelek ..................................................................................................... 33 A marketingtevékenységhez kapcsolódó levelek, iratok ....................................... 34 Pénzforgalommal kapcsolatos irat, levél ............................................................... 34 Adásvételi szerződés ............................................................................................. 35

Levelezés ................................................................................................................... 35 A levél részei ......................................................................................................... 36

IV. ÜGYVITELI FELADATOK ELLÁTÁSA ............................................................... 41 Az ügyvitel................................................................................................................. 41 Az ügyrend ................................................................................................................ 41

Egyszerű szervezeti tábla ...................................................................................... 42 Az ügyintézés ............................................................................................................. 43

Az irat .................................................................................................................... 43 Iratkezelés – iratkezelési szabályzat ...................................................................... 44 Az iratok selejtezése .............................................................................................. 48 A határidőkről ....................................................................................................... 48

Iratok, levelek, számlák, bizonylatok, jegyzőkönyvek készítése ............................... 49 Levelek .................................................................................................................. 50 Feljegyzés .............................................................................................................. 50 Köz- és magánokirat .............................................................................................. 50 Bizonylatok ........................................................................................................... 50 Számla ................................................................................................................... 52 A pénzkezelés bizonylatai ..................................................................................... 53 Jegyzőkönyv .......................................................................................................... 53

4 © Phare Program HU-94.05.

V. SZÁMÍTÓGÉPES PREZENTÁCIÓ .......................................................................... 56 Prezentációk szerkesztése, rendezése ........................................................................ 56

A fény és a szín ..................................................................................................... 57 Olvashatóság, színek tipográfiája .......................................................................... 59 Emblémák, piktogramok, ikonok, logók ............................................................... 60 Elhelyezések (lay out) és tördelések ...................................................................... 60 Az animáció........................................................................................................... 61 A mozgókép .......................................................................................................... 62 Az alkotócsoport összetétele ................................................................................. 63 A prezentációkészítés rendszerkörnyezete ............................................................ 63 Prezentációk, bemutatók megjelenítése ................................................................. 64


„Borzasztó ez a bürokrácia” sóhajtunk fel, sokszor nem is alaptalanul,

legyen szó akár üzleti tevékenységünkről, akár egy szervezet beosztottja-

ként napi munkavégzésünk során, vagy állampolgárként az államigazgatás

útvesztőjébe bolyongva. Ha átgondoljuk e nélkül a „bürokrácia” nélkül

bizony sok dolog rendszerezett, szervezett működtetése elképzelhetetlen.

Ennek a tevékenységnek a színhelye az iroda, aminek célszerű beren-

dezésével, korszerű, felhasználóbarát technikai eszközök alkalmazásával,

az azokra épülő és velük összhangban lévő munkaszervezési megoldá-

sokkal segítő társunkká tehetjük az amúgy szükséges rossznak tekintett

papírmunkát. Sőt, a megfelelő irodatechnika alkalmazása esetén papír sem

(mindig) kell.

Könyvünk segít eligazodni abban, hogy egy – minden szempontból –

célszerű irodában a berendezési tárgyak megválasztásától kezdve az ergo-

nómiai követelményeken át, a munkafolyamatok szervezéséig és a szük-

séges (és elérhető árú) technikai eszközökig, azok használatáig, mi min-

dent kell ismerni annak, aki életének egy jelentős részét irodában tölti.

Aki új munkahelyre megy, vagy élete első munkahelyét találja meg

könnyebben eligazodik az ismeretlen új világban, ha legalább vázlatos

ismeretei vannak arról, hogy az irodai munkában milyen lehetőségek, igé-

nyek és követelmények vannak. Megkönnyíti a beilleszkedést, ha nem

mindenre csodálkozunk rá, mint amiről még soha nem hallottunk, nem

láttuk, vagy nem tudjuk mire is lehet használni.

Reméljük jegyzetünk hasznos útmutatást ad azoknak, akik először

kezdenek el dolgozni, de azoknak is, akik valamilyen irodai munkakörben

dolgoznak és néhány új ötletet kapnak.

Budapest, 1998. február


A vállalatok, intézmények (a továbbiakban szervezetek) különböző fe-

ladatok ellátására jönnek létre, de mindegyiknek el kell látni a szervezet

ügyvitelét. Az egyes szervezeteknek akár termeléssel, államigazgatással,

kereskedelemmel vagy szolgáltatással foglalkoznak, emberekkel és ügy-

iratokkal is kell foglalkozni. Jegyzetünkben az ügyviteli munka feltétel-

rendszerével, eszközeivel és tartalmával foglalkozunk, az ügyvitel szerve-

zéséről, fontosabb iratairól adunk áttekintést.

A jegyzetet felhasználók – reményeink szerint – előzetes tanulmányok

után jutnak el ehhez a témához, építünk a korábban megszerzett ismerete-

ikre, eltekintünk azok megismétlésétől.


I. Az irodai munkahelyek kialakí-

tása, munkahelyi ergonómia

Az irodai munkahelyek kialakításában egyre nagyobb szerepet kap az

ergonómiai kutatások eredményeinek hasznosítása.

Az ergonómia a munka gazdaságos megszervezésének kutatása,

elmélete és gyakorlata, az ésszerű erőkifejtés tudománya. A munka-

fiziológia, a munkapszichológia és a mérnöki szempontok együttes

figyelembevételével tárja fel az optimális munkavégzés feltételeit

(pl. vizsgálja a zaj és a világítás hatását a munka pontosságára).

Ajánlásokat ad a megfelelő munkakörülmények kialakítására (pl. mi-

lyen legyen a képernyő színe, a távolság, a szék formája képernyős mun-

kahelyeken), közvetlenül is részt vesz munkaeszközök és munkahelyek

tervezésében.

Személyi és tárgyi feltételek az irodában

Személyi feltételek:

olyan munkatársak dolgoznak az irodában, akiknek a feladathoz

megvan a szükséges szakmai felkészültsége – végzettsége – és gya-

korlata;

létszámuk optimális, sem több, sem kevesebb, mint amennyi a fela-

datok megoldásához feltétlenül szükséges;

valamennyi munkatárs pontosan ismeri a munkahelyi szervezetben

elfoglalt helyét, feladatát és hatáskörét;

rendelkezésükre állnak azok az eszközök, munkafeltételek, amelyek

biztosítják a munkavégzést.


A munka hatékonyságát befolyásoló tényezők

Olyan munkatársak dolgoznak az irodában, akiknek a feladat-

hoz megvan a szükséges szakmai felkészültsége – végzettsége – és

gyakorlata.

A dolgozókat sokféle szempont együttes érvényesülése alapján válo-

gatják össze, rendszerint nem egy időben kerülnek az adott munkahelyre,

kiválasztásukban meghatározó a munkahely vezetőjének igénye.

A vezető – lehetősége szerint – úgy választ munkatársakat, hogy az ál-

tala vezetett munkaterület a legjobban oldja meg feladatait. Ezen belül

fontos az együttműködési készség, a lojalitás, a kreativitás, az önálló fela-

datmegoldásra való alkalmasság, hogy csak néhányat említsünk az alapve-

tő szempont, a szakmai képzettség és szakmai gyakorlat mellett.

A munkatársak kiválasztásának az is fontos szempontja, hogy a mun-

katerület a szervezeten belül milyen konkrét feladatot lát el. Ez meghatá-

rozza, hogy a munkatársak választásánál mely tényezők kapnak nagyobb

hangsúlyt. Egészen természetes, ha a számvitel területére választunk

munkatársat, ott a pontosság, precizitás különösen nagy szerepet kap.

A munkatársak létszáma optimális kell, hogy legyen, sem több,

sem kevesebb, mint amennyi a feladatok megoldásához feltétlenül

szükséges.

Fontos az optimális létszám meghatározása. Tudnunk kell mik a fela-

datok, milyen gyakori az ún. határidős munka, azokat milyen létszámmal,

mennyi idő alatt lehet elvégezni.

Az optimális létszámban és a megfelelően felkészült munkatársak kö-

zött az egymás helyettesíthetőségét is biztosítani kell.

A szükségesnél alacsonyabb létszám minden munkaszervezési erőfe-

szítés ellenére is szervezetlenséghez, az egyéni felelősség hiányához, túl-

munkához, idegeskedéshez vezet. Mindezek előbb vagy utóbb a munka-

társak lojalitásának megkopását, elvesztését is eredményezheti.

A szükségesnél magasabb létszám hasonló problémákat okozhat, azzal

a további nehézséggel, hogy a kellően le nem terhelt munkatársak ronthat-

ják a munka fegyelmezettségét, pontosságát.


Valamennyi munkatársnak pontosan ismernie kell a munkahelyi

szervezetben elfoglalt helyét, feladatát és hatáskörét.

Ismerik helyüket a munkafolyamatban, a kapcsolódó munkafázisokat,

felelősségi körüket, a szervezeten belüli lehetőségeiket, hatáskörüket.

A munkaszervezetek általában a Szervezeti és Működési Szabályzat-

ban és munkaköri leírásokban rögzítik az egyes munkaterületek, munka-

körök feladatait, hatáskörét. Ezek nélkül a szervezeten belül kaotikus vi-

szonyok alakulhatnak ki. Az egyes munkatársak – személyiségüktől füg-

gően – „túlhatalom”-ra tehetnek szert, mások pedig a rendezetlenség miatt

szinte munka nélkül vehetnék fel fizetésüket.

Tárgyi feltételek az irodában

A megfelelően kiválasztott és használt informatikai eszközök növelhe-

tik a munka hatékonyságát.

Az irodák célszerű elhelyezése, elrendezése és berendezése hoz-

zájárul az ott folyó munka eredményességéhez.

Az irodák elhelyezése többnyire adottság, többségük korábban épült –

esetleg nem is iroda vagy nem olyan iroda céljára, amelyként ma funkcio-

nál. Az iroda berendezése, a munkaszervezési követelmények teljesítése,

az ergonómiai szempontok érvényesítése rendszerint csak kompromisz-

szumokon keresztül valósítható meg.

Az elhelyezést és berendezést alapvetően meghatározza a benne vég-

zett munka. Az irodák elhelyezését általában a célszerűség határozza meg.

Azonos szakmai területek munkatársait lehetőség szerint egymáshoz kö-

zeli helyiségekben helyezik el. Az irodák elhelyezésénél munkaszervezési

szempontokat is figyelembe vesznek. Olyan szakmai területek irodáit he-

lyezik egymáshoz közel, amelyek között a munkakapcsolat szinte állandó.

A felső vezetők irodáit vagy azonos szinten, egymáshoz közel, esetleg

közös titkársággal alakítják ki, vagy az általuk irányított terület centrumá-

ban.

Az irodák berendezésében vannak általános követelmények. Néhány

példa az érthetőség kedvéért.


Titkárság:

a legfontosabb az átláthatóság és az átjárhatóság, azonnal észlelni

lehessen a belépőket, távozókat,

a várakozáshoz legyen elegendő hely,

a vezető irodájához egyértelmű út vezessen, ne kelljen várakozókat,

bútorokat kerülgetni, a helyiség ne legyen bútorokkal, iratszekré-

nyekkel zsúfolt,

a szükséges munkaeszközöket – telefon, telefax, számítógép és peri-

fériái, másológép, írógép – praktikusan, jól megközelíthetően, köny-

nyen elérhetően kell elrendezni, a titkár(nő) ne fordítson hátat a vá-

rakozóknak, a főnöki szobának,

a vendégek kínálásához használt eszközöket, gépeket praktikusan –

lehetőség szerint takarva, de – jól megközelíthető, könnyen tisztán-

tartható szekrényben, tálalóasztalon, egyéb irodai és személyes tár-

gyaktól elkülönítve kell elhelyezni.

Vezetői iroda:

az iroda berendezésekor arra kell törekedni, hogy a vezetői munká-

hoz a legjobb feltételeket teremtse meg,

legyen elegendő hely a vezető személyes terének kialakításához, és

a kisebb létszámú tárgyalások lebonyolításához,

a szükséges munkaeszközöket – telefon, számítógép stb. – könnyen

elérhetően kell elhelyezni, hogy azok tárgyalás közben is használha-

tók legyenek,

a berendezések kiválasztásánál a használhatóság, célszerűség legyen

a fő szempont.

Az ügyintézők irodái:

az iroda berendezése – íróasztalok, technikai eszközök, bútorok –

biztosítsa az egyszerű megközelíthetőséget, az elegendő tároló he-

lyet,

kizárólag olyan eszközöket helyezzünk el az irodában, amelyek a

munkához feltétlenül szükségesek,


az ügyintézőknek – ha többen dolgoznak egy helyiségben – meg kell

teremteni az elmélyült munka feltételeit, a „személyes tér” kialakí-

tásának lehetőségét,

ha ügyfeleket is fogadnak az irodában, akkor a zavartalan tárgyalás

feltételeit is biztosítani kell, vagy külön tárgyaló rész kialakításával,

vagy az irodai munkahely környékén. Nincs annál kellemetlenebb

látvány, ha az ügyfél személyes problémáját szinte megalázó hely-

zetben, suttogva és állva kénytelen az ügyintézőnek elmondani.

Számos olyan szakmai terület van az irodai munkák között, ahol az át-

lagosnál nagyobb a koncentrációs igény – pénzkezelés, számlaellenőrzés,

személyügyek stb. – ezért különösen fontos a zavartalan munkafeltételek

megteremtése.

Napjainkban az irodákban egyre inkább használják az informatika, az

irodatechnika minden olyan eszközét, amely megkönnyíti és biztonságo-

sabbá teszi a munkát. Azt, hogy milyen eszközök kerülnek az irodába

alapvetően az ott folyó munka tartalma határozza meg.

A titkárságon vagy a kereskedelmi területen nélkülözhetetlen eszköz a

telefon, a telefax, a másológép, a számítógép. Az anyagbeszerzésen az

előzőek mellett bizonyára nagyon fontos a gépkocsi, a számítógépes szál-

lítási program, optimumszámítások a vásárolt árukra stb.

Ezeknek az eszközöknek az elhelyezése az irodában körültekintő el-

rendezést igényel. Zavartalan legyen a használat, elégítse ki a biztonságos

munkavégzés feltételeit.

Az iroda valamilyen szellemi tevékenység színhelye, ebből következik,

hogy a körülmények hatással vannak az ott dolgozók teljesítményére.

Olyan irodában dolgoznak, amelynek terei, berendezése, világí-

tása, szellőzése, akusztikája, színei együttesen biztosítják a megfe-

lelő munkafeltételeket.

A munkatársaknak az irodában elegendő tere legyen arra, hogy az álta-

la használt eszközöket kényelmesen és praktikusan elrendezze és használ-

ja. Ugyanakkor legyen meg a személyes tere is, amely ahhoz kell, hogy az

egy helyiségben dolgozók ne zavarják egymást.

A berendezés megválasztásánál fontos szempont az egészség védelme,

de legalább a kényelem. A munkához használt minden eszköznek köny-

nyen elérhető helye legyen.


A berendezési tárgyak kiválasztásakor az esztétikai szempontok mellett

a praktikusság kapjon előnyt. Ma már nagyon sok korszerű iroda-

berendezés kapható a kereskedelemben. Célszerű azokat megvenni, ame-

lyek elegendő rakodóteret – polcok, fiókok – biztosítanak, könnyen moz-

gathatók.

