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Microsoft Office Excel 2010 240

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V Microsoft Office Excel 2010

1 Erste Schritte mit der Tabellenkalkulation

2 Einfache Berechnungen durchführen

3 Das Aussehen der Tabelle mit Formatierungen verändern

4 Zahlen in Diagrammen darstellen

5 Tabellen mit Textfeldern ergänzen

6 Berechnungen mit Funktionen durchführen

Erste Schritte mit der Tabellenkalkulation 241

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1 Erste Schritte mit der Tabellenkalkulation

Beispiel Der Auszubildende Florian Hamm sieht im Posteingang seiner Abteilung acht Rech-nungen. Sein Vorgesetzter Herr Seydlitz gibt ihm den Auftrag, zu überprüfen, ob die Beträge der Rechnungen richtig addiert wurden. „Soll ich jetzt jede Rechnung einzeln nachrechnen?“, fragt Florian aufgeregt. „Ja, jede Rechnung muss kontrolliert werden. Und dazu gehört das Nachrechnen“, erklärt Herr Seydlitz. „Aber nimm doch einfach das Tabellenkalkulationsprogramm. Da gibst du die Berechnung einmal ein. Und in Zukunft kontrollierst du damit jede neue Rechnung. Dann ist die Arbeit immer schnell erledigt.“

In diesem Kapitel – lernen Sie den Excel-Arbeitsbereich kennen. – markieren Sie die Zellen darin effizient, um sie später zu bearbeiten. – geben Sie erste Inhalte in Zellen ein und bearbeiten sie wieder. – passen Sie die Zeilen oder Spalten an, versetzen und kopieren sie. – erfahren Sie Tricks, wie Sie Übersicht über Ihre Arbeit behalten. Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel oder Open Office Calc sind heute aus dem Büro nicht mehr wegzudenken. Mit ihnen lassen sich von der einfachen Einkaufsliste bis zur kom-pliziertesten Prozesssteuerung alle Berechnungen durchführen. Sie helfen, wenn ein Formular übersichtlich zu gestalten ist oder viele Einträge zu einer Datenbank zusammenzuführen sind. In diesem Kapitel werden alle Arbeiten an Microsoft Excel vorgeführt, denn dieses Programm stellt im Bürobereich die Standard-Tabellenkalkulation dar. Der Funktionsumfang von Microsoft Excel ist seit der Version 2007 sogar noch einmal deutlich größer geworden. Insge-samt lässt Excel damit seine Konkurrenten (v. a. das kostenfreie und ebenfalls gut bewährte OpenOffice Calc) hinter sich. Dennoch brauchen sich die Nutzer anderer Software keine Sorgen zu machen. Dieses Kapitel beschäftigt sich mit den Aufgaben, die für Ihre Ausbildung wichtig sind. Und diese lassen sich auch mit anderen Tabellenkalkulationen erledigen.

Alle vorgestellten Techniken und Vorgehensweisen führen wir Ihnen auch in den auf der DVD hinterlegten Tutorials noch einmal detailliert vor.

Tutorial „Einführung“


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1.1 Den Arbeitsbereich kennenlernen

Excel-Dateien sind Arbeitsmappen, die aus mehreren Arbeitsblättern (Tabellen) bestehen. Die Arbeitsblätter wiederum bestehen aus Zellen, die in Zeilen und Spalten angeordnet sind. Der Nutzer kann in jede Zelle Text oder Zahlen eingeben – oder darin mit Formeln Berech-nungen durchführen. Um das Arbeitsblatt herum befinden sich die Steuerungselemente von Excel. Klickt man eine Zelle an, bekommt sie einen dicken Rahmen; sie wird markiert und wird zur Aktiven Zelle. Klickt man dann auf einen Befehl, weiß Excel, welche Zelle es nun z. B. forma-tieren, löschen oder sortieren soll. Mit den Cursortasten kann man diese Markierung durch das Arbeitsblatt bewegen. Hält man zusätzlich >Strg<, springt die Markierung bis ans Ende der Tabelle. Hält man jedoch gleich-zeitig >Umsch<, wird der dicke Rahmen zu einem Aktiven Bereich, der mehrere Zellen zu-sammenfasst. Dies gelingt durch Klicken und Ziehen mit der Maus ebenso gut. Bei der Arbeit mit der Maus kann man mit >Strg< und gleichzeitigen Mausklicks auch noch Zellen markie-ren, die nicht unmittelbar angrenzen.

