VAKIFLAR GENEL MÜDÜRLÜĞÜ VAKIF KAYITLARI ARŞİVİ

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI

BİRİNCİ BÖLÜMAmaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç ve kapsamMadde 1- (1) Bu Usul ve Esaslar, Vakıflar Genel Müdürlüğü Vakıf Kayıtları

Arşivi’nin güvenliğinin sağlanması; arşivden sorumlu bir personelin görevlendirilmesi; arşiv malzemesinden faydalanma; tasnif; arşive belge kazandırılması ve tescil işlemleri; mülhak ve mazbut vakıflara ait tescil işlemleri ile yeni vakıflara ait tescil işlemlerinin usul ve esaslarını belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

DayanakMadde 2- (1) Bu Usul ve Esaslar, 20.02.2008 tarihli ve 5737 sayılı Vakıflar

Kanunu’nun 56. maddesi; Vakıflar Meclisi’nin 28.05.2008 tarih ve 339 sayılı kararı ile yürürlüğe konulan Vakıflar Genel Müdürlüğü Merkez ve Taşra Teşkilatı Görev, Çalışma, Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 17. maddesi hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

TanımlarMadde 3- (1) Bu usul ve esasların uygulamasında;a) VGMA: Vakıflar Genel Müdürlüğü Vakıf Kayıtları Arşivini, günümüze kadar vücut

bulmuş olan vakıfların Selçuklu, Beylikler, Osmanlı ve Cumhuriyet dönemine ait hukuki dayanağını teşkil eden vakfiye, ilam, şahsiyet kaydı, ferman, hüccet, berat gibi belgelere ait defterler ile mikrofilm defterler ve sayısal disklerin muhafaza edildiği, Vakıflar Genel Müdürlüğü Vakıf Kayıtları Arşivini,

b) Arşiv Malzemesi: VGMA’daki belge ve defterleri, c) VDAYS: Vakıflarla ilgili belgelerin dijitalleştirilmesi ve bilgisayara aktarılması ile

elde edilen dokümanların araştırmacılara sunulduğu ara yüz programı olup, Vakıf Dijital Arşiv Yönetim Sistemini,

ç) Belge İzleme Formu: Arşiv malzemesinin ve arşivlik malzemenin hangi depodan nereye, kime, hangi işlem için teslim edildiğini, çalışma guruplarına teslim edilmişse ne kadar süre ile orada kalacağını, dokümanın; fon kodu, dosya numarası, sayfa numarası, sayfa sayısı, fiziki durumunu ve işlem tarihi bilgileri ile teslim eden ve teslim alanın adı, soyadı ve imza bilgilerinin bulunduğu formu,

d) Tasnif: Arşiv belgelerinin arşivciliğin temel ilke ve teknikleri uyarınca düzenlenmesi çalışmalarını,

e) Arşiv: Vakıf Kayıtları Arşivini,f) Daire Başkanlığı: Vakıflar Genel Müdürlüğü Kültür ve Tescil Daire Başkanlığını,g) Daire Başkanı: Kültür ve Tescil Daire Başkanını,ğ) Genel Müdürlük: Vakıflar Genel Müdürlüğünü,h) Genel Müdür: Vakıflar Genel Müdürünü,ifade eder.

1/7

İKİNCİ BÖLÜMVakıf Kayıtları Arşivi

Güvenliğin sağlanması Madde 4- (1) VGMA güvenliği;a) Dış etkilerden uzak korunaklı bir mekanda, yangına dayanıklı raf donanımı, ısı ve

nem dengesini sabitleyecek iklimlendirme sistemi ile sağlanır. b) Mikrofilmlerin 2 - 5 yıl arasında kontrol edilerek üzerlerinde biriken, statik elektrik

özel kontrol masasında temizlenmeli, mikrofilm hastalıkları, test cihazları ile periyodik olarak kontrol edilir.

c) Sayısal ortamlar 2 - 5 yıl arasında kontrol edilerek veri kaybı olup olmadığı belirlenmeli ve düzenli bir şekilde yedekleri alınır.

ç) Kağıt türü belgeler de tozdan uzak bir ortamda 12 - 19̊ C sıcaklıkta ve bağıl nem düzeyi %50 - 60 arasında olan ortamlarda saklanır.

d) VGMA’daki tüm arşiv malzemeleri, yangın algılama, ihbar ve otomatik söndürme sisteminin etkin olduğu arşiv depolarında saklanır.

e) Arşiv depolarında pencere bulunmamalı, olması halinde ışık almayacak şekilde kapatılmalı, aydınlatma, arşiv malzemesinin dokusuna zarar vermeyen, 10 - 100 W. elektrik ampulleri ile sağlanır.

f) VGMA’da elektrik kontağı nedeniyle meydana gelecek riskleri asgari düzeye çekmek üzere elektrik ampulleri ve yangın algılama ve ihbar sistem paneli dışında elektrik donanımı bulunur.

g) VGMA dolapları ile rafların, dış duvarlara temas etmemesi, dolap ve rafların paslanmaz çelikten yapılmış olması, pasa, manyetik etkileşmeye ve yangına dayanıklı boya ile boyanmış olması ve rafların yerden en az 10 cm. yükseklikte bulunması sağlanır.

