BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKANNEGERI PERAK

TALKING POINT

TAKLIMAT PELAKSANAAN PELUASAN

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH (SPS)

KEPADA SEMUA PENGETUA DAN

GURU BESAR SEKOLAH-SEKOLAH

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

NEGERI PERAK

VERSI 1.0

SLAID 1 – LATAR

1. Salam sejahtera. Selamat datang ke Taklimat Perlaksanaan Peluasan Sistem Pengurusan Sekolah atau SPS bagi Daerah …………………….

2. Tujuan kita berkumpul pada hari ini adalah untuk menjayakan agenda Kementerian Pendidikan Malaysia dalam usaha meningkatkan kualiti pengurusan dan pentadbiran sekolah seluruh negara.

3. Pelaksanaan Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia atau PPPM memerlukan seluruh warga KPM bersatu di bawah 1 Agenda untuk melaksanakan inisiatif-inisiatif yang dirancang. Kegagalan 1 inisiatif bermakna gagal 1 Agenda.

4. Dan pada hari ini kita akan bersama melihat satu lagi inisiatif KPM dalam usaha untuk memperkemas sistem pengumpulan data dan mengintegrasi sistem pengurusan maklumat bagi memudahkan proses pengisian data dan mengelakkan pengisian data daripada berulang. Kementerian juga akan menempatkan semula guru untuk berperanan sebagai pengurus dan penganalisis data.

SLAID 2

5. Sistem pengurusan Sekolah atau SPS merupakan satu inisiatif KPM dalam usaha menyelesaikan 2 agenda penting dalam persekitaran pendidikan negara iaitu:

- menangani isu beban tugas guru dan

- pengintegrasian satu data pendidikan KPM yang dinyatakan secara langsung dalam PPPM 2013-2025.

6. SPS ini merupakan inisiatif 43C dalam PPPM 2013-2025. Satu daripada kunci kejayaan inisiatif ini ialah pengintegrasian data pendidikan KPM.

7. SPS bukan seperti aplikasi KPM yang lain. Tujuan dan matlamat akhirnya adalah untuk membolehkan KPM membuat analisis, perangkaan dan keputusan berdasarkan sumber data tunggal yang unggul.

SLAID 3

8. Hasrat untuk mengautomasikan proses-proses dalam pengoperasian harian sekolah bagi tujuan meningkatkan kecekapan pengurusan dan pentadbiran sekolah serta keberkesanan proses pembelajaran dan pengajaran telah bermula sejak tahun 1996 apabila Projek Rintis Sekolah Bestari dilaksanakan.

9. SPS yang menjadi agenda taklimat hari ini merupakan kesinambungan usaha ini. SPS disediakan bagi tujuan mewujudkan satu aplikasi pengurusan maklumat di sekolah dan dengan itu membolehkan wujudnya satu pangkalan data yang standard di semua sekolah.

10. Maklumat ini kemudiannya dapat disalurkan kepada pihak berkepentingan lain seperti PPD, JPN dan bahagian-bahagian KPM bagi tujuan analisis dan pelaporan.

11. Ini akan menjurus kepada penyediaan satu data KPM yang datang dari hanya satu sumber kemasukan iaitu SPS.

SLAID 4

12. Dengan menggunakan SPS untuk mengisi maklumat sekolah, maklumat staf dan maklumat murid, data-data ini akan dipindahkan kepada pangkalan-pangkalan data sepunya KPM.

13. Melalui data sepunya inilah bahagian-bahagian lain di KPM akan mengambil data asas yang diperlukan di peringkat bahagian.

14. Data-data khusus yang lain akan secara berperingkat-peringkat dikutip melalui SPS dan kemudiannya dipindahkan ke pangkalan-pangkalan data bahagian- bahagian lain KPM.

15. Mengikut perancangan Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan atau EPRD, semua data SPS akan dipadankan kepada data EMIS mulai Oktober 2013.

