töösoorituse hindamine tartu Ülikooli raamatukogus

Töösoorituse hindamine Tartu Ülikooli Raamatukogus

Tiina Kuusik

Teadusraamatukogude suveseminar 28.08.- 29.08.03

1. Töösoorituse hindamise teoreetilised alused

2. Töösoorituse hindamise praktikast teistes maailma raamatukogudes

3. Töösoorituse hindamise eesmärgid ja protsessid Tartu Ülikooli Raamatukogus

4. Hindamise tulemused ja järeldused

Kava

Allikad

Anglo- Ameerika juhtimisteoreetikute monograafiadja teadusartiklid alates 90- ndatest (Cascio, W. F., Cole, G.A., Dessler, G, Fletcher, C. Sisson, K.,Sparrow, P., Hiltrop, J.-M. jpt)

Töösoorituse hindamist raamatukogudes käsitlevad artiklid (Durey, P. Edwards, R. G., Williams, C. J., Green, A. A. Morgan, S. Verrill, P. E. jt)

Inimressurrside juhtimist raamatukogus käsitlevad teavikud (Brophy, P. Casteleyn, M., Webb, P. S., Performance Appraisal in Academic Libraries (ALA)

Performance appraisal are like seat belts.Everybody agrees they’re a good idea, but lost of people find them awkward to use.

Dick GroteInimressurssi juhitmise konsultantGrote Consulting Corporation juht (USA)

INFORMAALNE - toimub igapäevase töö käigus

FORMAALNE - perioodiline protsess, mis viiakseläbi kindlate reeglite alusel ja mille tulemused vormistatakse kokkulepitud viisil

Personali hindamine

on planeeritud protsess, mille käigus antaksehinnang töötajate tööle ning seatakse uued eesmärgid nende töö tulemuslikkuse parandamiseks

on süsteemne informatsiooni kogumine töötajateltja töötajate kohta organisatsiooniliste otsuste tegemise eesmärgil

Personali töösoorituse hindamine (performance appraisal)

toimub korrapäraselt ja süsteemselt ning kindlatekriteeriumide ja metoodika alusel

Ettevõtte tegevuse eesmärk Ametikirjeldus

Üksuse/grupi eesmärgid

Hindamine Individuaalsed Pidev eesmärgid/ülesanded Perioodiline Seos tasustamisega ?

Individuaalne arenguplaan toetamakseesmärkide saavutamist

Soorituse juhtimise süsteem

KONTROLLIMINE

ARENDAMINE

Töösoorituse hindamise funktsioonid

minevikuorientatsiooniga - graafilise skaala avatud meetod (graphic scale open-ended method), essee (essay)

tulevikuorientatsiooniga - juhtimine eesmärkidekaudu(MBO),hindamis-arenguvestlus (appraisal interview)

Enamlevinumd hindamismeetodid

eesmärkidel ja töö väljundil (target/output)

oskustel ja kompetentsil (skills/competencies)

tegevusel ja ülesandel (process/task)

huvigruppidel (kaastöötajad, kliendid jt.) ja ootustel

(stakeholders expetations)

Töösoorituse hindamise kriteeriumid põhinevad

360 kraadilise tagasiside süsteem

Vahetu töökorraldaja (supervisor)

Enesehinnang Alluvad

(self) (subordinates )

Kliendid (served) Kolleegid (same job peers)

HINNATAV

360 kraadilise tagasiside süsteem - MIKS populaarne?

meeskonnakesksed struktuurid on asendamas hierarhilisi, mis eeldab häid koostööoskusi (meeskonnaliikmetehinnangud objektiivsemad)

süsteem teeb tagasiside rohkem põhjendatumaks kui üheallikaline tagasiside

kaastöötajad, alluvad ja kliendid teavad rohkem töötaja tugevustest ja piirangutest, kui tema vahetu töökorraldaja

võimaldab töötajal võrrelda oma käitumuslikku tegevust teiste poolt antud hinnangutega