A iroda bútorainak kiválasztását alapvetően meghatározza az iroda mé-

rete. Egy kisméretű iroda nevetséges hatalmas íróasztallal. Arra az iroda-

bútorra fordítsuk a legnagyobb figyelmet, amelyet a legtöbbet használunk

(szék, íróasztal, számítógépasztal). A berendezési tárgyak kiválasztásakor

– akikhez rendszeresen jönnek ügyfelek – arra is gondoljanak, hogy az

ügyfeleket méltó körülmények között fogadják. Legyen hova leülniük,

kabátjukat felakasztani, irataikat le tudják rakni.

Az a legjobb, ha munkaidőben elegendő a természetes megvilágítás.

Ha megoldható, akkor az íróasztalokat az ablaknál helyezzük el. A termé-

szetesnek ható megoldásokat célszerű választani. Az olvasáshoz elegen-

dőegyenletes megvilágítást kell előnyben részesíteni, és szükség szerint

erősebb helyi világítást lehet alkalmazni.

Az agy megfelelő működéséhez nélkülözhetetlen a megfelelő mennyi-

ségű friss levegő. A természetes légcsere a legjobb, de ha nem oldható

meg, akkor ergonómiai szempontok szerint kialakított, az egészségre leg-

kevésbé ártalmas pótmegoldásokat kell elfogadni. Ilyenek: huzat, légkon-

dicionálás, levegőbefúvás.

Az irodában a munkatársak folyamatos kapcsolatot tartanak egymással,

ezért az iroda elrendezésének fontos eleme: olyan akusztikai viszonyokat

kell kialakítani, amely lehetővé teszi a kommunikációt, de nem teszi

„üvöltő dervisek” gyülekezetévé az irodát. A munkahelyeket olyan távol-

ságra kell egymástól elhelyezni, hogy a munkatársak közvetlenül kommu-

nikálhassanak, de egyúttal azt is, hogy a különböző eszközök – telefon,

telefax, számítógép, másoló stb. – használata minél kisebb mértékben

zavarja őket.

Az iroda színei is hatással vannak a teljesítményre. Egyes kutatási

eredmények szerint olyan munkahelyen, ahol a munkatársaktól nagyfokú

dinamizmust várnak el, jelentősége van a jól alkalmazott élénk színeknek.

De az élénk színek túlzott alkalmazása zaklatottabb, ingerlékenyebb mun-

kahelyi légkört is teremthet. Ha a munka különösen nagy pontosságot,

elmélyültséget követel, ott a lágyabb, pasztellszínek tesznek jó szolgála-

tot. A színek – fal, bútorok, eszközök, monitor stb. – kiválasztásánál arra

is érdemes figyelni, hogy ezekkel a monotonitást ne növeljük.


Vezetési technikák és eszközök

A feladatok megoldásához (még a legegyszerűbbek is) szükséges, hogy

megszülessen a megoldás igénye, számba vegyék a megoldás személyi,

tárgyi feltételeit, megszervezzék és elvégezzék a feladatot. Ennek az irá-

nyítója a vezető. A vezető ebben különböző technikákat alkalmaz:

megteremti a feltételrendszert, és utána ezek keretei között elvárja

munkatársaitól, hogy a feladatot önállóan oldják meg,

kiadja a feladatot és rábízza munkatársaira, hogy azt oldják meg,

ahogy tudják,

minden részletkérdést előre végiggondol, és lépésről lépésre megha-

tározza munkatársainak a megoldás módját.

Ha megvizsgáljuk ezeket a módszereket, akkor valószínű, hogy az első

technikát tartjuk a legcélravezetőbbnek. Azonban a vezető elhatározásait

nem a körülményektől függetlenül hozza. Mérlegeli, hogy munkatársai

milyen tapasztalatokkal, információkkal, készségekkel rendelkeznek.

Egy szervezetben különböző emberek dolgoznak. A vezetőnek – aki-

nek a legfontosabb célja minden tekintetben eleget tenni az elvárásoknak

– ismernie kell: munkatársai rendelkeznek-e kellő önállósággal a feltéte-

lek megteremtésében, a feladat megoldásában. Rendszerint van a szerve-

zetben olyan, akinek önálló törekvései vannak, de nem biztos, hogy olyan

kapcsolatai, tekintélye van, hogy minden feltételt meg tud teremteni. Az a

munkatárs, aki még nem ismeri a helyi gyakorlatot, a szervezet kapcsola-

tait, a munkafolyamatot, igényli lépésről lépésre az irányítást.

A jó vezetési technika az, ha egy vezető a hatékony megoldás

érdekében mindig azt a megoldást választja, amellyel a legsikere-

sebben lehet a feladatot elvégezni.

Az irodai munka megszervezésében meghatározó szerepe van a terüle-

tet irányító vezetőnek. Rajta múló dolog, hogy a munkavégzéshez milyen

eszközöket használnak a munkatársai. Ma már egyre inkább a korszerű

informatikai eszközök, számítógépek az irodai munka legfontosabb esz-

közei.

A személyi számítógép – PC – megjelenése forradalmi változást hozott

és hoz az irodai munkában. Új típusú vezetési rendszerek alakulnak ki.

Ilyen a kontrolling.


„A kontrolling a vállalat tevékenységi folyamatainak, szervezé-

sének, irányításának és ellenőrzésének korszerű adatszolgáltatás

által kölcsönösen összekapcsolt komplex rendszere.”1

A továbbiakban felhasználjuk dr. Sille István és Gargya Mária írását a

kontrollingról.

„Szakírók gyakran úgy határozzák meg a kontrollingot, mint a vezetés

alrendszere, amelyben az információszolgáltatás biztosítja a tervezési és

ellenőrzési rendszer összehangolt, koordinált működését.

Ezeknek a feladatoknak a megoldását azonban minden más vezetői

rendszer is alapvető feladatának tekinti. Mi tehát az újdonság a

kontrollingban? Három alapvető tényező határozza meg: a legracionáli-

sabb gondolkodásmód, a gyors és határozott cselekvés, valamint a kor-

szerű irányítás technika. Az újdonság és a lényeg ezek egyesítésében

rejlik, aminek következtében a vállalkozás vezetése elszakadhat a korábbi

statikus irányítási módszerektől, gyorsan tud alkalmazkodni a változó

külső körülményekhez, rugalmasan át tudja alakítani önmagát is, képessé

válik újszerű és hatékony megoldások alkalmazására.

[...] szerte a világon a vállalkozások még viszonylag stabil környezet-

ben működtek, a változások jól előre láthatóak voltak, és a hozzájuk való

alkalmazkodáshoz is viszonylag hosszú idő állt rendelkezésre. A nemzet-

közi élet azonban felgyorsult, a piaci összefüggések bonyolultabbá váltak,

a differenciálódással együtt járt a verseny kiéleződése, a követelmények-

hez való igazodás létkérdéssé vált. A kontrolling tehát a talpon maradás és

a fejlődés eszköze.

[...] Minden szervezeten belül jól megkülönböztethető az irányítási és

végrehajtói tevékenység. A két rendszer összehangolása nélkülözhetetlen,

ami különösen a válságmenedzselés esetében válik szükségszerűvé – de

hogy addig ne jussunk el, segítséget jelent a koordinációs eszközként mű-

ködő kontrolling.

Ebben az értelmezésben a kontrolling kettős funkciót tölt be:

rendszert teremt és

összehangolja a rendszer elemeit.

[...] Bizonyos adatfeldolgozási rendszerek (forgalmi nyilvántartás,

pénzforgalom, költségelszámolás, bérgazdálkodás stb.) önálló működése

nem biztosít központi áttekinthetőséget. A kontrolling rendszer alkalma-

1 Dr. Sille István – Gargya Mária


zásának feltétele ezek összekapcsolása, és a korszerű vezetési információs

rendszer megteremtése. A menedzsernek nem elég általános irányzatokat

és havi összesítéseket ismernie: napra késznek kell lennie, azonnali tájé-

koztatást kell kapnia az összefoglalások mellett a napi jelentőségű ügyek-

ről is (a legjelentősebb napi ügyekről is).

[...] a vezetésnek előre kell tekintenie, hogy a várható vagy prognoszti-

zálható – sőt feltételezett – piaci változásokra időben fel tudjon készülni

és alkalmazkodjon hozzájuk. Ennek eszköze a tervezés. [...] A prognózi-

sok, a hosszú távú, a középtávú, az éves és az operatív tervek igenis min-

den gazdálkodó szervezet sikeres működésének feltételeit jelentik.

[...] A kontrolling rendszer felépítésének (a számviteli rendszer, a ter-

vezési rendszer és az adatszolgáltatási rendszer létrehozása után) követke-

ző eleme a vezetői információs rendszer. [...] A vezetői információs rend-

szernek nagyon pontosan meg kell határoznia az általa megkívánt infor-

mációk formáját és tartalmát. A mutatók és mutatószámrendszerek alap-

vetően meghatározhatják (a célra élesítheti vagy félrevezetheti) a legfel-

sőbb menedzsment informáltságát és ezzel reális döntési képességét.”

Jegyzetünknek nem célja, hogy részletesen tárgyalja a vezetés és szer-

vezés kérdéseit. A fenti idézettel csak betekintést adtunk az olvasónak,

hogy a szervezetek munkájának irányítása, vezetése gyökeres változások

előtt áll, amelyet a változó világ, változó követelményei tesznek szüksé-

gessé. Ebben a változó környezetben kell elhelyezni mindenkinek magát,

és ezekre az igényekre kell felkészülni.


II. Ügyviteltechnikai gépek és

berendezések használata

Irodatechnikai és telekommunikációs eszkö-

zök csoportosítása

Írógépek

Az írógépfajták között jelentős különbségek vannak, a betűk elhelyezé-

se a billentyűzeten minden gépen szabvány szerinti. A betűk a latin betűs

világban „QWERTY” sorrendben találhatók – ez a billentyűzet felső so-

rának baloldali első hat betűje. A szabvány csak a betűkre vonatkozik, a

számok és a funkcióbillentyűk eltérőek.

A mechanikus írógép is óriás fejlődésen ment keresztül, de az alapelv –

az íráshoz a gépelő ujjainak erejére van szüksége – változatlan. A mecha-

nikus írógépen percenként 100–150 leütés lehetséges. Azok a gépírók,

akik mechanikus írógépen dolgoztak vagy dolgoznak, komoly fizikai

munkát is végeznek a szellemi munka mellett.

A technikai fejlődés eredménye az elektromechanikus írógép, ami

olyan szerkezet, amelyben egy villanymotor rásegít a billentésre és a kocsi

visszaváltására. Ez kisebb erőkifejtést igényel, így növekedik az ujjak

mozgékonysága, gyorsabban lehet gépelni. A motor egyenletes erővel

mozgatja a billentyűket, ez 10–12 olvasható indigós másolat készítését is

lehetővé teszi. Percenként 200–300 leütést is elérhető.

Újabb változást hozott a gömbfejes írógép. Ennek nincs hagyományos

értelembe vett kocsija, így az írás gyorsabb és zajtalanabb.

Az elektronikus írógép – a számítógéphez hasonlítható módon – gene-

rálja a betűk leütését. A billentyűzetből vékony kábelköteg megy a vezér-

lőegységhez, onnan másik kábel vezet az írófejhez, amely rendszerint

„margarétatárcsa”. Digitális jelek vezérlik a betűk leütését, a leírt szöveg

memóriában tárolható. A gépek memóriakapacitása különböző. Vannak

gépek, amelyek több gépelt oldalnyi memóriával rendelkeznek. Ez külö-

nösen az azonos tartalmú levelek megírásakor praktikus, mert a vezérlő


gomb lenyomásával a szöveg korlátlanul ismételhető, és csak a címzést

kell külön ráírni a levélre.

Számítógépek

A technika fejlődés következő lépése a szövegszerkesztő számítógép,

ami nem tévesztendő össze az egyre inkább teret hódító PC-kkel. Ez egy

célszámítógép, amely kizárólag szövegszerkesztésre alkalmas. A szöveg-

szerkesztő számítógép funkciói:

meglévő szövegbe újabbat írhatunk be, az új szöveget a

gép/program átrendezi, új sorok keletkeznek,

bármit törölhetünk, és a meglévő szöveg rendeződik,

megváltoztathatjuk egyes szavak, sorok, bekezdések betűtípusát,

a bevitt szöveg a memóriában tárolható, ezért előhívható, több meg-

lévő szöveg egyesíthető, kombinálható,

automatikusan számozza az oldalakat,

gyakran előforduló szavak, szófordulatok gombnyomásra kiírhatók.

A személyi számítógépeken elektronikus és digitális elven működő

programvezérlésű berendezéseket értünk. A személyi számítógép – PC –

korunk munkaeszköze, nélkülözhetetlen az irodai munkában. Működése a

gépi (hardware) színvonalától, a tárolókapacitás méretétől függ. A memó-

ria nagysága határozza meg, milyen helyigényű feladat végezhető a számí-

tógépen. A leggyakrabban használt számítógépek az IBM vagy IBM kom-

patibilis PC-k winchesterrel, belső lemezes tárolóegységgel, memóriával.

Az alapgéphez tartozik a klaviatúra – billentyűzet –, amelyen az írógép

betű- és számkészlete mellett a működést segítő funkcióbillentyűk is ta-

lálhatók. A gép része még a monitor, amelyen az adatok megjeleníthetők

és a nyomtató.

A számítástechnikával összefüggő részletes ismeretekre itt nem térünk

ki. Tanulmányaik során megismerték mindazt, amely segítséget ad a szá-

mítástechnika ügyvitelben való hasznosítására.

Az irodai munkának nincs olyan szakterülete, ahol ne lenne lehetőség a

számítástechnika alkalmazására. Természetesen ehhez megfelelő progra-

mok kellenek. A kereskedelemben az ügyviteli munka szinte minden terü-

letére lehet jó szoftvereket kapni. A kiválasztás elsőrendű szempontja,


hogy a feladathoz legjobban illeszkedő, könnyen kezelhető program le-

gyen, amelyhez az eladó folyamatos szervizszolgáltatást – pl. bérprog-

ramhoz a törvényi és rendeleti változásoknak megfelelően készíti a módo-

sításokat – nyújt.

A számítógép használata megkönnyíti a sok információval, adattal dol-

gozók munkáját. Használata biztonságos a nyilvántartás, iratkezelés, ügy-

intézés során a különböző információk tárolásában és összegyűjtésében.

Megkönnyíti a munkát, mert a korábban bevitt információ könnyen elő-

hívható, szükség szerint gyorsan átalakítható, formázható, több példány-

ban kinyomtatható. Különböző adatállományok hozhatók létre, amelyek-

hez könnyű a hozzáférés, és más-más célokra felhasználhatók.

A számítástechnika alkalmazása sokakban azt a tévhitet alakította ki,

hogy a munkahelyeken csökken az ember szerepe, jelentősen szűkíthető a

létszám. A számítástechnika alkalmazása nagy szerepet szán az embernek,

másfajta tudást és gondolkodásmódot követel meg. Rendszerben kell

gondolkodni, a munkafolyamat összefüggéseit kell ismerni, mert minden

beavatkozás, új információ-bevitel hatással lehet mások munkájára is. A

létszám sem csökkenthető számottevően, mert a számítástechnika csak

abban az esetben szolgálhatja a munka szervezettségét, a hatékony mun-

kavégzést, ha az információk azonnal bekerülnek a rendszerbe, lásd a

kontrollingról írottakat. Ha ez nem történik meg időben, akkor csak az

utólagos regisztrálást támogatja, de nem segíti a folyamatokba való idő-

beni beavatkozást. Ezt a korszerű vezetési módszerek, vezetési rendszerek

különösen igénylik.