16. Bagaimanapun ini hanya akan dapat dilakukan sekiranya data yang dimasukkan dalam SPS tepat dan tidak diragui.

SLAID 5

17. Peluasan SPS ke semua sekolah seluruh negara adalah berbeza dari model yang dilaksanakan di 88 Sekolah Bestari sebelum ini.

18. Peluasan SPS tidak lagi memerlukan penyediaan infrastruktur di sekolah tetapi menggunakan sepenuhnya teknologi pengkomputeran awan atau cloud computing yang disediakan melalui Projek 1BestariNet.

19. Pendekatan ini membolehkan pengguna mendapat perkhidmatan di sepanjang masa dari sumber yang sama di dalam sekolah atau di luar sekolah.

20. Pendekatan teknologi ini membolehkan aplikasi SPS, pangkalan data SPS dan juga penyenggaraan SPS dibuat secara berpusat dan manfaatnya dirasakan oleh semua pengguna.

21. Dengan kata lain, sekolah tidak lagi perlu memikirkan tentang pelayan yang perlu dipasang, ruang khas dengan penghawa dingin untuk menempatkan pelayan, pegawai yang akan mengurus dan menyenggara pelayan dan sistem, instalasi yang perlu dibuat dan banyak lagi proses-proses yang lazimnya dilakukan menggunakan pendekatan lama yang pernah kita gunakan.

SLAID 6

22. Isu beban tugas guru melaksanakan tugas-tugas perkeranian dan juga memasukkan data secara berulang memang menjadi perhatian pihak KPM. Pelbagai sistem diperkenalkan kepada pihak sekolah. Wujud pertindihan maklumat yang memaksa data diisi berulang kali.

23. Selain dari itu, isu data yang tidak tepat kesan dari kemasukan data sama pada aplikasi yang berbeza telah juga menjadi perhatian Yang Amat Berhormat Menteri Pendidikan.

24. Dengan bilangan sekolah yang sama , bilangan guru yang sama, bilangan murid yang sama tetapi di peringkat kementerian kerap kali mendapati bahawa data yang dipersembahkan kepada pihak pengurusan tertinggi kementerian adalah pelbagai.

25. Kita ada pelbagai data yang menyebabkan pihak pengurusan tertinggi keliru dan lebih buruk lagi ini merupakan data-data yang kita kongsi dengan pihak ICU yang menyediakan bajet KPM.

26. Malah Yang Amat Berhormat Perdana Menteri, ketika menjadi Menteri Pendidikan antara tahun 1995 hingga 1999 pernah mengistilahkan data-data yang dilaporkan oleh KPM sebagai Consistent of Inconsistent Data.

27. Oleh yang demikian, melalui agenda 1 data KPM dalam PPPM 2013-2025, maka SPS telah dijadikan sebagai “single entry point” bagi semua data untuk kegunaan KPM.

28. Penggunaan SPS juga telah dilihat sebagai satu penyelesaian kepada beban tugas guru yang perlu memasukkan data yang sama di pelbagai aplikasi yang disediakan oleh bahagian-bahagian KPM, JPN dan juga PPD.

SLAID 7

29. Pelaksanaan SPS di semua sekolah adalah berasaskan keputusan-keputusan dalam beberapa pertemuan profesional KPM.

- Pertama, Taklimat Jawatankuasa Pelaksanaan Bagi Menangani Isu Beban Tugas Guru yang dipengerusikan KPPM, pada ketika itu Dato’ Sri Abd Ghafar bin Mahmud.

- Kedua, Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Perancangan Pendidikan KPM yang dipengerusikan YAB Tan Sri Muhyiddin Yassin, Menteri Pelajaran

- Ketiga, Mesyuarat Profesional KPM yang dipengerusikan Timbalan KPPM, Sektor Pembangunan Profesionalisme Keguruan,

- dan yang terkini SPS menjadi inisiatif 43C, satu komponen bagi inisiatif pengintegrasian 1 Data KPM yang diurus dan dikendali oleh pihak Performance Delivery Unit atau PADU.

