the cooperation office of the european commission ... · web viewtitle the cooperation office of...

POTANSİYEL BAŞVURU SAHİPLERİNE AİT VERİLERİN ONLINE KAYDI İÇİNPADOR KULLANICI REHBERİ

Teklif çağrılarına katılabilmek için Kuruluşunuzun kaydını yaptırın.

İÇİNDEKİLER 1 PADOR NEDİR?...........................................................................................................................4

1.1 AVRUPA KOMİSYONU İŞBİRLİĞİ OFİSİ EUROPEAID HAKKINDA..........................41.1.1 2007-2013 dönemi için yeni araçlar................................................................................41.1.2 PADOR’un kapsamı: Teklif Çağrıları.............................................................................6

1.2 PADOR’UN İLKELERİ........................................................................................................61.3 Kimleri İlgilendiriyor?............................................................................................................81.4 Hedefler..................................................................................................................................91.5 Faydalar..................................................................................................................................9

1.5.1 Başvuru Sahipleri............................................................................................................91.5.2 Avrupa Komisyonu.........................................................................................................9

1.6 Ne zaman kayıt yaptırabilirim?............................................................................................101.7 Kuruluşunuzun Kimlik Tanımlaması Hakkında...................................................................11

"Geçici LEF"……………………………………………………………………………...11"LEF 6"…………………………………………………………………………………...11

1.8 Güvenlik...............................................................................................................................121.8.1 CAPTCHA....................................................................................................................121.8.2 ECAS (Avrupa Komisyonu Kimlik Doğrulama Sistemi).............................................12

1.9 Gizlilik..................................................................................................................................131.9.1 Sorumluluk....................................................................................................................131.9.2 Kişisel Verilerin Korunması..........................................................................................13

2 TEMEL BİLGİLER:...................................................................................................................152.1 PADOR’A ERİŞİM İÇİN NEYE İHTİYACIM VAR?.......................................................152.2 PADOR NASIL ÇALIŞIR? (ERİŞİM VE ERİŞİM HAKLARI)........................................152.3 DEROGASYON (KURAL DIŞINA ÇIKMAK İÇİN ÖZEL İZİN)....................................172.4 DİL AYARLARI..................................................................................................................172.5 PADOR İÇERİKLERI.........................................................................................................182.6 SIK SORULAN SORULAR (FAQ)....................................................................................19

3 PADOR’A ERİŞİM?...................................................................................................................203.1 EUROPEAID ONLINE HİZMET ANASAYFASI.............................................................203.2 PADOR MENÜSÜ...............................................................................................................213.3 PADOR’A BİR KURULUŞU KAYDETTİRMEK İSTİYORSUNUZ...............................23

4 BİREYSEL OTURUM AÇMA ERİŞİMİNİZİ NASIL OLUŞTURACAKSINIZ.....................244.1 YENİ BİR KURULUŞU KAYDETMEK İSTİYORSUNUZ AMA HENÜZ KİŞİSEL ECAS KİMLİK TANIMLAMANIZ YOK................................................................................24

4.1.1 PADOR menüsünde, “You do not have a personal ECAS identification” opsiyonunu seçin........................................................................................................................................244.1.2 Komisyon tarafından bilinen kuruluşların bir listesi görüntülenebilir..........................264.1.3 Kuruluşunuz PADOR veri tabanında yoksa, kuruluşunuzun kaydını yapma hakkı alacaksınız..............................................................................................................................264.1.4 Kişisel Posta Kutunuza Avrupa Kimlik Doğrulama Servisinden bir E-Posta gelir. --ekran 5 --................................................................................................................................27

4.2 KURULUŞUNUZ PADOR’DA ZATEN KAYITLI...........................................................314.3 KİMLİK (ID) BİLGİLERİNİZİ ALMAK İÇİN KOMİSYONDAN BİR E-POSTA ALDINIZ....................................................................................................................................32


4.4 KİŞİSEL KİMLİK TANIMLAMA BİLGİLERİNİZ İLE KURULUŞUNUZ ARASINDAKİ BAĞLANTI......................................................................................................32

5 HER BİR EKRANDA PADOR ALANLARI NASIL DOLDURULACAK?............................345.1 FAYDALI BİLGİLER :.......................................................................................................34

5.1.1 SAVE (kaydet) SUBMIT (gönder) ile aynı şey değildir!!!...........................................345.1.2 Navigasyon....................................................................................................................355.1.3 Açılır pencereler............................................................................................................365.1.4 Reset (Sıfırla) Butonu....................................................................................................365.1.5 Tek Tık..........................................................................................................................365.1.6 Hata mesajı....................................................................................................................36

5.2 KİMLİK TANIMLAMA......................................................................................................375.2.1 İdari Veriler...................................................................................................................375.2.2 Profil..............................................................................................................................385.2.3 LEF bilgileri :................................................................................................................40

5.3 DENEYİM............................................................................................................................415.3.1 Sektörel..........................................................................................................................415.3.2 Coğrafi...........................................................................................................................425.3.3 Çarpı ile işaretlenecek bilgiler.......................................................................................43

5.4 MALİ VERİLER..................................................................................................................435.4.1 Mali Durum...................................................................................................................435.4.2 Finansman Kaynakları...................................................................................................45

5.5 DENETİM RAPORU...........................................................................................................455.6 PERSONEL..........................................................................................................................46

5.6.1 Kimlik Tanımlama.........................................................................................................465.6.2 Yönetim Kurulu.............................................................................................................46

5.7 STRATEJİ VE METODOLOJİ...........................................................................................475.8 GÖNDER.............................................................................................................................48

6 PADOR’DA ZATEN KAYITLI BİR KURUMUN BİLGİLERİNDE GÜNCELLEME VE DEĞİŞİKLİK YAPMAK:..............................................................................................................49

6.1 KİŞİSEL BİR ECAS KİMLİK TANIMLAMANIZ VAR...................................................496.2 KİŞİSEL KİMLİK TANIMLAMANIZ YOK AMA KURULUŞUNUZUN ZATEN BİR “PADOR KULLANICI YÖNETİCİSİ” VAR...........................................................................506.3 KİŞİSEL ECAS TANIMLAMANIZ YOK AMA KURULUŞUNUZ PADOR’DA KAYITLI....................................................................................................................................50

7 KURUM İÇİ KULLANICILARINIZI NASIL YÖNETECEKSİNİZ........................................517.1 FARKLI PROFİLLER.........................................................................................................51

7.1.1 Consultation/Danışma (can view data/verileri görüntüleyebilir)..................................517.1.2 Update/Güncelleme (Data Entry Agent/Veri Girme Yetkilisi).....................................517.1.3 Signature/İmza (Signatory PADOR / PADOR İmza Yetkilisi)....................................527.1.4 "User manager" / kullanıcı yöneticisi............................................................................52

7.2 PADOR’DA BİR KULLANICININ HAKLARINDA EKLEME VEYA DEĞİŞİKLİK YAPMA (BKZ EKRAN 17 KISIM A)......................................................................................527.3 ECAS TARAFINDAN ZATEN BİLİNEN (PAROLASI OLAN) BİR KULLANICI EKLEME....................................................................................................................................537.4 KİŞİSEL VERİLERİNİZDE EKLEME VEYA DEĞİŞİKLİK YAPMA (SOYADI, AD, LOGIN EMAIL).........................................................................................................................537.5 KULLANICI SİLME...........................................................................................................53


1 PADOR NEDİR?

PADOR, potansiyel başvuru sahiplerine ait veriler için online kayıt anlamına gelen “Potential Applicant Data Online Registration” kelimelerinin kısaltmasıdır.

Avrupa Komisyonunun İşbirliği Ofisi olan EuropeAid, EuropeAid hibeleri almak isteyen potansiyel başvuru sahiplerinin kuruluşlarına ait bilgileri tek bir veri tabanı üzerinde kaydettirmesine olanak sağlayan bir online hizmet yaklaşımını uygulamaya koymaktadır. Bu online hizmetin amaçları ise şunlardır:

EuropeAid hibeleri almak için başvuran potansiyel başvuru sahipleri hakkında güvenilir bilgiler içeren ve İşbirliği Ofisinin bilgi yönetimini iyileştirmek amacıyla kullanılan bir veri tabanı oluşturmak yoluyla ortaklar hakkında daha iyi bilgi sahibi olmak; Hibe almak isteyen potansiyel başvuru sahiplerine sunulan hizmetleri iyileştirmek. PADOR, EuropeAid tarafından sunulan ilk online hizmettir. Ancak, Ofis halihazırda başvuru sahiplerinin (teklif çağrılarına başvuracakların) yaptıkları online başvuruların değerlendirilme aşamalarını takip etmesine ve online başvuru yapmasına (2008/09’da başlatılacaktır) olanak vermek için tasarlanmış başka modüller üzerinde çalışmaktadır.Kuruluşlarına ait verileri online kaydetmelerine/güncellemelerine olanak vererek kuruluşları yetkilendirmek.

1.1 AVRUPA KOMİSYONU İŞBİRLİĞİ OFİSİ EUROPEAID HAKKINDAAB’nin Kalkınmada İşbirliği politikası ve uluslararası faaliyetleri, Birleşmiş Milletler ve kalkınma alanında yetkinliğe sahip diğer uluslararası kuruluşlar tarafından belirlenen Binyıl Kalkınma Hedeflerinin (BKH) ve Topluluk ve Üye Devletler tarafından onaylanan başlıca kalkınma hedeflerinin ve ilkelerinin rehberliğinde yürütülmektedir.

AB, Topluluktaki ekonomik oyuncular ile ortak ülkeler ve bölgeler arasında işbirliğini, ortaklıkları ve ortak taahhütleri destekleyen ve ilgili sektörlerde politik, ekonomik ve sosyal ortaklar arasında diyaloğu teşvik eden bir işbirliği politikası izlemektedir.

Barış ve istikrarı, insan haklarına ve temel özgürlüklere, demokratik ilkelere ve hukukun üstünlüğüne saygıyı, iyi yönetişimi ve toplumsal cinsiyet eşitliğini garanti eden bir siyasi ortam, uzun vadeli kalkınma için temel öneme sahiptir.

1.1.1 2007-2013 dönemi için yeni araçlar18 Aralık 2006 tarihli ve (EC) 1905/2006 sayılı yeni Tüzükten bu yana, EuropeAid bütçesini dünyanın farklı bölgelerini kapsayan 7 araç yoluyla uygulamaktadır.

Bu araçlar, özel hedefleri olan çeşitli programlardan oluşmaktadır:ENPI Komşuluk aracı 17 ülke: Akdeniz, Doğu Avrupa, Rusya, Kafkasya, Orta Doğu

(makroekonomik – iki taraflı)EDF Avrupa Kalkınma Fonu : 78 Afrika, Karayipler, Pasifik ülkesi ve Deniz Aşırı Ülkeler

ve Topraklar (makroekonomik – iki taraflı)DCI Kalkınma Aracı : Latin Amerika, (Orta) Asya, Ürdün’ün Doğusu, Güney Afrika,

Afrika, Karayipler, Pasifik ülkeleriÜlke programları (makroekonomik – iki taraflı)Beşeri sosyal kalkınma


ÇevreDevlet Dışı Aktörler ve Yerel OtoritelerGıda GüvencesiGöç ve sığınma

DİHAADemokrasiHukukun Üstünlüğüİnsan HaklarıTemel Özgürlükler

NSI Nükleer Güvenlik Aracı

Bilgi için

IPA Katılım öncesi araç : 6 Batı Balkan ülkesi ve Türkiye, Genişleme Genel Müdürlüğü tarafından yönetilmektedir. IFS İstikrar aracı : sanayileşmiş ülkeler dışındaki tüm üçüncü ülkelerle ilgili olan bu araç Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü (RELEX) tarafından yönetilmektedir.ICI Sanayileşmiş ülkeler (makroekonomik – iki taraflı) – bu araç Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü (RELEX) tarafından yönetilmektedir

Ortak ülkeler düzeyindeki merkezi olmayan yönetimi kapsayan makroekonomik – iki taraflı programlar dışında, EuropeAid fonlarını Teklif Çağrıları yoluyla yönetir. İhale Çağrıları ayrıca tedarik sözleşmeleri için de kullanılan bir prosedürdür.

1 Mayıs 2007 tarihli ve 2342/2002 sayılı Mali Tüzük Uygulama Kuralları Madde 168’de bazı istisnalar tanımlanmıştır:" 1. Hibeler, teklif çağrısı yapılmaksızın ancak aşağıdaki hallerde verilebilir:

(a) 1257/96 sayılı Konsey Tüzüğünde belirtilen anlam kapsamında yapılacak insani yardımlar ve paragraf 2 anlamı çerçevesindeki kriz durumları için yapılacak yardımların söz konusu olduğu haller(b) istisnai ve uygun şekilde kanıtlanmış acil durumlarda(c) Komisyonun sözleşme verme kararında uygun şekilde kanıtlanmış yasal (de jure) veya fiili (de facto) tekele sahip organlara(d) Mali Tüzük Madde 49 anlamı kapsamında temel bir yasa ile bir hibe yararlanıcısı olarak belirlenen organlara (e) Araştırma ve geliştirmenin söz konusu olduğu hallerde, Mali Tüzük Madde 110’da sözü edilen yıllık çalışma programında belirlenen organlara; ancak temel kanunun böyle bir olasılığı açıkça öngörüyor olması ve projenin bir teklif çağrısı kapsamına girmiyor olması gerekir;(f) Bir teklif çağrısı kapsamına girmemesi şartıyla, teknik yeterliliği, yüksek derece uzmanlığı veya idari gücü açısından belli bir tür organı gerektiren, belirli özelliklere sahip projeler;

2. Kriz durumları, üçüncü ülkeler için, kanun ve düzene ve bireylerin güvenlik ve emniyetine yönelik bir tehdit oluşturan, silahlı çatışmaya dönüşme veya ülkenin istikrarını bozma tehdidi oluşturan ve aşağıdakilere ciddi şekilde zarar verebilecek olan durumlar olarak anlaşılmalıdır:

(a) Avrupa Birliğinin ortak değerlerinin, temel menfaatlerinin, bağımsızlığının ve bütünlüğünün korunması(b) Avrupa Birliğinin güvenliği, barış koruma ve uluslararası güvenlik, Avrupa Birliği Antlaşması Madde 11 ve 381/2001 sayılı Konsey Tüzüğü madde 3 uyarınca demokrasinin, hukukun üstünlüğünün, insan haklarına ve temel özgürlüklere saygının geliştirilmesi ve güçlendirilmesi ya da uluslararası işbirliğinin desteklenmesi


1.1.2 PADOR’un kapsamı: Teklif ÇağrılarıPADOR, bir teklif çağrısı kapsamında hibe almak isteyen kuruluşları ilgilendirmektedir.

Yukarıda açıklanan programlar çerçevesinde hibe alabilmek için, kuruluşun uygun şekilde doldurularak tamamlanmış bir “başvuru formu” sunarak belirli bir teklif çağrısına yanıt vermesi gerekir. Bu başvuru formu iki tür veri içerir:

=> Kuruluşun kendisiyle ilgili veriler; PADOR’un uygulamaya alınmasından önce, kuruluşlar katılmak istedikleri her farklı teklif çağrısında bu verileri sunmak zorundaydı.=> Projeyle bağlantılı veriler.