A fentiekből úgy tűnik, hogy a számítástechnika mindenekelőtt a ter-

melési, tervezési és a kereskedelmi területeken bír jelentőséggel. A gya-

korlat azonban bizonyította, hogy az ügyviteli munka minden területe csak

akkor eredményes és hatékony, ha a nyilvántartás naprakész, minden

ügyet és az azzal kapcsolatos intézkedést azonnal rögzít.

A diktafon

A munkaidő jobb kihasználását, célszerű beosztását segíti a diktafon

használata. Számos tárgyaláson, megbeszélésen, telefonbeszélgetésben

döntések, megállapodások születnek, amelyeket jelentőségük miatt szö-

veghűen kell rögzíteni. A rögzítésért felelős munkatárs nem biztos, hogy

ismeri a gyorsírást és jegyzetei nem elegendőek a szöveghű leíráshoz.

Ebben segít a felvételek áttétele, amelynek egyik eszköze a diktafon. Ez


olyan berendezés, amely a magnetofon szerkezeti elvéhez hasonlóan mű-

ködik, de olyan kiegészítő berendezésekkel is el van látva, amelyek segít-

ségével a leírás alatt megállítható, visszatekerhető, gyorsasága igazítható a

leírást végző tempójához. A hangvisszaadás hangszóróval vagy fülhallga-

tóval történik. A fülhallgatós megoldás a jobb, mert a szöveg áttételekor

nem zavarja a környezet munkáját.

A telefonrendszerek és az alközpontok szolgáltatásai

A hatékony és gazdaságos kommunikáció telefonok, üzenetrögzítők,

telefaxok nélkül elképzelhetetlen. Ezeknek az eszközöknek széles skálája

vásárolható meg a kereskedelemben, folyamatosan fejlődnek, újabb és

újabb eszközök jelennek meg.

1876-ban Graham Bell a Phyiladelphiában rendezett világkiállításon

mutatta be az első telefont. A telefon a távíróhálózat vezetékeit használta.

A ma is a legismertebb vezetékes információtovábbító. A beszéd akuszti-

kus energiáját alakítja át mikrofon segítségével elektromos energiává. Ezt

a villamos jelet vezetékkel, szükség esetén erősítőkön keresztül a fogadó

készülékig vezetik, ahol az elektromos jeleket hangjelekké alakítják visz-

sza.

A normál telefonok alapszolgáltatásai:

tartás (Hold),

némítás (Mute),

utolsó szám újrahívás (Redial),

hívás átadás (Transzfer),

memória (memory),

kihangosító (Speakerphone),

hangerő szabályozó (Volume).

Az elektronikus és hangposta rendszereket az az igény hozta létre,

hogy üzeneteinket biztonságosan el tudjuk juttatni a címzetthez. Ponto-

sabban akkor is maradjon írott vagy hallható információ, amikor a címzett

nem tartózkodik a helyén. Segítségükkel ma már át lehet irányítani az

üzenetet, nyilván lehet tartani, és a vállalati hierarchiának megfelelően el

lehet osztani az üzeneteket.

A hangfeldolgozó rendszerek az ügyfelek, kliensek minőségi kiszol-

gálását hivatottak biztosítani. A rendszer hangposta és híváskezelő rész-

ből áll.


A hangposta a telefonközpontra szerelt számítógép és célszoftver se-

gítségével működik, amelyet tetszőleges telefonkészülékről hívhatunk fel.

A felhasználók saját postafiókkal rendelkeznek, ahová a számukra érkező

üzenetek tárolódnak. Az illetéktelen behatolástól kulcsszó védi a fiókot.

Segítségével elérték, hogy egyetlen hívás sem hiúsul meg.

A hangos szöveg (audiotext) segítségével tájékoztatni lehet a hívókat

a legújabb közlendőnkről. Az automata központkezelő a beállítás függvé-

nyében irányítja a hívásokat.

Az állóképtelefonok a kép- és hanginformáció együttes továbbítására

alkalmasak. Felhasználásuk korlátlan. A műszaki élettől kezdve a reklám-

ügynökségen át, az orvosi munkában egyaránt felhasználható. Dia felvé-

teltől kezdve, műszaki rajzig minden elküldhető rajta.

A mozgóképtelefonok segítségével a képinformáció már megelevene-

dik. A telefonkészülék egy kamerával és egy monitorral van összekötve,

melynek révén a felek nemcsak hallhatják, hanem láthatják is egymást.

Szinte mindenütt működnek telefonalközpontok, amelyek automatiku-

san kezelni tudják a fővonal és a mellékállomás bejövő és kimenő hívása-

it. Főbb funkciói: bejövő és kimenő hívások kezelése, fővonali beszélge-

tés átadása, belső beszélgetés, híváskorlátozás, csengetés engedélyezé-

se/tiltása mellékenként, várakozásba helyezés, várakozás alatti zene, kon-

ferencia üzemmód, kaputelefon csatlakoztatása, beszélgetési idő kijelzése

stb.

A személyi hívók, rádiótelefonok újabban jelentek meg, jelentőségüket

az növeli, hogy az üzleti partner elérhetőségét a lehető legrövidebb időn

belül lehetővé teszi. A személyi hívók – különböző rendszerekhez kapcso-

lódva működnek – kijelzést adva biztosítják, hogy a hívott fél mielőbb

megkapja a számára fontos üzeneteket.

A rádiótelefon (GSM) rendszerek

A GSM (Global System Mobil) rendszereknél a felhasználó mobil ál-

lomás révén kapcsolódik a GSM rendszerhez. Háromféle készüléktípust

különbözetnek meg: gépkocsiba szerelhető, hordozható és kézi készülé-

keket. A GSM készülékek a telefonáláshoz szükséges alapvető kellékeken

(mikrofon, hangszóró, billentyűzet, kijelző) és a rádióátvitelhez szükséges

berendezéseken kívül olyan elemeket is tartalmazhatnak, amelyek csak

erre a rendszerre jellemzőek. Tartalmazhatnak olyan interfészeket, ame-

lyekhez közvetlenül más végberendezések (telefax, számítógép, adatter-


minál) illeszthetők. A GSM rendszer különféle távközlési szolgáltatások

széles választékát nyújthatja az előfizetőknek:

távbeszélő üzemmód,

segélyhívás,

telefax,

beszéd és telefax üzemmód váltakozva,

rövid üzenetek szöveges megjelenítése a kijelzőn,

elektronikus levelezés,

videotext.

Sok új szolgáltatás is megjelent a különböző forgalmazóknál, amelyek

specifikációjának a kidolgozása nem fejeződött be: pl. hívás átirányítás,

hívásvárakoztatás, hívástartás, több résztvevős (konferencia) üzemmód,

tarifa kijelzés, a hívó fél számának kijelzése.

A telefax

A telefaxok elterjedése a 80-as évek második felére tehető. A berende-

zések alkalmasak arra, hogy egy eredeti dokumentumról a feladás hely-

színéről távbeszélő összeköttetésen keresztül lehet megvalósítani az írásos

dokumentumok távmásolását. Napjainkra ez a lehetőség az elektronikus

jelekre is kibővült.

A fax, a faxsimile (ejtsd: fakszimile) szöveg, írásos dokumentum

hasonmása, másolata, a mai iroda általánosan elterjedt, legkorsze-

rűbb adatátviteli eszköze. Bármilyen irat, rajz, grafikon vagy szám-

sorokkal tele táblázatok gyorsan továbbíthatók.

A telefonálás lépéssorainak megfelelően alakították ki a telefaxok mű-

ködését. A jelenlegi ISDN alapokon nyugvó faxok kb. 4 másodperc alatt

képesek egy A/4-es szöveges lap információinak átvitelére.

A készülék felépítése

A telefaxoknál a televíziókhoz hasonlóan soronként történik a letapo-

gatás, azaz a képek elektromos jelekké való alakítása

Az érzékelő – amely egy fotodióda sorból áll – a papírról visszaverődő

fénnyel arányos feszültséggel kondenzátort töltenek fel.


A vevő oldalon a demoduláció során a processzor dekódolja a képi in-

formációt. A képmegjelenítést a nyomtatóegység végzi. A nyomtatóegy-

ség nagyrészt hőpapírra nyomtat thermofej segítségével. A papír sötétedé-

se, a hő-ellenállások hőfokától függ. A lézeres nyomtatók esetén normál

papírt használnak.

Telefax – jellemzők és szolgáltatások

Többnyire asztali kivitelezésűek, a berendezés használatához kapcsolt

távbeszélő-hálózat szükséges. A/3, A/4, B/4 méretű dokumentumot lehet

elküldeni. A faxoknál csak kicsinyíteni tudnak.

Letapogatási mód: CCD vagy Contact sensor (CS).

A nyomtatás történhet hőérzékeny vagy normál papírra.

A vízszintes irányú felbontása a berendezésnek 8 pont/mm, míg függő-

leges üzemmódban normál üzemmódban 3,85 vonal/mm, finom felbon-

tásban 7,7 mm, szuperfinom üzemmódban 15,4 mm.

Szolgáltatások:

a készülék lehet hívóművel ellátva, de van hívómű nélküli is,

kódolt hívási lehetőség, ill. csoporthívási lehetőség, automatikus új-

rahívási lehetőség,

memóriavétel lehetősége,

a készülék lehívása adott kód alapján (polling üzemmód),

telefon-fax, üzenetrögzítő szétválasztó,

átjátszó üzemmód, azaz a készülék a vett anyagot több más készü-

lék felé továbbítja,

hibaüzenet értelmezés képessége.

A faxok küldéséhez rendszerint formanyomtatványt alkalmaznak, ami

többféle lehet: csak fejléc (és esetleg lábléc), féloldalas vagy egész olda-

las.

Faxminta (zárójelben angolul):

A felső részen szerepelnek az automatika által mindig kinyomtatott

adatok: az adó kódja; a címzett kódja; dátum (órával és perccel); az adás

időtartama percben és másodpercben.


A cég pontos neve (a levelezés nyelvén, és esetleg a küldő hivatalos

rangja)


Címzett (To):

Küldő (From):

Dátum (Date):

Oldalszám (No. of the pages):

(beleértve ezt a lapot is – including this cover page)

Szöveg (Text):

Megszólítás nem szükséges. Esetenként udvariasságból mégis alkal-

maznak megszólítást. A szöveg a lényegre szorítkozik. Aláírás nem szük-

séges, de aláírható gépelt névvel vagy kézjeggyel.

A lap alján szerepelhetnek a küldő cégről további információk: telep-

helyek, telefonszámok, bankszámlaszám, adószám stb.

Záradék:

vonatkozhat a szöveg mások által történő felhasználásának tiltására

– ez különösen okiratok, szerződések esetében fontos;

ha nem érkezett meg a jelzett számú oldal, akkor azonnal jelezzen a

...............telefon/fax számon.

Irodai másoló- és sokszorosítógépek

A korszerű másológépek megjelenése együtt járt a mechanikus írógé-

pek térvesztésével, hiszen egyszerűbben, az eredetivel azonos értékű, kor-

látlan számú másolat készülhet egy iratról, rajzról. A legtöbb másológép

alkalmas arra, hogy a rajzokat, táblázatokat szükség szerint nagyítsa, ki-

csinyítse, hogy azok szövegbe illesztése az igénynek megfelelő legyen.

A kereskedelemben a másológépek számos változata kapható. Célszerű

a feladathoz, az igénynek legjobban megfelelőt kiválasztani. A választást

befolyásoló tényezők:

rendszeresen nagy példányszámban kell másolatokat előállítani;

rendszeresen 1–2 példány másolatra van szükség;

fontos, hogy a másolatokon is megjelenjenek az eredeti színek;

gyakran van szükség kicsinyítésre vagy nagyításra.

Ezek eldöntése fontos, mert nem csak sokféle az ajánlat, hanem jelen-

tős köztük az árkülönbség is.


A másolás és sokszorosítás fogalma sok szempontból különbözik egy-

mástól. Míg sokan szinonimaként használják, az alábbiakban tegyünk

különbséget a két technológia között.

A másolás esetén a reprodukálandó dokumentum jelen van a technoló-

giai folyamatban, és ez képezi a másolás alapját. A folyamat során egy

vagy legfeljebb kis példányszámú másolat készül.

A sokszorosítás esetén a reprodukciót nem közvetlenül a dokumen-

tumról készítik, hanem egy képközvetítő közegről, az ún. nyomóformáról.

Ebben az esetben a másolandó eredeti dokumentum csak a nyomóforma

készítésekor van jelen.

Az egyes másoló eljárások legfontosabb technológiai jellemző, és az

alkalmazott technika szerint a következők alapján csoportosíthatók:

fényképészeti, optikai másolás (reprodukciós másolás),

fényképészeti kontakt másolás,

fénymásolás (ibolyán túli vagy infravörös sugarakkal),

elektrosztatikus (a fényérzékeny réteg félvezető).

Az irodában történő másolás eszköze elektrosztatikus elven működik.

Az elektrosztatikus másolás: az eljárás során használt fényérzékeny

réteg, amelyen a másolat képe kialakul, a látható fényre érzékeny félveze-

tő, más néven fotovezető. Ilyen félvezető pl. a szelén (Se), a kadmium-

szulfid (CdS) vagy a cink-oxid (ZnO). Ezt az eljárást a hétköznapi nyelv-

ben fénymásolásnak nevezzük.

A berendezés működése

A fénymásoló gépek az iroda- és kommunikációs technikában terjedtek

el. Könnyen kezelhetők, kezelésük az alapkonfigurációban különösebb

szakértelmet nem igényel. A berendezésbe felülről helyezzük be a máso-

landó eredeti dokumentumot, amely lehet síklap vagy akár vastagabb

könyv is. Az adagolótálcák feltöltése után kiválaszthatjuk a kellő lapmére-

tet. Amennyiben a lapméret és eredeti méret nem egyezik, lehetőség van

kicsinyítésre és nagyításra. A berendezések kézi adagolással is működtet-

hetők. Minden gépen lehetőség van a kontraszt többfokozatú megválasz-

tására.

A berendezések általában 10 másodperccel a bekapcsolás után üzemel-

tethetők.


A berendezést addig nem szabad kikapcsolni, míg a hűtőventillátor

működik.

A másológép vázlata és piktogramjai

1. A papírelakadás jelzője 8. Várjunk

2. A festékgyűjtő jelzője 9. Ellenőrizzük a papírméretet

3. A festéktartály jelzője 10. Tegyünk be másolópapírt

4. A papírtálca jelzője 11. Tegyünk be festékgyűjtőt

5. Szüntessük meg a papírelakadást 12. Munkamegszakítás

6. Töltsünk be festéket 13. Másolásra kész

7. Helyezzük be a papírtálcát 14. Papírelakadás a szorterben

A másolóberendezések főbb jellemző és adatai:

másolórendszereik elektrosztatikus normál papírra, száraz eljárással

működnek,

konstrukció: hordozható, asztali, állványos,

másolható anyagok: lapok, könyvek, háromdimenziós tárgyak,

a másolandó példány lapmérete: maximum A/3, minimum A/6,

a másolat nagysága: A/3–A/6,

másolási sebesség: 5–60 másolat percenként,

az első A/4-es másolat 5–20 sec alatt készül el,

fokozatmentes méretarányok 64–156% között,

előre beprogramozott arányok 70, 81, 90, 98, 115, 122, 141%,


papíradagolás: kézi és automatikus (kazettából) történő lapadagolás,

kazettából: normál papír; Kézi adagolással: könnyű kartonlap (90–

160 gr/m2),

a papíron kívül speciális A/4 méretű írásvetítő fólia is adagolható,

a másolatok száma: 1-től 99-ig.