30. Dengan menjadi inisiatif PPPM, SPS kini merupakan agenda KPM yang perlu dilapor pada kadar mingguan kepada Pengurusan Tertinggi KPM termasuklah Tan Sri KPPM dan Datuk TKPPM.

SLAID 8

31. Berasaskan kepada punca kuasa tersebut, beberapa makluman dan keputusan telah dibuat oleh pengurusan tertinggi KPM iaitu:

32. YAB Menteri Pelajaran, dalam ucapan Hari Guru 2012, telah menyatakan secara jelas SPS sebagai aplikasi kemasukan data unggul di sekolah dan akan dilaksanakan di semua sekolah menjelang tahun 2013.

33. Dan sekali lagi beliau mengulanginya dalam Perutusan Tahun Baru 2013 yang lalu.

34. Dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu SPS Bil.1/2013, Tan Sri KPPM telah menjadikan SPS sebagai KPI Pengarah JPN bagi tahun 2013.

SLAID 9

35. SPS merupakan aplikasi yang terdiri daripada 22 modul yang merangkumi semua operasi sekolah sedia ada seperti di paparan.

36. Bagi Modul e-Cuti pelaksanaannya akan mengguna pakai aplikasi Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia atau HRMIS yang dibangunkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia. Ini bermakna kita akan mengguna pakai 21 modul dalam SPS ini.

SLAID 10

37. Penggunaan modul-modul SPS boleh dibahagikan kepada 3 yang utama iaitu Modul Teras yang mengandungi 6 modul, Modul Primer yang mengandungi 7 modul dan Modul Sekunder yang mengandungi 8 modul seperti di skrin.

38. Penggunaan ke semua modul adalah secara berperingkat. Buat masa ini 6 modul Teras perlu dilaksanakan sebelum September 2013.

SLAID 11

39. 6 modul Teras tersebut ialah :- Pengurusan Maklumat Sekolah- Pengurusan Kemudahan Sekolah- Pengurusan Takwim Sekolah- Pengurusan Pentadbir Sistem- Pengurusan Staf dan- Pengurusan Murid

40. Penggunaan dan capaian kepada modul-modul ini adalah bergantung kepada peranan pengguna dalam sistem yang diselenggara oleh Pentadbir Sistem.

41. Bagi Pentadbir Sistem semua 21 modul SPS boleh diakses dan diselenggara. Oleh sebab itu, kami mencadangkan agar sekolah melantik 2 Pentadbir Sistem bagi memastikan kelancaran pelaksanaannya.

SLAID 12

42. Ini adalah skrin atau modul-modul bagi seorang yang diberikan tanggungjawab sebagai Guru Penolong Kanan Kokurikulum.

SLAID 13

43. Manakala ini adalah skrin atau modul yang disediakan untuk seorang Guru Kelas.

SLAID 14

44. Ini pula adalah skrin atau modul capaian seorang yang diberi peranan sebagai guru disiplin sekolah.

SLAID 15

45. Tidak ketinggalan, ibu bapa atau penjaga juga mempunyai peranan atau modul disediakan bagi membolehkan ibu bapa atau penjaga mendapat maklumat berhubung anak atau anak jagaannya yang direkod di dalam SPS.

SLAID 16

46. Pengisian data asas sekolah, staf dan murid dalam SPS adalah bagi membolehkan data-data ini digunakan dalam operasi sekolah seperti dalam jadual waktu, kehadiran, aktiviti kurikulum, panitia, kokurikulum dan banyak lagi operasi harian sekolah.

47. Melalui SPS pengisian data dibuat untuk kegunaan sekolah dan secara tidak langsung dapat disalurkan ke PDD, JPN dan KPM dan ini dapat mengurangkan beban tugas guru mengisi data secara berulang-ulang.

48. Sekiranya dilaksanakan mengikut tertibnya, ini adalah antara faedah-faedah besar yang bakal diperoleh oleh pihak pengguna di sekolah seperti terpapar dalam skrin.