Bu çağrılar, http://ec.europa.eu/europeaid/index_en.htm adresindeki Europa web sitesinde “funding” (finansman) bölümünde yayınlanmaktadır.

Teklif çağrılarını ayrıca aynı web sayfasında (http://ec.europa.eu/europeaid/index_en.htm) “Work with us” (Bizimle Çalışın) menüsü içinde yer alan “Funding opportuities” (Finansman olanakları) alt-bölümünde bulabilirsiniz.

Teklif çağrılarıyla ilgili tüm prosedürlere aşina değilseniz, bunlar hakkında gerekli açıklayıcı bilgileri aşağıdaki sayfada bulabilirsiniz:http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm

1.2 PADOR’UN İLKELERİBir kuruluşun profili ile ilgili veriler ile bir proje teklifine dair verilen bilgiler arasında artık net bir ayrım yapılmaktadır. Bu, 1 Mayıs 2007’ye kadar uygulamada olan teklif çağrıları yönetim prosedürlerine kıyasla radikal bir evrimdir. PADOR sayesinde, bir kuruluş artık katıldığı her teklif çağrısı için tüm idari verileri ve gerekli belgeleri (tüzük, mali raporlar ve denetim raporları) matbu formda sunmak zorunda değildir. Bu bilgiler kuruluş tarafından bir kez PADOR’a girilmektedir ve bilgilerin düzenli olarak


http://ec.europa.eu/europeaid/index_en.htm

güncellenmesi gerekmektedir. Girilen bilgiler, kuruluşun katıldığı her yeni teklif çağrısında Komisyon tarafından göz önüne alınacaktır.Bu amaçla, hibe başvurusunda bulunacaklar için bir online kayıt hizmeti geliştirilmiştir. Her bir kuruluş, kendine ait verileri kodlamaktan ve bu verileri güncel tutmaktan sorumludur. Bu online hizmete tüm yıl boyunca erişilebilmektedir. Bir teklif çağrısına katılırken, kuruluş Avrupa Komisyonuna EuropeAid ID (EuropeAid Kimlik Numarası) adı verilen PADOR kimlik numarasını bildirir. Kuruluş PADOR’da kodlanmış olan ve düzenli aralıklarla güncellenen verilerin uygunluğunu teyit ederek bu bilgilerin doğruluğu konusundaki sorumluluğu alır.Sisteme gönderilen her bilgi değişikliğinde, işlem tarihi hafızaya alınır, böylece verilerin bir tarihçesi oluşturulur. PADOR’a girilen veriler ile destekleyici belgeler arasında ayrım yapıldığı göz önüne alınmalıdır.

Veri

Sadece tam teklifin (iki aşamalı bir teklif çağrısında) ya da kavramsal notun ve tam teklifin (tek aşamalı bir teklif çağrısında) son teslim tarihinden önce kaydedilen veriler göz önüne alınacaktır. Bu nedenle, bilgisayar üzerinden uygulanan bu yöntem bir teklif çağrısının usule ilişkin taleplerini tamamen karşılayacaktır.

İki tür teklif çağrısı vardır:

1. İki aşamalı teklif çağrısı: PRAG’a göre, "tüm başvuru sahiplerinin katılmayı talep edebileceği ancak sadece kısa listeye alınan (Başvuru Sahipleri için söz konusu teklif çağrısına yönelik yayınlanan Başvuru Rehberine uygun olarak sunulan bir kavramsal not esasına göre) başvuru sahiplerinin tam teklif sunmaya davet edildiği teklif çağrıları iki aşamalı teklif çağrılarıdır." Bir başka deyişle, başvuru sahibi önce bir Kavramsal Not gönderir ve ilk elemeden başarıyla geçmesi halinde daha sonra bir Tam Teklif göndermeye davet edilir.2.Tek aşamalı teklif çağrısı: PRAG’a göre, "tüm başvuru sahiplerinin, yayınlanan Başvuru Rehberine uygun olarak bir tam teklifi içerecek şekilde bir hibe başvuru formu sunmakta özgür olduğu teklif çağrıları tek aşamalı teklif çağrılarıdır." Bir başka deyişle, başvuru sahibi Kavramsal Notu ve Tam Teklifi aynı anda göndermelidir.

Destekleyici belgeler

Prosedüre göre (yukarıdaki linklere bakınız), istenen destekleyici belgeler (tüzükler, mali raporlar, denetim raporları) Tam Tekliflerin değerlendirilmesinden önce fakat Avrupa Komisyonunca gönderilen bildirim yazısında belirtilen son tarihten önce PADOR’a yüklenebilir. Avrupa Komisyonunca gönderilen yazıyla, başvuru sahibine bu belgelerin son uygunluk kontrolü için PADOR’a yüklenmesi gerektiği hatırlatılacaktır. Yine de, tekliflerin son seçim aşamasının tamamlanmasını beklemeden bu belgeleri PADOR’a kayıt yaptırma esnasında yüklemenizi önemle tavsiye ederiz.

Komisyon tarafından tanımlanmış kuruluşlar için Tüzel Kişi Dosyası (Legal Entity File –"LEF") referansının tümleştirilmesi. Lütfen "Kuruluşunuzun Kimlik Tanımlaması" başlıklı bölümü okuyun.Verilerin tutarlılığının iyileştirilmesi: tüm EuropeAid birimleri (hem genel merkezdeki hem de temsilciliklerdeki) aynı verilere erişime sahiptir.Kuruluşun verileri sadece kuruluşun kendisi tarafından doldurulabilir, güncellenebilir, kaydedilebilir ve imzalanabilir.Not: Nadir durumlarda (bakınız 2.3), kuruluş PADOR’daki bilgilerini tek başına doldurma, kaydettirme veya güncelleme yetisine sahip olmayabilir. Bu durumda kuruluş özel bir derogasyon (özel izin) talebinde bulunabilir ve bu talebini sözleşme makamına gönderebilir (bkz. ek 4). Eğer Komisyon kuruluşun bilgilerinin kaydını neden kendi başına yapamayacağına dair sunulan gerekçeleri kabul ederse, söz konusu


teklif çağrısından sorumlu olan servisin, söz konusu kuruluş tarafından temin edilen bilgileri PADOR veri tabanına girmesi gerekecektir.

1.3 Kimleri İlgilendiriyor?Veri tabanına kayıt yaptırma olanağı prensipte aşağıdaki koşulları karşılayan tüm kuruluşlara açıktır:

- Kalkınma alanında aktif faaliyet gösteren ve kapasitelere sahip olan kuruluşlar ;- uzun veya kısa vadede EuropeAid’den sübvansiyona ihtiyaç duyan kuruluşlar;- resmi olarak kayıtlı tüzüklere (ya da dengi belgelere) ve kendi yerleşik yıllık hesaplarına sahip kuruluşlar;- Üyeleri adına konuşabilen kuruluşlar.

PADOR’a kayıt yaptırma olanağı bireylere açık değildirTeklif çağrılarında yer almak isteyen bireyler, çağrının genel kurallarının buna izin verip vermediğinden emin olmalıdır. Katılmalarının uygun olması halinde, bireyler hibe başvuru formunun matbu versiyonunu tamamen doldurmalıdır (“Başvuru Sahibi/Applicant” ile ilgili bölüm dahil). Avrupa Komisyonu ile bir sözleşme yapar yapmaz, bireye kendisine ait verileri güncellemek için PADOR’a erişim olanağı sağlayan bir kullanıcı adı (“login”) ve parola (“password”) verilecektir. Aynı prensip tüzel kişiliği olmayan kuruluşları temsil eden bireyler için de geçerlidir.

Bu konuyla ilgili daha ayrıntılı bilgi için, lütfen Avrupa Komisyonu Dış Yardım Sözleşme Usulleri Uygulama Kılavuzuna başvurun (bölüm 6.2.3.1):(http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm)

Komisyon sadece sözleşmeleri imzalayan organ (bütçe ve ödemelere ilişkin sorumluluğa sahip organ) ile muhatap olur.

BU BİR TEMEL İLKEDİR. Sadece bu kapasiteye sahip olan kuruluşlar hibe almak için uygun olacaklardır.

Örneğin:- Bir üniversite için çalışan bir laboratuvar tüzel kişiliğe sahip değildir. Sözleşme imzalama yetkisi sadece laboratuvarın genel merkezindedir. PADOR’a girilmesi gereken idari bilgiler laboratuvarla değil, kuruluşun genel merkeziyle ilgili bilgiler olacaktır.- Avrupalı bir kuruluşun başka ülkelerde şubeleri olabilir. Bu şubelerden biri bir ülkede yasal olarak kayıtlı ise ve sözleşme imzalama ve ödeme yapma (genel merkezle bağlantılı olmayan bir banka hesabından) yetkisine sahipse, hibe almaya uygun bir kuruluş olarak kabul edilecektir, ancak şube tarafından PADOR’a girilen verilerin genel merkezin veya aynı kuruluşlar “ailesinin” diğer şubelerinin deneyimleri değil, şubenin kendi deneyimleriyle ilgili olması (şube düzeyinde) gerekmektedir.

Bir başka deyişle, bir kuruluşun tüzel kişiliği ve uygunluğu, Sözleşme Makamı tarafından kuruluşun tüzükleri esas alınarak kabul edilir. Uygunluk, kurumun hisse veya yönetim yapısına göre değil, ofisin nerede ve hangi kanunlar çerçevesinde kayıtlı olduğu esasına göre belirlenir.

1.4 HedeflerPADOR verileri temel olarak, bölüm II’de “başvuru sahibi” ve bölüm III’de “Başvuru Sahibinin Projeye Katılan Ortakları” başlıkları altında yer alan, EuropeAid tarafından başlatılan teklif çağrıları için


kullanılan ve kısa süre öncesine kadar matbu başvuru formu şeklinde istenen verilere karşılık gelmektedir. Veriler, sistem tarafından kullanılabilmelerini sağlamak için, EuropeAid tarafından iyi tanımlanmış bir yapı ve hassasiyet çerçevesinde biçimlendirilmiştir.

Bu, verilerin teklif çağrılarının yayınlanmasından önce belli kuruluşların kayırılması yoluyla adil olmayan usuller için kullanılabileceği izlenimini verebilir. Bu kesinlikle söz konusu değildir. Bir yanda PADOR ve diğer yanda eleme-seçme süreci arasında net bir ayrım yapılmalıdır. Bir teklif çağrısı için geçerli olacak uygunluk kriterleri yasal dayanakta ve resmi belgelerde belirtilir. Bu kurallara uygun olarak yapılan teklif çağrılarında saydamlık ve fırsat eşitliği temel ilkeler olarak gözetilir. Bu ilkeler PADOR verilerinin EuropeAid tarafından teklif çağrısının yapılmasından önce potansiyel ortakların her hangi bir şekilde seçilmesi amacıyla kullanılmayacağını garantiler.

Hedef, açıkça EuropeAid’in dünya genelindeki müdahalelerinde bilgi yönetimini iyileştirmek, ama aynı zamanda (göz ardı edilmemesi gereken bir başka hedef olarak) ortaklarımızın çalışmalarının kattığı değer ve profesyonelliği vurgulamaktır. Tüm Devlet Dışı Aktörlerin (DDA) ve Yerel Otoritelerin (YO) projeleri, müdahale yaptıkları ülkelerde önemli bir rol oynamaktadır. EuropeAid bu katma değerin imajını iyileştirmeyi ve Devlet Dışı Aktörlerin ve Yerel Otoritelerin faaliyetlerini haklı çıkarmayı amaçlamaktadır.

PADOR bu amaçla daha net ve ayrıntılı listeler yoluyla, daha iyi bir sınıflandırma yapmaktadır. Bu kapsamda kategori ve hedef gruplar gibi yeni “göstergeler” de getirilmektedir. Örneğin, çocuk askerlerle veya yerli haklarla çalışan özel kuruluşlar hakkındaki bilgileri bulmak, EuropeAid için çok daha kolay olacaktır.

Bilgi yönetiminin ve kalkınma yardımının imajını iyileştirmek için, her bir projeye ilişkin ayrıntılar genel bilgilendirme amaçları açısından anlamlı değildir. Raporlar ve istatistikler başlıca eğilimleri ve yüzdeleri gösterir. Kuruluşları belirlemenin en iyi yolu, belli bir aralık esasına göre oluşturulmuş göstergeler (1-10 arası; 11-20 arası; 21- 100 arası, …) kullanmaktır. Bu göstergelerin bileşimi ortaklarımız ve ortaklarımızın uygulama kapasiteleri hakkında daha iyi bilgiler almamıza olanak vermektedir.

1.5 Faydalar

1.5.1 Başvuru Sahipleri- Kuruluşlarının idari verilerini her bir Teklif Çağrısı için tekrar tekrar sunmak zorunda değildir.

1.5.2 Avrupa Komisyonu- Hibe için başvuran kişi ve kuruluşlar hakkındaki bilgileri içeren bir veri tabanına sahip olmanın getirdiği avantaj.- Zamandan tasarruf: kuruluş, verilerini kendisi kaydeder, bu da işlem süresini azaltır.- Kuruluşa yüklenen sorumluluk, LEF verilerine başvurabilme olanağı ve bilgilerin iki kez girilmesini önleyen bir ekranın kullanılması sayesinde veri kalitesinin iyileştirilmesi.

1.6 Ne zaman kayıt yaptırabilirim?

PADOR tüm yıl boyunca erişime açık olacaktır. Kuruluş dilediği zaman veya bilgilerinde değişiklik olduğu zaman bilgilerini güncelleyebilir, hatta yeni bir hesap yaratabilir.


Girilen tüm değişiklikler için, geçmişte yapılan eylemlerin bir belleği yaratılır ve bilgilerin gönderildiği tarih kaydedilir. Her bir teklif çağrısı için, göz önüne alınan veriler sadece söz konusu Teklif Çağrısı için Tam tekliflerin son teslim tarihinden önce kaydedilen verilerden oluşur. Bu tarihten sonra yapılan hiçbir değişiklik, söz konusu teklif çağrısı için geçerli değildir. Her bir teklif çağrısı için ilgili verilerin çağrıya ait kapanış tarihine kadar girilmesi tavsiye edilir.

PRAG1, istenen destekleyici belgelerin Avrupa Komisyonu tarafından gönderilen bildirim yazısında belirtilen son tarihe kadar kuruluş tarafından sunulabileceğini belirtmektedir. Söz konusu bildirim yazısında, bu belgelerin son uygunluk kontrolü için PADOR’a yüklenmesi gerektiği hatırlatılacaktır. Yine de, bunların kayıt yaptırma sürecinde yüklenmesi önemle tavsiye edilir.

1 Uygulama Rehberi, bkz: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm


1.7 Kuruluşunuzun Kimlik Tanımlaması Hakkında

Bir veri tabanını kullanan her kişi için bir kişisel kimlik tanımlaması gerekir. Kuruluşunuz için, bu kimlik tanımlaması iki düzeyde yapılır.

