upphandlingsstöd förfrågningsunderlag ffu · web viewupphandlingsdokument 2018-03-16 vs2018/13...

Upphandlingsdokument2018-03-16VS2018/13

Handläggare: MAZVersion: 1.0

Sidan: 1 (23)

Datum 2018-03-16 Sista anbudsdag 2018-04-17

Anbudets giltighet 2018-06-30

Diarienummer VS 2018/13 Upphandlingsförfarande Öppet förfarande

UPPHANDLINGSDOKUMENT

POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON TELEFAX

Första och Fjärde AP-fonden avser att upphandla webbaserad tjänst avseende löneadministration.

Ni inbjuds att lämna anbud i enlighet med angivna förutsättningar i detta upphandlingsdokument.



Sidan: 2 (23)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER..........................................................................................3

1.1 UPPHANDLANDE MYNDIGHET..................................................................................................31.2 OM UPPHANDLANDE MYNDIGHET...........................................................................................3

1.2.1 Om Första AP-fondens löneadministration......................................................................31.2.2 Om Fjärde AP-fondens löneadministration......................................................................5

1.3 KONTAKTPERSON........................................................................................................................51.3.1 Frågor och svar......................................................................................................................5

1.4 AVTALET........................................................................................................................................61.5 FÖRTECKNING ÖVER UPPHANDLINGSDOKUMENTET..........................................................61.6 UPPHANDLINGSFORM................................................................................................................61.7 DEFINITIONER M.M....................................................................................................................61.8 FORMELLA KRAV PÅ ANBUD.....................................................................................................7

1.8.1 Anbuds giltighet och form.....................................................................................................71.8.2 Anbudsinlämnande................................................................................................................71.8.3 Datum och tid för inlämning av anbud.............................................................................71.8.4 Disposition av anbud.............................................................................................................81.8.5 Instruktioner för ifyllande av svarsformulär...................................................................8

1.9 PRÖVNING OCH UTVÄRDERING AV ANBUD...........................................................................81.9.1 Prövning av anbud.................................................................................................................81.9.2 Utvärdering av anbud...........................................................................................................8

1.10 UPPHANDLINGSSEKRETESS......................................................................................................91.11 KOMMERSIELL SEKRETESS.......................................................................................................91.12 TILLDELNINGSBESLUT.............................................................................................................101.13 AVBRYTANDE AV UPPHANDLING...........................................................................................10

2 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE......................................................................................................12

2.1 KONTAKTPERSON......................................................................................................................122.2 UTESLUTNING AV ANBUDSGIVARE........................................................................................122.3 SKATTER, AVGIFTER OCH REGISTRERINGAR HOS SKATTEVERKET...............................132.4 EKONOMISK STABILITET.........................................................................................................142.5 TEKNISK OCH YRKESMÄSSIG KAPACITET............................................................................142.6 KVALITETSSÄKRING.................................................................................................................142.7 UNDERLEVERANTÖRER...........................................................................................................152.8 FÖRETAGSPRESENTATION.......................................................................................................152.9 MILJÖLEDNINGSSYSTEM.........................................................................................................162.10 ENHETLIGT UPPHANDLINGSDOKUMENT.............................................................................16

3 KRAVSPECFIKATION.................................................................................................................17

3.1 OBLIGATORISKA KRAV PÅ TJÄNSTEN...................................................................................173.2 EFTERFRÅGADE BESKRIVNINGAR OCH UPPGIFTER..........................................................203.3 UTVÄRDERING...........................................................................................................................21

3.3.1 Systemdemonstration 35 %................................................................................................213.3.2 Beskrivning av bör-krav 20 %...........................................................................................223.3.3 Uppfyllnad av bör-krav 15 %.............................................................................................23

3.4 ANBUDSPRIS 30 %...................................................................................................................233.5 AVTALSVILLKOR........................................................................................................................23

4 UNDERTECKNANDE AV ANBUD..........................................................................................24



Sidan: 3 (23)

1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER

1.1 Upphandlande myndighet

Upphandlande myndighet är:

Första AP-fonden (AP1) med organisationsnummer 802005-7538 Fjärde AP-fonden (AP4) med organisationsnummer 802005-1952

Upphandlingen genomförs gemensamt av AP1 och AP4 (”AP-fonderna”). Avtal kommer att tecknas separat med respektive AP-fond.

B3 Sentensia AB bistår AP-fonderna i denna upphandling.

1.2 Om upphandlande myndighet

AP1 och AP4 är två av fem buffertfonder i det allmänna inkomstpensionssystemet.

AP-fonderna lyder direkt under Sveriges Riksdag och följer AP-fondslagen (SFS2000:192). När inbetalningarna till inkomstpensionssystemet understiger utbetalningarna skjuter AP-fonderna till mellanskillnaden. Fonderna har samma placeringsregler och Riksdagen har gett AP-fonderna samma entydiga uppdrag; att skapa bästa möjliga långsiktiga avkastning i relation till AP-fondernas åtagande i pensionssystemet. Uppdelningen i fem AP-fonder syftar till riskspridning och respektive fondstyrelse avgör sin investeringsinriktning utifrån AP-fondslagen.

AP1 har 62 anställda och AP4 har 54 anställda. De anställda omfattas av kollektivavtal mellan Bankinstitutens Arbetsgivareorganisation (BAO) och Jusek/Civilekonomernas Riksförbund/Sveriges ingenjörer för akademiker. Både AP1 och AP4 har kontor i centrala Stockholm

Ytterligare information om AP1 och AP4 finns på www.ap1.se respektive www.ap4.se

1.2.1 Om Första AP-fondens löneadministration

AP1s löneadministration omfattar cirka 62 anställda. AP1s nuvarande lönesystem är Agda PS Web.

