دورهآموزشی

آشنایی با دبیرخانه وشرح وظایف آن

مدیریت خدمات پشتیبانی و

تجهیزات پزشکی 1395سال

1

2

دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتیدرمانی استان اصفهان

مدیریت خدمات پشتیبانی

دبیرخانه عنوان آموزشی : تحقق اهداف سازمانهدف کلی آموزش :

ارتقای سطح آگاهی اهداف رفتاری : مشمولین مربوطه و افزایش اطالعات تخصصی

گروه هدف شاغلین دبیرخانه هاگروه هدف :

) دارا بودن پست سازمانی و یا ابالغ انشایی(متصدی دفتری و بایگانی،

اپراتور، ماشین نویس، نامهرسان، بایگان، مسئول دفتر

1395سال تاریخ تنظیم : آقای مظاهری معاونتهیه و تدوین :

مدیریت امور پشتیبانی خانم سعیدی زاده

سرپرست دبیرخانه مرکزی ساعت40 امتیاز ساعت آموزشی :

شغلی – الزامی نوع دوره : زمان آزمون الکترونیک :

فهرست مطالب

3

صفحهعنوان

6.............................................................................پیشگفتار8...............................................................................مقدمه

10.......فصل اول- سیر تاریخی و جایگاه ادب دیوانی و اداری11...........................سیر تاریخی و جایگاه ادب دیوانی و اداری

13.........................................................................ارتباط....................فصل دوم- دبیرخانه و جایگاه آن درسازمان

1516.........................................................................مقدمه

17.............................................................تعریف دبیرخانه 17............................................................وظایف دبیرخانه

19..........................................توانمندیهای سرپرست دبیرخانه20..................................................جایگاه سازمانی دبیرخانه21.................................................انواع ساختار دبیرخانه ها

23................................................................انواع دبیرخانه25........................................................امور جاری دبیرخانه

30............................................................اتوماسیون اداری39.........................فصل سوم- فرایندهای گردش مکاتبات

40..........................................................................ساختار41................................................................مکاتبات اداری

47.........................................................انواع مکاتبات اداری 47.....................................................................بخشنامه

49...................................................................شیوه نامه50....................................................................آیین نامه

50..........................................................................حکم50.................................................................برگه )فرم(

52...............................................................صورت جلسه54.....................................................................گزارش نویسی

59.................فصل چهارم- نقش پست در ارسال مرسوالت60............آشنایی با خدمات شرکت پست جمهوری اسالمی ایران

60.....................................................................انواع پست64..........................................................انواع صندوق پستی

65................................................................بیمه مرسوالت65..............................بازار الکترونیکی )خرید و فروش اینترنت(

66............................................................پست جواب قبول66...........................................................................تمبرها

67...........................................................رهگیری مرسوالت68...........................................تفاوت پست سفارشی و پیشتاز

69...................فصل پنجم- بایگانی و ارزش آن در سازمان70..........................................................................مقدمه 71...........................................................................هدف

71........................................................تعاریف و اصطالحات 73...........................................روش ساماندهی فیزیکی اسناد

4

74...............................................................بایگانی و آرشیو74.................................................طبقه بندی از نظر بایگانی

76.................................................................اصول بایگانی 80.....................................ویژگیهای تخصصی مسئوالن بایگانی

81................................................................وظایف بایگانیفصل ششم- ارزشیابی اسناد و امحای اوراق زاید در سازمان

8283...........................................................................مقدمه

84.............................................................تعاریف ارزشیابی 84..............................................................ارزشیابی اسناد

86......................................جایگاه ارزشیابی در مدیریت اسناد 88................................................تئوری های ارزشیابی اسناد

89...........................................................وظایف واحد امحاء90..........................................................منابع و ماخذ

پیش گفتار زبان نوشتاری وسیله ای ارزشمند برای تبادل افکار، اندیش]]ه ه]]ا، دیدگاه ها و همچنین پیام رسانی، آگاهی بخشی و اطالع رسانی در سطحی بسیار وسیع است. از این رو، داش]]تن اطالع]]ات ج]]امع و مفی]]د درب]]اره عم]]ده ت]]رین مس]]ائل ادب فارس]]ی و خط]]وط کلی و ویرایش زبانی در متون نوشتاری، ب]]ه وی]]ژه مکاتب]]ات و نام]]ه نگ]]اری ه]]ای اداری و رس]]می و ش]]یوه درس]]ت نگ]]ارش واژه ه]]ا ب]]ا در نظ]]ر گرفتن مفهوم مورد نظ]]ر ب]]رای انتق]]ال اندیش]ه ب]ه ص]]ورت مکت]]وب امری ضروری است و یکی از نیازهای مهم انس]]ان در جه]]ان ام]]روزآشنایی با روش نگارش و بیان مفاهیم ذهنی به صورت کتبی است.

یکی از آرمان های دبیرخانه ها از گذشته ت]]اکنون این ب]]وده اس]]ت که بتوانند مکاتبات و اطالع]]ات م]]ورد نظ]]ر س]]ازمان را ب]]ه گون]]ه ای ثبت، ضبط، ارجاع و سازماندهی کنند که به سرعت و سهولت قاب]ل دسترسی باشد. اما تن]]وع راه ه]]ای ه]]ای اطالع رس]]انی، روش ه]]ای ارائه و گوناگونی درخواست های مدیران و کاربران موانعی ب]]ر س]]ر راه یکپارچه سازی بازیابی اسناد و مکاتبات قرار داده است ک]]ه ج]]ز با استفاده از الگویی مناسب در مرحله ثبت و ذخیره سازی، دس]]ت

5

یافتن به آرمان عرضه خدمات مناس]]ب محق]]ق نخواهدش]]د. ل]]ذا ه]]ر دستگاه برای دس]تیابی ب]ه اه]]داف و مقاص]د خ]ود ن]اگزیر از برنام]ه ریزی، هماهنگی و پیگیری امور اس]]ت و در این راه ، به]]ره من]]دی از سیستمی منظم، قوی و س]]هل الوص]]ول در عرص]]ه مکاتب]]ات اداری،

بسیار موثر و راه گشا خواهدبود. ب]]ا توج]]ه ب]]ه توس]]عه روز اف]]زون فناوریه]]ا و ب]]ه تب]]ع آن اهمیت "سرعت توام با دقت و کیفیت" در رون]]د ام]]ور، روش ه]]ای ق]]دیمی س]]اماندهی مکاتب]]ات در وزارت خان]]ه ه]]ا و س]]ازمان ه]]ا، نیازه]]ای روزمره این مراکز را برآورده نمی کند، زیرا عالوه بر زمان بر و پ]]ر هزینه بودن، به نیروی انسانی بیشتری نیاز دارند. بنابراین با توجه به ل]]زوم ارتباط]]ات ب]]رون س]]ازمانی، اس]]تفاده از سیس]]تم ه]]ایی ب]]ا

استاندارد مشترک ضروری است. امروزه اکثر دس]]تگاهها سیس]]تم مکاتب]]ات اداری خ]]ود را ب]]ه ن]]رم افزارهای دبیرخانه کم یا بدون کاغ]]ذ تجه]]یز ک]]رده ان]]د و ب]]ا این ک]]ار افزون بر اینکه ب]]ه خ]]دمات تش]]کیالت مجموع]]ه خ]]ود نظم و کیفیت قابل توجهی بخش]]یده ان]]د، هزین]]ه ه]]ا را ک]]اهش و در نتیج]]ه، م]]یزان بهره وری را در موسسه تحت م]]دیریت خ]]ود ب]]اال ب]]رده و گ]]ام ه]]ای بلندی در راستای مشتری مداری، تکریم ارباب رجوع، جلب رض]]ایت عمومی، یکسان س]]ازی ارتباط]]ات درون و ب]]رون س]]ازمانی و ایج]]اد

محیطی شفاف تر در کلیه تعامالت برداشته اند. ب]]ا توج]]ه ب]]ه ه]]دف م]]ورد نظ]]ر یع]]نی ح]]رکت ب]]ه س]]مت دولت الکترونیک به ویژه در زمینه مکاتبات و اسناد الکترونیکی، امیداس]]ت مط]]الب مجموع]]ه حاض]]ر ب]]ه ارتق]]ای کمی و کیفی فرآین]]د گ]]ردش

مکاتبات در این راستا کمک نماید.

6

ما به آن مقصد عالی نتوانیم رسید هم مگر پیش نهد لطف شما گامی

چند"حافظ"

مدیریت امور پشتیبانی و تجهیزات پزشکی1395

مقدمه درباره مکاتبات اداری کتاب ها و جزوه های آموزشی فراوانی انتشار یافته است و شاید عنوان شیوه نامه مکاتب]]ات اداری ب]]رای خوانن]]ده، مک]]رر و مالل آور باشد، اما آنچ]]ه ت]]دوین ش]]ده، دارای محت]]وایی ک]]اربردی و س]]ودمند ب]]رای

نظام اداری است که از سه وجه مهم به آن نگریسته می شود. اول اینکه مکاتبات اداری بر پایه شیوه ای نظام مند و برخوردار از دس]]تور خ]ط و قاع]ده نگ]]ارش یکپارچ]ه، زب]ان مکت]]وبی در نظ]ام اداری س]ازمان می آفرینند که از مسیر آن انتقال پیام ها و تصمیم ها و دستور ها و ب]]ه ط]]ور کلی چرخه ارتباطات اداری آسان، س]ریع، دقی]ق و کارآم]د خواه]د ش]د. این دقیق]ا رکن مهمی از برنامه توسعه و تحول اداری کشور است. بی شک، برخورداری

از یک زبان اداری گویا و رسا، الزمه یک نظام اداری چابک و مترقی است. دوم اینکه آنچه امروزه دستگاه های اداری کشور به عنوان مکاتبات اداری پدی]]د می آورن]]د، س]]ه ده]]ه دیگ]]ر ب]]ه مثاب]]ه س]]ند اداری، اقتص]]ادی، سیاس]]ی، قضایی، علمی و فرهنگی و ... ارزش تاریخی می یابد و برای آیندگان همچون آیینه است که وضع و حال س]]ازمان و چگ]]ونگی اداره آن در روزگ]]ار م]]ا را در وجوه گوناگون بازتاب می دهد. نسل آینده در این آیینه کیفیت تالش و م]]یزان

7

همت و حمیت گذشتگان خود را به نظ]]اره می نش]]یند. ل]]ذا چن]]ان در دس]]تگاه اداری بنگ]]اریم ک]]ه ب]]رگ ه]]ای درخش]]انی از ادبی]]ات گرانمای]]ه اداری و اس]]ناد روشن تاریخی به فرزندان آینده هدیه کرده باشیم، به گونه ای ک]]ه ب]]ه م]]یراث

تاریخی افتخار کنند. سومین و شاید مهم ترین وج]]ه، جنب]]ه انش]]ایی و ادبی در نظ]]ام مکاتب]]ات اداری می باشد. ما در کشوری زندگی می کنیم که مهد ادب پارس]]ی اس]]ت و زبان پارسی که به اذعان و اعتراف زبان شناسان بزرگ جهان به لحاظ غن]]ای ادبی و زیبایی معنایی یکی از کم مانندترین و شیرین ترین زبان های دنیاس]]ت و با وجود این همه میراث و آثار مکتوب و گران س]]نگ ادبی ک]]ه بزرگ]]ان ادب پارسی برایمان بر جا نهاده اند که فقط صد یک آن چون گلستان سعدی برای

اصالح ادبیات نوشتاری ما کافی است. ده]]ه ه]]ای متم]]ادی اندیش]]ه و تالش معط]]وف ب]]ه ی]]افتن راه ه]]ای تجمی]]ع، یکپارچه سازی و اطالع رسانی مکاتبات و گزارش ه]]ا ب]]وده اس]]ت. دبیرخان]]ه، مدیریت راهبردی مکاتبات و اس]]ناد، مرک]]ز س]]ندپردازی، مرک]]ز اطالع رس]]انی مکاتبات و مانند آن، نام هایی است که به تناسب یافتن گزینه های مناس]]ب و با توجه ب]]ه نیازه]ای جدی]]د ب]]ه آن واح]د اطالق ش]]ده اس]]ت، ولی ب]]ا توج]]ه ب]]ه شرایط و امکانات مالی و فنی موجود هر دوره، گرچه کامیابی هایی را در پی داشته، اما تا رسیدن به آرم]]ان ترس]]یم ش]]ده م]]ورد نظ]]ر راه درازی در پیش

است. در سالیان اخیر با ورود فناوری های نوین اطالعاتی و ارتباطی، تح]]ولی در دبیرخانه و مدیریت راه]]بری اس]]ناد پدی]]د آم]]ده اس]]ت. این فن]]اوری ه]]ا بس]]یار سریع به عرصه پردازش، بازیابی اطالعات، تبادل سریع مکاتب]]ات راه ی]]افت و بخش قابل توجهی از آرمان ه]]ای دبیرخان]]ه ه]]ا را تحق]]ق بخش]]ید، ام]]ا ط]]ولی نکش]]ید ک]]ه مطالب]]ات ک]]اربران ن]]یز همپ]]ای رش]]د فن]]اوری اف]]زایش ی]]افت ک]ه

بارزترین جلوه آن "دبیرخانه دیجیتال" در درون سازمان الکترونیک است.

8

نوشتار شخص، نش]]انه عق]]]ل و دلی]]]ل فض]]]ل

اوست. ام]]]]]ام

علی )ع(

فصل اول

سیر تاریخی و جایگاهادب دیوانی و اداری

9

سیر تاریخی و جایگاه ادب دیوانی و اداری

در ایران از گذشته ه]]ای دور، روش پ]]رورش دب]]یر و ک]]اتب و ن]]یز عام]]ل و دفتردار و منشی و محاسب، ب]ا تم]رین و دس]ت آم]وزی وش]اگردی وآم]وزش عملی همراه بوده و این افزون بر فراگرفتن زبان و ادبی در مدرس]]ه و مکتب بوده است. شاگرد بایستی نزد استاد تمرین می کرد و سال هایی را در دیوان و درب]]ار می گذارن]]د وک]]ار اس]]تاد را می دی]]د و نوش]]ته ه]]ای پیش]]ینیان و اس]]ناد گذشتگان را می خواند تا به تدریج و ان]]دک ان]]دک ب]]ه مه]]ارت کت]]ابت و دب]]یری

دست یابد. در ایران پیش از اسالم، نه فقط نامه های فراوانی نوشته و فرستاده می شد که نویسندگان کارآزموده ای نیز برای نامه نگاری پرورش یافتند. این امر از چنان جایگاه و اهمیتی برخوردار بود که دبیران توانسته بودند ج]]ای خ]]ود را

درجامعه به عنوان طبقه باز کنند. اهمیت پرورش دبیران در ایران باستان چنان ب]]ود ک]]ه ب]]رای آم]]وزش آن]]ان متون آموزشی خاصی فراهم می آمد از جمله می توان به رس]اله ک]وچکی ب]ه نام آیین نامه نویسی اشاره کرد ک]]ه ه]]دف آن ف]]راهم آوردن الگوه]]ایی ب]]رای دبیران ب]]وده ک]]ه چگون]]ه در م]]وارد و مناس]]بت ه]]ای گون]]اگون نام]]ه بنویس]]ند. نگارش کتاب احتماال مربوط به اواخ]]ر دوران ساس]]انی اس]]ت و از نظ]]ر س]]یر

10

تحول نامه نگاری در ایران در خور توجه است این رس]]اله در مجموع]]ه مت]]ون پهلوی به چاپ رسیده وبه فارسی نیز ترجم]ه ش]ده اس]]ت. این رس]اله را می توان به چند گروه تقسیم کرد که هر یک نیز به گروه ه]]ای کوچ]]ک ت]]ری قاب]]ل

تقسیم است: نمونه یک: با نام و لقب و القاب مخاطب و جمله ای دعایی آغاز می ش]]ود

و غالبا با دعا برای مخاطب، پایان می پذیرد. نمونه دو: با القاب ستایش آم]]یز آغ]]از و ب]]ه دنب]]ال آن جمل]]ه ای دع]]ایی و

سپس نام مخاطب ذکر می شود. نمونه سه: فقط شامل القاب ستایش آمیز در آغاز و سپس ن]ام مخ]]اطب

است. نمونه چهار: نخست القاب ستایش آمیز ذکرمی شودو پس از آن مخ]]اطب و

سپس جمله ای دعایی می آید. نمونه پنج: با ستایش خدا آغاز و به دنب]]ال آن الق]]اب س]]تایش آم]]یز و ن]]ام

مخاطب ذکر می شود. نمونه شش: با جمله ای دعایی آغاز می شود که درآن نام و لقب مخاطب

ذکر شده است.

امام علی )ع( کت]]اب و فرهن]]گ مکت]]وب را تبل]]ور خ]]رد انس]]انی می دان]]د و در روزگاری که فرهنگ شفاهی در جامع]]ه قبیل]]ه ای تازی]]ان مرس]]وم و پس]]ندیده بود، در ستایش نوشتار و کتاب، سخن های بس]]یار گفت]]ه اس]]ت. از نظ]]ر ام]]ام "نوشته رساتر از س]]خن اس]]ت" )غ]]ررالحکم و درراللکم( و "نوش]]تار ش]]خص، نشانه عقل و دلیل فض]ل اوس]]ت" )هم]]ان مرج]ع( . عالق]]ه ام]]ام علی )ع( ب]ه نویسندگی و فرهنگ مکتوب چنان اس]]ت ک]]ه اف]]زون ب]]ر تاکی]]د ب]]ر ارزش کلی نوشتار و ستایش کتاب، در کیفیت نگارش نیز بیاناتی ابراز نموده ان]]د. ایش]]ان می فرمایند : "در دوات خویش لیقه بگذار و حروف را به ردی]]ف بن]]ویس؛ ک]]ه این کارها به زیبایی خط می افزاید". این سخن از باب زیب]]ایی و ب]]ا تکلی]]ه ب]]ر

ایشhhان خطhhابشکل و صورت نوشتار ابراز شده است. اما در بیانی دیگ]]ر

11

به کارگزاران خود، از منظر بیت المال و رعhhایت حقhhوق و امhhوال عمومی، برخی نکات ویژه در باب شکل و محتوای نوشتار را بدین گونه وصف می کننhد و این شhیوه نامhه و سفارشhی اسhhت بhhرای نگارش نامه های اداری : "قلم هایتان را نhhازک کنیhhد. فاصhhله بین سhhطرها را کم سhhازید. زیhhاده گhhویی را واگذاریhhد. بhhه معhhانی

)عالم]]ه مجلس]]یبپردازید، زیرا دارایی مسلمانان تhhاب زیhhان نhhدارد.("105 : 41ق، 1403

ارتباط اصلی ترین و مهم ترین کارکرد زبان نوشتاری ایجاد ارتباط و تبادل اطالع]]ات است. ارتباط را فن انتقال اطالعات، افکار و رفتاره]]ای انس]]انی از فرس]]تنده به گیرنده و اساس شکل گیری جوامع دانسته اند. این ابزار در ط]]ول رش]]د و تکوین خود از ابزار اشاره، آتش و دود و ... به صورت کامل ت]]رین خ]]ود یع]]نی زبان بشری تغییر وتحویل یافته است. زب]]ان ن]]یز خ]]ود ب]]ه دو ص]]ورت گفت]]ار و

نوشتار بروز یافته است. امروزه برای ایجاد ارتباط به مدد تالش دانشمندان و پژوهشگران رشته ه]]ای گون]اگون، ابزاره]ایی در اختی]]ار م]ا انس]انها ق]]رار گرفت]]ه اس]]ت. ب]]ا کم]ک این ابزارها، فاصله بین تولید و دریافت اطالعات به صفر رسیده و نیز همه موان]]ع

اطالع رسانی به طور نسبی از میان رفته است. به طور کلی یک ارتباط کامل دارای اجزای پیام دهنده و گیرنده پیام است. و پیام ممکن اس]]ت ش]]امل اطالع]]ات، اخب]]ار، دس]]تور، درخواس]]ت ی]]ا ... باش]]د. وسایل ارتباط پیام به شکل عالیم دیداری، گفتار، نوشتار یا تصویر است که با ابزارهایی همچون تلفن، رادیو، تلویزیون و نمابر و رایانه منتقل می ش]]ود. ب]]ه نتایج و آث]ار ارتب]اط ک]ه در واق]ع واکنس ناش]ی از انتق]ال پی]]ام اس]]ت ب]ازخود

گویند. ارتباط در نظام مدیریتی و اداری عبارت است از انتقال اطالعات و دستورها، و نیز بررس]ی ب]ازخورد آنه]ا ب]ه منظ]ور ایج]]اد ح]رکت در جهت ه]دایت رفت]ار

12

انسانی در مجموعه نظام سازمانی برای رسیدن به اه]]داف و ماموریته]]ا. اینارتباط الزمه نظام مدیریتی و تضمین کننده روابط صحیح اداری خواهد بود.

در تشکیالت اداری انواع مکاتب]]ات از قبی]]ل نام]]ه، بخش]]نامه، گ]]زارش، ف]]رم و صورتجلسه به دلیل دقت و ماندگاری به عنوان رسمی ت]]رین، ق]]انونی ت]]رین و

معتبرترین شکل ارتباط مورد استفاده قرار می گیرد. انتقال درست اطالعات بستگی ب]]ه دو عام]]ل دارد: نخس]]ت عام]]ل اج]]رایی ی]]ا هم]]اهنگی کنن]]ده ک]]ه توس]]ط دبیرخان]]ه انج]]ام می ش]]ود و عام]]ل دوم وس]]ایل

ارتباطی می باشد.

