värdeskapande tid inom projekt och administration · värdeskapande tid inom projekt och ......

© Daniel Ottosson 1

Värdeskapande tid inom projekt och administration En förstudie om uppdragsbeskrivningens informationskvalité och dess påverkan på den värdeskapande tiden inom projekt och administration

Daniel Ottosson

Kandidatuppsats 15 hp

Höstterminen 2011

Handledare: ekonomie doktor, docent Paula Liukkonen

Examinator: ekonomie doktor, universitetslektor Anders Parment

English title: A feasibility study on the Information Quality of the Mission Statement

and its impact on the Value Added Time in Projects and Administration

Kontakt författare: [email protected]


Abstract Research shows that improvement efforts within the manufacturing industry is traditionally carried out on the shop floor, where the lean philosophy formed one of the supporting tools, but at the same time that office-related (administrative) activities such as for example engineering and planning has a significant impact on business competitiveness. More recently, the field of application of the lean concept has expanded to include both product development and other office-related activities in order to reduce lead time, increase productivity and quality. However, poor quality, late deliveries and heavy expenses often can be traced to the information flows companies rather than to the material flows. Information quality is thus of importance and includes relevance, reliability, representation and availability.

The main research question in this feasibility study is how time for value-added activities within projects and administration can be increased from the perspective of information quality. The underlying questions consists of what counts as value added and non-value-added activities, what amount of time the latter category of activities consumes and why non-value-added activities occurs.

The purpose of this feasibility study is to make an attempt to contribute to the development and value-added activities of a manufacturing company and its employees, but also that the study can provide ideas for further research or ideas that other organizations in trade and industry or the public sector can use in their development towards a sustainable society.

The study is based on a questionnaire survey conducted in Nov 2011 at a manufacturing company in the automotive industry. The participants of the survey comprised primarily of managers and other officials, who worked on projects which was related to the reduction of resource consumption within production departments.

The survey indicates that participants perceived delays caused by temporary or permanent missions at the border or outside the perceived area of their responsibility, but also delays due to duplication work and an insufficient representation of information in the current projects. A preliminary proposal for action is that principals spend more time on the formulation of mission information to increase its quality of information. When the mission participants (those who benefit from the potential time savings) are assumed to be more numerous then a total time saving could be achieved.

Keywords: office management, information quality, value stream map office/administration/project, value-added administration/office work, lean office, lean administration.


Sammanfattning Forskning visar att förbättringssträvanden inom tillverkningsindustrin traditionellt skett på verkstadsgolvet, där leanfilosofin utgjort ett av stöden, men samtidigt att kontorrelaterade (administrativa) verksamheter som t.ex. ingenjörsarbete och planering har en betydande inverkan på företags konkurrenskraft. På senare tid har leankon-ceptets användningsområde utökats att omfatta såväl produktutveckling som andra kontorsrelaterade verksamhe-ter i syfte att reducera ledtid samt höja produktivitet och kvalitet. Dock kan bristande kvalitet, sena leveranser och höga kostnader ofta härledas till företagets informationsflöden snarare än till materialflödena. Informations-kvalitén är därvid av betydelse och omfattar informationens relevans, tillförlitlighet, framställning och tillgäng-lighet.

Förstudiens övergripande frågeställning omfattar hur tiden för värdeskapande aktiviteter inom projekt och admi-nistration kan ökas sett ur ett informationskvalitetperspektiv. Underfrågorna består av vad som räknas som vär-deskapande och värdeminskande aktivteter, hur mycket tid den senare kategorin av aktiviteter tar i anspråk samt orsaken till att de uppkommit.

Syftet med denna förstudie är att göra ett försök att bidra till ett tillverkningsföretags och dess medarbetares utveckling och värdeskapande men även att studien kan ge idéer användbara av såväl forskare som andra organi-sationer i näringsliv och offentlig sektor i sin utveckling mot ett långsiktigt hållbart samhälle.

Studien bygger på en enkätundersökning som genomfördes i nov 2011 på ett tillverkningsföretag inom fordons-industrin. Undersökningsdeltagarna utgjordes främst av chefer och andra tjänstemän, som arbetat i projekt relate-rade till reduktion av resursåtgång inom produktionen.

Undersökningen indikerar upplevda tidsförluster för uppdragsdeltagarna orsakade av tillfälliga eller permanenta uppdrag på gränsen eller utanför uppfattat ansvarsområde, men även tidsförluster pga. dubbelarbete och en otill-räcklig framställning av informationen inom de aktuella projekten. Ett preliminärt förslag till åtgärd är att upp-dragsgivarna lägger ner mer tid på formulering av uppdragsinformation för att på så sätt höja dess informations-kvalitet. Då uppdragsdeltagarna (de som drar nytta av den potentiella tidsvinsten) antas vara fler till antalet skul-le således en total tidsvinst kunna åstadkommas.

Nyckelord: office management, information quality, value stream map office/administration/project, värdeska-pande administration/kontorsverksamhet, lean office, lean administration.


Förord Jag tror att universitetets filosofi där framträdande delar utgörs av förståelse, metod och eftertanke i kombination med mer effektivitets- och teknikinriktade filosofier tillsammans med skickliga praktiker är en kraftfull källa för att utveckla långsiktigt framgångsrika organisationer vilka ska verka i ett hållbart samhälle. Vad gäller bilindu-strin anser jag att stöd för denna filosofi kan hämtas från Jeffrey K. Likers Toyota Way och Jan Hellings Vägvi-saren till lean företagsamhet:

“Toyota stands out as the preeminent analyst of strategy and tactics. Nothing is assumed. Everything is verified [– – –] Toyota´s secret to smooth and often flawless implementation of new initiatives is careful, upfront planning. Underlying the entire process of planning, problem solving, and decision making is careful attention to every detail [– – –] I think Toyota´s excellence is in the details.” (Liker, 2004, s. 238,239)

“Genom att återgå till rötterna i vårt engagemang för att skapa ständigt förbättrade produkter och processer, och som har drivits fram inom Toyota allt sedan företagets grundande, strävar vi nu efter att skapa ett nytt paradigm för bilindustrin – ett som frikostigt kan bidra till en samhällsutveckling som hjälper till att bevara jordens miljö.” (Toyotas ordförande Fujio Cho, 2009, i Helling (2010, s. 70))

Jag brinner för utveckling och helhetssyn där processen går hand i hand med det ekonomiska och samhälleliga perspektivet. Efter en uppväxt inom lantbruksnäringen, studier i fysik (processen) och företagsekonomi (helhe-ten) tillsammans med yrkeserfarenhet från tillverkningsindustrin hoppas jag genom denna studie kunna bidra med några idéer hur denna utveckling kan ske.

Jag vill tacka det företag, där studien ägt rum, och dess handledare vilka delat med sig av sin tid och kunskap. Jag vill även tacka uppsatsens opponenter Mattias Rydell och Erik Amberg samt min handledare Paula Liukko-nen för hennes helhjärtade stöd under uppsatsprocessen. Företagets öppenhet tillsammans med Paulas engage-mang och förmåga att öppna nya dörrar har bidragit till att det på allvar börjat växa fram vilket värde jag skulle kunna skapa i världen.

En presentation av studien innehållande sammanfattande bilder och figurer kan erhållas på förfrågan.

Frågor och kommentarer tas gärna emot!

Stockholm, januari 2012

Daniel Ottosson, [email protected]

Vänligen beakta!

Studien är offentlig handling och kan därmed användas av organisationer och allmänhet men källhänvisning öns-kas genom förslagsvis:

I löpande text: Ottosson (2012)

I källhänvisningen:

Ottosson, D. (2012). Värdeskapande tid inom projekt och administration. Kandidatuppsats, 15 hp. Företagsekonomiska institutionen, Stockholms universitet, Stockholm. E-post: [email protected]

alternativt

Ottosson, D. (2012). Value Added Time in Projects and Administration. Bachelor thesis, 15 ECTS. Stockholm University School of Business, Stockholm. Email author: [email protected]

Reservation för felskrivning.


Innehållsförteckning Inledning ...............................................................................................................................7

Problembakgrund.......................................................................................................................................... 7 Förbättringsarbetet utvidgas från verkstadsgolvet till kontoret .................................................................... 7 Kort historisk tillbakablick ........................................................................................................................ 8 Värdeskapande tid..................................................................................................................................... 8

Problemdiskussion ........................................................................................................................................ 9 Problematik, frågeställning och arbetshypotes ............................................................................................. 10 Syfte och kunskapsbidrag............................................................................................................................ 10 Avgränsning och definitioner ...................................................................................................................... 11

Metod ..................................................................................................................................12 Vetenskapligt synsätt .................................................................................................................................. 12

Forskningsstrategi ................................................................................................................................... 12 Teoriutveckling, teoriprövning eller användning ...................................................................................... 12 Empirisk eller teoretisk studie.................................................................................................................. 13 Hur fås kunskap om verkligheten? ........................................................................................................... 13

Tillvägagångssätt ........................................................................................................................................ 13 Undersökningsdesign .............................................................................................................................. 13 Undersökningsmetod............................................................................................................................... 14 Undersökningspopulation och urval......................................................................................................... 14

Litteratursökning och källkritik ................................................................................................................... 15 Forskningsetik ............................................................................................................................................ 15 Undersökningens kvalitet och giltighet ........................................................................................................ 16

Enkätundersökningens tillförlitlighet ....................................................................................................... 16 Slutsatsernas giltighet.............................................................................................................................. 16

Teori om värdeskapande inom kontorsverksamhet..........................................................17 Leankonceptet inom kontorsverksamhet ...................................................................................................... 17

Implementering....................................................................................................................................... 17 Resursslöseri ........................................................................................................................................... 17 Rotorsaker............................................................................................................................................... 18

Teoretiskt perspektiv på kund och värdeskapande........................................................................................ 19 Kundperspektivet .................................................................................................................................... 19 Värdeskapande ur ett kundperspektiv....................................................................................................... 19 Värdeskapande tid................................................................................................................................... 20 Informationskvalitet ................................................................................................................................ 20

Sammanfattning och presentation av studiens undersökningsvariabler.......................................................... 22 Tid.......................................................................................................................................................... 22 Kund....................................................................................................................................................... 22 Värde...................................................................................................................................................... 22


Finns tidsvinster att hämta inom projekt och kontorsverksamhet?.................................24

Undersökningens utformning ...................................................................................................................... 24 Avgränsning och undersökningspopulation.................................................................................................. 25 Undersökningsresultat – sammanställning av svar........................................................................................ 26 Undersökningsresultat – utförligt................................................................................................................. 29

Tillfälliga och permanenta uppdrag.......................................................................................................... 29 Dubbelarbete........................................................................................................................................... 29 Informationens presentationsformat ......................................................................................................... 30 Respondenternas kommentarer ................................................................................................................ 30 Urval av övriga resultat ........................................................................................................................... 31

Återkoppling till frågeställningen ................................................................................................................ 31 Orsaker till upplevda tidsförluster inom projekt och kontorsverksamhet ......................32

Analys av potentiella tidsvinster .................................................................................................................. 32 Orsak till tillfälliga eller permanenta uppdrag........................................................................................... 32 Orsak till dubbelarbete ............................................................................................................................ 33 Orsaker relaterade till informationens presentation................................................................................... 33 Analys av respondenternas kommentarer på frågeställningen ................................................................... 34

Metodkritik................................................................................................................................................. 35 Enkätens utformning ............................................................................................................................... 35 Bortfall, frågor som ej kan bedömas och uteblivna svar............................................................................ 35 Urval....................................................................................................................................................... 36 Studiens tillförlitlighet och generaliserbarhet ........................................................................................... 36 För många/för lite undersökningsvariabler ............................................................................................... 36 Övrig kritik ............................................................................................................................................. 36

Resultat och slutsats ...........................................................................................................37 Diskussion och summering.................................................................................................39

Återkoppling till studiens problematik och syfte .......................................................................................... 39 Reflektioner kring arbetet med studien ........................................................................................................ 40 Metodval .................................................................................................................................................... 40 Kunskapsbidrag och vidare undersökning.................................................................................................... 40 Slutord........................................................................................................................................................ 41

Referenser...........................................................................................................................42 Appendix.............................................................................................................................43

Bilaga 1 – resultattabeller ............................................................................................................................ 43 Bilaga 2 – svensk översättning av informationskvaliténs dimensioner .......................................................... 49


Inledning __________________________________________________________________________________________

Inledningskapitlet innehåller en bakgrund och kort historik till studiens problematik och frågeställning. På detta följer studiens syfte och avgränsning. Kapitlet introducerar värdeskapande arbete inom administrativa verksamheter som projekt och andra kontorsrelaterade verksamheter och belyser detta ur ett lean- och infor-mationskvalitetsperspektiv. _________________________________________________________________________________________

Problembakgrund Studiens inleds med en introduktion till värdeskapande arbete inom administrativa verksamheter som projekt och ingenjörsarbete för att sedan följas av en kort historisk tillbakablick på förbättringssträvanden under 1900-talets första hälft för att sedan introducera begreppet värdeskapande tid.

Förbättringsarbetet utvidgas från verkstadsgolvet till kontoret Suri1 (2010) skriver i tidskriften Industrial Management att konkurrensen från låglöneländer sätter hård press på tillverkningsföretag att reducera kostnader och att detta traditionellt skett på verkstadsgolvet där bland andra metoder som kaizen (ständiga förbättringar2), 5S (sortera, systematisera, städa, standardisera och se till3) och lean (se introduktion nedan) tillämpats. Suri menar dock att kontorsverksamheten (däribland ingenjörsarbete, planering, orderhantering och offerering) har betydande inverkan på konkurrenskraften hos tillverkningsföretag av bland annat av följande anledningar:

kontorssysslor kan utgöra en stor del av tiden från kundens offertförfrågan till leverans kontorssysslor kan utgöra betydande delar av den totala produktkostnaden de fasta kostnaderna inräknade.

Utifrån erfarenhet från hundratals företag menar Suri (2010) att ledtiden har en mer betydande inverkan än många chefer inser vilket han förklara med att långa offert- och leveranstider kan göra att företag förlora mark-nadsandelar. Han menar vidare att en förändring i tankesätt från kostnadsfokusering till tidsfokusering krävs för att kunna reducera ledtiden och därmed åstadkomma kostnadsbesparingar. Detta stöds även av Liker4 (2004) genom sina erfarenheter från Toyota.

Keen och Evans5 (2011) beskriver leankonceptet som ett strategiskt tillvägagångssätt för att skapa en process som är snabb, tillförlitlig och ger en hög kvalitet och som därmed kan skapa ett konkurrensövertag. Konceptet ger struktur, disciplin och ägarskap för att garantera långsiktigt hållbara förbättringar. De skriver vidare att lean-koncept är större än att endast reducera kostnader. Istället för att skära ner resurser syftar det till att öka produk-tionskapaciteten genom ständiga förbättringar. Helling6 (2010) menar att begreppet ”lean production” är helt dominerade inom den globala fordonsindustrin och att de flesta alternativa koncept som ”Total Quality Mana-gement”, Flexible Manufacturing och Agile Manufacturing alla har sin grund i leankonceptet som ursprungligen kommer från Toyota.

I en artikel i tidskriften Strategic Direction (2005), hävdas att under det senaste årtiondet har leankonceptet inom tillverkningsprocesser visat sin potential att markant reducera slöseri samt att öka produktivitets- och prestations-förmåga. Senare har leankonceptet även visat sig ytterst betydelsefullt inom produktutveckling. Den senaste [2005] utvecklingen visar på att leankonceptet nu erbjuder ett sätt att utveckla kontorsverksamhet och administ-ration (t.ex. teknik, logistik och inköp) men att det finns en begränsad förståelse av leankonceptet utanför till-

1 Rajan Suri, Professor of Industrial Engineering at the University of Wisconsin-Madison, 1985-2008 (www.engr.wisc.edu/centers/cqrm/staff.htm, 2012-01-03). 2 Ax, Johansson & Kullvén (2009, s. 477). 3 Fritt översatt från Liker (2004, s. 150) sort, straighten (orderliness), shine (cleanliness), standardize and sustain. 4 Jeffrey K. Liker, Professor of Industrial and Operations Engineering vid University of Michigan (Liker, 2004). 5 Mike Keen, supply chain manager, EMEA & India at Cooper Bussman, Leics; Carl Evans, senior lecturer inom Business School vid University of Worcester (Keen & Evans, 2011). 6 Jan Helling, senior konsult inom strategi- och kvalitetsrådgivning med 30 års erfarenhet av Toyotas filosofi (helling.se/Medarbetare.htm, 2012-01-09).


verkningsprocesserna. Liknande påståenden förs fram av Mora7 (2010), Helling (2010), Keen & Evans (2011) samt Liker (2004).

John Drogosz8 (2002) skriver att typsiska resultat av implementeringen av leanprinciper inom icke-tillverkningsrelaterade områden innefattar en 40-60 procent reduktion av ledtiden, kvalitetsförbättringar på 10-15 procent, produktivitetsförbättringar på 10-25 procent samt bättre kommunikation mellan processens olika aktö-rer.

Kort historisk tillbakablick Sällfors9 (1933) skriver att kontorets rationalisering har pågått parallellt med rationaliseringen av produktiv verk-samhet i avsikt att få ned kostnader och att samma grundlagar gäller. Dock är detta inte lika enkelt när det gäller kontorets ”tankeoperationer”. USA var först med att på allvar försöka effektivisera kontorsverksamheter och att kontorets rationalisering hittills [1933] dels i huvudsak skett genom mekanisering där diverse hjälpmedel inför-skaffats, t.ex. skriv- och räknemaskiner dels skett lokalt inom företagen där ett helhetsperspektiv ofta varit från-varande.

I förordet till en svensk upplaga (1920) av Frederick Winslow Taylors10 ”The principles of Scientific Manage-ment” från 1911, sätter E.A. Forsberg11 Taylors arbete i relation till tidigare insatser där människor försökt att effektivisera sitt arbete. Forsberg skriver att:

”Alltsedan den gråa urtiden har ju människan lyckats öka effektiviteten av sitt arbete, d. v. s. med mindre fysisk och psykisk ansträngning få allt större resultat.” (Forsberg i Taylor (1911, s. 3))

Taylor (1911) citerar den amerikanska presidenten Theodore Roosevelt12, i ett tal denne höll till delstaternas guvernörer:

”Strävandet att bevara vårt lands naturtillgångar är endast ett steg mot lösningen av den viktigare frågan om höjandet av vårt folks produktionsförmåga.” (Roosevelt T. i Taylor, (1911, s. 6))

som Taylor kommenterar genom:

”Vi kunna se och känna, huru materiella värden ödslas bort. Mänskligt arbete, som utföres utan skicklighet och plan-mässighet och utan att medföra avsett resultat, lämnar däremot inga märkbara spår efter sig. För att förstå betydelsen därav krävas tankeansträngningar. Och på grund härav – trots det att den dagliga förlusten genom detta förhållande är större än genom ödslande med materiella värden – har det ena upprört oss djupt, under det att vi endast föga bekymrat oss om det andra.” (Taylor, 1911, s. 6)

Taylor (1911) anger att huvudsyftet med scientific management-konceptet (vetenskaplig företagsledning) är att åstadkomma största välstånd åt såväl arbetsgivaren som åt arbetstagaren. Han menar att välstånd för arbetsgiva-ren inte enbart innebär stor utdelning utan även utvecklingen av företaget så att detta välstånd kan bli varaktigt. Med största välstånd för arbetarna och tjänstemännen menar Taylor förutom högre löner att personalen ska ut-vecklas för att framgångsrikt utföra det arbete som de är mest lämpade för.