Külön tartozékok:

kétoldalas eredeti tároló,

10, 20, 40 rekeszes szorter,

kétoldalas másoló adapter,

színes festékanyagok (piros, kék, barna, zöld),

A másolóberendezések csoportosítása a fenti jellemzők alapján:

Méret szerint: kisméretű asztali, kompakt, állványos.

A kisméretű asztali gépek: percenként 10–15 másolatot készítenek,

A/3, A/4 vagy A/4, A/5 méretben. Csak fekete-fehér másolatot ké-

szít 1:1 méretben. Szorterrel és többfunkciós dobozos adagolóval

nem rendelkezik.

Középméretű kompakt gépek: percenként kb. 30 másolatot készíte-

nek A/3–A/5 méretben, a feketén kívül legfeljebb 1–2 színben. Na-

gyítási/kicsinyítési lehetőséggel rendelkeznek. A szorterja 5–10 re-

keszes.

Állványos, nagyteljesítményű másolók: percenként 60 másolatot

készítenek, A/3–A/6 méretben. Több szín nyomtatására alkalmas

berendezések. A kicsinyítés/nagyítás beállítása történhet fokozat

nélküli vezérléssel, illetve programozhatóan. 40 lapos szorterrel,

fordítóegységgel és lyukasztóval is rendelkeznek.

Nyomathordozók

Az ügyviteli célra használt papírok fő jellemzője a grammsúly, az alap-

anyag és a méret.

Napjainkban a 80–120 g/m2 jelzésű papírokat használják. Más minősé-

gű papírt használnak levelezésre – nyilvántartásra –, míg mást a könyv-

nyomtatásra.

A következő papírméreteket különböztetik meg.


AZ ALAK

JELE

MÉRET (MM) MEGNEVEZÉS FELHASZNÁLÁS

A/0 841x1189 négyszeres ív poszter

A/1 594x841 kétszeres ív összeállítási rajz

A/2 420x594 egy ív nyomdai ív, tervrajz

A/3 297x420 fél ív műszaki rajz

A/4 210x297 negyedív gépelés, nyomtatás, másolás

A/5 148x210 nyolcadív írólapméret

A/6 105x148 16-od ív borítékméret

A/7 74x105 32-ed ív meghívókártya

Az irodai munkában meghonosodott papírméretek

Az irodai-ügyviteli kommunikációban az A/4-es méret terjedt el a leg-

jobban. A szabványos papíralakok hosszabb oldalméreteinek felezésével

kapott kisebb alakokat a betűjel mellé írt számmal jelölik (pl. A/2), amely

egyben kifejezi azt is hogy a papíralak alapméretét hányszor felezték.

Tudni kell azonban azt, hogy e méret mellett létezik a B jelű alak, ahol az

oldalak aránya 2/3. Ez a méret a fotózásnál alkalmazott filmkocka (24×36

mm) méretéből alakult ki. Így jöttek létre a 24×36, 60×90, 9×120,

180×270, és a 360×540 mm-es kép, illetve papírméretek. Az ún. francia

ívarány mértéke 3:4, amely érték a tévé képméretének arányával egyezik

meg.

Számológép, menedzser kalkulátor

A kézi – elektronikus számológép (esetleg naptárral, stopperórával és

még további funkciókkal) jelentős változást hozott az irodai munkában. A

napi munkában, tárgyaláson, utazás közben szinte nélkülözhetetlen.

A menedzser kalkulátor a számológép továbbfejlesztett változata, tele-

fon- és címjegyzékkel, határidő-nyilvántartással. Ma már az üzleti tárgya-

lások szinte nélkülözhetetlen kellékei.

Az asztali PC-k utazó változata a notebook, amelyek teljesítménye

megközelíti vagy felülmúlja azokét. Csatlakoztatható különböző periféri-

ákhoz (fax, másológép), telefonvonallal a cég számítógéprendszeréhez.

Komoly üzleti tárgyalások, konferenciák, előadások fontos kelléke.


Egyéb irodában használt eszközök

Az irodában készült vagy beérkező dokumentumokat, leveleket a cég-

nél kialakult rend szerint irattartókban gyűjtik össze, az ügy elintézése

után az irattározás rendjének megfelelően lerakják. A különösen fontos

dokumentumokat zsinórral összefűzik a borítóval a lyukasztás helyén, és a

hátsó belső borítón viasszal rögzítik. Ennek eszközei: viasz és viaszol-

vasztó, fémpecsét és némi kézügyesség a viasz kerek formában való kiön-

téséhez.

Számos olyan irat, dokumentum készül az ügyvitel különböző területe-

in, amelyek munkaanyagként szolgálnak a végleges változat előtt. Minde-

gyik tartalmazhat fontos információt, amelyet üzleti titokként vagy szemé-

lyiségi jogként kell kezelni. Ezek felhasználhatatlanná tételét végezhetjük

az iratmegsemmisítővel. Ez az eszköz azt a célt szolgálja, hogy a már nem

szükséges, de fontos információt tartalmazó iratot olyan állapotúvá teszi,

hogy azt újra nem lehet felhasználni, elolvasni. A megsemmisítendő

anyagot vékony csíkokra vágja.

Azokon a munkahelyeken, ahol jelentős a készpénzforgalom, célszerű

bankjegyszámlálót használni. Működése: egyenként pörgeti át a papírpén-

zeket, számukat a digitális kijelzőn mutatja. Célszerű a műveletet kétszer

elvégezni.

Információs kiadványok használata Az ügyintézés sikerét befolyásolja, hogy az ügyintézők a fontos infor-

mációkat megkapják, és azokat kezelni tudják. Szinte nincs olyan munka-

kör, ahol a hivatalos közlönyöknek, miniszteri rendeleteknek ne lenne sze-

repe. A munkakörhöz kapcsolódó törvényeket, rendeleteket naprakészen

ismerni kell. A törvények, rendeletek olvasása feltételez bizonyos jogi

alapműveltséget, amely ha nincs meg, akkor gyorsan pótolni kell.

A szakmai területhez kapcsolódóan a folyóiratokban folyamatosan je-

lennek meg írások, amelyek újabb ötleteket, eljárásokat ismertetnek, eze-

ket hasznos dolog figyelemmel kísérni.

Egyes beosztásokban a munkakörhöz tartozik utazások előkészítése,

megszervezése. Jól kell tudni kezelni a különböző menetrendeket, térké-

peket. A jól kiválasztott útvonallal, közlekedési eszközzel időt és esetleg

pénzt is meg lehet takarítani.

A különböző menetrendek azonos szerkesztési elgondolás alapján ké-

szülnek. A legközismertebb a Magyar Államvasutak (MÁV) menetrendje,


amely évenként megjelenik, a változásokat a pótfüzetek tartalmazzák. A

menetrendben megtaláljuk a magyarországi és a nemzetközi vasútvonalak

térképét, az állomások névmutatóját és a menetrendtáblázatokat. A vasúti

térképen az egyes vonalak mellett és az állomások neve mellett számok

vannak, ez azt mutatja, hogy a keresett vonal, ill. állomás milyen számú

menetrendtáblázatban van.

A menetrendtáblázatban mindig az indulás helyéről az utazás céljáig

(pl. Budapest–Debrecen, Debrecen–Budapest) kell keresni az adatokat. A

különböző jelek (*, ~, + stb.) értelmezése a menetrend elején, a jelmagya-

rázatban található meg. Ezek tájékoztatást adnak, oda kell figyelni rájuk.

Elveiben hasonló az autóbusz-közlekedés és a légi közlekedés menet-

rendje is. Azok az ügyintézők, akik munkájukból adódóan sokat utaznak,

ismerjék a menetrendek kezelését, mert a jól kiválasztott közlekedési esz-

köz és a jól megtervezett utazás hozzájárulhat a sikeres ügyintézéshez. Ma

már a vasút vonalain számos helyre közlekedik olyan járat, amely az uta-

zás közbeni munkához is jó feltételeket biztosit (city, intercity járatok).

Az utazás előkészítéséhez tartozik a közlekedési eszközön a helyfogla-

lás, a szállásfoglalás, a kiküldetés helyszínén a közlekedés. Ez abban az

esetben is fontos, ha nem másnak, hanem magunknak tervezzük a kikül-

detést. A cél az, hogy a tárgyalás helyszínére viszonylag pihenten, kon-

centrációs képességünk birtokában érjünk.

A külföldi utak szervezésekor az előzőek mellett az úti okmányok be-

szerzése, érvényességük ellenőrzése, a devizaellátmány felvétele, majd az

út lezárásaként az úti jelentés elkészítése, elszámolás a felhasznált és az el

nem költött devizáról a munka részét képezik. Mindezek könnyen megta-

nulhatók és alkalmazhatók.


III. Írásbeli kommunikáció –

levelezés

Az írás vagy dokumentum már akkor is beszél, amikor kézbe veszi a

címzett. Az első benyomást már akkor kapjuk, amikor kézhez vesszük a

borítékot. A papír minősége, a címzés megírásának igényessége a jó be-

nyomás keltés igénye.

Tekintettel arra, hogy a dokumentumok több oldalasak, több részből

épülnek fel. A részeket egymástól el kell választani, tagolni kell. A tago-

lás arányos és szabályos volta a térbeli elhelyezkedés, a margó, a bekezdé-

sek, a sorok, a szótávolság, a szövegkiemelés. Ezek együttese teremt az

olvasóban kedvező vagy kedvezőtlen benyomást. A formai összhatás kelti

fel az érdeklődést vagy teszi közömbössé az olvasót. A margó és a fejléc

megválasztása, a megszólítások utáni térkihagyások, az író arányérzékéről

és a címzett iránti tiszteletadás mértékéről tanúskodnak. A bekezdések

megléte a tagolásról tanúskodik.

A dokumentumot körbefoglaló fő részek:

A lap felső szélén a fejléc, az alján a lábléc foglal helyet. Ezeken a ré-

szeken olyan szövegrészeket helyezünk el, amelyek laponként megjelen-

nek. A margók a tényleges szövegnek, azaz a szövegtükörnek a lapszélek-

től való távolságát határozzák meg. Alsó, felső, jobb és bal oldali margó-

kat használunk. Ezek méretének megválasztása a dokumentumok bekötte-

tésénél fontos.

A dokumentum formai beállításai:

A betűk méretét pontban jellemzik. Többféle pontrendszer létezik. A

szövegszerkesztőkben A/4-es lapon használatos normál betűnagyság a 12

Pt nagyságú betű 4,217 mm nagyságú. A karakterek helyfoglalása a betűk

típusától és méretétől is függ. Míg az írógépeknél általában azonos nagy-

ságú helyet foglal el minden betű, a szövegszerkesztők betűtípusainak

nagy része azonban nem azonos szélességűek. Az ilyen helyfoglalásnál

arányos (proporcionális) írásmódról beszélünk. Az ilyen írott szöveg a

szemnek tetszetősebb.


A sorközök a betűk által alkotott sorokat elválasztására szolgál. A sor-

közök száma az irat tagolását, áttekinthetőségét szolgálja. A legsűrűbb

írás 1-es sortávolságnál keletkezik, amikor is egy A/4-es lapra 66 sor és

66 sorköz fér el a margók beszámítása nélkül. A hagyományos íráskép

1,5-ös (másfeles) sortávolságot jelent. Ekkor minden sor után két sorköz

van az A/4-es papíron, azaz 88 sorköz 44 sor, fér el.

A szövegkiemelések történhetnek betűváltoztatással, félkövéren, dől-

ten, félkövéren és dőlten, ritkítva , aláhúzva, szaggatott vonallal aláhúz-

va és bekeretezéssel.

A bekezdések sorokból és sorközökből épülnek fel. Az olvashatóság

követelményeit szem előtt tartva célszerű, ha a bekezdések első sorát bel-

jebb jelöljük ki. A bekezdések utolsó sorát kimenetsornak nevezik. Ha ez

a sor egy új oldalra esik, akkor fattyú- vagy árvasor keletkezik. Ennek

elkerülésére ügyelni kell.

A fejezet fogalom alatt, olyan formai egységet értünk, amelyen belül,

bizonyos paraméterek változatlanok, ill. összefüggésben vannak egymás-

sal.

Természetesen a dokumentumok tovább részletezhetők, de ez már a

szövegszerkesztési ismeretek sorába tartozik.

A szövegterjedelem meghatározása

A szerzői ív fogalma

Egy szerzői ív 40 000 n, azaz betűhelyet tartalmaz. Egy írógéppel gé-

pelt oldalra 25 sor fér el és egy sorban 50 leütés található, így minden ol-

dalon 25×50 = 1250 n, azaz betűhely található. Ha például egy kézirat

terjedelme 50 gépelt oldal, 50 oldalon 1250× 50 = 62 500 n van

A szerzői ívek számát megkapjuk, ha 62 500-et osztjuk 40 000-rel.

Eredménye 1,5 szerzői ív. Ehhez természetesen hozzá kell számítani az

ábrák, a táblázatok, jegyzetek, a címlapok és a tartalomjegyzék terjedel-

mét is.

A karakterek helyfoglalása a betűk típusától és méretétől is függ. Erre

az előző oldalon a „betűk méreténél” már kitértünk.

A számítógépek elterjedésével ez a számítás gyökeresen megváltozott.

Az az oka, hogy a szövegszerkesztők többféle betűtípussal rendelkeznek,

amelyeknek a nagysága és helykiosztása nagyon eltérő. Ma átlagosan egy


A/4-es lapra – betűnagyságtól függően – 1800–2000 leütés fér el. Így el-

mondhatjuk, hogy egy ívre kb. 18–20 oldal terjedelem fér el.

A leggyakrabban előforduló levélfajták

A szervezetek működéséhez szervesen hozzátartozik, hogy leveleket

kapnak és leveleket küldenek egymásnak és magánszemélyeknek, ezek

közül a legáltalánosabb a levél. A hivatalos érintkezésben különösen fon-

tos a levél, hiszen a különböző ügyek megtárgyalása rendszerint követ-

kezményekkel jár, amit írásos formában is rögzíteni kell. Az ügyrend és a

kialakult gyakorlat szerint az ügyintézők vagy maguk intézik levelezésü-

ket, vagy az adminisztrátor – titkárnő – írja le és küldi el a leveleket.

Közéleti levelek

Ezek nem két ember személyes viszonya alapján íródnak; ide soroljuk

a dokumentumként szolgáló ügyiratokat is. Egy részük tartalma jogi vagy

anyagi következményekkel is jár. Ilyenek például a szerződések, a felleb-

bezések, a megrendelések stb.

A közéleti levelek írójának és címzettjének viszonya

egyenrangú: ez a viszony két állampolgár egymással kötött szerző-

dése, két cég levelezése. A vállalkozások szaporodtával növekedett

az egyének és a cégek közötti – egyenrangú felek közötti – levélfor-

galom.

egyenlőtlen a címzett javára: ez a viszony, ha kérvényt, fellebbe-

zést, vagy jelentést adunk be,

egyenlőtlen a küldő javára: ez a viszony, ha rendeletet, engedélyt

ad ki, határozatot hoz stb.

A közéleti levelekben olykor eltűnik a személyes kapcsolat a levélíró

és a címzett között, az előadott ügy van előtérben. Azonban ez is feltéte-

lezi az udvarias előadásmódot. A tárgyilagos hangnem mögött is jelenjen

meg az ügyintéző, ill. az állampolgár megbecsülése. Ez kifejezésre juthat

a megszólításban, a közlés megfogalmazásában, a búcsúzó formában.