به این ترتیب دبیران از جمله طبق]]ات مهم جامع]]ه ب]]وده ان]]د. چن]]ان ک]]ه حکیمفردوسی فرموده است:

دبیری است از پیشه ها ارجمندوزو مرد افکنده گردد بلند

"فردوسی"

13

فصل دوم دبیرخانه و جایگاه آن

درسازمان

مقدمه : هر سازمان برای انجام ماموریت و رسیدن به اهداف معی]]نی تش]]کیل می گ]]ردد و این اه]]داف، تع]]یین کنن]]ده فعالیت ه]]ای اساس]]ی آن اس]]ت. فعالیت های سازمان در چارچوب برنامه هایی شکل می گیرد که در قالب

14

امکان]]ات و مح]]دودیت های س]]ازمان تع]]یین می ش]]ود و مس]]یر گ]]ردش وپیشرفت فعالیت ها را مشخص می نماید.

در هر سازمان، به ویژه سازمان های خدماتی، مدیران سطوح مختلف آن هر روز با مسائل مختلف و متعددی مواجه می گردند که تصمیم گیری ص]]حیح آن ه]]ا، نی]]از ب]]ه دسترس]]ی ب]]ه اطالع]]ات دقی]]ق دارد ت]]ا از اتالف امکانات و منابع جلوگیری گردد و ارائ]]ه خ]]دمات ب]]ه نح]]و مطل]]وب و ب]]ه

موقع انجام شود. با توجه به این که نتیجه اندیشه ها، فعالیت ه]]ا و اق]دامات انج]]ام ش]]ده در ه]]ر س]]ازمان ب]]ه ص]]ورت اس]]ناد و م]]دارک نگه داری می ش]]وند و این سوابق با صرف وقت و هزینه های زیاد فراهم می آیند، حاوی اطالعات و تجربیات گرانبهایی ب]]وده ک]]ه در تع]]الی ه]]دف ی]]ا اه]]داف س]]ازمان نقش مهمی دارن]]]]د و یکی از اب]]]]زار مهم م]]]]دیریت در تهی]]]]ه برنامه ه]]]]ا و

تصمیم گیری های اداری محسوب می شوند. ب]]دون تردی]]د، نب]]ودن ی]]ک سیس]]تم و برنام]]ه منظم و م]]دون ب]]رای طبقه بندی، تنظیم و نگه داری و در نه]]ایت اس]]تفاده از اس]]ناد و م]]دارک، موجب تراکم پرونده ها، کندی در مراحل انجام کار، دوباره کاری ه]]ا و در نتیج]]ه اختالف در گ]]ردش مکاتب]]ات و اج]]رای وظ]]ایف مرب]]وط ب]]ه آن

سازمان می گردد. بنابراین باید در تنظیم اسناد و مدارک توجه داشت ک]ه اوال در وض]عی قرار گیرند که دسترسی سریع به آن ها امکانپ]]ذیر باش]]د و ثانی]]ا در نگ]]ه

داری اسناد با ارزش، نهایت کوشش به عمل آید. تحق]]ق این اه]]داف، مس]]تلزم داش]]تن اطالع]]ات و تجربی]]ات ک]]افی در زمینه تهیه و تنظیم و نگه داری اسناد است که در ادامه به طور مختص]]ر

مطالبی ارائه می گردد.تعریف دبیرخانه

تشکیالت تعریف شده ای که وظایف دریافت، ثبت، حفظ، توزی]]ع اس]]ناد و پرونده های یک سازمان را برعهده دارد و موظف به ارائه خ]]دمات ب]]ه

افراد معین است.

15

سه وظیفه مهم دبیرخانه دریافتثبت توزیع نامه ها

هیچ گونه نوش]]ته ای در اداره، ب]]دون ثبت در دبیرخان]]ه جنب]]ه س]]ندنکته: اداری پیدا نمی کند و از طرفی چون دبیرخانه مهم ترین نقش را در گ]]ردش اس]]ناد اداری برعه]]ده دارد و گ]]ردش اس]]ناد ح]]ول مح]]ور دبیرخانه حرکت می کند، وظیفه مدیریت اسناد حکم می کن]]د ک]]ه درانجام امور دبیرخانه و بهینه سازی کار آن دقت الزم را داشته باشد.

وظایف دبیرخانه

وظایف اساسی دبیرخانه درسازمان به شرح زیر است:

دریافت، کنترل نامه های وارده از نظر وجود امضاء، ارتب]]اط نام]]ه با سازمان دریافت کننده و ص]]حت تع]]داد پیوس]]ت ه]]ا )در ص]]ورت

داشتن پیوست یا ضمایم( ثبت اطالع]]ات نام]]ه در دف]]تر ان]]دیکاتور ی]]ا اتوماس]]یون اداری و

اختصاص تاریخ و شماره وارده به نامه توسط کاربران دبیرخانه.،ارایه نامه به مقام یا مسئول واحد اقدام کننده ی]]ا واح]]د مربوط]]ه

جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطالح اداری »ارجاع« گفته می شود. ارجاع می تواند به صورت دستی بر روی فیزیک نام]]ه و

یا به صورت الکترونیکی در اتوماسیون اداری صورت پذیرد.ثبت شماره نامه و تاریخ در دفتر ارسال مراسالت و تحویل فیزیک

مکتوبات به واحد یا شخص اق]دام کنن]ده نام]ه وارده . در ص]ورتی که این فرایند الکترونیکی ص]]ورت گ]]یرد، فیزی]]ک در مح]]ل از قب]]ل

تعیین شده نگهداری می گردد.

16

عhافت، ثبت و توزیhدر مورد نامه های صادره نیز تمامی مراحل دری طی می شود.

دریافت و کنترل نامه های صادره از نظر وجود پاراف، تعداد نسخ مورد نیاز، امض]]اء، ص]]حت تع]]داد پیوس]]ت ه]]ا )در ص]]ورت داش]]تن پیوست یا ض]]مایم(. الزم ب]]ه ذک]]ر اس]]ت این فراین]]د می توان]]د ب]]ه صورت الکترونیکی در اتوماسیون اداری در سازمانها شکل گ]]یرد. ب]]ه این ص]]ورت ک]]ه پیش ن]]ویس الک]]ترونیکی توس]]ط تایپیس]]ت ی]]ا کارشناسان مربوطه تهیه و با گ]]ذر از کارتاب]]ل ه]]ر کارش]]ناس، آن مرحله پاراف محسوب شده تا مرحله نهایی ک]]ه امض]]اء نام]]ه می

باشد. ثبت اطالع]]ات نام]]ه در دف]]تر ان]]دیکاتور ی]]ا اتوماس]]یون اداری و

اختصاص تاریخ و شماره وارده به نامه توسط کاربران دبیرخانه.،ارسال نام]]ه ب]]ه گیرن]]دگان ب]]رون س]]ازمانی ک]]ه از طری]]ق پس]]ت

ایمی]]ل، ش]]بکه دولت، اتوماس]]یون اداری، ف]]اکس، تحوی]]ل ارب]]ابرجوع و یا غیره انجام می گیرد.

برخی از توانمندی های سرپرست دبیرخانه توانایی کنترل فعالیت ها و فرآیندهای دبیرخانه .1آشنایی با مسئولیت نیروی انسانی دبیرخانه ها .2آشنایی با توانمندی نیروی انسانی .3شناسایی اصول کنترل و نظارت فعالیت های نیروی انسانی .4توانایی برنامه ریزی و سازماندهی امور دبیرخانه .5آشنایی با برنامه های نرم افزار در دبیرخانه ها .6شناسایی اصول گردآوری اسناد و مدارک مورد نیاز.7شناسایی اصول تهیه و تدوین برنامه های دبیرخانه .8آشنایی با عوامل موثر فیزیکی محیط کار .9توانایی برقراری ارتباط با واحدهای مختلف سازمان .10توانایی انجام امور فنی دبیرخانه.11توانایی اجرای مقررات و آیین نامه های مربوط به دبیرخانه .12توانایی تهیه گزارش و ترسیم نمودار فعالیت ها .13

17

توانایی آموزش نیروی انسانی دبیرخانه ها.14

: یک سرپرس]]ت بای]]د از توانمن]]دیهای اولی]]ه جس]]می، ح]]واس 1نکته جمعی، احس]اس مس]ئولیت، داش]تن روحی]]ه ک]ار جمعی، تقس]یم ص]حیح

وظایف برخوردار باشد. : سرپرس]]ت دبیرخان]]ه نقش رواب]]ط عم]]ومی مکت]]وب ه]]ر2نکتhhه

سازمان را ایفا می کند. در واقع اگر دبیرخان]]ه از س]]ازمانی ح]]ذف ش]]ود پل ارتباطی مکتوب بین آن سازمان با سازمان های دیگر حذف می شود

و این مقطع ارتباط یعنی عدم کارآیی و کارآمدی آن سازمان. : فردی که بتواند از قدرت نظارت و کنترل فکری خود کمک 3نکته

بگیرد برای سرپرس]]تی دبیرخان]]ه مناس]]ب اس]]ت، داش]]تن روحی]]ه برنام]]ه ریزی، ارتباط با واح]]دهای دیگ]]ر و خالقیت در بهین]]ه ک]]ردن کاره]]ا بس]]یار

مددرسان خواهد بود. مراحل دریافت ، ارجhhاع وتقسhیم کhhاربین کارکنhhان تحت

سرپرستی

مس]]ئول دبیرخان]]ه س]]ازمان عالوه برکن]]ترل کلی]]ه نام]]ه ه]]ای وارده ، صادره، داخلی وسایر وظایف محوله، باید بر امور ارجاع نامه ها به واح]]د

یا افراد اقدام کننده نامه ها نظارت داشته باشد. مطالعه دقیق متن نامه های وارده )به استثنای نامه های محرمانه(-

واطالع از واحد ویا شخص اقدام کننده آن.ثبت نامه ها در دفتر اندیکاتور یا اتوماسیون - ثبت نامه ها در دفتر ارسال مراسالت وتحویل آن به اقدام کننده و-

در صورت لزوم دریافت رسید.

:ادآوریhhدر بعض]]ی از س]]ازمانها ، قب]]ل از ثبت نام]]ه در ان]]دیکاتور ،ی مدیران عالقه دارند ک]]ه خ]]ود مح]]ل ارج]]اع واق]]دام کنن]]ده را تع]]یین کنن]]د وس]پس نام]]ه ش]ماره گ]ذاری ش]ود. این روش مناس]ب نمی باش]د. زی]را ممکن است در فرایند اخذ دستور، نام]]ه جهت ثبت ب]]ه دبیرخان]]ه ارس]]ال

نگردد که در این صورت مشکالتی به همراه خواهدداشت.

18

جایگاه سازمانی دبیرخانه :

دبیرخان]ه اب]زار نیرومن]دی ب]رای آسان س]ازی کاره]ا، اف]زایش دقت و سرعت امور و بخصوص بستری مناس]]ب ب]]رای ایج]]اد ارتب]]اط ش]]فاف و

سازنده بین مدیران، کارکنان و مراجعان سازمان می باشد. دبیرخانه یکی از مهمترین واحدهای هر سازمان چه در سیستم دستی و چ]ه در سیس]تم اتوماس]یون اداری اس]ت. این ام]ر بخص]وص در واح]د اتوماسیون اداری مشهودتر می باش]]د. ب]]ه عب]]ارت دیگ]]ر قلب تپن]]ده ی]]ک

سیستم سازمانی از نظر مکاتبات واحد دبیرخانه می باشد. بسته به کوچکی ی]]ا ب]]زرگی ی]]ک س]]ازمان وظ]]ایف و مس]]ئولیت ه]]ای

واحد دبیرخانه در یکی از حالت های زیر امکان پذیر می باشد.

گروه اول:

شامل وزارتخانه ها و سازمان های دولتی است که دبیرخانه عالوه بر امور دفتری و ثبت و بایگانی و تحریرات و تکثیر، امور ترجمه دس]]تگاه را نیز انج]ام داده و تحت عن]]وان اداره دبیرخان]]ه ی]ا دف]تر وزارتی زی]ر نظ]]ر وزیر یا قائم مقام یا معاون کل، امور محول]]ه را بص]]ورت متمرک]]ز انج]]ام

می دهد.گروه دوم:

سازمانهایی که واحد دبیرخانه، زی]]ر مجموع]]ه گ]]روه مع]]اونت اداری ومالی پیش بینی شده است.

گروه سوم:

بسته به نوع سازماندهی و نقش معاونتها و ادارات ک]]ل در س]]ازمانها، برای هر معاونت یا اداره و واحد مستقل ی]]ک دبیرخان]]ه مج]]زا پیش بی]]نی گردیده است که این دبیرخانه در مواقع ض]]رورت ب]]ا دبیرخان]]ه مرک]]زی و

باالترین مقام سازمان در ارتباط خواهند بود. به طور کلی در امر سازماندهی واح]]د دبیرخان]]ه ه]]ر دس]]تگاه دول]]تی، عالوه بر عوامل مختلف از قبی]]ل: م]]اهیت ک]]ار، وظ]]ایف، کیفیت و کمیت

19

فعالیتها و حیطه نظارت واح]]د و قلم]]رو آن و س]]اختمانها م]]وجب خواه]]دگردید که از هر یک از سیستم های متمرکز و نیمه متمرکز استفاده گردد.

انواع ساختار دبیرخانه ها

دبیرخانه ها از نظر ساختار به شرح زیر تقسیم می شود:دبیرخانه متمرکز .1دبیرخانه غیرمتمرکز.2دبیرخانه نیمه متمرکز .3

دبیرخانه متمرکز در این روش کلیه عملیات مربوط به دریافت، ثبت و توزی]]ع مکاتب]]ات در دبیرخانه مرکزی انجام میشود. در این روش هیچ واحدی ح]]ق ثبت نام]]ه

را ندارد. : موارد استفاده از روش متمرکزتعداد مکاتبات سازمان محدود باشد.-1تعداد مراجعه کنندگان سازمان به دبیرخانه محدود باشند. -2نیروی انسانی و بودجه و امکانات سازمان محدود باشد. -3کلیه واحدهای سازمانی در یک ساختمان مستقر باشند. -4 اختیارات مسئوالن واحدهای سازمان ها در مورد امضای مکاتبات-5

محدود باشد. تصمیم مدیران در انتخاب این روش به عنوان روش مطلوب-6

پذیرفته شده باشد.تشکیالت سازمان محدود و از گستردگی زیادی برخوردار نباشند.-7

دبیرخانه غیر متمرکز دراین روش کلیه عملیات مربوط به دریافت و ثبت توزیع مکاتبات ب]]ه طور مستقل و جداگانه در هریک از واحدهای سازمانی انج]]ام می ش]]ود. به عبارتی هر یک از واحدهای سازمانی دارای دبیرخان]ه می باش]د وکلی]ه

امور دفتری را رأسا انجام می دهند. :موارد استفاده از روش غیر متمرکز

تعداد مکاتبات سازمان زیاد باشد. .1سازمان دارای مراجعه کنندگان بسیاری باشد..2

20

تعداد نیروی انسانی و بودجه وسایر امکانات کافی باشد. .3 واحدهای سازمانی پراکنده و یا در چند ساختمان قرار گرفته.4

باشد. اختیارات مسئوالن در مورد امضای مکاتبات گسترده بوده و.5

تفویض اختیار شده باشد. واحدهای سازمانی وظایف بسیار تخصصی انجام دهند. .6 تشکیالت سازمانی گسترده و دارای واحدهای سازمانی متعدد و.7

نیروی انسانی زیاد باشد.معایب روش غیر متمرکز :

سرگردانی مراجعه کنندگان به سازمان ها به علت عدم آشنایی با.1وظایف کارکنان

استفاده از امکانات و نیروی انسانی و وسایل فراوان برای.2سازمان

دبیرخانه نیمه متمرکز در این روش انج]]ام عملی]]ات مرب]]وط ب]]ه دری]]افت و توزی]]ع مکاتب]]ات سازمان به صورت متمرک]]ز در واح]]دی ب]]ه ن]]ام مرک]]ز دری]]افت و توزی]]ع انج]]ام می گ]]یرد. و ب]]ا توج]]ه ب]]ه تص]]میم گ]]یری م]]دیران و ن]]وع فع]]الیت سازمان و نیاز مجموعه، در این گونه دبیرخان]ه ه]]ا ن]]وع ک]]ار ب]]ه ص]]ورت

تلفیقی از روش متمرکز و غیر متمرکز انجام می گیرد. با توجه به راه اندازی سیستم ه]]ای اتوماس]]یون اداری درس]]ازمان ه]]ا

امکان استفاده از این روش به وجود آمده است. در این روش کلیه نامه های وارده در دبیرخانه مرکزی ثبت و به گیرنده آن ارسال می گردد. الزم به ذکر است در صورتی که اتوماسیون اداری در آن سازمان استقرار داش]]ته باش]]د، انتخ]]اب گیرن]]ده ی]]ا گیرن]]دگان ب]]ه صورت الک]]ترونیکی انج]]ام و فیزی]]ک نام]]ه در ص]]ورتی ک]]ه ب]]ار م]]الی ی]]ا

حقوقی نداشته باشد در محل دبیرخانه بایگانی می گردد.

انواع دبیرخانه فرم تشکیالتی هر دبیرخانه ارتباط مستقیم با حجم ک]]ار، وظ]]ایف ک]]ار سازمان و نحوه ارتباط واحدهای داخلی آن س]]ازمان ب]]ا یک]]دیگر دارد. ب]]ا توجه به این مط]]الب، معم]]وال چه]]ار روش ب]]رای دری]]افت، ثبت و ص]]دور

مکاتبات در وزارتخانه ها و سازمان ها انجام می شود. با توجه به نوع فرایند مکاتبات و مراسالت سازمان ها، دبیرخانه ها به

شرح زیر تقسیم می شوند:

21

دبیرخانه سنتی )بستر ارتباطی کاغذ و انسان(- الکترونیکی )بستر کاغذ، انسان و فناوری–دبیرخانه سنتی -

اطالعات و ارتباطات( دبیرخانه الکترونیکی )مدیریت انسان و بستر فناوری اطالعات و-

ارتباطات( سازمان الکترونیکی ) مدیریت تمام ارتباطات اداری دستگاه به-

صورت یکپارچه و کامال الکترونیکی(

دبیرخانه سنتی

در این نوع دبیرخانه کلیه امور ارسال و مراسالت مانند ثبت و صدور، دریافت و ارسال و بایگانی، به صورت دستی و کاغذی و به دست نیروی

انسانی انجام می شود. بدیهی است به دلیل انجام امور توسط انسان به عنوان رکن اصلی

کنترل فرایندها، وجود خطا جزء الینفک و بارز این نوع دبیرخانه هاست. شایان ذکر است که دبیرخانه سنتی می تواند در چارچوب متمرکز، نیمه

متمرکز و غیر متمرکز عمل نماید. الکترونیکی –دبیرخانه سنتی

ب]]ا پیش]]رفت فن]]اوری و ل]]زوم ذخ]]یره و بازی]]ابی حجم بس]]یاری از اطالعات، رایانه و نرم افزار جزئی از الزامات و تکنولوژی جدایی ناپ]]ذیر دبیرخانه ها شده است. به طور کلی دستگاهی ک]]ه بخش]]ی از مراس]]الت خود را به صورت دستی و بخش]]ی را ب]]ه ص]]ورت الک]]ترونیکی انج]]ام می

الکترونیکی نامیده می شود.–دهد، دبیرخانه سنتی به طور مثال، دستگاهی که مراحل ثبت، صدور و ارجاع را

الکترونیکی اما مرحله تهیه پیش نویس، پاراف، امضا را دستی و کاغذیانجام می دهد در این حوزه قرار می گیرد.

دبیرخانه الکترونیکی

همان گونه که از نام این نوع دبیرخانه مشخص است، نگرش و تفکری الکترونیکی بر روند گردش مکاتبات اداری این دبیرخانه حاکم

است. در این گونه دبیرخانه ها فرایندهای احصا شده براساس اتوماسیون اداری و ساختار سازمانی بازنگری و بهینه گردیده و اجرا می

شود. یکپارچگی بانک اطالعات، عدم وابستگی به زمان و مکان در

22

عرضه خدمات، سرعت و سهولت در امور، مدیریت یکپارچه و ... ازنشانه های بارز این نوع دبیرخانه هاست.

نوع تمرکز فرایندها با درصد پاسخگویی به نیازهای یک سازمان رابطه مستقیم داشته و هرچه تمرکز فرایندها در سیستم بیشتر باشدپاسخگویی و رضایت مندی درون و برون سازمانی باالتر خواهد رفت.

سازمان الکترونیکی )دیجیتال(

در این حوزه ضمن گسترش قلمرو تفکر الکترونیکی در کلیه فرایندهای جاری دستگاه، امکان ارتباط الکترونیکی سامانه مکاتبات با

سایر سامانه های آن دستگاه فراهم می گردد و همه امور مکاتباتدرون و برون سازمانی به صورت الکترونیکی شکل می گیرد.