Taylor argumenterar vidare emot föreställningen att förbättringar som ökar produktionsförmågan och minskar tillverkningskostnaden skulle leda till personalneddragningar. Han menar att slutresultatet förväntas bli det mot-satta.

Värdeskapande tid Helling (2010) skriver att en stor andel av den tid och de resurser som läggs ner på produkten kan uppfattas som slöseri ur slutkundens perspektiv, att det bara är en liten del av den totala tiden mellan order och leverans som höjer produktens värde, vilket är det kundens betalar för. Genom en kartläggning av värdeflödet kan detta slöseri

7 Cristina Mora, doktor vid University of Bologna, Italy (Mora, 2010). 8 John D. Drogosz, doktor och föreläsare vid University of Michigan College of Engineering samt VD för Lean Services, Optiprise, Inc (http://interpro.engin.umich.edu/instructor.htm?id=15288, 2012-01-03). 9 C. Tarras Sällfors, överingenjör vid A.-B. Industribyrån, Sveriges Industriförbund (Sällfors, 1933). 10 Frederick Winslow Taylor, amerikansk ingenjör och konsult (www.ne.se, 2012-01-09). 11 E.A. Forsberg, överingenjör (Taylor, 1911). 12 Levde åren 1858-1919 och var president åren 1901-1909.


identifieras och systematiskt elimineras. Helling delar in värdeskapande aktiviteter på likande sätt som Ax, Jo-hansson & Kullvén (2009). Hellings indelning:

Aktiviteter som höjer värdet på kundens produkter.

Aktiviteter som är nödvändiga att utföra även om de inte höjer värdet på produkten.

Aktiviteter som kunden inte har något intresse att betala för och helst skall reduceras eller elimineras.

Helling råder att den systematiska elimineringen av slöseri måste genomföras i hela värdeflödet både inom och utom företaget. Det handlar här alltså inte enbart om produktionsprocesserna utan även den del av värdeflödet som omfattar kontorsverksamhet. Leankonceptet innehåller enligt Strategic Direction (2005) till skillnad från traditionella koncept ett helhetsperspektiv som inriktar sig på att identifiera och eliminera de icke-värdeskapande processerna dvs. har inte enbart fokus på att effektivisera de värdeskapande processerna. I sin artikel ger Dro-gosz (2002) ett exempel på en kontoverifieringsprocess där den värdeskapande tiden är mindre än tio procent av den totala tiden från mottagande till leverans av en denna administrativa tjänst.

De ovan introducerade begreppen kontorsverksamhet och administration, som omfattar kontorsrelaterade sysslor som t.ex. ingenjörsarbete, planering och orderhantering, kommer i den följande texten att användas i samma betydelse. Dessa sysslor är främst relaterade till tjänstemannayrken, till skillnad från arbete i den direkta produk-tionsprocessen. I Likers (2004, s.89,280) diskusson om tillämpningen av leankonceptets inom teknik- och tjäns-teorganisationer menar han att ingenjörer omvandlar information till design.

Problemdiskussion Enligt Helling (2010) visar analyser att bristande kvalitet, sena leveranser och höga kostnader ofta beror av bris-ter i företagets informationsflöden snarare än i materialflödena. Drogosz13 (2002) skriver att medarbetare inte bara behöver rätt material och rätt verktyg i rätt tid utan rätt information i rätt tid. Forskarna Jerzy Michnik och Mei-Chen Lo14 (2009) skriver att informationskvalitet har blivit en vital del av affärsverksamheter pga av de tilltagande teknologiska framstegen och den globala ekonomiska konkurrensen. Lee, Strong, Kahn & Wang (2002) menar att informationskvalitet har blivit en kritisk angelägenhet i organisationer. Traditionellt har infor-mationskvalitet beskrivits hur riktig informationen varit. Här har dock skett en utveckling mot att även innefatta dimensioner som relevans, framställning och tillgänglighet men även att se information som en produkt och utnyttja kunskapen som en tillgång. Informationskvalitén härrör från informationssystem som täcker de organisa-toriska processerna som syftar till att samla, bearbeta, distribuera och använda information (Michnik & Lo, 2009). Forskarna Richard Wang och Diane Strong15 definierar informationskvalitén ur användarens16 perspektiv.

Strategic Direction (2005) skriver att det å ena sidan att det kan krävas mer ansträngning att implementera lean inom kontor men att resultatet å andra sidan kan innebära stora reduceringar i administrationskostnader och ledtid då kontorsfunktionerna kan utgöra så mycket som 60-80 procent av den totala tiden från design via mark-nadsföring till leverans av en produkt.

Suri (2010) menar dock att företagsledningar trots potentialen i att förbättra kontorsverksamheten inte ger sig i kast med detta. Han ser fler anledningar till detta. En som sträcker sig tillbaka till Henry Ford och Scientific Management-rörelsens dagar där fokus låg på förbättringar på verkstadsgolvet. En annan anledning som gäller frånvaron av mätmetoder rörande tidsåtgång inom kontorsverksamhet samt att företagsledningar saknar förståel-se för betydelsen av att reducera ledtiden inom kontorsverksamheter. Suri menar att företagsledningar ofta är fokuserade på att reducera arbetarnas lönekostnad som i många fall utgör en mindre del av den totala kostnads-massan inom tillverkningsindustrin samt att långa svars- och leveranstider kan påverka försäljning och mark-

13 Artikeln ”Applying Lean Above the Factory Floor” i Journal of Ship Production. 14 Jerzy Michnik, The K. Adamiecki University of Economics, Katowice, Poland; Mei-Chen Lo, Department of Business Management, National United University, Miao-Li City, Taiwan. 15 Richard Y. Wang, Ph.D., Associate Professor of Information Technologies (IT) och Co-Director för Total Data Quality Management (TDQM) vid MIT Sloan School. of Management; Diane M. Strong, Ph.D., Assistant Professor of Management at Worcester Polytechnic Institute. 16 I artikeln används det engelska ordet ”consumer”. Undertecknad gör tolkningen att det svenska ordet användare bättre

beskriver sammanhanget.


nadsandelar. Liker (2004) skriver att chefer och ingenjörer på Toyota inte behöver göra en detaljerad analys av kostnad och nytta varje gång de vill implementera något som förbättrar flödet. Kostnad är visserligen en självklar faktor men huvudsyftet är att förbättra flödet [reducera ledtid].

Problematik, frågeställning och arbetshypotes Inom det tillverkningsföretag17 som är föremål för denna studie finns följande uppfattningar om förbättringsarbe-tet: 1) att tid för förbättringsarbete inom vissa avsnitt är ytterst begränsad, 2) att tid för förbättringsarbete inom andra avsnitt inte utnyttjas tillräckligt effektivt 3) huruvida olika delar av förbättringsarbete ska bedrivas av produktionspersonal eller av tjänstemän. (St. förb., 2011; Log.utv. 2011).

Orsaken till den problematik som beskrivs i den andra uppfattningen ovan tros vara bristfällig styrning och upp-följning av projekt och uppdrag samt liten förståelse hos inblandade parter för uppdragens syfte. Detta tros bero av otydlig uppdragsbeskrivning från projektledningen. Detta anses få som konsekvens att projektledningen tjänar tid medan projektdeltagarna förlorar tid, dvs. den totala projekttiden blir längre än om projektledningen lagt ner mer tid på uppdragsbeskrivning och uppföljning. Den totala mängden av överlappande, ej precisa arbetsuppgifter anses förmodligen utgöra den största tidsförlusten. Ett spontant förslag från företaget att komma tillrätta med detta gäller att tydligt definiera vad som skall göras och vilka aktörer som behöver vara inblandade för att inte stjäla tid från värdeskapande aktiviteter.

Denna problematik kopplas samman med, det i tidigare avsnitt berörda, informationsflödet och de kontorsrelate-rade verksamheterna där projekt till största delen antas ingå. Risken är att aktiviteter kopplade till de specifika uppdrag och projekt utförs och redovisas på fel ställe eller vid fel tidpunkt i organisationen med trolig konse-kvens att tid själs från andra värdeskapande aktiviteter. Det finns även en risk att en otydlig uppdragsbeskrivning resulterar i onödiga värdeminskande aktiviteter. Ur ett vetenskapligt perspektiv kan denna problematik formule-ras som att en förbättringspotential verkar finnas i projekt vad gäller formulering och kommunikation av uppdra-gens innehåll och syfte samt de resurser som behövs.

Det följande arbetet kommer genom en enkätundersökning pröva denna problematik och med stöd av valda teorier försöka ge svar på följande frågeställning:

Hur kan tiden för värdeskapande aktiviteter ökas inom projekt och administration sett ur ett informa-tionskvalitetsperspektiv?

Förutsatt att värdeminskande aktiviteter existerar lyder de underliggande frågeställningarna:

Vad är värdeskapande och värdeminskande (tidskrävande eller onödiga) aktiviteter?

Hur mycket tid tar värdeminskande aktiviteter i anspråk?

Vad är anledningen till att värdeminskande aktiviteter uppkommit?

Hur kan tiden för värdeskapande aktiviteter kunna ökas?

Utifrån problematiken och kopplat till den övergripande frågeställningen har en arbetshypotes tagit fram som säger att det sannolikt finns en tidsvinst att hämta om uppdragsgivaren höjer kvalitén på den information som går ut till uppdragsdeltagarna. Även om uppdragsgivarna förlorar viss tid uppkommer sannolikt en total tidsvinst att erhållas eftersom uppdragsdeltagarna ofta anses vara fler till antalet än uppdragsgivarna. Detta skulle kunna ses som en hävstångseffekt där en insats hos uppdragsgivarna skapar en större total tidsvinst hos uppdragsdeltagarna.

Syfte och kunskapsbidrag Syfte med studien är att försöka bidra till såväl det aktuella företagets som dess medarbetares utveckling och värdeskapande. Utifrån ett informationskvalitetsperspektiv med leanfilosofin som ramverk kommer ett förslag att tas fram hur tiden för värdeskapande aktiviteter inom projekt och kontorsverksamhet kan ökas. Delmålen utgörs dels av kartläggning och förklaring av eventuella värdeminskande aktiviteter och dels att arbetet ska bidra till min personliga utveckling där färdighet i ett vetenskapligt tillvägagångssätt ingår. 17 Begäran om anonymitet har accepterats.


Karaktären och begräsningen av en kandidatuppsats gör att arbetet utformas som en förstudie, dvs. en första inblick i de frågeställningar som behandlas. De indikationer, som kan framkomma, kan sedan utgöra ett underlag för ytterligare undersökning och insatser i utvecklingen av verksamheten snarare än en konkret plan för direkt implementering.

Jag hoppas även genom studien kunna bidra med idéer rörande informationskvaliténs påverkan på värdeskapan-de arbete inom projekt och kontorsverksamhet som kan användas såväl för vidare forskning som av näringslivet som andra organisationer i sin utveckling mot ett långsiktigt hållbart samhälle.

Avgränsning och definitioner Studien som har ägt rum på det företag där problematiken identifierades kommer att fokusera kring uppdragsin-formation, dvs. information som går från uppdragsgivare till uppdragsdeltagare. Företagets handledare identifie-rade potentiella förbättringsområden och rekommenderade där deltagare i undersökningen. Respondenterna utgörs främst av chefer och tjänstemän som arbetat inom en viss projektkategori som syftar till att inom ett års perspektiv reducera kostnader kopplade till olika former av resursslöseri inom produktionen. Studien fokuseras kring arbetet i den aktuella projektkategorin men för att få en helhetsbild av respondenternas förutsättningar ställdes även frågor som berörde deltagarnas totala insats på företaget.

Då undersökningen har sin grund i en specifik projektkategori och undersökningsdeltagarna främst utförs av tjänstemän inom kontorsrelaterade yrken kommer således begreppet projekt, tillsammans de ovan introducerade begreppen kontorsverksamhet, kontorsrelaterad verksamhet och administration, att användas i samma betydelse.


Metod ___________________________________________________________________ ______________________

Studien anlägger i huvudsak en kvantitativ forskningsstrategi, en tvärsnittsdesign som forskningsdesign och en enkätundersökning som datainsamlingsmetod. I följande stycken följer en redogörelse och motivering till dessa val ur ett vetenskapsteoretiskt, metodologiskt och forskningsetiskt perspektiv men även en källkritisk gransk-ning av litteraturen. _________________________________________________________________________________________

Vetenskapligt synsätt Ett vetenskapligt tillvägagångssätt innebär enligt Andersson18, (1979; s.14,50) att förhålla sig kritisk till det all-mänt vedertagna. Andersson skriver:

”Vetenskapen måste lösa upp detta nästan instinktmässiga, automatiska förhållningssätt och tränga bakom fenome-nens ytskikt, pressa tingen på betydelser genom ett ständigt utvidgande av helheten och nya tolkningsförsök” (An-dersson, 1979, s. 50)

som enligt honom är kärnan i ett problematiserande perspektiv till skillnad från ett förenklande naturvetenskap-ligt perspektiv. Bryman19 (2011, s. 11) ställer frågan ”Är den naturvetenskapliga modellen för forskning tillämp-lig på studiet av individ och samhälle?”. I en kritik till kvantitativ forskning, som till stora delar bygger på ett naturvetenskapligt synsätt, skriver han att kvantitativa forskare underlåter att skilja mellan människor och sociala institutioner å ena sidan och den naturliga världen (molekyler, atomer och elektroner) å den andra (Bryman, 171).

Forskningsstrategi Inom samhällsvetenskaplig forskning där ämnet företagsekonomi ingår finns enligt Bryman (2011, s. 39) två övergripande forskningsstrategier: en kvantitativ och en kvalitativ ansats. Vissa menar att det finns en avgörande skillnad mellan dessa båda strategier medan andra menar att den är mer diffus. Bryman (2011, s. 43) hänvisar här till undersökningar som visar att ansatserna kan hämta inslag från varandra. Han skriver:

”en diskussion om samhällsvetenskapens väsen är lika komplex som det praktiska utövandet av forskningen är i verk-ligheten.” (Bryman, 2011, s. 41)

Av anledning som beskrivs längre fram har en enkätundersökning valts som datainsamlingsmetod. Därmed an-läggs i huvudsak en kvantitativ forskningsansats och strategi. De inslag som kan förknippas med en kvalitativ ansats är den öppna20 fråga som fanns med i enkäten (Bryman, 2011, s. 29, 413).

Teoriutveckling, teoriprövning eller användning Den kvantitativa forskningsstrategin ansätter ett deduktivt (teoriprövande) synsätt i frågan om sambandet mellan teori och empiri (praktik) vilket innebär att utifrån existerande teori ställa upp en hypotes (förutsägelse) rörande det aktuella studieobjektet och sedan pröva denna hypotes empiriskt genom att samla in data och dra slutsatser för att antingen bekräfta eller förkasta hypotesen. Förutsatt att data och analys är tillförlitliga, kan i det senare fallet ett induktivt (teoriutvecklande) inslag bli aktuellt, genom att utifrån empirin omformulera teorin för att hypotesen därmed ska överensstämma med verkligheten, dvs. för att teorin ska kunna användas för att förutsäga verkligheten (Bryman, 2011, s. 28).

Teoriprövning eller teoriutveckling har en sekundär roll i en kandidatuppsats varför studien kommer att fokuse-ras på användningen av existerande teori där dels undersökningsvariabler hämtas och dels en kritisk granskning genomförs. Studiens problematik och frågeställning att skapats med stöd från tidigare teori och den problembild

18 Sten Andersson, fil. dr i sociologi. 19 Alan Bryman, professor, School of Management, University of Leicester. 20 Fråga utan svarsalternativ.


som företaget beskrivit. Teorin kommer även att användas för analys av den insamlande empirin och tillsam-mans med metodlitteratur görs ett försök att genom studiens slutsats ge svar på frågeställningen.

Empirisk eller teoretisk studie Studiers underlag kan vara av olika art. Antingen utgörs underlaget av data som andra forskare samlat in, s.k. sekundärdata, eller så används primärdata, dvs. material som samlats in på egen hand genom t.ex. enkäter eller intervjuer. En blandning mellan dessa former är även möjlig. Analys av sekundärdata har ett antal fördelar, bl.a. tids- och kostnadsbesparingar som ger mer tid och resurser till analysen av data. Dock så finns ett antal nackde-lar: bl.a. att forskaren behöver tid att sätta sig in i materialet både till innehåll och omfattning och härigenom bedöma kvalitén och vad som är relevant att använda. Det kan även saknas delar som inte var relevanta vid den ursprungliga studien (Bryman, 2011, s. 299 ff.). I enlighet med studiens syfte och kravet i en kandidatuppsats används primärdata som samlats in via en enkätundersökning.

Hur fås kunskap om verkligheten? En kvantitativ forskningsansats och strategi är nära sammankopplad med positivismens syn på vad kunskap utgörs av (epistemologi). Här tillämpas ett naturvetenskapligt tillvägagångssätt i studiet av den sociala, mänskli-ga, verkligheten. Positivisterna menar att det bara är företeelser som kan bekräftas av de fem sinnena som räknas som kunskap och som därmed behöver observeras. En annan av deras ståndpunkter handlar om att vetenskap ska vara fri från värderingar, dvs. normativa, ej faktabaserade, påståenden hör inte hemma inom positivismen (Bry-man, 2011, s. 30). I kontrast till detta perspektiv finns ett tolkande, hermeneutiskt perspektiv, som ofta förknip-pas med en kvalitativ ansats. Perspektivets förespråkare menar att den sociala verkligheten behöver studeras med en annan strategi som snarare förstår än förklarar människors handling. En annan kritik går ut på att den kvanti-tativa mätprocessen kan utgöra en falsk trygghet. Här ryms diskussionen om indikatorer på mått som sedan an-vänds för att beskriva begrepp, dvs. att de kvalitativa forskarna kan vända sig mot de slutna21 frågorna i enkäten men ställa sig positiva till den öppna frågan vilken skulle kunna bidra till en ökad förståelse för studiens fråge-ställning.