Formaalse hindamise kasud

ORGANI -SATSIOON

hinnang inimressursile reaalne alus personalialaste otsuste tegemiseks aitab kindlaks määrata ja suurendada olemasoleva

personali potentsiaali organisatsiooni vajadusterahuldamiseks tulevikus

parandab töötajate töömoraali

JUHT adekvaatsem pilt töötaja arusaamast selle kohta, mida

temalt oodatakse ülevaade töötajate arendamisvajadustest aitab määratleda töötajate ümberpaigutamise vajadusi initsieerib koostööd

TÖÖTAJA võimaldab edastada otse oma ideid nii enda kui

organisatsiooni tegevuse parandamiseks kindlustab töötaja regulaarsete ja süsteemsete

ülevaadetega tema tegevuse kohta initsieerib koostööle saab teada juhi arvamuse tema töötamise kohta

rohkem kui 80% USA raamatukogu erinevate tüüpi raamatukogudest kasutab erinevaidpersonalihindamise süsteeme ja vorme

Suurbritannia teadusraamatukogudest kasutab 57%raamatukoguhoidjate (librarian)ja 25% tugipersonali ( non proffessional staff)töösoorituse hindamiseks erinevaid küsimustikkke

Töösoorituse hindamise praktikast- fakte

hindamistegevusega alustati USA avalikesraamatukogudes juba 1920-tel aastatel

kasutusel on nii raamatukogu enda pooltväljatöötatud,kui ülikooli tsentraalsedhindamissüsteemid

Töösoorituse hindamise praktikast- kuidas

töösoorituse hindamiseks raamatukogudes kasutatakse erinevaid meetodeid ning nendekombinatsioone

juhtide ja referentide (subject librarian) puhul soovitatakse kasutada mitmeallikalist e 360° tagasiside süsteemi

pealiskaudsus, kiirustamine

juhtide ükskõiksus

hindamiskriteeriumide ebaselgus

pinged inimestevahelistes suhetes

lisatöö ja bürokraatia

Töösoorituse hindamise praktikast- probleemid

töösoorituse hindamise tulemuste mitterakendamine, mis muudab kogu tegevuse formaalsekspaberitäitmiseks.

T artu Ü likoo li R aam atukogu adm in istra tiivne skeem

üld- ja arendusosakond se k re tä r

käsikirjade ja haruldaste raam atuteosakond

biom eedikum i raam atukogu teaduskirjanduse osakond

füüsikaraam atukogu õppekirjanduse osakond

hum anitaarraam tukogu info- ja bibliograafiaosakond

keem iaraam atukogu m uusika- ja keeleõppe keskus

m ajandusraam atukogu

TEENINDUSte e n in d u sd ire k to r

kodum aise kirjanduse osakond liigitam isosakond

väliskirjanduse osakond säilitus- ja hooldusteenistus

KOGUDko gu d e d ire k to r

infosüsteem ide teenistus peainseneriteenistus

ennistuskeskus m ajandusteenistus ja valve

köitekoda

TEHNOLOOGIA JA HALDUSte h n o lo o g ia d ire k to r

direktor

Töösoorituse hindamise üldisedpõhimõtted TÜ Raamatukogus

I Üldosa (eesmärk, hindajad, hindamiskriteeriumid, hindamismeetodid, hindamise koordineerimine)II Hindamise rakendamine (dokumentatsioon, teavitamine, tulemuste vormistamine, kokkuvõte, tulemuste rakendamine)

tööalase tegevuse analüüs teadmiste, oskuste, ja töötulemuste hindamise kaudu

täiend- ja ümberõppevajaduste kindlaksmääramine

eesmärkide ja tööülesannete täpsustamine töötajatele tagasiside andmine nende töö kohta ja tagasiside saamine

organisatsiooniliste probleemide kindlakstegemine

Töösoorituse hindamise eesmärgid TÜ Raamatukogus

Hindamistegevused

2002. aasta kevad, talv; 2003 kevad

Valim

Meetodid

19 referenti

3 asedirektorit

mitmeallikaline tagasiside süsteem

hindamis-arenguvestlus

13+5 keskastmejuhti (sh 3 peaspetsiakisti)

