Varman auditointimalli ja pilotointikokemuksia

Kai Tolvanen 9.2.2012

Haluatko nostaa yrityksesi tasoa?

Millä tasolla yrityksesi on nyt? Mille tasolle haluat yrityksesi nousevan? Missä yrityksesi on suhteessa muihin yrityksiin?

Tavoitetasoja

***Pitkäntähtäimen tavoite

**Vuositavoite 1. Vuositavoite 3. Vuositavoite 2.

Vertailu muihin huippuyrityksiin

*Käytäntöjen/prosessien taso

Panos-Tuotos laskelma projektille, mittareiden seuranta

Auditointi / mittareiden seuranta

TAVOITETASO ARVIOINTI MERKITYS

Erottuvuustekijä vs. kilpailijat "Tiikerin loikka"

Hankkeet, joilla luodaan uusia tai parannetaan olemassa

olevia käytäntöjä

Hyvä arki "Toimivat perusprosessit"

***Pitkäntähtäimen tavoite on esim. työkyvyttömyysmaksuluokka 1 tai esim. Suomen Paras Työpaikka **Vuositavoite on esim. esimiesvalmennusohjelma tai esim. ergonomiaa edistävä hanke *Käytäntöjen/prosessien taso tarkoittaa esim. kehityskeskusteluprosessia, varhaisen tuen keskusteluja jne.

Tutustu: "Evergreen Project – What really works"

Miten arvioit prosesseja?

Auditoinnin toteutusmalli

1) Kootaan 3 – 5 henkilön ryhmä - esim. johtoryhmän jäsen, henkilöstöryhmän edustaja/työntekijä, HR-

päällikkö, esimies, Varman kehityspäällikkö. 2) Sovitaan auditointipäivä – kesto n. 2 - 4 tuntia henkilömäärästä riippuen. 3) Materiaali lähetetään ennakkoon yritykseen. 4) Auditointitilaisuudessa käsitellään Varman työkykyviitekehyksen teemat

enintään 30 min. / alue. Voi myös keskittyä yksittäisiin teemoihin tarkemmin.

5) Kirjuri kirjaa ylös keskeiset havainnot, vahvuudet, kehityskohteet ja alueet sekä toimintamallit, joista tulee luopua.

6) Yritys päättää parannustoimenpiteistä. 7) Isossa yrityksessä auditointimallia voi hyödyntää pienemmän yksikön,

kuten osaston kehittämisvälineenä.

Case-esimerkki auditoinnista

1.1 Työkykyjohtamisen tavoitteet ovat määritetty yrityksen strategiaan

1.2 Työkykyjohtamisen suunnitelma laaditaan yhteistyössä johdon, henkilöstön ja työterveyshuollon kanssa

1.4 Johto osoittaa sanoillaan ja teoillaan, että työkyvyn johtaminen on tärkeä asia sekä toimii itse esimerkkinä

1.5 Lähiesimiehisten vastuu omien työntekijöiden työkyvyn edistämisessä on määritetty ja heidän osaaminen on varmistettu

4 2 1

4 2 1

4 2 1

4 2 1

4 2 1

4 2 1 1.7 Yksilön vastuu oman työkyvyn edistämisessä on määritetty ja varmistettu

1.6 Työterveyshuollon vastuu työkyvyn edistämisessä on määritetty kirjallisesti ja säännöllisen keskustelun kautta

ARVIOITAVA ALUE

Pisteitä yht. 13 0 8 2

Tavoitteet / Periillä olo Vastuut/roolit

1. Johtaminen

4 2 1

1.3 Johto seuraa työkyky/työhyvinvointi toimenpiteiden vaikuttavuutta

3

3

3

3

3

3

3

3

2.2 Töitä priorisoidaan tehokkaasti

2.1 Yrityksen yhteiset tavoitteet näkyvät yksilön tavoitteissa

2.4 Työkalut ja työtilat tukevat työn tekoa

2.6 Työstä saa palautetta

4 2 1

4 2 1

4 2 1

4 2 1

4 2 1

4 2 1

4 2 1 2.7 Ihmiset osallistuvat työnsä kehittämiseen

2.5 Yrityksellä on selkeät keinot edistää tiedonkulkua (palaverikäytännöt, Intranet, tiimit, tietojärjestelmät, sähköposti, kalenterit, ym.)

ARVIOITAVA ALUE

0 6 0

Organisointi /sujuvuuden edistäm

inen

2.3 Tavoitteisiin nähden yrityksessä on resurssoitu riittävä määrä tekijöitä

Tavoitteet

3

3

3

3

3

3

3

12 Pisteitä yht. 18

2. Työ

3.1 Yrityksen liiketoiminnan kannalta kriittiset osaamisalueet on tunnistettu

3.3 Yritys hyödyntää monipuolisesti osaamisen kehittämismenetelmiä (työkierto, projektit, oppimisympäristöt, koulutus, kokemusten siirto, mentorointi, coaching , työpajat, auditoinnit, palautetuokiot, tiimit, ym.)