AP1 hanterar i dagsläget löneadministrationen internt med egen personal, men har för avsikt att i och med denna upphandling helt outsourca denna hantering. Nedanstående beskrivs lönehanteringen så som den sker idag:

Alla anställda är knutna till anställningsavtalet. Scheman läggs upp av löneadministratören som även kopplar schema till anställd.

Arbets- och ansvarsfördelningen under en månad i stora drag:- AP1s anställda rapporterar avvikelser från arbetstidsschemat såsom semester, sjukdom, vård av barn och annan tjänstledighet via en webbportal. Reseräkning och andra utlägg rapporteras också i webbportalen, liksom personuppgifter.

http://www.ap4.se/

http://www.ap1.se/



Sidan: 4 (23)

- Chefer kontrollerar och attesterar rapporterade uppgifter i webbportalen.- All övrig data som inte rapporteras via webbportalen skickas till löneadministratören via e-post samt i fysisk papperskopia.- Löneadministratören registrerar i Excel övrig data såsom förmåner och avdrag och utför därefter den preliminära lönebearbetningen. - Löneadministratören utgör rimlighetsbedömning av bruttolön, preliminär skatt och nettolön efter den preliminära lönekörningen och registrerar manuell data som skickats via epost. Därefter skapas lönefilen för utbetalning samt ett meddelande till Controllern att klar fil finns att ladda upp.- Controllern laddar upp filen på banken samt delgodkänner den. Controllern stämmer av att antalet löner för utbetalning samt totalen överensstämmer med ursprungsfilen.- Därefter skickar Controllern ett meddelande inkl lönefil till HR-chefen att lönefilen finns upplagd på banken för ett slutgodkännande, Löneadministratören är cc:ad. HR-chefen gör stickprovskontroller och slutgodkänner därefter filen för utbetalning.- Löneadministratören laddar upp bokföringsfilen i ekonomisystemet och Controllern kontrollerar att bokföringsfilen blivit bokförd.- Löneadministratören arkiverar sedan allt material för arkivering och framtida revision.

Utdata i befintlig lösning:- Fälthistorik, vilken är en logglista som visar förändringar, t.ex. anställningsdatum, avgångsdatum, veckoarbetstid och kontering- Bokföringsfil- Banklista- Lista över förändrade för fasta lönearter- Särredovisning av belopp per löneart- Lönejournal som visar en sammanfattning av anställdas lönespecifikationer- Procentuell frånvaro som är en frånvarorapport- Semesterlöneskuld- Skattedeklaration- Utdata till bokslut och årsredovisning, sjukfrånvaro, arbetsgivarintyg, revision- Kontrolluppgift/KU

Förekommande löneformer är månadslön, timlön, föräldralön, arvoden, projekttillägg och pensionspremier för timanställda.

Vanligt förekommande indata är: persondata, organisationsdata, för-rapportering av långtidsfrånvaro, övriga frånvarodata, resedata, utlägg, bruttolöneavdrag, nettolöneavdrag och förmåner.

- Ordinarie löneutbetalningsdag är den 25:e i månaden, undantag midsommar och jul.- AP1 använder Handelsbanken för löneutbetalningar.- Semesterår är kalenderår. Intjänandeår och uttagsår för semester sammanfaller.- Skattefri milersättning utbetalas enligt skatteverkets riktlinjer.- Traktamente utbetalas vid tjänsteresa enligt Skatteverkets riktlinjer. AP1 tillämpar kostnadsersättning för övriga gjorda utlägg.

Det ekonomisystem som används är Agresso 5.7.1.



Sidan: 5 (23)

1.2.2 Om Fjärde AP-fondens löneadministration

AP4s löneadministration omfattar cirka 54 anställda. AP4s nuvarande lönesystem är Hogia Personal Business Manager.

Löneadministrationen inom AP4 är outsourcad till extern part sedan flera år tillbaka. Lönesystemet är Hogia Personal och reseräkningarna administreras i Flex Datasystem.

De tillsvidareanställda registrerar sin tidrapport i Hogia Personal via en Web-applikation och reseräkningar i Flex Datasystem även denna en Web-applikation. Cheferna går in i samma applikation och attesterar rapporterna. Underlaget för reseräkningarna signeras även manuellt och lämnas i original till Ekonomi tillsammans med underlag såsom kvitton. Timanställda skriver manuella tidrapporter som attesteras av närmaste chef. Dessa rapporter skannas till en PDF som sedan skickas till löneadministratören.

AP4 skickar ett Löneunderlag till löneadministratören där man informerar om nyanställda, friskvårdsbidrag, löneavdrag, förmånsvärde mm

AP4 får en preliminär lönelista där det kontrolleras att alla avdrag, ersättningar, utlägg finns med på ett korrekt sätt. Denna attesteras sedan och skickas till löneadministratören som gör den slutgiltiga listan och skapar bankfilen. Bankfilen skickas till AP4 för uppladdning hos utbetalande bank.

Löneadministratören skickar sedan underlag för bokning av lönerna, arbetsgivardeklaration, lönespecifikationer mm. Alla bokningar av löner och rapportering till t ex Skatteverket och SCB sker hos AP4.

1.3 Kontaktperson

Kontaktperson för denna upphandling är:

Marika Zetterberg, B3 Sentensia ABTel: 0733 210 538E-post: [email protected]

1.3.1 Frågor och svar Eventuella frågor ställs via B3 Sentensia per e-post, till kontaktpersonen ovan. Frågor ställs skriftligen och senast tio kalenderdagar innan sista dag att lämna anbud.