Den kvantitativa ansatsen förknippas även med en objektivistisk ontologisk ståndpunkt, dvs. att verkligheten existerar oberoende av de sociala aktörer som agerar i och observerar den. Detta i kontrast till den kvalitativa ansatsen som till stora delar menar att den sociala verkligheten konstrueras genom det aktörer som observerar och verkar i den. Detta kan kopplas till den kritiska realismen som menar att forskarens uppfattning bara är ett alternativ för att tolka verkligheten medan positivismen menar att forskarens tolkning är en direkt avbildning av verkligheten (Bryman, 2011, s. 31). Kopplat till innevarande studie och det aktuella företaget kan detta ses som att de av respondenterna upplevda underförstådda instruktionerna kan uppfattas olika av skilda aktörer.

Docent Paula Liukkonen (1987) hänvisar till sin doktorsavhandling där Nelson och Winters utvecklingsteori ”An Evolutionary Theory of Economis Change” utgjort utgångspunkten, och menar att ”organisationens tysta klok-skap lever i dess rutiner”. Jag gör tolkningen att underförstådda instruktioner skulle rätt använda kunna utgöra en tillgång för företaget.

Tillvägagångssätt Utifrån studiens problematik, syfte och frågeställning valdes en enkätundersökning att genomföras där ett antal dimensioner, s.k. undersökningsvariabler, från teorin utgjorde grunden för formuleringen av enkätens frågor.

Undersökningsdesign Ett antal undersökningsdesigner finns enligt Bryman (2011, s.84) tillgängliga inom samhällsvetenskaplig forsk-ning: experimentell, tvärsnitts-, longitudinell, fallstudie och jämförande design.

Tvärsnittsdesignens utmärkande drag är att samla in data vid ett tillfälle från ett ofta stort urval studieobjekt för att därefter försöka att finna ett samband mellan undersökta variabler och generalisera slutsatserna till hela den

21 En fråga med svarsalternativ.


undersökta populationen. Tvärsnittsdesignen omfattar även en standardiserad och systematisk bedömning av data. (Bryman, 2011, s. 64-65).

Fallstudien, som utgör en annan undersökningsdesign, innebär ett ingående och detaljerat studium av ett enda fall, dvs. fokus ligger på de unika drag hos fallet (Bryman, 2011, s. 73 ff.). Bryman definierar fallstudier som ”undersökningar där ”fallet” av egen kraft utgör fokus för intresset”. Han skriver vidare att syftet med en fallstu-die inte är att generalisera till andra situationer än det specifika fallet., dvs. fallstudier har en låg extern validitet. I kontrast till detta finns den ovan nämnda tvärsnittsdesignen som gör anspråk på just detta, att generera slutsat-ser som är oberoende av tid och plats.

Denna studie har drag av både fallstudie och tvärsnittsdesign. Den låga externa validiteten är gemensam med fallstudiedesignen men studieobjektet är inte något specifikt fall. Studien avgränsas visserligen till ett mindre urval i en begränsad del av endast ett företag men handlar mer om att utföra ett potentiellt underlag för fortsatt undersökning och då med ett större antal respondenter både i och utanför företaget. Analysenheten skulle därmed kunna vara större än det aktuella avsnittet på företaget både inom och utom organisationen. Jag klassar därmed undersökningen som en tvärsnittsdesign med begränsat urval.

Anledningen till att den experimentella designen inte valts är att den kräver att forskaren tillåts att manipulera faktorer och på så sätt se hur resultaten påverkas. Den longitudinella designen omfattar undersökning vid mer än ett tillfälle vilket inte studiens tidsram tillåtit. Slutligen valdes den jämförande designen bort p.g.a. dess fokus på jämförelse mellan ett fåtal och kontrasterande fall.

Undersökningsmetod Inom tvärsnittsdesignen finns ett antal metoder att tillgå, t.ex. enkäter, strukturerande intervjuer, strukturerade observationer, innehållsanalys och offentlig statistik (Bryman, 2011, s. 64).

I valet av metod har främst förutsättningen, att studien genomförs individuellt inom tidsramen för en kandidat-uppsats, beaktats, men även kravet på eget empiriskt material (primärdata). Det senare utesluter innehållsanaly-sen och den offentliga statistiken vilket grundas på andra forskares material (sekundärdata) (Bryman, 2011, s. 281, 300). Intervjuformen skulle vara möjlig men på grund av intervjuareffekten, som bl.a. innebär att responden kan hålla inne känslig information, har intervjun valts bort. En enkätundersökning kan däremot genomföras helt anonymt och är enligt Bryman (2011, s. 228) ett förhållandevis tidseffektivt alternativ framför intervjuer. Dock så finns ett antal nackdelar med en enkätundersökning, däribland att det är svårt att ge stöd till respondenten, följdfrågor kan ej ställas, osäkerhet vem som svarat på enkäten samt att enkäter inte passar som svarsform för alla respondenter.

Undersökningspopulation och urval Utifrån studiens problematik, att utvecklingstid inom vissa avsnitt inte utnyttjas tillräckligt effektivt, skulle en population som sträcker sig utanför det aktuella företaget vara möjlig. Detta skulle kunna ge andra organisatio-ners perspektiv på frågeställningen och generera slutsatser som även är giltiga utanför företaget. Dock sker den-na studie inom en begränsad tids- och resursram varför undersökningspopulationen begränsades till det aktuella företaget där urval av undersökningsdeltagare skett från alla nivåer i organisationen där deltagarna haft betydan-de erfarenhet från de aktuella projekten. En närmare presentation av företaget och respondenterna återfinns i kapitlet ”Finns tidsvinster att hämta inom projekt och kontorsverksamhet?”

Urvalsmetoden har styrts av tillgängliga tids- och personresurser varför det Bryman (2011, s. 194) kallar icke-sannolikhetsurval har använts, dvs. det handlar inte om ett slumpmässigt urval med vars hjälp det går att dra slutsatser om hela populationen. Urvalet har skett genom att företagets handledare, tillika chef för enheten för ständiga förbättringar, rekommenderat respondenter inom avsnitt där handledaren sett förbättringspotential.

Enkätens förhållandevis omfattande innehåll, som även inkluderar en längre öppen fråga, ställd mot studiens totala tidsram gjorde att antalet respondenter från början endast var nio till antalet. Dessa var då kopplade till ett produktionsområde. Dock kom signaler från företaget att ett annat produktionsområde hade mer erfarenhet av projektkategorin varför undersökningen utökades med åtta enkäter till totalt 17 enkäter. Av dessa har nio in-kommit vara en så pass sent att bearbetning av denna inte rymdes inom tidsramen.


Litteratursökning och källkritik De söktermer som varit utgångspunkten för litteratursökningen av tidigare teori har varit lean office, lean admi-nistration och office management. Även termer som ”value stream map office/administration/project” har an-vänds. Gällande det teoretiska perspektivet har läroböcker samt söktermen ”information quality” används. Sök-ningen har ägt rum via Stockholms universitetsbiblioteks söktjänst ”EBSCO Multiple Database Search” samt Google Scholar. Ett av kraven på studien var att den skulle grundas på minst fem stycken vetenskapligt granska-de, s.k. peer-reviewed, artiklar. Inom området lean office har visserligen peer-reviewed artiklar påträffats som dock saknar den sedvanliga vetenskapliga utformningen utan har mer av populärvetenskaplig och beskrivande karaktär. Inom det centrala området informationskvalitet har dock peer-reviewed artiklar med det sedvanliga upplägget påträffats och gällande värdeskapande finns läroböcker att tillgå.

En kritik som kan framföras till valet av teoretiskt underlag rör att det företag som är föremål för min studie visserligen finns inom tillverkningsindustrin men inte inom segmentet halvledarindustri där Michnik & Lo (2009) låtit taiwanesiska experter bedöma Wang & Strongs (1996) något modifierade22 informationskvalitets-koncept, vilket experterna ansåg hade bäst bäring i förhållande till andra koncept. Tillsammans med Michnik & Los litteraturstudie och deras genomgång av praktiska problem inom halvledarindustrin, har de kunnat dra slut-satsen att Wang & Strongs koncept i praktiken hade bäst bäring som beslutstöd. Likande kritik kan framföras mot valet av teori kring tillämpningen av leanprinciper på andra ställen än tillverkningen inom organisationer då Drogosz (2002) artikel är grundad inom branschsegmentet varvsindustri. Skillnader finns inom branscher men i relations till studiens syfte anses teorierna vara användbara.

Suri (2010) resp. Drogosz (2002) artiklar om vikten av reducerad ledtid resp. informationsflödets grundas inom det segment inom tillverkningsindustrin som har förhållandevis långa ledtider, låga volymer och en hög grad av kundanpassning. Företaget i min studie grundas har i jämförelse kortare ledtider och högre volymer men däremot en väl utvecklad kundanpassning. Detta tillsammans med Liker (2004) erfarenheter från massproducenten Toyo- ta gör att teorierna är användbara i min studie.

Forskningsetik Forskningsetiska överväganden är av största vikt för att balansera det som benämns forskningskravet och indi-vidskyddskravet. Forskningskravet omfattar att forsknings ska bedrivas med ändamålet att utveckla samhället och dess invånare genom att fokusera på väsentligheter (FEP, 1990, s. 5). Individskyddskravet omfattar bl.a. att individer inte får utsättas för kränkande behandling eller otillbörlig insyn i privatlivet och har delats in i ett antal huvudkrav: informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet och nyttjandekravet.

Informationskravet innebär att deltagarna i en undersökning ska på förhand ska få information om projektleda-rens namn och institution, undersökningens syfte samt eventuell risk för obehag som kan uppkomma som följd av undersökningen. Men även att lämnade uppgifter enbart kommer att användas i forskning, hur och var studi-ens resultat kommer att publiceras samt att deltagandet är frivilligt.

Samtyckeskravet innebär att deltagaren själv bestämmer om denne vill deltaga eller ej samt att beroendeförhål-landen inte skall föreligga mellan forskare och deltagare.

Konfidentialitetskravet omfattar att personuppgifter och känslig information skall skyddas från obehörig åt-komst, dvs. åtkomst av andra än forskningsgruppen.

Nyttjandekravet innefattar att uppgifter om enskilda personer inte får användas i kommersiellt eller icke-vetenskapliga syften samt ej heller i beslut som rör den enskilde utan dennes medgivande.

Enkäterna besvarades anonymt och kommer att behandlas konfidentiellt av undertecknad eller av personer som inte har någon anknytning till företaget och respondenterna. Det slutliga arbetet kommer att granskas av företa-gets handledare innan det lämnas till universitetet för bedömning och eventuell publicering. Varken företags-namn eller annan information som kan knyta arbetet till företaget eller respondenterna kommer att finnas med i rapporten. (FEP, 1990, s.7,10). 22 Michnik & Lo (2009) har kompletterat dimensionen tillgänglighet med komponenten bekvämlighet (convenience) efter inrådan från experter.


Undersökningens kvalitet och giltighet I bedömningen av enkätundersökningens kvalitet och giltighet finns ett antal kriterier att ta hänsyn till. Det gäller reliabilitet, replikation och validitet. Reliabilitet rör tillförlitligheten i resultaten, validitet huruvida slutsatserna är giltiga och replikation huruvida undersökningen kan upprepas. (Bryman, 2011, s. 49-50).

Enkätundersökningens tillförlitlighet Reliabilitetsbegreppet omfattar huruvida enkätundersökningen påvekas av slumpmässiga eller tillfälliga stör-ningar (Bryman, 2011, s. 49). Ett antal olika reliabilitetsmått finns att tillgå där främst stabilitetskriteriet är till-lämpbart i denna studie. Kriteriet rör variationen i hur väl ett mått beskriver ett begrepp över tid. Reliabilitetskri-teriet syftar alltså till att endast bedöma mätningens tillförlitlighet över tid, dvs. inte huruvida måttet verkligen mäter det aktuella begreppet. Här kan begreppet intelligens tas som exempel. Ett intelligenstest syftar då till att utgöra ett mått på intelligensen. Reliabiliteten handlar om huruvida intelligenstestet över tid är stabilt, dvs. att själva mätningen (testet) är tillförlitligt givet att begreppet (intelligensen) det försöker mäta inte förändrats. Nästa steg är att bedöma om intelligenstestet uppvisar en validitet att mäta intelligens, dvs. om testet verkligen mäter intelligensen och inget annat.

Slutsatsernas giltighet Validitetsbegreppet omfattar giltigheten av de slutsatser som enkätundersökningen gett och förutsätter ett relia-belt resultat. Inom kvantitativ forskning används mätningsvaliditet som består av ett antal delkriterier (Bryman, 2011, s. 50,162). Ett första steg kan vara att bedöma den så kallade ytvaliditeten som är en intuitiv bedömning om ett mått är en bra mätare för ett begrepp. Vidare finns samtida, prediktiv- och begreppsvaliditet. Den kongruenta validiteten rör huruvida andra mått på begreppet ger samma resultat. För ytterligare detaljer kring dessa se Bry-man (2011, s. 163). Den interna validiteten beskriver säkerheten i slutsatser om kausala förhållanden, dvs. som berör beroenden mellan olika variabler för att svara på frågan varför. Enligt Bryman (2011, s. 66) är denna validitet vanligtvis låg i den aktuella tvärsnittsdesignen. Den externa validiteten handlar om huruvida resultaten kan generaliseras utan-för undersökningens ramar. Den ekologiska validiteten behandlar i vilken utsträckning forskningsresultat kan tillämpas i den mänskliga och sociala miljön. Här säger Bryman (2011, s. 66) att risk finns att enkäten ”stör den ”naturliga” situationen för deltagarna”. Han tar ett exempel på en studie med hög begreppsvaliditet (måtten mä-ter begreppet i fråga) och därmed även hög reliabilitet (själva mätprocessen är tillförlitlig oavsett om det mäter begreppet i fråga eller inte), hög intern validitet (slutsatserna kring orsak och verkan är korrekta) samt en hög extern validitet (resultaten kan generaliseras till en större grupp). Dock kan studien sakna ekologisk validitet, dvs. att resultaten inte kan tillämpas i människors vardagliga miljö. I fallet med intelligenstestet och därmed intelligensen kan frågan ställas vilken den praktiska nyttan i vardagen är med att veta sin eller andras intelligens-kvot. Replikation är kopplat till om det finns tillräcklig dokumentation för att kunna upprepa enkätundersökningen och på så sätt stärka validiteten (Bryman, 2011, s. 169). Enligt Bryman (2011, s. 66) är detta krav i de flesta tvär-snittsdesigner uppfyllt så även i denna studie.

I metodkritiken återfinns en bedömning av innevarande studie utifrån dessa kriterier.


Teori om värdeskapande inom kontorsverksamhet _________________________________________________________________________________________

Kapitlet inleds med en kort genomgång av möjlighet till och resultat av implementering av lean inom kontors-relaterade verksamheter för att sedan definiera vad som inte är värdeskapande aktiviteter inom detta område. Kapitlet forstätter med att definiera kunden, värdeskapande är ur ett kundperspektiv, värdeskapande tid samt informationskvalitet för att avsluta med hur kapitlets aspekter och perspektiv knyts sammans för att forma de teoretiska dimensioner, undersökningsvariabler, som utgjort en av grunderna till enkätundersökningen. _________________________________________________________________________________________

Leankonceptet inom kontorsverksamhet En kort genomgång följer om möjligheten till och resultat av implementering av lean inom kontorsrelaterade verksamheter för att sedan definiera vad som inte är värdeskapande aktiviteter samt dess orsaker inom detta område.

Implementering Drogosz8 (2002) menar i Journal of Ship Production att det är av vikt att behålla ett processperspektiv även när arbete sker genom icke-tillverkningsrelaterade aktiviteter eftersom produkter och tjänster levereras genom en serie av arbetsprocesser och inte som en följd av någon speciell funktion. Liker4 (2004) påvisar i boken Toyota Way dock svårigheten med att förstå arbetsflödet inom teknik- och tjänsteorganisationer i jämförelse med en fysisk produkts flöde då verksamheten i det förra fallet består av personer sittande vid skrivbord eller i konfe-rensrum där arbetet ofta är organiserat i projektform. Mora7 (2010) påvisar i International Journal of Production Research därtill svårigheten att se slöseri inom kontorsverksamhet och det betydande bidrag för att höja organi-sationens produktivitet som elimineringen av detta kan ge. I tidskriften Strategic Direction (2005) skrivs att det ofta är mycket svårt att implementera och vidmakthålla kvalitetsprogram inom kontorsverksamhet.

Drogosz (2002) skriver att typsiska resultat av implementeringen av leanprinciper inom icke-tillverknings-relaterade områden innefattar en 40-60 procent reduktion av ledtiden, kvalitetsförbättringar på 10-15 procent, produktivitetsförbättringar på 10-25 procent samt bättre kommunikation mellan processens olika aktörer.

Drogosz (2002) diskuterar hur förbättringar upprätthålls och hur de ständigt utvecklas. Hans förslag är att det veckovis bör ske träffar för att gå igenom handlingsplaner, mätvärden samt diskussioner föras om ytterligare förbättringar. Drogosz beskriver några huvudsakliga leanprinciper som bör beaktas inom projekt och administra-tion däribland en standardisering av arbetet och att dokumentation ska göras i standardiserade formulär, standar-diserade arbetsinstruktioner och utbildning.

Resursslöseri Inom de traditionella leanområdet som omfattar främst tillverkningsprocessen finns sju olika typer av slöseri: överproduktion, defekter, onödiga rörelser och transporter, väntan, onödigt varulager samt överbearbetning Dro-gosz (2002). Liker (2004) lägger ett ytterligare slöseri till som rör outnyttjad kreativitet hos medarbetarna och menar att eliminering av dessa former av slöseri även kan göras inom kontor. Drogosz (2002) räknar upp ett antal slöserier inom icke-tillverkningsrelaterade processer som är mer relaterade till informationsflödet:

överflödiga system ofullständig information flaskhalsar buntvis bearbetning väntan23

23 Liker (2004) skriver att en informationsbuffert (information inventory) byggs upp i väntan på att någon ska använda informationen på samma sätt som ett fysiskt varulager byggs upp vilket orsakar fördröjning i produktionssystemet. Liker


omformatering av data och rapporter onödig hantering onödig granskning och godkännande onödig förflyttning onödigt utnyttjande av datalagringskapacitet obrukbar information

Strategic Direction (2005) lägger till ytterligare två slöserier som kan uppkomma inom kontor:

Intellekt: outnyttjad kunskap, skicklighet och begåvning hos personer.

Kapital: lägga pengar på symptom24 istället för att ta itu med rotorsakerna.

Keen & Evans5 (2011) räknar i tidskriften Management Services upp ett antal slöserier inom kontor däribland oklar, tvetydig och saknad information samt processer som konkurrerar med varandra eller är missanpassade till andra processer.

