15 tips voor een succesvolle beursdeelname

Succesvol deelnemen aan een beurs is heus niet zo moeilijk. Het is meer een kwestie van de juiste dingen op het juiste moment doen. Hieronder vindt u alvast 15 tips die u helpen meer uit uw beursdeelname te halen.

Voor de beurs:

Begin op tijd!

De voorbereidingen van een beursdeelname komen bovenop uw andere taken. Bovendien bent u in diverse stadia afhankelijk van de creatieve input van anderen. Begin er dus tijdig aan – 9 maanden op voorhand – en gun uzelf voldoende tijd om na te denken over elke nieuwe stap.

Zoek bondgenoten

De voorbereiding van een beursdeelname vergt uiteenlopende talenten en competenties. Creëer een projectteam met bondgenoten uit alle afdelingen van het bedrijf. Zij helpen je de meer complexe vraagstukken oplossen en fungeren als klankbord. Bovendien helpt het projectteam het intern enthousiasme voor de beursdeelname aanzwengelen.

Maximaliseer het doelpubliek

Maak een database van potentiële bezoekers en kwalificeer de records: eigen prospecten, prospecten van andere bronnen, actieve klanten, ex-klanten… Gebruik sociale media om nieuwe prospecten te vinden en stuur hen ruim op voorhand een uitnodiging om de stand te bezoeken.

Wees ànders

Denk na over hoe uw bedrijf in de kijker kan lopen tijdens de beurs. Zoek elementen die uw product of dienst uniek maken en formuleer daarover een aantrekkelijk statement. Ga op zoek naar een opvallende manier om dat statement op een driedimensionale manier aanwezig te stellen op de stand.

Communiceer

Laat heel de wereld weten dat u deelneemt aan de beurs. Breng bestaande klanten het eerste op de hoogte en informeer vervolgens de diverse types prospecten. Maak een persbericht over de nieuwigheden die u op de stand presenteert en stuur het naar de vakpers.

Maak afspraken

Leg zoveel mogelijk afspraken met bezoekers en prospecten vast. Zorg ervoor dat alle belangrijke contacten langskomen tijdens de rustiger momenten van de beurs. Maak voor elke standmedewerker een afsprakenlijst die centraal beheerd wordt.

Tijdens de beurs:

Wees gastvrij

Bezoekers hebben een belangrijke inspanning geleverd om naar de beurs te komen én om bij u op de stand te komen. Toon dat u die inspanning waardeert door hen gastvrij te onthalen, - ook wanneer een bezoeker niet echt tot uw doelgroep behoort. Vriendelijkheid wordt vroeg of laat beloond.

Blijf gefocused

Denk eraan dat u hier bent om zaken te doen! Verlies geen tijd met flauwe praatjes, maar ga doelgericht te werk en denk aan uw deelnamedoelstellingen. Achterhaal de motieven van de bezoeker die voor u staat door open vragen te stellen. Overwin uw schuchterheid en kom snel ter zake.

Observeer

Op een beurs is er vanalles te zien en te beleven: innovatieve producten en diensten, klantengedrag, strategieën van concurrenten… Zorg dat u even van de stand weg kunt om te kijken wat er elders allemaal gebeurt. Deel uw observaties met uw collega’s.

Blijf in conditie

Een stand bemannen vergt veel energie en uithoudingsvermogen. Ga op tijd naar bed, zorg voor voldoende nachtrust en neem tijdens de dag om de 2 uur een korte pauze. Eet overdag enkel licht verteerbare maaltijden of wat fruit. Beperk het alcoholgebruik.

Zorg dat u erbij hoort

Ook ‘s avonds na de beurs gebeurt er vanalles. Blijf niet weg van die evenementen, maar probeer voeling te houden met de polsslag van uw branche. Hier aanwezig zijn kan vaak tot verrassende ontmoetingen leiden.

Na de beurs:

Wees eerst

Het grootste deel van de gedrukte informatie die op de beursstand overhandigd wordt, geraakt zoek voor het zijn einddoel bereikt. Zorg dat u zo snel mogelijk na afloop van de beurs gevraagde informatie, brochures en offertes kunt opsturen. Hoer sneller u reageert, hoe beter de indruk die u maakt.

Wees gedetailleerd

Toon uw klanten dat u goed geluisterd hebt tijdens het gesprek op de stand door alle belangrijke gespreksdetails in de schriftelijke communicatie op te nemen. Stuur klanten geen informatie waar ze niet om gevraagd hebben. Bedank hen uitdrukkelijk voor hun bezoek aan uw stand.

Vraag hun mening

Twijfels over de volgende promotiecampagne of over de look & feel van de stand? Vraag mensen om hun mening. Bel met klanten die de stand bezochten én met klanten die niet naar de beurs gekomen zijn. Waarom zijn ze wel/niet gekomen? Wat vonden ze leuk en wat vonden ze minder geslaagd? Wat is hun bijgebleven?

Maak een logboek

Denk aan de beurzen waar u in de nabije toekomst wilt aan deelnemen: laat het hele team zijn observaties en bemerkingen op papier zetten en vat alles samen in één document. Gebruik dit document voor de debriefing en om een logboek te maken waarin alle essentiële informatie terug te vinden is.

Hou contact

Ook als een beurscontact niet meteen tot zaken leidt, is het nuttig om contact te houden met de nieuwe prospect. Stuur enkele keren per jaar informatie over nieuwe producten of over uw onderneming. Op een dag zal hij of zij van gedacht veranderen en u opbellen om zaken te doen.

Document samengesteld voor Voka-Plato.

Handout Sessie 26 januari 2011.

Ontdek meer tips op www.expoid.be - © 2011, Expo-id