Upphandlingsdokument samt frågor och svar som har betydelse för alla anbudslämnande kommer att publiceras via http://ap1.se/sv/Om-AP1/Upphandlingar/.

Anbudsgivare är skyldiga att själva hålla sig uppdaterade under anbudstiden. Det som sagts ovan om frågor och svar gäller även eventuella tillägg eller ändringar av upphandlingsdokumentet.

http://ap1.se/sv/Om-AP1/Upphandlingar/

mailto:[email protected]



Sidan: 6 (23)

Notera att information som berör denna upphandling kommer att skickas ut till den e-postadress som anges under avsnitt 1.8.2.

1.4 Avtalet

Avtalstiden är två år med möjlighet till förlängning av avtalet med 2+2+1+1 år med oförändrade villkor. Den maximala avtalstiden är således åtta år.

Förlängning sker automatiskt i det fall avtalet inte sägs upp av respektive fond senast tre månader innan avtalsperiodens utgång.

Med tanke på upphandlingsföremålets art och karaktär bedömer AP-fonderna det som nödvändigt att en leverantör har huvudansvaret för avtalets fullgörande.

1.5 Förteckning över upphandlingsdokumentet

Upphandlingsdokumentet består, utöver detta dokument, även av följande bilagor:

- Bilaga 1. Prisbilaga- Bilaga 2. Avtalsutkast- Bilaga 3. Personuppgiftsbiträdesavtal

Det åligger anbudsgivaren att tillse att denne erhåller ett fullständigt upphandlingsdokument.

1.6 Upphandlingsform

Upphandlingen genomförs genom ett öppet förfarande enligt lag (2016:1145) om offentlig upphandling.

1.7 Definitioner m.m.

Upphandlingsdokumentet består av en allmän del innehållande grundläggande administrativa bestämmelser för anbudet samt bestämmelser för utvärdering m.m. (kapitel 1). Utöver detta finns ett avsnitt som behandlar krav på leverantören (kapitel 2) och ett avsnitt som behandlar krav på tjänsten (kapitel 3).

I upphandlingsdokumentet finns ett antal krav formulerade. De krav som är uttryckta genom att ordet ”ska” används är s.k. ska-krav. Ska-krav är ovillkorliga krav som måste uppfyllas för att anbudet ska prövas och utvärderas. För det fall att ett ska-krav inte är besvarat kommer anbudet att förkastas. Ett otydligt besvarat ska-krav kan endast förtydligas i de fall det är möjligt i enlighet med LOU. Det är därför viktigt att anbudsgivaren besvarar ställda frågor och krav i enlighet med vad som efterfrågas. Om anbudsgivaren finner att en fråga eller ett krav är otydligt, uppmanas anbudsgivaren att snarast ställa en fråga om kravet.



Sidan: 7 (23)

I anslutning till vissa ska-krav finns angivet hur kravet bevisas. Bevis presenteras på det sätt och vid den tidpunkt som anges i anslutning till kravet. Om inget annat anges bifogas beviset till anbudet i samband med inlämnandet.

1.8 Formella krav på anbud

Anbudsgivare är skyldig att lämna anbud i enlighet med nedanstående anvisningar.

1.8.1 Anbuds giltighet och form

Anbudet ska vara skrivet på svenska samt bindande till och med 2018-06-30 vilket bekräftas nedan.

Fyll i uppgifter om företag och kontaktperson.

Företagsnamn Organisationsnummer Adress Kontaktperson 1 Telefonnummer e-postadress

Anbudets giltighetstid bekräftas: Ja Nej

1.8.2 Anbudsinlämnande

Anbudet inlämnas i enlighet med nedanstående anvisningar. Om anbudet inte går att identifiera till följd av att anbudsgivaren inte följer anvisningarna, kommer anbudet att förkastas. Observera att Anbudsgivaren ska begära leveranskvitto i samband med att anbudet skickas till nedanstående e-postadress.

Anbudet skickas med e-post till B3 Sentensia AB märkt ”Anbud AP-fonderna” till e-post: [email protected]

Ovan e-postadress kan inte användas för frågeställningar eller fråga om information under anbudstiden. E-postlådan öppnas först vid anbudsöppning.

För frågor eller annan kontakt, använd den e-postadress till den kontaktperson som angivits.

1.8.3 Datum och tid för inlämning av anbud

Anbudet ska finnas på e-postkonto enligt 1.8.2 senast 2018-04-17 klockan 23.59.

Anbud som ankommer till e-postlådan efter ovanstående tid kommer inte att beaktas. Serversystemets tid är den tid som gäller vid avgörande av huruvida anbud har inkommit i tid eller inte.



Sidan: 8 (23)

1.8.4 Disposition av anbud

Bifoga inte i anbudet uppgifter som ej uttryckligen efterfrågas i upphandlingsdokumentet. Bifoga således ej t ex allmänna beskrivningar av anbudsgivarens verksamhet, organisation eller tjänster om detta inte uttryckligen efterfrågats i upphandlingsdokumentet eller om det görs med direkt syfte att besvara ett specifikt i upphandlingsdokumentet ställt krav.

