tugas kp

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Umum

Perkembangan ekonomi di Indonesia pada saat ini sudah cukup pesat, hal ini

sedikit banyak ditandai dengan banyak bermunculannya bidang-bidang usaha yang

baru didirikan. Tentunya, kemunculan usaha-usaha baru ini cukup dapat mengatasi

permasalahan yang selalu muncul dan menjadi topik utama di negeri ini, yaitu

semakin bertambahnya pengangguran. Permasalahan tersebut dapat di atasi karena

munculnya usaha-usaha baru dan yang pasti usaha-usaha baru tersebut memerlukan

sumber daya manusia. Jadi usaha baru tersebut dapat menampung jumlah

pengangguran yang selalu bertambah setiap tahunnya.

Bidang usaha yang bermunculan saat ini antara lain adalah perusahaan yang

bergerak di bidang perdagangan,maupun bidang usaha yang cukup besar yaitu

industri serta bidang usaha yang lainnya.

Sebagai dampak dari kemunculan adanya usaha yang baru muncul saat ini,

tentunya setiap perusahaan melakukan berbagai upaya untuk membuat perusahaan

tersebut tetap eksis, berkembang, dan yang pasti agar dapat bersaing dengan

perusahaan-perusahaan lainnya. Untuk melakukan berbagai upaya tersebut tentunya

memerlukan biaya yang tidak sedikit, karena untuk mengatasinya perusahaan

memerlukan adanya perbaikan sistem, pengembangan sistem, bahkan mungkin

pembuatan sistem yang baru.

2

Untuk mengatasi permasalahan pada sistem penjualan produk pada TB.

Cibolang Jaya tentunya diperlukan pengembangan serta pembuatan sistem yang baru,

khususnya sistem penjualan. Judul dari tugas yang penulis uraikan berikut adalah

“Analisa Sistem Berjalan Pada TB. Cibolang Jaya”.

1.2. Maksud dan Tujuan

Maksud dari penulisan laporan ini adalah untuk mengembangkan kemampuan

dan menerapkan ilmu pengetahuan yang telah penulis terima selama mengikuti

perkuliahan.

Sedangkan tujuan dari penulisan laporan ini yaitu untuk memenuhi syarat

kelulusan mata kuliah Metoda Penelitian pada jurusan Komputer Akuntansi Akademi

Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK BSI) Sukabumi.

1.3. Metode Penelitian

Untuk memperoleh data yang akurat dalam penulisan laporan ini, maka

penulisan ini menggunakan 2 metode sebagai sarana untuk membantu serta

memudahkan dalam penyusunan laporan. Dua macam metode yang digunakan yaitu:

1. Metode Pengamatan (Observasi)

Observasi dilakukan dengan cara pengamatan langsung ke lokasi sumber

informasi terkait untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam penulisan.

3

2. Metode Wawancara (Interview)

Wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan cara mengajukan

pertanyaan-pertanyaan langsung kepada narasumber yang terkait dengan

permasalahan.

3. Studi Pustaka (Library Research)

Dalam penulisan tugas ini selain mengambil dari metode observasi dan metode

wawancara diatas penulis juga mengambil alternatif lain, dimana penulis mencari

referensi lain dari sumber-sumber yang bersangkutan berupa buku-buku yang

mendukung penulisan.

1.4. Ruang Lingkup

Dalam penyusunan laporan ini membahas permasalahan mengenai sistem

persediaan barang pada TB.Cibolang Jaya mulai dari penerimaan pesanan dari

pembeli, pembuatan nota pengambilan barang, pencatatan pengambilan barang dan

pembuatan laporan stock barang.

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan tugas ini disajikan secara ringkas dan disusun dalam

beberapa bab, dimana masing-masing bab akan menjelaskan hal-hal sebagai berikut:

4

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis menjelaskan gambaran umum tentang maksud

dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup, serta sistematika

penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Dalam bab ini penulis membahas mengenai konsep dasar sistem serta

peralatan pendukung (Tool System) dari sistem penjualan.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Dalam bab ini penulis menjelaskan pengertian secara umum tinjauan

perusahaan yang terdiri dari sejarah berdirinya perusahaan dan struktur

organisasi serta fungsi-fungsi yang ada di dalamnya, prosedur sistem

berjalan, diagram alir data sistem berjalan, kamus data sistem berjalan,

spesifikasi sistem berjalan, permasalahan serta alternatif pemecahan

masalah.

BAB IV PENUTUP

Dalam bab ini berisikan kesimpulan-kesimpulan yang diambil dari

rangkuman tiap bab, dan saran-saran yang penulis buat demi

kelancaran sistem yang lebih baik dengan analisa sistem yang

dirancang.