49. Dengan menggunakan sistem pengurusan yang sama, laporan analisis juga standard. Kerja-kerja pengurusan sekolah dapat dilakukan diluar waktu pengajaran dan pembelajaran malahan luar waktu persekolahan.

SLAID 17

50. Bagi memastikan kelancaran pelaksanaan SPS, KPM mengambil segala tindakan yang perlu bagi memastikan SPS dapat digunakan dengan baik.

51. KPM akan memastikan bahawa SPS adalah baefungsi dan stabil.

52. KPM akan memastikan pelaksanaannya disokong sepenuhnya dari aspek kepenggunaan dan juga aspek teknikal.

53. Pelaksanaan SPS adalah disokong oleh meja bantuan aras 1 di pusat, aras 2 di peringkat negeri dan aras 3 di daerah. Ini bagi memastikan segala gangguan aplikasi diselesaikan pada kadar segera.

54. Pengguna juga akan diberikan sokongan kepenggunaan melalui bahan sokongan berbentuk teks serta video dalam talian yang dapat membantu pengguna di pelbagai aras merujuk kepada bagaimana sebaiknya menggunakan SPS.

55. Pengguna juga akan dimaklumkan melalui surat arahan atau pekeliling tentang perkara-perkara berhubung penggunaan SPS dari semasa ke semasa.

56. Di peringkat KPM, segala isu berhubung pelaksanaan SPS akan dicari jalan penyelesaiannya melalui pertemuan berkala dengan Tan Sri KPPM.

SLAID 18

57. SPS adalah sistem untuk operasi sekolah secara menyeluruh. Pelaksanaan di sekolah sebaiknya akan menjadi penyelesaian kepada sekolah, membantu dalam hampir setiap aspek pengurusan sekolah.

58. SPS merupakan aplikasi yang dibangunkan dengan mengambil kira keperluan dan yang akan memberi kemudahan kepada pentadbir sekolah, guru, staf, murid dan juga ibu-bapa serta penjaga murid.

SLAID 19

59. Bagaimanapun harus diingatkan di sini, semua kelebihan yang dinyatakan di atas hanya akan dapat diperoleh jika, dan hanya jika SPS digunakan setiap warga sekolah mengikut peranannya dalam sekolah.

60. SPS juga bukan beban tugas baru tetapi tugasan sedia ada sekolah yang diubah prosesnya dari bentuk manual kepada bentuk elektronik atau digital.

SLAID 20

61. Kejayaaan pelaksanaan operasi SPS adalah berasaskan kepada ketepatan data berkaitan maklumat sekolah, staf dan murid di sekolah.

62. Ketepatan data-data ini akan memastikan kelancaran keseluruhan modul-modul dalam SPS dan maklumat-maklumat inilah yang akan dihantar kepada EMIS, APDM, SMM dan SMG.

SLAID 21

63. Dashboard pemantauan pelaksanaan SPS yang berbentuk “live” dalam talian yang akan merakam setiap yang berlaku pada aplikasi pusat telah dibangunkan untuk pemantauan oleh pihak yang berkepentingan.

64. Melaluinya pihak berkepentingan berupaya mengetahui bilangan sekolah yang telah menggunakan dan yang belum menggunakan SPS mengikut negeri.

SLAID 22

65. Turut dipaparkan dalam sistem pemantauan SPS ialah PPD dan PKG yang menyokong pelaksaannya dan modul-modul yang telah dan belum digunakan oleh pihak sekolah.

SLAID 23

66. Pelaksanaan peluasan SPS ini adalah dalam pemerhatian KPM serta agensi luar seperti Audit Negera, MAMPU, MdeC, KSN dan JPA.

SLAID 24

67. Dalam usaha melaksanakan inisiatif besar ini, kesanggupan serta komitmen Pengurus Sekolah adalah amat diharapkan. Tuan-tuan dihadapan saya menjadi tulang belakang kepada kejayaan atau kegagalan agenda KPM ini.