1.8.5 Instruktioner för ifyllande av svarsformulär

I svarsrutorna i detta dokument är endast ett svarsalternativ per krav tillåtet. Om bägge kryssrutor eller ingen kryssruta har markerats äger fonderna rätt att tolka detta som att kravet ej är uppfyllt, detta utom i de fall då det uttryckligen anges att svar inte ska lämnas på grund av att kravet inte är tillämpligt. Kryss i ruta görs med ”mellanslagstangenten” eller musklick. Om valt kryssalternativ inte överensstämmer med eventuell text som anbudsgivaren angivit i direkt anslutning till kryssruta (där sådan text efterfrågas), så kommer texten att bedömas i första hand. Förflyttning i formuläret sker med ”Page Down” (framåt) och ”Page Up” (bakåt) alternativt med piltangenterna eller med hjälp av musen. ”TAB” kan också nyttjas för att stega framåt.

I vissa punkter förekommer flera olika ska-krav i ett och samma stycke/avsnitt. Markering av kryssruta ”Ja” eller ”Nej” som svar på frågan ”Är kraven uppfyllda?” avser i dessa fall samtliga i punkten förekommande krav.

1.9 Prövning och utvärdering av anbud

1.9.1 Prövning av anbud

Prövning av anbud sker i tre steg:

Steg 1 - KvalificeringKontroll att samtliga administrativa krav och krav på anbudsgivaren är uppfyllda.

Steg 2 - Prövning av anbudetKontroll att alla obligatoriska ska-krav på tjänsten är uppfyllda.

Steg 3 - Tilldelning av kontraktAnbuden utvärderas enligt utvärderingskriterierna.

En anbudsgivare som inte klarar ett steg i processen går inte vidare till nästa steg.

1.9.2 Utvärdering av anbud

De anbud som kvarstår efter steg 1 och 2 kommer att utvärderas enligt nedan.

Det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt utifrån tilldelningsgrunden bästa förhållande mellan pris och kvalitet kommer att tilldelas avtalet. Utvärdering kommer att ske enligt en relativ viktningsmodell. Modellen bygger på att poäng jämförs mellan anbuden. Lägsta pris/högsta poäng tilldelas maxpoäng medan övriga tilldelas poäng i förhållande till det lägsta anbudspriset/högsta poäng. Tilldelad poäng för varje



Sidan: 9 (23)

kriterium viktas med angiven vikt nedan. Det viktade poängen för varje kvalitets- samt priskriterium summeras till en totalpoäng. Det anbudet med högst totalpoäng är det mest fördelaktiga. Kriteriernas inbördes vikt anges i procent.

Utvärderingskriterier Viktning1. Systemdemonstration punkt 3.3.1 35 %2. Pris punkt 3.4 30 %3. Beskrivning av bör-krav punkt

3.3.220 %

4. Uppfyllnad av bör-krav punkt 3.3.3 15 %

Övriga förutsättningarFör det fall att två eller fler anbud efter utvärderingen erhåller samma totalsumma kommer anbuden rangordnas efter det anbud som totalt sett erhållit högst poäng för samtliga kvalitetskriterium. Om anbuden fortfarande inte kan särskiljas kommer lottning tillämpas i närvaro av en oberoende part.

1.10 Upphandlingssekretess

Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Sekretesslagen (2009:400) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Efter upphandlingens offentliggörande är i normalfallet samtliga handlingar i upphandlingen offentliga handlingar.

1.11 Kommersiell sekretess

Uppgifter kan omfattas av sekretess även efter ovan nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs.

För det fall anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om sådan. Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. I det fall anbudsgivare väljer att begära kommersiell sekretess avseende delar av sitt anbud anges detta i utrymmet nedan.

Begäran om kommersiell sekretess

Uppgifter i rubricerad upphandling begärs sekretessbelagda med hänvisning till 31 kap 16-17 § Offentlighets- och sekretesslag (2009:400).



Sidan: 10 (23)

Uppgifter som begärs sekretessbelagda är (hänvisning till sidor, punkter i anbud etc.):

Motivering (Beskriv vilken skada som kan uppstå om uppgifterna röjs):

Prövning av sekretessbegäran sker i samband med att handling begärs ut. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl.

1.12 Tilldelningsbeslut

Beslut i upphandlingen fattas av den upphandlande myndigheten och kommer att skriftligen meddelas samtliga anbudsgivare innan upphandlingskontrakt tecknas. Tilldelningsbeslutet skickas per e-post till angiven kontaktperson i anbudet. Tilldelningsbeslutet innebär inte att ett civilrättsligt bindande avtal uppkommer, utan detta förutsätter att avtalsparterna undertecknar avtalet och att eventuella villkor för ikraftträdande i avtalet är uppfyllda.

När en upphandlande myndighet eller enhet har meddelat ett tilldelningsbeslut inträder en avtalsspärr, vilket innebär ett förbud mot att ingå ett avtal under viss tid. När avtalsspärren har upphört kan avtalet undertecknas. Avtalsspärr är automatisk och gäller tio (10) dagar efter att tilldelningsbeslut meddelats, om den tionde dagen infaller på en helgdag ska ytterligare en dag läggas till.

1.13 Avbrytande av upphandling

Upphandlingen kan komma att avbrytas om sakliga skäl föreligger, sakliga skäl kan vara:

- att inget eller endast ett anbud uppfyller samtliga ska-krav

- om uppdraget väsentligen förändras på grund av oförutsedda händelser

Ingen ersättning utgår till anbudsgivare för anbudslämnande vid eventuellt avbrytande.



Sidan: 11 (23)

2 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE

Detta avsnitt innehåller krav på anbudsgivaren i egenskap av leverantör. Syftet med dessa krav är att säkerställa att kontraktet blir utfört i enlighet med de behov den upphandlande myndigheten har.