A marketingtevékenységhez kapcsolódó levelek, iratok

Tájékoztatólevél: arra szolgál, hogy a szervezetek tevékenységükről,

árujukról szolgáltatásaikról tájékoztatást adjanak meglévő és lehetséges

partnereiknek.

A tájékoztatólevél és a szórólap keveréke a direct-mail, hatékonyságá-

nak feltétele a postázás alapját képező név- és címjegyzék.

Ajánlatkérés: a beszerzés, kereskedelem fontos eszköze, amely segít az

optimális döntések meghozatalában.

Ajánlat: egy cég ajánlata árura vagy szolgáltatásra. Tartalmazza a szál-

lítási, minőségi és fizetési feltételeket. Az ajánlat jogi kötöttséggel jár. A

Ptk. 211. §-ában ez áll: „Aki szerződéskötésre ajánlatot tesz, ajánlatához

kötve marad, kivéve, ha kötöttségét az ajánlat megtételekor kizárta. [...]

Az ajánlattevő kötöttségének idejét meghatározhatja.”

Megrendelés, rendelés visszaigazolása: a megrendelő terméket vagy

szolgáltatást rendel. A megrendelés tartalmazza a mennyiséget, a minősé-

gi paramétereket, a teljesítés, ill. szállítás határidejét, a számla kiegyenlí-

tésének módját. A rendelés visszaigazolásában az eladó visszaigazolja a

megrendelés minden elemét. A megrendelés és a megrendelés visszaiga-

zolása szerződésként is funkcionál.

Reklamáció: a reklamációs levél a megrendelés teljesítésével kapcsola-

tos kifogásokat jelzi. Pontosan meg kell írni, hogy a megrendelő mit igé-

nyel: kártérítést, a hiba kijavítását, a termék kicserélést, vagy minőségi

kifogás miatt eláll a termék vagy szolgáltatás átvételétől. Ezeknek a leve-

leknek a megfogalmazásakor különösen ügyelni kell a pontosságra, félre-

érthetetlenségre, mert rendszerint a jogi ügyletek dokumentációját képe-

zik.

Pénzforgalommal kapcsolatos irat, levél

A termékek és szolgáltatások árának kiegyenlítése bankszámla-jóvá-

írással vagy készpénzzel történhet. Az 1997. július 1. óta érvényben lévő

PM rendelkezés – amely a készpénzforgalom korlátozását írja elő minden

1 000 000 Ft feletti kifizetést csak bankon keresztül – engedélyez. A gaz-

dálkodó szervezetek pénzforgalmuk lebonyolítására bankszámlaszerző-

dést kötnek egy bankkal, amely a továbbiakban nyilvántartja és kezeli

pénzeszközeiket, a számla javára, ill. terhére elvégzi a pénzműveleteket.


Adásvételi szerződés

Létrejöhet magánszemélyek, magánszemély és vállalat (intézmény),

vállalat (intézmény) között termék, szolgáltatás, ingó és ingatlan vagyon

értékesítésére. Az adásvételi szerződés az eladóra is és a vevőre is jogi

következményekkel jár, meghiúsulás esetén anyagi következményekkel is.

Levelezés

A levelek sokféle elgondolás alapján készülnek, de törekedni kell arra,

hogy azok alakilag és tartalmilag kifogástalanok legyenek. Bárkinek

írunk, arra kell törekedni, hogy félreérthetetlenül, szép magyarsággal tö-

mören fogalmazzunk, kerüljük a dagályos fogalmazást. A nyelvi hibák

elkerülésében segítséget ad a Grétsi László által szerkesztett „Hivatalos

nyelvünk kézikönyve” című kiadvány.

A hivatali nyelv sajátos képződmény: tárgyilagos, merev, megszokott

fordulatokkal, kifejezésekkel él, elszemélytelenedett, gyakran túlkombi-

nálja a mondanivalót és a mondatszerkezetet. Ennek a stílusnak a veszé-

lyeit el kell kerülni, mert a hivatali nyelv is lehet szabatos, jól áttekinthe-

tő, könnyen és félre nem érthető, jól szerkesztett és nyelvtanilag helyes.

Ez egy kicsit több figyelmet és gondolkodást igényel, a partnerek többsé-

ge ezt honorálja.

A stílus a szöveg nyelvi elemeinek kapcsolata a tartalommal. Részei: a

hangvétel, a kifejezések megválasztása, a szóhasználat, a mondatfűzés;

színesítik a stílust a jelzők, szókapcsolatok, kiegészítések, magyarázatok.

A stílust a szóválasztás jellemzi a legjobban:

személytelen vagy személyes kifejezések,

egyes szám vagy többes szám első személy használata,

semleges vagy bizalmas hatású fogalmazás,

a jelzők megválasztása,

minősítő megfogalmazások,

szakkifejezések vagy azok köznyelvi változatának használata,

szövegélénkítés,

nyelvi humor.

A levél tartalmán kívül a formája is fontos. Ismerni kell a Magyar

Szabványügyi Hivatal ún. levélszabványát, „A gépelt levél Műszaki

Irányel-vei”-t (MI 3495/2-86). Ebben megtalálható, hogy milyen adatokat


kell tartalmaznia a hivatalos levélnek, mit hová kell írni, hogyan kell egy

szöveget elhelyezni a papíron stb.

A levél részei

A feladó megnevezése (neve, címe): ezt általában a cégjelzéses papír

tartalmazza. A szervezetek általában cégjelzéses levélpapírt használnak,

mert ez egyúttal reklámhordozó is – ami más szempontok miatt is fontos.

A vállalat, intézmény megjelenítése ezzel a reklámmal figyelemfelkeltő,

vonzó lehet, de csak akkor, ha ezt ízléssel, mértéktartással alkalmazzák.

A címzett feltüntetése (neve, címe): a levél elején a teljes nevet, az ud-

variassági kitételt, a rangot, a szervezet pontos megnevezését és címét le

kell írni.

A keltezés: hazai szokásaink szerint a dátum a levél aljára, bal oldalra

kerül, külföldön a levél elejére, jobb oldalra, a címzéssel azonos, vagy az

azt követő sorba.

A hivatkozási adatok (iktatószám, a saját és a partner hivatkozási szá-

ma, esetleg az ügyintéző feltüntetése): a keltezés alá kerül, sorkihagyás

nélkül; az iktatószámunk, – számuk feltüntetése jelentőséggel bír a posta-

bontáskor, levelek szortírozásakor, hamarabb kerül az ügyet intézőhöz.

A postai utasítás – Ajánlott! Expressz! stb.: ez a postázást végzőnek je-

lent világos utasítást.

A tárgy megjelölése: a tárgy megjelölését címnek kell tekinteni, nagy-

betűvel kezdjük, és a végén nem teszünk pontot. Pl. Tárgy: Pályázat.

A megszólítás: soha ne hagyjuk el.

személytelen: anyagrendelés, ajánlatkérés stb.; ilyenkor is illik egy

udvariassági gesztus: „Tisztelt Bérosztály!”

személyes jellegű levelek: ideszámít minden „fölfelé” menő irat; né-

ven vagy rangon való megszólítást kell alkalmazni, a hozzátartozó

udvariassági formulákkal: „Tisztelt Kovács Úr!”, „Tisztelt vagy

Kedves Vezérigazgató Úr!” – a jelzők választhatók.

A megszólítást a tárgy megjelölése után 2 sor kihagyásával nagy-

betűvel kezdjük, és utána felkiáltójelet teszünk. Ha több szóból áll a

megszólítás, akkor a tulajdonneveken kívül a megszólításban sze-

replő közneveket is nagybetűvel írjuk.

A levél szövege: a levélben gyakran említünk harmadik személyt, ezt

mindig a név vagy a rang és az udvariassági formulával tesszük. „A ..........

-n tartott megbeszélésen Szabó igazgató úr a ................ vállalattól úgy


tájékoztatott...”, vagy „.......... a miniszter úr úgy döntött...”. A halmozás

„Tóth István belügyminiszter úr ...” felesleges.

Szükségtelen az udvariassági kitétel leíró, vagy tájékoztató jellegű szö-

vegekben.

A levél tartalmi követelményei:

világos, pontos fogalmazás,

udvarias hangvétel,

szakmai szabatosság,

megfelelő terjedelem.

A külalak: a levél külalakja egyúttal bemutatja azt a céget is, amely azt

küldte, meghatározó információkkal szolgál. A levelek írójukat képvise-

lik, jellemzik. Igénytelen külalak igénytelen partnert sejtet.

Az áttekinthető szerkesztés, a jól olvashatóság – amelyet a jól megvá-

lasztott betűtípus is szolgál – alapvető követelmény.

A levél szövegét úgy kell elhelyezni a levélpapíron, hogy bal oldalon

20–25 mm, jobb oldalon minimum 10 mm margó maradjon.

A levél szövegét egyes sortávolsággal célszerű írni. De ha rövid a szö-

veg, akkor lehet másfeles sortávolsággal.

Az új bekezdést mindig valamilyen új gondolati egység jelölésére

használjuk.

A kiemeléseket a szöveg többi részétől eltérő szedéssel (félkövér,

dőlt), középre zárással vagy ezek kombinációjával jelölhetjük.

Nemcsak kiemelések fordulnak elő, hanem felsorolások is. Erre hasz-

nálhatunk arab számot, római számot, kisbetűt, nagybetűt. Számok után

mindig csak pontot, a betűk után pedig fél zárójelet kell tenni. Pl.: 1., I.,

a), A).

A felsorolást nem a margónál, hanem öt betűhellyel beljebb kezdjük.

Ha gondolatjelet használunk felsoroláskor, akkor szintén öt betűhellyel

kezdjük beljebb a margótól, a gondolatjel után egy betűhelyet ki kell

hagyni, a felsorolt szavak után vesszőt kell tenni, az utolsó szó után pon-

tot teszünk.

Pl.:

Legközelebbi beszerzések:

— motor alkatrészek,

— karosszéria elemek,

— rádió alkatrészek.


A levél búcsú szavai: a formában visszajön a megszólítás, de nem azo-

nos módon. Nyomatékot ad az „intézkedését várva/köszönve” változatok.

A cirkalmasság „Maradok őszinte tisztelettel és nagyrabecsüléssel az

Ön híve” régóta kiment a divatból, és inkább taszít, mint hasznos.

Az aláírás és a bélyegző: az aláírás követelménye a cégszerűség.

Formái: egyedül a szervezet első számú vezetője,

ketten együtt az erre felhatalmazottak.

Az aláírások általában nehezen olvashatók, ezért a nevet alája gépelik.

(Ezt korábban zárójelbe tették, a jelenlegi gyakorlat szerint ezt nem te-

szik.)

A bankok, pénzintézetek és egyéb hatóságok – a biztonság miatt – elő-

írják az aláíró személyének és aláírásának hitelesítését, ez az aláírás-

minta.

Különbség van az aláírás és a kézjegy között. Ez utóbbi az aláírás rövi-

dített változata, többnyire belső szignálásra, láttamozásra, de hitelesítve

aláírásként is elfogadható.

A bélyegző: szerepe a dokumentum hitelesítése. A szervezeten belüli

levelezésnél nem használják. A külső levelezésben jogszabályok vagy

egyéb megállapodások írhatják elő, milyen alakú és tartalmú bélyegző

fogadható el hivatalosnak. Téglalap alakú, de különböző tartalmú: csak

cégnevet, cégnevet és bankszámlaszámot, cégnevet, bankszámla- és adó-

számot is feltüntető.

A körbélyegző megkülönböztető jelentőséggel bír, a posta mellett ha-

tóságok használják okiratokon: útlevél, személyi és egyéb igazolványok,

telekkönyvi kivonat stb.

A nemzetközi gyakorlatban az iratot hitelessé csak az aláírás és nem a

bélyegző lenyomata teszi. Ezt különösen indokolja: a bélyegzőkészítés

technológiája úgy fejlődött, hogy bármilyen bélyegző rövid idő alatt má-

solható és elkészíthető.

Külső levelezésnél sem alkalmaznak bélyegzőt olyan leveleken, irato-

kon, amelyek küldőjének hitelessége nem kérdőjelezhető meg.

A melléklet(ek) felsorolása: a pontos felsorolás nagyon fontos, hiszen a

lényeg sokszor éppen a mellékletekben van, és a levél csak a kísérő szere-

pét tölti be. A mellékleteket darabszámmal is jelölhetjük, de fel is sorol-

hatjuk azokat külön külön megnevezve. Például


Melléklet: 3 db. vagy Melléklet:

1 db. pályázati anyag

1 db. alapító okirat másolat

1 db. APEH igazolás

A boríték: a hivatalos levelezésnél a borítékon nyomtatott formában

kell a küldő cég nevének és címének szerepelni. Magas rangú személyiség

borítékján a küldő szerv neve és a küldő rangja szerepel.

A feladó nevét, pontos címét, az irányítószámot, ha van, postafiókszá-

mot mindenképpen fel kell írni. Az irányítószám és a postafiókszám után

nem kell pontot tenni, mert ezek kódszámok.

Ha a címzett neve hosszú, akkor két sorba írjuk, mert jobban mutat. A

címzett nevét közvetlenül a vállalat neve alá írjuk sorkihagyás nélkül,

utána egy sor kimarad, és következik a helységnév aláhúzva, sorkihagyás

nélkül az utcanév és a házszám, közvetlenül ezek alá az irányítószám.

Borítékminta:

Feladó: KÜLDŐ NEVE

VÁROS, UTCA HSZ.

IRÁNYÍTÓSZÁM

CÍMZETT INTÉZMÉNY, VÁLLALAT

CÍMZETT SZEMÉLY

VÁROS

UTCA, HÁZSZÁM

IRÁNYÍTÓSZÁM

A levelezésről eddig szerzett ismereteink nem biztos, hogy elegendőek

az idegen nyelvű levelezéshez. Természetesen az eddigiek is fontosak, de

további fontos elemekre kell odafigyelni:

a levelet küldő szervezet neve pontosan fordítandó, ez kötelezően

megtalálható az alapító okiratban, a cégbejegyzésben;

mindig a levelezés nyelvével azonos nyelvű fejlécű levélpapíron il-

lik írni;

a nevek soha nem fordítandók le, Margit sose legyen Margaret,

Andrew soha nem András.


Levélminta:

.........................................CÉG NEVE

Alapítva 1990. Irányítószám, HELYSÉG, Út, Utca, házszám

telefon/fax ..................

...................................CÍMZETT

Helység Budapest, 1998. hó, nap

Utca, házszám Iktatószám: 103/1998.

irányítószám Ügyintézőnk: ....................

Ügyintézőjük: ....................

Tárgy: ....................

Tisztelt ........................................!

..................................................................................................................

.......................................................................................................................

..........................................

..................................................................................................................

......................................

* .............................................................................................................

.......................................................................

* .............................................................................................................

.......................................................................

..................................................................................................................

.......................................................................................................................

..........................................

Tisztelettel:

........................................ név

ügyvezető igazgató

Mellékletek: 3 db


IV. Ügyviteli feladatok ellátása

A szervezetek különböző feladatok ellátására jönnek létre, de minde-

gyiknek el kell látni a szervezet tevékenységével kapcsolatos ügyvitelt. Az

egyes szervezeteknek akár termeléssel, államigazgatással, kereskedelem-

mel vagy szolgáltatással foglalkoznak, emberekkel és ügyiratokkal is kell

foglalkozni.

Az ügyvitel

Az ügyvitel a szervezeten belüli ügyintézés szabályozott rendje,

megállapítja az ügyek elintézéséhez szükséges tennivalók rendjét.