68. SPS tidak akan terlaksana tanpa adanya sumber manusia yang bergelar guru.

69. SPS juga memerlukan ketersediaan maklumat yang tepat bagi memastikan SPS dapat beroperasi dan dilaksanakan secara berkesan.

70. Ketersediaan capaian internet juga amat penting. Sama ada menggunakan capaian 1BestariNet atau internet interim.

SLAID 25

71. Ini ialah langkah awal capaian SPS yang akan dijelaskan semasa Bengkel Latihan Penggunaan SPS kepada Pentadbir Sistem kelak.

72. Pentadbir Sistem akan diminta menyemak maklumat sekolah, mendaftarkan pengguna mengikut kumpulan pengurusan.

73. ID akan diagihkan bagi membolehkan semua staf disekolah memasukkan maklumat-maklumat diperlukan dalam SPS.

SLAID 26

74. Guru kelas akan mula memasukkan butiran murid-murid dalam SPS.

75. Kriteria Pemilihan guru yang memegang peranan Pentadbir Sistem amat penting sebagai penggerak utama dalam menjayakan inisiatif ini.

76. Tuan-tuan seterusnya perlu memastikan proses penterjemahan kerja-kerja manual sedia ada bagi memastikan pengautomasiannya berlaku.

77. Penyelenggaraan Takwim Sekolah perlu dilakukan secara berterusan.

SLAID 27

78. Ini ialah Jawatankuasa Pelaksana SPS Peringkat Negeri Perak.

SLAID 28

79. Ini ialah cadangan Jawatankuasa Pelaksana SPS Peringkat Daerah.

SLAID 29

80. Ini ialah cadangan Jawatankuasa Pelaksana SPS Peringkat Sekolah.

SLAID 30

81. Pihak KPM telah menyediakan perkhidmatan Meja Bantuan melalui telefon dan e-mel seperti tertera pada skrin.

SLAID 31

82. Tindakan awal tuan-tuan adalah untuk memaklumkan kepada warga sekolah khususnya guru-guru tentang pelaksanaan peluasan SPS ini.

83. Pihak sekolah diminta menubuhkan Jawatankuasa Pelaksana SPS di setiap sekolah masing-masing.

84. Pihak sekolah juga diminta mencalonkan nama 2 orang Pentadbir Sistem yang akan diberi latihan penggunaan pada bulan Ogos nanti.

85. Kami mencadangkan Pentadbir Sistem 1 adalah Guru Data, manakala Pentadbir Sistem 2 adalah Guru Penyelaras Bestari atau Guru Penyelaras ICT. Sekiranya Guru Data dan Guru Penyelaras Bestari atau ICT adalah individu yang sama, maka pilihlah seorang guru lain yang mempunyai kemahiran ICT.

SLAID 32

86. Hebahan semasa perkembangan pelaksanaan peluasan SPS ini akan disalurkan kepada sekolah melalui portal SPS itu sendiri.

87. Bagi menyokong penyampaian maklumat di peringkat negeri hebahan akan dibuat melalui portal rasmi JPN Perak, e-mel 1BestariNet serta surat-surat siaran dari semasa ke semasa.

SLAID 33

88. Sesungguhnya, kejayaan sistem pendidikan adalah hasil kegigihan dan dedikasi para guru, pengetua, guru besar, pentadbir pegawai dan kakitangan sokongan yang menjadi teras kekuatan KPM sejak dahulu hingga kini. Bakti yang dicurahkan tidak dapat disangkal oleh mana-mana pihak sama ada dalam kalangan warga pendidikan mahupun bukan.

89. Akhirnya, marilah kita bersama berganding bahu menjayakan agenda KPM demi kelangsungan pendidikan berkualiti bertaraf dunia di negara kita.

90. Kita akui bahawa bukanlah mudah untuk melaksanakan transformasi sistem pendidikan, dan kita bakal berdepan dengan pelbagai cabaran sepanjang tempoh pelaksanaannya.

91. Insya Allah, marilah kita harungi perjalanan yang menguja, mencabar dan amat penting ini secara bersama.

92. Sekian, terima kasih Cikgu!.!