2.1 Kontaktperson

Anbudsgivaren ska erbjuda två personer som är tilltänkta att vara uppdragsansvariga och bli AP-fondernas kontaktpersoner. Vid personalförändringar hos anbudsgivaren som kan innebära ändrade kontaktpersoner ska anbudsgivaren i god tid meddela AP-fonderna som ska godkänna förändringen.

Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej

Ange uppdragsansvariga samt kontaktuppgifter till dessa:

2.2 Uteslutning av anbudsgivare

Lag om offentlig upphandling (LOU) uppställer omständigheter rörande anbudsgivare vilka ska eller kan medföra att anbudsgivare utesluts från att delta i en upphandling.

I 13 kap 1§ LOU anges att en anbudsgivare ska uteslutas från att delta i en upphandling om myndigheten får kännedom om att anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för ett antal i lagen uppräknade brott. Är anbudsgivaren en juridisk person ska anbudsgivaren uteslutas även i de fall en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet.

I 13 kap 2§ LOU anges att en anbudsgivare får uteslutas från att delta i en upphandling om myndigheten får kännedom om att leverantören inte har fullgjort sina skyldigheter avseende betalning av skatter eller socialförsäkringsavgifter i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, Har detta fastställts genom ett bindande domstolsavgörande eller myndighetsbeslut som har fått laga kraft ska anbudsgivaren uteslutas.

En upphandlande myndighet får vidare utesluta en leverantör från att delta i en upphandling enligt 13 kap 3§, om myndigheten kan visa att vissa uppräknade missförhållanden i fråga om en leverantörs verksamhet förekommer, exempelvis att;

- leverantören har åsidosatt tillämpliga miljö-, social- eller arbetsrättsliga skyldigheter,

- leverantören är i konkurs eller är föremål för insolvens- eller likvidationsförfaranden eller

- tvångsförvaltning, har ingått ackordsuppgörelse med borgenärer eller på annat sätt befinner sig i

- en motsvarande situation,- leverantören gjort sig skyldig till något allvarligt fel i yrkesutövningen som gör att

leverantörens- redbarhet kan ifrågasättas,- leverantören har ingått överenskommelser med andra leverantörer som syftar till

att snedvrida



Sidan: 12 (23)

- konkurrensen,- leverantören har visat allvarliga eller ihållande brister i fullgörandet av något

väsentligt krav i ett- tidigare kontrakt enligt upphandlingslagstiftningen.- myndigheten inte kan undvika en snedvridning av konkurrensen eller inte kan

garantera en- likabehandling av leverantörerna på grund av jäv och detta inte kan avhjälpas

genom andra mindre- ingripande åtgärder än uteslutning av leverantören,- myndigheten genom andra mindre ingripande åtgärder än uteslutning av

leverantören inte kan- avhjälpa en snedvridning av konkurrensen på grund av tidigare deltagande från

leverantörens sida- leverantören i allvarlig omfattning har lämnat oriktiga uppgifter om den

information som kan- begäras för kontroll av att det inte finns grund för att utesluta leverantören, har

undanhållit sådan- information, eller inte har lämnat de kompletterande dokument som

myndigheten har begärt in.- leverantören otillbörligt har försökt att påverka den upphandlande myndighetens

beslutsprocess- eller tillägna sig sekretessbelagda uppgifter som kan ge leverantören otillbörliga

fördelar i- upphandlingen eller av oaktsamhet har lämnat vilseledande uppgifter som kan

ha en väsentlig- inverkan på de beslut som fattas under upphandlingen i fråga om uteslutning av

leverantörer, urval- av leverantörer som kan tilldelas kontrakt och tilldelning av kontrakt.

Anbudsgivaren ska på begäran kunna intyga att inga av omständigheterna enligt 13 kap 1-3 §§ LOU föreligger, såsom sanningsförsäkran eller annat underlag för bevisning, samt besvara i denna förfrågan om någon av dessa omständigheter föreligger.

Anbudsgivare ska på heder och samvete genom kryssmarkering intyga att ingen av ovan skäl till uteslutning föreligger.

Ja Nej

2.3 Skatter, avgifter och registreringar hos Skatteverket

Anbudsgivaren, och eventuella underleverantörer, ska inneha F-skattsedel, vara registrerad som arbetsgivare (om anbudsgivaren har anställda), samt vara registrerad för mervärdesskatt (om inte anbudsgivaren är mervärdesskattbefriat).

AP-fonderna kan komma att kontrollera uppgifterna genom att begära upplysning från Skatteverket.




Sidan: 13 (23)

2.4 Ekonomisk stabilitet

Anbudsgivaren ska påvisa att de innehar en ekonomisk stabilitet. Anbudsgivaren ska därmed minst inneha rating ”kreditvärdig” hos kreditupplysningsföretaget Creditsafe AB eller motsvarande rating hos annat kreditupplysningsföretag. Undantag från kravet kan eventuellt medges, om anbudsgivaren inkommer med en förklaring och/eller intyg bifogas som tydligt visar att anbudsgivaren kan anses inneha motsvarande ekonomisk stabilitet.

Kontroll av ekonomisk stabilitet för svenska anbudsgivare görs av AP-fonderna. Utländska anbudsgivare ombeds att lämna motsvarande bevis som visar att man uppfyller kraven enligt ovan.


Svar eller hänvisning till bilaga:

2.5 Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av att ha genomfört liknande uppdrag av liknande omfattning som omfattar löneadministration till flera organisationer. Erfarenheten ska visas genom att två referensuppdrag ska bifogas till anbudet. Uppdragen ska ha genomförts under de senaste tre åren. Av beskrivningarna ska framgå uppdragets omfattning, hur krav på erfarenhet uppfylls samt uppdragsgivare med kontaktuppgifter till denne. Angivna referenser ska vid kontakt kunna bekräfta angiven erfarenhet.



