timeframe kancelaria
DESCRIPTION
TimeFrame KANCELARIA. System zarządzania pracą. Warszawamaj 2007. Umiejętności. 8 lat współpracy z kancelariami prawnymi Analizy i projekty oparte o standardy UML Wykorzystywanie nowoczesnych technik programistyczntych Prowadzenia projektów według sprawdzonych standardów - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
TimeFrame KANCELARIA
System zarządzania pracą
Warszawa maj 2007
• 8 lat współpracy z kancelariami prawnymi• Analizy i projekty oparte o standardy UML• Wykorzystywanie nowoczesnych technik
programistyczntych• Prowadzenia projektów według
sprawdzonych standardów• Wdrożenie i maintenance – współpraca z
dużymi klientami• Referencje
Umiejętności
TFS – systemy
• TimeFrame KANCELARIA
• TimeFrame DMS
• TimeFrame Departament prawny
Główne moduły systemu
BilingWorkFlow – praca grupowa
DMS – zarządzanie dokumentami
Baza danych klientów,projektów,pracowników,itp.
TFK i Kancelaria
Prawnicy
Prosty interfejs do zarządzania pracą i dokumentami oparty o przeglądarkę WWW
Administracja
Moduł umożliwiający kontrolę nad procesami księgowymi i zarządzającymi Szybkie generowanie raportów, podsumowań, wykresów
Narzędzia kontroli pracy Narzędzia do kontroli obiegu dokumentów i zleceń
Partnerzy
Wgląd w aktualny stan kancelarii
IT
Narzędzia umożliwiające współpracę z programem
Szefowie projektów
Kontrola przebiegu pracy Zatwierdzanie prac i zadań
Portal wewnętrzny• Dostęp do danych poprzez przeglądarkę WWW
(dowolne miejsce)• Publikowanie dokumentów• Moduły:
– Klienci– Dane teleadresowe– Projekty– Dokumenty– Terminy– Zadania– Urlopy– Sprawdzania konfliktów– Koszty klientów– Koszty pracowników– Zaliczki klientów– Zaliczki pracowników– Formatki bilingowe– CV– Biblioteka– Korespondencja i kontakty – Analizy
• Raporty• Wykresy
Klient
• Dane teleadresowe
• Powiązania pomiędzy podmiotami
• Projekty, modele rozliczeń
• Dane księgowe
• Analizy
Terminarz
• Terminy• Rezerwacja sal• Zadania• Sprawdzanie stanu realizacji• Automatyczne przypomnienia
Kontrola
Odbiór faktur
Obieg informacji bilingowych
Sporządzanie raportów, wpisywanie kosztówZatwierdzanie godzin i kosztówWysyłanie zestawień i fakturRejestrowanie przepracowanych godzin
• Stawki– za godzinę– progresywne– regresywne– za grupę prac– za konkretną pracę– za usługi– indywidualne– grupowe
• Koszty• Zaliczki• Ryczałty
– na kwotę– na procent– na kwotę dodatkową– na koszty– na godziny– wiele innych
• Faktury– z wielu projektów, etapów– kontynuowane– korygujące
• Waluty– dowolne waluty na poziomie każdego obiektu
• faktur, prac, stawek, kosztów, ryczałtów– dowolna waluta domyślna do rozliczeń globalnych
Możliwości rozliczeniowe
Tworzenie raportów
Założenia budżetowe
Dane wprowadzane
przez pracowników
Obliczenia
Istotne parametry mające wpływ na funkcjonowanie
kancelarii
• Raporty dla firm o liczbie prawników do 15– zestawienia bilingowe wewnętrzne i zewnętrzne– faktury– rozliczanie premii pracowników– inne
• Raporty korporacyjne– budżety– zyskowności klientów, – opłacalności projektów i
pracowników, – rozliczenia partnerskie– inne
około 200 raportów
Księgowość menadżerska
Przykłady raportów
• Raport dla klienta (TimeSheet)• Skuteczności• Zyskowności• Porównywanie z budżetem (Gross Margin)• Premii• Magazyny godzin i kosztów (Inventory)• Płatności• Planowanej sprzedaży• Kontroli sposobu wprowadzania danych • Wiele innych
Przykłady raportów
Raporty skuteczności pracowników mają na celu pokazanie skuteczności pracy i sprzedaży danego pracownika. Występują w
różnych konfiguracjach uwypuklając różne parametry
Raporty godzin niesprzedawalnych pokazują strukturę godzin wewnętrznych oraz ich relacje do godzin sprzedawalnychRaport magazyn godzin (inventory) pokazuje stan godzin
przepracowanych dla danego klienta/projektu
Ocena sprzedaży/zyskowności klienta
Raporty tego typu pokazują sprzedaż kancelarii lub grup partnerskich na klienta.
