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“AÑO DE LA PROMOCIÓN DE LA INDUSTRIA RESPONSABLE Y DEL COMPROMISO CLIMÁTICO”
UNIVERSIDAD NACIONAL DE ANCASH
“SANTIAGO ANTÚNEZ DE MAYOLO”
FACULTAD : ECONOMÍA Y CONTABILIDAD
ESCUELA : ACADÉMICO PROFESIONAL DE CONTABILIDAD
TEMA : QUE ES SISTEMA INFORMATICO, EL PROCESO DE
DATOS Y SUS TRANSACCIONES, IDENTIFICAR LOS COMPONENTES,
ESTRUCTURA, FUNCIONES Y CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE
INFORMACION
ASIGNATURA: DISEÑO DE SISTEMAS DE CONTABILIDAD
COMPUTARIZADO I
DOCENTE : CPC. COCHACHIN SANCHEZ LEONCIO FLORENTINO
INTEGRANTES :
- CAMONES MARZANO JOSEFINA
- CHUQUILLANQUI CHARQUI DANITZA
- MENACHO LOPEZ MAGALY
- RAMIREZ MONTES DIANA
DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES COMPUTARIZADOS I Página
ÍNDICE
PÁG.¿QUÉ ES UN SISTEMA INFORMATICO?
1.1 DEFINICIONES............................................................................................................................................
1.2 DIFERENCIA ENTRE SISTEMA INFORMATICO Y SISTEMA DE INFORMACION...................................
1.3 CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA INFORMÁTICO....................................................................................
EL PROCESO DE DATOS Y SUS TRANSACCIONES
2.1 DEFINICION.................................................................................................................................................
2.2 FUNCIONES ................................................................................................................................................
2.3 APLICACIONES...........................................................................................................................................
2.4 CICLOS DEL PROCESAMIENTO DE DATOS……………………………………………………….................8
2.5 METODOS DE PROCESAMIENTO DE DATOS…………………………………………………………….…10
2.6 OPERACIONES EN EL PROCESAMIENTO DE DATOS……………………………………………………..12
SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES (TRANSACTIONS
PROCESSING SYSTEM - TPS)
3.1 EJEMPLOS DE FUNCIONES CONCRETAS DE UN SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES
13
3.2 PROPIEDADES DEL SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES ...................................
3.3 CARACTERÍSTICAS ESPERADAS DE UN SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE
TRANSACCIONES…………………………………………………………………………………………………..15
COMPONENTES Y ESTRUCTURA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
4.1 COMPONENTES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN......................................................................
4.2 COMPONENTES BÁSICOS DE LOS SISTEMAS.....................................................................................
4.3 ESTRUCTURA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.........................................................................
FUNCIONES Y CLASIFICACIÒN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
5.1 FUNCIONES DE UN SISTEMA DE INFORMACION.................................................................................
5.2 CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION......................................................................
5.3 CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE TRANSFORMACION………………………………………………..26
ANEXOS…………………………………………………………………………………………………………...27
CONCLUSIONES……………………………………………………………………………………………...…29
BIBLIOGRAFIAS………………………………………………………………………………………………….30
DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES COMPUTARIZADOS I Página
INTRODUCCIÓN
Desde el comienzo mismo de la evolución del hombre la información ha jugado un papel
fundamental en la vida de este y ha evolucionado paralela y conjuntamente hasta convertirse en
parte indispensable e indiscutible de nuestra rutina diaria a todos los niveles.
A medida que crecía gradualmente la importancia de la información, también variaba la manera
en que esta se gestionaba y tramitaba, llegando incluso a crear disciplinas estrictamente
destinadas al estudio de la misma, enfatizando esta área como un importante espacio,
necesariamente relacionado a otras disciplinas como son los estudios de administración, por
citar un ejemplo, por lo que ha llegado la gestión de la información a convertirse, en la
actualidad, en una materia enseñada en las universidades y escuelas más grandes y
prestigiosas del planeta, así como en parte indisoluble de la mayoría de las empresas a nivel
mundial.
En el seno del progreso nacieron los Sistemas de Información (SI), siendo estos hasta hoy día
los más favorecidos por las empresas y organizaciones para gestionar su propia información.
Actualmente los Sistemas de Información apoyados en herramientas informáticas han alcanzado
un gran auge, a tal punto de casi desplazar a los tradicionales formatos sobre papel.