با توجه ب]]ه بررس]]ی ه]]ای کمیت]]ه پیگ]]یری و ارزی]]ابی عملک]]رد اجالس در اس]]تان1389م]]دیران دبیرخان]]ه ه]]ای نظ]]ام اداری کش]ور ، در س]]ال

الکترونیکی– درصد دستگاه ها دارای دبیرخانه سنتی 90تهران، بیش از درصد از دبیرخانه الکترونیکی استفاده می کردند ک]]ه10بوده و کمتر از

این موضوع اهمیت برنام]]ه ری]]زی گ]]ذار از ح]]وزه س]]نتی الک]]ترونیکی ب]]هحوزه الکترونیکی را دو چندان می نماید.

امور جاری دبیرخانه :

از وظ]]ایف منش]]ی، اپرات]]ور ی]]ا پرس]]نل دبیرخانه ه]]ای هرس]]ازمان ، آش]]نایی ب]]ا اص]]ول دری]]افت ، ثبت و ص]]دور نام]]ه ه]]ای وارده و ص]]ادره

سازمان وتوزیع آن ها بین سرپرست ها، واحدها و پرسنل است.

الزم به یادآوری است که روش های مختلفی در دریافت وتوزی]]ع نام]]ه در سازمانها رایج است که با توجه به ساختار سازمان، فرم تش]]کیالتی و

اختیارات تفویض شده باید نسبت به اجرای آن اقدام کرد.

23

کنترل مکاتبات :

با مطالعه و آشنایی به مراحل گردش نام]ه ه]]ای وارده و ص]]ادره در ی]]ک توصیه می شود:کنترل نامه هاسازمان، توجه به این نکات به منظور

،کلیه نامه های وارده به هر روش که ب]]ه س]]ازمان وارد ش]]ود )پس]]تی ایمیل، اتوماسیون، فاکس و ...( باید قبل از ارای]ه رس]]ید وی]ا دری]]افت

آن از جهات زیر مورد بررسی قرار گیرند :برای جلوگیری از اشتباه نامه رسان در توزیع مکاتب]]ات دری]]افت

شده از پس]]ت، دقت در عن]]وان دری]]افت کنن]]ده و ن]]ام س]]ازمانگیرنده از اهمیت خاصی برخوردار است.

.موضوع نامه باید با سازمان گیرنده آن ارتباط داشته باشد.وج]]ود امض]]ا ، ت]]اریخ وش]]ماره روی نام]]ه ه]]ا ض]]روری اس]]ت

همچ]]نین در ص]]ورت داش]]تن پیوس]]ت، از کام]]ل ب]]ودن آن بای]]داطمینان حاصل نمود.

نام]]ه ه]]ا پس از دری]]افت در دبیرخان]]ه ثبت گ]]ردد و ب]]ه واح]]د ی]]ا شخص اقدام کنن]]ده ب]]ه ص]]ورت الک]]ترونیکی ی]]ا دس]]تی ارس]]ال

شود.،نامه های محرمانه، شب نامه ها، نامه بدون هویت ارسال کننده

نباید در دبیرخانه عادی شماره شود. می بایست اینگونه نامه ه]]اتحویل مدیریت حراست گردد.

کلیه نامه های صادره به هر روش که تهیه شده باشد )الک]]ترونیکی ی]]ا دستی( باید قبل از صدور آن از جهات زیر مورد بررسی قرار گیرند:

کسب اطمین]]ان از مشخص]]ات امض]]ا کنن]]ده نام]]ه )داش]]تن ح]]ق امضا( ضرورت دارد.

،صحت تعداد اوراق تایپ شده ورونوشت ها ، سوابق و پیوستها باید بررسی شود.

.وجود شماره وتاریخ روی نامه الزامی استپس از صدور نامه، بررسی شود نامه به چه نحوی ارسال گردد

ت]]ا هم س]]ریعتر ب]]ه مقص]]د برس]]د و هم اینک]]ه در هزین]]ه ارس]]الصرفه جویی شود.

کنترل نامه های وارده و صادره

24

مراحل مشروحه زیر در امر کنترل دریافت ، ثبت وصدور مکاتبات اداری به روش سنتی بدون استفاده از اتوماسیون اداری در ی]]ک س]]ازمان طی

می شود :کلیه نامه های وارده ب]]ه س]]ازمان ب]]ه واح]]د دبیرخان]]ه ارس]]ال و در

صورت لزوم رسیداخذ می شود.کارشناس دبیرخانه نامه ه]]ای وارده را دری]]افت وپس از کن]]ترل آن

از نظر ارتباط نامه ب]]ا س]]ازمان، ص]]حت تع]]داد پیوس]]ت ه]]ا، وج]]ود شماره، تاریخ، سربرگ و امضا مجاز و سایر نکات الزم نس]]بت ب]]ه

ارایه رسید اقدام می کند.متصدی ثبت، ب]]ر روی نام]]ه ه]]ای دری]]افت ش]]ده مه]]ر ورود زده و

اطالعات آن را در اتوماسیون مکاتبات وارد می نماید و کلیه نکات اعم از مراجع، پیوستها و سابقه ه]]ای قبلی در اتوماس]]یون الص]]اق

می گردد.پس از ثبت نامه ها واختصاص شماره وتاریخ ب]]ه آنه]]ا ، در ص]]ورت

عدم نیازبه ارسال فیزیک نامه به واحد گیرن]]ده، س]]ابقه در بایگ]]انینگه داری میشود.

در صورت نیاز به ارسال فیزی]]ک، نام]]ه ه]]ا ب]]ر حس]]ب واح]]د ه]]ای اقدام کننده ، در دف]]اتر )ارس]]ال مراس]]الت( ی]]ا )دف]]تر رس]]ید( ثبت شده وپس از تقسیم آن ها بین توزیع کنن]]دگان نام]]ه )نام]]ه رس]]ان ها(به واحد وی]]ا مس]]ئول اق]]دام ، تحوی]]ل ورس]]ید اخ]]ذ می ش]]ود ی]]ا

پست میگردد.

پاسخ به مکاتبات وارده

نامه های صادره از سازمان، جوابیه ای است حاوی اقدام های انج]]ام گرفته در خصوص موضوعات مطروحه در نامه وارده که می تواند به صورت پی نوشت، یادداشت اداری یا نامه صادره باشد. به ط]]ور کلی مراحلی که یک نامه وارده در سازمان گیرنده، طی می نماید ب]]ه یکی

از روشهای ذکر شده در ادامه مطالب می باشد :.الف : نامه های وارده ای که نیاز به پاسخ ندارند

25

پس از دس]تور، مس]ئول اق]دام کنن]]ده ب]ا قی]]د عب]ارتی از قبی]ل : )اق]دام گردید(، )پاسخ ندارد( وی]]ا )مالحظ]]ه ش]]د( آن را روی نام]]ه ، ب]]ه بایگ]]انی

جهت ضبط ونگهداری ارسال می کند. الزم به یادآوری است که مسئول بایگانی موظف است نامه ه]]ایی را ب]]ه

دستور بایگانی روی آن صادر شده باشد ، بایگانی کند. .ب : نامه های وارده ای که باید به آن ها پاسخ داده شود

مراحل زیر برای پاسخ دادن وصدور )ارسال( نامه ها طی می شود :بر اساس مفاد موضوع نام]]ه وارده ، مس]]ئول اق]]دام کنن]]ده ، پیش

ن]]ویس نام]]ه ص]]ادره را پس از مطالع]]ه س]]وابق نام]]ه واز طری]]ق مراجعه به پرونده )در صورت وجود سابقه در بایگانی( تهی]]ه ک]]رده

وآن را پاراف )امضای موقت( می کند.پس از تهیه پیش نویس درصورت لزوم ، مسئول مستقیم ومافوق

، آن را مطالع]]ه ودر ص]]ورت تایی]]د متن پیش ن]]ویس تهی]]ه ش]]ده ،دستور تایپ آن را صادر می کند.

پیش ن]]ویس نام]]ه ، جهت ت]]ایپ ارس]]ال می ش]]ود. )ی]]ا از طری]]ق سیستم پیش نویس تهیه میشود یا تایپیست هر واحد(

پیش نویس تایپ شده مجددا به تهیه کننده ارایه می شود تا م]]ورد کنترل وبازدید قرار داده شود. )الکترونیکی یا دستی(

پس از کسب اطمینان از صحت نامه ت]ایپ ش]ده ، مس]ئول اق]دام کننده در ص]]ورت داش]]تن ح]]ق امض]]ا ، نام]]ه را امض]]ا ودر غ]]یر این صورت ، نسخه دوم یا س]]وم نام]]ه را پ]]اراف ک]]رده وجهت امض]]ای

نهایی به مسئول و مقام امضا کننده ارسال می کند.پس از انجام تش]ریفات م]]ذکور ، نام]ه ه]ای ص]ادره هم]راه نس]خه

وارده به دبیرخانه ارسال می شود. یا اگر پیش ن]]ویس الک]]ترونیکی تهی]]ه ش]]ده، بع]]د از امض]]اء نه]]ایی، از طری]]ق اتوماس]]یون اداری در

انتظار دبیرخانه ها قرار میگیرد. الزم به ذکر است در صورت تهیه پاسخ به صورت الکترونیکی، گذر

پیش نویس از کارتابل هر کارشناس و ارسال به مافوق خود، تایی]]دیا پاراف آن کارشناس محسوب می شود.

مس]]ئول دبیرخان]]ه پس از تحوی]]ل گ]]رفتن نام]]ه ب]]ه ص]]ورت دس]]تی واطمینان از تعداد نسخ، پیوست ها و امضای مجاز، آن را به همراه

26

نامه وارده به متصدی ثبت ارایه می کند. در ص]]ورتیکه پیش ن]]ویس در انتظ]]ار دبیرخان]]ه ق]]رار بگ]]یرد، پیوس]]تها و س]]وابق ن]]یز بای]]د الکترونیکی توسط تهیه کنن]]ده ی]]ا تایی]]د کنن]]ده پیش ن]]ویس انتخ]]اب

شده باشد.بعد از اختصاص ش]]ماره و ت]]اریخ ب]]ه نام]]ه و ثبت آن در اتوماس]]یون

اداری مکاتبات )یا دفتر اندیکاتور( و الصاق کلیه س]]وابق و پیوس]]تها در سیستم، نامه تفکیک و نسخ اصل و رونوش]]ت و نس]]خه مرب]]وط به بایگانی مشخص و به مسئول توزیع نامه ه]]ای ص]]ادره تحوی]]ل ت]]ا مراحل ارسال آن را مهیا نمای]]د. الزم ب]]ه ذک]]ر اس]ت نح]]وه ارس]ال مکاتب]]ات ب]]ه ب]]یرون از س]]ازمان میتوان]]د ب]]ه روش پس]]ت، ف]]اکس، ارسال از طری]ق ش]بکه دولت ی]ا اتوماس]]یون وزارت ی]ا تحوی]ل ب]ه

ارباب رجوع باشد..نامه های صادره ای كه درپاسخ نامه وارده نباشد

به این سری نامه های صادره » نامه های صادره ابتدا ب]]ه س]]اکن « ن]]یزگفته می شود.

دراین نامه ها پیش نویس نامه با توجه به مطالب مورد نیاز تهیه وپس از تایید پیش نویس، نامه تایپ و پس از کسب اطمینان از ص]]حت ت]]ایپ آن ها و مراحل اخ]ذ پ]]اراف و امض]]ا )ف]یزیکی ی]]ا الک]]ترونیکی( ب]]ه دبیرخان]]ه

جهت ثبت و ارسال مکاتبات، ارجاع می گردد.

اتوماسیون اداری

مقدمه

27

ارتباط]]ات س]]ازمانی، هم]]واره از مب]]احث عم]]ده و م]]ورد توج]]ه در س]]ازمان ها ب]]وده اس]]ت. ب]]ا ظه]]ور فناوری ه]]ای اطالع]]ات و ارتباط]]ات، تغییرات شگرفی در این حوزه در سازمان ها به وجود آم]]د. ارتباط]]ات از لحاظ اطالعات تجاری از اهمیت بسزایی برخ]]وردار اس]]ت و رم]]ز بق]]ای سازمانها و تداوم فعالیتهای آنها مجهز شدن این س]]ازمانها ب]]ه ابزاره]]ای رقابتی عصر اطالعات ارتباطات؛ یعنی سیستم های اطالعاتی و فناوری

اطالعات است. امروزه ب]]ا گس]]ترده ت]]ر ش]]دن تع]]امالت درونی و ب]]یرونی س]]ازمان و ضرورت افزایش ارتباطات داخلی و نظارت مستمر بر پیشرفت کاره]]ا، مدیران سازمان ها نیاز دارند که با سرعت و دقت بیش]]تری رون]]د انج]]ام امور را نظارت و پیگیری نمایند. تعامالت روزمره سازمان و حجم تبادل اطالعات در دوره های کاری فشرده به ان]]دازه ای اف]]زایش پی]]دا می کن]]د، که انجام و پیگیری آنها ب]]ه ص]]ورت دس]]تی و س]]نتی عمال خ]]ارج از ت]]وان

نیروی انسانی بوده و ممکن است با مشکالت زیادی همراه شود.

سیستم های اطالعاتی مدیریت در سال های اخیر، سیستم های اطالعات از مهم ترین و ک]]اراترین راه حل ها برای تسهیل، کنترل و نظارت بر گ]]ردش اطالع]ات در س]ازمان ها اس]]ت. سیس]]تم های اطالع]]اتی، برنامه ه]]ای ن]]رم اف]]زاری هس]]تند ک]]ه ب]]ا

DATAاستفاده از رایانه و بانک ه]]ای اطالع]]ات ) BASE [[)،ک]]ار جمع آوری ، ذخیره، بازیابی و کنترل اطالعات را در سازمان ها تسهیل می نمایند.

یکی از پرکاربردترین انواع سیستم های اطالع]]اتی ک]]ه م]]دیران را در کنترل گردش اطالعات در سازمان ی]]اری می ده]]د، سیس]]تم اتوماس]]یون

OFFICE)اداری AUTOMATIONS SYSTEMاست. در این سیس]]تم، عموم]]ا ) گ]]ردش مکاتب]]ات اداری در س]]ازمان م]]ورد توج]]ه ق]]رار می گ]]یرد. ولی معم]]وال دارای ابزاره]]ای ارتب]]اطی متع]]ددی همچ]]ون ارس]]ال و دری]]افت نامه ها و دستورالعمل ها، ارسال و دری]]افت پیام ه]]ای شخص]]ی و ف]]وری،

ارسال و دریافت نامه های الکترونیکی داخلی و ... است.

اهمیت اطالعات و سیستم های اطالعاتی اطالعات یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران ی]]ک س]]ازمان اس]]ت. همان طور که منابع انس]]انی، م]]واد اولی]]ه و من]]ابع م]]الی در رون]]د تولی]]د دارای نقش و ارزش خاصی هستند لکن در عصر اطالعات و ارتباط]]ات،

28

اطالعات دارای ارزش ویژه ای هستند. از طرفی اطالعات کلی]]د جامع]]ه مردمی است و انتشار و استفاده از آن یک شاخص اجتماعی ب]]ه ش]]مار می رود. رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهدبود. اطالعات به

طور محسوسی بر بینش و رفتار ما اثر می گذارد. مهمترین شرط ک]]اربرد و اس]]تفاده از اتوماس]]یون در اک]]ثر س]]ازمانها، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن، مربوط به ل]]زوم س]]رعت و دقت و صحت درکار آنها است. و ب]]ه خ]]اطر توس]]عه دامن]]ه عملی]]ات س]]ازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیش]]تر است. اتوماسیون اداری موجب می گردد که مج]]اری ارتب]]اطی کوت]]اه و

ارتباطات الزم به سهولت دراختیار مدیران قرارگیرد.

اتوماسیون اداری اتوماس]]]یون اداری عب]]]ارت اس]]]ت از: متص]]]ل ک]]]ردن اطالع]]]ات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و ی]]ا اس]]تفاده از ی]]ک برنام]]ه نرم اف]]زاری مش]]ترک، ت]]ا انتق]]ال اطالع]]ات، آماره]]ا، نامه ه]]ا و مکاتبات و نیز دس]]تورالعمل ها به ص]]ورت ک]]امال یکپارچ]]ه و آس]]ان انج]]ام پ]ذیرد و ب]دین ت]]رتیب فرم]]ولی جدی]د جهت طبقه بن]]دی، تب]]ادل، تنظیم و تصحیح اطالعات درون سازمانی و تسریع بخشیدن ب]]ه ام]]ر اج]]راء ب]]دون نیاز به روش ه]]ای دس]]ت و پ]]اگیر و مرس]]وم اداری و ب]]ا ص]]رفه جوئی در

زمان و لوازم و تجهیزات مصرفی ایجاد شود. اتوماسیون اداری شامل تمام سیستم های الک]]ترونیکی اس]]ت ک]]ه ان]]واع

ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را برقرار کرده یا تسهیل می کند. حجم بزرگی از امور روزمره سازمان ها، امور دفتری هستند. می توان گفت امور دفتری از جمله کارهایی در سازمان است که تمامی کارکنان و س]]طوح مختل]]ف م]]دیران )اج]]رایی، عملی]]اتی، می]]انی، ارش]]د( ب]]ا آن سروکار دارند. از این میان، کارکنانی که مسئولیتهایی از قبیل انتشار ی]]ا ذخیره )بایگانی( اطالعات و کار با واژه پردازها را بر عه]]ده دارن]]د )داده کاران(، کاربران اصلی و دائمی سیس]]تم های اتوماس]]یون اداری و س]]ایر

سیستم های ارتباطی )نظیر سیستم های مدیریت اسناد( هستند. اتوماس]]یون اداری ب]]ه اف]]زایش به]]ره وری س]]ازمان در ح]]وزه ام]]ور دفتری کمک شایانی کرده است. امور دف]]تری در گذش]]ته معم]]وال م]]ورد بی اعتنایی در سازمانها قرار می گرفت. علیرغم اینک]]ه س]]هم ب]]زرگی از

29

نیرو و انرژی را به خود اختصاص می داد، ولی هیچ گاه مورد یک ب]]ازبینیاصولی در جهت بهبود و افزایش بهره وری قرار نگرفته بود.

ساله ب]]ر روی10، نتایج یک بررسی در یک دوره 1980در اواخر دهه 90بهره وری س]ازمان ها در ابع]اد مختل]ف نش]ان داد ک]]ه عل]یرغم رش]د

درصدی بهره وری در حوزه صنعت، بهره وری در بخش امور دفتری، تنها درص]]د رش]]د داش]]ته اس]]ت. این در ح]]الی ب]]ود ک]]ه در همین دوره،4

30-40 درص]]د ب]]ه رقمی ح]]دود 20-30هزینه های امور دفتری از ح]]دود درصد از کل هزینه های سازمان افزایش یافته بود.

نتایج این تحقیق و تحقیقات مشابه نشان داد که در حالی که اف]]زایش بهره وری در حوزه های مختلف سازمانی به طور روز افزون مورد توج]]ه قرار گرفته و ارتقا یافت]]ه اس]]ت، لکن به]]ره وری در ح]]وزه ام]]ور دف]]تری مورد بی توجهی واقع شده است. از این زمان بود که ارائ]]ه سیس]]تم های اطالعاتی تسهیل کننده امور دف]]تری و ارتباط]]ات روزم]]ره، م]]ورد توج]]ه

قرار گرفت.

اتوماسیون اداری و ارتباطات سازمانی

با نگاهی به کاربردهای سیستم اتوماس]]یون اداری، مش]]خص می ش]]ود ک]]ه اتوماس]]یون اداری بیش]]ترین ک]]اربرد را در بخش ارتباط]]ات داش]]ته است. این سیس]تم اک]]ثر حوزه ه]]ای ارتب]اطی س]ازمان را در برگرفت]ه و متح]ول می کن]د. ارتب]]اط دف]تری و مکاتب]ات اداری، بیش]ترین حوزه ه]]ای ارتب]]]اطی را در س]]]ازمان ها ایج]]]اد می کنن]]]د. ب]]]ا اس]]]تفاده از سیس]]]تم اتوماس]]یون اداری، کلی]]ه مکاتب]]ات اداری و دف]]تری تحت پوش]]ش این سیستم قرار می گیرند. گستردگی کنونی اتوماسیون اداری، به خ]]ارج از این مراودات نیز کشانده شده است. با کاربرد این سیستم ح]]تی نی]]ازی نیس]]ت ک]]ه جلس]]ات و کنفرانس ه]]ا ب]]ه روش س]]نتی، یع]]نی جم]]ع ش]]دن فیزیکی افراد در کنار یکدیگر، انجام شود زیرا کنف]]رانس از راه دور این

محدودیت را برطرف کرده است. ورود سیستم اتوماس]]یون اداری ب]]ه ی]]ک س]]ازمان هم]]راه ب]]ا تح]]ولی عمیق در ارتباطات س]]نتی و مرس]]وم س]]ازمان خواه]]د ب]]ود. بس]]یاری از مراودات و ارتباطات، مانند ارسال یا ارجاع نامه ه]]ا، ب]]ا ص]]رف کم]]ترین

30

زمان توسط سیستم، امکان پذیر خواهد بود. این سیستم حتی امکان]]ات جدی]]د ارتب]]اطی را ن]]یز در اختی]]ار کارکن]]ان ق]]رار می ده]]د، مانن]]د ارس]]ال

نامه های الکترونیک یا پیام های شخصی. به نظ]]ر می رس]]د این سیس]]تم ب]]رای اغلب حوزه ه]]ای س]]ازمانی ک]]ه ب]]ه گونه ای به ارتباط]]ات وابس]]ته اند، راه حلی دارد. بن]]ابراین می ت]]وان گفت

که تأثیر آن بر ارتباطات سازمانی اجتناب ناپذیر است.