Az ügyvitel és az ügyintézés nem ugyanazt jelenti, bár ezt sokan azo-

nos fogalmaként használják. Az ügyvitelnek része az ügyintézés is, de

ennél sokkal tágabb tartalmú fogalom. Elemei:

ügyintézés,

iratkezelés,

az ügyvitelhez és az iratkezeléshez kapcsolódó határidő nyilvántar-

tás,

iratok, levelek, számlák, jegyzőkönyvek készítése.

Az ügyrend

Az ügyvitel rendjét az ügyrend szabályozza. Az ügyintézőknek az ügy-

rend ad eligazítást. Az ügyrendet másképpen Szervezeti és Működési

Szabályzatnak is nevezik. Az ügyrend szokásos mellékletét képezik a

munkaköri leírások, amelyek pontosan meghatározzák az egyes munkakö-

rök feladatát, a munkakört betöltők jogait és kötelességeit.

Az ügyrend magába foglalja a szervezetek feladatait, rendezi az

alá-, fölérendelési viszonyokat, hatásköröket. Az ügyrendben az

egyes szervezeti egységek feladatait, hatáskörét, intézkedési jogát

pontosan leírják.


Egyszerű szervezeti tábla

A szervezeti tábla általában eligazítást ad a szervezeten belüli irányítási

és kapcsolati rendszerről, az ügyviteli folyamatokról.

A továbbiakban nézzünk meg egy egyszerű szervezeti táblát:

Egyszerû szervezeti tábla

üzem

termelés

raktározás

kereskedelem

müszaki ig.

számvitel pénzügy

fõkönyvelõ

gazdasági ig.

titkárság

igazgató

A szervezeti táblán az elnevezések természetesen változtathatók, hi-

szen más elnevezéseket használnak az államigazgatás különböző intéz-

ményeiben, a gazdálkodó szervezeteknél, vállalatoknál, a kereskedelmi

vállalatoknál, a szolgáltatást végző cégeknél stb.

A táblán a megszakítás nélküli vonalak a közvetlen irányítási kapcsola-

tokat mutatják, a sűrűn szaggatott az együttműködést, a szaggatott vona-

lak a mindennapos munkakapcsolatot jelentik. A szervezeti táblában jelölt

utak az ügyek intézésének útjai is.

A szervezetek nagyságuktól függően mélységükben sokkal tagoltab-

bak. Egy munkaterületen – osztályon – belül is vannak alá-, fölérendeltsé-

gek, csoportok, vezető vagy kiemelt munkatársak, akik rendszerint vala-

milyen döntési hatáskörrel is rendelkeznek.


Az ügyintézés

A továbbiakban vizsgáljuk meg, hogy a munkatársak az ügyrend elő-

írásainak megfelelően hogyan látják el ügyintézési feladataikat.

Az ügyintézés: az ügyvitel alapvető része. Olyan tevékenység,

amelyet személyesen, telefonon, vagy írásban ügyfelekkel, üzleti

partnerekkel, belső munkatársakkal az ügyek, főnöki utasítások

megoldására folytatnak az ügyintézők.

Az ügyeknek ügyintézőjük van, akit a szervezetben kialakult rend sze-

rint nevezhetnek ügyintézőnek, előadónak. Nekik az a feladatuk, hogy a

rájuk kiosztott ügyekkel érdemben foglalkozzanak, azokat megoldják, és a

megoldást dokumentálják. Az ügyek intézése során iratok keletkeznek.

Az irat

Az irat fogalmába beletartozik minden olyan irat, amely termé-

szetes vagy jogi személy tevékenysége során keletkezett, és az va-

lamilyen tényt, adatot, akaratnyilvánítást bizonyít.

Az iratok között különös szerepe van az okiratnak (okmány), amely le-

het hatóság vagy magánszemély által tényt, adatot, akaratnyilvánítást bi-

zonyító, meghatározott alakisággal kiállított irat.

Az okiratokat úgy is megkülönböztetjük, hogy az közokirat, amelyet

hatóság, hivatalos személy állít elő meghatározott alakisággal, ennek ré-

sze az erre feljogosított ügyintéző aláírása és a hivatali pecsét. Közokirat

például az anyakönyvi kivonat, az iskolai bizonyítvány, a tulajdoni lap

hitelesített másolata, a bírósági jegyzőkönyv, a különböző helyhatósági

igazolások.

Magánokiratot bárki készíthet – természetes vagy jogi személy – azzal

a céllal, hogy valamilyen tényt, akaratnyilvánítást (pl. végrendelkezés,

ajándékozás vagy annak szándéka) bizonyítson. A teljes bizonyító erejű

magánokirat:

a kiállító saját kezűleg írta és aláírta;

két tanú az okiraton aláírásával bizonyítja, hogy a rendelkező az ok-

iratot saját kezűleg írta alá;

a rendelkező aláírását közjegyző hitelesítette.


A szervezetekben az ügyintézés során különböző iratok keletkeznek és

érkeznek oda. Ezek kezelésének szabályozott gyakorlatát nevezzük irat-

kezelésnek.

Iratkezelés – iratkezelési szabályzat

Az iratkezelés tartalma: iratok átvétele, felbontása, érkeztetése,

iktatása, másolása, csatolása – esetleg az ügy előzményeihez – ki-

admányozása, továbbítása, irattározása, selejtezése, levéltárba

adása.

Az ügyintézés az iratkezeléssel szoros kapcsolatban működik, ennek

eredménye a megfelelő ügyvitel. Az ügyvitelen belül az elsőbbség az ügy-

intézésé, ezt szolgálja az iratkezelés, de az ügyintézésnek olyannak kell

lenni, hogy ne akadályozza a pontos iratkezelést. A rendezetlen iratkeze-

lés jogi vagy gazdasági károkat is okozhat a szervezetnek. Az iratkezelés

rendjét az „Iratkezelési Szabályzat” tartalmazza.

Az Iratkezelési Szabályzatban pontosan szabályozzák:

a postai küldemények átvételét,

a postabontást: hol és ki bontja a postát,

az iratok hány óráig érjenek az illetékeshez,

milyen iratátadót, iktatókönyvet kell használni,

az iktatás rendjét (csak a szervezethez való érkezéskor vagy az

egyes szervezeti egységeknél is),

az irattározás rendjét.

Az Iratkezelési Szabályzat az Ügyrend szerves tartozéka, meghatároz-

za, hogy az iratkezelés melyik formáját alkalmazza:

központi,

vegyes vagy

osztott.

A központi iratkezelési rendszerben meg kell határozni a küldemények

átvételét, érkeztetését és iktatását, az ügyintézőhöz juttatás módját, az

ügyintéző iratkezeléssel kapcsolatos feladatait.

A vegyes iratkezelési rendszerben általában központosítottan történik a

küldemények átvétele, az érkeztetés, a postabontás, az irattár kezelése, az

iratok selejtezése. Az egyes szervezeti egységekben történik az iratok ikta-


tása, az ügyintézők kijelölése, a válaszadás és az iratok átmeneti

irattározása.

Az osztott szervezetű iratkezelési rendszerben az egymástól elkülönülő

szervezeti egységekben önálló iratkezelési rendszer működik.

Beérkező küldemények átvételére a terület vezetője jelöli ki a megfele-

lő munkatársat, akinek feladata a küldemények átvétele, érkeztetése, ikta-

tása.

Postabontás: ellenőrizni kell, hogy a küldeményben jelzett mellékletek

hiánytalanul megvannak-e.

A tévedésből felbontott küldeményeket visszazárás után rá kell vezetni

a „tévedésből felbontva” záradékot és szignálni kell.

Felbontás nélkül kell továbbítani a névre szóló küldeményeket, kivéve a

nyilvánvalóan hivatalos küldeményt, ha a címzett tartósan távol van, ak-

kor helyettes vagy más illetékes bontsa fel.

Ha a küldemény pénzt vagy más egyéb értéket tartalmaz, akkor felbon-

tás után erre utaló megjegyzéssel a felbontó továbbítsa a pénz- és értékke-

zeléssel megbízotthoz.

Ha olyan küldemény érkezik, amelyben az iratok beadásához jogkö-

vetkezmény fűződik, és olyan esetben, amikor a küldő neve és címe csak

a boríték alapján állapítható meg, akkor a borítékot is az irat részeként

kell kezelni.

A szignálás: a beérkező küldeményeket az ügy elintézésével megbízott

ügyintézőre kell szignálni, egyidejűleg utasítást kell adni az elintézés ha-

táridejére és sajátos módjára (pl. megbeszélni a gazdasági igazgató he-

lyettesével).

Az ügyeknek nem csak elintézési rendje, hanem rendszerint megsza-

bott határideje is van. Az államigazgatásban például rendkívül szigorúan

kell tartani az ügyek elintézésére megszabott 30 napos határidőt. Ha ez

alatt nem intézhető el az ügy, a bejelentésre, kérelemre nem adható válasz,

akkor az ügyfélnek ezt meg kell írni.

Az iktatás az iratkezelés fontos része. Minden beérkező postai külde-

ményt általában az érkezés sorrendjében kell iktatni.


Az iktatókönyv bizonyító erejű okirat, ezt biztosítja: a sorszám

folyamatossága; a javítás korlátozása; a pontos keltezés; a feladó,

a címzett és a tárgy pontos rögzítése, amely kétséget kizáróan azo-

nosít.

Egyszerű iktatókönyv rovatai:

Kelet Iktató-

szám

Honnan

érkezett Az irat tárgya

Továbbítva

(kinek)

Megjegy-

zés

melléklet

Elintéz-

ve

Irattár

1 2 3 4 5 6 7

Napjainkban az iktatókönyv szerepét egyre inkább átveszi a számító-

gép. Az iratok számítógépes nyilvántartása lehetővé teszi az adatok meg-

határozott szempontok szerinti gyűjtését, a gyors csoportosítást, a külön-

böző szempontok szerinti lekérdezéseket.

Az iratok számítógépes iktatásának – nyilvántartásának – ugyanúgy

meg kell felelnie az iktatással kapcsolatban az előzőekben megfogalma-

zott követelményeknek, mert ennek adatait bizonyítékként fel lehet hasz-

nálni.

Az ügyek intézése megköveteli, hogy az iratok egy része ügyintézőknél

tartósan ott maradjon.

Egy új üzlet megkötése előtt számos irat, előterjesztés, szerződésterve-

zet, ajánlatkérés stb. születik. Az ügyintézést rendkívül bonyolulttá tenné,

ha a belső szabályozás az iratok azonnali leadását írná elő. Általában az a

gyakorlat alakult ki, hogy egy ügy befejezéséig az ügyintéző rakja el az

iratokat rendszerint saját munkamódszeréhez igazodva. Célszerű azonban

az iratok lerakásának módjára általánosan használt módszert is kialakítani.

Az természetes, hogy egy kérdéskörnek az iratait egy helyen érdemes tá-

rolni, de azon belül a rendszer kialakítása segít a munkában.

Vizsgáljuk meg egy példán keresztül az ügyintéző irattárolási módsze-

rét:

Pályázat jelent meg a Közbeszerzési Értesítőben gabonatárolók létesí-

tésére és üzemben tartására.

Megbeszélés a témában érdekeltek között: érdemes-e ezen a pályá-

zaton részt venni?


Megállapodás (jegyzőkönyv vagy belső feljegyzés):

— a cég működési körébe beletartozik ilyen létesítmények létreho-

zása és üzemeltetése,

— a cégnek megfelelő technikai felszereltsége, technológiai tapasz-

talata van,

— rendelkeznek a gabonasilók üzemeltetésében járatos szakembe-

rekkel, az új létesítmények szakembereit ezek fel tudják készíte-

ni,

Határozat (jegyzőkönyv vagy belső feljegyzés):

— meg kell vizsgálni a cég pénzügyi helyzetét, hogy alkalmas-e ar-

ra, hogy a létesítéssel kapcsolatos előfinanszírozást megoldja,

mert a pályázat szerint csak 50%-os készültségi foknál fizet elő-

ször a megrendelő.

— a témában járatos ügyintézők készítsék el a létesítéssel és az

üzemeltetéssel kapcsolatos gazdasági számításokat,

— a humánpolitikai nyilvántartásban át kell tekinteni, hogy a ren-

delkezésre álló szakemberek közül ki irányítható át az új léte-

sítményekbe, ki képezhető át, és hány új munkatársat kell fel-

venni, akiket esetleg ki is kell képezni.

Elkezdődik a pályázat elkészítése:

— a munkában részt vesznek tervezők, építési kivitelezők, pénz-

ügyi, számviteli szakemberek, humánpolitikai munkatársak. A

munkafolyamatban számos irat, belső esetleg külső levél kelet-

kezik.

A pályázat végső összeállítóinak rendelkezni kell minden fontos in-

formációval, amelyek folyamatosan érkeznek hozzájuk. Ha nem teremte-

nek rendet időben ezek között, akkor meghiúsulhat a pályázat készítése.

A várható terjedelemtől függően az információk rendszerezésének le-

hetséges változatai:

— nagy iratrendezőben elkülönítve, témánként a beérkezés sor-

rendjében,

— nagy iratrendezőben témáktól teljesen függetlenül, érkezési sor-

rendben.


Az előző példában az első változat látszik célszerűnek, mert a pályázat

összeállításakor az összetartozó kérdéseket egyszerűbb így összegezni.

Az ügyintéző maga is kialakíthatja a nála lévő iratok lerakásának rend-

jét a munka tartalmához igazodva.

Az irattározás az előzőektől megkülönböztetett követelményeket tá-

maszt.

Az irattározás célja, hogy az iratokat rendezetten, szakszerűen

megőrizzék, amely egyúttal lehetővé teszi a gyors visszakeresést. A

szakszerűség az iratok védelmét is jelenti (tűztől, betöréstől, nedve-

sedéstől stb.).

Az irattározási rendszerezés lehetséges szempontjai:

időrendi (érkezési) sorrendben,

tárgy szerint,

terület szerint.

Ezen belül az iratok sorrendisége:

betűrendben,

időrend szerint.

Az iratok selejtezése

Az iratokat időről időre selejtezni kell, hiszen lehetetlen akkora tároló

helyet létesíteni, amelyben egy több évtizede működő szervezet iratait el

tudják helyezni. A selejtezés módját rendelet szabályozza. A lebonyolítás

idejét, módját a részt vevő személyeket a szervezet dönti el. A selejtezést

selejtező bizottság végzi, amely 3 példányos jegyzőkönyvet készít, ame-

lyet a levéltárnak küld el. A levéltár mindhárom példányt záradékolja: „A

jegyzőkönyvben felsorolt iratok nem minősülnek levéltári anyagnak, kise-

lejtezhetők.” Csak ezután lehet az iratokat megsemmisíteni, a levéltárnak

átadandó anyagokat pedig megküldeni annak.

A határidőkről

Az üzleti életben nagy szerepe van a határidők betartásának. Éppen

ezért az ügyintézőnek nagy figyelmet kell fordítani a határidők nyilvántar-

tására és betartására. A határidők pontos betartása az üzleti partner meg-

bízhatóságát mutatja. A szervezetek és magánszemélyek kapcsolatában


különösen fontos. Erősíti vagy gyengíti a szervezet iránti bizalmat,

együttműködési készséget.