Algunos de los elementos más importantes son los datos, la información y el conocimiento;
entidades que suponen la materia prima de los sistemas de información en las organizaciones.
El procesamiento de datos es, en general, "la recolección y manipulación de elementos de datos
para producir información significativa."
Es la Técnica que consiste en la recolección de los datos primarios de entrada, que son
evaluados y ordenados, para obtener información útil, que luego serán analizados por el usuario
final, para que pueda tomar las decisiones o realizar las acciones que estime conveniente.
SISTEMA INFORMATICO
1. ¿QUE ES UN SISTEMA INFORMATICO?
DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES COMPUTARIZADOS I Página
PRIMERA DEFINICION:
Un sistema informático es el conjunto de partes interrelacionadas, hardware, software y de
recursos humanos que permite almacenar y procesar información.
El hardware incluye computadoras o cualquier tipo de dispositivo electrónico inteligente, que
consisten en procesadores, memoria, sistemas de almacenamiento externo, etc.
El software incluye al sistema operativo, y aplicaciones, siendo especialmente importante
los sistemas de gestión de bases de datos.
Por último el soporte humano incluye al personal técnico que crean y mantienen el sistema
(analistas, programadores, operarios, etc.) y a los usuarios que lo utilizan.
SEGUNDA DEFINICION:
Un sistema informático, puede ser definido como un sistema de información que basa la
parte fundamental de su procesamiento, en el empleo de la computación. Un sistema
informático normal emplea un sistema que usa dispositivos que se usan para programar y
almacenar programas y datos.
Si además de la información, es capaz de almacenar y difundir los conocimientos que se
generan sobre cierta temática, tanto dentro, como en el entorno de la entidad, entonces está
en presencia de un sistema de gestión de información y conocimientos. Como utilizador final
emplea esa información en dos actividades fundamentales: la toma de decisiones y el
control.
TERCERA DEFINICION:
En lo que respecta al Sistema Informático, debemos pensar en su eficacia no solo en lo que
respecta a su uso cotidiano, sino también en lo que es el Soporte Técnico, y las
necesidades que posee su Mantenimiento para tener siempre el mismo rendimiento, o bien
la eficiencia que se emplea para poder alcanzar un objetivo o una meta determinada con
dicho sistema en particular.
Es por ello que dentro de un Sistema Informático debemos también analizar en particular los
distintos Subsistemas que nos permitirán elaborar un análisis del rendimiento y eficacia del
mismo:
Subsistema Físico: Relativo a lo que es la parte física del equipo, contemplando el
Hardware y su relación con el usuario
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Subsistema Lógico: Además de analizar cómo funcionan los componentes físicos del
equipo, debemos pensar en las Aplicaciones y los Programas que están instalados en
el sistema.
DIFERENCIA ENTRE SISTEMA INFORMATICO Y SISTEMA DE INFORMACION:
Un sistema informático puede formar parte de un sistema de información; en este último la
información, uso y acceso a la misma, no necesariamente está computarizada.
En un sistema informático se utilizan computadoras para almacenar, procesar y/o
acceder a información.
En un sistema de información se pueden utilizar computadoras, pero no es
necesario. El acceso a la información puede ser físico (por ejemplo, una persona se
encarga de buscar en un archivador).
Tanto el sistema informático como el sistema de información, incluyen a las
personas que acceden o producen información dentro del sistema. Las personas
tienen que capacitarse para entender el funcionamiento y procedimientos que
soporta el sistema.
CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA INFORMATICO:
2. EL PROCESO DE DATOS Y SUS TRANSACCIONES
DEFINICION
El procesamiento de datos es, en general, "la recolección y manipulación de
elementos de datos para producir información significativa."
Es la Técnica que consiste en la recolección de los datos primarios de entrada,
que son evaluados y ordenados, para obtener información útil, que luego serán
analizados por el usuario final, para que pueda tomar las decisiones o realizar las
acciones que estime conveniente.
FUNCIONES DEL PROCESAMIENTO DE DATOS
El procesamiento de datos puede involucrar diversos procesos, entre ellos:
• Validación - Asegurar que los datos suministrados son limpio, correcto y útil.
• Clasificación- Ordena elementos de cierta secuencia y / o en diferentes conjuntos.
• Recapitulación - reducir los detalles de los datos a sus principales puntos.
• Agregación - combinación de múltiples piezas de datos.
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• Análisis- la colección, organización, análisis, interpretación y presentación de
datos.