Rotorsaker Drogosz (2002) skriver att slöseri är ett symptom på en underliggande orsak, en så kallad rotorsak, och att en grundläggande del i leanfilosofin är att finna rotorsaken och eliminera den. Han räknar upp ett antal vanliga rotorsaker inom affärsprocesser:

funktionsorganisation brister i informationsteknologin överdriven kontroll föråldrade processer inga ersättare eller ingen gränsöverskridande utbildning föråldrade blanketter eller föråldrad blankettdesign obalanserad arbetsbelastning snabba förändringar av prioriteringar från ledningen inga beslutsregler dålig visuell kontroll oordnad arbetsplats avsaknad av standard

Drogosz (2002) skriver i en fallbeskrivning att den aktuella tillverkningsprocessen var relativt enkel medan in-formationsflödet berörde flera funktioner vilket medförde en relativt stor fördröjning av processen. Detta kan kopplas till Ax, Johansson & Kullvéns (2009) diskussion om bristerna i en vertikal organisationsstruktur i jämfö-relse med den horisontella strukturen organiserad efter en värdekedja (process) med kunden i fokus.

Suri1 (2010) föreslår i tidskriften Industrial Management precis som Drogosz (2002) förändring av funktionsor-ganisationen samt förflyttning av ägarskapet från toppstyrning till arbetsgrupperna själva. Samt menar att före-tagsledningar saknar förståelse för betydelsen av att reducera ledtiden inom kontorsverksamheter.

Strategic Direction (2005) menar att viktiga delar i leankonceptet handlar om att förändra människors attityd och de omgivande systemen och att tidigare försök har missat dessa aspekter genom att endast fokusera på att männi-skor direkt ska utföra ett resultat som egentligen först kräver förändring av attityd och system. Till det senare hör processer som inte är visuella, sammanjämkade i funktionella enheter (i motsats till att ingå i en process), saknar ägare, inte mäts eller vars utförare saknar förståelse för slutkundens behov.

Keen & Evans (2011) skriver även att leankonceptet ger struktur, disciplin och ägarskap för att garantera lång-siktigt hållbara förbättringar samt menar att trots omfattande användning av bland annat teknologi kämpar en del menar att orsaken kan vara att olika aktörer arbetar efter sina egna kalendrar och att koordination kan saknas. Ett problem med denna väntan är att brister i informationsprocessen kan döljas, till exempel ett tidsmässigt ineffektivt arbetssätt eller att feedback på felaktigt utförda uppdrag fördröjs, vilket jag tolkar som att onödigt arbete riskerar att utföras. 24 I artikeln används det engelska ordet ”problems”. Undertecknad gör tolkningen att det svenska ordet symptom bättre beskriver sammanhanget.


organisationer med att kommunicera sina grundläggande föreställningar vilket de menar i många fall beror på en oförmåga att åtgärda elementära processer som inte fungerar. Detta i sin tur kan komma av att chefer prioriterar deltagande i mer framträdande projekt framför de mer vardagliga sysslorna.

Teoretiskt perspektiv på kund och värdeskapande Innan jag redogör för begreppet värdeskapande tid och informationskvalitetskonceptet vill jag slå fast att dessa definieras utifrån kundens perspektiv som är ett framträdande förhållande inom leanfilosofin.

Kundperspektivet Kundvärde definieras enligt Ax, Johansson och Kullvén25 (2009) som kundförvärv minus kunduppoffring. Kundförvärv omfattar de aspekter kunden erhåller vid anskaffning av en vara eller tjänst, exempelvis en fysisk vara, design, prestanda, kvalitet, service samt status via varumärket. Kunduppoffringen omfattar det kunden åtar sig eller lämnar ifrån sig vid köpet, exempelvis betalning och kostnader samt insatser i samband med reparation och service.

Drogosz (2002) berör även problematiken kring att definiera vem kunden är. Här finns dels slutkunden, som ofta är lätt att identifiera, och dels interna kunder inom företaget. En intern kund är ofta någon inom tillverkningen som bygger slutkundens produkt. Företaget har dock fler intressenter, bl.a. ägare, anställda, leverantörer samt stat och kommun (Ax el al., s. 26), men enligt Drogosz (2002) är en av grundpelarna i leanfilosofin att definiera värde ur ett kundperspektiv, dvs. vem kunden är och dennes behov.

Liker (2004) talar på samma sätt som Drogosz om vikten av att se verksamheten från kundens ögon, både extern och intern kund. Genom detta kan värdeskapande och icke-värdeskapande aktiviteter urskiljas vare sig det hand-lar om tillverknings-, informations- eller tjänsteprocesser.

Best26 (2009, s. 163-164) menar att ett helhetsperspektiv är viktigt för att inbegripa kundens totala användning av produkten. Användningen sträcker sig från anskaffning via användning till avyttring. Best skiljer mellan tre typer av kundfördelar (benefits): ekonomiska, uppfattade (perceived) och emotionella, ur vilka kunden kan åstadkom-ma och uppleva ett värde. Den ekonomiska aspekten omfattar kundens pris men även kostnader som har med till exempel ovan nämnda anskaffning och avyttring att göra tillsammans med ägande och underhåll. Den aspekt av kundfördelarna som omfattar uppfattat kundvärde innehåller exempelvis utseende, service, rykte, prestanda och varumärke. Den sista aspekten av kundvärdet som Best (2009) nämner är det emotionella. Här kommer psykolo-giska och personliga värden in i bilden.

Värdeskapande ur ett kundperspektiv Efter att ha definierat kundbegreppet följer nu definitionen av begreppet värdeskapande som då sker utifrån ett kundperspektiv.

Definition av Ax, Johansson & Kullvén Aktiviteter i en organisation kan enligt Ax et al. (2009) delas in i två huvudkategorier: värdeskapande och icke-värdeskapande aktiviteter.

De värdeskapande aktiviteterna, eller som jag väljer att kalla dem är, direkt värdeskapande aktiviteter, bidrar till ett högre kundvärde som kunden är beredd att betala för. Exempel är mekanisk bearbetning av produkter samt transporter av färdigställda produkter.

De icke-värdeskapande aktiviteterna utgörs av verksamhetsskapande och negativa aktiviteter. De verksamhets-skapande aktiviteterna (här kallade indirekt värdeskapande aktiviteter) är ett stöd och en förutsättning för de värdeskapande aktiviteterna. Kunden accepterar de verksamhetsskapande aktiviteterna men de bör reduceras till ett minimum. Exempel är bokföring, utbildning och planering.

25 Christian Ax, professor i företagsekonomi, Handelshögskolan, Göteborgs universitet; Christer Johansson, ekonomie doktor och ekonomichef, Precio Systemutveckling AB; Håkan Kullvén, ekonomie doktor samt lärare och forskare vid Kungliga Tekniska Högskolan, Stockholm (Ax et al., 2009). 26 Roger J. Best, Emeritus Professor of Marketing, University of Oregon.


De negativa aktiviteterna (här kallade värdeminskande aktiviteter) värderas enbart negativt hos kunden, dvs. adderar endast kostnader. Här handlar det bl.a. om dubbelarbete, tillverkning av defekta detaljer och efterföljan-de korrigeringsaktiviteter. Dessa aktiviteter bör elimineras helt.

Slöseriet inom kontorsverksamheter, som ovan redogjorts för, borde således placeras i den tredje kategorin (vär-deminskande aktiviteter).

Definition av Drogosz och Liker Drogosz (2002) skiljer på likande sätt som Ax et al. (2009) mellan värdeskapande, icke-värdeskapande samt nödvändiga icke-värdeskapande (ex. juridiska frågor och miljökontroll).

Liker (2009) för en diskussion hur det går att särskilja värdeskapande från icke-värdeskapande på en ingenjörs-avdelning. Perspektivet måste här flyttas från de aktiviteter som de enskilda ingenjörerna uträttar till hur dessa aktiviteter bidrar till den egentliga produkten. Liker menar att ingenjörer omvandlar information till design och att man ska rikta in sig på de tillfällen där beslut rörande denna design sker. Men även de test och analyser som påverkar dessa beslut. Liker använder samma kategorier som Drogosz (2002) och Ax et al. (2009) vad gäller de värdeskapande aktiviteterna och ger exempel på direkt värdeskapande aktiviteter (informationsomvandlig genom ingenjörsarbete och redovisning), indirekt värdeskapande aktiviteter (kontroll och dokumentation) samt värde-minskande aktiviteter (väntetid, gåtid, omarbete och outnyttjad information).

Värdeskapande tid Värdeskapande tid definieras som tid under vilken värdeskapande aktiviteter sker (Ax et al., 2009, s.477).

En annan avsikt med begreppet tid i denna studie är att skapa underlag för att sätta studien i ett större samman-hang genom att se till ledtiden för olika processer. En övergripande ledtid är den från kunden lägger sin beställ-ning tills via leverans till betalning men andra kan vara interna projekt och uppdrag. Drogosz (2002, s. 160), Liker (2004, s. 271) och Suri (2010, s. 27) har redogjorts för att den direkt värdeskapande tiden ofta utgör en mindre del av den totala ledtiden och att traditionella förbättringssträvandena just varit att fokusera på denna mindre del av tiden.

Informationskvalitet Enligt Michnik & Lo14 (2009); Yaari, Baruchson-Arbib & Bar-Ilan (2011) samt Arazy & Kopak (2011) finns ingen standarddefinition av informationskvalitet. Den definition, som kommer att användas i detta arbete av informationskvalitet samt dess dimensioner är ursprungligen gjord av Wang & Strong15 (1996). De grundar sin definition på informationens ändamålsenlighet27 ur användarens28 perspektiv. Deras definition av datakvalitet (informationskvalitet) är: ”data that are fit for use by data consumers, och av “data quality dimension” (dimen-sion av informationskvalitet): ”en uppsättning attribut vilka representerar en enskild aspekt eller föreställning av datakvalitet.” Från artikeln av Wang & Strong (1996) har begreppet data quality bytts ut till information quality. Wang & Strong (1996) skriver att informationskvalitet och användartillfredställelse är två huvuddimensioner i litteraturen om informationssystem och att en del dimensioner av datakvalitet inbegrips här. Datakvalitet kom-pletterar dock med dimensionerna tillgänglighet och framställning. I Lee, Strong, Kahn & Wang (2002) och Michnik & Lo (2009) har således begreppet informationskvalitet breddats för att innehålla även dessa dimensio-ner.

Michnik & Lo (2009), som grundar sin indelning på Wang & Strong (1996), består av informationskvalitet av följande dimensioner: inre informationskvalitet (ex. riktighet, objektivitet), yttre informationskvalitet (ex. rele-vans, fullständighet), framställning (ex. tydbarhet, koncis presentation) och tillgänglighet (ex. tillgång och säker-het).

27 Fitness for use. 28 I artikeln används det engelska ordet ”consumer”. Undertecknad gör tolkningen att det svenska ordet användare bättre beskriver sammanhanget.


Inre informationskvalitet Den interna informationskvalitén omfattar informationens interna karaktär (riktighet, objektivitet, trovärdighet, anseende) oavsett om informationen är relevant, presenteras väl eller är lättillgänglig (Wang & Strong, 1996; Michnik & Lo, 2009). I denna studie har följande dimension valts att undersökas:

Trovärdighet: informationsmottagarens tro att informationen är sann, riktig och trovärdig. Anseende: informationskällans och därmed innehållets trovärdighet.

Yttre informationskvalitet Den yttre informationskvalitén omfattar informationens anpassning till informationsbehovet (Wang & Strong, 1996; Michnik & Lo, 2009). I denna studie har följande dimensioner valts att undersökas:

Relevans: att informationen är användbar för den innevarande situationen Fullständighet: att informationen har tillräcklig bredd, djup och omfattning, dvs. innehåller alla nöd-

vändiga delar i tillräcklig kvalitet och kvantitet. Värdeskapande: att informationen bidrar till nytta genom sin användning Punktlighet: att informationen är tillräckligt färsk och görs tillgänglig i rätt tid

Framställning En tredje dimension av informationskvalitén är hur informationen framställs. Komponenterna kan delas in i två kategorier, dels efter informationsformatet (koncis- och konsekvent framställnig) och dels efter informationens betydelse (tolkning och presentation) (Wang & Strong, 1996; Michnik & Lo, 2009).

Koncis framställning: att informationen är så kortfattad som tillåts av övriga informationskriterier. Konsekvent framställning: att informationen presenteras på samma sätt och är jämförbar med tidigare

information samt fri från motsättning

Tillgänglighet Den fjärde dimensionen av informationskvalitet omfattar hur lättillgänglig informationen är, dvs. behandlar tillgång, lättanvändbarhet och säkerhet (Wang & Strong, 1996; Michnik & Lo, 2009). I denna studie har följande dimension valts att undersökas:

Tillgång: att tillträde till informationen finns och att informationen är lättåtkomlig Bekvämlighet: att informationen är enkel att hantera och redigera

Övriga attribut I Bocij et al. (2008) används en annan uppdelning av informationskvalitén. Indelning sker i kategorierna tid, innehåll och form. Många av komponenterna i kategorierna är desamma som Wang & Strong (1996) och Mich-nik & Lo (2009) uppdelning vilken dock kan förtydligas eller kompletteras med följande komponenter:

Giltighetstid: informationen ska vara tillräckligt uppdaterad samt att uppgift kan finnas om vilka delar av informationen som kan ha förändrats sedan informationen uppdaterades.

Tydlighet/klarhet: presentationssättet ska anpassas efter informationsmottagaren, olika delar av infor-mationen ska vara lätta att lokalisera och förstå

Ordningsföljd: information ska komma i rätt ordning, ex. kan rapporter inledas med en kort samman-fattning

Presentationsform: olika presentationsmetoder (ex. grafer och tabeller) kan användas för att anpassa in-formationen till mottagaren.

Media: val av presentationsform exempelvis utskriven rapport eller projektorduk.


Sammanfattning och presentation av studiens undersökningsvariabler Ur den presenterande teorin urskiljdes ett antal dimensioner, så kallande undersökningsvariabler, som kom att vara utgångspunkten för insamlingen och analysen av empirin. De främsta variablerna är tid och värde medan variabeln kund har en stödjande funktion. Värdet utgörs av uppdragsdeltagarens (kundens) bedömning av infor-mationskvalitén på uppdragsinformationen medan tid berör de potentiella tidsvinster som kan uppkomma med en höjd informationskvalitet.

Tid Den främsta avsikten med undersökningsvariabeln tid är att kvantifiera en aspekt av informationsmottagarens eventuellt upplevda brist på kundvärde genom en otillräcklig informationskvalité på de uppdragsbeskrivningar denne tar del av. För att få en helhetsbild av respondenternas uppfattning fanns även följande variabler med: tidsförutsättningar (tillräckligt med tid i projekten för projektdeltagarna och informationsutfärdaren), deadlines (när varje enskild uppdragsdeltagare ska rapportera, deadline för total insats, deadlines för delinsatser), planering (beräknad tidsåtgång för projektet, planering av tid för eget arbete) samt tidsredovisning.

Kund I fråga om uppdragsdeltagarnas resultat ser jag uppdragsgivaren och de personer som ska använda resultatet som kunder. Men i fråga om uppdragsbeskrivningen, som detta arbete fokuserar på, är förhållandet omvänt, dvs. här är det uppdragsdeltagaren som är kund och därmed informationsmottagare (Michnik & Lo, 2009).

Värde Studien fokuserades på uppdragsdeltagaren och därmed dennes behov ur ett informationskvalitetsperspektiv (Drogosz, 2002; Michnik & Lo, 2009) där en otillräcklig informationskvalitét bl.a. antas orsaka uppdragsdeltaga-ren tidsförluster vilka även kan ses som möjliga tidsvinster.

De interna kunderna är alla delar av verksamhetens olika processer (direkt värdeskapande, indirekt värdeskapan-de och eventuella värdeminskande processer). De värdeskapande processerna syftar till att ge slutkunden ett tillräckligt kundvärde. I relation till de dessa kategorier placerar jag in den informationsprocess, tillsammans med den aktuella projektkategorin, vilka mitt arbete fokuserar på i kategorin indirekt värdeskapande aktiviteter, dvs. aktiviteter som indirekt bidar till förbättring av de värdeskapande processerna (direkta och indirekta) eller reduktion av de värdeminskande aktiviteterna. Det senare frigör därmed tid som är potentiellt användbar för de värdeskapande aktiviteterna. För att mer precist klargöra dessa förhållanden måste stöd hämtas från en värdeflö-deskartläggning.

Här följer de dimensioner av informationskvalitet som valts ut.

Yttre informationskvalitet Punktlighet (möjlighet att ta del av information i tid), relevans/fullständighet: vad den enskilda projektdelta-garen skall/utföra undersöka, relevans (grad av tydlighet vad som är arbetsuppgifter och ansvarsområden, till-fälliga och permanenta uppdrag), informationsmängd (hos projektdeltagaren och informationsutfärdaren) samt värdeskapande (hit räknas frånvaron av dubbelarbete, projektens bidrag till företagets värdeskapande aktiviteter, uppdragens innehåll (vilka ditt uppdrag berör, till vem/vilka uppdragsdeltagaren skall rapportera) samt syfte (projektresultatens användningsområde inkl. aktörer)).

Inre informationskvalitet Informationsutfärdarens anseende och objektivitet.

Framställning Klarhet, ordningsföljd, presentationsform, media, koncis framställning, konsekvent framställning (hit räknas standardiserade formulär), formalia samt språk och begrepp.

Tillgänglighet Tillgång (för projektdeltagaren och informationsutfärdaren), bekvämlighet och informationssäkerhet.


Av samma anledning som tidsvariabeln utökades kompletterades även variabeln värde med kompetens (tillräck-lig kompetens hos projektdeltagarna och informationsutfärdaren), mandat (tillräcklig mandat hos projektdelta-garna och informationsutfärdaren) samt enkätens relevans (grund till ytterligare undersökning och insats, tidigare upplevda liknande frågeställningar).


Finns tidsvinster att hämta inom projekt och kontorsverk-samhet? _________________________________________________________________________________________

Kapitlet inleds med en sammanställning av områden där respondenterna bedömt en möjlig tidsvinst för att därefter gå något djupare in på respondenternas svar på de underliggande frågorna inom respektive område i syfte att få underlag inför analysen där orsakerna till de bedömda tidsförlusterna försöker utrönas. _________________________________________________________________________________________

Undersökningens utformning För att skapa underlag till svaren på frågeställningen har min utgångspunkt varit att genom en enkät försöka identifiera möjligheter till tidsvinst kopplat till kvalitén på den information som beskriver projektdeltagares (in-formationsmottagarens) uppdrag inom den aktuella projektkategorin. Undersökningen avgränsas inte endast till specifika skriftligt dokument utan gäller alla former av information som beskriver respondenternas uppdrag inom projektkategorin. För att få underlag rörande orsaken till eventuella tidförluster har ett antal kompletterade frågor ställts.

