Oleh: Eri Teguh K S, S.Si

T

U

T

O

R

I

A

L

MEMBUAT

MAIL MERGE

Membuat Mailmerge

PENDAHULUAN

Dahulu ketika saya kerja di Perusahaan swasta, saya pernah disuruh sama Bos untuk

mengirim surat kepada 500 Konsumen dengan Nama, Alamat, No.Telepon, Alamat Kavling,

Jumlah Tagihan, dan Tanggal pembelian yang berbeda. Waduuuuuh pusing! Gimana

caranya? Masa mau manual tiap surat untuk konsumen saya ganti Nama, Alamat,

No.Telepon, Alamat Kavling, Jumlah Tagihan, dan Tanggal pembeliannya ??? bisa-bisa

selesai bulan depan. Kalo gini caranya, maka Cuma saya doang yang gak naik gaji.

Tapi untung pertolongan dari sahabat saya datang. Mengajari saya penggunaan mail merge.

Ternyata kita tidak usah repot-repot mengganti tiap item konsumen. Hanya dengan dengan

beberapa klik maka selesailah sudah persoalan ini. Akhirnya Bos saya tersenyum lebar,

“Kamu memang bisa diandalkan” .

Berbagi ilmu itu harus tidak harus selalu ahli. Bagi saya pribadi “ketika kita telah Terima ilmu

dari seseorang, maka kita Kasih kepada orang lain. Itulah namanya Terima Kasih.

Akhirul kalam, semoga tutorial singkat ini sangat bermanfaat untuk pembaca sekalian.

Penulis

Membuat Mailmerge

HAL YANG MUNGKIN PERLU

Saya akan jelaskan pada mail merge pada Operating System Microsoft Windows XP dan

Microsoft Word 2007. Sebelumnya ada baiknya kita check Regional And Language Option

pada Control Panel. Kemudian pilih pada Region Option, pilihlah Indonesian. Hal ini berguna

untuk menyamakan persepsi antara koma “,” dengan titik “.”

CARA MENGGUNAKAN MAILMERGE

Setelah persiapan selesai, maka buatlah data base bisa diambil dari program database

seperti SQL, MySQL, ACCESS, Excel dll. Namun kali ini saya akan menjelaskan membuat

“database” sederhana dari Excel. Selain mudah, juga sudah familiar di kalangan pebisnis,

pendidik maupun mahasiswa.

Misal bagi seorang guru harus memberikan surat pemberitahuan nilai kepada siswanya yang

berjumlah 40 murid. Maka langkah pertama adalah ia harus mengolah nilai dulu hingga

Membuat Mailmerge

diperoleh NILAI AKHIR. Setelah memperoleh NILAI AKHIR, maka simpanlah dengan nama

apa saja, misal “database.xslx”.

kemudian simpan di folder

mana saja. Saya contohkan

di My Document seperti

pada gambar di samping.

Dari sinilah kita mulai

membuat format dokumen

mail merge. Seperti yang

pernah saya sebutkan di

atas. Misal seorang guru ingin memberikan surat pemberitahuan nilai kepada murid-

muridnya.

Membuat Mailmerge

Maka guru tersebut harus membuat dahulu formatnya. Sebenarnya hal ini bisa dilakukan

belakangan namun saya merekomendasikan agar lebih mudah buatlah terlebih dahulu

suratnya baru memulai mailmerge.

Gambar diatas adalah contoh sederhana dengan tujuan hanya ingin menambahkan “NAMA”

setelah kalimat “SELAMAT KEPADA” dan “Nilai_Akhir” setelah kalimat “ANDA

MENDAPATKAN NILAI ULANGAN”.

Setelah anda

membuat contoh surat diatas, maka

bukalah tab Mailings

Kemudian klik Start Mail Merge pada

ribbon Start Mail Merge. Maka ada

menu dropdown list. Lalu pilihlah

Step by Step Mail Merge Wizad…

Maka kita akan diajak setahap demi

setahap untuk membuat mailmerge.

Membuat Mailmerge

Disebelah kanan

document kita akan

terdapat mailmerge

option yang akan

membantu kita

mengarahkan

pembuatan mailmerge.

Pertanyaan pertama

adalah : What type of

document are you

working on ? pilih option

dengan Letters. Lalu pilih

Next: Starting document

Pertanyaan kedua adalah

: How do you want to set

up your letters? Lalu piih

option use the current

document. Pertanyaan

selanjutnya Select recipient, yang ditujukan untuk “database” yang telah kita buat

sebelumnya yaitu file database.xslx. maka pilihlah browse untuk mencari file tersebut.