• Información- lista detallada o resumen de los datos de información computarizada.
CICLOS DEL PROCESAMIENTO DE DATOS
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas:
Entrada de información:
La entrada es el proceso mediante el cual el sistema de información toma los
datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser
manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que proporcionadas en
forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos e información
que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se
denomina interfaces automáticas. Así un sistema de control de clientes podrá
tener una interface automática de entrada con el sistema de facturación, ya que
toma las facturas que genera o elabora el sistema de facturación como entrada al
sistema de control de clientes.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las cintas
magnéticas, los códigos de barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles
al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.
Almacenamiento de información:
El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que
tiene una computadora ya que a través de esta propiedad el sistema puede
recordar la información guardada en la sesión o proceso anterior. Esta información
suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La
unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los
discos flexibles o diskettes y discos compactos (CD – ROM), discos de alta
capacidad (Zip –jaz).
Procesamiento de información:
Es la capacidad del sistema de información para efectuar cálculos de acuerdo con
una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse
con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están
almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de
datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo
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que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una
proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o
balance general de un año base.
Salida de información:
La salida es la capacidad de un sistema de información para sacar la información
procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son
las impresoras, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre
otros. Es importante aclarar que la salida de un sistema de información puede
constituir la entrada a otro sistema de información o modulo. En este caso,
también existe una interface automática de salida.
OPERACIONES EN EL PROCESAMIENTO DE DATOS
Registro
Tiene que ver con la transferencia de los datos a alguna forma de o documento
normalizado en todo el ciclo de procesamiento.
Ejemplo: un profesor anota en su lista los puntos obtenidos por los estudiantes y
al terminar el semestre calcula las notas finales y las anota en su lista. Recibe un
acta y coloca ahí las calificaciones finales, las registra en la hoja de calificaciones
que se envía al estudiante y luego hace entrega del acta a la oficina respectiva.
Duplicación
Consiste en reproducir los datos en muchos documentos o formas.
Ejemplo: se puede registrar un informe mecanografiándolo y al mismo tiempo
sacar copias con papel carbón. En otro caso digitándolo en la computadora luego
imprimir y fotocopiar en documento.
Verificación.
Consiste en comprobar cuidadosamente los datos para evitar cualquier error.
Ejemplo: los informes escritos a máquina se pueden volver a leer para corregirlos.
Separación
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Se separa los datos en varias categorías.
Ejemplo: un grupo de cuestionarios para los estudiantes, se pueden separar
según el sexo o por cursos.
Clasificación
En la organización de los datos en un orden especifico.
Ejemplo: los nombres de la lista telefónica se han clasificado en orden alfabético.
En este caso, los datos son clasificados sin separar. La clasificación también se
puede efectuar después de la separación.
Otro ejemplo: un archivo de registro de empleados contiene nombre, numero del
seguro social y lugar de trabajo. Si hay que clasificar el archivo de acuerdo con el
orden alfabético de los nombres, al "campo del nombre" se le denomina "CLAVE".
Intercalación
Se toman dos o más conjuntos de datos que han sido clasificados con la misma
clave y se resumen para formar un solo conjunto de datos.
Por ejemplo, Dos paquetes de tarjetas clasificadas numéricamente, las mismas
que se están intercalando y archivando en el paquete combinado durante el paso
de las tarjetas. Si las tarjetas tienen el mismo número, una sub-regla determina
cual se debe archivar. Cuando un paquete queda vacío las tarjetas del otro se
colocan al final del paquete combinado.
Calculo
La palabra cálculo se refiere al cómputo, cuenta o investigación que se hace de
algo por medio de operaciones matemáticas. Es la ejecución de cálculos
numéricos sobre los datos.
Recuperación
La recuperación de datos hace referencia a las técnicas empleadas para
recuperar archivos que han sido perdidos o eliminados de algún medio de
almacenamiento.
SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES (TRANSACTIONS
PROCESSING SYSTEM - TPS)
CONCEPTO
DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES COMPUTARIZADOS I Página
o En contabilidad, un sistema de procesamiento de transacciones es el conjunto
organizado de personas, procedimientos, software, base de datos y dispositivos
para registrar no sólo las transacciones y sino también transformaciones internas
efectuadas por una entidad.
En términos informáticos:
o Un sistema de procesamiento de transacciones, es un tipo de sistema de
información diseñado para recolectar, almacenar, modificar y recuperar todo tipo
de información que es generada por las transacciones en una organización.1
o Una transacción es un evento o proceso que genera o modifica la información que
se encuentran eventualmente almacenados en un sistema de información.