Birinci düzey Komisyon tarafından Bütçe Genel Müdürlüğü (DG BUDG) kanalıyla yapılan tüm ödemeler ve sözleşmeler için uygulanan genel sürece bağlıdır. Bütçe Genel Müdürlüğü (DG BUDG) Avrupa Komisyonunun (EC) bütçesini yönetir. Bu amaçla DG BUDG, her bir yüklenicinin tanımlanabildiği bir veri tabanı oluşturmuştur. Her bir potansiyel yüklenici, tanımlanmasına izin veren tüm idari bilgileri (örneğin kuruluşun ticari/resmi adı ve adresi vb…) içeren bir “Tüzel Kişi Dosyası” (Legal Entity File -LEF) doldurur.

"Temporary LEF" (Geçici LEF)Geçici LEF kodları, Avrupa Komisyonundan hiç hibe almamış olan kuruluşlara tahsis edilir.PADOR’da, geçici LEF kodları görünür değildir. Bunlar "N/A" (mevcut değil) şeklinde görünür.

"LEF 6""LEF 6" kodları daha önce Avrupa Komisyonundan hibe almış kuruluşlara tahsis edilir.

Bir kuruluş bir Avrupa hibesi aldığında, Bütçe Genel Müdürlüğü yüklenici tarafından gönderilen destekleyici belgeleri (örneğin kuruluşun tüzükleri vb) esas alarak, LEF’de (Tüzel Kişi Dosyası) yer alan bilgileri kontrol eder. Bu kontrol aşamasından sonra, Bütçe Genel Müdürlüğü kuruluşa bir LEF numarası tahsis eder. Bu kimlik numarası 6 rakamı ile başlar, ve kısaca "LEF 6" şeklinde ifade edilir. Bu kod her kuruluş için özel ve tektir ve Avrupa Komisyonu ile yapılan tüm işlemlerde geçerlidir.

EuropeAid düzeyinde, bir kuruluş PADOR’a kaydolduğunda, EuropeAid ID adı verilen tek ve özel bir referans numarası yaratılır. Bu numara, seçim sürecinin ardından hiçbir irtibat kurulmasa bile, veri tabanında kayıtlı olan her bir kuruluşa verilir.

Bu PADOR kimlik tanımlama anahtarı hibe başvuru formunda belirtilir. Verileriniz sisteme girilmiş ve güncellenmişse, EuropeAid ID numarasının belirtilmesi form doldurma ihtiyacını ortadan kaldıracaktır. Verilerin her bir teklif çağrısı için yeniden gönderilmesi gerekmez.


1.8 GüvenlikBir kuruluş ile kuruluşun kullanıcıları arasındaki ayrımın yapılması gerekir.

PADOR temel olarak kuruluşları (kuruluşa özel bir e-posta adresi ile) yönetir.

Ama gerçekte, sadece kullanıcılar (kişiler) bir kuruluşun verilerine erişebilir. Bu, kuruluş personelinden birine (kişiye) ait olan ve "login e-mail" (oturum açma e-postası) adı verilen bir e-posta adresi aracılığıyla yapılır. Bu "login e-mail", kuruluşunuzun e-postasından farklı olmalıdır. Bu da güvenliğin bireysel oturum açma (login) düzeyinde yönetilmesi gerektiği anlamına gelir. Belli bir kişiye özel bir kullanıcı adı (“login”) ve parola (“password”) verilecektir; bu kişi bu bilgileri gizli tutmalıdır.

Erişim güvenliği, Bilgi Teknolojisi Genel Müdürlüğümüz (DG DIGIT) tarafından kurulacak mekanizmalarla sağlanacaktır; bu mekanizmalar şunladır:- CAPTCHA (Completely Automated Public Turing test to Tell Computers and Humans Apart – Bilgisayar ve İnsanları Ayırt Etmek için Tamamen Otomatik Turing Testi)- ECAS (European Commission Authentication Service – Avrupa Komisyonu Kimlik Doğrulama Servisi).

1.8.1 CAPTCHACAPTCHA, bir kod içeren bir görüntünün bu amaçla ayrılmış başka bir alana tekrar yazılmasını gerektiren bir savunma mekanizmasıdır. Bu mekanizmanın amacı, otomatik ve kitlesel kayıtlar oluşturan robotları tespit edip bunların erişimini engellemek yoluyla bir veri tabanına olan erişimin güvenliğini sağlamaktır.

1.8.2 ECAS (Avrupa Komisyonu Kimlik Doğrulama Sistemi)ECAS, Avrupa Komisyonunun kullanıcı kimlik doğrulama hizmetidir. Bu hizmet, Komisyonun BT sistemlerinin güvenliğini arttırmak için tasarlanmıştır.

ECAS, BT kimliğinizi istismara karşı korumak ve istemci sistemlere kullanıcılarının kimlikleri konusunda güven vermek için tasarlanmıştır. ECAS ayrıca katılan başvurular için tek bir oturum açma olanağı verir.

.ECAS’ın sizden doğrudan topladığı bilgiler sadece kullanıcı adınız ve parolanızdır; bu iki bilgi sizin kimlik bilgilerinizi oluşturur. Kimlik bilgileri, kimliğinizi doğrudan ECAS’a ve dolaylı olarak kullandığınız diğer sistemlere kanıtlamanızı sağlar.

Parola yönetimi – kullanıcılar dahili e-posta sistemi yoluyla parolalarını belirleyebilir ve unutmaları halinde parolalarını sıfırlayabilir. Kullanıcılar geçerlilik süresi dolan parolalarını da aynı şekilde değiştirebilir. Bu, e-posta hesabınıza erişebilen herkesin parolanızı sıfırlayabileceği anlamına gelmektedir ve bunun olmasını önleyen ise posta sisteminin güvenlik özellikleridir. Postanıza başka birinin erişimi varken parolanızın sıfırlanması talebinde bulunmamak (otomatik ileti, yetki verme veya diğer nedenlerden dolayı) sizin sorumluluğunuzdadır.

Parolanızı asla başkasına vermemelisiniz: parola, sadece sizin bildiğiniz bir sır olmalıdır. Özellikle, ekranda onaylı ECAS logosu görünmüyorsa veya sitenin gerçek ECAS sitesi olduğuna dair kuşkularınız varsa, parolanızı asla ekrana girmeyin.

Bağlantının güvenli olduğu bilgisinin tarayıcınızda belirtildiğinden (bu çoğu zaman bir asma kilit veya başka bir ikonla gösterilir) ve ecas.cc.cec.eu.int sitesine bağlandığınızdan emin olun.


Parola, geri döndürülemez bir biçimde saklanır ve ECAS tarafından bile bilinmez.

Her bir ECAS sayfasında, üstbilgi ve altbilgi alanlarında “Login / Logout” (oturum aç/oturum kapa); “Forgot your Password” (parolanızı mı unuttunuz?); “Change password” (parolayı değiştir) ve “Help” (yardım) linkleri bulunmaktadır.

Not: çerezlerin kullanımıECAS sistemi çerezlerden yararlanır. “Popup Blocker” (açılır pencere engelleyici) İnternet opsiyonunuz açıksa, bu sorun yaratabilir. ECAS parolanızı oluştururken, "Popup Blocker" opsiyonunun kapalı olduğundan emin olun. (bkz: "Popup Blocker" (açılır pencere engelleyici) Opsiyonu - Bölüm 4.1 sayfa 29)Bu çerezler farklı uygulamalarda tekrar tekrar kullanıcı adı ve parola girmeden oturum açmanıza olanak verir. Çerezler kişisel bilgiler içermez, sadece ECAS’ın girişinizi kendi sistem tablolarında bulmasına olanak verir. Çerezler 'oturum başına' oluşturulan çerezlerdir; yani, tarayıcınızı kapattığınız anda yok edilirler. Tarayıcınızın bu tür çerezleri kabul etmemesi opsiyonunu seçtiyseniz, bu özellikten yararlanamazsınız ve oturum açmak istediğiniz her farklı ECAS istemci uygulamasında kimliğinizi yeniden doğrulamanız gerekir.

Dil tercihinizi kaydetmek için bir “bellekli çerez” oluşturulur. Bu çerezin oluşturulmadığı hallerde, varsayılan dil İngilizce’dir.

1.9 Gizlilik

1.9.1 SorumlulukKomisyon, bir teklif çağrısına katılmak için veri tabanına kayıt yaptıran bir kuruluş tarafından temin edilen bilgilerin doğruluğu ile ilişkili hiçbir sorumluluk üstlenmez. Verilerini PADOR’a kodlaması esnasında kuruluş tarafından hatalar yapılmışsa, Komisyon, söz konusu teklif çağrısı çerçevesinde, kuruluşça PADOR’a temin edilen bilgileri esas alarak söz konusu kuruluşu uygun olmayan kuruluş ilan etme hakkına sahiptir.

Bir kuruluşun veri tabanında kayıtlı olması, söz konusu kuruluşun Avrupa Komisyonu tarafından resmi olarak tanındığı anlamına gelmez.

1.9.2 Kişisel Verilerin KorunmasıAşağıda, kişisel bilgilerinizin nasıl kullanılacağı, güncelleneceği ve silineceği ile ilgili ek bilgiler verilmiştir:PADOR için Gizlilik Beyanı:Spesifik veritabanı: PADOR

Komisyonun adı geçen PADOR EuropeAid İşbirliği Ofisinden sorumlu olan servisi, kişisel bilgilerinizi sadece Bilgi Yönetimi amacıyla, dış yardım çerçevesinde yer alan potansiyel başvuru sahiplerine yönelik bir veri tabanının oluşturulması için gereken ölçüde toplayacaktır.

Kimler bilgilerinize erişebilir ve bilgiler kimlere ifşa edilir?

PADOR’dan sorumlu komisyon görevlisi ve kontrolör, verilerinize erişebilir. Komisyonun tüm yetkili temsilcileri (EuropeAid İşbirliği Ofisinde ve Temsilciliklerde), belli bir sorgulama bağlamında Topluluk hukukuna uygun olarak bir izleme veya teftiş görevi verilen Topluluk Denetim otoriterine bilgilerin olası aktarımını etkilemeksizin verilerinize erişime sahiptir. Ulusal makamlara hiçbir şekilde bilgi transferi yapılmaz.


Bilgilerinizi nasıl koruyoruz ve güvende tutuyoruz?

PADOR’da toplanan verilere Komisyon dışından hiç kimse erişemez. Komisyon içinde ise, görevlendirilen Komisyon temsilcileri bir Kullanıcı Kimliği ve parola kullanarak verilere erişebilir.

Bilgilerinizi doğrulamak, değiştirmek veya silmek için ne yapacaksınız?

Saklanan verilerinize doğrudan erişebilirsiniz. Verilerinizi değiştirmek veya silmek istiyorsanız, bunu ilk kayıt sırasında size iletilen Kullanıcı Kimliği ve Parolayı kullanarak PADOR’a bağlanmak suretiyle yapabilirsiniz.

Verilerinizi ne kadar süre tutuyoruz?

Eğer kuruluş Komisyonla bir sözleşme ilişkisine girmişse, veriler son sözleşmenin bitiş tarihinden itibaren 7 yıl boyunca saklanacaktır.

Eğer kuruluş herhangi bir Teklif Çağrısına katılmışsa, veriler kuruluşun katıldığı son teklif çağrısından itibaren 7 yıl boyunca saklanacaktır.

Eğer bir kuruluş verilerini son 3 yıl içinde güncellememişse, erişim bilgileri (kullanıcı adı ve parola) silinecektir.

Eğer kuruluş Komisyonla hiç sözleşme imzalamamışsa, hiçbir Teklif Çağrısına katılmamışsa ve bilgilerini son 3 yıl içinde güncellememişse, tüm bilgiler silinecektir.

İrtibat BilgileriGönderdiğiniz bilgilerle ilgili herhangi bir soru veya talebiniz olması halinde, lütfen aşağıdaki irtibat posta kutularına bir e-posta mesajı gönderin: [email protected]

Yasal DayanakKişisel verilerin Komisyon kurumları ve organları tarafından işlenmesinde bireylerin korunması ve bu verilerin serbest dolaşımı hakkındaki 18 Aralık 2000 tarihli ve (EC) No 45/2001 sayılı Avrupa Parlamentosu ve Konsey Tüzüğü.


2 TEMEL BİLGİLER:

2.1 PADOR’A ERİŞİM İÇİN NEYE İHTİYACIM VAR?Bir İnternet bağlantısı tabi ki PADOR’a erişmek, kuruluşunuzun profilini kaydettirmek ve güncellemek için kilit bir önkoşuldur.

Yine de, sürekli bir erişime ihtiyacınız olmadığını göz önünde bulundurun. Kuruluşunuzla ilgili verileri güncellemeniz gerektiği zaman İnternet erişimine sahip olmanız gerekir. PADOR çeşitli ekranlardan oluşmaktadır.Girilen bilgilerin kaybolmasını önlemek için, her ekrandan sonra bir "save" (kaydet) ekranı öngörülmüştür. Bu sayede, bilgileri kodlama işlemini “bölme” olanağına sahip olacaksınız.

İlk kez kayıt olurken, verimli bir İnternet erişimine sahip olmanız önerilir. Verileri PADOR’a kuruluşun menşe ülkesi/topluluğunda bulunan bir bilgisayardan/internet hattından kaydetmeniz zorunlu değildir. Örneğin, Gana’lı bir kuruluş PADOR kaydını İngiltere’de veya Fransa’da bulunan bir bilgisayardan/İnternet hattından yapabilir. Ülkenizdeki/topluluğunuzdaki İnternet bağlantısında sorunlar olması halinde, başka bir bilgisayar/İnternet hattından PADOR kaydınızı yaptırmak için, yurt dışında yaşıyor bile olsalar, arkadaşlarınızdan/aile üyelerinizden yardım istemekten çekinmeyin.

Kuruluşunuz için bir e-posta adresi, kuruluşunuzun kimliğini tanımlamak için kullanılacağından gereklidir. Bu e-posta adresi sadece mesajlaşmak amacıyla kullanılacaktır.

Birey olarak kendiniz için bir e-posta adresi de gereklidir, çünkü e-posta yoluyla size güvenli erişim hakkı vereceğiz.

PADOR web adresleri:- ilk bağlantı için:https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/onlineservices/index.cfm?do=Pador.Reglefeid- daha sonraki bağlantılar için: http://ec.europa.eu/europeaid/onlineservices/pador/index_en.htmhttp://ec.europa.eu/europeaid/onlineservices/pador

ECAS Parolası. Aşağıda, ECAS Parolasını nasıl alabileceğiniz açıklanmaktadır.

2.2 PADOR NASIL ÇALIŞIR? (ERİŞİM VE ERİŞİM HAKLARI)PADOR bir kuruluşlar veri tabanıdır. Bir kuruluş, bir e-posta adresi ile tanımlanır. Kuruluşunuzun PADOR kaydını yaptırmaktan sorumlu kişinin adından bağımsız olarak belirli bir e-posta adresi kullanmanız önemle tavsiye edilir. (bkz. : "REGISTER" (Kaydol) PADOR sayfasında "Organisation Email" (Kuruluş e-postası) Alanı - Bölüm 5.1)

Ne var ki, PADOR verilerinin kuruluşlar içindeki yönetimi bireyler tarafından yapılmaktadır. Bu nedenle, her bir bireyin kendi erişim haklarıyla birlikte tanımlanması gerekmektedir. PADOR bir kuruluş ile her bir birey arasında net bir bağlantı kurar. Bu bağlantıya uygunluk sağlanmamışsa, erişim reddedilir. (bkz. : REGISTER" (Kaydol) PADOR sayfasında "Login Email" (Oturum Açma E-postası) Alanı – Bölüm 4.1 sayfa 25)

Kuruluş, (kuruluşun yönetici/başkan/müdürü) üyelerine PADOR’u kullanma izni verir. PADOR’da bulunan özel bir ekrandan personeli için PADOR erişim izinlerini yönetmek kuruluşun kendi sorumluluğudur.