Namenfeld

Bearbeitungszeile

Schaltflächen zur Auswahl der Ansicht

Zoomregler für die Darstellungsgröße

Befehlsgruppe Formatvor-lagen der Registerkarte Start. Weitere Gruppen sind Zwischenablage, Schriftart, Ausrichtung, Zahl, Zellen usw.

Kleine Schaltfläche am unteren rechten Rand jeder Gruppe öffnet ein Dialogfeld mit weiteren Einstellungen.

Die Symbolleiste kann der Nutzer selbst mit Befehlen bestücken.

Registerkarte Start mit den meistgebrauchten Befehlen

Office-Schaltfläche mit Befehlen, welche die ganze Datei betreffen

Zeilenkopf markiert (hier Zeile 4)

aktive Zelle B4 mit Ausfüllkästchen

Spaltenkopf markiert (hier Spalte B)

Register zur Auswahl der Arbeitsblätter. Das aktive Arbeitsblatt heißt Tabelle1.


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1.2 Inhalte in Zellen eingeben und wieder löschen

Was eine Zelle dem Nutzer anzeigt, ist oft das Ergebnis einer Berechnung. Möchte man „hin-ter die Kulissen“ schauen, so kann man in der Bearbeitungszeile den eigentlichen Inhalt der aktiven Zelle sehen.

Merke! Mit Eingaben in der Bearbeitungszeile oder Doppelklick auf eine Zelle oder >F2< wechselt Excel vom Standardmodus in den Bearbeitungsmodus.

Excel verhält sich im Bearbeitungsmodus anders als im Standardmodus: – Man sieht den Inhalt der Zelle und der Cursor blinkt darin. Ggf. werden Bezüge auf andere

Zellen durch farbige Rahmen angezeigt. – Nun kann man Neues eingeben oder Einträge ergänzen. – Die Bearbeitung wird mit >Enter< abgeschlossen. Damit werden die Veränderungen über-

nommen. Die Zelle zeigt das neue Ergebnis an. Möchte man die Änderungen verwerfen, drückt man >Esc< und die Zelle bleibt, wie sie vorher war.

– Um Inhalte einer Zelle zu löschen, geht man folgendermaßen vor:

Inhalt einer Zelle teil-weise löschen

im Bearbeitungsmodus die zu löschenden Inhalte auswählen und mit >Entf< löschen

Inhalt einer Zelle kom-plett löschen

im Standardmodus die zu leerenden Zellen auswählen, dann >Entf< drücken oder auf der Registerkarte >Start: Bearbei-ten: Löschen: Alle Löschen<

Im Standardmodus zeigt die Aktive Zelle das Ergebnis, hier z. B. 22.

In der Bearbeitungszeile wird sichtbar, dass hier tatsächlich 17 und 5 addiert werden.

Im Bearbeitungsmodus lässt sich der Inhalt der Zelle verändern.

Änderung abbrechen: klicken oder >ESC< Änderung übernehmen: klicken oder >ENTER<

Bezüge ➔ MS Office Excel 2010,

Kap. 2.4

Tutorial „Eine kleine Tabelle anlegen“


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1.3 Wie Excel die Inhalte der Zellen behandelt

Excel deutet die Eingaben des Benutzers meist richtig als Text, Zahl oder Berechnung: – Als Text wird eine Eingabe erkannt, sobald sie Buchstaben enthält. – Als Zahl wird eine Eingabe erkannt, wenn sie ausschließlich aus den Ziffern 0 bis 9, dem

Dezimalkomma und evtl. noch Euro- € oder Prozentzeichen % besteht (z. B. 1234,45 €). – Als Berechnung versteht Excel eine Eingabe, die mit dem Gleichheitszeichen = beginnt.

Berechnungen haben meist wieder Texte oder Zahlen zum Ergebnis. Die dazu nötigen Formeln werden in den nächsten Kapiteln genauer behandelt.

Merke! Je nachdem, als was Excel die Eingabe deutet, passt das Programm das Aussehen der Zelle an: So werden standardmäßig z. B. Texte linksbündig und Zahlen rechtsbündig dargestellt.

1.4 Die Tabelle anpassen

1.4.1 Spaltenbreite und Zeilenhöhe einstellen

Wenn eine Zelle für eine Zahl zu eng wird, wird stattdessen ### angezeigt.

