Porady a jejich vedeníPetr Liška

2

Murphyho zákon

I nejjednodušší problém se stane nevyřešitelným, diskutuje-li se o něm na dostatečném počtu zasedání.

3

Obecný koncept řízení

Cíl

Plán

Úkol

KontrolaNápravnéopatření

4

TROCHA TEORIE

5

Typy porad

• Operativní porada• Výrobní porada• Manažerská porada• Řešitelská porada• Kontrolní porada• Krizová porada

6

Operativní porada

• Odstranění konkrétní překážky

• Svolána v krátkém časovém předstihu• Výběr účastníků velmi účelový

• Někdy výstup nemívá ani písemnou podobu.

7

Výrobní porada

• Rutinní zajištění bezproblémového chodu určitého procesu, útvaru nebo činnosti

• Útvarová porada• Pravidelné intervaly• Program pevně stanoven

• Buď bez písemného zápisu nebo má jen informativní charakter.

8

Manažerská porada

• Cílem je přijmout rozhodnutí

• Pravidelné intervaly, stejná doba• Vedoucí pracovníci• Příprava jak předsedajícího

tak účastníků

• Standardizovaný zápis

9

Řešitelská porada

• Cíle:– Nalezení co nejlepšího řešení závažného problému– Produkce novách nápadu, myšlenek či podnětů

• Svolávána účelově• Účastníci z různých míst a úrovní• Svolávaná v delším předstihu

• Výstupem obsáhlá zpráva

10

Kontrolní porada

• Cílem je odhalit odchylky od plánu a dohodnout nezbytnou korekci

• Svolávány pravidelně• Důležitá pečlivá příprava• Účastníci z různých míst

• Výsledkem jsou přijatá opatření

11

• Cílem je přijetí rozhodnutí zamezujících v krátkodobém horizontu vzniku nebo eskalaci krize ohrožující cíl organizace.

• Svolávána– Preventivně v pravidelných intervalech– Okamžitě po zaregistrování krizových signálů

• Výsledkem jsou krizové plány a programy

Krizová porada

12

PŘÍNOSY PORAD

13

Přínosy porad účastníkovi

• Získání informací• Odstranění překážek• Podíl na rozhodování• Získání zpětné vazby• Výměna zkušeností

14

Přínosy porad předsedajícímu

• Motivování lidí• Rozvoj týmové práce• Získání nápadů a námětů• Získání autority

15

Přínosy pro organizaci jako celek

• Zaměření úsilí• Identifikování problémů• Systematické řešení problémů• Lepší koordinace• Zlepšování klimatu

16

CHYBY A NEDOSTATKY PORAD

17

Organizační nedostatky

• Nesystematičnost• Chybějící programy• Nedělají se zápisy• Zbytečně obšírné zápisy• Nepodstatné záležitosti• Chybějící podklady

18

Chyby účastníků

• Pozdní příchody• Nepřipravenost• Nekázeň• Rozvláčné příspěvky• Vyřizování si účtů• Vlastní zájmy

19

Chyby ve vedení porad• Zahájení bez úvodu nebo návaznosti• Tolerování nepřítomných klíčových pracovníků• Odbíhání od tématu• Porada jako monolog• Neefektivní diskuze• Neřešení konfliktů• Odkládání nepopulárních rozhodnutí• Nepřijímání rozhodnutí• Tolerování vyrušování• Opakování probraného opozdilcům• Není dán prostor všem účastníkům• Chybějící shrnutí• Frustrující závěr

20

PORADY PRAKTICKY

21

Osobní zkušenosti

IAESTE

o.s. Kazimírka

22

IAESTE

• Manažerská porada 1x týdně• Porada týmu 1x za 14 dní• Národní porada 2x ročně• Mezinárodní porada 2x ročně

23

Jak by měla porada vypadat

• Příprava porady– Sestavení programu– Místo a čas jednání– Příprava prezentace

• Zadání úkolů (SMART)• Diskuse• Zpětná vazba

SpecificMeasuresAgreedRealisticTimed

24

Zásady vedení porady

• Začínejte včas• Ujistěte se, že všichni znají cíl a program porady• Určete zapisovatele• Dodržujte strukturu diskuse• Přijímejte rozhodnutí• Shrnujte a zaznamenávejte• Soustřeďte pozornost účastníků• Zvládejte agresi a konflikty• Vtáhněte do aktivní účasti všechny• Končete včas, celkovým shrnutím a pozitivně• (Vyhodnocení porady)

25

Osobní poznatky

• Nikdy nic není ideální.– Čas– Lidé

• Může-li se něco pokazit, pokazí se to.– Pomůcky– Plán

26

PRŮBĚH PORADY

27

Příprava je základ

• Místo a čas• Lidé• Pozvánka• Program• Materiály

28

Program

29

Na začátku

• Uvítání• Zapisovatel• Cíl porady• Doba• Struktura diskuse

• Kontrola bodů z minulé porady

30

Pomůcky

• Měřte čas• Využijte techniku– Prezentace– Diagramy– Harmonogramy

• S technikou to nepřehánějte– Flipchart– Whiteboard

31

Vyhodnocení

• Zápis– Info o zápisu

• Úkoly– Pro pozdější kontrolu

• Další porada

32

Dotazy

33

Materiály

• Osobní zkušenost• ŠULEŘ, Oldřích. Jak řídit a vést porady. Praha :

Computer press, 2003. 152 s.

34

Děkuji za pozornost