5

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Sebelum digunakannya komputer sebagai alat pengolah data, kegiatan

pengolahan data masih dilakukan secara manual dan dirasakan banyak kelemahan-

kelemahan yang terjadi. Kebutuhan alat informasi yang cepat dan akurat tidak dapat

dipenuhi oleh sistem manual sehingga diperlukan suatu sistem informasi yang dapat

mengatasi kelemahan-kelemahan dalam sistem manual. Dalam peulisan Metode

Penelitian ini akan diberikan beberapa pengertian yang berkaitan dengan judul

Metode Penelitian yang diajukan. Kata sistem berasal dari bahasa yunani yaitu

“Sistema” yang artinya “Kesatuan” suatu sistem dapat terdiri dari beberapa

subsistem-subsistem yang membentuk suatu kesatuan yang saling berhubungan

sehingga sasaran atau tujuan sistem tersebut dapat tercapai.

2.1.1 Pengertian Sistem Informasi

Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam Jogiyanto

mengemukakan bahwa ”sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi

yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak

luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan” (2001:11).

6

Ladjamudin mengemukakan “Sistem merupakan bagian-bagian yang saling

berkaitan dan beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau

maksud”(2005:3).

Jadi kesimpulan dari pengertian dasar informasi adalah data yang diolah

menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

2.1.2 Pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Menurut Gordon B. Davis dalam Jogiyanto “sistem informasi manajemen

adalah sistem manusia atau mesin yang terpadu guna menyajikan informasi untuk

mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan didalam suatu

organisasi” (2005:15).

Pengertian sistem informasi manajemen menurut Jogiyanto adalah

“lingkungan luar sistem informasi dapat berupa suatu di luar sistem informasi ini

tetapi masih di lingkungan perusahaannya atau suatu di luar perusahaannya”

(2003:54).

Ada beberapa definisi sistem informasi manajemen, yang dapat dirangkum adalah:

1. Kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi,

2. Menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.

Jadi sistem informasi manajemen adalah suatu sistem yang melakukan fungsi-

fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi

organisasi.

7

2.1.3. Karakteristik Sistem

Sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang

mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Karakteristik

sistem yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1. Komponen Sistem (Component)

Suatu sistem terdiri dari sebuah komponen-komponen yang saling

berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan.

2. Batasan Sistem (Boundary)

Batasan sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara sistem

dengan sistem yang lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem bentuk apapun yang ada diluar batasan

sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut lingkungan luar sistem ada

yang bersifat menguntungkan dan ada yang bersifat merugikan.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem

dengan subsistem lainnya.

5. Masukan Sistem (Input)

Masukan adalah energi yang dimasukan kedalam sistem, yang dapat berupa

pemeliharaan (Maitenance Input) dan sinyal (Signal Input). Maitenance input

adalah energi yang dimasukan agar sistem tersebut dapat beroperasi, sedangkan

signal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.

8

6. Keluaran Sistem (Output)

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang

berguna. Keluaran merupakan masukan bagi subsistem yang lainnya.

7. Pengolahan Sistem (Process)

Proses merupakan suatu kegiatan yang merubah masukan menjadi keluaran.

Sebagai contoh sistem akuntansi. Sistem ini mengolah data transaksi menjadi

laporan-laporan yang di butuhkan oleh pihak manajemen.

8. Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik

dan suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran dan tujuan yang

telah direncanakan.

2.1.4 Klasifikasi Sistem

Sistem merupakan suatu bentuk intergrasi antar satu komponen dengan

komponen lainnya, karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus

yang ada didalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan dari

beberapa sudut pandang, yaitu:

1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak

tampak secara fisik, misalnya sistem teologi yaitu sistem yang berhubungan tentang

hubungan manusia dengan Tuhan, sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada

secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan dan lain

sebagainya.

9

2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat

oleh manusia, contohnya perputaran bumi, sedangkan sistem buatan manusia

adalah sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan komputer, contohnya

sistem informasi manusia dengan komputer.

3. Sistem Determistik dan Sistem Probabilistic

Sistem Determistik (Sistem Tertentu) adalah sistem yang dapat diramalkan

atau diketahui keadaannya, misalnya sistem komputer, sedangkan sistem

probabilistic adalah sistem yang tidak dapat diprediksi, misalnya Sistem Informasi

Cuaca.

4. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh

oleh lingkungan luar, Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan

dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.

2.1.5 Daur Hidup Sistem

Siklus hidup sistem (system life cycle) adalah proses evolusioner yang diikuti

dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. Siklus hidup

sistem terdiri dari serangkaian tugas yang erat mengikuti langkah-langkah pendekatan

sistem, karena tugas-tugas tersebut mengikuti pola yang teratur dan dilakukan secara

top down. Siklus hidup sistem sering disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall

approach) bagi pembangunan dan pengembangan sistem.