معایب و مزایا به ط]]ورکلی، مزای]]ای ک]]اربرد سیس]]تم ه]]ای اتوماس]]یون اداری ب]]ه دو

دسته مزایای مستقیم و مزایای غیرمستقیم تقسیم می شود.

مزایای مستقیم استفاده از اتوماسیون اداری اثر مزایای مستقیم افزایش خدمات یا به]]ره وری و ص]]رفه ج]]ویی در وقت یا نیروی ک]ار را به دنبال داشته و معموال قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه م]]دت ب]]ر جری]]ان ام]]ور م]]الی داش]]ته

باشد. این مزایا عبارتند از: حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری رفع مح]دودیت فض]]ا جهت بایگ]]انی پرون]ده ها و اب]]زار آن مانن]]د

زونکن و پوشه کاهش خطرات و مشکالت محیطی و آتش سوزیافزایش ضریب امنیت در نگه]]داری از اطالع]]ات و پش]]تیبانی از

امور کنترل بهتر بر کارکم شدن فعالیت های غیر مولد مانند بایگانی و نگهداری سوابقکنترل و نظارت بهتر بر کارکنانکم شدن هزینه مسافرتها و گردهماییهاافزایش رضایت شغلی کارکنان به دلیل افزایش اثربخشیافزایش رضایت مشتریان به دلیل خدمات به موقع و ارائه بهتر

اطالعاتافزایش قابلیت رقابت سازمان)رشد پدیده دور کاری )کار از راه دور

31

مزایای غیر مستقیم استفاده از اتوماسیون اداری این مزایا غیرکمی هستند و ممکن است از طریق سودآوری و رش]]د

در بلندمدت سازمان را غنی سازند، این مزایا عبارتند از:کاهش وابستگی ب]]ه ادارات دیگ]]ر ب]]رای تهی]]ه ک]]پی، چ]]اپ و ام]]ور

مشابه دیگرنیاز کمتر به تشریفات و کن]]ترل جهت نظ]ارت ب]ر جری]ان ک]ار بین

ادارات،ب]ه دلی]ل اف]زایش اثربخش]ی کارکن]ان در انج]ام کاره]]]ای خ]اص

رضایت شغلی آنها افزایش می یابدبه دلیل ارائه بهتر اطالعات و خدمات به موقع، رضایت مش]]تریان

بیشتر می شودرقابت بیشتر س]]ازمانها از طری]]ق اس]]تفاده از من]]ابع اطالع]]]اتی و

قابلیت الزم برای عکس العمل نسبت به فشارها و فرصتها.

معایب اما کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری معایبی را نیز دربردارد ک]]ه

عبارتند از : ایجاد تغییرات در محیط انسانینادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انس]انی درکاره]ا و

به صورت مکانیزه درآمدن فعالیتهاپیچیده شدن و سختی کار با سیستم هاایجاد اخالق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نس]بت دادن آنه]]ا ب]ه

سیستممشکالت جسمانی کارکنان در کار با رایانهنپ]]ذیرفتن سیس]]تم ه]]ای مک]]انیزه توس]]ط ب]]رخی از م]]دیران و ی]]ا

کارکنانکم ش]]دن ام]]نیت اطالع]]ات هم از نظ]]ر دسترس]]ی و هم از نظ]]ر

تخریب.

32

دستاوردهای بکارگیری دستاوردهای بكارگیری سیستم های نوین اتوماسیون اداری :

امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمانکاهش فعالیت های غیر مولد مانند بایگانی فیزیکی اسناد و غیرهنگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر، ایمنی باال ومراجعه آسانقابلیت تولید گزارش های مورد نیاز به همراه نمودارهای متعددامکان پیگیری تلفنی کارها در هر مكان و هر زماناعمال کنترل بر اطالعات طبقه بندی شدهدقت در فرایند انجام عملیات و ثبت تمامی امورحذف کامل کاغذ از فرایند انجام کارهاردیابی امور و پیگیری به موقع مراحل کارسهولت وسرعت در گردش عملیاتامنیت باال در نگهداری از اسناد و امكان دسترسی به آن

پیش نیازهای پیاده سازیاعتقاد مدیریت ارشد سازمان به ضرورت ایجاد تحول در سازمانشناخت وضع موجود گردش و نگهداری اسناد در سازمانفراهم ساختن بستر ارتباطی و تجهیزات سخت افزاریتهیه و تدوین متدولوژی استقرار سیستمارائه آموزش های پایه به كاربران

امکانات مورد نیاز سیس]]تمهای اتوماس]]یون اداری عالوه ب]]ر معم]]اری، تکنول]]وژی م]]ورد استفاده در توسعه، پروسه توسعه و ... از لحاظ امکانات کاربری دارای ق]]ابلیت ه]]ای گون]]اگونی هس]]تند ولی اگ]]ر تعری]]ف اتوماس]]یون اداری

33

پشتیبانی از ارتباطات ب]]ه معن]]ای ع]]ام کلم]]ه در ی]]ک س]]ازمان باش]]د میتوان گفت حداقل این امکانات عبارتند از:

- پشتیبانی از انواع مکاتبات و ارتباط درون و بین سازمانی بصورت1الکترونیک

-امکان به اشتراک گذاری وظ]]ایف و اطالع]]ات س]]ازمانی و توان]]ایی2پیگیری امور با هدف تحقق کارگروهی و تیمی.

- امکان تعریف فرمهای سازمانی به صورت الکترونیک3- موتور گردش کار جهت محقق سازی فرآیندهای سازمانی 4 - بهره گیری از سیستم مدیریت اسناد الکترونیک جهت پش]]تیبانی از5

انواع مستندات سازمانی- بهره گیری از سیستم بایگانی متمرکز سازمانی 6- پشتیبانی از سازمان های متمرکز و توزیع شده7- امکان تبادل اطالعات با سایر سیستم های اتوماسیون اداری8 -امکان تبادل اطالعات با بیرون سازمان از طری]]ق ان]]واع اس]]تاندارد9

داده های ارتباطی نظیر ایمیل، فکس و اس ام اس.

ویژگی های متمایز شدن سیستم های اتوماسیون اداریاز یکدیگر

ارتباط سیستم با سایر سیستمهای عملی]]اتی بخش]]های مختل]]ف.1 سازمان نظیر م]]الی، دری]]افت پ]]رداخت، ک]]ارگزینی، انب]]ار، ف]روش،

امور خریداران و ... امکان مدیریت کار در سازمان به مفهوم تعریف و ارجاع ک]]ار و.2

پیگیری اقدامات انجام شده روی کار توسط پرسنل مختلفامکان دور کاری در بستر امن الکترونیک.3امکان بروزرسانی در دوره های زمانی کوتاه مدت .4

34

رابط کاربری ساده و شفاف به صورتی که کاربر از باالترین ت]]ا.5 پایین ترین سطح ب]]ه راح]]تی ب]]دون س]]ردرگمی و ب]]ا کم]]ترین تع]]داد

کلیک در مراحل مختلف به مقصود مورد نظر برسد. به]]ره گ]]یری ازمک]]انیزم ه]]ا و س]]اختارهای مناس]]ب در س]]اختار.6

پایگاه داده به منظور افزایش سرعت سیستم.

35

فصل سوم

فرایندها ی گردشمکاتبات

ساختارگردش مکاتبات از دو جنبه ساختاری و رفتاری قابل بررسی است.

جنبه ساختاری : خود شامل ساختار فیزیکی و ساختار منطقی می باشد.

ساختار فیزیکی :

36

به منظور راه ان]]دازی فراین]]د مکاتب]]ات و مراس]]الت مبت]]نی ب]]ر دبیرخان]]ه سنتی )کاغذی( یا الکترونیکی یکپارچه، ب]]رای اس]]تقرار ف]]یزیکی ه]]ر دستگاه الزم است سرویس دهنده مناسب در نظر گرفته شود تا در

م]]ورد به]]ره، بستر ارتباطی فراهم شده بین واح]]دهای ی]]ک دس]]تگاه برداری قرار گیرد. این سرویس دهنده در دبیرخانه سنتی شامل یک دبیرخان]]ه و گ]]روهی از کارکن]]ان اس]]ت ک]]ه ک]]ار تهی]]ه، ثبت و توزی]]ع

مکاتبات را بر عهده دارد.ساختار منطقی :

از دیدگاه منطقی بستر شماره گذاری مکاتبات اداری باید محدود به ی]]ک استاندارد باشد. طبق این ساختار کلیه واحدها از یک بس]]تر ش]]ماره دهی مشترک یا آدرس دهی یک پارچه و منطقی برای عملیات ش]]ماره دهی و ثبت مکاتب]]ات اس]]تفاده می نماین]]د. این روش م]]وجب ح]]ذف فراین]]دهای اض]]افی در گ]]ردش مکاتب]]ات، از جمل]]ه ثبت ش]]ماره ه]]ای مش]]ابه و ثبت مکاتبات در دف]اتر مختل]ف، و ن]یز س]بب س]هولت در رهگ]یری و پیگ]یری

مکاتبات می شود.

جنبه رفتاری در جنبه رفتاری نیز به فراین]]دهای مکاتب]]ات اداری، مراک]]ز ک]]اری و م]]دل های اتوماسیون اداری توجه ش]]ده اس]]ت. در ادام]]ه مط]]الب ب]]ه قس]]مت

هایی از جنبه های رفتاری می پردازیم.

مکاتبات اداری نامه های اداری یادداشت های اداری نامه های صادره نامه های وارده اسناد محرمانه

نامه های اداری نوشته ای ک]]ه ح]اوی ی]ک ی]]ا چن]د موض]]وع اداری و وس]]یله برق]راری ارتباط محدود در داخل یا خ]]ارج از ی]]ک س]]ازمان باش]]د و در برگ]]ه ه]]ای مخصوص و استاندارد نامه نگاری یا نش]]انه و عن]]وان دس]]تگاه مرب]]وط و

37

در قالب ارک]]ان و اج]]زای مشخص]]ی تهی]]ه ش]]ود، اص]]طالحا نام]]ه ادارینامیده می شود.

این گونه نامه های ویژگی هایی از جمله س]]رلوحه، آرم نام]]ه، ش]]ماره، ش]]روع"به"تاریخ، پیوست می باشند و دارای عنوان گیرنده ک]]ه ب]]ا کلم]]ه

می شود و موضوع که دربرگیرنده یک جمله یا شبه جمله کوتاه و گوی]]ا وشفاف است که خالصه ای از متن نوشته شده را در بر دارد.

موضوع نامه هم برای گیرنده نامه از لحاظ پی بردن به مفه]]وم نام]]ه در کوتاه ترین زمان و هم برای کاربران دبیرخانه ک]]ه اطالع]]ات آن را در دفتر اندیکاتور یا در اتوماسیون اداری مکاتبات وارد می نماین]]د ب]]ه

لحاظ تسریع در ثبت، اهمیت دارد. ی]]ک نام]]ه اداری عالوه ب]]ر م]]وارد پیش]]گفت بای]]د دارای امض]]ا، ت]]اریخ، شماره باشد و نیز نوع نگ]ارش در آن رع]ایت ش]ده و در ض]]من بای]د در رابطه با کارها و وظایف اداری بوده و مراحل تشکیل یک نامه های اداری

را طی کرده باشد.

یادداشت های اداری به نوشته هایی می گوین]د ک]]ه تم]ام وی]]ژگی ه]ای نام]]ه ه]]ای اداری را ندارد. در ش]]رایطی مس]]ئول ذی ص]]الح ب]]ه منظ]]ور س]]رعت بخش]]یدن ب]]ه کاری، یا توقف ک]]اری می توان]]د آنچ]]ه م]]ورد نظ]]رش اس]]ت، ب]]ه ص]]ورت

یادداشت اداری به مقام دیگر بنویسد و درخواست کند.نامه های صادره

شامل نامه هایی است که از یک سازمان به سازمان دیگ]]ر فرس]]تادهمی شود.

نامه های وارده ش]]امل نام]]ه ه]]ایی اس]]ت ک]]ه از س]]ازمانهای و ی]]ا اف]]راد دیگ]]ر وارد

سازمان شده است.اسناد محرمانه

38

شامل اسنادی است که برمال ک]]ردن و افش]]ای آن غ]]یر مج]]از ب]]وده و باعث بروز خساراتی شده یا این که همه افراد مجاز به آگ]]اهی از آنه]]ا و یا باز ک]]ردن آنه]]ا نباش]]ند. مح]]ل توزی]]ع و ثبت نام]]ه ه]]ای محرمان]]ه اداره

حراست است. انواع اسناد محرمانه

اسناد به کلی سری: افشای غیر ق]]انونی آن ب]]اعث خس]]ارت ج]]بران-1ناپذیری می شود.

–اسناد سری: اسنادی که امنیت جامعه و کشور را از بعد اقتص]]ادی -2 آموزشی بررسی می نماید.–فرهنگی

نامه های خیلی محرمانه: افشای زودهنگام آن ب]]اعث ض]]رر و زی]]ان-3 شده و یا اگر منافعی برای بیگانگ]]ان ی]]ا اف]]راد ناص]]الح داش]]ته باش]]د

باعث سوء استفاده آنها می شود. نامه های محرمانه: اهمیت و اثر آن از نامه ه]]ای خیلی محرمان]]ه کم-4

تر است و به مسائل و منافع افراد و اشخاص مربوط است که الزم نیست سایر افراد از موضوع آن باخبر ش]]وند، ب]]دیهی اس]]ت ن]]وع آن

در پشت پاکت با مهر مشخص می شود. بدیهی است که طریقه نگهداری اسناد محرمانه با دیگر نامه ها تفاوتنکته :

دارد و مسئولیت ثبت و نگهداری این گونه نامه ه]]ا در دف]]تر بایگ]]انی نمی باشد بلکه در دفتر حراست هر اداره می باش]]د و ت]]ا ه]]ر زم]]انی ک]]ه الزم باشد نگهداری می شوند و چنانچه قرار باشد به سازمان دیگری فرستاده شود باید در دو پاکت با الیه سیاه ارسال شود که در یک پاکت مخص]]وص دفتر حراست و یک پاکت مخصوص گیرنده نامه است. به اسناد محرمانه

اسناد طبقه بندی شده هم گفته می شود.

: انواع نامه اداری پرکاربردترین مکاتبه ها در سازمان ها را نامه های اداری تشکیل می دهند. این نامه ها را می توان با توجه به الگوهای مختلفی از جمله سطحسازمانی، مقام اداری گیرنده ، پایگاه اداری و امنیتی تقسیم بندی کرد.

ازمانیhhطح سhhنام]]ه ه]]ای اداری را از نظرس]]طوح : از نظرس سازمانی یعنی از این منظر که نویس]نده و گیرن]]ده نام]]ه داخ]]ل ی]]ا خارج از یک سازمان باشد، می توان به دو دسته نامه های داخلی

و خارجی تقسیم کرد.

39

oنامه های داخلی: به مکاتباتی گفته می شود که در داخل س]]ازمان بین واحدهای مختلف صورت می گیرد ک]]ه اهم آنه]]ا ب]]ه ش]]رح زی]]ر

است:

نامه بین دو واحد هم سطح نامه از واحد باالتربه واحد پایین ترنامه واحد پایین تر به مقام یا واحد باالترنامه ازطرف یک کارمند به یک واحد.و نامه از طرف یک واحد به یک کارمند

oنام]]ه ه]]ای خ]]ارجی: ب]]ه مکاتب]]اتی گفت]]ه می ش]]ود ک]]ه ب]]ا خ]]ارج از سازمان انجام می شود. اهم نامه های خارجی براساس مخاطب]]ان

آنها عبارتند از: نامه به یک واحد شناخته شده در یک سازمان یا وزارتخانهنامه به یک وزارتخانه یا سازمان در ارتباط با وظایف آن نامه به یک شخص حقوقی نامه به یک شخص حقیقی شناخته شده در بخش خصوصی

دهhhام اداری گیرنhhیکی دیگ]]ر از تقس]]یم بن]]دی ه]]ای : از نظر مق ارائ]ه ش]]ده ب]]رای نام]]ه ه]]ای اداری از لح]]اظ مق]]ام اداری گیرن]]ده است از این منظر می توان نامه های اداری را درس]]ه س]]طح زی]]ر

بازشناخت: نامه های اداری که ب]]ا عن]]اوین مق]]ام معظم ره]]بری،:سطح یک-

رئیس مجمع تشخیص مصلحت نظ]]ام، رؤس]]ای ق]]وای س]]ه گان]]ه،وزرا، معاونین رئیس جمهور، مقام های همتراز صادر می شوند.

: نامه های اداری که ب]]ا عن]]اوین روس]]ای دفتره]]ای مق]]امسطح دو- معظم ره]]بری و س]ران ق]وای س]ه گانه، مش]]اوران رئیس جمه]]ور، معاونان وزرا، استانداران، رؤسا و معاون]]ان اداری و م]]الی و دیگ]]ر معاونان س]]ازمان ه]]ا و مراک]]ز مس]]تقل و مق]]ام ه]]ای هم]]تراز آنه]]ا

صادر می شوند. نامه های اداری که با عنوان هایی ج]دا از عن]]وان ه]ای:سطح سه-

باال صادر می شوند.

40

نامه های اداری از نظرپایگاه اداری به نام]]ه : ازنظرپایگاه اداری های دستوری، هماهنگی، بازدارنده، درخواس]]تی قاب]]ل تقس]]یم می

باشند. : محت]]وای مثبت دارن]]دو ازمق]]ام ب]]اال ب]]ه پ]]ایین نامه های دستوری-

نوشته می شوند. : محتوای مثبت دارند و دو جایگاه مس]اوی را ب]ه نامه های هماهنگی-

لحاظ مقام شامل می شوند. : این نام]]ه ه]]ا محت]]وای منفی دارن]]د و توس]]ط نامه های بازدارنده-

مقام های باال به پایین نوشته می شوند. : محتوای مثبت دارند و از سوی مقام پ]]ایین نامه های درخواستی-

تر نوشته می شوند. نامه های اداری از نظر امنیتی به دو نوع کلی نامه از نظرامنیتی :-

های عادی و طبقه بندی شده )محرمانه و خیلی محرمانه، سری وفوق سری( تقسیم می شوند.

اجزای نامه های اداری : بخش تشکیل می شود: 6هر نامه اداری از

سرلوحه -1عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع نامه -2متن نامه -3امضاء نامه -4گیرنده رونوشت -5نشانی و تلفن-6

: سرلوحه

س]]رلوحه نام]]ه ه]]ای اداری ب]]ه آن قس]]مت از نام]]ه اطالق می گ]]ردد ک]]ه معموال در باالی کاغذهای اداری چاپ ش]]ده اس]]ت. در وزارت خان]]ه ه]]ا و موسس]]ات دول]]تی آرم جمه]]وری اس]]المی ای]]ران، ن]]ام وزارتخان]]ه، ن]]ام

موسسه ویا سازمان، شماره و تاریخ و پیوست می باشد. :عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع نامه

41

منظ]]ور از گیرن]]ده ی]]ا مخ]]اطب نام]]ه عب]]ارت اس]]ت از ش]]خص ی]]ا مق]]ام س]ازمانی ی]ا واح]د س]ازمانی ک]]ه نام]]ه ب]ه آن خط]اب می ش]ود. عن]]وان

گیرنده نامه با کلمه )به( شروع می شود. :عنوان فرستنده نامه

منظور از فرستنده نامه عبارت است از شخص مقام سازمانی س]]ازمان یا واحد سازمانی که نامه از ط]]رف آن نوش]]ته می ش]]ود. بی]]ان کنن]]ده ی

عنوان فرستنده نامه کلمه )از( می باشد. :موضوع نامه

منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گوی]]ایی اس]]ت ک]]ه م]]بین محت]]واینامه باشد. موضوع نامه با کلمه )موضوع(مشخص می گردد.

: متن نامه

متن نامه مطالب و شرحی است که در ارتباط با موض]]وع نام]]ه نوش]]ته می شود و در حقیقت هدف نامه است. متن نام]]ه ممکن اس]]ت کوت]]اه و در یک یا چندسطر باشد و یا در یک یا چند صفحه و هر صفحه در چن]]دین

بند )پاراگراف( تهیه و تنظیم گردد. :امضای نامه

مسئولیت نهایی هر نامه بر عهده فرد یا مقام سازمانی است ک]]ه نام]]ه ب]]ه وسیله وی امضا می ش]]ود. در اینج]]ا منظ]]ور از مشخص]]ات امض]]اء کنن]]ده، مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضا می کند و عبارت است از نام و نام خانوادگی در سطر اول و عنوان سازمانی وی در س]]طر

دوم که بعد از متن نامه نوشته می شود. :گیرندگان رونوشت

منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی و اشخاصی هستند ک]]همی بایست رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد.

: نشانی و تلفن شامل نشانی کامل پستی، کد پستی، صندوق پستی، تلفن، دورنگ]]ار و

پست الکترونیکی می باشد.

