Tips og tricks

Gennemgang af:

� Hente tabeller til Excel fra ØS LDV� Brevfletning med Word� Ændre på parametre i rapporterne� Fjern dimensioner der ikke bruges i rapporterne � Brug af Subscriptions� Excel funktioner

1 af 42

Hente tabeller til Excel fra ØS LDV

• Excel kan også benyttes til at hente data fra tabeller og view i ØS LDV

• Der er adgang til alle data – afhængig af ens adgang

• Standardrapporten Dokumentation af tabeller og view, som ligger i mappen Dokumentation, viser alle de tabeller og views der findes i ØS LDV

2 af 42

Hente tabeller til Excel fra ØS LDV

• Via menuen Data � Fra andre kilder � Fra SQL server i Excel oprettes forbindelse til server/tabel

3 af 42

Hente tabeller til Excel fra ØS LDV

• Indtast servernavn. Kender du ikke dit servernavn, kan du finde det i standardrapporten Systemoplysninger, der ligger under Dokumentation

4 af 42

Hente tabeller til Excel fra ØS LDV

• Vælg datavarehus og tabel/view

5 af 42

Hente tabeller til Excel fra ØS LDV

• Dataforbindelsen navngives og gemmes

6 af 42

Hente tabeller til Excel til ØS LDV

• Data importeres til tabel

OBS – hent ikke data fratabeller med mange data.

• Det kan være en god ide at navngive arket, hvis det skal bruges til brevfletning

7 af 42

Hente tabeller til Excel fra ØS LDV

• Hvis man har kendskab til SQL,kan man tilrette sin forespørgsel. Man kan fx opsætte betingelserom kun at medtage nogle felter og/eller forespørge fra flere tabeller.

I Forbindelsesegenskaber ændrer man Kommandotype til SQL og i Kommandotekstskrives forespørgslen.

8 af 42

Brevfletning med Word

• Brevfletning i Word foretages under ”båndet” Forsendelser

• I Start brevfletning vælges type (brev / e-mail / konvolutter mv.)

9 af 42

Brevfletning med Word

• I Vælg modtagere vælges Brug eksisterende liste –der vælges Excel dokumentet med kreditorer.

• Og arket Kreditorer vælges

10 af 42

Brevfletning med Word

• I Rediger modtagerliste er det muligt at fravælge nogle mod-tagere enten ved at fjerne markeringen eller ved at filtrere

- tryk på Filtrer. Man kan ogsåændre sorteringsrækkefølgen vedat trykke på Sorter.

11 af 42

Brevfletning med Word

• I Match felter kan du fortælle Word betydningen af forskellige felter på modtagerlisten. Fx at feltet Navn fra Excel arket svarer til Firma.

12 af 42

Brevfletning med Word

• Nu kan felterne så indsættes i dokumentet. Placer markøren i dokumentet, hvor adressen skal indsættes og vælg Adresse-blok

13 af 42

Brevfletning med Word

• For at indsætte en hilsen trykkes på Hilsen - husk at placere markøren inden

• Øvrige felter indsættes ved at trykke påIndsæt Fletfelter og vælge det felt der ønskes indsat – husk at placere markøren inden.

14 af 42

Brevfletning med Word

• Når felterne er indsat, kan man se resultatet ved at trykke på Vis resultater og man kan bladre frem og tilbage mellem ”posterne” ved at trykke på pilene

• Afslutningen af brevfletning foretages ved at trykke på Afslut og flet og vælge imellem

15 af 42

Ændre på parametre i rapporterne

• Man kan, på nogle rapportparametre, sætte en default værdi samt skjule parameteren

• Man skal være rapportadministrator for kunne dette

• Ved nye rapportpakker vil default værdien bevares, mens en skjult parameter vil blive synlig igen. Derfor skal den/de skjules på ny, hvis det skal slå igennem i rapporterne.

• Dette kan undgås ved at bruge en ”linked report”. Derved bevares både default værdien samt markeringen af, at parameteren skal skjules.

16 af 42

Ændre på parametre i rapporterne

• Eksempel på skjul af et regnskab og indsættelse af en fast gruppering.

• Parametre før ændring:

17 af 42

Ændre på parametre i rapporterne

• Vælger punktet ”Manage” i menuen ud for rapporten.

18 af 42

Ændre på parametre i rapporterne

• Før ændringer.

19 af 42

Ændre på parametre i rapporterne

• Regnskab værdi og gruppering vælges og skjules.

20 af 42

Ændre på parametre i rapporterne

• Parametre efter ændring

• Vær opmærksom på, at hvis alle parametre er sat default, så kører rapporten automatisk, når den vælges.

21 af 42

Fjern dimensioner der ikke bruges i rapporterne

• Dimensioner med mange værdier (>10.000) betyder, at det tager lang tid at danne rapporten i Reporting Services.

• Har man ikke behov for at filtrere eller gruppere på én dimension med mange værdier, kan det være en fordel at undlade denne dimension i rapporterne.

• Dette gøres ved at fjerne dimensionen under opsætningen af ØS LDV. Det er den ansvarlige for installationen, der skal gøre dette.

22 af 42

Fjern dimensioner der ikke bruges i rapporterne

• Man fjerner fluebenet under opsætning af ØS LDV og derved kommer dimensionen ikke med i rapporterne, men er stadig tilgængelig i kuberne.

23 af 42

Brug af Subscriptions

• I Reporting Services har man mulighed for at anvende Subscriptions.Dette giver mulighed for at sende en mail, indeholdende en rapport/link til en rapport eller lægge en rapport i en mappe til file sharing, hvorved flere brugere kan dele den samme rapport.