10

Pembangunan sistem hanyalah salah satu dari rangkaian daur hidup suatu

sistem. Meskipun demikian proses ini merupakan aspek yang sangat penting. Di

samping itu terdapat beberapa tahapan dari daur hidup suatu sistem, antara lain:

1. Mengenali Adanya Kebutuhan

Sebelum segala sesuatunya terjadi, timbul suatu kebutuhan atau problem yang

harus dapat dikenali sebagaimana adanya. Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil

perkembangan dari organisasi dan volume yang mengikat melebihi kapasitas dari

sistem yang ada.

2. Pembangunan Sistem

Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisa

kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi

kebutuhan tersebut.

3. Pemasangan Sistem

Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting pula dalam daur hidup

sistem, dimana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional

terjadi pemasangan sistem yang sebenarnya, yang merupakan langkah akhir dari

suatu pembangunan sistem.

4. Pengoperasian Sistem

Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang

membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis, sedangkan organisasi-

organisasi yang ditunjang dengan sistem informasi tadi akan selalu mengalami

perubahan-perubahan dan itu dapat disebabkan oleh pertumbuhan kegiatan bisnis,

11

perubahan aturan dan kebijaksanaan ataupun kemajuan teknologi. Untuk

mengatasi perubahan-perubahan tersebut, maka sistem harus diperbaharui.

2.1.6 Pelaku Sistem

1. Pemakai

Pada umumnya ada tiga jenis yaitu pemakai, operasional, pengawas dan

eksekutif.

2. Manajemen

Umumnya terdiri dari tiga jenis manajemen, yaitu manajemen pemakai yang

bertugas menangani pemakaian dimana sistem baru diterapkan, manajemen sistem

yang terlibat dalam pengembangan sistem itu sendiri dan manajemen umum yang

terlibat dalam strategi perencanaan sistem dan sistem pendukung pengambilan

keputusan. Kelompok manajemen biasanya terlibat dengan keputusan yang

berhubungan dengan orang, waktu dan uang, misalnya:

“Sistem tersebut harus mampu melakukan fungsi x,y,z, selain itu harus

dikembangkan dalam waktu enam bulan dengan melibatkan programmer dari

departemen w, dengan biaya sebesar x”.

3. Pemeriksa

Ukuran dan kerumitan sistem yang dikerjakan dan bentuk alami organisasi

dimana sistem tersebut diimplementasikan dapat menentukan kesimpulan perlu

tidaknya pemeriksa. Pemeriksa biasanya menentukan segala sesuatunya

berdasarkan ukuran-ukuran standar yang dikembangkan pada banyak perusahaan

sejenis.

12

4. Penganalisa sistem

Fungsi-fungsinya antara lain sebagai:

a. Arkeolog yaitu yang menelusuri bagaimana sebenarnya sistem lama berjalan,

bagaimana sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem

lama.

b. Inovator yaitu yang membantu mengembangkan dan membuka wawasan

pemakai bagi kemungkinan-kemungkinan lain.

c. Mediator yaitu yang menjalankan fungsi komunikasi dari semua level, antara

lain pemakai, manajer, programmer, pemeriksa dan pelaku sistem yang lainnya

yang mungkin belum punya sikap dan cara pandang yang sama.

d. Pimpinan proyek yaitu penganalisa sistem haruslah personil yang lebih

berpengalaman dari programmer atau desainer. Selain itu mengingat

penganalisa sistem umumnya ditetapkan terlebih dahulu dalam suatu pekerjaan

sebelum yang lain bekerja, adalah hal yang wajar jika penanggung jawab

pekerjaan menjadi porsi penganalisa sistem.

5. Pendesain sistem

Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem berupa kebutuhan

pemakai yang tidak berorientasi pada teknologi tertentu, yang kemudian

ditransformasikan ke desain arsitektur tingkat tinggi dan dapat diformulasikan oleh

programmer.

6. Programmer

Mengerjakan dalam bentuk program dari hasil desain yang telah diterima dari

pendesain.

13

7. Personil pengoperasian

Bertugas dan bertanggungjawab di pusat komputer misalnya jaringan,

keamanan perangkat keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan dan backup.

Pelaku ini mungkin tidak diperlukan bila sistem yang berjalan tidak besar dan

tidak membutuhkan klasifikasi khusus untuk menjalankan sistem.

2.1.7 Pengertian Penjualan

Menurut Winardi. dalam bukunya Pengantar Manajemen Penjualan, (2001)

menyatakan bahwa “Penjualan merupakan seni mempengaruhi atau mempersuasi

orang-orang untuk melakukan hal-hal yang diinginkan oleh para tenaga penjual”.

Kebanyakan orang salah mengartikan atau salah menafsirkan dan menganggap bahwa

pemasaran sama dengan penjualan dan promosi, penjualan ialah puncak dari

pemasaran. Penjualan hanya merupakan salah satu fungsi pemasaran.