FUNCIONES CONCRETAS DE UN SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE
TRANSACCIONES
Un sistema de procesamiento de transacciones debe ser capaz de:
Mantener la seguridad y consistencia de los datos involucrados. Por ejemplo,
un cliente transfiere dinero de una cuenta a otra cuenta dentro de un mismo
banco; la cantidad de dinero que se descuenta de la cuenta emisora debe ser
igual a la que se suma en la cuenta receptora.
Enmendar cualquier error ocurrido durante una transacción, pudiendo
deshacer las operaciones realizadas, manteniendo los datos tal cual estaban
antes del error.
Controlar y administrar múltiples transacciones, determinando prioridades entre
éstas. Por ejemplo, un cliente está haciendo la reserva de un asiento en un
vuelo, dicho asiento debe ser bloqueado temporalmente hasta que se concrete
1 Sistema de procesamiento de transacciones. www.carlosleopoldo.com / Definición de Sistema transaccional. Diccionario informático
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la transacción, porque otro cliente podría estar queriendo reservar el mismo
asiento en el mismo momento.
PROPIEDADES DE LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES
Automatizan tareas operativas en una organización, permitiendo ahorrar en
personal.
Suelen dirigirse especialmente al área de ventas, finanzas, mercadotecnia,
administración y recursos humanos.
Generalmente son los primeros sistemas de información que se implementan en
una organización.
Sus cálculos y procesos suelen ser simples.
Por lo común se utilizan para cargar grandes bases de datos.
Los beneficios de este tipo de sistemas en una organización son rápidamente
visibles.
Estos sistemas son optimizados para almacenar grandes volúmenes de datos,
pero no para analizar los mismos.
CARACTERÍSTICAS ESPERADAS DE UN SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE
TRANSACCIONES
Rapidez: deben ser capaces de responder rápidamente, en general la respuesta
no debe ser mayor a un par de segundos.
Fiabilidad: deben ser altamente fiables, de lo contrario podría afectar a clientes,
al negocio, a la reputación de la organización, etc. En caso de fallas, debe tener
mecanismos de recuperación y de respaldo de datos.
Inflexibilidad: no pueden aceptar información distinta a la establecida. Por
ejemplo, el sistema transaccional de una aerolínea debe aceptar reservaciones
de múltiples agencias de viajes. Cada reservación debe contener los mismos
datos obligatorios, con determinadas características.
Procesamiento controlado: El procesamiento debe apoyar las operaciones de la
organización. Por ejemplo, si una organización establece roles y
responsabilidades para determinados empleados, entonces este debe
mantener y reforzar este requisito.
MARCO CONCEPTUAL
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Dato:
Es un símbolo lingüístico o numérico que representa ya sea algo concreto como
abstracto. "1, 2, 3" son datos. En el momento de enlazar datos. como por ejemplo,
"1, 2, 3" = "ventas diarias de enero 1, 2,3", los datos se convierten en información.
Es la representación de la observación de un atributo cualquiera sin ninguna clase
de proceso. Es decir que si se observa algo (señales, atributos), esa observación
es para el observador un dato. Hay que separar el concepto de dato del concepto
de información. El dato implica la observación pura, dato es la simple observación
de un hecho.
Sistema:
Es el conjunto de individuos, objetos, etc. Interrelacionados que concurren a un mismo
fin, es decir, que realizan una misma función con un mismo propósito. Los integrantes
se modifican entre sí, y los agentes externos modifican al sistema.
Procesamiento:
Esta es la acción (cualquiera que sea), que se ejecuta, en este caso sobre los datos, y
que logra en ellos una transformación.
Procesamiento de Datos:
Es cualquier ordenación o tratamiento de datos, o los elementos básicos de
información, mediante el empleo de un sistema.
3. COMPONENTES Y ESTRUCTURA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
COMPONENTES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Las partes básicas de los componentes o atributos de los sistemas de información
básicamente son dos, los físicos y los humanos.
Los físicos, como la misma palabra lo dice son aquellos que son las partes como las
maquinas, encargadas de el almacenaje, la velocidad del procesamiento, y de
lograr más información Vs. Tiempo en el sistema.
En cambio la parte humana es simplemente la que se encarga del análisis y de
controlar el sistema.