Litteraturstudien gav att det kunde vara svårt att se slöseri/förluster inom kontor och administration. Av denna anledning valde jag att utforma enkäten utefter två kriterier: 1) För att öka sannolikheten att finna betydelsefulla tidsförluster och dess orsak valde jag att utifrån teorin ta fram undersökningsvariabler som täcker ett större om-råde och därmed utforma en något längre enkät. 2) För att underlätta för respondenterna har enkätens uppdelning styrts av informationsprocessen snarare än att strikt delas in efter undersökningsvariablerna. 3) Enkäten var inte begränsad till ett enskilt projekt utan gjorde anspråk på att få en sammanhängande uppfattning rörande projekt-kategorin som helhet. Följande undersökningsområden utarbetades med undersökningsvariablerna som grund: (i delar markerade med ett T kom en uppskattning om tidsvinst att efterfrågas från respondenterna)

Arbetsinsats inom den undersökta projektkategorin Informationskanaler, tidsfördröjning att kunna ta del av information, syfte (T), uppdragens innehåll (T), planering, objektivitet, förutsättningar för informationsutfärdare och informationsmattaggare, formalia (T), språk och begrepp (T), presentation (T), informationsmotsättningar (T) och dubbelarbete (T), infor-mationssäkerhet samt tidsredovisning.

Total arbetsinsats på företaget Introduktion och instruktion, rapportering av avvikelser och förslag samt permanenta och tillfälliga upp-drag (T).

Respondenternas kommentarer på frågeställningen I denna del ombeddes respondenterna lämna sina egna kommentarer på arbetets frågeställning.

Enkätens relevans Här efterfrågades dels respondenternas uppfattning om enkäten kunde ligga till grund för ytterligare un-dersökning och insats för att utveckla medarbetarna och företaget. Dels om respondenten tidigare under sin anställning på företagets aktuella anläggning varit i kontakt med likande frågeställningar.

I enkäten efterfrågade jag genomgående vad respondenten uppfattat, dvs. inte vad informationen i sig innehållit. Det är respondentens (informationskundens) tolkning och behållning av informationen jag varit intresserad av. Enkäterna besvarades anonymt innehållande en id-fråga rörande om respondenten var chef eller hade annan befattning. Enkätmallen har sitt ursprung hos Statistiska Centralbyrån29. Med tanke på anonymitetsaspekten identifierades respondenten endast genom att ange chefs- eller en annan befattning.

29 Fredrik Scheffer, Enheten för Mätteknik, Processavdelningen, Statistiska centralbyrån, Stockholm, 2011-11-09.


Avgränsning och undersökningspopulation Inom företaget bedrivs dels storskaliga projekt rörande nya produkter och förändrad tillverkning samt dels mind-re projekt (den undersökta projektformen) rörande främst kostnadsreduktion inom ett år. Inom de storskaliga projekten finns ett koncept, liknande PDCA-cykeln30, som syftar till att reducera projektens längd och kostnad genom att lägga mer av tiden i planeringsfasen. Här finns goda exempel i företaget att konceptet gett ett gott resultat. I dessa projekt jobbar ett relativt fåtal personer och är helt frikopplade från den dagliga produktionen. I de mindre projekten (som är föremål för studien) har företaget generellt inte kommit lika långt i strävan att för-bättra projektprocessen. Man strävar även här efter att projekten ska bedrivas efter samma principer (PDCA) som ovanstående storskaliga projekt. Den mindre projektprocessen är oftast mer komplicerade till sin karaktär då den dels inbegriper många personer från den dagliga verksamheten och dels att projektförslagen ska implemente-ras i den dagliga produktionen.

Då företaget ser utvecklingspotential inom de mindre projekten fokuseras mitt arbete på denna projektkategori. Efter samtal med företagets handledare31, rörande lämpliga avdelningar på företaget beslutades att min under-sökning skulle ske inom en tillverkningsenhet där projekten främst relaterades till teknikområdet. Undersökning-en utökades senare till ett liknande produktionsavsnitt.

Enkätundersökningen kommer således att undersöka en möjlig reduktion av värdeminskande aktiviteter kopplat till informationskvalitén på den information som beskriver uppdrag inom den aktuella projektkategorin i syfte att öka tiden för värdeskapande aktiviteter inom projekt och kontorsverksamhet.

Enkätundersökningen genomfördes under den senare hälften av november 2011 samt distribuerades och samla-des huvudsakligen in via företagets internpost. Undersökningspopulationen består av chefer och andra som varit i kontakt med den aktuella projektkategorin. Se Figur 1.

Respondent Chef Antal projekt inom den aktuella kategorin jan – nov 2011 (grov uppskattning)

R1 8

R2 1

R3 10-20

R4 X 15

R5 X Samtliga projekt inom den ena underkategorin samt 5 st. inom den andra underkatego-rin32.

R6 X 30

R7 X 43

R8 X 3

Figur 1 Presentation av respondenterna.

På grund av arbetets tidsram ställd mot tid för bearbetning av enkäter och enkätens relativt omfattande innehåll gjorde att antalet respondenter från början var nio inom ett produktionsavsnitt. Dock kom senare signaler från företaget att ett annat produktionsområde hade mer erfarenhet av projektkategorin varför undersökningen utöka-des med åtta enkäter till totalt 17 respondenter. Av dessa har nio inkommit varav en så pass sent att bearbetning av denna inte rymdes inom tidsramen. Endast tre av åtta enkäter från det senare produktionsområdet inkom.

Fem av de respondenter som svarat har utgjorts av chefer på företaget medan tre går att finna i kategorin ingen-jör, tekniker, business controller, förbättringskoordinator och produktionspersonal. 30 Plan Do Check Act (Liker, 2004, s. 24). 31 Tillika chef för den enhet som ansvarar för de verktyg som strävar efter att ständigt förbättra produktionen. 32 Respondenten har svarat ”Alla (kategori 1-projekt) plus ca fem projekt”. Rapportförfattaren tolkar detta som fem projekt inom kategori 2.


Undersökningsresultat – sammanställning av svar Här följer en sammanställning som i fallande ordning ger respondenternas grova uppskattning av den potentiella tidsvinst som skulle kunnat ha uppstått genom att olika aspekter varit annorlunda rörande informationskvalitén inom den aktuella projektkategorin. Längre fram i kapitlet beskrivs, mer i detalj, de potentiella förbättringsomr den som skulle kunna ge denna tidsvinst.

Rang-ordning Område

Uppskattad möjlig

tidsvinst (snitt per vecka)

Möjlig tidsvinst

men utan att kunna

ange en uppskat-

tad kvanti-

tet (antal

respon-denter)

Svårt att bedöma möjlig

tidsvinst (antal

respon-denter)

Ingen möjlig

tidsvinst (antal

respon-denter)

Kunde ej bedöma frågan (antal

respon-denter)

Uteblivna svar (antal

respon-denter)

Undersöknings-variabel

1.

Tillfälliga eller permanenta

uppdrag på grän-sen eller utanför

uppfattat an-svarsområde

5-10 h 4 h 2 h

3 2 Relevans

2. Dubbelarbete relaterat till projekten

2 h 3 2 1 1 Värde

3. Informationens presentationsform 2 h 2 1 1 3

Klarhet, ordnings-följd, presenta-

tionsform, media, koncis framställnig,

standardiserat formulär

4. Information om projektens inne-

håll 3 2 3 Kund, relevans,

fullständighet, tid

5. Information om diverse formalia 3 1 2 2 Källa, giltighetstid,

uppdatering

6. Informationens språk och be-

grepp 2

3 3 Tolkning/tydbarhet, lättförståelig,

7. Informations-motsättningar

rörande projekten 2 h 1 3 3 Konsekvens

8. Information om projektens syfte 1 2 1 4 Kund, värde

Figur 2 Sammanställning av respondenternas bedömning av tidsförluster. I tredje kolumnen ges respondenters grova uppskattning av den genomsnittliga tidsvinst per vecka de skulle ha gjort kopplade till den aktuella projektkategorin. I övriga kolumner ges antal respondenter. Tidsperioden är januari – november 2011.


På ett antal av de undersökta områdena uppskattar respondenterna att de skulle kunna ha gjort en tidsvinst om vissa aspekter varit annorlunda. Allt är relaterat till deras kontakt med den aktuella projektkategorin om inget annat anges. De fem främsta områdena för tidsvinst ses i Figur 2 och utgörs av: tillfälliga eller permanenta upp-drag på gränsen eller utanför respondentens totala ansvarsområde på företaget, dubbelarbete, informationens presentationsform, information om projektens innehåll samt information om diverse formalia.

De tre av sex respondenter som svarat och anser sig kunna bedöma frågan anser att de skulle ha tjänat 5-10 h, 4 h respektive 2 h i genomsnitt per vecka om de inte fått tillfälliga eller permanenta uppdrag som legat på gränsen eller utanför deras ansvarsområde. Det återstående tre respondenterna har svarat att de visserligen upplever till-fälliga eller permanenta uppdrag utanför ansvarsområdet men har svårt att bedöma tidsåtgången.

Gällande dubbelarbete, dvs. om uppdrag inom projektkategori två överlappar andra aktiviteter anser endast en av de åtta respondenterna att det inte förekommit. Bland de övriga respondenterna svarar fyra av de sex responden-ter som svarat och kunnat bedöma frågan om tidsvinst att de skulle ha tjänst tid (2 h i snitt per vecka för en re-spondent) om dubbelarbete inte förekommit.

Tre av de fyra respondenter som anser sig ha kunnat bedöma och svarat på frågan om tidsvinst anser att de skulle ha tjänst tid (en respondent 2 h i genomsnitt per vecka) om informationens presentation varit annorlunda.

Tre av de tre respondenter som anser sig ha kunnat bedöma och svarat på frågan om tidsvinst anser att de skulle ha tjänst tid om informations om uppdragens innehåll varit annorlunda.

Två av de fyra respondenter som anser sig ha kunnat bedöma och svarat på frågan om tidsvinst anser att de skul-le ha tjänst tid om informations om diverse formalia varit annorlunda.

Två av två av de respondenter som anser sig ha kunnat bedöma och svarat på frågan om tidsvinst anser att de skulle ha tjänst tid om informations om språk och begrepp varit annorlunda.

En av de två respondenter som anser sig ha kunnat bedöma och svarat på frågan om tidsvinst anser sig ha tjänst uppskattningsvis 2 h om informationsmotsättningar inte förekommit.

En av de tre respondenter som anser sig ha kunnat bedöma och svarat på frågan om tidsvinst anser sig ha tjänst tid om informations om projektens syfte varit annorlunda.

Här följer en sammanställning över de ytterligare områden som kan ha bäring på orsakerna till respondenternas bedömda tidsförluster.

I Figur 3 följer en sammanställning över de ytterligare områden som kan ha bäring på orsakerna till responden-ternas bedömda tidsförluster.


Område Utförligare beskrivning Undersökningsvariabel

Respondenternas kommenta-rer Värde, kompetens, tid, giltighetstid,

Introduktion, befattningsbe-skrivning, arbetsinstruktion, löpande information, vidare-utbildning, underförstådda instruktioner, informations-

motsättningar.

Relevans, fullständighet, bekvämlighet och tillgång, standardisering och kompetens.

Uppfattning om arbetsuppgif-ter och ansvarsområden Används i kapitlet ”Orsak till tillfälliga eller permanenta uppdrag”.

Logga avvikelser och förslag, processen som tar hand om

dessa, feedback Används i kapitlet ”Orsak till tillfälliga eller permanenta uppdrag”.

Uppdragsdeltagarnas förut-sättningar Kompetens, tid, information, mandat Tid, informationsmängd, tillgänglighet

Informationsutfärdarens anseende hos uppdragsdelta-

garna Kompetens, tid, information, mandat Anseende, tid

Uppdragstagarnas medveten-het om uppdragsinnehåll

Används i kapitlet ”Analys av respondenter-nas kommentarer på frågeställningen”. Relevans och fullständighet

Uppdragstagarnas medveten-het om projektens syfte

– bidrag till värdeskapande aktiviteter

Används i kapitlet ”Analys av respondenternas kommentarer på frågeställningen”.

Enkätens relevans

Tidigare liknande frågeställningar som i denna enkät,

enkätens potential som grund för ytterligare undersökning och insats

Enkätens anseende hos respondenterna

Figur 3 Sammanställning av områden som kan ha bäring på orsakerna till respondenternas bedömda tidsförluster.


Undersökningsresultat – utförligt Här beskrivs mer i detalj, de potentiella förbättringsområden som skulle kunna ge den ovan bedömda tidsvinsten.

Tillfälliga och permanenta uppdrag Den chef (se Figur 4 i ”Bilaga 1 – resultattabeller”) som svarade att denne skulle tjäna fem till tio timmar per vecka genom att inte fått de tillfälliga uppdrag som dykt upp flera gånger per vecka samt de permanenta uppdrag som dykt upp varannan vecka vilka båda legat på gränsen eller utanför ansvarsområdet. Respondenten har en något otydliga bild av sina arbetsuppgifter och ansvarsområden samt att informationsmotsättningar påverkar arbetet. Respondenten anser att möjligheten till att logga avvikelser och förslag är bristfällig, att den process som tar hand om loggade avvikelser/förslag är tillräcklig men bör kompletteras samt att feedback på loggade avvikel-ser/förslag inte existerar. På frågan om respondentens introduktion svarar denne att den var bristfällig, att formell befattningsbeskrivning och arbetsinstruktion ej existerar, den vidareutbildning som erbjuds tillika den löpande informationen är tillräcklig men bör kompletteras. Vidare anser respondenten att dennes arbetsinsats på företaget i stor utsträckning styrs av underförstådda instruktioner som dock anses vara ett positivt inslag.

En annan chef svarade att denne skulle ha tjänat fyra timmar i genomsnitt per vecka genom att inte fått de tillfäl-liga uppdragen varannan vecka vilka legat på gränsen eller utanför ansvarsområdet. Denne anser möjligheten att logga avvikelser och problem, den process som tar hand om dessa samt feedbacken är tillräcklig med bör kom-pletteras. Respondenten får och har en något otydlig bild av sina arbetsuppgifter och ansvarsområden som på-verkar dennes arbete. Respondenten ansåg att arbetet i stor utsträckning styrs av underförstådda instruktioner som till stora delar är ett negativt inslag. Introduktionen denne fick ansågs vara tillräcklig men borde komplette-ras på samma sätt som vidareutbildning och löpande information. Däremot är befattningsbeskrivningen och arbetsinstruktionen bristfällig. Informationsmotsättningar som påverkade arbetet fanns.

Den respondent (ej chef) som svarat att denne skulle tjäna två timmar i genomsnitt per vecka säger även att detta var svårt att bedöma. En gång varannan vecka dyker tillfälliga uppdrag upp. Möjligheten att logga avvikelser och förslag anses som bristfällig tillika den process som tar hand om dessa samt att feedback inte existerar. Introduk-tionen tillika arbetsinstruktionen ansågs tillräcklig men bör kompletteras. Befattningsbeskrivning existerar ej. Vidareutbildning och löpande information är helt tillräcklig. Arbetet styrs delvis av underförstådda instruktioner som till stora delar anses vara ett negativt inslag. Informationsmottsättningar hade stark påverkan på responden-tens arbete.

Av de tre personer som svarat att de fått tillfälliga eller permanenta uppdrag men som har svårt att bedöma tids-åtgången har den ene (chef) svarat att tillfälliga uppdrag förekommer en gång per vecka samt att permanenta inträffar en gång varannan vecka. De två andra (ej chefer) respondenterna anger tillfälliga uppdrag några gånger per år och aldrig permanenta.

Dubbelarbete Gällande dubbelarbete (se Figur 5 i ”Bilaga 1 – resultattabeller”), dvs. om uppdrag inom projektkategorin över-lappar andra aktiviteter anser endast en av de åtta respondenterna att det inte förekommit. Bland de övriga re-spondenterna svarar fyra av de sex respondenter som svarat och kunnat bedöma frågan om tidsvinst att de skulle ha tjänst tid (två timmar i snitt per vecka för en respondent) om dubbelarbete inte förekommit.

En respondent (ej chef) uppskattar att denne skulle ha tjänat ungefär två timmar per vecka och anser att i hälften av de projekt33 av den aktuella typen denne deltagit i har överlappning skett i mycket stor utsträckning. Bland de tre övriga respondenter (alla chefer), som säger att de skulle ha tjänat tid men inte kan bedöma hur mycket, anger en34 att överlappning sker i mycket stor utsträckning i hälften av fallen, en annan35 i mindre än hälften av fallen

33 Respondenten har uppskattat att denne mellan jan-nov 2011 deltagit i 10-20 st. projekt i den aktuella kategorin. 34 Respondenten har uppskattat att denne mellan jan-nov 2011 deltagit i samtliga projekt inom den ena underkategorin samt 5 st. inom den andra underkategorin. Alla inom den aktuella huvudkategorin av projekt. 35 Respondenten har uppskattat att denne mellan jan-nov 2011 deltagit i 3 st. projekt i den aktuella kategorin.


samt den tredje36 att det i mindre än hälften av fallen förekommer då och då. De två respondenter37 (ej chefer) som svarat att det inte skulle ha tjänat någon tid anser ändå att överlappning sker regelbundet i alla projekt. Den respondent38 som inte kunnat bedöma huruvida den tjänat tid eller inte har angett att överlappning sker då och då i mindre än hälften av projekten. Och slutligen har en respondent svarat att överlappning aldrig skett i de projekt av den aktuella typen denne deltagit i.

Informationens presentationsformat En av respondenterna33 (ej chef) svarade att denne i genomsnitt hade tjänat två timmar per vecka om informatio-nen inom projektkategorin presenterats annorlunda (se Figur 6 i ”Bilaga 1 – resultattabeller”). Denne anser att det i mindre än hälften av projektfallen förkom långa textmassor där hela texten fick lov att läsas för att förstå innehållet tillika att sammanfattning saknades. I hälften av projektfallen upplevde respondenten ett otillräckligt presentationsformat39 samt i mindre än hälften av fallen dels ett otillräckligt medium40 och dels onödigt långa och komplicerade utläggningar.

En av cheferna35 som påvisade en potentiell tidsvinst var angav att det i mindre än hälften av projektfallen varit svårt att lokalisera olika delar av uppdragsbeskrivningen, att långa textmassor förekom i hälften av fallen tillika att information upplevdes komma i fel ordningsföljd. I mer än hälften av fallen saknades sammanfattning och ett tillräckligt presentationsformat samt ett regelbundet format mellan uppdragsbeskrivningarna41. I alla projekt upplevdes ett otillräckligt medium samt onödigt långa och komplicerade utläggningar.

En annan av cheferna34 som påvisade en potentiell tidsvinst angav att i mindre än hälften av fallen upplevdes information komma i fel ordningsföljd samt ett otillräckligt presentationsformat. I mer än hälften av projektfallen upplevdes ett otillräckligt medium samt onödigt långa och komplicerade utläggningar.