ğ) Dolap içerisindeki rafların, göz uzunluğu, derinliği ve yüksekliği, arşiv malzemesinin türüne göre ayarlanabilir olması sağlanır.

h) Afet durumları ve yangın gibi acil durumlar için Kurtarma Ekibi Görevlendirme Listesi arşiv odalarının girişine asılır.

ı) Arşiv depolarının yerleşim planları yapılarak, arşiv mahzeni girişine asılır. i) Arşiv depolarına yalnızca görevlendirilen yetkili personel girebilir. Arşiv için

görevlendirilen yetkili personelin adı, soyadı ve iletişim numarası yazılarak depo girişinde kolay görülecek bir yere asılır.

j) Yetkili personel arşiv giriş anahtarlarını şifreli kasadan her gün çalışma saati başlangıcında alır ve çalışma saati bittiğinde yerine bırakır. Anahtarların bulunduğu kasanın şifresi yetkili personel, birim müdürü ve daire başkanı tarafından bilinir, bunların dışında kimse ile paylaşılmaz.

Sorumlu bir personelin görevlendirilmesi Madde 5- (1) VGMA depolarında Tescil Şube Müdürlüğünde çalışan bir personel ile

Daire Başkanının uygun göreceği yedek bir personel, arşiv sorumlusu olarak görevlendirilir.(2) VGMA’ya arşiv sorumlusu dışında bir personel giremez. (3) VGMA’ya gerekli hallerde Daire Başkanının izni ile girilebilir.

Arşiv malzemesinden faydalanma Madde 6 - (1)Arşiv malzemesinin fiziksel olarak görülmesinin zorunlu olduğu

hallerde talepte bulunan personele Daire Başkanının izni ile imza karşılığında teslim edilen defter veya belge, çalışma saati sonunda arşiv sorumlusu tarafından tekrar alınarak arşivdeki yerine konulur.

2/7

(2) Araştırmacıların arşiv malzemesinden fiziksel olarak faydalanması Daire Başkanının iznine bağlıdır. Arşiv görevlisi, araştırmacıya çıkaracağı doküman için Daire Başkanından onay alır ve gözetimi altında incelemek üzere araştırmacıya teslim eder.

(3) VGMA depolarındaki belge giriş ve çıkışlarının kontrol altına alınıp, belgelerin takibinin yapılabilmesi için; arşiv görevlisi, standardı belirlenmiş Belge İzleme Formu kullanmalıdır.

(4) Arşiv depolarında bulunan arşiv malzemesinin ve arşivlik malzemelerin fihristinin veya kataloğunun yapılması ve periyodik olarak her yıl güncellenmesi gerekmektedir.

(5) Arşiv depolarına arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında, hiçbir malzeme konulmamalıdır.

(6) Arşiv deposu giriş kapılarında içerde hangi dokümanların bulunduğuna dair tabela, dolap yanlarında dolapta bulunan malzeme etiketi, raf tablalarında da, raf içerisinde yer alan dokümanın numarasını gösteren yönlendirme etiketleri bulunmalıdır.

(7) Arşiv depolarında, yılda en az iki defa her türlü böcek, kemirgen ve mikro-organizmalara karşı, arşiv malzemesine temas etmeden, yalnızca mekansal ilaçlama yapılmalı ve yapılan işlem tutanak altına alınmalıdır.

TasnifMadde 7- (1) Mevcut arşiv malzemesinin tasnif işlemi gibi arşivlik malzeme de