Dostępnych jest wiele wykresów sprzedaży• dla całej kancelarii• dla poszczególnych klientów• dla klientów z podziałem na miesiące• dla pracowników• dla partnerów• inne
Pokazany wykres przedstawia zyskowność godzinową dla klientów. Raporty zyskowności uwzględniają:
• koszty osobowe
• koszty klienta
Kontrola wpisywania danych
Kontrola opóźnień we wpisywaniu danych• dla kancelarii• dla poszczególnych pracownikówUwzględnianie opóźnień w systemie premiowaniaAnaliza sprzedaży na podstawie opóźnieńKontrola przepływu prac (np. zmian projektów)Kontrola wpisów dla projektów wewnętrznych
DMS – zarządzanie dokumentami kancelarii
• Składowanie dokumentów elektronicznych
• Ewidencja dokumentów „papierowych”
• Baza korespondencji, wiedzy …
• Udostępnianie dokumentów
• Rozszerzone informacje o dokumentach
• Zabezpieczenie wersji oryginalnych
• Bezpieczeństwo danych
Co zapewnia DMS TFS
• Powiązanie z obiektami z systemu bilingowego TFK: klient, projekt
• Jednostki przechowywania dokumentów: folder
• Powiązanie z bazą danych teleadresowych
• Działanie samodzielne
• Odnośniki
Uporządkowanie dokumentów
Wyszukiwanie
• Wyszukiwanie po zawartości• Informacje o dokumencie nie zawarte w
nim samym– Nazwa– Fizyczny rodzaj dokumentu– Specyfikacja– Specjalizacja– Przynależność do klienta, do projektu– Definiowalne właściwości
Wersje i relacje
Załącznik
DokumentDokumentPierwotny
Wersja 1Rewizja 1Wersja 1
Rewizja 2Wersja 1Rewizja 3
Wersja 2Rewizja 4Wersja 2
Rewizja 5Wersja 2Rewizja 6
…
• Powiązania między dokumentami
• Wersje w obrębie dokumentu
• Wersje równoważne: tłumaczenia
• Ukrywanie informacji o dokumencie i jego zawartości
• Określanie uprawnień do modyfikacji dokumentów
• Ograniczenie indeksowania zawartości• Szyfrowanie zawartości
– Zewnętrzne narzędzie– Niezależny podsystem szyfrujący
• Historia zmian i statystyki pobrań
Kontrola dostępu
Integracja z Pulpitem
• TFS DMS widoczny jako element pulpitu Windows
• Kopiowanie, przenoszenie otwieranie dokumentów w systemie jak zwykłych plików
• Dedykowane okna do wyszukiwania i wyświetlania właściwości dokumentów
• Integracja z programami z pakietu Microsoft Office
Dostęp poprzez przeglądarkę internetową
• Wyszukiwanie dokumentów
• Pobieranie dokumentów
• Dodawanie dokumentów
• Określanie dodatkowych atrybutów
• Możliwość pracy zdalnej poprzez internet
System dedykowany
Cechy rozwiązania
• Rozwiązanie przygotowane specjalnie dla Klienta (dokładna analiza potrzeb) oparte o posiadane moduły
• Możliwa integracja z DMS• Możliwa integracja z systemami
wewnętrznymi Klienta• Zabezpieczenia zgodne z wymogami IT• Dzięki doświadczeniu i posiadanym
modułom najkrótszy czas wykonania
Przykład aplikacji• Ewidencja spraw (postępowań)
– Podział na kancelarie/oddziały– Podstawowe dane, zdarzenia
• Pozwani/powodowie• WPS• Koszty/wydatki• Korespondencja• Terminy• Inne
– Wyszukiwanie, przeglądanie– Kontrola dostępu
• Podmioty– Osoby– Firmy– Instytucje– Adresy
• Terminarze– Różne typy terminów
• Korespondencja• Dokumenty (pliki)
– Bezpośrednie podpięcie do DMS
Prezentacja danych
Edycja danych
• Spójny system – integracja wielu funkcjonalności
• Gromadzenie wiedzy
• Kontrola istotnych parametrów finansowych
• Dostęp do informacji z dowolnej lokalizacji
• Rozbudowa systemu według potrzeb
Konkluzje
• Domański Zakrzewski Palinka• Richardson Rios Olechowski International Lawyers• Gessel i Wspólnicy• Kaczor Klimczyk Pucher Wypiór• Kuczek Maruta i Wspólnicy• Góralczyk Rychlicki Boroń• Sieniawski• Zawartka i Wspólnicy• Hałuszczyński• Chałas i Wspólnicy• Chajec Don-Siemion & Żyto• M. Furtek i Wspólnicy• Wójcik i Złotnik• Siemiątkowski & Davis• Plucińska Stopczyk Mikulski
Referencje