2.6 Kvalitetssäkring

Anbudsgivaren ska arbeta med kvalitetssäkring. Genom att anbudsgivaren kvalitetssäkrar processerna säkerställs att uppdraget genomförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Vidare visar man hur man hanterar avvikelser.

Anbudsgivarna ska beskriva hur man arbetar med kvalitetssäkring, frågor som minst ska vara besvarade är:

- Om kvalitetscertifikat finns, ex. ISO9001. Om ISO finns, ska certifikatet bifogas till anbudet.

Om inte certifikat finns ska en kvalitetspolicy finnas som minst ska innehålla:

- Hantering av avvikelser



Sidan: 14 (23)

- Hur egenkontroller genomförs

Kvalitetspolicyn ska bifogas till anbudet.

Ovanstående krav accepteras/uppfylls: Ja Nej

Hänvisning till bilaga:

2.7 Underleverantörer

För det fall att anbudsgivaren avser använda underleverantörer för att fullgöra kontraktet anges dessa nedan. Anbudsgivaren ska ange namn och organisationsnummer på underleverantören samt en beskrivning över vilken del av uppdraget som underleverantören kommer att anlitas för.

Leverantören ska på begäran kunna uppvisa ett bindande samarbetsavtal eller liknande som visar att leverantören förfogar över åberopad kapacitet hos underleverantör. Om kapacitet åberopas hos moderbolag, dotterbolag eller intressebolag, eller motsvarande innebär även detta bolag redovisas som underleverantör.

Observera att de krav som ställts under detta avsnitt, kapitel 2, även gäller för angivna underleverantörer, vilket kan komma att kontrolleras av AP-fonderna.


Ange om underleverantörer kommer att användas för genomförande av uppdraget. Om ja, ange även namn, organisationsnummer samt vilken del av uppdraget som underleverantören kommer att anlitas för:

2.8 Företagspresentation

Anbudsgivaren ska kortfattat beskriva sin organisation. Beskrivningen ska innehålla:

- Företagets omfattning/inriktning

- Dess verksamhet och resurser





Sidan: 15 (23)

2.9 Miljöledningssystem

AP-fonderna arbetar med att bidra till en hållbar miljöutveckling. I samma anda ställer fonderna likartade krav på sina leverantörer. Avsikten är att tillsammans med leverantörer höja ambitionsnivån i arbetet för en hållbar miljö.

Miljöledningssystem; enligt ISO 14001, eller liknande dokumentation ska bifogas som visas på företagets interna miljöarbete.


Hänvisning till bilaga:

2.10 Enhetligt upphandlingsdokument

Anbudsgivaren får, men behöver ej, lämna in ett europeiskt enhetligt upphandlingsdokument (ESPD) med en egen försäkran om:

att det inte finns grund för att utesluta anbudsgivaren från att delta i upphandlingen enligt punkt 2.2.

att anbudsgivaren uppfyller kraven om ekonomisk och juridisk ställning enligt punkt 2.3 och 2.4. Om anbudsgivaren avser att utnyttja andra företags kapacitet enligt punkt 2.7 får anbudsgivaren också lämna in sådan försäkran för motsvarande förhållanden hos dessa företag.

AP-fonderna godtar ett korrekt ifyllt och undertecknat Europeiskt enhetligt upphandlingsdokument, som ett preliminärt bevis på att förutsättningarna enligt punkterna ovan är uppfyllda.

AP-fonderna får när som helst under upphandlingen begära att anbudsgivaren, som har lämnat in ett Europeiskt enhetligt upphandlingsdokument, ska komplettera detta och lämna in alla eller en del av de intyg som omfattas av dokumentet för att kunna genomföra upphandlingen på ett korrekt sätt. Intyg och bevis ska skickas inom fyra arbetsdagar från anmodan.

Europeiskt enhetligt upphandlingsdokument kan skapas här:

https://ec.europa.eu/tools/espd/filter?lang=sv



Sidan: 16 (23)

3 KRAVSPECFIKATION

3.1 Obligatoriska krav på tjänsten

a. Registrering av dataDet systemstöd, som anbudsgivaren använder i erbjuden tjänst, ska omfatta en webbapplikation för registrering av persondata, frånvarodata, reseräkningar och utlägg samt för attestering.


b. LösenordNytt lösenord ska kunna erhållas inom 60 sek. och vara automatiserat.


c. AnvändargränssnittTjänsten ska ha ett modernt och logiskt användargränssnitt som är anpassat efter dagens krav på olika smarta lösningar.


d. WebbapplikationTjänsten ska vara en webbapplikation som fungerar ihop med standardwebbläsare, tex Chrome och Windows Explorer.


e. WebbaseradTjänsten ska vara en webbaserad lösning som är godkänd för statliga myndigheter.


f. Reseräknings- och utläggsmodulTjänsten ska ha en reseräknings- och utläggsmodul. Det ska vara möjligt att bifoga kvitton etc. digitalt t ex via smartphone. Det ska vara möjligt att redovisa flera olika typer av utlägg, ex motionskort.