Bland de respondenter som inte svarat eller kunnat bedöma frågan om potentiell tidsvinst svarar en chef36 att presentationsformatet var otillräckligt i mindre än hälften av fallen, två37 (icke-chefer) att de aldrig upplevt en otillräcklig presentation av informationen i de aktuella projekten. En tredje respondent som är chef38 anger att denne i mindre än hälften av fallen hade svårt att lokalisera olika delar av uppdragsbeskrivningen, att samman-fattning saknades, information kom i fel ordningsföljd samt att långa och komplicerade utläggningar förekom. I hälften av fallen förekom långs textmassor samt i mer än hälften av fallen ett otillräckligt presentationsformat, ett otillräckligt medium samt ett oregelbundet format mellan olika uppdragsbeskrivningar.

Respondenternas kommentarer Från två av respondenterna kommer åsikter rörande kompetens. Den ena tror att projektledare och projektdelta-gare behöver höja sin kompetens inom förbättringsarbete för att minska tidskrävande och onödiga aktiviteter inom projekt och administration. Den andra anger att en värdeminskande aktivitet (tidskrävande eller onödig enligt frågan) är att projekt kan tillsättas utan förutsättning, dvs. att kompetens och tid saknas.

Två respondenter menar att projekt kan startas upp som anses inaktuella eller oviktiga. Den ene menar att detta beror av att data är för dålig som kommer av en svårighet att acceptera arbetssättet. Den andra anser att datjan kan förbättras om den uppdateras oftare.

En respondent påvisar vikten av förståelse hos medarbetarna ”på golvet” rörande resursanvändning och förbätt-ringar. En annan att det varit svårt att få tillgång till en del stödfunktioner i projekten. En tredje att värdemins-kande aktiviteter även omfattar otydlighet i projektens innehåll och målsättning i uppstartsfasen men även snab-ba omprioriteringar av ledningen. Denna respondent påvisar även ett antal värdeskapande aktiviteter, bland annat planering, analys av data, standardisering och spridning av lösning samt efteranalys av projekt för att lära vad som fungerade och vad som kan förbättras.

36 Respondenten har uppskattat att denne mellan jan-nov 2011 deltagit i 15 st. projekt i den aktuella kategorin. 37 Respondenterna har uppskattat att de mellan jan-nov 2011 deltagit i 8 st. resp. 1 st. projekt i den aktuella kategorin. 38 Respondenten har uppskattat att denne mellan jan-nov 2011 deltagit i 30 st. inom den ena underkategorin av projekt. 39 Presentationsformat: i frågan fanns exemplen text, graf, diagram, tabell, figur och A3. 40 Medium: i frågan fanns exemplen pappersform, mail, annan digital form, projektor, informella samtal, underförstådda instruktioner osv. 41 Oregelbundet format: i frågan fanns exemplen ej samma tecken-snitt, rubrik-formatering, styckeindelning osv.


Urval av övriga resultat Majoriteten av respondenterna ansåg att de i mer än hälften, dock inte alla, av de aktuella projekten haft en till-räcklig kompetens, tillräckligt med tid, tillräckligt med information samt ett tillräckligt mandat (se Figur 7 i ”Bilaga 1 – resultattabeller”). Majoriteten av respondenterna anser detsamma om informationsutfärdaren (se Figur 8 i ”Bilaga 1 – resultattabeller”). Sex av åtta respondenter uppgav att det framgått i alla projektfallen vad den enskilda respondenten skulle utföra/undersöka (se Figur 9 i ”Bilaga 1 – resultattabeller”). Majoriteten av respondenterna anser sig haft uppfattning om hur projektet bidrog till företagets värdeskapande aktiviteter, dvs. förädlingen av företagets produkter eller aktiviteter som höjer kundvärdet (se Figur 10 i ”Bilaga 1 – resultattabel-ler”).

För att få en uppfattning om enkätens egen informationskvalité ställdes två frågor (se Figur 11 och Figur 12 i ”Bilaga 1 – resultattabeller”). Dels om respondenten ansåg att enkäten kunde ligga till grund för ytterligare un-dersökning och insats för att utveckla medarbetarna och företaget. En respondent ansåg detta helt och hållet, två i stor utsträckning, fyra i viss utsträckning samt en respondent att både i viss och mindre utsträckning med kom-mentaren ”Ja, som en del av andra frågeställningar och undersökningar. Inte ensamt”. Dels ställdes frågan om respondenten tidigare under sin anställning på företagets aktuella anläggning varit i kontakt med likande fråge-ställningar tidigare. Tre respondenter svarande inte alls, tre i mindre utsträckning, en i viss utsträckning och en respondent i stor utsträckning.

Återkoppling till frågeställningen Ett första försök att besvara arbetets frågeställning, hur kan tiden för värdeskapande aktiviteter ökas inom projekt och administration sett ur ett informationskvalitetsperspektiv, görs här endast med den insamlande empirin (en-kätsvaren) som grund. I efterföljande kapitel utvecklas ett svar där även teorin och tillvägagångssättet (metoden) vägs in.

Enkätsvaren ger indikationer på att de finns utvecklingspotential vad gäller att eliminera eller motivera av re-spondenterna upplevda tillfälliga eller permanenta uppdrag på gränsen eller utanför deras uppfattade ansvarsom-råde kopplat till deras totala insats på företaget. En koppling kan finnas till de förbättringar som kan göras vad gäller kvalitén på den information som förs fram genom instruktion, befattningsbeskrivning, arbetsinstruktion samt den process som loggar, bearbetar och ger feedback på avvikelser och förslag.

Inom den aktuella projektkategorin finns en potential i reduktion eller eliminering av upplevt dubbelarbete vara en möjlighet samt en förbättringspotential vad gäller uppdragsinformationens presentationsform där bl.a. otill-räckliga presentationsformat, otillräckliga medium samt onödigt långa och komplicerade utläggningar förekom-mer.


Orsaker till upplevda tidsförluster inom projekt och kon-torsverksamhet _________________________________________________________________________________________

Syftet med analysen är att utifrån det insamlande materialet från enkätundersökningen tillsammans med teorin försöka finna orsaker till uppkomsten av de tidsförluster som enkätens respondenter bedömt. Här kommer således en analys att genomföras som utgår från respektive respondents svar på ett antal för ändamålet rele-vanta frågor, dvs. ett försök görs att finna kausala42 samband. För att utröna studiens begränsningar görs även en kritisk analys av metoden. _________________________________________________________________________________________

Analys av potentiella tidsvinster Ett antal tidsförluster kopplade till informationskvalitén på uppdragsinformationen har identifierats i enkätunder-sökningen. De största tidsförlusterna finns bland tillfälliga eller permanenta uppdrag på gränsen eller utanför uppfattat ansvarsområde, dubbelarbete samt informationens presentationsformat. Jag har valt att analysera orsa kerna utifrån teorin om informationskvalité och delar av leanfilosofin.

Orsak till tillfälliga eller permanenta uppdrag Den tidsförlust som respondenter uppfattade som störst rör tillfälliga eller permanenta uppdrag på gränsen eller utanför uppfattat ansvarsområde. För att finna potentiella orsaker till tidsförlusten väljer jag att koppla samman detta dels med respondenternas introduktion till sin tjänst på företaget, befattningsbeskrivningen, arbetsinstruk-tionen, de underförstådda instruktionerna, vidareutbildningen, den löpande informationen samt identifierade informationsmotsättningar. Dels med processen kring rapportering av avvikelser och problem och dels ett antal ytterligare aspekter från leanfilosofin.

Analys av introduktionen, befattningsbeskrivningen, arbetsinstruktionen, de underförstådda instruktionerna, vidareutbildningen och den löpande informationen Rörande respondenternas åsikter om introduktionen, befattningsbeskrivningen, arbetsinstruktionen, de underför-stådda instruktionerna, vidareutbildningen och den löpande informationen varit tilltäckliga till innehåll och en-kelhet/tidseffektivitet att ta del av är det främst informationskvalitetsdimensionerna relevans, fullständighet, bekvämlighet och tillgång samt Drogosz (2002) diskussion om standardisering och utbildning som undersökts. Drogosz (2002) talar på flera ställen om olika former av standardisering. Han tar upp den som en huvudsaklig princip som bör beaktas vid lean inom kontorsverksamheter och att standardiserade arbetsinstruktioner och ut-bildning är viktiga aspekter vid implementering. Även en av rotororsakerna till slöseri är enligt Drogosz avsak-nad av standard.

Sett ur ett informationskvalitetsperspektiv framträder ett antal punkter. Delas kan det handla om tillgång på in-formation och dels om dess fullständighet. Kopplat till informationens relevans finns respondenternas upplevda förekomst av underförstådda instruktioner. Denna aspekt går även att koppla till leanperspektivets slöserier oklar, tvetydig och saknad information.

En risk med underförstådda instruktioner är att olika aktörer tolkar dessa olika vilket kan få till följd att vissa tolkar detta till sin fördel och därmed fördröjer aktiviteter eller att någon annan får utföra dessa. Detta kan också leda till dubbelarbete, vilket beskrivs längre fram. Även att aktiviteter i periferin riskerar att hamna ”mellan stolarna” och inte bli utförda alls.

Vi ser att vissa respondenter upplevde de underförstådda instruktionerna som ett positivt inslag i arbetet. I denna undersökning framgår dock ej om detta rör respondenten och/eller företaget som helhet.

Relevansen av introduktion, befattningsbeskrivning, arbetsinstruktion, vidareutbildning och löpande information kan diskuteras när det framträder att respondenter upplever att underförstådda instruktioner till stora delar eller 42 Orsak och verkan.


delvis styr deras arbete samt att detta i flera fall upplevdes som ett negativt inslag i arbetet. Även åsikterna om informationsmotsättningar kan kopplas till relevans men även konsekvent framställning.

Analys av processen kring rapportering av avvikelser och problem Åsikterna om möjligheten att logga avvikelser och förslag inkluderat den process som tar hand om detta samt feedback kommer främst av Drogosz (2002) påståenden om hur förbättringar upprätthålls och utvecklas.

I Drogosz (2002) artikel berörs hur förbättringar upprätthålls och ständigt utvecklas. Regelbundna träffar där handlingsplaner, mätvärden och förslag till ytterligare förbättring gås igenom. Respondenterna anger överlag att möjligheten att logga avvikelser och förslag, den process som tar hand om dessa samt feedback är bristfällig eller bör kompletteras.

Således kan det finnas förbättringspotential i den organisation som omger respondenterna gällande både hur nivån i nuvarande verksamhet upprätthålls men även hur verksamheten vidareutvecklas.

Övriga analyser utifrån teorin Både Strategic Direction (2005) och Keen & Evans (2011) talar om vikten av att aktiviteter inom en process har ägarskap. Strategic Direction (2005) menar att en viktig del för att leankonceptet (reducera ledtid, förbättra kvali-tén och produktiviteten, Drogosz (2002)) skall fungera är att förändra de omgivande systemen där avsaknad av ägare till olika aktiviteter utgör en del. Keen & Evans (2011) menar att för att garantera långsiktigt hållbara för-bättringar är ägarskap en viktig del.

Suri (2010) talar om att förflytta ägarskapet från toppstyrning till arbetsgrupperna själva.

Till detta kommer det Liker (2004) påvisar rörande svårigheten att förstå arbetsflödet inom teknik- och tjänsteor-ganisationer och det både Drogosz (2002), Strategic Direction (2011) och Suri (2010) talat om rörande en orga-nisation som är organiserad i funktioner snarare än efter en process.

Diskussion Det som här bör tas i beaktande är huruvida den tidsvinst, som kan uppkomma, endast är begränsad till den en-skilda respondenten, dvs. att uppgiften istället får lov att utföras av någon annan.

Orsak till dubbelarbete Jag redogjorde tidigare för risken för dubbelarbete i samband med att det flesta respondenter upplevt en något otydliga bild av sina ansvarsområden och arbetsuppgifter. Kopplat till den undersökta projektkategorin så upp-levde de flesta att dubbelarbete förekommer i större eller mindre utsträckning, dvs. att överlappning sker med andra aktiviteter. Ax et al. (2009) klassar dubbelarbete som värdeminskande aktiviteter, dvs. som enbart adderar kostnader för kunden och inget värde. Keen & Evans (2011) talar även om processer som konkurrerar med var-andra eller är missanpassade till andra processer som former av slöseri. Här kan även diskussionen om ägarskap föras.

Orsaker relaterade till informationens presentation I frågan ingick undersökningsvariablerna tydlighet/klarhet, ordningsföljd, presentrationsformat, media, koncis samt konsekvent framställning. Enligt metodavsnittet kan inte tidsförluster knytas till varje enskild variabel. Orsakerna kan dock gå att finna bland svårigheten att lokalisera olika delar av uppdragsbeskrivningen, långa textmassor, sammanfattning som saknas, att information upplevdes komma i fel ordningsföljd, ett otillräckligt presentationsformat, otillräckligt presentationsmedium, onödigt långa och komplicerade utläggningar samt olika format mellan olika uppdragsbeskrivningar. Alla dessa möjliga orsaker knyter an till olika former av informa-tionskvalitet samt den sista till leanprincipen om standardiserade formulär. Denna aspekt går även att koppla till leanperspektivets slöserier oklar information.


Analys av respondenternas kommentarer på frågeställningen Från två av respondenterna kommer åsikter rörande kompetens. Den ena tror att projektledare och projektdelta-gare behöver höja sin kompetens inom förbättringsarbete för att minska tidskrävande och onödiga aktiviteter inom projekt och administration. Den andra anger att en värdeminskande aktivitet (tidskrävande eller onödig enligt frågan) är att projekt kan tillsättas utan förutsättning, dvs. att kompetens och tid saknas.

Kommentarerna kan kopplas till respondenternas åsikter om deras förutsättningar i projekten gällande kompe-tens, tid, information och mandat. Majoriteten anger i mer än hälften, dock inte alla, projekt de deltagit i under 2011 att de haft tillräckligt av ovanstående komponenter. Majoriteten anser även detsamma om informationsut-färdaren. Kommentaren ovan bekräftas allstå av majoriteten av respondenterna, dvs. att alla projekt i kategorin inte upplevs ha tillräckliga kompetens- och tidsresurser.

Två respondenter menar att projekt kan startas upp som anses inaktuella eller oviktiga. Den ene menar att detta beror av att data är för dålig som kommer av en svårighet att acceptera arbetssättet. Den andra anser att datan kan förbättras om den uppdateras oftare. Koppling till teorin.

En respondent påvisar vikten av förståelse hos medarbetarna ”på golvet” rörande resursanvändning och förbätt-ringar. Dessa kommentarer kan kopplas till det Strategic Direction (2005) talar om rörande den del i leanfilosofin som handlar om betydelsen av förändring av människors attityd och de omgivande systemen innan de egentliga arbetsuppgifterna kan förändras. Kommentar finns även att data skulle ha behövts uppdaterats oftare vilket kopp-las till informationskvalitetskriteriet giltighetstid.

En annan respondent ansåg att det varit svårt att få tillgång till en del stödfunktioner i projekten.

En tredje respondent ansåg att värdeminskande aktiviteter även omfattar otydlighet i projektens innehåll och målsättning i uppstartsfasen. Detta är dock ingen allmän åsikt hos respondenterna. Majoriteten av de tillfrågade anser att de i alla projekt känt till vad just de som enskild projektdeltagare skulle utföra/undersöka samt att de vid första kontakten med ett färdigutformat projekt inom den aktuella kategorin redan kände till eller fick uppfatt-ning om projektets syfte hur detta bidrog till företagets värdeskapande aktiviteter (förädlingen av produkterna). En annan åsikt som framkom berör snabba omprioriteringar av ledningen som är en av de rotorsaker till slöseri som Drogosz (2002) redogör för.

Denna respondent påvisar även ett antal värdeskapande aktiviteter, bland annat planering, analys av data, stan-dardisering och spridning av lösning samt efteranalys av projekt för att lära vad som fungerade och vad som kan förbättras. Delar av detta har stöd i Likers (2004) diskussion om vad som är värdeskapande aktiviteter inom en ingenjörsavdelning. Liker, som menar att ingenjörer omvandlar information till design, säger att det är de tillfäl-len då beslut tas om denna design som är av intresse tillsammans med tester och analyser som bidrar till dessa beslut.


Metodkritik

Här följer en analys av olika aspekter kopplade till utformningen av den specifika undersökningen och dess ge-nomförande som bidragit till begränsningar i studiens giltighet. I metodkapitlet ges dels metodens generella begräsningar och dels en kritisk analys av studiens teori.

Enkätens utformning Från början planerades, att som komplement till enkäten, även en gruppintervju med respondenterna för att få djupare insikter rörande orsaken till de uppfattade tidsförlusterna samt förslag på förbättring för att vända förlus-terna till vinst. Dock fick gruppintervjun ställas in pga av rådande tidsram. Detta skedde under pågående enkät-undersökning varför vissa respondenter kan ha fyllt i enkäten i tron att risken funnits att deras anonymitet även-tyrats under gruppintervjun.

Ett antal potentiella felkällor kan föras fram vad gäller min utformning av enkäten, respondentens tolkning av den, min tolkning och bearbetning av respondentens svar. Vad gäller utformningen av enkäten kan kritik framfö-ras som går ut på att svarsskalan i några frågor, sträcker sig t.ex. från tydlig till otydlig, hade en övervikt åt en eller andra sidan vilket kan ha inneburit att respondenten inte gavs en helt rättvis chans att svara. Finns även en fråga där svarsskalan graderats från ”i mycket stor utsträckning” via bl.a. ”det förekommer då och då” till ”inte alls” där alla alternativ utom det sista kräver en högst subjektiv bedömning av respondenten.

Alternativen ”i mer/mindre än hälften av fallen” är oprecisa och kan hårddraget omfatta från 50 procent av fallen till samtliga fall respektive från noll procent till hälften av fallen samt att det i vissa fall förekommer flera frågor i en. Frågorna om informationsutfärdarens anseende och uppdragstagarens förutsättningar innehöll en något komplicerad utformning av svarsalternativen.

Jag har via kommentarer i en enkät (R7) fått indikationer på att respondenten kan ha missuppfattat enkätens syfte i förhållande till rollerna uppdragsgivare och uppdragsdeltagare. Respondenten skriver att då denne är uppdrags-givare i den aktuella projektkategorin har denne svårt att se med uppdragsdeltagarens ögon. Min ambition var dock att de uppdragsgivare som deltog i enkäten inte skulle bedöma den informations de själva sände ut utan den information som de fick från sin uppdragsgivare (ex. högre chef). Respondentens svar har oavsett detta, utifrån kriterierna för presentation av resultat och analys, inte haft någon bäring på studiens slutsatser.

Jag anser dock att de uppräknade felkällorna ovan är av ringa art i förhållande till studiens syfte att, genom indi-kationer på olika företeelser, skapa ett underlag för fortsatt undersökning och eventuell insats för att utveckla företaget.