Hindamise kavandamine

Referendid

Vahetu töökorraldaja

Enesehinnang Kolleegid

Kliendid Hinnang testile

REFERENT

Referentide töösoorituse hindamise alusdokumendid

Hindamise alusdokument VastutajaTest kogude direktor ja teenindusdirektorKodumaise ja väliskirjanduse osakonnahinnanguleht (A, B vorm)

kogude direktor

Õppekirjanduse ja teaduskirjandusehinnanguleht (C, D vorm)

teenindusdirektor

Referendi töö aruanne (vorm G) teenindusdirektorTeaduskonna küsimustik (vorm E) üld- ja arendusosakonna juhatajaArenguvestluse ettevalmistusleht(F- vorm)

TÜ personaliosakonna poolt koostatudvorm

Üldhinnang (H vorm) üld- ja arendusosakonna juhatajaTagasiside leht (I vorm) üld- ja arendusosakonna juhataja


Asedirektorid



Kolleegid Koostööpartnerid

ASEDIREKTOR


Keskastmejuhid (sh peaspets)



Kolleegid

ASEDIREKTOR


Filiaalide juhid



Kolleegid Kliendid

ASEDIREKTOR

Juhtide töösoorituse hindamise küsimustik

VIIS dimensiooni

Juhtimine

Otsustamine

Koostöö

Tööalane pädevus

Suhete juhtimine ja kommunikatsioon

Referendi koondhinnangK

üs

Küs

Küs

im.n

Võim Tööt Võim Tööt Võim Tööt Võim Tööt Võim Tööt Võim Tööt Võim Tööt1 4 4 1 4 4 4 4 4 3 4 4 I 2 4 32 4 3 2 4 4 4 4 4 3 4 4 II 20 203 4 3 3 4 3 4 4 4 3 4 3 III 20 20

4 4 4 4 4 4 3 4 4 IV 16 165 4 4 4 3 4 3 4 46 4 4 4 4 4 4 4 47 4 4 4 4

Kokku 12 10 24 23 24 23 28 23 28 27 4 3 60 59Hinnangu kaal 0,1 0,05 0,05 0,05 0,05 0,2 0,5Kaalutud hinnang 1,2 1 1,2 1,2 1,2 1,15 1,4 1,15 1,4 1,4 0,8 0,6 30 29,5

Võimalik Töötaja M.-N. IlusKaalatud hinnang kokku 35,9 K. Pai

96,5 T. Kuusik

Teaduskonna hinnang

Küsimused Väited Väited Väited Väited Hinnang aruandele Küsimustik

Test Osakond IOsakond

IVVahetu

töökorraldaja Osakond

II Osakond III

Allkiri Kuupäev

%des37,2 21.06.02

21.06.02Töötaja: xxx

Hindamis komisjon:

21.06.02

Asedirektori koondhinnang1. Valdkonna juhtimine K Kp A V E1.1. Koostab pikaajalisi plaane ja seab strateegilise eesmärke 5,5 3,7 4,6 5 51.2. On vajalike uuenduste algataja 4 3,2 3 4 41.3. Organiseerib oma ja teiste tööd tõhusalt 4 3,4 3,9 4 51.4. Kontrollib tööprotsesside ja ressursside kasutamist 4,5 3,4 4,6 4 41.5. Kasutab tööaega efektiivselt 4,5 3,4 3,7 4 51.6 Tegeleb eelisolukorras oluliste ja kiirete probleemide/ülesannetega 5 3,7 4,3 4 51.7. Delegeerib alluvatele otsustusõigust ja vastutust lähtudes tööülesannete iseloomust ja võimetest 5 3,7 4,9 5 41.8. Tagab oma tegevusega tööd soodustava keskkonna 4 3,4 3,7 4 51.9. Tagab valdkonnas optimaalse töökorralduse 4 3,1 3,6 5 51.10. On pühendunud organisatsiooni väärtuste kandja 6 4,9 4,7 6 61.11. Toetab igakülgselt töötajate arengut 6 3,3 4,4 5 61.12. On alluvatele eeskujuks ning autoriteediks 5 3,4 3,3 4 41.13. Oskab kaastöötajaid/alluvaid hinnata ja motiveerida 5 2,8 3,6 4 51.14. Annab alluvatele piisavalt tagasisidet nende töö tulemuste kohta 5 3,4 3,7 5 41.15. Oskab määratleda oma vastutust 5 3,6 3,7 4 5