PADOR veritabanında üç tür izin mevcuttur:- Read only (saltokuma): kişi, PADOR’da kayıtlı bilgilere danışabilir.- Consult and Complete (danış ve doldur): kişi PADOR’da kayıtlı kuruluşun bilgilerine danışabilir, bu bilgileri güncelleyebilir ve doldurabilir.- Sign (İmza): kişi PADOR’da kayıtlı kuruluşun bilgilerine danışabilir, bu bilgileri doldurup tamamlayabilir ve teyit edebilir. Bu en üst düzey izindir.

PADOR erişimi olan personel, meslektaşlarına sadece kendi erişim haklarıyla aynı veya daha alt düzeydeki erişim haklarını verebilir. Örneğin, PADOR’da kayıtlı verilere danışma ve bu verileri güncelleme yetkisine sahip biri, başka bir personel üyesine sadece “read” (okuma) veya "consult and complete" (danış ve doldur) haklarını verebilir (ancak "sign" (imza hakkı) veremez).

Kuruluş sadece kendi bilgilerine erişebilir.

Kuruluşunuzu ilk kaydettirdiğinizde (PADOR’da yeni kuruluş), adınız bu kuruluşla ilişkilendirilmiş olur. İlk kayıt size [ve sadece size] kuruluşun bilgilerine danışma ve bu bilgileri güncelleme veya değiştirme hakkı verir.

Kuruluşun ilk kaydını yaptıran kişi, kuruluşun diğer üyelerine yukarıda belirtilen erişim haklarından birini tanımak suretiyle diğer üyelerin PADOR erişim izinlerini düzenleme ve yönetme sorumluluğuna sahiptir.

Bu, kuruluşun kullanıcılarının yönetiminden tamamen sorumlu olduğu anlamına gelir: her bir kuruluş kullanıcısı için erişim haklarının oluşturulması ve silinmesi. Kuruluşun ihtiyaçlarına bağlı olarak, gerektiği kadar çok sayıda kullanıcı oluşturulabilir. Ancak "update" (güncelleme) erişimine dikkat edilmesi gerekir: Haddinden fazla personel üyesi kaydedilen bilgileri değiştirme yetkisine sahip olursa, PADOR’a girilen bilgiler kısa sürede yönetilemez bir hale gelecektir.

"signatory" (imza yetkilisi) erişimi en önemli erişim düzeyidir. Adı ve unvanıyla, "signatory access" (imza yetkilisi erişimi) düzeyinde erişime sahip olan kişi tüm PADOR verilerinin doğruluğunu teyit eder ve kuruluşun sorumluluğunu başlatmış olur. Bu kişinin imzasına bağlı olarak, verilen bilgilerin bir teklif çağrısının ilgili rehberinde istenen bilgilerle uyumlu olmaması halinde kuruluşun teklifi reddedilebilir.

EuropeAid’de, tüm personel PADOR veri tabanının tümüne danışabilir, ancak sadece PADOR yardım masasındaki az sayıda kişi yeni kuruluşları kaydetme hakkına sahiptir (sadece EuropeAid’den özel bir derogasyon (özel izin) almış olan kuruluşlar için geçerlidir). Sorunlar olması halinde, özel bir yönetici (EuropeAid personelinden) de kuruluşun kendi kaydettiği bilgilerde değişiklik yapabilir.

Aynı kuruluş iki kez girilemez. Bunu önlemek için, PADOR sistemi veri girişlerinizi tüm veri tabanı ile karşılaştırır. Eğer çift giriş tespit edilirse, sistem sizden kuruluşunuzun PADOR veri tabanına ilk kaydını yaptıran kişiyle ya da “PADOR Support”(PADOR destek servisi) ile irtibat kurmanızı isteyecektir.


2.3 DEROGASYON (KURAL DIŞINA ÇIKMAK İÇİN ÖZEL İZİN)

Bu prosedürle ilgili daha ayrıntılı bilgi için, lütfen aşağıdaki web sitesinde "Help" (Yardım) (ekranın sağ tarafında) bölümü altına "Dispensation procedure" (Kural dışına çıkma izinlerine ilişkin prosedür) belgesine danışın:http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_en.htm.

Bazı durumlarda (bakınız ek 4), kuruluş PADOR verilerini kendi başına kaydetme, doldurma veya güncelleme işlemini yapamayabilir. Bu gibi hallerde, kuruluş verilerini neden kendi başına kaydedemediğini açıklayan yazılı bir talebi (posta, faks, e-posta) Komisyona göndererek özel bir derogasyon isteyebilir. Bu yazı, başvurduğunuz teklif çağrısından sorumlu olan Komisyon birimine gönderilmelidir: bu servisin adresi, her bir teklif çağrısının rehberinde bulunabilir. Eğer Komisyon kayıt yaptırmama nedenlerini kabul ederse, hibe başvuru formunun tümünü kağıt üzerinde doldurmanız ve Komisyona göndermeniz istenecektir. Söz konusu teklif çağrısından sorumlu olan servis, hibe başvuru formunda kuruluşunuzca temin edilen bilgilerle kuruluşunuzu PADOR veritabanına kaydedecektir.

Bu konuda derogasyon her bir durum için ayrıca kabul edilir ve sadece belirli bir teklif çağrısı için kabul edilir. Bir kuruluş farklı teklif çağrıları için her başvurduğunda, tekrar derogasyon talep edilmesi gerekir.

Kuruluş PADOR’a kaydolur olmaz, PADOR’da yer alan bilgiler esas alınır.

PADOR’a kayıt yaptıramayan ve verilerinin Komisyon tarafından girilmesini isteyen kuruluşlar, sadece belirli bir teklif çağrısına başvururlarsa derogasyon talebinde bulunabilirler. Yakın gelecekte bir teklif çağrısına katılmayı düşünmeyen kuruluşlar bir derogasyon talebinde bulunamaz. Beli bir teklif çağrısının çerçevesinin dışında kalacak şekilde Komisyon’a yapılacak derogasyon talepleri dikkate alınmayacaktır.

2.4 DİL AYARLARIPADOR web sitesi üç dilde hazırlanmıştır.

İngilizce.İspanyolca (kullanıcı adı ve parola için kimlik tanımlama sürecinde görünen birkaç mesaj dışında)Fransızca (kullanıcı adı ve parola için kimlik tanımlama sürecinde görünen birkaç mesaj dışında)Dil değiştirmek için, “Register” (Kayıt) sayfasının tepesinde bulunan aşağı açılır menünün küçük okuna tıklayın.


Dikkat: Eğer sayfa istenen ayar dilini göstermezse, lütfen sayfaya sağ tıkladıktan sonra “refresh” (tazele) komutunu seçin. Sayfa doğru dilde görünene kadar bu işlemi tekrarlayın.

Destekleyici belgelerin dili

a) Destekleyici belgeler Avrupa Birliği resmi dillerinden birinde yazılmışsahem orijinal belgeyi hem de belgenin işlem dillerinden birine ( İngilizce, Fransızca, İspanyolca veya Portekizce) çevirisini PADOR’a yüklemeniz tavsiye edilir. Kuruluşunuz farklı dillerde (İngilizce, Fransızca, İspanyolca ve Portekizce) açılan çeşitli teklif çağrılarına katılmak istiyorsa, tüm ilgili dillerdeki versiyonların yüklenmesini sağlamanız tavsiye edilir (Örneğin, biri İngilizce, diğeri Fransızca ve biri Portekizce olmak üzere üç teklif çağrısına aynı anda başvurmanız durumunda, belgelerinizi bu üç dile (İngilizce, Fransızca,Portekizce) çevirtmeniz ve üç versiyonun hepsini de PADOR’a yüklemeniz önemle tavsiye edilir.)

b) Destekleyici belgeler Avrupa Birliği resmi dillerinden birinde yazılmamışsa , teklifin yorumlanabilmesi için bu belgelerin başvuru sahibinin uygunluğunu gösteren ilgili bölümlerinin teklif çağrısının diline/dillerinden birine çevirisi istenebilir.

2.5 PADOR İÇERİKLERIPADOR’a kaydedilen içerik, kuruluşun kendiyle ilgili verilerden oluşacaktır (kuruluş tarafından teklif edilecek projeyle ilgili değil):

Kalkınma aktörlerinin profili (örn., kar amaçlı/kar amacı gütmeyen, Kategori (bölümlere ayrılmış bir yaklaşım uygulamak için), Sektör(ler) vb…).


Hibe Başvuru Formunda Başvuru Sahibine İlişkin Bölüm’de (matbu formda Bölüm II) talep edilen veriler (Şimdiye kadar, bu veriler her bir teklif çağrısı için her bir başvuru sahibinden isteniyordu, ancak merkezi bir veritabanına kodlanmamıştır).

Bu bölüm bir kuruluşla ilgili tüm verilerle ilgilidir. Matbu başvuru formu, PADOR’un işlem ihtiyaçlarını (seçenekler listeleri, yapılandırılmış ve biçimsel bilgiler …) karşılamak için benzer şekilde uyarlanmıştır.

Projenin kendisi ile ilgili tüm öğeler için hala matbu başvuru formu istenmektedir. Bir kuruluş PADOR’a kaydolduğunda, EuropeAid kuruluşa bir kimlik tanımlama numarası verir; buna EuropeAid ID denir. Bu EuropeAid ID numarası PADOR’un her bir ekranında, ekran başlığının hemen altında görünür şekildedir.

EuropeAid ID numaranızı görmek için, tüm PADOR ekranlarındaki zorunlu alanları (turuncu renkte harflerle yazılı olan) doldurmanız ve “SUBMIT” (gönder) tuşuna basarak göndermeniz gerekir.

PADOR’a gireceğiniz verileri göndermek için, lütfen ekranın sol yanında bulunan menüden "SUBMIT" (gönder) tuşuna tıklayın. (Tüm ekranlardaki zorunlu alanları doldurduğunuzda, SUBMIT (gönder) butonu etkinleşecektir =yeşile dönecektir =tıklanabilir hale gelecektir).

EuropeAid ID numarası her bir PADOR ekranında, ekran başlığının hemen altında görünecektir.

Başvuru Sahibine ilişkin verilerle ilgili olan bölüm II’nin başında bu numara girilirse, kuruluşun bu bölümü tekrar doldurması gerekmez.

Ortaklarla ilgili bölümde (matbu formda Bölüm III) istenen verilerBaşvuru formunun bu bölümü bir hibe için başvuru yapan kuruluşun ortaklarıyla ilgili veriler hakkındadır. Matbu başvuru formu, PADOR’un işlem ihtiyaçlarını (seçenekler listeleri, yapılandırılmış ve biçimsel bilgiler …) karşılamak için benzer şekilde uyarlanmıştır.Bir kuruluşun ortağı PADOR’a kaydedildiğinde, bir kimlik tanımlama numarası verilir.Bu numarayı bölüm III’ün başında girmesi durumunda, kuruluşun bu bölümü tekrar doldurması gerekmez.

Taranmış belgeler (Tüzükler, Mali Konsolide Veriler ve Denetleme Raporları ile ilgili bilgi).

Her bir kuruluş için Tüzel Kişi Dosyası (LEF) ve bir EuropeAid ID kimlik numarası.Not: Kuruluş Komisyonla daha önce bir sözleşme imzalamışsa ve/veya verilerinin bazılarında değişiklik yapması gerekiyorsa, PADOR aracılığıyla önceden doldurulmuş bir LEF belgesinin çıktısını alma olanağı vardır. (Daha ayrıntılı bilgi için, bakınız bölüm 5.1.3.)

2.6 SIK SORULAN SORULAR (FAQ)Sık sorulan sorulardan oluşan FAQ bölümü (ekranın sol tarafında, http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_en.htm) kullanıcılar tarafından PADOR ekibine iletilen görüş ve sorular esas alınarak düzenli olarak güncellenir: PADOR’a kayıt yaptırırken bu sık sorulan sorulara danışmanız önemle tavsiye edilir. Sık Sorulan Sorulara (FAQ) danışmadan lütfen yardım masasıyla irtibata geçmeyin.


3 PADOR’A ERİŞİM?

3.1 EUROPEAID ONLİNE HİZMET ANASAYFASIPADOR, EuropeAid tarafından hizmetlerini dış faaliyetlere açmak için başlatılan bir sürecin ilk adımıdır. Yeni İnternet teknolojisinin sunduğu avantajlardan yararlanarak, EuropeAid ortaklarına çalışmalarının kalite ve etkinliğini iyileştiren araçlara erişim olanağı sağlar. PADOR’u aşağıda belirtilen yerlerde bulabilirsiniz:

- EuropeAid ana sayfasının sol menüsünde"Work with us" (bizimle çalışın) opsiyonu"Online Services" (online hizmetler) opsiyonu

Gelecekte "ONLINE SERVICES" (online hizmetler) sayfasına bazı yeni modüller eklenecektir :- "Calls for Proposals Publication" (Yayınlanan Teklif çağrıları) modülü, EuropeAid tarafından açılan tüm teklif çağrılarını gösterir; bu modüle EuropeAid ana sayfasında "Funding opportunities" (finansman olanakları) altından da erişilebilir.- "On-line Submission of Calls for Proposals" (teklif çağrılarının online gönderimi) modülü (Bu modül yapım aşamasındadır ve 2008 yılı sonunda hazır olacaktır.)- EuropeAid ana sayfasında sağ menü


3.2 PADOR MENÜSÜ

PADOR menüsü, "Organisation" (kuruluş) ve kuruluş bünyesinde çalışan bireyleri ifade eden "Individual" (birey) kavramları arasındaki ayrımı temel alır.PADOR kuruluşlarla ilgilidir.

Ama bu işlevlere erişebilmek için, belirli erişim haklarına (kaydolma, güncelleme ve danışma) sahip bir birey olarak kabul edilmeniz gerekir.


Bir kuruluş yaratmak/kaydetmek içinPADOR her bir kuruluş için sadece bir EuropeAid ID kimlik numarasının oluşturulması ilkesine dayanmaktadır. Kuruluşun EuropeAid ID numarası, ilk ECAS doğrulama e-postasını aldığınızda PADOR’da yaratılır. Bu e-postayı aldıktan sonra kaydolma sorunları yaşarsanız, lütfen doğrudan yardım masası (Helpdesk) ile irtibat kurun: ([email protected] )

A. You do not have a personal ECAS identification (Kişisel ECAS kimlik tanımlamanız yok):A.1. Get your personal identification (Kişisel kimlik tanımlamanızı alın):Başlamak için, önce kişisel kimlik tanımlama bilgilerinizi almanız gerekir. Bunun için yapmanız gerekenler, adım adım aşağıda paragraf 3.3’de ve bölüm 4’de açıklanmıştır.