42

انواع مکاتبات اداری بیش]]ترین حجم مکاتب]]ات اداری از دو گون]]ه نام]]ه و گ]]زارش اداری می باش]]د. اف]]زون ب]]ر این،گون]]ه ه]]ای دیگ]]ری از نوش]]تار رواج دارن]]د ک]]ه

عبارت اند از: بخشنامه، صورتجلسه، شیوه نامه، حکم، ابالغ و برگه. در اینجا نخست تعریفی مختصر از بخشنامه، ص]]ورت جلس]]ه، ش]]یوه نامه، حکم، ابالغ و برگه ارائه می گردد و آن گاه به دلی]]ل اهمیت نام]]ه و گزارش اداری، این دو مقوله به ط]]ور مفص]]ل ت]]ر م]]ورد بحث و بررس]]ی

قرار می گیرد:

بخشنامه بخشنامه در لغت به معنای حکم یا دستوری اس]]ت ک]]ه از ط]]رف وزارت خانه یا موسسه ای در نس]]خه ه]]ای متع]]دد تنظیم و ب]]ه ش]]عب و کارمن]]دان

ابالغ می کنند. تعاریف بخشنامه در اصطالح اداری چنین است: الف( نامه ای است که در ی]ک ی]ا چن]]د نس]]خه ب]]رای آگ]]اهی چن]]د نف]ر

فرستاده می شود. ب( نام]]ه ای اس]]ت ک]]ه از ط]]رف رئیس اداره ب]]رای آگ]]اهی هم]]ه ی]]ا

قسمتی از کارکنان اداره و انجام دستور معینی نوشته می شود. ج( بخشنامه عبارت است از تعلیم ی]]ا تعلیم]]ات کلی و یکن]]واخت ) ب]]ه صورت کتبی( که از ط]]رف مق]]ام ارش]]د اداری ب]]ه روس]]ا و م]]دیران میانی برای ارشاد به سرپرستان و کارکنان و طرز تط]]بیق ق]]انون ی]]ا شیوه نامه ها داده می شود و نباید مخالف قانون یا شیوه نامه باشد و مادام که مخالف صریح با آنها نباشد، از حیث لزوم پیروی م]]دیران

از آن الزامی است.

43

گرچه بخش]]نامه یکی از نام]]ه ه]]ای اداری اس]]ت، ک]]ه تقریب]]ا از هم]]ان ویژگی های مربوط به آن برخوردار میباشد، اما چون مخاطب بخش]]نامه

)گیرنده( معموال بیش از یک نفر است، کاربرد آن با نامه تفاوت دارد. :برخی از هدف ها از صدور بخشنامه را می توان چنین برشمرد

ابالغ قوانین و مقررات ارائه اطالعات، مانند انتصاب ، تغییراتی در روال و وضع اداری ابالغ شیوه نامه ها درخواست گزارش ابالغ رویه های کاری به منظور ایجاد هماهنگیارائه آموزش های الزم به منظور اجرای یکنواخت امور

انواع بخشنامه از این منظ]]]ور ال]]]ف( ان]]]واع بخش]]]نامه از حیث محت]]]وای مط]]]الب:

بخشنامه ها را می توان به بخشنامه ه]]ای درخواس]]تی، دس]]توری، هماهنگی، ابالغ قوانین، ابالغ مصوبات داخلی سازمان و بازدارن]]ده

تقسیم کرد. در این تقس]]یم بن]]دیب( انواع بخش]]نامه از لح]]اظ س]]طح س]]ازمانی:

وبخش]]نامه ه]]ای خ]]ارجیبخشنامه ها در آغاز به دو گ]]روه عم]]ده تقسیم می شوند. این تقس]یم بن]]دی ب]]ا اس]تفاده از عن]]وانداخلی

های خارجی و داخلی فقط در ارتب]]اط ب]]ا خ]]ارج و داخ]]ل س]]ازمان می باشد. بنابراین، بخشنامه های که از خارج سازمان برای اج]]را به سازمان ابالغ می شوند، خارجی هستند و بخشنامه هایی که در داخل سازمان تهیه می شوند و در جریان قرار می گیرند با عنوان

بخشنامه داخلی مشخص می شوند. بخشنامه های خارجی معم]]وال ابالغ کنن]]ده مص]]وبات مجلس، تص]]ویب نامه های هیأت دولت یا سایر مراجع ذیص]]الح کش]]ور ب]]ه وزارتخان]]ه ه]]ا و سازمان های دولتی یا سازمان های خصوصی می باشند از ط]]رف دیگ]]ر وظ]]ایف ب]]رخی از وزارتخان]]ه ه]]ا ایج]]اب می کن]]د ک]]ه انه]]ا ب]]رای دیگ]]ر وزارتخان]]ه ه]]ا و موسس]]ات اعم از دول]]تی، خصوص]]ی اق]]دام ب]]ه ص]]دور

بخشنامه کنند. بخشنامه های داخلی به دو گروه عمده تقسیم می شوند:

44

گروه اول : بخشنامه هایی که توس]ط ب]]االترین مق]]ام س]ازمانی امضا می شوند که در وزارتخانه ه]]ا ب]]ه این گون]]ه بخش]]نامه ه]]ا

عنوان وزارتی داده شده است. گروه دوم بخش]نامه ه]ایی هس]]تند ک]]ه توس]ط واح]دهای داخلی

برای ادارات هم سطح صادر می شوند. در این مورد می ت]]وان به بخشنامه های امور اداری در م]]ورد س]اعات ک]ار و بخش]نامه

های کارگزینی در مورد مسائل استخدامی اشاره کرد.

شیوه نامه در اصطالح عبارت است از انجام کار به ترتیبی که به صورت مکتوب تدوین و براساس موازین خاصی برای اجرا به وسیله مق]]ام ه]]ای دارای صالحیت و در حدود وظایف و مسئولیت ها و مأموریت های سازمان ب]]ه

متصدیان ذی ربط ابالغ می شود. شیوه نامه ها سه دسته اند:

شیوه نام]]ه ه]]ای ق]]انونی در اج]]رای مف]]اد ی]]ا م]]وادی ازالف( قانونی: قانون به ط]]ور ع]]ام ی]]ا خ]]اص تهی]]ه، تنظیم و ابالغ می ش]]وند. این گونه شیوه نامه ها که گ]]اه نی]]از ب]ه تص]ویب مق]ام خ]اص ی]ا هی]أت وزیران دارند، در فرهنگ اداری ایران ب]]ا ن]]ام ش]]یوه نام]]ه اج]]رایی

شناخته می شوند. شیوه نامه های اداری در واقع روش های مختلف اج]]رای ب( اداری:

کارند که در سازمان ها و موسسات تدوین می شوند و در اختی]]ارکارکنان قرار می گیرند.

شیوه نامه های فنی برای راه اندازی و بهره برداری و کار باج( فنی: انواع ماشین آالت و ابزارها تهی]]ه می ش]]وند ت]]ا عالوه ب]]ر آم]]وزش اولیه، با مراجعه به آن بتوان به طور سالم، به]]ره وری مطل]]وب و

موثر را از ابزار مزبور به دست آورد.

آیین نامه آیین نامه از لحاظ لغوی به مع]]نی دس]]تورهایی اس]]ت ک]]ه ب]]رای اج]]رای قانون یا انجام کارهای اداری نوشته می شود مانند م]واردی ک]ه در ش]رح و

تفسیر یا دستور اجرایی مرام نامه یا اساس نامه نوشته شده باشد.

حکم

45

در اصطالح اداری نوشته ای است که ب]]ه م]]وجب آن ف]]ردی از س]]وی مقام های صالحیت دار سازمان یا دستگاه اداری به سمتی منص]]وب و ی]]ا

انجام کاری به وی محول شود.

برگه )فرم( کاغذی است دارای عن]]وان مخص]]وص ک]]ه ب]]رخی از قس]]مت ه]]ای آن ب]]رای ثبت اطالع]]اتی همچ]]ون ن]]ام، مشخص]]ات، ت]]اریخ و دیگ]]ر جزیی]]ات

توصیفی خالی گذاشته می شود.یاریhhای بسhhده هhhاستفاده از برگه )فرم( در سازمان فای

در بر دارد که برخی از آنها به قرار زیر است : کمک به مدیریت و کارکن]]ان درب]]اره اتخ]]اذ ت]]دابیر ص]]حیح اداری ب]]ه-

هنگام نگارش و انتقال اطالعاتجلوگیری از سرگردانی مراجعه کنندگان در مراحل و روند امور -تسریع در جریان امور -ایجاد هماهنگی در روش های انجام کار - سهولت در ضبط اطالعات به صورت مکتوب به هنگ]]ام گ]]رد آوری-

آنها و همچنین ایجاد سهولت در استخراج اطالعات گردآوری ش]]دهاز طریق استفاده از برگه به هنگام تحقیقات علمی و اداری

صرفه جویی در وقت و هزینه ها -

هhhتی بhhای دولhhازمان هhhبرگه های )فرم های( رایج در س انواع زیر تقسیم می شوند:

ب]]رای ایج]]اد هم]]اهنگی و انج]]ام ام]]ور ب]]ه ط]]ور برگه های عمومی:- یکسان در همه سازمان های دولتی، معموال س]]ازمان ه]]ای ذیرب]]ط شیوه نامه هایی را تهیه و به همراه سازمان ه]]ای دول]]تی ابالغ می

کنند، مانند برگه حکم استخدامی و برگه تقاضای مرخصی. به برگه هایی گفت]]ه می ش]]ود ک]]ه توس]]ط ی]]ک برگه های اختصاصی:-

سازمان یا واحد سازمانی وی]ژه ب]رای انج]ام وظ]ایف خ]ود تهی]ه می شود و در جریان قرار می گیرد. مانند برگه مص]]احبه ب]]رای اس]]تفاده در کارگزینی ی]ا گ]زینش، برگ]ه پیگ]یری نام]ه ه]ا در دبیرخان]ه، برگ]ه

تقاضای وام ضروری و ... برگه های عمومی و اختصاصی خود به دو صورت می باشند:

46

o:برگه هایی هستند که استفاد ه از آنها ب]]رای م]]دتی برگه های دائم نسبتا زیاد و الاقل تا زمان قدرت و اعتب]ار ی]ک م]اده ق]انونی ب]ا ی]ک

تصویب نامه می باشد مانند برگه های استخدام و مرخصی.o:به برگه ه]]ایی گفت]]ه می ش]]ود ک]]ه ب]]رای انج]]امبرگه های موقت

امور دوره ای یا اموری که در یک برهه از زمان انج]]ام می ش]]وند، به کار می روند مانند برگه های مربوط به سرشماری یا برگه ه]]ای مربوط به جمع بندی اطالعات ب]]رای انج]]ام ی]]ک بررس]]ی علمی ی]]ا

اجتماعی.o:)به مکاتباتی اطالق می شود که حالت یکنواختیبرگه )فرم نامه

روی کاغ]]ذ چ]]اپ ش]]ده و فق]]ط داش]]ته و مق]]داری از متن نام]]ه قبال نویسنده نامه جاهای خالی آن را پر می کند و در جری]]ان ک]]ار ق]]رار می دهد. برگه )فرم( ممکن است در داخل یا خارج س]]ازمان م]]ورد اس]]تفاده ق]]رار گ]]یرد ک]]ه بیش]]تر بخش]]نامه ه]]ا، درخواس]]ت ه]]ا ی]]ا

دستورهای قانونی یا اطالعیه ها از طریق آن صورت می گیرد.o:این برگه ها برای موارد خاص توسط یک واحد یابرگه های ویژه

سازمان تهیه می گردد و مورد استفاده می گیرد.

صورت جلسه جلسه به معنای گرد هم آمدن و نشستن دورهم است. معنای خ]]اص جلسه عبارت است از گردهم]ایی ص]]احب نظ]]ران و مس]]ئوالن براس]اس وظایف یا مأموریت های محوله در زم]]ان و مک]]ان معین و مش]]خص. این گردهمایی به منظور گفتگو و رسیدگی درب]]اره ح]]ل و فص]]ل ی]]ک معض]]ل

اداری و کاری در حوزه مسئولیت های سازمانی و اداری می باشد. پس از تبادل افکارو بررسی وضعیت موجود راه ح]]ل مناس]]بی ب]]رای موضوع مطرح شده در جلسه جستجو شده و سرانجام به تصمیم گ]]یری

درباره اجزای آن منجر می شود. براین اساس، صورت جلسه نوشته ای است که خالصه ی گفتگ]]وی اعض]]ای ی]]ک مجلس در آن ثبت ش]]ده باش]]د. از لح]]اظ حق]]وقی و اداری صورت جلسه یا صورت مجلس به سند یا نوشته ای گفته می شود ک]]ه در

یک نشست رسمی یا یک جلسه اداری تهیه می گردد. صورت جلسه در لغت ب]ه مع]]نی نوش]ته ای اس]ت ک]ه در آن، خالص]]ه گفتگوهای اعضاء جلسه ذکر شده باشد و ورقه ای که در آن شرح واقعه نوشته شود. از دیدگاه حقوقی، صورت جلسه )یا ص]]ورت مجلس( ورق]]ه

47

ای است که یک مقام رسمی )قاض]]ی، پلیس ی]]ا غ]]یره( در آن ی]]ک عم]]ل قضایی یا یک عمل خارجی )مانن]]د ض]]رب و ج]]رح و قت]]ل و غ]]یره( را ب]]ه منظور اثبات یک واقعه مدنی یا کیفری یا اداری ثبت می کن]]د. هم]]انطور که از معانی آن برداشت میگردد، صورت جلس]]ه ی]]ا ص]]ورت مجلس ب]]ه س]]ند ی]]ا نوش]]ته ای گفت]]ه می ش]]ود ک]]ه در بردارن]]ده مط]]الب مطروح]]ه، گفتگوها و یا تصمیمات اتخاذ شده در یک نشست رسمی و یا یک جلس]]ه

اداری باشد.

انواع صورت جلسه: صورت جلسه مشروح -1صورت جلسه نیمه مشروح -2صورت جلسه خالصه -3صورت جلسه به شکل فرم -4

صورت جلسه مشروح: در این گون]]ه از ص]]ورت جلس]]ه ها، مش]]روح-1 مذاکرات هر یک از اعضای جلسه ب]ه ط]]ور کام]]ل نوش]]ته می ش]]ود. صورت مشروح مذاکرات به طور معمول در جلسات دادگاه و ی]]ا ب]]ه

هنگام تصمیم گیری های مهم به رشته تحریر درمی آید. صورت جلسه نیمه مشروح: در این نوع صورت جلسه، خالصه و ی]]ا-2

رئوس مطالب عنوان شده از طرف هر یک از شرکت کنن]]دگان درجمی گردد.

صورتجلسه خالصه: در این گونه ، خالصه مطالب و ی]]ا فق]]ط نتیج]]ه-3 مذاکرات به طور خالصه درج می شود. سپس تصمیمات اتخاذ شده

منعکس می گردد. صورت جلسه به شکل فرم: در حال حاضریکی از مت]]داولترین گون]]ه-4

های صورت جلسه استفاده از فرم های مخص]]وص اس]]ت. این ف]]رم ها به وسیله سازمان های ذیربط تهیه و تدوین شدن و در جریان کار

همان سازمان قرار می گیرد. تهیه صورت جلسه توسط دب]]یر ی]]ا منش]]ی جلس]]ه تنظیم و تهی]]ه می

شود، به امضای اعضا می رسد.

: وظیفه های دبیر جلسه عبارتند از

48

oتهیه دعوت نامه، ارسال و حصول اطمینان از دریافت آن به وسیله اعضا

oتدارک محل و امکانات مورد نیازoهماهنگی و تنظیم وقت جلسهoتنظیم ص]]ورت جلس]]ه ب]]ه روش ه]]ای پیش]]گفت و ب]]ه امض]]ا

رساندن آنoارسال صورت جلسه برای اعضای جلسهoبایگانی سوابق جلسه در صورت لزوم

گزارش نویسی یکی از وظ]]ایف عم]]ده ه]]ر س]]ازمان، گ]]ردآوری و ارائ]]ه اطالع]]ات درست، دقیق و سریع به مدیر و مقام های تصمیم گیرنده است. به گونه ای که این مقام ها در س]]طوح مختل]]ف س]]ازمانی بتوانن]]د ب]]ا اس]]تفاده از

اطالعات به دست آمده تصمیم های الزم را اتخاذ کنند. بن]]ابراین ، بیش ت]]ر برنام]]ه ری]]زی ه]]ا و تص]]میم ه]]ا ب]]ر مبن]]ای گ]]زارش واطالعاتی است ک]]ه ارائ]]ه می ش]]ودوبا توج]]ه ب]]ه اهمیت گ]]زارش، تهی]]ه کننده گزارش در مقابل س]]ازمان و م]]دیر خ]]ود مس]]ئول اس]]ت و کوچ]]ک ترین س]]هل انگ]]اری در این م]]ورد ممکن اس]]ت ض]]رر ج]]بران ناپ]]ذیری را

متوجه سازمان کند.

تعریف گزارش گ]]زارش را می ت]]وان انتق]]ال اطالع]]ات،روی]]دادها، نت]]ایج تحقی]]ق ه]]ا و بررسی های انجام شده به مقام باالتر و یا هم ت]]راز اداری ب]]رای تص]]میم

گیری و استفاده علمی، فنی، یا اداری تعریف کرد.

تعریف گزارش نویسی گ]]زارش نویس]]ی عب]]ارت اس]]ت از فن نگ]]ارش اطالع]]ات، روی]]دادها، جزییات و مسائل با رعایت ت]]رتیب و ت]]والی منطقی و تش]]خیص اول]]ویت

49

های مطالب و توجه به چارچوب گ]]زارش، رع]]ایت دس]]تور زب]]ان، نش]]انه گذاری و پاراگراف بندی که ب]]ا ص]]حت و س]]رعت ب]]ه خوانن]]ده آن منتق]]ل ش]]ود. درگ]]زارش نویس]]ی این مهم اس]]ت ک]]ه نویس]]نده گ]]زارش بتوان]]د

تصویر روشنی ازفکروهدف خود در ذهن خواننده ترسیم کند.گزارش اداری

هر نوشته ای که براساس سلسله مراتب اداری از رده پ]]ایین ت]]ر ب]]ه رده ب]]االتر و ب]]ه منظ]]ور ارائ]]ه نت]]ایج دس]]تورهای ص]]ادره تهی]]ه می ش]]ود،

گزارش اداری نامیده می شود. هر مدیریتی در هر سطحی ازسطوح، ب]]رای آن ک]]ه بتوان]]د از جری]]ان امور ح]]وزه خ]]ود آگ]]اهی پی]]دا کن]]د و ب]]ر پای]]ه این آگ]]اهی واکنش منطقی نشان دهد و تصمیمی درست و موثر بگیرد، ناگزیر باید گزارش ه]]ایی را

دریافت کند. در این گزارش محتواو نت]]ایج مطالع]]ات و تحقیق]]ات و بازرس]]ی ه]]ا، نحوه میزان پیشرفت اجرای برنامه ها و دستورها، ثم]]رات فع]]الیت ه]]ا و پیامدها و بازتابهای آنها، کنش و واکنش های درونی و بیرونی خالصه ه]]ر واقعه مهم و حساسی که در محدوده سازمان و حریم و محیط آن روی

داده یا بر آن اثر گذاشته منعکس می شود.

فایده و اهداف گزارش اهداف گزارش را می توان فهرست وار به این شرح بیان کرد:

برطرف کردن نیازهای اطالعاتی مدیریتاطالع مدیریت از کمیت و کیفیت فعالیت های انجام شده در واح]]د

تحت نظر خود اطالع مدیریت از چگونگی اجرای دستورهای صادرهارائه آمار فعالیت ها به مقام های باالترانتقال اطالعات و تجربیات به سایر مدیریت های سازمان

50

انواع گزارش گ]]زارش را می ت]]وان از نظران]]دازه، محت]]وا و نح]]وه و ف]]وریت ارائ]]ه آن

تقسیم بندی کرد: دازهhhر انhhزارش از نظhhاز این منظ]]ر گ]]زارش را می ت]]وان ب]]ه : گ

گزارش کوتاه )حدود سه صفحه( و گزارش مفص]]ل ) بیش از س]]ه صفحه( تقسیم کرد. معموال گزارش کوتاه و مفصل جداگان]]ه تهی]]ه

و منضم به یک نامه برای مقام باالتر ارسال می شود.o :نام]]ه1گ]]زارش مفص]]ل و رس]]می دارای ده قس]]مت می باش]]د .

. فهرست ج]امع4. صفحه عنوان گزارش 3. جلد گزارش 2پیوست، .7. مقدم]]ه 6. خالصه گزارش ) برای مقامات عالی رتبه( 5مطالب

. منابع و مأخذ.10. پیوست ها و 9 . نتیجه یا پیشنهاد 8متن :گزارش از نظر محتوا شامل گ]]زارش ه]]ای گزارش از نظر محتوا

اطالعی )مانن]]د گ]]زارش ک]]ارکرد ماهان]]ه وس]]االنه(، تحقیقی)مانن]]د گزارش بررسی علل حادثه( و تحلیلی است. گزارش تحلیلی، کام]]ل ترین نوع گ]]زارش محس]وب می ش]ود مانن]د گ]زارش عل]ل ک]]اهش کیفیت ی]]ا کمیت تولی]]د. در این ن]]وع گ]]زارش ض]]من بررس]]ی، اطالع رسانی ش]ده و عل]ل م]]وردنظر هم تجزی]ه و تحلی]ل میش]ود. ض]]من

اینکه نظرات گزارش دهنده نیز به عنوان پیشنهاد ارائه می گردد.:هhhوریت ارائhوه و فhر نحhگ]]زارش را از نظ]]ر نح]]وه گزارش از نظ

ارائه می توان به گزارش های عادی )اشکار( یا طبقه بن]]دی ش]]ده )محرمانه و نظایر آن( و از نظر فوریت ارائ]]ه ب]]ه گ]]زارش ع]]ادی،

فوری و خیلی فوری )آنی( تقسیم بندی کرد.