Bortfall, frågor som ej kan bedömas och uteblivna svar Totalt nio av sjutton enkäter lämnades in. Av det ursprungliga urvalet lämnades sex av nio enkäter in varav en så pass sent att hänsyn inte var möjlig. Av det utökade urvalet lämnades tre av åtta enkäter in. Jag misstänker att en stor del av bortfallet beror av sen information och utdelning av enkäten. Respondenterna fick via företagets handledare en påminnelse att svara på enkäten.

Gällande de frågor som respondenter angett att de inte kan bedöma eller de frågor som inte har blivit besvarade alls kan sägas att det dels kan ha att med frågans utformning men även med det tidigare nämnda svårigheten att se slöseri/tidsförluster inom kontorsverksamhet.

På ett antal frågor som rör tidsförluster har vissa respondenter inte angett något svar alls. Då alternativ ”vet ej/kan ej bedöma” kan detta förklaras med respondentens tidsram för ifyllning av enkäten eller att svårigheten på att bedöma tidsförlusten avskräckt att ens läsa hela frågan.

I en av de avslutande frågorna gavs respondenterna möjligheten att kommentera enkäten eller studiens fråge-ställning. Den utökade urvalsgruppen uppmanades särskilt att svara på denna men inte den första gruppen vilket kan ha inneburit att den utökade gruppen lagt större vikt vid denna frågeställning. Med hänvisning till arbetets profil som förstudie påverkar detta slutsatserna minimalt.


Urval Studiens begränsade urval har inneburit att den externa validiteten (generaliserbarheten) är låg men även att studiens resultat inte kan generaliseras ens till någon specifik population inom företaget. Resultaten är därmed begränsade till respondenterna där de flesta dock har betydande erfarenhet av de aktuella projekten. Indikationer framträder dock som kan användas för en utökad undersökning och insats. En risk med detta är att företaget styrt bort uppmärksamheten från enheter med större bekymmer (högre förbättringspotential). Denna risk visade sig vara tillräckligt låg i förhållande till studiens syfte eftersom potentiella tidsvinster faktiskt påträffades.

I metodavsnittet ”Undersökningspopulation och urval” beskrivs det faktum att enkätundersökningen utökades till att omfatta ytterligare ett produktionsområde i syfte att få med respondenter med större erfarenhet av projekten. Dock visade det sig av de inkomna svaren att så inte blev fallet då dessa respondenter generellt hade deltagit i ett mindre antal projekt än övriga respondenter. I förhållande till studiens syfte och frågeställning bedömer jag den-na omständighet som mindre betydelsefull för slutsatserna.

Studiens tillförlitlighet och generaliserbarhet I metodkapitlet har reliabilitets- och validitetsbegreppet introducerats vilket avser att bedöma enkätens förmåga att t.ex. mäta tidsförlusten som antas ha orsakats av en bristfällig informationskvalitet. Då enkäten efterfrågar respondenternas spontana uppskattning vid en viss tidpunkt och som kan påverkas av en rad faktorer anses relia-biliteten, dvs. stabiliteten över tid, i detta fall vara bristfällig. Även om reliabiliteten skulle vara tillräcklig vet vi inte om enkäten (respondenternas bedömningar) verkligen mäter tidsförlusterna (de potentiella verkliga tidsvins-terna), dvs. begreppsvaliditeten kan vara låg. Även den interna validiteten (kausaliteten43), kan ifrågasättas då orsakerna till tidsförlusterna kanske bara delvis eller inte alls beror av informationskvaliteten utan någon annan faktor som respondenter varit omedvetna om. Att studiens externa validitet (generaliserbarhet) är låg pga av det låga antalet respondenter och urvalsmetoden har tidigare konstaterats. Den ekologiska validiteten, dvs. studiens praktiska tillämpbarhet, bör även belysas. Även om studien var hade tillräcklig begreppsvaliditet och därmed reliabilitet, är internt och externt valid kan den sakna den ekologiska validiteten då de potentiella tidsvinsterna inte kan gå att realisera pga av faktorer som respondenterna inte kan råda över.

För många/för lite undersökningsvariabler En kritik som kan framföras är att undersökningsvariablerna var något för många till antalet och sträckte sig över ett för omfattade ämnesområde. Dock så säger flera källor i litteraturen att det är förhållandevis svårt att se slöse-ri (tidsförluster) inom kontorsverksamhet samt att jag därtill valt att anlägga ett informationskvalitetsperspektiv vilket ytterligare har kunnat utgöra en svårighet. Risken med en alltför fokuserad enkät kunde ha inneburit att respondenterna antingen hade svårt att identifiera slöserier eller att de inte funnits några slöserier inom de aktuel-la områdena. På frågan om respondenterna tidigare genom sitt arbete på företaget varit i kontakt med likande frågeställningar svarade sex av åtta respondenter ”i mindre utsträckning” eller ”inte alls”.

Övrig kritik För att förbättra enkätens utformning hade en pilotundersökning med en annan respondentgrupp kunna ha utförts vilket dock det aktuella arbetets tidsram inte tillät. Detta för att i större utsträckning kunnat få underlag till tids-förlusternas orsak. Litteraturstudien kunde ha kompletterats med begreppen effektivitet och produktivitet för att ytterligare skärpa betydelsen av att eliminera de identifierade tidsförlusterna. Arbetsformen projekt skulle även kunna ha fått en teoretisk bakgrund samt att litteraturstudien i sin helhet kunde ha utökats genom att söka i data-baser från tekniska och handelshögskolor. Även ett kritiskt perspektiv, på informationskvalitetskonceptet och leanfilosofin, hade kunnat ingå. Torts frånvaron av dessa möjliga kompletteringar har trots allt underfrågornas eftersökta tidsförluster påträffats. Därmed anser jag att frågeställningen, i förhållande till studiens problematik och syfte, fått en tillräckligt gott svar.

43 Orsak och verkan.


Resultat och slutsats _________________________________________________________________________________________

Studiens övergripande frågeställningen handlar om hur tiden för värdeskapande aktiviteter kan ökas inom projekt och administration sett ur ett informationskvalitetsperspektiv. Enkätundersökningen har identifierat ett antal områden inom delar av företaget där potentiella tidsvinster kan finnas genom att förbättra uppdragsin-formationens kvalitet. Det kan handla om att tydligt definiera uppdragsdeltagarens arbetsuppgifter och an-svarsområden inom företaget förslagsvis bl.a. genom förbättrad introduktion och olika former av arbetsin-struktion för att minska den otydlighet som majoriteten av respondenterna upplever. De svar denna studie kun- at ge på studiens frågeställning följer i detta kapitel. _________________________________________________________________________________________

Vad är värdeskapande och värdeminskande (tidskrävande eller onödiga) aktiviteter? De områden där denna undersökning identifierat potentiella tidsvinster (eliminering av värdeminskande tid) rör främst tillfälliga eller permanenta uppdrag på gränsen eller utanför respondenternas uppfattade ansvarsområde inom företaget, dubbelarbete (värdeminskande aktivitet) relaterat till de aktuella projekten samt en potentiell tidsvinst kopplad till informationens presentationsform i de aktuella projekten.

Åsikter rörande förbättringspotential vad gäller kompetens har framförts från några respondenter, att projekt kan startas upp som är inaktuella eller oviktiga som kommer av att data ej är uppdaterad och brister i acceptansen av arbetsätt.

En annan åsikt som framkom berör snabba omprioriteringar av ledningen som är en av de rotorsaker till slöseri (värdeminskande aktivitet) som Drogosz (2002) redogör för.

En respondent påvisar även ett antal värdeskapande aktiviteter, bland annat planering, analys av data, standardi-sering och spridning av lösning samt efteranalys av projekt för att lära vad som fungerade och vad som kan för-bättras. Delar av detta har stöd i Likers (2004) diskussion om vad som är värdeskapande aktiviteter inom en ingenjörsavdelning. Liker, som menar att ingenjörer omvandlar information till design, säger att det är de tillfäl-len då beslut tas om denna design som är av intresse tillsammans med tester och analyser som bidrar till dessa beslut.

Hur mycket tid tar värdeminskande aktiviteter i anspråk? Rörande tillfälliga eller permanenta uppdrag på gränsen eller utanför respondenternas uppfattade ansvarsområde bedömer en av cheferna att denne i genomsnitt skulle ha tjänat fem till tio timmar per vecka om dessa uppdrag inte funnits. En annan chef bedömer sig kunna ha tjänat fyra timmar i genomsnitt per vecka. En annan av re-spondenterna som dock inte är chef sade sig ha kunnat tjäna två timmar per vecka. Ytterligare tre respondenter, varav en är chef, bedömer att de skulle ha tjänat tid även om de inte kan bedöma hur mycket. Här är viktigt att påpeka att den upplevda tidsförlusten (potentiella tidsvinsten) endast kan vara lokal såvida det är en aktivitet som behöver utföras och det inte handlar om dubbelarbete, dvs. de aktuella uppdragen kan vara värdeminskande för den enskilde respondenten men inte företaget som helhet.

Rörande dubbelarbete svarade en respondent (ej chef) att denne anser sig kunnat tjäna två timmar i genomsnitt per vecka om aktiviteter inom den aktuella projektkategorin inte överlappat andra aktiviteter. Ytterligare tre respondenter, alla chefer, säger att det skulle ha tjänat tid men kan inte bedöma hur mycket.

Rörande informationens presentation inom den aktuella projektkategorin säger en av respondenterna (ej chef) att denne skulle ha tjänat ungefär två timmar i genomsnitt per vecka medan två av cheferna påvisade en möjlig tidsvinst men kunde inte ange storleken på denna.


Vad är anledningen till att värdeminskande aktiviteter uppkommit? Här följer resultatet av den analys som gjorts dels utifrån respondenternas svar och dels utifrån teorin för att finna orsaken till de bedömda tidsförlusterna relaterade till upplevt dubbelarbete och brister i presentationen av informationen. Ett försök har även gjorts att finna potentiella orsaker, rörande de tillfälliga eller permanenta uppdragen på gränsen eller utanför respondenternas uppfattade ansvarsområde, utifrån respondenternas svar på relaterade frågor.

Båda chefer som säger sig kunnat tjäna betydande tid på frånvaron av tillfälliga eller permanenta uppdrag säger sig ha en något otydlig bild av sina arbetsuppgifter och ansvarsområden samt att informationsmotsättningar på-verkar deras arbete. Det senare stöds av fler respondenter. Gällande olika typer av instruktioner uppgav cheferna att introduktion, befattningsbeskrivning, och arbetsinstruktion antingen inte existerar, är bristfällig eller är till-räcklig med bör kompletteras. Till det senare hör även vidareutbildning och löpande information. De båda che-ferna ansåg vidare att deras arbetsinsats på företaget i stor utsträckning styrs av underförstådda instruktioner, ex. företagskultur och tradition där den ene anser att detta till stora delar är ett positivt inslag medan den andra ansåg detta faktum vara ett till stora delar negativt inslag. Liknande åsikter rörande olika typer av instruktioner fram-kommer av övriga respondenter. Detta kan kopplas till informationskvalitetskriterierna tillgång, fullständighet, konsekvent framställning och relevans. Gällande möjligheten att logga avvikelser och förslag, den process som tar hand om dess samt feedback upplevde majoriteten att en förbättringspotential fanns.

Teori kring lean inom kontorsverksamhet säger att en av rotorsakerna till slöseri är avsaknad av standard, vilket omfattar standardiserade arbetsinstruktioner och utbildning. Här klassas även oklar, tvetydig och saknad infor-mation som slöseri där risken föreligger att aktiviteter fördröjs, får utföras av någon annan, utförs dubbelt eller inte alls. Rörande att upprätthålla och utveckla verksamheten säger teorin att regelbundna träffar, där handlings-planer, mätvärden och förslag till ytterligare förbättring, är av vikt. Till detta går även att koppla teorins diskus-sion om vikten av att aktiviteter inom en process har ett tydligt ägarskap för att garantera långsiktigt hållbara förbättringar. Teorin talar även om förändring av de omgivande systemen samt problem med en funktionsorgani-sation framför en processorienterad organisation.

Dubbelarbete klassas som slöseri av teorin, dvs. aktiviteter som enbart adderar kostnader och inget värde. Andra former av slöseri är processer som konkurrerar med varandra eller är missanpassade till andra processer.

Gällande de bedömda tidsförlusterna kopplade till informationens presentation går orsakerna att finna bland svårigheten att lokalisera olika delar av uppdragsbeskrivningen, långa textmassor, sammanfattning som saknas, att information upplevdes komma i fel ordningsföljd, ett otillräckligt presentationsformat, otillräckligt presenta-tionsmedium, onödigt långa och komplicerade utläggningar samt olika format mellan olika uppdragsbeskriv-ningar. Här gör sig informationskvalitetskriterierna tydlighet/klarhet, ordningsföljd, presentrationsformat, media, koncis samt konsekvent framställning sig påmind men även leanprinciperna om standardiserade formulär och oklar information.

Hur kan tiden för värdeskapande aktiviteter kunna ökas? Några respondenter menar att både projektledare och projektdeltagare behöver höja sin kompetens inom förbätt-ringsarbete för att minska tidskrävande och onödiga aktiviteter inom projekt och kontorsverksamhet. Detta för att undvika att projekt tillsätts utan tillräckliga förutsättningar i form av tid och kompetens vilket i vissa fall har stöd från majoriteten av respondenterna.

Uppdragstagaren kan vinna tid genom att få en högre kvalité på den information som beskriver dennes uppdrag. I så fall antas uppdragsgivaren som utfärdar informationen förlora tid men då projektdeltagarna ofta antas vara fler till antalet kan på så sätt en total tidsvinst uppstå. Detta kan ses som en hävstångseffekt. En mindre insats hos uppdragsgivaren kan skapa en större vinst hos uppdragsdeltagarna. Resultatet kan dock varken generaliseras på det aktuella företaget än mindre i andra organisationer men ger indikationer på att det kan finnas tid att tjäna på att förbättra informationskvalitén på ett antal områden.


Diskussion och summering _________________________________________________________________________________________

En summering följer här som återkopplar till studiens problematik och syfte. I studien har belägg hämtas från teori och empiri som genom analys vägts samman i ett svar (slutsats) på studiens frågeställning medan studiens begräsningar har analyserats i metod- och metodanalyskapitlen. _________________________________________________________________________________________

Återkoppling till studiens problematik och syfte Studiens övergripande frågeställning handlar om hur tiden för värdeskapande aktiviteter kan ökas inom projekt och administration sett ur ett informationskvalitetsperspektiv. Efter att teori, metod och enkätsvar vägts samman framträder följande sammanfattning av svaret som även anknyter till studiens syfte och problematik där ett antal teser gavs.

Informationskvalité och dubbelarbete Vad gäller formulering och kommunikation av de aktuella projektuppdragens innehåll och syfte säger en majori-tet av de tillfrågade att de i alla projekt anser sig känt till vad just de som enskilda projektdeltagare skulle ha utfört samt att de vid första kontakten med ett färdigutformat projekt redan känt till eller då fått uppfattning om projektets syfte samt hur detta bidrog till företagets värdeskapande aktiviteter (förädlingen av produkterna). Informationskvalitetskriteriet relevans och värdeskapande anses då uppfyllda och därmed är denna tes i relation till de aktuella respondenterna avfärdad. Däremot upplever en majoritet av respondenterna att dubbelarbete före-kommer inom den aktuella projektkategorin samt hälften av respondenterna anser att det finns tid att tjäna på att eliminera dubbelarbetet. Ungefär hälften av respondenterna upplever även att tid skulle ha tjänats om informa-tionskvalitén på framställningen av projektinformationen varit annorlunda. För att undvika att projekt tillsätts utan tillräckliga förutsättningar i form av tid och kompetens anser en majoritet av respondenterna att förbätt-ringspotential finns.

Uppdrag på gränsen eller utanför ansvarsområdet – risk för påverkan på värdeskapande aktiviteter Företagets tes rörande orsaken till de största tidsförlusterna, dvs. överlappande ej, precisa arbetsuppgifter, har bekräftats då det framkom att det, inom respondenternas totala insats på företaget i majoriteten av fallen, före-kommit tillfälliga eller permanenta uppdrag på gränsen eller utanför uppfattat ansvarsområde, vilka i vissa fall bedömts tagit betydande tid i anspråk. Samtligt säger en majoritet av respondenterna att de har en något otydlig bild av sina arbetsuppgifter och ansvarsområden, att förbättringspotential finns vad gäller olika typer av instruk-tioner och i den process som loggar, bearbetar och ger feedback på avvikelser och förslag. Detta medför en risk att uppdrag kopplade till den aktuella projektkategorin i synnerhet och för aktiviteter i allmänhet, att de utförs och därmed redovisas på fel ställe eller vid fel tidpunkt, dvs. aktiviteter kan fördröjas, få utföras av någon annan, utföras dubbelt eller inte alls. Betydande risk finns därför att värdeskapande aktiviteter påverkas.

Underlag för fortsatt undersökning och insats Studiens tillvägagångssätt och formuleringen av slutsatsen har skett i enlighet med studiens syfte, dvs. att genom en förstudie försöka finna indikationer till svar på studiens frågeställning. Dessa indikationer skulle kunna utgöra underlag för fortsatt undersökning och insats i utvecklingen och värdeskapandet för såväl företaget som dess medarbetare.

Tidsvinster kan finnas att hämta Indikationer framkommer således att studiens arbetshypotes i det aktuella fallen till viss del kan bekräftas, dvs. att det sannolikt finns en tidsvinst att hämta hos uppdragsdeltagarna om uppdragsgivaren höjer kvalitén på upp-dragsinformationen. Tillräckligt underlag finns dock inte att bedöma den del av arbetshypotesen som berör en total tidsvinst. Dock antas uppdragsgivarna förlora viss tid men sannolikt kan en total tidsvinst uppkomma förut-satt att uppdragsdeltagarna, så som ofta antas vara fallet, är fler till antalet än uppdragsgivarna. Således skulle en


hävstångseffekt kunna uppkomma där en mindre insats hos uppdragsgivarna uppvägs av en större total tidsvinst hos uppdragsdeltagarna.

Reflektioner kring arbetet med studien Anledningen att jag valde att genomföra uppsatsarbetet självständigt var att jag själv ville utveckla min förmåga kopplad till alla de överväganden som är förknippande med en uppsats- och undersökningsprocess, främst pro-blemformulering, avgränsning, planering, prioritering och presentation. Granskning och diskussion har ägt rum av och med studentkollegor och handledare. Annars ser jag som en absolut förutsättning för ett effektivt arbets-sätt och ett gott resultat att under stora delar av processen samarbeta med andra för att få deras perspektiv, kunna diskutera och inte minst skapa förutsättningar för en pedagogisk presentation. Under uppsatsprocessen har jag utökat min förståelse för att de flesta fenomen och processer vid ett närmare studium är betydligt mer omfattande och mindre självklara än vid första anblicken. Detta har lett till omformulering och ytterligare avgränsning under resans gång men har även inneburit att jag fått arbeta parallellt med de flesta av uppsatsens delar vilket jag sett som ett positivt inslag genom att det skapat underlag för att anpassa sig efter ändrade förhållanden och därmed kunna fokusera på relevanta saker.