Menurut Carlton A. Pederson, Milburn D. Wright, Barton A., Weitz Selling

dalam bukunya Principle and Methode seven edition (2003:19) definisi penjualan

ialah “Proses dimana penjual memastikan mengaktifasi dan memuaskan kebutuhan

atau keinginan pembeli”.

Kegiatan Penjualan yang sering digunakan terdiri dari tiga macam,

diantarannya adalah sebagai berikut:

1. Penjualan Tunai

Penjualan secara tunai ini dilaksanakan dengan mewajibkan pembeli

membayar sejumlah harga beli barang, setelah itu baru barang dapat diserahkan dan

selanjutnya transaksi tersebut dicatat oleh perusahaan.

14

2. Penjualan Secara Kredit

Penjualan secara kredit ini dilaksanakan oleh pembeli untuk jangka waktu

tertentu, perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut.

3. Penjualan Angsuran.

Penjualan yang dilakukan dengan perjanjian dimana pembayarannya

dilaksanakan secara bertahap, pertama pada saat barang diserahkan kepada pembeli.

Penjual menerima pembayaran tahap pertama sebagai bagian dari harga penjualan

(diberikannya down payment atau uang muka) dan tahap kedua sisanya dibayarkan

dalam beberapa kali angsuran.

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)

Pada penulisan laporan Metode Penelitian ini penulis juga menggunakan

peralatan pendukung dalam mendeskripsikan sistem yang sedang berjalan, yaitu

Diagram Alir Data (DAD), dan Kamus Data.

2.2.1 Diagram Alir Data (DAD)

2.2.1.1 Konsep Dasar

Diagram alir data merupakan rangkaian simbol-simbol yang mengatur suatu

prosedur yang menunjukkan arus data atau dokumen pada suatu sistem yang telah ada

atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan

lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut tersimpan.

Fungsi dari DAD yaitu:

15

a. DAD membantu para analis sistem meringkas informasi tentang sistem,

mengetahui hubungan antar sub-sub sistem, membantu perkembangan aplikasi

secara efektif.

b. DAD berfungsi sebagai alat komunikasi yang baik antara pemakai dan analis

sistem.

c. DAD dapat menggambarkan sejumlah batasan otomatis untuk pengembangan

alternatif sistem fisik.

2.2.1.2 Simbol Yang Digunakan

Ada beberapa simbol yang digunakan dalam Diagram Alur Data (DAD) yang

merupakan karakteristik dari suatu sistem, yaitu:

a. Terminator (External Entity)

Terminator disimbolkan dalam bentuk persegi panjang, yang mewakili entity

luar dimana sistem berkomunikasi. Biasanya notasi ini melambangkan orang atau

kelompok orang misalnya organisasi diluar sistem, grup, departemen, perusahaan

pemerintah, dan berada di luar kontrol sistem yang dimodelkan. Pada sejumlah

kasus dapat merupakan sistem lain.

b. Proses (Process)

Proses disimbolkan dalam bentuk lingkaran. Melambangkan suatu proses dari

data yang dimasukkan ke dalam sistem yang mengubah input menjadi output.

Pemberian nama pada proses dengan menggunakan kata kerja transistif

(membutuhkan objek).

16

c. Penyimpanan Data (Data Store)

Data store disimbolkan dengan garis sejajar, yang digunakan untuk

memodelkan kumpulan data atau paket data. Data store dapat berupa file atau

database yang tersimpan dalam disket, hard disk, dan lain-lain.

d. Alur Data (Data Flow)

Data Flow disimbolkan dengan tanda anak panah, alur ini mengalir diantara

proses, data store, dan terminator. Alur data menunjukkan arus data yang dapat

berupa masukkan untuk sistem atau hasil proses sistem.

2.2.1.3 Diagram Alir Data (DAD)

a. Diagram Konteks

Diagram konteks dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang

akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut menggambarkan sistem

secara global dari keseluruhan sistem yang ada.

b. Diagram Nol

Diagram nol dibuat untuk menggambarkan tahapan-tahapan proses yang ada

didalam diagram konteks yaitu penjabaran secara rinci.

c. Diagram Detail

Diagram detail ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail

dan terperinci lagi dari tahapan-tahapan yang ada didalam diagram nol.

Dalam membuat Diagram Arus Data terdapat peraturan yang harus diikuti,

diantaranya:

17

1) Setiap external entity tidak boleh dihubungkan secara langsung dengan

external entity lainnya.

2) Tidak boleh menghubungkan data storage secara langsung dengan data

storage lainnya.

3) Dalam Diagram Arus Data tidak boleh menghubungkan data storage

dengan external entity secara langsung.

4) Setiap proses harus ada data yang masuk atau keluar.

2.3 Kamus Data ( Data Dictionary )

2.3.1 Konsep Dasar

Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi

yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai

pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data store. Kamus data

atau data dictionary dapat juga disebut dengan istilah system data dictionary adalah

suatu data katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu

sistem informasi.