مراحل گزارش نویسی

51

نویسندگان کتاب های پایه و معتبر گزارش نویسی، مراحل چهارگان]]ه شامل: تهیه و تدارک، طرح ربط منطقی مطالب، نگارش و تجدیدنظر را

در تنظیم هر نوع گزارش ضروری دانسته اند. پیش از اینکه آغاز به نوشتن کنیم، باید : الف( مرحله تهیه و تدارک

تمام اطالعات، حقایق، علل و عوامل مربوط ب]]ه گ]]زارش را م]]ورد نظ]]ر قرار دهیم و برای این کار باید تعیین کنیم که هدف ما از نوشتن گ]]زارش چیست. خواننده آن کیست. چه اطالع]]اتی دارد و ب]]ه چ]]ه اطالع]]اتی نی]]از دارد. اف]]زون ب]]ر آن، داش]]تن آم]]ادگی ذه]]نی، روانی و جس]]مانی ب]]رای نگ]]ارش دارای اهمیت بس]]یار اس]]ت. همچ]]نین دارا ب]]ودن ذوق، ش]]وق، قریحه نویسندگی، تسلط و آشنایی کافی به موضوع مورد بحث، شناخت

منابع و استفاده از آیین نگارش از اهمیت خاصی برخوردار است. در هرطرحی، رع]]ایت ت]]رتیبب( مرحله طرح ربط منطقی مطالب:

و توجه به ت]والی و اول]ویت ه]]ا و ارتب]]اط منطقی مط]]الب اهمیت بس]یاردارد و هنر نویسنده را نشان می دهد.

مهم ت]رین قس]مت گ]زارش، نگ]ارش اطالع]اتج( مرحلhhه نگhارش : گ]]ردآوری ش]]ده و ایج]]اد ارتب]]اط منطقی بین مط]]الب اس]]ت. ب]]رای اینک]]ه گفتارم]]ان را ب]]ه ص]]ورت نوش]]ته ای قاب]]ل قب]]ول در آوریم، بای]]د درس]]ت بیندیشیم و چیزی را که می خ]]واهیم بگ]]وییم ی]ا بنویس]]یم ب]ا نظم و ت]]رتیب منطقی و اسلوب طبیعی، در قالب کلم]]ات مناس]]ب و درس]]ت درآوریم ت]]ا

خواننده به مفهوم و اندیشه نوشته به درستی پی ببرد. نوشتن یکی از ابزارهای مهم ارتباطات است و به ی]]اری آن می ت]]وان اندیشه ها، احساسات، افکار و باورهای خود را به دیگ]]ران منتق]]ل نم]]ود. بنابراین نویسنده گزارش باید ساختار و ت]رکیب نوش]ته خ]ود را مش]خص

کند. * مواردی که برای تهیه رئ]]وس مط]]الب ه]]ر گ]]زارش ارائ]]ه می ش]]ود

عبارت است از : .عناوین مطالب در گروه های فکری اصلی طبقه بندی شودمطالب گروه های فکری، به ترتیب منطقی و حسب درج]]ه اهمیت

و اولویت آنها تنظیم شود..قسمت های تنظیم شده به ترتیب منطقی نوشته شود

52

ب]]رای اطمین]]ان از نح]]وه تهی]]ه ( مرحلhhه بhhازنگری و تجدیhhدنظر : د گزارش و مطالب تهیه شده پاسخ به پرسش های زیر راهنمایی مناسبی

برای اصالح، تکمیل و رفع کاستی های گزارش است:-آیا عنوان و موضوع گزارش درست انتخاب شده است؟ -آیا مطالب گزارش با عنوان آن مطابقت دارد؟ -آیا مطالب گزارش روشن و قابل فهم است؟- آیا مطالب گزارش ب]]ه ص]]ورت منطقی و براس]]اس اول]]ویت تنظیم-

شده است ؟ آیا همه اطالعات الزم در موردگزارش گردآوری و ارائه شده است-

؟آیا نتیجه و پیشنهادهای ارائه شده قابل اجرا و پیگیری است؟- آیا گزارش از نظردس]]تور زب]]ان، پ]]اراگراف بن]]دی و نش]]انه گ]]ذاری-

درست تنظیم شده است؟ - آیا متن گزارش از نظر تایپ و تعداد نسخه های مورد نی]]از، دقیق]]ا

وارسی شده است؟ در مجموع، گزارش باید به آسانی قابل فهم بوده و برخوانن]]ده اث]]ر مثبت

بگذارد و فکر او را دچار آشفتگی نکند.

فصل چهارم

53

نقش پست در ارسالمرسوالت

آشنایی با خدمات شرکت پست جمهوری اسالمی ایران

شرکت پست ب]ا ه]دف دس]تیابی عم]وم م]]ردم ب]ه خ]دمات پس]تی در عرصه ارتباط]]ات خ]]دمات مختلفی ارائ]]ه می ده]]د ک]]ه ب]]ه م]]واردی از آن

اشاره می شود .

انواع پست :

از جمله خدماتی که پست ارائه می دهد ارسال مرسوالت با توجه به اهمیت و ارزش آن به روشهای متفاوتی می باشد ک]]ه ب]]ه ش]]رح زی]]ر می

باشد:

54

پست رستانت کس]]انی ک]]ه ب]]ه ه]]ر دلی]]ل آدرس دقی]]ق پس]]تی ندارن]]د، می توانن]]د از فرستندگان مرسوالت تقاضا کنند تا مرسوالت خود را به آدرس یک دفتر ارسال و گیرنده با ارائه ک]]ارت شناس]]ایی معت]]بر، دری]]افت کنن]]د. ب]]ه این

قبیل مرسوالت، پست رستانت می گویند. در محل نشانی این گونه مرسوالت رستانت، باید نام گیرنده، نام شهر و ی]ا دف]تری ک]ه بای]د مرس]وله در آن ج]ا نگه]داری ش]ود، درج و عب]]ارت رستانت نیز با حروف درشت در کنار نشانی نوشته ش]]ود. این س]]رویس می توان]]د انتخ]]اب مناس]]بی ب]]رای گردش]]گران، مس]]افران و کس]]انی ک]]ه

اقامت دائمی در جایی ندارند، باشد.پست پیشتاز

پست پیشتاز سریع ترین سرویس پستی است ک]]ه کلیه عملی]]ات پس]]تی مربوط به آن از لحظه قبول تا توزیع مرسوله در داخل و یا خارج از کشور در کوتاه ترین زمان ممکن انجام می شود؛ سرویس پیشتاز، تحویل و توزی]]ع

س]]اعت48 س]]اعت و ح]]داکثر در 24نامه ها را در سطح کشور حداقل در انجام می دهد.

رقمی اس]]ت ک]]ه20 و ی]]ا 10ه]]ر مرس]]وله پیش]]تاز دارای ی]]ک بارک]]د و پیام کوت]]اهwww.post.irامکان رهگیری آن از طریق سایت اینترنتی

ب]]رای همگ]]ان جهت اطالع از سرنوش]]ت مرس]]وله2000441ش]]ماره میسر است.

پست اکسپرس 1387ش]]رکت پس]]ت در پاس]]خ ب]]ه نی]]از مش]]تریان از اول آبان م]]اه

س]]رویس پس]]ت اکس]]پرس را مج]]ددا س]]اماندهی و راه ان]]دازی ک]]رد. این س]]رویس، ق]]ابلیت توزی]]ع وی]]ژ ه ی مرس]]والت را دارد. س]]رویس پس]]ت اکسپرس خدمت خاصی است که در آن مرسوالت پستی ب]]ه درخواس]]ت فرستنده و در قبال پرداخت ه]]زینه ی مربوط]]ه، ب]]ا اول]]ویت و ح]]ق تق]]دم

بیشتری نسبت به سایر مرسوالت توزیع می شود.

پست سفارشی در سرویس پست سفارشی، در ازای دری]]افت مرس]]والت مش]]تریان، ب]]ه آنان رسید یا قبض داده می شود. متقاضیان ب]]ا اس]]تفاده از این س]]رویس

55

می توانند انواع مرسوالت اعم از نامه، مطبوعات، ک]]ارت پس]]تال، بس]]ته کوچک و امانات را به مقاصد مورد نظر خ]]ویش ارس]]ال کنن]]د. م]]اموران پست درهنگام رسیدن مرسوله به دست گیرنده از آن ها تاییدیه دری]]افت

می کنند و فرستنده می تواند سرنوشت مرسوله ی خود را پیگیری کند.

پست تبلیغ در این سرویس شرکت پست جمهوری اسالمی ایران با بهره گیری از امکانات موجود و فضاهای تبلیغاتی درون و برون سازمانی شبکه پستی، نسبت به انجام تبلیغات گس]ترده و م]وثر ب]رای اش]]خاص حق]وقی اق]دام

می کند. این تبلیغات شامل خدماتی نظیر درج آگهی های تبلیغاتی روی س]]قف، کف، پیشخوان، دیوار های داخلی و بیرونی واحد های پستی تلویزیون ه]]ای دفاتر پستی، استند، تابلو اعالنات، صندوق شخص]]ی، کیوس]ک اینترن]]تی و مخ]]ازن وی]]ژه ی توزی]]ع بروش]]ور، بیلبور ه]]ای متعل]]ق ب]]ه پس]]ت، پش]]ت بام واحد های اجرایی، پوشش موزعین و ناوگان حمل و نقل پستی، پاک]]ات و کارتن های پس]تی، نوارچس]ب، مه]ر ابط]ال نقش تم]بر، س]ایت ش]رکت، نشریات پستی نظ]یر بروش]ور، کتابچه ه]ا و نش]ریات داخلی، س]وش ها و اوراق پستی، قبوض پستی، توزیع بروشور و نشریاتی تبلیغاتی شرکت ها ب]]ه ص]]ورت ب]]دون نش]]انی در ص]]ندوق های شخص]]ی و باجه ه]]ای پس]]تی و هم چنین در منازل ب]]ه ص]]ورت ب]]ا نش]]انی از طری]]ق تع]]یین مخ]]اطب و ب]]ا استفاده از بانک غنی اطالعاتی پست مس]]تقیم و کدپس]]تی ده رقمی می

شود.

پست مستقیم یکی از سرویس های نوی]]نی ک]]ه در ش]]رکت پس]]ت راه ان]]دازی ش]]ده و حلقه ی اتص]]]ال تولید کنن]]]دگان و عرض]]]ه کنندگان ک]]]اال و خ]]]دمات ب]]]ا مص]]رف کنندگان و مش]]تریان اس]]ت، پس]]ت مس]]تقیم می باش]]د. پس]]ت مستقیم تنها روش تبلیغاتی است که به عوام]ل کس]ب و ک]]ار اج]ازه می دهد تا از طریق بانک های اطالع]]اتی وی]]ژه ی این س]]رویس، ب]]ا مخاطب]]ان

مورد نظر خود به طور مستقیم ارتباط برقرار نمایند.

)پیک ویژه(193پست تلفن

56

تردد های غیرضروری در شهرها، عالوه بر اف]]زایش ان]]واع آلودگی ه]]ای محیط زیست، از میزان بهره وری نیز می کاهد. به همین منظ]]ور ش]]رکت پست جمهوری اسالمی ایران، ب]]ا راه ان]]دازی س]]رویس پس]]ت تلف]]نی این امکان را ایجاد کرده است تا شهروندان بتوانند مرسوالت و امانات خ]]ود

را در کم تر از دو ساعت از منزل به مقصد مورد نظر ارسال کنند. متقاضیان این سرویس می توانند به جای مراجعه ی مستقیم به پست،

تماس گرفته و تمامی عملیات را به کارکن]]ان پس]]ت193با شماره تلفن واگذار کنند.

پست ویژه ش]]رکت پس]]ت جمه]]وری اس]]المی ای]]ران، س]]رویس پس]]ت وی]]ژه بین شهری با تعهد زمان توزیع را که از سریع ترین خدمات پستی به ش]]مار می رود، با هدف پاسخگویی به نیاز ها و صرفه جویی در وقت و رفاه ح]]ال

هموطنان ساماندهی کرده است. در حال حاضر این س]]رویس بین تم]]امی مراک]]ز اس]]تان های کش]]ور ب]]ا استفاده از سریع ترین خطوط حمل و نق]]ل و بهره گ]]یری از توزی]]ع کنن]]ده گان ویژه دایر شده و براساس آن مرسوالت مشتریان حداکثر تا ساعت

فردای روز بع]]د از تحوی]]ل ب]]ه پس]]ت در مقص]]د و در نش]]انی گیرن]]ده10توزیع می گردد.

پست زم]]ان ف]وق را تعه]د ک]]رده و در ص]]ورت ت]اخیر دو براب]ر کرای]ه پس]]تی غ]]رامت پ]]رداخت خواه]]د ک]]رد. بهره گ]]یری از فن آوری ه]]ای ن]]وین ارتباطی برای اطالع فرس]]تنده از تحوی]]ل مرس]]وله ب]]ه گیرن]]ده و ع]]ودت رسید تحویل به گیرنده در صورت نیاز از جمله قابلیت های این س]]رویس

است.

پست تیپاکس تیپاکس نام سرویس پستی سریعی است که تمام مرسوالت را با

ساعت به دست مشتریان48 الی 12سریعترین روش ممکن از میرساند

سال سابقه کاری در این زمینه ب]]وده50شرکت پست دارای بیش از و تمام ک]]االی ارس]]الی را قب]]ل از ارس]]ال بیم]]ه میکن]]د ت]]ا ه]]ر دو ط]]رف

57

)فروشنده و مشتری( در صورت بروز اتفاقات ناشی از عوام]]ل ط]]بیعیو یا غیر طبیعی دچار زیان مالی نگردند

سفارش هایی که محل تحویل آنه]]ا ش]]هرهایی باش]]د ک]]ه دارای دف]]اتر تیپاکس هستند، عالوه بر پست پیش]]تاز، از این س]]رویس ن]]یز می توانن]]د

استفاده کنند تیپاکس بهترین گزین]]ه ب]]رای ارس]]ال کااله]]ایی همانن]]د تبلت و موبای]]ل

است و از نظر سرعت و امنیت بهترین گزینه میباشددر حال حاضر، شهرهای زیر دارای دفتر تیپاکس هستند:

آبادان – آستارا – آمل – ابهر و خرمدره – اس]الم آب]اد غ]]رب – اراک – اردبیل – ارومیه – اصفهان – ان]]زلی – اه]]واز – ایالم – باب]]ل – بابلس]]ر – بجنورد – بروجرد – بن]]اب – بن]]در عب]]اس – بوش]]هر – بوک]]ان – بهش]]هر – بیرجند – تاکستان – تالش – تبریز – ت]]ربت حیدری]]ه – تنک]]ابن – جه]]رم – چالوس – خرم آباد – دامغان – دزفول – رامسر – رشت – رفس]]نجان – رودسر – رودبار – زاهدان – زنجان – ساری – ساوه – سبزوار – سمنان – سنندج – سیرجان – ش]اهرود – ش]]اهین ش]]هر – شوش]تر – شهرض]]ا – شهر بابک – شهر کرد – شهر صنعتی البرز – شیراز – علی آباد – فسا – قائمش]]هر – ق]]روه – ق]]زوین – قم – ک]]ازرون – کاش]]ان –کیش- ک]]رج – کرم]]ان – کرمانش]]اه – گرگ]]ان – گنب]]د – الهیج]]ان – لنگ]]رود – مراغ]]ه – مرودشت – مشهد – مالیر – مهاباد – میاندوآب – میبد – نجف آباد – نک]]ا

– نهاوند – نیشابور – همدان – یاسوج – یزددر این روش هزینه ی ارسال در محل از مشتری دریافت میشود.

پست یافته : سرویس پست یافته با هدف اس]]ترداد م]]دارک و اس]]ناد یافت]]ه ش]]ده از س]]وی م]]ردم و بازگردان]]دن آن ب]]ه ص]]احبانش از س]]وی ش]]رکت پس]]ت جمهوری اسالمی ایران، در راستای ارائه ی تسهیالت و خدمات رفاهی به

هموطنان عزیز در کشور راه اندازی شده است. اطالعات مربوط به این اسناد و مدارک شامل شناسنامه، گواهینام]]ه، گذرنامه، کارت های نظامی، اسناد ازدواج و مالکیت مدارک خودرو، چ]]ک و دسته چک، دفترچه پس انداز، عابربانک و دفترچه بیمه از طری]]ق س]]ایت

رسمی شرکت پست قابل دسترسی است.

58

برای استفاده از سرویس پست یافته، مردم می توانند ب]]ا مراجع]]ه ب]]ه دفاتر پستی و پرک]]ردن ف]]رم مشخص]]ات و تع]]یین ن]]وع س]]ند گمش]]ده، از شرکت پست درخواست کنند تا مدارک یافته شده برایشان ارسال ش]]ود و با پرداخت هزینه ی ارسال این اسناد، پست پیشتاز سند یا مدرک یافت]]ه

شده را به دست آنان برساند.

انواع صندوق پستی :

صندوق پست صوتی در این سرویس تماس گیرنده ب]]دون مح]]دودیت های زم]]انی و مک]]انی می تواند برای مشترکین این سرویس پیغام ارس]]ال کن]]د. م]]دیران ارش]]د مس]]ووالن رواب]]ط عم]]ومی و بخش بازاری]]ابی س]]ازمان ها، وزارتخانه ه]]ا، ش]]رکت ها، نیروه]]ای نظ]]امی، انتظ]]امی و امنی]]تی، کس]]به و بازاری]]ان، رس]]انه های ارتب]]اط جمعی و... ب]]ا اس]]تفاده از این س]]رویس می توانن]]د ارتباط خود را با اقشار مختلف مردم، مشتریان و مصرف کنندگان حفظ

کرده و ارتباطات مردمی خود را سامان بخشند.

صندوق شخصی هر فرد می تواند با مراجعه به پست، تقاضای اجاره ص]]ندوق شخص]]ی کند. کلیه ی مرسوالتی که برای فرد واصل می شود، در این صندوق قرار داده شده و با مراجعه ی مشتری به او تحویل می ش]ود. این س]]رویس در اکثر دفاتر پستی موجود است. امتیاز این سرویس این است که به ج]]ای

اعالم نشانی کامل شماره هایی به عنوان آدرس اعالم می گردد.

بیمه مرسوالت :

سرویس بیمه مرسوالت با ارزش اظهار شده این سرویس به منظور تامین نیاز مشتریان، ب]]رای ارس]]ال وج]]ه نق]]د، اس]]ناد و اوراق به]]ادار و در جهت تض]]مین و ام]]نیت محتوی]]ات مرس]]والت

59

راه اندازی شده است. فرستندگان براساس نیاز و با توج]]ه ب]]ه ارزش]]مند بودن محتویات مرسوله ی خود می توانند از سرویس فوق استفاده کنند.

در این س]]رویس فرس]]تنده، ارزش واقعی مرس]]وله ی خ]]ود را اعالم می کند و در ازای آن مبلغی از ارزش اظهار شده مرس]]وله را ب]]ه تفکی]]ک داخله و خارجه می پردازد؛ در صورت آسیب، فق]]دان ی]]ا ض]]ایع ش]]دن این مرسوالت، ادارات پست موظفند عالوه بر کرای]]ه پرداخت ش]]ده، ح]]داکثر برابر ارزش اظهار شده مرسوله را به فرستنده یا حسب م]]ورد گیرن]]ده،

غرامت پرداخت کنند.

بازار الکترونیکی )خرید و فروش اینترنت( ب]]ا اس]]تفاده از این س]]رویس، مش]]تری می توان]]د از طری]]ق خط]]وط اینترنتی در فروشگاه های مجازی حضور یافته و کاالهای م]]ورد نی]]از خ]]ود را خریداری کند و سپس طرف ق]]رار داد ب]]ا اطالع از خری]]د مش]]تریان در فروشگاه های مربوطه حاضر و کاالی خریداری ش]]ده را دری]]افت و آن را

در در منازل مشتریان تحویل دهد. هم چنین مشتریان می توانند با استفاده از کارت شتاب هزینه ی ک]]االی خریداری شده را پرداخت کنن]]د. آدرس اینترن]]تی س]]رویس ف]]وق ب]]رروی

است. http://ebazaar.post.irوب سایت

پست جواب قبول پژوهش]]]گران، هم]]]واره درب]]]اره ی موض]]]وعات مختل]]]ف از م]]]ردم نظرس]]]نجی می کنن]]]د. عالوه ب]]]ر این س]]]ازمان ها، نهاده]]]ا و بخش ه]]]ای اقتص]]ادی - تج]]اری هم آگ]]اهی از نگرش ه]]ا، نیازه]]ا، عالی]]ق و ذائقه ه]]ای مص]]رف کنندگان و مش]]تریان ک]]اال ی]]ا خ]]دمات، از نظرس]]نجی اس]]تفاده

می کنند. با این همه شناسایی و دسترسی به همه مشتریان ب]]القوه، مخاطب]]ان و اقشار مختلف مردم در سراسر کشور ب]]ه منظ]]ور انج]]ام پرسش]]گری، کاری دشوار و پرهزینه است. شرکت پست جمه]]وری اس]]المی ای]]ران ب]]ا راه اندازی سرویس پست جواب قبول که در واقع مکمل سرویس پس]]ت مس]]]تقیم اس]]]ت، گ]]]ردآوری و ارس]]]ال فرم ه]]]ای نظرس]]]نجی را ب]]]رای

60

پژوهش]]]گران و موسس]]]ات تحقیق]]]اتی امکان پ]]]ذیر س]]اخته اس]]]ت. این س]]رویس امک]]ان ارتب]]اط دوطرف]]ه را ب]]رای فرس]]تنده و گیرن]]ده ف]]راهم

می کند.