VDAYS’a entegre edilerek arşivde ait olduğu bölüme konulacaktır.(2) Tasnif sırasında defterlerin veya belgelerin tarihi belirlenir.(3) Ayırımı yapılan defter veya belgeden, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar,

ekleriyle birlikte bir araya getirilir. (4) VGMA’da mevcut belgeler ile arşive sonradan dahil olacak belgelerin, aşağıdaki

başlıklardan uygun olanı altında tasnifi yapılır: a) Vakfiye Defteri,b) Hazine Defteri (Atik Şahsiyet Defteri),c) Hurufat Defteri (Ruznamçe Defteri),ç) Yeni Şahsiyet Defteri (Esas Defteri),d) Ahkâm Defteri,e) Tafsil Defterif) Berat ve Şurut Defterig) Feraşet Defteri,ğ) Duâgûy Defteri,h) Hülâsa Defteri,ı) Hüccet ve İlâm Defteri,i) İlmühaber Defteri,j) Mühür Tatbik Defteri,k) Köye Devir Defteri,l) Fodula Defteri,m) İntifa Hakkı Defteri,n) Maaş Defteri,o) Tercüme Defteri,ö) Tesis Defteri,p) Merkezi Sicil Defteri,r) Şart Tebdili Defteri,s) Tevzin Defteri,ş) Fihrist Defteri,t) Muhasebe Defteri,u) Tescil Kütük Defteri,ü) Haremeyn veya Hicaz Defteri,

3/7

v) Musakkafat ve Müstegallat Defteri,y) Nizamat Defteri,z) Müteferrik Evrak.(5) VGMA’da mevcut belgeler ve arşive sonradan dahil olacak belgelere ilişkin yeni

tasnif gurupları oluşturulabilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜMArşive Belge Kazandırılması ve Tescil İşlemleri

Vakfiye veya vakfiye yerine geçen ilamın arşive kazandırılmasıMadde 8- (1) VGMA’da kayıtlı bulunmayan veya kayıtlı bulunduğu halde tescile esas

belgesi şahsiyet kaydı, atik şahsiyet kaydı gibi belgeler olan vakıflara ait gerçek veya tüzel kişilerin elindeki vakfiye veya vakfiye yerine geçen ilamların arşive kazandırılmasında şu yöntem izlenir:

a) Vakfiye veya vakfiye yerine geçen ilam öncelikle mühür tatbiki için İstanbul Müftülüğüne gönderilir.

b) Mühür tatbiki yapılamaması halinde, yerel mahkemeden alınacak teamül ilamı ile tespit yapılır.

c) Tüzel kişilerde bulunan vakfiye veya vakfiye yerine geçen ilamın aslı veya dijital bir nüshası arşive kazandırılır.

ç) Vakfiye veya vakfiye yerine geçen ilamların asıllarının, arşive intikalinin belli bir ücret mukabili olması halinde, Genel Müdürlük onayı ile Daire Başkanının başkanlığında akademik çevreden en az üç üye ile Daire Başkanlığı kadrosundan iki üyeden oluşturulan komisyonun takdir ettiği ücretle belge, arşive kazandırılır.

Vakfiye veya vakfiye dışındaki bir belgenin tescili Madde 9- (1) VGMA’da kayıtlı bulunmayan vakfa ait vakfiye veya vakfiye dışındaki

bir belgenin arşiv kütüklerine tescilinde şu usul takip edilir:a) Vakıf adı, vakfın kurulduğu yer, belge tarihi; tescil kutusu ile dosya numarası,

vakfın kurulduğu yer dikkate alınarak il fihristi ile şahsiyet defterine tescil edilir. b) Vakfın tescile esas belgesi, tescil kutusunda muhafaza edilir. c) Tescili yapılan vakfın VDAYS’a girişi yapılır. (2) VGMA’da kayıtlı bulunan vakfa ait vakfiye veya herhangi bir belgenin arşiv

kütüklerine tescilinde şu usul takip edilir:a) Belgede adı geçen vakfın VGMA’da kayıtlı olup olmadığı araştırılır. b) Vakfın VGMA’da kayıtlı olması halinde vakfiye veya vakfiye dışındaki belge,

vakfın kayıtlı bulunduğu şahsiyet defterine, belge türü ve tarihi ile belgenin muhafaza edileceği kutu numarası ve dosya numarası belirtilerek tescil edilir.

c) Tescil işleminden sonra belge, varsa tescil kutusundaki dosyasına, dosyası yoksa yeni bir dosya açılarak kutusunda muhafaza altına alınır.

ç) Belgenin, VDAYS’da kayıtlı vakfı ile irtibatı sağlanır. (3) VGMA’ya kazandırılan belgelerin defter halinde olması halinde; a) Deftere takip eden sıra numarası verilerek varsa adı; defter adının olmaması halinde

defterin içeriğine göre verilecek adla birlikte kaydı yapılır. b) Defterde mevcut belgelerde adı geçen vakıfların, VGMA’da kayıtlı bulunup

bulunmamasına göre birinci ve ikinci fıkralarında belirtildiği şekilde tescil işlemi yapılır. c) Belgenin, VDAYS ile irtibatı sağlanır.