Metodval Utifrån studiens syfte och de förutsättningar vad gäller tid- och personresurser anses tvärsnittdesignen med en-kätundersökningen ha fyllt sitt syfte. Vid utökade resurser skulle dock både en experimentell- och longitudinell design kunna varit aktuell för att undersöka hur respondenternas bedömda tidförlust påverkats över tid av olika grader av kvalité på uppdragsinformationen. Detta skulle ha ökat studiens reliabilitet och validitet.

Enkätundersökningens kunde även ha skett via webben för att minska tiden för bearbetning men ett av huvudsyf-tena med en kandidatuppsats är att lära sig det vetenskapliga tillvägagångssättet varför pappersenkäter och efter-följande manuell bearbetning valdes.

Kunskapsbidrag och vidare undersökning Även om studien inte lär ha skapat ett forskningsbidrag (helt ny kunskap), vilket heller inte är ett krav i en kan-didatuppsats, är min förhoppning att min studie belyst kopplingen mellan leanfilosofins helhetsperspektiv, vär-deskapande arbete inom kontorsverksamhet och informationskvaliténs betydelse som kan används som uppslag för vidare forskning.

I denna förstudie har tidsaspekten fokuserats varför kostnadsdimensionen inte behandlats explicit. Det lär dock vara möjligt att i ett första steg översätta eventuella tidsvinster i arbetskraftskostnader och att respondenternas uppskattningar av möjliga tidsvinster kan sedan kan ligga till grund för en fingervisning om vad det handlar om för total tid och kostnad, företaget skulle tjäna på förbättrad uppdragsinformation. Enligt studiens syfte är avsik-ten att den ska utgöra ett underlag för ytterligare undersökning. Förslagsvis kan denna koncentreras kring de områden där tidsförlusterna varit störst och inbegripa ett större antal respondenter för att få en helhetsbild.

Ytterligare undersökning bör dock ha sin grund i en kartläggning av värdeflödet44 (value stream mappning). När en kartläggning av det direkt värdeskapande värdeflödet, dvs. produktionens material- och informationsflöden, är på plats startar arbetet med att kartlägga värdeflödet för de indirekt värdeskapande processerna, dvs. produktio-nens stödprocesser. Här finns många projekt och kontorsrelaterade verksamheter som på detta sätt skulle få en grund för utveckling och koordination av sina aktiviteter. Underlag finns nu att avgöra vad som är värdemins-kande aktivteter, dvs. aktivteter som enbart är onödiga, tidskrävande och tillför kostnad. Detta är relaterat till den hävstångseffekt jag tidigare talat om, i meningen att en tillräckligt god informationskvalité under planerings- och koordinationsfasen kan skapa förutsättningar för en stabil och flexibel process med högre produktivitet och pro-duktionskapacitet i syfte att höja kvalitén och minska leveranstiden till slutkunden.

44 Se Helling (2010), Drogosz (2002) och Liker (2004).


Slutord Även om studiens slutsatser inte kan generaliseras utanför urvalet av respondenter är min förhoppning att den ändock ska kunna bidra med idéer kopplande till informationskvalité och värdeskapande arbete inom projekt och administration som såväl forskare som näringsliv och andra organisationer kan använda i sin utveckling. Kon-kurrenskraftiga och resurssnåla näringslivsorganisationer antas bidra till kundens välmående men genererar sam-tidigt ekonomiska medel till den offentliga sektorn som genom att hushålla med dessa medel ytterligare kan öka kundens (medborgarens) välmående och därigenom skapa förutsättningar för ett långsiktigt hållbart samhälle.


Referenser

Litteratur

Andersson, S. (1979). Positivism kontra hermeneutik. Göteborg: Bokförlaget Korpen.

Arazy, O. & Kopak, R. (2011). On the Measurability of Information Quality, Journal of the American Society for Information Science and Technology, Vol. 62, No. 1, p. 89-99.

Ax, C., Johansson, C. & Kullvén, H. (2009). Den nya ekonomistyrningen. Malmö: Liber AB.

Best, R. (2009). Market-Based Management. Upper Saddle River, New Jersey, USA: Pearson Prentice Hall.

Bocij, P., Greasley, A. & Hickie, S. (2008). Business Information Systems. Essex, England. Pearson Education Limited.

Bryman, A. (2011). Samhällsvetenskapliga metoder. Malmö: Liber AB.

Drogosz, J.D. (2002). Applying lean above the Factory Floor, Journal of Ship Production, Vol. 18, No. 3, p.159-166.

FEP (1990), Forskningsetiska principer, Humanistiska-samhällsvetenskapliga forskningsrådet, Vetenskapsrådet.

Helling, J. (2010). Vägvisaren till lean företagsamhet, HellingGruppen AB.

Keen, M. & Evans, C. (2011). Office skills, Management Services, spring 2011.

Lee, Y.W., Strong, D.M, Kahn, B.K. & Wang, R.Y. (2002). AIMQ: a methodology for information quality as-sessment, Information & Management, Vol. 40, p.133-146.

Liker, J.K. (2004). The Toyota Way, USA: McGraw-Hill.

Liukkonen, P., (1987), Det lokala arbetsmiljöarbetets effektivitet – en fallstudie från kvarteret Garnisonen, diss-putaion, Stockholms universitet, Företagsekonomiska institutionen.

Michnik, J. & Lo, M.-C. (2009). The assessment of the information quality with the aid of multiple criteria analysis, European Journal of Operational Research, Vol. 195, p. 850-856.

Mora, C. (2010). Book review of “The complete lean enterprise –value stream mapping for administrative and office processes”, International Journal of Production Research. Vol. 48, No. 16, p. 4935-4936.

Strategic Direction (2005). The new improvement frontier, Strategic Direction, Vol. 21, No. 11, p. 33-35.

Suri, R. (2010). A quick response to office management, Industrial Management, jan/feb 2010, p.25-30.

Sällfors, T. (1933) Kontorsarbetets rationalisering, Stockholm: Förlags A.-B. affärsekonomi.

Taylor F.W. (1911) Rationell arbetsledning. Översättning av K.G. Wetterlund, 1920, Stockholm: Sveriges Indu-striförbund.

Wang, R.Y. & Strong, D.M. (1996). Beyond Accuracy: What Data Quality Means to Data Consumers, Journal of Management Information Systems, Vol. 12, No. 4, p. 5-34.

Yaari. E., Baruchson-Arbib, S. & Bar-Ilan, J. (2011). Information quality assessment of community-generated content –A user study of Wikipedia, Journal of Information Science, Vol. 37, No. 5, p. 487-498.

Personkontakter

Log.utv. (2011). Informellt samtal med logistikutvecklingschefen på det aktuella företaget, 2011-10-07.

St. förb. (2011). Informellt samtal med chefen för företagets enhet för ständiga förbättringar, 2011-10-07.


Appendix

Bilaga 1 – resultattabeller

R5 R4 R3 R8 R1 R2 R6 R7

Tillfälliga eller permanenta uppdrag på gränsen eller utanför uppfat-tat ansvarsom-råde (uppskattad möjlig tids-vinst, genom-snitt per vecka)

5-10 h 4 h

2 h men svårt att bedö-

ma

Svårt att bedöma

tidsvinsten

Svårt att bedöma

tidsvinsten

Svårt att bedöma

tidsvinsten - -

Tillfälliga upp-drag

Flera gånger per

vecka

En gång varannan

vecka

En gång varannan

vecka

En gång per vecka

Några gånger per

år

Några gånger per

år

En gång varannan

vecka Aldrig

Permanenta uppdrag

En gång varannan

vecka Aldrig Aldrig

En gång varannan

vecka Aldrig Aldrig Aldrig Aldrig

Uppfattning om arbetsuppgifter och ansvars-områden

Något otydlig

Något otydlig

Något otydlig otydlig Något

otydlig Något otydlig Tydlig Väldigt

otydlig

Informations-motsättningar Påverkar

mitt arbete Påverkar

mitt arbete Stark

påverkan Påverkar

mitt arbete

Ingen nämnvärd påverkan

Ingen nämnvärd påverkan

Påverkar mitt arbete

Påverkar mitt arbete

Introduktion (upplärning) Bristfällig

Tillräcklig med bör

komplette-ras


komplette-ras


komplette-ras


komplette-ras

Bristfällig Bristfällig Bristfällig

Befattningsbe-skrivning

Existerar ej Bristfällig Existerar

ej Existerar

ej Bristfällig Bristfällig Existerar ej

Kan ej bedöma

Arbetsinstruktion Existerar

ej Bristfällig


komplette-ras

Bristfällig Existerar ej

Kan ej bedöma


komplette-ras

Kan ej bedöma

Vidareutbildning Tillräcklig med bör

komplette-ras


komplette-ras

Helt till-räcklig

Helt till-räcklig


komplette-ras


komplette-ras


komplette-ras


komplette-ras

Löpande infor-mation


komplette-ras


komplette-ras

Helt till-räcklig


komplette-ras


komplette-ras


komplette-ras

Existerar ej


komplette-ras

forts. nästa sida…


Underförstådda instruktioner

I stor utsträck-

ning

I stor utsträck-

ning Delvis

I stor utsträck-

ning Delvis Delvis

I stor utsträck-

ning Delvis

– positivt in-slag?

Ett till stora delar

positivt inslag

Ett till stora delar negativt inslag


Ett till stora delar

positivt inslag


Varken eller


Varken eller

Logga avvikelser och förslag Bristfällig


komplette-ras

Bristfällig


komplette-ras

Helt till-räcklig

Helt till-räcklig Bristfällig Existerar

ej

Process som tar hand om dessa


komplette-ras


komplette-ras

Bristfällig Bristfällig Helt till-räcklig

Helt till-räcklig Bristfällig Kan ej

bedöma

Feedback Existerar

ej


komplette-ras

Existerar ej


komplette-ras

Helt till-räcklig

Helt till-räcklig Bristfällig Kan ej

bedöma

Figur 4 Underlag för analysen av respondenternas bedömda tidsförluster.

Respondenternas uppfattning om deras uppdrag in projektkategorin överlappar andra aktiviteter, dvs. att dubbelarbete utförs?

R3 R8 R5 R4 R1 R2 R6 (R7)

Respondentens upp-skattade tidsvinst om dubbelarbetet inte förekommit (genomsnitt per

vecka)

2 h Tidvinst Tidvinst Tidvinst Ingen tidsvinst

Ingen tidsvinst

Kan ej bedöma frågan

alls

-

Förekom i mycket stor utsträckning

I hälften av fallen

Mindre än hälf-ten av fallen

I hälften av fallen Aldrig - - - Aldrig

Förekom regelbundet I hälften av fallen

Aldrig I hälften av fallen

Aldrig I alla projekt

I alla projekt - Aldrig

Förekom då och då I mer än hälften

av fallen Aldrig I hälften

av fallen

Mindre än hälften av

fallen - -


Aldrig

Förekom sällan I alla projekt - - - - - - -

Förekom inte alls I hälften av fallen

I mer än hälften

av fallen


Kunde ej bedöma - - - I alla

projekt

Figur 5 Respondenternas bedömda förekomst av dubbelarbete inom den aktuella projektkategorin. Se avsnittet ”Enkätens utformning” i metodkritiken gällande respondent R7.


Respondenternas uppfattning om hur informationen har presenterats inom [den aktuella projektkategorin]

R3 R8 R5 R6 R4 R1 R2 (R7)

Respondentens uppskattade tidsvinst om (genomsnitt per vecka)

2 h Tidvinst Tidvinst -

Kan ej bedöma frågan

alls

- - Ingen tids-vinst

Svårighet att lokalisera olika delar av upp-dragsbeskriv-ningen

Aldrig


Aldrig


Aldrig

Aldrig Aldrig I mer än

hälften av

fallen

Långa textmassor där hela texten fick lov att lä-sas för att förstå innehållet

Mindre än

hälften av

fallen

I hälf-ten av fallen

Aldrig I hälften av fallen

Aldrig

Aldrig Aldrig

Aldrig

Sammanfattning saknades

Mindre än

hälften av

fallen

I mer än hälften av fal-

len

Aldrig


Aldrig

Aldrig Aldrig

I alla projekt

Information upplevdes komma i fel ordningsföljd

Aldrig I hälf-ten av fallen



Aldrig

Aldrig Aldrig

Aldrig

Otillräcklig pre-sentationsfor-mat (text, graf, diagram, tabell, figur, A3)?

I hälf-ten av fallen


len


I mer än hälften

av fallen

Mindre än

hälften av

fallen

Aldrig Aldrig I mer än

hälften av

fallen

Otillräckligt medium för in-formationen (pappersform, mail, annan di-gital form, pro-jektor, infor-mella samtal, underförstådda instruktioner osv.)?

Mindre än

hälften av

fallen

I alla projekt Aldrig

I mer än hälften

av fallen Aldrig

Aldrig Aldrig

I mer än

hälften av

fallen

Onödigt långa och komplice-rade utlägg-ningar?

Mindre än

hälften av

fallen

I alla projekt

I mer än hälften

av fallen


Aldrig

Aldrig Aldrig

Aldrig

forts. nästa sida…


Oregelbundet format mellan olika uppdrags-beskrivningar (ex ej samma teckensnitt, ru-brik-formatering, styckeindelning osv.)?

Aldrig


len

I mer än hälften

av fallen

I mer än hälften

av fallen Aldrig

Aldrig Aldrig

I mer än

hälften av

fallen

Figur 6 Respondenternas bedömda tidsförlust pga av otillräcklig presentationsform på uppdragsinformationen inom de aktuella projekten. Se avsnittet ”Enkätens utformning” i metodkritiken gällande respondent R7.

Här följer ett antal påståenden om dig som uppdragsdeltagare i [de aktuella projekten]

Gradera i rutorna enligt följande: 1 = Helt tillräcklig 2 = Tillräcklig, men bör kompletteras 3 = Bristfällig

Ev kryss i kolumnen ”Aldrig” och ”Kan ej bedöma”

a) Tillräcklig kompetens? b) Tillräckligt med tid? c) Tillräckligt med information?

d) Ett tillräckligt mandat?

I alla projekt I mer än hälften av fallen


Mindre än hälften av fallen

Aldrig (kryss)

Kan ej bedöma (kryss)

a. 1, x 2, x, x, x x

b 1, x 2, x, x, x x

c 1, x, x 2, x, x, x,

d 1,1, x x, x, x, x

Figur 7 Respondenternas uppfattning om sina förutsättningar i de aktuella projekten. En respondent angett ”?” för denna fråga. Fem respondenter har missuppfattat frågan och istället för siffror i kolumnerna 1-4 angett kryss. Undertecknad gör tolkningen att de svarat på frågan (a-d) som finns på motsvaran-de rad.


Här följer ett antal påståenden hur du upplever förutsättningarna för den som utfärdat den information som styrt ditt arbete inom [de aktuella projekten] Gradera i rutorna enligt följande: 1 = Helt tillräcklig 2 = Tillräcklig, men bör kompletteras 3 = Bristfällig

Ev kryss i kolumnen ”Aldrig” och ”Kan ej bedöma”

a) Tillräcklig kompetens? b) Tillräckligt med tid? c) Tillräckligt med information?

d) Ett tillräckligt mandat?

I alla projekt I mer än

hälften av fallen



fallen

Aldrig (kryss)

Kan ej bedöma (kryss)

a. 1 2, x, x, x x x

b. 1, x 2, x, x, x x

c. 1, x, x 2, x, x x

d. 1, x 1, x, x, x x

Figur 8 Respondenternas uppfattning om informationsutfärdaren i de aktuella projekten. En respondent angett ”?” för denna fråga. Fem respondenter har missuppfattat frågan och istället för siffror i kolumnerna 1-4 angett kryss. Undertecknad gör tolkningen att de svarat på frågan (a-d) som finns på motsvaran-de rad.

R8 R5 R3 R6 R4 R1 R2 (R7)

Vad just du skall utföra/undersöka?

I mer än hälften

av fallen

I alla projekt

I alla pro-jekt

Kan ej bedöma

I alla projekt

I alla projekt

I alla projekt

I alla projekt

Figur 9 Respondenternas uppfattning om de känt till vilka förväntningar som gällt deras individuella inats inom projektkategorin. Se avsnittet ”Enkätens utformning” i metodkritiken gällande respondent R7.

Figur 10 Respondenternas uppfattning om de aktuella projektens syfte. En respondent (R7) svarade alt. 6 med kommentaren ”Jag har ju varit själv varit uppdragsgivaren”

Bedömer du att du vid första kontaken med ett färdigutformat [projekt inom den aktuella kategorin] redan hade eller fick uppfattning om projektets syfte?

– hur projektet bidrar till företagets värdeskapande aktiviteter, dvs. förädlingen av våra produkter? Aktiviteter som höjer kundvärdet. En grov uppskattning efterfrågas!

Alter-nativ

I alla projekt

I mer än hälften

av fallen



fallen Aldrig Kan ej bedöma

Svar 6 st. 1 st. 1 st.


Figur 11 Respondenternas uppfattning om enkätens relevans. En respondent svarade både ”i viss utsträckning” och ”i mindre utsträckning” med kommentaren ”Ja, som del av andra frågeställningar och undersökningar. Inte ensamt.”

Figur 12 Respondenternas generella uppfattning om enkätens frågeställningar.

I vilken utsträckning tycker du att denna enkät kan ligga till grund för ytterligare undersökning och insatser för att utveckla medarbetarna och företaget?

1 st. Helt och hållet 2 st. I stor utsträckning 5 st. I viss utsträckning 1 st. I mindre utsträckning Inte alls

Har du tidigare genom ditt arbete på [anläggningen] varit i kontakt med liknande frågeställningar som i denna enkät?

Helt och hållet 1 st. I stor utsträckning 1 st. I viss utsträckning 3 st. I mindre utsträckning 3 st. Inte alls


Bilaga 2 – svensk översättning av informationskvaliténs dimensioner

Svensk Engelsk

inre informations- intrinsic information kvalitet quality riktighet accuracy objektivitet objectivity trovärdighet believability anseende reputation

yttre informations- contextual information kvalitet quality relevans relevancy värdeskapande value added punktlighet timeliness fullständighet completeness mängd amount of information

framställning representational information quality tolkning/tydbarhet interpretability lättförståelig ease of understanding koncis framställning concise representation konsekvent fram- consistent representation ställning

tillgänglighet accessibility tillgång access bekvämlighet convenience säkerhet security

Källa: WordFinder, Norstedts stora ordbok, 2002.


Stockholm University School of Business

106 91 Stockholm

Telephone: +46 (0)8 16 20 00

www.fek.su.se

värdeskapande tid inom projekt och administration · värdeskapande tid inom projekt och ......

Documents