Tebrikler, kuruluşunuzda PADOR’a erişen ilk kişi olacaksınız

Bu durumda “PADOR User Manager” (PADOR Kullanıcı Yöneticisi) siz olacaksınız. Kuruluşunuz içindeki rolünüz, PADOR’la çalışan herkes için erişim haklarını yönetmektir.

A.2. The initialisation of your ECAS(*) access has been successful (ECAS (*) erişiminiz başarıyla başlatıldı): Bakınız bölüm 5.Kuruluşunuz için kullanıcı yöneticisi olarak kalamıyor/kalmak istemiyorsanız, sizinle aynı haklara sahip bir başka kullanıcı yaratabilirsiniz ("Add a user" (kullanıcı ekle) bölümüne bakın).

B. You have a personal ECAS Identification (Kişisel ECAS Kimlik Tanımlamanız var):Komisyon’a daha önce yaptırdığınız bir kayıt sırasında bir ECAS kimlik tanımlama parolası aldıysanız, paragraf 4.3 ve bölüm 5’e bakın.

Tek yapmanız gereken, ECAS kimlik tanımlama bilginizi PADOR içinde kuruluşunuzla bağlantılandırmaktır.

Örneğin:

1. İlk çalıştığınız Avrupa Komisyonu veri tabanı için (örneğin, Araştırma Genel Müdürlüğü ya da Adalet, Özgürlük ve Güvenlik Genel Müdürlüğünün veri tabanları gibi), size zaten bir ECAS kimlik tanımlama bilgisi gönderilmiştir. Başka amaçlar için daha önce kullanmış olduğunuz ve tek olan ECAS kimlik tanımlaması PADOR’a tek erişim yolu haline gelir.

2. Birden fazla kuruluşun yöneticisisiniz ve bu kuruluşların her birini PADOR’a kaydettirmeniz gerekiyor. İlk kuruluşu kaydettirdiğinizde bir ECAS parolası aldınız: bu kişisel kimlik, diğer kuruluşları kaydettirmek için de kullanılabilir. Yeni bir kuruluş eklemek istediğinizde, orijinal menüye geri dönün ve "You have a personal ECAS identification" (Kişisel ECAS kimlik tanımlamanız var) ibaresi üzerine tıklayın. PADOR’a aynı kişisel ECAS kimlik tanımlama bilgisi ile erişeceksiniz.Bakınız 3.4.1.

Kayıtlı bir kuruluşu güncellemek/Kayıtlı bir Kuruluşun bilgilerine danışmakDaha önce bir ECAS kimlik tanımlama parolası almışsanız, bölüm 5, 6 ve 7’ye bakın.

Henüz ECAS kimlik tanımlama parolanızı almadıysanız, paragraf 6.2 ve 6.3’e bakın.


3.3 PADOR’A BİR KURULUŞU KAYDETTİRMEK İSTİYORSUNUZPADOR, her bir kuruluş için sadece bir EuropeAid ID numarası yaratma ilkesini temel alır. Bir kuruluşun EuropeAid ID numarası, ilk ECAS doğrulama e-postasını aldığınızda PADOR’da yaratılır.

Bilgilerin iki kez kodlanmasını önlemeye yönelik bir sistem (PADOR çift profil önleme filtresi) PADOR’da mevcuttur.

Kuruluşunuzu kaydetmeye çalıştığınızda, PADOR girilen bilgileri sistemde kayıtlı olan tüm diğer kuruluşlarla karşılaştırır. Aynı veya benzer kuruluşların sistemde kayıtlı olduğunu bulursa, PADOR bunları liste olarak görüntüler, böylece kuruluşunuzun veri tabanında önceden kayıtlı olup olmadığını kontrol edebilirsiniz.

DİKKAT : Aşağıdaki iki durumda, yeni giriş yaratamazsınız :

Kuruluşunuz PADOR’da biliniyorsa ama söz konusu kayda ulaşmak için gerekli olan kişisel kimlik tanımlama bilgilerine sahip değilseniz.

Bu durum üç nedenle açıklanabilir:

- Personelinizden biri daha önce kuruluşunuzun bir profilini yaratmıştır. Lütfen bunu söz konusu kişiye sorun ve size yeni bir kullanıcı olarak gerekli erişim haklarını vermesini isteyin .

- EuropeAid ile daha önce sözleşme yapmış olan kuruluşlara ait minimum veriler zaten kaydedilmiştir (EuropeAid tarafından). İlgili kişilerden biriyseniz, ilk oturum açma için kullanıcı adı (login) ve parola (password) içeren bir mektup tarafınıza gönderilecektir.PADOR’un hizmete alınma aşamasında, kuruluşunuz, daha önce EuropeAid ile sözleşme yapmış olduğu için, EuropeAid tarafından biliniyordu .Kuruluşlar hakkında önceden bilinen minimum veriler, PADOR’a önceden yüklenmiştir. İlk oturum açma için bir kullanıcı adı (login) ve parola (password) içeren bir mektup kuruluşunuza gönderilmiştir.Bu mektubu kaybettiyseniz, lütfen PADOR yardım masasına bir e-posta gönderin.

- Kuruluşunuzdan olmayan bir kişi kaydı yanlışlıkla veya kötü niyetle oluşturmuştur.Lütfen bu kişiyle irtibat kurun. Eğer bir ihtilafla karşı karşıya kalırsanız, tüzel statünüzü gösteren belgelerle birlikte PADOR yardım masasına bir e-posta gönderin.

Bir teklif çağrısına katılmak isteyen kuruluşunuz, PADOR’a kaydını yaptıramamıştır. Eksiksiz doldurulmuş bir matbu başvuru formu sunmanıza imkan sağlayan bir derogasyon tanınmıştır. Yönetim amacıyla için eksiksiz bir veri tabanı oluşturulmasını sağlamak için, EuropeAid iç birimleri bu bilgileri istisnai olarak veritabanına girmek zorunda kalmıştır. Aradan biraz zaman geçtiğinde, kuruluşunuzun imkanları iyileşmiştir ve bu aşamadan sonra dosyanızı yönetme sorumluluğunu kendi üstünüze almak istiyorsunuz. Lütfen kişisel kimlik tanımlama bilgilerinizi almak için PADOR yardım masasına bir e-posta gönderin.


4 BİREYSEL OTURUM AÇMA ERİŞİMİNİZİ NASIL OLUŞTURACAKSINIZ

4.1 YENİ BİR KURULUŞU KAYDETMEK İSTİYORSUNUZ AMA HENÜZ KİŞİSEL ECAS KİMLİK TANIMLAMANIZ YOKBu ekrana erişmek için, lütfen paragraf 3.1 ve 3.2’ye bakın.

4.1.1 PADOR menüsünde, “You do not have a personal ECAS identification” (Kişisek ECAS kimlik tanımlamanız yok) opsiyonunu seçin.Karşınıza aşağıdaki ekran çıkacaktır:

Ekran 1

PADOR veritabanına erişmek ve parolanızı oluşturmak için, kuruluşunuzun ana özelliklerini ve kişisel bilgilerinizi girin.

Bu ilk kayıt sayesinde, güvenli bir erişim yaratacaksınız. Bunun için, bir kişisel parola, yani Personal ECAS Identification (kişisel ECAS kimlik tanımlaması) oluşturmanız gerekecektir.

Önce, PADOR sizden kişisel e-posta adresinizi belirtmenizi isteyecektir. Hemen ardından size bir e-posta gönderilecektir ve parolanızı yaratmak ve teyit etmek için size kısa bir süre tanınacaktır.

Bu nedenle, kayıt yaptırmaya başlamadan önce, parolayı hemen yaratmaya hazır olmak için bir başka pencerede kişisel posta kutunuzu açmanızı tavsiye ederiz.


Not :Bu ilk bilgi, kuruluşunuzun daha önce veri tabanına girilip girilmediğini belirlemek için kullanılır.

Alanlara doldurulması gereken bilgilerle ilgili açıklamalar almak için, işaretine tıklayın.İlgili alanın nasıl doldurulacağıyla ilgili bilgilere bu yolla erişebilirsiniz.

turuncu alanların doldurulması zorunludur.

Bu ekranda yer alan bilgilerin çoğu, kuruluşunuzun Tüzel Kişi Dosyasını (LEF) tanımlar. Bir kuruluş Avrupa Komisyonu (EC) ile bir sözleşme imzaladığında, LEF verileri EC merkez Bütçe Servisi (Bütçe Genel Müdürlüğü) tarafından kontrol edilir. EC merkez Bütçe Birimi tarafından onaylandığı andan itibaren, PADOR’da kayıtlı LEF verileriniz üzerinde değişiklik yapmanız mümkün değildir. Kuruluşunuzun LEF verilerini güncellemeniz gerekiyorsa (örneğin, kuruluşunuz yeni bir adrese taşınmışsa vb), lütfen Avrupa Komisyonundaki mutat/son sözleşme irtibat kişisi ile iletişime geçerek, değişiklik talebinde bulunun (+ gerekiyorsa, ilgili destekleyici belgeleri de temin edin).

Aşağıdaki alanlar LEF bilgileri ile bağlantılıdır ve sonuç olarak PADOR’da değiştirilemezler. LEF verileri * işareti ile gösterilir.

Organisation Name (Kuruluş Adı)Abbreviation (Kısaltılmış Adı)Registration Number (Kayıt Numarası)VAT number (KDV No)Place of registration (Kayıtlı Olduğu Yer)Date of registration (Kayıt Tarihi)Address (Adres)Country (Ülke) Legal type (Tüzel kişilik türü)Legal form (Tüzel yapı)

LEF hakkında daha ayrıntılı bilgi için, bu el kitabında bölüm 5.2.3’e ve aşağıdaki web sitesine bakınız:http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/lef-information_en.htm

Anahtar Kodu:

Bu özel bir güvenlik anahtarıdır.Renkli resimde gördüğünüz harfleri, yandaki “Key Code” Kutusuna yazmanız gerekmektedir.Harfler küçük harflerle ya da büyük harflerle yazılabilir. Harflerin büyük/küçük oluşu hiçbir fark yaratmaz.Yuvarlaklar (bunları girmeniz gerekmez) ile biraz daha oval olan “o” harfi arasındaki farkı ayırd ettiğinizden emin olun.Örneğin : ltuWZjfZ = ltuwzjfzAnahtar kodu girmek için herhangi bir sınır yoktur. Kodu dilediğiniz kez girebilirsiniz.

Aşağıdaki örnekte, Bay "Leonard Da Vinci", "Gestion of Environment" adlı sahte bir kuruluşun kaydını yaptırmaktadır:


Ekran 2Tüm verileri girdikten sonra, "Submit" (gönder) tuşuna basın.

4.1.2 Komisyon tarafından bilinen kuruluşların bir listesi görüntülenebilir

Kuruluşunuz listede yoksa, "My organisation is not in the list" (Kuruluşum listede değil) seçeneğine tıklayın.

Kuruluşunuz listedeyse, lütfen “Submit” (gönder) butonunu kullanarak kuruluşunuzu listeden seçin. Eğer kuruluşunuz ekranda birden fazla kez görünüyorsa, MUTLAKA "Type 6" (Tip 6) olarak belirtilen seçeneği seçmelisiniz!Kuruluşunuz listede varsa, lütfen paragraf 4.2’i okuyun.Kuruluşunuzun e-posta adresine bir ileti gönderilir. Aynı zamanda, bir başka e-posta iletisi de PADOR Yardım Masasına gönderilir.Yardım masamız ilerleyen günlerde sizinle irtibata geçecektir. Sizinle irtibata geçmemeleri halinde, lütfen yardım masasının posta kutusu adresine bir ileti gönderin: [email protected]

4.1.3 Kuruluşunuz PADOR veri tabanında yoksa, kuruluşunuzun kaydını yapma hakkı alacaksınızVerilerin doğru olup olmadığını kontrol edin. – ekran 3 –Veriler doğruysa, "Submit" (gönder) butonuna tıklayın.Veriler doğru değilse, "Modify" (değişiklik yap) butonuna basın; bu sizi bir önceki ekrana geri döndürecektir.


Ekran 3Karşınıza aşağıdaki ekran gelecektir. – Ekran 4-

Ekran 4

4.1.4 Kişisel Posta Kutunuza Avrupa Kimlik Doğrulama Servisinden bir E-Posta gelir. --ekran 5 --Bu iletide, size bir link gönderilir (bu, "https:…" ile başlayan metindir). Bu linke tıklayın. Link Komisyonun web sayfasını açmazsa, linki Internet Adres Menüsüne kopyalayın – ekran 6 –

Ekran 5


Ekran 6

Takip eden ekranda, lütfen kişisel e-posta adresinizi girin.

Ekran 7

(5) Request ECAS password (ECAS parolası iste) butonuna (– ekran 8 –) basmadan önce lütfen aşağıdaki metni okuyun. Güvenlik nedenleriyle, “Request ECAS password”( ECAS parolası iste) butonuna bastığınız andan itibaren ECAS parola ekranına erişmek ve yeni bir parola oluşturmak için sadece 10 dakika zamanınız vardır.

Ekran 8

Önce, zamandan kazanmak için, posta kutunuzu açmanızı tavsiye ediyoruz.

Ardından, güvenli erişimi sağlamak için yaratmak istediğiniz yeni parolayı düşünün.

√Bir parola en az 8 karakterden oluşmalı, dört farklı karakter grubundan (harf, rakam, özel karakter, noktalama işareti) en az üçünü içinde barındırmalıdır.


√Parolanın geçerlilik süresi, değiştirilmesinden veya (yeniden) kullanıma sokulmasından 90 gün sonra sona erer√Parola geçerlik süresinin bitmesinden 5 gün önce bir uyarı verilir√Parola en az 8 karakterden oluşmalıdır√Parola en az 1 günlük olana kadar yeniden değiştirilemez√Son 5 parola hatırlanır ve yeniden kullanılamaz√Bir kullanıcı adı için parolanın 5 kez yanlış girilmesinden sonra, o kullanıcı adı 15 dakika boyunca kilitlenir, ardından otomatik olarak tekrar açılır.

İnternet ayarlarınızda “pop-up” adı verilen açılır pencereler bloke edilmişse, parolanızı oluşturma sürecinde bu blokajı kaldırdığınızdan emin olun. Parola oluşturma işleminiz tamamlandıktan sonra, açılır pencereleri tekrar bloke edebilirsiniz.

Açılır pencerelerin bloke edilmemesi için, İnternet menüsüne gidin. Tools (Araçlar) menüsünü aşağı ilerletin ve “Pop-up Blocker” (Açılır Pencere Engelleyici) menüsünü çağırın.

“Pop-up Blocker” (Açılır pencere Engelleyici) opsiyonunu kapatın.

Ekran 9

Posta kutunuzda, Kimlik Doğrulama Servisinden aldığınız iletide ECAS Password Initialisation (ECAS Parola Açma) ibaresine tıklayın.

Ekran 10

Bu mesajda bir link bulunmaktadır ("https :…" ile başlayan metin).


Ekran 11Linke tıklayın. Eğer link Komisyon’un web sayfasını açmazsa, linki İnternet Adres Menüsüne –ekran 12) kopyalayın.

Ekran 12Burada, Parolanızı iki kez girin. Ardından Submit (gönder) butonuna basın.