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COMPONENTES BÁSICOS DE LOS SISTEMAS
Elementos: son las unidades u objetos que forman el sistema.
Relaciones entre elementos: son los lazos que unen los elementos (u objetos)
entre sí. Alguna forma de interacción o interdependencia.
Objetivo: Los objetivos son necesarios para poder medir la efectividad de los
sistemas.
Entorno: se refiere al conjunto de objetos exteriores que rodean, contienen o
influyen al sistema.
Límites: los límites del sistema determinan cuáles sistemas se consideran bajo
control. Es la frontera entre lo que es el sistema y lo que constituye su entorno.
o Entre el sistema y el entorno no hay líneas claras de separación.
o La viabilidad o supervivencia de un sistema depende de su capacidad
de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del
entorno.
Entradas: son los elementos que ingresan al sistema desde el entorno. La
entrada puede ser en forma de información, energía o de materiales.
o Información: La información proporciona orientación, instrucción y
conocimiento con respecto a algo, permitiendo planear y programar el
comportamiento o funcionamiento del sistema.
o Energía: se utiliza para mover y dinamizar el sistema, haciéndolo
funcionar.
Materiales: son los recursos a ser utilizados por el sistema como medios para
producir las salidas (productos o servicios).
o Operacionales: cuando son utilizados para transformar o convertir otros
recursos (por ej. máquinas, equipos, instalaciones, herramientas,
instrucciones, utensilios)
Productivos: (o materias primas) cuando se transforman o convierten en
salidas (esto es, en productos o servicios).
Procesamiento: es el mecanismo que produce cambios, convirtiendo los
elementos de entrada en elementos de salidas, agregando valor y utilidad a
aquellos.
Salidas: son los resultados del proceso de transformación. Pueden ser
resultados o beneficios que, volcados en el medio, influirán sobre él y
generarán nuevas entradas al sistema.
Es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema.
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Las salidas deben ser congruentes con el objetivo del sistema.
Retroalimentación: Es la función del sistema que tiende a comparar la salida
con un criterio o un estándar previamente establecido. La retroalimentación
tiene por objetivo el control del sistema.
Es un subsistema planeado para "sentir" la salida (registrando su intensidad o
calidad) y compararla con un estándar, patrón o criterio preestablecido.
Los desvíos de la salida en relación con lo planeado, proyectado o esperado,
deben ser medidos a través de medios previamente programados.
La retroalimentación se encarga de regular la entrada, para que la salida se
aproxime al estándar establecido
Las principales funciones de la retroalimentación son:
a) controlar la salida enviando mensajes al regulador de entrada;
b) mantener un estado relativamente estable del sistema cuando se enfrenta
con variables externas que pueden ocasionar su fluctuación;
c) aumentar la probabilidad de que el sistema sobreviva frente a las
presiones externas.
Podemos identificar dos tipos de retroalimentación: la positiva y la negativa.
a) Retroalimentación positiva: es la acción estimuladora de la salida que
actúa sobre la entrada del sistema
b) La señal de salida amplifica y refuerza la señal de entrada.
c) Retroalimentación negativa: es la acción que frena e inhibe la salida y que
actúa sobre la entrada del sistema
d) La señal de salida disminuye e inhibe la señal de entrada.
ESTRUCTURA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Un S.I. completo para una organización es un instrumento enormemente complejo
que está constituido por un gran número de partes, o subsistemas, que
interaccionan unos con otros en grado diferente y cuya estructuración tiene
simultáneamente una dimensión vertical y horizontal.
Es simplemente tener los sub-sistemas en orden. Este cabe aclarar es el concepto
más simple que hay de la estructura de los sistemas.
Aunque también hay otro concepto como este, podemos estructurar un Sistema de
Información como una red de centros de información asociados a las unidades
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funcionales de la empresa dependiendo de los flujos de datos e información se crea
una red de información entre los diferentes unidades funcionales de la organización
lo que nos lleva a la estructura de un sistema de información.
Estructura de los SI: Organigrama de un departamento de informática
ESTRUCTURA VERTICAL
En su dimensión vertical el S.I. tiene distintos niveles jerárquicos:
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o Nivel operacional: donde se manejan procedimientos de rutina
relacionados con las distintas actividades de la organización. En este
nivel tiene lugar el grueso del tratamiento de datos y el sistema
mantiene vínculos estrechos con los procesos físicos realizados por la
organización.
o Nivel táctico: donde se adoptan decisiones concretas, a corto plazo
basadas en información elaborada a partir de datos transaccionales o
procedentes de fuentes externas formalizadas.