Kamus data ini sangat membantu analis sistem dalam mendefinisikan data

yang mengalir di dalam sistem, sehingga pendefinisian data itu dapat dilakukan

dengan lengkap dan terstruktur. Pembentukan kamus data dilaksanakan dalam tahap

analisis dan perancangan suatu sistem.

Pada tahap analisis, kamus data merupakan alat komunikasi antara user dan

analis sistem tentang data yang mengalir di dalam sistem, yaitu tentang data yang

masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh user. Sementara itu,

18

pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang input,

laporan dan database.

Pembentukan kamus data didasarkan atas alur data yang terdapat pada DAD.

Alur data pada DAD ini bersifat global, dalam arti hanya menunjukan nama alur

datanya tanpa menunjukan struktur dari alur data itu. Untuk menunjukan struktur dari

alur data secara terinci maka dibentuklah kamus data yang didasarkan pada alur data

di dalam DAD. Kamus data atau data dictionary harus dapat mencerminkan

keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya.

2.3.2 Hal-hal yang harus dimuat dalam kamus data.

2.3.2.1 Nama Arus Data

Karena arus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka

nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga mereka yang

membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data

tertentu di DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.

2.3.2.2 Alias

Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan karena data yang sama

mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan

yang lainnya.

2.3.2.3 Bentuk Data

Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari suatu proses ke proses

lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen

19

hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat

berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan

tercetak, tampilan layar di monitor, variabel, parameter dan field-field. Bentuk

data seperti ini perlu dicatat di kamus data.

2.3.2.4 Arus Data

Arus data menunjukkan darimana data mengalir dan kemana data akan

menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan

mencari arus data didalam DAD.

2.3.2.5 Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di

kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi keterangan-keterangan tentang

arus data tersebut.

2.3.2.6 Periode

Periode perlu dicatat di dalam kamus data, karena menunjukkan kapan

terjadinya arus data ini. Periode dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan

input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus

dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

2.3.2.7 Volume

Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume rata-

rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya

20

arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu. Sedangkan volume puncak

menunjukkan volume terbanyak.

2.3.2.8 Struktur Data

Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang

terdiri dari item-item atau elemen-elemen data. Di dalam kamus data terdapat

beberapa notasi yang dapat digunakan sebagai penjelasan informasi-informasi

tambahan yaitu:

2.3.2.8.1 Notasi Tipe Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format masukan dan keluaran

suatu data.

Tabel II.1 Notasi Tipe Data

NOTASI KETERANGAN

X Setiap karakter

9 Angka numerik

A Karakter alphabet

Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong

. Titik, sebagai pemisah ribuan

, Koma, sebagai pemisah pecahan

~ Hypen, sebagai tanda penghubung

/ Slash, sebagai tanda pembagi

21

2.3.2.8.2 Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data.

Tabel II.2 Notasi Struktur Data

NOTASI KETERANGAN

= Terdiri dari

+ And (dan)

( ) Pilihan (Ya atau Tidak)

{ } Iterasi/Pengulangan Proses

[ ]Pilih salah satu pilihanPemisah pilihan di dalam tanda [ ]

* Keterangan atau catatan

@ Petunjuk (Key Field)

22

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

Di zaman era globalisasi saat ini perkembangan ilmu komputer sudah

sangat pesat, pemakaiannya telah meluas kesegala bidang usaha. Banyak

perusahaan besar, perusahaan kecil, maupun perusahaan menengah yang sudah

menggunakan komputer didalam menunjang kegiatan usahanya. Bahkan sekarang

ini komputer memegang peranan yang sangat penting untuk menentukan maju

atau tidaknya suatu perusahan. Hal ini disebabkan karena kecepatan, keakuratan,

dan kelengkapan dalam pengolahan data yang dibutuhkan seperti data penjualan,

data pemasukan dan pengeluaran kas, data penerimaan karyawan dan lain-

lainnya.

Begitu juga dengan TB.Cibolang Jaya, di dalam kegiatan sehari-harinya

melayani dalam hal penjualan berbagai macam bahan bangunan terhadap para

konsumen.

Dengan pemasok yang langsung yang semuanya tepat waktu serta karyawan

dan staff yang cukup handal untuk memegang peranan di bidangnya menjadikan

penjualan di TB. Cibolang Jaya meningkat pesat.

23

3.2 Tinjauan Perusahaan

TB. Cibolang Jaya adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang

penjualan bahan bangunan yang terletak didaerah Sukabumi dan memiliki karyawan

juga staf yang berjumlah dua belas orang

3.2.1 Sejarah Perusahaan

TB.Cibolang Jaya adalah sebuah Toko yang bergerak dibidang pejualan. TB.