Ekran 13ECAS kullanıcı adınızı (örn., nvincile) bir yere yazmanızı tavsiye ederiz, çünkü kullanıcı adı bu sayfada sadece bir kez görüntülenecektir. Aksi takdirde, ECAS tarafından kullanıcı adınızın istendiği her yerde, kayıt olurken kullandığınız e-posta adresini de kullanabileceğinizi unutmayın. Bu e-posta adresi PADOR’da "login email" (ö[email protected]) olarak bilinir.

Oturum açma kullanıcı adınızın ve parolanızın oluşturulduğunu teyit eden bir yanıt gelecektir.


mailto:%C3%[email protected]

4.2 KURULUŞUNUZ PADOR’DA ZATEN KAYITLI

Kuruluşunuzla ilgili bilgileri içeren birinci PADOR ekranını gönderdiğinizde, PADOR tarafından önerilen listede kuruluşunuzun adının da geçtiğini gördünüz.

Ekran 14

Bu durumda, ismi seçin.Kuruluşunuzun verilerini kontrol edin ve gönderin.

Ekran 15

[Eğer bu aşamada PADOR menüsüne geri dönmek isterseniz, BACK (geri) İnternet butonuna basmanız gerekir; ardından sayfaya sağ tıklayın, “Refresh” (Tazele) opsiyonunu iki kez seçin.]


Ekran 16Submit (gönder) butonuna bastığınızda, “login e-mail”e (kayıt işlemini başlatan kişinin e-posta adresi) bir e-posta gönderilir.Aynı anda, bir başka e-posta da PADOR Yardım Masasına gönderilir.Yardım Masası ilerleyen günlerde sizinle irtibata geçecektir. EC’den bir ileti almanız durumunda, paragraf 4.3’e bakın. İleti almazsanız, PADOR SUPPORT (PADOR DESTEK) servisi ile iletişime geçin.

4.3 KİMLİK (ID) BİLGİLERİNİZİ ALMAK İÇİN KOMİSYONDAN (EC) BİR E-POSTA ALDINIZKuruluşunuzun PADOR Yöneticisi, PADOR ekibinden size PADOR verilerine erişim hakkı vermelerini istemiştir.Avrupa Kimlik Doğrulama Servisinden kişisel posta kutunuza bir mail geldi.

Ekran 17Paragraf 4.1.4’ü okuyun.

4.4 KİŞİSEL KİMLİK TANIMLAMA BİLGİLERİNİZ İLE KURULUŞUNUZ ARASINDAKİ BAĞLANTI

Kişisel kimlik tanımlama bilgileriniz ile kuruluşunuz arasındaki bağlantı, aynı ekrandan yapılır.

Not : Kullanıcı adınızı hatırlamıyorsanız, aynı alana kişisel e-posta adresinizi girebilirsiniz.ECAS parolanızı girin.


Ekran 18

Kuruluşunuzun kaydını yapın. Doldurmanız gereken her bir alanla ilgili açıklamalar için bölüm 5’e bakın.


5 HER BİR EKRANDA PADOR ALANLARI NASIL DOLDURULACAK?

5.1 FAYDALI BİLGİLER :

5.1.1 SAVE (kaydet) SUBMIT (gönder) ile aynı şey değildir!!!

Not: Her bir ekranda, sizden SAVE (kaydet) butonuna tıklamanız istenecektir. Bu, kuruluşunuzun verilerini saklar.

ANCAK, kaydını yaptıran kuruluşun sorumluluğunun başlayabilmesi için, bu işlemin Submit (gönder) ekranında yer alan SUBMIT (gönder) butonuna basılarak tamamlanması gerekir.Örneğin, kuruluşunuz bir teklif çağrısına katılıyorsa, Komisyon sadece son SUBMIT (Gönder) tarihinde göründüğü şekliyle PADOR’da kayıtlı olan verileri göz önüne alacaktır.

Not: Göz önüne alınan son SUBMIT (gönder) işlemi, PADOR’a girilen bilgilerin veri mi yoksa yüklenen desteleyici belgeler mi olduğuna bağlı olacaktır:

a) PADOR’a girilen veriler için, Tam Teklifin (İki Aşamalı Teklif Çağrıları için) ya da Kavramsal Not/Tam Teklifin (Tek Aşamalı Teklif Çağrıları için) son teslim tarihinin bitiminden önce SUBMIT butonu kullanılarak gönderilen veriler.b) destekleyici belgeler için, Tam teklifiniz olumlu değerlendirilmişse ve belli bir tarihe kadar bunları EC’ye sunmanız istenmişse, PADOR’a bu belgelerin en güncel versiyonlarını yüklediğinizden emin olun: Şayet destekleyici belgeler en güncel versiyonlar ise, bunları tam teklif değerlendirmesinin sonuçlarını öğrendikten sonra da yükleyebilirsiniz.

SUBMIT (gönder) butonunu etkinleştirmek için, tüm PADOR ekranlarındaki zorunlu bilgileri (turuncu harflerle yazılı alanlar) doldurmanız gerekmektedir. Tüm turuncu alanlar uygun şekilde doldurulduğunda, SUBMIT (gönder) butonu otomatik olarak etkinleşecektir.

EuropeAid ID numaranızın görünür hale gelmesi için SUBMIT (gönder) işlemini yapmış olmanız gerekmektedir!EuropeAid ID numaranızı görebilmek için, tüm PADOR ekranlarındaki zorunlu alanları (turuncu harflerle yazılı alanlar) doldurmanız ve SUBMIT (gönder) butonuna basarak göndermeniz gerekmektedir.

PADOR’a gireceğiniz verileri göndermek için, lütfen ekranın sol tarafında bulunan "SUBMIT" (gönder) butonuna basın. (Tüm ekranlardaki zorunlu alanları doldurur doldurmaz, SUBMIT (gönder) butonu etkinleşecektir =yeşile dönecektir =tıklanabilir olacaktır).

Not: SUBMIT (gönder) butonuna bastığınız anda, buton otomatik olarak griye dönüşecektir (yani, butona tıklamak artık mümkün olmayacaktır) ve turuncu/zorunlu alanlarda bir değişiklik yapana kadar gri kalacaktır: yaptığınız değişikliği SAVE (kaydet) butonu ile kaydettiğiniz anda, SUBMIT (gönder) butonu yeniden yeşile dönecektir (yani etkinleşecek=tıklanabilir hale gelecektir). Bu, profili tekrar SUBMIT (gönder) butonuyla gönderebilmenize olanak verecektir!


5.1.2 NavigasyonGördüğünüz gibi, soldaki menüde bulunan opsiyonlar neredeyse hiç etkinleştirilmemiştir; önce “Administrative Data” (idari veriler) ekranını doldurmanız gerekecektir. Ardından “Profile” (profil) ekranı hazır hale gelecektir.“Administrative Data” (idari veriler) ve “Profile” (profil) verilerini doldurduktan sonra, Submit (Gönder) ve Tools (Araçlar) ekranları dışındaki tüm ekranlara erişim kazanacaksınız. Submit (gönder) ekranı ancak tüm zorunlu veriler doldurulduğunda ve sadece imza haklarına sahip kişi için görüntülenebilir hale gelecektir.

İdari verileri “save” ile kaydettikten sonra

Profil verilerini “save” ile kaydettikten sonra

Not : "Reason" (Neden) bölümü (İdari verileri doldurduğunuz alan) altında belirttiğiniz PADOR’a kayıt yaptırma nedenlerine bağlı olarak, bazı ekranlar zorunlu olacak, bazıları ise olmayacaktır.

Ekran 19Örneğin, eğer PADOR’a kayıt yaptırma nedeniniz "Applicant to Call for Proposal" (Teklif Çağrısı için Başvuru Sahibi) olmanız ise, SUBMIT (gönder) adımına erişebilmek için zorunlu olarak "Financial Health" (Mali Durum) ve "Financing Sources" (Finansman Kaynakları) ekranlarında istenen bilgileri doldurmanız gerekmektedir. Eğer "partner to a call for proposals" (teklif çağrısında ortak) olarak ya da kuruluşunuzun EC tarafından tanınması için başvuruyorsanız, PADOR aracılığıyla mali bilgileri temin etme zorunluluğunuz olmayacaktır


5.1.3 Açılır pencerelerDolduracağınız alanlardan biri hakkında açıklamaya ihtiyaç duyarsanız, fareyi küçük soru işareti ( ) üzerinden bir kez geçirmeniz ya da soru işaretine bir kez tıklamanız yeterli olacaktır; bu yolla, ekrandaki her alanla ilgili açıklamaları okuyabilirsiniz. Bu açıklamaları yazıcıdan bastırmanız da mümkündür.

Ekran 20

5.1.4 Reset (Sıfırla) ButonuRESET (sıfırla) butonu, SAVE (kaydet) butonuna son bastığınız anda kaydedilen bilgileri içeren ekrana sizi geri götürür.

5.1.5 Tek Tıkİntenette olduğunuz için, çift tıklamamaya özen gösterin. Çift tıklamak, hata mesajları oluşmasına neden olabilir.

5.1.6 Hata mesajı ERROR EXECUTING DATABASE QUERY

(VERİ TABANI SORGUSUNU GERÇEKLEŞTİRİRKEN BİR HATA OLUŞTU)

Bu, bakım prosedürleri nedeniyle, istediğiniz uygulamanın geçici olarak hizmet dışı olduğu anlamına gelmektedir. Bu sorun çoğunlukla GMT+1 zaman diliminde öğle saatlerinde oluşmaktadır (öğlen 12-2 arası.) Lütfen daha sonra tekrar deneyin.


5.2 KİMLİK TANIMLAMA5.2.1 İdari Veriler

Ekran 21

Organisation Name* (Kuruluş Adı) Kuruluşun tüzüğünde (veya dengi belgelerinde) geçen resmi, yasal adı/unvanı. Eğer bir ticari ad kullanıyorsanız, bunu yasal unvanınızın ardından parantez içinde belirtebilirsiniz. Örn. "Yasal adı (Ticari adı)".

Abbreviation* (Kısaltma) Kuruluşun resmi kısaltmasıOrganisation E-Mail* (Kuruluş e-posta) Kuruluşun iletişim için kullandığı genel e-posta adresi;

kurumsal e-posta adresi yoksa, kişisel bir e-posta adresi de kullanılabilir.

Language (dil) Kuruluşla olan iletişimlerde kullanılacak dilNumber* (numara) Bazı Devletlerde, resmi kayıtlı kuruluşları tanımlamak için kullanılan

ve kuruluşun tüzüklerinde (veya dengi belgelerinde) belirtilen kuruluşa özel numara (örn, ticaret sicil no)

Date* (tarih) GG/AA/YYYYKuruluşun resmi kaydını yaptırdığı (bu kaydı gösteren bir belgede belirtildiği gibi, örn ticaret sicil gazetesi) ya da resmen kayıtlı değilse kuruluşun kuruluş tarihi (tüzük, kuruluş sözleşmesi ve dengi belgelerde belirtildiği gibi).

Place* (yer) Kuruluşun kayıtlı olduğu yer/il/ilçeStatutes (Tüzükler) Şayet tüzükler Avrupa Birliği resmi dillerinden birinde yazılmamışsa

ya da projenin uygulanacağı ülkenin dilinde değilse, bu belgelerin başvuru sahibinin uygunluğunu ispatlayan ilgili kısımlarının teklif çağrısı için belirlenen dile/dillerden birine çevrilmesi, teklifin yorumlanabilmesi amaçları çerçevesinde talep edilir.Belgenin uygun şekilde veritabanına yüklenebilmesi için, bu belgenin başlığının Latin alfabesi karakterleriyle yazılmış olduğundan emin olun.

Legal type* (tüzel kişilik türü) Tüzel kişilik türü, kuruluşun kamu hukukuna mı yoksa özel hukuka mı tabi olduğunu tanımlar. Bu bilgi, kuruluşun “tüzel yapısından” çıkarılır (bakınız 'Profile' (profil) ekranı)

Address* (adres) Kuruluşun tüzüklerinde (veya dengi belgelerde) belirtilen resmi adresi

Postal Code* (Posta kodu) Kuruluşun resmi/yasal adresinde kullanılan ve tüzüklerinde (veya dengi belgelerinde) belirtilen posta kodu


P.O. Box* (Posta Kutusu) Kuruluşun resmi/yasal adresinde kullanılan ve tüzüklerinde (veya dengi belgelerinde) belirtilen şekilde

City* (şehir) Kuruluşun resmi merkezinin bulunduğu ve tüzüklerinde (veya dengi belgelerinde) belirtilen şehir

Country* (ülke) Kuruluşun kayıtlı adresinin bulunduğu ve tüzüklerinde (veya dengi belgelerinde) belirtilen ülke

VAT number* (KDV No) Bazı ülkelerde Katma Değer Vergisi (KDV) mükellefleri için kullanılan ve kuruluşun tüzüklerinde (veya dengi belgelerinde) belirtilen kuruluşa özgü KDV numarası

Website (web sitesi) Kuruluşun resmi web sitesiPhone (telefon) Kuruluşun resmi telefon numarası (santral)Reason (Neden) Kuruluşunuz verilerini neden PADOR’a kaydediyor?: 1. Kendini

Avrupa Komisyonuna tanıtmak için (EC nezdinde tanıtım); YA DA 2) Bir Teklif Çağrısına katılan bir başvuru sahibinin bir Ortağı olarak bir Teklif Çağrısında yer almak için (Partner for Call for proposal – teklif Çağrısı için ortak); YA DA 3) Bir Teklif Çağrısına başvurmak için (applicant for Call for Proposal-Teklif Çağrısı için Başvuru Sahibi)

Fax (faks) Kuruluşun resmi faks numarası

5.2.2 ProfilKüçük “artı” işaretini kullanarak sektörlerden birini genişletmeniz gerekiyorsa, aşağıdakileri yapmalısınız:Tüm zorunlu alanları doldurun: Profit Making (Kar Gütme), Value Based (Temel Değerler), Category (Kategori), NGO (STK), Link (Bağlantılar), Sector(s)(Sektör(ler)) (genişletilmemiş şekilde), Target Groups (Hedef Gruplar). Save (kaydet) butonuna tıklayın.Bu adımdan sonra, başka bir sektör seçebilir ve küçük artı işaretini kullanarak listeyi genişletebilirsiniz.

Her sektör genişletme ve bir alt-sektör seçme işleminden sonra Save (kaydet) butonuna basın. Aksi halde, yaptığınız değişiklikler kaydedilmeyecektir.

5.2.2.1 Sektörler ListesiÖnerilen her bir sektörün tanımına bakmak için, “Ek 3:Sektörler Listesi”ne bakın.Sektörlerin tam listesini görmek için sürükleme çubuğunu kullanın.Not: sektör kodlarını virgülle ayrılmış şekilde girerek, Sektörleri daha hızlı ekleyebilirsiniz (Örnek:110, 111, 115)Bu sektörler daha sonra sektörel deneyim ekranında seçili olacaktır.

5.2.2.2 Hedef GruplarÖnerilen Hedef Grupların her birinin tanımına bakmak için, bakınız “Ek 2: Hedef Grupların Listesi”.Kuruluşunuzun profilini “save” butonunu kullanarak kaydettiğinizde, tüm PADOR ekranları görüntülenebilir olacaktır. Önce hangi verileri girmek istediğinizi seçin.