2. Otsustamine K Kp A V E2.1. Oskab määratleda oma vastutust 4,5 3,6 4,2 5 52.2. Oskab leida ja analüüsida otsustamiseks vajaminevat infot 4,5 3,7 3,7 4 52.3. Teeb ainult faktidele tuginevad ning pädevaid otsuseid 4 3,1 3,4 4 52.4. On järjekindel oma tegevuses, ei anna vastukäivaid korraldusi 4 3 3,9 4 52.5. Kaasab alluvaid (valdkonda puudutavate) otsuste tegemisel. 6 4,3 5,1 5 62.6 Teeb vajalikud otsused operatiivselt 5 3,2 3,7 4 42.7. Ei karda teha ebapopulaarseid otsuseid 6 4 4,9 5 62.8. Oskab põhjendada ja selgitada vastuvõetud otsuseid 6 3,7 3,7 3 53. Koostöö K Kp A V E3.1. Innustab koostööle oma vastutusvaldkonna sees 5 4 4,1 4 63.2. Innustab koostööle teiste üksuste ja organisatsioonidega 5 3,6 4,1 4 63.3. Arvestab konstruktiivset kriitikat 4 3,1 4 4 4

Asedirektori koondhinnang

3.4 On avatud muudatustele 4 3,6 3,3 4 43.5. On usaldusväärne ja usaldab teisi 5 3,6 4,4 5 53.6. Annab õiglaselt tagasisidet töötulemuste/saavutuse kohta 5 3,3 4 5 53.7. Toetab häid ideid, ükskõik kellelt need tulenevad 4 3,9 4,6 4 63.8. Hindab kõrgelt oma alluvaid/koostööpartnereid 5 3,6 4,6 4 53.9. Omab võimet äratada inimestes peituv loovus 4 3,3 3,1 4 53.10. Oskab moodustada ülesande lahendamiseks pädeva meeskonna 5 4 4,1 5 63.11. On tõhusaks sidepidajaks huvigruppide ja koostööpartneritest organisatsioonidega 4 3,4 4,1 4 54. Tööalane pädevus K Kp A V E4.1. Omab edukaks tööks piisaval määral teoreetilisi raamatukogunduslikke teadmisi ja oskusi 5 3,9 4,7 5 54.2. Omab edukaks tööks piisaval määral kogemusel põhinevaid raamatukogunduslikke teadmisi ja oskusi 5 4,4 4,6 5 6


4.3. Omab edukaks tööks piisaval määral tehnilisi teadmisi ja oskusi (oskus koostada vajalikke tekste ja juhendeid, kasutada arvutiprogramme, teada org põhitegevusega seotut, juhatada koosolekut) 6 3,3 4,5 3 44.4. Omab edukaks tööks piisaval määral analüüsi ja üldistusvõimet 5 3,3 3,6 4