Cibolang Jaya didirikan pada tahun 1989 dan berlokasi di Jl. Cibolang No. 514

Sukabumi. Pendiri sekaligus pemilik perusahaan ini yaitu Ibu H.Nenah. Pada awal

pendiriannya, perusahaan ini sudah memiliki banyak saingan yang bergerak di bidang

yang sejenis, oleh karena itu Ibu H.Nenah bertekad untuk memajukan perusahaannya

agar dapat tetap eksis dan juga dapat bersaing dengan perusahan lain, sekaligus beliau

juga bertekad untuk mensejahterakan para karyawannya. Upaya yang dilakukan

perusahaan ini agar dapat mewujudkan visi dan misinya yaitu dengan jalan

memberikan pelayanan yang baik dari para karyawannya kepada para Pelanggan.

3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Untuk mengorganisasikan kegiatan perusahaan yang baik, diperlukan adanya

struktur organisasi yang baik juga, dimana dengan adanya struktur organisasi tersebut

akan dapat dilihat hubungan-hubungan dan kerjasama dari orang-orang yang terlibat

langsung didalam usaha untuk mencapai tujuan perusahaan.

24

3.2.2.1 Struktur Organisasi

Gambar III.1 Struktur Organisasi

3.2.2.2 Fungsi Organisasi

Berikut adalah fungsi dari tiap bagian yang terdapat pada struktur organisasi

Toko Cibolang Jaya, antara lain:

a. Pimpinan

Sebagai pemimpin perusahaan yang bertugas menetapkan kebijakan dan

menyusun program kerja agar dapat mencapai kelancaran usaha.

b. Bagian Penjualan

Melayani dan mencatat faktur pesanan penjualan barang secara tunai, membuat

kwitansi pembayaran, surat jalan dan laporan penjualan.

c. Bagian Gudang

25

Mencatat dan memeriksa setiap pengambilan barang ke gudang

d. Bagian Pembayaran

Tempat terjadinya transaksi

e. Bagian Pengiriman

Mengantarkan barang yang dipesan kekonsumen.

3.3 Prosedur Sistem Penjualan Berjalan

Untuk urutan prosedur sistem berjalan TB.Cibolang Jaya mengenai penjualan

barang secara tunai dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Proses Pemesanan Produk

Customer dapat memesan barang melalui telepon atau datang langsung ke

Bagian Penjualan, Customer dapat memilih langsung jenis barang termasuk

merk, warna dan tanggal kirim dalam Catatan Pesanan. Setelah Costumer

menentukan pilihan maka Customer memberikan Catatan Pesanan ke Bagian

Penjualan. Catatan Pesanan di simpan di Arsip Catatan Pesanan, untuk

kemudian digunakan oleh Bagian Gudang sebagai Catatan Pengambilan barang.

Lalu Bagian Penjualan akan menbuatkan Nota Pesanan, Nota Pesanan dibuat

dua rangkap satu untuk Customer dan satu lagi untuk di simpan di Arsip Nota

Pesanan untuk kemudian nantinya akan disertakan di Laporan Penjualan

Bulanan di akhir bulan.

26

2. Proses Pembayaran Tunai

Customer membayar tunai kepada Bagian Penjualan sesuai dengan Nota

Pesanan, maka Bagian Penjualan membuatkan Kwitansi untuk Customer

sebagai bukti telah dilakukannya pembayaran.

3. Proses Pengiriman Barang

Bagian Gudang dengan membuka Catatan Stok Barang sesuai dengan Catatan

Pesanan memastikan adanya barang, yang kemudian diangkut ke dalam mobil

untuk kemudian dikirim ke Customer.

4. Prosedur Pencatatan Laporan

Setiap Akhir bulan Bagian Penjualan membuat Laporan Penjualan Bulanan

berdasarkan Arsip Nota Pesanan dan Laporan Catatan Pesanan berdasarkan

Arsip Catatan Pesanan, kedua laporan tersebut diberikan ke Manajer untuk

evaluasi.

3.4 Diagram Alir Data Sistem Berjalan

Untuk mengetahui gambaran sistem penjualan barang yang dilakukan secara

tunai maka dapat dijelaskan melalui Diagram Alir Data (DAD). Diagram alir data

sistem berjalan dari sistem penjualan yang dilakukan secara tunai meliputi: diagram

konteks, diagram nol dan diagram detail adalah sebagai berikut :

27

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Penjualan Barang Tunai Berjalan

Ket:

CP = Catatan Pesanan

NP = Nota Pesanan

NPG = Nota Pengambilan Gudang

LPB = Laporan Penjualan Bulanan

LNP = Laporan Nota Pesanan

LSB = Laporan Sock Barang

28

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Pemesanan Barang Tunai berjalan

Ket:


NP = Nota Pesanan



LNP = Laporan Nota Pesanan

LSB = Laporan Catatan Stock Barang

29

Gambar III.4 Diagram Detail 1.0 Proses Order Barang Sistem Berjalan

Ket:


NP = Nota Pesanan

30

Gambar III.5 Diagram Detail 2.0 Proses Pembayaran Sistem Berjalan

Ket:


NP = Nota Pesanan

31

Gambar III.6 Diagram Detail 3.0 Proses Pengiriman Barang Sistem Berjalan

Ket :

NP = Catatan Pesanan


NP

32

Gambar III.7 Diagram Detail 5.0 Proses Pembuatan Laporan Berjalan

Ket:

NP = Nota Pesanan


3.5. Kamus Data Sistem Berjalan

Kamus data meliputi nama arus data, alias, bentuk, arus data, penjelasan,

periode, volume dan struktur data. Adapun bentuk dari kamus data sistem berjalan

pada toko cibolang jaya adalah sebagai berikut:

1. Nama Arus Data : Catatan Pesanan

Alias : - CP

Bentuk data : Dokumen Cetakan Manual

33

Arus Data :Customer – 1.0 Proses Pemesanan Barang

Penjualan Penjelasan : Sebagai bahan pembuatan Nota Pesanan

Periode : Setiap kali ada pesanan

Volume : Rata-rata perhari lima belas lembar

Struktur Data : Header + Isi

Header = No Pesanan + Tanggal

Isi = Nama Barang + Jumlah Barang + Harga

Satuan

2. Nama Arus Data : Nota Pesanan

Alias : NP


Arus Data : 1.0 Proses Pemesanan Barang – Bagian

Penjualan

Bagian Penjualan – 2.0 Proses Pembayaran

Tunai

3.0 Proses Pengiriman Barang – Bagian

Penjualan

Bagian Penjualan – 3.0 Proses Pengiriman

Barang

Proses 1.0 – Arsip NP

34

Penjelasan : Untuk mengetahui barang yang dipesan

Periode : Setiap kali ada pesanan


Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header : Nama Perusahaan + No. NP +

Alamat Perusahaan + Tanggal

Isi : Jumlah Barang + Nama Barang +

Harga Satuan + Jumlah Harga

Footer : Keterangan + Tanda Terima

3. Nama Arus Data : Nota Bukti Lunas

Alias : -


Arus data : Proses 2.0 Proses Pembayaran Tunai –

Customer

Penjelasan : Sebagai bukti penerimaan pembayaran

Periode : Setiap kali ada pembayaran



Header = Nama Perusahaan + Tanggal

35

Isi = Telah Terima Dari + Uang Sejumlah + Untuk

Pembayaran

Footer = Total + Hormat Kami

4. Nama Arus Data : Laporan Penjualan

Alias : LP


Arus Data : Proses 4.0 Proses Pencatatan Laporan –

Pimpinan

Penjelasan : Sebagai Laporan untuk menunjukan tentang

Hasil penjualan selama satu bulan

Periode : Setiap Akhir bulan

Volume : Satu Lembar setiap satu bulan


Header = Nama Perusahaan + Judul + Bulan Periode

Isi = Tanggal + Nama Barang + Harga Barang +

No. Nota + Jumlah Penjualan + Jumlah Harga +

Total

36

Footer = Ttd Pimpinan

5. Nama Arus Data : Nota Pengambilan Gudang

Alias : LP


Arus Data : Bagian Penjualan – 3.0 Proses Pengiriman

Barang

Bagian Penjualan – Arsip Nota Stock Barang

Penjelasan : Sebagai Laporan untuk menunjukan tentang

Hasil penjualan selama satu bulan

Periode : Setiap Kali Ada Pemesanan Barang

Volume : Rata-rata Perhari Dua Belas Lembar


Header = Nama Perusahaan + Judul

Isi = No. Nota + Nama Barang + Ukuran + Jumlah

Barang

Footer = Ttd Pimpinan

3.6. Spesifikasi Sistem Penjualan Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan merupakan pembahasan mengenai bentuk dari

dokumen-dokumen sistem berjalan yang mempunyai pemahaman dalam proses

37

pelayanan dan penjualan barang tunai pada Perusahaan / Toko Cibolang Jaya.

Spesifikasi sistem berjalan tersebut terdiri dari dokumen masukan dan keluaran yang

dilakukan dalam proses penjualan barang.

3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah segala bentuk masukan yang berupa dokumen yang

diolah dalam proses yang dapat menghasilkan keluaran atau output yang diinginkan.