4 2 1

4 2 1

ARVIOITAVA ALUE

0 4 1

3. Osaaminen

4 2 1 3.2 Yrityksessä on toimiva käytäntö perehdyttää uudet työntekijät ja uusiin tehtäviin siirtyvät

0

3

3

3

Pisteitä yht. 5

4.1 Yritys viestii avoimesti ja säännöllisesti taloudelliset tunnusluvut sekä liiketoiminnan tilanteen

4 2 1

4 2 1

ARVIOITAVA ALUE

4 2 1

4. Motivaatio

4 2 1 4.3 Ihmisillä on hyvät mahdollisuudet uuden oppimiseen (yrityksen resurssit + johdon kannustava asenne)

4 2 1 4.2 Yrityksen palkkaus ja kannustinrakenne on kuvattu ja viestitty henkilöstölle

6

3

3

3

3

4.4 Yrityksellä on käytäntö, jossa yksilöiden kanssa on keskustellaan tehtävien edellyttämistä vaatimuksista ja millaiset edellytykset yksilöillä on onnistua työssään (esim. kehityskeskustelut, palautekeskustelut, palaverit, ryhmäkeskustelut)

4 2 1 3 4.5 Ihmisillä on mahdollisuus tulla kuulluksi yksilönä

Pisteitä yht. 13

5.1 Yrityksessä on tunnistettu, kuvattu ja viestitty koko henkilöstölle joustomahdollisuudet eri elämäntilanteisiin

4 2 1

ARVIOITAVA ALUE

0 4 0

5. Elämäntilanne

4 2 1 5.3 Yrityksen elämäntilanne menettelyt ovat oikeudenmukaisia ja näkyviä

4 2 1 5.2 Suhtautuminen joustojen käyttöön on myötämielistä

3

3

3

3

Pisteitä yht. 7

6.6 Yksilön oma vastuu terveyden ylläpidosta on viestitty henkilöstölle

6.1 Yrityksessä on käytäntö, jolla tunnistetaan ja minimoidaan työturvallisuusriskejä

6.4 Yrityksellä on käytössä toimiva varhaisen tuen malli

4 2 1

4 2 1

4 2 1

ARVIOITAVA ALUE

0 6 2

6. Terveys

4 2 1 6.3 Yrityksessä on toimiva ja työkykyä edistävä työterveyshuolto

4 2 1 6.2 Yritys on perillä henkilöstön terveyden tilasta

4 2 1 6.5 Kuntoutus ja työkokeilu mahdollisuuksia osataan käyttää

3

3

3

3

3

3

3

Pisteitä yht. 11

7.2 Työyhteisön vuorovaikutus on rakentavaa

7.3 Ongelmiin puututaan ajoissa

4 2 1

4 2 1

ARVIOITAVA ALUE

4 2 1

7. Työyhteisö

4 2 1

4 2 1

7.1 Tehtävien vastuut on selkeitä

3

3

3

3

3

7.4 Uusia toimintatapoja ja uudistumista tarkastellaan yhteisesti

0 6 2 3

7.6 Työyhteisössä iloitaan onnistumisista 4 2 1 3

7.5 Yksilöön luotetaan ja annetaan vastuuta

Pisteitä yht. 11

Pisteytys

ARVIOITAVA KOHTA

PISTEET PROSENTTI

Johtaminen 13/28 46%

Työ 18/28 64%

Osaaminen 5/12 42%

Motivaatio 14/20 65%

Elämäntilanne 7/12 58%

Terveys 11/24 46%

Työyhteisö 11/24 46%

TASAPAINOTETTU KESKIARVO %

52%

Yhteenveto

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

46%

64%

42%

65% 58% 46% 46%

52%

Millaisia SMART-tavoitteita rakentaisit havaintojen perusteella?

- Yrityksen tavoitteet näkyvät yksilön tavoitteissa - Hankkeet johtoryhmän agendalle ja mittareiden määrittäminen - Yksilöillä on tilaa olla oma itsensä - Osaamisen kehittämisessä tulisi hyödyntää useampia menetelmiä - Työturvallisuuteen panostettu - Henkilöstön terveydentilasta tulisi olla parempi käsitys

- Töiden priorisointi - Jämäkkyys puuttua

- Päällekkäisten prosessien pyörittäminen - Välinpitämättömyys yhteisistä pelisäännöistä

VAHVUUDET KEHITYSKOHTEET

LUOPUMISKOHTEET

Pilottikokemuksia

Plussat • kokonaisuus hahmottuu • osallistavuus • saa koosteen välittömästi • mahdollisuus vertailuun, kun

"materiaalipankkia kertyy" • mahdollisuus uusia, jatkuva

parantaminen • Varman työkalut

kehityskohteiden tukena • voi toteuttaa monella tavalla; joustava toteutus Excelillä

Rajoitteet / huomioitavaa • perustuu yrityksen omaan

subjektiiviseen arvioon • valottaa kokonaisuutta, ei

niinkään yksityiskohtia • osa haasteista voi myös olla

kriteerien ulkopuolella • tulee pohtia, miten tuloksia

hyödynnetään • mittareita olisi hyvä

tarkastella rinnalla

Panos-tuotoksen laskeminen hankkeelle

Esimerkki: tuotantoteollisuus, yritys 200 työntekijää, keskiansio 3.000 € / kk / hlö

SÄÄSTÖPOTENTIAALI

TAVOITTEET 2012 2013 SÄÄSTÖ/TUOTTO PARANNUSPOTENTIAALI

KULUT

TUOTTO SUHDE

Ilmapiiri ka. nousee 3,5 3,7 + 5,7 %

Sairauspoissaolo-% laskee Varman/IF:n laskuri

6,2 % 5,0 % 374.000 €

Kehityskeskustelujen läpivienti aikataulussa / osuus

50 % 95 % + 45 %

Lähtövaihtuvuus laskee 11 % 9 % 80.000 €

Osuus esimiehistä, jotka pitävät varhaisen tuen keskusteluja

30 % 100 % + 70 %

Yhteensä 454.000 € 84.000 € 1: 5,4 INVESTOINNIT/ PANOKSET

Varhaisen tuen valmennus esimiehille

6.000 €

Esimiesvalmennus 6 pv 50.000 €

Ilmapiirikartoitus 8.000 €

Ergonomiahanke 20.000 €

Kulut yhteensä noin 84.000 €