Las decisiones tomadas a nivel táctico se implementan generalmente a través
de la parte operacional del S.I. mediante un procedimiento automatizado en un
S.I. integrado o a través de medios más informales en otros casos.
o Nivel estratégico: se implementan decisiones más amplias, a mayor
plazo, apoyadas menos en información formal procedente de datos
transaccionales y que dependen en gran medida de fuentes de
información externa.
ESTRUCTURA HORIZONTAL
En su estructura horizontal, y dentro de cada uno de los niveles anteriores, las
funciones se subdividen en aplicaciones o procedimientos (subsistemas). Por
ejemplo, el nivel operativo de una empresa de fabricación incluiría subsistemas
de pedidos, control de inventario.
Estos subsistemas pueden estar directamente conectados unos con otros
aportando un alto grado de integración o por el contrario pueden estar
concebidos bajo un enfoque separado o autónomo que contempla cada
aplicación o procedimiento de manera separada e independiente de los
restantes procedimientos de la organización. En cualquier caso, el grado de
integración entre subsistemas es una cuestión principal en el diseño de un S.I.
Un sistema integrado M.I.S. (Management Information System) es aquel que
tiene un alto grado de coordinación, con entradas y salidas rígidamente
establecidas, teniendo en cuenta los efectos de un subsistema sobre los otros
y en el que los recursos son ampliamente compartidos.
4. FUNCIONES Y CLASIFICACIÒN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
FUNCIONES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
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Los sistemas de información difieren en sus tipos de entradas y salidas, en el tipo de
procesamientos y en su estructura. Estos elementos están determinados por el
propósito u objetivos del sistema, el cual es establecido a su vez, por la organización,
en todos ellos podemos encontrar un conjunto de funciones que, según Senn, son las
siguientes:
1. PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES: La cual consiste en capturar o
recolectar, clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados
por las transacciones, que tienen lugar durante la realización de actividades en la
organización.
2. DEFINICIÓN DE ARCHIVOS: Consiste en almacenar los datos capturados por el
procesamiento de transacciones, de acuerdo a una estructura u organización de
almacenamiento adecuado (base de datos o archivo) un método que facilite su
almacenamiento, actualización y acceso, y un dispositivo apropiado de
almacenamiento (disco, cintas, diskettes, y otros).
3. MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS: Los archivos o bases de datos del sistema
deben mantener actualizados. Las operaciones básicas de mantenimiento son la
inserción, la modificación y la eliminación de datos en los medios de
almacenamiento.
4. GENERACIÓN DE REPORTES: La realización de esta función es esencial para el
sistema de información, ella se encarga de producir la información requerida y
trasmitirla a los puntos o centros de información que la soliciten. Esta transmisión
de información se puede efectuar mediante el movimiento físico de los elementos
de almacenamiento (papel, cintas magnéticas, diskettes, y otros) o mediante la
comunicación de señales eléctricas digitales o analógicas a dispositivos
receptores (terminales, convertidores, estaciones remotas u otro computador).
Los reportes que genera el sistema de información se clasifican en:
a) Reportes de errores: Proporcionan información sobre los errores que
ocurren y se detectan durante el procesamiento de transacciones.
b) Reportes de actividades: Proporcionan información sobre las actividades
elementos de la organización. No están orientados a la toma de decisiones.
Por ejemplo. Listados de empleados, listados de inventarios de piezas, y
otros.
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c) Reportes regulares: Están orientados a la toma de decisiones. Se preparan
a intervalos definidos de tiempo y en un formato fijo, por lo que se pueden
generar automáticamente.
d) Reporte de excepción: Útiles para controlar situaciones anormales pues
señalar la ocurrencia de condiciones "fuera de limite". Tienen un formato
predefinido y se pueden generar automáticamente bajo solicitud o cuando
ocurra la condición anormal.
e) Reportes no planeados: Requeridos eventualmente para la toma de
decisiones. Se generan cuando se solicitan y pueden tener un formato
predefinido.
f) Reportes especiales: Requeridos generalmente una sola vez con fines de
analizar situaciones o resolver problemas involucran el uso de modelos que
respondan a interrogantes del tipo "que ocurre si…" No tienen formato
predefinido y pueden o no generarse automáticamente. Los dos primeros
reportes son producidos por los subsistemas de procesamiento de
transacciones, mientras que los restantes los producen los subsistemas de
procesamientos de información.