4/7

DÖRDÜNCÜ BÖLÜMMülhak ve Mazbut Vakıflara Ait Tescil İşlemleri

Mülhak Vakıflara Ait Tescil İşlemleriMadde 10 -(1) VGMA’da vakfa ait şahsiyet defterinin tespitinden sonra tevliyet, intifa

hakkı, şart tebdili, hayır şartlarının güncelleştirilmesi ve benzeri belgelerin şahsiyet defterine tescili için aşağıdaki yol takip edilir:

a) Şahsiyet defterinin ilgili sütununa, vakfa ait belge özetlenerek kaydedilir. b) Belge, türüne göre, şahsiyet defterinde kayıtlı kutulardan hangisi ile ilgili ise o

kutunun numarası ile dosya numarası belgenin arka kısmına yazılır.c) Tescil işlemini yapan personel ad ve soyadını, işlem tarihini belgenin arka kısmına

yazarak imzalar. ç) Belge, VGMA’da saklanmak üzere ilgili kutu içindeki dosyasına kaldırılır. d) Belgenin VDAYS’a girişi yapılır. e) İlgili birime tescil işleminin gerçekleştirildiği cevabi yazı ile bildirilir.

Mazbut vakıflara ait tescil işlemleriMadde 11 -(1) VGMA’da vakfa ait şahsiyet defterinin tespitinden sonra, intifa hakkı,

şart tebdili, hayır şartlarının güncelleştirilmesi, mazbutiyet kararı, galleye müstehik evlat kararı, vakıf evlatlığı kararı, tevliyet kararı ve benzeri belgelerin şahsiyet defterine tescilinde 10’uncu maddede beyan edilen yol izlenir.

(2) VGMA’da yapılan araştırma neticesinde istenilen vakfa ulaşılamaması halinde, tescil işlemi 9’uncu maddede belirtildiği şekilde yapılır.

BEŞİNCİ BÖLÜMYeni Vakıflara Ait Tescil İşlemleri

Yeni kurulan vakfın tesciliMadde 12-(1) Vakıf Hizmetleri Daire Başkanlığının, yeni kurulan vakfın merkezi

sicile kaydının yapılmasını talep eden yazısı üzerine, verilen sicil numarası ile yeni vakfın merkezi sicil defterindeki sayfasına gidilerek aşağıdaki işlemler yapılır:

a) Vakfın adı, b) Kurulduğu il, c) Amacı, ç) Kuruluş mal varlığı, d) Kurucuların isimleri, e) İlgili noterin adı, evrak tarihi ve sayısı, f) İlgili mahkemenin adı, esas ve karar sayısı ile karar tarihi yazılarak yeni vakfın

tescili yapılır. (2) Kaydı yapılan vakfa yarım kapak dosya açılır. Dosyanın;a) Üst ve alt kısımlarına vakfın sicil numarası, b) Üzerine vakfın adı, c) Kurulduğu il, yazılır.ç) Dosya VGMA’da mevcut son klasöre kaldırılır.d) Klasörün sırtına yeni vakfın tescil numarası yazılır. (3) Beş dosya için yeni bir klasör açılır.

5/7

Yeni vakfın senet değişikliğiMadde 13- (1) Vakıf Hizmetleri Daire Başkanlığının, yeni vakfın senet değişikliği

yaptığına ilişkin yazısı üzerine aşağıdaki işlemler yapılır:a) Sicil numarası ile senet değişikliği yapılan yeni vakfın merkezi sicil defterindeki

sayfasına gidilir. b) Belirtilen sayfanın amaç kısmına senet değişikliği yapıldığı belirtilir.c) İlgili noterin ismi, ç) Noter evrakının tarihi,d) Noter evrakının numarası,e) İlgili mahkemenin ismi, esas ve karar sayısı ile karar tarihi yazılır.f) Senet değişikliğine ilişkin evrak, vakfın VGMA’daki dosyasına kaldırılır.Yeni vakfın terkini Madde 14- (1) Vakıf Hizmetleri Daire Başkanlığından alınan yeni vakfın terkin

edildiğine dair yazı üzerine aşağıdaki işlemler yapılır:a) Sicil numarası ile terkin edilen yeni vakfın merkezi sicil defterindeki sayfasına

gidilir. b) Bu sayfaya kırmızı kalemle boydan boya çarpı atılarak terkin edilmiştir yazılarak,

terkin kararı alan mahkemenin adı, esas ve karar numarası ile karar tarihi yazılır. c) Terkin evrakı vakfın VGMA’daki dosyasına kaldırılır.

ALTINCI BÖLÜMDiğer Hükümler

Madde 15- Bu Usul ve Esaslar, Vakıflar Genel Müdürünün onayı tarihinde yürürlüğe girer.

Madde 16- Bu Usul ve Esasları Genel Müdür yürütür.

6/7

EK-1

7/7