تمبرها :

تمبرهای جاری این تمبرها برای پرداخت هزینه های پس]]تی اس]]تفاده می ش]]وند. تمبره]]ای جاری در تیراژ های میلیونی چاپ می ش]]وند. قیمت آنه]]ا متف]]اوت اس]]ت و

بنا به مسافت ارسال نامه از تعداد مختلف آنها استفاده می کنند.

تمبرهای یادگاری این ها تمبر ه]ایی هس]تند ک]]ه ب]ه مناس]بت های خ]اص، موض]وع های معین، بزرگداش]]ت ی]]ک شخص]]یت و ی]]ا نش]]ان دادن ی]]ک واقعه ی مهم منتش]]ر می شوند. معموال شاخصه یا نماد فرهنگی خاصی دارن]]د و نش]]انه هایی از مردم شناسی کش]]ور در آن دی]]ده می ش]]ود. از نظ]]ر تن]]وع رن]]گ و ط]]رح، ارزش هنری بیش]]تری نس]]بت ب]]ه تمبر ه]]ای ج]]اری دارن]]د. این تمبره]]ا ب]]ه ندرت به مصارف پستی می رسند. تعداد کمی داشته، در مدت مح]]دودی

منتشر می شوند و ارزش کلکسیونری دارند.

تمبرهای شخصی هرکسی می تواند از عکس و یا طرح مورد نظر خ]]ود ی]]ک تم]]بر شخص]]ی سفارش دهد. این تمبر به تعداد محدود و براساس سفارش مشتریان به مناسبت های مختلف مانند اعیاد جشن ها مناسبت های شخصی مث]]ل تول]د یا ازدواج یا حتی قبولی کنکور در کنار تمبرهای ویژه که به همین منظ]]ور

تهیه شده اند چاپ و منتشر می شوند. هر تمبر شخصی از دو قطعه تشکیل ش]]ده اس]]ت. ی]]ک قطعه ث]]ابت و ی]]ک قطعه ی متغیر، قطعه ی ثابت هم]]ان قطعه ی دارای ارزش اس]]ت. در واق]]ع این قطعه، تمبر های جاری ارائه ش]]ده توس]]ط ش]]رکت پس]]ت اس]]ت ت]]ا ب]]ا سلیقه ی خودتان یکی را انتخاب کنید تا در کنار تص]ویری ک]ه ش]ما در نظ]ر

گرفتید، قرار گیرد. قطعه دیگ]]ر قطعه ی متغ]]یر ی]]ا هم]]ان تص]]ویر آرم ی]]ا لوگ]]وی دلخ]]واه شماست. باید بدانید ک]]ه اگ]]ر مایلی]]د تمبر ه]]ای شخص]]ی خ]]ود را ب]]ر روی

61

مرسوالتتان استفاده کنید باید هر دو قطعه را با هم بر روی پاکت الصاقکنید.

مشتریان شرکت پست می توانند با مراجعه به دف]]اتر پس]]تی و ی]]ا س]]ایت درخواس]]ت چ]]اپ تم]]برhttp://stamp.post.irش]]رکت پس]]ت ب]]ه آدرس

شخصی کنند.

رهگیری مرسوالت : براي پيگيري مرسوله و يا نامه پس]تي باي]]د يكي از م]]وارد زي]]ر را داش]ته

باشيد : رقمی مرسوله پیشتاز 20 یا 10شماره رقمی قبض دوم مرسوله پیشتاز 20 یا 10شماره رقمی آی. پی. اس مربوط به مرسوالت خارجه 13شماره

اطالعات مربوط به جابجایی مرسوالت پستی بصورت لحظ]]ه ای در اینسامانه ثبت می گردد.

م]]اه در این س]]امانه6اطالع]]ات مرب]]وط ب]]ه مرس]]والت پس]]تی ح]]داکثر نگهداری و قابل رهگیری می باشد.

تفاوت پست سفارشی و پیشتاز

مقایسه مختصر ارسال به روش پست پیشتاز و پست سفارشی بدین ترتیبمی باشد :

پست سفارشیپست پیشتازحدود یک هفته ساعت72 الی 24زمان تحویل حداکثر وزن

کیلو گرم40 کیلو گرم25محمولهزمینیهواییروش ارسال

بر اساس تعرفه شرکتهزینهپست به نسبت وزن

بر اساس تعرفه شرکت پستبه نسبت وزن

) تقریبا نصف هزینه پیشتاز (

62

پیش]]نهاد میش]]ود در ص]]ورتی ک]]ه تع]]داد و وزن محص]]والت م]]ورد نظرتان زیاد است ، از پست سفارشی استفاده نمایید .

زمانی که محصول ب]]رای ش]]ما ارس]]ال می گ]]ردد ، م]]امورین اداره پست تا دو مرتبه به آدرس شما رجوع می کنند و در ص]]ورت ع]]دم دریافت پاسخ از محل مورد نظر ، مرسوله به اداره پست مرک]]زی شهرتان ارجاع داده میشود و شما میتوانید تا حد فاصل یک هفته با مراجع]]ه ب]]ه اداره پس]]ت آن]]را دری]]افت نمایی]]د. در ص]]ورت ع]]دم

مراجعه، مرسوله به مبدا عودت می گردد.

فصل پنجم بایگانی و ارزش آن

در سازمان

63

مقدمه توجه به نظام تولید اطالعات و س]اماندهی وض]عیت م]دارک و پرون]ده ه]ا، امری بدیهی و لزوم توج]]ه ب]]ه این مهم، مس]]ئله ای ک]]امال در خ]]ور توج]]ه و حیاتی است. چنانچه این کار به درستی سامان گ]یرد بس]یاری از مش]کالت م]]دیریتی و برنام]]ه ری]]زی مرتف]]ع، و از ه]]در رفت وقت و ان]]رژی و بودج]]ه

جلوگیری می شود.

امروزه تردیدی وجود ندارد ک]]ه مهم]ترین اب]]زار ب]رای اس]تفاده بهین]]ه از فرصت ها و مقابله با تهدیدها در تمام عرصه های فعالیت بشری، وج]]ود اطالع]]ات ص]]حیح و ب]]ه هنگ]]ام اس]]ت. دس]]ته بن]]دی و پ]]ردازش ص]]حیح اطالعات و مدارک مربوط به سازمان از ضرورتهای اصلی به ش]]مار می رود از این رو است که دستیابی به شیوه های ن]]وین اطالع رس]]انی و ب]]ه کارگیری مناسب و مطلوب آن از سوی تمامی دست اندرکاران سازمان

ها ضروری می نماید.

ساماندهی اسناد و پرونده ها موجب می شود اطالعات صحیح، ب]]ه روز، دسته بندی شده و برای انجام فعالیت ه]]ا و تص]]میم گ]]یری ه]]ا در اختی]]ار دست اندرکاران و مدیران مربوطه قرار گیرد و از بسیاری از هزینه های

جاری بکاهد.

64

دستیابی به اهداف فوق الذکر به شرط فراهم ش]]دن امکان]]ات زیربن]]اییالزم، قابل حصول خواهد بود.

هدف هدف از ایجاد بایگانی در سازمان ها، دستیابی و تحقق اه]]داف ذی]]ل می

باشد: ایجاد سهولت در آرشیو، طبقه بندی و دسترسی به اطالعات -1باال بردن ایمنی اسناد -2حذف عملیات تکراری و غیر ضروری -3 دسترس]]ی ب]]ه اطالع]]ات ب]]ا س]]رعت و س]]هولت ب]]ا امک]]ان تعری]]ف-4

سطوح مختلف امنیتی امکان تبادل اسناد به ص]]ورت الک]]ترونیکی جهت اف]]زایش س]]رعت-5

دسترس]]ی، س]]هولت در تکث]]یر ب]]ا حف]]ظ ایم]]نی و رع]]ایت ح]]دوددسترسی

افزایش کارایی مدیران در تصمیم گ]]یری و س]]رویس دهی و اطالع-6رسانی براساس اطالعات طبقه بندی شده

تعاریف و اصطالحات مدیریت اسناد:

مدیریت اسناد عبارت است از تهیه و تنظیم و اج]]رای برنام]]ه الزم ب]]رای تسهیل و تسریع و دست یافتن به مکاتبات و اسناد و مدارک مورد نیاز از

مرحله ایجاد نامه تا امحای اوراق زائد.سند:

سند در لغت به معنای تکیه گ]]اه و ه]ر چ]یزی اس]ت ک]]ه بت]وان ب]ه آن استناد جست. در فرهنگ اداری ب]ه ط]ور کلی حاص]]ل خ]]دمت و فع]]الیتی

65

است که از طرف افراد و سازمانهای مختلف به صورت نوشته و یا صور مختلف دیگر که با رعایت موازین و مقررات تهیه و تنظیم ش]]ده و ب]]رای

مراجعات بعدی قابل نگهداری باشد اطالق می شود.: انواع سند از نظر ارزش

ارزش اولیه )اداری یا اس]]تنادی( : ارزش از نظ]]ر ایج]]اد کنن]]ده آن ک]]ه از نظر زمانی در مرحله جاری و نیمه جاری است مانند اسناد اداری، مالی،

حقوقی و ... ارزش ثانویه )بایگانی یا اطالعاتی(: ارزش از نظر محققان، پژوهشگران

و آرشیویست ها زمانی که کلیه اقدامات الزم بر روی سند انج]]ام ش]]ده باش]]د و فع]]الیت ی]]ا عملی که منجر به ایجاد آن گردیده، تمام و کامل شود و درص]]ورتی ک]]ه در مراجع قضایی و قانون مطرح نبوده و همچنین م]ورد نی]از دس]تگاه ی]ا ف]رد ایجاد کننده آن نباشد ارزش اولیه سند پای]]ان می یاب]]د و س]]ند دارای ارزش

ثانویه می گردد.:انواع سند از نظر اعتبار قانونیسند رسمی : عبارت است س]ندی ک]]ه ن]زد م]أمورین رس]می و در

حدود صالحیت و وظایف ایشان و برطب]]ق مق]]ررات ق]]انونی تنظیممی شود مثل شناسنامه، گواهینامه، احکام استخدام و ...

س]]ند ع]]ادی : عب]]ارت اس]]ت از س]]ندی ک]]ه از ج]]انب اش]]خاص غیررس]]می ب]]دون دخ]]الت م]]أمورین رس]]می تنظیم ش]]ده و ت]]ابع تش]ریفات خ]اص نمی باش]]د مانن]د دف]اتر و اس]]ناد تج]اری )غ]]یر از دفاتر که شرایط اسناد رسمی را دارد( نظیر دف]]تر روزنام]]ه، دف]]تر

دارایی، دفتر کل. * سند از نظر حقوقی یکی از وسایل اثبات حق است. ب]]ه م]]وجب م]]اده

قانون مدنی ای]]ران، س]]ند عب]]ارت اس]]ت از ه]]ر نوش]]ته ای ک]]ه در1284 مقام دعوی یا دف]]اع قاب]]ل اس]]تناد باش]]د. منظ]]ور از نوش]]ته ه]]ا ی]]ا خ]]ط، عالمتی است که در روی صفحه خود را نشان دهد و مبین پیام یا مفه]]وم

خاصی باشد. ق]]انون تاس]]یس س]]ازمان اس]]ناد ملی ای]]ران1* به موجب تبص]]ره م]]اده

, س]]ند عب]]ارت اس]]ت از کلی]]ه مرس]]والت، دف]]اتر،17/2/1394مص]]وب

66

پرونده ها، عکسها و ... سایر اسنادی که در دانشگاه و دولت تهیه، صادر و یا دریافت شود و به طور مداوم یا غیر مداوم در تصرف دولت بوده از لح]]اظ اداری، م]]الی، اقتص]]ادی، قض]]ایی، سیاس]]ی، ف]]رهنگی و علمی تاریخی به تشخیص سازمان اس]]ناد ملی ای]]ران دارای ارزش نگ]]اه دارای

دائم باشد.پرونده

مجموعه ای از اسناد و مدارک مربوط به یک موضوع، شخص یا سازمان ک]]هبه ترتیب خاصی در یک پوشه یا کالسور نگهداری شده است.

پرونده مجموعه ای از اسناد مربوط به یک موضوع مش]]خص و ی]]ا ی]]ک ش]]خص خاص که با رع]ایت نظم و ت]رتیب و ب]ا رع]ایت ح]ق تق]دم در ی]ک پوش]ه و ی]ا زونکن نگ]]ه داری ش]]ده باش]]د. محتوی]]ات ی]]ک پرون]]ده م]]بین آن موض]]وع ی]]ا

مشخصات یک فرد است. پرونده مجموعه اسناد و سوابقی است که پیوستگی و موضوع واحد دارد و با روش منطقی، برای استفاده های جاری با کاربرد آرشیوی، در پوشه ی]]ا پوش]]ه

هایی تنظیم شده باشد.

روش ساماندهی فیزیکی اسناد

جمع آوری اسناد و پرونده ها: قبل از هرگونه اق]]دام ب]]رای س]]اماندهی اس]]ناد توص]]یه می ش]]ود تم]]امی مدارک و اسناد جمع آوری شود تا اجرای مراحلی چون پاکسازی، کدبندی

و امثالهم به طور کامل انجام پذیرد.تفکیک، دسته بندی و طبقه بندی اسناد:

تع]]یین ن]]وع دس]]ته بن]]دی اس]]ناد در ط]]راحی و پی]]اده س]]ازی روش ه]]ای جستجوی م]]دارک، نقش بس]]یار مهمی خواه]]د داش]]ت. اس]]ناد ب]]ه لح]]اظ امنیتی به دو طبقه عادی و محرمانه طبقه بندی می شوند. دراین مرحله

67

با توجه به این طبقه بندی تعیین شده، تمامی اسناد و مدارک تفکیک میگردند.

بایگانی و آرشیو بایگانی مجموعه ای از اسناد و یا پرونده های تاریخی یا اولیه است. این کلمه همچنین ممکن است به محل نگهداری اسناد اشاره کند. بایگ]]انی ب]]رای حف]]ظ دائم یا طوالنی مدت مدارکی که دارای ارزش فرهنگی، تاریخی و ی]]ا حق]]وقی

دارند استفاده می شود.در تعاریف دیگر:

بایگ]]انی عب]]ارت اس]]ت از فن اداره، نظ]]ارت و حف]]اظت اس]]ناد و م]]دارک سازمان به منظور نگهداری ومراجعه که در اسرع وقت و با کم]]ال س]]هولت وبا صرف حداقل هزینه، نیروی انسانی و وقت بتوان به آن اسناد دست یافت.

یا بایگ]انی عب]]ارت اس]ت از مح]]ل نگه]داری دائمی اس]]ناد و م]دارک گ]ران به]]ایی ک]]ه از نظ]]ر اداری، حق]]وقی، م]]الی، علمی،ت]]اریخی و ف]]رهنگی ارزش

نگهداری دائمی را دارند.

طبقه بندی از نظر بایگانی :

یک طبقه بندی منطقی و صحیح که اس]]اس تش]]کیل پرون]]ده اس]]ت، بای]]ددارای این خصوصیات زیر باشد:

اطمینان : طبقه بندی اسناد باید ط]]وری پی ری]]زی ش]]ود ک]]ه مح]ل دقیق سند مشخص گردد.

سرعت : طبقه بندی بای]]د موجب]]ات دس]]ت ی]]افتن ب]]ه اس]]ناد م]]ورد لزوم را در حداقل زمان فراهم سازد.

س]]هولت : نح]]وه طبق]]ه بن]]دی بای]]د ب]]ه س]]هولت قاب]]ل فهم ب]]وده و اجرای آن امکانپذیر باشد.

قابلیت انعطاف : طبقه بندی باید طوری طرح ریزی شده باشد که با تغییرات احتمالی قابل انعطاف باشد.

68

برای نیل به موارد فوق، رعhhایت مhوارد یhhاد شhhده در زیhر الhhزامیاست:

الف( باید در نظر داشت که در غالب موارد، ه]]دف و منظ]]ور از تهی]]هنامه، تحت یک عنوان خالصه شده و مالک طبقه بندی قرار گیرد.

ب ( مکاتباتی که در باره موضوع ی]]ا ن]]ام اش]]خاص ص]]ورت می گ]]یرد، ب]]ر حسب نام موضوع یا نام اشخاص تفکیک شده وهر یک را در طبقه ای

مجزا قرار دهند. ج ( بخشنامه ها، دستورالعملها، مق]ررات و همچ]]نین س]]ایر اس]]ناد مش]ابه،

معموال در یک طبقه جداگانه قرار داده شوند. د ( در مورد نامه هایی که موضوع آنها ن]]امعلوم و پیچی]]ده اس]]ت و تع]]یین طبقه آن به آسانی میسر نیست، از مس]]ئوالن مرب]]وط ک]]ه مس]]بوق ب]]ه

سابقه هستند باید کسب تکلیف گردد.

فواید بایگانی در سازمان

با پیشرفته و پیچیده تر شدن ارتباطات تجاری، سازمانها برای از دس]]ت ندادن یکی از منابع ورودی )اطالع]]ات( الج]]رم دس]]ت ب]]ه ایج]]اد سیس]]تم هایی در درون خود زدند تا بتوانن]]د از اطالع]]ات موج]]ود در اط]]راف خ]]ود استفاده بهینه کنند و با پردازش مناسب این اطالعات را ب]]ه مش]]تریان و در جهت جلب رض]]ایت آن]]ان عرض]]ه کنن]]د. ب]]ه همین جهت بحث سیس]]تم های اتوماسیون اداری که نوعی از انواع سیس]]تم ه]]ای اطالع]]اتی اس]]ت روز ب]]ه روز اهمیت بیش]]تری می یاب]]د. چنانک]]ه ام]]روز س]]ازمانهایی می توانند در اغلب اوقات خود را در باالترین میزان آمادگی برای مقابل]]ه ب]]ا تغییرات محیطی و داخلی ببینند که از درج]]ه ب]]االیی از اتوماس]]یون س]]ود

برده باشند.

اصول بایگانی اصل آسان بودن

69

اصل قابلیت اجرااصل قابلیت انعطافاصل دقت و سرعتاصل افراد با صالحیتاصل نظم اصولی و منطقی

: اصل آسان بودن به موجب این اصل سیستم بایگانی و نحوه تنظیم مدارک و پرونده ها بایستی آسان

و قابل درک بوده و با صرف اندکی وقت مفهوم گردد.

: اصل قابلیت اجرا براساس این اصل سیستم مورد استفاده بایستی ب]ا توج]]ه ب]ه ن]وع و م]اهیت ک]ار و

امکانات در دسترس و در عمل قابل پیاده شدن باشد.

: اصل قابلیت انعطاف به موجب این اصل سیس]]تم بایگ]]انی بای]]د ق]]ابلیت تط]]ابق ب]]ا تغی]]یرات و تح]]والت را

داشته باشد و در این زمینه نیز پیش بینی الزم را انجام داده باشد.

: اصل دقت و سرعت سیستم بایگانی و روشهای مورد عمل بایس]]تی ب]]ه نح]]وی باش]]د ک]]ه در عین دقت و

صحت، امکان تسریع در عمل را نیز میسر سازند.

: اصل افراد با صالحیت کارکنان بایگانی بایستی دارای ش]]رایط الزم ب]]رای اح]]راز این ش]]غل ب]]وده و مه]]ارت و

تجربه کافی را در این زمینه داشته باشند.: اصل نظم اصولی و منطقی

در تشکیل پرونده ها و تنظیم مطالب آنها، بایستی از یک نظ]]ام اص]]ولیو منطقی پیروی کند در این رابطه رعایت نکات زیر توصیه می شود:

الف( وجود ارتباط منطقی بین عنوان پرونده و موض]]وع نام]]ه ه]]ایمندرج در آن

ب ( رعایت تقدم و تاخر در شماره و تاریخ نامه ها ج ( حفظ یک نسخه از هر نامه و حذف نسخه های اضافی

د ( رعایت حد متعارف برای قطر هر پرونده

منطقی ترین نوع طبقه بندی مربوط به بایگانی

70

طبقه بندی بر مبنای شاخص هایی براساس نام افراد، سازمان ه]]ا-1و مناطق جغرافیایی

طبقه بندی براساس موضوع و مفاد نامه-2طبقه بندی براساس تاریخ-3

انواع بایگانی بایگانی جاری: به روشهای مورد عمل در مورد پرونده ه]]ای ج]]اری و-1

محل حف]ظ و نگه]]داری اس]]نادی اس]ت ک]]ه ب]ه ط]]ور روزم]]ره م]]ورد استناد دستگاه ایجاد کنن]]ده س]]ند اس]]ت. ب]]ه عب]]ارتی بایگ]]انی ج]]اری واحدی اداری است که عهده دار ثبت و ضبط س]]وابق ج]]اری و نیم]]هجاری دستگاه ذیربط و ارائه اطالعات آنهابه افراد ذیصالح می شود.