Ekran 22Legal type* (tüzel kişilik türü) Tüzel kişilik türü, kuruluşun kamu hukukuna mı yoksa özel hukuka

mı tabi olduğunu tanımlar. Bu bilgi, kuruluşun “tüzel yapısından” çıkarılır (bakınız 'Profile' (profil) ekranı)

Legal form* (Tüzel yapı) Kuruluşun tüzüklerinde (veya dengi belgelerinde) belirtilen resmi yasal statüsü. Kuruluşunuzun tüzel yapısı listede görünmüyorsa bu, Komisyonun bu tüzel yapıya sahip bir kuruluşla henüz sözleşme imzalamadığı anlamına gelir. Kuruluşunuzun ileride Komisyonla bir sözleşme imzalaması durumunda, kuruluşunuzdan matbu belge formatında bir Legal Entity File (Tüzel Kişi Dosyası – LEF ; Identification (Kimlik Tanımlama)/Pre-filled LEF (Önceden Doldurulmuş LEF) sol menüsünden erişilebilir) sunması istenecektir

Profit Making? (Kar gütme) No (hayır): tüzüklerine ve/veya kanunlarına göre, kazandığı her türlü karı (faaliyetlerinden oluşan artı bakiye) sadece kamu yararı için kullanma zorunluluğu olan ve uygulamada da böyle yapan bir kuruluş. Özel hissedarlara veya üyelere kar dağıtımı herhangi bir kar amacı gütmeme tanımına uygun değildir. Yes (evet): Yaptığı karı sadece kamu yararına kullanmak yerine özel hissedarlara veya üyelere dağıtan bir kuruluş

NGO?* (STK) Kuruluşunuzu bir Sivil Toplum Kuruluşu (STK) olarak tanımlar mıydınız?Value Based (Temel Değer) Kuruluşunuzun temelinde hangi değerler yatıyor?Link (bağlantılar) Parent organisation (ana kuruluş): kuruluşunuz üzerinde kararlara etki eden

bir nüfuz kullanma gücüne sahip kuruluş (örn., stratejik davranışı belirleyen projeleri engelleme veya programa alma gücüne sahip kuruluş).Controlled organisation (Alt kuruluş): stratejik davranışı kuruluşunuzca belirlenebilen bir kuruluş. Aile kuruluşları bir konfederasyon, federasyon veya ittifak çerçevesinde faaliyet gösteren, ortak sistemlere, yapılara ve uzmanlığa sahip olan ve operasyonel varlıkları tümleşmiş (saha ofisleri/ülke ofisleri), Uluslararası STK aileleri gibi bir tüzel kişilikler ağından oluşur.

Category (kategori) Bilgi yönetim amaçları için, kuruluşunuzu tanımlayan kalkınma aktörü türünü belirtiniz (tek şık seçilebilir)- Public Administration (Kamu Dairesi): Egemen bir devletin Ulusal/Merkezi otoritesi (sadece Tüzel Kişilik Türü “Public” (Kamu) ise ekrana gelir)- Decentralised representatives of a Sovereign State (Egemen bir Devletin merkezi olmayan temsilcileri):Egemen bir Devletin İl, Bölge, İlçe düzeyindeki merkezi olmayan temsilcisi(sadece Tüzel Kişilik Türü “Public” (Kamu) ise ekrana gelir)- Local Authority (yerel otorite):Egemen bir Devletin Şehir veya Belediye düzeyindeki merkezi olmayan temsilcileri (sadece Tüzel Kişilik Türü “Public” (Kamu) ise ekrana gelir)- International Organisation (Uluslararası Kuruluş): Avrupa Topluluklarının genel bütçesine uygulanacak Mali Tüzük hakkındaki 1605/2002 sayılı Konsey Tüzüğü Madde 43.2’de tanımlanan kuruluşlar:


Hükümetlerarası anlaşmalarla oluşturulan uluslararası kamu sektörü kuruluşları ve bu kuruluşlarca kurulan uzman ajanslar (sadece Tüzel Kişilik Türü “Public” (Kamu) ise ekrana gelir)- Judicial institution (Adli Kurum): Adaletin uygulanmasından sorumlu kurum (geçici mahkemeler dahil) (sadece Tüzel Kişilik Türü “Public” (Kamu) ise ekrana gelir )- Implementing Agency (Uygulayıcı Kurum): bir kamu organı tarafından oluşturulan bir politikanın yürütülmesinden sorumlu kurum- University / Education (Üniversite/Eğitim): Çeşitli konularda ve çeşitli düzeylerde akademik diploma veren yükseköğretim ve araştırma kurumları.- Institute of research (Araştırma enstitüsü): Araştırma yapma amacıyla donatılmış kurum (bilimsel alanlarda ve/veya sosyal bilimler alanlarında)- Think Tank (Düşünce Kuruluşu): Analizler veya politika tavsiyeleri üretmek için çabalayan ve farklı disiplinlerden gelen kuramcıları ve entelektüelleri destekleyen kuruluş.- Foundation (Vakıf) : Hedefleriyle aynı doğrultuda olan davaları desteklemek için hibeler dağıtmayı amaçlayan hayır kuruluşu- Association (dernek): Kurumsallaşmış siyasi yapıların dışında hareket eden ve doğrudan eylem yoluyla veya siyasi karar alıcıları etkilemek yoluyla üyelerinin ve yararlanıcılarının menfaatine olan konularda çalışan kuruluş- Media (medya): Haber veya düşünceleri aktarma amacı güden kuruluş. -Network/Federation (Ağ/Federasyon): Ortak bir amaç temelinde ortak kurallarla çalışan kuruluşlar grubu.- Professional and/or Industrial Organisation (Meslek ve/veya sanayi kuruluşu): ekonomideki belli bir sektörün belirli menfaatlerini savunmayı ve desteklemeyi amaçlayan kuruluş (örn. Ticaret Odası)- Trade Union (Sendika): Bir grup işçinin belirli menfaatlerini savunmayı amaçlayan kuruluş.- Cultural organisation (kültür kuruluşu): Kültürel etkinlikleri düzenleme veya desteklemeyi amaçlayan kuruluş (örnek: tiyatro, müze, vb…)- Commercial organisation (ticari kuruluş): mal ve/veya hizmet üretmeyi ve/veya satmayı amaçlayan kuruluş-Other Non State Actor (diğer devlet dışı aktörler): Başka bir kategoriye girmeyen diğer devlet dışı aktörler (sadece Tüzel Kişilik Türü “Private” (Özel) ise ekrana gelir)

Sector(s) (Sektör/ler) Bilgi yönetimi amaçları çerçevesinde, kuruluşunuzun son 7 yıl içinde hangi sektör(ler)de aktif faaliyet gösterdiğini belirtiniz (birden fazla şık seçilebilir). Dikkat: Bir sektörü genişletmek için, küçük “artı” işaretine tıklamadan önce “save” (kaydet) butonuna basmanız gerekmektedir. Aksi halde, “save” butonuna son bastığınız zamandan sonra Profil ekranında yaptığınız tüm değişiklikler kaybolacaktır.

Target Group(s) (Hedef Grup(lar) Bilgi yönetimi amaçları çerçevesinde, son 7 yılda kuruluşunuzun faaliyetlerinden doğrudan olumlu şekilde etkilenen belirli grupları/varlıkları belirtiniz (birden fazla şık seçilebilir)

5.2.3 LEF bilgileri :Tüzel Kişi Dosyası (LEF) hakkında daha ayrıntılı bilgi için lütfen aşağıdaki web sitesini ziyaret edin:http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/lef-information_en.htm


Ekran 23

5.3 DENEYİM5.3.1 Sektörel

Ekran 24


Bu profilde görüntülenen sektörler, bir önceki "Profile" ekranında tarafınızdan seçilmiş olan sektörlerdir. Daha fazla sektör eklemek istiyorsanız, "Profile" ekranına geri dönmeniz, yeni sektörleri işaretlemeniz ve yeni girilen bilgileri “save” butonunu kullanarak kaydetmeniz gerekmektedir.

Sector(s) (Sektör/ler) Bilgi yönetimi amaçları çerçevesinde, kuruluşunuzun son 7 yıl içinde hangi sektör(ler)de aktif faaliyet gösterdiğini belirtiniz (birden fazla şık seçilebilir). Dikkat: Bir sektörü genişletmek için, küçük “artı” işaretine tıklamadan önce “save” (kaydet) butonuna basmanız gerekmektedir. Aksi halde, “save” butonuna son bastığınız zamandan sonra Profil ekranında yaptığınız tüm değişiklikler kaybolacaktır.

Years of experience (deneyim –yıl olarak) Kuruluş tarafından son 7 yıllık dönemde belli bir Sektörde veya belli bir ülkede veya bölgede sürekli çalışmak suretiyle geçirilen tahmini yıl sayısı (Tam Zamanlı Çalışma Eşdeğerine (FTE) veya çalışan kişi sayısına göre değil, Zaman esasına göre).

Number of projects (proje sayısı) Belli bir Sektörde veya belli bir ülkede veya bölgede çalışan kuruluş tarafından son 7 yıllık dönemde organize edilen,yönetilen veya denetlenen tahmini proje sayısı.

Estimated amount (€) (tahmini tutar – Euro) Belli bir Sektörde veya belli bir ülkede veya bölgede çalışırken kuruluş tarafından son 7 yıllık dönemde harcanan tahmini tutar.

5.3.2 Coğrafi

Ekran 25

Region/Country (Bölge/Ülke) Bilgi yönetimi amaçları çerçevesinde, kuruluşunuzun son 7 yıl içinde hangi ülke(ler)/bölge(ler)de aktif faaliyet gösterdiğini belirtiniz

Years of experience (deneyim –yıl olarak) Kuruluş tarafından son 7 yıllık dönemde belli bir Sektörde veya belli bir ülkede veya bölgede sürekli çalışmak suretiyle geçirilen tahmini yıl sayısı (Tam Zamanlı Çalışma Eşdeğerine (FTE) veya çalışan kişi sayısına göre değil, Zaman esasına göre).

Number of projects (proje sayısı) Belli bir Sektörde veya belli bir ülkede veya bölgede çalışan kuruluş tarafından son 7 yıllık dönemde organize edilen,yönetilen veya denetlenen tahmini proje sayısı.

Estimated amount (€) (tahmini tutar – Euro) Belli bir Sektörde veya belli bir ülkede veya bölgede çalışırken kuruluş tarafından son 7 yıllık dönemde harcanan tahmini tutar.


5.3.3 Çarpı ile işaretlenecek bilgiler

Ekran 26

5.4 MALİ VERİLER

5.4.1 Mali Durum

Ekran 27Mali bilgileri eklemek amacıyla ek satırlar (yıllar) oluşturmak için tek yapmanız gereken görünür olan 3 satırı doldurmak ve “save” butonuna basarak bunları kaydetmektir: ekranda görünen yıllardan önce gelen yıllara ait yeni satırlar otomatik olarak ekrana gelecektir.

Year (yıl) Söz konusu verinin hangi yıl için geçerli olduğu.Turnover (ciro) Ciro, bir mali yıl boyunca bir kuruluş tarafından faturalandırılan

toplam net ürün ve/veya hizmet satışını (para karşılığı mal tedariki ve/veya hizmet sunumu) ifade eder. Ciro, parasal birimlerle ifade edilir. KDV’yi içermeyecek şekilde, vergilerin, indirimlerin, devirlerin ve verilen iadelerin düşülmesinden sonra net olarak hesaplanır. Bin Euro cinsinden ifade edilir. Mali verilerinizi Euro üzerinden hesaplamak için, lütfen aşağıdaki InforEuro web sitesinde bulunan kambiyo oranlarını kullanın:http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en

Net Earnings (Net kazançlar) Mali yılın sonunda aşağıda belirtilenler arasında ortaya çıkan artı (kar) -eksi (zarar) bakiye: gerçek gelir (tahsil edilen faturalar) ve hesaplanan gelirler (tahsil edilecek faturalar, önceden ödenen masraflar),ve gerçek gider (ödemesi yapılan satın almalar) ve hesaplanan maliyetler (amortisman, şüpheli alacak karşılıkları, karşılıklar, ödenecek faturalar, tahakkuk eden masraflar …). Bin Euro cinsinden ifade edilir. Mali verilerinizi Euro üzerinden hesaplamak için, lütfen aşağıdaki InforEuro web sitesinde bulunan kambiyo oranlarını kullanın:http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en


Balance sheet (Bilanço) Bilanço, yılda en az bir kez ve mali yılın sonunda hazırlanan ve bir şirketin mali durumunu gösteren bir mali rapordur. Bilançoda bir kuruluşun belli bir tarihteki varlıkları, borçları ve özsermayesi (ya da net değeri) belirtilir, bu yolla ilgili kuruluşun değerinin bilinmesine olanak verir. Bin Euro cinsinden ifade edilir. Mali verilerinizi Euro üzerinden hesaplamak için, lütfen aşağıdaki InforEuro web sitesinde bulunan kambiyo oranlarını kullanın: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en

Share-holder Equity (Özsermaye) Özsermaye, bir kuruluşun sürekli finansman kaynaklarına karşılık gelir. Bu kaynaklar şunlardan gelir: hissedarlar tarafından özellikle kuruluş sırasında ama ayrıca kuruluşun ömrü sırasında gerçekleşen sermaye arttırımları veya azaltımlarını müteakip yapılan sermaye katkısı, kuruluşun ilk kuruluşundan bu yana dağıtılmayan karları (ödenmeyen temettüler). Bin Euro cinsinden ifade edilir. Mali verilerinizi Euro üzerinden hesaplamak için, lütfen aşağıdaki InforEuro web sitesinde bulunan kambiyo oranlarını kullanın :http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en

Medium & Long-term Debt (Orta ve Uzun Vadeli Borç) Bir kuruluşun borçları, kuruluş tarafından aşağıdakiler için ödenecek tüm borç yükümlülüklerini temsil eder: kısa ve uzun dönemli krediler (örneğin bankalardan alınan krediler), yapılan harcamalar (alacaklıklar hesabı, tahakkuk eden masraflar, abonelikler, sigorta primleri …), ya da diğer yükümlülükler (vergiler…). Cari borçlar (bir yıl içinde vadesi gelen borçlar) ile uzun vadeli borçlar (daha uzun bir vadede ödenecek olan borçlar) arasında ayrım yapılır. Bin Euro cinsinden ifade edilir. Mali verilerinizi Euro üzerinden hesaplamak için, lütfen aşağıdaki InforEuro web sitesinde bulunan kambiyo oranlarını kullanın:http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en

Short Term Debt (kısa vadeli borçlar) Bir kuruluşun borçları, kuruluşun aşağıdakiler için ödeyeceği tüm borç yükümlülüklerini içerir: kısa ve uzun dönemli krediler (örneğin bankalardan alınan krediler), yapılan harcamalar (alacaklıklar hesabı, tahakkuk eden masraflar, abonelikler, sigorta primleri …), ya da diğer yükümlülükler (vergiler…). Cari borçlar (bir yıl içinde vadesi gelen borçlar) ile uzun vadeli borçlar (daha uzun bir vadede ödenecek olan borçlar) arasında ayrım yapılır. Bin Euro cinsinden ifade edilir. Mali verilerinizi Euro üzerinden hesaplamak için, lütfen aşağıdaki InforEuro web sitesinde bulunan kambiyo oranlarını kullanın:http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en

Financial Report (Mali rapor) Yıllık konsolide hesaplar (taranmış), tercihen Euro cinsinde. Bu hesaplar Euro cinsinde değilse, lütfen mali verilerin (Ciro, Net kazançlar, Bilanço, vb...) Financial Health” (Mali Durum) ekranına kodlanmasında kullanılan kambiyo oranını (ve söz konusu oranın geçerlilik tarihini) belirtin. “kodlanacaktır. Belgenin uygun şekilde yüklenebilmesi için, belge adlarının Latin alfabesi karakterleriyle yazıldığından emin olun.