5. Suhete juhtimine ja kommunikatsioon K Kp A V E5.1. Juhib oma emotsioone 4 4 5 4 65.2. Annab oma mõtteid ja ideid edasi veenvalt ning arusaadavalt 4 4 4 4 45.3. Oskab teisi kuulata ja nende seisukohti tegelikult mõista (empaatia) 5 4 4 4 55.4. Säilitab kriitilises olukorras tasakaalukuse ja partneri respekteerimise 5 4,9 4,9 5 55.5. Oskab juhtida konflikte, leida nende põhjusi ja lahendusi 6 4 4 4 55.6. Vahendab infot õigeaegselt 5 4,4 4,4 5 45.7. Vahendab infot piisavalt 5 4 4 5 4

kokku 203,5 152,9 171 182 202max 270 270 270 270 270

hinnagu kaal 0,2 0,2 0,2 0,3 0,15kaalutud hinnang (võimalik max) 54 54 54 68 40,5

töötaja kaalutud hinnang 40,7 30,58 34,2 46 30,3kaalutud hinnang kokku (võimalik max) 270kaalutud hinnang kokku töötaja puhul 181,3

% 67,14


Hindamise tulemused

ReferendidHinnangud soorituse kohta oodatust positiivsemad

Töökoormused alahinnatud

Ajastatud eesmärkide puudumine

Täiendkoolitusvajaduste tuvastamine

Ametikirjeldused vajavad täpsustamist

Hinnangute mediaan e hajuvuse keskmine: 91,2%

1/2hinnatavaid 1/2hinnatavaid

72,8 91,2 98,4

Hindamise tulemused

Klientide rahulolu referendi tööga (26 vastajat)

42,30%

42,30%

7,70% 7,70%silmapaistev

hea

rahuldav

ei vastanud

Referendid hindamise vajalikkusest

1

5

3

4 väga vajalik

vajalik

vähavajalik

ei pea vajalikuks

Hindamise tulemused

AsedirektoridHinnangud soorituse kohta oodatust positiivsemad

Kõige madalam hinnang koostööpartneritelt

Minapilt ei vasta hindajate hinnangutele. Enesehinnang kõrgem teiste hinnangutest

Valdkondade piirid ebaselged

80,3%, 74,1%, 72,2%

Hindamise tulemused

KeskastmejuhidHinnangud soorituse kohta oodatust positiivsemad

Ametikirjelduste ja täpsutamine. Üksuste probleemid.Ajastatud eesmärkide puudumine

Täiendkoolitusvajaduste tuvastamine

Keskastmejuhid (sh 3 peaspetsialisti)



79,1 87,4 91,00

Filiaalide juhid



82,4 87,0 90,3

Hindamise probleemid ja lahendused

Positiivne äärmuslikkus hindamisel - formaalsus, umbusk, soov säilitada häid suhteid

Positiivse äärmuslikkuse vähendamiseks hindamisskaala muutmine, hindamise eesmärkide selgitamine, referentide hindajate anonüümsus

Subjektiivsuse vähendamiseks kvantitatiivsete kriteeriumide lisamine

Teaduskonna poolsete hindajate hindamisest varajane teavitamine

Hindamise järeldused

Mitmeallikalise hindamisüsteemi kasutamine onajamahukas, kuid inforikas. Saadud info kasutamine ?

Väljatöötatud metoodikat ja protsesse saab kasutada hindamisel järgmisel aastal

Efektiivne protsess vajab enamat osalejate koolitamist

Protsess nõuab väga head planeerimist

Hoiakute muutmine hindamisse võtab aega

Kokkuvõtteks

Olulised nii protsess ise kui tulemused janende rakendamine

Töösoorituse hindamise katseprojektid teistes töötajate gruppides

Organsatsioonikultuuri uurimus

Oluline TÜ Raamatukogu edasisel arendamisel Oluline kujundada terviklik efektiivne kogu personali hõlmav süsteem ja ning saavutada süsteemi teatud toimimine.

Hindamise regulaarsuse järgimine edaspidi

Töösoorituse hindamine Tartu Ülikooli Raamatukogus

Tiina Kuusik

Teadusraamatukogude suveseminar 28.08.- 29.08.03

töösoorituse hindamine tartu Ülikooli raamatukogus

Documents