بایگانی نیمه جاری: محل نگهداری اسنادی است که گاهگ]]اهی م]]ورد-2 استفاده دستگاه ایج]]اد کنن]]ده ق]]رار می گ]]یرد. مح]]ل آن در دس]]تگاه ایجاد کننده سند و دور از اسناد جاری است و با همان روش بایگانی

جاری، بایگانی نیمه جاری نیز عمل می نمایند. بایگانی راکد: محل نگهداری اسناد راکد است روش مورد اس]]تفاده-3

در بایگانی جاری و نیمه جاری در این بایگانی اس]]تفاده ای ن]]دارد. در واقع این بایگانی مورد استفاده اداره ایجاد کننده ومحقق نمی باش]]د و فق]]ط در این مح]]ل پرون]]ده ه]]ا از نظ]]ر ارش]]یوی و امح]]ایی م]]ورد ارزشیابی قرار می گیرند. به بایگانی راکد انبار یا پیش آرش]]یوی ن]]یز

می گویند.

.در بایگانی راکد پرونده ها به دو طریق تنظیم می شود.با همان شماره و کد جاری در قفسه ها نگهداری می شودشماره و کد جدید با تنظیم دفتر راهنمای بایگ]]انی راک]]د در قفس]]ه

ها نگهداری می شود.

محل مناسب بایگانی

اتاق های بایگانی، مهم ترین بخش از س]]اختمانی اس]]ت ک]]ه ب]]ه موض]]وع حف]]ظ و نگه]]داری س]]وابق اختص]]اص داده ش]]ده اس]]ت. ب]]ه دلی]]ل وزن

71

سنگین پرونده ها، مناسب ت]]رین مح]]ل ب]]رای اس]]تقرار بایگ]]انی، طبق]]اتپایین تر ساختمان می باشد.

محوطه هایی که دارای مشخصات زیر می باشند، برای بایگانی مناسب نیست

محیط های غیر سالم، مانند سردابهای مرطوب و محوطه های(1زیر شیروانی

محیط های خطرناک، مانند محوطه هایی که نزدیک دیگ بخار(2است.

محیط های دارای مشکل از نظر دسترسی (3محیط های فاقد نظارت (4

محل بایگانی باید دارای شرایط زیر باشد کیلوگرم بار را در هر متر مرب]]ع1200کف اتاق بایگانی، باید تحمل.1

با ارتفاع استاندارد دو متر و بیست سانتیمتر با قفسه هاي ثابت راداشته باشد.

براي جلوگیري از برخاستن گرد و خاك، کفپوش اتاق بایگانی، بای]]د.2 از ن]]وع ضدس]]ایش و قاب]]ل شستش]]و باش]]د ح]]تی االمک]]ان بای]]د از

پوشش سنگ یا سرامیک استفاده شود. پوش]]ش داخلی و خ]]ارجی دیواره]]اي بایگ]]انی، بای]]د از مص]]الح ض]]د.3

رطوبت و ض]]د آتش س]]اخته ش]]ده و از نظ]]ر ح]]رارتی ع]]ایق بن]]ديشده باشد.

باید از تابش مستقیم نور خورشید به اسناد جلوگیري گردد ..4 در مناطقی که تابش خورشید شدید است، از فیلترهاي مخص]]وص.5

که پرتو فرابنفش را از خود عبور نمی دهند بر روي پنجره استفادهشود.

براي روشنایی محل بایگانی پرونده ها از المپهاي با ن]]ور س]]فید کم.6مصرف تایمردار استفاده شود.

دیوارها داراي رنگ روشن باشند که انعکاس نور باالیی دارد..7 ابزاره]]اي ان]دازه گ]]یري رط]]وبت محی]]ط در مح]ل نگه]]داري اس]ناد.8

درص]]د و55نصب و کنترل شود و رطوبت نسبی براي کاغذ حدود درصد باشد.35براي میکروفیلم و میکروفیش حدود

72

نباید از محل نگهداري پرونده ها لوله هاي آب س]]رد ی]]ا گ]]رم عب]]ور.9کند.

ب]]ا اس]]تفاده از ع]]ایق پوش]]ی مناس]]ب دیواره]]ا ، از نف]]وذ رط]]وبت.10جلوگیري گردد.

از ب]]روز مش]]کالتی مانن]]د عیب لول]]ه کش]]ی ، انس]]داد لول]]ه ه]]اي.11 فاضالب و سقفهاي معیوب که موجب نشت آب از طبقات فوقانی

میگردد ، با بازدید پیوسته جلوگیري شود. پنجره های دیوارهای خارجی باز شو شود..12 درج]ه ب]ا20 ت]]ا 18م]]یزان دم]]ا ب]رای بایگ]انی، ب]ه ط]]ور متوس]ط .13

درصد می باشد.50رطوبت ب]]ه منظ]]ور جلوگ]]یری از ت]]ابش خورش]]ید، به]]ترین روش چی]]دمان.14

پرونده ها و قفسه ها، پشت به آفت]]اب و مخ]]الف جهت راهروه]]ایبین قفسه هاست.

حفاظت پرونده ها از گزند حشرات و قارچها، ب]]ا تنظیم رط]]وبت و.15 نور ارتباط مستقیم دارد. ولی برای مهار جون]]دگان مس]]دود ک]]ردن منافذ لوله های آب گرم، ورودی هواساز ها و لوله ه]]ای زهکش]]ی،

از مهم ترین اقداماتی است که عموما توصیه می شود. استعمال دخانیات در محوطه بایگانی پرونده ها اکیدا ممنوع است..16باید کلیدهاي اصلی برق در بیرون محل نگهداري اسناد تعبیه شود..17 نصب دستگاه هاي سنسور حساس ب]]ه دود و کپس]]ول ه]]اي اطف]]اء.18

حریق مناسب براي محل بایگانی پرونده ها الزامی است. عملیات کشت قارچها و باکتریها ب]]ه ط]]ور منظم انج]]ام ش]]ده و در.19

ص]]ورت ل]]زوم سمپاش]]ی ب]]راي از بین ب]]ردن حش]]رات و ج]]انورانموذي، انجام شود.

براي اسناد حجیم و سنگین از قفسه هاي ثابت که تحمل ب]]ار بیش.20 تري را دارند استفاده و در مراکزي ک]]ه کمب]]ود فض]]ا وج]]ود دارد از

قفسه هاي متحرك، استفاده شود.

73

ویژگیهای تخصصی مسئوالن بایگانی

مسئوالن ومتصدیان امور بایگانی یک سازمان باید دارای ویژگیهای خاصی بندی، تنظیم وباشند که توانایی اداره امور و قبول مسئولیت سنگین طبقه

باالخص حفظ و نگهداری اسناد و مدارک آن سازمان را داشته باشند. اهماین خصوصیات فهرست وار عبارت است از:

امانت دارای و قابل اعتماد بودنبرخورداری از حافظه قویدارا بودن هوش باالداشتن حضور و تمرکز ذهنگیری و تفکر و ابتکارقدرت تصمیمهای مختلف آموزشی در زمینه مسئولیت محورطی دورهدقت در کارانجام وظایف براساس یک برنامه منظم و مدونمسئولیت پذیریداشتن روحیة انتقادپذیریمندی به حرفه بایگانیعالقهحوصله، صبر و خونسردیداشتن حس همکاریعالقه مند به یادگیری و افزایش معلومات خودآشنایی به سازمان و تشکیالت و واحدهای حوزه تحت نظارتسرعت انتقالشناسیوقتپشتکار، ثبات عاطفیسالمتی، نظافت

74

وظایف بخش بایگانی وظیفه بایگانی در هر سازمان طبقه بندی اسناد، ثبت و ض]]بط و کن]]ترل آنهاست و این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و تا زمانی که ب]]ه علت س]]]لب ارزش و برطب]]]ق مق]]]ررات ازبین می رود و ی]]]ا ب]]]ه علت ارزش استثنایی در محل معینی ب]]رای همیش]]ه نگه]]داری می ش]]ود دوام خواه]]د

یافت.نظ]]ارت و کن]]ترل ب]]ر تحوی]]ل و دری]]افت پرون]]ده ه]]ا و مکاتب]]ات از

قسمتهای مختلف تشکیل پرونده ها برابر کدهای تعیین شده در قسمتهای مربوطه شماره گذاری کلیه سوابق ارسالی به بایگانیتحویل گرفتن پرونده ها و نام]]ه ه]]ا از دبیرخان]ه و بررس]ی ش]ماره

صادره آن پرونده برگ شماری و شماره گذاری پرونده های وارد به بایگانیتعویض زونکن های فرسوده و پشت نویس]]ی پرون]]ده ه]]ا و زونکن

ها بررسی زمان امحاء اوراق

فصل ششم

75

ارزشیابی اسناد و امحای اوراق زاید در

سازمان

مقدمه کلی]]ه س]]ازمانها و موسس]]ات در جهت انج]]ام وظ]]ایف و مس]]ئولیتهای قانونی خود ناچار به تولید و نگهداری اطالعات می باشند. این اطالع]]ات در قالب اسناد وم]]دارک س]]ازمانی )کاغ]]ذی ی]]ا الک]]ترونیکی( در س]]ازمان تش]کیل و ج]اری می گ]ردد. اس]ناد و م]دارکی ک]ه در جری]ان فراین]دهای جاری سازمانها ایجاد می گ]]ردد، بع]]د از اتم]]ام فراین]]د مربوط]]ه در جهت اس]]تفاده ب]]ه دالی]]ل مختل]]ف )اداری، م]]دیریتی، ق]]انونی و ...( بایس]]تی درسازمان نگهداری گردد. بنابراین مدریت اسناد و بایگانی به عنوان جزء

76

جدایی ناپذیر در کلیه سازمانها و موسسات همواره مط]]رح ب]]وده اس]]ت. به طوری که در تمامی سازمانها، ب]ه تناس]ب حجم و گس]تردگی فع]الیت

آنها، فضایی به عنوان بایگانی اسناد و اطالعات وجود دارد. در موسسات م]]راقبت بهداش]تی در جری]ان انج]]ام م]]راقبت و درم]]ان بیم]]اران حجم وس]]یعی از اس]]ناد و م]]دارک ب]]ه ص]]ورت روزان]]ه ایج]]اد و نگهداریم یگ ردد. به واسطه وجود محدودیتهای مالی و مح]]دودیت فض]]ا، اغلب موسسات مراقبت بهداشتی قادر به نگهداری اطالعات بهداشتی و درمانی بیماران برای مدت ط]]والنی نیس]]تند در نتیج]]ه بایس]]تی ب]]ه دنب]]ال ایجاد سیاستها و رویه هایی در خصوص زمانبندی نگهداری و امحا پرونده ها و حل این معضل به صورت قانونی بوده و به موازات آن ضروریس]]ت به منظور حل مشکل حجم عظیم مکاتبات و سوابق بایگانی خ]]ود اق]]دام

به استفاده از سیستم های الکترونیکی نمایند. بن]]ابراین مس]]ئولیت موسس]]ات بهداش]]تی درم]]انی می بایس]]ت طب]]ق مجوزهای موجود, در صورت امکان به صورت سالیانه اسناد و یا پرون]]ده ه]ای س]ازمان را بررس]ی نم]]وده و ب]]ا هم]اهنگی و راهنم]]ایی کارش]ناس اسناد دانشگاه مستقر در حوزه ریاست دانشگاه نسبت به امحای اس]]ناد

زائد اقدام نمایند.

تعاریف ارزشیابی ارزشیابی تعیین میزان ضرورت نگهداری اسناد یک سازمان است..1 فرایندی است که براساس آن عم]]ر مفی]]د ه]]ر ردی]]ف از اس]]ناد ی]]ک.2

سازمان مشخص می شود ارزشیابی تالش است به منظور یافتن فواید آتی یک سند .3 ارزشیابی انتخابی اس]]ناد وی]]ژه ب]]رای آرش]]یو ملی و تش]]خیص اوراق.4

امحایی است ارزشیابی عبارت است از تجزیه و تحلیل موضوعی اسناد به منظور.5

تعیین مدت نگهداری آنها برای دستگاه ایجاد کننده

ارزشیابی اسناد به معنای عام جست و جوی فواید یک مقوله است.

77

پنج نكتhhه در ارزشhhيابي اسhhناد بhhراي تشhhخيص امحhhايي بhhودنپرونده ها :

- آيا اسناد به منظور برآوردن اهداف زير مورد نياز هستند؟1- عملكرد اداري- انجام مميزي

- احتياجات قانوني- آيا اين اسناد در مورد خط مشي هاي سازماني است؟2- آيا اين اسناد ارزشهاي تاريخي و پژوهشي دارند؟3 - آيا ق]]انون، دس]]تورالعمل و رويه اي راج]]ع ب]]ه امح]]اي اين س]]ري از4

اسناد موجود است؟ - پيش]]نهادهاي بع]]دي )آي]]ا دلي]]ل ديگ]]ري ب]]راي نگه]]داري اين اس]]ناد5

موجود است؟(نمونه اي از اسناد واجد ارزش :

سوابق سازمانها و وزارتخانه ها - ساختار سازماني مؤسسات - روند رشد و توسعة وظايف، سياستها و فعاليتهاي دستگاهها - روش تدوين قوانين و مقررات و رويه هاي سازماني - گزارش ميزان تأثير برنامه ها و فعاليتهاي دستگاهها  - اسناد مربوط به صاحبان مشاغل مهم  - اسناد مربوط به روابط قدرتها  - سوابقي كه نش]]ان دهن]]دة تم]]ايالت فك]]ري اف]]راد مهم و ب]]ا نف]]وذ  -باشدسوابق جاري اطالعات مهم و روشنگر نكات تاريك برخي حوادث  - اسناد مشاهير  -سوابق محلهاي مشهور  -

78

سوابق رخدادهاي مهم  - سوابق اختراعات و اكتشافات   - اسناد مغاير با عقايد متداول در جامعه  - سوابقي كه از حقوق شهروندي، مالي و قانوني جوام]]ع و دولته]]ا  -

حمايت مي كند اسناد مالكيت، موافقتنامه و قراردادهاي مهم دولتي  - سوابقي كه اطالعات آنها مكمل اطالعات ساير اسناد مي باشد  - سوابقي كه در تحليل هاي آماري مورد استفاده قرار مي گيرد  - تاريخچة دستگاهها  - سوابق فعاليتهاي فرهنگي، اجتماعي، سياسي، علمي و اقتصادي  - اسناد و منابع منحصر به فرد و نسخه هاي كمياب  -اسناد تغيير مرزهاي جغرافيايي   -

جایگاه ارزشیابی در مدیریت اسناد آرشیوها هم]]واره ب]]ه دنب]]ال جم]]ع آوری و تکمی]]ل اطالع]]ات خ]]ود ب]]وده و عمدتا اطالعات یا موارد آرشیوی خودرا از دس]]تگاه ه]]ای دولت ک]]ه منب]]ع اولیه این اسنادمی باشند تأمین می نمایند زیرا تمام اطالعات در دستگاه های دولتی واجد ارزش نگهداری دائمی نیستندو همیشه درمورد ض]]بط و روشهای دریافت اسناد، معضالت و بحثی جدی مطرح است ، ل]]ذا تع]]یین

جایگاه ارزشیابی درمدیریت اسناد مستلزم مراحل یا چرخه زیر است: مرحله ایجاد .1مرحله به کارگری و استفاده .2مرحله امحاء .3 مرحله ایجاد

در این مرحله هدف، کنترل و کاهش تولید اس]]ناد اس]]ت و اهم تعه]]داتیکه برای رسیدن به این هدف الزم است به شرح زیر می باشد:

کنترل و جلوگیری از تکثیر بی رویه اسناد .1کنترل دریافت اسناد .2به کارگیری روشهای استاندارد و متحدالشل در مکاتبات اداری .3

79

استاندارد نمودن فرم نامه ها و کاغذها .4

مرحله بکارگیری و استفاده در این مرحله ، هدف دسترسی آسان به اطالعات و ب]]ه ک]]ارگیری روش های مناسب برای تش]]کیل پرون]]ده،راک]]د س]]ازی اس]]ناد و تهی]]ه تجه]]یزات

مناسب است.

مرحله امحاء در این مرحله هدف از بین بردن اسناد غ]]یر ض]]روری براس]]اس مراح]]ل اداری، یا وجود کنترل شدید در ایجاد اس]]ناد و اتخ]]اذ به]]ترین روش ب]]رای

تشکیل پرونده، و استفاده از مناسب ترین تجهیزات است.درمرحله امحاء وظایف مدیران اسناد به شرح زیر است:

ایجاد واحد بایگانی راکد و تدوین مقررات آن .1 تنظیم دستورالعمل های اج]]رایی ب]]رای م]]دیران قس]]متهای مختل]]ف و جهت.2

انتقال پرونده های راکد به بایگانی تعیین ارزشهای اولیه و استنادی اسناد .3 هم]]اهنگی ب]]ا آرش]]یو ملی جهت ارزش]]یابی ثانوی]]ه و انتق]]ال اس]]ناد واج]]د.4

ارزش دائمی به آرشیو ملی تعیین مدت زمان نگهداری اوراق و پرونده ها در دستگاه .5اخذ مجوز امحاء از شورای آرشیو .6اجرای مصوبات شورای آرشیو، جهت از بین بردن اوراق زائد.7

پرونده های راکد پس از ارزشیابی اگ]]ر واج]]د ارزش باش]]ند اس]]ناد نامیده می شوند و اگر فاقد ارزش باشند اوراق زائد نام دارند.

تئوری های ارزشیابی اسناد

80

نظریه پردازی به ن]ام ش]لینرگ از انگلس]تان، در کت]]اب آرش]یو ن]]وین.1 رشد حجم اسناد دولتی و افزایش جهت وتوس]]عه فع]]الیت دول]]تی را موجب افزایش بیش از حد اسناد دانس]]ته و پیش بی]]نی می کن]]د ک]]ه روش افزایش اسناد به شکل تصاعدی اس]]ت و نگه]]داری آنه]]ا ب]]رای دولتها هزینه های هنگفتنی دارد و از طرف محققان در پیدایش س]]ند و ی]]ا م]]درک م]]وردنظر س]]ردرگم می مانن]]د. ال ایش]]ان ک]]اهش حجم

اسناد و امحاء آن را پس از ارزشیابی پیشنهاد می کنند. نظریه پردازی استرالیایی خانم باربارید دستیابی اسناد و ارزش]]یابی.2

نهارا ج]]زء نخس]]تین وظ]]ایف آرش]یو می دان]]د. وی معتق]]د اس]ت ک]]ه س]وابق راک]]د ب]دون شناس]ایی ب]ه آرش]یو منتق]ل نش]وند، هیچ گون]ه مجموعه ای آرشیوی شکل نگ]]یرد، مگ]]ر این ک]]ه قب]]ل ب]]رای تولی]]د و ایج]]اد س]]ند کن]]ترل انج]]ام ش]]ده و ارزش]]یابی ص]]ورت پ]]ذیرد. وی سیاستهای دریافت اسناد توسط آرشیوها و ادارات را ب]]ا سیاس]]تهای افراد حقیقی که برای مراقبت از اس]]ناد شخص]]ی اس]]ت، مش]]ابه می داند زیرا یک فرد اوراق بی ارزش خودرا در منزل پاالیش و اس]]نادی

را نگهداری می کند که مهم و معتبر باشند. آن ماری شوید تلیش، آرشیویست اس]]ترالیایی معتق]]د اس]]ت پیم]]ان.3

نامه ها و سایر اس]ناد ب]ه خ]اطر ب]رخی فاکتوره]]ای ذاتی شایس]تگی نگهداری دائمی را دارند، این گونه اس]]ناد ب]]ه دالی]]ل اداری و ت]]اریخی

درص]]د95 ت]]ا 90اهمیت نگهداری دارند. به اعتقد این نظری]]ه پ]]رداز ارزش اسناد نگهداری دائمی ندارند و باید طی مراحل امحاء ش]]وند.

درص]]د اس]]ناد، اس]]ناد آرش]]یوی10 ت]]ا 5او معتق]]د اس]]ت ک]]ه فق]]ط محسوب می شوند.

81

وظایف واحد امحاء همکاری با کارشناس اسناد و آرشیو ملی در تشخیص اس]]ناد واح]]د-1

ارزش نگهداری دائمی کمک به سازمانهای دول]]تی در تنظیم ج]]دولهای زم]]انی اوراقی ک]]ه-2

ارزش دائمی ندارند و پیشنهاد تعیین مدت زمان نگهداری آنها تخلیه مرکز بایگانی راکد از اوراق قابل امح]]ا ب]]ا پیش]]نهاد س]]ازمان-3

ایجاد کننده و کسب موافقت و مجوز امحای آنها از آرشیو ملی

منابع و ماخذ1389سرپرست دبیرخانه, عمرزاده حاکم , پاییز -11369آرشیو اهداف وظایف و تشکیالت, سازمان اسناد ملی ایران , آبان -21978مدیریت اسناد و مدارک و فن بایگانی, علیزاده مهرانگیز, سال -31392مبانی مدیریت اسناد, امیرشاهی منوچهر, -4شیوه نامه مکاتبات ریاست جمهوری-5

82

بردار تعالی دبیرخانه ه]ا, کمیت]]ه پیگ]]یری و ارزی]ابی عملک]رد و کمیس]یون-6 ریاس]]ت–تلفی]]ق اجالس م]]دیران دبیرخان]]ه ه]]ای نظ]]ام اداری کش]]ور

1392 اردیبهشت –جمهوری سایتهای مختلف اینترنتی -7

83