So passen Sie die Spaltenbreite an: – Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den rechten Rand des Spaltenkopfs, halten Sie den

Zeiger gedrückt und ziehen Sie nun den Rand nach rechts. – Hat man mehrere Spalten markiert, stellt man mit dieser Aktion die Breite aller Spalten

gleichzeitig ein. – Klickt man zweimal man auf den Rand des Spaltenkopfes, wird für die Spalte(n) die jeweils

optimale Breite eingestellt. Die Zeilenhöhe wird am Rand des Zeilenkopfs auf gleiche Weise eingerichtet.

Für die Zahl 500000 ist die aktive Zelle zu schmal. Am Spaltenkopf wird die Spalte verbreitert. Der Mauszeiger ändert dort sein Aussehen.

Der Text „Februar“ wird abge-schnitten, weil die Nachbarzel-le B4 nicht leer ist.

Text (hier Zelle A1) wird links-bündig gesetzt. Er läuft aus der Zelle heraus, weil die Nachbar-zelle B1 leer ist.

Zahlen werden rechtsbündig gesetzt.

Operatoren: Zeichen, die für Berechnungen in Formeln reserviert sind ➔ MS Office Excel 2010,

Kap. 2.1

Fehlermeldungen ➔ MS Office Excel 2010,

Kap. 2.5


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1.4.2 Zellen als Ganzes löschen und einfügen

Zellen zu löschen bedeutet, sie aus dem Tabellenblatt zu entfernen. Benachbarte Zellen rut-schen dann an ihren Platz. Ebenso kann man auch neue Zellen einfügen. Sie verdrängen so bestehende Zellen zur Seite. Um Zellen zu löschen bzw. einzufügen, markiert man eine Zelle, einen Bereich oder eine Zeile und gibt danach den entsprechenden Befehl.

eine Zelle, einen Bereich oder eine Zeile entfernen

>Strg –< oder >Kontextmenü: Zellen löschen< oder Registerkarte >Start: Zellen: Löschen<

neue Zelle, einen Bereich oder eine Zeile einfügen

>Strg +< oder Registerkarte >Start: Zellen: Einfügen<

Beim Löschen oder Einfügen von Zellen und Bereichen weiß Excel evtl. nicht, wo-hin bestehende Zellen rutschen sollen. Es fragt dann noch einmal nach.

1.4.3 Zellen verschieben und die Tabelle umstellen

Oft möchte man eine Tabelle umstellen. Dazu muss man Zellen verschieben können. Man greift die aktive Zelle mit der Maus an ihrem dicken Rand und verschiebt sie auf ihren neuen Platz. Verwendet man dazu noch >Strg< oder >Umsch<, kann man seine Tabelle schnell um-stellen.

Zellen auf einen neuen Platz verschieben; vorhandene Inhalte auf dem neuen Platz werden dabei überschrieben

mit der Maus am Rand greifen und verschie-ben

Zellen zwischen andere Zellen verschieben >Umsch< und mit der Maus verschieben

Zellen kopieren >Strg< und mit der Maus verschieben

Zellen zwischen andere Zellen kopieren >Strg Umsch< und mit der Maus verschie-ben

1.5 Übersicht über die Arbeit behalten

Um selbst bei großen Tabellen den Überblick nicht zu verlieren, stehen verschiedene Techniken zur Verfügung. Die wichtigsten sind das Zoomen, Ansichten auswählen und den Bildschirm teilen. Auf der Registerkarte >Ansicht< finden Sie alle Befehle, die Sie dafür brauchen.

Tutorial „Die Maus richtig verwenden“


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1.5.1 Zoomen

Zoomen bedeutet, die Tabelle auf dem Bildschirm größer oder kleiner darzustellen. So wird man z. B. eine Tabelle größer darstellen, um Zellen besser lesen zu können, oder kleiner, um die Tabelle im Ganzen zu betrachten. Mit >Strg< und Mausrad drehen zoomen Sie fließend hinein oder hinaus. Oder Sie stellen den Maßstab in der Symbolleiste >Zoom< auf das gewünschte Maß ein. Auf der Registerkarte >Ansicht<, Befehls-gruppe >Zoom< finden Sie alle Einstellungen für die Darstellungsgröße.