5. PROCESAMIENTOS DE CONSULTAS: Parte de la información requerida por los
usuarios responde a interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas son
generalmente cortas por lo que no requiere un formato complejo como el de los
reportes. Estas interrogantes reciben el nombre de consultas interactivas y
constituyen un medio directo de comunicación hombre-máquina. Esta función es
generalmente ejecutada por los subsistemas de administración de datos, que
facilita el acceso a los datos y de procesamiento de información. La mayoría de
Sistemas de Manejo de Bases de Datos que existen, poseen una herramienta que
facilita la realización de esta función, denominada lenguaje de consultas o de
interrogación o lenguajes para el diálogo hombre-máquina.
6. MANTENIMIENTO DE LA INTEGRIDAD DE LOS DATOS: Los datos mantenidos
por el sistema de información deben ser confiables y veraces por lo que una de
sus funciones debe garantizar la integridad de tales datos y protegerlos contra
accesos indebidos o no autorizados y contra modificaciones mal intencionado.
CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
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Una organización generalmente posee más de un tipo de sistemas de información,
cada uno de ellos tiene sus propias características y cada uno juega un rol fundamental
en el logro de la satisfacción de necesidades de información de dicha organización.
La mayoría de estos sistemas están interrelaciones, no necesariamente integrados,
bien en forma directa en respuesta a los requerimientos de sus diseños, o en forma
indirecta debido a la comunicación formal o informal de información entre ellos.
Varios Autores: Burch & Strater, Davis, Philippakis & Kazmier y Lucas, aceptan la
existencia de dos tipos de sistemas de información en cualquier organización:
1. SISTEMA DE INFORMACIÓN FORMAL: Basados en un conjunto de normas,
estándares y procesamientos que permiten que la información se genere y llegue
a quien la necesita en el momento deseado. La información formal puede ser
producida por el computador.
2. SISTEMA DE COMUNICACIÓN INFORMAL: Están basados en la comunicación
no formalizada ni predefinida entre las personas de la organización. Este tipo de
sistema no tiene estructuras y no sigue normas o procesamientos establecidos
porque su información puede ser bastante imprecisa, irregular e incierta,
imposibilitándose así el procesamiento automático.
3. SISTEMAS DE COMUNICACIÓN: Transmiten información entre diferentes
subsistemas de una organización. Estos subsistemas pueden ser personas de la
organización o equipos electrónicos (computadores, terminales, impresoras, teles,
entre otros). La información producida como salida por uno o varios de estos
subsistemas puede ser utilizada como datos de entrada por otros de ellos, por lo
que la interfase entre dos subsistemas es el mensaje que se trasmite. Se
establece se este modo toda una red de comunicación de información entre los
diferentes subsistemas de la organización. El objetivo de esta red es impartir
conocimiento, pensamientos, ideas, percepciones, propiedades, órdenes y datos
organizados entre los subsistemas que lo componen.
4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN INFORMAL: Es una red no estructurada de
comunicación informal entre personas dentro o en el ambiente de la organización.
Este tipo de sistemas surge del contacto entre las personas orientadas a
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satisfacer sus necesidades de información relativas al trabajo o hacia el deseo de
todo individuo de conocer lo que ocurre en el ambiente (rumores, chismes, entre
otros). No tiene un objetivo definido, aunque puede ser utilizado como medio muy
eficiente, pero poco confiable, de transmisión y divulgación de información útil a la
organización.
5. SISTEMAS DE INFORMACIÓN ORGANIZACIONAL: Formados por los flujos o
canales de información que transmiten mensajes entre los diferentes niveles de
planificación, pasando por los de control, hasta los operacionales. El sentido de la
comunicación puede ser de arriba hacia abajo o viceversa. Los mensajes
trasmitidos están relacionados con los objetivos, metas, planes políticas,
procedimientos, normas, estándares, directivas e instrucciones u órdenes para
ejecutar las tareas de la organización (sentido de arriba hacia abajo). Así como
con los resultados, rendimiento, alcance, productividad, entre otros. Originados al
ejecutar la tareas (sentido de abajo hacia arriba).
Por consiguiente, el objetivo de este tipo sistema de información es trasmitir las
directivas organizacionales desde los niveles gerenciales hacia los operativos y
proveer la información de realimentación necesaria para controlar la organización.
La comunicación en este tipo de sistemas es de tipo verbal o escrita por lo que la
automatización de información organizacional es difícil y quizás necesaria.