Egy ügyintéző általában egyszerre több üggyel foglalkozik. Ezért cél-

szerű jól szerkesztett határidő-nyilvántartással dolgozni. Célravezető az

önálló határidő-nyilvántartás a feladatok időrendi sorrendjében. Adjon

lehetőséget az előrejelzésre, figyelmeztetésre. Erre a célra kiválóan alkal-

mas a határidők számítógépes nyilvántartása. Az előrejelzés azért is fon-

tos, mert a határidő teljesítéséhez rendszerint több idő kell, és ha csak a

lejáratra kapunk jelzést, akkor valószínű, hogy a feladat elvégzésére nem

lesz elegendő időnk. Ez segítséget ad a fontossági sorrendek kialakításá-

ban, a folyamatos ügyintézésben.

Az ügyintézők rendszerint több állandó vagy visszatérő határidővel

dolgoznak, ezek nyilvántartása is nagyon fontos. Közöttük több olyan van

(áfa-befizetés, tb.-járulék, személyi jövedelemadó előlegek átutalása stb.),

amelyek késedelmes teljesítése rendbírság kiszabását vonja maga után.

Az ügyek többsége olyan, hogy több szervezeti egység vesz részt a

megoldásban. A jól szerkesztett határidő-nyilvántartás segít abban is, ha

továbbadunk egy iratot, látjuk mikorra kell választ kapnunk, mikor kell

főnökünknek beszámolni, mikor adható válasz, küldhető el pl. a szerződés

vagy megrendelés stb.

Iratok, levelek, számlák, bizonylatok,

jegyzőkönyvek készítése

Az ügyintézés folyamatában számos irat, levél, számla, bizonylat,

jegyzőkönyv készül. Mindegyikkel szemben követelmény:

a szabatos, világos és érthető fogalmazás,

udvariasság,

a törvényi kötelezettség teljesítése,

a megfelelő alaki megjelenés.

Iratnak nevezünk minden olyan írásos feljegyzést, levelet, okira-

tot, számlát, bizonylatot, jegyzőkönyvet, amely egy meghatározott

ügy elintézése közben jött létre, jogi vagy gazdasági kötelezettséget

jelent, szükség esetén bizonyító ereje van.


Levelek

Levelezést a szervezetek külső kapcsolataikkal folytatnak. A levelek

tartalmi és formai követelményeiről az előző fejezetben már írtunk. Csak

megerősítjük a nyelvhelyességre vonatkozó megállapításainkat.

Feljegyzés

A feljegyzések általában a szervezeteken belül elfogadott írásos kap-

csolati forma a szervezeti egységek, ügyintézők között.

Tartalmi követelményei:

aki kapja, pontosan tudja, hogy milyen tárgyra vonatkozik;

mellőzze a terjengősséget, félreérthetetlen kérdéseket tegyen fel;

pontosan írja meg mire vár és mikorra, ill. mire ad választ.

Célszerű a feljegyzés elején megírni a tárgyat, hogy a feljegyzést kapó

gondolatilag rögtön beilleszkedjen a témába. A szervezeten belül a fel-

jegyzésnek is bizonyító ereje van.

Köz- és magánokirat

A köz- és magánokiratról az előzőekben már írtunk. Jogi hatásuk és bi-

zonyító erejük miatt különös gondosságot igényel kezelésük. A szerveze-

tek által kiadott okiratok általában számozottak, szigorú nyilvántartásuk

van.

Bizonylatok

A gazdálkodó szervezetek életében a gazdasági események bizonyla-

tokkal alátámasztott rögzítése a számviteli törvényből következik.

83. §. (1) Minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az

eszközök, illetve az eszközök forrásának állományát vagy összeté-

telét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani.

(2) A számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokba csak szabály-

szerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni.

(a) A pénzeszközöket érintő gazdasági műveletek, események

bizonylatainak adatait

az éves beszámoló készítésére kötelezett [...] késedelem nélkül,

a pénzmozgással egyidejűleg, illetve a pénzintézeti értesítés

megérkezésekor;


az egyszerűsített mérleg készítésére kötelezett [...] a készpénz-

forgalmat érintő bizonylatainak adatait késedelem nélkül, a

pénzmozgással egyidejűleg, illetve a pénzintézeti értesítés meg-

érkezésekor, az egyéb pénzeszközöket érintő tételeket a tárgyhót

követő 15-éig köteles a könyveiben rögzíteni.

(b) Az egyéb gazdasági műveletek, események bizonylatainak

adatait a gazdasági műveletek, események megtörténte után, de a

könyvviteli zárlatot megelőzően (kivéve, ha más jogszabály eltérő

rendelkezést nem tartalmaz) kell a könyvekben rögzíteni.

A számviteli nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat

alapján szabad adatokat bejegyezni.

Szabályszerű az a bizonylat, amely az adatokat a valóságnak

megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, amely megfelel az alaki és

tartalmi előírásoknak, és amelyet hiba esetén szabályszerűen javí-

tottak. A bizonylatokon a valóságnak meg nem felelő adatok rögzí-

tése, és ebből eredően a könyvvitelben valótlan adatok szerepelteté-

se a számviteli rend megsértésének minősül, és a cselekmény súlyá-

tól függő jogkövetkezménnyel jár.

A különböző szervezetekben az ügyrend szabályozza a gazdasági mű-

veletek és események vezetésének rendjét is, amelyet az előzőekben idé-

zett számviteli törvény szigorú követelményként ír elő.

Számviteli bizonylat minden olyan külső és belső okmány, feljegyzés,

kimutatás vagy számítástechnikai adathordozó, amelyet a számviteli nyil-

vántartásokban való rögzítésre, vagy az azokban szereplő adatok ellenőr-

zésére állítottak ki. A bizonylatnak hitelt érdemlően kell igazolni a gazda-

sági műveletek, események megtörténtét, mennyiségi és minőségi adatait.

A szervezetek ügyviteli rendjében pontosan szabályozzák a számviteli

nyilvántartásokban használható bizonylatok körét. Ezek általában a kö-

vetkezők:

a befektetett eszközök bizonylatai,

pénzforgalmi bizonylatok,

számlázási és számlaellenőrzési okmányok,

bérelszámolási bizonylatok,

könyvelési belső bizonylatok,

leltározási bizonylatok,


gépi adatfeldolgozás okmányai.

A bizonylatok osztályozása:

keletkezési helyük szerint: külső, belső,

az adatfeldolgozásban betöltött szerepük szerint: elsődleges, másod-

lagos, összesítő,

előállításuk módja szerint: nyomdai úton vagy kézileg előállított,

kereskedelmi forgalomban kapható,

kezelésük szerint: szigorú számadású nyomtatványok és ide nem

tartozó.

A bizonylatoknak alaki és tartalmi követelményeknek egyaránt eleget

kell tenni.

A Számviteli Törvény 84. §. (2) bekezdése szerint a számviteli

bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízha-

tónak és helytállóknak kell lenniük.

A bizonylat általános kellékei: megnevezése, sorszáma, a kiállító gaz-

dasági egység megjelölése, a gazdasági műveletet elrendelő megnevezése,

utalványozó, a végrehajtást igazoló és az ellenőr aláírása, a készletmozgá-

sok és a pénzkezelés bizonylatain az átvevő, az ellennyugtán a befizető

aláírása, a kiállítás időpontja – kivételesen az az időszak, amelyre az ada-

tokat vonatkoztatni kell – gépi adatfeldolgozásnál a feldolgozás teljessé-

gének és a gép által végzett egyeztetés igazolása.

Számla

A számla bizonylat, amelynek kötelező tartalma van. Ezek a követke-

zők:

sorszáma, kibocsátójának neve, címe, adóigazgatósági azonosítójá-

nak száma,

a vevő neve és címe,

a teljesítés időpontja,

a kibocsátás kelte,

a fizetés módja és határideje,

a termék, szolgáltatás megnevezése, statisztikai besorolása,

mennyiségi egység és mennyiség,

adó nélküli egységár,


a felszámított adó százalékos mértéke,

az áthárított adó tételenként és összesen,

adóval együtt számított ellenérték tételenként és összesen.

Az értékesítés teljesítésekor kiállított kísérőokmánynak (szállítólevél)

legalább az eladó és a vevő nevét, a termék vagy szolgáltatás megnevezé-

sét, KSH besorolási számát, mennyiségét, mennyiségi egységét és forgal-

mi adó nélküli árát kell tartalmazni.

A pénzkezelés bizonylatai

A számviteli törvény előírásai szabályozzák a bizonylati elvet és a bi-

zonylati fegyelmet, amely a készpénzforgalomra is általános érvényű.

A bizonylatolás elvei:

a készpénzváltozásokról bizonylatot kell kiállítani,

minden bizonylat adatait rögzíteni kell a könyvviteli nyilvántartás-

okban,

a pénztári nyilvántartásban csak szabályszerűen kiállított bizonylat

alapján lehet adatokat bejegyezni,

a bizonylatokon az adatokat a valóságnak megfelelően kell rögzíte-

ni,

a könyvviteli nyilvántartásban a pénzmozgással kapcsolatos adato-

kat a pénzmozgással egyidejűleg kell rögzíteni.

A pénztári nyilvántartások és a pénzforgalommal kapcsolatos bizonyla-

tok kiválasztásához nyomtatványok állnak rendelkezésre, amelyeket or-

szágos szabványok alapján készítettek el.

Jegyzőkönyv

A fontos tárgyalásokon gyakran készül jegyzőkönyv. A jegyzőkönyv-

készítés általában az erre kijelölt adminisztrátor, titkárnő feladata. Az

ügyintézőknek – ha a tárgyalás az általa intézendő ügyhöz kötődik – részt

kell venni a jegyzőkönyv végleges tartalmának egyeztetésében.

A jegyzőkönyv készülhet szó szerinti vagy kivonatos formában. A szó

szerinti jegyzőkönyvet csak abban az esetben lehet készíteni, ha van olyan

munkatárs, aki képes beszédsebességű (300–350 szótag/perc sebesség)

gyorsírásra, vagy hangfelvétel készül, és van diktafon, amely használatá-

val megoldható a szöveg áttétele.


A kivonatos jegyzőkönyv készítése lényeglátást és jó fogalmazási kés-

zséget igényel. Úgy kell elkészíteni, hogy az elhangzottak lényege értel-

mes mondatokban kerüljön bele.

A jegyzőkönyv

fejrészében, a felvétel idejét, helyét, a résztvevők – név szerinti fel-

sorolásban – nevét vagy számát (jelenléti ív alapján), a jegyző-

könyvvezető nevét, az értekezlet tárgyát;

a szövegrészben az előadásokat, felszólalásokat (nevekkel, kivona-

tosan vagy szó szerint), a határozatokat vagy megállapodásokat rög-

zítjük;

a befejező rész a K. m. f. (kelt, mint fent) formulát és az aláírásokat

tartalmazza.

Jegyzőkönyvminta:

Jegyzőkönyv

A ............................. Részvénytársaság 199................................-án tar-

tott igazgatósági üléséről.

Jelen voltak: Vadas Péter elnök vezérigazgató,

Búza Péter a Felügyelő Bizottság elnöke,

Kovács János befektetési igazgató,

Mészáros Albert marketingigazgató.

Nagy István gazdasági igazgató,

A jegyzőkönyvet vezette: Csermák Péterné

Tárgy: A cég bevezetése a tőzsdére

Vadas Péter:

Kovács János:


Mészáros Albert:

További felszólalók:

K. m. f

Vadas Péter Buza Péter

elnök vezérigazgató Felügyelő Bizottság elnöke,

Csermák Péterné Nagy István

jegyzőkönyvvezető hitelesítő

Melléklet: 1 db előterjesztés


V. Számítógépes prezentáció

Az üzleti életben, a gazdaságban, a társadalom különböző színterén

gyakran szükségünk van az információbefogadás hatékonyságát biztosító

prezentációk készítésére. Ezek szerkesztésére, megjelenítésére korszerű

számítógépes lehetőségek állnak rendelkezésre.

Az utóbbi évtizedekben megjelent új médiumok és kommunikáció-

technikai eszközök: közvetlen műsorszóró műholdak, számítógépek,

multi- és hipermédiumok, interaktív rendszerek, valamint a világot pókhá-

lószerűen behálózó hálózatok gyökeres változást hoztak a társadalmi

kommunikációs rendszerben. Döntő hatást gyakoroltak az emberi érzéke-

lésre és a személyiségformálásra. Ezeket az eszközöket az alábbi tulaj-

donságok jellemzik:

Globális elektronikus információs és kommunikációs rendszerré

kapcsolódnak össze.

Jól felhasználhatók a munkahelyi tevékenységben.

A kommunikáció tömegessége helyett a személyesség került az elő-

térbe.

A passzív befogadás helyett aktív tevékenységre ösztönöznek.

Prezentációk szerkesztése, rendezése

A címben jelölt feladat megoldásához komplex, számítógépes prog-

ramcsomagok állnak rendelkezésre. Ilyen például az igen elterjedt grafi-

kus bemutató-programcsomag a PowerPoint. Minden megtalálható benne,

ami egy előadás, bemutató elkészítéséhez kell: szöveg-, diagram-, álló-

kép-, mozgókép- és hangbeillesztési lehetőségek. A bemutatók létrehozá-

sát a diaképek elkészítése, rendezése, valamint az időintervallumok meg-

határozása jelenti.

A diaképek struktúrája lehet lineáris vagy elágazásos.

A képek alkotóelemei

A képek alkotóelemei: a pont, a vonal, a folt, a tömeg, a forma, a sík, a

tér, a szín. Vizuális jelrendszerünk elemei a síkon a pont, a vonal és a folt.


A vizuális megjelenítés során magyarázó rajzok készítői a pontok, vona-

lak és foltok viszonyaival jól felfogható ábrázolásra törekednek. A vi-

szonylatokból adódik hatásuk, mely a feszültség–oldódás, harmónia–

diszharmónia, lágyság–keménység érzetét keltheti a szemlélőben.

A pont a kompozíció alapeleme. Segítségével áll össze a kompozí-

ció.

A vonal a kompozícióban az értelmet és az érzelmet egyaránt megje-

leníti. A pont elmozdulása révén keletkezik. Segítségével struktúrá-

kat lehet magyarázni, bemutatni.

A folt sajátságos kontúrral jelzett alakzat. A pontok tömegéből vagy

a vonalak sík menti összesűrűsödéséből keletkezik.

A tömeg a testet öltött tárgyak külső formája és belső tartalma. Ará-

nyokat, szimmetriát és ritmust fejez ki. A tömeg tagolásával nagy

felületek monotóniáját lehet esztétikussá tenni. A fény- és árnyékha-

tások a plasztikusságot fokozzák.

A kompozíció a kép szerkezete. A vizualitást, a látványt a kompozí-

ció adja. A kompozíciót mindenekelőtt a tartalom határozza meg, s

ez az üzenet lehet az alapja azoknak az elveknek, meggondolások-

nak, amelyek alapján a tervezők csoportosítják a látvány elemeit.

A képen belül a szemet vezetik a tárgyak, a vonalak, a tónusok, a szí-

nek, az elhelyezkedés, a részlet viszonya a környezetéhez. A kompozíció

elemei alakítják a képi figyelmet. A kompozíciók fajtái: szimmetrikus,

aszimmetrikus, átlós, háromszög, sokszög, szabályos, ellentétes, feszített,

nyugodt, széteső, arányos stb.

A fény és a szín

Az etológiával, a viselkedés biológiai vizsgálatával foglalkozó kutatók

kimutatták, hogy a színeknek az élővilágban is nagy szerepük van. Isme-

retes a paradicsommadár, pávakakas színezete, a lazac elszíneződése stb.