Yang termasuk dokumen dalam sistem penjualan tunai pada Toko Cibolang Jaya

adalah sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Catatan Pesanan

Fungsi : Untuk mengetahui barang yang dipesan

oleh pelanggan

Sumber : Pelanggan

Tujuan : Bagian penjualan

Media : Kertas

Jumlah : Rangkap Satu

Frekuensi : Setiap kali pesanan

2. Nama Dokumen : Nota Pengambilan Gudang

Fungsi : Untuk mengetahui barang yang dipesan

oleh pelanggan

38

Sumber : Pelanggan

Tujuan : Bagian penjualan

Media : Kertas

Jumlah : Rangkap dua


3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan dari proses sistem

output atau disebut juga dengan dokumen keluaran. Yang termasuk dokumen

keluaran dalam sistem penjualan tunai pada perusahaan / toko Cibolang Jaya

adalah:

1. Nama Dokumen : Nota Pesanan

Fungsi : Untuk mengetahui barang yang dipesan oleh

pelanggan

Sumber : Bagian Penjualan

Tujuan : Pelanggan

Media : Kertas



39

2. Nama Dokumen : Nota Bukti Lunas

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran penjualan barang

Sumber : Bagian Penjualan

Tujuan : Pelanggan

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap Kali Pembayaran

3. Nama Dokumen : Laporan Penjualan

Fungsi : Untuk mengetahui banyaknya penjualan dan

pendapatan perusahaan

Sumber : Bagian penjualan

Tujuan : Pimpinan

Media : Kertas


Frekuensi : Satiap Periode

3.6.3 Permasalahan

Selama dalam melakukan riset penelitian tentang sistem penjualan barang

tunai pada TB.Cibolang Jaya, penulis menemukan permasalahan atau kendala-

kendala yang sering di hadapi antara lain:

40

1. Pelanggan yang ingin memesan barang hanya menyampaikan informasi melalui

telepon atau ucapan sehingga tidak ada bukti konkrit bahwa telah adanya

pemesanan barang dari pelanggan.

2. Penyimpanan data-data penjualan hanya menggunakan arsip, sehingga

memungkinkan terjadinya kerusakan pada arsip tersebut terlebih arsip tersebut

hanya berupa kertas yang mudah rusak.

3. Pencarian agak lama dan terhambat jika terjadi klaim dari pelanggan dikarenakan

pada waktu pembelian barang tidak dicantumkan nomor atau kode pelanggan

pada faktur pesanan.

3.6.4 Alternatif permasalahan

Untuk menyelesaikan permasalahan di atas, penulis mengajukan beberapa

alternatif antara lain:

1. Pelanggan yang ingin memesan barang menggunakan Purchase Order agar

pemesanan barang memiliki bukti yang konkrit untuk mengurangi terjadinya hal-

hal yang tidak diinginkan.

2. Penggunaan komputer untuk menyimpan data-data penjualan dari bentuk arsip

menjadi sebuah file agar terjamin keamanan datanya.

3. Memberikan nomor pelanggan bagi yang memesan barang untuk memudahkan

pencarian data tentang pelanggan.

4. Pengguanaan komputer dalam hal ini adalah untuk mengolah data akuntansi

penjualan secara terkomputerisasi dengan usulan menggunakan aplikasi.

42

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Dari hasil pengamatan penulis memperoleh kesimpulan bahwa TB.Cibolang

Jaya dalam kegiatan usaha penjualan sudah cukup baik namun sistem yang digunakan

masih perlu peningkatan karena masih menggunakan sistem manual. Untuk itu

penulis menarik beberapa kesimpulan pada kegiatan pejualan pada TB.Cibolang Jaya

yaitu:

1. Dalam pengolahan data yang ada sekarang sering terjadi kesalahan data, data

hilang dikarenakan tidak adanya tempat yang sesuai dengan apa yang

dibutuhkan.

2. Dengan sistem penjualan tunai yang berjalan masih menggunakan sistem manual

sehingga sering terjadi kerangkapan data dan membutuhkan waktu yang lama

dalam pengolahan data yang cukup banyak.

3. Penggunaan sistem Komputerisasi agar dapat meningkatkan keefsienan waktu

dan tenaga dalam pengolahan data, sehingga dapat mengurangi duplikasi data

dan informasi yang di hasilkan berkualitas tinggi.

43

4.2 Saran

Sesuai dengan kesimpulan di atas, maka penulis memberikan saran-saran

sebagai berikut:

1. Toko disarankan untuk menggunakan sistem yang telah dikomputerisasi agar

pekerjaan menjadi lebih mudah, cepat dan efisien, tidak hanya untuk bagian

penjualan saja tetapi juga untuk bagian lain.

2. Untuk menghindari kerusakan terhadap perangkat keras dan perangkat lunak,

maka diperlukan pemeliharaan atau maintenance yang dilakukan secara rutin

dan intensif dalam jangka waktu tertentu oleh semua karyawan maupun staff.

3. Membuat Backup data atau file untuk mencegah adanya kemungkinan terjadinya

kerusakan.

4. Kedisiplinan dan ketelitian tenaga kerja (Sumber Daya Manusia) sangat

dibutuhkan dalam kelangsungan kerja sistem agar data bebas dari kesalahan dan

sistem komputer yang akan digunakan akan terhindar dari kerusakan.

tugas kp

Documents