• Reporting Service skal først sættes op til at anvende Subscriptions.Dette gøres, hvor jeres ØS LDV driftes, f.eks. KMD, CSC mv.

• Man opretter en Subscription ved at vælge menupunktet ud for rapporten. Derefter kan man vælge mellem E-Mail eller File share.

24 af 42

Brug af Subscriptions – E-mail

• Har du valgt E-Mail, vil du blive præsenteret for det næste skærmbillede.

• Her har du mulighed for at sætte oplysninger ind som i en almindelig e-mail.

25 af 42

Brug af Subscriptions – E-mail

• Man kan vælge at sætte en fast dato for kørsel af rapporten eller bruge en ”Shared Schedule”. Fordelen ved sidstnævnte er, at man kan styre kørselstid for flere rapporter ét sted

• Det vil være en systemadministrator, der skal oprette ”Shared Schedule”, før de kan bruges i Subscriptions

26 af 42

Brug af Subscriptions – E-mail

• Derefter kan man sætte parametrene op. Man kan f.eks. sætte en Subscription, der filtrerer påen dimension, hvorved modtageren af e-mailen kun får data, der vedrører dem.

• Ved at begrænse på f.eks.Dimensionen Sted, kan mansende en rapport, der kun indeholder information omdette sted. Så hver kontor-chef kan få en automatisk rapport for netop dereskontor.

27 af 42

Brug af Subscriptions – E-mail

• Når man har sat sin Subscription op, kører den automatisk på det tidspunkt, man har valgt.

• Under ”My Subscriptions” på Reporting service, kan man redigere dem, og fx fjerne mailmodtagere mv.

28 af 42

Brug af Subscriptions – File Share

• File share er en måde at køre rapporten og gemme den på et drev i et af de formater, der er mulige i Reporting Services, f.eks. Excel, PDF mv.

• Brugerne kan åbne den færdige rapport herfra. Det kan brugere, der ikke har adgang til Reporting Services, også, hvis filen er i det rette format. (Man kan ikke opdatere data)

• Da filen kan gemmes som XML, CSV mv. kan den bruges til andre formål, som f.eks. automatisk indlæsning i et andet program.

• File share sættes op af den systemansvarlige, da det kræver indsigt i mappesikkerhed mv. Når det er sat op, kan rapportadministratoren oprette Subscription, der lægger filerne i mappen.

29 af 42

Brug af Subscriptions – File Share

• Eksempel på en File share løsning.

30 af 42

Brug af Subscriptions – File Share

31 af 42

Brug af Subscriptions – File Share

• Når filen er dannet, ligger den i mappen, jeg har brugt i opsætningen.

• Den kan så bruges af dem, der har rettigheder til at se i mappen.

32 af 42

Excel funktioner - drillthrough

• Drillthrough betyder, at kan komme til at se de posteringer der ligger til grund for det opsummerede beløb i kuben.

• Drillthrough kan ikke foretages, hvis man har foretaget multi-select på en dimension.

• Man foretager drillthrough enten ved at dobbeltklikke på beløbet eller ved at højreklikke og vælge Flere handlinger

33 af 42

Excel funktioner - drillthrough

• Drillthrough skal foretages i den celle, som man ønsker at se posteringer for. Hvis man foretager drillthrough, når man står i cellen ved den blå pil – returneres alle poster for 2013 for 306 – Rengøring. Hvis man derimod står ved den røde pil – returneres alle poster for 2013 for 306 – Rengøring, 228080 – Rengøring, 210 – Sverige, 1039 Malmø

34 af 42

Excel funktioner - drillthrough

• Oplysningerne returneres i et nyt ark

• Som standard returneres de første 1.000 rækker. Hvis man har brug for at returnere flere end 1.000 rækker, kan dette ændres i Forbindelsesegenskaber.

35 af 42

Excel funktioner – filtrering værdifelter

• Filtrering på værdifelter

• Hvad skal der filtreres på?Summen af Faste lokale tillægSummen af en løndelPå Beløb eller Grundbeløb

36 af 42

Excel funktioner – filtrering værdifelter

• Vælg niveauet i Vælg felt – Rapportløndelsgruppe (= summen af fx Faste lokale tillæg) / Løndel (= sammen af en løndel)

Vælg værdifeltet og betingelse

37 af 42

Excel funktioner – vis/skjul niveau

• I dimensioner, der indeholder flere niveauer, kan man skjule nogle af niveauerne. Det kan fx være i tidsdimensionen, hvor man ønsker at skjule niveauerne halvår og kvartal.

• Højreklik i overskriften og vælg Vis/skjul felter.

38 af 42

Excel funktioner – vis/skjul niveau

• Men pas på, man kan komme til at skjule linjer, der indeholder beløb, og så ”stemmer” Hovedtotal ikke !!

39 af 42

Excel funktioner - egenskabsfelter

• Egenskabsfelter benyttes til at beskrive noget omkring en dimension. Fremkommerved ”mouse-over” på en dimension der indeholderegenskabsfelter.

• Egenskabsfelter kan medtagesi pivottabellen via OLAP-værk-tøjer � Egenskabsfelter

40 af 42

Excel funktioner - egenskabsfelter

• Der vælges hvilke egenskabsfelter, der ønskes medtaget.

Rækkefølgen kan ændres.

Og sådan ser det ud i Excel regnearket:

41 af 42

Excel funktioner – værdifelter og dimensioner

• Ikke alle værdifelter og dimensioner kan kombineres!

• Hvis man er i tvivl, så benyt feltetVis felter, der er relateret til i feltlisten i pivottabel i Excel.

42 af 42