5.4.2 Finansman Kaynakları

Ekran 28"Financing sources" (finansman kaynakları) ekranında, sadece bir önceki ekranda ("Financial health" –Mali durum) doldurduğunuz yıllar görünür olacaktır. "Financial sources screen"de (mali kaynaklar ekranı) görünmeyen yıllara ait mali kaynaklar hakkında bilgi vermek istiyorsanız, önce bir önceki ekrana ("Financial health" –Mali durum) dönerek bu yıllara ait mali bilgileri girmeniz gerekmektedir.

Year (yıl) Verinin geçerli olduğu yıl.

Source (Kaynak) Lütfen kurumunuzun faydalandığı tüm dış finansman kaynaklarını sıralayın.Number of Fee-paying Members (aidat ödeyen üye sayısı)

Bu bilgi, finansman kaynağı olarak 'Fee-paying members' (aidat ödeyen üyeler) şıkkı işaretlendiğinde gereklidir..Member fees (Üyelik aidatları) = düzenli olarak ödenen aidatlar (örneğin aylık, 2-aylık, 6-aylık, yıllık vb). Kuruluşunuz bireylerden spontane bağışlar alıyorsa, bunlar “üyelik aidatı” (member fees) olarak değerlendirilemez , o yüzden bunları lütfen "Donations from individuals" (bireylerden gelen bağışlar) kategorisine dahil edin.

5.5 DENETİM RAPORU

Ekran 29Year (yıl) Verinin geçerli olduğu yıl.Valid until (son geçerlilik tarihi) Denetim raporunun son geçerlilik tarihi (format: GG/AA/YYYY)

Bir denetim raporunun geçerlilik tarihi, denetim raporunun kapsadığı dönemin bitiş tarihidir. Örneğin, birçok ülkede, denetim raporları 1 Ocak’ta


başlayan ve 31 Aralık’ta sona eren mali yılları kapsar. Buradaki örnekte, raporun geçerlilik tarihi 31 Aralık’tır.

Report (rapor) Belgenin uygun şekilde yüklenebilmesi için, belge adlarının Latin alfabesi karakterleriyle yazıldığından emin olun.

5.6 PERSONEL5.6.1 Kimlik Tanımlama

Ekran 30Headquarters (genel merkez) Genel merkez kadrosunda olan ve genel merkezde çalışan Tam

Zamanlı Çalışan Eşdeğeri (FTE) Expats (yurt dışı) Genel merkez kadrosunda olan ve Gelişmekte Olan bir Ülkede

çalışan Tam Zamanlı Çalışan Eşdeğeri (FTE) Local (yerel) Gelişmekte olan bir ülkede kadroya alınan ve çalışan Tam Zamanlı

Çalışan Eşdeğeri (FTE)

5.6.2 Yönetim Kurulu

Ekran 31Profession (meslek) Kurul üyesi tarafından genel olarak icra edilen meslekFunction (işlev) Üyenin kuruldaki işleviOn the Board since (Kurulda göreve başlama yılı) Üyenin kurula ilk seçildiği yıl


5.7 STRATEJİ VE METODOLOJİ

Ekran 32Strateji ve Metodoloji

20.000 karakter uzunluğunda olacaktır (formatsız metni kesip yapıştırabilirsiniz):

Kuruluşunuzun stratejileri/metodolojileri/felsefe ve yaklaşımları – Bir ülke/bölge/proje/ortak nasıl seçilir – Güçlü bir ortaklık için koşullar, sahiplenme, « katılımcı yaklaşım », …


5.8 GÖNDER


6 PADOR’DA ZATEN KAYITLI BİR KURUMUN BİLGİLERİNDE GÜNCELLEME VE DEĞİŞİKLİK YAPMAK:Kişisel kullanıcı adınız (login) ve parolanızla (password), mevcut verilere erişebilirsiniz. Erişim haklarınıza bağlı olarak, verilere danışma, verileri güncelleme veya verileri imzalama hakkına sahip olacaksınız.Aşağıda, PADOR’da mevcut olan farklı izin düzeylerinin bir listesi verilmiştir:

Reviewer: (gözden geçirici) verileri görüntüleyebilir ancak verilerde değişiklik yapamaz.Data Entry Agent (veri girme yetkilisi) : verileri görüntüleyebilir, değiştirebilir ve “save” komutuyla kaydedebilir; ancak “save” komutuyla kaydetmek imza değerine sahip değildir.PADOR Signatory (PADOR imza yetkilisi) veri değişikliklerini teyit etme hakkı veren tek izin düzeyidir. Varsayılan ayarlarda, kuruluşun ilk kaydını yapan kişi otomatik olarak bu hakkı alır. İmza hakkına sahip kişi, kuruluşun PADOR ekibi için izin düzeylerini değiştirebilir.

Kuruluşunuzun üyelerine verebileceği izin sayısı sınırlı değildir (bu üç tür izin düzeyi için). Ancak, PADOR veri tabanındaki içeriğin sorumluluğunun kuruluşunuzda olduğunu unutmayın. Bu bilgiler, Komisyon için yasal değere sahiptir.

6.1 KİŞİSEL BİR ECAS KİMLİK TANIMLAMANIZ VAR

Kuruluşunuzun sayfasına yeniden yönlendirilmek için, kullanıcı adı (login) ve parolanızı (password) girin. Bilgilerinizi güncelleyin ve “submit” butonuna basarak gönderin.

Ekran 33Kuruluşun maviyle belirtilen linkine tıklayın:


6.2 KİŞİSEL KİMLİK TANIMLAMANIZ YOK AMA KURULUŞUNUZUN ZATEN BİR “PADOR KULLANICI YÖNETİCİSİ” VAR PADOR verilerini güncellemeniz, değiştirmeniz veya imzalamanız gerekiyorsa, kuruluşunuzdaki PADOR Kullanıcı Yöneticisinin ("PADOR User Manager") kim olduğunu kontrol edin ve bu kişiden size PADOR’a erişim hakkı vermesini isteyin.

Kuruluşunuzun PADOR Kullanıcı Yöneticisi ( “PADOR User Manager”) size danışma, güncelleme ve imza için PADOR erişim hakkı verecektir. Bu kişi profilinizi PADOR’da oluşturacaktır. E-posta adresinizi de içeren profilinizi aldıktan sonra, PADOR bir e-posta oluşturarak bu e-posta yoluyla sizden kişisel kimlik tanımlama bilgilerinizi almak üzere kendinizi ECAS’a tanıtmanızı isteyecektir (bakınız madde 4.2.)

6.3 KİŞİSEL ECAS TANIMLAMANIZ YOK AMA KURULUŞUNUZ PADOR’DA KAYITLIKuruluşunuzun PADOR Kullanıcı Yöneticisinin kim olduğunu bilmiyorsanız ve verileri güncellemeniz, değiştirmeniz veya imzalamanız gerekiyorsa, lütfen PADOR Yardım Masasına bir e-posta gönderin. Yardım Masası, PADOR Kullanıcı Yöneticisinin kim olduğunu size hatırlatacaktır.


7 KURUM İÇİ KULLANICILARINIZI NASIL YÖNETECEKSİNİZ

Ekran 34

7.1 FARKLI PROFİLLER

7.1.1 Consultation/Danışma (can view data/verileri görüntüleyebilir)Consultation (danışma) profiline sahip olan kişi, verileri "görüntüleyebilir". Tipik olarak, kullanıcı bilgileri sadece okuyabilecektir. Bu sınırlandırılmış erişim hakkı PADOR yöneticisi dışındaki personelin bilgilerde ilgisiz veya gereksiz değişiklikler yapmasını önler.

Danışma statüsüne sahip olan kişi kuruluşun PADOR’da kayıtlı bilgilerinin bir özetini bastırabilir.Danışma düzeyinde erişim hakkı alabilecek kullanıcı sayısında hiçbir sınırlama yoktur.

7.1.2 Update/Güncelleme (Data Entry Agent/Veri Girme Yetkilisi)Güncelleme haklarına sahip olan bir kişi, kuruluşunuzun "data entry agent" (veri girme yetkilisi) olacaktır. Bu kişi PADOR’a bilgileri girecek ve PADOR’daki bilgileri güncelleyecektir.

Bu profile sahip olabilecek kullanıcı sayısına hiç bir sınırlama getirilmemiştir, ancak verilerin kalite ve uyumunu korumak için bu erişim düzeyindeki hakkı birkaç kişiyle sınırlamanız tavsiye edilir.

Söz konusu kullanıcı, ekrandaki verileri “save” butonu yardımıyla kaydetme yetkisine sahip olacak, ancak bilgileri “submit” butonu ile gönderemeyecektir. Bu haklarınız varsa, girdiğiniz bilgilerin kuruluşunuzda imza iznine sahip olan bir kişi tarafından “submit” butonu yoluyla gönderilmesini (yani imzalanmasını) sağlayın.

Bu kişi belgeleri de yükleyebilir (örneğin tüzükler, denetim raporları, …)


7.1.3 Signature/İmza (Signatory PADOR / PADOR İmza Yetkilisi)İmza yetkilisi, PADOR’daki en üst erişim düzeyidir. "Signatory PADOR" (PADOR imza yetkilisi) profili, kuruluşun sorumluluğunu devreye sokmak için yeterince üst bir hiyerarşik statüye sahip olan kişiyle sınırlandırılmalıdır.

Tavsiyemiz, bu statü için 2 kişi tayin etmenizdir (birinin olmadığı zamanlar için).

Sadece "signatory PADOR" (PADOR imza yetkilisi) kodlanan bilgilerin doğru olduğunu teyit ederek verileri gönderme ("to submit") yetkisine sahiptir.Ancak "submit" (gönder) eylemi tamamlandıktan sonra verileri, tarihi ve kullanıcı kimliğini içeren yeni bir kayıt oluşturulur.

Kuruluşun PADOR’a kaydını ilk yapan kişi varsayılan ayarda imza yetkilisi profilini alır.

7.1.4 "User manager" / kullanıcı yöneticisiPADOR, tek bir "user manager" (kullanıcı yöneticisi) olmasını talep etmez. Aslında, kuruluşunuzun büyüklüğüne bağlı olarak, farklı erişim haklarından sorumlu bir kişi tayin etmek her zaman gerekli değildir.Ancak, birden fazla kişi PADOR’u gündelik çalışma rutinleri kapsamında kullanmaya başlar başlamaz, bu işlevi merkezileştirmenizi, bunun için bir “user manager” (kullanıcı yöneticisi) tayin etmenizi ve işlemleri yakından takip etmenizi öneririz.

7.2 PADOR’DA BİR KULLANICININ HAKLARINDA EKLEME VEYA DEĞİŞİKLİK YAPMAK (BKZ EKRAN 17 KISIM A)PADOR’da ilk kayıt yaptıran kişi otomatik olarak ilk erişim haklarını vermekten sorumlu olur:Bu kişi, gelecekte “user manager” (kullanıcı yöneticisi) olacak kişi için bir "signatory PADOR" (PADOR imza yetkilisi) profili oluşturur.

Kullanıcı yöneticisi ("user manager") belirlenir belirlenmez, bu kişi yukarıda açıklanan farklı erişim haklarına sahip olacak şekilde gerekli sayıda kullanıcı profili oluşturabilir.

Yeni bir kullanıcının PADOR’a erişebilmesi için, kullanıcı yöneticisinin ("user manager") bu kişiye erişim hakkı vermesi ("user maintenance" ekranından) gerekir. PADOR tarafından bir e-posta oluşturulur; bu e-posta ile kişiden kişisel kimlik tanımlama bilgilerini almak üzere kendini ECAS’a tanıtması istenir (bakınız madde 3.4.)

İmza hakkına sahip olan kişi başka kullanıcılar ekleyebilir, bir kullanıcının profilinde değişiklik yapabilir ve kullanıcılara "Can view data" (verileri görüntüleyebilir), "Data Entry Agent" (Veri Girme Yetkilisi) veya "Signatory PADOR" (PADOR imza yetkilisi) statüsü verebilir.

Kişini kendi haklarında değişiklik yapamayacağı dikkate alınmalıdır. Bu haklar sadece aynı ya da daha üst düzey erişim haklarına sahip başka bir kişi tarafından değiştirilebilir. Örneğin, kuruluşun ilk kaydını yaptıran kişi otomatik olarak imza yetkilisi profilini alır ve bunu değiştiremez. Bu kişinin erişim hakkı düzeyini değiştirmek için yapabileceği tek şey, yeni bir kullanıcı eklemek ve bu kullanıcıya kendisiyle aynı düzeyde "Signatory" (imza yetkilisi) hakkı vermektir. Bu ikinci kişi birinci kişinin erişim hakkı düzeyinde değişiklik yapabilecektir.


7.3 ECAS TARAFINDAN ZATEN BİLİNEN (PAROLASI OLAN) BİR KULLANICI EKLEMEBöyle bir durumda, kişinin adını girmeniz gerekmez, “login email” adresini yazmanız yeterlidir. Bu e-posta adresini gönderdiğinizde, PADOR kayıt alanını dâhili bir veri tabanındaki bilgileri kullanarak dolduracaktır. Ardından arzu edilen hakları ekleyin. Tekrar “Submit” (gönder) butonuna basın. Talep edilen izinler verilecektir.

7.4 KİŞİSEL VERİLERİNİZDE EKLEME VEYA DEĞİŞİKLİK YAPMA (SOYADI, AD, LOGIN EMAIL)Bkz. Ekran 17 kısım B“User Maintenance” (Kullanıcı Ayarları) ekranında, e-posta adresinizi, soyadınızı ve adınızı değiştirebilirsiniz.

Erişim izni düzeyiniz ne olursa olsun, User Maintenance List’de (Kullanıcı Ayarları Listesi) sıralanan diğer kişilerin kişisel verilerini değiştiremezsiniz.

Dikkat: PADOR’a erişim için kullanılan oturum açma tanımlaması (login) değiştirilmiştir; login artık sisteme girmiş olduğunuz yeni e-posta adresidir.

7.5 KULLANICI SİLMEBkz. ekran 17 kısım C"remove" (sil) opsiyonu, kullanıcı yöneticisine ("user manager") bir kullanıcıyı silme olanağı verir. Eğer kullanıcı yöneticisi ("user manager") PADOR’da tanınan son kullanıcı ise, bu kişinin profilini silmek mümkün olmayacaktır.

Kullanıcı listenizi düzenli aralıklarla güncellemenizi önemle tavsiye ederiz. Bir kişi kuruluşunuzdan ayrıldığında, o kullanıcının profilinin silindiğinden emin olun.


the cooperation office of the european commission ... · web viewtitle the cooperation office of...

Documents