Sidan: 17 (23)

g. InrapporteringsfunktionTjänsten ska ha en inrapporteringsfunktion där det minst ska gå att rapportera in semester, ledighet för vård av barn (VAB), föräldraledighet samt sjukdom, det ska även gå att rapportera annan typ av frånvaro.


h. Säker kommunikationFilöverföring mellan respektive fond och leverantören ska skyddas med kryptering som tillhandahålls av leverantören.


i. Bokföringsfil - filformatBokföringsfilen ska skickas i filformat xml. Den ska innehålla en kontosträng med minst följande dimensioner: konto, kostnadsställe, objekt samt projekt.


j. Tillgång till samtlig data inför revisionFondernas revisorer ska ha tillgång till samtliga data och beräkningar inför revisioner.


k. Personnummer - identifikationsbegreppPersonnummer ska kunna användas som identifikationsbegrepp.


l. VABUppgifter om anställdas barn ska kunna registreras, minst innehållande information om antal barn och barnens födelsedata. Detta för att kunna användas till VAB.


m. SupportSupport ska finnas tillgängligt via telefon helgfria vardagar mellan 08:00 - 17:00 och ärenden ska kunna mottas inom två minuter. Mail ska kunna skickas och få ett första svarsrespons inom 2 timmar.


n. AnvändartillgänglighetAlla användare ska kunna nå webbapplikationen från valfri arbetsplats och valfri applikation (mobil, läsplatta, laptop, stationär dator), i Sverige eller utomlands.

Tjänsten ska fungera 24 timmar, årets alla dagar, med undantag för planerade



Sidan: 18 (23)

service och uppgraderingar.


o. Uppgifter till årsredovisningErbjudna tjänster ska inkludera uppgifter till fondernas årsredovisning. Det gäller korttids- och långtidsfrånvaro uppdelad på kön och frånvaroorsak, timanställda, personalomsättning och semesterskuld.


p. Rutiner vid kalenderårsskifteErbjudna tjänster ska inkludera fullständiga rutiner vid kalenderårsskifte, inklusive årsbokslutsrutiner enligt ovan och underlag för särskild löneskatt.


q. Rutiner vid semesterårsskifteErbjudna tjänster ska inkludera fullständiga rutiner vid semesterårsskifte.


r. LönespecifikationerLönespecifikationer ska kunna visas online. Det bör även finnas möjlighet att få lönespecifikationer via email eller via post, och då även inkludera timanställda och styrelsemedlemmar (styrelsearvode).


s. Stöd vid lönerevisionErbjudna tjänster ska inkludera stöd för lönerevision och beräkning/utbetalning av retroaktiva löner.


t. Konvertering av befintlig dataErbjudna tjänster ska inkludera konvertering av data i den befintliga lösningen till den nya samt migrering.


u. Överföring av historiskt förd dataErbjudna tjänster ska inkludera överföring av historiskt förd data, t ex lönedata, från den befintliga lösningen till den nya. Innevarande år samt två år bakåt.


v. PUL/GDPRAnbudsgivare ska hantera PUL/GDPR (General Data Protection Regulation) om allmänt uppgiftsskydd. GDPR gäller från 25 maj 2018.



Sidan: 19 (23)


w. Utdata i form av statistik enligt lagar och avtal etc.Erbjudna tjänster ska inkludera utdata av all tvingande statistik enligt lagar och avtal samt möjlighet att anpassa till nya rapporteringskrav. Därutöver ska det finnas möjlighet att ta ut rapporter med uppgifter över det som beskrivits i punkt 1.2.1 samt 1.2.2, dvs det som tas fram i den befintliga lösningen. Utdata i form av rapporter ska kunna schemaläggas, men bör även kunna tas ut ad hoc. Alla rapporter ska kunna fås i excel.


x. LönebearbetningEn preliminär och en slutlig lönebearbetning ska utföras varje månad.


y. SäkerhetsrutinerDen erbjudna tjänsten ska ha välutvecklade och dokumenterade säkerhetsrutiner för att minimera risken för förlust av data och obehörig åtkomst.

Systemet ska ha en driftsäkerhet med en tillgänglighet på minst 97 % mellan 8:00 - 17:00.


z. BankfilEfter att lönebearbetningen blivit godkänd (bokföringsfil samt utbetalningsfil) ska anbudsgivaren skicka filen till banken.


3.2 Efterfrågade beskrivningar och uppgifter

a. Beskriv löneservicelösningen kortfattad i sin helhet:

b. Anbudsgivaren ska ha en väl förberedd och dokumenterad katastrofplan inför oförutsedda händelser som påverkar användningen av tjänsten. Anbudsgivaren ska beskriva förekommande katastrofplaner:

c. I offererat pris ska två timmar informationsgenomgång ingå som ska hållas vid införandet av tjänsten för respektive fonds personal vid separata tillfällen. Som option önskar fonderna kunna avropa utbildningstimmar vid behov. Anbudsgivaren ska beskriva upplägget vid informationsgenomgången:

d. Anbudsgivaren ska beskriva hur utveckling av tjänsten planeras och genomförs, ex. en gång per år m.m.:



Sidan: 20 (23)

3.3 Utvärdering

3.3.1 Systemdemonstration 35 %

Kvalificerade anbudsgivare kommer att bjudas in till en systemdemonstration någon av dagarna mellan den 25/4 - 27/4 - 2018. Under demonstrationen ska nedan visningspunkter demonstreras. Ordningen ska vara densamma under demonstrationen som ordningen i underlaget. Demonstrationen ska hållas på svenska. Anbudsgivaren erhåller maximalt 1,5 timme för demonstrationen. Det är upp till anbudsgivaren själv att planera så att samtliga visningspunkter hinner visas under erhållen tid samt att utrymme för frågor finns. Endast anbudsgivare som har en chans att tilldelas avtalet efter en första utvärdering av övriga utvärderingskriterier kommer att kallas till systemdemonstration.