Setelah file database.xslx ditemukan, maka akan ada dialogue box

Membuat Mailmerge

Karena pada file database.xslx nilai akhir pada Sheet 1, maka pilihlah OK. Kemudian akan

ada Mail Merge Recipients untuk memilih daftar penerima surat, apabila ada nama yang

tidak kita inginkan maka unchecklist-lah ().

pilihan Next: Write Your Letter. Barulah kita mulai menulis suratnya. Karena pada kasus ini

kita sudah menuliskan terlebih dahulu maka kita skip saja dan langsung memilih Insert

Merge Field .

Seperti gambar disamping bisa kita lihat terdapat Merge

Field NO,F2,NAMA,NILAI,NILAI_KOMA. Klik pada NAMA

setelah kalimat “SELAMAT KEPADA” dan “NILAI_KOMA”

setelah kalimat “ANDA MENDAPATKAN NILAI

ULANGAN”.

Sejauh ini, Hasilnya kerja anda dapat dilihat pada gambar

dibawah ini.

Membuat Mailmerge

Setelah itu klik Next: Preview your letters.

Maka akan terlihat seperti gambar dibawah ini

namun, ada hal yang kurang kita ingin kan yaitu pada Merge Filed <<NILAI_KOMA>> yang

hasilnya menjadi 2,66666666666665. Padahal di file excel tertulis 2,67. Lalu masalahnya

apakah ? ketika saya tanya kepada sahabat saya, maka dia menjelaskan bahwa kolom

NILAI_AKHIR pada file excel adalah rumus, dan kolom tersebut berupa angka. Maka perlu

penyesuaian pada field codes.

Membuat Mailmerge

Langkah selanjutnya adalah kita menyeleksi

pada merge field <<NILAI_KOMA>> yang berisi

2,6666666666667 pada surat tersebut.

Kemudia klik kanan dan memilih Toggle field

Codes.

Atau kita bisa mengarahkan kursor pada angka

2,666666666666667 lalu memijit Shift + F9

secara bersamaan, maka formatnya akan

berubah menjadi

{MERGEFIELD NILAIKOMA}. trik selanjutnya adalah menambahkan \#

sebelum kurung kurawal belakang “}” sehingga kode lengkapnya menjadi {MERGEFIELD

NILAIKOMA \# 0,00}

lalu pertanyaannya adalah kenapa harus ditambahkan 0,00 ????

Jawabannya adalah karakter \# adalah field code untuk numeric (angka) dan 0,00 adalah

mewakili format hasilnya dengan berapa banyak angka dibelakang koma yang akan kita

gunakan. Dalam contoh ini saya hanya ingin dua angka dibelakang koma.

Jadi bila sebelumnya hasil dari mergefield <<NILAI_KOMA>> adalah 2,6666666666667 maka

saya ingin menjadi 2,67.

Setelah selesai maka pijitlah Shift + F9 lagi untuk melihat hasilnya.

Membuat Mailmerge

Bila anda ingin melihat hasil dari mailmerge, maka klik tombol segitiga kanan atau kiri.

Bila anda telah telah puas dengan hasilnya dan ingin segera mencetaknya maka pilihlah

Finish & Merge. Maka anda akan dibawa pada dialogue box

Pilihan All untuk mencetak surat untuk seluruh recipient atau penerima. Dalam kasus ini

adalah 44 siswa.

Pilihan Current record untuk mencetak surat pada penerima yang sedang tampil di layar

Pilihan From……To:……. Adalah untuk mencetak surat berdasarkan range. Misal dari 23 To:

30 maka akan dicetak surat sebanyak 7 surat.

Membuat Mailmerge

PENUTUP

Inilah sekelumit tentang kegunaan mailmerge yang masih jarang digunakan oleh pengguna

Microsoft Word. Sebenarnya masih banyak feature yang belum kita optimalkan

penggunaannya.

Saya menyadari banyak kekurangan dan kekhilafan dalam pembuatan tutorial ini, namun

penulis memberanikan diri untuk menulis tutorial singkat ini hanya untuk men”share” ilmu

yang masih sedikit.

Silahkan kritik dan saran bisa dialamatkan ke fisabilillah_lover@yahoo.com

Wassalamu’alaikum Wr Wb