1.5.2 Ansichten verändern

Wenn Sie Excel öffnen, sehen Sie Ihr Arbeitsblatt in der Ansicht Normal. Excel bietet allerdings noch weitere Ansich-ten. Die meisten Ansichten finden Sie unter >Ansicht: Ar-beitsmappenansichten<. Für den schnellen Zugriff finden Sie die Schaltflächen für Normalansicht, Seitenlayout und Umbruchvorschau auch am linken Rand der Symbolleiste >Zoom< wieder. Das Seitenlayout zeigt die Seite so an, wie sie gedruckt wird. Die Seite ist von einem Lineal umgeben, auf dem Sie den genauen Stand auf der Seite ablesen können. Die Seite zeigt sich so, wie Sie sie unter der Registerkarte >Seitenlayout< eingestellt haben. Ändern Sie den Seitenrand, indem Sie ihn auf dem Lineal greifen und an die gewünschte Position ziehen. Hier können Sie auch Ihre Kopf- und Fußzeile beschriften. In der Regis-terkarte >Kopf- und Fußzeilentools< finden Sie viele Ergänzungen dazu. In der Umbruchvorschau wird das gesamte Arbeitsblatt stark verkleinert dargestellt. Blaue Linien markieren die Seitenum-brüche. Eine dicke Aufschrift zeigt an, welche Seite Sie sehen. Greifen Sie die blauen Seitenumbrüche mit der Maus und ziehen Sie sie, um die Zeilen und Spalten besser auf die Sei-ten zu verteilen. Die Ansicht Ganzer Bildschirm nutzt den ganzen Bildschirm für das Arbeitsblatt. Die Excel-Steuerelemente werden weit-gehend ausgeblendet und es steht Ihnen nur noch das Kon-textmenü für Befehle zur Verfügung. Um zur Normalansicht zurückzukehren, klicken Sie im Kontextmenü den Befehl >Ganzer Bildschirm schließen< oder drücken Sie >ESC<. Die Formelansicht zeigt Ihnen nur, was in die Zellen ein-gegeben wurde, also Zahlen, Text oder Formeln. Man sieht keine Ergebnisse und Formatierungen mehr. Die Formelansicht erreichen Sie mit dem Tastaturbefehl >Strg #< oder unter >Formel: Formeln überwachen: Formel anzeigen <.

Stellen Sie aktuell mar-kierte Zellen bildschirmfül-lend dar.

Standardmaßstab 100 %

Tabellen drucken ➔ MS Office Excel 2010,

Kap. 3.6

den Maßstab auf eine bestimmte Größe einstel-len


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1.5.3 Bildschirm teilen

Den Bildschirm teilen Sie, um gleichzeitig an verschiedenen Teilen einer Tabelle arbeiten zu können. Dies ist auch praktisch, um die Zeilen- und Spaltenüberschriften im Blick zu behal-ten, während man die Tabelle hinabscrollt.

1.5.4 Weitere Techniken für mehr Übersicht

Ansichten speichern Speichern Sie die aktuelle Ansicht Ihrer Tabelle, wenn Sie genau diese Ansicht noch einmal aufrufen wollen.

Registerkarte >Ansicht: Arbeitsmappenansichten: Benutzerdefinierte Ansichten<

Mehrere Fenster für eine Tabelle Verwenden Sie mehrere Fenster einer Tabelle, wenn Sie an unterschiedlichen Stellen der Tabelle arbeiten und nicht dauernd hin- und herscrollen möchten.

Registerkarte >Fenster: Neues Fens-ter<

Alles klar!

K1 Welche Tabellenkalkulationsprogramme gibt es außer Microsoft Excel?

K2 Was ist der Unterschied zwischen einer Arbeitsmappe und einem Arbeitsblatt?

K3 Wie bestätigt und wie verwirft man die Eingabe in eine Zelle?

K4 Wie löscht man die Inhalte einer Zelle? Und wie entfernt man eine ganze Zelle?

K5 Wie kann man die Breite einer Spalte so einstellen, dass die Inhalte optimal angezeigt werden?

K6 Wie zoomt man mit Maus und Tastatur?

K7 Welche Ansichten auf ein Arbeitsblatt bietet Excel an?

K8 Was bedeutet es, den Bildschirm zu teilen?

Dieser Arbeitsbereich ist waagerecht und senkrecht geteilt. Es entstehen vier Bereiche, deren Aus-schnitt man eigenständig einstellen kann. Um die Teilung zu ändern, muss man den teilenden Balken verschieben. Der Mauszeiger ändert sich auf dem Balken. Doppelklicken Sie auf den Balken, um die Teilung rückgängig zu machen.

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