Visningspunkt 1Visa vad anställda kan och ska registrera i tjänsten.

Visningspunkt 2Visa vad chefer kan och ska attestera.

Visningspunkt 3Visa hur en normal inrapportering går till.

Visningspunkt 4Redovisa hur rapportering av semester, sjukdom och övrig frånvaro går till med användning av en smartphone.

Visningspunkt 5Visa hur rapporten skickas och kvitterar mottagandet.

Visningspunkt 6Visa hur en reseräkning med olika form av kostnader skapas och skickas med användning av en smartphone.

Visningspunkt 7Visa hur en reseräkning attesteras med en smartphone.

Visningspunkt 8Visa hur en separat Admin-inloggning sker.

Visningspunkt 9Visa hur en signering går till i systemet (attestering/dualitet, e-signatur).

Visningspunkt 10Visa hur en Mail alert funktion fungerar.

Visningspunkt 11Visa om och hur det finns en koppling till kreditkortsutgivare, ex. Eurocard eller annan.



Sidan: 21 (23)

Visningspunkt 12Visa om och hur det finns en funktion för kvittoscanner.

Visningspunkt 13Visa om och hur det finns en kalendervy för matchning mellan systemet och egen Outlook-kalender.

Visningspunkt 14Visa hur utdata från preliminär respektive slutlig lönekörning beträffande löner, semesterdagar etc. och rutinen för distribution till fonderna.

Poängskala för respektive visningspunkt

5 poäng – utsökt användbarhet4 poäng – användbarhet över förväntan3 poäng – användbarhet enligt förväntan2 poäng – användbarhet, men med någon brist1 poäng – användbarhet, men med flera brister0 poäng – mycket låg användbarhet

Maximalt kan anbudsgivare erhålla 70 poäng för ovan punkt.

3.3.2 Beskrivning av bör-krav 20 %

a. Anbudsgivaren bör beskriva rutinen vid nyanställning och ansvarsfördelningen mellan AP-fonderna och leverantören:

b. Anbudsgivaren bör beskriva rutinen vid anställningsupphörande och ansvarsfördelningen mellan AP-fonderna och leverantören:

c. Anbudsgivaren bör beskriva rutinen för hantering av övrig data, dvs. den data som inte har registrerats i tjänsten, och ansvarsfördelningen mellan AP-fonderna och leverantören:

d. Anbudsgivaren bör beskriva rutinen för rimlighetsbedömningar (bruttolön, skatteavdrag och nettolön) och ansvarsfördelningen mellan AP-fonderna och leverantören:

e. Anbudsgivaren bör föreslå lämplig rutin för bankfil som ska registreras på Handelsbankens (AP1) och Nordea (AP4) webbtjänst, och ansvarsfördelningen mellan AP-fonderna och leverantör:

f. Anbudsgivaren bör föreslå hur löneunderlag arkiveras och ansvarsfördelningen mellan AP-fonderna och leverantör:

g. Anbudsgivaren bör beskriva rutinen för rapportering till Försäkringskassan och ansvarsfördelningen mellan respektive AP-fond och leverantör:

h. Anbudsgivaren bör beskriva implementeringen och ange lämplig tidpunkt för start av införandet efter avtalstecknandet:

Poängskala för respektive punkt och beskrivning

3 poäng – beskrivningen tillför ett stort mervärde till tjänsten2 poäng – beskrivningen tillför ett mervärde till tjänsten



Sidan: 22 (23)

1 poäng – beskrivningen tillför ett mindre mervärde till tjänsten0 poäng – beskrivningen tillför inget mervärde till tjänsten

Maximalt kan anbudsgivare erhålla 24 poäng för ovan punkt.

3.3.3 Uppfyllnad av bör-krav 15 %

a. Anbudsgivaren bör ha erfarenhet av BAO-avtalet (svara JA/NEJ): b. Anbudsgivaren bör ha ad hoc förfrågningsmöjligheter som ingår i tjänsten (svara

JA/NEJ):

För varje JA-svar erhåller anbudsgivare 2 poäng. NEJ-svar tilldelas 0 poäng. Maximalt kan anbudsgivaren erhålla 4 poäng för ovan punkt.

3.4 Anbudspris 30 %

Anbudsgivaren ska ange sitt anbudspris för tjänsten i bilaga 1, Prisbilaga. Pris ska anges för löpande lönehantering per anställd och månad, pris för konvertering/migrering av data inklusive historikförd data, pris för installation samt andra eventuella tillkommande kostnader ska ingå. Samtliga uppdateringar av tjänsten ska ingå i priset. Även två timmars utbildning/information om tjänsten ska ingå och genomföras vid införandet. Övrig utbildning av tjänsten för personal vid andra tillfällen samt utökade konsultinsatser ska kunna avropas mot en kostnad per timme. Pris ska anges i SEK exklusive mervärdesskatt.

Prisbilagan ska bifogas med anbudet.


3.5 Avtalsvillkor

Anbudsgivaren ska acceptera samtliga avtalsvillkor specificerade i bilaga 2, Avtalsutkast.




Sidan: 23 (23)

4 UNDERTECKNANDE AV ANBUD

I enlighet med detta upphandlingsdokument inklusive bilagor undertecknas härmed anbudet av behörig/behöriga firmatecknare. Genom undertecknandet intygas att samtliga i anbudet lämnade uppgifter är korrekta.

Ort och datum Ort och datum

Underskrift Underskrift

Namnförtydligande Namnförtydligande

Titel Titel

upphandlingsstöd förfrågningsunderlag ffu · web viewupphandlingsdokument 2018-03-16 vs2018/13...

Documents