6. SISTEMAS DE INFORMACIÓN OPERATIVOS: Son definidos como sistemas de
información que recogen, mantienen y procesan los datos ocasionados por la
realización de operaciones básicas en el de preparar y mantener los registros de
datos originados por las operaciones elementales (rutinarias) de la organización.
Ejemplo de ello son los sistemas de nóminas de pago, los sistemas de
contabilidad, los sistemas de adquisición de datos y los sistemas de reservación
de pasajes. El carácter rutinario de las operaciones de una organización hace que
este tipo de sistema pueda ser fácilmente automatizado. De hecho una gran
mayoría de sistemas de información que existe, en la actualidad, corresponden a
este tipo.
7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL: Es un tipo de sistema que
proporciona la información necesaria para que gerentes o directivos puedan
ejecutar los procesos de toma de decisiones y solución de problemas en una
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organización. El objetivo de este tipo de sistemas es proporcionar a los gerentes
información confiable a tiempo y completa, relacionada con el rendimiento y
estado de la organización.
Muy a menudo, los datos de entrada de este sistema son producidos por el
sistema de información operario, el cual, a su vez puede ser subconjunto del
sistema de información gerencial.
Las salidas del sistema están constituidas fundamentalmente por 2 tipos de
reporte:
a. Reporte de Actividad, necesarios para determinar el rendimiento de las
actividades que toman lugar en la organización durante un cierto periodo de
tiempo (Ej. Reporte de Ejecución Presupuestaria, Reporte de Ventas,
Estados de Ganancia y Pérdidas, entre otros).
b. Reporte de Estado, utilizados para determinar las condiciones de los
diferentes subsistemas o elementos de la organización en un momento dado
de tiempo (Ej. Balance General, Listado de Inventario, Listado de Empleados,
Estadísticas, entre otros).
8. SISTEMAS DE APOYO PARA LA TOMA DE DECISIONES: Es un tipo muy
especial de sistema de información caracterizado por procesar datos para realizar
automáticamente parte o el proceso de toma de decisiones e indicar la acción que
se debe tomar para mantener a la organización dentro de condiciones normales
de funcionamiento. En el área gerencial su objetivo es ayudar al gerente en el
proceso de toma de decisiones permitiéndole evaluar, mediante el uso de
modelos automatizados de decisión, control, simulación, entre otras diferentes
alternativas.
9. SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE DATOS: El procesamiento de datos es
parte fundamental e implicar de la mayoría de sistemas de información discutidos
anteriormente. Sin embargo, existe un tipo de sistema de información cuyo
objetivo exclusivo es transformar datos en información fácil de entender y utilizar
la información producida puede ser utilizada por el usuario, con algún fin
específico, en la realización de sus tareas o actividades. Este tipo de sistemas
recibe el nombre de sistema de procesamiento de datos. Algunos de los más
conocidos son los sistemas de análisis de datos estadísticos (SAS, SPSS, y
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otros), y los procesadores de texto o palabras (WORDSTAR, RUN OFF,
EASYWRITER, entre otros).
CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
Un sistema de información al igual que los seres vivientes muestra un proceso de
nacimiento y muerte bien definido.
ANEXOS
SISTEMA INFORMATICO
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CICLOS DE TRANSFORMACION DE DATOS
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CONCLUSION
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Un sistema informático puede formar parte de un sistema de información; en este último la
información, uso y acceso a la misma, no necesariamente está informatizada. Por ejemplo, el
sistema de archivo de libros de una biblioteca y su actividad en general es un sistema de
información. Si dentro del sistema de información hay computadoras que ayudan en la tarea de
organizar la biblioteca, entonces ese es un sistema informático.
En un sistema informático se utilizan computadoras para almacenar, procesar y/o acceder a
información.
En un sistema de información se pueden utilizar computadoras, pero no es necesario. El acceso
a la información puede ser físico (por ejemplo, una persona se encarga de buscar en un
archivador).
Tanto el sistema informático como el sistema de información, incluyen a las personas que
acceden o producen información dentro del sistema. Las personas tienen que capacitarse para
entender el funcionamiento y procedimientos que soporta sistema.
Ambos sistemas tienen un propósito. Por ejemplo, gestionar el acceso y distribución de libros
una biblioteca, administrar la entrada/salida de mercadería, personal y otros recursos de un
comercio, etc.
BIBLIOGRAFÍA
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