Összességében a szín kulcsinger az állatvilágban, de a színeknek üzenet-

tartalmuk van az emberi kapcsolatokban is. A színek az élettani hatásukon

kívül színjellegükkel, asszociációs és szimbolikus jelentésükkel erős ér-

zelmi ingert jelentenek az egyén számára, nagymértékben befolyásolják

kedélyállapotát. Melyek ezek? A színek háromféle hatását különböztetik

meg: a karakterisztikus, az asszociatív és a szimbolikus jelentéstartalmat.


A karakterisztikus hatás a színnek valamilyen személyiségtulajdon-

sággal, általában a dinamikával való kapcsolatát jelzi.

A szimbolikus (jelképi) hatáshoz a különféle társadalmi, történelmi,

nemzeti érzelmek tapadnak. A szimbólumrendszer kultúrkörönként vál-

tozhat.

Az asszociatív hatás során a velünk megtörtént kellemes vagy kelle-

metlen élményeink érzelmi töltését valamilyen szín veszi át. Ez kapcso-

lódhat általános természeti jelenséghez, tárgyakhoz, személyekhez egya-

ránt. Itt tehát a színek maradnak meg, míg az élmény a háttérben marad.

A különböző színek eltérő módon hatnak az idegrendszerünkre. A ha-

tások alapján a színeket számos csoportba osztották. Ezek ismerete a vi-

zuális közlések során elengedhetetlen.

Hideg színek: fekete, zöld és kék, míg meleg színek: vörös és sárga. A

hideg színek szemlélése esetén csökken a pulzusszám, míg a meleg színek

fokozzák az élettani funkciókat. A színeket az alábbiak szerint lehet cso-

portosítani:

világos és sötét színek,

közelítő és távolító,

könnyű és nehéz,

száraz és nedves,

izgató és nyugtató,

a figyelemfelkeltő hatás,

olvashatóság.

Színek adekvát használatáról

A színek hatása összetett: figyelemfelkeltés, érzelmi töltés stb. A szí-

nek felhasználása akkor eredményes, ha a különböző színhatásokat, a szí-

nek orientáló és jelző funkcióját, fiziológiai és emocionális hatását, asszo-

ciatív és szimbolikus jelentését, esztétikai harmonizálását komplex mó-

don alkalmazzák. Ne feledjük, hogy a szín befolyásolja a hangulatot, inge-

rel vagy tompít, azonosulást válthat ki, és emocionális együttműködésre

serkenthet, asszociációkat kelthet. A szín könnyebben érzékelhető mint a

forma, közvetlenül jut el tudatunkba, azaz nem kell konkrét nyelvre lefor-

dítani, azonnal megérthetők, a színek által keltett benyomások tartósak. A

színfelületek rajzolásakor ügyelni kell arra, hogy a színfoltoknak egy mi-


nimális mennyiséget el kell érniük ahhoz, hogy a szín egyáltalán felismer-

hető legyen.

Olvashatóság, színek tipográfiája

Mielőtt az olvashatóság problémakörét tárgyalnánk, szót kell ejteni a

színek olvashatóságra kifejtett hatásáról. A színek kontraszthatását vizs-

gálva arra a megállapításra jutottak, hogy legjobban olvasható a sárga

felirat fekete alapon, majd a fehér felirat feketén, és a fekete felirat

narancsszínű alapon. A legmesszebbről a sárga alapra írt fekete betűk,

és a fehér alapra írt kék és piros színű betűk bizonyultak a legláthatóbb-

nak. Az olvashatóságot zavarják a spektrumban egymáshoz közel eső szí-

nek és telítettségi közelesések is.

A szembarát megjelenítés, arányos elrendezés

A tipográfiai ismeretek ma már nélkülözhetetlenek a vizuális megjele-

nítés minden területén. A tipográfiai tényezők közé tartozik a betűtípus, a

betűk arányrendje, a bekezdések és fejezetek tagolódása, a színek lényeg-

kiemelő szerepe. Nem kevésbé fontos a nyomtatott és az üresen hagyott

felületek aránya és elhelyezkedése, amelyek feszültséget vagy harmóniát

sugározhatnak. A közlendőhöz alkalmas formátum, a jól megválasztott

szedéstükör, a szimmetria vagy aszimmetria, a tipográfiai kompozíció

mellett arról is üzen, hogy a készítő milyen tudással, kreativitással rendel-

kezik.

Betűtípusok, betűméretfajták,

A pedagógiai munkában a vizuális ábrázolás során nemcsak képeket,

hanem szöveges részeket is meg kell jeleníteni. A szemléltető anyagok

tervezésekor nagyon fontos a közléshez illő betűtípus és betűméret kivá-

lasztása. Ma már kezd háttérbe szorulni a szabad kézi betűrajzolás, sőt az

előre kivágott vagy átdörzsölhető betűk korszaka is lejárt, mert a kompu-

terekkel ezek kiválthatók, sőt messze túlhaladhatók. A számítógépes mó-

dosító eljárások révén a betű körvonalazását, a betűkép felületének pont-

vagy vonalrendszerrel történő színezését is lehetővé teszik. A betű megvá-

lasztásakor fontos szerepet játszik az a tény, hogy milyen a közlendő té-

ma, annak hangulata, az illusztráció és a választott betű kapcsolata, a betű

olvashatósága.


A nyomtatott betű általában statikus, személytelen, tárgyilagos, szegle-

tes, szilárd és egyértelmű. Az írott betű dinamikus, személyes, egyéni,

sajátos, lendületes, lágy és természetes.

Emblémák, piktogramok, ikonok, logók

Napjainkban egyre jobban felismerik, hogy a kommunikáció nemver-

bális formái mennyire hatékonyan képesek emberi gondolatokat, érzelme-

ket közvetíteni. Bátran mondhatjuk, hogy a verbális korszakból átléptünk

a piktorális korszakba. Egyre inkább kialakulóban van – a testbeszédhez

hasonlóan – egy nemzetközi jelrendszer, nyelvi példánál maradva a vizuá-

lis eszperantó nyelv kialakulása. Képszerű jeleket mindig használtak,

mégpedig akkor, ha a képből következtetni lehetett a jelentésre. A képírás

legősibb formái a piktogrammák, az ideogrammák, a hieroglifák.

A szimbólumok olyan grafikus jelek, amelyek értelmezése közmeg-

egyezésen alapul.

Az emblémák a vizuális kommunikációt, jelentésátvitelt célzó vizu-

ális kódok.

A piktogramok leegyszerűsített, logikai természetű, közérthető áb-

rák. Gondolatot, mondatértékű közlést továbbíthatnak.

Az ikonok a jeltárgyat egy külső képszerű viszony alapján jelölő je-

lek. A lényegi tulajdonságát emelik ki az ábrázolt jelenségnek.

A logók védett márkajegyek, beszédet helyettesítő jelek. Logó vagy

logotípia. Egy szó vagy néhány betű, amely egy szervezet, intéz-

mény azonosítására szolgál. A védjegy egy regisztrált (jegyzett) a

köztudatba reklám útján bevezetett jel, amellyel megkülönböztethe-

tők a különböző gyártók termékei.

Ezek a grafikus elemek különböző méretben, elrendezésben használha-

tók és tetszőlegesen pozícionálhatók. Pszichológiai olvasás-lélektani kuta-

tások eredményeként megállapították, hogy a képi elemeknek nagyobb

hatásuk van, mint a szavaknak. Míg a szöveg megfejtése szóról szóra és

sorról sorra halad, addig a képek gyorsabban vagy azonnal hatnak. (Egy

kínai mondás szerint egy kép felér ezer szóval).

Elhelyezések (lay out) és tördelések

A nyomtatványokat – benne a szöveget, figurális szimbólumokat és fo-

tókat – meghatározott esztétikai, tipográfiai szabályok szerint tervezik. A


tipográfiai arányok betartása vonatkozik a képek és szövegek, képaláírá-

sok beállítására, a képek és illusztrációk, valamint a választott betűnagy-

ságok egymáshoz való viszonyára.

A figyelemirányítás módja

A figyelemfelkeltés és -irányítás legfőbb eszközei az elrendezés és a

színmegválasztás. A képek részeinek elrendezésekor arra kell ügyelni,

hogy a rendelkezésre álló helyet minél inkább kitöltse, és ezzel a jól látha-

tóság igényét kielégítse. A kép elrendezésével biztosíthatjuk annak átte-

kinthetőségét, harmóniáját (esetleg diszharmóniáját), valamint a néző fi-

gyelmének az irányítását.

A hang (a beszéd és a zene)

A hang a prezentáció legplasztikusabb eszköze. Lehet suttogó beszéd,

kiáltás, üvöltés, állati hang, de lehet kellemes zene, valamilyen meglepő

speciális effekt vagy drámai hangulatú.

Leggyakrabban háttérzenét alkalmaznak, kiegészítve speciális hangef-

fektussal és egyszerű magyarázó szöveggel. A háttérzene legfontosabb

feladata, hogy alkalmazkodjék a mű témájához, hangulatához és ritmusá-

hoz. A zenével lehet a legkönnyebben hangulatot teremteni. A zene ki-

emel, aláhúz, hangsúlyoz, előrejelez, megerősít bizonyos mozzanatokat. A

jó háttérzene észrevétlen, és úgy szolgálja a közlést, hogy élményeinkben

nem is tudjuk szétválasztani a prezentációs program vizuális és auditív

síkját.

A beszéd segítheti az értelmezést, valamint alátámaszthatja a látottakat

is. Ügyelni kell a szöveg hosszúságára, hiszen egy idő után unalmassá

válhat a közlés a hallgató számára.

Az animáció

Jelentése: a képek életre keltése. A laterna magica-tól kezdődik, az

amerikai szórakoztatóipar mindent elárasztó rajzfilmáradatán keresztül, a

professzionális broadcast produkciókon át, az amatőr számítógépes fel-

használásig terjed. A prezentációs programcsomagokban bonyolult ani-

mációk elkészítéséhez szükséges eszközök állnak a felhasználók rendel-

kezésére.


A mozgókép

Bár a mozivásznon a jó minőségű filmeknek köszönhetően kiváló mi-

nőségű képet kapunk, de az elektronikus képek még messze vannak a ki-

váló minőségtől. Tehát a számítógépes feldolgozáshoz készített felvéte-

leknél a mozgóképre érvényes axiómák némelyest változnak. A PC-s

mozgóképekkel nem törekedhetünk meghökkentő látványhatásra, azok

csupán a kommunikációt tökéletesítik informálnak.

Különösen kell ügyelni a képméretre, a mozgásokra és a színekre.

A film és videó legkisebb önálló egysége a kép. Ez felel meg a szavak-

nak. A montázsokkal kialakított képsor pedig a beszélt nyelvben a monda-

toknak felel meg.

A prezentációs produkciók készítéséhez fontos tudni, hogy a felhaszná-

ló milyen nagyságban nézi a képet. A kis méret általában jelentős korlát a

készítő és a néző számára egyaránt. A részletgazdag panorámaképek telje-

sen elveszítik látványhatásukat, ha névjegykártya-méretűre kicsinyítik

őket. A filmfeliratokra is vonatkozik a méretek kicsinysége. Ezért kerülni

kell az apró betűket az egyébként is kicsi képen. Közelítő szabály, hogy

PC-re alkalmazandó videót olyan témáról készítsünk, hogy a téma a

videóablak méretének legalább 70%-át töltse ki.

A vizuális átvezetésre mozgások, animációk, effektusok szolgálnak.

Ezek nemcsak az információátadás gazdagítását szolgálják, hanem azt is,

hogy segítsék átadni a felhasználónak a cselekvés, az interaktivitás érzését

egy epizódon belül. Ezek az effektusok addig jók, míg nem torzítják a

tartalmat.

A vizuális képességek mérése és a médiakutatások eredményeként arra

jutottak, hogy az ismeretanyag rövidebb bemutatása hatékonyabb, ered-

ményesebb, mint a hosszú bejátszások. Ez azért van így mert a legtöbb

felnőtt rendelkezik az „időzár” (time-closure) képességével, azzal a ké-

pességgel, hogy folyamatos képekben megtalálja a rendszert. A kutatások

kimutatták, hogy a vizuális effektusok, áttűnések, átúsztatás, eltűnések

nem jelentenek a néző számára jelentős időtér-téma változást, inkább tar-

talmi változást éreznek bennük.


Az alkotócsoport összetétele

Tekintettel arra, hogy igen széleskörű ismereteket igényel a számítógé-

pes prezentáció létrehozása, csakis csapatmunkában lehet jó prezentációt

létrehozni.

A prezentációk interdiszciplináris jellege miatt az alkotó teamben aján-

latos többféle szakembert alkalmazni. A számítógépes feldolgozáshoz

minden jelet digitalizálni kell. Ezt a műveletet feldolgozóprogramokkal

(szoftverekkel) végzik, erre a feladatra az a személy alkalmas, aki egya-

ránt járatos a kép- és hangfeldolgozásokban. Ezt követi a programozás,

fejlesztőprogram segítségével, amelyhez némely esetben nem szükséges

programozási ismerettel rendelkező szakember alkalmazása. Lineáris pre-

zentáció esetén ezt a szerző végzi.

A prezentációkészítés rendszerkörnyezete

(hardver- és szoftverfeltételek)

A prezentációs programok fejlesztéséhez számos hardvert és szoftvert

használunk fel. A különböző kép- és hanganyagokat szkennerrel vagy

hangkártyával készítjük elő. Az ilyen digitalizált nyersanyagok az esetek

túlnyomó többségében további feldolgozásra szorulnak. Állóképek eseté-

ben jellemző, hogy azokat retusálni kell, vagy pl. ki kell vágni a hasznos

részt. Persze számos más művelet elvégzésére van lehetőség, sok esetben

az elvégzett transzformációk eredményeképpen szinte rá sem lehet ismer-

ni az eredeti képre.

Még gyakrabban igényelnek utómunkálatokat a digitalizált hangfelvé-

telek, amelyeken a megfelelő számítógépes szoftver már szinte minden

elvárásunkat kiszolgálja: az egyszerű vágásoktól a zajmentesítésen át a

speciális effektusok alkalmazásáig minden lehetséges igényünket kielé-

gítheti.

A mozgóképek előállítása két módszerrel történhet: egyrészt már meg-

lévő felvételek digitalizálása után elvégzett utómunkálatok során, más-

részt pedig modellezés útján előállított képsor bemutatásával. Mindkét

esetben lehetőség van az utólagos manipulálásra, a megfelelő számítógé-

pes szoftverek alkalmazásával.


Prezentációk, bemutatók megjelenítése

Előadásokon, fórumokon, a monitoron való megjelenítés – méreténél

fogva – nem biztosítja a kellő hatást, hatékonyságot. Ezért szükséges a

képet megfelelő nagyságúra vetíteni. Erre most két korszerű megoldást

ajánlunk.

Írásvetítőre szerelt, folyadékkristályos (LCD) megjelenítő: az álló-

képvetítő kombinációk legkorszerűbb változata, ahol számítógép segítsé-

gével történik a képek megszerkesztése, és a monitoron megszerkesztett

képet az írásvetítő írófelületére szerelt folyadékkristályos, több színű disp-

lay segítségével vetítjük ki.

Egylencsés LCD kivetítő: működése (a diavetítő analógiájánál marad-

va): a diakép helyén az LCD panel átvilágítása történik, mégpedig három

panelnek, a három alapszínnek (RGB) megfelelően. Az LCD videovetítő

sokoldalúan alkalmazható, csatlakoztatható hozzá videomagnó és számí-

tógép is.

szoma képzési központ szerzői kollektívája munkavégzési ... · hogy a körülmények...

Documents